Contract
NOTA: La presente minuta corresponde a un modelo del contrato que estará sujeta a los ajustes y modificaciones derivados de lo previsto en el pliego de condiciones, las necesidades propias del contrato específico y a la modalidad de selección.
CONTRATO No. :
ANEXO 10
MODELO MINUTA DEL CONTRATO
CLASE : COMPRA VENTA
CONTRATISTA :
VALOR :
PLAZO :
El FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO -FONADE- (en adelante FONADE), Empresa Industrial y Comercial del Estado, de carácter financiero, dotada de personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, vinculada al Departamento Nacional de Planeación, creada mediante el Decreto 3068 de 1968 y reestructurada mediante los Decretos 2168 de 1992 y 288 de 2004, representado por XXXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXX, identificada con cédula de ciudadanía Nº 52.046.945 de de Bogotá, en su calidad de Subgerente de Contratación, nombrada mediante Resolución 368 del 14 xx xxxxxx de 2008 y acta de posesión del primero (1°) de septiembre de 2008, facultada para suscribir el presente documento de conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 063 del 15 xx xxxxx de 2009, de una parte, y, de otra,
, NIT. , representada por , identificado con cédula de ciudadanía No. , según certificado expedido por la Cámara de Comercio, expedido el ( ) de
de 200_, quien declara bajo la gravedad del juramento que ni él ni la sociedad por él representada, se encuentran incursos en causal de inhabilidad o incompatibilidad establecida por la ley, ni figuran en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República, quien en adelante, se denominará el CONTRATISTA, hemos acordado celebrar el contrato contenido en las cláusulas que se estipulan más adelante previas las siguientes CONSIDERACIONES: 1. Que FONADE, Y FONDO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES, suscribieron el convenio
interadministrativo de gerencia de proyectos 199073, cuyo objeto se acordó por las partes de la siguiente manera: … 2. Que en desarrollo del mencionado convenio FONADE se compromete a elaborar y celebrar los convenios y/o contratos que resulten necesarios para la ejecución de los proyectos objeto del convenio; 3) Que FONADE adelantó el proceso de selección abreviada XX 000-0000, cuyo objeto fue contratar el servicio de gestión documental para el Programa Compartel del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 4) Que FONADE, mediante Resolución del , dispuso la apertura del proceso de selección abreviada por subasta inversa para contratar el servicio de gestión documental para el Programa Compartel del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 5) Que el día xx de xxxx de 2009, a las xx:00 p.m., se realizó la diligencia de cierre del proceso, al cual presentaron oferta los siguientes proponentes, tal como consta en el acta correspondiente:
No. | PROPONENTE |
5) Que el resultado de la verificación de los requisitos habilitantes y factores técnicos de escogencia del proceso de selección abreviada XX 000-0000, fue el siguiente:
NO. | PROPONENTE | RESULTADO |
6) Que de conformidad con lo establecido en el numeral xx xxx Xxxxxx de Condiciones, el día xx de xxxx de 2009, a las xx:00 a.m., se llevo a cabo la subasta inversa presencial, entre los proponentes habilitados. 7) Que el documento de recomendación
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de adjudicación, del xx de xxxx de 2009, suscrito por quienes conformaron el Comité de Evaluación del Proceso SA-474- 2009, recomendó al ordenador del gasto, aceptar la oferta presentada por la sociedad xxx, por el valor ofertado válidamente en el lance xx, es decir por la suma de xxxxx. 8) Que mediante Resolución xxx del xx de xxx de 2009, la Subgerente de contratación de FONADE, aceptó la recomendación del Comité de Evaluación y en consecuencia, adjudicó el proceso de selección SA-474-2009 a la sociedad xxxx por la suma de xxx ($). 9) Que el presente contrato está amparado con el certificado de disponibilidad presupuestal No. Xxxx del xxx, expedido por el responsable del Fondo de Gerencia de Proyectos de FONADE. 