Vilkår for Lønpartnere
Vilkår for Lønpartnere
Gældende fra 1. oktober 2022
Disse regler fastlægger rammerne for en Lønpartners brug af DataLøn til levering af lønadministration til Kundevirksomheder.
1
1. Definitioner
1.1 Aftalen
Lønpartners og Visma DataLøns aftale om Lønpartners brug af DataLøn, disse regler samt prisliste.
1.2 Bankdage
Alle dage undtagen lørdage, søn og helligdage, fredag efter Kr. himmelfartsdag, 5. juni samt 24. og 31. december.
1.3 DataLøn
DataLøn er et lønsystem, hvor Visma DataLøn på vegne af en Lønpartner foretager lønbehandling, herunder beregning af løn, A-skat, AM-bidrag, ATP-bidrag, feriepenge og pension samt indberetning af oplysninger til SKAT (eIndkomst).
1.4 Kundevirksomhed
En virksomhed, der har indgået aftale med Lønpartner om levering af lønadministration.
1.5 Lønpartner
En virksomhed, der erhvervsmæssigt leverer lønadministration til Kundevirksomheder.
1.6 Medarbejdere
De af Kundevirksomhedens medarbejdere, konsulenter m.v., som Lønpartner har registreret i DataLøn (hver enkelt betegnes ”Medarbejder”).
1.7 Overførselsservice
Overførselsservice er et af Nets Denmark A/S udbudt produkt, hvor Nets Denmark A/S på vegne af beløbsafsender behandler og videresender betalingsgrundlag til beløbsafsenders pengeinstitut med henblik på gennemførelse af pengeoverførsler til beløbsmodtager.
1.8 Samlet Betaling
ATP’s opkrævning af Finansieringsbidrag mm.
1.9 Visma DataLøn
Visma DataLøn og ProLøn A/S, CVR-nr. 48 11 77 16, som er det selskab, der udbyder DataLøn.
2. Lønpartners forpligtelser
2.1 Lønpartners forhold til Kundevirksomheden
Lønpartner disponerer på enhver måde på Kundevirksomhedens vegne i relation til lønbehandling hos Visma DataLøn.
Lønpartner er ansvarlig for ydelser leveret til Kundevirksomheder, herunder for leverancer baseret på DataLøn.
Lønpartner forestår selv prisfastsættelse og fakturering af ydelser over for Kundevirksomheden.
Lønpartners prissætning er Visma DataLøn uvedkommende.
2.2 Oprettelse
Lønpartner, herunder Lønpartners eventuelle selvstændige administrationskontorer, oprettes i DataLøn med egen identifikation.
Kundevirksomheden oprettes ligeledes i DataLøn med egen identifikation og som hørende til en Lønpartner.
2.3 Indberetning til DataLøn
Lønpartner skal indberette data elektronisk og indestå for indlevering og ægthed af data.
Lønpartner skal endvidere følge gældende vejlednings- og informationsmateriale for DataLøn. Materialet fremgår af Visma DataLøns hjemmeside/sendes til Lønpartner.
2.4 Servicering af Kundevirksomheden
Lønpartner servicerer sine tilknyttede Kundevirksomheder omkring brugen af DataLøn.
Abonnerer Kundevirksomheden på mailservice fra DataLøn, kan Visma DataLøn rette henvendelse direkte til Kundevirksomheden. Dette gælder også, såfremt Visma DataLøn udsender generel information om DataLøn.
3. Visma DataLøns forpligtelser
3.1 Lønbehandling
Visma DataLøn foretager lønbehandling, leverer outputmateriale og tilbyder serviceydelser og kurser mv. Ydelsernes indhold er beskrevet i vejledninger til DataLøn.
Som et element i lønbehandlingen danner Visma DataLøn betalingsgrundlag, der anvendes ved pengeoverførsler.
3.2 Udveksling af data
Visma DataLøn udveksler data elektronisk med tredjemand og foretager ændringer af registrerede stamoplysninger efter anmodning fra tredjemand, f.eks. SKAT og pensionsselskaber. Berørte Kundevirksomheder orienteres af tredjemand eller af Visma DataLøn.
4. Refusionsanmodninger mv.
4.1 Refusion via Visma DataLøn
Lønpartner kan anmode om, at Visma Bluegarden søger om refusion af sygedagpenge og dagpenge efter barselloven på vegne af Kundevirksomheden.
Ved anmodning herom anses Kundevirksomheden via Lønpartner at have afgivet en erhvervsfuldmagt til Visma DataLøn hertil, og dette indebærer samtidig, at Lønpartner på vegne af Kundevirksomheden har givet
Vilkår for DataLøn pr. 1. oktober 2022 2
samtykke til, at Visma DataLøn kan indberette data til NemRefusion for Kundevirksomheden.
4.2 Indberetning til NemRefusion
Visma Bluegarden indberetter oplysninger til NemRefusion på grundlag af de data, Kundevirksomheden har indberettet til Lønpartner, og som Lønpartner herefter har videregivet til Visma Bluegarden.
Der kan alene indberettes oplysninger for medarbejdere, der er omfattet af Kundevirksomhedens aftale med Lønpartner.
Visma Bluegarden kontrollerer ved hjælp af fejlmeddelelser og kvitteringer fra NemRefusion, at indberetninger accepteres. Herudover sikrer Visma Bluegarden, at eventuelle fejl og mangler, som NemRefusion giver meddelelse om, rettes.
Indberetninger, der ikke er signeret (”kladder”), slettes fra NemRefusion 6 måneder efter sidste anvendelse uden yderligere varsel. Signerede indberetninger slettes fra NemRefusion 24 måneder efter signeringstidspunktet uden yderligere varsel.
Kundevirksomheden er ansvarlig for korrektheden af de data, der indberettes til Lønpartner til brug for indberetning til NemRefusion.
Indberetning af urigtige eller vildledende oplysninger til brug for afgørelser efter sygedagpengelov eller lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel kan straffes efter straffeloven. Det samme gælder ved fortielse af oplysninger af betydning for sådanne afgørelser.
Den kommune, som modtager indberettede oplysninger, har adgang til Kundevirksomhedens lokaler og arbejdssteder med henblik på at kontrollere lønudbetalinger mv., som danner grundlag for beregningen af syge- og barselsdagpenge.
5. Rekvisition af CPR-oplysninger
5.1 CPR-oplysninger
Lønpartner kan rekvirere oplysninger om Medarbejderes navn og adresse i Det Centrale Personregister (CPR) på vegne af Kundevirksomheden.
5.2 Rekvisition af oplysninger
Lønpartner må alene rekvirere oplysninger i CPR om personer, som Kundevirksomheden i kraft af aftale skal udbetale løn, honorar mv. til. Behandling af de modtagne oplysninger fra CPR skal ske i overensstemmelse med den til enhver tid gældende Databeskyttelsesforordning og Databeskyttelseslov. Forsætlig eller groft uagtsom overtrædelse af disse betingelser for rekvisition af oplysninger fra CPR er strafbar.
Visma DataLøn registrerer bruger-id, tidspunkt og cpr-nummer for enhver rekvisition af oplysninger fra CPR. Visma DataLøn opbevarer disse oplysninger i 6 måneder, hvorefter de slettes. På forlangende udleverer Visma DataLøn oplysningerne til CPR.
6. Pengeoverførsler
6.1 Overførsel vedrørende lønbehandling
Overførsel af beløb finder sted via den konto i pengeinstituttet, som Lønpartner har oplyst til Visma DataLøn. Overførsler sker via Overførselsservice.
Overførsler sker i henhold til de gældende regler for henholdsvis Overførselsservice og for Kundevirksomhedens betalingskonto i Kundevirksomhedens pengeinstitut. Dette er Visma DataLøn uvedkommende.
6.2 Overførsel via Samlet Betaling
Ved tilmelding til Samlet Betaling i DataLøn, indestår Lønpartner over for Visma DataLøn for, at Kundevirksomheden har givet samtykke til, at ATP må iværksætte betalinger fra Kundevirksomheden til ATP. Overførsler til Samlet Betaling sker via Overførselsservice.
Ønsker Kundevirksomheden at framelde sig Samlet Betaling, skal Lønpartner foretage frameldelse inden
d. 1. i måneden før sidste rettidige betalingsdag.
7. Databehandling
7.1 Dataansvarlig
Kundevirksomheden er dataansvarlig og har ansvar for behandlingen af de personoplysninger, som Lønpartneren sender til Visma DataLøn med henblik på Visma DataLøns opfyldelse af Aftalen.
7.2 Databehandler
Lønpartner er databehandler, og Visma Dataløn er underdatabehandler, jf. den til enhver tid gældende Databeskyttelsesforordning og Databeskyttelseslov, og behandler udelukkende oplysninger på den dataansvarliges vegne.
Det er ikke Visma DataLøns ansvar, om der er fornøden hjemmel til at behandle de personoplysninger, Lønpartner indberetter til DataLøn.
De nærmere vilkår for Lønparteners brug af Visma
DataLøn som underdatabehandler er reguleret i databehandleraftalen vedlagt som bilag 1.
8. Produktændringer i DataLøn
Visma DataLøn kan foretage produktændringer i DataLøn.
Vilkår for DataLøn pr. 1. oktober 2022 3
Visma DataLøn tilstræber at informere Lønpartner om ændringer af produktet med mindst 1 måneds varsel. Dog kan produktionsforhold og udefra kommende forhold som f.eks. ændret lovgivning medføre, at produktet ændres uden eller med kortere varsel.
9. Rettigheder
9.1 Rettigheder til DataLøn
Visma DataLøn har ejendomsret, ophavsret og enhver anden immateriel rettighed til DataLøn, herunder programmer, dokumentation og vejledninger, som Visma DataLøn stiller til rådighed for Lønpartner.
Inden for rammerne af Aftalen får Lønpartner en ikke-eksklusiv og ikke-overdragelig ret til at anvende DataLøn over for sine Kundevirksomheder.
9.2 Lønpartners markedsføring
Lønpartner forestår egen markedsføring. Nævnes ”DataLøn”, skal det skrives på den her viste måde.
Indeholder markedsføringsmaterialet henvisninger til Visma DataLøn eller til DataLøn, eller nærmere beskrivelser af Visma DataLøn eller DataLøn, skal materialet godkendes af Visma DataLøn inden offentliggørelse.
10. Tredjemands rettigheder
Så vidt det er Visma DataLøn bekendt, krænker Visma DataLøns ydelser ikke tredjemands immaterielle rettigheder, herunder patenter og ophavsrettigheder.
Rejser tredjemand krav, opstået som følge af at ydelsen krænker dennes rettigheder, skal den part, som kravet rejses mod, straks meddele dette skriftligt til den anden part.
Den part, der krænker tredjemands ret, skal holde den anden part skadesløs for dennes egne omkostninger, herunder udgifter til advokat og omkostninger, der måtte blive tilkendt sagsøger samt tredjemands berettigede krav.
Den part, der krænker tredjemands ret, skal afhjælpe manglen ved enten at indgå en aftale med tredjemand eller ved at ændre/erstatte sine ydelser, så Aftalen opfyldes. Hvis omkostningerne i forbindelse hermed ikke står i et rimeligt forhold til ydelsen, kan parten vælge at opsige Aftalen uden varsel.
11. Ansvar og ansvarsbegrænsning
11.1 Parternes ansvar
Hvor andet ikke fremgår af Aftalen, er parterne ansvarlige efter dansk rets almindelige regler.
Parterne fraskriver sig dog ethvert ansvar for indirekte tab og følgeskader som f.eks. produktionstab, tabt fortjeneste og rentetab.
11.2 Visma DataLøns ansvarsbegrænsning
Visma DataLøns erstatningsansvar pr. skadesbegivenhed er begrænset til det beløb, Visma DataLøn har faktureret Lønpartner og den berørte Kundevirksomhed i de forudgående 12 måneder.
Visma DataLøns erstatningsansvar over for Lønpartner kan dog maksimalt udgøre kr. 250.000 kr. pr. løbende 12 måneder.
Visma DataLøn har intet ansvar for funktionsfejl, forsinkelser eller produktionsforstyrrelser, der forårsages af forhold, som Visma DataLøn ikke har indflydelse på, eksempelvis fejl ved Lønpartners og Kundevirksomhedernes data, Lønpartners forkerte anvendelse af Visma DataLøns produkter, forhold ved anvendte IT-installationer, manglende kompatibilitet, ændringer foretaget af Lønpartner samt forstyrrelser ved datatransmission eller netværk.
Visma DataLøn har intet erstatningsansvar over for Kundevirksomheden. Retter Kundevirksomheden et erstatningskrav mod Visma Bluegarden, skal Lønpartner skadesløsholde Visma Bluegarden herfor.
12. Force Majeure
Visma DataLøn er ikke ansvarlig for skader, der skyldes force majeure, herunder lovforskrifter, myndighedsforanstaltninger eller lignende, indtruffet eller truende krig, oprør, borgerlige uroligheder, terror, sabotage, naturkatastrofer, strejker, lockout, boykot, blokade, hærværk, brand, eksplosion, svigtende energitilførsel eller andre begivenheder, der hindrer eller i væsentlig grad vanskeliggør det for Visma DataLøn at opfylde sine forpligtelser. Det påhviler Visma DataLøn at udfolde rimelige bestræbelser med henblik på at overvinde sådanne eventuelle vanskeligheder og at foretage levering, så snart forholdene tillader dette.
13. Fejl og forsinkelse
13.1 Afhjælpning
Hvis der er fejl eller forsinkelser ved levering af ydelsen, og dette skyldes Visma DataLøn, er Visma DataLøn berettiget og forpligtet til at
• afhjælpe sådanne fejl og forsinkelser, i det omfang det er praktisk muligt og kan ske uden urimelige økonomiske konsekvenser, og
• foretage omlevering af udført arbejde, hvor dette ernødvendigt.
Hvis Visma DataLøn ikke er ansvarlig for fejl eller forsinkelser, kan Visma DataLøn efter Lønpartners
Vilkår for DataLøn pr. 1. oktober 2022 4
anmodning medvirke ved afhjælpning eller omlevering mod et rimeligt vederlag.
13.2 Reklamationsfrist
Fejl eller forsinkelser i Visma DataLøns ydelser skal meddeles Visma DataLøn senest 1 uge efter levering.
14. Fortrolighed og offentliggørelse
14.1 Fortrolighed
Parterne og deres medarbejdere har tavshedspligt vedrørende oplysninger om den anden parts forretningshemmeligheder og forretningsforbindelser samt andre fortrolige forhold, som parterne får kendskab til ved Aftalens opfyldelse.
14.2 Offentliggørelse
Fortrolige oplysninger fra den anden part må kun anvendes og opbevares som led i Aftalens opfyldelse. Opbevaring og anvendelse skal ske på forsvarlig måde og med mindst samme omhu, som den part, der modtager oplysningerne, anvender på sine egne fortrolige oplysninger.
15. Underleverandører
15.1 Brug af underleverandører
Visma DataLøn kan anvende underleverandører. Underleverandører er underlagt samme tavshedspligt som anført i pkt. 14.1.
15.2 Hæftelse for underleverandører
Visma DataLøn hæfter for underleverandørers ydelser på samme måde som for egne ydelser. Visma DataLøn påtager sig intet ansvar for tredjemands standardprogrammel, som indgår i Visma DataLøns leverance.
16. Priser og betaling
16.1 Betaling til Visma DataLøn
Visma DataLøn fakturerer Lønpartner for Visma DataLøns ydelser i henhold til den til enhver tid gældende prisliste, jf. dog punkt 16.2. Priserne er angivet ekskl. moms.
Betaling sker ved, at Visma DataLøn debiterer Lønpartners konto i Lønpartners pengeinstitut.
Visma DataLøns fakturering dækker også Kundevirksomhedernes brug af Overførselsservice i relation til DataLøn. Eventuel opkrævning fra Kundevirksomhedens pengeinstitut vedrørende brug af Kundevirksomhedens betalingskonto er Visma DataLøn uvedkommende.
16.2 Kundevirksomhedens betaling
Lønpartner kan vælge, at Visma DataLøn skal fakturere Kundevirksomheden for visse ydelser fra DataLøn, Er dette tilfældet, debiterer Visma DataLøn
Kundevirksomhedens konto i Kundevirksomhedens pengeinstitut direkte. Endelig afregning over for Kundevirksomheden sker i henhold til aftalen mellem Lønpartner og Kundevirksomheden.
Lønpartner indestår for dækning af Kundevirksomhedens betaling til Visma DataLøn. Er der ikke dækning for et beløb på Kundevirksomhedens konto, kan Visma DataLøn debitere beløbet på Lønpartners konto.
17. Aftaleændringer
Visma DataLøn kan ændre Aftalen, herunder priser, med 1 måneds skriftligt varsel. Dette gælder dog ikke, hvis myndighedskrav, sikkerhedshensyn eller lignende forhold nødvendiggør et kortere varsel. Meddelelser, herunder ændringer af priser, kan varsles ved brev eller elektronisk, f.eks. via e-mail eller indbakkebesked.
18. Opsigelse og ophævelse
18.1 Parternes opsigelsesfrist
Lønpartner kan opsige Aftalen skriftligt med 1 måneds forudgående varsel til den 1. i en måned. Visma DataLøn kan opsige Aftalen ved et skriftligt varsel på 3 måneder til den 1. i en måned.
18.2 Opsigelse af Kundevirksomheden
Lønpartners egen opsigelsesfrist i forhold til Kundevirksomheden må ikke overstige Visma DataLøns opsigelsesfrist i henhold til punkt 18.1.
18.3 Ophævelse
En part kan hæve Aftalen uden varsel, hvis
a) den anden part væsentligt misligholder Aftalen,
b) den første part skriftligt har fremsat påkrav om afhjælpning af misligholdelsen, og
c) den anden part ikke har påbegyndt afhjælpningen senest 7 Bankdage efter modtagelse af påkravet.
Hvis Visma DataLøn hæver Aftalen, har Visma DataLøn krav på betaling for det udførte arbejde.
18.4 Konsekvenser af opsigelse og ophævelse
Hvis Aftalen mellem parterne opsiges eller ophæves, kan en Kundevirksomhed, der anvender DataLøn via Lønpartner, ikke anvende DataLøn i henhold til den hidtidige registrering, men må selvstændig indgå aftale med Visma DataLøn om brug af DataLøn.
Det samme gør sig gældende, hvis aftalen mellem Løn-partner og en Kundevirksomhed opsiges eller ophæves.
18.5 Udestående ydelser
Selv om Aftalen er ophørt, gælder den stadig for forpligtelser, der skal opfyldes i op til 6 måneder efter, at Aftalen er ophørt.
Vilkår for DataLøn pr. 1. oktober 2022 5
Disse ydelser leveres i henhold til Aftalen og på Aftalens vilkår.
Ophører Aftalen som følge af konkurs, gennemføres de ydelser, der er udestående, ikke.
19. Overdragelse
Visma XxxxXxx har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge Aftalen til et andet selskab i Visma DataLøn-koncernen uden Lønpartners samtykke.
Herudover kan ingen af parterne uden den anden parts skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge Xxxxxxx til tredjemand.
20. Lovvalg og værneting
Aftalen er undergivet dansk ret. Eventuelle uoverensstemmelser mellem parterne, som ikke kan løses ved forhandling, kan indbringes for de ordinære domstole med Visma DataLøns hjemting som værneting.
Vilkår for DataLøn pr. 1. oktober 2022 6
Bilag 1
Databehandleraftale
Som en del af parternes Aftale, gælder følgende Databehandleraftale i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) mellem:
