Retningslinier vedr. rettigheder og pligter i samarbejdet mellem Haderslev Kommune og
Retningslinier vedr. rettigheder og pligter i samarbejdet mellem Haderslev Kommune og
de selvejende institutioner, som har driftsoverenskomst eller en
samarbejdsaftale med Haderslev Kommune
Indholdsfortegnelse
1. FORMÅL 3
2. BAGGRUND 4
3.1 Juridiske forhold 5
3.1.1 Jura og institutioner. 5
3.1.3 Selvejende institutioner. 6
3.1.4 Selvejende institutionstyper: 6
3.1.6 Kommunale institutioner. 7
3.1.7 Fra privat til kommunal institution. 8
3.1.8 Fra kommunal til selvejende institution. 8
3.1.9 Regulering af opgavevaretagelsen. 8
3.1.10 Omdannelse af institutioner. 9
3.1.11 Opgavevaretagelse og konkurrenceudsættelse. 9
3.1.12 Indkøb m.v. 10
3.2 Økonomiske forhold 12
3.2.1. Kommunens overordnede økonomistyringsprincipper 12
3.2.2. Opførelse eller ombygning af selvejende institutioner 12
3.2.4 Afskrivning af kommunens investeringer/anlægstilskud 13
3.2.5 Administrationstilskud 14
3.2.6 Betaling af husleje 14
3.2.8 Vedligeholdelse af kommunens bygninger 15
3.3 Politiske og administrative politikker 17
3.3.1 Politiske mål. 17
3.3.1.1 Politik for dagtilbud 17
3.3.1.3 Mad- og måltidspolitik 17
3.3.1.4 Alkohol- og misbrugspolitik 17
3.3.1.6 Politik for Fritid og Kultur 18
3.3.2 Administrative politikker 18
3.4 Praktiske forhold 20
3.4.2 Lederudviklingsprogram 20
3.4.3 Designmanual og kommunikationsrådgivning 20
4. BILAG 21
4.1 FORSLAG TIL STANDARD DRIFTSOVERENSKOMST 21
4.2 Aftale om brug af xxxxxxxxxx xxxxxx...................................................................................................
1. Formål
I henhold til Økonomiudvalgets beslutning den 19. november 2012 har nærværende materiale til formål at beskrive Retningslinier vedr. rettigheder og pligter i samarbejdet mellem Haderslev Kommune og selvejende institutioner.
Formålet med materialet er,
1. en kortlægning af formalia – i forhold til gældende lovgivning, juridiske, økonomiske og administrative spørgsmål vedr. de selvejende institutioner, så det sikres, at alle institutioner behandles lige.
2. jf. pkt. 1 at samarbejdet mellem Haderslev Kommune og selvejende institutioner tager afsæt i standardiserede dokumenter og procedure.
En projektgruppe, bestående af repræsentanter fra Voksen og Xxxxxxx, Fritid og Kultur, Børn og Familier samt økonomiteam og juridisk team, har i dialog med bestyrelsesrepræsentanter for de selvejende institutioner samt deres interesseorganisationer, udarbejdet:
1) overblik over selvejende institutioner med driftsoverenskomst eller samarbejdsaftale
2) standard samarbejdsaftale
3) standard driftsoverenskomst
4) notat vedr. beskyttelse af kommunale værdier
5) samlet notat med rettigheder og pligter i samarbejdet mellem Haderslev Kommune og selvejende institutioner med driftsoverenskomst eller samarbejdsaftale.
Beskrivelsen af rettigheder og pligter indeholder en kortlægning, der forholder sig til følgende områder:
3. Juridiske forhold
4. Økonomiske forhold
5. Politiske og administrative politikker
6. Praktiske forhold
Det udarbejdede materiale, som tilsammen beskriver ”Retningslinier vedr. rettigheder og pligter i samarbejdet mellem Haderslev Kommune og selvejende institutioner”, er godkendt af byrådet på møde den 30. april 2013.
1.1 Begrebsafklaring
I dette materiale anvendes begreberne rettighed og pligt samt driftsoverenskomst og samarbejdsaftale set ud fra institutionernes synsvinkel i deres relation til kommunen.
⮚ Pligt defineres som en aktivitet institutionerne skal benytte/foretage.
⮚ Rettighed defineres som en aktivitet institutionerne kan benytte/foretage.
⮚ Driftsoverenskomst defineres som en aftale mellem en selvejende institution og en offentlig myndighed. Driftsoverenskomsten fastlægger rammerne for drift, tilskud, opgaver og tilsyn med den selvejende institution, og indebærer at den
offentlige myndighed yder økonomisk støtte til driften af den selvejende institution.
⮚ Samarbejdsaftale defineres som rammerne for samarbejdet mellem to eller flere parter
2. Baggrund
I Haderslev Kommune er der to hovedkategorier af institutioner. Den ene kategori er de kommunale institutioner, som er en del af den kommunale organisation. Den anden hovedkategori er de selvejende institutioner, som ikke er en del af den kommunale forvaltning, og hvor den daglige drift reguleres via en driftsoverenskomst eller samarbejdsaftale.
Der findes i dag 19 selvejende institutioner, som har indgået driftsoverenskomst med Haderslev Kommune og 20 selvejende institutioner, som har en samarbejdsaftale med Haderslev Kommune
Tabel 2: Antal selvejende institutioner med driftsoverenskomst eller samarbejdsaftale pr.
1. januar 2013
Serviceområde | Børne- og Familie | Xxxxxx og Sundhed | Fritid og Kultur |
Dagtilbud m. driftsoverenskomst | 15 ¹ | ||
Døgntilbud m. driftsoverenskomst | 1 | 3 | |
Døgntilbud m. samarbejdsaftale | 3 | ||
Øvrige - samarbejdsaftaler | 17 | ||
¹) Heraf har 3 anmodet om at overgå fra selvejende til kommunal institution
3. Kortlægning af rettigheder og pligter
3.1 Juridiske forhold
3.1.1 Jura og institutioner.
På børne-, social- og ældreområdet er de selvejende institutioner højt integreret i den kommunale virksomhed. Der er som hovedregel indgået en driftsoverenskomst med institutionen, og den er en aftaleenhed under et politisk udvalg på linje med kommunale institutioner.
På kultur- og fritidsområdet har de selvejende institutioner en begrænset integration i kommunen. Kommunen har ingen driftsoverenskomster men i stedet en samarbejdsaftale omkring tilskud m.v. De selvejende institutioner i denne sammenhæng er ikke en aftaleenhed under et politisk udvalg.
Derudover er der på kultur- og fritidsområdet foreninger, som gør brug af de kommunale tilbud og/eller disponerer over lokaliteter, som anvendes på lige for med de kommunale aktiviteter. Kommunen har ingen driftsoverenskomst men en samarbejdsaftale om tilskud m.v. Denne type institutioner er heller ikke en aftaleenhed under et politisk udvalg.
3.1.2 Definitioner.
Begrebet ”selvejende institution” har ikke nogen entydig definition og anvendes ikke konsistent. I nogle tilfælde vil der være tale om en fond, og i så tilfælde skal reglerne om stiftelse af fonde, inklusive kravet om uigenkaldelig udskillelse fra stifter, iagttages. I andre tilfælde bliver den selvejende institution vedtægtsmæssigt indrettet sådan, at der ikke kan være tale om en fond, eksempelvis fordi den er indrettet med et styrende organ i form af en generalforsamling – så er det en forening.
