Macroproceso Gestión Jurídica y Contractual Código CON-MA-001

Fijar directrices, lineamientos y estándares de carácter obligatorio para simplificar y homogenizar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual y en la celebración de los contratos que requiera la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial (en adelante la UAERMV o la Entidad) para el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos institucionales.

Las directrices aquí establecidas tienen como objetivo dar pleno cumplimiento a los principios de la función pública previstos en la Constitución Política y la Ley, así como los propios de la contratación estatal. Los procedimientos y formatos del proceso CON – Contratación, se encuentran incorporados en el Sistema Integrado de Gestión – SIG de la UAERMV, los cuales indican las actividades a seguir en el proceso de contratación para las modalidades de selección establecidas por la normatividad vigente que rige la materia, los cuales deben ser tenidos en cuenta por las partes intervinientes, con el fin de dar cumplimiento a la misión, visión, funciones, metas y objetivos institucionales de la Entidad.

ALCANCE

El presente Manual de Contratación deberá ser aplicado por todos los funcionarios y contratistas de las dependencias de la UAERMV en el desarrollo de sus actividades.

Igualmente, para el desarrollo de todas las etapas del proceso de Contratación de los Bienes y Servicios que requiera la UAERMV, se observarán los procedimientos, manuales, guías, instructivos y formatos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión

– SIG.

3. XXXXX XXXXX Y RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN

3.1 NATURALEZA JURÍDICA DE LA UAERMV

De acuerdo con lo establecido en el Artículo 109 del Acuerdo 257 de 2006, la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial está organizada como una Unidad Administrativa Especial del Orden Distrital del Sector Descentralizado, de carácter técnico, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, adscrita a la Secretaría Distrital de Movilidad.

Tiene por objeto programar y ejecutar las obras necesarias para garantizar rehabilitación y el mantenimiento periódico de la malla vial local; así como la atención inmediata de todo el subsistema de la malla vial cuando se presenten situaciones imprevistas que dificulten la movilidad en el Distrito Capital.

3.2 NORMATIVIDAD APLICABLE A LA CONTRATACIÓN DE LA UAERMV

La UAERMV, como entidad pública del orden Distrital, en sus procesos de contratación está sujeta a las disposiciones contenidas en las leyes 80, 1150, 1474, 1450, 1508, 1712, el Decreto 019 de 2012, el Decreto 1082 de 2015, y actos administrativos internos que reglamenten la contratación y las demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.

También forman parte del marco legal de contratación de la Entidad, el Código Sustantivo del Trabajo, el Decreto No. 036 DE 2016, (Enero 12) Por el cual se modifican los artículos 2.2.2.1.16 al 2.2.2.1.23 y se adicionan los artículos 2.2.2.1.24 al 2.2.2.1.32 del Capítulo 1 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, el Estatuto Orgánico de Presupuesto y sus decretos reglamentarios, el Estatuto Anticorrupción y las normas de austeridad del gasto.

En todos los procesos de contratación que adelante la UAERMV se deberá dar estricto cumplimiento a los principios y procedimientos en la normativa vigente, en especial los postulados que orientan la función administrativa, teniendo siempre en consideración que con la celebración de actos contractuales y la ejecución de los mismos, se busca el cumplimiento de los fines estatales y la continua y eficiente prestación de los servicios públicos.

Particularmente es importante la planeación de los procesos contractuales, con el fin de eliminar, en lo posible, o mitigar y controlar los riesgos que la contratación pueda generar frente a los contratistas y terceros.

3.3 CLÁUSULA GENERAL DE COMPETENCIA (Inciso primero, artículo 12 de la Ley 80)

La atribución de la competencia para adelantar los procesos contractuales y celebrar los contratos de los entes públicos, corresponde al Representante Legal de la respectiva entidad. En el caso de la UAERMV, ésta competencia recae en cabeza del Director General. En desarrollo de esta competencia, éste podrá delegar en un funcionario del nivel directivo, total o parcialmente tal atribución, con arreglo al ordenamiento jurídico vigente.