Visma DataLøn og ProLøn A/S CVR 48117716
Gærtorvet 1-5
1799 København V.
Danmark
herefter ”underdatabehandleren” og
Kunden
herefter “databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
1. Indhold
Præambel 3
databehandlerens rettigheder og forpligtelser 3
Underdatabehandleren handler efter instruks 4
Fortrolighed 4
Behandlingssikkerhed 4
Anvendelse af underdatabehandlere 5
Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6
Bistand til databehandleren 7
Underretning om brud på persondatasikkerheden 8
Sletning og returnering af oplysninger 9
Revision, herunder inspektion 9
Parternes aftale om andre forhold 9
Ikrafttræden og ophør 10
Kontaktpersoner hos databehandleren og underdatabehandleren 10
Bilag A Oplysninger om behandlingen 11
Bilag B Underdatabehandlere 13
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 17
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 21
2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter underdatabehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af databehandleren.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af den aftalte ydelse behandler underdatabehandleren personoplysninger på vegne af databehandleren i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder databehandlerens betingelser for underdatabehandlerens brug af dennes databehandlere og en liste over disse, som databehandleren har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder databehandlerens instruks for så vidt angår underdatabehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som underdatabehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med underdatabehandleren og dennes databehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke underdatabehandleren fra forpligtelser, som underdatabehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Databehandlerens rettigheder og forpligtelser
1. Databehandleren er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Databehandleren har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Databehandleren er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som underdatabehandleren instrueres i at foretage.
4. Underdatabehandleren handler efter instruks
1. Underdatabehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra databehandleren, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som underdatabehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af databehandleren, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Underdatabehandleren underretter omgående databehandleren, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Underdatabehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på databehandlerens vegne, til personer, som er underlagt underdatabehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Underdatabehandleren skal efter anmodning fra databehandleren kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt underdatabehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at databehandleren og underdatabehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang,
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Databehandleren skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal underdatabehandleren – uafhængigt af databehandleren – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal databehandleren stille den nødvendige information til rådighed for underdatabehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal underdatabehandleren bistå databehandleren med vedkommendes overholdelse af databehandlerens forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som underdatabehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og mod fakturering al anden information, der er nødvendig for databehandlerens overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32. Vilkår for databehandlerens kontrol med underdatabehandleren er beskrevet i bilag C.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter databehandlerens vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som underdatabehandleren allerede har gennemført, skal databehandleren angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Underdatabehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Underdatabehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra databehandleren.
3. Underdatabehandleren har databehandlerens generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Underdatabehandleren skal skriftligt underrette
databehandleren om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 1 måneds varsel til den 1. i en måned og derved give databehandleren mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Listen over underdatabehandlere, som databehandleren allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når underdatabehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af databehandleren, skal underdatabehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge dennes databehandler de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at databehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Underdatabehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at dennes databehandler som minimum overholder underdatabehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter databehandlerens anmodning herom – i kopi til databehandleren, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandlerens databehandler. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af databehandleraftalen, skal ikke sendes til databehandleren.
6. Hvis underdatabehandlerens databehandler ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver underdatabehandleren fuldt ansvarlig over for databehandleren for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for databehandleren og underdatabehandleren, herunder dennes databehandler.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af underdatabehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra databehandleren og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som underdatabehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af databehandleren, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som underdatabehandleren er underlagt, skal underdatabehandleren underrette databehandleren om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra databehandleren kan underdatabehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Databehandlerens instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til databehandleren
1. Underdatabehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt databehandleren ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af databehandlerens forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at underdatabehandleren så vidt muligt skal bistå databehandleren i forbindelse med, at databehandleren skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til underdatabehandlerens forpligtelse til at bistå databehandleren i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår underdatabehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for underdatabehandleren, databehandleren med:
a. databehandlerens forpligtelse til uden unødig forsinkelse, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den dataansvarlige
b. databehandlerens forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
c. databehandlerens forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af databehandleren for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed underdatabehandleren skal bistå databehandleren samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Underdatabehandleren underretter uden unødig forsinkelse databehandleren efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Underdatabehandlerens underretning til databehandleren skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at databehandleren kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal underdatabehandleren bistå databehandleren med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at underdatabehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af databehandlerens anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som databehandleren har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som underdatabehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til databehandleren i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er underdatabehandleren forpligtet til at enten at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af databehandleren, efter
aftale, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
Underdatabehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.
12. Revision, herunder inspektion
1. Underdatabehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for databehandleren og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af databehandleren eller en anden revisor, som er bemyndiget af databehandleren.
2. Procedurerne for databehandlerens revisioner, herunder inspektioner, med underdatabehandleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Underdatabehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til databehandlerens eller underdatabehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til underdatabehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for parternes indgåelse af aftale om levering af tjenesterne.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med underdatabehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af databehandleren
Formålet med underdatabehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af databehandleren er levering af et en standard IT-løsningen, der på baggrund af Kundens indberetninger til underdatabehandleren foretager lønbehandling for Kunden, i henhold til Aftalen.
A.2. Underdatabehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af databehandleren drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Behandlingen af personoplysninger drejer sig primært om varetagelse af it-systemer til håndtering af databehandlerens lønadministration.
Underdatabehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af databehandleren drejer sig om lønbehandling, herunder:
● beregne Medarbejdernes løn,
● foretage alle beregninger og indberetninger til og foranlediger pengeoverførsler til SKAT, ATP, ferie- og barselsfonde, pensionskasser m.v. på Kundens vegne,
● foretage indberetning af statistik til arbejdsgiverforening og Danmarks Statistik på Kundens vegne,
● sende lønsedler til Medarbejdernes digitale postkasse
● xxxxxx Xxxxxxx lønbilag i et elektronisk arkiv i 5 år efter udløbet af det år, hvor lønbilaget produceres
● yde hjælp til opstart og oprettelse af Kunden og Medarbejderne, og
● levere support- og konsulentydelser telefonisk og online fra Visma DataLøn og ProLøns lønkonsulenter, når Kunden har brug for hjælp.
