INFORMACIÓN GENERAL.
INFORMACIÓN GENERAL.
1.1. Fecha: 23 de Febrero de 2016
1.2. Valor Total: Trece millones trescientos once mil pesos m/l ($13.311.000) IVA incluido.
1.3. Tipo de Contrato: Prestación de Servicios
1.4. Objeto: Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo a los sistemas de aire acondicionado del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.
1.5. Plazo: Hasta el 30 de diciembre del 2016
2. NECESIDAD.
2.1. Descripción de la necesidad (qué se necesita).
El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia es una entidad descentralizada del orden departamental, creada mediante Decreto Ordenanzal No. 0494 de 2011, modificado por los Decretos Ordenanzales Nos. 02120 y 02132 de 2011, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente; que tiene por objeto fomentar y estimular la cultura en todos sus procesos, ámbitos, expresiones y manifestaciones, en especial las artes, las letras, el folclor y estimular la creación y el desarrollo regional y nacional, las bibliotecas, los centros de documentación, los museos, los centros culturales, las áreas artísticas, los archivos históricos y la conservación del patrimonio cultural tangible e intangible, en todo el territorio del departamento de Antioquia, ante lo cual debe garantizar el apoyo logístico, técnico y administrativo para la prestación de los servicios y el logro de los objetivos de las subdirecciones que lo integran.
En el desarrollo de actividades y eventos culturales realizados en el Xxxxxxx de la Cultura “Xxxxxx Xxxxx Xxxxx”, sede administrativa del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, se requiere que los equipos del sistema de aire acondicionado funcionen en óptimas condiciones, ya que las altas temperaturas pueden perturbar y generar dificultades en el adecuado desarrollo de las actividades programadas.
El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia dentro de sus instalaciones, cuenta con lugares donde se presentan temperaturas elevadas como es el cuarto piso y la Cúpula. Permanentemente en estos lugares se desarrollan actividades y eventos culturales dirigidos a la comunidad, y es de suma importancia brindar unas condiciones climáticas adecuadas.
El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia cuenta con los siguientes sistemas de aire acondicionado:
• Un (1) sistema de aire acondicionado manejado por Xxxxxxx, el cual funciona en la Cúpula del Edificio.
• Tres (3) sistemas de aire acondicionado tipo central, los cuales se encuentran ubicados en el nivel cuarto del Edificio, en las oficinas 407, 408 y 410 respectivamente.
• Un (1) Sistema de aire acondicionado tipo central doble circuito, que se encuentra ubicado en el nivel xxxxxx xxx xxxxxxxx xx xx xxxxxxx 000.
• Cinco (5) sistemas de aires acondicionados mini-split, dos de ellos ubicados en la sala de reuniones 302, y los tres restantes ubicados en el 2 nivel del xxxxxxxx, xxx xx xx xxxxxxx 000 x xxx xx xx xxxxxxx 000.
Todos los sistemas de aire acondicionado mencionados anteriormente, requieren de la realización del mantenimiento preventivo mensual para garantizar el óptimo funcionamiento de los mismos. No obstante el mantenimiento preventivo, en algunos casos será necesario ejecutar actividades correctivas que son propias del desgaste normal o por incidentes de algunos elementos que los componen, esto atendiendo a que su uso normal genera desgaste que puede repercutir en el cambio de piezas necesarias para su funcionamiento.
El Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, busca con el mantenimiento integral de los aires acondicionados, tanto preventivo como correctivo, garantizar el cubrimiento de los posibles riesgos de daños originados por usos incorrectos, fallas eléctricas o por deterioros normales o de operación, garantizando el funcionamiento y desarrollo de las actividades diarias de los funcionarios y eventos realizados en el Instituto.
Por tal razón se hace necesario adelantar el proceso de contratación para generar las condiciones adecuadas y ofrecer tanto a la comunidad como a los funcionarios, un ambiente propicio y favorable para el excelente desempeño de las actividades que se desarrollan en el Instituto.
2.2. Forma de satisfacer la necesidad:
Ante la ausencia de equipos, medios técnicos y personal idóneo para el desarrollo de estas actividades, el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia requiere la contratación del mantenimiento integral; es decir, preventivo, correctivo, suministro de repuestos y elementos necesarios para el correcto funcionamiento de los sistemas de aire acondicionado de la entidad.
3. CONDICIONES DEL CONTRATO.
3.1. Objeto: Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo a los sistemas de aire acondicionado del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.
3.2. Lugar de ejecución: Xxxxxxx de la Cultura “Xxxxxx Xxxxx Xxxxx”, Xxxxxxxx- Xxxxxxxxx
3.3. Duración o plazo de ejecución: Hasta el 30 de diciembre de 2016.
3.4. Fondos y Apropiaciones Presupuestales:
L.E. | PROGRAMA | PROYECTO / RUBRO | FUT | CENTRO DE COSTO | FONDO | PPTO OFICIAL | |
CODIGO | NOMBRE | ||||||
NA | Funcionamiento | 060030 | Mantenimiento y Reparaciones | 1.2.2.11 | 1255100 | 0-1010 | $ 13.311.000 |
3.5. Especificaciones técnicas (Productos).
Realizar mantenimiento PREVENTIVO de los sistemas de aire acondicionado del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, según las siguientes actividades:
• Inspeccionar, ajustar, lubricar y hacer pruebas periódicas y sistemáticas de los equipos y sus sistemas con una periodicidad mensual.
• Verificar el funcionamiento de los accesorios eléctricos (centros de control, reveladores de control, contactores, arrancadores, transformadores, capacitor, motor eléctrico, termostatos, presostatos).
