GOVERNANCE CODE
2023
Advisors S.A., Sociedad
Fiduciaria
Investment
Xxxxxxx
CORPORATE
GOVERNANCE CODE
2023
Advisors S.A., Sociedad
Fiduciaria
Investment
Xxxxxxx
CORPORATIVO
BUEN
DE
CÓDIGO
GOBIERNO
ÍNDICE DE MODIFICACIONES | |||
Versión | Numeral modificado o adicionado | Fecha de modificación por la Junta Directiva (dd/mm/aaa) | Descripción de la modificación |
0.0 | Todo el documento | 01/10/2019 | Creación del documento. |
1.0 | Todo el Documento | 26/08/2020 | Revisión anual. Actualización de cierta información y lenguaje, no se hicieron cambios materiales. |
2.0 | Todo el Documento | 27/10/2021 | Revisión anual sin cambios. |
3.0 | Todo el Documento | 25/08/2022 | Revisión anual sin cambios. |
4.0 | Todo el Documento | …/../… | Revisión anual sin cambios. |
MODIFICATION INDEX | |||
Version | Number of modified or added article | Date of modification Board of Director (dd/mm/aaa) | Description of the modification |
0.0 | All Document | 01/10/2019 | Initial Document |
1.0 | All Document | 26/08/2020 | Annual review of the Manual. Update on information and language. No material changes. |
2.0 | All Document | 27/10/2021 | Annual review of the Manual. Update on information and language. No material changes. |
3.0 | All Document | 25/08/2022 agosoto | Annual review of the Manual. No material changes |
4.0 | All Document | …/../… | Annual review of the Manual. No material changes |
CONTENIDO
INDEX
INTRODUCCIÓN 4
1. ASPECTOS GENERALES 5
1.1. Xxxxxxx Group 5
1.2. Xxxxxxx Investment Advisors Colombia S.A. Sociedad Fiduciaria 6
1.3. Productos y servicios 7
2. GRUPOS DE INTERÉS 8
2.1. Grupos de interés interno 8
2.1.1. Empleados 8
2.2. Grupos de interés externo 8
2.2.1. La comunidad 8
2.3. Grupos de interés vinculado 9
2.3.1. Clientes 9
2.3.2. Proveedores 10
3. ESTRUCTURA XX XXXXXXX 10
3.1. Asamblea General de Accionistas 10
3.1.1. Funciones 10
3.1.2. Reuniones 12
3.1.3. Derechos de los accionistas 13
3.2. Junta Directiva 14
3.2.1. Composición 14
3.2.2. Elección 14
3.2.3. Remuneración 14
3.2.4. Reuniones 15
3.2.5. Principios que rigen su actuar 15
3.2.6. Funciones 15
3.2.7. Responsabilidades 20
3.2.8. Incompatibilidades e inhabilidades 21
3.3. Comité de Auditoría 21
3.3.1. Composición 21
3.3.2. Elección 22
3.3.3. Remuneración 22
3.3.4. Reuniones 22
3.3.5. Principios que rigen su actuar 22
3.3.6. Funciones 22
3.4. Comité de Riesgo 23
3.4.1. Composición 23
3.4.2. Elección 23
3.4.3. Remuneración 23
3.4.4. Reuniones 23
3.4.5. Principios que rigen su actuar 24
3.4.6. Funciones 24
3.5. Gerente General 24
3.5.1. Criterios de selección 24
3.5.2. Remuneración 25
3.6. Órganos de Control 25
3.6.1. Interno 25
3.6.2. Externo 26
4. CRITERIOS DE SELECCIÓN 27
4.1. Miembros de la Junta Directiva 27
4.2. Miembros de Comités 28
4.3. Empleados 28
INTRODUCTION 5
1. GENERAL ASPECTS 5
1.1. Xxxxxxx Group 5
1.2. Xxxxxxx Investment Advisors Colombia S.A. Sociedad Fiduciaria 6
1.3. Products and Services 7
2. INTERESTS GROUPS 8
2.1. Internal Interests Groups 8
2.1.1. Employees 8
2.2. External Interest Groups 8
2.2.1. The Community 8
2.3. Related Parties Interest Groups 9
2.3.1. Clients 9
2.3.2. Suppliers 10
3. ASHMORE’S STRUCTURE 10
3.1. General Assembly of Shareholders 10
3.1.1. Duties 10
3.1.2. Meetings 12
3.1.3. Shareholder’s Rights 13
3.2. Board of Directors 14
3.2.1. Composition 14
3.2.2. Election 14
3.2.3. Remuneration 15
3.2.4. Meetings 15
3.2.5. Principles guiding their duties 15
3.2.6. Duties 16
3.2.7. Liabilities Error! Bookmark not
defined.
3.2.8. Incompatibilities and inabilities 21
3.3. Internal Audit Committee 21
3.3.1. Composition 22
3.3.2. Election 22
3.3.3. Remuneration 22
3.3.4. Meetings 22
3.3.5. Applicable Principles 22
3.3.6. Duties 23
3.4. Risk Control Committee 23
3.4.1. Composition 23
3.4.2. Election 23
3.4.3. Remuneration 23
3.4.4. Meetings 24
3.4.5. Applicable Principles 24
3.4.6. Duties 24
3.5. General Manager 24
3.5.1. Criteria for its election 24
3.5.2. Remuneration 25
3.6. Control Bodies 25
3.6.1. Internal 25
3.6.2. External 26
4. ELECTION CRITERIA 28
5. RIESGOS 29
6. MANEJO DE LA INFORMACIÓN 29
6.1. Información confidencial 29
6.2. Tratamiento de datos personales 30
6.3. Divulgación del Código de Buen Gobierno . 31
6.4. Acceso a la información para grupos de interés 31
6. RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS 31
6.1. Clientes 32
6.2. Accionistas 32
6.3. Empleados 32
6.4. Proveedores 33
7. CONFLICTOS DE INTERÉS 33
7.1. Operaciones con vinculados 33
7.2. Remuneración a la sociedad fiduciaria 33
7.3. No ejecución de operaciones 34
7.4. Flujos de información al interior de la entidad 34
7.5. Criterios de selección de las comisionistas de bolsa 34
7.6. Conflictos de intereses y gobierno corporativo 35
7.6.1. Conflictos en relación con las operaciones de la Sociedad 36
7.6.2. Conflictos en relación con los empleados 36
8. DEBER DE ASESORÍA 41
8.1. Actividad de asesoría 42
8.1.1. Perfil del cliente 42
8.1.2. Perfil del producto 43
8.1.3. Análisis de conveniencia 43
8.2. Documentación y registro 44
INTRODUCCIÓN
4.1. Members of the Board of Directors 28
4.2. Members of the Committees 28
4.3. Employees 29
5. RISKS 29
6. MANAGEMENT OF INFORMATION 29
6.1. Confidential Information 30
6.2. Data privacy 31
6.3. Availability of the Code of Conduct 31
6.4. Accessibility of the information for the interests groups 31
6. DISPUTES RESOLUTIONS 32
6.1. Clients 32
6.2. Shareholders 32
6.3. Employees 32
6.4. Suppliers 33
7. CONFLICT OF INTERESTS 33
7.1. Operations with Related Companies 33
7.2. Remuneration of the trust Company 34
7.3. No direct execution of operations 34
7.4. Internal data flows 34
7.5. Criteria for the selection of Brokerage Companies 35
7.6. Conflicts of interests and corporate governance 35
7.6.1. Conflicts related with the operation of the Company 36
7.6.2. Conflicts Related to Employees 36
7.6.3. Conflicts related with Clients 39
7.6.4. Operational Conflicts 41
8. Duty of Advice to Clients 42
8.1. Advice activities 42
8.1.1. Investor Profile 42
8.1.2. Product Profile 43
8.1.3. Convenience Analysis 43
8.2. Documents and registry 44
El Código de Buen Gobierno Corporativo (en adelante el “Código”) constituye un instrumento de autorregulación, cuyo objetivo es satisfacer las necesidades de nuestros clientes, accionistas, funcionarios administrativos, órganos de control, proveedores y demás personas a las que este Código esté dirigido, mediante la implementación de buenas prácticas de gobierno corporativo. Hemos decidido desarrollar políticas que se caractericen por la transparencia y ética, que permitan a todos los actores involucrados con XXXXXXX INVESTMENT ADVISORS S.A. SOCIEDAD FIDUCIARIA(en adelante “XXXXXXX”, la “Sociedad” o la “Compañía”) tener claridad sobre la correcta administración de la Sociedad, bajo principios de calidad, seguridad, confianza, excelencia, integridad y prevención, durante todas las etapas de la administración de la sociedad y en sus vinculaciones con grupos de interés internos y externos. | INTRODUCTION The Code of Corporate Governance (hereinafter the "Code") constitutes an instrument of self-regulation, whose objective is to satisfy the needs of our customers, shareholders, administrative officers, regulatory entities, suppliers and other persons to whom this Code is addressed, through the implementation of good corporate governance practices. We have decided to develop policies that are characterized by transparency and ethics, allowing all the actors involved with XXXXXXX INVESTMENT ADVISORS S.A. SOCIEDAD FIDUCIARIA, (hereinafter "XXXXXXX" or the "Company") to understand the correct administration of the Company, under principles of quality, safety, trust, excellence, integrity and prevention, during all stages of the administration of the Company and within relationships with internal and external interest groups. |
1. ASPECTOS GENERALES | |
1.1. Xxxxxxx Group | 1. GENERAL ASPECTS |
La Sociedad hace parte xx XXXXXXX GROUP. XXXXXXX GROUP es un gestor de mercados emergentes, cuyas raíces se remontan a 1980. XXXXXXX GROUP busca fomentar y ofrecerles a los inversionistas acceso directo a un amplio conjunto de economías emergentes, en todo el mundo. En el año 1992, XXXXXXX GROUP era una división del Grupo Bancario de Australia y Nueva Zelanda (“ANZ”). Más adelante, en el año 1999, se efectuó una adquisición de ANZ y la compañía adoptó el nombre Xxxxxxx Investment Management Limited. Desde el año 2006, XXXXXXX GROUP ha cotizado en la bolsa de Inglaterra y llegó incluso a entrar en el XXXX 000. | 1.1. Xxxxxxx Group The Company is part of XXXXXXX GROUP. XXXXXXX GROUP is a manager of emerging markets, whose roots go back to 1980. XXXXXXX GROUP seeks to encourage and offer investors direct access to a broad set of emerging economies, throughout the world. In the year 1992, XXXXXXX GROUP was a division of the Banking Group of Australia and New Zealand ("ANZ"). Later, in 1999, an acquisition of ANZ was made and the company adopted the name Xxxxxxx Investment Management Limited. |
En 2009, con el fin de ampliar su cobertura de mercados emergentes, XXXXXXX GROUP decidió abrir una subsidiaria en Bogotá D.C., Colombia.
La sede principal xx XXXXXXX GROUP se encuentra en Londres, Inglaterra y el grupo cuenta con más de 306 empleados en todo el mundo. Entre sus recursos humanos hay 97 profesionales de inversión.
XXXXXXX GROUP ha logrado posicionar su presencia, mediante una red de oficinas en: Arabia Saudita, Colombia, Emiratos Árabes Unidos, Estados Unidos, India, Indonesia, Japón, Perú, Xxxxx Unido y Singapur.
1.2. Xxxxxxx Investment Advisors S.A. Sociedad Fiduciaria
XXXXXXX, es una sociedad anónima, constituida bajo las leyes de la República de Colombia, por escritura pública número 861, de la notaría 16, debidamente inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, el 29 xx xxxxx de 2019, bajo el número 02452571 del libro IX y con domicilio principal en Bogotá D.C., con permiso de funcionamiento otorgado por la Superintendencia Financiera de Colombia (“SFC”), mediante resolución No. 1119 del 26 xx xxxxxx de 2019.
La Compañía es una sociedad fiduciaria que está pensada como un vehículo que permita a nuestros clientes extranjeros o nacionales, hacer inversiones en el mercado de valores de Colombia.
Para lograr este objetivo, XXXXXXX se dedicará principalmente a las actividades de gestión profesional de fondos y asesoría financiera con los inversionistas de manera que
Since 2006, XXXXXXX GROUP is listed in the UK stock exchange and even entered the XXXX 000.
In 2009, in order to expand its coverage of emerging markets, XXXXXXX GROUP decided to open a subsidiary in Bogotá D.C., Colombia.
The XXXXXXX GROUP headquarters are located in London, England and the group has more than 306 employees worldwide. Among its human resources, there are 97 investment professionals.
XXXXXXX GROUP has managed to position its presence through a network of offices in: Saudi Arabia, Colombia, United Arab Emirates, United States, India, Indonesia, Japan, Peru, United Kingdom and Singapore.
