GODE KONTRAKTER BETALER SIG

GODE KONTRAKTER BETALER SIG

1

Får kontrakterne i din virksomhed den opmærksomhed, de fortjener? Virksomheder er a昀栀ængige af et godt samarbejde med deres kunder, leverandører og andre interessenter, og rygraden i det samarbejde er kontrakten. Men det er langt fra alle virksomheder, som giver kontrakterne den opmærksomhed, de fortjener.

Ofte er det først, når det går galt. Det er ærgerligt, da formålet med kontrakterne netop er at undgå, at det går galt. Og det er ikke kun indholdet af kontrakterne, der har afgørende betydning, men også hvorvidt de medarbejdere, der indgår og følger op på kontrakterne, er klædt ordentligt på 琀椀l opgaven. Har man både styr på kontrakterne og håndteringen af dem, opnår man ikke kun minimering af risici, man kommer sam琀椀dig 琀椀l at fremstå meget mere professionel over for kunder og samarbejdspartnere.

2

HVORFOR BRUGE RESSOURCER PÅ AT OPTIMERE VIRKSOMHEDENS KONTRAKTER?

Xx x氀este virksomheder kan opnå en betydelig værdiskabelse ved at arbejde proak琀椀vt med kontrakthåndtering.

Alle erhvervsadvokater arbejder med kontrakter, særligt inden for netop det retsområde, de er specialiseret i. Det gælder også hos Focus Advokater, men vi adskiller os fra mange af vores kolleger ved at have en dedikeret afdeling for kontraktsret, som pt. tæller mere end 20 mand. Vi har derfor opbygget en unik eksper琀椀se, så vi ikke blot kan rådgive på et juridisk niveau, men også på et strategisk og opera琀椀onelt niveau.

Det er vores erfaring, at de 昀氀este virksomheder har en reak琀椀v 琀椀lgang 琀椀l kontrakter: Kontrakten kommer i spil, når den konkrete a昀琀ale skal forhandles, og/eller når det er gået galt. Vi anbefaler en mere proak琀椀v 琀椀lgang, hvor blikket løx琀es fra den konkrete kontrakt, således at virksomhedens samlede risikobillede tænkes ind i både formuleringen og håndteringen af kontrakterne.

Spørgsmål, som kan give jer en indika琀椀on af, om der er grundlag for at op琀椀mere kontrakthåndteringen i netop jeres virksomhed:

▪ Hvornår har I sidst foretaget en grundig gennemgang af jeres standardkontraktskabeloner?

▪ Har I styr på samspillet mellem forskellige ax琀ale- dokumenter, fx 琀椀lbud, ordrebekræ昀琀else, leverings- be琀椀ngelser mv.?

▪ Har I sikret, at jeres ax琀aler på indkøbssiden i videst muligt omfang afdækker jeres risici på salgssiden?

▪ Har I styr på samspillet mellem jeres ansvarsforsik- ring og reguleringen af ansvar i jeres salgskontrakter?

▪ Er de medarbejdere, som indgår og/eller følger op på kontrakterne, klædt på 琀椀l opgaven?

▪ Har I overvejet, hvorvidt implementering af Contract Management sox琀ware kan skabe værdi for jeres virk- somhed?

3

MODENHEDSNIVEAUER FOR KONTRAKTHÅNDTERING

ELITE

ØVET

BEGYNDER

4

MODENHEDSNIVEAUER FOR KONTRAKTHÅNDTERING

BEGYNDER	ØVET	ELITE
”Lad os nu bare få skrevet under og komme videre”	Dedikerede medarbejdere 琀椀l kontrakthåndtering	Der afsæ琀琀es 琀椀lstrækkelige interne og eksterne ressourcer
Ingen standardiserede processer	Visse procedurer er etableret, fx brug af skabeloner, eskalering mv.	Nedskrevne procedurer for kontraktstyring
Ingen systemunderstø琀琀else	Xxxxxx so昀琀wareunderstø琀琀else 琀椀l at sikre dokumenta琀椀on af kon- trakter og relaterede dokumenter	Anvender egentlig Contract Management so昀琀ware

