NOVARTIS
NOVARTIS
TÉRMINOS Y CONDICIONES DE LA ORDEN DE COMPRA
1. OBJETO Y OBLIGACIONES
El Proveedor se obliga a entregar a NOVARTIS, o cualesquiera de sus afiliadas, matrices, corresponsales, sucursales y subsidiarias que se haya acordado, los materiales, mercancías, productos, propiedades, artículos (en adelante los bienes) y/o servicios, en la forma, lugar, plazo, condiciones y precios indicados en la misma, en la cotización aprobada por NOVARTIS y/o en el contrato que se encuentre firmado entre las partes.
2. ACEPTACIÓN
Esta Orden de compra (en adelante la Orden) se considera obligatoria una vez aceptada por el Proveedor. La aceptación podrá constar por escrito, o bien, por la entrega o suministro del pedido o por el comienzo de la ejecución del servicio o de la manufactura de los artículos especificados en dicha Orden de compra, asimismo, se tendrá por aceptada si la misma no es rechazada o modificada por escrito dentro de los 2 días hábiles siguientes a la fecha de su recepción.
3. MODIFICACIONES
NOVARTIS podrá modificar la Orden de compra dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de su envío, para lo cual NOVARTIS notificará por escrito por medio de un correo electrónico, carta o una nueva Orden de compra que indique el cambio o nuevo requerimiento.
4. RESPONSABILIDAD EN RELACION A EMPAQUES, IDENTIFICACIONES Y ENTREGAS
A menos que se indique lo contrario en la Orden, el Proveedor deberá:
a) Empacar y marcar los bienes objeto de esta Orden de la forma más idónea para asegurar su llegada al punto de entrega convenido y de acuerdo con los requerimientos del transportador, por lo que responderá por cualquier daño y/o desperfectos que presenten los bienes.
b) Contratar de conformidad con las demás condiciones especificadas en esta Orden, el medio de transporte más adecuado.
c) Cubrir por su cuenta todos los cargos y gastos por concepto de empaque, envases, embalaje y transporte al punto de destino convenido, por lo que dichos empaques, envases, embalajes o material que en el envío se empleen pasarán a ser propiedad de NOVARTIS, salvo pacto en contrario.
5. EMBARQUES EN EXCESO
NOVARTIS no será responsable por los artículos embarcados en exceso a los requeridos en la Orden, por lo que serán devueltos al Proveedor, quien deberá rembolsar a NOVARTIS todos los cargos y gastos de embarque, manejo, clasificación y transportación que se hayan causado por este evento, a menos que exista acuerdo entre las partes para manejar los artículos embarcados en exceso de forma distinta
6. EMBARQUES ESPECIALES
Si el Proveedor no cumple con todos los requerimientos de entrega especificados en esta Orden, NOVARTIS tendrá el derecho de exigir la entrega de los bienes en donde se requiera mediante servicio express o embarque aéreo (en adelante embarque especial). En estos casos el Proveedor rembolsará a NOVARTIS cualquier costo y/o cargo que ocasione el embarque especial, salvo que la falta de diligencia por parte del Proveedor se deba a un caso fortuito o de fuerza mayor.
7. PROGRAMAS DE ENTREGAS
Cuando se haya especificado en esta Orden que las entregas se deberán realizar de acuerdo con programaciones detalladas, el Proveedor deberá fabricar, ensamblar y/o adquirir únicamente los materiales necesarios para cumplir con cada uno de los plazos establecidos en la programación, caso contrario el Proveedor asumirá cualquier responsabilidad, gasto o cargo que pudiera surgir por no haber cumplido con este requerimiento.
8. TRANSPORTADOR
El Proveedor expresamente otorga a NOVARTIS el derecho de especificar, en cualquier tiempo, el medio de transporte que desea se utilice para entregar todo o parte del material amparado por esta Orden.
Cualquier cambio que haga NOVARTIS referente al medio de transporte especificado, puede ser objeto de un arreglo de mutuo acuerdo entre el Proveedor y NOVARTIS, de conformidad con lo estipulado en la cláusula de “Cancelación y Modificación de la Orden de compra”
9. INSPECCIÓN
NOVARTIS tendrá el derecho de inspeccionar y aprobar todos los materiales, herramientas o equipos de trabajo, artículos, así como la calidad del trabajo, de los bienes y/o servicios, en todo tiempo y lugar.
El Proveedor aportará y mantendrá un sistema de inspección adecuado que cubra los materiales, métodos de fabricación, entrenamientos a sus trabajadores y herramientas o equipos de trabajo. El Proveedor mantendrá a la disposición de NOVARTIS un registro de las inspecciones que se hagan a todo trabajo y material durante la ejecución de esta Orden o durante cualquier periodo de tiempo que se especifique en la misma.
10. GARANTÍA
El Proveedor garantiza que los bienes y/o servicios contratados por esta Orden, serán suministrados de acuerdo con las especificaciones o muestras proporcionadas por NOVARTIS, asegurando que los mismos han sido manufacturados con los materiales idóneos y garantizando la calidad del trabajo y/o servicios, asimismo, garantiza que los bienes entregados o suministrados se encuentran en perfecto estado, haciéndose responsable al saneamiento xx xxx cuando corresponda. Asimismo, el Proveedor garantiza que cualquier artículo suministrado bajo esta Orden reunirá las cualidades necesarias para cumplir adecuadamente con el final para el cual está destinado. Derivado de lo anterior, el Proveedor acuerda defender, indemnizar y mantener a NOVARTIS indemne de cualquier reclamación y/o queja de terceros, resultante de violaciones a la garantía antes mencionada.
11. RECHAZOS
En caso de que cualquier bien o servicio prestado sea defectuoso, por los materiales utilizados, por la calidad del trabajo o servicio, o por no reunir los requisitos o condiciones establecidos en esta Orden, NOVARTIS tendrá el pleno derecho, ya sea de rechazar su entrega o solicitar la corrección necesaria. En este último caso, todos los gastos que la corrección implique serán por cuenta exclusiva del Proveedor. La corrección será hecha inmediatamente después de que NOVARTIS lo solicite al Proveedor. En caso de que el Proveedor no cumpla con lo antes establecido, NOVARTIS podrá:
a) Reponer o corregir los materiales o servicios, cargando al Proveedor el costo correspondiente.
b) Rescindir la Orden por incumplimiento (ver numeral de 'Rescisión por incumplimiento').
c) Detener el proceso de pago de la factura correspondiente, hasta que se resuelva la situación que originó el rechazo.
12. CESION DE DERECHOS
a) El Proveedor no podrá ceder sus derechos y obligaciones derivados de la Orden de Compra sin el consentimiento previo y por escrito de NOVARTIS.
b) NOVARTIS podrá, en cualquier tiempo, ceder y/o transferir total o parcialmente los derechos y obligaciones que para ella derivan de la presente Orden de Compra a cualquier persona individual o jurídica, sin necesidad de aviso ni autorización previa ni posterior del Proveedor.
13. SUBCONTRATACION
El Proveedor no podrá sublicenciar, transferir, ni subcontratar ninguna de sus obligaciones en virtud de la presente Orden sin el consentimiento previo y por escrito de NOVARTIS.
En todo caso, si NOVARTIS efectivamente
autoriza a El Proveedor a sublicenciar o subcontratar los servicios contratados:
a) El Proveedor continuará siendo responsable solidaria y mancomunadamente del cumplimiento de sus obligaciones en virtud de la presente; y
b) El Proveedor será responsable exclusivo de todos los gastos relacionados con el otorgamiento de dicha sublicencia o subcontratación.
14. AUDITORÍA.
a) NOVARTIS, a su xxxxx, tendrá derecho en cualquier momento previa notificación de treinta días calendarios, a auditar todos los libros y registros de EL CONTRATISTA para asegurar el cumplimiento de este Contrato, incluyendo el cumplimiento de la cláusula “Cumplimiento de la ley”, así como para confirmar todos los pagos recibidos de NOVARTIS, cuando aplique.
b) NOVARTIS podrá nombrar un auditor para realizar la auditoría y, de hacerlo, el auditor designado estará sujeto a las obligaciones de confidencialidad con relación a la revisión de la información confidencial de EL CONTRATISTA. Una vez recibida la notificación de NOVARTIS para realizar la auditoría, EL CONTRATISTA deberá prestar total cooperará sin demora y brindar acceso a todos los documentos pertinentes que sean razonablemente requeridos.
c) La negativa u obstrucción de EL CONTRATISTA para que se realice la auditoría de sus registros se considerará un incumplimiento material del Acuerdo, y NOVARTIS tendrá derecho a terminarlo de forma inmediata de conformidad con esta cláusula.
15. PROPIEDAD DE NOVARTIS
Salvo pacto en contrario y por escrito, la propiedad de cada diseño, plano, así como cualquier otra obra derivada directa o indirectamente, incluyendo todas las herramientas, materiales o equipo suministrado al Proveedor, corresponderá siempre a NOVARTIS y se entenderá que éste lo entrega en calidad de comodato. El Proveedor no usará tales diseños, planos, obras, herramientas, materiales o equipo, sino para ejecutar el trabajo de NOVARTIS y con su autorización escrita. Los bienes de NOVARTIS, mientras están en la posesión o control del Proveedor, serán custodiados, utilizados y conservados en las condiciones idóneas, según su naturaleza, bajo su responsabilidad y riesgo, quien, en caso de pérdida, pagará su costo a NOVARTIS inmediatamente. NOVARTIS podrá disponer en todo tiempo de los bienes en referencia y el Proveedor se los entregará inmediatamente después de su utilización o cuando le sea requerido. Esta disposición también será aplicable para servicios que generen o estén relacionados, directa o indirectamente, con propiedad intelectual, tales como (en forma enunciativa y no limitativa) marcas, logos, expresiones de publicidad, estrategias xx xxxxxxx escritos, ediciones, fotografías, diseños, diagramaciones, modelos de utilidad, secretos empresariales o comerciales, imágenes y otros, que hayan sido realizadas por encargo de NOVARTIS, o que se hayan desprendido de la misma, sin que contradiga al derecho de mencionar la autoría de los mismos, ya que la entrega y el pago por los servicios contratados implican la cesión total, expresa, en cualquier territorio del mundo y por plazo indefinido, de sus derechos patrimoniales y/u otros que sean materia de cesión.
16. CANCELACIÓN Y MODIFICACIONES DE LA ORDEN DE COMPRA
Salvo disposición contractual en contrario y por escrito, NOVARTIS podrá:
a) Cancelar la ejecución del objeto de esta Orden, en cualquier tiempo y en forma total o parcial enviando un aviso por escrito al Proveedor de dicha cancelación, aviso que tendrá efectos inmediatos. El Proveedor suspenderá el trabajo de conformidad con lo establecido en el aviso y hará del conocimiento de NOVARTIS inmediatamente sobre las cantidades de bienes que tenga en existencia a la fecha de recepción del aviso. El Proveedor cumplirá con las instrucciones de NOVARTIS respecto a la custodia, protección, transferencia y/o disposición del título y posesión de tales bienes y NOVARTIS le pagará exclusivamente el costo de los bienes procesados o que se encuentren en proceso a la fecha de recibido el aviso, previa revisión de los documentos que respalden las obligaciones adquiridas por el proveedor. Esta disposición aplica también para aquellos servicios cuya Orden de compra sea cancelada o modificada por NOVARTIS.
b) Hacer cambios en el pedido, previo aviso por escrito al Proveedor, dentro de los lineamientos generales de esta Orden, en los siguientes renglones:
b.1) Planos, diseños o especificaciones;
b.2) Método en el empaque o embarque;
b.3) Bienes cuyo uso conceda NOVARTIS al Proveedor para que éste efectúe los trabajos y/o servicios contratados por esta Orden de compra.
Si cualquier cambio causa un incremento o decremento en el costo o en el tiempo especificado para la ejecución de todo o parte del trabajo, podrá acordarse un ajuste equitativo en el precio en los programas de entrega, lo cual deberá hacerse constar por escrito.
c) Hacer modificaciones o cancelaciones, sin ninguna responsabilidad, y con efectos inmediatos en casos de fuerza mayor o caso fortuito (incendios, accidentes, huelgas, restricciones legales y otras causas) ajenas y fuera su control. Cuando el Proveedor tenga conocimiento de un conflicto real o potencial, o suceso fortuito, (como accidentes, huelgas, restricciones legales, declaración de suspensión de pagos o quiebra y otras causas ajenas a su control) y que originen retraso o amenaza de retraso en el tiempo de ejecución de esta Orden, deberá dar aviso inmediato a NOVARTIS incluyendo toda información importante al respecto, quien decidirá si se continúa con lo especificado en la Orden de compra o si se rescinde.
17. RESCISION POR INCUMPLIMIENTO
Esta Orden quedará cancelada y sin ningún efecto legal, sin necesidad de declaratoria judicial ni de previo aviso, en caso de que el Proveedor no entregue los bienes o no ejecute los servicios en el plazo, forma, modo y demás condiciones y/o requisitos especificados en la Orden, o bien, por no cumplir con cualquiera de los términos y condiciones de la Orden de compra y las políticas de NOVARTIS. En estos supuestos NOVARTIS podrá elegir libremente cualquiera de las siguientes opciones:
a) Pedir que x xxxxx del Proveedor se manufacturen por un tercero los bienes y/o se ejecuten los servicios a que se refiere esta Orden.
b) Solicitar judicialmente la ejecución forzosa de la Orden y el pago de daños y perjuicios, si correspondiere.
c) Rescindir la Orden de compra con la restitución de las cantidades que NOVARTIS le haya entregado al Proveedor más el pago de daños y perjuicios causados. El monto de dicho pago se establecería en una declaración judicial.
d) Xxxxx el cese inmediato del servicio que preste el Proveedor sin responsabilidad alguna.
e) NOVARTIS podrá dejar sin efecto la Orden en cualquier momento, con efecto inmediato, mediante una notificación por escrito, en caso de que el Proveedor incumpla con las cláusulas de Cumplimiento de la Ley, de Auditoría o por realizar cualquier omisión significativa o proporcionar información falsa, imprecisa o errónea en el «Cuestionario para Terceros» (cumplimentado con anterioridad a la celebración de la presente Orden).
18. SEGURO
El Proveedor contratará los seguros que sean suficientes para responder a los riesgos que emanan de sus actividades, para poder responder a las obligaciones que se deriven de esta Orden. Asimismo, el Proveedor permitirá a NOVARTIS, en cualquier momento tener acceso a la documentación e información suficiente que evidencie ha cubierto los riesgos que puedan correr sobre su empresa, los bienes de ésta, o bien sobre las herramientas o bienes de cualquier tipo suministrados por NOVARTIS, en el cumplimiento de la presente Orden. El Proveedor acepta expresamente que todos los riesgos y/o perdidas, totales o parciales de los bienes y/o servicios referidos en esta Orden, corren por su exclusiva cuenta hasta que se haga entrega de los mismos a NOVARTIS de conformidad con los plazos, forma, modo y demás condiciones indicados en esta Orden de compra. Asimismo, el Proveedor se obliga a indemnizar, defender, proteger y mantener indemne a NOVARTIS contra toda reclamación, queja, pérdidas, o daños que, tanto NOVARTIS como terceros, podrían sufrir como resultado de la ejecución defectuosa de los bienes o servicios que ampara la presente Orden.
19. USO DE NOMBRE E IMAGEN CORPORATIVA
El Proveedor, sin el consentimiento previo y por escrito de NOVARTIS, no deberá comunicar y/o publicar por ningún medio que ha suministrado o que ha sido contratado para el suministro de los bienes y/o servicios mencionados en esta Orden. Tampoco usará, bajo ningún concepto, el nombre de NOVARTIS, ni de cualquier de sus subsidiarias, sucursales o filiales en la publicidad o comunicación que haga sobre su empresa. Si los bienes o materiales especificados en esta Orden corresponden a un diseño exclusivo de NOVARTIS, o si incluye marcas, logos o señales y expresiones de publicidad, el Proveedor se abstendrá de disponer de los mismos en cualquier forma distinta a la indicada en esta Orden.
20. PROPIEDAD INTELECTUAL DE TERCEROS
El Proveedor garantiza que la venta, cesión uso o cualquier forma de disposición sobre los bienes o servicios amparados en esta Orden, no violan, infringen o contribuyen a infringir la propiedad intelectual de terceros (entendida ésta como propiedad industrial o derechos de autor o derechos conexos), es decir, no infringen de ninguna manera alguna patente, marca, modelo o dibujo industrial, derechos o nombres comerciales, etc., y se obliga a responder en caso de que lo declarado no sea cierto, y por ende, a indemnizar y a mantener indemne a NOVARTIS de cualquier reclamo que pueda ser presentado en su contra o contra sus clientes, debiendo responder y pagar los gastos, costas procesales, daños y/o perjuicios que se ocasionen en tal sentido.
21. CONFIDENCIALIDAD
El Proveedor, sus funcionarios, representantes, empleados, obreros, agentes y/o cualquier tercero involucrado en la ejecución del objeto de la Orden, mantendrán en total secreto y estricta confidencialidad toda la información, conocimiento, planes, asuntos, estrategias y/u operaciones derivadas de la presente Orden de compra o que sean de su conocimiento durante la ejecución del mismo, concerniente a NOVARTIS y/o sus afiliadas, matrices, corresponsales, sucursales y subsidiarias, para que no sean del dominio público. Si así lo requiere NOVARTIS, el Proveedor y/o su personal, agentes y/o terceros relacionados con el Proveedor para la ejecución de la presente Orden, firmarán compromisos o acuerdos de confidencialidad por escrito, los cuales serán suministrados por NOVARTIS, por lo que el Proveedor garantiza que limitará tanto como sea posible el acceso del personal a información confidencial.
22. PRIVACIDAD DE DATOS (DATA PRIVACY)
El proveedor tratará los datos de carácter personal a los que tenga acceso, de conformidad a las instrucciones de NOVARTIS. Tampoco los aplicará o utilizará con un fin distinto al objeto de la relación comercial que existe entre las partes, ni los comunicará a otras personas con quienes no tenga acuerdo de confidencialidad, ni siquiera para su conservación.
El proveedor deberá adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, teniendo en cuenta el estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que estén expuestos, ya sea que provengan de la acción humana o de la naturaleza.
23. CONFLICTO DE INTERESES
El Proveedor asegura que para la ejecución de la Orden no existe conflicto de interés que ponga en riesgo o perjudique los intereses de NOVARTIS, sin embargo, comunicará inmediatamente si alguna situación de esta naturaleza se suscita durante la ejecución de esta Orden. En este sentido, el proveedor deberá tomar todas las medidas necesarias para prevenir que sus representantes, empleados, mandatarios, agentes o intermediarios, ya sea en forma directa o indirecta, paguen u ofrezcan regalos, comisiones, prestamos, privilegios, dádivas, recompensas u otro tipo de atención especial (con excepción de comidas ocasionales o atenciones que no se extiendan más allá de un mismo día) a los empleados, representantes, mandatarios, agentes o intermediarios de NOVARTIS, así como a familiares de los mismos, sin la autorización expresa y por escrito de NOVARTIS. Asimismo, se compromete el Proveedor a informar si algún empleado o representante de NOVARTIS le requiere algún tipo de comisión, regalo o dádiva o le ofrezcan algún tipo de pago o ventaja para ofrecer u obtener un negocio con ésta. Igualmente y a los únicos fines de coadyuvar al mantenimiento de la política de Conflicto de Intereses de NOVARTIS, El
Proveedor deberá suministrar a NOVARTIS la información sobre sus empleados, directores o accionistas que a la vez posean interés en los negocios de NOVARTIS, sea como, directivos, empleados, agentes, contratistas, consultores o que de cualquier otra manera forme parte de sus colaboradores. Esta información deberá permanecer actualizada y deberá comunicarse por escrito a NOVARTIS.
Para cualquier comunicación referente a está clausula puede escribir a la dirección de correo: xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx .
24. REGULACIONES GUBERNAMENTALES Y DE SEGURIDAD
El Proveedor deberá cumplir con todas las regulaciones gubernamentales y de seguridad con relación a materiales peligrosos, restringidos y/o tóxicos; así como las reglamentaciones ambientales, eléctricas y electromagnéticas aplicables en los países de manufactura y de venta de los bienes objeto de esta Orden de compra, así como con todos los requerimientos de seguridad y salud en el trabajo señalados o requeridos por NOVARTIS.
25. ANTICIPOS
El Proveedor se obliga a prestar los servicios en la forma consignada en el contrato marco y en este documento. Por lo que, NOVARTIS tendrá el derecho de rechazar total o parcialmente la prestación de los servicios o entrega de bienes que no cumplan con los términos y condiciones establecidos, así como con las especificaciones, forma, tiempo y demás solicitudes que por escrito le haya formulado.
En caso de incumplimiento por parte del Proveedor a cualquiera de las obligaciones indicadas, éste deberá a su xxxxx, enviar una nota de crédito del quince por ciento (15%) del valor total del evento en concepto de daños y perjuicios ocasionados a NOVARTIS.
En el caso de incumplimiento total del proveedor, por razones consideradas como caso fortuito o fuerza mayor, y como consecuencia no se lleve a cabo el evento, habiendo NOVARTIS entregado el anticipo correspondiente, el proveedor deberá reintegrar a NOVARTIS la totalidad del anticipo referido.
El Proveedor será responsable de enviar a NOVARTIS las políticas de cancelación de los terceros relacionados (tales como hospedaje, registros al congreso, etcétera) así como de negociar el reembolso en caso de cancelaciones que se realicen. NOVARTIS podrá requerir una copia de los contratos que firme con sus proveedores, siempre que NOVARTIS tenga que pagar alguna penalización por multas y/o cancelaciones que surjan durante y/o después el evento.
26. OTROS
a) Principios Generales del Negocio. - El Proveedor manifiesta su conformidad de adherirse a los Principios Generales del Negocio, a las Políticas de NOVARTIS de Salud, Seguridad y Medio Ambiente, y cualesquiera otras que se le notifiquen. Así mismo declara que no ha hecho ni hará o ayudará en relación con este contrato ningún pago, préstamo, regalos, promesas u ofrecimiento de gratificaciones en dinero o cualquier otro valor, especialmente si constituye un soborno o comisión , rembolso o pago ilegal:
(i) Para uso o beneficio de cualquier empleado o funcionario del gobierno o sus organismos descentralizados,
(ii) Para cualquier otra persona que beneficie al progreso de sus negocios.
b) EL PROVEEDOR se obliga a cumplir con lo establecido en el Código de Conducta de NOVARTIS, así como en sus políticas internas tales como el Código de Proveedores de NOVARTIS, Principios y Prácticas para Profesionales, Política Anti-soborno y cualesquiera otras que se le notifiquen, así como a informar a sus empleados, representantes, mandatarios, agentes o intermediarios, que asigne para la ejecución de los bienes o servicios en favor de NOVARTIS, el contenido de dichas políticas. En caso de incumplimiento por parte de EL PROVEEDOR o de sus empleados, representantes, mandatarios, agentes o intermediarios, será causa de rescisión inmediata de la presente Orden de compra. Con la aceptación de la Orden de compra, las partes garantizan el cumplimiento adecuado y oportuno de
todas las obligaciones previstas en la ley, reglamentos y demás disposiciones legales y/o la costumbre, que directa o indirectamente se relacionen con el cumplimiento de la presente Orden de compra, específicamente aquellas estipuladas en la normativa de trabajo relativas a buscar el beneficio social y proteger la salud, seguridad e integridad de los menores de edad y personas con capacidades especiales que sean sujetos de una relación laboral
c) Cualquier pago parcial o anticipo hecho por NOVARTIS al Proveedor por partes, materiales o servicios cubiertos por esta Orden, no constituirá la aceptación de los mismos a menos que se acuerden con las especificaciones, términos y condiciones detallados en la propia Orden.
d) En caso de que la Institución Bancaria del Prestador cobre alguna comisión por el depósito o transferencia electrónica del monto acordado entre NOVARTIS y el Tercero, dicha comisión correrá a cargo del Prestador, ya que NOVARTIS no cubrirá dicho valor.
e) Xxxx: El Proveedor incurre en xxxx, sin necesidad de requerimiento, desde el día siguiente a aquel en que venzan o sean exigibles las obligaciones contraídas por esta Orden. El cargo moratorio será equivalente a 1% diario acumulativo día a día del total de la Orden de compra generada o lo que se indique en el contrato si existiese.
Si el atraso del proveedor en la entrega del bien o servicio perjudica el negocio de NOVARTIS, esta se encuentra en completa libertad en no aceptar el bien o servicio días después de lo estipulado y no está obligada a cancelar la factura del bien o servicio.
Queda a discreción de NOVARTIS hacer efectiva la xxxx referida.
27. CLAUSULA COMPROMISORIA Y JURISDICCION
Salvo pacto en contrario, cualquier conflicto o divergencia que surja entre NOVARTIS y el Proveedor, derivados de la interpretación, ejecución, cumplimiento o aplicación de esta Orden, se resolverá directamente entre las partes. Si transcurridos veinte (20) días hábiles, no fuese posible llegar a un acuerdo, la controversia será resuelta mediante arbitraje de equidad en Panamá. El arbitraje se realizará en el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Panamá (en adelante denominado el Centro), de conformidad con el reglamento de dicho centro que se encuentre vigente al momento de la disputa, el cual las partes aceptan desde ya en forma irrevocable. El idioma del arbitraje será el español.
Asimismo, cualquier litigio que pueda surgir como resultado de esta Orden de compra será sometido a las leyes de Panamá.
Esta cláusula compromisoria es autónoma de las demás cláusulas de la Orden, por lo que subsistirá no obstante que la Orden o sus términos y condiciones se impugnen de nulidad, anulabilidad o invalidez, parcial o totalmente por lo que, en cualquier caso, podrá invocarse la excepción de incompetencia ante los tribunales ordinarios, si alguna de las partes pretende promover cualquier acción ante jueces y/o tribunales ordinarios de cualquier jurisdicción.
Se exceptúa los casos en los que corresponde la ejecución, o si por alguna disposición legal no correspondiere el arbitraje, para cuyos casos se someten a los tribunales que elija NOVARTIS en Panamá, renunciando las partes a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.
28. CUMPLIMIENTO XX XXX Y POLÍTICAS ANTI-SOBORNO
En el ejercicio de sus derechos y cumplimiento de sus obligaciones, el proveedor deberá cumplir con todas las leyes, reglamentos y regulaciones vigentes y aplicables en el territorio, durante la ejecución los servicios, incluyendo aquéllas relacionadas con anticorrupción. El cumplimiento por parte del proveedor de las leyes y regulaciones aplicables vigentes en el territorio es una condición ineludible, por lo que su incumplimiento se tipificará como una causal para la terminación del servicio inmediatamente.
En ejercicio de sus derechos y ejecutando sus obligaciones de conformidad con lo establecido en esta Orden, el Proveedor se compromete a lo siguiente:
a) No prometerá, ofrecerá, pagará, gestionará a través de terceros, aceptará o inducirá pagos, ni realizará algún acto que pueda considerarse como soborno;
b) Cumplirá con la legislación y las regulaciones, incluidas las relacionadas con soborno y corrupción, como la US Foreign Corrupt Practices Act (Ley de EE. UU. sobre Prácticas de Corrupción en el Extranjero) o la UK Bribery Act (Ley contra el Soborno del Reino Unido), entre otras;
c) Cumplirá con los estándares del sector;
d) Cumplirá con todas las políticas y lineamientos que reciba de NOVARTIS para la ejecución de los servicios. En caso de que NOVARTIS emita directrices o políticas adicionales con relación a las actividades de del Proveedor, en virtud de esta Orden, NOVARTIS le proporcionará una copia de las mismas y, éste deberá cumplir debidamente con dichas directrices y políticas. El Proveedor, por la presente, confirma haber leído y comprendido las políticas y directrices de NOVARTIS antes mencionadas; y
e) Cumplirá sus obligaciones en virtud de esta Orden, con integridad y altos estándares éticos de integridad.
f) El “Proveedor” reconoce y se obliga a no subcontratar o sub-licenciar sus derechos ni sus obligaciones sobre la presente orden de compra, sin que exista previo consentimiento u aprobación expresa y por escrito. En caso de ser aprobado, el Tercero será responsable de los gastos relacionados con el otorgamiento de la licencia.
g) El Tercero reconoce y se obliga a no ceder ni en sus derechos ni sus obligaciones sobre la presente orden de compra, ni parcial ni totalmente, sin que exista previo consentimiento u aprobación expresa y por escrito de Novartis.
h) Novartis tendrá derecho de requerir en cualquier momento, previa notificación por escrito por parte de su representante legal en hoja membretada y su firma autógrafa con antelación de cuando menos 30 (treinta) días hábiles, a auditar todos los libros y registros del “Proveedor” que tengan relación a la presente orden de compra, para asegurar su cumplimiento. La auditoría incluye el obtener evidencia del cumplimiento de las "Obligación de Cumplimiento Antisoborno” así como el confirmar todos los pagos efectuados por Novartis.
Novartis podrá nombrar un auditor para realizar una auditoría y de hacerlo, el auditor designado estará sujeto a las obligaciones de confidencialidad con relación a la revisión de la Información confidencial del “Proveedor”. Al recibir una notificación escrita de Novartis acerca de su decisión de realizar una auditoría, el Proveedor ofrecerá inmediatamente plena cooperación y otorgará acceso a todos los documentos y materiales pertinentes, según sean razonablemente solicitados.
La negativa u obstrucción del “Proveedor” para que se realice la auditoría de sus registros se considerará un incumplimiento sustancial de esta orden de compra y Novartis tendrá derecho a rescindir la relación contractual que hubiere entre las partes firmantes de la presente.
i) El “Proveedor” será responsable de entrenar a todo su personal (incluidos los contratistas autorizados) implicado en el desarrollo de las actividades establecidas, mediante un entrenamiento anti soborno y sobre las políticas y regulaciones Anticorrupción aplicables (en adelante el Entrenamiento Anticorrupción”, debiendo hacerse cargo de los gastos relacionados. Salvo que Novartis solicite llevar a cabo el entrenamiento de otro modo.
Dicho “Entrenamiento Anticorrupción” incluirá, como mínimo, las disposiciones de la legislación de soborno y corrupción en vigor y tendrá lugar antes de la prestación de servicios o relación comercial o contractual con Novartis. El “Proveedor” garantizará que el nuevo personal (incluidos los contratistas autorizados), que posteriormente prestará servicios a Novartis, reciban el “Entrenamiento Anticorrupción”.
Novartis tendrá derecho, si así lo solicita, a impartir (directamente o mediante sus filiales o contratistas) el “Entrenamiento Anticorrupción”. Si el “Proveedor” recibe dicha solicitud, se compromete a cooperar plenamente con Novartis para que dicha formación pueda llevarse a cabo, lo que incluye proporcionar un acceso razonable y necesario para tal fin a sus instalaciones y empleados implicados en la prestación de servicios a Novartis.
A solicitud de Novartis y en cumplimiento de la regulación de protección de datos personales aplicables en México, el Proveedor proporcionará de inmediato copias del material de formación y la lista de asistencia a la formación (que deberá incluir el nombre y la calificación del formador).
j) En caso de ser requerido, el “Proveedor” deberá entregar a Novartis, cada año natural durante la vigencia de la presente orden de compra, una carta de confirmación de cumplimiento (en adelante Carta de Confirmación de Cumplimiento” misma que deberá ajustarse al siguiente formulario: NOVARTIS FARMACÉUTICA, S.A.(AC), y , mantienen una relación contractual derivada de la orden de compra de fecha (fecha de OC), en adelante la “orden de compra”. En virtud de lo anterior, en este acto y por medio de la presente, , confirma a través de sus representantes legales que, para el año calendario (año), ha cumplido con todas las obligaciones relacionadas con las cláusulas de anticorrupción. La Confirmación de cumplimiento deberá entregarse durante el primer trimestre del año siguiente al año natural al que hace referencia. Si el “Proveedor” no proporciona una Confirmación de cumplimiento debidamente cumplimentada, tal y como establece esta orden de compra, se considerará un incumplimiento sustancial de la presente y Novartis tendrá derecho a rescindirla de conformidad con la cláusula de terminación.
El incumplimiento del Proveedor a alguna de las obligaciones establecida en este apartado se considerará un incumplimiento material la presente Orden de Compra, y NOVARTIS tendrá derecho a darla por terminado, de conformidad con la cláusula de Rescisión por Incumplimiento.
29. PRESENTACION DE FACTURAS
El proveedor deberá presentar sus facturas en el domicilio de NOVARTIS, que declara conocer, en los horarios pactados para este fin. Deberá anexar junto con la factura original, una copia de la Orden de compra y los documentos de respaldo que comprueben la entrega del bien o servicio. No se recibirán facturas que no cumplan con la información requerida.
30. CALENDARIO DE PAGOS
Salvo pacto en contrario NOVARTIS tiene la política de pago a proveedores dentro de los 60 días de presentación de la factura. Los pagos son efectuados según el calendario de pagos definido anualmente. El proveedor declara que conoce y acepta que la aplicación de dicho calendario puede incrementar los días crédito hasta en 10 días sin que esto represente un retraso en el pago. Los requerimientos de información sobre pagos, deben dirigirse a Tesorería de NOVARTIS y el proveedor, podrá solicitar una copia de dicho calendario.
31. DISPOSICIONES FINALES
i) ENTREGAS: Las entregas deberán hacerse en los plazos, forma, modo, cantidades y demás condiciones determinados en esta Orden de compra, o de conformidad con los requerimientos hechos al proveedor por parte de NOVARTIS. No se aceptan entregas parciales, salvo que haya sido pactado y establecido en la Orden. Si el proveedor falla en el cumplimiento de las entregas o en el servicio en la forma pactada, responderá y pagará a NOVARTIS los daños y perjuicios que se hubieren ocasionado, así como el pago referente a transporte, o cualquier otro gasto adicional para cumplir las necesidades de NOVARTIS.
ii) TRANSPORTISTAS: NOVARTIS podrá especificar el Transportista y/o medio de transporte, pero será el Proveedor quien deberá procesar los documentos de embarque y establecerá la ruta para el movimiento de los bienes hasta el punto de destino. El Proveedor deberá cumplir con los requerimientos de Transportistas establecido por Quality QA, Health, Safety and Environment (HSE) y Security, Road
Transport que incluyen, pero no se limitan al medio de transporte, y a la asignación de un transportista en horarios para carga y descarga.
El transportista será responsable de todos los costos adicionales que se incurran en el incumplimiento de las instrucciones de NOVARTIS.
iii) GARANTIA DE PRECIOS: El Proveedor garantiza que los precios en la Orden son completos, y que no se incurrirá en gastos adicionales de ningún tipo que no sean aprobados y sin el consentimiento previo de NOVARTIS. El proveedor mantendrá el precio pactado. Este precio se mantendrá fijo y solo podrá incrementar/disminuir en función a regulaciones gubernamentales que puedan afectarlo, previa comprobación y aprobación de NOVARTIS de dichas causas (tipo de cambio, controles de precios, etc.). El proveedor deberá proporcionar las bases de cálculo para reconsiderar los precios y NOVARTIS hará los trámites pertinentes para hacer los ajustes y comprobaciones y emitirá su opinión final al proveedor en un periodo de 30 días una vez sometida la solicitud. Pasado ese lapso sin respuesta, se considerará rechazada la propuesta y rescindida la Orden de compra.
iv) DISPOSICIONES CONTRACTUALES: Cualquier disposición contractual establecida entre las partes sobre la prestación de los servicios y/o bienes amparados en esta Orden de compra y que verse sobre el mismo objeto, prevalecerán sobre cualquiera de las disposiciones aquí establecidas, permaneciendo vigentes las disposiciones de la Orden que no hayan sido expresamente reguladas en el contrato suscrito o que puedan suscribir las partes.
32. GESTION DE RIESGOS DE TERCEROS (TPRM por sus siglas en inglés)
Es el deseo de NOVARTIS que los Proveedores con los cuales trabajamos cumplan las leyes, se atengan a las prácticas éticas para las transacciones comerciales y respeten el Código para Proveedores. El Código para Proveedores de NOVARTIS y otros códigos, políticas y lineamientos afines se encuentran en xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxx.xxxxx.
Los Proveedores se familiarizarán con estos códigos, políticas y lineamientos, y suministrarán información a los colaboradores de NOVARTIS, cuando sea requerido, en relación con las prácticas laborales, sanitarias y de seguridad, bienestar animal, anti-corrupción y competencia xxxx, privacidad y protección de los datos, en el formulario solicitado y permitirán a los colaboradores de NOVARTIS (o a otros expertos designados) el debido acceso a los fines de auditar el cumplimiento con dichos estándares.
Los Proveedores empeñarán todos sus esfuerzos para rectificar los casos identificados de falta de cumplimiento e informar a NOVARTIS el progreso de las medidas correctivas cuando ésta lo solicitare. Queda a criterio de NOVARTIS ejercer la facultad de dar por finalizada la relación comercial anticipadamente sin compensación alguna por la falta de cumplimiento con dichos estándares. El Proveedor confirma que ha leído y comprendido el Código para Proveedores de NOVARTIS.
33. CAMBIOS ESTRUCTURALES
El proveedor garantiza y confirma que la información proporcionada en el «Cuestionario para Terceros», proporcionado con anterioridad a la presente Orden es precisa y completa (y que dicha información se tratará como parte integrante de este Orden). El Proveedor informará por escrito a NOVARTIS sobre: (i) cualquier cambio significativo en la información proporcionada en el Cuestionario para Terceros y (ii) cualquier cambio significativo en su estructura, lo antes posible tras el cambio correspondiente, en ambos casos.
34. ENTRENAMIENTO
Salvo que NOVARTIS lo solicite de otra forma, El Proveedor a su propia xxxxx será responsable de entrenar a todo su personal (incluidos los subcontratistas autorizados) que esté involucrado en la ejecución de las actividades establecidas en esta Orden, en relación a anti-corrupción (incluyendo el entrenamiento anti-soborno). Dicho entrenamiento incluirá, como mínimo, las disposiciones aplicables sobre soborno y anticorrupción y deberá realizarse antes de que el personal preste efectivamente los servicios a NOVARTIS. El proveedor garantizará que el entrenamiento de anti soborno sea recibido por cualquier
personal nuevo (incluidos los subcontratistas aprobados), que desee incorporar para prestar los servicios a NOVARTIS.
NOVARTIS tendrá derecho, si así lo requiere, a proporcionar (directamente o mediante sus filiales o contratistas) el entrenamiento Anti-soborno (o alguna parte de este). Si El Proveedor recibe dicha solicitud por parte de NOVARTIS, se compromete a cooperar plenamente para que dicho entrenamiento pueda llevarse a cabo, incluyendo el acceso necesario a sus instalaciones, convocando a los empleados que deberán prestar servicios a NOVARTIS.
A solicitud de NOVARTIS, el Proveedor proporcionará de inmediato copias del material de entrenamiento y la lista de asistencia a la capacitación (el cual deberá incluir el nombre y la calificación del entrenador).
NOVARTIS
PURCHASE ORDER TERMS AND CONDITIONS
1. PURPOSE AND OBLIGATIONS
The Vendor is forced to handout NOVARTIS, (hereinafter indistinctly named as Novartis), or any of its subsidiaries, headquarters, correspondents, agencies, and affiliates that were agreed, the materials, goods, products, properties, articles (hereinafter named as the goods) and/or services, in the way, place, term, conditions, and prices stated in the quotation Novartis approved and/or in the contract that the parties subscribed.
2. ACCEPTANCE
This purchase order (hereinafter named the Order) is deemed mandatory once the Vendor accepts it. The acceptance can be by writing, or, by the delivery or supplying of the order or for the beginning of the execution of the service or the manufacturing of the items included in Order; likewise, this will be considered as accepted if it is not rejected or modified by writing within two (2) working days after its reception date.
3. AMENDMENTS
Novartis will be able to modify the purchase order within ten (10) working days after the day of its delivery, and will notify by written notice or by means of an email, letter or new purchase order that states the change or new requirement.
4. RESPONSIBILITY REGARDING PACKINGS, IDENTIFICATIONS AND DELIVERIES
Unless it is stated in the Order, the Vendor must:
a) Pack and mark the goods included in this order in the best way possible to guarantee its arrival to the agreed delivery point and according to the requirements of the carrier, reason for which it will be responsible for any damage and/or imperfection the goods display.
b) Hire the most adequate transportation according to the conditions included in this Order.
c) Cover at its own expense all charges and expenses for the packaging and transportation of goods to the agreed destination. The packaging or material used in the shipment will become the property of Novartis, unless it is otherwise agreed
5. IN EXCESS SHIPMENTS
Novartis will not be liable for items shipped in excess to the ones required in the order, reason for which these will be returned to the Vendor, who must reimburse Novartis all the shipment, handling, classification, and transportation charges and expenses resulting from this event, unless there is an agreement between the parties to handle items shipped in excess in a different way.
6. SPECIAL SHIPMENTS
If the Vendor does not meet all the delivery requirements included in this order, Novartis will be entitled to demand the delivery of the goods where it is required through express service or air shipping (herein special shipment). In such cases, the Vendor will reimburse Novartis for any cost or charge occasioned by the special shipment, unless the Vendor's failure to perform due to unforeseeable circumstances or force majeure.
7. DELIVERIES SCHEDULE
When in this order it is stated that the deliveries must be done following a detailed schedule, the Vendor must manufacture, assemble, and/or acquire only the materials that are required to meet each of the terms established in the schedule, contrary case the Vendor will assume any responsibility, expense, or charge that can result for not complying with this requirement.
8. CARRIER
The Vendor expressly grants Novartis the right to specify, at any time, the transportation means that it wants to be used to deliver all or part of the material supported by this Order. Any change Novartis does regarding the specified transportation means, can be object of a mutual arrangement between the Vendor and Novartis, according to what it is stated in the “Purchase Order Cancellation and Modification” clause.
9. INSPECTION
Novartis will be entitled to inspect and approve all the materials, tools, or work equipment, items as well as the work, goods, and/or services quality, at any time or place.
The Vendor will give and will keep an adequate inspection system that covers the materials, manufacturing methods, training courses to its employees and working tools or equipment. The Vendor shall keep at the disposal of Novartis a record of the inspections made to all work and material used during the execution of this Order or during any period specified therein.
10. GUARANTEE
The Vendor guarantees that the goods and / or services hired by this order, will be supplied in accordance with the specifications or samples provided by Novartis, ensuring that they have been performed with the appropriate materials and guaranteeing the quality of the work and / or services. It also guarantees that the goods delivered or supplied are in perfect condition, being responsible for the sanitation of law when appropriate.
Likewise, the Vendor guarantees that any item supplied under this order will meet the necessary qualities to properly fulfill the purpose for which it is intended. Derived from the foregoing, the Vendor agrees to indemnify and hold Novartis harmless from any claims and / or third party claims resulting from breaches of the foregoing warranty.
11. REJECTIONS
In the event that any good or service provided is defective, for the materials used, for the quality of the work or service, or for not meeting the requirements or conditions established in this order, Novartis will have the full right, either to refuse the delivery or request the necessary correction. In the latter case, all expenses that the correction implies will be at the sole expense of the Vendor. The correction will be made immediately after Novartis requests the Vendor. In the event that the Vendor fails to comply with the above, Novartis may:
A) Replace or correct the materials or services, charging the Vendor the corresponding cost.
B) Terminate the Order for non-compliance (see the' Cancellation due to non-compliance' clause ').
C) Stop the process of payment of the corresponding invoice, until the situation that caused the rejection is resolved.
12. CESSION OF RIGHTS
The Vendor shall not assign its rights and obligations under this Order without Novartis’ prior written consent.
NOVARTIS at any time, shall be able to totally or partially cede and/or transfer the rights and obligations derived for it, from this Order, to any person or combination of persons, in such a case, it must notify the Vendor of any assignment and/or transfer of this type, as soon as it may be reasonably possible, after such assignment and/or transfer is done.
13. SUBCONTRACTING
The Vendor is not entitled to sublicense or subcontract any of its obligations under this Order without the prior written consent of Novartis. In the event that Novartis grants any such approval:
a) The Vendor will nonetheless remain fully liable for the performance of its obligations hereunder; and
b) The Vendor will be exclusively responsible for all costs associated with any such sublicense or subcontract arrangement.
14. AUDIT
a) Novartis shall have the right, at its cost, at any time upon prior notice of 30 calendar days, to audit all of the Vendor’s books and records to ensure its compliance with this Order, including the “COMPLIANCE WITH LAW AND ANTI-BRIBERY POLICY” Section”, and to confirm all payments received from Novartis.
b) Novartis may appoint an auditor to perform an audit and, if so, the appointed auditor will be subject to confidentiality obligations in relation to its review of the Vendor’s Confidential Information. Upon written notice by Novartis that it wishes to conduct an audit, the Vendor will promptly provide full cooperation and grant access to all relevant documents and materials as reasonably required.
c) The Vendor’s refusal or obstruction to audit their records shall constitute a material breach of this Order, and Novartis shall have the right to terminate the services and cancel the Purchase Order immediately, without responsibility on their part and without judicial declaration.
15. NOVARTIS OWNERSHIP
Unless otherwise agreed in writing, the ownership of each design, plan, and any derivative work directly or indirectly, including all tools, materials or equipment supplied to the Vendor, shall always be the property of Novartis and shall be deemed to be delivered as bailment.
The Vendor will not use such designs, plans, works, tools, materials or equipment, but to carry out the work of Novartis and with its written authorization.
Novartis goods, while in the possession or control of the Vendor, shall be guarded, used and maintained under the proper conditions, according to their nature, under the responsibility and risk of the Vendor, who, in case of loss, will pay its cost to Novartis immediately. Novartis may at any time dispose of the goods in question and the Vendor shall deliver them immediately after use or when required.
This provision will also be applicable for services that generate or that are directly or indirectly related, with intellectual property, such as (in a declarative and not restrictive way) brands, logos, advertisement expressions, written market strategies, editions, pictures, designs, diagramming, usefulness models, managerial or commercial secrets, images, and others that have been done by the order of Novartis, or coming from it, without contradicting the right to mention the author or creator of the materials, since the delivery and payment for the hired services imply the entire, express, transference in any territory worldwide and for an indefinite term of its patrimony rights and/or others that can be transferred.
16. PURCHASE ORDER CANCELLATION AND AMENDMENTS
Except contrary written contractual provision, Novartis will be able to:
a) Cancel the execution of the purpose of this order, at any time and totally or partially sending a written notice to the Vendor of such cancellation, notice that will be immediately effective. The Vendor will suspend the job according to what is established in the notice and will immediately report to Novartis about the quantities of goods it has in stock at the date of the reception of the notice. The Vendor will adhere to the instructions from Novartis regarding the custody, protection, transference and/or provision of the title and possession of such goods and Novartis will pay the Vendor exclusively the cost for the processed goods or the ones that are in process at the date of the reception of the notice, previous revision of the documents that support the obligations acquired by the Vendor. This provision also applies to those services whose purchase order is canceled or modified by Novartis.
b) To do changes in the Order, previous notice by writing to the Vendor, within the general guidelines of this order, in the following aspects:
b.1) Drawings, layouts, or specifications;
b.2) Packing or shipping method;
b.3) Goods that Novartis grants to the Vendor to carry out the work and / or services contracted by this purchase Order.
If any change causes an increase or decrease in the cost or the time specified for the execution of all or part of the job, an equitable adjustment to the price in the delivery schedules can be agreed, which must be stated by writing.
c) Make modifications or cancellations, without any liability to Novartis, in cases of force majeure or accidental event (fires, accidents, strikes, legal restrictions and other causes) outside and beyond the control of Novartis, and with immediate effect. When the Vendor becomes aware that any actual or potential conflict, or because of a cause of force majeure or accidental event, such as accidents, strikes, legal restrictions, declaration of suspension of payments or bankruptcy, and other causes beyond the control of the Vendor, Originates delay or threat of delay in the execution time of this order, must immediately notify Novartis including all important information in this respect, who will decide whether to continue with what is specified in the purchase Order or if it will be terminated.
17. RESCISSION DUE TO BREACH
This order will be canceled and will not have any legal effect, with no need of a judicial statement or previous notice, in case the Vendor does not hand out the goods or does not execute the services in the term, way, method, and other conditions and/or requirements included in the order, or for not complying with any of the terms and conditions of the purchase order or Novartis policies. In these cases, Novartis can choose freely any of the following options:
A) Request, at the expense of the Vendor, the manufacturing of the goods or the provision of the services by a third party.
B) Request judicially the forced execution of the Order and the payment of damages, if applicable.
C) Cancel the purchase order with the restitution of the quantities that Novartis has delivered to the Vendor plus the payment of damages caused. Such payment must be established in a judicial declaration.
D) Request the immediate cessation of the service provided by the Vendor without liability.
Novartis may terminate the Purchase Order at any time, with immediate effect, by written notice to the Vendor, in the event that the Vendor breaches Sections of “COMPLIANCE WITH LAW AND ANTI- BRIBERY POLICY”, “AUDIT”, or makes any material omission or misrepresentation of information in responding to the “Questionnaire for Third Parties” (completed before entering into this Agreement).
18. INSURANCE
The Vendor will hire the insurances that are enough to respond to the related risks that result from its activities, to be able to respond from the obligations resulting from this Order. Likewise, the Vendor will allow Novartis, at any time to have access to enough documentation and information evidencing the Vendor has covered the risks that can be over its company and its goods or tools supplied by Novartis in the execution of this Order. The Vendor expressly agrees that all risks and/or losses of the total or partial of the goods and/or services referred to in this Order, are at its sole expense until they are delivered to Novartis in accordance with the terms, method, mode and other conditions indicated in this purchase Order. In addition, the Vendor agrees to indemnify, defend, and hold Novartis harmless from any claims, losses or damages that Novartis or third parties may suffer as a result of the defective execution of the goods or services agreed in this order.
19. CORPORATE NAME OR IMAGE USAGE
The Vendor, without the prior written consent of Novartis, must not communicate and/or publish by any means that has supplied or contracted the supply of the goods and/or services mentioned in this Order, nor will use, in any way, the Name of Novartis, or any of its subsidiaries, branches or affiliates in the advertising or communication that makes about its company. If the goods or material specified in this Order correspond
to an exclusive design of Novartis, or if it includes trademarks, logos or signs and expressions of advertising, the Vendor will not use such material in a different way to the one stated in this Order.
20. THIRD-PARTY INTELLECTUAL PROPERTY
The Vendor warrants that the sale, assignment, use or any form of disposition of the goods or services agreed in this order, does not violate, infringe or contribute to infringing the intellectual property of third parties (understood as industrial property, copyright or related rights ). That is to say, the Vendor does not infringe in any way any patent, trademark, model or industrial design, commercial rights or names, etc., and undertakes to respond in case the declared is not true, and therefore will keep Novartis harmless from any claims that may be brought against it or against its customers, and must respond and pay the expenses, the judicial or administrative process costs, and/or damages that are caused.
The Vendor guarantees the selling, assignment, usage or any way of use of the goods or services supported by this order, do not violate, infringe, or contribute to infringe the intellectual property of third parties (this is understood as Industrial Property or Copyright or connected rights), this means, these do not infringe in any way any patent, brand, model, or industrial drawing, rights or commercial names, etc., and it is forced to respond in case of what was stated it is not true and therefore, to indemnify and to hold harmless Novartis of any claim that can be submitted against it or its clients, and it must respond and pay the expenses, process costs, and/or damages that are caused in such sense.
21. CONFIDENTIALITY
The Vendor, its officers, legal representatives, employees, workers, agents and/or any third party involved in the execution of the subject matter of the order, will keep in absolute secrecy and strict confidentiality all the information, know-how, plans, issues, strategies and/or operations coming from this purchase Order that are of its knowledge during the execution of it, related to Novartis and/or its affiliates, headquarters, correspondents, agencies, subsidiaries, for them not to be of the public knowledge. If Novartis requires so, the Vendor and/or its staff, agents, and or third parties related for the execution of this order, they will subscribe confidentiality commitments or agreements by writing, which could be supplied by Novartis, reason for which the Vendor warrants that will limit as much as possible, the access of the staff to confidential information.
22. DATA PRIVACY
The Vendor will treat and custody the personal data to which it has access in accordance with Novartis instructions and will not apply or use it for any purpose other than the purpose of the business relationship between the parties, nor communicate them, even for its conservation, to other people without Novartis approval. If the law requires it, the Vendor must have a consent form signed by each of the patients to store this information and / or communicate, share or provide it to others, if Novartis has previously authorized such communication and / or disclosure to third parties.
The Vendor shall take the necessary technical and organizational measures to ensure the security of personal data and prevent unauthorized alteration, loss, processing or access, taking into account the state of the technology, the nature of the data stored and the risks to which they are exposed, whether arising from human or natural actions.
23. CONFLICT OF INTERESTS
The Vendor warrants that for the execution of the order there is no conflict of interest that puts into risk or xxxxx the interests of Novartis, however, will immediately report if there is a situation of this nature during the execution of this order. In this sense, the Vendor must take all the necessary measures to prevent its representatives, employees, proxies, agents, or intermediaries, may be directly or indirectly, to pay or offer gifts, commissions, loans, privileges, presents, rewards, or other special attention (except occasional meals or attentions not exceeding one same day) to the employees, representatives, proxies, agents, or intermediaries of Novartis, as well as their relatives, without the express and written authorization from Novartis. Likewise, the Vendor is committed to inform if any employee or representative from Novartis requires any kind of commission, gift or present or it is offered with any kind of payment or advantage to offer or get a business with it. Likewise and to the only purpose to contribute to the keeping of the Conflict of Interests policy of Novartis, the Vendor must supply Novartis with the information about its employees,
directors, or shareholders that in the meantime have interests in the businesses of Novartis, may be as directors, employees, agents, contractors, consultants, or any other kind. This information must be updated and communicated by writing to Novartis.
For any communication regarding this clause, you can send an email to this address: xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx .
24. GOVERNMENTAL AND SAFETY REGULATIONS
The Vendor must comply all the governmental and safety regulations related hazardous, restricted, and/or toxic materials, as well as the environmental, electric, and electromagnetic regulations applicable to the manufacturing countries and selling of the materials which are the reason for this purchase order, as well as all the safety and health requirements in the work place that are appointed or required by Novartis.
25. ADVANCE PAYMENTS
The Vendor is forced to render the services in the way that is stated in the framework contract and this document. For this reason, NOVARTIS will be entitled to totally or partially reject the rendering of the services that do not comply with the established terms and conditions, as well as the specifications, method, time and other requests that by writing NOVARTIS had stated.
In case of breach from the Vendor to any of the stated obligations, this must under its costs send a fifteen percent (15%) credit note of the total value of the event for damages caused to NOVARTIS. In case of a total breach from the Vendor, for reasons considered as a fortuitous event or force majeure, and for this resulting in not carrying out the event, having NOVARTIS given the related advance payment, the Vendor must reimburse Novartis the total amount of the referred payment.
The Vendor will be responsible to send to Novartis the cancellation policies of the related third parties (such as lodging, enrollment to the congress, etcetera) as well as to negotiate the reimbursement in case of the carried out cancellations. Novartis may request a copy of the contracts it subscribes with its vendors, whenever Novartis has to pay a penalty for fines and/or cancellations resulting during and/or after the event.
26. OTHERS
a) General Principles of the Business.- The Vendor states its conformity to adhere to the General Principles of the Business, the Health, Safety, and Environment Novartis Policies and any others that they learned about through a notification. Likewise, declares that it has not done and will not do or help, regarding this contract, any payment, loan, gift, promises or offer of gratification in money or any other value, mainly if it constitutes bribery, commission or illegal reimbursement or payment:
(i) For the usage or benefit of any governmental employee or official
(ii) any other person who benefits the progress of its businesses.
b) THE VENDOR is obliged to comply with what is established in the Code of Conduct of NOVARTIS as well as its internal policies such as the Novartis Vendor Code, Novartis Principles and Practices for Professionals, Anti-bribery Policy and any other that is notified to it, as well as to inform its employees, agents, proxies, representatives, or intermediaries, that assigns for the execution of the goods or services in favor of 'NOVARTIS', the contents of such policies. In case of breach from THE VENDOR or its employees, representatives, proxies, agents or intermediaries, it will be the cause for the immediate cancellation of this purchase Order. With the acceptance of the purchase order, the parties guarantee the adequate and timely compliance of all the obligations foreseen in the law, , other legal provisions or consuetude regulations, that directly or indirectly will relate with the compliance of this purchase order, mainly those included in the labor laws related to social benefit and to protect the health, safety and integrity of children and disabled who are subject of a working relationship.
c) Any partial payment or advance payment done by Novartis to the Vendor by parties, materials or services included by this order will not constitute their acceptance until these are agreed with the specifications, terms, and conditions listed in the order itself.
d) If the banking institution of the Vendor charges some fees for the deposit or electronic transfer of the payment, this commission should be paid by the Vendor, and Novartis will not cover such value.
e) Delinquency: The Vendor will incur in delinquency charges, with no need of requirement, immediately as of the day when the obligations contracted through this order are due or can be required. The delinquency charge will be equivalent to 1% daily, accumulative day to day from the total of the generated purchase order or what is stated in the contract if there is one.
If the delay of the Vendor in delivery the good or service xxxxx the Novartis business, the company is completely free to not accept the good or service after the agreed date and it is not forced to pay for the invoice of the good or service.
Novartis has the right to enforce or not the referred delinquency charges.
27. COMMITMENT CLAUSE AND JURISDICTION
Unless otherwise agreed, any dispute or divergence arising between NOVARTIS and the Vendor, arising out of the interpretation, execution, enforcement or application of this order, shall be resolved directly between the parties. If, after twenty (20) business days, it is not possible to reach an agreement, the dispute shall be resolved by equity arbitration in Panama. The arbitration will be done at the Reconciliation and Arbitration Center of the Chamber of Commerce of Panama (hereinafter will be named the Center), according to the regulation of such center that is in force at the time of the dispute, which the parties irrevocably accept since now. The arbitration language will be Spanish.
Likewise, any litigation that may arise as a result of this purchase order will be subject to the laws of Panama.
This arbitration clause is autonomous from the other clauses of the order, so that it will nonetheless remain that the order or its terms and conditions is challenged nullity, annulability or invalidity, partially or totally so that, in any case, may be invoked
Exception of incompetence before ordinary courts, if any of the parties intend to promote any action before ordinary judges or courts of any jurisdiction.
The cases in which execution corresponds are the exception. If for any legal provision, arbitration does not correspond, for such cases it is submitted to the courts Novartis chooses in Panama, the parties waive to any other jurisdiction that may correspond on them.
28. COMPLIANCE WITH LAW AND ANTI-BRIBERY POLICY
Regarding to what has not been established in this purchase order, both parties expressly agree that it shall be governed by the laws of the Territory.
The Vendor shall comply with all laws and regulations in force in the territory, for the execution of services under the Original Agreement, including those relating to anti-corruption. The compliance of contractor laws and regulations in force in the Territory is a condition of the Original Agreement and/or its addenda, so its failure is establish as one cause for the termination.
