MADSERVICE TIL ÆLDRE I EGET HJEM
MADSERVICE TIL ÆLDRE I EGET HJEM
OFFENTLIGT UDBUD AF MADSERVICE TIL ÆLDRE I EGET HJEM
Indholdsfortegnelse
1 TILBUDSBETINGELSER 3
1.1 Udbudsform og omfang 3
1.2 Tilbudsfrist 4
1.3 Afleveringsadresse 4
1.4 Spørgsmål og henvendelse i tilbudsperioden 5
1.4.1 Generelt 5
1.4.2 Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt 5
1.5 Vedståelsesfrist for tilbud 6
1.6 Tro- og loveerklæring 6
1.7 Generelt om tilbudsmaterialet 6
1.8 Forbehold 7
1.8.1 Tilbudsgivers forbehold 7
1.8.2 Albertslund Kommunes forbehold 8
1.9 Vareprøver 9
1.10 Udvælgelseskriterier 9
1.11 Alternative tilbud 10
1.12 Tildelingskriterier 10
1.13 Meddelelse om resultatet 10
1.14 Tidsplan for udbudsforretningen 11
1.15 Udbudsmaterialet 11
2 KRAV TIL PRODUKTER, SERVICE, LEVERING MV 12
2.1 Ydelse 12
2.2 Bestilling, Levering & Distributionssikkerhed 14
2.3 Statistikker 14
2.4 Miljø 14
3 HANDELSMÆSSIGE BETINGELSER 15
3.1 Aftaleperioden 15
3.2 Pris 15
3.3 Prisregulering 16
3.4 Forhold vedrørende betaling 16
3.4.1 Betalingsbetingelser 16
3.4.2 Fakturering 16
3.5 Overdragelse 17
3.6 Forsikring og erstatning 17
3.7 Garanti/reklamation 17
3.8 Aktindsigt 17
3.9 Internationale konventioner 18
3.10 Ophævelse som følge af myndighedsbeslutninger og domme 18
3.11 Opsigelse 18
3.12 Misligholdelse og øvrige betingelser 19
3.13 Force majeure 19
3.14 Tavshedspligt mv 19
3.14.1 Tavshedspligt 19
3.14.2 Persondata 20
3.15 Tvistigheder 20
3.16 Kontrakt 20
3.17 Kontraktophør 21
1 Tilbudsbetingelser
1.1 Udbudsform og omfang
Albertslund Kommune gennemfører offentligt udbud af madservice til ældre i eget hjem, og da anskaffelsen vedrører en ydelse, som er omfattet af Udbudsdirektivets bilag II B, er Albertslund Kommune alene forpligtet til dels ikke at benytte ikke-diskriminerende tekniske specifikationer, dels at offentliggøre i EU-tidende efter indgåelse af rammeaftalen. Kommunen er på den baggrund ikke forpligtet til at afholde et EU-udbud jf. Udbudsdirektivets artikel 21. Albertslund Kommune ønsker dog at konkurrenceudsætte ydelsen og afholder derfor et offentligt udbud med annoncering med udgangspunkt i udbudsmodellen. Albertslund Kommune vil efter udbudsprocessen jf. Socialministeriets bekendtgørelse nr. 903 af 31. august 2004 indgå kontrakt med to leverandører på hver delaftale. Der vil i nærværende udbud være fire delaftaler:
Delaftale 1 – Alm. hovedmåltid med udbringning
Delaftale 2 – Diæt- og specialkosthovedmåltid med udbringning
Delaftale 3 – Alm. hovedmåltid uden udbringning
Delaftale 4 – Diæt- og specialkosthovedmåltid uden udbringning
Albertslund ønsker at skrive kontrakt med to leverandører efter godkendelsesreglerne om frit valg på ældreområdet til hver delaftale. Såfremt det ikke er muligt at skrive kontrakt med 2 leverandører til en delaftale, vil Albertslund Kommune indgå kontrakt med én leverandør som hovedleverandør til den berørte delaftale under de forudsætninger, at hovedleverandøren lader sig konkurrenceudsætte jf. godkendelsesmodellens § 91, stk. 7.
