Annoncering Levering af personlige værnemidler til Esbjerg Kommune

Selvejende institutioner med driftsoverenskomst er forpligtet af nærværende aftale. Andre selvejende institutioner har ret til at anvende nærværende aftale.

1.2 Udbyders fremtidige rammeaftaler

Rammeaftale forudsættes indgået med én virksomhed i form af nedenstående aftaletype:

Eneleverandøraftale: Samhandelsaftale mellem én leverandør og Esbjerg Kommune. Udbyders institutioner mv. er forpligtet til udelukkende at anvende den indgåede aftale.

Valg af leverandør (kontrakthaver) er ikke afsluttet, før rammekontrakt er underskrevet af begge parter. Der henvises i øvrigt til bilag 5: Tidsplan.

1.3 Opgavens omfang

Udbuddet omfatter levering af personlige værnemidler i form af handsker, høreværn, ørepropper, arbejdshjelme, sikkerhedsbriller, sikkerhedsmasker og dragter m.v.

Undtaget fra udbuddet er bomuldshandsker og gummihandsker i latex, pvc, nitril samt natur, da disse er omfattet af anden aftale.

Køb af varer på den indgåede rammeaftale foretages som udgangspunkt af den enkelte institution/afdeling.

Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet udgør på årsbasis cirka 220.000 danske kr. ekskl. moms (anslået). Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for Udbyder.

Kontraktperiode samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5 Rammekontrakt.

Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4.

Primære afdelinger i Esbjerg Kommune som er omfattet af dette udbud er:

Materialegården, Xxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx Ø
Esbjerg Lufthavn, John Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx Ø
Lossepladsen, Xxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx Ø

Udover ovenstående primære afdelinger, er der lignende faggrupper som fx pedeller på administrative bygninger, plejecentre og teknisk servicemedarbejdere på skoler, der skal kunne benytte aftalen.

Der er ca. 370 institutioner, afdelinger mv. i Esbjerg Kommune. Da der leveres til det enkelte forbrugssted, må der således påregnes op til ca. 370 mulige leveringsadresser. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger mv. kan ses på kommunens hjemmeside.

Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx

2. Udbudsbetingelser

2.1 Udbudsform

Udbuddet gennemføres som en annoncering i medfør af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (Tilbudsloven) afsnit 2, §§ 15 a – 15 d. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

2.2 Formkrav

Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 1 eksemplar. Prislister og eventuelle varekataloger skal også fremsendes skriftligt i ét eksemplar.

Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i 1 eksemplar i elektronisk format – gerne på cd-rom eller USB-nøgle. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige tilbud.

Ved tilbudsafgivelsen bedes tilbudsdispositionen i kapitel 3 fulgt. Alle punkter i tilbudsdispositionen SKAL besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger.

Vedlagte tilbudslister (bilag 1) skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet.

2.3 Sprog

Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk.

2.4 Ejendomsret

Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.

Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.

2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret, ved at stille spørgsmål her til.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Xxxxx Xxxx Xxxxxx, pr. e-mail: xxx0@xxxxxxxxxxxxxx.xx, med emnet: "Spørgsmål – Personlige værnemidler” senest den 08.01.2013 kl. 8:00.

Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt udbyder har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.

Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på xxx.xxxxx.xx.

Spørgemøde

Der vil blive afholdt spørgemøde den 13. december 2012 kl. 10:30-12:00.

Mødet bliver afholdt på:

Materielgården

Xxxxxxx 0

6705 Esbjerg Ø.

Potentielle tilbudsgivere, som ønsker at deltage i spørgemødet, bedes sende en mail til Xxxx X. Xxxxxxx på XXX@xxxxxxxxxxxxxx.xx.

2.6 Tilbudsfrist

Tilbuddet skal være mærket: ”Tilbud – Personlige værnemidler” og ”Må kun åbnes af Indkøbskontoret.” Forsendelsen skal være lukket.

Tilbuddet skal være Udbyder i hænde senest den 17.01.2013 kl. 12:00 på følgende adresse:

Esbjerg Kommune

Udbud & Indkøb

Torvegade 74, 2. sal

6700 Esbjerg

Att.: Xxxxx Xxxx Xxxxxx

Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.

Sammen med tilbuddet skal der vedlægges vareprøver. Se mere herom i 4.1. vareprøver.

2.7 Åbning af de indkomne tilbud

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

2.8 Vedståelsesfrist for tilbud

Tilbuddet skal være gældende indtil den 17.07.2013.

2.9 Aftalegrundlag

Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte rammekontrakt. Rammekontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af rammekontrakten.

Fravalgte Tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg hos Udbyder i den udbudte kontraktperiode.

2.10 Delområder

Der kan ikke afgives tilbud på delområder.

2.11 Alternative bud

Der kan ikke afgives alternative bud.

2.12 Konsortier

Såfremt flere Tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken Tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige Tilbudsgiver(e).

Ved sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.16 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet.

2.13 Udbyders forbehold

De anførte volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode.

Den estimerede omsætning er under forbehold af kommunalbestyrelsernes fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, fx som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger.

I den udstrækning at indkøb af personlige værnemidler er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder Udbyder sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af den kontrakter, som indgås på baggrund af nærværende udbud.

Selvejende institutioner vil som udgangspunkt ikke være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag.

Udbyder forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammekontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos Udbyder.

2.14 Tilbudsgivers forbehold

Der tillades ikke forbehold fra Tilbudsgiver.

2.15 Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø

Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos de på bilag 2 oplistede statslige tjenester. Udfyld bilag 2.

2.16 Udvælgelseskriterier

Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning.

Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet.

Personlige forhold:

Dokumentation for, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Dokumentationen skal være gældende på ansøgningstidspunktet. Udfyld bilag 2.
Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 2.

Økonomisk og finansiel kapacitet:

I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens balance eller uddrag heraf for de seneste to afsluttede regnskabsår. (Udfyld bilag 4)
I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste to afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. (Udfyld bilag 4)
I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal for de seneste to afsluttede regnskabsår. (Udfyld bilag 4)

Teknisk kapacitet:

Referenceliste over de 3 betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste 5 år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. (Udfyld bilag 3)

2.17 Tildelingskriterium

Rammeaftale vil blive tildelt den Tilbudsgiver, der afgiver det for Udbyder økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen:

Delkriterium

Vægtning i procent

Pris

60 %

Kvalitet, herunder vil der blive foretaget en vurdering af:

Vareprøver (afprøvning)
Kvalitet (i forhold til afkrydsning på tilbudslisten)

40 %

Bedømmelse af pris:

Ved bedømmelsen af prisen vil der blive lagt vægt på de af Tilbudsgiver oplyste priser jf. det nedenstående.

Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter.

Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive vurderet på de af tilbudsgiver oplyste nettopriser jf. det nedenstående. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter.

Tilbud skal afgives ved udfyldning af tilbudslisten (bilag 1).

Det skal præciseres, at omsætningsfordelingen beror på et skøn fra udbyders side, hvori tidligere omsætning er indgået. Disse fremkommer som procentsatser på tilbudslisten

Bedømmelse af kvalitet:

Ved bedømmelse af kvalitet, vil der blive lagt vægt på pasform, funktionalitet, og kvalitet i forhold til personalets daglige arbejde.

Der vil der være en praktisk vurdering af vareprøverne.

3. Tilbudsdisposition

Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud.

Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen følges. Alle punkter i tilbudsdispositionen skal besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet.

Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets afsnit 2.6 opstillede udvælgelseskriterier og de i udbudsmaterialets afsnit 2.7 anførte delkriterier.

Vedrørende forbehold skal disse samlet oplyses under tilbudsdispositionens afsnit 3.

Afsnit	Indhold
1	Indledning, herunder angivelse af Tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer). Det skal fremgå, at tilbuddet vedstås indtil den 17.07.2013.
2	Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer.
3	Udvælgelseskriterier Personlige forhold: Dokumentation for, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Dokumentationen skal være gældende på ansøgningstidspunktet. Udfyld bilag 2. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 2. Økonomisk og finansiel kapacitet: I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens balance eller uddrag heraf for de seneste to afsluttede regnskabsår. (Udfyld bilag 4) I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste to afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. (Udfyld bilag 4) I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal for de seneste to afsluttede regnskabsår. (Udfyld bilag 4) Teknisk kapacitet: Referenceliste over de 5 betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste 5 år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. (Udfyld bilag 3)
4	Delkriterium 1: Pris (60 %) Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive vurderet på de af tilbudsgiver oplyste nettopriser jf. det nedenstående. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter.
5	Delkriterium 2: Kvalitet (40 %) Ved bedømmelse af kvalitet, vil der blive lagt vægt på pasform, funktionalitet, og kvalitet i forhold til personalets daglige arbejde. Der vil der være en praktisk vurdering af vareprøverne
6	Husk at medsende varekatalog.
7	Husk at medsende vareprøver.

4. Kravspecifikation

Alle personlige værnemidler skal opfylde de til enhver tid gældende standarder og normer for området.

Tilbudsgiver skal i tilbudslisten (bilag 1) oplyse, hvilke standarder og kategorier produkterne er godkendt til, ved at sætte kryds ud for de respektive EN-normer.

Såfremt det efter levering konstateres, at det leverede produkt ikke lever op til almindelige krav til god kvalitet eller er behæftet med fejl og mangler, meddeles dette leverandøren straks efter konstatering. Leverandøren er forpligtet til uden beregning at udbedre det reklamerede eller ombytte til nyt og fejlfrit produkt. Al fragt påregnes leverandøren.

Alle produkter der bydes ind med på tilbudslisten, skal medsendes tilbuddet som vareprøve.

Yderligere krav til hvert enkelt produkt er beskrevet i Tilbudslisten (bilag 1).

4.1. Vareprøver

Vareprøver, svarende til 1 stk. af hver af de i tilbudslisten angivne produkter, skal sammen med et katalog leveres sammen med tilbuddet.

Vareprøverne skal være Udbyder i hænde senest den 10.01.2013 kl. 12:00 på følgende adresse:

Esbjerg Kommune

Udbud & Indkøb

Torvegade 74, 2. sal

6700 Esbjerg

Att.: Xxxxx Xxxx Xxxxxx

Vareprøverne skal være mærket: ”Vareprøver – Personlige værnemidler” og ”Må kun åbnes af Indkøbskontoret.” Forsendelsen skal være lukket.

4.2. Udleveringssted

Tilbudsgiver skal minimum have ét udleveringssted inden for Udbyders grænse, hvor samtlige produkter er hyldevarer. Udlevering kan eksempelvis ske fra eget forretningssted, via forhandler eller via aftale med tredjepart. Tilbudsgiver bedes oplyse antallet samt geografiske placering af udleveringssteder.

4.3. Levering

Samtlige varer skal kunne straks udleveres ved afhentning.

Ved ordreafgivelse inden kl. 14.00 skal varerne kunne leveres inden for to arbejdsdage.

Det er en betingelse, at varerne leveres til aftalt tid og aftalt sted.

Levering skal indeholde aflæsning fra vogn til anvist plads ad kørefast vej. Al håndtering m.v. i forbindelse med aflæsning skal forestås af tilbudsgiver.

Levering kan ske i tidsrummet 07.00-15.00 på hverdage, med mindre andet er aftalt med den enkelte bestiller.

Udbyder udfører modtagekontrol på alle leverancer.

Tilbudsgiver skal uden udgift for Udbyder ombytte afviste leverancer.

Såfremt tilbudsgiver ønsker at pålægge ordrer til en værdi af under 300,- kr. ekskl. moms et leveringsgebyr, bedes dette fremgå af tilbuddet bilag 1 – Tilbudsliste. Gebyret må ikke overstige 100 kr. ekskl. moms pr. ordre.

5. Rammekontrakt

Nærværende rammekontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.

Rammekontrakten skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Rammekontrakten udfyldes af Esbjerg Kommune i tilfælde af en aftaleindgåelse.

Rammekontrakt vedr.

levering af personlige værnemidler

§ 1 Parterne

Nærværende rammekontrakt er indgået mellem

Esbjerg Kommune

Udbud & Indkøb

Xxxxxxxxx 00

6700 Esbjerg

(i det følgende kaldet Kommunen)

[Firma]

[Adresse]

[Postnr.] [By]

(i det følgende kaldet Kontrakthaver).

§ 2 Kontraktgrundlag

Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr.2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet.

Kontrakten beskriver Kommunens og Kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af:

Rammekontrakt mellem Kontrakthaver og Kommunen
Udbudsmateriale med bilag fra Kommunen af 12.2012
Eventuelt uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem parterne – herunder eventuelle forståelsesmæssige præciseringer anført i referat fra afholdt afklarende møde
Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå].

Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.

§ 3 Rammekontraktens omfang

Levering af personlige værnemidler, herunder handsker, høreværn og ørepropper, arbejdshjelm, sikkerhedsbriller, støv- og sikkerhedsmasker samt dragter.

Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som Kommunen løbende afgiver.

§ 4 Kontraktperiode

Kontrakten er gældende fra den 01.03.2013 og er uopsigelig for begge parter indtil den 28.02.2015, jf. dog § 26 vedr. misligholdelse.

Kommunen kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives til Kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse.

Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb.

§ 5 Bestilling af varer

Varebestillinger skal kunne afgives via e-handelssystem, pr. e-mail og via telefon.

Kontrakthaver skal kunne håndtere bestillinger via Kommunens e-handelssystem, hvor der er afvigelse mellem fakturaadresse og leveringsadresse. Herunder afvigende eller manglende EAN-nr. på leveringsadresser

Relevant personale hos Kontrakthaver skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at Kommunens institutioner mv. kun tilbydes varer, som er omfattet af kontrakten, medmindre andet er skriftligt aftalt med Indkøbskontoret.

Kontrakthaver er forpligtet til at søge forbruget placeret på tilbudslistens prismæssigt fordelagtige varer. Kontrakthaver skal kunne redegøre herfor på anmodning fra Kommunen.

§ 6 E-handel

Kommunen anvender e-handel på det udbudte område. Elektronisk samhandel ved brug af Kommunens e-handelssystem – dvs. elektronisk ordreafgivelse, elektronisk ordrebekræftelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data – er således et ufravigeligt kontraktvilkår ved indgåelse af nærværende kontrakt.

I forbindelse med aftaleindgåelsen vil Kommunen overfor Kontrakthaver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå Kontrakthaver i forbindelse hermed. Herefter skal Kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til Kommunens e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden.

