το οποίο επιχορηγείται από τον Χρηματοδοτικό Μηχανισμό των EEA Grants – στο πλαίσιο του Προγράμματος Active Citizens Fund για την Ελλάδα
ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ
ΓΙΑ
ΕΡΓΑ ΣΕ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΕΤΑΙΡΟ
μεταξύ
[Επωνυμία]
[Έδρα, ΑΦΜ ……]
[Εκπροσωπούμενος από]
που θα αποκαλείται στο εξής «Φορέας Υλοποίησης Έργου»
και
[Επωνυμία]
[Έδρα, ΑΦΜ ……]
[Εκπροσωπούμενος από]
που θα αποκαλείται στο εξής «Εταίρος του Έργου»
οι οποίοι θα καλούνται στο εξής έκαστος και ως “Συμβαλλόμενος” και από κοινού
και ως “Συμβαλλόμενοι”
για την υλοποίηση του έργου με τίτλο [“……….”]
το οποίο επιχορηγείται από τον Χρηματοδοτικό Μηχανισμό των EEA Grants –
στο πλαίσιο του Προγράμματος Active Citizens Fund για την Ελλάδα
Αποποίηση Ευθύνης:
Το παρόν υπόδειγμα έχει ως σκοπό να υποστηρίξει τους Φορείς Υλοποίησης Έργων και τους Εταίρους τους στην προετοιμασία των μεταξύ τους Συμβάσεων Συνεργασίας, σύμφωνα με τους όρους της Σύμβασης Υλοποίησης του Προγράμματος – Programme Implementation Agreement (PIA). Παρέχεται μόνο για ενημερωτικούς – πληροφοριακούς σκοπούς και το περιεχόμενό του δεν αποσκοπεί να αντικαταστήσει τυχόν υποστήριξη ή λήψη νομικών και άλλων συμβουλών για την σύνταξη του παρόντος, όπου απαιτείται. Είναι ευθύνη των συμβαλλόμενων μερών να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση των διατάξεων της μεταξύ τους σύμβασης με το υλοποιούμενο Έργο, με τις διατάξεις της PIA και το εφαρμοζόμενο νομικό πλαίσιο. Το Γραφείο του Χρηματοδοτικού Μηχανισμού (Financial Mechanism Office – FMO) και οι αντιπρόσωποί του δεν φέρουν οποιαδήποτε ευθύνη σε σχέση με την χρήση ή την αναπαραγωγή του παρόντος υποδείγματος.
ΠΡΟΟΙΜΙΟ:
Συνιστάται η ενσωμάτωση εισαγωγικών διατάξεων με αναφορά στο πλαίσιο και στους σκοπούς του Προγράμματος Active Citizens Fund in Greece [Programme number], καθώς και στους γενικούς σκοπούς του Xxxxx, με έμφαση, αν κρίνεται σκόπιμο, σε οποιεσδήποτε πληροφορίες που σχετίζονται με την συνεργασία των συμβαλλόμενων. Δεδομένου ότι αρκετές διατάξεις της Σύμβασης Συνεργασίας θα αναφέρονται / παραπέμπουν στο Πρόγραμμα (όπως αυτό έχει ορισθεί και συμφωνηθεί στην PIA μεταξύ του Διαχειριστή Επιχορήγησης και του FMO) αλλά και στο έργο (όπως αυτό έχει συμφωνηθεί μεταξύ του Διαχειριστή Επιχορήγησης και του Φορέα Υλοποίησης Έργου στη Σύμβαση Επιχορήγησης Έργουt), θα πρέπει να προβλεφθεί ένας ορισμός της έννοιας του Προγράμματος και του Έργου, ώστε να εξασφαλιστούν σαφείς παραπομπές στο κείμενο της παρούσας Σύμβασης Συνεργασίας. |
ΣΥΜΦΩΝΟΥΝΤΑΙ ΤΑ ΑΚΟΛΟΥΘΑ:
Άρθρο 1 – Γενικό Πλαίσιο και Σκοπός
1. Η παρούσα Σύμβαση Συνεργασίας (στο εξής και ως «Σύμβαση») ορίζει τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις των συμβαλλόμενων μερών και ορίζει τους όρους της συνεργασίας τους για την υλοποίηση του Έργου [σε περίπτωση ύπαρξης Παραρτημάτων στην παρούσα Σύμβαση, όπως αυτά ονομάζονται και αριθμούνται και ορίζονται στα αντίστοιχα έγγραφα: πχ. “Πλάνο Δράσεων” ή “Χρονοδιάγραμμα” κλπ.].
Όπως αναλύεται κατωτέρω στο το Άρθρο 3 της παρούσας, θα πρέπει να καθοριστούν οι κύριες δράσεις προς υλοποίηση, ιδίως από τον Εταίρο του Xxxxx, συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε δράσεων του Φορέα Υλοποίησης για τις οποίες είναι υπόχρεος ο Εταίρος του Έργου. Αυτό θα μπορούσε, για παράδειγμα, να λάβει τη μορφή ενός πλάνου δράσεων με ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα και προϋπολογισμό, τα οποία θα προσαρτώνται στη Σύμβαση. Όπου δεν είναι δυνατό να καταρτιστεί ένα ολοκληρωμένο πλάνο δράσεων, ένας απλός κατάλογος δράσεων από τον εταίρο είναι εξίσου χρήσιμος. Περιλαμβάνει τον κατάλογο των δράσεων σε ένα παράρτημα που μπορεί να αναθεωρείται σε τακτική βάση και να τροποποιείται σύμφωνα με μια απλοποιημένη διαδικασία. |
2. Οι συμβαλλόμενοι θα ενεργούν σύμφωνα με το νομικό πλαίσιο του Προγράμματος Active Citizens Fund in Greece του Ευρωπαϊκού Χρηματοδοτικού Μηχανισμού, ήτοι σύμφωνα με την PIA. Οι συμβαλλόμενοι δηλώνουν ρητώς ότι έχουν γνώση του ρόλου και των υποχρεώσεών τους, όπως αυτά ορίζονται από την PIA.