• Realizar verificación y ajuste de los condensadores, compresores, dispositivos de expansión y evaporadores.
• Elaborar el diagnóstico de las condiciones electromecánicas de los dispositivos.
• Lubricación y alineación de motores y bombas.
• Limpieza de los serpentines evaporadores y condensadores, tuberías y cableado.
• Medición y verificación de la presión, temperatura, voltaje y amperaje.
• Alineamiento de aletas y limpieza de filtro.
• Chequeo de tensión y amperaje.
• Chequeo de vibración y ruidos.
• Verificación de rotación y controles de oxidación.
• Chequeo de fugas y verificación de arranque por termostato.
• Verificación de presiones de aire y de baja.
• Verificación nivel de aceite.
• Chequeo de contactos y elementos fijos.
• Limpieza de las bandejas y los drenajes de condensado.
• Revisión, limpieza y ajuste de terminales eléctricas, contactos de los arrancadores y demás elementos de control.
• Lectura y registro de los datos de operación de cada motor.
Realizar mantenimiento CORRECTIVO de los sistemas de aire acondicionado del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, según las siguientes actividades:
• Atender las llamadas del INSTITUTO, en el menor tiempo posible, cuando se presente interrupción del servicio de los equipos, pero en ningún caso más allá de veinticuatro (24) horas después de reportada dicha interrupción.
• Suministrar todos los elementos, materiales, repuestos, lubricantes y mano de obra necesarios para efectuar correctamente los mantenimientos correctivos que sean necesarios para garantizar una operación óptima de los sistemas y equipos de aire acondicionado y ventilación.
Suministro y cambio de repuestos que requieran los sistemas de aire acondicionado del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia, incluyendo la mano de obra e insumos requeridos para ello.
• Teniendo en cuenta que el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo no incluye el suministro de repuestos que sean requeridos en algún momento de la duración del contrato, se destinará una bolsa de dinero que será utilizada única y exclusivamente para la compra de repuestos necesarios para el funcionamiento óptimo de los equipos.
Nota 1: El valor de la bolsa no puede ser modificado por el proponente, en caso de existir solicitud de modificación, el Instituto a analizar si es procedente modificar la propuesta presentada, aumentando o disminuyendo el valor según el caso.
Nota 2: Para el suministro y cambio de repuestos incluido la mano de obra e insumos con cargo a dicha bolsa, el CONTRATISTA deberá presentar cotización inmediatamente y si es aprobado por el supervisor y/o interventor del contrato, se procederá a instalarlos, previo documento suscrito por este donde se indique la causa que evidencia el cambio requerido. En todo caso los precios que se coticen por parte del contratista deben estar acorde con los precios xxx xxxxxxx, so pena de los respectivos ajustes a que haya lugar.
Las anteriores actividades descritas para el mantenimiento preventivo y correctivo se realizaran a los siguientes sistemas de aire acondicionado:
1. Un (1) Sistema de aire acondicionado tipo central doble circuito:
• Marca: Paramo
• De 4 TR
• Un (1) motor modelo: UMAC-07-DX-2-H3-D-A
• Dos (2) compresores modelo: UCA048T1BOP
2. Tres (3) Sistemas de aire acondicionado tipo central:
• Marca: Paramo
• 48000 Btu/h
• Una (1) unidad manejadora por equipo
• Un (1) motor modelo: UMAC-07-DX-2-H3-D-A
• Un (1) compresor modelo: UCA048T1BOP
3. Un (1) Sistema de aire acondicionado por Xxxxxxx:
• Marca: Paramo
• Un (1) equipo Chiller agua helada de 15 TR
• Dos (2) bombas de agua fría
• Siete (7) Manejadoras tipo Fan Coil de 2TR Modelo: GAB-JFC-12-V1
4
3. Cinco (5) sistemas de aires acondicionados mini-split:
• Marca: York
• Modelo: YJHJZC-24
• 24000 Btu/h
• Una (1) Condensadora c/u
3.6. Codificación del bien, obra o servicio.
Grupo | F | Servicios |
Segmento | 73000000 | Servicios de Producción Industrial y Manufactura |
Familia | 73150000 | Servicios de apoyo a la fabricación |
Clase | 73152100 | Servicios de mantenimiento y reparación de equipos de manufactura |
Producto | 73152108 | Servicio de mantenimiento y reparación de equipos eléctricos |
3.7. Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos.
No aplica
3.8. Obligaciones del contratista.
▪ Cumplir a cabalidad todas y cada una de las especificaciones técnicas descritas anteriormente.
▪ Realizar un informe detallado del mantenimiento de cada equipo, presentando recomendaciones y observaciones.
▪ Suministrar los accesorios y repuestos requeridos garantizando que son de marcas registradas y de calidad.
▪ Para el cambio de repuestos el CONTRATISTA deberá cotizar inmediatamente los repuestos requeridos, incluyendo mano de obra y si es aprobado por el supervisor y/o interventor del contrato, se procederá a instalarlos, en todo caso, el contratista debe ajustar sus precios a los xxx xxxxxxx.
▪ Garantizar la originalidad de los repuestos, materiales, insumos y accesorios, de acuerdo con el tipo y modelo de los Aires Acondicionados y sus sistemas.
▪ Responder por la correcta instalación de todas las piezas y elementos requeridos para ejecutar el objeto del contrato.
▪ Cumplir con la garantía mínima legal de los repuestos suministrados, la cual será conforme a los artículos 7 y siguientes de la Ley 1480 de 2011, por el término de tres (3) meses contados a partir de la entrega de los bienes y productos, siendo ésta independiente de los amparos cubiertos en las garantías exigidas para la legalización y ejecución del respectivo contrato
▪ Para los mantenimientos realizados el contratista deberá cumplir con una garantía de un (1) mes a partir de la realización del servicio.
