Regler for udlån og benyttelse af Rudersdal Kommunes lokaler og anlæg
Regler for udlån og benyttelse af Rudersdal Kommunes lokaler og anlæg
Indhold
Målsætning for anvendelse af lokaler og anlæg 3
Erklæring på tro og love om børneattester 3
3. Lån af lokaler og anlæg uden betaling 6
4. Leje af kommunens lokaler 7
Prioritering ved lokaletildeling 9
Afmelding af lokaler og anlæg 10
Indendørs idrætsanlæg og kunstgræsbaner - indendørssæson 10
Regler for benyttelse af de store idrætshaller 13
Forventede antal deltagere ved brug af de store idrætshaller 13
Regler for benyttelse af svømmehaller 14
Forventede antal deltagere ved brug af svømmehallerne 15
8. Tilsyn og offentliggørelse af afslag 16
1. Indledning
Reglerne for udlån og benyttelse af lokaler og anlæg skal sikre at foreninger, borgere, administrative medarbejdere m.fl. har gode muligheder for at se, hvilke regler der gælder for leje og lån af kommunens lokaler og anlæg.
Reglerne består af nærværende regler (hovedreglerne), der er generelle regler for tildeling og brug af kommunens lokaler eller anlæg. Derudover er der regler for en række specifikke lokaler og faciliteter.
Endvidere er der som en del af reglerne tilknyttet et dokument med oplysninger om åbningstider. Gældende takster for leje fremgår af det til enhver tid gældende takstblad godkendt af Kommunalbestyrelsen. Åbningstider og takster kan ses på xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx.
Alle regler, der vedrører udlån og benyttelse af kommunens lokaler og anlæg, kan findes på xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx og xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Målsætning for anvendelse af lokaler og anlæg
Lokaler og anlæg skal være tilgængelige for borgere og foreninger i Rudersdal Kommune efter nærmere bestemmelser.
Tilgængeligheden til lokaler og anlæg gælder for foreninger, selvorganiserede eller andre, der ønsker at bruge faciliteterne. Der skal ske en optimal udnyttelse af alle lokaler og anlæg, således at så mange borgere som muligt tilgodeses, og således at der er minimal ubenyttet tid.
Der kan principielt ikke tildeles faste lokaler og anlæg. Det betyder, at foreninger ikke kan lægge beslag på et lokale eller et anlæg i fuldt omfang, men som udgangspunkt kun i den tildelte tid. Kun i særlige tilfælde – hvor indretning eller speciel brug giver begrænsninger – kan der gives dispensation fra den generelle målsætning.
Erklæring på tro og love om børneattester
Foreninger skal i forbindelse med anvisning af lokaler og anlæg hvert år afgive erklæring på tro og love om, at foreningen indhenter børneattester i det omfang, foreningen ansætter eller beskæftiger personer, der som et led i udførelsen af deres opgaver skal have direkte kontakt med børn under 15 år.
Tro og love erklæringen er en forudsætning for at få anvist lokaler eller anlæg og gælder hele det kalenderår, den er udfyldt for.
Kulturområdet kan fratage en forening retten til at benytte allerede anviste lokaler, hvis foreningen ikke indhenter de børneattester, den er forpligtet til.
2. Generelle bestemmelser
Kommunens lokaler og anlæg stilles til rådighed i det omfang, det enkelte lokales eller det enkelte anlægs formål og indretning kan opfylde foreningens og aktivitetens formål.
Ved tildeling af lokaler og anlæg, f.eks. i weekender, kan Kulturområdet samle aktiviteterne på centrale steder i kommunen.
Haller og sale
Idrætshaller, gymnastiksale og øvrige sale tildeles primært til aktiviteter, der udøves indendørs, som f.eks. badminton, bordtennis, håndbold, volleyball m.fl. Ledig indendørs tid kan tildeles til aktivitet, der udøves udendørs, dog primært børn i alderen op til 10 år.
Tider, der ikke er tildelt eller benyttes, vil blive udlagt til booking af private.
Udendørs anlæg
Udendørs anlæg tildeles primært til aktiviteter, der udøves udendørs, som f.eks. atletik, fodbold m.fl.
Efter fordeling af tider til inden- og udendørs aktiviteter gør Kulturområdet foreningerne opmærksomme på ledige tider for at hjælpe med at finde egnede ledige lokaler og anlæg.
Tider, der ikke er tildelt eller benyttes, vil blive udlagt til booking af private.
Fredage og weekender i Birkerød Idrætscenters multihal, Nærum Skoles multihal, Rundforbihallen og Vedbækhallen
Disse haller vil fredage fra kl. 15.00-22.00 samt lørdage fra kl. 08.00-13.00 fortrinsvis udlånes til fodbold og skumtennis for børn op til 10 år. Dette er gældende i perioden fra uge 43 til 1. april. Andre foreninger kan søge tiderne fra den 1. april til og med uge 42.
Ledig indendørs tid, som ikke disponeres til fodbold og skumtennis, kan tildeles andre foreninger.