Albertslund Kommune kan ligeledes informere om, at valg af leverandør sker efter princippet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Albertslund Kommunes indbyggertal er ca. 28.000, og det estimerede antal borgere, der baseret på 2010-oplysninger har mulighed for at modtage ydelsen madservice er ca. 80 borgere dagligt og 100 borgere i alt. Albertslund Kommune forpligter sig imidlertid ikke til at aftage ydelsen til det oplyste antal borgere, da opgavens omfang og sammensætning vil være afhængig af det til
enhver tid eksisterende antal borgere, som jf. §83 i Lov om social service er berettiget til at modtage den udbudte ydelse.
Det skal oplyses, at Tilbudsgiver kan byde på én eller flere delaftaler. Hver delaftale evalueres separat.
1.2 Tilbudsfrist
Tilbud og alle tilhørende bilag skal være Albertslund Kommune i hænde senest den 17.01.2011, kl. 12:00. Det skal samtidig oplyses, at det ikke vil være muligt at overvære åbningen af indkomne tilbud.
1.3 Afleveringsadresse
Tilbud med tilhørende bilag, jf. afsnit 1.7 Generelt om tilbudsmaterialet, skal fremsendes skriftligt i en original version med 4 kopier, dvs. i alt 5 eksemplarer. Endvidere skal tilbuddet med tilhørende bilag vedlægges elektronisk på CD-rom kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal bilag 2, Tilbudspriser og bilag 4, Tilbudsark være vedlagt i Microsoft Excel-format. Såfremt der er uoverensstemmelser imellem den skriftlige originalversion og den elektroniske version, anser Albertslund Kommune den skriftlige originalversion som gældende.
Kuverten/emballagen skal tydeligt mærkes med:
Må ikke poståbnes – Tilbud på Madservice til ældre i eget hjem
Det komplette tilbud sendes til:
Albertslund Kommune Att.: Xxxxxxx Xxxxxx Rådhuset
Nordmarks Allé 0000 Xxxxxxxxxxx
Alternativt kan tilbud og alle tilhørende bilag afleveres personligt til:
Xxxxxxx Xxxxxx Albertslund Kommune Nordmarks Allé
0000 Xxxxxxxxxxx
Aflevering ved personlig henvendelse er kun mulig ved forudgående aftale med Xxxxxxx Xxxxxx, der kan kontaktes pr. mail xxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx eller pr. tlf. på 0000 0000.
1.4 Spørgsmål og henvendelse i tilbudsperioden
1.4.1 Generelt
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal rettes pr. e-mail til:
Albertslund Kommune Att.: Xxxxxxx Xxxxxx
Såfremt tilbudsgiver har spørgsmål til nærværende udbudsforretning, skal disse stilles senest den 10.01.2011, kl. 12:00.
Såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form blive sendt til samtlige tilbudsgivere, som har fået udleveret udbudsmaterialet, så hurtigt som muligt, dog senest 11.01.2011.
Spørgsmål og svar fremsendes via e-mail til de personer, som har rekvireret udbudsmaterialet.
1.4.2 Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt
Tilbudsgivernes spørgsmål til udbudsmaterialet og deres tilbud bliver behandlet anonymt og fortroligt af Albertslund Kommune.
Albertslund Kommune vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgiverens tilbud, som angår tilbudsgiverens fortrolige forretningsmæssige forhold.
Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Albertslund Kommune til at videregive oplysninger til tredjemand.
I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Albertslund Kommune vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Det er et krav fra Albertslund Kommune, at tilbudsgiverne har ubetinget tavshed over for tredjemand vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab ved udbudsforretningen.
1.5 Vedståelsesfrist for tilbud
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud minimum til den 01.05.2011.
1.6 Tro- og loveerklæring
I henhold til lov om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger skal tilbudsgiver samtidig med afgivelsen af sit tilbud returnere bilag 1,Tro- og loveerklæring i udfyldt stand. Tro- og loveerklæringen omhandler bl.a. Artikel 45 i Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004, hvorfor denne er vedhæftet Tro- og loveerklæringen som bilag til orientering.