Hovedbetingelserne for, at der foreligger en fond, er følgende:
- Fonden skal have en formue, der uigenkaldeligt er udskilt fra stifteren af fonden,
- Fonden skal have et eller flere bestemte formål,
- Fonden skal have en selvstændig ledelse i forhold til stifteren, og
- uanset hvad, så er en selvejende institution en institution, der i ordets egentligste forstand ejer sig selv. Den selvejende institution er således et selvstændigt rets subjekt – en juridisk person – og kan som sådan erhverve rettigheder og indgå forpligtelser, og kommunen har ikke over/underordens beføjelser i forhold til den selvejende institution.
Den selvejende institutions vedtægter skal således tage stilling til ovenstående. De selvejende institutioner kan være tilknyttet en paraplyorganisation. Institutionens vedtægter fastlægges i så fald på baggrund af paraplyorganisationens vedtægter – ofte kaldet love.
En fond eller en selvejende institution er ikke en forening.
Begrebet forening dækker over en sammenslutning med en typisk vekslende medlemskreds, der er stiftet med henblik på varetagelse af et fælles formål. Som udgangspunkt tilhører ejerbeføjelserne medlemmerne, men det antages, at foreningens medlemmer ved udmeldelse af foreningen eller ved opløsning af denne, ikke har krav på andel i foreningsformuen, medmindre der fremgår andet af vedtægten. En forening er også en selvstændig juridisk person. Anvendes typisk i relation til folkeoplysningsloven.
Ingen af ovennævnte er en kommunal institution, også selvom de i nogle sammenhænge varetager en offentlig opgave.
Begrebet kommunal institution dækker over det forhold, at den er en del af en kommunal forvaltning, og det er kommunen, der er ejer og driftsherre. En kommunal institution er ikke en selvstændig juridisk person. Det er kommunen som helhed, der er den juridiske person i denne sammenhæng.
3.1.3 Selvejende institutioner.
Lovgivning.
De selvejende institutioner er som juridisk person omfattet af lov om fonde og visse foreninger – de fondsretlige grundsætninger.
De selvejende daginstitutioner er driftsmæssigt omfattet af Dagtilbudsloven.
De selvejende døgninstitutioner, både for børn og unge og voksne, er driftsmæssigt omfattet af servicelovens regler.
Lovgivningsmæssige er selvejende institutioner omfattet af special lovgivning, museumsloven, friskoleloven m.v.
Endelig er der en stor gruppe af de selvejende kulturelle institutioner, i bred forstand, der er omfattet af kommunalfuldmagtens – retlig sædvane - regler. Kommunalfuldmagten åbner op for tilskud til diverse selvejende institutioner – sportshaller, teatre, tilskud til andre museer end museer omfattet af museumsloven. Hvor der er en egentlig lovgivning, som regulerer et område, kan kommunalfuldmagten ikke anvendes, som f.eks. for private friskoler.
For at kommunalfuldmagten kan finde anvendelse, så er der nogle kriterier der skal være opfyldt.
- Det skal være et formål kommunalbestyrelsen selv kan varetage – f.eks. sportshaller,
- Det skal være almennyttigt, der må således ikke være kommercielle interesser involveret.
- Opgaven løses indenfor kommunegrænsen og indenfor byrådets kompetenceområde – geografisk og myndighedsmæssig afgræsning.
- Der må ikke være tale om støtte til enkeltpersoner eller virksomheder.
I henhold til København – Bonn erklæringen må der ikke ske forskelsbehandling eller forfordeling af det tyske mindretals institutioner.
3.1.4 Selvejende institutionstyper:
I forbindelse med en gennemgang af selvejende institutioner er det nødvendigt med en sondring mellem de selvejende institutioner og mellem selvejende institutioner, der varetager en kommunalopgave på lige fod med kommunens egne institutioner, og andre selvejende institutioner.
En del daginstitutioner for børn er selvejende institutioner og varetager en opgave som kommune har i henhold til dagpasningsloven.
En del døgninstitutioner for børn og unge er selvejende institutioner og varetager en opgave som kommunen har i henhold til serviceloven.
En del døgninstitutioner for voksne er selvejende institutioner og varetager en opgave som kommunen har i henhold til serviceloven.
De ovennævnte selvejende institutioner er som altovervejende hovedregel undtaget fra fondslovgivningen almindelige regler – fondslovens § 1, stk. 2 og 3 – men de almindelige fondsretlige grundsætninger gælder alligevel. Dette indebærer bl.a., at væsentlige ændringer af vedtægten skal godkendes af civilstyrelsen, herunder formålsændringer og opløsning, ligesom rådighedsbeføjelser over fonden tilkommer en selvstændig ledelse.
Hvis fondens formue alene hidrører fra offentlige midler, skal det offentlige træffe bestemmelse om anvendelsen af formuen. Herved sikres, at formuen i forbindelse med fondens opløsning tilbageføres til det offentlige, eller i hvert fald ikke uden det offentliges samtykke benyttes til andre formål, end ved ydelse af tilskuddet.
En del fonde er oprindeligt oprettet på privat basis, således at formuen består af privat kapital, der sammen med det offentlige tilskud danner grundlag for institutionens drift. I tilfælde af en sådan fonds opløsning skal det offentlige ikke træffe bestemmelse om anvendelse af de midler, der hidrører fra den private formue – mange af de selvejende daginstitutioner og døgninstitutioner er oprettet på privat initiativ.
En del selvejende institutioner varetager kulturelle formål i bred forstand. Nogle af disse selvejende institutioner er oprettet på privat initiativ og andre kan være oprettet ved lovgivning.
3.1.5 Foreninger.
Der findes ingen egentlig lovgivning og dermed lovgivningsmæssige krav om foreninger. Foreninger kan oprettes og nedlægges uden krav om godkendelse m.v.
Udgangspunktet er – men det er ikke en nødvendighed eller et krav – at foreningens styrelsesgrundlag er foreningens vedtægt. Det er dog i relation til evt. kommunalt tilskud
m.v. et krav, at der foreligger en vedtægt og dermed en struktur for foreningen. Der vil i den sammenhæng være klarhed over foreningens opbygning og dermed også ansvarlighed.
Der er i folkeoplysningsloven krav om at der skal være tale om en kreds af personer, der har sluttet sig sammen om et fælles formål for at kunne opnå adgang til brug af kommunale faciliteter. Der er i folkeoplysningsloven krav om, at der skal være en vedtægt for foreningen.
Foreningens formål skal også være almennyttig og må ikke være kommerciel.
3.1.6 Kommunale institutioner.
De kommunale institutioner er som en del af kommunen, omfattet af de regler, der gælder for kommunen. Det er både i forhold til indretning og i forhold til opgave løsningen.