Weekender i idrætscentre og idrætsanlæg
Birkerød Idrætscenters multihal, Søndervangshallen, Rundforbihallen, Birkerød Badmintonhal og Rudegaard Idrætsanlægs hal 1 og hal 2 vil i weekender primært være målrettet turnerings- og kampafvikling fra lørdag kl. 13.00-22.00 og søndage fra kl. 10.00-22.00. Disse haller kan derfor kun sæsonbookes lørdage 8.00-13.00 og søndage fra kl. 8.00-10.00.
Foreninger kan anvende hallerne efter ansøgning lørdage efter kl. 13.00 og søndage, hvis der opstår ledig tid, med det forbehold, at tildelt tid kan aflyses til fordel for turneringer, stævner, kommunale arrangementer og lignende.
Indretning
Lokaler og anlæg stilles – så vidt muligt – til rådighed med lys, varme, bad, omklædningsrum, inventar og rengøring samt det tekniske udstyr og den indretning, der findes i lokalerne og på anlæggene, når de anvendes til deres primære brug.
Erstatningsansvar
Brugere af kommunes lokaler og anlæg kan pålægges erstatningsansvar ved misligholdelse af lokaler og anlæg med tilhørende udstyr.
Brugere kan ligeledes pålægges erstatningsansvar ved manglende lukning af vinduer og ved manglende låsning af døre eller forhindring af automatisk dørlåsning (ved kile eller anden obstruktion) - samt ved manglende oprydning/rengøring.
Lokalernes åbningstid
Kommunens lokaler og anlæg er åbent for brug på varierende tidspunkter afhængig af ugedag og lokaletype.
Åbningstiderne i de enkelte lokaler og på de enkelte anlæg fremgår af dokumentet åbningstider, som findes på xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx.
Ved fordeling af tid til idrætsaktiviteter er omklædningsrum med i den tildelte tid i form af rimelig tid til omklædning og bad før og efter den tildelte tid.
Begrænsning i brugen
Brugere af kommunens lokaler og anlæg må være indstillet på, at der kan ske lejlighedsvise aflysninger som følge af kommunens (skolens) egen brug, stævne- og turneringsaktiviteter, større arrangementer m.m.
Aflysning af brugernes tid meddeles altid de berørte foreninger m.fl. og den enkelte facilitet/idræts- anlæg så tidligt som muligt og kun undtagelsesvis med mindre end 4 ugers varsel.
Alle lokaler og anlæg kan lejlighedsvis lukkes som følge af vedligeholdelse og større reparationer. Gymnastiksale og idrætshaller ved skolerne stilles ikke til rådighed for foreningsfester.
Ferielukning
Skolerne og deres tilhørende lokaler og anlæg er lukket i følgende ferier: Efterårsferie, juleferie, vinterferie, påskeferie, Kristi Himmelfartsferie, St. Bededagsferie, pinseferie og sommerferie. Der kan dog disponeres over anlæg og omklædningsrum i forbindelse med afholdelse af turneringskampe.
I forhold til skolernes ferier gælder, at en ferieperiode normalt begynder en mandag. Det betyder, at eksempelvis ved efterårsferien (uge 42) har fritidslivet adgang til lokaler og anlæg i hele uge 41 inklusiv weekenden og ligeledes for øvrige ferier, der starter en mandag.
De enkelte skoler i kommunen har mulighed for at fastlægge egen ferieplan. Forskelle i skoleferiernes start- og sluttidspunkter kan således forekomme.
Alle øvrige lokaler er lukket i juli og på udvalgte helligdage på nær mødelokalerne ved Hovedbiblioteket i Birkerød, Birkerød Idrætscenter, Kulturcenter Mariehøj, Rundforbi Idrætsanlæg, Søndervangshallen, tennisbanen i Nordvangsparken samt tennis- og squashanlægget i Birkerød.
Det er muligt at ansøge om haltid i ferierne i Birkerød Idrætscenter, Rudegaard Idrætsanlæg og Rundforbi Idrætsanlæg.
Kulturområdet forbeholder sig ret til at samle ferieaktiviteterne på centrale steder i kommunen.
3. Lån af lokaler og anlæg uden betaling
• Foreninger hvis vedtægter er godkendt efter reglerne i §§ 3-5 i Folkeoplysningsloven.
• Foreninger der i øvrigt er godkendt til at låne lokaler fx frivillige sociale foreninger og kulturforeninger.
• Selvorganiserede grupper, der hovedsaglig består af borgere fra Rudersdal Kommune, som i fællesskab ønsker at dyrke en fælles aktivitet, kan efter særlig aftale låne lokaler. En gruppe skal være åben for andre interesserede deltagere. En repræsentant fra gruppen skal være ansvarlig for lånet. Grupper vil få tildelt lokaler efter sæsonfordelingen er foretaget, hvor der er ledig tid.
• Unge som har en ide til en aktivitet og kan samle flere unge om aktiviteten, kan efter særlig aftale låne lokaler i en prøveperiode.
• Grundejerforeninger, ejerforeninger og Landsorganisationer kan låne 1-2 gange pr. år til
generalforsamlinger.
• Kommunen, herunder kommunens egne institutioner, projekter mv.
