Tabla de contenido

Tabla de contenido

1. OBJETIVO 2

2. ALCANCE 2

3. NORMATIVIDAD 2

4. DOCUMENTOS REFERENCIA 3

5. GLOSARIO 4

6. ETAPAS DE PROCESO DE CONTRATACIÓN 6

7. PASOS PARA ORGANIZAR LOS CONVENIOS Y CONTRATOS 7

7.1 ORGANIZACIÓN DE CONVENIOS Y CONTRATOS EN SOPORTE FÍSICO 7

7.2 ORGANIZACIÓN DE CONVENIOS Y CONTRATOS EN SOPORTE ELECTRÓNICO

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1. OBJETIVO

Brindar lineamientos técnicos y describir las operaciones para la organización de los documentos físicos y electrónicos que hace parte de la serie documental Contratos y Convenios suscritos con la Secretaría de Seguridad Convivencia y Justicia, que se encuentran en los archivos de gestión, teniendo en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Administración de Archivos PD-FD-2.

2. ALCANCE

Inicia con la identificación de dependencias que por función generan la serie documental contratos y convenios (Dirección de Operaciones y Dirección Jurídica y Contractual), continua con la identificación de los tipos de contratos y convenios y finaliza con los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de estos expedientes de archivo.

3. NORMATIVIDAD

Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

Ley 734 de 2002 -Código Disciplinario Único, Artículo 34 numeral ,1,5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21-: “por el cual se establecen los derechos, deberes, prohibiciones, incompatibilidades, impedimentos, inhabilidades y conflicto de intereses del servidor público”.

Ley 962 de 2005 Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1151 de 2008 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y delos particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”.

Ley 1273 de 2009 “Por medios de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado- denominado “de la protección de la información y de los datos” y se preserva integralmente los sistemas que utilizan las tecnologías de la información”.

Ley 1409 de 2010 “Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística y se dicta el Código de Ética y otras disposiciones”.

Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de transparencia y del derecho a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 2609 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”.

Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”.

Decreto 491 de 2020. “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades y particulares que cumplen funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”.

Acuerdo 07 de 1994: Reglamento General de Archivos, “Por la cual se suministra las pautas y principios que regulan la función archivista en las entidades oficiales. Todo el acuerdo”.

Acuerdo 027 de 1996 “modificación al acuerdo 07 de 1994”.

Acuerdo 50 de 2000 del Archivo General de la Nación: “Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.

Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación: “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, suministra las pautas sobre la responsabilidad del servidor público frente a los documentos y los archivos sobre la adecuada conservación, organización, uso y manejo e inventariar los documentos asignados”.

Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación: “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 “.

Acuerdo 05 de 2013 del Archivo General de la Nación: “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”. Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo 003 de 2015 del Archivo General de la Nación. Se establecen lineamientos sobre gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos.

Directiva Presidencial 04 de 2012. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.

Circular Externa 005 de 2012 del Archivo General de la Nación. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa Xxxx Xxxxx.

4. DOCUMENTOS REFERENCIA

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
EXTERNOS	INTERNOS
Mini Manual de Tablas de Retención Documental. Publicación del Archivo General de la Nación Cartilla de Foliación. Publicación del Archivo General de la Nación Guías xx Xxxx Xxxxx de la Administración Pública del Archivo General de la Nación 2012. Guía No. 5 Cero Papel en la Administración Pública - de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones- Dirección Programa Gobierno en Línea.	Política Uso Eficiente del Papel PO-DS-3 Procedimiento Administración de Archivos PD- FD-2 Procedimiento Transferencia Documental Primaria PD-FD-11 Instructivo Transferencia Documental Primaria I-FD-13 Tablas de Retención Documental F-FD-93 Formato Rótulo de Caja F-FD-109 Formato Rótulo de Carpeta F-FD-110

