Ledelse Administration og opfølgning
Aarhus Kommune
FM servicedefinitioner og afgrænsninger med henblik på dataindsamling
Alle personaleomkostninger relateret til en FM-service skal inkluderes i omkostningsdatabasen
Ledelse
Administration og
opfølgning
Administration af leverandører og kontrakter
Udførende personale
► Alle ledelses- omkostninger til at lede og styre de udførende medarbejdere af de konkrete FM services
► Fx en distriktsleder for rengøring der ikke selv udfører men står for at styre arbejdet
► Alle direkte interne administrations- omkostninger til at håndtere servicen
► I administration indgår tre omkostningsgrupper: Økonomi, Indkøb og HR
► Alle omkostninger ved aktiviteter, der skal forvalte og udvikle samspillet med leverandører
► Særligt kontraktsejere og indkøb
► Fx decentral håndtering af rengøringskontrakt og dialog med leverandøren
► Alle personale- omkostninger til udførende personale for de respektive services
Personaleomkostninger dækker over alle udgifter ved at have en medarbejder ansat så som:
► Grundløn, ferietillæg, virksomhedens pensionsbidrag, øvrige sociale omkostninger
► Tillæg for bonus, skifteholdsarbejde, overtid, rejsetid, rejseudgifter, uddannelse, og evt. sundhedsfremmende ordninger
► Omkostninger til ferieafløser, sygdom og andet fravær
► Omkostninger ved diæter og øvrige frynsegoder
Dataperiode er 1/1 – 31/12 2017
Indkøbsomkostninger, der kan relateres til Facility Management skal også inkluderes
Indkøb af materialer
► Indkøbte materialer:
Alle indkøbte materialer til brug for udførsel af services (dog ingen IT-omkostninger)
► Fx rengøringsmaterialer, udstyr til intern service og bygningsvedligehold
Indkøb af services
► Indkøbte services:
Alle købte services som dækker over outsourcede services samt kort- eller langtidslejet personale som erstatter eksisterende personale
► Ved brug af eksterne leverandører forventes materialer indeholdt i den samlede
omkostning
► Fx håndværkerydelser, rengøring, arealpleje
Dataperiode er 1/1 – 31/12 2017
Udbudsrelaterede omkostninger og aktiviteter skal også inkluderes
Forberedelse af
udbud
► Udarbejdelse af udbudsstrategi
► Analyse af udbudsområdet, herunder udarbejdelse af baseline, kortlægning af eksisterende løsninger og serviceniveauer
► Udarbejdelse af leverandørliste og kontakt hermed
► Udarbejdelse af udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale, herunder servicebeskrivelser, kravspecifikation, objektdataindsamling og kommunikationsplan
Gennemførsel af
udbud
► Udsendelse af udbudsmateriale og kontakt med leverandører
► Forhandling/markedsdialog/spørgerunder m.v.