Tabel 3.1.a sammenfatter af rettigheder og pligter for selvejende og kommunale institutioner
Oversigt over rettigheder og pligter for | ||
Selvejende institution | Kommunale institutioner | |
Byråd2 | • fastsætter mål og rammer • fører tilsyn og beslutter optagelse samt størrelsen af forældrebetaling. • har ikke det overordnede ansvar, da institutionen er en selvstændig enhed • godkender vedtægter med henblik på at sikre vedtægtens lovlighed | • fastsætter mål og rammer • fører tilsyn og beslutter optagelse samt størrelsen af forældrebetaling. • har det overordnede ansvar • arbejdsgiverkompetence • økonomisk ansvar • juridisk ansvar |
Forældre- bestyrelsen/ Institutions- bestyrelse | • har det overordnede ansvar for institutionens drift • økonomisk ansvar • juridisk ansvar • arbejdsgiverkompetence • ved ansættelse af leder skal kommunen i nogle tilfælde høres om eller godkende ansættelsen • fastsætter vedtægter, som fastlægger principper for institutionens drift. | • fastlægger principper for institutionens drift • har indstillingsret ved ansættelse af leder |
Daglig leder | • har den daglige pædagogiske og administrative ledelse • er ansvarlig overfor institutionsbestyrelsen | • har den daglige pædagogiske og administrative ledelse • er ansvarlig overfor kommunalbestyrelsen |
3.1.7 Fra privat til kommunal institution.
Den private institution kan ændre status til en kommunal institution.
Dette kræver, at den private institution ophører med at være privat og nedlægges formelt. Er det en selvejende institution, skal den ophæves og ophævelsen skal godkendes hos Civilstyrelsen. Kommunen overtager den private institutions forpligtelser. Eventuel formue i den selvejende institution fordeles i overensstemmelse med vedtægten. Civilstyrelsen inddrages i denne sammenhæng i forhold ophør af den selvejende institution.
3.1.8 Fra kommunal til selvejende institution.
Den kommunale institution kan ændre status til selvejende.
2 Byrådet kan delegere kompetencen til et fagudvalg eller et serviceområde
Der skal så stiftes en selvejende institution med vedtægt m.v. I denne sammenhæng skal Civilstyrelsen også inddrages i forhold den selvejende institutions vedtægt.
3.1.9 Regulering af opgavevaretagelsen.
Da de selvejende institutioner og foreningerne er selvstændige rets subjekter så kan byrådet ikke ”bare” beordre dem til at udføre en opgave. Med for at sikre varetagelsen af opgaven og for at sikre grundlaget for udbetalingen af tilskuddene, skal der indgås en aftale.
Denne aftale kaldes en driftsoverenskomst. Jf. bilag 4.1 ”oplæg til standard driftsoverenskomst for de selvejende institutioner” som varetager en egentlig kommunal opgave – fx pasning af børn og voksne.
Aftalen kaldes en samarbejdsaftale i de situationer, hvor kommunen disponerer over den selvejende institutions lokaler til et formål, der også kan foregå i kommunale lokaler.
3.1.10 Omdannelse af institutioner.
I forbindelse med omdannelse af institutioner, hvor der er ansat personale, finder virksomhedsoverdragelsesloven anvendelse. Virksomhedsoverdragelsesloven3 er en beskyttelseslov. Den beskytter de ansatte.
Overdrages en virksomhed eller dele deraf, indtræder erhververen – dvs. den selvejende institution eller kommunen i de rettigheder og forpligtelser, der bestod på overtagelsestidspunktet i henhold til
1. kollektiv overenskomst,
2. bestemmelser om løn- og arbejdsforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed, og
3. individuelle aftaler om løn- og personaleforhold – f.eks. lokalaftaler.
Derudover indeholder loven nogle formkrav, der skal overholdes.
1. den der overdrager virksomheden eller dele deraf, skal i rimelig tid inden overdragelsen underrette lønmodtagernes repræsentanter eller, såfremt sådanne ikke er valgt eller udpeget, de berørte lønmodtagere om,
o datoen for den foreslåede dato for overdragelsen,
o årsagen til overdragelsen
o overdragelsens juridiske, økonomiske og sociale følger for lønmodtageren,
o eventuelle foranstaltninger for lønmodtageren.
2. den, der erhverver en, skal inden 5 uger efter det tidspunkt, hvor denne vidste eller burde vide, at de ansatte har været omfattet af en kollektiv overenskomst, dog tidligst 3 uger efter overtagelsen, underrette det/de pågældende fagforbund, såfremt denne ikke indtræder i den kollektive overenskomst. Hvis erhververen ikke reagerer anses denne for at tiltræde overenskomsten/erne.
Haderslev Kommune yder bistand såfremt der er kommunale interesser i sagen – det gælder fx ikke hvis den selvejende institution ønsker at ændre status til privat institution
3 Forskellen på virksomhedsoverdragelse (en anden overtager enheden) og fusion (gensidig aftale om sammenlægning af to eller flere enheder).
3.1.11 Opgavevaretagelse og konkurrenceudsættelse.
Når en kommunal institution løser en kommunal opgave, så løses opgaven in-house. Det vil sige i kommunens egne lokaler.
Når kommunen indgår en aftale med en ekstern institution så opstår spørgsmålet om udbud. Skal der foretages udbud af opgaven.
Pasning af børn og handicappede m.v. er en tjenesteydelse og som sådan pr. definition omfattet af udbudsreglerne.
Forhold der taler for, at de selvejende institutioner betragtes som in-house er følgende:
- institutionens bevillingsramme/budget kræver kommunal godkendelse
- budgetopfølgning underlægges kommunal kontrol,
- institutionen anvender kommunale styringssystemer,
- overførselsadgang for over- og underskud,
- institutionen får del i de kommunale puljemidler.
- institutionerne har alene afgrænset selvstændig dispositionsret,
- kontrol med institutionens opgaveløsning,
- omfattet af samme tilsyn som kommunens egne institutioner
Medtages der kontraktsbestemmelser, der er møntet på at regulere forholdet til private kontraktsparter, som f.eks. en misligholdelsesadgang, taler dette imod, at der er tale om in-house. Der skal derfor ikke medtages bestemmelser om misligholdelse m.v. i driftsaftalerne.
Udgangspunktet er, at der skal foretages en konkret vurdering. Men kan der vinges af til ovenstående, er der indikation for, at der ikke i forbindelse med tildelingen af opgaven skal gennemføres annoncering.
Der skal i driftsoverenskomsterne således også være taget stilling ovenstående forhold.
3.1.12 Indkøb m.v.
Selvejende institutioner m.v. som baserer hele driften og økonomien på offentligt tilskud, betragtes i EU-retten som et offentligt retligt organ og vil som sådan være omfattet af de EU-retlige udbudsregler. Det samme gælder for udførelse af arbejder og indkøb, som er under tærskelværdien men over værdigrænsen i tilbudsloven. Den type arbejder og indkøb er omfattet af tilbudsloven og skal annonceres.
Institutionerne vil således være forpligtet til at følge ovennævnte regler i forbindelse med udførelse af arbejder og indkøb.
3.1.13 Personaleforhold.
De selvejende institutioner har selv, som en selvstændig juridisk person, kompetencen til ansættelse af ledere og medarbejder, og har også ansvaret for medarbejderne – både i forhold arbejdsgiveransvar og i forhold arbejdsskader. De selvejende institutioner har også ret til selv at forhandle aftaler omkring arbejdsvilkår – overenskomst og lokalaftaler.
I henhold til regler for økonomisk decentralisering modtager institutionerne som varetager en egentlig offentlig opgave en ”pose penge”. Der skelnes ikke mellem f.eks. løn, pension, øvrigt drift og indtægter, så det er op til institutionen at sikre, at rammen overholdes. Inden for rammen kan institutionen således selv disponere.