10) Que teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, se procede a la suscripción, perfeccionamiento y legalización del respectivo contrato, el cual se rige por las siguientes CLAUSULAS: CLAUSULA PRIMERA – OBJETO: CLÁUSULA PRIMERA.- OBJETO. El CONTRATISTA se compromete a prestar el servicio de gestión documental para el Programa Compartel del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, de acuerdo a lo requerido en el pliego de condiciones que antecedió la celebración de este contrato y la propuesta presentada y aceptada, la cual hace parte integral del presente contrato. PARÁGRAFO PRIMERO.- El pliego de condiciones a que hace referencia esta cláusula, y especialmente su Capítulo cuarto, denominado Condiciones Contractuales Generales, se entiende incorporado al presente contrato, aun cuando en este no se reproduzca su contenido. En el evento en que se presente alguna contradicción entre, de una parte, el pliego de condiciones y este contrato, y de otra, la propuesta presentada por el CONTRATISTA, prevalecerá el contenido de aquellos documentos. PARÁGRAFO SEGUNDO.- Sin autorización previa y escrita de FONADE, previo concepto de la supervisión, el CONTRATISTA no podrá apartarse de las obligaciones que le resultan exigibles en virtud del presente contrato. En el evento en que lo haga, perderá el derecho a reclamar el reconocimiento y pago de cualquier suma que resulte de su decisión y será responsable de los daños que, como consecuencia de ella, le cause a FONADE, sin perjuicio de la que seguirá vigente su obligación de ejecutar el objeto contractual en su totalidad. CLÁUSULA SEGUNDA.- VALOR DEL CONTRATO. El valor del presente contrato asciende a la suma de xxx PESOS ($ ) m/cte. incluido IVA y todos los impuestos que se causen con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación del contrato, el cual corresponde a la totalidad de los costos relacionados por EL CONTRATISTA en su propuesta. El valor del contrato se encuentra presupuestado según el certificado de disponibilidad presupuestal del de de 2009, expedido por FONADE. CLÁUSULA TERCERA.- FORMA DE PAGO: Fonade pagará al contratista el valor por el cual le fue adjudicado el contrato, mediante trece (13) pagos iguales mensuales vencidos, contra entrega del informe mensual de actividades, aprobado por el supervisor del contrato. PARAGRAFO PRIMERO: Para efectos del pago se debe presentar previamente la factura a favor de FONADE, el formato de solicitud de desembolso, certificación del supervisor del cumplimiento de las actividades y entrega de productos. PARAGRAFO SEGUNDO: Los pagos señalados en la presente cláusula quedan condicionados adicionalmente a que las personas jurídicas acrediten el cumplimiento de la obligación de que trata el artículo 50 de la ley 789 de 2002. PARAGRAFO TERCERO: FONADE realizará los pagos dentro de los diez días calendario, siguientes a las fechas de radicación de las cuentas o de la fecha en que EL CONTRATISTA subsane las glosas que se le formulan. PARÁGRAFO CUARTO: Para efectos del desembolso, EL CONTRATISTA deberá informar el Régimen Tributario en el cual se encuentra inscrito, así como el número de inscripción del Registro Único tributario RUT y anexar copia de esa inscripción, así mismo, deberán diligenciar el formato CREACIÓN DE TERCEROS en el que registrarán la información solicitada. CLÁUSULA CUARTA – PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. El plazo de ejecución del presente contrato es de trece (13) meses, contados a partir de la fecha en que se suscriba el acta de inicio entre el supervisor y el CONTRATISTA. Este plazo podrá ser prorrogado o suspendido, de acuerdo con lo previsto en los numerales 1.5 y 4.3 xxx xxxxxx de condiciones. CLÁUSULA QUINTA.- DOMICILIO CONTRACTUAL. Las partes acuerdan como domicilio contractual, para todos los efectos, la ciudad de Bogotá, D.C. CLÁUSULA SEXTA.- OBLIGACIONES DE LAS PARTES. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:
1. Cumplir con todas y cada una de las actividades establecidas en el pliego de condiciones del proceso de selección abreviada XX 000-0000, el cual hace parte integral del presente contrato, en la forma y requerimientos establecidos.
2. Dar cumplimiento a las normas vigentes en relación con los aportes a pensión y salud.
3. Xxxxxxx oportunamente los requerimientos que realice la supervisión.
4. Indemnizar o asumir todo daño que se cause a terceros, a bienes propios o de terceros o al personal contratado para la ejecución del contrato, por causa o con ocasión del desarrollo del mismo.
NOTA: La presente minuta corresponde a un modelo del contrato que estará sujeta a los ajustes y modificaciones derivados de lo previsto en el pliego de condiciones, las necesidades propias del contrato específico y a la modalidad de selección.
5. Responder por el pago de los impuestos tasas o contribuciones que se causen con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación del contrato.
6. Entregar mensualmente informes de actividades al supervisor del contrato.
7. Realizar todas las labores relacionadas con la administración del archivo del Programa Compartel.
8. Mantener la organización del archivo de acuerdo con la normatividad vigente, en tal forma que la información sea recuperable en todo momento para uso del Programa Compartel.
9. Planificar, manejar y organizar la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
10. Presentar recomendaciones para optimizar el manejo del Archivo del Programa Compartel.
11. Aplicar y mantener actualizada las Tablas de Retención Documental del Programa Compartel, de acuerdo con la normatividad vigente.
12. Elaborar las tablas de valoración documental y las tablas de retención documental y actualizar las trd, si el programa compartel lo requiere o modifica su estructura, igualmente debe capacitar constante mente a los colaboradores del programa compartel en temas de gestión documental.
13. Presentar el documento de metodología donde se describa en forma detallada cada una de las actividades que contemplan la administración integral de los archivos producto de la presente contratación.
14. Realizar el reemplazo xx xxxxx, carpetas y ganchos deteriorados. El Ministerio suministrará al contratista los insumos necesarios.
15. Capacitar a los funcionarios que por parte del Ministerio realizarán las consultas y préstamos a través del acceso remoto y a los archivos ubicados en la Entidad.
16. Realizar la atención de consultas y requerimientos.
17. Actualización y mantenimiento de base de datos en archivos del Ministerio y Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
18. Suministrar personal calificado en el tema de archivística para los archivos del Ministerio – Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
19. Realizar las transferencias documentales. Cuando sean necesarias.
20. El número de folios promedio de informes es de 27.000 y comunicaciones recibidas con sus respectivos anexos es de 19; el contratista debe procesar estos con forme las tablas de retención documental, foliados e insertados diariamente en la respectiva carpeta.
21. Los documentos serán recibidos en forma física, por correo electrónico y por fax, los cuales serán radicados en un control de correspondencia.
22. Hacer el préstamo de carpetas mediante un formato.
23. A solicitud de cualquiera de los colaboradores del programa se deben digitalizar en forma inmediata todo los documentos que indiquen y por lo general en las diferentes oficinas del ministerio también se le digitalizan documentos con un promedio de 4000.
24. Mantener actualizada la base de datos del archivo, la cual deberá contener toda la información necesaria para la búsqueda rápida de la correspondencia que ingresa y que sale, así como de la existente en el archivo central de la Gerencia del Programa Compartel, e informar periódicamente sobre el desarrollo en virtud de estas actividades.
NOTA: La presente minuta corresponde a un modelo del contrato que estará sujeta a los ajustes y modificaciones derivados de lo previsto en el pliego de condiciones, las necesidades propias del contrato específico y a la modalidad de selección.
25. En caso de presentarse alguna observación por parte de alguna entidad de control respecto al manejo y organización del archivo será función de la empresa seleccionada subsanar dichas observaciones de forma oportuna y con total calidad.
26. Mantener contacto con la Gerencia del Programa Compartel para evaluar la calidad del servicio.
27. Mantener la reserva profesional sobre la información que le sea suministrada para el desarrollo del objeto del Contrato.
28. Durante la ejecución del contrato, la Gerencia del programa Compartel podrá solicitar la sustitución del personal que carezca de capacidad técnica o considere inconveniente para cumplir con el objeto del contrato, por otros de iguales o mejores calidades.