► Vurdering og evaluering af indkomne tilbud
► Tildeling og implementering af kontrakt
Overlevering til
drift
► Overlevering til drift
► Evaluering af udbudsproces
► Opfølgning og realisering
Dataperiode er 1/1 – 31/12 2017
Følgende volumener medtages for at sikre retvisende omkostninger
Volumener | Definitioner |
Antal udførende personale (årsværk) per FM service | Antal årsværk per FM service. FTE ”Full Time Equivalent” - standard for fuldtidsbeskæftigedes årlige arbejdstid. Xxxxxxxx som gennemsnitlige arbejdsdage i løbet af året x 7,4 timer – 25 feriedage. = 1.672 timer. Dette er et vejledende tal, og andre årsværknormer kan medtages, så længe der redegøres for dette i drejebogen. |
Antal personale (årsværk) der arbejder med ledelse og administration af FM services | Antal årsværk per FM service. Vil fx være indkøb, administration samt bygningskonsulenter for hver enkel magistratsafdeling. |
Dataperiode er 1/1 – 31/12 2017
Følgende bygningstyper medtages for at sikre retvisende omkostninger
Bygningstype | Definitioner |
Alle bygninger registreret i Caretaker og Ejendomsfortegnelsen | Alle typer af bygninger som kommunen har en FM omkostning til medtages. Fx hovedbygninger, skure, udhuse etc. Herunder også kirkegårde, Lossepladsen og andre atypiske bygninger. AffaldVarme’s bygninger medtages ligeledes. De FM relaterede omkostninger fordeles på de opvarmede arealer. Selvejende institutioner og almene boliger medtages ligeledes. |
Alle grunde medtages ikke, medmindre der er en særskilt opgjort arealplejeomkostning | AAK råder over en række grunde som enten er forpagtet, er planlagt som bygningsgrunde eller skal frasælges. Omkostningerne til disse er minimale og kan ofte ikke opgøres særskilt. |
Kvm for adresser | Angives med bruttoetageareal i kvadratmeter i overensstemmelse med BBR. Hvis kendt opgives rengjorte kvm. |
Dataperiode er 1/1 – 31/12 2017
De 9 udvalgte FM Serviceydelser
Hard facility management
Bygningsdrift og -vedligehold
► Udvendigt
bygningsvedligehold
► Indvendigt bygningsvedligehold
► Tekniske installationer
► Simple vedligeholdelsesopgaver på bygninger og tekniske installationer
► Simple driftsopgaver på tekniske installationer
► Mindre ombygninger og
projekter
Forsyning
► El og vand
► Varme (fjernvarme og naturgas)
Vognpark
► Alle køretøjer både relateret til FM serviceleverancen og til borgervendte ydelser
Arealpleje
► Grønne arealer
► Grå arealer
► Vinterpleje
Affaldshåndtering
Rengøring
► Vinduespudsning
Intern Service (Fx Kontorbetjente og pedeller)
► Omstilling
► Reception
► Arkiv
► Kontorartikler
► Kontormaskiner
► Post og pakker
► Trykkeri
► Flytning af arbejdspladser
Kantine/Catering
Soft facility management
► Kantinemåltider
► Konferenceservice
Sikkerhed
► Vagt
► Overvågning
► Brandalarmer
Porteføljestyring, Space Management og Asset Management
Porteføljestyring
Space management
Asset Management
Flerbruger- bygning
Flerbrugerbyg- ning og ABW- optimeret
Maksimal
værdiskabelse
ABW-
optimeret
Enkeltbruger- bygning
Samlet efterspørgsel af bygningsmassen
Gap
Formålet med porteføljestyring er at afstemme udbud og kapacitet på makroniveau. Det vil sige sikring af at de overordnede behov for ejendomme på kort og lang sigt kan mødes af konkrete planer for tilvejebringelse af de rette løsninger og den rette kapacitet.
Samlet udbud af bygningsmassen
Formålet med Space Management er at sikre bedst mulig udnyttelse af de eksisterende kvadratmeter, herunder tilpasning til de specifikke brugerbehov i den konkrete kontekst, hvad enten der er tale om en administrationsbygning, en skole eller en sportshal.
Asset Management fokuserer på at underbygge den eksisterende porteføljestrategi og for at sikre en bygningsmasse der understøtter kommunens kerneforretning. Strategisk vedligehold rammesættes, styres og vurderes bl.a. ud fra parametrene; omkostninger, risici og performance.
Ændring i én parameter påvirker mindst én af de to øvrige.
Omkostning
Samlet udbud af fx Skoler
Gap
Historisk
Forventet
Risiko
Performance
Samlet efterspørgsel af fx Xxxxxx
Omkostninger inkluderet:
► Husleje
► Ejendomsadministration
► Porteføljestyring
Omkostninger inkluderet:
► Design og planlægning
► Indkøb og reparationer af inventar
Omkostninger inkluderet:
► Genoprettende vedligehold
► Risikovurderinger
► Planlægning
Bygningsdrift-og vedligehold
Servicedefinition
Procesdefinition
Bygningsvedligehold omhandler planlagt, løbende og genoprettende vedligeholdelse af udvendige og indvendig bygningsdele, dvs. både planlagt og dag-til-dag vedligehold.