▪ Suministrar la mano de obra capacitada y especializada para el cumplimiento del objeto contractual, de acuerdo con las características y especificaciones técnicas de los Aires Acondicionados del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia.
▪ Garantizar que se restituirán sin ningún costo para el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia los productos por defectos de fábrica.
▪ Suministrar sin ningún costo adicional para el INSTITUTO, todos los insumos como lubricantes, elementos de aseo y limpieza, equipos de medición y verificación entre otros, necesarios para la prestación del servicio de mantenimiento de los Aires Acondicionados.
▪ Suministrar toda la información que se requiera con el fin de verificar tanto el cumplimiento de los requisitos y compromisos contractuales como los legales a que haya lugar en razón del contrato.
5
▪ Realizar una (1) visita mensual, durante el plazo de ejecución del contrato, para el mantenimiento preventivo de los Aires Acondicionados del INSTITUTO, de acuerdo con la programación acordada con el supervisor y/o interventor del contrato.
▪ Realizar visitas para mantenimiento correctivo de acuerdo con la solicitud que para el respecto realice el supervisor y/o interventor del contrato. La atención para mantenimiento correctivo se hará en un plazo no mayor a 24 horas después de presentado el requerimiento.
▪ Atender las reclamaciones dentro de las 24 horas siguientes al recibido del reclamo.
▪ Garantizar y cumplir con los precios establecidos, los cuales serán fijos durante toda la ejecución del contrato.
▪ Responder por todos los daños que se causen a los aires acondicionados mientras estén siendo atendidos.
▪ Realizar los servicios de mantenimiento en las Instalaciones del INSTITUTO.
▪ Suministrar factura, copia de la factura, anexo que relacione el servicio prestado a cada uno de los aires acondicionados, especificando cantidad y precio por cada ítem, además del recibo a satisfacción por parte del supervisor y/o interventor del contrato o quien éste autorice.
▪ Atender los requerimientos de la supervisión y/o interventoría.
▪ Entregar de acuerdo con las solicitudes periódicas realizadas por el INSTITUTO, hojas de vida técnicas para cada una de los aires acondicionados e informes estadísticos digitales de los servicios.
▪ Cancelar los gastos de perfeccionamiento, ejecución e impuestos que se generen en razón del contrato.
▪ Facilitar la labor de supervisión y/o interventoría dando respuesta oportuna a las observaciones o requerimientos que se realicen.
▪ Informar oportunamente al contratante cuando exista o sobrevenga alguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Constitución y la Ley.
▪ Realizar dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del contrato las gestiones necesarias para el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato así como de sus modificaciones, adiciones o prorrogas y asumir los costos de éstas.
▪ Realizar los pagos correspondientes al sistema de seguridad social en salud, pensiones y riesgos laborales de las personas al servicio del contratista.
3.9. Obligaciones del contratante.
▪ Designar un supervisor y/o interventor para que realice las funciones de control, supervisión y vigilancia del cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.
▪ Vigilar y verificar el cumplimiento por parte del contratista, de sus obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral, conforme al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 1150 de 2007.
▪ Pagar oportunamente el valor del contrato de acuerdo con la forma de pago estipulada, previa presentación del recibo a satisfacción por parte del supervisor y/o interventor.
▪ Suministrar la información necesaria relacionada con el cumplimiento de las especificaciones técnicas requeridas.
3.10. Supervisión y/o interventoría.
Una vez legalizado el contrato, el Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia designará un supervisor y/o interventor para el mismo, quien ejercerá, conforme al artículo 83 de la Ley 1474 de
6
2011, el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato.
4. MODALIDAD DE SELECCIÓN, SU JUSTIFICACIÓN Y FUNDAMENTOS JURIDICOS.
Acorde con la cuantía del proceso, procede la modalidad de selección de mínima cuantía, consagrada por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, que modificó el artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y señala:
“Artículo 94. La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas:
a) Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas;
b) El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil;
c) La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas;
d) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal. (…)”
Artículo que fue reglamentado mediante el Decreto 1082 de 2013, cuyo artículo 2.2.1.1.1.5.2 se establece el procedimiento aplicable para el proceso de selección del contratista.
“PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. Las siguientes reglas son aplicables a la contratación cuyo valor no excede del 10% de la menor cuantía de la entidad estatal, independientemente de su objeto:
1. La entidad estatal debe señalar en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía la información a la que se refieren los numerales 2, 3 y 4 del artículo anterior, y la forma como el interesado debe acreditar su capacidad jurídica y la experiencia mínima, si se exige esta última, y el cumplimiento de las condiciones técnicas exigidas.
2. La entidad estatal puede exigir una capacidad financiera mínima cuando no hace el pago contra entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios. Si la entidad estatal exige capacidad financiera debe indicar cómo hará la verificación correspondiente.
3. La invitación se hará por un término no inferior a un (1) día hábil. Si los interesados formulan observaciones o comentarios a la invitación, estos serán contestados por la entidad estatal antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
4. La entidad estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, la entidad estatal debe verificar el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente.
5. La entidad estatal debe publicar el informe de evaluación durante un (1) día hábil.
6. La entidad estatal debe aceptar la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones establecidas en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía. En la aceptación de la oferta, la entidad estatal debe informar al contratista el nombre del supervisor del contrato.