3. Τυχόν παραρτήματα της παρούσας Σύμβασης αποτελούν αναπόσπαστο τμήμα της. Σε περίπτωση ασυμφωνίας μεταξύ των παραρτημάτων και της Σύμβασης, οι διατάξεις της Σύμβασης υπερισχύουν.
Άρθρο 2 – Έναρξη Ισχύος και Διάρκεια
1. Η παρούσα Σύμβαση τίθεται σε ισχύ από την ημερομηνία της τελευταίας υπογραφής της από τους Συμβαλλόμενους. Θα παραμένει σε ισχύ μέχρι ο Εταίρος του Xxxxx να έχει εκπληρώσει όλες τις υποχρεώσεις του έναντι του Φορέα Υλοποίησης του Έργου, όπως αυτές ορίζονται στην παρούσα.
Άρθρο 3 – Κύριοι ρόλοι και υποχρεώσεις των συμβαλλόμενων μερών
Οι διατάξεις του παρόντος άρθρου θα ποικίλουν, ανάλογα με την ακριβή συμμετοχή του του Εταίρου στο Έργο. Σκοπός τους είναι να εξασφαλιστεί ότι τα μέρη γνωρίζουν τι αναμένει το ένα από το άλλο, σε ποια χρονική στιγμή, και τα αντίστοιχα κόστη / δαπάνες.
Θα πρέπει να περιλαμβάνουν γενικές διατάξεις σχετικά με τις σχέσεις μεταξύ των μερών αλλά επίσης, στο μέτρο του δυνατού, να προσδιορίζουν τις κύριες δράσεις που πρέπει να αναληφθούν, ιδίως από τον Εταίρο, συμπεριλαμβανομένων των δράσεων του Φορέα Υλοποίησης για τις οποίες είναι υπεύθυνος ο Εταίρος με την απόδοση των καθηκόντων του..
Αυτό θα μπορούσε, για παράδειγμα, να λάβει τη μορφή ενός σχεδίου εργασιών με ενδεικτικούς χρονοδιαγράμματα και προϋπολογισμούς που συνδέονται με τις διάφορες δραστηριότητες. Όπου δεν είναι δυνατόν να καταρτιστεί πλήρες σχέδιο εργασίας, θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί ένας απλός κατάλογος δραστηριοτήτων από τον εταίρο. Περιλαμβάνει τον κατάλογο των δράσεων σε ένα παράρτημα το οποίο μπορεί να αναθεωρείται σε τακτική βάση και να τροποποιείται σύμφωνα με μια απλοποιημένη διαδικασία.
Η παρούσα Σύμβαση θα πρέπει να είναι σε συμφωνία με την Σύμβαση Επιχορήγησης Έργου,, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι θα είναι πάντα δυνατό για τον Εταίρο να έχει πλήρη εικόνα – εποπτεία της. Συνεπώς, είναι σκόπιμο να αποφεύγονται αναφορές στη Σύμβαση Επιχορήγησης Έργου και να περιλαμβάνονται στην παρούσα Σύμβαση, στο μέτρο του δυνατού, όλες οι πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την υλοποίηση των καθηκόντων του Εταίρου του Έργου. Θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθούν διατάξεις που να επιτρέπουν την τροποποίηση της παρούσας Σύμβασης όταν αυτό απαιτείται λόγω τροποποίησης της Σύμβασης Επιχορήγησης Έργου.
Οι παρακάτω διατάξεις αποτελούν ενδεικτικά παραδείγματα διατάξεων που μπορούν να περιληφθούν στο παρόν άρθρο. |
1. Οι Συμβαλλόμενοι θα λάβουν όλα τα κατάλληλα και αναγκαία μέτρα για να διασφαλίζουν την ικανοποίηση των υποχρεώσεων και του αντικειμένου που απορρέει από την παρούσα Σύμβαση.
2. Οι Συμβαλλόμενοι θα εκπληρώνουν τις αντίστοιχες υποχρεώσεις τους με αποτελεσματικότητα, διαφάνεια και επιμέλεια. Θα ενημερώνονται αμοιβαία για όλα τα θέματα που είναι σημαντικά για τη συνολική συνεργασία και τις προς υλοποίηση δράσεις. Θα ενεργούν με καλή πίστη σε όλα τα θέματα και πάντοτε προς το συμφέρον του Προγράμματος και του Έργου.
3. Οι Συμβαλλόμενοι θα διαθέτουν επαρκές και εξειδικευμένο προσωπικό, το οποίο θα εκτελεί την εργασία του με το υψηλότερο επαγγελματικό επίπεδο. Κατά την εκτέλεση της υποχρεώσεων της παρούσας Σύμβασης, το προσωπικό και οι συνεργάτες που απασχολούνται από τους Συμβαλλόμενους πρέπει να συμμορφώνονται με τους νόμους των αντίστοιχων χωρών.
4. Εάν, οποτεδήποτε κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους στο πλαίσιο της παρούσας σύμβασης, το προσωπικό των συμβαλλομένων βρεθεί στις εγκαταστάσεις του άλλου μέρους ή σε οποιαδήποτε άλλη τοποθεσία στη χώρα του άλλου συμβαλλομένου κατόπιν αιτήματος του εν λόγω συμβαλλόμενου , ο εν λόγω συμβαλλόμενος θα εξασφαλίζει ότι οι εν λόγω χώροι και τοποθεσίες συμμορφώνονται με όλους τους ισχύοντες εθνικούς νόμους και πρότυπα για την υγεία, την ασφάλεια και το περιβάλλον. Οι συμβαλλόμενοι θα λαμβάνουν όλες τις απαραίτητες προφυλάξεις για να αποτρέψουν τυχόν τραυματισμό προσώπων ή ζημιά στην ιδιοκτησία του άλλου συμβαλλόμενου σε σχέση με την υλοποίηση του έργου. [Εδώ μπορούν να συμπεριληφθούν περαιτέρω διατάξεις σχετικά με την ασφάλεια και άλλα συναφή θέματα που σχετίζονται με το προσωπικό.]