Mindre ombygninger og projekter inkluderes
✓ Aktiviteter og omkostninger som indgår 🗶 Aktiviteter og omkostninger som IKKE indgår
Omkostninger til vedligeholdelse af site/bygninger relateret til:
• Bygninger indvendigt
• Bygninger udvendigt
• Tekniske installationer
• Simple vedligeholdelsesopgaver på bygninger og tekniske installationer
• Simple driftsopgaver på tekniske installationer
• Genoprettende vedligehold som løfter til nuværende niveau
• Mindre ombygninger og mindre projekter
• Bygningssyn i forbindelse med opdatering af vedligeholdelsesplaner og prioritering af indsatser
• Udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner på lang sigt
• Bekæmpelse af skadedyr
Omkostninger til (se næste side):
• Forebyggende vedligehold
• Afhjælpende vedligehold
Omkostninger til vedligeholdelse af bygninger afholdt af udlejer /
administrator (hvis bygningen er lejet)
• Omkostninger til større renoverings- / byggeprojekter, som højner den operationelle/ funktionelle standard af bygningen i forhold til kvalitetsniveau som bygget (fx installation af termoruder i stedet for et-lags ruder). Planlægningen af modernisering betragtes som strategisk vedligehold som indgår i Asset Management.
• Større ombygninger eller renoveringer
• Intern håndtering af skraldespande og affald
• AV-udstyr, smartboards osv. installeret i konferencelokaler og
mødelokaler
• Husleje, ejendomsskatter, finansielle afgifter, ejendomsforsikring og brandsikring
• Kapitalomkostninger i forbindelse med afskrivninger, renter og
offeromkostninger
• Opmagasinering af møbler
• Forsikringer
• Space management
Indvendigt og udvendigt vedligehold samt tekniske anlæg
Specifikation af omkostninger – bygningsvedligehold
1. Forebyggende (planlagt) vedligehold og løbende service
► Vedligeholdsomkostninger planlagt i tid og type, og som har til formål at opretholde eksisterende bygninger og anlægs funktionalitet på et kvalitetsmæssigt niveau ”som bygget”
► Planlagt vedligehold sker inden for ejendom og anlægs ydeevne når et utilfredsstillende niveau
► Løbende service (herunder lovpligtige eftersyn) på ejendomme og anlæg
► Eksempel: Maling af vinduer
2. Genopretning af arealer, bygninger og tekniske installationer og anlæg
► Genopretning omfatter samlede udskiftninger af bygningsdele (vinduer, tag osv.), der medfører et kvalitetsspring, der bringer bygningsdelen op
på niveau som bygget
► Genopretningsarbejder vil typisk blive aktiveret og omkostningen periodiseret over hele bygningsdelens levetid
► Eksempel: Udskiftning af vinduer (så de opnår samme kvalitetsniveau som bygget)
3. Afhjælpende vedligehold og løbende tilsyn og småreparationer
► Vedligeholdsomkostninger der har til formål at genoprette en funktion som uforudset har nået et uacceptabelt niveau. Det vil sige udbedringer af akutte skader, der ikke har kunnet planlægges
► Omkostninger til forsikringsskader for pludselige, uforudsete hændelser – dvs. selvrisiko eller skader der ligger inden for selvrisiko
► Omkostninger til skader forårsaget med forsæt eller uagtsomhed
► Løbende tilsyn og småreparationer af ejendomme og installationer / anlæg
► Eksempel: Reparation af ødelagt vindue
Forsyning
Servicedefinition
Procesdefinition
Denne service omfatter alle omkostninger i forbindelse med indkøb og produktion af el, vand, varme og køl.
✓ Aktiviteter og omkostninger som indgår 🗶 Aktiviteter og omkostninger som IKKE indgår
Omkostninger til forsyning af bygninger relateret til:
• Elforsyningsabonnement og forbrug (variable omkostninger inkluderet)
• Opvarmningsabonnement og forbrug; herunder, el, fyringsolie, fjernvarme, gas etc.
• Udgifter til vandforsyning
• Alle skatter og afgifter, der er forbundet med varme/køling (dvs.
elforbrug)
• Udskiftning af målere, aflæsning af målere og andre omkostninger relateret til at monitorere forbruget
• Vedligeholdelse af anlæg til el og varme (inkluderet i bygningsdrift- og vedligehold)
• Omkostninger til el, vand og varme i forbindelse med almene boliger såfremt disse er opkrævet direkte af beboerne
• Dieselbrandstof til nødgenerator
Vognpark
Servicen består både af ejede og leasede biler, udgifter til indkøb og service af bilerne samt brændstof.
Køretøjer, der anvendes til arealpleje eller andre specifikke FM relaterede ydelser er ikke medregnet da de henføres til den enkelte FM
service.
Servicedefinition
Procesdefinition
✓ Aktiviteter og omkostninger som indgår
🗶Aktiviteter og omkostninger som IKKE indgår
Alle kommunens indregistrede køretøjer
• Personbiler, busser, mini-vans der bruges til transport af borgere som et led i kerneydelser
• Køretøjer der anvendes til FM serviceydelser, men ikke kan henføres til en specifik ydelse
Udgifter forbundet med køb, service og brug af køretøjerne
• Xxxxxx og andre driftsrelaterede udgifter
• Service, reparationer og anden vedligehold af køretøjerne
• Køb af køretøjer
• Køretøjer der anvendes til arealpleje (medtages under arealpleje)
• Køretøjer der kan henføres til en specifik FM serviceydelse, fx et
køretøj der anvendes af kommunens håndværkere til vedligehold
Arealpleje
Servicedefinition
Procesdefinition
Udendørsarealer består af tre omkostningskategorier:
1. Terrænvedligehold (pleje af grønne områder osv.)
2. Terrænrenhold (fejning, tømning af skraldespande osv.)
3. Vintertjeneste (snerydning og glatførebekæmpelse)
I processen indgår alle de omkostninger forbundet med udendørsterræn, herunder både vedligehold og renhold af grønne og befæstede arealer samt vintertjeneste.
✓ Aktiviteter og omkostninger som indgår
Terrænvedligehold af:
• Sand, græs- og plantearealer
• Befæstede arealer
• Bassiner, havemøbler, skilte, hegn, låger, afløb, belysning osv.
Terrænrenhold af:
• Sand, græs- og plantearealer
• Befæstede arealer
• Bassiner, havemøbler, skilte, hegn, låger, afløb (fx sandfangsbrønde), belysning osv.
Vintertjeneste: snerydning og glatførebekæmpelse
Aktiviteter og omkostninger som IKKE indgår
🗶
• Udvendig bygningsrenhold som fx facader, vinduer, portåbninger og udvendige trapper osv. da dette hører til under processen ejendomsvedligehold
• Xxx, ledninger og andet under jorden
• Indkøb af nyt udstyr eller møbler (fx potteplaner, udendørsmøbler
osv.) – dette er en investering.
Affaldshåndtering
Processen indebærer ekstern håndtering af affald fra det tidspunkt, det forlod siten og omfatter bortskaffelse og slutbehandling af samtlige affaldsprodukter:
Kontoraffald - Papir, makulering, pap/papir, bølgepap, EE-affald, batterier, toner, plast, kaffegrums, organisk og madaffald og restaffald (dagrenovationslignende affald).
Servicedefinition
Procesdefinition
✓ Aktiviteter og omkostninger som indgår
🗶Aktiviteter og omkostninger som IKKE indgår
Bortskaffelse af affaldsfraktioner:
• Omkostninger fra bortskaffelse af affald (inklusive afgifter) på eksterne affaldscentraler (fx genbrugsstation osv.)