Albertslund Kommune må som ordregiver ikke antage et tilbud fra en tilbudsgiver, der ikke har afgivet den nævnte Tro- og loveerklæring. Såfremt tilbudsgiver ikke skal være udelukket fra at afgive tilbud, skal Tro- og loveerklæringen være afgivet med 3 krydser.
1.7 Generelt om tilbudsmaterialet
Tilbuddet skal være udformet på bilag 4, Tilbudsark, efter de i bilag 4 angivne retningslinjer. Dog skal den tilbudte pris gives i bilag 2, Tilbudspriser.
Albertslund Kommune skal gøre opmærksom på, at kun tilbud, der er udformet i bilag 2, Tilbudspriser og bilag 4, Tilbudsark vil blive taget i betragtning. Alle besvarelser skal således fremgå af bilag 2, Tilbudspriser og bilag 4, Tilbudsark. Dog kan tilbudsgiver henvise til egne bilag i tilfælde, hvor dette ikke kan undlades (eksempelvis ved henvisning til tro- og love-
erklæring, virksomhedsprofil, menuplaner og lignende). Ligeledes gør Albertslund Kommune opmærksom på, at tilbudsgivers egne bilag kun vil blive taget i betragtning såfremt, der er tydeligt henvist til disse.
Tilbuddet og alle dertilhørende bilag skal være skriftlige og udarbejdet på dansk. Tilbuddet udarbejdes på tilbudsgivers regning, og der udbetales intet honorar ved deltagelse i denne udbudsforretning. Endvidere betragtes det afleverede tilbudsmateriale med tilhørende bilag som Albertslund Kommunes ejendom og vil ikke blive returneret.
Tilbud skal belyse alle forhold vedrørende krav, ønsker og bestemmelser opstillet i udbudsmaterialet. Der gøres opmærksom på, at mindstekrav angivet i bilag 4, Tilbudsark, skal være opfyldt før, at tilbuddet kan accepteres som konditionsmæssigt.
Vedlagte bilag 1, Tro- og loveerklæring, bilag 2, Tilbudspriser, bilag 3, Oplysning om sikkerhed og arbejdsvilkår, og bilag 4, Tilbudsark, skal udfyldes og fremsendes, i skriftlig såvel som i elektronisk version, sammen med tilbudsgivers eventuelle egne bilag. Bilag 2, Tilbudspriser, og bilag 4, Tilbudsark, skal i den forbindelse vedlægges elektronisk i Excel-format.
1.8 Forbehold
1.8.1 Tilbudsgivers forbehold
1.8.1.1 Generelt
Forbehold skal fremgå af en særskilt forbeholdsliste, der skal vedlægges tilbuddet. Såfremt tilbudsgiver tager forbehold, skal der tydeligt henvises til forbeholdslisten i bilag 4, Tilbudsark.
Såfremt tilbudsgiver tager forbehold overfor mindstekrav i Kravspecifikationen, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og derfor forkastet af Albertslund Kommune.
1.8.1.2 Grundlæggende udbudsbetingelser
Selv om der ikke er tale om forbehold overfor mindstekrav i udbudsmaterialet, må tilbudsgiver ikke tage forbehold vedrørende grundlæggende udbudsbetingelser, hvis tilsidesættelse vil bevirke, at Albertslund Kommune indgår kontrakt om en ydelse, der adskiller sig væsentligt fra den udbudte ydelse.
Tilbud med forbehold over for grundlæggende udbudsbetingelser vil blive kasseret som ikke- konditionsmæssige.
I tilfælde af usikkerhed, om et forbehold vil medføre kassation af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit 1.4 Spørgsmål og henvendelse i tilbudsperioden.
1.8.1.3 Kapitalisering af forbehold
Tilbudsgivers forbehold vil blive kapitaliseret af Albertslund Kommune, dog ikke forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav, jf. ovenfor.
Såfremt Albertslund Kommune ikke er i stand til at kapitalisere tilbudsgivers forbehold på en sikker og saglig vis, er Albertslund Kommune forpligtet til at kassere tilbuddet som ikke- konditionsmæssigt.
1.8.1.4 Bagatelagtige forbehold
Bagatelagtige forbehold, som ikke kan kapitaliseres, vil blive vurderet kvalitativt under de relevante evalueringskriterier, de måtte vedrøre.
1.8.2 Albertslund Kommunes forbehold
Opmærksomheden henledes på, at de i dette materiale angivne antal borgere visiteret af Albertslund Kommune til ydelsen madservice med udbringning i eget hjem udelukkende skal opfattes som vejledende, idet det aktuelle antal borgere, der er visiteret til den udbudte ydelse vil være variabelt, jf. afsnit 1.1, Udbudsform og omfang.
Albertslund Kommune tager forbehold for administrative og politiske beslutninger (besluttet ved lov), som kan ændre grundlaget for dette udbudsmateriale væsentligt.
1.9 Vareprøver
Vareprøver på den tilbudte ydelse og service til brug ved tilbudsevaluering skal kunne rekvireres vederlagsfrit. I nærværende udbud skal Tilbudsgiver onsdag d.20.01.2011 inden kl. 12 levere følgende måltider i 2 eksemplarer:
• Søndagsmenu
• To forskellige hverdagsretter
• 1 vegetarhverdagsret
Ovenstående vil indgå i Albertslund Kommunes evaluering af Tilbudsgiverens kvalitet, levering og brugervenlighed. Leveringssted videregives til Tilbudsgiver pr. mail på dagen for tilbudsfrist, dog gives informationen først efter kl.12. Tilbudsgiver skal give besked om tidspunktet for leveringen af vareprøverne.
I tilfælde af yderligere behov for vareprøver til brug ved tilbudsevalueringen, aftales vilkårene parterne imellem.
1.10 Udvælgelseskriterier
Til brug for Albertslund Kommunes vurdering af tilbudsgivers økonomiske og tekniske kvalifikationer skal tilbudsgiver fremsende følgende dokumentation:
• En redegørelse af tilbudsgivers virksomhedsprofil, herunder beskrivelse af organisation, mv.
• En erklæring om tilbudsgivers samlede omsætning, resultat og egenkapital i de seneste to disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår den økonomiske aktør blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for dennes omsætning, resultat og egenkapital foreligger. Regnskabsoplysningerne skal være de senest offentliggjorte og attesteret af en registreret eller statsautoriseret revisor.
• Dokumentation for erhvervsansvarsforsikring.
• Tro- og loveerklæring om, at tilbudsgiveren ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Erklæringen er vedlagt udbudsmaterialet som bilag 1,Tro- og loveerklæring.
Tilbudsgiver bedes bemærke, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation vil medføre, at tilbuddet afvises som ugyldigt.
1.11 Alternative tilbud
Der er ikke mulighed for at afgive alternative tilbud.
1.12 Tildelingskriterier
Ordren vil blive givet til de to tilbudsgivere, der ud fra en helhedsvurdering afgiver de økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet tildelingskriterierne opstillet i vægtet og prioriteret rækkefølge er:
1. Pris | 35 % |
2. Kvalitet | 35 % |
3. Bestilling, levering & distributionssikkerhed | 20 % |
4. Miljø | 10 % |
Pris vil blive evalueret ud fra de tilbudte priser i bilag 2, Tilbudspriser jf. afsnit 3.2 Priser.
Kvalitet vil blive evalueret ud fra afsnit 2.1 Ydelse.
Bestilling, levering og distributionssikkerhed vil blive evalueret ud fra afsnit 2.2 Bestilling og afsnit 2.3 Levering.
Miljø vil blive evalueret ud fra afsnit 2.5 Miljø.
1.13 Meddelelse om resultatet
Alle konditionsmæssige deltagere i udbudsforretningen vil samtidigt og skriftligt pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen.
Meddelelsen til de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgiverens tilbud er identificeret som de økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af Albertslund Kommune og de valgte tilbudsgiver.
1.14 Tidsplan for udbudsforretningen
Nedenstående tidsplan er vejledende og omfatter kun de væsentligste tidsfrister.