5. [Κάθε συμβαλλόμενος θα ορίσει έναν Υπεύθυνο Έργου ο οποίος θα έχει την επιχειρησιακή ευθύνη για την υλοποίηση του Έργου και θα λειτουργεί και ως υπεύθυνος επικοινωνίας για την ανταλλαγή επικοινωνίας, εγγράφων και υλικού μεταξύ των συμβαλλόμενων].
Άρθρο 4 – Υποχρεώσεις του Φορέα Υλοποίησης
1. Ο Φορέας Υλοποίησης είναι υπεύθυνος για το γενικό συντονισμό, τη διαχείριση και την υλοποίηση του Έργου σύμφωνα με το ρυθμιστικό και συμβατικό πλαίσιο που καθορίζεται στο παρόν. Αναλαμβάνει την αποκλειστική ευθύνη έναντι του Διαχειριστή Επιχορήγησης για την επιτυχή υλοποίηση του Έργου.
2. Ο Φορέας Υλοποίησης αναλαμβάνει, μεταξύ άλλων:
(α) να εξασφαλίζει την ορθή και έγκαιρη υλοποίηση των δράσεων του έργου.
(β) να ενημερώνει πάραυτα τον Εταίρο του Έργου για όλες τις περιστάσεις που μπορεί να έχουν αρνητικό αντίκτυπο στην ορθή και έγκαιρη υλοποίηση οποιασδήποτε δράσης του Έργου και για κάθε γεγονός που θα μπορούσε να οδηγήσει σε προσωρινή ή οριστική διακοπή ή οποιαδήποτε άλλη απόκλιση του Έργου.
(γ) παρέχει στον Εταίρο πρόσβαση σε όλα τα διαθέσιμα έγγραφα, δεδομένα και πληροφορίες που έχει στην κατοχή του, τα οποία μπορεί να είναι απαραίτητα ή χρήσιμα για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων του Εταίρου· σε περιπτώσεις που τα εν λόγω έγγραφα, δεδομένα και πληροφορίες δεν είναι στα αγγλικά, θα παρέχει αγγλική μετάφραση τους, κατόπιν σχετικού αιτήματος του Εταίρου.
(δ) Να παρέχει στον Εταίρο αντίγραφο της υπογεγραμμένης σύμβασης επιχορήγησης έργου, συμπεριλαμβανομένων τυχόν μεταγενέστερων τροποποιήσεών της.
(ε) Να διαβουλεύεται με τον Εταίρο πριν από την υποβολή οποιουδήποτε αιτήματος για τροποποίηση της παρούσας Σύμβασης προς τον Διαχειριστή Επιχορήγησης, η οποία μπορεί να επηρεάσει ή να αφορά τον ρόλο, τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις του Εταίρου.
(στ) Να προετοιμάζει και να υποβάλλει εγκαίρως στον Διαχειριστή Επιχορήγησης [να διευκρινίσει τι πρέπει να υποβληθεί: ενδιάμεσες εκθέσεις ή άλλες] σε σχέση με τις αιτήσεις πληρωμής, σύμφωνα με την PIA και τη σύμβαση επιχορήγησης έργου, έτσι ώστε να πληρούνται οι προθεσμίες πληρωμής προς τον Εταίρο, όπως αυτές ορίζονται στην παρούσα.
(ζ) Να καταβάλλει στον τραπεζικό λογαριασμό του Εταίρου όλες τις πληρωμές που οφείλονται εντός των καθορισμένων προθεσμιών.
(η) Να εξασφαλίζει ότι ο Εταίρος λαμβάνει άμεσα κάθε βοήθεια που μπορεί να χρειαστεί για την εκτέλεση των καθηκόντων του ·
ι) [Άλλες υποχρεώσεις, κατά περίπτωση].
Άρθρο 5 – Υποχρεώσεις του Εταίρου του Xxxxx
1. Ο Εταίρος του Έργου είναι υπεύθυνος για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων και την υλοποίηση των δράσεων που του ανατίθενται σύμφωνα με την παρούσα Σύμβαση [σε περίπτωση ύπαρξης Παραρτημάτων: αριθμός του Παραρτήματος και αναφορά στον τίτλο του συγκεκριμένου παραρτήματος - εγγράφου]
Αναφορά σε Παραρτήματα σύμφωνα με το άρθρο 1 της παρούσας.. |
2. Πέραν των ανωτέρω υποχρεώσεων, ο Εταίρος του έργου οφείλει:
(α) Να ενημερώνει άμεσα τον Φορέα Υλοποίησης του Έργου σχετικά με περιστάσεις - περιστατικά που ενδέχεται να έχουν αντίκτυπο στην ορθότητα, την επικαιρότητα και την πληρότητα της απόδοσής του ·
(β) Να παρέχει στον Φορέα Υλοποίησης του Έργου όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την προετοιμασία [οποιωνδήποτε εκθέσεων που υποβάλλει ο Φορέας Υλοποίησης στον Διαχειριστή Επιχορήγησης] εντός των προθεσμιών και σύμφωνα με τα υποδείγματα που παρέχει ο Φορέας Υλοποίησης του Έργου.
(γ) Να ενημερώνει αμέσως τον Φορέα Υλοποίησης του Έργου σε περίπτωση υπόνοιας ή διαπιστωθείσας απάτης, διαφθοράς ή άλλης παράνομης δραστηριότητας που έρχεται σε γνώση του, σε οποιοδήποτε επίπεδο ή σε οποιοδήποτε στάδιο υλοποίησης του Έργου.
δ) Να τηρεί όλα τα δικαιολογητικά σχετικά με το Έργο, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών που πραγματοποιήθηκαν, είτε με τη μορφή πρωτοτύπων είτε σε μορφή που έχουν πιστοποιηθεί ότι είναι σύμφωνη με τα πρωτότυπα σε κοινά αποδεκτούς φορείς, για τουλάχιστον [προσδιορίστε τον αριθμό ετών σε όχι λιγότερο από τρία) από την έγκριση της τελικής έκθεσης του Προγράμματος από τον FMO.
ε) Να παρέχει οποιοδήποτε αναγκαίο έγγραφο ή πληροφορία στους φορείς που διενεργούν ενδιάμεσες ή εκ των υστέρων αξιολογήσεις του προγράμματος, καθώς και επιθεωρήσεις, επιτόπιες επισκέψεις - ελέγχους για λογαριασμό του Χρηματοδοτικού Μηχανισμού [ΕΟΧ / Νορβηγίας].