I driftsoverenskomsten er der alene stilling til ansættelsesspørgsmålet i relation til lederen. Ansættelsen af lederen skal godkendes af kommunen.
I de overenskomster og rammeaftaler, som KL på kommunernes vegne har indgået med de faglige organisationer fremgår,
- Selvejende daginstitutioner oprettet efter dagtilbudslovens regler (den til enhver gældende),
- Selvejende fritidshjem oprettet efter dagtilbudsloven regler(den til enhver tid gældende),
- Selvejende klubtilbud efter dagtilbudslovens regler (den til enhver tid gældende), samt
- Selvejende døgninstitutioner for børn, unge og voksne.
Og som kommunerne dermed har indgået driftsoverenskomst med, er omfattet af bestemmelserne i overenskomsterne og rammeaftalerne på lige vilkår som de kommunale institutioner.
Der er således i ovennævnte taget stilling til vilkårene for ansættelsesforholdene i de selvejende institutioner.
I forhold til de øvrige selvejende institutioner og foreninger som kommunen har indgået en samarbejdsaftale med, så varetager de ikke en egentlig offentlig opgave. Kommunen forholder sig ikke på samme måde til de ansættelsesretlige aspekter.
Tabel 3.1.b sammenfatter forholdende for selvejende og kommunale institutioner med hensyn til personalejura, overenskomster og aftaler.
Personalejura – overenskomster og rammeaftaler | ||
Selvejende institutioner | Kommunale institutioner | |
Overenskomster/ rammeaftaler | Skal følge overenskomster og rammeaftaler indgået af KL Hvis der er indgået driftoverenskomst, er den selvejende institution omfattet af bestemmelserne i overenskomsterne og rammeaftalerne | Skal følge overenskomster og rammeaftaler indgået af KL |
Forhåndsaftale, lokalaftaler mv. | Skal følge indgåede forhåndsaftaler | Skal følge indgåede forhåndsaftaler |
Ansættelsesbrev, lønbilag mv. | Den selvejende institution kan vælge at benytte Haderslev Kommune til at varetage opgaven | Udarbejdes af Løn og Personale |
Personalesager (afsked, tjenstlige samtaler mv.) | Hvis den selvejende institution benytter Haderslev Kommune til lønadministration – yder Haderslev Kommune | Løn og Personale inddrages i alle personalesager |
personalejuridisk bistand. |
3.2 Økonomiske forhold
I dette afsnit redegøres for, hvilke regler der gælder vedrørende økonomiske forhold for selvejende institutioner.
3.2.1. Kommunens overordnede økonomistyringsprincipper
Det bør af driftsoverenskomsten med selvejende institutioner fremgå, at de til enhver tid skal følge kommunens overordnede økonomistyringsprincipper, som de er tilgængelige på intranettet. De overordnede økonomistyringsprincipper består af
• Et kasse- og regnskabsregulativ
• En række beskrivelser af nogle forretningsgange for de centrale områder for kommunens kasse- og regnskabsvæsen
• Bilag & Vejledninger med de mere detaljerede beskrivelser af forretningsgange og generelle retningslinier for bl.a. Budget, Regnskab og Kassefunktioner m.v.
Principperne er gældende for både kommunale og selvejende institutioner med driftsoverenskomst, hvis ikke andet er angivet.
Økonomisystemet og moms
Selvejende institutioner med driftsoverenskomst optages i kommunens regnskab på lige fod med kommunale institutioner. Det kan enten ske ved
• at den selvejende institution anvender kommunens økonomisystem
• at den selvejende institution anvender eget økonomisystem og i forbindelse med regnskabsafslutningen aflægger et revideret årsregnskab, som kommunen herefter optager i det kommunale økonomisystem.
Metoden kan anvendes ved såvel drifts- som anlægsregnskaber.
Den selvejende institutions regnskab optages i kommunens økonomisystem fordelt på de respektive bogføringsarter for at kommunen kan foretage korrekt afregning i henhold til momsrefusionsordningen.
Endvidere giver registreringen i kommunens økonomisystem mulighed for benchmarking med egne institutioner eller tilsvarende institutioner i andre kommuner.
3.2.2. Opførelse eller ombygning af selvejende institutioner
En selvejende institution kan vælge flere måder at opføre eller ombygge en institution
1. Bestyrelsen kan forestå byggestyringen, økonomistyringen, finansieringen uden kommunal involvering
2. Bestyrelsen kan forestå byggestyringen, økonomistyringen, finansieringen og samtidig søge Byrådet om en kommunegaranti til brug for optagelse af lån i finansieringsinstitut.
o Før Byrådet meddeler kommunegaranti skal reglerne for deponering i henhold til lånebekendtgørelsen belyses. Og serviceområdet vurderer de fremtidige driftsudgifter,
o Såfremt den selvejende institution skal ligestilles med en kommunal institution, skal garantien indeholde moms af anlægsudgifterne.
o Anlægsregnskabet skal forelægges Byrådet, før garantien kan effektueres.
o Hvis den selvejende institution efterfølgende indgår (100 %) driftsoverenskomst med Haderslev Kommune vil den få dels driftstilskud og
dels tilskud til de løbende udgifter til renter og afdrag. Begge tilskud vil være at betragte som serviceudgifter.
o Provenu fra salg af eksisterende institutioner kan fuldt ud fx modregnes i anlægsudgifterne. Der er ingen særskilt momsproblematik.
o Anlægsregnskabet bliver ikke en del af kommunens anlægsregnskab, og udgifterne kan derfor heller ikke medregnes som en kvalitetsfondsudgift.
3. Den selvejende institution indgår en driftsoverenskomst med kommunen, samt et samarbejde om opførelse/ombygning af institutionen.
o Modellen forudsætter at Byrådet afsætter det fornødne rådighedsbeløb indenfor den gældende anlægsramme, samt meddeler anlægsbevilling.
o Finansieringen af byggeriet vil ske på lige vilkår med øvrige kommunale anlægsarbejder og under hensyntagen mulighederne de respektive år for låneoptagelse til det pågældende formål
o Provenu af salg af eksisterende institutioner kan modregnes i anlægssummen. Der skal afregnes 17,5 % fondsmoms.
o Anlægsregnskabet registreres løbende i kommunens økonomisystem, hvilket er en forudsætning for, at kommunen kan hjemtage refusion fra momsrefusionsordningen.
o Derved opnås samme købekraft af de afsatte midler til den selvejende institution, som til en kommunal institution.
o Driftstilskud ydes jf. driftsoverenskomsten
o Kommunen afholder eventuelle udgifter til renter og afdrag over finansieringskontiene
o Kommunen kan indregne anlægsudgiften som en del af kvalitetsfondsmidlerne, såfremt der er tale om borgernære aktiviteter i henhold til definitionen på det aktuelle tidspunkt.
I begge tilfælde skal vedtægterne for den selvejende institution med/uden driftsoverenskomst indeholde en passus, som juridisk sikrer kommunen rettighed til de kommunalt finansierede værdier.
3.2.3. Driftstilskud
Der kan i henhold til kommunalfuldmagten ydes tilskud til de selvejende institutioner og foreninger som varetager opgaver indenfor det brede kommunale område – f.eks. idræt. Dette tilskud kan være et driftstilskud, eller en kombination af et driftstilskud og støtte i henhold til folkeoplysningsloven.