Underdatabehandleren foretager ingen udvikling eller tilpasning af DataLøn i forhold til Kundens specifikke behov eller ønsker.
Herudover faciliterer underdatabehandleren drift, test, vedligehold, udvikling samt fejlretning af systemer og applikationer.
Underdatabehandleren får derudover en ikke-eksklusiv, royaltyfri, evig og uigenkaldelig ret til i overensstemmelse med gældende lovgivning uigenkaldeligt at anonymisere og aggregere databehandlerens data og brug af Visma DataLøn og ProLøn A/S’ produkter, og herefter anvende disse til at:
● Forbedre, optimere og udvikle underdatabehandlerens eksisterende eller fremtidige moduler, produkter og funktioner, og
● Udarbejde statistikker vedrørende:
○ løndannelse og lønudvikling,
○ virksomheds- og medarbejderforhold,
○ demografi,
herunder til brug i fremtidige funktioner og produkter.
Ved anonymisering af personoplysninger, skal underdatabehandleren sikre, at ingen fysiske personer kan identificeres ud fra oplysningerne eller i kombination med andre oplysninger, og at oplysningerne ikke kan føres tilbage til en identificerbar eller identificeret fysisk person. Anonymiseringen skal være uigenkaldelig.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Typer af persondata som er underlagt behandling i henhold til aftalen:
Almindelige personoplysninger:
● Kontaktoplysninger, som navn, adresse, mail, telefon
● CPR-nr.
● Stillingskategori, oplysninger om løn, arbejdstid, fravær, pension, skat, bankkonto
● ferieafregning
● pensionsafregning
● skatteafregning
● kontooplysninger
● medarbejdernummer
Særlige kategorier af personoplysninger
● medlemskab af fagforening, i de særlige situationer, hvor medarbejderens faglige kontingent bliver trukket over lønnen
For alle ovenstående gælder, at ingen af følgende følsomme personoplysninger vil indgå i behandlingen:
● race eller etnisk, eller politisk, filosofisk eller religiøs overbevisning
● at en person er mistænkt, sigtet eller dømt for en forbrydelse
● helbredsoplysninger
● seksuel orientering
● genetiske eller biometriske data
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Kategorier af registrerede som indgår i behandlingen:
● databehandlerens (Kundens) slutbrugere
● databehandlerens (Kundens) medarbejdere
● databehandlerens (Kundens) kontaktpersoner
A.5. Underdatabehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af databehandleren kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Denne aftale er gældende, så længe underdatabehandleren behandler personoplysninger på vegne af databehandleren i overensstemmelse med leveringsaftalen (Aftalen)
Bilag B Underdatabehandlerens databehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har databehandleren godkendt brugen af følgende underdatabehandlere:
Navn og adresse | Hosting land | Juridisk overdragelsesmeka nisme, hvis databehandleren har adgang til personoplysninger fra lande uden for EU/EØS | Bistår underdatabehandleren med |
Atea A/S Lautrupvang 6 2750 Ballerup CVR-nr. 25511484 | Danmark | Ikke relevant | Datalagring af kundesager Lønkørsler |
BtB Consult ApS Greve Bygade 22 2670 Greve CVR-nr. 29195951 | Danmark | Ikke relevant | Sagsbehandling mv. i forbindelse med databehandlers levering af lønadministration og kundesupport |
Cim Mobilty ApS Fælledvej 17 7600 Struer CVR-nr. 27913334 | Danmark | Ikke relevant | Udsendelse af mail og sms i forbindelse med log-on Mulighed for at sende sms’er |
Google LLC 0000 Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx, XX 00000 XXX | Irland | Ikke relevant | Sagsstyring intern, mails og informationsdeling |
Xxxxxxxxx.xx 000 Xxxx Xxxxxx, Xxxxxxxx Xxxx, XX 00000, XXX. | Holland | Ikke relevant | Krypteret transport af data under beregninger til brug for lønkørsler |
Microsoft Azure, Microsoft Ireland Operations Ltd. Atrium Building Block B, Carmanhall Road, Sandyford Industrial Estate, Dublin 18, Ireland | Holland Tyskland | Ikke relevant | Datalagring Lønkørsler - beregninger Stamdata - hosting |
Netcompany A/S Grønningen 17, 1 1270 København K CVR-nr. 14814833 | Danmark | Ikke relevant | Udsendelse af elektronisk post (Xxx.xx) Print og udsendelse af breve |
Nets Denmark A/S Klausdalsbrovej 601 2750 Ballerup CVR-nr. 20016175 | Danmark | Ikke relevant | Datalagring af lønberegninger |
XXXXXXXXXX.XX ApS Buchwaldsgade 50 5000 Odense C CVR-nr. 27364276 | Danmark | Ikke relevant | Udsendelse af sms i forbindelse med log-on |
PostNord Strålfors A/S Xxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxxxx X XXX-xx. 10068657 | Danmark | Ikke relevant | Konvertering og levering til e-Boks |
Visma IT & Communications AS Karenslyst Alle 56 0277 Oslo Org no: 979207379 | Norge | Ikke relevant | Hosting af filer til sagsbehandling af kundesager Printservere |
Visma e-conomic A/S Gærtorvet 1 1799 København V CVR-nr. 29403473 | Danmark | Ikke relevant | Infrastruktur og netværk |
Visma Raet B.V. Xxxxxxxxxx 00, 0000 XX, Xxxxxxxxxx, XXXXXXX Xxxxxxxxxxx | Holland | Ikke relevant | E-arkiv - software og hosting |
Viborg Løn og HR ApS Gl. Skivevej 73 A 8800 Viborg CVR-21522783 | Danmark | Ikke relevant | Sagsbehandling mv. i forbindelse med databehandlers levering af lønadministration og kundesupport |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har databehandleren godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. underdatabehandleren må ikke
– uden databehandlerens skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Underdatabehandleren skal skriftligt underrette databehandleren om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af underdatabehandlere og derved give databehandleren mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.
