Contract

1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når data- behandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysi- ske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordnin- gen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

3. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af parternes ”hovedaftale”: Arrangøraftale.

4. Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.

5. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”.

6. Til denne aftale hører fire bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehand- leraftalen.

7. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herun- der om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

8. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databe- handleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de even- tuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.

9. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der fø- res tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

10. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.

11. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter data- beskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandle- ren.

3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder ‌

1. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangs- punkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af da- tabeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslut- ninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den be- handling, som databehandleren instrueres i at foretage.

4 Databehandleren handler efter instruks ‌

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågælden- de ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interes- ser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter da- tabehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyt- telsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5 Fortrolighed ‌

1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til op- lysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.

2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til per- sonoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den data- ansvarlige.

3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplys- ninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er under- lagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de rele- vante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6 Behandlingssikkerhed ‌

1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databe- skyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.

2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan her- under bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:

a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester

c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplys- ninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektivite- ten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssik- kerhed

3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.

4. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bi- lag D.

7 Anvendelse af underdatabehandlere ‌

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesfor- ordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underda- tabehandler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabe- handler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataan-

dre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.

4. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle un- derdatabehandlere fremgår af denne aftales Bilag B.

5. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales Bilag B.

6. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en under- databehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraf- tale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller med- lemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foran- staltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesfor- ordningen.

Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehand- leraftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som da- tabehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandler- aftale med tilhørende bilag.

7. Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den da- taansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mu- lighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og un- derdatabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvir- ker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

8. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den data- ansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger.

9. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underda- tabehandlerens forpligtelser.

8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisati- oner ‌

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organi- sationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den da- taansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – indenfor rammerne af databehandleraftalen - derfor bl.a. ikke;

a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en inter- national organisation,

b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tred- jeland,

c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.

3. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag C.

9 Bistand til den dataansvarlige ‌

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udø- velsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens ka- pitel 3.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbin- delse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. den registreredes indsigtsret

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysnin-

h. retten til dataportabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataan- svarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for da- tabehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f.

Dette indebærer, at databehandleren under hensynstagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstalt- ninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen

b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndighe- den (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usand- synligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske per- soners rettigheder eller frihedsrettigheder.

c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttel- se, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske per- soners rettigheder og frihedsrettigheder

e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, så- fremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af parternes ”hovedaftale” el- ler af denne aftales bilag D.

10 Underretning om brud på persondatasikkerheden ‌

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandle- ren eller en eventuel underdatabehandler.

Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 36 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren - under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne

– bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden. Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:

a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at be- grænse dets mulige skadevirkninger

11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger ‌

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den da- taansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

12 Tilsyn og revision ‌

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandle- rens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådig- hed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder in- spektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndi- get af den dataansvarlige.

2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales Bilag C.

3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales Bilag C.

4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gæl-

repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysi- ske faciliteter mod behørig legitimation.

13 Parternes aftaler om andre forhold ‌

1. En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af parternes hovedaf- tale.

14 Ikrafttræden og ophør ‌

1. Denne aftale træder i kraft ved på datoen for udsteders underskrift.

2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæs- sigheder i aftalen giver anledning hertil.

3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignende i for- bindelse med ændringer af denne aftale vil fremgå af parternes ”hovedaftale”.

4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigel- sesvarsel, som fremgår af ”hovedaftalen”.

5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset hovedaftalen og/eller data- behandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlin- gens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabe- handlere.

6. Underskrift

På vegne af databehandleren

Kolding, den 15. november 2021 for Billetten A/S

Xxxxx Xxxx Adm. Direktør

15 Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databe- handleren ‌

1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner/kontaktpunkter:

2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kon- taktpersonen/kontaktpunktet.

Navn: Xxxxxx Xxxxxxxx

Stilling: DPO

Telefon: x00 0000 0000

Email: xxxxxx@xxxxxxx.xx

Navn: Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxx

Stilling: Adm. Direktør

Telefon: x00 0000 0000

Email: xxxxx@xxxxxxxxx.xx

Navn: Xxxxxx Xxxxxx

Stilling: CTO

Telefon: x00 0000 0000

Email: xxxxxx@xxxxxxxxx.xx

Bilag A Oplysninger om behandlingen ‌

A.1 Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataan- svarlige er:

Den dataansvarlige har ret til at anvende billetsystemet Elektra/Terminal, som ejes og administre- res af databehandleren, til at sælge billetter og i den forbindelse kan der indsamles og dermed behandles oplysninger om den dataansvarliges kunder.