Et godkendt e-katalog^¹ i Kommunens e-handelssystem er en forudsætning for aftalens ikrafttræden. E-kataloget må kun indeholde de på forhånd af Udbyder definerede produkter. Med mindre andet er aftalt, skal e-kataloget modsvare tilbudslisten 100 %.

Indtil Kontrakthaver har leveret et godkendt e-katalog til Kommunens e-handelssystem, forbeholder Kommunen sig ret til at foretage dækningskøb til anden side. Ved dækningskøb er prisdifferencen for dækningskøb, i forhold til den mellem Kontrakthaver og Udbyder aftalte pris, for Kontrakthavers regning.

Gentagende tilfælde af manglende overholdelse af bestemmelserne vedrørende e-handel betragtes som væsentlig misligholdelse, jf. § 27.

Kommunen anvender pt. Fujitsu Prisme.

§ 7.1 E-handel godkendelsesprocedure

Følgende tidsfrister for godkendelse af e-kataloger er gældende.

I Tidsplanen, bilag [bilagets nummer] er der i alt afsat 1 måned fra tildeling af kontrakt til kontraktstart. Indenfor 1 måned skal e-katalog-upload og -godkendelse foregå.

Senest 10 arbejdsdage efter tildeling af kontrakt (dvs. 10 arbejdsdage efter standstill-periodens udløb) skal Kontrakthaver:

fremsende excel-ark indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn og pris til Kommunen. Excel arket skal danne grundlag for e-kataloget.
fremsende excel-ark indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt til Kommunen. Kommunen kan vælge at få indlæst øvrige varer i særskilt e-katalog.

Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.

Kommunen har 10 arbejdsdage til at gennemgå excel-arkene.

Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal Kontrakthaver fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Kommunen har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark.

Når excel-arket er godkendt, skal Kontrakthaver indenfor højst 5 arbejdsdage uploade e-katalog(er) til Kommunens e-handelssystem med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i de(t) godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af Kommunen. Kontrakthaver skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter Kommunens anvisninger.

Medmindre andet er særskilt aftalt, skal katalogformatet være OIOUBL.

Udover varenummer, varenavn og pris som i det godkendte excel-ark, skal e-kataloget - med mindre andet er aftalt - for hver enkelt vare indeholde billede, varebeskrivelse (herunder f.eks.mærkenavn, indhold - eks. kg. og stk. - pr. leveringsenhed, evt. krav til opbevaring, mål og materialer, m.v.), varekategori/varegruppe, bestillingsenhed, søgeord/emneord og UNSPSC-koder på commodity-niveau. Der henvises til følgende vejledning i brug af UNSPSC-klassifikation: xxx.xxx.xx/xxxxxxxx0/Xxxxxxxxxxxxx/XX0_XX.xxx.

E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Kommunen kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. Nye søgeord skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra kommunen.

Ekstra varenumre skal ligeledes uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra kommunen.

Såfremt en vare ændrer varenummer, eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer - med mindre andet er aftalt - samtidig med at e-kataloget med det nye varenummer uploades, indlæses som søgeord og der skal fremsendes information pr. mail til Kommunen.

Ændringer i priser og/eller sortiment i kontraktperioden kan tidligst træde i kraft, når Kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til Kommunen, og e-kataloget er godkendt og gjort tilgængeligt i Kommunens e-handelssystem. Der henvises i øvrigt til § 12 Prisregulering.

Kontrakthaver skal sikre, at e-kataloget altid er opdateret såvel prismæssigt som sortimentsmæssigt.

§ 8 Levering og leveringsbetingelser

Samtlige varer skal kunne straks udleveres ved afhentning.

Ved ordreafgivelse inden kl. 14.00 skal varerne kunne leveres inden for to arbejdsdage.

Udbyder udfører modtagekontrol på alle leverancer. Tilbudsgiver skal uden udgift for Udbyder ombytte afviste leverancer.

Leveringstidspunktet skal aftales med det enkelte forbrugssted. Leverandøren skal kontakte forbrugsstedet, såfremt leverancen er forsinket i forhold til det aftalte. Det er en betingelse, at varerne leveres til aftalt tid og aftalt sted.

Der må ikke uden forudgående aftale leveres andre varer end de bestilte.

Ved eventuelle fejlleverancer skal returnering af varen ske uden omkostninger for Kommunen.

§ 9 Følgeseddel

Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel.

Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EAN-lokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn samt evt. vægt og restordrer.

§ 10 Returvarer

Ved fejlbestillinger har Kontrakthaver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for Kommunens regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt.

Ved returnering af produkter skal Kontrakthaver senest inden 14 dage sende en kreditnota til bestiller.

§ 11 Priser

For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser på nettosortimentet. Priserne kan reguleres i henhold til § 12 Prisregulering.

Såfremt Kontrakthaver (jf. § 13 Ændring af produktsammensætning) introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal Kommunen have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne rabatsatser på listeprisen for de oprindelige produkter.

Hvis det bestilte produkt er udgået, ved produktændringer eller ved lang leveringstid skal et andet produkt med tilsvarende standard og pris straks tilbydes.

Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de i Kontrakthavers tilbud angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes Kommunen til laveste priser. Køb til tilbuds- og kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne i § 12 vedr. prisregulering.

Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme Kommunen til gode.

Hvis nye, forbedrede, godkendte og evt. billigere produkter kommer på markedet, skal disse omgående tilbydes til Kommunen ud fra de samme kalkulationsprincipper, som ligger til grund for Kontrakthavers tilbud. Kontrakthaver skal på forlangende fremsende en revisorpåtegnet erklæring, som dokumenterer kalkulationen, til Kommunen. Eventuelle udgifter forbundet med udarbejdelse og fremsendelse af erklæringen er Kommunen uvedkommende.

§ 12 Prisregulering

Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt i såvel opadgående som nedadgående retning. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 01.03.2014, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks fra 01.01.2013 til 01.01.2014. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer.

Prisregulering sker på Kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal varsles Kommunen senest 60 dage før ikrafttræden

Varsel om prisreguleringer skal sendes til Esbjerg Kommune, Udbud & Indkøb, Xxxxxxxxx 00, 2. sal, 6700 Esbjerg.

Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx inden ændringens ikrafttræden.

§ 13 Ændring af produktsammensætning

Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er Kontrakthaver pligtig til omgående at informere Kommunen herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet.

Såfremt Kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, skal Kontrakthaver efter aftale med Kommunen tilbyde institutioner mv. disse produkter.

Kommunen medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til kontraktens minimumsbetingelser.

§ 14 Fakturering

Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv.

Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer.

Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger:

EAN-lokationsnummer på den enhed hos Kommunen, som skal modtage fakturaen
Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer
Rekvirent
Varebetegnelse og kvantum
Fakturabeløb
Evt. cpr-nummer på modtager
Kontrakthavers CVR-nummer.

Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal elektroniske fakturaer udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOXML eller OIOUBL2.02 og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). OIOUBL2.02 standarden vedrørende Fakturaer/Kreditnotaer/Rykker forventes bekendtgjort ved lov i løbet af 2011. Til fakturering kan anbefales at anvende mulighederne med NemHandel – yderligere oplysninger findes på xxx.xxxx-xxxxxx.xx .

Kommunen er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.

Specifikt for fakturering af bestillinger foretaget i Kommunens e-handelssystem:

For at sikre en fuldstændig overensstemmelse mellem e-ordre og e-faktura med henblik på, at der kan ske en automatisk bogføring, skal Kontrakthaver efterkomme følgende punkter:

CVR/SE-nummer: Det CVR/SE-nummer, som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i Kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten.
Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Dvs. der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.
Ordrenummer: Kommunens e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum mv.

 Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten, og som fremgår af Kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.).

 Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.

 Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten, og som fremgår af Kontrakthavers e-katalog.

 Entydige varelinier: Kontrakthaver må ikke indsætte ekstra varelinier med ekstra oplysninger, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter, idet de vil fremkalde en afvigelse i fakturamatchet.

Der henvises i øvrigt til § 7 vedr. e-handel.

§ 15 Betaling

Kommunens betalingsbetingelse er løbende måned plus 30 kalenderdage fra dato for modtagelse af korrekt elektronisk faktura.

Xxxxxx den sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkommende bankdag herefter være sidste rettidige betalingsdag.

I det omfang, der via lovgivning eller lignende er fastsat andre betalingsfrister, anvendes disse.

§ 16 Bonus, gebyrer mv.

Omsætning som følge af denne kontrakt med Kommunen må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand.

Overtrædelse af denne bestemmelse vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Desuden kan Kommunen i givet fald kræve det udbetalte beløb returneret fra Kontrakthaver i kombination med en bod på 2 % af den samlede kontraktsum. Det samlede krav kan modregnes fuldt ud i enhver fordring mod Kontrakthaver.

§ 17 Offentlige påbud

Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden.

Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i § 29 vedr. afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål.

Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse.

§ 18 Miljø

Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv.

På forlangende skal Kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Kommunen kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er Kommunen uvedkommende.

§ 19 Sikkerhedsdatablade

Efter aftaleindgåelse skal kontrakthaver indsende sikkerhedsdatablade på alle relevante produkter i aftalen, til udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger.

Sikkerhedsdatabladene sendes i elektronisk udgave til Kommunen inden aftalestart. Sikkerhedsdatabladene kan sendes pr. mail xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx eller på et elektronisk medie (usb-stik/ cd-rom) pr. post.

Ligeledes skal der i aftaleperioden løbende sendes nye sikkerhedsdatablade, hvis der sker opdatering/ændringer samt ved nye varer på aftalen.

Esbjerg Kommune har pt. aftale med AM-Gruppen A/S om, at de udarbejder arbejdspladsbrugsanvisninger for kommunens institutioner. Der kan derfor forekomme korrespondance mellem AM-Gruppen og Kontrakthaver i aftaleperioden.

§ 20 Kontakt mellem parterne

Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten.

Sælgerbesøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra sælgers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov.

På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Kontrakthaver og Kommunen. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 12 måneder fra kontraktens ikrafttræden.

§ 21 Statistik

Kontrakthaver skal årligt fremsende statistik over samlet køb i kroner. Denne fremsendes til Esbjerg Kommune, Indkøb pr. e-mail xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx senest den 10. januar. Skema til indberetning kan rekvireres.

Kontrakthaver skal yderligere, men kun efter anmodning udarbejde og fremsende statistik med følgende indhold som udgangspunkt medmindre andet er aftalt:

Statistikken skal indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) fordelt på varer, varegrupper og bestiller (EAN-nummer).

Statistik skal fremsendes elektronisk i excel-format.

§ 22 Garanti og reklamation

Er andet ikke bestemt i kontrakten, gælder Købelovens regler om handelskøb.

I henhold til købeloven er reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler to år.

Konstaterer Kommunen mangler ved varen, kan denne kræve, at Kontrakthaver afhjælper manglen enten ved reparation eller omlevering inden for rimelig tid – medmindre dette vil være uforholdsmæssigt byrdefuldt for Kontrakthaver. Undlader Kontrakthaver på trods af opfordring hertil at afhjælpe manglen, er Kommunen berettiget til at lade manglen afhjælpe for Kontrakthavers regning.

Hvor intet andet er anført gælder købelovens reklamations- og ansvarsregler.

Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt.

§ 23 Underleverandører

Såfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer Kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Kontrakthaver selv havde udført leverancen.

§ 24 Erstatning og forsikring

Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter.

Kontrakthaver er forpligtet til at tegne professionel produktansvarsforsikring og opretholde en sådan forsikring i hele kontraktperioden. Forsikringen skal mindst dække med en samlet årlig forsikringssum på 10 mio. danske kr. Kontrakthavers eventuelle selvrisiko må ikke overstige 100.000 danske kr. pr. skade. Kontrakthavers erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen.

Kontrakthaver skal inden indgåelsen af nærværende kontrakt, forelægge dokumentation for tegnet produktansvarsforsikring i henhold til ovenstående.

Kommunen er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft.

§ 25 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure

I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig o. lign., som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang, og så længe force majeure er til stede.

Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende).

Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:

Årsagen til force majeure situationen
Forventet varighed af force majeure situationen
Indsats fra Kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen.

Er force majeure isoleret til Kontrakthavers virksomhed, eller områder Kontrakthaver bærer risikoen for, kan Kommunen kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.

§ 26 Misligholdelse

Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af Kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv.

Foreligger der misligholdelse, skal Kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele Kommunen dette samt underrette Kommunen om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden.

Ved dækningskøb, som følge af kontrakthavers manglende overholdelse af de angivne leveringsbetingelser i § 8, forbeholder kommunen sig ret til at opkræve en bod på kr. 500,- pr. bestilling tillagt den evt. merpris, som kommunen har måttet betale for erstatningsvare.

Dersom Kontrakthaver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse:

Manglende overholdelse af bestemmelserne om bonus, gebyrer mv. (jf. § 16)
Overtrædelse af offentlige påbud (jf. § 17)
Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt
Overtrædelse af Kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse (jf. § 30)
Overtrædelse af kontraktens bestemmelser om overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer (jf. § 31).
Gentagende tilfælde af manglende overholdelse af bestemmelserne vedrørende e-handel.
Gentagende manglende overholdelse af bestemmelserne om fakturering, jf. § 14.

Såfremt Kontrakthaver gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse, forbeholder Kommunen sig ret til at kræve en bod på 2 % af kontraktens estimerede værdi. Dette gælder dog ikke misligholdelse i relation til fremsendelse af e-kataloger, som er særskilt reguleret i afsnittet nedenfor.

Såfremt de fastsatte tidsfrister med hensyn regnearks- og katalog-behandling samt kataloggodkendelse overskrides, jf. § 7.1, skal Kontrakthaver betale en bod på 500,00 kr. pr. kalenderdag, hvor fristerne ikke er overholdt, indtil der er leveret et e-katalog, som kan godkendes af Kommunen. Bodsbestemmelserne gælder kun såfremt, det er Kontrakthaver, som er årsag til problemet.

Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.

§ 27 Misligholdelsesbeføjelser

Kommunen kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover.

Væsentlig misligholdelse berettiger Kommunen til at ophæve kontrakten uden varsel.

I øvrigt er Kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.

§ 28 Opsigelse af kontrakt

Såfremt en administrativ myndighed, herunder men ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa-Kommissionen, eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med tildelingen af kontrakten med den konsekvens, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres, er Kommunen berettiget til med 2 måneders varsel at opsige kontrakten for fremtiden. Kommunens ret til at opsige Kontrakten gælder selvom afgørelsen/dommen ankes.

§ 29 Lovvalg og afgørelse af tvister

Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret.

Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammekontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.

Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for voldgift til pådømmelse efter dansk lov efter ”Regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut”. Værnetinget er Det danske Voldgiftsinstitut i København.

Hver part udpeger en voldgiftsmand, mens voldgiftsrettens formand udnævnes af instituttet. Såfremt en part ikke inden 30 dage efter at have indgivet klage eller modtaget underretning om begæring af voldgift, har udpeget en voldgiftsmand, udnævnes også denne af instituttet i overensstemmelse med førnævnte regler.

§ 30 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten

Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.

Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.

Ved kontraktens indgåelse skal der, såfremt én af parterne ønsker en offentliggørelse af kontrakten, udarbejdes en fælles pressemeddelelse.

Rammekontrakten vil blive gjort tilgængelig for Kommunens medarbejdere i Kommunens indkøbssystem.

Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb.

§ 31 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer

Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken i fuldt omfang eller kun delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig aftale med Kommunen.

Kontrakthaver kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som Kontrakthaver har ifølge kontrakten med tilhørende bilag.

Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse.

§ 32 Kontraktændringer

Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Kommunen og Kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter.

Prisændringer i henhold til § 12 betragtes ikke som en kontraktændring.

§ 33 Betingelser

Nærværende kontrakt er betinget af, at Kommunen kan godkende forsikringsbetingelserne for den af Kontrakthaver tegnede professionelle produktansvarsforsikring.

Aftalens ikrafttræden er endvidere betinget af, at Kontrakthaver har afleveret et godkendt e-katalog til Kommunens e-handelssystem.

§ 34 Underskrift

Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar.

Esbjerg, den [dd.mm.åååå]

_______________________________

Esbjerg Kommune

Kontrakthaver

Bilag 1 – Tilbudsliste

Se Excel–arket ”Bilag 1 – Tilbudsliste”.

Bilag 2 – Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og oplysninger vedr. skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø samt udelukkelsesforhold

1. Gæld til det offentlige

Ifølge Lov nr. 1093 af 21.december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver Tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang Tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor Tilbudsgiveren er etableret. I forbindelse med afgivelse af tilbud på/indgåelse af aftalen:

…….erklærer undertegnede Tilbudsgiver

1.	Virksomhedens navn:
2.	Adresse:
3.	Postnummer, by:
4.	CVR-nr.

…….på tro og love at			Sæt kryds
5.	Virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige
6.	Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under 100.000 kr.
7.	Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr. 100.000 kr. Denne gæld specificeres i Felt 8 & 9
8.	Kreditor nr. 1
a.	Gæld til (navn og adresse på kreditor)
b.	Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og omkostninger):	Kr.
c.	Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden?
d.	Overholdes denne afviklingsordning?
9.	Kreditor nr. 2
a.	Gæld til (navn og adresse på kreditor)
b.	Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og omkostninger):	Kr.
c.	Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden?
d.	Overholdes denne afviklingsordning?

Tilbudsgiver erklærer sig indforstået med, Esbjerg Kommune kan indhente oplysninger om rigtigheden af de afgivne oplysninger i det fælleskommunale debitorsystem og det centrale fordringsregister. Undertegnede er bekendt med, at afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger om virksomhedens gældsforhold til det offentlige kan straffes med bøde efter § 3, stk. 1, medmindre højere straf er forskyldt efter anden lovgivning.

Undertegnede giver samtidig samtykke til, at Esbjerg Kommune, i forbindelse med udbudsforretning, kan undersøge om der er ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Tilbud kan ikke accepteres, såfremt denne erklæring ikke er afgivet af Tilbudsgiver.

2. Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø

Navn:

Adresse:

By:

Telefon:

Fax:

E-mail:

Internetadr.:

Skat, Hovedcentret

Xxxxxxxxxxx 000

0000 Xxxxxxxxx X, XX

+ 45 72 37 90 00

+ 45 72 37 90 01

xxxx@xxxx.xx

xxx.xxxx.xx

Miljøstyrelsen

Xxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxxxxx X, XX

+ 45 32 66 01 00

+ 45 32 66 04 79

xxx@xxx.xx

xxx.xxx.xx

Arbejdstilsynet

Xxxxxxxxxxxxxx 00

0000 Xxxxxxxxx X, XX

+ 45 70 12 12 88

+ 45 70 12 12 89

xx@xx.xx

xxx.xx.xx

Tilbudsgiver angiver ved at underskrive denne erklæring, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt, dvs. at Tilbudsgiver tilkendegiver, at virksomheden overholder de danske love og regler på disse områder.

Hvis Tilbudsgiver ikke underskriver erklæringen, er tilbuddet ikke-konditionsmæssigt og vil derfor ikke kunne tages i betragtning.

3. Udelukkelsesforhold

I henhold til Direktiv 2004/18/EF - artikel 45, stk. 1-2 opstilles følgende kriterier for kvalitativ udvælgelse.

Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde:

deltagelse i en kriminel organisation.

bestikkelse.

svig som omhandlet i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser.

hvidvaskning af penge.

Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver leverandør:

hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning.

hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning.

som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed.

som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret.

som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land.

som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i det land hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land.

som svigagtigt har fremsat urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af oplysninger, som kan kræves i henhold til dette kapitel.

4. Underskrift på tro- og love erklæring

Undertegnede erklærer herved:

at have udfyldt ovenstående tro- og loveerklæring korrekt.

at der i virksomheden er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt.

ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier jf. direktiv 2004/18/EF art. 45, stk. 1 og 2.

Undertegnede erklærer, at ovennævnte oplysninger er korrekte.

Dato

Underskrift

Såfremt virksomheden har ubetalt forfalden gæld over 100.000 kr., kan tilbud ikke accepteres, medmindre Tilbudsgiveren, i forbindelse med afgivelse af tilbud, stiller sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger 100.000 kr.

Uanset gældens størrelse kan en Tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i en udbudsforretning under henvisning til, at vedkommende har ubetalt forfalden gæld til det offentlige.

Bilag 3 – Referenceliste

Firmanavn

Kontaktperson

Navn og xxx.xx

Kontraktsum

2010

Kontraktsum

2011

Kontraktsum

2012

Beskrivelse af den tilbudte ydelse samt oplysninger om produktions, leverings- og monteringstid på opgaven

Firmanavn

Kontaktperson

Navn og xxx.xx

Kontraktsum

2010

Kontraktsum

2011

Kontraktsum

2012

Beskrivelse af den tilbudte ydelse samt oplysninger om produktions, leverings- og monteringstid på opgaven

Firmanavn

Kontaktperson

Navn og xxx.xx

Kontraktsum

2010

Kontraktsum

2011

Kontraktsum

2012

Beskrivelse af den tilbudte ydelse samt oplysninger om produktions, leverings- og monteringstid på opgaven

Bilag 4 – Virksomhedsoplsyninger

Spørgsmål vedr. virksomheden
Virksomhedens navn:
Adresse:
Postnr. og by:
Telefonnummer:
Telefaxnummer:
CVR-nr:
E-mail adresse:
Web adresse:
Xxxxx ansatte:	Administration	Salg		Drift

Kontaktperson: Navn, tlf. og e-mail
Selskabsform:
I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens balance de seneste 2 afsluttede regnskabsår indenfor de udbudte ydelser i millioner DKK	År 2010		År 2011

I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens samlede omsætning herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet for de seneste 2 afsluttede regnskabsår	Samlet omsætning 2010		Samlet omsætning 2011
	DKK.		DKK.
	Omsætning inden for aktivitetsområdet 2010		Omsætning inden for aktivitetsområdet 2011
	DKK.		DKK.
I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal for de seneste 2 afsluttede regnskabsår	Egenkapital 2010		Egenkapital 2011

	Soliditetsgrad 2010		Soliditetsgrad 2011

Undertegnede giver hermed samtykke på at Esbjerg Kommune må indhente supplerende økonomiske oplysninger om tilbudsgiver.
Underskrift:

Bilag 5 – Tidsplan

Afsendelse af bekendtgørelse til Xxxxx.xx den 06.12.2012

Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den 08.01.2013 kl. 08.00

Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål den 11.01.2013

Sidste frist for modtagelse af tilbud den 17.01.2013 kl. 12.00

Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge 4+5

Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske efter følgende procedure:

Udvælgelseskriterier: I første omfang foretages en vurdering af den enkelte Tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem Tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i udbudsmaterialets pkt. 2.16, Udvælgelseskriterier.

Mindstekrav: I anden omgang foretages en vurdering af tilbuddenes konditionsmæssighed, herunder eventuelle forbehold, i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav og formkrav. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling.

Tildeling af rammeaftale: I tredje omgang foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det, hvilke(n) Tilbudsgiver(e) der skal have tildelt rammeaftalen. Tildelingen vil ske på baggrund af det angivne tildelingskriterium i udbudsmaterialets pkt. 2.17, Tildelingskriterium.

Når afgørelse foreligger, vil alle Tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen, jfr. Håndhævelsesloven nr. 492 af 12. Maj 2010 om samtidig underretning af samtlige ansøgere, Tilbudsgivere mv. Der vil endvidere ske offentliggørelse i ”Den Europæiske Unions Tidende” i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter.

Det præciseres, at i henhold til Håndhævelsesloven nr. 492 af 12. Maj 2010 må udbyder tidligst underskrive kontrakten 10 kalenderdage efter, at kommunen har afsendt underretning til alle Tilbudsgivere om valg af leverandør(er). Det forventes, at der kan indgås aftale i uge 38/39 eller umiddelbart efter.

Aftalens ikrafttræden den 01.03.2013

1 Et godkendt e-katalog er fremsendt jf. kravene, samt bearbejdet og godkendt af Udbyder.(Kommunen)

Side 33 af 33

Document Metadata

Table of Contents

Annoncering Levering af personlige værnemidler til Esbjerg Kommune

Document Metadata