Ydes der tilskud eller garanti for lån skal lånebeløbet sikres ved pant i ejendommen med et underliggende gældsbrev som indeholder afviklingsvilkår m.v.
Driftstilskuddet til de selvejende institutioner fastlægges som udgangspunkt i forbindelse med fagudvalgenes og Byrådets budgetbehandling. Der kan efterfølgende træffes beslutning i Byrådet, som medfører behov for regulering af driftstilskuddets størrelse.
Fastlæggelse af driftstilskuddet størrelse er afhængig af praksis på det pågældende fagområde, og de politisk vedtagne tildelingsmodeller og serviceniveauer.
3.2.4 Afskrivning af kommunens investeringer/anlægstilskud
Der tages altid sikkerhed i form af pant ved långivelse eller ved brug af opsparede driftsmidler ved opførelse af ejendom.
Pantet afskrives ikke, da Haderslev Kommune vil have øgede driftsudgifter til ejendomsdrift og alm. vedligehold, så længe der er driftsoverenskomst.
3.2.5 Administrationstilskud
Kommunen har ingen regler på området. Det kan vurderes, om der er behov for at udarbejde regler for administrationstilskud, som omfatter regnskabsføring, lønanvisning, lønjuridisk bistand og revision.
Kommunalbestyrelsen skal efter dagtilbudsloven give et administrationstilskud til selvejende daginstitutioner, når en selvejende daginstitution ønsker at varetage administrationen selv.
Selvejende daginstitutioner, der ønsker at varetage administrationen selv, har en lovmæssig sikret ret til at modtage et tilskud herfor fra kommunalbestyrelsen.
Administrationstilskuddetfor dagtilbudsområdet udgør 2,1 % af driftsbudgettet jf. Dagtilbudsloven, for øvrige selvejende institutioner, der vælger selv at varetager administrationen fastsættes administrationstilskuddet ved forhandling.
At varetage administrationen indebærer, at den selvejende daginstitution selv varetager
alle følgende fem opgaver:
• Løn
• Bogføring
• Budget/regnskab
• Revision
• Personalejuridisk bistand
Vælger en selvejende institution selv at varetage administrationen kunne det tale for, at institutionen ikke er in-house.
Som udgangspunkt varetager Haderslev Kommune regnskabsføring, lønanvisning. lønjuridisk bistand og revision.
Tabel 3.2.a : Antal institutioner, som ikke bruger Haderslev Kommune til lønadministration
Selvejende institutioner | |||
Dagtilbud | Døgntilbud | Øvrige selvejende | |
Børn og Familier | 0 | 0 | |
Voksen og Sundhed | 2 | 1 | |
Fritid og Kultur | |||
Tabel 3.2.b : Antal institutioner, som ikke bruger Haderslev Kommune til regnskabsføring
Selvejende institutioner | |||
Dagtilbud | Døgntilbud | Øvrige selvejende | |
Børn og Familier | 0 | 0 | |
Voksen og Sundhed | 2 | 3 | |
Fritid og Kultur | |||
3.2.6 Betaling af husleje
Kommunen har ingen skriftlige regler på området, men praksis har været
• Kommunale institutioner betaler generelt ikke husleje fordi der er tale om kommunale bygninger
• Enkelte kommunale institutioner betaler husleje, hvis der er tale om eksterne lejemål. I så fald har institutionen driftsbudget til huslejeudgiften.
• Selvejende institutioner betaler generelt ikke husleje, hvis de bor i kommunale bygninger
• Selvejende institutioner betaler husleje, hvis der er tale om eksterne lejemål. I så fald dækker driftstilskuddet også huslejen.
Uanset om en selvejende institution eller en kommunal institution indgår eksterne lejemål skal serviceområdet involveres, idet der som hovedregel skal foretages deponering.
Haderslev Kommune har p.t. ingen regler omkring maksimal m2-pris.
3.2.7 Lejemål
Hvis kommunen eller en selvejende institution som kommunen har driftsoverenskomst med så skal der foretages deponering. Lejer en selvejende institution ud til kommunen, så er det eksternt lejemål og så skal der foretages deponering. Udgangspunktet er, at der skal deponeres i forhold til ejendommens offentlige vurdering – hvis der ikke er tale om en ny opført ejendom – så er det anskaffelsesbeløbet der skal deponeres. Foretages der forbedringer i det ind lejede så skal værdien af forbedringerne medtages i deponeringsbeløbet – fremgår af reglerne om økonomisk decentralisering.
Tabel 3.2 c: Antal institutioner, der modtager tilskud /betaler husleje
Selvejende institutioner | |||
Dagtilbud | Døgntilbud | Øvrige selvejende | |
Modtager tilskud til husleje | 4 | 0 | 0 |
Betaler husleje til Haderslev Kommune | 1 | 0 | 0 |
3.2.8 Vedligeholdelse af kommunens bygninger
Selvejende institutioner/driftsenheder, der har driftsoverenskomst eller samarbejdsaftale med Haderslev Kommune, er omfattet af Retningslinier for vedligeholdelse af Haderslev kommunes bygninger.
3.2.9 Forsikringsforhold.
Budgettet til forsikringer er indeholdt i den selvejende institutions driftsramme.
De selvejende institutioner skal følge administrationsgrundlaget for forsikringsområdet i Haderslev Kommune på intranettet.
De enkelte afdelings- og institutionsledere er ansvarlige for, at overholde bestemmelserne i henhold til dette administrationsgrundlag.
De selvejende institutioner kan overlade tegningen og administrationen af forsikringer til forsikringsadministrationen. Vælger institutionen selv at tegne forsikring mm. skal det sikres at budgettet maksimalt udgør det, som det ville have kostet såfremt forsikringsadministrationen havde varetaget opgaven.
Tabel 3.2.d : Antal institutioner, som ikke er forsikret via Haderslev Kommune.
Selvejende institutioner | |||
Dagtilbud | Døgntilbud | Øvrige selvejende | |
Børn og Familier | 4 | ||
Voksen og Sundhed | 2 | 2 | |
Fritid og Kultur | |||
3.2.10 Indkøbsforhold.
De selvejende daginstitutioner med driftsoverenskomst skal følge Politik for konkurrenceudsættelse, som er tilgængelig på intranettet – og er forpligtet i forhold til de indkøbsaftaler Haderslev Kommune har indgået. Dette begrundet i,
• at sikre størst mulig volume i indkøbsaftalerne
• at undgå unødig administration i forbindelse med løbende afklaring af, hvilke institutioner, som i hver enkelt sag, ønsker at være omfattet af en indkøbsaftale.
• at budgetrammen/driftstilskuddet for den selvejende institution under alle omstændigheder tilpasses med den besparelse, som en indkøbsaftale medfører, uanset om institutionen er omfattet af aftalen. Dette for at undgå særbehandling
- uens serviceniveau.
3.3 Politiske og administrative politikker
I Haderslev Kommune er der udarbejdet en række politikker, der både vedrører de administrative og de politiske politikker. De administrative politikker er generelle og vedrører forhold, der er gældende for de kommunale institutioner. Er det anført i driftsoverenskomsten, har de selvejende institutioner også pligt til at følge de administrative og politiske politikker. Er det ikke anført i driftsoverenskomsten, har de selvejende institutioner retten, men ikke pligten til at følge de administrative og politiske politikker.
Der vil blive etableret en web-løsning, så bestyrelserne for de selvejende institutioner digitalt får adgang til de relevante politikker.
3.3.1 Politiske mål.
Dette afsnit forholder sig til hvilke rettigheder og pligter, der er gældende for de selvejende institutioner samt hvorledes de selvejende institutioner i praksis forholder sig til politikken ud fra nogle konkrete eksempler.
3.3.1.1 Politik for dagtilbud
Politikken på dagtilbudsområdet skal ses i sammenhæng med de politiske mål i Den Sammenhængende Børnepolitik. Politikken er underlagt den til enhver tid gældende lovgivning, der regulerer dagtilbudsområdet – Dagtilbudsloven samt de visioner, Byrådet har vedtaget for hele børne- og ungeområdet.
Politikken er gældende for alle kommunale enheder og institutioner herunder selvejende institutioner, som har driftsaftale med Haderslev Kommune.
Aftaler vedr. fx åbningstider og lukkedage er beskrevet i ”Vilkår for dagtilbud”.
3.3.1.2 Sundhedspolitikken
Sundhedspolitik 2012 blev godkendt af Byrådet den 31. januar 2012. Sundhedspolitikken i Haderslev Kommune har til formål at skabe synlighed om mål og indsats, sammenhæng i indsatsen og baggrund for samarbejde med andre parter.
Haderslev Kommune opfordre til at alle de institutioner der er i samarbejde med Haderslev Kommune om at løfte sundhedsindsatsen.
I Haderslev Kommunes sundhedspolitik 2012 fremgår det ikke entydigt, at de selvejende institutioner skal følge sundhedspolitikken, men der opfordres til at alle serviceområder, der er ansvarlige for den daglige drift anvender Haderslev Kommunes sundhedspolitik.
3.3.1.3 Mad- og måltidspolitik
Mad- og måltidspolitik for børn og unge i dagtilbud og skoler blev godkendt af Udvalget for Børn og Familier den 24. november 2009.
I henhold til mad- og måltidspolitikken i Haderslev Kommune har forvaltningen ansvaret for forankring af den lokale mad- og måltidspolitik via den dialogbaserede aftalestyring. Herefter har de kommunale institutioner pligt til at udarbejde lokale mad- og måltidspolitikker. De selvejende institutioner har ikke pligt til at udarbejde lokale mad- og måltidspolitikker, medmindre det står anført i den selvejende institutions driftsoverenskomst.
I praksis udarbejder også de selvejende institutioner lokale mad- og måltidspolitikker.
3.3.1.4 Alkohol- og misbrugspolitik
Alkohol- og misbrugspolitik 2010 – 2013 i Haderslev Kommune blev vedtaget af Byrådet den 25. februar 2010. Haderslev Kommunes alkohol- og misbrugspolitik gælder fra årene 2010-2013.
Der opfordres til at alle serviceområder anvender alkohol- og misbrugspolitik, så man sikrer at alle institutioner med børn og unge kender til alkoholpolitikkerne, med henblik på at fremme dialog og holdningsdannelse.
I Haderslev Kommunes alkohol- og misbrugspolitik 2010 – 2013 fremgår det ikke entydigt at selvejede institutioner skal følge alkohol- og misbrugspolitikken, medmindre det står anført i den selvejende institutions driftsoverenskomst. I Haderslev Kommune opfordres der til, at de selvejende institutioner også omfattes af Haderslev Kommunes alkohol- og misbrugspolitik.
3.3.1.5 Røgpolitik
Røgpolitikken i Haderslev Kommune blev vedtaget af Byrådet den 29. november 2007. Haderslev Kommunes røgfri politik har baggrund i lov om røgfri miljøer, der trådte i kraft den 15. august 2007.
Lovens formål er at udbrede røgfri miljøer med henblik på at forebygge sundhedsskadelige effekter af passiv rygning og forebygge, at nogen ufrivilligt udsættes for passiv rygning. Rammerne for røgfri miljøer indebærer, at medarbejdere kan færdes i et røgfrit miljø på alle kommunens arbejdspladser. Leverandører er også omfattet af loven om røgfri miljøer.
I Haderslev kommune opfordres der til, at de selvejende institutioner også omfattes af Haderslev Kommunes røgpolitik. Dette kan ske ved en tilføjelse i driftsoverenskomsten.
3.3.1.6 Politik for Fritid og Kultur
Udvalget for Kultur og Fritid har i løbet af 2012 arbejdet med forslag til Kultur og Fritidspolitik.
Forslaget forventes sendt i høring omkring årsskiftet 2012/2013 og vil blive forelagt Byrådet til godkendelse i løbet af første kvartal 2013.
3.3.2 Administrative politikker
I Haderslev Kommune er der udarbejdet en række værdier og værktøjer, som udgør de administrative politikker, der til enhver tid er gældende i Haderslev Kommune. Værdierne og værktøjerne er tilgængelig på Intranet – bl.a.:
• God ledelse i Haderslev Kommune
• Den værdifulde arbejdsplads
• God adfærd i det offentlige
• Kompetenceudvikling
• Den gode sygefraværssamtale
Værdierne og værktøjerne er gældende for alle kommunale enheder og institutioner herunder selvejende institutioner, som har driftsaftale med Haderslev Kommune.
3.3.2.1 MED-aftale
I Haderslev Kommune er der udarbejdet en Lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse (MED-aftalen). Aftalen er baseret på den centrale rammeaftale, som er indgået af KL (Kommunernes Landsforening) og KTO (Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte).
Selvejende arbejdspladser uden driftsoverenskomst med Haderslev Kommune kan også blive omfattet lokalaftalen efter aftale med bestyrelsen for arbejdspladsen, hvis der er indgået en samarbejdsaftale.
MED-aftalen udgør det formelle grundlag for samspillet vedrørende samarbejde og sikkerhed (arbejdsmiljø). Arbejdsmiljøloven er gældende for alle arbejderpladser i Danmark og de gælder derfor også for de selvejende institutioner.
De selvejende institutioner er egen juridiske enheder, og de har dermed selv det endelige ansvar for overholdelse af arbejdsmiljøloven.
De selvejende institutioner varetager selv korrespondancen med arbejdstilsynet, men har mulighed for sparring og rådgivning fra den daglige sikkerhedsleder i Haderslev Kommune i forbindelse med deres arbejdsmiljøarbejde samt besøg og påbud fra arbejdstilsynet.
Tabel 3.3.a: Oversigt over aktiviteter godkendt af Hoved-MED
Xxxxxxxxxx med driftsovernes- komst, der er omfattet af KTO aftalen | Selvejende • med driftsoverenskomst, der ikke er omfattet af KTO aftalen eller • med samarbejdsaftale | |||
Aktivitet | Tilbud | Pligt | Tilbud | Pligt |
Omfattet af MED-aftale | X | X | ||
MED-uddannelse | X | |||
Tilknytning til arbejdsmiljøgruppe | X | X | ||
Lovpligtig arbejdsmiljøuddannelsen | X | |||
Supplerende arbejdsmiljøuddannelsen | X | |||
Temadage og konferencer om arbejdsmiljø | X | |||
APV | X | |||
Akut psykologisk krise hjælp | X | |||
Træningsordningen | X | |||
Behandling i forbindelse med arbejdsskade i sundhedsordningen | X | |||
De oplistede aktiviteter i tabel 3.3.a er godkendt af Hoved MED-udvalget (HMU), som er øverste udvalg for medindflydelse og medbestemmelse og for arbejdsmiljøarbejdet i Haderslev Kommune. Af tabellen fremgår under hvilke forudsætninger de selvejende institutioner har pligt til at følge aktiviteterne, og hvilke aktiviteter, der er et tilbud.