Guía - Lineamientos para el uso de documentos electrónicos En la contingencia generada por la emergencia sanitaria COVID-19. ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ – 2020. MoReq 2. Modelo de requisitos para la administración de archivos electrónicos. Norma ICONTECT NTC-ISO 30300. Información y documentación. Sistemas de gestión para registros. Fundamentos y vocabulario Norma ICONTECT NTC - ISO 15489-1. Información y documentación. Gestión de registros. Parte 1: conceptos y principios Formato Hoja de Control de Documentos F-FD- 113 Formato Único de Inventario Documental FUID F-FD-119 Formato Testigo de Referencia Cruzada F-FD- 254 Rótulo Soportes Diferentes al Papel F-FD-460

5. GLOSARIO

Archivo de gestión: fase de archivo que reúne la documentación que se genera y recibe en cada una de las oficinas de una entidad y que se conserva allí mientras están vigentes los asuntos que tratan su contenido. Se caracterizan por tener una alta frecuencia de consulta.

Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y su conservación temporal (Archivo Central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo Histórico).

Clasificación Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad.

Depuración: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.

Expediente: Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producidos a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente. El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe, y debe ser observado en su integridad.

Documento Electrónico de Archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo de vida; es producida por una persona o entidad, debido a sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Expediente híbrido: expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.

Formato Único de Inventario Documental (FUID): Forma utilizada para diligenciar transferencias primarias (remisiones documentales de Archivos de Gestión al Central), transferencias secundarias (del Central al Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias para la entrega de inventarios documentales.

Hoja de control: son formas estructuradas que facilitan la recopilación de información, previamente diseñadas con base en las necesidades y características de los datos que se requieren para medir y evaluar uno o varios procesos.

OneDrive: Servicio en la nube de Microsoft que permite administrar, almacenar y proteger archivos, compartirlos con otros usuarios y acceder a ellos desde cualquier dispositivo, permitiendo así el trabajo en equipo.

Principio de Orden Original: Se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de Procedencia: conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

Repositorio: espacio centralizado donde se almacena, organiza, mantiene y difunde información digital, habitualmente archivos informáticos, que pueden contener trabajos científicos, conjuntos de datos o software y que pueden ser accesibles a través de internet.

Retención documental: Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo central e histórico, tal como se consigna en las tablas de retención documental.

Serie documental: es el “conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”

Series documentales simples: son aquellas formadas por tipos documentales que comparten rasgos estructurales y formales entre sí, pero cada uno es independiente del otro dentro de la misma serie, por ejemplo: decretos, acuerdo, actas, circulares.

Series documentales compuestas: son aquellas formadas por diferentes tipos documentales pero relacionados entre sí debido a un trámite determinado, por ejemplo: contratos, historias laborales, historias clínicas.

SGDEA: Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo o SGDEA es un sistema de información o un conjunto de estos que ofrece las funcionalidades necesarias para la gestión de documentos electrónicos de archivo, en otras palabras, permite la "planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación" (Ley 594 de 2000), a través del ciclo vital y observado los procesos de la gestión documental (en el caso del Distrito Capital se denominan Operaciones de acuerdo con el Lineamiento 13 del Sistema Integrado de gestión Distrital) definidos en el Decreto Nacional 2609 de 2012 hoy compilado en el Decreto Nacional 1080 de 2015, planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación a largo plazo y valoración.

SharePoint: Microsoft SharePoint, (anteriormente Microsoft Office Groove) también conocido como Microsoft SharePoint Products and Technologies, es una plataforma de colaboración empresarial, formada por productos y elementos de software que incluye, entre una selección cada vez mayor de componentes, funciones de colaboración, basado en el navegador web, módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documentos (gestión documental).

Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Testigo de Referencia Cruzada: Elemento que indica la ubicación de cualquier soporte documental, cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación.