• Omkostninger for afhentning af container
• Kontoraffald, madaffald og restaffald
Forvaltning af leverandører og aftaler
Intern transport / håndtering af affald inden for bygningen :
• Sortering af affald
• Omkostninger for tømning af affaldsbeholdere
Affald som ikke er kontorrelateret
Andre fraktioner som ikke er nævnt i procesdefinitionen
Indsamling (papirkurvstømning og lignende affald) og transportering af affald til den sidste interne opsamlingsplads (indgår i rengøringsprocessen)
Vedligeholdelse og reparation af affaldshåndteringsområder (indgår i
ejendomsvedligeholdsprocessen)
Udskiftning af pærer og lysstofrør (en del af ejendomsvedligehold)
Rengøring
Servicedefinition
Procesdefinition
Denne service inkluderer rengøring af samtlige arealer (omkostninger til kontorarealer opgøres særskilt) og har til formål at sikre opretholdelse af et acceptabelt hygiejnisk kvalitetsniveau for brugerne.
► Rengøringsudstyr og -artikler, hygiejne- og forbrugsartikler er inkluderet.
► Både daglig og periodisk rengøring er inkluderet.
► Processen omfatter sitets automater til kaffe, varmt vand (te) og varm chokolade – fx kaffeautomater, -bryganlæg samt kaffemaskiner.
► Processen inkluderer rengøring af kaffemaskiner (skal hurtigt og enkelt kunne tilbyde kaffe, te m.m. til brugere).
✓ Aktiviteter og omkostninger som indgår 🗶 Aktiviteter og omkostninger som IKKE indgår
• Rengøring, aftørring og støvsugning af overflader og møbler
• Entrémåtter/tæpper (indkøb/leje og rens)
• Udgifter til rengøringsudstyr (rengøringsvogne, mopper osv.)
• Udgifter til opfyldning af forbrugsartikler til rengøring herunder oplagring (vaskemiddel, rengøringsartikler)
• Omkostninger til forbrugsartikler, hygiejnemateriale og lignende i toilet- og fællesområder
• Indsamling af kontoraffald (tømning af papirkurve osv.) og transport af dette til intern opsamlingsplads, hvor affaldet bliver afhentet af ekstern leverandør
• Rengøringsservice af automater til kaffe, varmt vand (te) og varm
chokolade
• Vinduespolering af indvendige glaspartier og mellemglas samt facade (udvendigt)
• Vaskemaskiner, tørretumbler og indkøb samt reparation heraf
• Omkostninger til transport af affald fra intern opsamlingsplads og væk fra sitet (er inkluderet i affaldshåndtering)
• Omkostninger til tømning/fyldning af opvaskemaskine
• Rengøring i sammenhæng med flytninger (indgår i flytningsprocessen)
• Rengøring i sammenhæng med ombygninger (projektorienteret)
• Omkostninger til faste installationer (fx sæbedispenser)
• Vedligehold af gulv (særlig behandling så som slibning, voks osv. som
ikke indgår i det dagligdags renholdet)
Rengøring
Grænsefladen mellem rengøring og affaldshåndtering
Rengøring
Transport fra arbejdsplads til central affaldsstation på etage
Transport fra central affaldsstation på etage til sidste interne opsamlingsplads
Affaldshåndtering
Transport af affald væk fra site
Grænsefladen mellem rengøring og affaldshåndtering
Rengøring
Affaldshåndtering
• I bygninger hvor affald først er transporteret til interne affaldsstationer på hver etage, for derefter at blive transporteret til den sidste interne opsamlingsplads, skal omkostninger til transport af affald mellem disse affaldsstationer inkluderes i rengøringsprocessen
• Transport af affald væk fra site er inkluderet i processen affaldshåndtering
Intern service 1/2
Servicedefinition
Procesdefinition
► Omstilling - håndteringen af interne og eksterne indgående og udgående telefonopkald og software benyttet til denne service
► Reception - omfatter modtagelse og vejledning af gæster, der besøger sitet via en reception (intern services tilbudt af receptionen er ikke inkluderet). En reception omfatter et modtagelseslokale (med toiletter og siddepladser for de besøgende). Bemandede såvel som ubemandede receptioner indgår i processen.