6. En caso de empate, la entidad estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primeroen el tiempo.
7. La oferta y su aceptación constituyen el contrato.
Como disposiciones especiales sobre la modalidad, contenidas en el decreto mencionado, puede indicarse la no publicación de aviso conforme lo indica el artículo 2.2.1.1.2.1.2, la verificación y la
evaluación de las ofertas por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural acorde con el artículo 2.2.1.1.2.2.3 y la posibilidad de exigir o no garantías como lo expresa el artículo 2.2.1.2.1.5.4.
5. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y SU JUSTIFICACIÓN.
5.1. Análisis del Sector.
5.1.1. Generalidades
Los aires acondicionados son equipos mediante los cuales se regulan las condiciones de temperatura (calefacción o refrigeración), humedad, limpieza y el movimiento del aire dentro de los espacios, generalmente como oficinas, centros comerciales, cines, casas, entre otros.
Los sistemas de acondicionamiento del aire se pueden clasificar principalmente en dos, en autónomos, que son los que producen calor o frío y tratan el aire; y centralizados que solamente tratan el aire y obtienen la energía térmica de un sistema centralizado.
El principal método de refrigeración que se utiliza es mediante la compresión mecánica, que consiste en la realización de un proceso cíclico de transferencia de calor del interior de un edificio al exterior, mediante la evaporación de sustancias denominadas refrigerantes.
Los sistemas de aire acondicionado y ventilación mecánica han dejado de ser elementos de lujo para convertirse en productos de gran consumo, cada vez más demandados en todo el mundo, aportando un mejoramiento en la calidad de vida de los consumidores.
En Colombia la mayoría de las empresas que prestan servicios relacionados al acondicionamiento del aire son familiares, por lo tanto no generan incertidumbre por cambios permanentes a nivel directivo; adicionalmente, aunque muchos trabajadores no cuentan con formación específica en el sector, si se cuenta con personal de mucha experiencia. En la actualidad se puede observar la preocupación de las empresas por organizarse internamente, estableciendo políticas de calidad, metas, planes estratégicos y organizando sus finanzas. Esto indica que las empresas del sector no presentan un alto nivel turbulencia; representan un sector tranquilo y estable.
Las principales marcas que producen sistemas de acondicionamiento del aire, son: LG, Carrier, Daikin, Surrey, York, Xxxxxxx, Westric, Samsung, Sanyo, Daewoo, Xxxxx, Xxxxxxx, Hitachi, Panasonic, Toshiba, Fedders, Electrolux, General Electric, Gold Point, Whirlpool, Xxxxxx, Bluesky, Sigma, entre otras.
5.1.2. Mantenimiento
Para realizar mantenimiento a los sistemas de aire acondicionado es importante saber qué tipo de aire acondicionado es, por ejemplo: tipo Split (pared), tipo Split (techo), tipo ventana, fan coil, compacto o a un sistema de aire central por medio de ductos, y la marca del equipo.
Es primordial realizar el mantenimiento preventivo de los aires acondicionados debido a que con esto se tiene una mayor conservación y mejoramiento del equipo. El mantenimiento debe realizarse con las máquinas y herramientas requeridas por los diferentes sistemas de producción, y se recomienda que sea mensual.
El mantenimiento significa la protección de la inversión, la garantía de producción, la seguridad de un servicio y obedece a una planificación adecuada donde se involucra al personal de la empresa, los proveedores y los contratistas. Los tipos de mantenimiento se clasifican en:
• Mantenimiento preventivo: consiste en inspeccionar los equipos a intervalos regulares y tomar acciones para prevenir las fallas o evitar las consecuencias de las mismas. Incluye tanto las inspecciones objetivas (con los instrumentos) y subjetivas (con los sentidos), como la reparación del defecto (falla potencial).
• Mantenimiento detectivo o búsqueda xx xxxxxx: consiste en la inspección de las funciones ocultas, a intervalos regulares, para ver si han fallado y reacondicionarlas en caso xx xxxxx (falla funcional).
• Mantenimiento correctivo: consiste en el reacondicionamiento o sustitución de partes en un equipo una vez que han fallado, es la reparación de la falla (falla funcional), ocurre de urgencia o emergencia.
• Mantenimiento mejorativo o rediseños: consiste en la modificación o cambio de las condiciones originales del equipo o instalación. No es tarea de mantenimiento propiamente dicho.
Antecedentes
Se han realizado tres procesos de contratación para el mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de aire acondicionado del Instituto de Cultura y Patrimonio de Antioquia en los años 2013, 2014 y 2015 así:
• En el 2013 se realizó el proceso de contratación de mínima cuantía número 005 de 2013 para, el cual tenía un presupuesto oficial de once millones cuatrocientos treinta y nueve mil doscientos pesos m.l. ($11.439.200) IVA incluido y un plazo de seis (6) meses.
Para este proceso se presentaron los siguientes proponentes con su respectivo valor ofertado:
Posición | Proponente | Valor de la Propuesta (IVA incluido) |
1 | Refrigeración Ambiental y/o Xxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx | $8.632.000 |
2 | Xxxxxx Xxxxx Xxxx | $9.275.240 |
3 | Uniaires S.A | $9.328.000 |
4 | Corpomed | $9.500.000 |
Así entonces, el proponente seleccionado para el año 2013 fue REFRIGERACIÓN AMBIENTAL Y/O XXXXX XXXX XXXXXXXX XXXXX, con un valor de OCHO MILLONES SEISCIENTOS TREINTA Y DOS MIL PESOS M.L ($8.632.000) IVA incluido.
• En el 2014 se realizó el proceso de contratación de mínima cuantía número 005 de 2014 para, el cual tenía un presupuesto oficial de dieciséis millones ochocientos cincuenta y tres mil cuatrocientos noventa y tres pesos m.l ($16.853.493) IVA incluido y un plazo hasta el 30 de noviembre de 2014.