στ) Να συμμετέχει αποτελεσματικά στην προώθηση των στόχων, των δράσεων και των αποτελεσμάτων του Χρηματοδοτικού Μηχανισμού καθώς και της συμβολής των Δωρητών για τη μείωση των οικονομικών και κοινωνικών ανισοτήτων στον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο.
(ζ) [Άλλες υποχρεώσεις, κατά περίπτωση].
Άρθρο 6 – Προϋπολογισμός του Έργου και Επιλεξιμότητα Δαπανών
1. Ο αναλυτικός προϋπολογισμός του Έργου, ο επιμερισμός / αναλογία ανά συμβαλλόμενο [έκαστος συμβαλλόμενος / Εταίρος του Έργου] και ανά δράση προς υλοποίηση, καθορίζεται στο Παράρτημα [αριθμός] [ονομασία – προσδιορισμός παραρτήματος].
Οι οικονομικές διευθετήσεις αποτελούν σημαντικό στοιχείο προς συμφωνία στο πλαίσιο της παρούσας σύμβασης συνεργασίας. Πρέπει να περιλαμβάνουν το συνολικό ποσό που αφορά τον Εταίρο στον προϋπολογισμό του έργου και, ει δυνατόν, την κατανομή του συνολικού ποσού μεταξύ των δράσεων που θα υλοποιήσει ο εταίρος. Αυτό μπορεί να γίνει σε συνδυασμό με ένα σχέδιο εργασίας, όπως προαναφέρθηκε. Όταν παρέχεται λεπτομερής περιγραφή της κατανομής του ποσού και ποσοστού του προϋπολογισμού στον εταίρο, συνιστάται αυτή να ορίζεται σε ένα παράρτημα το οποίο θα δύναται να αναθεωρείται σε τακτική βάση και να τροποποιείται με μια απλοποιημένη διαδικασία. |
2. Οι δαπάνες που πραγματοποιούνται από τον Εταίρο του έργου πρέπει να είναι σύμφωνες με τους κανόνες επιλεξιμότητας δαπανών όπως αυτοί ορίζονται στην PIA, και συγκεκριμένα στο Κεφάλαιο 3.
Οι δαπάνες που πραγματοποιούνται από τους εταίρους του έργου πρέπει να είναι σύμφωνες με τους κανόνες επιλεξιμότητας δαπανών που ορίζονται στην PIA, και συγκεκριμένα στο Κεφάλαιο 4:
Το άρθρο 4.1 της PIA περιέχει συγκεκριμένες γενικές αρχές για τις επιλέξιμες δαπάνες, για παράδειγμα, ότι όλες οι δαπάνες πρέπει να είναι «ανάλογες και απαραίτητες για την υλοποίηση του έργου».
Το άρθρο 4.2 της PIA περιλαμβάνει τις κύριες κατηγορίες των επιλέξιμων άμεσων δαπανών (συγκεκριμένες δαπάνες που συνδέονται άμεσα με την υλοποίηση του έργου). Όταν το έργο υλοποιείται σε συνέχεια μια πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος για υποβολή προτάσεων έργων, θα πρέπει να δίνεται προσοχή για τυχόν ειδικότερες διατάξεις που περιλαμβάνονται στα κείμενα της πρόσκλησης.
Το άρθρο 4.4 της PIA περιλαμβάνει συγκεκριμένες κατηγορίες δαπανών που δεν είναι επιλέξιμες.. Η Σύμβαση Συνεργασίας δύναται είτε να αναπαράγει τις σχετικές διατάξεις, με τις κατάλληλες προσαρμογές, είτε να παραπέμπει σε αυτές / να τις αναφέρει ονομαστικά. |
3. Οι έμμεσες δαπάνες αναγνωρίζονται σε ποσοστό έως 15% των άμεσων επιλέξιμων δαπανών προσωπικού του έργου.
Η Σύμβαση Συνεργασίας πρέπει να περιλαμβάνει διατάξεις για τις έμμεσες δαπάνες και το μέγιστο ποσοστό αυτών που συμφωνείται από τους συμβαλλόμενους (μέχρι 15% των άμεσων επιλέξιμων δαπανών προσωπικού). Οι έμμεσες δαπάνες ορίζονται στο άρθρο 4.3.1 της PIA: Έμμεσες δαπάνες είναι όλες οι επιλέξιμες δαπάνες που δεν μπορούν να προσδιοριστούν από τον φορέα υλοποίησης του έργου ή τον εταίρο του ως συνδεόμενες άμεσα με το έργο, αλλά μπορούν να αναγνωρισθούν, να προσδιοριστούν και να δικαιολογηθούν από το λογιστικό τους σύστημα ως πραγματοποιηθείσες δαπάνες σε άμεση σχέση με τις επιλέξιμες άμεσες δαπάνες του έργου. Δεν μπορούν να περιλαμβάνουν επιλέξιμες άμεσες δαπάνες. Οι έμμεσες δαπάνες αποτελούν μια δίκαιη κατανομή /αναλογία των γενικών εξόδων του φορέα υλοποίησης του έργου ή του εταίρου του. Σε περίπτωση που ο Εταίρος του έργου είναι διεθνής οργανισμός ή φορέας ή αντιπρόσωπος αυτού, ενδέχεται να είναι δυνατή η αναγνώριση έμμεσων δαπανών σύμφωνα με τους κανόνες που έχουν αυτοί οι οργανισμοί(Άρθρο 4.3.2 της PIA). |
Άρθρο 7 – Πληρωμές προς τον Εταίρο του Xxxxx
1. Η καταβολή της επιχορήγησης στον Εταίρο του έργου θα έχει τη μορφή [προσδιορίστε τη μορφή των πληρωμών που θα εφαρμόσετε: προκαταβολή, ενδιάμεσες πληρωμές (οι οποίες μπορούν να βασίζονται στην προκαταβολή προβλεφθεισών δράσεων και δαπανών / ή στην κάλυψη δαπανών που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί) και πληρωμή του τελικού υπολοίπου].