Generelle vilkår for foreninger
• En forenings virksomhed skal bygge på demokrati, grundlæggende friheds- og menneskerettigheder, fællesskab og den enkelte initiativtagers idegrundlag. Der kan ikke ydes tilskud til aktiviteter, som har karakter af gudsdyrkelse eller kirkelige handlinger.
• Foreninger, hvis formål eller adfærd modarbejder eller underminerer demokrati eller grundlæggende friheds- og menneskerettigheder, kan ikke låne lokaler eller modtage tilskud.
• Foreningen skal i forbindelse med ansøgning om lån af lokaler eller tilskud ved sin underskrift tilkendegive, at foreningens aktiviteter ikke modarbejder eller underminerer demokrati eller grundlæggende friheds- og menneskerettigheder.
• Foreninger og grupper skal oplyse formålet med anvendelsen af lokalet.
Hvilke lokaler og anlæg lånes uden betaling
• Kommunens skoler (på hverdage efter kl. 16.00 og i weekender)
• Gymnastiksale, idrætshaller, svømmehaller og boldbaner på kommunens skoler
• Birkerød Badmintonhal
• Birkerød Idrætscenter
• Gl. Præstegård
• Havarthigaarden (udvalgte lokaler og tidspunkter)
• Hestkøbgårds mødelokaler (udvalgte tidspunkter)
• Høsterkøb Forsamlingshus
• Kulturcenter Mantzius
• Kulturcenter Mariehøj
• Mødelokaler ved Hovedbiblioteket i Birkerød/Administrationscentret (udvalgte tidspunkter)
• Nærum Gymnasium: Dramasal og idrætshal (udvalgte tidspunkter)
• Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx
• Rundforbi Idrætsanlæg
• Sjælsøhallen
• Søndervangshallen
• Tennis- og squashanlægget i Birkerød
• Vedbæk Idrætsanlæg
4. Leje af kommunens lokaler
Hvem kan leje kommunens lokaler
• Borgere der er fyldt 18 år med bopæl i Rudersdal Kommune. Den ansvarlige lejer skal være fyldt 18 år. Bemærk de særlige regler, der gælder ved afholdelse af private fester, se side 7.
• Foreninger
• Virksomheder
• Brancheforeninger, grundejerforeninger, landsorganisationer, specialforbund m.fl.
• Personer der ønsker at indspille i salen på Kulturcenter Mantzius
• Personer der ønsker at leje ledige banetider i idrætsfaciliteter via Wanna Sport Ved leje af ledig tid, fx badmintonbaner på en idrætsfacilitet (Wanna Sport), er der ikke bopælskrav. Lejer skal være fyldt 15 år.
Hvilke lokaler eller anlæg kan lejes
Mange af kommunens lokaler og anlæg kan lejes, hvis de er ledige:
• Birkerød Idrætscenter (lokaler, haller, svømmehal/varmtvandsbassin, udendørsanlæg)
• Birkerød Tennis- og Squashanlæg (tennis og squash)
• Gl. Præstegård (udstillingslokalet til receptioner af 2 timers varighed)
• Høsterkøb Forsamlingshus (lokaler)
• Kommunens biblioteker (lokaler)
• Kommunens skoler (lokaler, haller, enkelte skoler har også kantiner). Trørødskolen har også svømmehal
• Kulturcenter Mantzius (lokaler og koncertsal)
• Kulturcenter Mariehøj (lokaler, Kultursalen)
• Nordvangsparken (tennis)
• Rudegaard Idrætsanlæg (lokaler, haller, udendørsanlæg)
• Rundforbi Idrætsanlæg (lokaler, hal, svømmehal, udendørsanlæg)
• Søndervangshallen og tilhørende sal
• Vedbæk Idrætsanlæg (udendørsanlæg)
Se ledige faciliteter der kan lejes via xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx eller Xxxxxxxxxx.xx.
For den aktuelle leje henvises til de gældende takster på xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx. De gældende takster for leje er godkendt af Kommunalbestyrelsen.
Leje af lokaler til private fester
Der kan udlejes til private fester følgende steder:
• Høsterkøb Forsamlingshus
• Mantziussalen og Galleriet på Kulturcenter Mantzius
• Søndervangshallen (hal og sal)
Ved leje af festlokaler til private fester skal lejeren være minimum 25 år og have bopæl i Rudersdal Kommune. Se særskilte regler for udlejning af de tre lokaliteter på xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx
Hvordan kan kommunens lokaler lånes eller lejes
Ledige banetidetider og idrætsfaciliteter kan bookes af private mod betaling via Xxxxxxxxxx.xx eller xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
For foreninger, virksomheder, private brugere, og interne afdelinger er det muligt at foretage en forespørgsel på booking af lokaler og anlæg på xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Ved forespørgsler kan der normalt forventes svar inden for 3-5 hverdage.
På udvalgte lokaler vil der kunne foretages direkte bookinger, hvor lokalet bookes uden forudgående godkendelse af Kulturområdet.
Den årlige sæsonansøgning foregår via xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Godkendte foreninger med brugeradgang til bookingsystemet bliver informeret om tidspunkt for sæsonansøgning.
