CONTRATACIÓN PARA (…..)

	PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL ESTUDIOS PREVIOS SELECCIÓN MÍNIMA CUANTÍA	Código: ICC-GC-02
		Versión: 3.0
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		Fecha: 12/06/2015

CONTRATACIÓN PARA (…..)

1. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD QUE EL INSTITUTO CARO Y XXXXXX PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN

Describir y justificar la razón por la cual el ICC requiere contratar los bienes, servicios y obras. Se trata de indicar la conveniencia, justificación, la necesidad y oportunidad de la contratación, de tal manera que se elimine toda consideración subjetiva.

En el almacén general del Instituto Caro y Xxxxxx no hay existencias de los elementos que se pretende adquirir en el presente proceso de contratación, tal y como consta en la certificación emitida por el funcionario responsable de esta dependencia.

En cumplimiento al principio de planeación, el Instituto verificó que en la actualidad no existe un proceso de contratación vigente mediante la modalidad de Acuerdo Marco de Precios para satisfacer la necesidad anteriormente planteada.

La presente contratación se encuentra incluida en el plan de adquisiciones del Instituto Caro y Xxxxxx para la vigencia 2014.

2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR

1. OBJETO DEL CONTRATO: Es la descripción clara, breve y concisa del servicio a contratar, usando la conjugación del verbo respectivo en infinitivo. (No debe incluir las actividades u obligaciones a desarrollar). Ejemplo: “Compraventa e instalación de acrílicos, calentadores, deshumificadores para las oficinas de….” / “Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a los UPS de la sede Yerbabuena de propiedad del Instituto Caro y Xxxxxx” / “Suministro de gasolina para los automóviles del parque automotor del Instituto Caro y Xxxxxx”, etc. / “Compraventa de útiles, elementos especiales para archivo documental y de oficina, para las dependencias del Instituto Caro y Xxxxxx, según las especificaciones, requerimientos y cantidades descritas en la ficha técnica”.

2. ALCANCE DEL OBJETO Y FICHA TÉCNICA DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS A ADQUIRIR:

Definición	Características
Denominación del bien
Especificaciones técnicas del bien
Unidad de medida
Cantidad solicitada

3. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: En cumplimiento del objeto descrito anteriormente, el contratista deberá cumplir las siguientes actividades:

1. GENERALES:

1. Cumplir a cabalidad con lo establecido en el objeto descrito en el presente documento en los términos y condiciones aquí pactadas, observando en todo momento la Constitución Política y las leyes colombianas. Por ningún motivo, suspender o abandonar el cumplimiento del contrato, sin previa justificación aceptada por el Instituto.

2. Ejercer la dirección y el control propio de todas las actividades encomendadas con independencia y autonomía y de forma oportuna y dentro del término establecido, con el fin de obtener la correcta realización del objeto contratado.

3. Mantener altos niveles de eficacia, eficiencia, oportunidad y calidad en el servicio, bien u obra realizada.

4. Corregir dentro de los plazos que se le otorguen, las inconsistencias y/o requerimientos que el supervisor del contrato le solicite con respecto a la ejecución del contrato.

5. Responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que provengan de causas que le sean imputables.

6. Entregar al supervisor del contrato los informes que se soliciten sobre cualquier aspecto y/o resultados obtenidos en cada actividad encomendada cuando así se requiera.

7. Atender los requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones que durante el desarrollo del contrato le imparta el Instituto únicamente a través del supervisor del mismo, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones.

8. Pagar los aportes al sistema general de seguridad social en salud (EPS), pensiones (AFP) y riesgos laborales (ARL) y las contribuciones parafiscales, si a ello hubiere lugar, en los porcentajes xx xxx establecidos.

9. Estar al día en los pagos de sueldos y salarios, del personal contratado para el cumplimiento del objeto del contrato, para lo cual el Instituto verificará mensualmente el cumplimiento de los mismos a través del supervisor designado.

2. ESPECÍFICAS:

1. Xxxxxxxxxxx

2. Xxxxxxxxxxx

4. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR: Por la naturaleza, el objeto contractual, y las obligaciones específicas, el contrato a celebrar es de prestación de servicios/compraventa/obra/suministro.