2. [Εάν προβλεφθεί προκαταβολή, το μέγιστο ποσό της και ο μηχανισμός εκταμίευσής της θα πρέπει να εξειδικευτούν εδώ].
3. [Εάν εφαρμόζεται] Η προκαταβολή θα καταβληθεί στον Εταίρο του Έργου εντός [αριθμός εργάσιμων ημερών] από την πίστωση της προκαταβολής από τον Διαχειριστή Επιχορήγησης στον τραπεζικό λογαριασμό του Φορέα Υλοποίησης.
4. Οι ενδιάμεσες πληρωμές θα καταβάλλονται ως [ορίστε τον τρόπο με τον οποίο ο Εταίρος του Έργου θα αιτείται επιχορήγηση από τον Xxxxx Xxxxxxxxxx, π.χ. ως προκαταβολή για προγραμματισμένες δράσεις / δαπάνες ή ως αποζημίωση για πραγματοποιηθείσες δαπάνες) και αν θα χρησιμοποιηθεί σχετικό υπόδειγμα. Εάν χρησιμοποιηθεί υπόδειγμα, τότε αυτό θα πρέπει να ορίζει λεπτομερώς το περιεχόμενο των αιτημάτων πληρωμής]. Τα αιτήματα πληρωμής θα υποβάλλονται στον Φορέα Υλοποίησης [προσδιορίστε τη μηνιαία συχνότητα ή συγκεκριμένες προθεσμίες].
5. Οι ενδιάμεσες πληρωμές προς τον Εταίρο του Έργου θα πραγματοποιούνται εντός [αριθμός εργασίμων ημερών από την παραλαβή του αιτήματος πληρωμής από τον Εταίρο, ή, σε περίπτωση προθεσμιών που ορίζονται στην παράγραφο 3, οι ημερομηνίες κατά τις οποίες ο Φορέας Υλοποίησης μεταφέρει τραπεζικά τα ποσά. Εξετάστε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε μια διάταξη που να προβλέπει τις συνέπειες οποιασδήποτε καθυστέρησης στην υποβολή αιτήσεων πληρωμής από τον Εταίρο του έργου].
6. Η πληρωμή του τελικού υπολοίπου θα πραγματοποιηθεί [διευκρινίστε με λεπτομέρειες].
7. Όλα τα ποσά υπολογίζονται σε [προσδιορίστε το νόμισμα].
Η καταβολή ποσών προς τον Εταίρο του Έργου πραγματοποιείται συνήθως στο νόμισμα του δικαιούχου κράτους ή σε Ευρώ. Το νόμισμα αναφοράς των πραγματοποιηθεισών δαπανών καθορίζεται από τον Διαχειριστή Επιχορήγησης και συνήθως είναι το τοπικό νόμισμα του δικαιούχου κράτους, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά.. Η συναλλαγματική ισοτιμία μετατροπής για τον προσδιορισμό της πραγματοποιηθείσας δαπάνης σε τοπικό νόμισμα καθορίζεται από τον Διαχειριστή Επιχορήγηση. Αυτό συνήθως ακολουθεί μια μεθοδολογία σύμφωνα με την οποία οι δαπάνες του Εταίρου σε οποιοδήποτε άλλο νόμισμα, μετατρέπονται στο νόμισμα αναφοράς σύμφωνα με την ισχύουσα συναλλαγματική ισοτιμία που καταγράφεται από την Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα, η οποία ισχύει την ημέρα / μήνα κατά τον οποίο πραγματοποιήθηκαν οι δαπάνες. Η παρούσα συμφωνία θα πρέπει να διευκρινίζει ποιος συμβαλλόμενος θα φέρει τον συναλλαγματικό κίνδυνο. Σημειώστε ότι τυχόν συναλλαγματικές ζημιές δεν είναι επιλέξιμες δαπάνες του έργου (Άρθρο 4.4.1(e) της PIA). |
8. Οι πληρωμές προς τον Εταίρο του Xxxxx θα πραγματοποιούνται σε τραπεζικό λογαριασμό του Εταίρου και θα υπολογίζονται σε [προσδιορίστε το νόμισμα], και θα αναγνωρίζονται ως εξής: [προσδιορίστε τον τραπεζικό λογαριασμό του Εταίρου του Έργου: όνομα τράπεζας, δικαιούχος, πλήρης αριθμός του λογαριασμού με IBAN και BIC/Swift ].
9. Οι πληρωμές θα θεωρούνται πραγματοποιηθείσες κατά την ημερομηνία χρέωσης του τραπεζικού λογαριασμού του Φορέα Υλοποίησης.
Άρθρο 8 – Απόδειξη Δαπανών
1. Η απόδειξη των δαπανών θα έχει την ακόλουθη μορφή: [δείτε τις ακόλουθες επιλογές].
Οι δαπάνες που υποβάλλονται από τον Εταίρο του Έργου αποδεικνύονται με:
1) ληφθέντα τιμολόγια και αποδείξεις πληρωμής ή εναλλακτικά, σε περίπτωση αδυναμίας εκδόσεως τιμολογίων, από λογιστικά έγγραφα ισοδύναμης αποδεικτικής αξίας (Άρθρο 9.2.1 της PIA) 2) μια έκθεση ανεξάρτητου ελεγκτή που έχει τα κατάλληλα προσόντα για τη διενέργεια υποχρεωτικών ελέγχων των λογιστικών εγγράφων, με την οποία βεβαιώνεται ότι οι πραγματοποιηθείσες δαπάνες έχουν πραγματοποιηθεί σύμφωνα με την XXX, τον νόμο και τις σχετικές λογιστικές πρακτικές, γίνεται επίσης αποδεκτή ως επαρκής απόδειξη δαπανών των εταίρων του έργου των οποίων η έδρα βρίσκεται σε μία από τις δωρήτριες χώρες ή εταίρους του έργου που είναι διεθνείς οργανισμοί ή φορείς ή γραφεία αυτών (Άρθρο 9.2.2 της PIA)
Στην περίπτωση της επιλογής 1):
οι σχετικές διατάξεις και όροι θα πρέπει να ευθυγραμμιστούν με το σύστημα απόδειξης δαπανών που εφαρμόζεται στις δαπάνες που πραγματοποιούνται από τον Φορέα Υλοποίησης του Έργου και τις διαδικασίες που εφαρμόζει ο Διαχειριστής Επιχορήγησης για την αξιολόγηση, την εποπτεία και τους επιτόπιους ελέγχους των έργων. Αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι όλα τα δικαιολογητικά έγγραφα (αποδεικτικά των δαπανών) πρέπει να υποβάλλονται κάθε φορά που υποβάλλεται μια οικονομική έκθεση. Αυτά τα ζητήματα πρέπει να ρυθμίζονται όσο το δυνατόν λεπτομερέστερα στην παρούσα σύμβαση.
