Udbudsbetingelse Rammeaftale om teknisk rådgivning og bistand for Forsyning Helsingør Varme A/S Juni 2016
Udbudsbetingelse
Udbudsbetingelse Rammeaftale om teknisk rådgivning og bistand for Forsyning Helsingør Varme A/S |
Juni 2016 |
Indholdsfortegnelse
3
3
4
4 Vilkår for afgivelse af tilbud
4
6
5.2 Organisation og håndtering af arbejdsprocessen 6
5.3 Bemandings kompetencer og erfaring 6
6
6.3 Organisation og håndtering af arbejdsprocessen – Tilbudsbilag 1 7
6.4 Bemandingens kompetencer og erfaring – Tilbudsbilag 2 7
7
7.1 Evaluerings af underkriteriet Pris 7
7.2 De kvalitative under kriterier 8
8
9 Underretning om tildelingsbeslutning
8
8
8
1 Indledning
Forsyning Helsingør er et multiforsyningsselskab, der leverer el, varme og vand, og søger for affald og spildevand kommer godt væk.
Forsyning Helsingør Varme A/S, opfordrer Dem hermed til at afgive tilbud på en rammeaftale om teknisk rådgivning og bistand vedrørende fjernvarmesystemet og andre anlæg.
Bygherren:
Forsyning Helsingør Varme A/X Xxxxxxxxxxxx 00
3000 Helsingør
i det følgende kaldet Bygherren.
2 Udbuddets omfang
2.1 Udbuddets genstand
Dette udbud omfatter en rammeaftale for teknisk rådgivning vedrørende fjernvarmesystemet for Forsy- ning Helsingør Varme i perioden 2016- 2018:
Rådgivningsydelserne omfatter:
Ydelser i henhold til FRI og DANSKE ARKs ydelsesbeskrivelser for Anlæg og Planlægning, herunder specifikt kompetencer indenfor:
◼ Energiplanlægning.
◼ Strategi for energisystemer.
◼ Hydraulikberegninger for fjernvarmenet på Forsyning Helsingørs platform TERMIS.
◼ Online hydraulik På TERMIS platform- Forsyning Helsingør varmes distributionsnet styres i dag onli- ne.
◼ Trykstødsanalyser på TERMIS platformen.
◼ Styring Regulering og Overvågning (SRO).
◼ Energibesparelser.
◼ Fjernvarmekoncepter.
◼ Fjernvarmeudbygninger.
◼ Lægning af fjernvarmerør i jorden.
◼ Rørarbejder i jord- byggeledelse og tilsyn.
◼ Plan for vedligehold og reparation af fjernvarmenet.
◼ Biomasseanlæg.
◼ Vedvarende Energisystemer.
◼ Varmepumpeteknologi (både eldrevne og absorptionsvarmepumper).
◼ Fjernkøling.
◼ Maskinteknik.
◼ Miljø- og myndighedsbehandling, herunder projekt- forslag iht. Varmeforsyningsloven.
Rådgivere bør bemærke at:
1. Der kan være tale om større projekter, men også om mange mindre ad hoc projekter.
2. Rådgivningen kan både være af detaljeret teknisk karakter, samt omhandle analyser, strategisk planlægning og myndighedshåndtering.
3. I forhold til overordnede energiplanlægningsopgaver skal Rådgiveren kunne samtænke hele energiområdet som Forsyning Helsingør dækker, dvs. fjernvarme, kraftvarme og el distribution. Samtidig skal muligheder for nye VE anlæg samt fjernkøling også tænkes ind i helheden.
4. Ydelser kan bestilles via ATR som beskrevet i oplæg til rammeaftale.
5. Arbejdsproceduren skal koordineres i samarbejde med bygherren.
6. Al kommunikation mellem Rådgiveren og Bygherren skal foregå på dansk.
7. Rammeaftalen forventes at gælde i 2 år fra kontraktindgåelse med mulighed for forlængelse med 2x1 år.
8. Den årlige omsætning for rammeaftalen forventes at ligge på omkring kr. 1.000.000 DKK, dog kan Forsyning Helsingør ikke garantere en minimumomsætning.
9. Forsyning Helsingørs standardtillæg til kontrakten (Social klausul) stiller en række konkrete so- ciale og etiske krav til virksomheder, der udfører arbejder for Forsyning Helsingør, herunder krav om overholdelse af internationalt og nationalt vedtagne menneske- og arbejdstagerrettigheder samt ansvarlighed overfor miljøet.
2.2 Overordnet tidsplan
Aktiviteter | Dato |
Udsendelse af udbudsmateriale | Uge 32, 2016 |
Frist for aflevering af tilbud | 21-09-2016 |
Forsyning Helsingørs vurdering af tilbud | Uge 38,39,40- 2016 |
Aftaleindgåelse | Uge 43- 2016 |
3 Vilkår for udbudsprocessen
3.1 Regelsæt
Udbuddet gennemføres i henhold til Europa –Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2014/25/EU ( Forsy- ningsvirksomhedsdirektivet).