Tidsfrist | Aktivitet |
17.12.2010 | Afsendelse af udbudsannonce |
10.01.2011 | Tilbudsgiver har frist til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål, der modtages inden dette tidspunkt, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele det inden 6 dage før tilbudsfristen. |
17.01.2011 | Tilbudsfrist |
18.01 – 21.01.2011 | Tilbudsvurdering |
27.01 – 28.01.2011 | Underskrivelse af kontrakt |
01.03.2011 | Opstart af samarbejdet |
1.15 Udbudsmaterialet
Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter:
• Nærværende udbudsmateriale af 17.12.2010
• bilag 1, Tro- og loveerklæring (skal udfyldes og returneres)
• bilag 2, Tilbudspris (skal udfyldes og returneres)
• bilag 3, Oplysning om sikkerhed og arbejdsvilkår (skal udfyldes og returneres)
• bilag 4, Tilbudsark (skal udfyldes og returneres)
2 Krav til produkter, service, levering mv.
2.1 Ydelse
Ydelsen er madservice til ældre i eget hjem, der omfatter produktionen af et måltid mad (hovedret) med eller uden levering hos den visiterede borgeren. Der er tale om i alt fire delaftaler, som ydelsesmæssigt er opdel således:
Delaftale 1 – Et normalt hovedmåltid, der leveres direkte til borgeren.
Delaftale 2 – Et diæt- og specialkosthovedmåltid, der leveres direkte til borgeren. Et diæt- og specialkosthovedmåltid indbefatter følgende kostformer: diabetes, cholesterolsænkende, proteinrig, fedtfattig, dialyse, glutenfri, lactosefri, purinfattig, stomi, superkost, vegetar, allergikost og anden særlig lægeordineret kost. Endvidere kan kosten konsistens ligeledes være anderledes: findelt, blendet eller flydende.
Delaftale 3 – Et normalt hovedmåltid, der leveres og tilbydes indtaget et af Tilbudsgiveren fastsat sted inden for Albertslund Kommunes kommunegrænse.
Delaftale 4 – Et diæt- og specialkosthovedmåltid, der leveres og tilbydes indtaget et af Tilbudsgiveren fastsat sted inden for Albertslund Kommunes kommunegrænse. Et diæt- og specialkosthovedmåltid indbefatter følgende kostformer: diabetes, cholesterolsænkende, proteinrig, fedtfattig, dialyse, glutenfri, lactosefri, purinfattig, stomi, superkost, vegetar, allergikost og anden særlig lægeordineret kost. Endvidere kan kosten konsistens ligeledes være anderledes: findelt, blendet eller flydende.
Produktionen af mad skal leve op til de af sundhedsstyrelsen udstukne anbefalinger, hvorfor energiprocentfordelingen ved et hovedmåltid skal være følgende:
10-15 % protein
40-50 % fedt
35-50 % kulhydrat
Det forventes endvidere, at hovedretter mindst indeholder 2500 kilojoule, og at borgeren kan vælge imellem en lille, en normal og en stor størrelse hovedret. En oversigt over minimumsindholdet i de forskellige portionsstørrelser kan ses i nedenstående tabel:
Lille Størrelse | Normal Størrelse | Stor størrelse | |
Helt Kød | 80 g. | 100 g. | 100 g. |
Kød m. ben | 150 g. | 200 g. | 200 g. |
Fars | 100 g. | 125 g. | 125 g. |
Fisk u. ben | 100 g. | 125 g. | 125 g. |
Sammenkogt ret | 2 dl. | 2 ½ dl. | 3 dl. |
Kartofler | 100 g. | 150 g. | 200 g. |
Kartoffelmos | 200 g. | 250 g. | 300 g. |
Løse ris | 100 g. | 150 g. | 200 g. |
Kogte grøntsager | 50 g. | 75 g. | 100 g. |
Råkost | 50 g. | 75 g. | 75 g. |
Sauce | 1 dl. | 1 ½ dl. | 1 ½ dl. |
Stuvning | 1 ½ dl. | 2 dl. | 2 ½ dl. |