Transferencia Documental: consiste en el proceso de traspaso físico de los documentos en sus respectivas unidades de conservación- desde las oficinas productoras de la entidad, al Archivo Central, teniendo en cuenta los tiempos de conservación establecidos en las Tablas de Retención Documental y el Cronograma de Transferencias.

6. ETAPAS DE PROCESO DE CONTRATACIÓN

Dentro del proceso de contratación se identifican tres (3) etapas: Etapa precontractual, Etapa contractual y Etapa postcontractual, así:

• Precontractual: Inicia con la planeación del proyecto, inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones y la elaboración de los estudios previos junto con los documentos necesarios relacionados en forma específica al contrato a celebrar.

• Contractual: Desarrollo del objeto contractual por parte del contratista y de la contraprestación por parte del contratante, en las condiciones forma y plazos pactados.

• Postcontractual: Inicia una vez concluye el plazo pactado por las partes para la ejecución del objeto del contrato hasta la liquidación de este.

Todos los documentos producto de la ejecución de las etapas anteriormente mencionadas hacen parte del expediente contractual. Los documentos originados con ocasión de la actividad contractual se incluirán en carpetas de acuerdo con el orden establecido en las tablas de retención documental de acuerdo con la versión de TRD a la cual corresponda.

7. PASOS PARA ORGANIZAR LOS CONVENIOS Y CONTRATOS

Para la organización documental de los Contratos y Convenios, se debe tener en cuenta el procedimiento PD-FD-2 Administración de archivos, el cual tiene como objetivo definir y establecer las pautas, técnicas y lineamientos de administración de archivos, con el fin de proceder con la adecuada planeación, organización, control y evaluación de gestión de los documentos generados, manejados y tramitados por cada una de las dependencias.

Adicionalmente es responsabilidad de la persona designada para administrar el archivo de gestión de implementar las estrategias de uso racional del papel para: evitar copias e impresiones innecesarias, fotocopiar e imprimir a doble cara únicamente aquellos documentos que sean necesarios, reducir el tamaño de los documentos a imprimir o fotocopiar, conforme a lo establecido en la Política de Uso Eficiente del Papel PO-DS-3 de la SD-SCJ.

7.1 ORGANIZACIÓN DE CONVENIOS Y CONTRATOS EN SOPORTE FÍSICO

Para una correcta organización del expediente contractual es necesario realizar la

clasificación, ordenación y descripción. CLASIFICACIÓN:

Los contratos y convenios se clasifican de acuerdo con la oficina productora y por vigencias fiscales; teniendo en cuenta las series y subseries establecidas en la Tabla de Retención Documental vigente.

Por lo anterior, se deberá identificar y agrupar los documentos como se muestra en el siguiente esquema:

Esquema de clasificación con serie documental según TRD

Esquema de clasificación con subseries documentales según TRD

Una vez clasificados los documentos se deberá tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Retirar de las carpetas, aquellos documentos que no son de archivo, ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, tarjetas de invitación o felicitación, recortes de prensa, entre otros.

2. Cuando un documento tiene la firma original y la copia contiene información adicional como sellos, radicados, notas manuales o impresas al margen, esta característica (que los hace diferentes pese a su igual contenido) da lugar a que se conserven tanto original como copia en el expediente. Lo anterior sustentado en que en algunos casos el documento en copia contiene información relevante al trámite.

3. Retirar del expediente aquellos documentos duplicados cuando en su forma y contenido son idénticos, asegurando en todo caso la permanencia de originales. En la parte superior derecha del folio o documento se hará referencia a esta condición con la expresión "Duplicidad" o la abreviatura "DUP", con la indicación del número de folio a que pertenece. La documentación identificada como duplicidad se deja al final de cada unidad documental. Lo anterior con el fin de realizar el control de calidad respectivo.

4. Retirar documentos en papel químico como fax o recibos y se deberá tomar una fotocopia y reemplazarlos en el lugar correspondiente dentro del expediente.

5. La documentación deberá estar libre de material metálico como: ganchos de cosedora, clips, entre otros.

ORDENACIÓN:

La ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado.

Lo anterior debe realizarse según el principio de orden original y el principio de procedencia.

En la ordenación se deberá tener en cuenta los siguientes pasos:

• La ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta la última actuación del expediente de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.

• La fecha principal como criterio de ordenación cronológica será la de radicación, en ausencia de esta se debe tener en cuenta la fecha de producción.

• Perforar las hojas tamaño carta o inferiores, teniendo en cuenta los criterios de referencia el tamaño oficio.

• Al momento de perforar los documentos, se debe tener en cuenta la orientación del texto (Posición vertical u horizontal).

• Separar los documentos de tamaño pequeño y pegarlos sobre una hoja de tamaño carta u oficio, ubicándolos de tal forma que se conserve la posición original dentro del expediente.

• Verificar que las carpetas tengan la totalidad de los tipos documentales emitidos durante la vigencia y que hacen parte integral de dicha serie. En caso de encontrarse faltantes, dejar constancia a través de acta de reunión y del Formato Único de Inventario Documental.

Foliación

La foliación es la actividad de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeración se aplica solamente a esta.

Para la foliación de la serie Contratos y Convenios se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• La foliación de los documentos se debe hacer utilizando lápiz de mina negra, se debe enumerar de manera consecutiva, es decir sin omitir ni repetir número

• Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento, sin alterar membretes, sellos o textos.

• Los Contratos y Xxxxxxxxx son series documentales complejas, es decir, que el expediente se integra por tipos documentales heterogéneos, por lo tanto, cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua de forma tal que la segunda carpeta será la continuación de la primera.

• Se debe enumerar como un solo folio los anexos tipo folleto, boletín, periódico, revista etc. dejando constancia de sus características en el área de notas del inventario documental.

• Los sobres que contienen mapas, planos, CD, entre otros se deben marcar con el rótulo Soportes Diferentes al Papel (F-FD-460)

• Para los casos donde se retire el soporte diferente al papel del expediente, o las propuestas no ganadoras de los procesos adjudicados deberá usarse el formato Testigo de Referencia Cruzada F-FD-254, el cual se verá reflejado en el expediente.

NOTA:

• La foliación de las propuestas no ganadoras de procesos adjudicados se realizará una vez se tengan identificadas y se encuentren en unidades documentales diferentes, es decir en carpetas separadas y su foliación iniciara en 1 hasta (n); las

mismas se vincularán al expediente contractual a través del formato Testigo de Referencia Cruzada F-FD-254

• Para los contratos subrogados que contienen separadores donde indica la subrogación a la SCJ, estos deberán foliarse y mantenerse en el expediente siempre y cuando conserven grado de información que refiera separación por años, vigencias, temas, asuntos etc.

DESCRIPCIÓN:

Es la actividad que tiene como objetivo realizar un análisis de los documentos de archivo para facilitar su localización y consulta.

Dentro de ellos se encuentran los siguientes:

1. Hoja de control

Todos los expedientes deben contar con la hoja de control de documentos la cual permite identificar los tipos documentales con los que cuenta el expediente. Esta debe ser diligenciada a medida que se va archivando documentación en el expediente.

• Se relacionará individualmente los tipos documentales que la componen y el número de folio que correspondan, generados durante el proceso, para tener registro total de la tipología documental, según formato establecido.

• Cuando los documentos sean anexos del principal y sea necesario tipificarlos como individuales, se registrarán en la hoja de control como: Cédula, Tarjeta Profesional, Certificación Bancaria y demás y en el campo de fecha se registrará la sigla S.F. (sin fecha).

• La hoja de control deberá ser legajada y ubicada en la primera carpeta del expediente contractual, allí se consignará la información de la primera carpeta y de las demás carpetas que conforman el Contrato o Convenio.

• La hoja de control no debe foliarse, en este formato se registra el contenido del expediente, es decir, es donde inicia la conformación del expediente, por lo anterior, cuando se realice un proceso de digitalización no debe separarse.

2. Rotulación

La rotulación consiste en la actividad de realizar la identificación de las unidades de almacenamientos tanto xx xxxxx como carpetas.

Carpetas

NOTA:

• El rótulo podrá ser diligenciado a computador una vez se tiene la carpeta intervenida. Si la carpeta se encuentra en proceso de intervención o gestión, el rótulo deberá diligenciarse en lápiz para corregir en caso de cualquier modificación.

Cajas

Las cajas dispuestas para el almacenamiento de la información son cajas Ref. X-200, las cuales tienen una capacidad máxima de 6 carpetas cada una con un máximo de 250 folios, estas cajas cuentan con una rotulación impresa la cual permite identificar el contenido de la misma.

NOTA:

1. Las cajas deben enumerarse consecutivamente por vigencia (Ejemplo: de 1 al n para la vigencia 2017; de 1 a n para la vigencia 2018 y así sucesivamente). No deben mezclarse series en una caja.

2. Para las cajas que tienen el rótulo preimpreso no es necesario la utilización de este formato, estas serán diligenciadas con lápiz para corregir en caso de cualquier modificación. Para las cajas que no tienen preimpreso el rótulo disponible en la intranet, podrá ser diligenciado a computador una vez se tiene la información correspondiente al contenido de la caja.

3. Las carpetas se deben ubicar de izquierda a derecha en su orden consecutivo.

4. Se debe dejar un espacio considerable al interior de las cajas para incorporar o retirar las carpetas fácilmente. Procurando no sobrepasar la capacidad de la caja.

3. Formato Único de Inventario Documental

El FUID es instrumento de recuperación de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Para su correcto uso tener en cuenta:

• Diligenciar en el formato único de Inventario documental F-FD-119 de forma detallada cada una de las carpetas a transferir, conservando el nombre exacto que tienen los rótulos con las fechas de los documentos contenidos en éstas, el contenido de las mismas se realiza de acuerdo con la TRD vigente.

• Es importante tener como base las versiones de la TRD, no solo para la conformación de los expedientes de acuerdo con las series y/o subseries establecidas, sino también para el correcto diligenciamiento del FUID y ubicación físicamente de la documentación en el mobiliario para facilitar el proceso de alistamiento para las transferencias documentales, conforme a lo establecido en el Procedimiento Transferencia Documental Primaria PD-FD-11 y el Instructivo Transferencia Documental Primaria I-FD-13

7.2 ORGANIZACIÓN DE CONVENIOS Y CONTRATOS EN SOPORTE ELECTRÓNICO

En el marco de los lineamientos establecidos en la Política de Uso Eficiente del Papel PO- DS-3 de la SD-SCJ, con respecto al uso del papel se establecieron las siguientes estrategias con respecto a documentos electrónicos que deben ser acogidas y aplicadas en todas las dependencias de la entidad: Implementar el uso de documento electrónico, evitar copias e impresiones innecesarias, guardar archivos no impresos en medios electrónicos, aprovechar las herramientas tecnológicas, gestionar los procesos de la entidad por medios electrónicos, realizar la gestión de documentos electrónicos, ajustar en los procesos; adicionalmente se deben acoger las siguientes acciones: dar a conocer el repositorio temporal para la información de la entidad como medida transitoria mientras se surte la implementación del Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo - SGDEA, garantizando la integridad, seguridad y disponibilidad de la información en el proceso de migración.

Por lo anterior y dada la contingencia por la emergencia sanitaria COVID-19, y teniendo en cuenta la información producida por las dependencias de la SD-SCJ, quienes hicieron uso de las diferentes herramientas tecnológicas de acuerdo con sus necesidades, se hace necesario socializar un conjunto de lineamientos orientados a guía y regular la manera correcta de realizar la organización de los expedientes electrónicos y dar a conocer el uso del repositorio temporal Microsoft SharePoint para la información de la Secretaría Distrital de Seguridad Convivencia y Justicia; de manera organizada y como medida transitoria mientras se surte la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo –SGDEA- que será adquirido por la entidad; garantizando la no perdida de información en el proceso de migración.

Su propósito es mitigar los riesgos de perdida de información y que estos sean conocidos, asumidos, gestionados y minimizados, a través de procedimientos sistemáticos, estructurados, continuos, repetibles, eficientes y adaptables a los cambios que nos hemos visto abocados en la emergencia sanitaria COVID-19 y previos a la implementación del Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo -SGDEA-.

La implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA- en la entidad, es clave para optimizar los procesos y mejorar el servicio ofrecido y la seguridad de la información, controlando la gestión de documentos durante todo su ciclo de vida.

Este documento brindará orientaciones respecto a la conformación y organización de los expedientes electrónicos en Microsoft SharePoint como repositorio temporal.

1. ALCANCE:

Estos lineamientos deben ser adoptados y aplicados por los funcionarios y/o contratistas de la SDSCJ y especialmente por el usuario asignado por cada dependencia para

administrar la licencia E3 de Microsoft SharePoint, para los documentos finales (de archivo), que conformaran cada uno de los expedientes de la dependencia.

2. ¿DONDE ALMACENAR?

- Sistemas de información:

Algunas dependencias de la Secretaría cuentan con sistemas desarrollados con el fin de administrar, recolectar, recuperar, procesar y almacenar información producto de los procesos internos de la entidad, en este sentido estos sistemas deben continuar en funcionamiento y uso por parte de los servidores según corresponda.

Es importante aclarar que la información que allí se procese no debe ser almacenada de manera paralela en otros sistemas (SharePoint o OneDrive)

- Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint es una plataforma de trabajo colaborativo, contratada como parte de los servidores de Office 365, la cual cuenta con funcionalidades dentro de las cuales se encuentra la gestión de documentos. Los documentos aquí cargados se encuentran almacenados en servidores de propiedad de Microsoft sobre los cuales se disponen los servicios de Office 365.

• Microsoft se encarga de realizar la administración, operación, mantenimiento, y soporte de la infraestructura tecnológica para mantener las condiciones de disponibilidad de los servicios y garantizar el almacenamiento de la información.

• Microsoft realiza el backup de la información para garantizar la recuperación de los mismos ante los potenciales incidentes que se pudieran presentar.

• Ante la posible eliminación de documentos, existen papeleras de reciclaje de SharePoint a partir de los cuales se puede recuperar la información eliminada.

El soporte tecnológico se brindará en primer nivel a través de la Mesa de Servicio por Teams o al correo electrónico xxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xx donde se canalizará los requerimientos o incidentes reportados sobre SharePoint, en los casos que se requiera de escalamiento, en el marco del contrato vigente de los servicios de Office 365 se cuenta con soporte brindado directamente por Microsoft como fabricante y proveedor.

• Microsoft recomienda a los usuarios responsables de realizar el cargue de la información en SharePoint cuenten con la licencia de Office 365 denominada E3, para aumentar los niveles de seguridad de la información sobre los documentos institucionales.

• Los documentos electrónicos que corresponden a procesos administrativos internos deben ser almacenados haciendo uso de Microsoft SharePoint y bajo los

lineamientos de estructura y controles de acceso que para tal fin se impartan desde la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental.

• Cada dependencia debe definir un usuario responsable para cargar la información en un repositorio de SharePoint establecido para cada dependencia y realizar el cargue de los documentos electrónicos finales.

• Cada dependencia debe solicitar a la Dirección de Tecnologías y Sistemas de Información -DTSI- la asignación a dicho usuario de una licencia E3 de Office 365 para poder contar con un mayor tiempo de retención de la información.

• Los documentos que se almacenen y organicen en SharePoint deben corresponder a versiones finales y ser documentos identificados en las Tablas de Retención Documental – TRD de la entidad, los cuales serán objeto de migración al SGDEA.

- Microsoft OneDrive

Servicio en la nube de Microsoft que permite administrar, almacenar y proteger archivos, compartirlos con otros usuarios y acceder a ellos desde cualquier dispositivo, permitiendo así el trabajo en equipo.

La documentación de apoyo a la gestión que se genere en cada una de las áreas deberá ser almacenada en OneDrive manteniendo una estructura de organización que les permita realizar búsquedas de manera eficaz. La información que se almacene en esta herramienta no será susceptible de migración al SGDEA.

Es importante que el uso de este espacio sea racional, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Borrar carpetas sin archivos.

- Borrar documentos relacionados con normatividad que se encuentran en la página Web de la Secretaría en el enlace “Transparencia y Acceso a la Información Pública”

- Documentos internos (formatos, planillas, guías, instructivos, etc.) aprobados por la Oficina Asesora de Planeación y disponibles en la Intranet de la entidad.

3. Estructura de organización de documentos electrónicos según TRD

A continuación, se identifica paso a paso los aspectos a tener en cuenta para realizar el almacenamiento de la información

PASO 1: Contar con sitio en SharePoint

Este sitio será creado por la Dirección de Tecnologías y Sistemas de Información, y permitirá realizar el almacenamiento de la información producida electrónicamente por dependencias,

este sitio se denominará con el número de la dependencia seguido de la sigla tal como se muestra a continuación.

DEPENDENCIA
CÓDIGO-SIGLA	NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
100-DESP	Despacho
110-OAP	Oficina Asesora de Planeación
120-OAC	Oficina Asesora de Comunicaciones
130-OCI	Oficina de Control Interno
140-OCID	Oficina de Control Interno Disciplinario
150-OAIEE	Oficina de Análisis de Información y Estudios Estratégicos
160-C4	Oficina Centro de Comando, Control, Comunicaciones y Computo C-4
200-SSC	Subsecretaría de Seguridad y Convivencia
210-DPCC	Dirección de Prevención y Cultura Ciudadana
220-DS	Dirección de Seguridad
300-SAJ	Subsecretaría de Acceso a la Justicia
310-DAJ	Dirección de Acceso a la Justicia
320-DRPA	Dirección de Responsabilidad Penal Adolescente
330-DCD	Dirección Cárcel Distrital
400-SIFCO	Subsecretaría de Inversiones y Fortalecimiento de Capacidades Operativas
410-DT	Direccion Tecnica
420-DOF	Dirección de Operaciones para el Fortalecimiento
430-DB	Direcciòn de Bienes para la S, C y J
500-SGI	Subsecretaría de Gestión Institucional
510-DTSI	Dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información
520-DGH	Dirección de Gestión Humana
530-DJC	Dirección Jurídica y Contractual
540-DRFGD	Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental
550-DF	Dirección Financiera

Tabla 1 Denominación del sitio

Ejemplo:

Nota: Esta actividad se realiza una (1) sola vez por dependencia, en caso de ser necesario solicitar apoyo a la mesa de ayuda de la DTSI para llevar a cabo esta actividad.

PASO 2: Identificar la Tabla de Retención Documental de la dependencia.