1.2. Xxxxxxx Investment Advisors S.A. Sociedad Fiduciaria
XXXXXXX, is a limited company, incorporated under the laws of the Republic of Colombia, by public deed number 861, of Notary 16, duly registered with the Chamber of Commerce of Bogotá, on April 29, 2019, under number 02452571 of Book IX and with principal address in Bogotá DC, with operating permit granted by the Financial Superintendence of Colombia ("SFC"), by resolution No. 1119 of August 26, 2019.
The Company is a trust company incorporated to serve as a vehicle that allows our foreign or domestic clients to make investments in the Colombian securities market.
pueda actuar como ordenante de los recursos de sus clientes en las actividades de compra y venta de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores (“RNVE”) así como de valores u otros activos financieros no inscritos en el RNVE.
Visto que XXXXXXX tiene una estructura de sociedad fiduciaria (“SF”), no participará directamente como intermediario en las plataformas de negociación de la bolsa de valores de Colombia (“BVC”). Por esta razón, los clientes xx XXXXXXX deberán ser clientes de una sociedad comisionista de bolsa para poder ejecutar las órdenes en las plataformas de negociación de la BVC, x XXXXXXX realizará la vinculación como cliente en virtud del mandato otorgado para el efecto en los contratos xx xxxxxxx.
La propuesta de la Compañía consiste en enfocarse en el cumplimiento de las funciones de administrador de portafolio de inversiones y delegar la ejecución de órdenes a una sociedad comisionista de bolsa.
1.3. Productos y servicios
XXXXXXX ofrece un amplio portafolio de productos y servicios entre los cuales se encuentran: los servicios xx xxxxxxx de inversión, a través de encargos fiduciarios o fiducias mercantiles, que tengan por objeto la administración de bienes o la ejecución de actividades relacionadas con el otorgamiento de garantías para asegurar el cumplimiento de obligaciones, los servicios de agente de transferencia y registro de valores, representación de tenedores de bonos, asesoría en materia financiera, así como las demás contenidas en sus estatutos y las permitidas por la ley.
To achieve this, XXXXXXX will mainly focus on fund management and financial advisory with investors, providing discretionary orders using clients' resources in the purchase and sale of securities registered in the National Registry of Issuers and Securities ("RNVE"), as well as securities or other financial assets not registered in the RNVE.
XXXXXXX, as a trust company ("TC"), will not directly participate as an intermediary in the trading platforms of the Colombian Stock Exchange ("BVC"). For this reason, XXXXXXX clients must be also clients of a brokerage company in order to execute the orders in the BVC's trading platforms, as an alternative, XXXXXXX could also be linked as a client with the BVC’s under the mandate granted for the purpose in the fiduciary.
The Company's proposal consists of focusing on the fulfilment of the functions as investment portfolio manager and delegating the execution of the trading to the brokerage company.
1.3. Products and Services
XXXXXXX offers a wide portfolio of products and services, among which are: investments through fiduciary agreements, through fiduciary assignments or fiduciary orders (fiducia mercantile y encargos fiduciarios), whose purpose is the administration of equities or related activities to the granting of guarantees to ensure the fulfilment of obligations, the services of agent for the transfer and registry of values, representation of holders of bonds, advice in financial matters,
La oferta de productos y servicios que hace XXXXXXX a sus clientes cumple con estrictas políticas de calidad, profesionalidad y seguridad que garanticen su plena satisfacción.
2. GRUPOS DE INTERÉS
XXXXXXX ha desarrollado lineamientos específicos para buscar relaciones armónicas con todas aquellas personas naturales y jurídicas que participen en la ejecución de sus actividades diarias.
2.1. Grupos de interés interno
2.1.1. Empleados
Para XXXXXXX es de gran importancia la calidad de su personal y los vínculos que este genere con la Sociedad. En ese sentido, las relaciones con los empleados están orientadas principalmente por el principio de respeto.
Adicionalmente, la Compañía asegura a sus empleados un entorno laboral favorable, tanto para el desarrollo de sus actividades como para su crecimiento profesional y personal.
Igualmente, garantiza que los empleados y representantes de la Sociedad reconocen este Código y el Reglamento Interno de Trabajo, como pautas fundamentales de su actuar.
2.2. Grupos de interés externo
2.2.1. La comunidad
XXXXXXX desempeña un papel activo en la comunidad en general, a través de la generación de empleo. La Sociedad contrata mano de obra calificada lo que incentiva el desarrollo profesional de la sociedad
as well as the others activities contained in the bylaws and as permitted by law.
ASHMORE's offer of products and services to its clients complies with strict quality, professional and security policies that guarantee its full satisfaction.
2. INTERESTS GROUPS
XXXXXXX has developed specific guidelines to seek harmonious relationships with all those natural and legal persons that participate in the execution of their daily activities.
2.1. Internal Interests Groups
2.1.1. Employees
For XXXXXXX, the quality of its personnel and the labour environment is of great importance. In this sense, relations with employees are mainly oriented by the principle of respect.
Additionally, the Company assures its employees a favourable work environment, both for the development of their activities and for their professional and personal growth.
Likewise, it guarantees that employees and representatives of the Company recognize this Code and the Employee Regulations (Reglamento Interno de Trabajao), as fundamental guidelines of their actions.
2.2. External Interest Groups
2.2.1. The Community
colombiana. Por otra parte, XXXXXXX es una empresa que, a través de su modelo de negocio, vela por el desarrollo y el correcto funcionamiento de los mercados de capitales, lo que se traduce en un impulso al dinamismo de los flujos de recursos en la economía y resulta en beneficios para la comunidad en general.
2.3. Grupos de interés vinculado
2.3.1. Clientes
El desarrollo de las actividades xx XXXXXXX está guiado por las exigencias del cliente. En esta medida, la Compañía busca innovar con el ánimo de mantenerse a la vanguardia y ofrecer productos y servicios integrales. Para XXXXXXX, el cliente es el núcleo del esquema de negocio que plantea, lo que se refleja en una atención especial a su bienestar y seguridad financiera. Durante el desarrollo de los encargos fiduciarios que le son encomendados, XXXXXXX realiza un seguimiento estricto de las normas de este Código y todos los manuales, cuyo propósito es resaltar y hacer cumplir los deberes de la sociedad fiduciaria.
Paralelamente, las políticas, a nivel internacional, xx XXXXXXX fomentan la protección de la confianza que han depositado los clientes, a través de la debida gestión de sus patrimonios.
Con el fin de propender por una relación armónica y en un plano de igualdad con los clientes, XXXXXXX ha dispuesto un Defensor del Consumidor Financiero para que actúe como vocero de ellos ante la Sociedad. La labor del Defensor del Consumidor Financiero está descrita en el Manual del Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC).
XXXXXXX has an active role in the community in general, through the generation of employment. The Company hires qualified employees, which encourages the professional development of Colombian society. On the other hand, XXXXXXX is a company that, through its business model, ensures the development and proper functioning of the capital markets, which translates into an enhancement of the dynamism of resources in the economy, resulting in benefits for the community in general.
2.3. Related Parties Interest Groups
2.3.1. Clients
The development of the activities of XXXXXXX is guided by the demands of the client. In this measure, the Company seeks to innovate with the aim of staying at the forefront and offering integral products and services. For XXXXXXX, the client is the core of the business plan, which is reflected in a special attention to his welfare and financial security. During the development of the fiduciary orders entrusted to it, XXXXXXX strictly follows the rules of this Code and all the manuals, whose purpose is to highlight and enforce the duties of the trust company.
At the same time, XXXXXXX'x international policies encourage the protection of the trust that customers have placed, through the proper management of their assets.
In order to strive for a harmonious relationship and on a level of equality with customers, XXXXXXX has engaged with a Financial Consumer Advocate to act as spokesperson for
2.3.2. Proveedores
La contratación de proveedores, por parte xx XXXXXXX, se efectúa de acuerdo con políticas de calidad y criterios de selección que le dan objetividad y transparencia al proceso. En todo caso, la elección de prestadores de servicios deberá responder a la relación costo – beneficio. Quien contrate con XXXXXXX deberá garantizar que cuenta con la experiencia para desarrollar las funciones o prestar los servicios que se le encomendaron y que lo hacen de acuerdo con las mejores prácticas comerciales de la industria. Finalmente, la contratación de proveedores está guiada por los precios de transferencia, lo que fomenta el libre mercado.
3. ESTRUCTURA XX XXXXXXX
3.1. Asamblea General de Accionistas
La Asamblea General de Accionistas es el máximo órgano social de la Compañía, se compone de los Accionistas inscritos en el Libro de Registro de Acciones o de sus representantes o mandatarios, reunidos conforme a las prescripciones de los estatutos y la ley.
3.1.1. Funciones
Las principales funciones de la Asamblea General de Accionistas son:
a) Nombrar y remover los miembros principales y suplentes de la Junta Directiva y fijar su remuneración.
b) Xxxxxx y remover al Defensor del Consumidor Financiero y su respectivo suplente y fijar su remuneración.
c) Examinar y aprobar o improbar los estados financieros de fin de ejercicio,
the clients before the Company. The work carried out by the Financial Consumer Advocate is described in the Manual of the Financial Consumer Service System (SAC).
2.3.2. Suppliers
The contracting of suppliers, by XXXXXXX, is carried out in accordance with quality policies and selection criteria that guaranties objectivity and transparency to the process. In any case, the choice of service providers must respond to the cost - benefit ratio. Whoever contracts with XXXXXXX must guarantee that they have the experience to develop the functions or provide the services entrusted to them and that they do so in accordance with the best commercial practices in the industry. Finally, the contracting of suppliers is guided by the transfer prices regulations, which fosters the free market.
3. ASHMORE’S STRUCTURE
3.1. General Assembly of Shareholders
The General Assembly of Shareholders is the highest corporate body of the Company; made up of the Shareholders registered in the Shareholder Registry Log or that of their representatives or agents, summoned according to the prescriptions of the bylaws and the law.
3.1.1. Duties
The main duties of the General Assembly of Shareholders are:
a) Appoint and remove the principal members and substitutes of the Board of Directors.
las cuentas e informes de gestión que xxxxx rendir los administradores. | b) Appoint and remove the Ombudsman and its substitute. |
d) Disponer sobre las reservas. e) Fijar el monto del dividendo, así como la forma y los plazos en que se pagará. f) Ordenar la iniciación de las acciones que correspondan contra los administradores de la Sociedad. g) Disponer que determinada emisión de acciones sea colocada sin sujeción al derecho de preferencia. h) Reformar los estatutos. i) Estudiar y aprobar la transformación de la Sociedad. j) Decidir sobre la disolución anticipada de la Sociedad. k) Decidir sobre la cesión en bloque de los activos y pasivos de la Sociedad. l) Nombra y remover al Revisor Fiscal y fijar su remuneración. m) Decidir sobre las situaciones de conflictos de intereses que enfrenten los administradores de la Sociedad. n) Decidir sobre la fusión o escisión de la Sociedad y sobre la absorción de otras sociedades. o) Delegar en la Junta Directiva o en el Gerente General, cuando lo estime oportuno y para casos concretos, alguna o algunas de sus funciones, siempre que no sean de las que se ha reservado expresamente o de aquellas cuya delegación esté prohibida por la ley. p) Desarrollar las funciones que le correspondan, de acuerdo con los manuales de sistemas de administración del riesgo. q) Las demás que señalen la Ley o los estatutos | c) Study and approve or disapprove the financial statements for the end of the period, and the accounts or management reports that managers shall render. d) Determine what reserves must be made. e) Determine the amount of the dividends, as well as the form and term of payment. f) Order any corresponding actions against the managers of the Company. g) Determine that certain issuance of shares not be placed complying with the pre-emptive right. h) Amend these bylaws. i) Study and approve the Company’s transformation. j) Decide on the Company’s early dissolution. k) Decide on the assignment of all of the Company’s assets and liabilities. l) Appoint and remove the Fiscal Auditor. m) Decide on any possible conflict of interests that may arise for the Company’s managers. n) Decide on the merge or spin-off of the Company and acquisitions of other companies. o) Delegate to the Board of Directors or the General Manager, as the case may be, any of its functions, as long as they are not those that have been expressly reserved to Assembly or those whose delegation is prohibited by law. |
3.1.2. Reuniones
La Asamblea General de Accionistas tendrá reuniones ordinarias, extraordinarias, de segunda convocatoria y no presenciales.
De acuerdo con los estatutos de la Compañía, las ordinarias son aquellas que se celebran por lo menos una (1) vez al año, dentro de los tres
(3) meses siguientes al vencimiento del ejercicio social, en el lugar y la hora en que se especifique en la convocatoria. El objeto de estas reuniones es examinar la situación de la Sociedad, designar administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas, considerar las cuentas y los estados financieros del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
A su vez, las reuniones extraordinarias son las que se celebran cuando así lo exijan necesidades imprevistas o urgentes de la Sociedad, por convocatoria que haga el Gerente General, el Revisor Fiscal o una Superintendencia.