29. Contar con el siguiente personal mínimo: un supervisor (profesional), un técnico de archivo, un auxiliar de administración (mensajero), un auxiliar administrativo (recepcionista de correspondencia y apoyo a la gerencia del programa) y un auxiliar de archivo. Estos profesionales deben cumplir con lo solicitado en el anexo No 02.
30. El personal debe cumplir con las obligaciones detalladas en el anexo No 02.
31. Reemplazar dentro de un tiempo no mayor a 48 horas, el personal que no cumpla con los requisitos exigidos o no satisfaga las expectativas del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Ministerio de Comunicaciones, previa comunicación escrita por el supervisor del contrato.
32. Reemplazar dentro de un tiempo no mayor a 48 horas el personal que el contratista considere necesario por causas debidamente justificadas
33. Garantizar la disponibilidad del personal solicitado aún frente a las novedades que puedan ocurrir
34. Suministrar la dotación del personal a que haya lugar.
35. Efectuar la retención en la fuente a los empleados, cuando haya lugar, y pagar oportunamente a la entidad competente los valores recaudados.
36. Presentar al supervisor del contrato, con tres (3) días de antelación al inicio de la etapa donde desarrollarán las actividades que le correspondan, los soportes correspondientes que acrediten las calidades y la experiencia del personal mínimo requerido para la ejecución del contrato. Para la acreditación de la experiencia deberá presentar el diploma y la matrícula o tarjeta profesional vigente (si aplica) y certificaciones de los contratos ejecutados o su respectiva acta de liquidación o cualquier otro documento debidamente firmado por el contratante que contenga como mínimo, la siguiente información:
− Nombre del contratante
− Objeto del contrato
− Cargo desempeñado
− Fechas de inicio y terminación del contrato
− Firma del personal competente
La experiencia general de los profesionales cuando se solicite, sólo podrá ser contabilizada a partir de la fecha de expedición de la tarjeta o matrícula profesional. Para el caso de los profesionales cuya tarjeta o matricula profesional no indique la fecha de su expedición, deberán aportar el documento expedido por el ente correspondiente en donde se indique la fecha de expedición de la misma. Los estudios de educación superior (pregrado y postgrado), así como los estudios técnicos se acreditarán mediante fotocopia de los diplomas respectivos o certificados de obtención del título correspondiente.
37. Asumir los gastos de desplazamiento del Auxiliar de oficina (mensajero).
38. Demás actividades relacionadas con el manejo de archivo que sean designadas por el supervisor del Contrato.
39. Las demás requeridas para el cabal cumplimiento del objeto contractual.
PARÁGRAFO PRIMERO: EL Contratista entregará a FONADE, a más tardar dentro de los cinco (5) días calendario siguiente a la firma del presente contrato, las garantías a las que se refiere la presente cláusula y el comprobante de pago de las primas. PARÁGRAFO SEGUNDO: Las garantías expedidas a favor de FONADE serán aprobadas por la Subgerencia de contratación - Legalizaciones de esta entidad, como requisito para suscribir el acta de inicio del contrato. PARÁGRAFO TERCERO: El hecho de la constitución de las garantías previstas en la presente cláusula no exonera al CONTRATISTA de las responsabilidades contractuales y legales en relación con los riesgos asegurados. XXXXXXXX XXXXXX – PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN. El presente contrato se perfecciona con la firma de las partes y la
NOTA: La presente minuta corresponde a un modelo del contrato que estará sujeta a los ajustes y modificaciones derivados de lo previsto en el pliego de condiciones, las necesidades propias del contrato específico y a la modalidad de selección.
expedición del Registro Presupuestal. Perfeccionado el contrato para su legalización y ejecución se requiere: a) Constituir las garantías que lo amparan; b) Cancelar el valor por concepto de timbre que se genere del contrato; c) Acreditar el pago de los derechos de publicación del contrato. CLAUSULA DÉCIMA – LIQUIDACIÓN: Dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de terminación del objeto contractual, este contrato deberá liquidarse con el fin de determinar las obligaciones pendientes a cargo de las partes contratantes. Si el CONTRATISTA no se presenta a la liquidación, FONADE procederá de conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. Para constancia se firma a los