Du kan få hjælp til at låne eller leje lokaler ved at kontakte: Rudersdal Kommune
Kultursekretariatet
Xxxxxxxxx 000 X, (indgang B, 1. sal) 2840 Holte xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxx.xx
Skal du uden for sæsonansøgningsperioden låne eller leje lokaler på nedenestående idrætsanlæg, kan du få information og hjælp ved at kontakte:
Birkerød Idrætscenter på xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx Rudegård Idrætsanlæg på xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx Rundforbi Idrætsanlæg på xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
Disse regler kan hentes på xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx.
Betalingsregler
Foreningsarrangementer med aftalt benyttelse ud over de generelle åbningstider - jf. afsnittet om lokalernes åbningstid - kommercielle arrangementer og private personer skal betale for lån af kommunens lokaler og anlæg jfr. gældende satser.
Der opkræves betaling for:
• Brug af lokaler ud over tildelt tid
• Brug af koncertsalens tekniske udstyr på Kulturcenter Mantziusgården (specialregler)
• Brug af Kultursalens tekniske udstyr på Kulturcenter Mariehøj (specialregler)
• Manglende oprydning og ekstra rengøring
• Mistet nøgle/nøglebrik eller manglende aflevering af nøgle/nøglebrik efter brug
• Udløst tyverialarm eller brandsikringsanlæg
• Manglende aflåsning af lokale efter endt brug eller manglende lukning af vinduer Der henvises i øvrigt til Generelle bestemmelser, afsnittet om Erstatningsansvar.
Vedrørende weekendbrug af lokaler, haller mv. henvises til åbningstider og gældende takster, som findes på xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx.
Ved længerevarende lejeforhold kan der indgås aftale om individuel prisfastsættelse.
5. Tildeling
Prioritering ved lokaletildeling
I tilfælde af, at to eller flere foreninger eller andre initiativtagere ønsker at benytte samme lokale eller anlæg på samme tidspunkt, prioriteres der i følgende rækkefølge ved tildelingen af lokalet eller anlægget:
1. Kommunens egne aktiviteter
2. Aktiviteter for handicappede* (gælder lokaler og anlæg, der er særligt egnede for handicappede).
3. Foreninger med aktiviteter for børn og unge**
4. Foreninger med eliteaktiviteter (idræt)
5. Foreninger med folkeoplysende undervisning
6. Foreninger med aktiviteter for voksne
7. Andre initiativtagere
* Inden for det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde defineres handicappede som personer, der i forhold til den enkelte aktivitet har et funktionsbestemt behov for hjælp.
Inden for den folkeoplysende voksenundervisning skal en deltager over for aftenskolen skrive under på en erklæring om, at han/hun har et fysisk eller psykisk handicap i forhold til emnet.
**Ifølge folkeoplysningsloven er man barn/ung, indtil man fylder 25 år. Nye foreninger prioriteres på lige fod med andre foreninger.
I tidsrummet frem til kl. 21 prioriteres aktiviteter med instruktion foran aktiviteter uden instruktion. Hold, der træner mere end 2 gange ugentligt, må forvente, at der kan være flere træningssteder afhængigt af kapaciteten på holdets/foreningens primære tilholdssted.
Enkeltstående tildeling af lokaler og anlæg foretages hele året. Ansøgning sendes til Kulturområdet via xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Der kan senest forespørges på xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx 5 kalenderdage (120 timer), før aktiviteten skal finde sted.
Ønsker om enkeltstående tildeling af lokaler og anlæg, der rækker ind i kommende sæson, vil normalt ikke kunne godkendes, før sæsontildelingen er tilendebragt.
Brugere, som er tildelt lokale eller anlæg, der ikke benyttes, har – uanset om det er afmelding for enkelttimer eller en sæsonbooking – pligt til straks at foretage afmelding via xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Tildelt tid vil efter skriftligt varsel blive inddraget ved 3 udeblivelser fra den samme tildelte tid uden afmelding. Tildelt tid vil ligeledes blive inddraget, såfremt faciliteterne ikke udnyttes tilstrækkeligt, eller hvis reglerne for brugen ikke overholdes.
Der vil tidligst blive udsendt skriftligt varsel 2 måneder efter opstart af en aktivitet, hvor opstart tæller fra det tidspunkt, der er tildelt tid.
Eventuelle frigjorte tider som følge af mistet tid gøres efterfølgende tilgængelige for andre foreninger eller brugere.
Indendørs idrætsanlæg og kunstgræsbaner - indendørssæson
Der ansøges om lokaler og baner for en sæson af gangen, men for et to-årigt interval. Den godkendte fordeling fra første sæson anvendes som ansøgningsgrundlag for den følgende sæson, hvor ansøgeren udelukkende oplyser om ønskede ændringer.
En sæson går fra 1. august til 30. juni det efterfølgende år. Foreninger skal kun ansøge for den periode, hvor foreningens aktiviteter foregår. En sæson for en indendørsaktivitet kan fx gå fra
01.09. – 30.04, hvorfor der kun skal ansøges om tider inden for denne periode.
Se også afsnittene om Xxxxxxxxxxxx og Begrænsning i brugen.
Første sæsonfordeling i det to-årige interval
Tildeling af lokaler, indendørs idrætsanlæg og kunstgræsbaner sker i foråret efter forudgående annoncering i lokalpressen og på kommunens hjemmeside i november.