3.2 Udbudsform
Udbuddets gennemføres som begrænset udbud, hvilket indebærer, at kun prækvalificerede ansøgere har ret til at afgive tilbud.
4 Vilkår for afgivelse af tilbud
4.1 Formkrav
Tilbud skal være på dansk.
Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lignende må dog gerne væ- re på engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk.
Tilbud skal være underskrevet af en tegningsberettiget for Rådgiver.
4.2 Vedståelsesfrist
Tilbuddet er bindende for Rådgiver og skal vedstås i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. Vedståelses- fristen suspenderes, hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, indtil klagens endelige afgørelse.
4.3 Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative tilbud, det vil sige tilbud, der afviger fra den beskrevne opgave.
4.4 Forbehold
Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af for- behold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge Udbudsbetingelse eller Kontraktudkastet.
Bygherren er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold.
Bygherren vil afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller an- dre forbehold, der ikke af Bygherren kan prissættes med den fornødne sikkerhed.
Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold overfor mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt.
Rådgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer risiko for, at tilbuddet ikke vil blive
taget i betragtning. I stedet for at overveje forbehold opfordres Rådgiver til tidligst muligt at henlede byg- herres opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssigheder eller uklarheder i udbudsmaterialet ved at fremsætte spørgsmål i overensstemmelse med udbudsbrevet.
Det henstilles til at eventuelle forbehold tydeligt angives i et selvstændigt bilag(Tilbudsbilag 3).
4.5 Fortrolighed
Bygherren vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i rådgivers tilbud, som Rådgiver har angivet som fortrolige forretningsmæssige forhold.
I den udstrækning, hvor Rådgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger. Generelle angivelser om konkurrenceføl- somhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning.
Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Bygherren til at videregive oplysninger til tredjemand.
Bygherren er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til beret- tiget varetagelse af bygherrens interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet.
4.6 Øvrige forhold
Rådgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra Bygherren, der til gengæld er uberettiget til at anven- de tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud.
Rådgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Bygherren uved- kommende.
5 Tilbuddets indhold
Tilbuddet skal afgives på grundlag af hele udbudsmaterialet, herunder evt. fremsendte rettelsesblade. Rådgivers tilbudsdokumenter skal omfatte som mindstekrav:
◼ Udfyldt og underskrevet tilbudsliste.
◼ Organisation og håndtering af arbejdsprocessen (Tilbudsbilag nr. 1).
◼ Bemandingskompetencer og erfaring (Tilbudsbilag nr. 2).
◼ Evt. forbehold (Tilbudsbilag nr. 3).
5.1 Udfyldt tilbudsliste
Samtlige poster i Tilbudsliste skal udfyldes/besvares for at tilbuddet kan betragtes som værende konditi- onsmæssigt.
De angivne mængder på tilbudslisten er skønnet og skal kun anvendes i forbindelse med den økonomi- ske vurdering af tilbuddet.
5.2 Organisation og håndtering af arbejdsprocessen
Følgende information skal angives i tilbuddet:
◼ Beskrivelse af rådgiverorganisationen med angivelse af rollefordeling og kompetenceforhold.
◼ En kort beskrivelse på ca. 1-2 A4 sider, der beskriver, hvordan Rådgiver vil gribe opgaven an, samt forslag til samarbejde med Bygherren under rammeaftalen under hensyntagen Bygherrens beskrivel- se af rådgivers forventede ydelser i pkt. 2.1 Udbuddets genstand. (Tilbudsbilag 1)
Hvis tilbud afgives af et konsortium skal desuden oplyses:
1. Konsortiets organisation og beslutningsstruktur.
2. Konsortiets delegering af bemyndigelse og ansvar til projektledelsen.
5.3 Bemandings kompetencer og erfaring
Følgende information skal angives i tilbuddet:
CV for nøglepersoner, herunder projektleder, ingeniør og tekniske speciallister, samt CV for personer der stilles til rådighed i tilfælde af sygdom, opsigelse mv. hos nøglepersonerne. Det skal af CV’erne fremgå, hvilken rolle personerne har haft i de sager, der fremhæves som værende særlig relevant i forhold til denne opgave.(Tilbudsbilag 2)
5.4 Forbehold
Såfremt tilbuddet indeholder afvigelser fra det udbudte, vil Forsyning Helsingør efter karakteren af afvi- gelsen behandle afvigelser ved enten at se bort fra tilbuddet eller de vil efter Forsyning Helsingørfri- eskøn blive kapitaliseret. (Tilbudsbilag 3)
6 Vurdering af tilbud
6.1 Vurdering af tilbud
I tildelingsfasen vurderes først tilbuddets gyldighed, og dernæst bedømmes tilbuddet på grundlag af de opstillede vurderingskriterier.
