LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN
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ELABORADO POR | REVISADO POR | APROBADO POR |
Firma: Nombre: Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx | Firma: Nombre: Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx | Firma: Nombre: Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx X. |
Cargo: Jefe de gestión jurídica | Cargo: Jefe de gestión jurídica | Cargo: Gerente |
Fecha: 15/09/2017 | Fecha: 15/09/2017 | Fecha: 15/09/2017 |
CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSIÓN | FECHA | CAMBIOS REALIZADOS | INCORPORÓ |
01 | 15/09/2017 | Creación de documento | Xxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx |
Tabla de Contenido
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 7
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 10
1. OBJETIVO
Determinar las actividades y requisitos para el desarrollo de la función contractual, para la administración y operación de la empresa.
2. ALCANCE
Inicia desde el requerimiento de la necesidad hasta la liquidación de los contratos.
3. DEFINICIONES
Contratación
Proceso mediante el cual la empresa adquiere bienes o servicios para la administración y operación enmarcada dentro de su objeto social.
Certificado de disponibilidad presupuestal
Documentos que garantiza la existencia de recursos presupuestales que respalden los compromisos a ser adquiridos mediante un contrato.
Certificado registro presupuestal
Documento por medio del cual se garantiza el destino definitivo de los recursos presupuestales comprometidos para la celebración de un contrato.
Contrato
Contrato es todo acuerdo de voluntades opuestas que se combinan para producir un efecto jurídico” (Código Civil, Arts. 1495, 1496, 1602; Código de Comercio art. 864)
Solicitud de disponibilidad, registro presupuestal y elaboración de contrato.
Formato mediante el cual el área que tenga una necesidad de un bien o servicio previamente autorizado por la gerencia, eleva solicitud de disponibilidad y registro presupuestal al área financiera, y una vez obtenida esta se requiera la elaboración del respectivo contrato.
Autorización del ordenador del gasto
Documento mediante el cual, el área requirente del bien o servicio, solicita a la gerencia autorización o visto bueno para el inicio de la etapa precontractual.
Tipos de contrato
Son las distintas clases de contratos que la empresa elabora para la adquisición de bienes o servicios, o el desarrollo de actividades de apoyo mutuo, colaboración y ejecución de proyectos.
Contrato laboral
Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.
Contrato de prestación de servicios
El contrato en virtud del cual una parte, llamada profesionista, se obliga a efectuar un trabajo que requiere para su realización, preparación técnica, artística y en ocasiones título profesional a favor de otra persona llamada cliente, a cambio de una remuneración llamada honorarios.
Contrato de suministro
El contrato de suministro es un contrato comercial que consiste en que por un lado hay una parte que se obliga a cumplir a favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios, a cambio de un pago o contraprestación, es decir, una persona se compromete a proveer cosas a servicios a otra a cambio de un pago.
Contrato de arrendamiento de bien mueble o inmueble
Es un contrato en que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa, o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio determinado
Contrato de compraventa
Por el cual uno de los contratantes se obliga a entregar una cosa determinada y el otro a pagar por ella un precio cierto, en dinero o signo que lo represente. Es un contrato consensual, bilateral, oneroso, generalmente conmutativo, y sirve para transmitir el dominio. Son requisitos de este contrato un objeto (cierto, lícito y determinado), un precio y una causa.
Contrato de prenda o hipoteca
El contrato de prenda consiste en que una parte (el deudor) entrega una cosa mueble a la otra parte (el acreedor), con la finalidad de obtener una garantía y seguridad de un crédito, de tal manera que le otorga la posesión pignoraticia y con ello la facultad de retener la cosa empeñada y, en su caso,
realizarla y pagarse preferentemente con el producto de dicha realización, si el deudor no cumple la obligación garantizada.
Protocolización del contrato
Se entiende como el acto de firma o suscripción del contrato entre el representante legal de EMTEL
S.A. E.S.P. y el contratista.
Legalización del contrato
Es el trámite mediante el cual el contratista cumple con los requisitos de orden legal y reglamentario que garanticen el inicio normal de la etapa de ejecución contractual. El cual comporta entre otros la suscripción de pólizas, pago de impuestos, tazas, contribuciones y estampillas que legalmente se exijan.
Ejecución contractual
Etapa a partir de la cual se da inicio formal al cumplimiento del objeto contractual, y puede estar delimitado con la suscripción del acta de inicio, la fecha de firma del contrato, una posterior o la fecha de legalización definitiva del contrato.
Certificación parcial o final del contrato
Documento mediante el cual el supervisor certifica el cumplimento del objeto contractual dentro del curso, plazos y condiciones establecidos, de manera parcial o al finalizar la ejecución del contrato.
Supervisor
Persona asignada por decisión administrativa de la planta de personal o contratista para el seguimiento, vigilancia y verificación de la ejecución de los contratos que se suscriban en la empresa.
Informe de ejecución del contrato
Documento que contiene el conjunto de actividades ejecutadas o la relación de bienes recibidas en cumplimiento del objeto contractual, presentado por el contratista al supervisor.
Pólizas
Garantías expedidas por compañías de seguros, las cuales respaldan financieramente los posibles siniestros que puedan ocurrir durante la ejecución del contrato o con posterioridad a la liquidación de mismo.
Multas
Sanciones que se imponen por parte del contratante como condición contractual, en el evento de presentarse incumplimientos parciales o totales del objeto.