Las reuniones de segunda convocatoria son aquellas que se llevan a cabo cuando una reunión fue debidamente convocada y no se pudo desarrollar por falta de quorum. En estas reuniones se decide con quienes estén presentes o representados. Este tipo reuniones se efectúan no antes xx xxxx (10) días hábiles ni después de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la fecha de la reunión originalmente citada.
Las no presenciales son aquellas en las cuales la Asamblea General de Accionistas podrá deliberar y decidir válidamente, en reuniones
p) Carry out all corresponding functions in relation with the management risk manuals.
q) All other duties provided in the Law or in these bylaws.
3.1.2. Meetings
The General Assembly of Shareholders will hold ordinary, extraordinary, second call and virtual meetings.
In accordance with the bylaws of the Company, the ordinary ones are those that are celebrated at least one (1) time a year, within three (3) months following the end of the fiscal year, in the place and time specified in the summon. The purpose of these meetings is to examine the situation of the Company, appoint administrators and other officials of their choice, determine the economic guidelines, consider the accounts and financial statements of the last financial year, decide on the distribution of profits and agree on all the tending provisions to ensure compliance with the corporate purpose.
In turn, extraordinary meetings are those held when required by unforeseen or urgent needs of the Company, which can be summoned by the General Manager, the Statutory Auditor or a Superintendence.
The meetings of second call are those that take place when a meeting was duly summoned and could not be carried out due to lack of quorum. Decisions on these meetings are made with those present or represented. This type of meetings must be held after ten (10) business days or within thirty (30) business days,
ordinarias y extraordinarias, sin la presencia física de los accionistas en un mismo sitio, siempre que, a través de medios de comunicación sucesivos o simultáneos, que se puedan probar, como el facsímil, correo electrónico, teléfono, vídeo conferencia, o télex, todos los accionistas puedan deliberar y decidir.
3.1.3. Derechos de los accionistas
Los accionistas xx XXXXXXX tendrán los derechos establecidos en los estatutos y en la ley, entre los cuales están:
a) Derecho de inspección: Los accionistas podrán inspeccionar los documentos, informes y/o libros sociales, entre otros, antes de cada reunión ordinaria. Para tal fin, el Gerente General pondrá a disposición de los accionistas, quince
(15) días hábiles antes de la reunión, dichos documentos.
b) Derechos políticos: Los accionistas podrán deliberar y votar libremente durante las reuniones de Asamblea General de Accionistas, incluso por escrito, de acuerdo con las reglas establecidas para este mecanismo en los estatutos. En el evento en que la sociedad emita acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, estas estarán sujetas a las reglas establecidas en la ley y en el reglamento de emisión de acciones que haya expedido la Asamblea General de Accionistas.
c) Derechos económicos: Los accionistas tendrán derecho a participar en el reparto de utilidades de la sociedad, de acuerdo con las reglas establecidas en los estatutos, sobre porcentajes y reservas, entre otras.
counted from the date of the meeting originally summoned.
Virtual meetings are those in which the General Shareholders' Meeting may deliberate and decide validly, in ordinary and extraordinary meetings, without the physical presence of the shareholders in the same place, provided that, through successive or simultaneous means of communication, that can be demonstrated, such as facsimile, email, telephone, video conference, or telex, all shareholders expressed their vote and validly deliberate and decide.
3.1.3. Shareholder’s Rights
The shareholders of XXXXXXX will have the rights established in the bylaws and in the law, among which are:
a) Right of inspection: Shareholders may inspect documents, reports and / or social books, among others, before each ordinary meeting. For this purpose, the General Manager shall make them available to the shareholders, fifteen (15) business days before the meeting.
b) Political rights: Shareholders may deliberate and vote freely during the General Shareholders' Meeting, including in writing, in accordance with the rules established for this mechanism in the bylaws. In the event that the company issues shares with a preferential dividend and without the right to vote, these will be subject to the rules established in the law and in the regulations for such issuance of shares approved by the General Shareholders' Meeting.
3.2. Junta Directiva
La Junta Directiva es el máximo órgano de administración de la Compañía.
3.2.1. Composición
La Junta Directiva se compondrá de cinco (5) miembros principales y cinco (5) suplentes personales.
La Junta Directiva no podrá estar integrada por un número de miembros principales y suplentes vinculados laboralmente a la Sociedad, que puedan conformar por sí mismos la mayoría necesaria para adoptar cualquier decisión.
3.2.2. Elección
Los miembros de la Junta Directiva serán elegidos y removidos por la Asamblea General de Accionistas. En cualquier caso, los candidatos a miembros de la Junta Directiva deberán cumplir con estándares de profesionalidad y moralidad que acrediten su idoneidad para el cargo.
Los miembros serán elegidos por periodos de un (1) año, sin perjuicio de que puedan ser reelegidos indefinidamente o removidos por la Asamblea General de Accionistas. Sin embargo, los miembros de la Junta Directiva deberán permanecer en ejercicio de su cargo hasta que sus sucesores elegidos hayan aceptado su designación y se haya efectuado su correspondiente posesión ante la Superintendencia Financiera de Colombia.
3.2.3. Remuneración
Los miembros de la Junta Directiva serán remunerados de acuerdo con su nivel de
c) Economic rights: Shareholders will have the right to participate in the profit distribution of the Company, in accordance with the rules established in the bylaws, on percentages and reserves, among others.
3.2. Board of Directors
The Board of Directors is the highest administrative body of the Company.
3.2.1. Composition
The Board of Directors shall be compose by five
(5) principal members and five (5) personal substitutes.
The Board of Directors shall not be composed of members (principals or substitutes) that are labour related with the Company and that may represent the required majority to adopt any decision.
3.2.2. Election
The members of the Board of Directors will be elected and removed by the General Assembly of Shareholders. In any case, the candidates for members of the Board of Directors must comply with standards of professionalism and morality that accredit their suitability for the position.
The term of the Board of Directors members shall be of one (1) year, and they may be re- elected indefinitely or removed freely at any moment by the Shareholders Assembly. However, the members of the Board of Directors must remain in office until their successors have accepted their designation and
educación, su experticia profesional en el sector financiero y la cantidad de reuniones a las que hayan asistido, lo que garantiza transparencia en la toma de las decisiones operacionales y administrativas de la Sociedad.
3.2.4. Reuniones
La Junta Directiva se reunirá mensualmente y podrá reunirse, además, cuantas veces así lo disponga la misma Junta o cuando sea citada por el Gerente General o el Revisor Fiscal o por dos (2) de sus miembros principales. También podrá reunirse sin previa citación y en cualquier lugar, cuando se encuentren reunidos la totalidad de sus miembros que actúen como principales.
Existen también reuniones especiales en las cuales la Junta Directiva podrá deliberar y decidir de forma no presencial, a distancia y por escrito. Estas reuniones se realizarán conforme a las reglas de reuniones no presenciales, de la Asamblea General de Accionistas, establecidas en los estatutos de la Sociedad.
3.2.5. Principios que rigen su actuar
Los miembros de la Junta Directiva deberán desarrollar sus funciones y los encargos que les encomiende la Asamblea General de Accionistas, según sea el caso, con arreglo a los principios de buena fe, lealtad y diligencia y deberán encaminar sus actuaciones a cumplir con los intereses de la Sociedad.
3.2.6. Funciones
Son funciones de la Junta Directiva xx XXXXXXX, las siguientes:
a) Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social.
they have taken office before the Superintendence of Finance of Colombia.
3.2.3. Remuneration
The members of the Board of Directors will be remunerated according to their level of education, their professional expertise in the financial sector and the number of meetings they have attended, which guarantees transparency in the operational and administrative decisions of the Company.
3.2.4. Meetings
The Board of Directors shall meet monthly, however, it can also meet as many times as it deemed it necessary or whenever it is summoned by the General Manager, the External Auditor or by two (2) of its principal members. It may also meet without prior summon at any place, when all its members acting as principals meet.
There are also special meetings in which the Board of Directors can deliberate and decide virtually, remotely and in writing. These meetings will be held in accordance with the rules of virtual meetings of the General Assembly of Shareholders, established in the bylaws of the Company.
3.2.5. Principles guiding their duties
The members of the Board of Directors must perform their duties and the tasks entrusted to them by the General Shareholders' Meeting, as the case may be, in accordance with the principles of good faith, loyalty and diligence and shall direct their actions to comply with the interests of the Company.
b) Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias.
c) Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la Revisoría Fiscal.
d) Guardar y proteger la reserva comercial de la Sociedad.
e) Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada.
f) Dar un trato equitativo a todos los accionistas y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos.
g) Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la Sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de interés, salvo autorización expresa de la Asamblea de Accionistas.
h) Reglamentar la emisión y la colocación de acciones en reserva, con observancia de los requisitos legales y con sujeción a las normas de los estatutos y fijar, llegado el caso, el valor de los aportes en especie cuando la sociedad reciba bienes diferentes de dinero para el pago de la suscripción de acciones, excepto cuando se trate de acciones de industria.
i) Convocar a la Asamblea General de Accionistas a reuniones ordinarias y extraordinariamente cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la sociedad o lo soliciten accionistas que representen no menos de la quinta parte (1/5) de las acciones suscritas.
j) Nombrar y remover libremente al Gerente General de la Sociedad y fijar su remuneración y nombrar y remover libremente a los demás
3.2.6. Duties
The main duties of the Board of Directors are:
a) Xxxxx out the efforts leading to the proper development of the corporate social purpose.
b) Ensure strict compliance with the legal and statutory provisions.
c) Guarantee the proper performance of the functions entrusted to the Fiscal Auditor.
d) Guard and protect the Company's commercial reserve.
e) Refrain from misusing privileged information.
f) Give equal treatment to all the Shareholders and respect the right of inspection of all of them.
g) Refrain from participating by itself or by interposed person in personal or third parties’ interests, in activities that imply competition with the Company or in acts in which there is a conflict of interest, unless it is specifically authorized by the Shareholders' Assembly.
h) Regulate the issue and placement of shares held in reserve, in accordance to the legal and bylaws requirements. In case of, the Board of Directors shall fix the value of the in-kind contributions, whenever the entity receives any type of goods different from cash, as payment for the subscription stock, except for industrious paid-in capital.
i) Summon the General Shareholders’ Assembly to ordinary meetings and extraordinary meetings, in case of unforeseen and urgent needs, or if requested by shareholders
representantes legales de la Sociedad y a cualquier otro funcionario cuyo nombramiento deba ser efectuado por la Junta Directiva. k) Considerar y analizar los estados financieros de propósito general de prueba, lo mismo que aprobar previamente los estados financieros de propósito general de fin de ejercicio, el informe de la administración y el proyecto sobre distribución de utilidades o cancelación de pérdidas que debe presentar a la Asamblea General en sus reuniones ordinarias. l) Disponer el establecimiento o la clausura de sucursales y/o agencias, dentro o fuera del domicilio social, así como nombrar y remover libremente a los gerentes y suplentes de las sucursales. m) Fijar las políticas de la Sociedad, en los diferentes órdenes de su actividad, especialmente en materia financiera, económica y laboral. Aprobar planes de inversión y de producción. | representing no fewer than a fifth (1/5) of the outstanding shares. j) Appoint and freely remove the General Manager of the Company and fix his assignment; appoint and freely remove any other legal representative of the Company and any other officer whose appointment must be done by the Board of Directors. k) Consider and analyse the financial statements of general purpose, as well as the financial statements of general purpose as of the end of the period, the management reports and the distribution of profits project or cancellation of losses, that must be presented to the General Shareholders’ Assembly in its ordinary meetings. l) Order the set-up or cancellation of branches or agencies, within and beyond the domicile and appoint and freely remove the managers and their substitutes of the branches. |
n) Determinar la aplicación que deba darse a las utilidades que, con el carácter de reservas de inversión, hayan sido apropiadas por la Asamblea de Accionistas para el aprovechamiento de incentivos establecidos por las leyes fiscales. o) Autorizar, por vía general, liberalidades, beneficios o prestaciones de carácter extralegal en favor del personal de la Sociedad. p) Decidir, en caso xx xxxx de algún accionista para el pago de instalamentos pendientes sobre | m) Fix the policies of the Company in the different stages of its activity, especially regarding finance, economy, and labour; Approve the investment and production plans; make rules and regulations to the organization and functioning of all premises of the Company. n) Decide about the application that shall be given to the profits that are considered as investment reserves and have been appropriate by the General Shareholder’s Assembly to benefit of the incentives established by the tax regulation. |
acciones que hubiere suscrito, el tipo de indemnización que deba emplearse por el Gerente General, entre los varios autorizados por la ley.
q) Conceder autorizaciones a los administradores de la Sociedad y a los miembros de la Junta Directiva, en los casos y con los requisitos exigidos por la ley, para enajenar o adquirir acciones de la Sociedad.
r) Servir de órgano consultivo y asesor del Gerente General de la Compañía y de los demás representantes legales de la misma.
s) Autorizar al Gerente General de la Sociedad y a los demás representantes legales de la misma, a realizar actos o celebrar contratos cuya cuantía exceda de mil (1.000) salarios mínimos mensuales o relacionados con las actividades adicionales que ella puede desarrollar, previa autorización de la SFC. Para la realización de los demás actos y contratos, el Gerente General de la sociedad y los demás representantes legales podrán actuar sin limitación alguna.
t) Cumplir con las funciones que le corresponden según las disposiciones de este Código.
u) Velar por el cumplimiento del Código, por parte de todas las personas a quienes está dirigido.
v) Establecer todas las políticas de lucha contra el lavado de activos y la financiación al terrorismo.
w) Adoptar el Código de Conducta, en materia de políticas de lucha contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
o) Authorize non-labour benefits or any other kind of benefit in favour of the employees of the Company.
p) Decide, in case of default in the payment by a shareholder, of outstanding instalments on subscribed shares, the type of compensation to be applied by the General Manager, among the ones authorized by the Law.
q) Grant authorizations to the Managers of the entity and the members of the Board of Directors, in the cases and with the requirements established by the law, to sale and purchase shares of the Company.
r) Serve as permanent advisory body to the General Manager of the Company and the other legal representatives and, in general, carry out any other function established in these bylaws or the law.
s) Authorize the General Manager of the Company and other legal representatives to execute acts or conclude agreements whose amount is equal to or greater than one thousand (1.000) minimum legal wages or with the activities that the Company may carry out prior authorization of the Superintendence of Finance of Colombia. In all other cases, the General Manager and other legal representatives may act without limitation.
t) Comply with its functions in accordance with the Good Governance Code of the Company.
u) Ensure the fulfilment of the Good Governance Code of the Company by all the persons to whom said code is addressed to.
x) Aprobar el Manual de Administración de Riesgos xx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo.
y) Designar al oficial de cumplimiento principal y su suplente.
z) Aprobar los procedimientos de contratación con clientes que puedan exponer a la Sociedad a un mayor riesgo xx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo., así como los órganos responsables, teniendo en cuenta que entre ellos se incluirán altos directivos.
aa) Dar seguimiento y manifestar periódicamente el perfil de lucha contra Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo de la Compañía.
bb) Hacer declaraciones sobre cada uno de los puntos incluidos en los informes presentados por el oficial de cumplimiento y dejar constancia escrita en el acta correspondiente.
cc) Hacer declaraciones sobre cada uno de los informes presentados por el auditor fiscal y el auditor interno y dar seguimiento a sus recomendaciones y observaciones, dejando constancia escrita en el acta correspondiente.
dd) Asignar los recursos tecnológicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el sistema de lucha contra el blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
ee) Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y órganos responsables de la determinación y reporte de operaciones sospechosas.
ff) Establecer y verificar los métodos para la realización de reuniones presenciales o entrevistas realizadas
v) Establish all the anti-money laundering and financing of terrorism’s policies.
w) Adopt the Code of Conduct, regarding the anti-money laundering and financing of terrorism’s policies.
x) Approve the anti-money laundering and financing of terrorism manual.
y) Appoint the compliance officer and its substitute.
z) Approve the engagement procedures with clients that may expose the Company to a higher risk of anti-money laundering and financing of terrorism as well as the responsible bodies, keeping in mind that they shall include senior management officers.
aa) Follow up and periodically make statements regarding the anti-money laundering and financing of terrorism profile of the Company.
bb) Make statements regarding each of the items included in the reports presented by the compliance officer and leave written record in the correspondent minute.
cc) Make statements regarding each of the reports presented by the fiscal auditor and the internal auditor and follow up on its recommendations and observations, leaving written record in the correspondent minute.
dd) Allocate the technological and human resources necessary to implement and keep in operation the system of anti- money laundering and financing of terrorism.
por miembros del personal que no sean empleados de la Compañía.
gg) Aprobar los métodos de segmentación, identificación, medición y control del sistema de prevención xx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo.
hh) Designar los órganos responsables del diseño de los métodos, modelos e indicadores cualitativos y cuantitativos de reconocido valor técnico para la detección oportuna de operaciones inusuales.
ii) Designar los órganos autorizados para exonerar a los clientes del formato de transacciones en efectivo.
jj) Desarrollar las actividades que le correspondan, de acuerdo con los manuales de sistemas de administración de riesgos.
kk) Las demás que le confieren los estatutos, la ley y las normas que expidan el Gobierno Nacional y la SFC, así como las demás que resulten aplicables.
3.2.7. Responsabilidades
Los miembros de la Junta Directiva responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros.
Los miembros que no hayan tenido conocimiento de las acciones u omisiones o hayan votado siempre en contra y no las hayan ejecutado no estarán sujetos a dicha responsabilidad.
En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la
ee) Approve the objective criteria and establish the procedures and bodies responsible of the determination and report of suspicious operations.
ff) Establish and check on the methods to carry out in person meetings or on interviews carried out by staff members that are not employees of the Company.
gg) Approve the segmentation methods, identification, measurement and control of the anti-money laundering and financing of terrorism system.
hh) Appoint the bodies responsible of the design of the methods, models and qualitative and quantitative indicators of recognized technical value for the timely detection of unusual operations.
ii) Appoint the bodies authorized to exonerate the clients from file the format of transactions in cash.
jj) Carry out all corresponding functions, in accordance with the management risk manuals and in accordance with the regulation applicable to such management risk.
kk) Exercise all other functions granted by these bylaws, the law and the rules issued by the National Government and the Superintendence of Finance of Colombia, or any other applicable regulation.
3.2.7. Responsibilities
The members of the Board of Directors shall be jointly and severally liable for damages caused by malice or faults to the Company, the partners or third parties.
ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del o de los miembros de la Junta Directiva.
De igual manera, se presumirá la culpa cuando los miembros de la Junta Directiva hayan propuesto o ejecutado la decisión sobre distribución de utilidades en contravención a lo prescrito en el artículo 151 del Código de Comercio y demás normas sobre la materia. En estos casos, los miembros de la Junta Directiva responderán por las sumas dejadas de repartir o distribuidas en exceso y por los perjuicios a que haya lugar.
Además, serán responsables por lo demás eventos descritos en los estatutos, los manuales de la Sociedad y la ley.
3.2.8. Incompatibilidades e inhabilidades
Los miembros de la Junta Directiva de la Sociedad no podrán pertenecer a las juntas directivas de otras sociedades en Colombia dedicadas al mismo objeto social xx XXXXXXX, salvo que se trate de juntas directivas de otras sociedades en las cuales XXXXXXX sea accionista, o de sociedades del mismo grupo económico de la Sociedad, dentro de los límites fijados por la ley.
3.3. Comité de Auditoría
Es el órgano que apoya a la Junta Directiva en la gestión respecto de la implementación, supervisión y evaluación del sistema de control interno xx XXXXXXX y su desarrollo.
3.3.1. Composición
El Comité de Auditoría estará compuesto por tres (3) miembros de la Junta Directiva de los
Members who have not been aware of the actions or omissions or have always voted against them and have not executed them shall not be subject to said liability.
In cases of non-compliance or overreaching of its functions, violation of the law or the bylaws, the fault of the member or members of the Board of Directors shall be presumed.
Likewise, the fault shall be presumed when the members of the Board of Directors have proposed or executed the decision on the profit distribution in contravention of the provisions of article 151 of the Commercial Code and other applicable regulations on the matter. In these cases, the members of the Board of Directors will answer for the non-distributed amounts or distributed in excess and for the damages that may arise.
In addition, they will be responsible for the other events described in the bylaws, the Company's manuals and the law.
3.2.8. Incompatibilities and inabilities
The members of the Board of Directors of the Company cannot be part of other board of directors of other companies in Colombia dedicated to the same corporate purpose of XXXXXXX, except in the case of boards of directors of other companies in which XXXXXXX is a shareholder, or of companies of the same business group as the Company, within the limits set by law.
3.3. Internal Audit Committee
Is the body that supports the Board of Directors in the management regarding the
cuales dos (2) serán aquellos que sean designados como miembros independientes de dicho órgano colegiado. | implementation, supervision and evaluation of ASHMORE's internal control system and its development. |
3.3.2. Elección | 3.3.1. Composition |
Los miembros del Comité de Auditoría son de libre nombramiento y remoción por la Junta Directiva de la Sociedad, por periodos de un (1) año. | The Internal Audit Committee will be composed of three (3) members of the Board of Directors, of which two (2) will be those who are appointed as independent members of said collegiate body. |
3.3.3. Remuneración | |
3.3.2. Election | |
Los miembros del Comité serán remunerados dependiendo de su experiencia profesional, su nivel educativo, las capacidades objetivas de evaluación de contingencias y sus calidades xxxxxxx. | The members of the Internal Audit Committee are freely appointed and removed by the Board of Directors of the Company for periods of one (1) year. |
3.3.4. Reuniones | 3.3.3. Remuneration |
El Comité de Auditoría se reunirá por lo menos cuatro (4) veces al año, en reuniones ordinarias, previa convocatoria por parte del Gerente General de la Sociedad. Sin embargo, podrá reunirse extraordinariamente, para atender asuntos que requieran una evaluación urgente, relativos al sistema de control interno, cambios significativos en las políticas xx XXXXXXX o en la normativa que regula sus operaciones. 3.3.5. Principios que rigen su actuar Los miembros del Comité de Auditoría deberán actuar primordialmente rectitud y honestidad. Deberán velar por el cabal cumplimiento del sistema de control interno y mostrar diligencia a la hora de reconocer contingencias que deban ser comunicadas a órganos superiores. | The members of the Committee will be remunerated depending on their professional experience, their educational level, the objective capacities of evaluation of contingencies and their moral qualities. 3.3.4. Meetings The Internal Audit Committee will meet at least four (4) times a year, in ordinary meetings, after summoned by the General Manager of the Company. However, it may meet extraordinarily, to address issues that require an urgent evaluation, related to the internal control system, significant changes in the XXXXXXX policies or in the regulations that regulate its operations. |
3.3.5. Applicable Principles | |
3.3.6. Funciones | |
The members of the Internal Audit Committee |
Las funciones están contempladas en el Manual del Comité de Auditoría. Dicho manual, sus modificaciones o actualizaciones podrán encontrarse en la página web xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/xx-xx-xxxx
3.4. Comité de Riesgos y Cumplimiento
El Comité de Riesgos y de Cumplimiento tiene como principal objetivo asistir a la Junta Directiva en todo lo relacionado con la gestión de riesgos significativos a los que se enfrenta XXXXXXX.
3.4.1. Composición
El Comité de Riesgos y Cumplimiento estará compuesto por mínimo tres (3) miembros, así:
- El Gerente General xx XXXXXXX.
- Un miembro independiente de la Junta Directiva de la Sociedad.
- El Gerente de Riesgos XX xxxxxxx.
3.4.2. Elección
La Junta Directiva está encargada de elegir los miembros del Comité de Riesgo y Cumplimiento.
3.4.3. Remuneración
Los miembros del Comité serán remunerados cuando sean independientes de acuerdo a la decisión de la Junta Directiva, dependiendo de su experiencia profesional en el sector financiero, su nivel educativo, las capacidades objetivas de evaluación de riesgos, su lealtad con la Compañía y sus calidades xxxxxxx.
3.4.4. Reuniones
must act primarily with integrity and honesty. They must ensure full compliance with the internal control system and show diligence when recognizing contingencies that must be communicated to higher bodies.
3.3.6. Duties
The Duties are contemplated in the Terms of Reference of the Audit Committee. Said Terms of Reference, its modifications or updates can be found on the website xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/xx-xx-xxxx
3.4. Risk and Compliance Committee
The main objective of the Risk and Compliance Committee is to assist the Board of Directors in everything related to the management of the significant risks faced by XXXXXXX.
3.4.1. Composition
The Risk and Compliance Committee will be composed of at least three (3) members, as follows:
- The General Manager of XXXXXXX.
- An independent member of the Board of Directors of the Company.
- XXXXXXX Risk Manager.
3.4.2. Election
The Board of Directors is responsible for choosing the members of the Risk and Compliance Committee.
3.4.3. Remuneration
The external members of the Committee will be remunerated in accordance with the decision
Las reuniones del Comité de Riesgos y Cumplimiento se realizarán por lo menos una (1) vez al mes, de manera ordinaria. Sin embargo, podrá también reunirse de manera extraordinaria, previa convocatoria de sus miembros, para tratar temas específicos. | of the Board of Directors, depending on their professional experience in the financial sector, their educational level, the objective capacities of risk assessment, their loyalty to the Company and their moral qualities. |
3.4.4. Meetings | |
3.4.5. Principios que rigen su actuar | |
Considerando que los objetivos del Comité de Riesgos y Cumplimiento son evaluar, medir, admitir, controlar y mitigar los riesgos significativos, quienes se desempeñen como miembros deberán necesariamente contar con una amplia visión de negocios. Serán personas responsables, transparentes y honestas. | The meetings of the Risk and Compliance Committee will be held at least once (1) a month, in an ordinary manner. However, it may also meet in an extraordinary manner, upon summon by its members, to deal with specific issues. |
3.4.5. Applicable Principles | |
3.4.6. Funciones | |
El Comité de Riesgos y Cumplimiento tendrá un manual que rige sus funciones y reglamenta todo lo relacionado con este órgano consultivo. Dicho manual, sus modificaciones o actualizaciones, podrán encontrarse en la página de internet xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/xx-xx-xxxx, de la Sociedad. | Considering that the purpose of the Risk and Compliance Committee is to evaluate, measure, admit, control and mitigate significant risks, those who act as members must necessarily have a broad business vision. They will be responsible, transparent and honest people. |
3.4.6. Duties | |
3.5. Gerente General | |
3.5.1. Criterios de selección El Gerente General será elegido por su experiencia profesional en la dirección de compañías del sector financiero. | The Risk and Compliance Committee will have Terms of References that will govern its functions and regulates everything related to this advisory body. Said Terms of Reference, its modifications or updates, may be found on the website xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/xx- co-aiac of the Company. |
Además, serán de gran relevancia su nivel educativo y sus capacidades personales de liderazgo, conocimientos generales del negocio, así como disposición al cumplimiento de los objetivos tanto de los clientes como de la Sociedad, siempre mediante mecanismos eficientes y transparentes. | 3.5. General Manager 3.5.1. Criteria for its election |
3.5.2. Remuneración | The General Manager will be chosen for his professional experience in the management of companies in the financial sector. |
La Junta Directiva xx XXXXXXX se encargará de fijar la remuneración del Gerente General, en todo caso esta se hará de acuerdo con su nivel educativo, experiencia profesional, cumplimiento de metas y antigüedad en la Sociedad. 3.6. Órganos de Control | In addition, their educational level and personal leadership skills, general knowledge of the business, as well as willingness to meet the objectives of both customers and the Company, will always be highly relevant, always through efficient and transparent mechanisms for its election |
3.6.1. Interno | 3.5.2. Remuneration |
3.6.1.1. Auditor interno Las funciones del auditor interno se fundamentan en los principios de independencia y objetividad de aseguramiento. Su propósito es proveer una evaluación independiente de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno (de la Compañía) y consultoría (actividades de asesoramiento y servicios relacionados). Todo esto con la finalidad de añadir valor a los procesos xx XXXXXXX. | The Board of Directors of XXXXXXX will be responsible for establishing the remuneration of the General Manager; in any case, this will be done in accordance with his or her educational level, professional experience, compliance with goals and seniority in the Company. 3.6. Control Bodies 3.6.1. Internal 3.6.1.1. Internal Auditor |
3.6.1.2. Oficial de cumplimiento La figura del oficial de cumplimiento es obligatoria por mandato legal. Quien ejerza este cargo debe posesionarse ante la SFC. El objetivo primordial del oficial de cumplimiento es garantizar que se cumplan las normas y la reglamentación relativa al Sistema de Administración de Riesgos xx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismos (“SARLAFT”). | The functions of the internal auditor are based on the principles of independence and assurance objectivity. Its purpose is to provide an independent evaluation of the risk management, control and governance (of the Company) and consulting processes (advisory activities and related services). All this with the purpose of adding value to the XXXXXXX processes. |
3.6.1.2. Compliance Officer | |
En este sentido, las funciones que debe desempeñar están reguladas en el Manual del SARLAFT. En el mismo instrumento se | The figure of the compliance officer is mandatory by legal requirements. Whoever holds this position must take possession before |
encuentran detallados los requisitos que deben cumplir quienes ostenten la posición.
3.6.2. Externo
3.6.2.1. Revisor Fiscal
El revisor fiscal y su suplente serán designados por la Asamblea General de Accionistas para períodos de un (1) año.
Podrán ser reelegidos indefinidamente por la Asamblea General de Accionistas o removidos, en cualquier momento, por voluntad de esta.
El revisor fiscal tendrá las siguientes funciones:
a) Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la Sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la Asamblea General y de la Junta Directiva.
b) Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Asamblea General de Accionistas, a la Junta Directiva o al Gerente General xx XXXXXXX, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la Sociedad y en el desarrollo de sus negocios.
c) Colaborar con las autoridades gubernamentales que ejercen la inspección y vigilancia de la Compañía y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados.
d) Xxxxx porque se lleven regularmente la contabilidad de la Sociedad y las actas de las reuniones de la Asamblea de Accionistas y de la Junta Directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la Sociedad y los comprobantes de las cuentas,
the SFC. The primary objective of the compliance officer is to ensure compliance with the rules and regulations regarding the Money Laundering and Terrorism Financing Risk Management System ("SARLAFT").
In this sense, the functions to be performed are regulated within the SARLAFT Manual. The requirements that must meet whoever holds the position are also in the latter document.
3.6.2. External
3.6.2.1. Statutory Auditor
The General Assembly of Shareholders will appoint the statutory auditor and its alternate, for periods of one (1) year.
They may be re-elected indefinitely by the General Assembly of Shareholders or removed at any time, at the latter's will.
The statutory auditor will have the following duties:
a) Ensure that the transactions that are executed or carried out by the Company, comply with the requirements of the bylaws, the decisions of the General Assembly and the Board of Directors.
b) Provide timely reports, in writing, to the General Shareholders' Meeting, the Board of Directors or the General Manager of XXXXXXX, as the case may be, of the irregularities that occur in the operation of the Company and in the development of its business.
c) Collaborate with the governmental authorities that exercise the inspection and surveillance of the Company and
impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.
e) Inspeccionar asiduamente los bienes de la Sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título.
f) Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales.
g) Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su correspondiente dictamen o informe.
h) Convocar a la Asamblea General de Accionistas a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.
i) Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la Asamblea de Accionistas.
3.6.2.2. Superintendencia Financiera de Colombia
La SFC es el órgano adscrito al Ministerio de Hacienda, encargado de hacer la inspección, vigilancia y control xx XXXXXXX, en razón a su naturaleza de sociedad fiduciaria. En este sentido, XXXXXXX estará sometida a las normas, circulares y/o regulaciones que expida la SFC, relativas a las sociedades fiduciarias o cualquier otra que le sea aplicable.
4. CRITERIOS DE SELECCIÓN
4.1. Miembros de la Junta Directiva
render the reports that may be requested.
d) Ensure that the accounts of the Company and the minutes of the meetings of the Shareholders' Meeting and of the Board of Directors are kept in due form, and that the correspondence of the Company and the account vouchers are duly preserved, giving the necessary instructions for such purposes.
e) Conduct on a regular basis inspections and verifications of the assets of the Company and ensure that the conservation or security measures over its assets and those of third parties under its custody are taken in a timely manner.
f) Provide instructions, practice inspections and request the reports that are necessary to establish a permanent control over the assets of the Company.
g) Authorize with its signature the balances, with its corresponding opinion or report.
h) Call the General Assembly of Shareholders for extraordinary meetings when deemed necessary.
i) Comply with the rest of the other attributions indicated by applicable laws or the bylaws and those that, in accordance to the above, are entrusted by the Shareholders Assembly.
3.6.2.2. Superintendencia Financiera de Colombia
The SFC is the body attached to the Ministry of Finance, in charge of inspecting, monitoring and controlling XXXXXXX, due to its nature of a trust company. In this sense, XXXXXXX will
Los miembros de la Junta Directiva serán elegidos, de acuerdo con su experiencia en el sector financiero u otra que sea relevante para contribuir a la proyección de la Sociedad. Deberán ser personas que cuenten con un nivel educativo alto y que demuestren altas capacidades para la toma de decisiones trascendentales para la Compañía.
Los miembros de la Junta Directiva se escogerán por sus méritos y las habilidades que objetivamente puedan acreditar.
4.2. Miembros de Comités
Para cada comité (de riesgo y de auditoría) se buscarán personas que cuenten con la capacidad de visión global y que propendan por el cumplimiento de las normas tanto nacionales como internas de la Sociedad.
Es indispensable que estas personas cuenten con habilidades para desarrollar relaciones interpersonales, en la medida en que serán parte de un órgano consultivo, cuyo propósito es aconsejar a la Junta Directiva, en los temas respectivos.
Adicionalmente, deberán acreditar diligencia en su trabajo, para informar oportunamente de cualquier situación irregular.
La selección de los miembros de los comités se hará de acuerdo con su nivel de educación, experiencia en asesoramiento a Juntas Directivas, dentro y fuera del sector financiero, sus calidades xxxxxxx y demás criterios que estén contenidos en este Código.
4.3. Empleados
Los empleados xx XXXXXXX serán personas con altas capacidades para desarrollar sus
be subject to the rules, concepts and / or regulations issued by the SFC, relating to trust companies or any other that may be applicable to it.
4. ELECTION CRITERIA
4.1. Members of the Board of Directors
The members of the Board of Directors will be chosen, according to their experience in the financial sector or similar, to contribute with the development of the Company. They must be individuals who have a high level of education and who demonstrate high capacities for making transcendental decisions for the Company.
The members of the Board of Directors will be chosen based on the merits and the skills they can objectively demonstrate.
4.2. Members of the Committees
For each committee (risk and audit) members shall have a global vision, seeking for the compliance with national and internal rules of the Company.
It is essential that these individuals have interpersonal relation skills, as they will be part of an advisory body whose purpose is to advise the Board of Directors on the respective topics.
Additionally, they must credit diligence in their work, to inform timely of any irregular situation.
The selection of the members of the committees will be done in accordance with
funciones. Los criterios de selección dependerán del cargo que desempeñen. Sin embargo, todos los empleados de la Sociedad deben contar con un nivel de educación alto, capacidades de servicio al cliente, con el fin de garantizar la mejor atención y experiencia profesional en los cargos para los cuales son contratados. XXXXXXX es consciente que en algunos casos sus empleados deben contar con exámenes de idoneidad, exigidos por la regulación colombiana, por tal motivo, la Sociedad garantiza un exhaustivo control periódico de la acreditación de dichas evaluaciones. | their level of education, experience in advising boards of directors, inside and outside the financial sector, their moral qualities and other criteria that are contained in this Code. 4.3. Employees The employees of XXXXXXX will be individuals with high capacities to carry out their duties. The selection criteria will depend on the position they hold. However, all employees of the Company must have a high level of education, customer service capabilities, in order to ensure the best care and professional experience in the positions for which they are hired. |
5. RIESGOS | |
XXXXXXX, como sociedad fiduciaria, está expuesta a diferentes riesgos como: riesgo crediticio, xx xxxxxxx, operativo, de liquidez y xx xxxxxx de activos. Con el fin de mitigar, manejar y controlarlos, la XXXXXXX ha elaborado manuales de riesgo para cada uno de ellos. | XXXXXXX is aware that in some cases its employees must have suitability exams, required by Colombian regulation, for this reason, the Company guarantees an exhaustive periodic control of the accreditation of said evaluations. |
5. RISKS | |
Dichos manuales describen ampliamente el tipo de riesgo y las políticas que deben ser tenidas en cuenta por la Compañía ante lo eventos que pudieren presentarse. 6. MANEJO DE LA INFORMACIÓN | XXXXXXX, as a trust company, is exposed to different risks such as: credit, market, operational, liquidity and money laundering risks. In order to mitigate, manage and control them, XXXXXXX has prepared risk manuals for each one of them. |
6.1. Información confidencial | |
Debido a la naturaleza de los servicios prestados, XXXXXXX, sus directivos, empleados o dependientes podrán acceder a información confidencial de sus clientes u otros actores que participen en el mercado de valores. | These manuals describe broadly the type of risk and the policies that should be taken into account by the Company before the events that may arise. |
6. MANAGEMENT OF INFORMATION |
XXXXXXX garantiza que todos sus empleados o directivos han firmado cláusulas de confidencialidad, cuyo objeto es asegurar que la información que obtengan, en desarrollo de sus funciones para la Compañía, se mantenga confidencial por el término de vigencia del contrato que hayan suscrito e indefinidamente después de su terminación.
En cualquier caso, quien revele información confidencial (empleados, directivos o dependientes xx XXXXXXX) será sancionado, de acuerdo con la normativa vigente en Colombia o de acuerdo con las cláusulas del contrato.
XXXXXXX no considerará como información confidencial:
a) La información catalogada como de dominio público.
b) La información que antes de ser revelada, estaba en posesión legítima xx XXXXXXX, siempre que la hubiere obtenido libre de restricción.
c) La información dada a conocer en virtud de disposición de autoridad judicial o administrativa competente, evento en el cual XXXXXXX, antes de su revelación, consultará oportunamente al titular de la información.
6.2. Tratamiento de datos personales
En cumplimiento de la ley 1581 de 2012, XXXXXXX ha dispuesto en su página de internet el Manual de Políticas y Procedimientos de Tratamiento de Datos Personales. En este documento se encuentran consignadas las reglas que enmarcan el tratamiento de datos personales, el procedimiento para hacer peticiones, quejas o
6.1. Confidential Information
Due to the nature of the services provided, XXXXXXX, its directors, employees or dependents will be able to access confidential information of its clients or other stakeholders that participate in the securities market.
XXXXXXX guarantees that all its employees or managers have signed confidentiality clauses, whose purpose is to ensure that the information they obtain, in the performance of their duties for the Company, is kept confidential for the term of the contract they have subscribed and indefinitely after its termination.
In any case, anyone who reveals confidential information (employees, managers or dependents of XXXXXXX) will be sanctioned, in accordance with the regulations in force in Colombia or in accordance with the clauses of the contract.
XXXXXXX does not consider the following to be confidential information:
a) The information catalogued as public domain.
b) The information, before revelled, was in the legitimate possession of XXXXXXX, provided that it had been obtained free of restriction.
c) The information revelled pursuant to a disposition of a competent judicial or administrative authority, in which situation XXXXXXX, prior to its disclosure, will consult the owner of the information in a timely manner.
reclamos, los responsables y encargados del tratamiento, principios rectores y obligaciones xx XXXXXXX.
El manual de políticas está disponible para la consulta de todo el público.
6.3. Divulgación del Código de Buen Gobierno
Este Código estará a disposición del público en general y, particularmente de los grupos de interés, en la página web xx XXXXXXX, xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/xx-xx-xxxx
Sus modificaciones o actualizaciones se darán a conocer periódicamente, por el mismo canal, para garantizar la transparencia, claridad y oportunidad de la información.
6.4. Acceso a la información para grupos de interés
Los grupos de interés podrán tener acceso a la información mediante la sección de actualizaciones, que podrán encontrar en la página web
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/xx-xx-xxxx. En el módulo se publicarán noticias de interés para todos aquellos vinculados con XXXXXXX y se mantendrán informados de las principales modificaciones a su reglamentación.
La divulgación de esta información estará sujeta a las normas que lo regulen.
La SFC, como órgano de vigilancia, tendrá acceso a la información que según la xxx XXXXXXX xxxx suministrarle, en la periodicidad y por los medios indicados.
6. RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
6.2. Data privacy
In compliance with Law 1581 of 2012, XXXXXXX has provided on its website Data Privacy Policies and Procedures. This document contains the general rules for the processing of personal data, the procedure for requests, complaints or claims, the Controller and the Processors of personal data and the guiding principles and obligations of XXXXXXX.
The Data Privacy Policy is available for public consultation.
6.3. Availability of the Code of Conduct
This Code will be available to the general public and, particularly to the interest groups, on the XXXXXXX website,
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/xx-xx-xxxx
Its amendments or updates will be announced periodically, by the same means, to guarantee the transparency, clarity and timeliness of the information.
6.4. Accessibility of the information for the interests groups
The groups of interest can access the information through the section of updates, which can be found on the website xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/xx-xx-xxxx. In the module, there will be publications of news of interest for all those associated with XXXXXXX and they will be informed of the main changes to their internal regulations.
6.1. Clientes | |
XXXXXXX cuenta con un Sistema de Atención al Cliente (“SAC”) y un Manual SAC, que regula los núcleos esenciales de la atención que XXXXXXX brinda a todos sus clientes. En este documento, que se encuentra publicado en la página web xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/xx-xx-xxxxxx describe detalladamente el procedimiento para resolver las controversias que se generen con los clientes. | The disclosure of this information will be subject to the applicable laws. The SFC, as a monitoring body, will have access to the information that, according to law, XXXXXXX must provide, in the periodicity and by the means indicated thereof. 6. DISPUTES RESOLUTIONS 6.1. Clients |
6.2. Accionistas Por disposición estatutaria, cualquier diferencia o conflicto entre los accionistas y la Sociedad, será objeto de un arreglo directo entre las partes. En caso de no llegar a ningún acuerdo mediante el arreglo directo, se someterá la controversia a un tribunal de arbitramento en los términos señalados en los estatutos de la Sociedad. | XXXXXXX has a Customer Service System ("SAC") and a SAC Manual, which regulates the essential matters of the attention that XXXXXXX provides to all its clients. This document, which is published on the website xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xxx/xx- co-aiac describes in detail the procedure to resolve disputes that arise with customers. |
6.2. Shareholders | |
6.3. Empleados | |
Las diferencias o conflictos que se ocasionen entre los empleados xx XXXXXXX o entre esta y ellos deberán ser llevados al Comité de Convivencia Laboral de la Sociedad, de acuerdo con las normas colombianas y, específicamente, las reglamentaciones que haga el Ministerio de Trabajo. | By statutory provision, any difference or conflict between the shareholders and the Company will be subject to a direct settlement between the parties. If no agreement is reached through direct settlement, the dispute will be submitted to an arbitration tribunal under the terms set forth in the Company's bylaws. |
Si el Comité de Convivencia Laboral no pudiere llegar a una decisión sobre la situación o el caso no fuere de su competencia, se acudirá a un tribunal de arbitramento, que seguirá las mismas reglas descritas en el 6.2. de este Código. | 6.3. Employees Any differences or conflicts that may arise between the employees and XXXXXXX or among them should be brought to the Labour Committee of the Company, in accordance with |
6.4. Proveedores
Las diferencias que surjan entre XXXXXXX y sus proveedores, contratistas o contrapartes, serán resueltas, en primera medida, de manera directa. En caso de no prosperar este mecanismo, se acudirá a un tribunal de arbitramento, que se regirá por las reglas descritas en el numeral 6.2. de este Código.
Lo anterior siempre y cuando el contrato suscrito entre XXXXXXX y sus proveedores, contratistas o contrapartes no establezca otros mecanismos de resolución de controversias u otros procedimientos.
7. CONFLICTOS DE INTERÉS
7.1. Operaciones con vinculados
XXXXXXX ha suscrito unos acuerdos de servicio con Xxxxxxx Investment Management Limited, sociedad debidamente constituida bajo las xxxxx xxx Xxxxx Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte (“Xxxxxxx Uk”) para que presten los servicios de manejo de plataformas y riesgos.
Las relaciones que se desarrollen entre XXXXXXX y Xxxxxxx Uk, se guiarán por los precios de transferencia y la libre competencia en el mercado.
7.2. Remuneración a la sociedad fiduciaria
La comisión fiduciaria estará determinada en cada contrato que celebre la Sociedad con los clientes. Para determinar la comisión se tendrán en cuenta distintos factores como los servicios de asesoría que preste XXXXXXX al momento de definir el marco de inversión, los servicios determinados en el contrato de
Colombian laws and, specifically, the regulations made by the Ministry of Labour.
If the Labour Committee of the Company cannot reach a decision on the situation or the case does not fall within its jurisdiction, it shall be resolved before an arbitration tribunal, which will follow the same rules described in
6.2. of this Code.
6.4. Suppliers
The differences that arise between XXXXXXX and its suppliers, contractors or counterparts, shall be resolved, firstly, directly. If this mechanism does not work, it will go to an arbitration tribunal, which will be governed by the rules described in section 6.2. of this Code.
The aforementioned provided that the contract subscribed between XXXXXXX and its suppliers, contractors or counterparts does not establish other dispute resolution mechanisms or other procedures.
7. CONFLICT OF INTERESTS
7.1. Operations with Related Companies
XXXXXXX will entered into service agreements with Xxxxxxx Investment Management Limited, a company duly incorporated under the laws of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland ("Xxxxxxx UK") to provide platform and risk management services among others.
The relationships developed between XXXXXXX and Xxxxxxx UK will be guided by transfer prices and free competition in the market.
fiducia, y los resultados que se deriven de la administración del portafolio.
7.3. No ejecución de operaciones
XXXXXXX es una sociedad fiduciaria que actuará como administrador de portafolios realizará la compra y venta de valores inscritos en el RNVE a través de sociedades comisionistas de bolsa. De esta manera, la Sociedad no ejecutará operaciones en las plataformas de negociación de la bolsa de valores, función que será desarrollarada por una sociedad comisionista de bolsa.
Las funciones xx XXXXXXX son meramente de administrador de portafolios y ordenante.
7.4. Flujos de información al interior de la entidad
Dentro de la Compañía, existe un flujo de información que asegura la coordinación de todos los procesos y que, además, garantiza que la confidencialidad y reserva, en los casos que sea necesario, dentro de la misma compañía.
La descripción completa del manejo de información está disponible en la sección 4.4. del Manual del Sistema de Control Interno (SCI) xx XXXXXXX.
7.5. Criterios de selección de las comisionistas de bolsa
Las comisionistas de bolsa podrán ser directamente seleccionadas por el cliente, sin perjuicio de que XXXXXXX pueda recomendarle entidades de buena reputación, larga trascendencia en Colombia y amplia
7.2. Remuneration of the trust Company
The commissions of the trust company will be determined in each contract entered into by the Company with the clients. To determine the commission, different factors will be taken into account, such as the advisory services provided by XXXXXXX when defining the investment framework, the services determined in the trust contract, and the results derived from portfolio management.
7.3. No direct execution of operations
XXXXXXX is a trust company that will act as portfolio manager and will carry out the purchase and sale of securities registered in the RNVE through brokerage companies. In this sense, the Company will not execute transactions in the trading platforms of the stock exchange, as a brokerage company will develop this function.
The functions of XXXXXXX are merely portfolio manager and to provide discretionary orders to the brokerage companies.
7.4. Internal data flows
Within the Company, there is a flow of information that ensures the coordination of all processes and, in addition, guarantees that confidentiality and reserve, in cases were necessary, within the same Company.
The full description of information handling is available in section 4.4. of the Manual of the Internal Control System (SCI) of XXXXXXX.
experiencia en la ejecución de sus actividades como intermediario xxx xxxxxxx de valores, o podrán ser seleccionadas por XXXXXXX en virtud de un mandato otorgado en el contrato xx xxxxxxx para estos efectos.
La selección de contrapartes es un proceso objetivo y sistematizado que garantiza la calidad en la prestación de los servicios.
XXXXXXX solo trata con comisionistas aprobadas que estén dentro de los límites asignados a cada una de ellas, por la Unidad de Manejo de Control y Riesgo.
La selección de comisionistas de bolsa se hace de una lista denominada “Lista de autorización para comisionistas”, que preparan las áreas de cumplimiento y legal.
XXXXXXX cuenta con un documento que define los criterios para asignar órdenes a contrapartes y que explica cuáles son los requerimientos para la categorización de contrapartes.
7.6. Conflictos de intereses y gobierno corporativo
Las siguientes tablas muestran posibles conflictos de intereses de distinta naturaleza que se pueden presentar en el desarrollo del objeto social de la Compañía, los intereses en conflicto, y los elementos de mitigación bajo los procedimientos establecidos que procuran la administración y mitigación de dichos posibles conflictos de intereses.
Es importante notar que la lista abajo no es exhaustiva ni comprende todos los conflictos de interés que puedan afectar a la Compañía en el desarrollo de su negocio.
7.5. Criteria for the selection of Brokerage Companies
The brokerage companies can be directly selected by the client, however, XXXXXXX can recommend reputable entities, long standing in Colombia and with extensive experience in the execution of their activities as broker of the stock market, or may be selected by XXXXXXX under a mandate granted within the trust agreement with the client for these purposes.
The selection of counterparts is an objective and systematized process that guarantees quality in the provision of services.
XXXXXXX only deals with approved brokerage companies that are within the limits assigned to each of them, by the Control and Risk Management Unit.
The selection of brokerage companies is made from a list called "Authorized list for brokerage companies ", which is prepared by the compliance and legal areas.
XXXXXXX has a document that defines the criteria for assigning orders to counterparts and that explains what are the requirements for the categorization of counterparts.
7.6. Conflicts of interests and corporate governance
The following tables show possible conflicts of interest of different nature that may arise in the development of the Company's corporate purpose, the interests in conflict, and the mitigation procedures seeking management
Nature of Conflict | Conflicting Interests | Mitigates |
Invertir como | Xxxxxxx vs. | • Aprobación ejecutiva de todas las inversiones de capital semilla • Se solicita la aprobación de la junta para inversiones de capital semilla por encima de ciertos umbrales. • Política de la junta para revisar conflictos de intereses |
principal (capital | Clientes: | |
semilla) | atractivas | |
oportunidades | ||
de inversión | ||
seleccionadas | ||
por Xxxxxxx | ||
antes que los | ||
clientes | ||
Dado que los | • Declaraciones de conflictos de los empleados requeridas del Reglamento Interno de Trabajo. • Acceso a asesoramiento legal externo xx Xxxxxxx y las juntas. • Los consejos de administración de fondos tienen una mayoría de directores independientes y esto también suele ser cierto en el caso de las empresas participadas. • Los directores nominados por Xxxxxxx se abstienen de votar cuando existe la posibilidad de conflictos personales o corporativos. Reevaluación anual de la Regla 15 (c) de la SEC xx Xxxxxxx por la Junta de Fideicomisarios de 1940 Act Funds. | |
empleados xx | ||
Xxxxxxx o los | ||
directores | ||
designados por | ||
Xxxxxxx | ||
pueden formar | ||
parte de los | ||
directorios de | ||
fondos | ||
Empleados xx Xxxxxxx y personas conectadas | administrados por Xxxxxxx o de las empresas en las que se invierten los | |
Volverse miembro de la Junta Directivas o Comités de fondo0s o fideicomisos xx Xxxxxxx | fondos xx Xxxxxxx, los intereses xx Xxxxxxx pueden presidir los intereses de los inversores del fondo. | |
Potencial de | ||
conflicto entre | ||
el tiempo | ||
dedicado a las | ||
tareas de la | ||
junta y el | ||
desempeño del | ||
rol requerido | ||
en Xxxxxxx. |
Nature of Conflict | Conflicting Interests | Mitigates | |
Investing principal capital) | as (seed | Xxxxxxx vs. clients: attractive investment opportunities selected by Xxxxxxx ahead of clients | • Executive approval of all seed capital investments • Board approval is sought for seed capital investments above certain thresholds • Board policy for reviewing conflicts of interest |
As Xxxxxxx | • Employee declarations of conflicts required from the Staff Handbook • Access to external legal advice by Xxxxxxx and the boards • Fund boards have a majority of independent directors and this is typically also true of investee companies • Xxxxxxx nominated directors abstaining from voting where there is potential for personal or corporate conflicts • Annual SEC Rule 15(c) re-evaluation of Xxxxxxx by 1940 Act Funds Board of Trustees | ||
employees or | |||
Xxxxxxx | |||
appointed | |||
directors may sit | |||
on the boards of | |||
funds managed by | |||
Xxxxxxx or | |||
Xxxxxxx | companies in | ||
employees and | which Xxxxxxx | ||
connected | funds are invested, | ||
persons | Xxxxxxx’x | ||
sit on the boards | interests may | ||
of funds or trusts | preside over the | ||
managed | interests of fund | ||
by Xxxxxxx | investors. | ||
Potential for | |||
conflict between | |||
the time spent on | |||
board duties vs. | |||
performing | |||
required role at | |||
Xxxxxxx. | |||
Naturaleza del conflicto | Intereses en conflicto | Elementos de mitigación |
7.6.1. Conflictos en relación con las
operaciones de la Sociedad
and mitigation of the possible conflicts of
interest.
It is important to note that the list below is not exhaustive nor does it include all conflicts of interest that may affect the Company in the development of its business.
7.6.1. Conflicts related with the operation of the Company
7.6.2. Conflictos en relación con los
empleados
7.6.2. Conflicts Related to Employees
Los empleados podrían utilizar la información de los negociaos de un cliente, un fondo o una compañía, para so beneficio personal. | Intereses personales de los empleados, puestos por encima de los de los clientes. | • Todos los empleados están sometidos al reglamento interno de trabajo. • Todos los empleados están sujetos a las reglas de negociación de PA que incluyen períodos de bloqueo para las acciones xx Xxxxxxx Group, procedimientos de autorización previa para muchas transacciones personales para el personal y su familia inmediata (personas relacionadas), así como informes periódicos. La política es monitoreada e incluye un proceso sancionador y disciplinario en caso de incumplimientos. • Los empleados están obligados a retener los fondos xx XXXXXXX por un mínimo de seis (6) meses y otros valores por un mínimo de treinta (30) días. • Se realiza un seguimiento regular del cumplimiento de la negociación de cuentas personales. | |||||||
Nature of Conflict | Conflicting Interests | Mitigates | |||||||
Employees could use information relating to a client, a fund or company dealing or activities to their personal advantage. | Employees’ interests put before clients | • All employees subject to the Employee Handbook • All employees are subject to the PA Dealing rules which include blackout periods for Xxxxxxx Group shares, preclearance procedures for many personal transactions for staff and their immediate family (connected persons) as well as regular reporting. The policy is monitored and includes a sanction and disciplinary process in the event of breaches. • Staff are required to hold Xxxxxxx funds and Xxxxxxx Group plc shares for a minimum of 6 months and other securities for a minimum of 30 days • Regular compliance monitoring is performed of personal account dealing. | |||||||
XXXXXXX y sus empleados dan o reciben incentivos que causan o parecen causar un conflicto. | Los intereses xx XXXXXXX o de sus empleados se sobreponen a los de los clientes. | • Todos los empleados están sujetos a una política de regalos y entretenimiento. • Procedimientos y capacitación contra el soborno xx Xxxxxxx. • Las tarifas de transacción se asignan a los fondos xx Xxxxxxx según lo requiera la documentación del producto relevante. | |||||||
Xxxxxxx or its employees’ interests put before clients | • All employees are subject to the Gifts and Entertainment Policy. • Xxxxxxx anti- bribery procedures and training • Transaction fees are allocated to Xxxxxxx funds as required under relevant product documentation. | ||||||||
Abuso xxx xxxxxxx. | Los intereses de administración de inversión xx XXXXXXX se sobreponen a los participantes xxx xxxxxxx y los clientes. | • Entrenamiento sobre abuso xxx xxxxxxx. • Monitoreo de cumplimiento para abuso xxx xxxxxxx. • Las decisiones de inversión se toman en el Comité de Inversiones. • Procedimiento de denuncia de irregularidades. | |||||||
Market abuse | Xxxxxxx’x investment management interests placed before market participants and clients | • Market abuse training • Compliance monitoring for market abuse • Investment decisions are taken at Investment Committee level • Whistleblowing procedure | |||||||
Recurrencia de prácticas de corrupción. | Intereses personales o corporativos pueden comprometer los intereses de los accionistas o de los clientes. | • Política anti-soborno y anticorrupción. • Entrenamiento anti- soborno y anticorrupción. • Procedimiento de denuncia de irregularidades. • Política de regalos y entretenimiento. | Use of corrupt practices to secure business | Corporate or personal interests may compromise shareholders or clients’ interests | • Anti-Bribery and Corruption Policy • Anti-Bribery and Corruption training • Whistleblowing procedure • Gifts and Entertainment policy • US ”Pay to play” – prohibition of soliciting government mandates if political donations made | ||||
Uso excesivo de gastos de entretenimiento con recursos de la compañía. | Los empleados presentan excesivos gastos imputables a la Compañía o toman ventajas de los gastos corporativos, para fomentar negocios con ciertos proveedores o contratistas o para uso personal. | • El Gerente o quien este designe revisa y aprueba los gastos. • Política financiera para aprobación de gastos. • Estricta política de regalos y entretenimiento. • Monitoreo de entretenimiento a través de declaraciones periódicas de los empleados. • Seguimiento de entretenimiento mediante declaraciones periódicas del personal | |||||||
Excessive use of entertainment claimed through corporate expenses | Employees submit excessive expenses claims or take advantage of corporate expenses in order to encourage business with certain suppliers or contractors or for personal use | • Line manager review and approval of expenses • Finance oversight and policy for approval of all expenses • Very strict Gifts and Entertainment Policy • Monitoring of entertainment through periodic staff declarations | |||||||
Employees dealing in uncovered options or derivatives to profit from falling Xxxxxxx Group plc shares. | Employees interests not aligned with Xxxxxxx | • All personal dealing in derivatives are subject to pre- clearance with the Compliance department • Remuneration policy prohibits employees using any personal hedging strategies to undermine the risk alignment embedded in their remuneration arrangements. | |||||||
Empleados que negocian con opciones descubiertas o derivados para beneficiarse de la caída de las acciones xx Xxxxxxx Group plc. | Los intereses de los empleados no están alineados con Xxxxxxx | • Todas las transacciones personales con derivados están sujetas a la autorización previa del departamento de Cumplimiento. • La política de remuneración prohíbe a los empleados utilizar cualquier estrategia de cobertura personal para socavar la alineación de riesgos implícita en sus acuerdos de remuneración. | |||||||
7.6.3. Conflictos en relación con los Clientes | |||||||||
Naturaleza del conflicto | Intereses en conflicto | Elementos de mitigación |
Los fondos gestionados por Xxxxxxx tiene a su vez otros fondos que también son gestionados por Xxxxxxx (e.j. tenencias cruzadas en fondos) | Actividad del fondo (e.j. fusiones, liquidaciones o escisiones) pueden estar influenciados para beneficiar los intereses xx Xxxxxxx sobre los intereses de los Clientes. | • Decisiones tomadas en un Comité de Inversiones • Las inversiones xx Xxxxxxx en sus propios fondos se hace en los mismos términos que cualquier otro tercero o cliente. • Los honorarios que se cobran cuando hay tenencias cruzadas, son monitoreados por el departamento Financiero xx Xxxxxxx. | 7.6.3. Conflicts related with Clients | ||||||
Nature of Conflict | Conflicting Interests | Mitigates | |||||||
Xxxxxxx managed funds holding other Xxxxxxx funds (i.e. cross holdings) | Fund activity (e.g. mergers, winding up, gating) may be influenced towards Xxxxxxx’x interests ahead of clients’ interests | • Investment committee decision making • Xxxxxxx funds invest in other Xxxxxxx funds on the same terms as third party clients • Fees charged on cross holdings are monitored by Xxxxxxx’x Finance department | |||||||
Negociaciones o transacciones directas. | Xxxxxxx favorece a corredores específicos a expensas de mejor ejecución. | • La Mesa de Negociación tiene la exclusiva discreción de elección de contraparte para ejecutar las operaciones. • Todo el personal está sujeto a la Política de obsequios y entretenimiento. • Política de mejor ejecución • El Comité de Mejor Ejecución supervisa la mejor ejecución | |||||||
Directed trading | Xxxxxxx favours specific brokers at the expense of best execution. | • The Dealing Desk has sole discretion of counterparty choice to execute trades • All staff subject to the Gifts and Entertainment Policy. • Best Execution Policy • Best Execution Committee oversees best execution | |||||||
Negociación de Divisas | Xxxxxxx prioriza una negociación de divisas para un mejor balance general de gestión a expensas de lo más beneficioso para el Cliente. Mejores tasas de negociación de divisas se otorgan a los clientes favoritos. | • Las ofertas de negociación de divisas para Xxxxxxx se procesan independientemente para las ofertas de los clientes. • Todas las transacciones de divisas deben ejecutarse en el orden en que se reciben. • Los procedimientos establecen el proceso de negociación. • El Comité de Administración de divisas considera por separado los intereses del grupo. | |||||||
Foreign Exchange (FX) dealing | Ash more prioritising FX deals for general balance sheet management before client FX deals Best FX rates allocated to favourite clients | • FX deals for Xxxxxxx are processed independently to client deals. • All FX deals must be executed in the order they are received. • Procedures set out the dealing process. • FX Management Committee separately considers group interests | |||||||
Error Identification and Correction | Potential for an individual employee’s or Xxxxxxx’x interests being placed before clients | • Disclosure and escalation is encouraged, not penalised • Error Management Policy. Includes near misses which are investigated and treated as if a breach. • Errors report provided to RCC and Xxxxxxx Group plc Audit and Risk Committee. Fund Boards are provided with their respective errors. • Gains from errors always reside with the client account with losses borne by Xxxxxxx • Information on errors reported to clients and relevant Fund boards | |||||||
Identificación de error y corrección | Posibilidad de que los intereses de un empleado individual x xx Xxxxxxx se coloquen ante los clientes | • En vez de penalizar, se fomenta la divulgación y la escalada. • Política de gestión de errores. Incluye cuasi- errores que son investigados y tratados como una violación. • Informe de errores proporcionado al Comité de Auditoría y Riesgos xx Xxxxxxx Group plc. Las Juntas del Fondo reciben sus respectivos errores. • Las ganancias por errores siempre son a favor del cliente, y las pérdidas a cargo xx Xxxxxxx. | |||||||
Managing funds with performance fees versus funds with no performance fees | Xxxxxxx favouring funds that charge performance fees at the expense of a non- | • Investment Committee approach to portfolio management operates at a macro level • Fund managers must clearly document the investment rationale for all trades. | |||||||
• Información sobre errores son reportados a clientes y juntas relevantes del Fondo. | performance fee funds | • Fair allocation policy • Quarterly conflicts of interest monitoring to be performed by Compliance | |||||||