5. PLAZO DE EJECUCIÓN: El contrato tendrá un plazo de un/dos/tres/seis (X ) día/días/mes/meses/año/años contados a partir de la fecha estipulada en el acta de inicio de ejecución, posterior al perfeccionamiento y legalización del mismo por parte del grupo de gestión contractual del Instituto Caro y Xxxxxx.

6. INFORMACIÓN PRESUPUESTAL: La entidad cuenta con los recursos económicos para amparar financieramente el contrato resultante, con cargo al presupuesto de inversión/funcionamiento denominado: “xxxxxxxxx ” para la vigencia 2014.

7. VALOR DEL PRESUPUESTO OFICIAL: El valor del presupuesto oficial establecido para la presente contratación es por la suma de hasta VALOR EL LETRAS PESOS M/CTE ($XX.XXX.XXX,oo) incluido el IVA.

8. FORMA DE PAGO: El Instituto pagará el valor del contrato de la siguiente manera: (Se debe señalar la forma como se estipule la forma de pago por el área solicitante en coordinación con el grupo de gestión financiera).

Para el pago se requerirá, la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por la supervisión del contrato con sus respectivos soportes y la certificación xx xxx y salvo de aportes al sistema de seguridad social, riesgos profesionales y aportes a la caja de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje cuando a ello hubiere lugar, de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en el grupo de gestión financiera del Instituto. El mismo será efectuado dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación de dichos documentos y se sujetará a la disponibilidad de PAC de la entidad. El último pago estará sujeto a la suscripción del acta de liquidación.

9. SUPERVISIÓN: La supervisión estará a cargo del técnico/profesional universitario/especializado, código xxxx, grado xx del grupo de xxxxxx del Instituto Caro y Xxxxxx o quien haga sus veces, en la actualidad en cabeza del funcionario xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx .

2. MODALIDAD DE SELECCIÓN Y FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE LA SOPORTAN

La presente contratación deberá realizarse de conformidad con lo preceptuado en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, en concordancia con las disposiciones señaladas en los artículos 2.2.1.2.1.5.1 y 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015.

4. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR DEL CONTRATO Y/O ESTUDIO XX XXXXXXX

En el análisis que soporta el valor estimado del contrato a celebrar, la entidad tomó en consideración los precios xxx xxxxxxx, a la luz de lo establecido en la normatividad contractual que exige a las entidades comprar sus bienes, servicios y obras que requiera para su funcionamiento y para atender sus planes misionales. Para tal efecto, solicitó cotizaciones de proveedores de los elementos e insumos descritos en la ficha técnica de los elementos y calculó los valores obteniendo los resultados señalados en el anexo:

Descripción del bien, servicio o actividad de obra	Unidad de medida	Cantidad	Valor Cotización 1 (IVA incluido)	Valor Cotización 2 (IVA incluido)	Valor Cotización 3 (IVA incluido)	Valor promedio (media aritmética)
DESCRIBA EL BIEN, SERVICIO U OBRA A CONTRATAR. DEBE SER COHERENTE CON LA FICHA TÉCNICA Y LAS OBLIGACIONES ESPECÍFICAS	UNIDAD	xx	$ xxxx	$ xxxx	$ xxxx	$ xxx.xxx.xx
			$ xxx	$ xxx	$ xxx

Por lo anterior, teniendo en precios de referencia/estudios xx xxxxxxx/análisis del sector, la entidad ha estimado que el valor del contrato a celebrar es por la suma de VALOR EN PESOS M/CTE ($XXX.XXX.XXX,oo) incluido el IVA.

4. JUSTIFICACIÓN DE FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE

La Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, contiene varias disposiciones en materia de contratación pública, dentro de las cuales se encuentra la señalada en el artículo 94 que adiciona lo manifestado en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, al indicar que los procesos de contratación de mínima cuantía se realizarán exclusivamente con las reglas en ella contempladas y en su reglamentación, no pudiendo aplicarse reglas propias de las demás modalidades de selección.

A su turno, mediante el Decreto 1510 de 2013 se reglamentó el sistema de compras y contratación pública y se dictaron otras disposiciones las cuales, junto en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 constituyen el procedimiento aplicable a las adquisiciones que no superen el valor enunciado.

En vista de lo anterior, y debido a que la cuantía del proceso de contratación a adelantarse no excede xxx xxxx por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, y su objeto no se encuadra dentro de los casos de contratación directa, de conformidad con lo establecido en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, la modalidad de contratación será la prevista para los procesos de selección de mínima cuantía y su procedimiento será el señalado por los artículos 2.2.1.2.1.5.1 y 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015.

1. CRITERIO ÚNICO DE ESCOGENCIA.

Conforme con lo estipulado en el numeral 4 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, “La entidad estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si esta no cumple con las condiciones de la invitación, la entidad estatal debe verificar el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente.”

Así mismo, el numeral 6 del artículo en mención establece: “La entidad estatal debe aceptar la oferta de menor precio, siempre que cumpla con las condiciones establecidas en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía. En la aceptación de la oferta, la entidad estatal debe informar al contratista el nombre del supervisor del contrato“.

Parágrafo: El oferente deberá presentar una propuesta económica, detallada, única y exclusivamente en pesos colombianos, con IVA incluido y sin decimales. El que presente una propuesta económica inicial que sea superior al valor asignado para esta contratación (valor del presupuesto oficial), será rechazada de plano.

1. REGLAS DE DESEMPATE

En caso de empate de dos (2) o más ofertas económicas, se dará aplicación a la regla establecida en el numeral 7 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, el cual indica: “En caso de empate, la entidad estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.”

4. DEFINICIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO

De acuerdo con lo previsto en el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007 y los lineamientos del manual de riesgos expedido por Colombia Compra Eficiente, esta entidad ha definido como riesgos dentro de la ejecución del contrato a celebrar, los siguientes:

No.	Clase	Fuente	Etapa	Tipo	DESCRIPCIÓN (Qué puede pasar y cómo puede ocurrir)	Consecuencia de la ocurrencia del evento	Probabilidad	Impacto	Valoración	Categoría
1	Especifico	Interno	Ejecución	Operacional	Elementos en mal estado y/o deteriorados	No satisfacción de la necesidad requerida por la entidad	Improbable	Moderado	Cinco	Medio
2	Especifico	Interno	Ejecución	Operacional	Elementos incompletos	Incursión en gastos adicionales para poder cumplir la necesidad que la entidad está buscando satisfacer.	Improbable	Moderado	Cinco	Medio
3	Especifico	Interno	Ejecución	Operacional	Entrega de los productos fuera del tiempo establecido	Incumplimiento del contrato	Improbable	Mayor	Seis	Alto

Nota: la forma de mitigación del riesgo (siguiente tabla) debe estar acorde con el número de riesgo seleccionado. Ejemplo: Riesgo seleccionado No 1 Mitigación seleccionada deberá ser la No 1.

No.	¿A quién se le asigna?	Tratamiento/ Controles a ser implementados	Impacto después del tratamiento			¿Afecta el equilibrio económico del contrato?	Persona responsable por implementar el tratamiento	Monitoreo y revisión
			Probabilidad	Impacto	Calificación Total			¿Cómo se realiza el monitoreo?	Periodicidad ¿Cuándo?
1	CONTRATISTA	El contratista deberá reemplazar los elementos que presente deterioro en un término no mayor a cinco (5) días una vez el supervisor ponga en conocimiento la situación presentada.	Improbable	Insignificante	Bajo	No	Supervisor del contrato y contratista	DESCRIBIR CÓMO SE REALIZA EL MONITOREO PARA EVITAR QUE EL RIESGO N° 1 OCURRA	Cada vez que se presente la necesidad
2	CONTRATISTA	El contratista deberá entregar los faltantes una vez el supervisor haga el requerimiento en un término no mayor a cinco (5) días	Improbable	insignificante	Bajo	No	Supervisor del contrato y contratista	DESCRIBIR CÓMO SE REALIZA EL MONITOREO PARA EVITAR QUE EL RIESGO N° 3 OCURRA	Cada vez que se presente la necesidad
3	CONTRATISTA	El contratista debe cumplir con el tiempo pactado para la entrega de los productos en las cantidades y calidades señaladas en la ficha técnica.	Improbable	insignificante	Bajo	No	Supervisor del contrato y contratista	DESCRIBIR CÓMO SE REALIZA EL MONITOREO PARA EVITAR QUE EL RIESGO N° 3 OCURRA	Cada vez que se presente la necesidad

7. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL Y EXTRACONTRACTUAL

De acuerdo con el artículo 2.2.1.2.3.1.1 y siguientes del Decreto 1510 de 2013, el mecanismo de cobertura del riesgo que el Instituto Caro y Xxxxxx exigirá al contratista, será la garantía a través de (i) un contrato de seguro contenido en una póliza, (ii) patrimonio autónomo, o (iii) garantía bancaria, expedida por un banco o compañía de seguros legalmente establecidos en Colombia con la aprobación de la Superintendencia Financiera de Colombia, acompañada del correspondiente recibo de pago.

La garantía cubrirá los riesgos derivados de las obligaciones legales o contractuales, para lo cual, el contratista deberá constituir GARANTÍA ÚNICA a favor del Instituto Caro y Xxxxxx cuyo NIT es 899.999.096-6, con los siguientes amparos:

COBERTURA	PORCENTAJE (del valor del contrato)	VIGENCIA
Cumplimiento general del contrato	10%	El plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la póliza.
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes	10%	El plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más contados a partir de la fecha de expedición de la póliza.

7. MANIFESTACIÓN DE LA CONTRATACIÓN COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO

Para el análisis de la aplicación de los acuerdos comerciales y los tratados de libre comercio vigentes para el Estado colombiano, se verificó según la información publicada en las páginas web del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y en el SECOP, el cumplimiento de los factores establecidos en el literal D y anexo 3 del Manual para el manejo de acuerdos comerciales en Procesos de Contratación emitido por Colombia Compra Eficiente, determinándose que a la presente contratación no le aplican los tratados de libre comercio y acuerdos internacionales.

7. CONDICIONES HABILITANTES

1. ASPECTOS TÉCNICOS DE CARÁCTER HABILITANTE

1. EXPERIENCIA RELACIONADA

La experiencia se acreditará con la presentación de máximo tres (3) y mínimo dos (2) certificaciones sobre contratos cuyos objetos sean similares al objeto de la presente contratación, la ejecución de éstos se haya efectuado en los últimos cinco (5) años contados a partir de la fecha del cierre de este proceso de selección y la sumatoria de las cuantías represente como mínimo, el cien por ciento (100%) del valor estimado por la entidad para la presente contratación. Las certificaciones de experiencia deberán reunir los siguientes requisitos:

• Nombre o razón social del contratante.

• Nombre o razón social del contratista.

• Objeto del contrato.

• Contratos cumplidos (para lo cual se debe informar como mínimo la fecha de inicio y la fecha de terminación bajo el formato DD/MM/AAAA)

• Valor del contrato.

• La certificación debe estar debidamente suscrita por quien la expide.

• En caso que la certificación sea expedida a un consorcio o unión temporal, en la misma debe identificarse el porcentaje de participación de cada uno de sus integrantes.

• Si la certificación incluye varios contratos, se debe identificar en forma precisa si son contratos adicionales al principal o son contratos nuevos, indicando en cada uno de ellos sus plazos, valor y calificación individualmente.

NOTA: La entidad se reserva el derecho de verificar la información presentada. Si alguno de los elementos mínimos de información no se encuentra en alguna certificación, se deberá anexar copia del contrato, acta de inicio y/o liquidación, o demás documentos contractuales respectivos siempre y cuando éstos documentos contengan la información no incluida en la certificación. Las certificaciones deben ser expedidas por las empresas contratantes con la firma proponente. No se aceptarán auto certificaciones.

Conforme con lo establecido en el numeral 1 del Artículo 85 del Decreto 1510 de 2013, no se requerirá de experiencia mínima en el presente caso, teniendo en cuenta el riesgo del proceso de contratación, las características del sector y del objeto del contrato, y por lo tanto, tal como está redactada la norma, es potestad de la entidad, exigir o no experiencia mínima en esta modalidad de selección.

2. CAPACIDAD TÉCNICA

La evaluación de las especificaciones técnicas estará a cargo del comité técnico, y se analizará con base en la revisión de cumplimiento de los documentos técnicos presentados en cumplimiento de los términos y condiciones que expresan la presente invitación pública y las disposiciones legales vigentes. Este aspecto no dará puntaje, pero habilitará o deshabilitará la oferta. Se calificará con "Cumple o No cumple".

2. CAPACIDAD JURÍDICA

La capacidad jurídica se acreditará con la presentación de la certificación de existencia y representación legal si el oferente es persona jurídica, o la certificación de matrícula mercantil si es persona natural, expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio, dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha del cierre del proceso de contratación, documento éste que debe informar lo siguiente:

1. PARA PERSONAS JURÍDICAS

• El objeto social de la persona jurídica, que enmarque la actividad objeto del proceso de contratación.

• La calidad de representante legal de quien suscribe la oferta, lo cual se verifica con la inscripción del mismo en el certificado de existencia y representación legal.

• La vigencia de la sociedad sea igual al plazo de ejecución del contrato a celebrar y un (1) año más.

• La facultad o autorización del representante legal para comprometer a la persona jurídica hasta por el valor de la presente contratación.

9.2.2. PARA PERSONAS NATURALES

• La actividad económica que sea acorde con el objeto contractual.

3. CAPACIDAD FINANCIERA

Conforme con el numeral 2 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015, la capacidad financiera se acreditará con la presentación de los estados financieros a diciembre 31 de 201X de la siguiente manera:

• Balance general a 31 de diciembre del año 201X

• Estado de resultados a 31 de diciembre del año 201X

• Fotocopia de la declaración xx xxxxx a 31 de diciembre de 201X (en el caso que aplique, teniendo en cuenta que ya se cumplieron los vencimientos para la presentación de declaración xx xxxxx de las personas jurídicas)

• Copia de la tarjeta profesional del contador público y del revisor fiscal si es del caso, y copia del certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores, con una vigencia no superior a tres (3) meses contados a partir del cierre de la presente invitación.

Los indicadores que se tendrán en cuenta en la verificación de la capacidad financiera con base en la información antes requerida serán: (i) Índice de liquidez, (ii) Índice de endeudamiento y (iii) Razón de cobertura de intereses, así:

1. INDICE DE LIQUIDEZ: Índice de Liquidez = Activo corriente / Pasivo corriente, el cual determina la capacidad que tiene un proponente para cumplir con sus obligaciones de corto plazo. A mayor índice de liquidez, menor es la probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones de corto plazo.

2. ÍNDICE DE ENDEUDAMIENTO: Pasivo total / Activo total, el cual determina el grado de endeudamiento en la estructura de financiación del proponente. A mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad del proponente de no poder cumplir con sus pasivos.

3. RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES: Utilidad operacional / Gastos de intereses, el cual refleja la capacidad del proponente de cumplir con sus obligaciones financieras. A mayor cobertura de intereses, menor es la probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones financieras.

INDICADOR	CONDICION HABILITANTE (El oferente cumple)	CONDICION NO HABILITANTE. (El oferente no cumple)
Índice de liquidez	XXXXX	XXX
Índice de endeudamiento	XXXXX	XXX
Razón de cobertura de intereses	XXXXX	XXX

9. CONTENIDO TÉCNICO DE LA PROPUESTA

Los interesados en participar en el proceso de selección en calidad de proponentes u oferentes deberán tener en cuenta los siguientes aspectos al momento de presentar su propuesta:

• Referirse e informar claramente los aspectos de la propuesta sobre la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, si se requieren, y presentar la propuesta económica acompañada de la ficha técnica.

• Aceptar incondicionalmente los términos establecidos en estos estudios previos mediante documento suscrito por el representante legal de la empresa y/o aquellos informados en el documento que para el efecto publique el Instituto Caro y Xxxxxx en calidad de entidad contratante y en cumplimiento de la normatividad contractual vigente.

El presente estudio previo se realizó de conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, a los día/mes/año.

NOMBRE DE QUIEN REALIZA EL ESTUDIO

Cargo

Identificación del Cargo