Ansøgning sker elektronisk og starter primo december med ansøgningsfrist 1. februar.
Ansøgning til kunstgræsbaner sker på ansøgningsskema og på baggrund af de særskilte Regler for tildeling af udendørs kunst- og naturgræsbaner i Rudersdal Kommune. Ansøgningsskemaer udsendes til foreningerne.
Kulturområdet kan anmode om at få udleveret alle relevante oplysninger til brug for behandling af en ansøgning.
Ultimo februar/primo marts holdes følgende fordelingsmøder:
• 1 møde med fordeling af Rundforbi Idrætsanlæg samt Nærum Skole, Trørødskolen, Vangeboskolen, Vedbækhallen og Vedbæk Skole.
• 1 møde med fordeling af Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx samt Bistrupskolen, Dronninggårdskolen, Havarthigaarden, Ny Holte Skole og Skovlyskolen.
• 1 møde med fordeling af Birkerød Idrætscenter samt Birkerød Badmintonhal, Birkerød Skole, Høsterkøb Skole, Høsterkøb Forsamlingshus, Sjælsøhallen, Sjælsøskolen, Søndervangshallen og Toftevangskolen.
• 1 møde med fordeling af tennis- og squashanlægget i Birkerød.
• 1 fordelingsmøde på Kulturcenter Mantzius senest primo marts med fordeling af lokaler på Kulturcenter Mantzius. Koncertsalen på Kulturcenter Mantziusgården indgår ikke i sæsonfordelingen.
• 1 fordelingsmøde på Kulturcenter Mariehøj senest primo april med fordeling af lokaler på Kulturcenter Mariehøj.
Der er mødepligt til fordelingsmøderne for foreninger, hvis ansøgninger har sammenfald med andre foreningers ansøgninger.
Forinden Folkeoplysningsudvalgets behandling af forslag til fordeling af lokaler, indendørs idrætsanlæg og kunststofbaner for den kommende sæson har nedsatte brugerråd mulighed for at afgive en udtalelse om forslaget til fordeling.
Resultatet fra fordelingsmøderne fremlægges for Folkeoplysningsudvalget til afgørelse. Såfremt der ikke har kunnet opnås enighed på fordelingsmøderne, indhentes de berørte foreningers udtalelser i forbindelse med udvalgets afgørelse.
Ultimo april træffer Folkeoplysningsudvalget afgørelse om forslag til kommende sæsons fordeling af lokaler, indendørs idrætsanlæg og kunststofbaner. Udsendelse af besked om lokale- og banetildeling sker i perioden ultimo april til medio juni.
Anden sæsonfordeling i det to-årige intererval
Den godkendte fordeling fra den forudgående sæson anvendes som ansøgningsgrundlag for den følgende sæson.
Derfor skal foreninger og andre som udgangspunkt kun indsende ansøgninger til den følgende sæson, hvis, et eller flere af nedenstående kriterier opfyldes:
1. Foreningen har ønske om ændringer
2. Foreningen er ny, det vil sige er kommet til siden sidste sæsonfordeling.
3. Der er sket store ændringer i foreningssammensætningen (fx flere/færre børn og unge).
4. Der er sket væsentlige ændringer på holdniveau (fx hold er rykket op eller ned, der er opnået elitestatus eller lignende).
5. Andre motiverede, ekstraordinære forhold gør sig gældende.
I tilfælde, hvor der er sket ændringer jævnfør punkt 1.- 5. i forhold til sidste sæsonansøgning, vil disse ændringer forsøges indpasset i fordelingsforslaget for den kommende sæson.
Fordelingen foretages som altid ud fra de gældende regler for udlån og benyttelse af kommunens lokaler og anlæg, med fordelingsmøder, brugerrådsmøder og med endelig godkendelse i Folkeoplysningsudvalget.
Sæsontildeling af udendørsanlæg - udendørssæson
En udendørs sæson går fra uge 14 til uge 42 dvs. fra ca. 1. april til og med skolernes efterårsferie. Sæsonens start- og sluttidspunkt kan variere afhængig af vejrlig. Tildeling af anlæg sker i efteråret efter forudgående annoncering i lokalpressen og på kommunens hjemmeside i september.
Ansøgningsfristen er normalt 1. oktober.
Ansøgning sker på ansøgningsskema og på baggrund af de særskilte Regler for tildeling af udendørs kunst- og naturgræsbaner i Rudersdal Kommune. Disse regler kan ses på xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx. Ansøgningsskemaer udsendes til foreningerne.
Kulturområdet kan anmode om at få udleveret alle relevante oplysninger til brug for behandling af en ansøgning.
Ultimo oktober holdes fordelingsmøde med fordeling af Birkerød Idrætscenter, Birkerød Skole, Dronninggårdskolen, Ny Holte Skole, Rudegaard Idrætsanlæg, Rundforbi Idrætsanlæg, Sjælsøskolen, Skovlyskolen, ”Sporten” i Høsterkøb, Trørødskolen, Vedbæk Skole og Vedbæk Idrætsanlæg.
Forinden Folkeoplysningsudvalgets behandling af forslag til fordeling af anlæg for det kommende år har nedsatte brugerråd mulighed for at afgive en udtalelse om forslaget til fordeling.