3.4 Praktiske forhold
I dette afsnit beskrives de selvejende institutioners rettigheder og pligter i forhold til de praktiske forhold såsom IT-drift, digitale løsninger, designmanual og lederudvikling.
3.4.1 IT-drift
Driften af den generelle IT-platform er placeret i UDCIT.
Selvejende institutioner med driftsoverenskomst, som vælger Haderslev Kommune som lønadministrator, har pligt til at anvende de digitale løsninger, som Haderslev Kommune benytter.
De selvejende institutioner med driftsoverenskomst er omfattet af Haderslev Kommunes indkøbspolitik og har pligt til at anvende de digitale løsninger Haderslev Kommune anvender.
3.4.2 Lederudviklingsprogram
Haderslev Kommunes lederudviklingsprogram, er et tilbud, som de selvejende institutioner med driftsoverenskomst kan deltage i. Der skelnes ikke specifikt mellem kommunale og selvejende institutionsledere. I stedet er målgruppen defineret ud fra hvilket ledelsesniveau lederne er på.
3.4.3 Designmanual og kommunikationsrådgivning
Institutionernes brug af kommunens design i forbindelse med brevpapir, foldere, annoncering mv. er præciseret i Designmanualen og gælder ikke for de selvejende institutioner.
I henhold til Kommunikationspolitikken er politikken gældende for alle områder, der hører under Byrådets beslutningskompetence. Det betyder, at de selvejende institutioner har ret men ikke pligt til at følge kommunikationspolitikken.
De selvejende institutioner har mulighed for i særlige situationer at indhente kommunikationsrådgivning f.eks. i forbindelse med presseomtale.
4. Bilag
4.1 forslag til standard driftsoverenskomst
Rammerne gælder for alle de selvejende institutioner som udfører opgaver som er ”kommunale”– dog tilrettet specielt til institutionstypen. Der kan ikke udarbejdes en ens standard overenskomst for alle institutionstyperne.
Indholdet skal dog relateres til afsnittet om in-house.
Der vil blive etableret en web-løsning, så bestyrelserne for de selvejende institutioner digitalt får adgang til de relevante politikker, som er relevante i forhold til driftsoverenskomsten..
Driftsoverenskomsten
Driftsoverenskomst mellem Haderslev Kommune og bestyrelsen for den selvejende xxxxx (herefter kaldet institutionen) er en selvejende institution, med hjemsted på xxxxxx
Der er for institutionen oprettet en vedtægt, der er godkendt af Haderslev Kommune (herefter kaldet kommunen). Kommunen godkender vedtægtsændringer.
Ifølge xxxx loven har kommunen det overordnede ansvar for xxxx i kommunen. De selvejende xxx institutioner indgår i kommunens tilbudsstruktur og er en integreret del både af kommunens samlede generelle tilbud til xxxx . Selvejende xxxxx er omfattet af kommunens xxx politik og de af kommunen fastsatte mål og rammer for xxx arbejde.
I henhold til xxxxxxlovens § xxxxx indgås følgende driftsoverenskomst:
§ 1
Antallet af normerede pladser i institutionen fastsættes af kommunen og kan ændres i opadgående eller nedadgående retning. Pladserne står til rådighed for kommunen.
Stk. 2. Udnyttelsen af institutionens fysiske rammer skal overholde den byggelovgivning, som gælder for institutionen.
§ 2
Institutionen er omfattet af de til enhver tid gældende regler for kommunens økonomiske forhold, herunder p.t. kommunens kasse- og regnskabsregulativ (kommunens overordnede økonomistyringsprincipper) med dertil hørende bilag.
§ 3
Kommunen afholder institutionens udgifter på grundlag af det af kommunen godkendte årsbudget og eventuelle budgetreguleringer i løbet af året samt i henhold til retningslinier fastsat af kommunen.
Stk. 2. Budgetrammen(-erne) udarbejdes af kommunen
Stk. 3. Budgetopfølgning foretages i overensstemmelse med reglerne i kommunens kasse- og regnskabsregulativ (kommunens overordnede økonomistyringsprincipper) med dertil hørende bilag.
§ 4
Institutionens leder varetager under ansvar over for bestyrelsen den daglige (pædagogiske) og administrative ledelse af institutionen.
§ 5 – (gælder ikke for døgninstitutioner)
Institutionen holder åbent mandag til fredag, dog ikke på helligdage.
Stk. 2. Kommunen fastsætter den ugentlige åbningstid. Bestyrelsen fastsætter og ændrer inden for disse rammer den daglige åbningstid med godkendelse af kommunen. Stk. 3. Kommunen fastsætter rammer og retningslinier for brug af lukkedage og feriedage. Bestyrelsen kan inden for disse rammer og retningslinier søge kommunen om godkendelse af lukkedage eller feriedage.
§ 6
Institutionen skal følge den til enhver tid gældende lovgivning og de centralt fastsatte regler og blandt andet overholde service/dagtilbudsloven, retssikkerhedsloven, arbejdsmiljøloven, persondataloven, offentlighedsloven og forvaltningsloven, herunder reglerne om tavshedspligt.
§ 7
Institutionens bestyrelse ansætter og afskediger personale inden for de rammer, der er fastsat i det af kommunen godkendte budget.
Stk. 2. (gælder kun for daginstitutioner)
Ansættelse af institutionens leder sker under forbehold af kommunens godkendelse. Institutionen må ved opslag af stillingen tage forbehold herom. Ansættelse kan ikke meddeles før kommunens godkendelse foreligger. Kommunen har ret til at deltage i ansættelsesudvalget.
Stk. 3. Institutionens leder deltager i møder, kurser og temadage i kommunen på lige fod med xxxxservices andre niveau 4 ledere.
Stk. 4. Institutionens personale deltager i møder, kurser og temadage i kommunen på lige fod med kommunens øvrige medarbejdere.
§ 8
Løn og andre ansættelsesvilkår for institutionens personale fastsættes i henhold til de af KL efter forhandling med de for institutionens personale forhandlingsberettigede personaleorganisationer indgåede overenskomster og fastsatte bestemmelser.
Institutionen er underlagt Kommunernes Lønningsnævns kompetence og løntilsyn.
Stk. 2. Bestyrelsen har dog kompetence til at forhandle og indgå aftaler med de faglige organisationer om lokal løndannelse. Bestyrelsen er i denne sammenhæng ansvarlig for, at der er budgetmæssig dækning for sådanne aftalte løn-elementer og at aftalen holder sig inden for de af kommunalbestyrelsen fastsatte retningslinier/lokale aftaler/rammer. Stk. 3. Institutionen er omfattet af den til enhver tid gældende MED-aftale for kommunen.
Stk. 4. Institutionen skal leve op til kommunens personalepolitikker.
§ 9
Institutionen har adgang til kommunale puljemidler på lige fod med kommunens egne institutioner.
§ 10 – 12 gælder for de institutioner, hvor Haderslev Kommune varetager administrationen :
§ 10
Kommunen varetager lønudbetaling og andre personaleadministrative opgaver for institutionen i samarbejde med denne.