Para este proceso se presentaron los siguientes proponentes con su respectivo valor ofertado:
Posición | Proponente | Valor Propuesta (sin IVA) |
1 | IRM Ingeniería Repuestos y Mantenimiento S.A.S | $13.952.874 |
2 | Tecnofases S.A.S | $11.612.874 |
3 | Airtecnicalingenieria S.A.S | $12.164.969 |
4 | Aires Acondicionados “Airecol” | $12.152.874 |
5 | C.I La Florida S.A.S | $10.792.291 |
6 | Aire Acondicionado más aire S.A.S | $14.132.874 |
7 | Xxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx | $9.452.874 |
8 | Xxxxxx S.A.S | $9.545.581 |
Así entonces, el proponente seleccionado para el año 2014 fue REFRIGERACIÓN AMBIENTAL Y/O XXXXX XXXX XXXXXXXX XXXXX, con un valor xx xxxx millones novecientos sesenta y cinco mil trescientos treinta y cuatro pesos M.L ($10.965.334) IVA incluido.
• En el 2015 se realizó el proceso de contratación de mínima cuantía número 002 de 2015 para, el cual tenía un presupuesto oficial xx xxxx y siete millones setenta y tres mil ciento cuarenta y nueve pesos m.l ($17.073.149) IVA incluido y un plazo de nueve (9) meses.
Para este proceso se presentaron los siguientes proponentes con su respectivo valor ofertado:
Posición | Proponente | Valor Propuesta (sin IVA) |
1 | D’INGEL S.A.S | $15.927.315 |
2 | AMERICAN INSAP INGENIERÍA Y SERVICIOS X.XX. | $12.230.000 |
3 | TECNOFASE S.A.S. | $15.244.395 |
4 | DISAIRES DISEÑO Y MANTENIMIENTO S.A.S. | $13.814.115 |
5 | XXXXXXXX XXXXX XXXXX XXXX | $12.456.915 |
6 | AIRTÉCNICA INGENIERÍA S.A.S | $11.495.349 |
7 | XXXXXX S.A.S. | $9.533.715 |
Así entonces, se procedió a la evaluación de la propuesta ubicada en el segundo lugar de menor precio, ya que la propuesta inicial con menor precio no fue evaluada debido a la reformulación del valor de la oferta económica presentada por parte del proponente una vez fue requerida su justificación por precio artificialmente bajo, luego de verificado el cumplimiento de los requisitos habilitantes, el comité asesor de contratación recomienda adjudicar a AIRTECNICA INGENIERÍA
S.A.S. con un valor de once millones cuatrocientos noventa y cinco mil trescientos cuarenta y nueve pesos M.L ($11.495.349) IVA incluido.
5.1.3. Otros Procesos
También se procedió a verificar otros procesos de contratación similares adelantados por otras entidades públicas, para verificar la calidad e idoneidad de los posibles proponentes así:
PROCESOS SIMILARES DE OTRAS ENTIDADES | |||
ITEM | ALCALDÍA MUNICIPIO DE ENVIGADO | ALCALDÍA MUNICIPIO DE MEDELLÍN | IDEA |
Modalidad de Selección | Selección Abreviada de Menor Cuantía | Contratación Mínima Cuantía | Contratación de Mínima cuantía |
Objeto del contrato | Mantenimiento preventivo y correctivo, con suministro de repuestos, para los aires acondicionados de las diferentes dependencias de la administración municipal de envigado. | Mantenimiento de aire acondicionado en el edificio carré y sedes administrativas de la secretaria de educación. | Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo del aire acondicionado, extracción y ventilación en general, que funciona en las instalaciones del instituto para el desarrollo de Antioquia – IDEA |
Presupuesto oficial | $100,000,000 | $58,987,392 | $ 30.530.035 |
Contratista | AIRE ACONDICIONADO MAS AIRE S.A.S | TH Ingenieria S.A.S. | UNIAIRES S.A.S |
Presupuesto Definitivo del contrato | $99,999,999 | $29,793,041 | $ 23.718.033 |
Plazo | 6 Meses | 5 Meses | 3 meses |
Forma de pago | El pago lo hará el Municipio de Envigado, al Contratista, en la caja de la Tesorería Municipal o transferencia electrónica, se pagara en pagos parciales de acuerdo a los servicios realizados y recibidos a entera satisfacción por la supervisión del contrato, previa presentación de la cuenta de cobro o factura debidamente legalizada y con una constancia que acredite que se encuentra al día con el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, ARL, Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda y respecto de cada uno de sus empleados y tan pronto como el objeto esté totalmente cumplido y recibido a satisfacción por parte de la supervisión del contrato. | El Municipio de Medellín pagará el valor del contrato por el sistema de precios unitarios fijos no reajustables, en actas parciales de servicios efectivamente ejecutados previa presentación de las respectivas actas elaboradas por el contratista y aprobadas por el Interventor. En todo caso el 10% del valor del contrato se pagará previa suscripción del acta de recibo a entera satisfacción por parte de la interventoría o supervisión del contrato y la ejecución del 100% del servicio contratado. | Se pagó mediante actas mensuales de conformidad con los servicios efectivamente realizados por concepto de mantenimiento preventivo y correctivo; y para los suministros de acuerdo a los repuestos debidamente efectuados, previa presentación de la factura o documento equivalente debidamente legalizado y visto bueno del supervisor designado. |
Otros Proponentes | • Refriplast Ltda • Tecnofase S.A.S. • American Insap S.A.S. | • Aire Ambiente S.A • Montei S.A.S • Aires Y Aires S.A.S • Servi Paramo S.A. • Comercial Y Servicios Xxxxx S.A. | |
Garantías exigidas en el proceso | Cumplimiento: 20% Calidad del Servicio: 15% Pago de Salarios y prestaciones sociales: 20% | Cumplimiento: 20% Calidad y correcto funcionamiento de los bienes: 20% Pago de Salarios y prestaciones | Cumplimiento: 20% Calidad del servicio: 15% Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos |
Responsabilidad civil extracontractual: No podrá ser inferior a 200 SMML | sociales: 10% Responsabilidad civil extracontractual: No podrá ser inferior a 200 SMML | suministrados: 15% Pago de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones laborales:5% |
En los anteriores procesos consultados se tiene similitud en lo siguiente:
▪ Modalidad de selección, para esta clase de contratación se adelantaron procesos bajo la modalidad de selección de mínima cuantía.