4. CONDICIONES GENERALES
EMTEL S.A. E.S.P por ser una empresa de servicios públicos de TIC se rige bajo los parámetros establecidos en la ley 1341 de 2009 y específicamente en cuanto al régimen jurídico y contractual contemplado en el artículo 55 ibídem, el cual dice que los operadores de redes y servicios de telecomunicaciones se regirán por lo que estipule el derecho privado, por lo tanto la ley 80 de 1993 no le es aplicable.
Igualmente la empresa tiene vigente un manual interno de contratación que regula el procedimiento y los requisitos esenciales para desarrollar la actividad contractual en la empresa, documento aprobado y vigente según acuerdo 004 de 1999 enero 26 de la junta directiva de EMTEL S.A E.S.P., modificado por el acuerdo 10 de 1999, el acuerdo 004 del 31 xx xxxx de 2002, el acuerdo No 07 de 2004, el acuerdo 01 de 2009 y el
acuerdo 03 de 2009.
Por decisión empresarial de fecha 18 xx xxxxx de 2013, se reglamentó el proceso de contratación establecido en el manual interno para efectos de cuantías inferiores a 100 SMLMV.
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. | Actividad / Descripción | Responsable | Registro/Documento |
1 | IDENTIFICAR LA NECESIDAD DEL BIEN O SERVICIO El área respectiva identificara la necesidad del bien o del servicio requerido, si se trata de suministros hará el requerimiento al área de compras para que se consigan las cotizaciones. Si se trata de servicios se solicitaran a los proveedores presentar propuesta, siguiendo los lineamientos respecto a cuantías y requisitos de contratación establecidos en el manual de contratación interno y/o en el procedimiento GA.PR.04 de selección y vinculación de personal. Obtenidas las propuestas o cotizaciones se remitirán a la gerencia para la respectiva autorización. | Líder de cada proceso | ` Cotizaciones Propuesta |
2 | RECEPCIÓN DE LA AUTORIZACIÓN DE CONTRATACIÓN: Proviene de la autorización del gerente, Esta autorización debe estar acompañada de las directrices para la contratación, tales como: propuesta o cotización con sus respectivos anexos. | Gerente | Propuesta o cotización con sus respectivos anexos. |
3 | SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD, REGISTRO PRESUPUESTAL Y ELABORACIÓN DE CONTRATO Se genera dicha solicitud tanto para efectos presupuestales, como para que la oficina jurídica proceda a elaborar el contrato. NOTA 1: la solicitud debe tramitarla el líder del proceso del subproceso. | Líder del proceso del o subproceso. | formato solicitud de disponibilidad, registro presupuestal y elaboración de contrato |
4 | ENVIAR DOCUMENTACIÓN AL ARCHIVO DE VENTANILLA ÚNICA. Se debe registrar en la plataforma ORFEO la documentación diligenciada por el Líder del proceso o del subproceso, en la ventanilla única donde se agregara la hoja xx xxxx, remitiéndose al área de presupuesto. | Líder del proceso del o subproceso / auxiliar de ventanilla única | Registro en la plataforma ORFEO Hoja xx xxxx |
5 | RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EN EL AREA DE PRESUPUESTO La documentación registrada en ventalla única es recibida en el área de presupuesto, cuyo auxiliar procederá a verificar la existencia de disponibilidad presupuestal, expidiendo el respectivo certificado y su registro presupuestal el cual debe ir firmado por el subgerente administrativo y financiero, todo | subgerente administrativo financiero Auxiliar de presupuesto, | Certificado de disponibilidad y Registro presupuestal. APOTEOSIS |
debidamente reportado en la plataforma APOTEOSIS. Acto seguido se remiten los documentos al proceso de gestión jurídica. | |||
6 | RECEPCION, APROBACION Y ELABORACION DEL CONTRATO Recibida la documentación por el proceso de gestión jurídica, se procederá a revisar las diligencias sobre su contenido formal y legal aprobándolas o rechazándolas, en este último evento se devolverán a su proceso de origen para corregir o subsanar las observaciones encontradas. Una vez aprobados los documentos se procederá a elaborar la minuta contractual respectiva la cual llevara el visto bueno del jefe de gestión jurídica, pasando a firma de gerencia. Una vez suscrito por el gerente se registrara en el cuadro de control de contratación, y procediendo a citar al contratista para la firma y legalización del contrato. | Responsable del proceso gestión jurídica Gerente | Minuta contractual. |
7 | DESIGNACION DE SUPERVISOR Legalizado el contrato se comunicara la designación del supervisor del mismo, dejando a su disposición los documentos contractuales para su consulta y seguimiento de la ejecución del contrato. | Responsable del proceso gestión jurídica | Comunicado de designación de supervisor. |
8 | GUARDA Y CUSTODIA DE CONTRATO. Una vez legalizado el contrato con sus anexos, se organizara una carpeta siguiendo los lineamientos establecidos por la ley de archivos, conservándose dichos documentos en el archivo de gestión. | Auxiliar jurídico | Archivo |
6. ACCIONES CONTINGENTES
Actividad: En caso de ausencia del gerente titular
Acción Contingente: asumirá la responsabilidad de suscribir los contratos el primero o segundo suplente de gerencia.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual de contratación interna
Ley 594 de 2000, ley de archivos
8. REGISTROS DE CALIDAD
Formato solicitud de disponibilidad, registro presupuestal y elaboración de contrato
9. ANEXOS
N.A.