► Interne flytninger af arbejdspladser omfatter ansatte, der arbejder på samme site. Det gælder fx planlægning af flytning, forbrugsmateriale til flytning, flytning af brugerens ejendele, møbler osv.
✓ Aktiviteter og omkostninger som indgår 🗶 Aktiviteter og omkostninger som IKKE indgår
• Håndtering af omstilling af interne og eksterne indgående og udgående telefonopkald samt sikre at personen får fat i den rigtige person eller afdeling/funktion (inklusiv håndtering af tilbagegående telefonopkald)
• Omkostninger til indkøb, tilsyn, drift og vedligeholdelse af hardware og software (voicemail, reference system osv.)
• Modtagelse af besøgende og henvisning til/kontakt til de rette medarbejdere
• Opdatering af evt. besøgslogbog
• Omkostninger til navnekort/-skilte og håndtering af disse
• Håndtering af parkeringstilladelser til gæsterne
• Omkostninger til aviser, blomster, batterier, håndkøbsmedicin osv. (der findes i receptionen - dog ikke organisationsspecifikke brochurer osv.) og håndtering af disse.
• Omkostninger til interne flytninger af arbejdspladser og indretning
• Planlægning og projektledelse i forbindelse med intern flytning
• Rengøring i forbindelse med intern flytning
• Indkøb af nye møbler og andre genstande, der er indeholdt i det indvendige miljø på ad hoc basis
• Nedtagning/demontering og montering af møbler/tavler osv.
• Telefonafgift
• Opdateringen af informationer i intern database for omstilling
• Omkostninger til kaffemaskiner i receptionen (se rengøring/kantinen)
Intern service 2/2
Servicedefinition
Procesdefinition
► Kontormaskiner - maskiner såsom multifunktionelle maskiner, printere, kopimaskiner, skannere og faxmaskiner er inkluderet i servicen. Generelle netværkstilsluttede maskiner såvel som personlige ikke netværksopkoblede maskiner indgår.
► Post og pakker - indgående og udgående breve, kontorrelateret kurerpost samt aviser, tidsskrifter og lignende forsendelser.
✓Aktiviteter og omkostninger som indgår
🗶 Aktiviteter og omkostninger som IKKE indgår
• Indkøbsomkostninger, tilsyn, pleje og vedligeholdelse af maskiner (inkl. leasingudgifter, servicetekniker osv.) inkl. forbrugsmaterialer
• Omkostninger i forbindelse med håndtering af indgående og
udgående breve (internt og eksternt) og kontorrelateret kurerpost
• Transport af indgående og udgående post fra og til postcenter
• Omkostninger relateret til lamineringsmaskiner, kuverteringsmaskiner, ringbindningsmaskiner, frankeringsmaskiner, kopimaskiner
• Omkostninger til lagerfaciliteter
• Personlige computere
• Omkostninger relaterede til frankering og porto af breve og pakker
• Intern og ekstern godshåndtering
• Trykning af administrativ kommunikation såsom lønsedler, kundefakturaer, påmindelser osv.
• Design og grafik i trykkeriet (kun standardydelser som print, scan og fax medtages for trykkeriet).
• Omkostninger til standard kontormateriale til dagligt normalt kontorarbejde: Kuglepenne, blyanter, highlighters, viskelæder, whiteboard penne, skriveblokke, notesblokke, post-its, mapper, plast lommer, indeks / registre, tape, sakse, kopieringspapir og tonere, brevpapir og kuverter og andre kontorrelaterede produkter til normalt kontorarbejde
• Scanning og kopiering til arkiv
Kantine/catering
Servicedefinition
Kantine omfatter fulde måltider mad (omkostninger til frokost opgøres særskilt) med drikkevarer og evt. andet i kantineområdet (frugt, kage, kaffe osv.), herunder:
► Planlægning, indkøb, tilberedning og servering af mad til medarbejderne inkl. oprydning. Processen har til formål at levere tidssvarende måltider
til brugere med hensyn til smag, variation og sundhed
Catering omfatter ordrer til forfriskninger og mad til mødelokaler på siten Service og påfyldning af kaffemaskiner
Indkøb (forbrugsvarer og tilbehør) af kaffe, te, vand og frugt
Procesdefinition
✓ Aktiviteter og omkostninger som indgår 🗶 Aktiviteter og omkostninger som IKKE indgår
Kantine
• Frokost og morgenmad i kantinen
• Indkøb, tilberedning og servering af måltider
• Oprydning, opvask og rengøring af produktionsredskaber og service
• Køkkenudstyr (ink. afskrivninger) og service af køkkenudstyr
• Køkkeninventar og vedligeholdelse heraf – fx opvaskemaskine, køleskab
• Omkostninger for gryder, knive, service, bestik og andre forbrugsmaterialer (fx servietter)
• Subsidier, hvis der betales noget af magistratsafdelingerne – fx kommunalt tilskud
• Medarbejderbetaling
Catering
• Bestillingssystem og bestilling af catering
• Omkostninger til catering (optakt, madlavning, forberedelse af catering, råvareomkostninger osv.)