▪ Forma de pago, la forma de pago se establece en que se cancelará el valor del contrato mediante pagos mensuales una vez prestado los servicios o suministrados los repuestos, previa presentación de las facturas.
▪ Hay un gran número de proponentes que pueden estar interesados en el presente proceso de contratación.
▪ Garantías, las garantías solicitadas en la mayoría de los casos fue la garantía de cumplimiento, la de calidad del servicio y la del pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, en uno de los casos se solicitó la garantía de Responsabilidad extracontractual.
5.1.4. Posibles Proponentes
• Refrigeración Ambiental y/o Xxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxx
• Aire Ambiente S.A
• Aires Y Aires S.A.S
• Comercial Y Servicios Xxxxx S.A.
• Xxxxxx Xxxxx Xxxx
• Comercial Y Servicios Xxxxx S.A
• Icemen S.A.S
• M&M Dignostics S.A.S
• Alpunto Soluciones S.A.S
• Uniaires S.A
• Montei S.A.S
• Servi Paramo S.A.
• Mantel S.A.S
• Soluciones De Refrigeración S.A.S
• Aire Acondicionado O Mas Aire S.A.S
• Corpomed
• Th Ingeniería S.A.S
• Veaire S.A.S
• Refricom S.A.S
• Airvent
• Multiaire Medellín Ltda.
5.2. Presupuesto oficial.
Para determinar el presupuesto oficial se elaboró un estudio xx xxxxxxx o análisis económico, en el cual se utilizó una estimación de precios a través de la consulta de precios xx xxxxxxx, soportadas en cotizaciones de distintos proveedores, las cuales reposan en la carpeta del proceso, de conformidad con los requerimientos para la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a los sistemas de aire acondicionado con sus respectivas especificaciones técnicas.
Se establece el siguiente cuadro donde se refleja el precio promedio del servicio a adquirir:
DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO | DESCRIPCIÓN GENERAL Y/O ESPECIFICACIONES TÉCNICAS | UNIDAD DE MEDIDA | CANT. | UNIDAD DE MEDIDA | CANT. | EMPRESA 1 | EMPRESA 2 | EMPRESA 3 | PRECIO PROMEDIO UNITARIO FINAL IVA INCLUIDO | VALOR TOTAL IVA INCLUIDO |
PRECIO UNITARIO CON IVA | PRECIO UNITARIO CON IVA | PRECIO UNITARIO CON IVA | ||||||||
Mantenimiento integral | Mantenimiento correctivo y preventivo para sistema aire acondicionado central doble circuito | Equipo | 1 | meses | 9 | $ 104.400 | $ 43.848 | $ 98.600 | $ 82.283 | $ 740.544 |
Mantenimiento integral | Mantenimiento correctivo y preventivo para sistema aire acondicionado tipo central | Equipo | 3 | meses | 9 | $ 243.600 | $ 131.544 | $ 87.000 | $ 154.048 | $ 1.386.432 |
Mantenimiento integral | Mantenimiento correctivo y preventivo para sistema aire acondicionado por chiller (2 bombas de agua fría, 7 manejadoras) | Equipo | 1 | meses | 9 | $ 597.400 | $ 409.248 | $ 255.200 | $ 420.616 | $ 3.785.544 |
Mantenimiento integral | Mantenimiento correctivo y preventivo para sistema aire acondicionado mini split | Equipo | 5 | meses | 9 | $ 377.000 | $ 146.160 | $ 464.000 | $ 329.053 | $ 2.961.480 |
Bolsa de repuestos | Repuestos acorde a la necesidad | Global | 1 | meses | Acorde a la necesidad | $ 4.437.000 | ||||
TOTAL GENERAL | $13.311.000 | |||||||||
Para esta contratación se dejará un rubro para cubrir el valor de los repuestos que no estén incluidos dentro del mantenimiento preventivo y correctivo ya mencionado y que a causa del funcionamiento normal de los sistemas de aire acondicionado o caso fortuito requieren su cambio. Este rubro corresponde al cincuenta por ciento (50%) del valor de los mantenimientos, el cual será utilizada sólo y exclusivamente para la compra de repuestos necesarios para el funcionamiento óptimo de los aires acondicionados.
Nota: El valor de la bolsa no puede ser modificado por el proponente, en caso de existir modificación, el Instituto Procederá a modificar la propuesta presentada, aumentando o disminuyendo el valor según el caso.
Con fundamento en el estudio xx xxxxxxx el presupuesto oficial es de trece millones trescientos once mil pesos m.l ($13.311.000) IVA incluido.