A.2 Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):‌

Databehandler driver, udvikler og stiller systemet til rådighed for den dataansvarlige og opbevarer herigennem personoplysninger om den dataansvarliges kunder, medlemmer, sponsorer, m.fl. på virksomhedens servere, samt administrere backup af servere og databaser.

Databehandler kan også, efter den dataansvarliges instruks, foretage databehandling og forar- bejdning i forbindelse med import af kundedata fra andre systemer.

Databehandler vil på dataansvarlig eller dennes kunders opfordring, tilgå og behandle data i for- bindelse med salg, support og ændringer af data for dataansvarlig eller dennes kunder.

A.3 Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:‌

Typiske registreringer er:

▪ Navn

▪ E-mailadresse

▪ Telefonnummer

▪ Mobilnummer

▪ Adresse

▪ Eventuelt noter eller bemærkninger fra dataansvarlig eller databehandler (kan være, men er ikke begrænset til: Handicappet, navn på ledsager, navn på medabonnenter, har været involveret i snyd med billetter, ulovligt salg af billetter, er inviteret til premiere, m.m.).

A.4 Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:‌

1. Kunder der har købt eller reserveret billetter eller produkter i billetsystemet.

2. Der vil for nogle kunder, der har indgået i frivillige ordninger med den dataansvarlige (ty- pisk medlemskab, årskort, sæsonkort, sponsorat eller abonnement) også være registreret:

▪ Medlemstype/medlemsnummer

▪ Sponsorat/sponsorkategori

▪ Anvendt betalingstype

▪ Billede

▪ Eventpreferencer

3. Der kan desuden behandles data om dataansvarliges ansatte og evt. frivillige (spillesteder, teatre, festivaler), i databehandlers datastøttesystemer, Se bilag B.2. Dette er en forud- sætning for at databehandler kan leve op til sine forpligtelser om at kunne udfører sine opgaver for den dataansvarlige, efter de betingelser om respons, der findes i Arrangøraf- talen.

For punkterne 1-3 omfattes både privatpersoner, erhvervsvirksomheder, organisationer og of- fentlige organisationer.

A.5 Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:‌

Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parter- ne.

Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere ‌

B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabe- handlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte æn- dringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataan- svarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 2 uger før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give med- delelse herom til databehandleren inden 1 uge efter modtagelsen af underretningen. Den dataan- svarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager her- til.”‌

B.2 Godkendte underdatabehandlere ‌

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgen- de underdatabehandlere:

Underdatabehandler: Webbook Aps, cvr: 25882431 , Incuba Sciences Park, Xxxxxxxx 00, XX-0000 Xxxxxx X, Xxxxxxx

Anvendelse: Udvikling, serverdrift, hosting og backup

Underdatabehandler: LINK Mobility A/S, cvr: 30077520, Copenhagen Towers, Ørestads

Xxxxxxxxx 000, 0., 0000 Xxxxxxxxx X, Xxxxxxx

Anvendelse: SMS relay.

Underdatabehandler: WebCRM A/S, cvr: 25189558, Vibenshuset, Xxxxxxxxx 0, 0000 Xx- xxxxxxx X, Xxxxxxx

Anvendelse: CRM system.

Underdatabehandler: The Rocket Science Group, (Mandrill, MailChimp) LLC 000 Xxxxx Xx Xxxx Xxx XX, Xxxxx 0000 Xxxxxxx, Xxxxxxx 00000. Tiltrådt EU Stan- dard Contractual Clauses.

Anvendelse: E-mail relay.

Underdatabehandler: Microsoft Azure, North Europe.

Anvendelse: Backup af databaser, hosting af data på Azure. Tiltrådt EU Standard Contractual Clauses.

Underdatabehandler: Freshworks Inc., Xxxx Xxxxxxxxxxx 00/00, Xxx 0, Xxxx 0, Xxxxxx, Xxx- xxxx 00000

Anvendelse: Supportsystem.

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden specifikt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten. Databehandleren kan ikke – uden den dataansvarliges specifikke og skriftlige godkendelse – an- vende den enkelte underdatabehandler til en ”anden” behandling end aftalt, eller lade en anden underdatabehandler foretage den beskrevne behandling.

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger ‌

C.1 Behandlingens genstand/ instruks ‌

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Databehandleren driver billetsystemet Elektra/Terminal og de tilhørende systemer:

▪ SalesPilot

▪ EventPilot

▪ ScanPilot

▪ DoorPilot

▪ SSO

der alle kan indeholde persondata på kunder og brugere af billetsystemet. De strukturerede per- sondata på kunder, omfatter maksimalt:

▪ Navn

▪ Adresse (vej, postnummer, by, land)

▪ Telefon

▪ Mobil

▪ E-mail

mens der kan forekomme yderligere personhenførbare data i kommentarfeltet, samt i notefeltet for hver kunde. Kunder kan optræde mere end 1 gang på samme klient og kan optræde under flere klienter. Den dataansvarlige i denne aftale, har kun adgang til de kunder, der findes på den eller de klienter, som den dataansvarlige har adgang til.