Ved vurdering af tilbuddets gyldighed kontrolleres, at tilbuddet indeholder de efterspurgte oplysninger angivet i punkt 5.1-5.4.
Gyldige tilbud bedømmes i henhold til tildelingskriteriet det økonomiske mest fordelagtige tilbud på bag- grund af de nedenfor angivne underkriterier med tilhørende vægtfordeling (se Evalueringsmetode):
Pris | 20 % |
Organisationen og håndtering af arbejdsprocessen | 10 % |
Bemandings kompetencer og erfaring | 70 % |
6.2 Pris
Pris vurderes ud fra den i tilbudslisten tilbudte pris og i henhold til Evalueringsmetode. Der gives point for prisen på en skala fra 0-10.
6.3 Organisation og håndtering af arbejdsprocessen – Tilbudsbilag 1
For at sikre, at der opstår et smidigt og konstruktivt samarbejde, som vil medføre en optimal udnyttelse af de involverede i både rådgivernes- og forsyningens organisation, lægger Forsyning Helsingør vægt på rollefordeling og klare kommandoveje.
Forsyning Helsingør lægger vægt på én indgang til Rådgiveren via en projektkoordinator, så Rådgiver varetager rollen som opgavefordeler, og dermed sikrer, at opgaverne løses af rette vedkommende hos Rådgiver.
Der lægges vægt på at projektkoordinatoren har sin daglige arbejdsplads på en af rådgiveres nærmeste adresser i forhold til Helsingør.
Vurdering af underkriteriet foretages på en skala fra 0-10 og i henhold til Evalueringsmetode.
6.4 Bemandingens kompetencer og erfaring – Tilbudsbilag 2
Forsyning Helsingør lægger vægt på, at de foreslåede nøglepersoner og specialister har den tilstrække- lige kompetence og erfaring fra lignende opgaver til at varetage de arbejdsopgaver og funktioner, som de er tiltænkt, og dermed medvirker til at sikre løsningen af rådgivers forventede ydelser beskrevet i pkt.
2.1 udbuddets genstand. Vurdering af bemandingens kompetencer og erfaring sker ud fra de i tilbuddet præsenterede CV’er.
Forsyning Helsingør lægger vægt på faglig kompetence som dækker samtlige fagområder nævnt under punkt 2.1.
Vurdering af underkriteriet foretages på en skala fra 0-10 og i henhold til Evalueringsmetode.
7 Evalueringsmetode
Til brug for evalueringen af tilbuddene, jf. pkt. 6. ovenfor, vil ordregiver anvende følgende evalueringsme- tode.
7.1 Evaluerings af underkriteriet Pris
Ifølge udbudsbetingelse pkt. 6.2 gives point for prisen på en skala fra 0-10. Der er i vurderingen lagt vægt på en lav pris får tildelt point i forhold hertil.
Pointfordelingen udregnes på følgende måde:
Laveste pris får tildelt det højeste pointtal i den anvendte pointskala, altså 10 point.
Tilbud, der er 70 % højere end laveste pris får tildelt det lavest mulige antal point i den anvendte point- skala, altså 0 point.
Tilbud, der er mindre end 70 % højere end laveste pris, tildeles point i mellem ovenstående yderpunkter bestemt ved retlinet interpolation.
7.2 De kvalitative underkriterier:
Rådgiverens organisation og håndtering af rådgivningsprocessen/ Bemandings kompetencer og erfarin- ger:
Bedst tænkelige | 10 |
Meget over middel | 9 |
Noget over middel | 8 |
Over middel | 7 |
Lidt over middel | 6 |
Middel | 5 |
Lidt under middel | 4 |
Under middel | 3 |
Noget under middel | 2 |
Netop acceptabelt | 1 |
Uacceptabelt | 0 |
Ifølge udbudsbetingelse pkt.6.3 og 6.4 sker vurderingen af underkriterierne på en skala fra 0 til 10. Pointene er fordelt på følgende måde:
8 Tildeling af kontrakt
Tildeling af kontrakt vil ske ud fra kriteriet økonomisk mest fordelagtigt.
9 Underretning om tildelingsbeslutning
Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidigt modtage skriftlig underretning om til- delingsbeslutningen.
Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende Rådgiver er ikke et tilsagn om at ville indgå afta- le med Rådgiveren, men alene underretning om at Rådgiver efter bygherrens vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen aftale eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter.
Rådgivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede Rådgivere fra forpligtelserne i deres tilbud, der fortsat er bindende i overensstemmelse med vedståelsesfristen.
Kontrakt skal indgås på grundlag af det vedlagte udkast til rammeaftale. Det forventes, at der kan indgås kontrakt ultimo oktober.
10 Standstillperiode
Rammeaftale kan først indgås efter udløbet af den lovpligtige standstillperiode på 10 kalenderdage, jf.§i lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne mv. (håndhævelsesloven).
11 Aflysning
Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet kunne aflyses af Bygherren.