Resultatet fra fordelingsmøderne fremlægges for Folkeoplysningsudvalget til afgørelse. Såfremt der ikke har kunnet opnås enighed på fordelingsmødet, indhentes de berørte foreningers udtalelser i forbindelse med udvalgets afgørelse.
Medio november træffer Folkeoplysningsudvalget afgørelse om forslag til kommende års fordeling af anlæg. Udsendelse af besked om banetildeling sker i perioden ultimo november til medio december.
Feriecamps
Feriecamps kan afholdes i hallerne og de tilknyttede fodboldbaner på Birkerød Idrætscenter, Rudegaard Idrætsanlæg og Rundforbi Idrætsanlæg i skolernes ferier (sommerferiens første og/eller sidste uge) som udgangspunkt kun inden for normal åbningstid.
Foreninger, der gerne vil afholde feriecamps, skal sende en ansøgning til Kulturområdet.
Ansøgningsfrist for feriecamps
15. maj for ansøgninger om feriecamps i efterårsferien, juleferien og vinterferien året efter.
15. november for ansøgninger om feriecamps i påskeferien og sommerferien året efter.
Svar på ansøgninger kan forventes hhv. ca. 15. juni og 15. december.
Der stiles efter at tildele faciliteter til feriecamps ud fra en ligelig fordeling mellem foreninger, der ansøger. Feriecamps er forbeholdt aktiviteter for børn og unge.
Lån af faciliteter til feriecamps er som udgangspunkt gratis, såfremt det er en lokal og godkendt forening, der er ansvarlig for arrangementet. Øvrige arrangører skal betale for brugen i henhold til de gældende takster. Såfremt det udlånte har et særligt stort volumen, kan der opkræves for de merudgifter, der måtte tilføres Rudersdal Kommune
6. De store idrætshaller
Regler for benyttelse af de store idrætshaller
Rudersdal Kommune har 10 store idrætshaller (multihaller), der er defineret som haller, der minimum er 40 x 20 m.
Der kan som udgangspunkt maksimalt tildeles to gange træning om ugen pr. hold på hverdage i de store idrætshaller.
I de store idrætshaller har børn (0-12 år) fortrinsret i tidsrummet mellem kl. 16.00-20.00, efterfulgt af unge 13-18 år, 19-24 år og eliteidrætsudøvere (se også prioriteringsrækkefølgen side 9). Der er desuden fortrinsret for aktiviteter, hvor der er tilknyttet træner, og der foregår instruktion (gælder til kl. 21.00). Såfremt der er muligt, og der er enighed om det, kan deltagere ældre end 25 år også træne i tidsrummet kl. 16.00- 20.00.
De store haller er:
• Multihallen, bane 1, Birkerød Idrætscenter
• Multihallen, bane 2, Birkerød Idrætscenter
• Søndervangshallen, Birkerød Idrætscenter
• Idrætshallen, Rundforbi Idrætsanlæg
• Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx, hal 1
• Rudegaard idrætsanlæg, hal 2
• Vedbækhallen, Vedbæk Skole
• Idrætshallen, Sjælsøskolen
• Idrætshallen, Nærum Gymnasium (på udvalgte tidspunkter)
• Idrætshallen på Birkerød Skole
Der henstilles til, at de store haller udnyttes så godt som muligt, ved at der er mange deltagere og ved eventuelt at afholde flere aktiviteter samtidigt, hvis det er muligt i forhold til indretningen og aktiviteterne.
Forventede antal deltagere ved brug af de store idrætshaller
Ved fordeling af indendørs haltider i de store idrætshaller er der forventninger til antallet af udøvere for at få tildelt tider.
Som udgangspunkt forventes der minimum følgende antal deltagere pr. træningsgang i tidsrummet kl. 16.00-21.00 inden for de enkelte idrætter, for at der kan tildeles haltid. Uden for dette tidsrum er forventningen til deltagerantallet mere fleksibel.
Aktivitet | Xxxxx 0-12 år | Antal 13+ |
Atletik (1) | 16 | 16 |
Badminton (2) | 14 | 14 |
Badminton (3) | 16 | 16 |
Basketball | 16 | 12 |
Floorball/hockey | 16 | 12 |
Fodbold (4) | 20 | |
Futsal *(5) | 20 | 15 |
Gymnastik | 20 | 20 |
Håndbold | 18 | 14 |
Minisport | 20 | |
Minitennis/skumtennis(2) | 14 | |
Minitennis/skumtennis(3) | 16 | |
Volleyball | 18 | 12 |
Tabel.1. Oversigt over idrætter i Rudersdal Kommune, der kan tildeles tid i de store idrætshaller, samt krav til antal deltagere inden for den enkelte idræt.
(1) Gælder kun Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx
(2) Haller med 5 badmintonbaner
(3) Haller med 6 badmintonbaner
(4) Gælder udvalgte anlæg og tidspunkter og primært 0-10 år
(5) Gælder udvalgte anlæg og tidspunkter
* Futsal skal være indarbejdet i foreningens formål og være en egentlig sportsgren i klubben, med deltagelse i turneringer.
Forvaltningen vurderer konsekvensen i de enkelte tilfælde, hvor reglen ikke opfyldes, og dette sker altid i dialog med den enkelte forening. I situationer, hvor foreningen ikke kan leve op til reglerne om forventede antal deltagere, kan der træffes særlige aftaler herom.
Der kan dispenseres fra forventningen til deltagerantal, hvis særlige forhold taler for dette. Eksempelvis kan en forening, der ikke har tilstrækkeligt med 0-12 årige, supplere med ældre årgange.
Andre idrætter tildeles tider i faciliteter, der er egnede til den enkelte aktivitet.
Hvis ansøgningen vedrører en idræt, der ikke er beskrevet, udarbejdes en kort beskrivelse af idrætten med henblik på at finde egnet facilitet.
7. Svømmehaller
Regler for benyttelse af svømmehaller
Rudersdal Kommune har 3 svømmehaller, hvoraf én er en skolesvømmehal.
Svømmehallerne er:
• Birkerød Svømmehal, offentlig svømmehal, Gammelt bassin 25 m, 6 baner, Nyt bassin 25 m, 6 baner, Varmvandsbassin 5,5 x 8m, udendørs bassin 12,5 x 11,5m.
• Rundforbi Svømmehal, offentlig svømmehal, 25 m bassin 6 baner, lille bassin 9 x 6m.
• Trørødskolens svømmehal, 25 m bassin, 5 baner.
Tider i svømmehallerne tildeles hovedsagelig til indendørs vandaktiviteter, som f. eks. svømning, dykning, vandpolo, livredning og handicapsvømning.
Aktivitet i en svømmehal skal være foreningens primære aktivitet, og der skal foregå instruktion.
Udendørs vandsportsforeninger med elitehold kan tildeles tider til disse hold i vinterhalvåret (uge 43 – uge 13).
Aktiviteten vandtilvænning i forhold til sikkerhed for børn op til 12 år i ro- kano-, kajak- og sejlklubber og lignede foreninger tildeles fælles bloktid i perioden uge 40-18.
Aktiviteten kæntringsøvelser regnes som en sekundær aktivitet og kan derfor kun foregå efter aftale i en fælles bloktid. Kæntringsøvelser kan gennemføres i februar - april måned.
Kæntringsøvelser foregår udelukkende på lørdage og søndage i tidsrummet kl. 16.00 -20.00.
I svømmehallerne har børn og unge i alderen 0-18 år fortrinsret i tidrummet mellem kl 16.00-20.00 efterfulgt af unge på 19-24 år og eliteidrætsudøvere (se prioritetsrækkefølgen side 9).
Hvis det er muligt, og der er enighed om det, kan deltagere ældre end 25 år også træne i tidsrummet kl. 16.00- 20.00.
Placeringen af handicapundervisning for voksne tilstræbes ikke være ødelæggende for andre foreningers aktiviteter for børn.
Forventede antal deltagere ved brug af svømmehallerne
I svømmehallerne er der følgende minimumskrav til deltagerantal pr. gang for den tildelte foreningstid og maksimumsdeltagerantal af hensyn til vandkvaliteten
Svømning – 25 m bassin minimum 4 og maksimum 20 pr. bane Svømning – lille bassin: minimum 8 og maksimum 16 pr. bassin Svømning – varmtvandsbassin: minimum 8 og maksimum 14 pr. bassin Dykning – minimum 8 og maksimum 30 pr. bassin
Livredning – minimum 4 og maksimum 8 pr. bassin
Vandpolo – minimum 8 og maksimum 20 pr. bassin (dog undtaget opvarmning til kamp, hvor der kan være maksimum 30 deltagere)
Kæntringsøvelser – minimum 2 og maksimum 8 pr. bassin.
Minimumskravet gælder også i deletræningspas, når flere foreninger træner samtidigt.
Hvis der ansøges om tid til en aktivitetstype, der ikke er beskrevet, udarbejder ansøger en kort beskrivelse af aktiviteten.
Placering af stævner, turneringer og arrangementer
Foreningerne kan søge tider til afvikling af stævner og turneringen samt andre arrangementer på de anlæg, de er hjemmehørende på. Afvikling af foreningernes stævner og turneringer sker som udgangspunkt uden for offentlig åbningstid.
Sikkerhed
Livredning uden for offentlig åbningstid
Udenfor offentlig svømmetid er foreninger og andre brugere af svømmehaller forpligtet til selv at sørge for, at der er en uddannet livredder til stede under hele forløbet, ligesom dette er en forudsætning for at få tildelt svømmetid.
Livredder skal på forlangende dokumentere sin uddannelse som livredder.
Din forening kan få information om afholdelse af livrederprøver ved at kontakte svømmehallerne på xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/Xxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxx/
Xxxxxx som låner/lejer uden for offentlig åbningstid
Aktiviteter på svømmeanlæggene sker på eget ansvar. Foreninger, skoler, lejere m. m. har det fulde ansvar over for deltagernes sikkerhed.
Den ansvarlige livredder ("opsynet") skal have et gyldigt livredderbevis.