In exercising its rights and performing its obligations under this Order, the Vendor will:
a) Not promise, offer, pay, cause to pay, accept payment or induce payment or take any action that could be considered a bribe;
b) comply with all applicable laws and regulations, including those related to bribery and corruption (such as, but not limited to, the US Foreign Corrupt Practices Act, UK Bribery Act);
c) comply with industry standards;
d) Comply with all policies and guidelines provided to it by Novartis in relation to the Vendor’s activities under this Order, and as amended from time to time. In the event that Novartis issues additional guidelines or policies in relation to the Vendor’s activities under this Agreement, Novartis will provide the Vendor with a copy and the will duly comply with such guidelines and policies thereafter. The Vendor hereby confirms that it has read and understood the above mentioned Novartis’ policies and guidelines; and
e) Perform its obligations under this Order with high ethical and moral business and personal integrity standards.
f) Vendor’s refusal to comply with any obligation referred to in this clause, shall be regarded as serious breach of this agreement, which will give right to Novartis to immediately terminate the services and cancel this Order without liability on its part and without need for declaration judicial, giving notice in writing to the other party, which will take immediate effect.
g) The “Supplier” acknowledges and undertakes not to sub-contract or sub-license its rights or obligations on this purchase order, without prior express written consent or approval. If approved, the “Supplier” will be responsible for the expenses related to the granting of the license
h) The “Supplier” acknowledges and undertakes not to assign either its rights or obligations over the present purchase order, either partially or totally, without the prior written consent or approval of Novartis.
i) To ensure compliance, Novartis shall have the right to request, at any time and providing at least a thirty (30)-business days written notification in a letterhead paper and wet signed by its legal representative, to the “Supplier” to audit all the books and records related to this purchase order. The audit includes obtaining evidence of compliance with the "Obligation of Anti-Bribery Compliance" and confirming all Novartis payments.
Novartis may appoint an auditor to perform an audit and if so, the designated auditor will be subject to the obligations of confidentiality relating to the revision of the Confidential Information of the “Provider”. Upon receiving written notification from Novartis about its decision to conduct an audit, the “Supplier” will immediately offer full cooperation and grant access to all relevant documents and materials, as reasonably requested.
The refusal or obstruction of the “Supplier” to the audit of its records will be considered a substantial breach of this purchase order and Novartis will have the right to terminate the contractual relationship between the signatory parties hereof.
j) The “Supplier” will be responsible for training all its personnel (including authorized contractors) involved in the development of the established activities, through anti-bribery training and on the applicable Anti-Corruption policies and regulations (hereinafter "Anti-Corruption Training”), and must be responsible for the related expenses unless Novartis requests to conduct the training in another way.
Said “Anti-Corruption Training” shall include, at least, the provisions of the bribery and corruption legislation in force and shall take place before the provision of services or commercial or contractual relationship with Novartis. The “Supplier” will ensure that new personnel (including authorized contractors), who will subsequently provide services to Novartis, receive the “Anti-Corruption Training”.
Novartis will have the right, if requested, to provide (directly or through its subsidiaries or contractors) the “Anti-Corruption Training”. If the “Supplier” receives such request, it undertakes to fully cooperate with Novartis so that such training can be carried out, which includes providing reasonable and necessary access to such facilities and employees involved in providing services to Novartis.
At the request of Novartis and in compliance with the regulation of protection of personal data applicable in Panama, the Supplier shall immediately provide copies of the training material and the list of training assistance (which must include the name and qualification of the trainer).
k) If required, the “Supplier” must deliver to Novartis, each calendar year during the term of this purchase order, a letter of confirmation of compliance (hereinafter "Letter of Confirmation of Compliance”) that must conform to the following form: NOVARTIS FARMACÉUTICA, S.A. (AC), and , maintain a contractual relationship derived from the purchase order dated (PO date), hereinafter “purchase order”.
Under the foregoing, in this act and through this document, confirms through its legal representatives that, for the calendar year (year), it has fulfilled all the obligations related to the anti-corruption clauses. The Confirmation of Compliance must be submitted during the first quarter of the year following the calendar year to which it refers. If the “Supplier” does not provide a duly completed Confirmation of Compliance, as established in this purchase order, it will be considered a substantial breach hereof and Novartis will have the right to rescind it under the termination clause.
29. INVOICES SUBMISSION
The Vendor must present its invoices at Novartis address, which declares to know. The Vendor must attach along with the original invoice a copy of the purchase order and the supporting documents that prove the delivery of the goods or services. No invoices will be received if they do not comply with the required information.
The Vendor must submit its invoices at the Novartis domicile, it states is acquainted of, at the time agreed for this end. With the original invoice, it must attach a purchase order and the supporting documents that evidence the delivery of the good or service. The invoices that do not comply with the required information will not be received.
30. PAYMENTS SCHEDULE
Except contrary agreed NOVARTIS has the policy of payment to vendors within 60 days after the submission of the invoice. The payments are done according to the payments schedule defined on an annual basis. The Vendor states that is acquainted and that accepts that the adherence of such schedule may increase the credit days up to 10 days without representing a delay in the payment. Information requirements on payments must be addressed to NOVARTIS Treasury and the Vendor can request a copy of such schedule.
31. FINAL PROVISIONS
i) DELIVERIES: The deliveries must be done in the terms, way, method, quantities, and all other conditions included in this purchase order, or according to the requirements done to the Vendor from Novartis. No partial deliveries are accepted, except it has been agreed and established in the Order. If the Vendor does not comply with the deliveries or the service in the agreed way, it will respond and pay Novartis for the damages caused, as well as for the payment corresponding to transportation, or any other additional expense to meet Novartis needs.
ii) CARRIERS: Novartis can specify the Carrier and/or Transportation means, but the Vendor must process all the shipment documents and will establish the route for the transfer of goods until the destination point. The Vendor must comply with all the carrier’s requirements established by the Quality Assurance, Health, Safety and Environment (HSE) and Security, Road Transport guidelines, which include but are not limited to the transportation means, assignment of a carrier during load and unload schedules.
The carrier will be liable for all the additional costs that may incur due to not complying with Novartis’ instructions.
iii) PRICES GUARANTEE: The Vendor guarantees the prices included in the order are complete and that it will not incur into additional expenses of any nature that are not previously approved by NOVARTIS. The Vendor will keep the agreed price. This price will be fixed and can only be increased/decreased related to governmental regulations that can affect it, previous verification and approval of Novartis of such causes (exchange rate, prices controls, etc.). The Vendor must provide the estimate foundations to reconsider the prices. Novartis will do the pertinent proceedings to do the adjustments, crosschecks and will issue its final opinion to the Vendor in a 30-day term once the request has been submitted. After such time with no response, the proposal will be deemed as rejected and the purchase order as canceled.
iv) CONTRACTUAL PROVISIONS: Any contractual provision established between the parties related to the rendering of services and/or goods supported with this purchase order or to the same purpose, will prevail over any of the herein established provisions and the provisions included in this order that have not been expressly regulated in the subscribed contract will be in force.
32. RESPONSIBLE PROCUREMENT
The Vendors shall familiarize themselves with these codes, policies and guidelines and provide information on request to Novartis associates concerning labor, health and safety, animal welfare, anti-bribery and fair competition, and data protection and privacy practices, in the form requested and allow Novartis associates (or our nominated third party experts) adequate access for the purposes of auditing compliance with these standards.
The Vendors will endeavor to rectify the identified instances of noncompliance and advise Novartis of the progress of corrective actions upon request. It is at Novartis's discretion to exercise the power to terminate the business relationship in advance without compensation for non-compliance with such standards. The Vendor confirms that has read and understood the Novartis Vendor Code.
33. STRUCTURAL CHANGES
The Vendor warrants and represents that the information provided in the “Questionnaire for Third Parties” completed before issuance of this Order is accurate and complete (and such information shall be treated as being part of this Order). The Vendor will inform Novartis in writing of: (i) any Material change to the information provided with the Questionnaire for Third Parties; and (ii) of any Material Change in its Structure, in both cases as soon as reasonably practicable after the relevant change occurs.
34. TRAINING RIGHTS
Subject to Novartis requesting otherwise, the Vendor shall be responsible for training all of its personnel (including approved contractors) engaged in performing the activities set forth in this Order on anti-bribery (“AB Training”) at its own expense. Such training shall include at a minimum the provisions of the applicable bribery and corruption laws and shall take place prior to the performance of services for Novartis. The Vendor shall ensure that the AB Training is performed for any new personnel (including approved contractors) that the Vendor later wishes to engage to provide the services to Novartis. Novartis shall be entitled, upon request, to perform