Para la organización de los documentos electrónicos de los archivos de gestión se debe realizar la agrupación de acuerdo con las series o subseries establecidas en la Tabla de Retención Documental – TRD de cada dependencia, identificando los siguientes niveles:

✓ Primer Nivel: Serie documental

✓ Segundo Nivel: Subserie (cuando aplique)

✓ Tercer Nivel: Vigencia

Paso 3: Para nombrar los archivos

Con el fin de que la información surta un proceso de migración de manera adecuada, es necesario que se tenga en cuenta las siguientes recomendaciones sobre la asignación o identificación de nombres:

Recomendación	Observación	Ejemplo
Longitud del nombre	Si el nombre del documento es muy extenso, esto puede afectar procesos de backup, copia, migración, restauración, transferencia o compatibilidad entre sistemas de archivos. Con el fin de garantizar un proceso de migración efectivo entre SharePoint y un SGDEA, no se deberán exceder 256 carácteres.	PlanillasDeLaPrestacionDeServicioDeTransporte (Inadecuado) PlanillasServicioTransporte (Adecuado)
Uso de guiones	Se podrá solamente utilizar el guión al medio (-) para separar los caracteres numéricos de los alfabéticos.	Registros-PrestamosDocumentales (Inadecuado) 192-PatriciaMedinaGaitan (Adecuado)
Característica del nombre	El nombre del documento debe identificar en primera instancia el resultado del proceso del cual es producto, debe ser preciso, específico y de fácil recordación. El nombre del archivo no debe repetir la serie y la subserie a la que pertence.	540-DRFGD 540.21-Inventarios 540.21.01-InventariosBienesMuebles (Inadecuado) 540-DRFGD 21-Inventarios 01-BienesMuebles (Adecuado)
Caracteres especiales	Nombrar los documentos utilizando caracteres alfanuméricos: a-z y 0-9, NO utilizar caracteres especiales como / $%&#.:?¡, ñ o tildes.	BancosTerminológicos (Inadecuado) BancosTerminologicos (Adecuado)
Pronombres y preposiciones	Evitar el uso de pronombres como: el, la, los y preposiciones como "de, en, por, para", puesto que agregan un número mayor de caracteres al nombre del documento. Igualmente se sugiere no utilizar palabras como; si, pero, para.	NovedadesDeTrasladoDeBienes (Inadecuado) NovedadesTrasladoBienes (Adecuado)
Uso de mayúsculas y minúsculas	Usar mayúsculas al inicio del nombre del documento, si el nombre del documento es compuesto, usar la letra mayúscula al inicio de la palabra inicial e inicio de cada palabra compuesta.	CONSECUTIVOSCOMUNICACIONESOFICIALES (Inadecuado) ConsecutivosComunicacionesOficiales (Adecuado)
Numeración	Si el documento contiene numeración y el número contenido es de un solo digito, este debería ser antecedido por el 0.	1-PatriciaMedinaGaitan (Inadecuado) 01-PatriciaMedinaGaitan (Adecuado)

De acuerdo con los 3 pasos mencionados anteriormente, a continuación, se presenta un ejemplo de la estructura a utilizar

Ejemplo:

En el ejemplo se identifica:

1. 530-DJC: Sitio para la Dirección Jurídica y Contractual, con las siglas establecidas en la Tabla 1

2. 12-Contratos: Serie documental (de acuerdo con la TRD)

3. 2021: Se establece la vigencia en este caso se describe el año al que pertenece la información producida

4. 0001-MariaAlejandraLopez: hace referencia al numero y nombre del contrato suscrito.

5. 01-SolicitudContratacion: corresponde a los tipos documentales que conforman el expediente.

CONTROL DE CAMBIOS
No. VERSIÓN	FECHA	DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
1	10/10/2020	Documento Original
2	17/09/2021	Actualización del instructivo. Inclusion de normatividad y terminos relacionados con los documentos en soporte electronico, inclusion del item 7.2 organización de convenios y contratos en soporte electrónico

ELABORÓ		REVISÓ		APROBÓ
NOMBRE	Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxx	Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx	Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx	Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx
CARGO	Contratista	Profesional	Contratista	Directora de
	Dirección de	Especializado	Dirección de	Recursos Físicos y
	Recursos Físicos	Dirección de	Recursos Físicos	Gestión Documental
	y Gestión	Recursos Físicos y	y Gestión
	Documental	Gestión	Documental
		Documental
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