Det er kun muligt at få indsigt i persondata fra denne/disse klient(er), samt begære indsigt, data- portabilitet og sletning for den/disse. En kunde der ønsker f.eks. indsigt, skal henvises til databe- handleren, på xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx .

Databehandleren stiller billetsystemet til rådighed for den dataansvarliges oprettelse af events, samt salg af disse til slutkunder. Det er alene den dataansvarlige, der tager beslutning om salg gennem andre klienter i billetsystemet. Såfremt der åbnes for salg gennem klient 2 (internet) og klient 3 (call center) har databehandleren adgang til at udføre booking og salg af billetter og der- med at oprette kunder i billetsystemet på den dataansvarliges klient. Åbnes der for andre speci- fikke eller alle klienter, vil disse ligeledes have adgang til at oprette kunder på den dataansvarliges klient, samt ændre i deres persondata. Den dataansvarlige kan til enhver tid, ophæve denne ret.

Såfremt den dataansvarlige ophæver retten til at booke på klient 2 og 3, vil databehandler stadig have en teknisk adgang til persondata på den dataansvarliges klient og vil kunne imødekomme slutkunders ønske om indsigt eller sletning, i hele billetsystemet. Den dataansvarlige kan ikke ud- øve indflydelse herpå, men har krav på information herom, såfremt databehandler, sletter eller ændrer persondata på den dataansvarliges klient.

Særligt for salgssteder

For de brugere af databehandlers systemer, der alene anvender systemerne til salg af andres bil- letter, men ikke selv ejer events, er disse at betragte som delt dataansvarlige.

Salgsstedet er dataansvarlig for de persondata, der indtastes i billetsystemet og slutkunden vil kunne anmode om indsigt eller sletning i persondata og ordrer, hos salgsstedet, der er oprettet på salgsstedet. Salgsstedet er alene ansvarlig for de transaktionsdata, de selv genererer.

DBA

Et salgssted er altså delt dataansvarlig overfor slutkunden, sammen med den hoveddataansvarlige (arrangøren). Da både salgssted og arrangør arbejder med data igennem databehandlers billetsy- stem, har de kun et proxyforhold i relation til data og forholdet reguleres derfor, gennem de da- tabehandleraftaler, de hver har modtaget fra databehandler.

Dataansvarlig

(Arrangør)

PROXYRELATION

Databehandler

(Billetten A/S)

DBA

Dataansvarlig

(Salgssted)

Skitse over dataansvar for salgssteder

C.2 Behandlingssikkerhed ‌

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

Der er tale om behandling af kvantitative mængder af personoplysninger, der er omfattet af data- beskyttelsesforordningen, men ikke forordningens artikel 9 om ”særlige kategorier af personop- lysninger”. Derfor er der tilstræbt et passende højt sikkerhedsniveau, men det er vigtigt at den dataansvarlige grundigt instruerer sine egne brugere, der får adgang til systemerne, i at omgå og tilgå data forsvarligt og påse at datasikkerheden for de behandlede personer, opretholdes.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne.

Databehandleren skal dog – i alle tilfælde og som minimum – gennemføre følgende foranstaltnin- ger, som er aftalt med den dataansvarlige (på baggrund af den risikovurdering den dataansvarlige har foretaget):

Databehandleren sørger for at data kun kan tilgås gennem krypterede forbindelser over Internet- tet, samt at databehandler altid kun tilgår data på lukkede og sikrede eller krypterede netværk,

samt at persondata ikke udtages af databehandler og sendes eller transmitteres over ukrypterede netværk.

Databehandler har ændret sine systemer, således at Elektra billetsystemets klienter, nu kun kan koble sig på systemets gateways, såfremt kryptering er aktiv. Ellers vil klienten aktivt blive afslået. Det er med versionskontrol gjort umuligt at bruge versioner uden denne kryptering.

Alle data der tilgås gennem de webbaserede systemer SalesPilot, ScanPilot og Terminal, sker gen- nem SSL kryptering, med anerkendte certifikater fra Trustzone.

Databehandler har i 2013 etableret sikrede netværk imellem sine lokationer med hardwarekryp- tering (point-to-point), således at al datatransmission er sikret. Databehandler har siden 2002 driftet sine egne servere på egen lokation, således at al tilgang til servere og databaser sker på et fysisk lukket netværk. Det er ikke muligt at logge på databaseserverne, fra et netværk udenfor den fysiske lokation.