En sådan underretning skal ske med 1 måneds varsel til den 1. i en måned.
Såfremt databehandleren har indsigelser mod ændringerne, skal databehandleren give meddelelse herom til underdatabehandleren. Databehandleren kan alene gøre indsigelse, såfremt databehandleren har rimelige, konkrete årsager hertil.
Indsigelse mod tilføjelse eller erstatning af underdatabehandlere har ikke opsættende virkning for gennemførelsen heraf. Hvis databehandleren har indsigelser, er såvel databehandleren og underdatabehandleren berettiget til skriftligt at opsige Aftalen med virkning fra tidspunktet for ibrugtagning af nye underdatabehandlere, således at ændringen ikke vil træde i kraft overfor databehandleren.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Underdatabehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af databehandleren sker ved, at underdatabehandleren udfører behandlingsaktiviteterne som er beskrevet i bilag A
C.2. Behandlingssikkerhed
Underdatabehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementerings-omkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal implementeres et højt sikkerhedsniveau.
Underdatabehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføresfor at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Underdatabehandlerens informationssikkerhed er baseret på ISO 27001 rammeværket.
Standarden indeholder Statement of Applicability (SOA), som er en del af underdatabehandlerens Visma Dataløn Information Security Management System (ISMS).
Politikker, procedurer, processer, organisatoriske beslutningsprocesser og aktiviteter inden for følgende informationssikkerhedskontrolområder er implementeret:
● Informationssikkerhedspolitikker
○ Overordnede retningslinjer og krav til informationssikkerhed
● Organisering af informationssikkerhed herunder udpeget
○ udpeget Information Security Manager og Data Protection Manager,
○ implementeret Information Security Board.
● Medarbejdersikkerhed herunder
○ baggrundstjek,
○ gennemgang af straffeattest,
○ fortrolighedserklæringer,
○ awarenesstræning
● Styring af aktiver herunder
○ register over aktiver samt klassificering af disse
● Adgangsstyring herunder
○ begrænsning af adgang til data ud fra arbejdsbetinget behov således at forpligtelser i henhold til Xxxxxxx kan opfyldes
● Kryptografi herunder
○ kryptering eller anonymisering af data
● Fysisk sikring og miljøsikring herunder
○ beskyttelse af fysiske adgangsveje til underdatabehandlerens lokationer
● Driftssikkerhed herunder
○ implementerede processer til håndtering af udviklings- og ændringsstyring,
○ backup,
○ logning,
○ overvågning af og beskyttelse mod tekniske sårbarheder.
● Kommunikationssikkerhed herunder
○ beskyttelse og opdeling af netværk
○ etablerede sikre kommunikationsformer.
● Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af systemer herunder
○ proces for sikker udvikling
● Leverandørforhold herunder
○ process til sikring af at leverandører lever op til samme forpligtelser som fastsat i denne Databehandleraftale,
○ proces for løbende opfølgning.
● Styring af informationssikkerhedsbrud og brud på persondatasikkerheden herunder
○ “Incident response” proces,
○ proces for underretning af databehandleren.
● Informationsikkerhedsaspekter ved nød-, beredskabs- og reetableringsstyring herunder
○ implementeret Business Continuity Management process
● Overensstemmelse (compliance) herunder
○ proces for identifikation af lovgivningsmæssige eller kontraktuelle krav.
Hvis databehandleren anmoder om oplysninger om sikkerhedsforanstaltninger, dokumentation eller andre former for oplysninger omkring hvordan underdatabehandleren behandler Personoplysninger, og sådanne overskrider de standardoplysninger, beskrevet i Bestemmelse C.7, som databehandler har stillet til rådighed for opfyldelse af gældende lovgivning om behandling af personoplysninger som databehandler, og dette medfører ekstra arbejde for databehandler, er databehandler berettiget til at opkræve databehandleren betaling for sådanne ekstra arbejde.