§ 11
Institutionens bogholderi og regnskabsførelse varetages af kommunen i samarbejde med institutionen.
§ 12
Institutionens regnskab udarbejdes af kommunen på baggrund af oplysninger fra institutionen.
Stk. 2. Regnskabet revideres af kommunens revisor og godkendes af institutionens bestyrelse inden indsendelsen til kommunen.
§ 13
De udgifter, som kommunen måtte udrede til institutionens nybyggeri, om- eller tilbygning og til ekstraordinær vedligeholdelse og til ekstraordinær anskaffelse af inventar, betragtes som lån og skal sikres ved pant i institutionens ejendom. Ved institutionens eller driftsoverenskomstens ophør forfalder gælden til omgående betaling. Stk. 2. For institutioner i lejede lokaler kan de i stk. 1 nævnte lån sikres ved gældsbrev. Stk. 3. Ved institutionens eller driftsoverenskomstens ophør tilfalder alt løsøre/inventar, der er finansieret over kommunens budget, kommunalbestyrelsen.
§ 14
Kommunen fører et driftsorienteret tilsyn med institutionen – herunder tilsyn med personale, bygninger og økonomi - og med, at opgaverne udføres i overensstemmelse med driftsoverenskomsten. Kommunens anvisninger eller pålæg i denne sammenhæng skal følges.
Stk. 2. Tilsynet varetages i henhold til den til enhver tid gældende lovgivning herom og de retningslinier, der er fastsat i kommunen, herunder de rammer for tilsyn med dagtilbud, som kommunen har fastsat i henhold til dagtilbudslovens § 5, stk. 2.
Stk. 3. Kommunen har ret til uanmeldt at føre tilsyn.
§ 15
Institutionen må ikke uden kommunens forudgående samtykke afhænde, pantsætte eller udleje institutionens faste ejendom eller benytte den faste ejendom til andet formål end til hvad der er beskrevet i driftsoverenskomsten eller tillæg hertil.
Stk. 2. Institutionen må ikke uden kommunens forudgående samtykke købe eller leje fast ejendom, indgå leasingaftaler eller foretage ekstraordinære økonomiske dispositioner.
Stk. 3. Institutionen kan ikke uden kommunens forudgående samtykke træffe beslutning om optagelse eller overtagelse af lån - ej heller ved mellemregning med andre institutioner - eller ændringer i lånevilkår eller forpligte sig ved kaution eller anden økonomisk garanti eller foretage ændring af vilkår for eventuelle eksisterende garantiforpligtelser eller lignende.
Stk. 4. Institutionen kan ikke indgå løbende kontrakter med et opsigelsesvarsel på mere end 6 måneder, uden kommunens forudgående godkendelse.
Stk.5. Ved institutionens ophør skal anvendelse af en eventuel formue godkendes af kommunen. Ved institutionens eller driftsoverenskomstens ophør tilfalder uforbrugte driftsmidler, som er tilvejebragt via det kommunale driftstilskud, kommunalbestyrelsen.
§ 16
Driftsoverenskomsten træder i kraft den xx. xxxxxxx 20xx.
Stk. 2. Overenskomsten kan af begge parter med 9 måneders varsel opsiges til den første i en måned.
Stk. 3. Ved opsigelse af driftsoverenskomsten tager kommunen stilling til, om og hvorledes kommunens regler for økonomisk decentralisering - f.eks. regler om overførselsadgang - skal kunne finde anvendelse i den periode, hvor opsigelsesvarslet løber.
Stk. 4. Parterne kan med 2 måneders varsel kræve genforhandling af aftalens bestemmelser. Opsigelsesvarsel kan afgives med frigørende virkning uanset, om genforhandlingskrav er fremsat. Ved enighed mellem parterne kan genforhandling og opsigelse ske med kortere varsel.
Stk. 5. Ved ikrafttrædelse af nærværende driftsoverenskomst ophører tidligere driftsoverenskomster indgået med den selvejende institution.
Parternes underskrifter
Den: Den:
For Haderslev Kommune: For xxxx
4.2 Aftale om brug af selvejende haller
Aftalen med ???? vedrører alene en forhåndsopgørelse af tilskud i henhold til folkeoplysningsloven, samt i denne sammenhæng leje af motionsrum, keglebane samt sommeromklædning.
Aftaleudkast
I henhold til folkeoplysningsloven § 2 skal kommunalbestyrelsen skal sikre rammer for, at børn, unge og voksne kan deltage den frie folkeoplysende virksomhed.
Kommunalbestyrelsen yder tilskud til
- Undervisning, studiekredse m.v. – kap. 4, samt
- Aktiviteter for børn og unge, herunder fritids- og ungdomsklubber, og eventuelle aktiviteter for voksne – kap. 5.
Kommunalbestyrelsen stiller lokaler til rådighed kap. 6 om anvisning af lokaler og udendørsanlæg.
Kommunalbestyrelsen yder tilskud i henhold til kap. 7.
Det er således ikke en gensidig bebyrdende aftale der indgås.
”Med henblik på opfyldelse af sin forpligtelse i henhold til folkeoplysningsloven og sikre at der er fornøden kapacitet yder Haderslev Kommune XXXX kr. i 20XX tilskud til XXXHallen til drift af hallen.
Tilskuddet er beregnet med udgangspunkt i aktivitetsniveauet i 20xx og den af bestyrelsen fastsatte halleje takst for ikke tilskudsberettigede aktiviteter, inkl. selvstændig brug af omklædningsfacilitter.
Taksten for hallejen skal være fastsat med udgangspunkt i leje for en tilsvarende facilitet.
Bestyrelsen for XXX hallen aflægger en gang om året regnskab for anvendelsen af tilskudsmidlerne, herunder en opgørelse over foreningernes timeforbrug.
Opgørelsen skal være Haderslev Kommune i hænde senest den XXX 20XX
På baggrund af bestyrelsens oplysninger om brug af hallen til ikke tilskudsberettigede aktiviteter opgøres antallet af ledig kapacitet i hallen. Hallens restkapacitet indgår på lige fod med kommunens lokaler i fordelingen af haltimer.
4.3 Sikkerhedsstillelse.
Bilag eller indsættes i brevet som med/fremsendes i forbindelse de indledende drøftelser om anvendelse af midler, til de institutioner, der ikke har indgået en ny driftsoverenskomst. Medtages i standardoverenskomsten fremover.
Der tages altid sikkerhed i form af pant ved långivelse ved opførelse af ejendom. Pantet afskrives ikke, da Haderslev Kommune vil have øgede driftsudgifter til ejendomsdrift og alm. vedligehold, så længe der er driftsoverenskomst.
Tillader Haderslev Kommune at den selvejende institution kan anvende (opsparede midler m.v.) til at udføre værdiforøgende arbejder på den selvejende institutions bygninger, er det en betingelse, at Haderslev Kommune opnår sikkerhed for de kommunale midler ved en panteret i institutionens ejendom.
Det er institutionen, der foranlediger pantebrevet udarbejdet og tinglysningen gennemført inden endelig tilsagn og anvendelse af midlerne meddeles.
Panteretten vil være i form af et pantebrev. Pantebrevet skal ikke kunne rykke for yderligere lånoptagelse. Pantebrevet skal have automatisk oprykningsret i forbindelse med indfrielse helt eller delvist af de foranstående pantehæftelser.