Στην περίπτωση της επιλογής 2):
η έκθεση, θα γίνεται αποδεκτή από τον Xxxxx Xxxxxxxxxx, τον Εταίρο του Xxxxx και τον Διαχειριστή Επιχορήγησης ως επαρκής απόδειξη των πραγματοποιηθεισών δαπανών Το κόστος για την σύνταξη της έκθεσης θεωρείται επιλέξιμη δαπάνη του έργου, υπό την προϋπόθεση ότι συμμορφώνεται με τις αρχές της επιλεξιμότητας των δαπανών όπως ορίζονται στην PIA. Ο Xxxxxx Υλοποίησης και ο Εταίρος του θα διασφαλίζουν ότι διατίθενται επαρκείς πόροι του έργου για την κάλυψη αυτής της δαπάνης. κατόπιν αιτήματος του ΓΧΜ ή της Επιτροπής Ελεγκτών της ΕΖΕΧ ο Φορέας Υλοποίησης ή / και ο Εταίρος του θα παρέχουν πρόσβαση στα υποστηρικτικά έγγραφα σύμφωνα με τα οποία συντάχθηκε η σχετική έκθεση
Η επιλογή 2) αποσκοπεί στη διευκόλυνση της απόδειξης των δαπανών. Ωστόσο, στην περίπτωση συνεργασιών που δεν περιέχουν σημαντικές δαπάνες του Εταίρου για την υλοποίηση του Έργου, είναι πάντοτε εφικτή (και μπορεί να είναι απλούστερη και οικονομικότερη) η παροχή πρωτοτύπων δικαιολογητικών σύμφωνα με την επιλογή 1) (π.χ. εξοφληθέντα τιμολόγια, αποσπάσματα μισθοδοσίας κλπ.) |
2. Αποδεικτικά των δαπανών θα παρέχονται από τον Εταίρο στον Φορέα Υλοποίησης, στο βαθμό που αυτό είναι απαραίτητο ώστε ο Φορέα Υλοποίησης να συμμορφώνεται με τις υποχρεώσεις του έναντι του Διαχειριστή Επιχορήγησης.
3. Οι έμμεσες δαπάνες που καθορίζονται στην αίτηση θα υπολογίζονται ως ένα κατ’ αποκοπή ποσοστό των άμεσων επιλέξιμων δαπανών προσωπικού και δεν χρειάζεται να υποστηρίζονται από αποδεικτικά έγγραφα.
Άρθρο 9 – Οικονομικές εκθέσεις και εκθέσεις προόδου
Εδώ θα πρέπει να περιγραφούν οι υποχρεώσεις υποβολής εκθέσεων από τον εταίρο του έργου, συμπεριλαμβανομένου του περιεχομένου και της συχνότητας των εκθέσεων αυτών, καθώς και αναφορά σε τυχόν υποδείγματα, εάν υπάρχουν. Ο Φορέας Υλοποίησης πρέπει να διασφαλίζει, μέσω αυτών των διατάξεων, ότι θα λαμβάνει εγκαίρως όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να συμμορφώνεται με τις υποχρεώσεις υποβολής εκθέσεων προς τον Διαχειριστή Επιχορήγησης.
Θα πρέπει επίσης να ληφθεί υπόψη η επαλήθευση των δαπανών του Εταίρου από τον Xxxxx Xxxxxxxxxx. Πέραν των οικονομικών εκθέσεων ο Xxxxxx Υλοποίησης μπορεί να απαιτήσει επιβεβαίωση από το αρμόδιο φυσικό πρόσωπο του Εταίρου του Xxxxx, π.χ. τον Υπεύθυνο του έργου για λογαριασμό του Εταίρου, ότι οι δαπάνες που υποβάλλονται είναι σύμφωνες με τις αρχές και τους κανόνες που ορίζονται στην παρούσα συμφωνία..
Οι σχετικές διατάξεις θα πρέπει να είναι σε συμφωνία με το σύστημα υποβολής εκθέσεων που εφαρμόζεται για τον Φορέα Υλοποίησης στο πλαίσιο του έργου, και με τις διαδικασίες του Διαχειριστή Επιχορήγησης για την επαλήθευση των δαπανών που υποβάλλονται από τον Φορέα Υλοποίησης.. |
Άρθρο 10 – Αξιολόγηση, Εποπτεία και έλεγχοι
Εδώ θα πρέπει να περιληφθούν διατάξεις σχετικά με τις ρυθμίσεις για την αξιολόγηση του έργου, την εποπτεία και του ελέγχους των συμβαλλόμενων που τυχόν θα λάβουν χώρα από τον Διαχειριστή Επιχορήγησης. Αρκεί η αναφορά ότι αυτές θα πραγματοποιούνται σύμφωνα με τα άρθρα 9 και 12 της PIA. |
Άρθρο 11 - Προμήθειες
1. Η εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία σχετικά με τις δημόσιες προμήθειες θα εφαρμόζεται από τους συμβαλλόμενους σε κάθε στάδιο της υλοποίησης του έργου.
2. Ως εθνική εφαρμοστέα νομοθεσία σχετικά με τις προμήθειες ορίζεται αυτή της χώρας στην οποία πραγματοποιείται η προμήθεια.