5.3. Forma de pago o desembolso de los recursos.
Forma de pago, la forma de pago se establece en pagos mensuales una vez el contratista presente la factura mensual por cada servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo realizado incluyendo el valor de los repuestos y mano de obra si a ello hubiera lugar, previo visto bueno por parte del supervisor y/o interventor designado, con recibo a satisfacción y la certificación de que el contratista
se encuentra al día en el pago de aportes al sistema de la seguridad social, parafiscales y riesgos laborales de conformidad con lo señalado en el parágrafo 1º del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
De las cuentas de cobro o facturas que se originen en el presente contrato, al CONTRATISTA se le harán las deducciones establecidas por la Ley.
6. CRITERIOS DE SELECCIÓN.
Acorde con el artículo 85 del Decreto 1510 de 2013, se tendrán como criterios de selección los siguientes:
6.1. Criterios habilitantes
• Capacidad jurídica: Se entiende por capacidad jurídica la concordancia entre el objeto social de la persona jurídica o actividad comercial de la persona natural, y el objeto de la presente convocatoria.
En el presente proceso de selección podrán participar todas aquellas personas naturales o jurídicas, consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes, que no tengan las incompatibilidades o inhabilidades para contratar de las que trata la Constitución, los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, los artículos 6 y 18 de la Ley 1150 de 2007 y demás consagradas legalmente.
Documento de verificación: Certificado de existencia y representación legal para personas jurídicas, Registro mercantil y cédula de ciudadanía para personas naturales con establecimiento de comercio.
• Experiencia mínima: Los proponentes deben acreditar al menos la ejecución de 5 contratos que tengan objeto similar o acorde con el del presente proceso de selección y cuya cuantía sea igual o superior al 50% del presupuesto oficial.
Documentos de verificación: El oferente podrá acreditar la experiencia mínima con los documentos que se indican en las siguientes opciones:
▪ Copia de los contratos debidamente suscritos y su respectiva acta de liquidación o terminación,
▪ o certificación de la ejecución.
En ambos casos la documentación aportada deberá constar en papel membretado de la entidad contratante y dar cuenta de la experiencia requerida.
6.2. Criterios de calificación: Como único criterio de calificación se tendrá la propuesta económica con el menor precio.
7. ANÁLISIS DE RIESGOS Y FORMA DE MITIGARLOS.
De acuerdo con los artículos 17 y 159 del Decreto 1510 de 2013, la evaluación del riesgo se hará de acuerdo con el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, expedido por Colombia Compra Eficiente, para todas las modalidades de selección.
Para la columna identificada como “Prioridad” se establece un orden de acuerdo a los siguientes literales:
a. Evitar el Riesgo, para lo cual debe decidir no proceder con la actividad que causa el Riesgo o busca alternativas para obtener el beneficio del Proceso de Contratación.
b. Transferir el Riesgo haciendo responsable a otra entidad quien asume las consecuencias de la materialización del Riesgo, típicamente se transfiere el Riesgo a través de las garantías previstas el Proceso de Contratación o en las condiciones del contrato estableciendo con claridad quien es el responsable. El principio general es que el Riesgo debe asumirlo la parte que pueda enfrentarlo en mejor forma bien sea por su experiencia, conocimiento o papel dentro de la ecuación contractual, entre otras.
c. Aceptar el Riesgo cuando no puede ser evitado ni ser transferido o el costo de evitarlo o transferirlo es muy alto. En este caso el Riesgo se recomiendan medidas para reducir el Riesgo o mitigar su impacto, así como el monitoreo.
d. Reducir la probabilidad de la ocurrencia del evento, cuando el Riesgo debe ser aceptado. Para el efecto se sugieren medidas como: (i) aclarar los requisitos, requerimientos y especificaciones y productos del contrato; (ii) revisar procesos; (iii) establecer sistemas de aseguramiento de calidad en los contratos; (iv) especificar estándares de los bienes y servicios; (v) hacer pruebas e inspecciones de los bienes; (vi) establecer sistemas de acreditación profesional; (vii) incluir declaraciones y garantías del contratista; (viii) administrar la relación entre proveedores y compradores.
e. Reducir las consecuencias o el impacto del Riesgo a través de planes de contingencia, en los términos y condiciones del contrato, inspecciones y revisiones para revisar el cumplimiento del contrato y programas de apremio para lograr el cumplimiento del contrato.