5

SÅDAN FÅR I STYR PÅ JERES VIRKSOMHEDS KONTRAKTER

SAMTALE MED LEDELSEN

ANALYSE ANBEFALING

Hos Focus Advokater 琀椀lbyder vi et koncept for kontrakt- op琀椀mering, som har 琀椀l formål at facilitere og understø琀琀e en bedre kontraktstyring i din virksomhed. Et typisk forløb omfa琀琀er følgende seks faser, men skræddersys selvfølgelig琀椀l netop din virksomheds behov og ambi琀椀onsniveau:

1. INDLEDENDE OVERBLIK OG ESTIMAT

Processen starter med en overordnet samtale med ledelsen og/eller nøglepersoner om den aktuelle kontrakt- håndtering. I den forbindelse drøx琀er vi særlige faldgruber for din virksomhed, samspillet mellem påtagelse af risiko på salgssiden og risikoafdækning på indkøbssiden (back- to-back), mulighed for forsikringsmæssig afdækning af risici, poten琀椀ale for op琀椀mering af selve kontrak琀椀ndgåelses- processen osv.

Når vi har fastlagt rammerne for opgaven, kan vi afgive et es琀椀mat på det videre forløb.

2. ANALYSE

Focus Advokater gennemgår virksomhedens eksisterende kontraktgrundlag og iden琀椀昀椀cerer risici og særligt kri琀椀ske vilkår. For at kunne give den bedste mulige rådgivning, sæ琀琀er vi os også ind i virksomhedens organisa琀椀on, pro- dukter og xxxx琀. Om nødvendigt bliver de ansvarlige med- arbejdere for de udvalgte kontraktområder interviewet.

3. ANBEFALINGER

Virksomheden modtager en rapport med iden琀椀昀椀cerede problems琀椀llinger samt anbefalinger 琀椀l, hvordan konsta- terede risici kan begrænses eller helt undgås.

6

PROJEKTFORLØB FORTSAT

OPFØLGNING

IMPLEMENTERING UNDERVISNING PERIODISK

4. IMPLEMENTERING

På baggrund af anbefalingerne i fase 3 og ex琀er ax琀ale med virksomheden bistår Focus Advokater med at op琀椀mere virksomhedens kontrakter/vilkår. A昀栀ængig af virksom- hedens behov og ambi琀椀onsniveau kan ændringer omfa琀琀e af alt fra mindre præciseringer af konkrete bestemmelser,琀椀l en gennemgribende revision og udarbejdelse af helt nye kontraktskabeloner 琀椀l de områder, som virksomheden arbejder med.

Indsatsområderne kan eksempelvis omfa琀琀e:

▪ Revision af eksisterende be琀椀ngelser eller kontrakter

▪ Udarbejdelse af nye salgs- og leveringsbe琀椀ngelser, indkøbsbe琀椀ngelser eller standardkontrakter

▪ Udarbejdelse af vejledningsmateriale/oversigter med henblik på at gøre kontrakterne mere opera琀椀onelle

▪ Implementering af Contract Management so昀琀ware.

5. UNDERVISNING

Som supplement afrunder vi gerne kontraktop琀椀meringen med et seminar for de kontraktansvarlige medarbejdere. Formålet hermed er at sikre, at medarbejderne har forstå- else for de nye kontraktgrundlag og indsigt i, hvor fald- gruberne er i forhold 琀椀l fravigelser. I undervisningen indgår også relevante juridiske emner, såsom ansvarsfraskrivel- ser, risikoens overgang, reklama琀椀onsfrister mv. Som led i undervisningen modtager medarbejderne kursusmapper med vejledninger og hjælpenotater, som kan understø琀琀e dem i det daglige kontraktarbejde.

6. PERIODISK OPFØLGNING

For at sikre at virksomhedens kontrakter og risikostrategi løbende 琀椀lpasses markedet og virksomhedens udvikling, anbefaler vi en periodisk opfølgning f.eks. en gang årligt.

7

VI TILPASSER FORLØBET TIL DIN VIRKSOMHED

Mange forskellige aspekter har indx氀ydelse på, hvor 琀椀dskrævende det bliver for den enkelte virksomhed at nå 琀椀l det ønskede niveau af kontrakthåndtering. Nedenfor er ops琀椀llet nogle overordnede (og forsimplede) retningslinjer for, hvor omfa琀琀ende en opgave, virksomhederne står overfor.

HVOR STOR ER OPGAVEN MED KONTRAKTOPTIMERING FOR DIN VIRKSOMHED?