3. Στις περιπτώσεις που οι συμβάσεις που συνάπτονται είναι κατώτερες των εθνικών ή κοινοτικών ορίων που καθορίζονται για δημόσιες συμβάσεις, ή εκτός του πεδίου εφαρμογής των εφαρμοστέων νόμων περί δημοσίων συμβάσεων, η ανάθεση των συμβάσεων αυτών (συμπεριλαμβανομένων των διαδικασιών πριν από την ανάθεση) και των όρων και προϋποθέσεων των συμβάσεων αυτών πρέπει να συμμορφώνονται με τις βέλτιστες οικονομικές πρακτικές, συμπεριλαμβανομένης της λογοδοσίας, να επιτρέπουν τον θεμιτό ανταγωνισμό μεταξύ υποψήφιων προμηθευτών, για παράδειγμα μέσω της αποτελεσματικής σύγκρισης των τιμών, και να εξασφαλίζουν τη βέλτιστη χρήση των πόρων του χρηματοδοτικού μηχανισμού ΕΟΧ (και Νορβηγίας) 2014-2021. Για το σκοπό αυτό και ελλείψει αυστηρότερων εθνικών νομοθεσιών, σε περιπτώσεις αγορών ποσού ύψους 5.000 ευρώ ή υψηλότερου, αλλά μικρότερου από τα αντίστοιχα εθνικά ή ευρωπαϊκά κατώτατα όρια, τουλάχιστον τρεις προμηθευτές / πάροχοι υπηρεσιών θα καλούνται να υποβάλουν προσφορές.
Άρθρο 12 – Σύγκρουση συμφερόντων
1. Οι συμβαλλόμενοι θα λαμβάνουν όλα τα αναγκαία μέτρα για να αποτρέψουν κάθε κατάσταση που θα μπορούσε να θέσει σε κίνδυνο την αμερόληπτη και αντικειμενική εκτέλεση της παρούσας σύμβασης. Μια τέτοια σύγκρουση συμφερόντων μπορεί να προκύψει ιδίως από οικονομικό συμφέρον, πολιτική ή εθνική συνάφεια, οικογενειακούς ή συναισθηματικούς δεσμούς ή οποιαδήποτε άλλη συναφή σχέση ή κοινό συμφέρον. Οποιαδήποτε σύγκρουση συμφερόντων που μπορεί να προκύψει κατά την εκτέλεση της παρούσας πρέπει να γνωστοποιείται εγγράφως στον άλλο συμβαλλόμενο χωρίς καθυστέρηση. Σε περίπτωση τέτοιας σύγκρουσης, ο εν λόγω συμβαλλόμενος θα λαμβάνει αμέσως όλα τα αναγκαία μέτρα για την επίλυσή του.
2. Κάθε συμβαλλόμενος διατηρεί το δικαίωμά του να επαληθεύει ότι τα μέτρα αυτά είναι επαρκή και, ενδεχομένως, να απαιτήσει τη λήψη πρόσθετων μέτρων εντός προθεσμίας που ορίζει. Οι συμβαλλόμενοι θα εξασφαλίζουν ότι το προσωπικό τους, τα διοικητικά τους όργανα και οι συνεργάτες τους δεν τίθενται σε κατάσταση που θα μπορούσε να προκαλέσει σύγκρουση συμφερόντων. Κάθε συμβαλλόμενος θα αντικαθιστά αμέσως κάθε μέλος του προσωπικού του που εκτίθεται σε μια τέτοια κατάσταση.
Άρθρο 13 – Εμπιστευτικότητα / Εχεμύθεια
[Παρακαλώ εισάγετε τις σχετικές προβλέψεις / διατάξεις που θα αφορούν την προστασία και την αποκάλυψη από τους συμβαλλόμενους εμπιστευτικών πληροφοριών που αφορούν την παρούσα σύμβαση.]
Άρθρο 14 – Δικαιώματα Πνευματικής Ιδιοκτησίας
[Εδώ θα πρέπει να περιληφθούν διατάξεις σχετικά με τα πνευματικά περιουσιακά δικαιώματα επί των προϊόντων, των υλικών ή άλλων αποτελεσμάτων που θα παραχθούν στο πλαίσιο της παρούσας Σύμβασης και του Έργου, καθώς και το δικαίωμα χρήσης αυτών από τον έτερο συμβαλλόμενο.]
Άρθρο 15 - Ευθύνη
[Εδώ θα πρέπει να εισαχθούν κατάλληλες προβλέψεις / διατάξεις σχετικά με την ευθύνη των συμβαλλόμενων και τον περιορισμό της (π.χ. σε περίπτωση ανωτέρας βίας), λαμβάνοντας υπόψη τις υποχρεώσεις και τις δράσεις προς υλοποίηση που αναλαμβάνονται από έκαστο συμβαλλόμενο.].
Άρθρο 16 - Παρατυπίες
1. Οι παρατυπίες ορίζονται σύμφωνα με το άρθρο 10.2 της PIA.
2. Σε περίπτωση που ένας συμβαλλόμενος λάβει γνώση μιας παρατυπίας, οφείλει να ενημερώνει αμέσως τον άλλο συμβαλλόμενο εγγράφως.
3. Στις περιπτώσεις κατά τις οποίες οι αρμόδιοι που αναφέρονται στο άρθρο 10 της PIA λαμβάνουν μέτρα για την άρση οποιασδήποτε τέτοιας παρατυπίας, συμπεριλαμβανομένων των μέτρων ανάκτησης του ποσού της επιχορήγησης, ο εν λόγω συμβαλλόμενος είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για τη συμμόρφωση με τα μέτρα αυτά και την επιστροφή τυχόν κεφαλαίων στο Πρόγραμμα. Ο Εταίρος του έργου, σε τέτοιες περιπτώσεις, θα επιστρέφει τα προς επιστροφή κεφάλαια μέσω του Φορέα Υλοποίησης του έργου.
Άρθρο 17 - Αναστολή πληρωμών και αποζημίωση
1. Σε περίπτωση που ληφθεί από τον Διαχειριστή Επιχορήγησης ή τον FMO απόφαση αναστολής πληρωμών προς τον Φορέα Υλοποίησης ή / και αιτήματος αποζημίωσης από τον Xxxxx Xxxxxxxxxx, ο Εταίρος του Έργου θα λαμβάνει τα μέτρα που είναι αναγκαία για τη συμμόρφωσή του με αυτήν την απόφαση.