• Omkostninger til service af påfyldning af forsyninger (kaffe, te, vand, frugt)
• Caféer og kiosker
• Salgsautomater
• Omkostninger til møbler, kunst, blomster samt lokaleomkostninger for
kantine
• Fællesomkostninger såsom el, vand osv.
• Vedligeholdelse til mødelokalerne (inkluderes i processen indvendigt vedligehold)
• Kantinemoms
• Kantinetilskud
Sikkerhed
Servicedefinition
Procesdefinition
Processen består af to elementer:
► Vagt
► Overvågning
Sikkerhed har til formål at sikre ejendommen og virksomheden mod utilsigtet personadgang (fx tyveri) og mod anden skade på ejendommen og dens værdier samt fungere som generel overvågning af ejendommen. Parkeringsadministration omfatter levering af parkeringstillstånd og overvågning af parkering
✓ Aktiviteter og omkostninger som indgår 🗶 Aktiviteter og omkostninger som IKKE indgår
• Overvågning af hele siten og den totale omkostning
• Runderinger
• Overvågning med TV-kamera og via CCTV anlæg samt indkøb, tilsyn og vedligehold af TV-overvågningssystem
• Adgangssystem (indkøb, tilsyn, vedligehold, døre og administration af fx Id-kort, It-rettigheder, receptionisters tid til uddeling af adgangskort osv. )
• Adgangskontrol, fx stikprøvekontrol af legitimationskort/-dokumenter
• Gennemføre udrykning ved alarm samt håndtere akutte skader og rapportere hændelser.
• Sikring (fx sikringsglas, stakit, låge, indbrudsalarm)
• Gennemføre udrykning ved alarm samt håndtere akutte skader og rapportere hændelser.
• Brandsikring inklusiv branddøre, flugtvejsskilte og etablering af
brandveje
• Omkostninger for at oprette, og opdatere sikkerhedspolitikker og sikkerhedsinstruktioner
• Ejendomsforsikring (indgår i processen ejendomsvedligehold)
• Omkostninger i forbindelse med håndtering af indre risici (driftstrussel
fx oversvømmelse) AM
• Håndtering af parkeringstilladelser til gæsterne (se reception)
• Indtægter fra parkering
• Leje af parkeringspladser
• Borgerrettet sikkerhed som fx overfaldsalarmer og vagter på jobcentre
Porteføljestyring (Real Estate)
Servicedefinition
Procesdefinition
Formålet med porteføljestyring er at afstemme udbud og kapacitet på makroniveau. Det vil sige sikring af at de overordnede behov for ejendomme på kort og lang sigt kan mødes af konkrete planer for tilvejebringelse af de rette løsninger og den rette kapacitet.