Tilbudsgiver skal endvidere leve op til og sikre, at madens næringsindhold opfylder kravene i ” Anbefalinger for den danske institutionskost” udgivet af fødevarestyrelsen og kan ses på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxx_xxxxxxxxxxxxx/0000/000.xxx
Ydelsen indebærer et visuelt interessant og dermed appetitligt måltid, som på en måned skal have følgende måltidsvariation:
Fisk 4
Indmad 2
Fjerkræ 4
Svinekød ikke fars 4
Lammekød 1
Oksekød ikke fars 3 Kalvekød ikke fars 3 Farsretter 5
Sammenkogte retter 4
Ydelsen indebærer, at Tilbudsgiver til jul og nytår tilbyder følgende menuvalg:
Juleaften: Andesteg m/æbler og svesker, rødkål, sauce og kartofler
eller Flæskesteg m/æbler, rødkål, sauce og kartofler
Nytårsaften: Kogt laks m/hollandaisesauce, kogte gulerødder og kartofler
eller Kogt hamburgerryg med grønlangkål, hvide og brune kartofler
For Albertslund Kommunes yderligere krav og ønsker til ydelsen (kvalitet, kompetence, etc.) henvises til bilag 4, Tilbudsark, der skal udfyldes og returneres af tilbudsgiver.
2.2 Bestilling, Levering & Distributionssikkerhed
For Albertslund Kommunes krav og ønsker til bestilling, afhentning og levering henvises til bilag 4, Tilbudsark, der skal udfyldes og returneres af tilbudsgiver.
En liste over visiterede borgere og dermed leveringssteder gives inden kontraktstart til de vindende parter. Information om adgangsforhold gives ligeledes inden kontraktopstart. Denne kontakt vil ske gennem Albertslund Kommunes Socialforvaltning.
2.3 Statistikker
For Albertslund Kommunes krav og ønsker til fremsendelse af statistik henvises til bilag 4, Tilbudsark, der skal udfyldes og returneres af tilbudsgiver.
Statistikker til Albertslund Kommune skal være fordelt på borgere, cpr-nummer, antal købte enheder, pris pr. enhed samt totalbeløb ekskl. moms. Det skal ligeledes være muligt at opdele prisen pr. enhed og for totalbeløbet i henholdsvis madproduktion og levering.
2.4 Miljø
For Albertslund Kommunes krav og ønsker til miljø henvises til bilag 4, Tilbudsark, der skal udfyldes og returneres af tilbudsgiver.
3 Handelsmæssige betingelser
3.1 Aftaleperioden
Kontrakten forudsættes indgået for en periode af 2 år i tidsrummet 01.03.2011 - 28.02.2013, med mulighed for forlængelse i 2x12 måneder fra den 01.03.2013.
De første 6 måneder af kontraktperioden betragtes som en prøveperiode, i hvilken Albertslund Kommune er berettiget til at opsige kontrakten med et skriftligt varsel på 1 måned.
3.2 Pris
Den tilbudte pris på Madservice til ældre i eget hjem skal være de pr. 01.03.2011 gældende og omfatte alle de med leverancerne forbundne udgifter, herunder udgifter til levering. Den samlede udgift må ikke overstige 46 kr. pr. hovedret inkl. levering.
I bilag 2, Tilbudspriser, skal der afgives en ydelsespris pr. borger i danske kr. ekskl. moms iht. bilag 2, Tilbudspriser. Prisen skal som minimum være gældende i 1 år fra kontraktens opstart jf. afsnit 3.3 prisregulering.
Albertslund Kommune ønsker ingen former for bonusordninger.
De indkomne tilbud evalueres på basis af direkte prissammenligning og vægtes i forhold til prisen for en uges (7 dage) service. Hver delaftale vægtes separat.
Nedenstående model viser Albertslund Kommunes årsforbrug baseret på oktober 2010. Det skal oplyses, at forbruget kun er for madservice med udbringning. Da madservice uden udbringning ikke tidligere er blevet visiteret til kommunens borgere, er Albertslund Kommune ikke i stand til at oplyse et formodet behov for denne ydelse.
Størrelse | Normal retter | Diæt- og specialretter | |
Hovedretter | Små | 5.840 stk. | 3.285 stk. |
Normal | 14.954 stk. | 4.015 stk. | |
Stor | 2.920 stk. | 1.095 stk. | |
Biretter | Små | 2.555 stk. | 1.095 stk. |
Normal | 5.110 stk. | 1.460 stk. | |
Stor | 1.460 stk. | 365 stk. |
3.3 Prisregulering
Priserne er faste i minimum ét år fra kontraktstart. Såfremt prisen ikke er gældende for hele aftaleperioden kan de reguleres én gang årligt i henhold til stigningen i satsreguleringen og afrundes til nærmeste hele kronebeløb.
Reguleringen sker på leverandørens foranledning ved meddelelse af den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Prisen kan under ingen omstændigheder stige mere end stigningen i den årlige satsregulering for en hovedret efter den kommunale ordning om frit leverandørvalg.
Prisreguleringer i opadgående retning skal meddeles Albertslund Kommune senest 30 dage før ikrafttræden. Prisen kan kontinuerligt i hele kontraktperioden uden varsel reguleres i nedadgående retning. Prisfald samt eventuelle kampagne- eller særlige tilbud skal uden ophold komme Albertslund Kommune til gode.
3.4 Forhold vedrørende betaling
3.4.1 Betalingsbetingelser
Betalingsbetingelserne er 30 dage netto.
3.4.2 Fakturering
Tilbudsgiver skal garantere at overholde lov om offentlig betaling uden meromkostninger for Albertslund Kommune.
Der faktureres direkte til bestillende enhed. Faktura skal minimum indeholde følgende informationer:
• CPR-nummer/ kundenummer
• Navn
• Leveringsadresse
• Leveringsdato
• Pris (opdelt i madproduktion og levering)
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at alle betalinger i offentligt regi, jf. lov om offentlige betalinger, skal ske elektronisk.
3.5 Overdragelse
En leverandør vil ikke uden Albertslund Kommunes skriftlige samtykke kunne overdrage kontrakten til tredjemand.
En leverandør vil ikke uden Albertslund Kommunes skriftlige samtykke kunne overdrage sine tilgodehavender hos Albertslund Kommune til tredjemand.
3.6 Forsikring og erstatning
Tilbudsgiver er i hele kontraktperioden forpligtet til at have tegnet en produktansvarsforsikring, der dækker med en samlet årlig sum på 5.000.000 danske kr.. En eventuel selvrisiko må ikke overstige 100.000 danske kr. pr. skade, og tilbudsgivers erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen.
En kopi af tilbudsgivers produktansvarsforsikring skal være vedlagt tilbuddet.
3.7 Garanti/reklamation
Bekendtgørelse nr. 237 af 28. marts 2003 om lov om køb skal som minimum være gældende for den tilbudte ydelse.
3.8 Aktindsigt
Albertslund Kommune er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til aktindsigt.
Albertslund Kommune meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysning, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives. Der kan dog være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder.
Med forbehold for ovenstående offentliggøres ikke oplysninger, som tilbudsgiver har fremsendt, og som tilbudsgiver har betegnet som fortrolig.
3.9 Internationale konventioner
Tilbudsgiver og dennes eventuelle underleverandører skal efterleve de internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt (oplistningen er ikke udtømmende):
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
• Minimumsalder for ansættelse samt forbud mod og afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155).
3.10 Ophævelse som følge af myndighedsbeslutninger og domme
Ordregiver er berettiget til at ophæve kontrakten på et hvilket som helst tidspunkt, såfremt en offentlig myndighed, klagenævn eller domstol pålægger ordregiver dette eller træffer beslutning om at annullere ordregivers beslutning om kontrakttildeling. I så fald skal ordregiver godtgøre kontrakthaver de direkte og dokumenterbare udgifter, som kontrakthaver har afholdt eller skal afholde i forbindelse med udførelsen af kontrakten og som kontrakthaver ikke med rimelige bestræbelser har kunnet eller kan undgå. Kontrakthaver er ikke berettiget til godtgørelse for tabt fortjeneste eller en forholdsmæssig andel af leverandørens faste omkostninger.
Denne bestemmelse berettiger ikke kontrakthaver til at kræve, at ordregiver ophæver kontrakten.
Såfremt kontrakten ophæves af ovenstående grunde, kan ordregiver ikke ifalde erstatningsansvar over for kontrakthaver i videre omfang end beskrevet i denne bestemmelse.
3.11 Opsigelse
Nærværende kontrakt kan opsiges af både ordregiver og kontrakthaver med et varsel på mindst 6 måneder. Denne opsigelse skal begrundes sagligt og objektivt af den opsigende part.
3.12 Misligholdelse og øvrige betingelser
I tilfælde af en kontraktmisligholdelse fra leverandørs side forbeholder ordregiver sig ret til med øjeblikkelig virkning at kunne ophæve denne, hvorved leverandøren kan holdes ansvarlig for tab, en sådan ophævelse medfører for Albertslund Kommune.
Udover de i udbuddet anførte betingelser lægges Købeloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 237 af 28. marts 2003, og Aftaleloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 781 af 26. august 1996, til grund for eventuelle uoverensstemmelser vedrørende alle forhold i kontrakten.
3.13 Force majeure
I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig etc., som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede.
Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:
• Årsagen til force majeure situationen
• Forventet varighed af force majeure situationen
• Indsats fra leverandørens side for at kunne genoptage leveringen
3.14 Tavshedspligt mv.
3.14.1 Tavshedspligt
Leverandørens ansatte er undergivet samme tavshedspligt som Albertslund Kommunes personale vedrørende alle forhold, som de ansatte måtte blive bekendt med ved leveringer og distribution for Albertslund Kommune.
Tavshedspligten ophører ikke ved fratrædelse fra leverandøren. Det påhviler leverandøren at forpligte sine ansatte til at overholde tavshedspligten.
Leverandøren er ligeledes forpligtet til at bevare tavshedspligt overfor tredjemand om indholdet af de med Albertslund Kommune indgåede aftaler herunder pris og mængde.
3.14.2 Persondata
Tilbudsgiver må ikke tilsende borgerne reklame- eller lignende informationsmateriale, der ikke er direkte relateret til den givne bevilling, med mindre dette i forvejen er godkendt af Albertslund Kommune.
Leverandøren skal være godkendt af Datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder CPR-nr. efter Lov om behandling af personoplysninger, Persondatalovens § 48, med virkning fra den 1. juli 2001.
Det skal fremgå tydeligt af det fremsendte tilbud, at tilbudsgiver er godkendt af Datatilsynet. Alternativt skal Tilbudsgiver vedlægge bekræftelse på ansøgningen til Datatilsynet med tilbuddet, og Tilbudsgiver skal senest 6 måneder efter tilbudsfrist fremsende Datatilsynet godkendelse til Albertslund Kommune. Såfremt en sådan godkendelse ikke er Albertslund Kommune i hænde rettidigt, kan Albertslund Kommune opsige nærværende kontrakt fra dag til dag uden nogen former for kompensation til Tilbudsgiver.
3.15 Tvistigheder
Eventuel tvivl om forståelse af eller tvistigheder i forbindelse med kontrakten indbringes for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værneting er Retten i Glostrup.
3.16 Kontrakt
Ved indgåelse af kontrakt med den valgte leverandør udarbejdes denne af Albertslund Kommune, Rådhuset.
Som udgangspunkt for indgåelse af kontrakt er det samlede udbudsmateriale med tilhørende bilag og den valgte leverandørs samlede tilbudsmateriale.
Udarbejdelse af kontrakt vil således primært vedrøre en sammenskrivning af det samlede udbudsmateriale og det valgte tilbud.
Tilbudsgivers generelle salgs- og leveringsbetingelser finder derfor ikke anvendelse ved indgåelse af kontrakt.
Begge parter underskriver kontrakten.
3.17 Kontraktophør
Tilbudsgiver skal garantere, at al information om Albertslund Kommune og dennes borgere slettes ved kontraktophør.