Para el presente proceso de selección la evaluación del riesgo se hace en los siguientes términos:
Matriz de Riesgos
N° | Clase | Fuente | Etapa | Tipo | Descripción (Qué puede pasar y, cómo puede ocurrir) | Causa (Origen del riesgo o del suceso) | Consecuencia de la ocurrencia del evento | Probabilidad | Impacto | Calificación total | Prioridad |
1 | General | Interno | Planeación | Operacional | Deficiencias en la planeación y construcción de estudios previos para el desarrollo de procesos contractuales | Falta de una secuencia lógica de controles en la etapa de planeación | No satisfacción de la necesidad real de la entidad, durante la ejecución del contrato. | 1 | 2 | 3 | d,e |
2 | General | Externo | Planeació n | Operacio nal | Documentación incompleta o con contenido deficiente | Errores cometidos por el contratista en la presentación de documentos, falta de documentos | Posible hallazgo por un organismo de control. | 2 | 1 | 3 | d |
3 | General | Externo | Ejecución | Operacional | Incumplimiento o cumplimiento deficiente de las especificaciones técnicas y obligaciones establecidas en el contrato. | Dificultades en la ejecución del contrato | No satisfacción de la necesidad de la entidad, impactando negativamente la ejecución de los programas y proyectos. Retraso o incumplimiento de las metas establecidas en el Plan de Acción de la Entidad. | 3 | 4 | 7 | b,d |
4 | Específico | Interno | Ejecución | Económico | Estimación inadecuada de los costos | La proyección inadecuada de los diferentes costos que se tuvieron en cuenta al momento de la presentación de su oferta, sin haber efectuado un detallado estudio xx xxxxxxx, que afecte el equilibrio económico del contrato celebrado. | Aumento en el valor establecido para la prestación del servicio | 2 | 1 | 3 | d |
5 | General | Interno | Ejecución | Operacion al | Falta de control en el cumplimiento de las obligaciones contractuales | Debilidades en la actividad de interventoría del respectivo contrato. | Incumplimiento del objeto contractual | 3 | 3 | 6 | d,e |
6 | Específico | Externo | Ejecución | Operacional | Fallas en la operación de los aires acondicionados durante su uso | mal mantenimiento, fallas eléctricas, daños en el sistema de funcionamiento | Afectación al público en general que requiera del uso del ascensor por discapacidad. | 3 | 5 | 8 | d,e |
N° | ¿A quién se le asigna? | Tratamiento/Controles a ser implementados | Impacto después del tratamiento | ¿Afecta el equilibrio económico del contrato? | Persona responsable por implementar el tratamiento | Fecha estimada en que se inicia el tratamiento | Fecha estimada en que se completa el tratamiento | Monitoreo y revisión | |||
Probabilidad | Impacto | Calificación total | ¿Cómo se realiza el monitoreo? | Periodicidad ¿Cuándo? | |||||||
1 | Contratante | D: Revisión técnica, jurídica y financiera de los procesos, antes de su aprobación en comité técnico y de contratación. E: Seguimiento continuo a la ejecución contractual a través de la supervisión. | 1 | 1 | 2 | No | Subdirector Administrativo y Financiero | 23/02/2016 | 15/003/2016 | Verificación del Documento de Estudios previos por el Comité Técnico y Comité de Contratación | Anual |
2 | Contratante | Lista de chequeo y verificación de los documentos que componen la misma por parte del equipo de contratación, controlando vigencia, contenido y calidad de cada documento. Revisión completa de la documentación en comité técnico y de contratación. | 1 | 1 | 2 | No | Equipo de Contratación y Comité de contratación. | 23/02/2016 | 15/003/2016 | Verificación, foliación y lleno de la lista de chequeo como procedimiento de obligatorio cumplimiento para proceder a su análisis en comité técnico y de contratación. | Anual |
3 | Contratista | d: Supervisión y/o interventoría permanente a la ejecución de las obligaciones del contrato. Entrega de Plan de Trabajo e informes parciales de acuerdo a la forma de pago establecida en el contrato. B: Constituir pólizas de cumplimiento | 2 | 3 | 5 | No | Supervisor y/o Interventor designado | 23/02/2016 | 15/003/2016 | Seguimiento y monitoreo permanente del cumplimiento de las especificaciones técnicas y obligaciones del contrato, lo cual se refleja en el balance parcial de supervisión y/o interventoría | Mensual |
4 | Contratante | Realización de Estudio xx xxxxxxx con cotización y valores actualizados | 1 | 1 | 2 | Sí | Técnico designado para el proceso. | 23/02/2016 | 15/003/2016 | Revisión por parte del supervisor de los valores establecidos en la oferta, previa operación de pagos. | Mensual |
5 | Contratante | D:Control del cumplimiento de entrega y conformidad de los productos e: Auditorías | 2 | 2 | 4 | No | Subdirector responsable del área. | 15/03/2016 | 30/12/2016 | Revisión de cumplimiento de productos para realizar el correspondiente pago. | Mensual |
6 | Contratista | d: definición de perfiles adecuados para la empresa contratista, para asegurar el proveedor idóneo en la prestación del servicio. Realización de mantenimiento periódico en las condiciones óptimas e: Póliza de responsabilidad civil extracontractual | 2 | 3 | 5 | No | Subdirector responsable del área. | 15/03/2016 | 30/12/2016 | Reportes xx xxxxxxxxx | Mensual |
8. GARANTÍAS EXIGIDAS PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.
De acuerdo al Análisis de riesgos realizado en el capítulo 7° del presente documento, y para garantizar el cumplimiento de las obligaciones resultantes del contrato, el contratista deberá constituir contrato de seguro contenido en una póliza, patrimonio autónomo o garantía bancaria con la siguiente cobertura:
AMPARO | ESTIMACIÓN (%) | VIGENCIA |
Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. | 10% del valor del contrato. En ningún caso sea inferior al valor de la cláusula penal pecuniaria. | Vigencia del contrato y cuatro (4) meses más (término estimado para la liquidación). |
Calidad del servicio. | Diez por ciento (10%) del valor del contrato. | Vigencia igual al plazo de éste y cuatro (4) meses más |
9. APLICACIÓN DE ACUERDO COMERCIAL.
El Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Comunicación indica que en el portal de Colombia Compra Eficiente se informan los valores en pesos colombianos a partir de los cuales aplican los acuerdos comerciales a los procesos de contratación.
Realizada la respectiva consulta se determinó que el presente proceso de contratación está excluido de la aplicación de los acuerdos comerciales vigente, por tener una cuantía inferior a la requerida para dicha aplicación, de acuerdo con el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en Proceso de Contratación M-MACPC-05.
XXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXX XXXX XXXXX XXXXXXXX CHICA
Profesional Universitario- Bienes Profesional Universitario -Contabilidad
XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXXX
Profesional Universitario - Presupuesto Profesional Universitario- Jurídico
XXXX XXXXXXX XXXX XXXX
Director (E)