BEGRÆNSET	STØRRE PROJEKT
Lille virksomhed Alle xxxxxxx琀aler håndteres af én person	Stor virksomhed/koncern Adskillige sælgere, agenter, contract managers mv.
Produktet er en ukompliceret standardvare, der ikke er omfa琀琀et af særlige produkt/branchekrav	Produktet er teknisk komplekst, 琀椀lpasses den enkelte kunde, underlagt særregulering mv.
Kun salg på det danske marked Et overskueligt antal kunder	Salg 琀椀l en række forskellige lande Meget stort antal kunder
Alle varer købes hos én leverandør og videresælges uden bearbejdning	Slutproduktet består af komponenter, som leveres af en række forskellige leverandører, herunder fra andre lande
Alle salgsa昀琀aler er baseret på virksomhedens egne standardvilkår	Der indgås 昀氀ere forskellige typer af kontrakter 琀椀l 琀椀der baseret på kundens/leverandørens oplæg
Standardvilkårene er for nyligt blevet kvalitetssikret	Der anvendes visse standardkontrakter men ikke konsekvent, og de er ikke blevet kvalitetssikret for nyligt

8

EKSEMPEL PÅ ET SKRÆDDERSYET FORLØB

- 琀椀l interna琀椀onale produk琀椀ons- og handelsvirksomheder

Hos Focus Advokater har vi siden 2011 udviklet et kontraktop琀椀meringsforløb særligt målre琀琀et produk琀椀ons- og han- delsvirksomheder med interna琀椀onale kunder og/eller leverandører. Netop denne gruppe af virksomheder står over for nogle særlige juridiske og kommercielle faldgruber, som både kontrakternes indhold og håndtering bør tage højde for herunder:

▪ Relevante interna琀椀onale standardvilkår eller -kontrakter

▪ Strategiske overvejelser i昀琀. lovvalg og værne琀椀ng/voldgi昀琀

▪ Fra- eller 琀椀lvalg af CISG

▪ Vedtagelses- og fortolkningsproblema琀椀kker.

”Focus Advokater har bistået os med kontraktop琀椀mering på både salgs- og indkøbssiden. Under forløbet 昀椀k vi op琀椀meret vores eksisterende standardkontrakter og sam琀椀dig klædt vores organisa琀椀on bedre på 琀椀l at forstå de juridiske faldgruber, som præger netop vores a昀琀aler.”

Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, CCO/VP (salg) og Xxxxxxx Xx Xxxxxx, COO/VP (Indkøb)

SANOVO TECHNOLOGY A/S

9

KONTAKT VORES TEAM

Vil du vide mere om, hvordan du kan op琀椀mere kontrakterne i din virksomhed, er du velkommen 琀椀l at kontakte os.

XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX

Associeret partner, advokat (L), Ph.D xxx@xxxxx-xxxxxxxxx.xx

Tlf. 00 00 00 00 | 00 00 00 00

XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX

Advokat

xxx@xxxxx-xxxxxxxxx.xx

Tlf. 00 00 00 00 | 00 00 00 00

XXXXXXX XXXXXXXXXX

Partner, advokat (H), cer琀xx椀ceret xxxxxxx琀sdommer xx@xxxxx-xxxxxxxxx.xx

Tlf. 00 00 00 00 | 00 00 00 00

10

NOTER

11

VIDSTE DU ...

▪ at der 昀椀ndes en lang række interna琀椀onale standardkontrakter og -vilkår, og alene DI sælger over 45 forskellige typer

▪ at 92% af virksomheder beny琀琀er kontraktskabeloner, op 琀椀l 60% af disse er ikke egnede 琀椀l den pågældende transak琀椀on

▪ at undersøgelser har vist, at organisa琀椀oner i gennemsnit kan hente helt op 琀椀l 9,2% i gevinst på at indføre best prac琀椀ce contract management.

Kilder: Dansk Industri (xx.xx) og The Interna琀椀onal Associa琀椀on for Contract & Commercial Management (xxxxx.xxx)

FOCUS ADVOKATER P/S Cortex Park Vest 0 XX-0000 Xxxxxx M Tel. x00 00 00 00 00 xxxxx-xxxxxxxxx.xx

ODENSE KOLDING SVENDBORG KØBENHAVN HAMBORG

12