Calculation of performance fees and rebates | Xxxxxxx may calculate fees in a manner favourable to itself to the detriment of clients Xxxxxxx may not track benchmarks or deviations sufficiently well to ensure that clients are not disadvantaged | • External auditor review • Performance fees are calculated by Finance and validated by the Performance team, Administrator and Auditor • Management fees are calculated by the Administrator • Electronic system is used for rebate calculations | |||||||
Gestión de fondos con comisiones de rendimiento versus fondos sin comisiones de rendimiento | Xxxxxxx favorece los fondos que cobran tarifas de rendimiento a expensas de los fondos que no tienen dicha tarifa. | • El enfoque del Comité de Inversiones para la gestión de xxxxxxx opera a nivel macro • Los administradores de fondos deben documentar claramente el raciocinio de la inversión para todas las operaciones. • Política de asignación justa • Monitoreo de conflictos de intereses realizado por el área de Cumplimiento. | |||||||
Cálculo de honorarios de rendimiento y descuentos | Xxxxxxx puede calcular las tarifas de manera favorable para sí mismo en detrimento de los clientes Xxxxxxx no puede rastrear puntos de referencia o desviaciones de forma adecuada para asegurar que no haya desventaja para los clientes. | • Revisión del auditor externo. • Las tarifas de rendimiento son calculadas por Xxxxxxxx y validadas por el equipo de rendimiento, el administrador y el auditor • El administrador calcula los honorarios de gestión • El sistema electrónico se utiliza para calcular los descuentos. | |||||||
Inter-fund transactions | Favouring one fund/client to the inter-fund transaction over another as a result of inadequate consideration of the rationale and interests of both parties | • Compliance, Legal and Risk sign-off required for all inter- fund transfers • The price used is based on external market prices • Adherence to client IMA restrictions imposed, e.g. 1940 Act • Interfund transfers only occur where permitted under fund documentation and benefits both the buying and selling funds • Check performed against existing pricing source in t/F and where material difference t/F price will be updated. | |||||||
Transacciones entre fondos | Favorecer un fondo / cliente a la transacción entre fondos sobre otro, como resultado de una valoración inadecuada de los intereses de ambas partes | • Cumplimiento, Legal y riesgos deben dar su aprobación para todas las transferencias entre fondos • El precio utilizado se basa en los precios xxx xxxxxxx externo. • Adherencia a las restricciones IMA del cliente impuestas. X.x. Xxx 1940 • Las transferencias entre fondos solo ocurren donde lo permite la documentación del fondo y beneficia tanto a los fondos de compra como a los de venta. • Verificación realizada contra la fuente de precios existente en t / F y donde se actualizará cualquier diferencia material t / F en el precio. | |||||||
Blocking trades, allocation and order priority | Combining orders or prioritising orders which are not in the best interests of the client or fund | • Trading desk procedures designed to achieve fair dealing for all accounts • Fair allocation automated within t/F with exceptions created where there is manual intervention and compliance checks • Aggregation and allocation operated and overseen by trading desk | |||||||
Bloqueo de operaciones, asignación y | Combinando pedidos o priorizando | • Procedimientos xx xxxx de negociación diseñados para | |||||||
prioridad de pedidos | pedidos que no están en el mejor interés del cliente o fondo. | lograr un trato justo para todas las cuentas • Asignación justa automatizada dentro de t/F con excepciones creadas donde hay intervención manual y verificaciones de cumplimiento • Agregación y asignación operada y supervisada por mesa de negociación | 7.6.4. Operational Conflicts | ||
7.6.4. Conflictos Operacionales 8. DEBER DE ASESORÍA | |||||
Naturaleza del conflicto | Intereses en conflicto | Elementos de mitigación | |
Valoración justa de | La capacidad de | • El administrador externo es responsable de todas las valoraciones, pero de los valores o inversiones difíciles de valorar dependen de los procedimientos del Comité de Metodología y Valoración. • Proveedores de precios tercerizados. • • Divulgación periódica a las Juntas de los fondos, de los precios razonables. | |
acciones x | Xxxxxxx de | ||
inversiones difíciles | generar | ||
de valorar | rendimiento | ||
adicional y tarifas | |||
de rendimiento a | |||
expensas de los | |||
clientes al | |||
incrementar los | |||
valores en las | |||
valoraciones | |||
Xxxxxxx nombra | |||
agentes de | |||
valoración como | |||
PwC u otros | |||
terceros con los que | |||
puede tener alguna | |||
influencia sobre las | |||
valoraciones que | |||
alcanzan. | |||
Altas suscripciones | Los inversionistas | • | • Uso de la |
y redenciones | que suscriben o | opción de | |
redimen pueden | redención en | ||
recibir resultados | especie por | ||
favorables en | prospectos | ||
comparación de los | • | • Swing pricing | |
inversionistas | • | • Gating | |
existentes o | |||
restantes. | |||
Nature of Conflict | Conflicting Interests | Mitigates |
Ashmore’s ability | • Third party administrator is responsible for all valuations but for hard to value securities or investments they rely on Pricing Methodology and Valuation Committee procedures • Pricing outsourced to third party. • Disclosure of fair value prices to fund boards periodically | |
to generate | ||
additional | ||
performance and | ||
performance fees | ||
at clients’ expense | ||
by overstating | ||
Fair valuation of | valuations | |
hard to value | ||
securities or | Xxxxxxx appoints | |
investments | valuation agents | |
such as PwC or | ||
other third parties | ||
with whom it may | ||
have some | ||
influence over the | ||
valuations they | ||
reach. | ||
Subscribing or | • Use of in-specie redemption option per prospectuses • Swing pricing • Gating | |
redeeming | ||
investors may | ||
Large subscriptions | receive favourable | |
and redemptions | outcomes to | |
existing and | ||
remaining | ||
shareholders |
8.1. Actividad de asesoría | 8. Duty of Advice to Clients |
De acuerdo con la regulación relativa a las sociedades fiduciarias, especialmente lo contenido en la Circula Básica Jurídica cuando XXXXXXX celebra contratos xx xxxxxxx de inversión proporcionará asesoría a sus clientes. | 8.1. Advice activities In accordance with the regulations on trust companies, when XXXXXXX enters into investment trust agreements, it shall provide advice to its clients. |
Sin embargo, visto que sus actividades también comprenden la asesoría en materia financiera y por ser entidad vigilada, XXXXXXX cumplirá con lo establecido en el Decreto 661 de 2018.Por lo tanto, para la celebración de contratos xx xxxxxxx de inversión, XXXXXXX elaborará para cada cliente: i) un perfil de inversionista; ii) un perfil del producto; iii) un análisis de conveniencia del producto para el inversionista. Adicionalmente, XXXXXXX se compromete a suministrar las recomendaciones profesionales necesarias, a entregar la información y efectuar la distribución de los productos. | However, given that XXXXXXX is a supervised entity that provides advising on financial matters it must comply with the provisions of Decree 661 of 2018. Therefore, for the execution of investment trust agreements, XXXXXXX will prepare for each client: i) an investor profile; ii) a profile of the product; iii) an analysis of the convenience of the product for the investor. Additionally, XXXXXXX undertakes to provide the necessary professional recommendations, to deliver the information and carry out the distribution of the products. |
8.1.1. Perfil del cliente | |
Es responsabilidad xx XXXXXXX cumplir con las obligaciones contenidas en el Decreto 661 de 2018 y las normas que lo modifiquen o adicionen. Por esto, al recibir un potencial cliente, XXXXXXX le solicitará suministrar la información necesaria para elaborar un perfil de inversionista. La solicitud se hará de forma escrita, mediante un formato que deberá completar el cliente y que será guardado conforme a la protección de tratamiento de datos personales, de acuerdo con lo establecido en este Código. Dicho perfil resultará del análisis de los siguientes elementos: | 8.1.1. Investor Profile It is XXXXXXX’x responsibility to comply with the obligations contained in Decree 661 of 2018 and the regulations that modify or add it. Therefore, when receiving a potential client, XXXXXXX will ask the client to provide the necessary information to prepare an investor profile. The request will be made in writing, using a format that the client must complete and which will be saved according to data privacy protection regulations, in accordance with the provisions of this Code. Said profile will result from the analysis of the following elements: |
- Conocimiento en inversiones - Experiencia - Objetivos de inversión | - Knowledge in investments |
- Tolerancia al riesgo
- Capacidad para asumir las pérdidas
- Horizonte de tiempo
- Capacidad para realizar contribuciones y para cumplir con requerimientos de garantías
Para este análisis XXXXXXX deberá clasificar al cliente en: i) cliente inversionista o ii) inversionista profesional.
8.1.2. Perfil del producto
Igualmente, de acuerdo con el Decreto 661 de 2018, XXXXXXX realizará un perfil del producto que resultará principalmente del análisis de los siguientes elementos:
- Complejidad
- Estructura
- Activos subyacentes
- Rentabilidad
- Riesgo
- Liquidez
- Volatilidad
- Costos
- Estructura de remuneración
- Calidad de la información disponible
- Prelación del pago
XXXXXXX clasificará el producto en: i) simple o
ii) complejo, de acuerdo con los parámetros que sean definidos por la SFC.
Este perfil del producto será entregado al cliente en medio físico o electrónico, para su conocimiento y XXXXXXX se compromete a resolver oportunamente las inquietudes que pudieren surgir de este documento.
8.1.3. Análisis de conveniencia
El análisis de conveniencia que debe realizar XXXXXXX es una evaluación que permite
- Experience
- Investment objectives
- Risk tolerance
- Ability to take losses
- Time horizon
- Ability to make contributions and to comply with guarantee requirements
For this analysis, XXXXXXX must classify the client in: i) client investor or ii) professional investor.
8.1.2. Product Profile
Likewise, in accordance with Decree 661 of 2018, XXXXXXX will make a profile of the product that will result mainly from the analysis of the following elements:
- Complexity
- Structure
- Underlying assets
- Cost effectiveness
- Risk
- Liquidity
- Volatility
- Costs
- Remuneration structure
- Quality of information available
- Priority of payment
XXXXXXX will classify the product into: i) simple or ii) complex, according to the parameters that are defined by the SFC.
This profile of the product will be delivered to the client in physical or electronic means, for its knowledge and XXXXXXX undertakes to resolve in a timely manner the concerns that may arise from this document.
8.1.3. Convenience Analysis
determinar si el perfil del producto es adecuado para el inversionista, de acuerdo con el perfil del cliente realizado. Este análisis será presentado también al cliente por escrito, con el fin de conservar un historial del cliente en las bases de datos xx XXXXXXX.
8.2. Documentación y registro
Todas las comunicaciones con los clientes deberán ser registradas y debidamente documentadas por XXXXXXX, con el fin de crear un historial que pueda ser consultado posteriormente.
En relación con la asesoría, XXXXXXX está obligado a cumplir con las reglas del Decreto 661 de 2018. Por esta razón, XXXXXXX suministra por escrito a sus clientes los términos y condiciones de la asesoría, los cuales deberán ser expresamente aceptados por el cliente. Para esto, al respaldo del formato en el que el cliente suministra la información, XXXXXXX describirá dichos términos y condiciones.
Paralelamente y con el fin de guardar un historial de las comunicaciones con los clientes, XXXXXXX cuenta con medios verificables que permiten acreditar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el Decreto 661 de 2018.
En caso de que un cliente solicite información sobre la recomendación profesional, XXXXXXX la suministrará en físico o electrónico en un tiempo oportuno. El documento soporte del suministro de una recomendación profesional contendrá:
- La clasificación del cliente
- El perfil del cliente
The convenience analysis that XXXXXXX must perform is an evaluation that allows determining if the product profile is suitable for the investor, according to the client's profile. This analysis will also be submitted to the client in writing, in order to preserve a client's history in the XXXXXXX databases.
8.2. Documents and registry
All communications with clients must be registered and duly documented by XXXXXXX, in order to create a history that can be accessed later.
In relation to the advice, XXXXXXX is obliged to comply with the rules of Decree 661 of 2018. For this reason, XXXXXXX provides in writing to its clients the terms and conditions of the advice, which must be expressly accepted by the client. For this, to the endorsement of the format in which the client provides the information, XXXXXXX will describe said terms and conditions.
In parallel and in order to keep a record of communications with customers, XXXXXXX has verifiable means to prove compliance with the obligations established in Decree 661 of 2018.
In case a client requests information on the professional recommendation, XXXXXXX will supply it in physical or electronic form in a timely manner. The document supporting the supply of a professional recommendation will contain:
- The client's classification
- The client’s profile
- The profile of the recommended product and target market
- The type of advice provided, independent or not, including the limitations that allow qualifying it in this last category
- The professional recommendation with a synthesis of the arguments that serve as a basis
In the history of each client, XXXXXXX will record the decisions that they make in relation to investments.
- El perfil del producto recomendado y mercado objetivo
- La modalidad de asesoría prestada, independiente o no independiente, incluyendo las limitaciones que permitan calificarla en esta última categoría
- La recomendación profesional con una síntesis de los argumentos que le sirven de fundamento
En el historial de cada cliente XXXXXXX dejará constancia de las decisiones que estos tomen en relación con las inversiones.