✓ Aktiviteter og omkostninger som indgår 🗶 Aktiviteter og omkostninger som IKKE indgår
Omkostninger til styring og drift af porteføljen:
• Husleje
• Ejendomsadministration
• Omkostninger til behovskortlægning i form af ejendomstyper og
geografi på tværs af kommunens områder
• Omkostninger til kortlægning af eksisterende ejendomsportefølje, herunder opdatering af stamdata relateret til bygninger
• Omkostninger til udarbejdelse af strategi og planlægning af udvidelser/indskrænkninger i kommunens ejendomsportefølje, herunder både nybyggeri, tilkøb, salg, leje og udleje
• Udførende arbejde med projektering og byggeri
• Omkostninger forbundet med betaling og controlling af kommunens interne huslejemodeller
• Juridisk rådgivning, fx i forbindelse med genforhandling af lejekontrakter
Hard facility management
Side 21
Space Management (Arealoptimering)
Servicedefinition
Procesdefinition
Space management omfatter aktiviteter som har til formål er optimere brugen af rum gennem behovsafdækning, definition, måling, registrering og opdatering af rum.
Det inkluderer også udvikling og optimering af kontorkoncepter ift. organisering og pladsudnyttelse.
Servicen inkluderer løbende planlægning for eksisterende bygninger og analyser af behov og krav i forbindelse med implementering af nye projekter, renovationer, relokationer og ændringer i måden at arbejde på.
✓ Aktiviteter og omkostninger som indgår 🗶 Aktiviteter og omkostninger som IKKE indgår
► Omkostninger til kortlægning og optegning af den eksisterende
bygningsmasse
► Omkostninger til kortlægning af den eksisterende kvadratmeterudnyttelse
► Omkostninger til analyse, opmåling og opfølgning på brugerbehov og
fysisk arbejdsmiljø i kommunens bygninger
► Omkostninger der vedrører indkøb af inventar til nyetablering af arbejdspladser – fx ny kontoretage
► Aktiviteter der har til formål at designe og optimere administrative arbejdspladser, idet de borgerrettede arbejdspladser for fx pædagoger og lærere ikke er medtaget
► Derudover inkluderes analyse af behov og krav i forbindelse med flytning
► Omkostninger til design og udvikling af arbejdspladskoncepter, herunder eksempelvis Aktivitetsbaserede arbejdspladser og inklusive fællesrum
► Kontinuerlige opgave i forbindelse med flytninger er med, men ikke de projektrelaterede opgaver ved en specifik flytning
► Projektledelse og udførelsen af flytning af arbejdspladser
► Projektledelse og udførelse af ombygning
► Juridisk rådgivning, fx i forbindelse med genforhandling af
lejekontrakter
► Administration af ind-/udleje og udvikling af debiteringsdata
► Udgifter til IT-systemer brugt til ejendomsadministration
► Særligt borgerrettet inventar – fx skolemøbler og møbler til dagtilbud
► Prognoser for og analyser af befolkningstilvækst med mere er ikke inkluderet, idet det ikke er bygningsrelateret
Soft facility management
Side 22
Asset Management (Strategisk vedligehold)
Servicedefinition
Procesdefinition
Asset Management omfatter optimering af aktivernes totaløkonomi ved at balancere omkostninger, performance og risiko*. Ved at tilpasse vedligeholdelsesstrategien (planlagt vedligehold, afhjælpende vedligehold, genopretning og moderniseringer) til ejendommens performance (fx tilstand) og risikoen ved et nedbrud er det muligt at planlægge og optimere vedligeholdelsesindsatsen på tværs af den samlede ejendomsportefølje på baggrund af objektive kriterier i stedet for historik og faste frekvenser.
✓ Aktiviteter og omkostninger som indgår 🗶 Aktiviteter og omkostninger som IKKE indgår
• Omkostninger til strategisk planlægning og vedligehold
• Omkostninger til koordinering af vedligeholdsindsatser
• Omkostninger til prioritering af ressourcer til fordeling af midler
• Omkostninger til kortlægning af langsigtede kapacitetsbehov
• Udarbejdelse af bygningsrapport
Hard facility management
• Prioritering af midler
Omkostninger til dagligt og løbende vedligehold:
• Forebyggende vedligehold (udførende vedligehold)
• Afhjælpende vedligehold (udførende vedligehold)
Side 23
*Asset Management er en defineret standard jf. ISO 55000.