Den dybe del af bassinerne er kun for svømmere - medmindre der er tale om en undervisningssituation, hvor børn er forsvarligt sikrede. Med svømmere forstås, at deltageren er i stand til at svømme 50 meter uden hvil og hjælpemidler.
Foreninger skal indlevere en navneliste over godkendte livreddere i foreningen. Den enkelte livredder (”opsynet”) skal have gennemgået en bassinprøve i den pågældende svømmehal, før han/hun kan godkendes. Når man er livredder ved en aktivitet, foregår det altid ”fra kanten,” og der skal være en livredder til hvert bassin, hvor der er aktivitet.
Livredderudstyr og alarmering
Brugeres ansvarshavende livredder (”opsynet”) har pligt til at orientere sig om, hvor sikkerhedsudstyret er placeret i den pågældende hal, samt hvordan det anvendes.
Ligeledes skal ansvarshavende livredder (”opsynet”) vide, hvordan der skal alarmeres i tilfælde af ulykke, og hvordan redningsfolk kan dirigeres til ulykkesstedet.
8. Tilsyn og offentliggørelse af afslag
Kulturområdet fører tilsyn med, at foreninger, der låner lokaler, overholder folkeoplysningsloven og retningslinjerne.
Der offentliggøres en fortegnelse over foreninger, der har fået afslag på ansøgning om lokaler på Folkeoplysningsudvalgets dagsorden.
En forening eller anden aktivitetsudbyder skal senest 2 måneder efter opstart af aktivitet – regnet fra begyndelsen af den tildelte tid – have tilstrækkeligt antal deltagere. Er der ikke tilstrækkeligt med deltagere efter 2 måneder, gives der varsel som beskrevet under Afmelding af lokaler og anlæg, og ved fortsat manglende deltagerantal mistes tiden.
Foreninger eller andre, der mister tider, tilbydes så vidt muligt andre faciliteter, hvor der er ledig tid.
Såfremt en bruger står til at miste en tildelt tid, og det ikke vurderes, at der er andre brugere, der kan overtage tiden samt overholde kravene for tildeling, kan der gives dispensation til manglende udnyttelse.
9. Øvrige regler
Særlige regler for branche og grundejerforeninger, landsorganisationer, specialforbund m.fl.
Brancheforeninger, grundejerforeninger, landsorganisationer, specialforbund m.fl., kan uden betaling låne lokaler 1-2 gange årligt afhængigt af arrangementets karakter og på følgende betingelser:
• Foreningen skal have et tilknytningsforhold til kommunen
• Foreningens vedtægter skal kunne godkendes af kommunen ud fra bestemmelserne i Folkeoplysningsloven
Der opkræves betaling for medlemsmøder, fester, messer, udstillinger m.m., der kan sidestilles med kommerciel virksomhed. I sådanne tilfælde træder betalingsreglerne i kraft.
Særlige regler for midlertidig overnatning
• Midlertidig overnatning i kommunens lokaler kan tillades i dertil egnede lokaler.
• Tilladelse til midlertidig overnatning skal være godkendt af Nordsjællands Brandvæsen inden overnatning og være Brandvæsenet i hænde senest 1 hverdag før første overnatning (fredag skal anmeldelsen ske før kl. 12.00).
• Hurtigst muligt efter en godkendelse af overnatning skal ansøger maile godkendelsen til stedet for den midlertidige overnatning.
Ansøgning om tilladelse til midlertidig overnatning skal ske til beredskabet på hjemmesiden: xxxxx://xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx.xxxx.
Nordsjællands Brandvæsen kan stille krav om brandvagt ved over 150 overnattende – det vil altid være arrangøren, der stiller brandvagt.
Større stævner og arrangementer
Ved større stævner og arrangementer er det nødvendigt, at arrangøren indleder et tættere samarbejde med Kulturområdet og personalet på idrætsanlæggene eller skolerne.
Kulturområdet sørger for videreformidling og kontakt til idrætsanlæg og skoler.
Betaling ved større stævner og arrangementer
Ved store arrangementer og ved arrangementer med indtægtsgivende virksomhed forhandles arrangørens egen indsats og eventuel yderligere betaling for f.eks. opstilling, nedtagning, tilsyn, rengøring m.m.
Eliteidræt i forhold til tildeling af lokaler eller anlæg
Eliteidrætsudøvere er minimum 13 år og konkurrerer i bedste eller næstbedste række i DIF regi eller i det pågældende forbund inden for sin årgang til og med voksenrækken. Veteranidræt, herunder senioridræt/superveteran og lignende regnes ikke som eliteidræt i forhold til tildeling af tid.
Eliteidrætsudøvere kan som udgangspunkt forvente mere tildelt tid, end hvis der ikke er tale om eliteidræt. Eliteidræt placeres fortrinsvis i tidsrummet kl. 16.00-20.00, men kan også ligesom andre aktiviteter foregå tidligere eller senere.
10. Ikrafttræden
Disse regler træder i kraft den 1. januar 2020.
Samtidig med disse reglers ikrafttræden bortfalder den hidtidige version af disse regler.
Kommunalbestyrelsen Den 20. november 2019
Kultursekretariatet Xxxxxxxxx 000 X | 2840 Holte xxx.xxxxxxxxx.xx
20
6. december 2019