Der er få betroede medarbejdere, der har adgang til at logge på visse service-servere udefra, gen- nem VPN tunneler. Der føres kontrol med denne adgang, gennem logning af selskabets DPO, lige- som denne alene kan oprette og nedlægge adgangen til systemerne.

Selskabets servere er placeret i en sikret kælder under selskabets domicil i Aarhus. Her er der af etableret et high-security serverrum, hvor databehandleren har sine servere placeret. Serverne er placeret i aflåst rackskab og serverrummet kræver brik og kode for adgang, ligesom denne del af kælderen kræver brik og kode for adgang. Der føres log over de der benytter sig af adgangen.

Serverrummet er desuden beskyttet mod brand med Argonanlæg og koblet direkte til alarmcen- tral.

C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine ‌

Personoplysningerne opbevares hos databehandleren, indtil den dataansvarlige anmoder om at få oplysningerne slette eller tilbageleveret. Alternativt til den pågældende, hvis persondata der op- bevares, beder om at få sine data slettet. Det vil altid først ske, efter meddelelse herom til den dataansvarlige.

Databehandleren vil kunne slette data på klient 2 og 3 i billetsystemet, der er de klienter, som databehandlerens call center og egen portal (xxx.xxxxxxxxx.xx) booker på, uden advicering af dataansvarlige på de klienter, der eventuelt er booket på, skulle de ikke være klient 3.

C.4 Lokalitet for behandling ‌

Behandling af de i aftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forud- gående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end de følgende:

▪ Billetten A/S, Incuba Sciences Park, Xxxxxxxx 00, XX-0000 Xxxxxx X.

▪ Billetten A/S, Xxxxxxxxxxxx 0X, XX-0000 Xxxxxxx

C.5 Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande Databehandleren overfører ikke selv persondata til tredjelande. Databehandlerens samarbejds- partner, Orestes GmbH, kan i særlige tilfælde få adgang til databehandlerens database, til tekni- ske eller fejlsøgningsformål, gennem en delt og krypteret serveradgang i databehandlerens ser- vercenter.‌

I forbindelse med den dataansvarliges eventuelle udsendelse af e-mail fra billetsystemets SalesPi- lot og Terminal systemer, som angivet i Bilag B, anvendes en leverandør uden for EU. Underdata- behandleren er baseret i USA og har tilsluttet sig EU-SSC, hvilket betyder at underbehandleren kan garantere et tilstrækkeligt sikkerheds- og beskyttelsesniveau.

C.6 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren ‌

Databehandleren skal én gang pr. kalenderår for egen regning indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart angående databehandlerens overholdelse af denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

Der er mellem parterne enighed om, at der kan anvendes en revisionserklæring, fra revisionssel- skabet Beierholm. Revisionserklæringen publiceres efter indhentelsen til den dataansvarliges ori- entering, på xxxxxxx.xxxxxxxxx.xx.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos databehandleren, når der efter den dataansvarliges vurdering opstår et behov herfor.

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataan- svarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsagligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn.

C.7 Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabehandlere ‌

Databehandleren skal én gang pr. kalenderår for egen regning indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart angående underdatabehandlerens overholdelse af denne databehand- leraftale med tilhørende bilag.

Der er mellem parterne enighed om, at der kan anvendes en revisionserklæring, fra databehand- lerens revisionsselskab. Revisionserklæringen publiceres efter indhentelsen til den dataansvarliges orientering, på xxxxxxx.xxxxxxxxx.xx/XXXX.

Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har herudover adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos underdatabehandleren, når der efter databehandlerens (eller den dataansvarliges) vurdering opstår et behov herfor.

Den dataansvarlige kan – hvis det findes nødvendigt – vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, såfremt den dataansvarlige vurde- rer, at databehandlerens tilsyn med underdatabehandleren ikke har givet den dataansvarlige til- strækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med denne databehandleraftale.

Den dataansvarliges eventuelle deltagelse i et tilsyn hos underdatabehandleren ændrer ikke ved, at databehandleren også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelseslovgivningen og denne databehandleraftale.

Databehandlerens og underdatabehandleres eventuelle udgifter i forbindelse med afholdelse af et fysisk tilsyn/en inspektion hos underdatabehandleren betales af den dataansvarlige, såfremt den dataansvarlige har initieret og eventuelt deltaget i et sådant tilsyn og at dette ligger udover det årlige tilsyn, der foretages af databehandlers revisionsselskab.

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata