NAL-01-082024
NAL-01-082024
TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA COMPRA DE EQUIPOS E INSUMOS TECNOLÓGICOS PARA LAS OFICINAS DEL JRS COL
FECHA INICIO Y TERMINACIÓN | Del 22 de julio de 2024 hasta el sábado 27 de julio de 2024. | |
AREA DE COBERTURA | Bogotá D.C | |
TIPO DE CONTRATO | ||
FECHA LIMITE PARA POSTULACION | LA | Sábado 27 de julio de 2024 hasta las 23:59 |
El Servicio Jesuita a Refugiados (JRS) es una Organización Internacional No Gubernamental de la Iglesia Católica, reconocida por el gobierno italiano y la Santa Sede. Fue fundada en 1980 por la Compañía de Xxxxx. La Delegación en Colombia del JRS fue fundada en el año de 1994. El mandato institucional del JRS se centra en el trabajo con personas en situación de refugio y desplazamiento forzado en 57 países alrededor del mundo y su misión en Colombia es:
“El JRS/COL como parte del cuerpo apostólico de la Provincia colombiana de la Compañía de Xxxxx, acompaña, sirve y defiende a las personas en situación de refugio, migración, desplazamiento, confinamiento, a aquellas en riesgo de afrontar otras formas de movilidad humana forzada y a las comunidades receptoras, por medio de procesos de protección, educación, integración comunitaria e incidencia en una apuesta sostenible por la protección, la reconciliación y la hospitalidad, para la construcción de una civilización del amor.”
Actualmente contamos con 6 oficinas territoriales (Nariño, Norte xx Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxx Medio, Santander, Xxxxx del Cauca y Suacha) y 7 oficinas satelitales (Ibagué, Ipiales, Xxxx, Xxxxxxx, Santa xxxx del Sur, Cartagena y Pereira) desde las cuáles abarcamos las zonas más importantes para la atención de personas migrantes y desplazadas forzadas.
JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN:
De conformidad con la necesidad de dotación en equipos e insumos tecnológicos que tienen las diferentes oficinas del JRS COL, se adelanta este proceso de contratación que tendrá como objeto: la compra de equipos e insumos tecnológicos para la dotación de las oficinas del JRS COL, con el fin de que puedan desarrollar la misionalidad de la Fundación en los diferentes territorios.
OBJETO DE LA CONTRATACIÓN: la compra de equipos e insumos tecnológicos para la dotación de las oficinas del JRS COL, con el fin de que puedan desarrollar la misionalidad de la Fundación en los diferentes territorios.
TABLA 1.
Los equipos e insumos tecnológicos que se necesitan adquirir son los siguientes:
Equipos e insumos tecnológicos - JRS COL | ||
No. | Elemento solicitado: | Cantidades |
1 | Audífonos de diadema entrada USB | 21 |
2 | Base elevadora portátil con refrigeración | 10 |
3 | Power Bank 20000 mah (batería portátil) | 3 |
4 | Celular institucional: -Almacenamiento 128 gb -Memoria RAM 8 Gb -Conectividad 5G | 10 |
5 | Computador Portátil + Office 2021 vitalicio: -Militar Standart -Procesador i5 de 12 generación. -Memoria RAM 8 Gb -1 Disco de estado sólido 512 -Puertos Vga + HDMI + USB 3.0 + entrada tipo c | 10 |
6 | Computador Portátil + Office 2021 vitalicio: - iCore 9 (o su equivalente) - 16 Gb de memoria RAM -Tarjeta gráfica NVIDIA RTX 3000 (o su equivalente) Nota: este equipo será utilizado para edición de video y diseño gráfico. | 1 |
7 | Disco duro externo de 1 Tera. Nota: con protector integrado. | 3 |
8 | Tarjeta de memoria SDCH 128 GB - clase 10 | 1 |
9 | Mouse inalámbrico | 15 |
10 | Pantalla auxiliar 24 pulgadas | 4 |
11 | Switch: -Número de Puertos: 5 -Componentes Incluidos: Guía de instalación, cable de alimentación, pies de goma, -TL-SX105 -Dispositivos Compatibles: Escritorio -Tipo de Switch: Metal | 1 |
12 | Teclado auxiliar + mouse alámbrico | 3 |
13 | Video Beam | 2 |
14 | Webcam Cámara Web Con Micrófono Full Hd 1080 | 4 |
1. ALCANCE
Los proveedores deben ajustarse a las siguientes especificaciones:
a) Entregar los equipos e insumos tecnológicos, en el sitio acordado por las partes, en este caso en el domicilio de la Oficina Nacional del JRS COL: Xxxxx 00 Xx. 00-00, xxxxxx Xx Xxxxxxx, Xxxxxx X.X
b) Garantizar calidad de los productos, igualmente asegurar que estén nuevos y en perfectas condiciones para su uso.
c) El establecimiento comercial deberá cubrir el valor de las bolsas plásticas y/o el empaque de artículos (si se requiere), ya que por política establecida por el JRS/COL no se permite cubrir el pago de ese impuesto (el concepto de bolsas plásticas o empaquetado en ningún momento debe aparecer estipulado en las facturas).
d) Las facturas deberán generarse, únicamente a nombre de FUNDACIÓN SERVICIO DE LOS JESUITAS PARA LOS REFUGIADOS COLOMBIA con Nit 000.000.000-3.
e) Si el establecimiento es responsable de IVA o no responsable de IVA deberá tener en cuenta que se aplicarán las retenciones xx xxx.
f) EL PROVEEDOR deberá garantizar el personal para cargue y descargue de los insumos y equipos al momento de la entrega, el personal del JRS/COL no apoyará con estas labores.
g) Si EL PROVEEDOR es responsable de IVA y con obligación a facturar electrónicamente deberá expedir la respectiva factura electrónica de venta conforme al Artículo 6 de la Resolución 0042 de 2020 expedida por la DIAN. Si al momento de formalizar el contrato y durante su ejecución, el Proyecto financiador está Exento de Impuestos, tasas y contribuciones en el marco de los Acuerdos de Cooperación Internacional avalado por la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional - APC COLOMBIA, el PROVEEDOR deberá aplicar los beneficios tributarios a que haya lugar, previa presentación de soportes legales por parte del JRS/COL.
2. CUALIDADES DEL PROPONENTE
Podrán participar personas naturales o jurídicas adscritas al régimen responsable de IVA o no responsable de IVA, radicadas en el territorio nacional con posibilidades de entregar los equipos e insumos en la ciudad de Bogotá D.C., cuya razón social esté vinculada a actividades económicas relacionadas con la venta de uno o varios de los productos requeridos.
3. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA
El proponente deberá estudiar cuidadosamente los términos de referencia contenidos en este documento, para informarse a cabalidad sobre el objeto y reglas del presente proceso. Su presentación implica que el proponente los ha analizado a profundidad, conoce la actividad y obligaciones que le corresponde desarrollar en el caso de ser seleccionado y acepta todas las condiciones y obligaciones previstas en las normas vigentes y en el presente documento.
A la propuesta deberá anexarse los siguientes documentos de acuerdo con las responsabilidades de persona natural o jurídica:
a) Propuesta suscrita y firmada por el representante legal del proponente o persona natural, en los términos explícitos en el literal 6 de estos términos de referencia.
b) Certificado de Existencia y Representación legal, expedido por la Cámara de Comercio, con una vigencia no mayor a 30 días anteriores a la fecha del cierre de esta convocatoria.
c) RUT Actualizado mínimo del 2023.
d) Fotocopia del documento de identidad del representante legal.
e) Certificación bancaria actualizada.
f) Los proponentes deben estar cumpliendo plenamente con lo establecido en el código sustantivo del trabajo (Ley 2363 de 1950) como también lo establecido en la legislación internacional aplicable al caso colombiano.
g) Dos (2) referencias comerciales
4. VALIDEZ DE LA PROPUESTA
Las propuestas presentadas deberán tener una validez mínima de dos (2) meses, contados a partir de la fecha de presentación.
5. PROPUESTA
La propuesta presentada por el oferente deberá contener como mínimo la siguiente información:
• Cobertura: Se debe especificar la cobertura, disponibilidad de los productos y capacidad de entrega en la ciudad de Bogotá D.C (cantidad de establecimientos y ubicación, entre otros).
• Productos: Se debe cotizar como mínimo los productos solicitados en los términos de referencia (Tabla 1). Se debe describir cada producto teniendo en cuenta la marca, presentación y contenido propuesto o en su defecto productos que correspondan o igualen en calidad y presentación.
• Precios de venta: Se debe discriminar precios Unitarios SIN IVA, ya que los recursos que financian esta compra provienen de un proyecto de Cooperación Internacional que está exento de impuestos, tasas y contribuciones.
• Tiempo de Entrega: Proponer tiempos de entrega y disponibilidad de los productos solicitados en su totalidad.
• La propuesta deberá describir si cuenta con valor agregado: productos o servicios adicionales a lo mínimo requerido en los términos de referencia.
• Lugar de Entrega: los equipos e insumos tecnológicos deberán ser entregados en la Oficina Nacional del JRS COL, en el domicilio: Xxxxx 00 Xx. 00-00, xxxxxx Xx Xxxxxxx, Xxxxxx X.X
6. ENVIO DE LA PROPUESTA
Las propuestas se recibirán por correo electrónico con todos los documentos exigidos debidamente escaneados en formato PDF a los correos electrónicos: xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx, xxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx y xxx.xxxxxxx@xxx.xxx .
Igualmente, pueden ser enviadas en físico a la Fundación JRS COL Oficina Nacional, en la Xxxxx 00 Xx. 00-00, xxxxxx Xx Xxxxxxx, Xxxxxx X.X
7. DURACIÓN DEL CONTRATO Y SITIOS DE ENTREGA
El plazo para el cumplimiento de las obligaciones contractuales resultado del objeto de esta invitación serán acordes a la ejecución del proyecto financiador: PRM 3 año 2, el cual tiene vigencia hasta el 30 xx xxxxxx de 2024.
8. VALOR Y FORMA DE PAGO
El valor del contrato resultado del objeto de esta invitación será determinado por cada oferente en su propuesta, dando alcance al cumplimiento de los productos solicitados, calidad de los mismos, precios razonables y competitivos xxx xxxxxxx local y nacional. El Proveedor deberá proponer formas de pago de acuerdo a sus condiciones de negociación, entre las cuales se pueden considerar anticipos.
En caso de que se presente solicitud de anticipo el proveedor deberá constituir Póliza de Buen Manejo de Anticipo, por un valor asegurado equivalente al 100% del valor del anticipo, durante la vigencia del contrato.
En el marco de la contratación resultado de la presente invitación pública, se solicitará al oferente una Póliza de Cumplimiento por una cuantía equivalente al cuarenta por ciento (40%) del valor estimado del contrato con una vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más (si procede, de acuerdo a las cuantías establecidas para solicitud de pólizas).
9. CRITERIOS DE SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN
La selección del proveedor se realiza por medio de un comité ampliado de compras conformado por la coordinación territorial, coordinación administrativa y financiera, asesor del área de prevención territorial, profesionales administrativos territoriales y nacionales, quienes considerarán los siguientes criterios de selección:
a) Calidad: hace referencia a productos y/o servicios que cumplan con los estándares establecidos
b) Precios: que correspondan con la calidad del producto / servicio y que no exceda el valor xxx xxxxxxx.
c) Entrega completa de los documentos requeridos.
d) Capacidad de cumplimiento para la entrega de los productos cotizados.
e) Valor agregado: productos o servicios adicionales a lo mínimo requerido en el objeto del contrato y términos del contrato.
El JRS seleccionará la propuesta económicamente más razonable, es decir que, en cumplimiento de los criterios mencionados, ofrezca la mejor relación entre calidad, precio y valor agregado.
10. FECHA DE APERTURA Y CIERRE DE LA CONVOCATORIA
Las propuestas se recibirán desde el lunes 22 de julio de 2024 hasta el sábado 27 de julio de 2024 a las 23:59.
PARAGRAFO: Al presentar su oferta, el proponente acepta íntegramente y sin reserva alguna las condiciones aplicables al contrato, como única base de este procedimiento negociado, y cualesquiera que sean sus propias condiciones de venta, a las que renuncia. Los proponentes deben examinar atentamente y cumplir todos los requisitos, instrucciones, disposiciones y especificaciones contenidos en estos términos de referencia. Se rechazarán las propuestas que no contengan toda la información y documentación exigidas dentro del plazo especificado.
11. PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN
FUNDACIÓN SERVICIO DE LOS JESUITAS PARA LOS REFUGIADOS, identificada con el NIT 900.232.067 -
3, con domicilio principal en la dirección Xxxxxxx 0 # 00 X - 00, Xxxxxx, Xxxxxxxx. En adelante denominada como JRS COL o La Fundación, con fundamento en lo dispuesto en el régimen de protección de datos personales consagrado en la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias y complementarias, manifiesta en su condición de Responsable del tratamiento que con ocasión al registro y envío de su información para su participación en la presente convocatoria, se podrá recolectar, registrar, almacenar, usar y procesar información personal de su titularidad, correspondiente a datos de naturaleza general, identificación, ubicación, contenido socioeconómico y sensible asociada a imágenes fotográficas, así como
otro tipo de información relacionada con el entorno socioeconómico o demográfico. La anterior información podrá ser utilizada para las siguientes finalidades:
a) Verificar antecedentes comerciales, reputaciones y eventuales riesgo de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.
b) Desarrollar las actividades propias para su evaluación en la participación de la presente convocatoria
c) Solicitar información adicional y complementaria a través de comunicaciones formales que permita su participación en la presente convocatoria.
En razón de lo anterior, como titular de la información, usted cuenta con el derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales; abstenerse de suministrar información personal de naturaleza sensible, solicitar la prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso que se da a sus datos personales; revocar la autorización otorgada, consultar de forma gratuita los datos personales previamente suministrados y acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando no se atienda en debida forma sus consultas o reclamos en materia de protección de datos personales.
Para nosotros es muy importante respetar y proteger la intimidad, privacidad, seguridad y demás derechos que le asisten como titular de información personal, los cuales podrá ejercer presentando una consulta o reclamo a través de los siguientes canales de atención:
• Correo electrónico: xxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx
• Dirección física: Xxxxxxx 0 # 00 X – 00, Xxxxxx, Xxxxxxxx.
• Teléfono: (0) 0000000
Si desea conocer más acerca de cómo trabajamos por la seguridad y protección de su información personal, así como la forma y mecanismos para el ejercer sus derechos como titular de información, puede acceder a la política de protección de datos personales solicitándola a través del cualquiera de los canales previamente descritos.
Por lo anterior, con su participación en la presente oferta y envío de su información, usted declara conocer y aceptar de manera expresa, el contenido de la presente solicitud de autorización, así como el contenido de nuestra política de protección de datos personales.