2. Για τους σκοπούς της προηγούμενης παραγράφου, ο Xxxxxx Xxxxxxxxxx θα υποβάλει χωρίς καθυστέρηση αντίγραφο της σχετικής απόφασης στον Εταίρο του Έργου.
Άρθρο 18 – Τερματισμός / Καταγγελία
1. Τερματισμός / Καταγγελία της παρούσας Σύμβασης από ένα από τα συμβαλλόμενα μέρη [να προστεθούν διαδικασίες και απαιτήσεις τερματισμού από οποιοδήποτε μέρος, σε περίπτωση που κρίνεται σκόπιμη αυτή η δυνατότητα].
2. Κάθε συμβαλλόμενο μέρος μπορεί να καταγγείλει την παρούσα σε περίπτωση παραβίασης από τον άλλο συμβαλλόμενο των υποχρεώσεών του [Να εισαχθούν η διαδικασία και οι προϋποθέσεις για τη λύση της παρούσας λόγω παραβίασης των όρων της].
3. Επιπλέον, σε περίπτωση τερματισμού της Σύμβασης Επιχορήγησης του Έργου για οποιονδήποτε λόγο, ο Φορέας Υλοποίησης μπορεί να τερματίσει την παρούσα με άμεση ισχύ.
4. [Συνέπειες του τερματισμού / καταγγελίας]
Προτείνεται να περιγράφονται σαφώς οι συνέπειες σχετικά με τον τερματισμό των υποχρεώσεων των συμβαλλόμενων και με την καταβληθείσα αναλογία της επιχορήγησης στον εταίρο και να γίνεται διάκριση μεταξύ των διαφόρων λόγων που οδηγούν σε τερματισμό (παραβίαση όρου, ανωτέρα βία, τερματισμός της σύμβασης επιχορήγησης έργου, κ.λπ.). |
Άρθρο 19 - Υποκατάσταση
1. Κανένας συμβαλλόμενος δεν δικαιούται να υποκαταστήσει τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την παρούσα χωρίς την προηγούμενη έγκριση του έτερου συμβαλλόμενου.
2. Οι συμβαλλόμενοι αναγνωρίζουν ότι η ανάληψη των δικαιωμάτων και υποχρεώσεων που απορρέουν από την παρούσα σύμβαση τελεί υπό την προηγούμενη έγκριση του Διαχειριστή Επιχορήγησης, σε συμφωνία με τις διατάξεις της Σύμβασης Επιχορήγησης Έργου μεταξύ του Φορέα Υλοποίησης και του Διαχειριστή Επιχορήγησης [Note: if applicable].
Άρθρο 20 - Τροποποιήσεις
1. Οποιαδήποτε τροποποίηση της παρούσας, συμπεριλαμβανομένων των παραρτημάτων της, θα πραγματοποιείται με έγγραφη συμφωνία των συμβαλλόμενων.
Άρθρο 21 – Αυτοτέλεια Διατάξεων
1. Τυχόν ακυρότητα ή παρανομία ή μη εφαρμογή οποιασδήποτε διάταξης ή άρθρου της παρούσας (ή τμήματος οποιασδήποτε διάταξης ή άρθρου) που θα διαπιστωθεί από οποιοδήποτε δικαστήριο ή άλλη αρμόδια αρχή της αρμόδιας δικαιοδοσίας δεν θα θίγει την εγκυρότητα, την ισχύ και η εκτελεστότητα των λοιπών διατάξεων της σύμβασης, και της σύμβασης συνολικά.
2. Εάν μια διάταξη της παρούσας (ή μέρος οποιασδήποτε διάταξης) κριθεί παράνομη, άκυρη ή ανεφάρμοστη, οι συμβαλλόμενοι θα διαπραγματεύονται καλή τη πίστει για την τροποποίηση της εν λόγω διάταξης έτσι ώστε, μετά την τροποποίησή της να είναι νόμιμη, έγκυρη και εφαρμόσιμη, και να επιτυγχάνει στον μέγιστο δυνατό βαθμό, την αρχική πρόθεση των συμβαλλόμενων.
Άρθρο 22 – Ειδοποιήσεις και Γλώσσα
1. Όλες οι ειδοποιήσεις μεταξύ των συμβαλλόμενων θα γίνονται εγγράφως και θα αποστέλλονται στις ακόλουθες διευθύνσεις:
Για τον Φορέα Υλοποίησης:
[εισάγετε στοιχεία επικοινωνίας]
Για τον Εταίρο:
[εισάγετε στοιχεία επικοινωνίας]
2. Η γλώσσα που διέπει την εκτέλεση της παρούσας είναι τα Ελληνικά. Όλα τα έγγραφα, ανακοινώσεις και λοιπές επικοινωνίες που προβλέπονται στο πλαίσιο της παρούσας θα γίνονται στα Ελληνικά.
Άρθρο 23 – Εφαρμοστέο Δίκαιο και επίλυση διαφορών
1. Η εγκυρότητα και η εκτέλεση της παρούσας σύμβασης θα διέπεται από [ορίστε εφαρμοστέο δίκαιο].
2. Τυχόν διαφορές σχετικά με τη σύναψη, την εγκυρότητα, την ερμηνεία ή την εκτέλεση της παρούσας θα επιλύεται φιλικά με διαβουλεύσεις μεταξύ των συμβαλλόμενων.
It is recommended that the Parties agree on an alternative dispute resolution mechanism, such as the referral of the dispute to an arbitral tribunal or to the mediation of an impartial third party (one such party could be the Fund Operator). Please be aware that the costs related to disputes are not eligible under the Project and shall be borne by each Party individually. |
Η παρούσα Σύμβαση συντάχθηκε και υπογράφηκε σε δύο αντίτυπα, και κάθε συμβαλλόμενος έλαβε από ένα.
ΟΙ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΙ
Για τον Φορέα Υλοποίησης Έργου Για τον Εταίρο του Έργου
[Ονοματεπώνυμο] [Ονοματεπώνυμο]
[Ιδιότητα] [Ιδιότητα]
15