C.3. Bistand til databehandleren
Underdatabehandleren skal så vidt muligt bistå databehandleren i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 herunder bistå databehandleren med følgende oplysninger i tilfælde af brud på informationssikkerheden:
● Beskrivelse af hændelsesforløb
● Identifikation af de registrerede som er berørt af hændelsen
● Typer af persondata som omfattet af hændelsen
C.4. Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysninger opbevares og slettes som angivet i Bilag D.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal underdatabehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre databehandleren – efter accepten af disse bestemmelser – har ændret databehandleren oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
C.5. Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden databehandlerens forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
Visma DataLøn og ProLønA/S Gærtorvet 1-5,
DK-1799 København V
samt på lokationer for anvendte underdatabehandlere som angivet i Bilag B.
I tilfælde af distancearbejde kan behandling af persondata kun finde sted ved opkobling via VPN (Virtual Private Network).
C.6. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande Databehandleren giver instruks til, at personoplysninger behandles af de underdatabehandlere, der er nævnt i bilag B, samt på de pågældende lokationer heri.
Hvis databehandleren ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er underdatabehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7. Procedurer for databehandlerens revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandleren Underdatabehandleren indhenter årligt en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart vedrørende underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Der er enighed mellem parterne om, at følgende typer af revisionserklæring kan anvendes i overensstemmelse med disse Bestemmelser:
ISAE 3000 GDPR-erklæring
Revisionserklæringen kan efter aftalte vilkår fremsendes til databehandleren til orientering.
Baseret på resultaterne af erklæringen, er databehandleren berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Parterne skal blive enige om eventuelle yderligere foranstaltninger. Underdatabehandleren er berettiget til at opsige Aftalen mellem Parterne, hvis en aftale ikke kan opnås. Databehandleren afholder alle udgifter i forbindelse med yderligere kontrol, herunder betaling for underdatabehandlerens tidsforbrug.
For at anmode om at foretage en kontrol skal databehandleren fremsende en detaljeret kontroloversigt mindst fire uger forud for den foreslåede kontroldato til databehandler med beskrivelse af det foreslåede omfang, varighed og starttidspunkt for kontrollen.
Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra underdatabehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan kun gennemføres, efter aftale mellem parterne.
Hvis behandling sker i et “multitenant” miljø eller lignende, giver databehandleren databehandler ret til at bestemme, af sikkerhedsmæssige årsager, at kontrollerne skal foretages af en neutral tredjepartskontrollant efter databehandlers valg.
Databehandleren afholder alle omkostninger forbundet med sådanne inspektioner.
I alle tilfælde skal kontroller foretages inden for normal arbejdstid på det pågældende sted, i medfør af databehandlers politikker og må ikke på urimelig måde gribe forstyrrende ind i databehandlers forretningsdrift.
Et eventuelt særskilt vederlag til underdatabehandleren i henhold til det ovenstående beregnes på grundlag af det tidsforbrug, underdatabehandleren anvender på fremskaffelsen af informationen, samt underdatabehandlerens almindeligt gældende timesatser, og underdatabehandleren har derudover krav på, at databehandleren dækker eventuelle eksterne omkostninger afholdt af underdatabehandleren til fremskaffelse af informationen, herunder omkostninger afholdt til eventuelt fornøden bistand fra underdatabehandlere.
C.8. Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Underdatabehandleren indhenter på baggrund af risikovurderinger årligt dokumentation for relvante databehandleres overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Der er enighed mellem parterne om at proces for, gennemførelse og tilstrækkelighed heraf dokumenteres via databehandlerens revision af databehandleren jf C.7.
Hvis ydeligere information vedrørende databehandleres overholdes af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser skal leveres til databehandleren, vil underdatabehandleren, for databehandlerens regning, indhente den, efter aftale, fornødne og tilgængelige dokumentation hos underdatabehandlere.
Bilag D Sletning af data i DataLøn og E-arkiv
I DataLøn og E-arkiv slettes data efter følgende regler:
D.1. Medarbejderoplysninger i DataLøn
Indlæste filer og registreringer i lønsystemet gemmes i 45 dage.
Al data på fratrådte medarbejdere slettes efter 1 års passivitet. Dvs. medarbejderens stamdata ligger i DataLøn i 1 år + løbende år efter fratrædelse.
Slettejobbet kører hvert år i januar måned.
D.2. Efter aftalens ophør
Al data om kundeforholdet, samt data om alle medarbejdere slettes 6 måneder efter aftalens ophør, medmindre virksomheden er tilmeldt statistik. I så fald slettes oplysningerne efter næste kvartalsvise statistikindberetning.
Slettejobbet kører hver måned.
D.3. Brugeradgange i DataLøn
Kunderne administrerer selv brugeradgange. Hvis en rettighed fratages, bliver adgangen lukket med det samme.
Selve brugeradgangen slettes dog ikke fuldstændig med det samme.
Det skyldes at en brugeradgang kan være knyttet til andre tjenester i Vismas portefølje. Dog vil en bruger, som har været inaktiv i 500 dage blive slettet.
D.3. Logoplysninger i DataLøn
Oplysninger om log-in i DataLøn, samt transaktionslogs slettes efter 45 dage.
D.4. E-arkiv
Bilag i E-arkiv slettes efter 5 år + løbende år jf. bogføringsloven.
Vær dog opmærksom på, at dokumenter, som er lagt op af kunden selv, ikke er omfattet af de automatiske sletteregler.