Los contratos que celebre la UAERMV se regirán por las disposiciones comerciales, civiles y laborales pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en las Leyes 80, 1150 y 1474, el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan; o en regímenes particulares, como el caso de los contratos de Ciencia y Tecnología o los que se celebren en desarrollo del artículo 355 de la Constitución Nacional.

Por esta razón, las estipulaciones de los contratos serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en las Leyes 80, 1150 y 1474 y sus decretos reglamentarios, o en los regímenes particulares, correspondan a su esencia y naturaleza.

Tabla 1. Términos contractuales

Acta de inicio de contrato	Será el documento que suscriba la UAERMV y el CONTRATISTA con posterioridad a la suscripción del contrato para formalizar y reconocer el cumplimiento de los requisitos de legalización y ejecución del mismo, por lo general define la iniciación del plazo de ejecución. La suscripción de esta Acta será requisito indispensable para dar inicio al objeto contractual por parte del CONTRATISTA, siempre y cuando así se pacte en el contrato que se celebre
Adenda	Es el documento mediante el cual se modifica el pliego de condiciones de acuerdo a los términos y condiciones señalados en el artículo 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015.
Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización	Son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.
Capacidad residual	Es la capacidad real de contratación, calculada conforme a lo previsto en el artículo 2.2.1.1.1.6.4. del Decreto 1082 de 2015, y los lineamientos y directrices impartidas por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente.
CDP	Sigla que se refiere al Certificado de Disponibilidad Presupuestal, expedido por el proceso presupuestal de la Secretaría General o por la dependencia con competencia para el manejo presupuestal de una entidad estatal que concurra en la celebración de contratos con la UAERMV, en el que conste la disponibilidad de recursos incorporados en el presupuesto de la UAERMV o de cualquier otra entidad pública que concurra en la contratación que adelante la UAERMV, para la celebración y ejecución de un contrato con cargo a recursos del presupuesto público (nacional, departamental, municipal o distrital). Con este Certificado se afecta provisionalmente la apropiación existente en los términos ordenados por el Estatuto Orgánico del Presupuesto, y constituye requisito esencial para la convocatoria de cualquier proceso de contratación así como para la celebración del contrato que del mismo se derive.
Clasificación de bienes y servicios	Es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.
Comité de Contratación	Es la instancia asesora encargada de impartir recomendaciones al(los) ordenador(es) del gasto en relación con la actividad precontractual y contractual de la entidad.
Comité evaluador	Es el grupo interdisciplinario conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada proceso de contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos. El Comité Evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la Entidad no acoja la recomendación efectuada por el Comité Evaluador, debe justificar su decisión. Los miembros del Comité Evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales. La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.
Consorcio	Es la asociación de dos o más personas naturales o jurídicas para presentar una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, aplicable a toda la contratación estatal.
Contrato de consultoría	Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales, referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a los que tienen por objeto la interventoría, gerencia de obra o de proyectos de desarrollo institucional, dirección, programación y ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
Contratación directa	La contratación directa es el procedimiento mediante el cual se celebran los contratos autorizados por el numeral 4º del artículo 2º de la ley 1150 de 2007, sin que sea necesaria la obtención previa de varias ofertas.
Contrato de obra	Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

Contrato de prestación de servicios	Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la UAERMV. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.
Contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión	Son contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales a cargo de la UAERMV. La entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.
Contrato de prestación de servicios profesionales	Son contratos de prestación de servicios profesionales los que corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la UAERMV. La entidad distrital podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.
Contrato Sindical	El contrato sindical es el que celebran uno o varios sindicatos de trabajadores con uno o varios empleadores o sindicatos patronales para la prestación de servicios o la ejecución de una obra por medio de sus afiliados. Es de naturaleza colectiva laboral, solemne, nominado y principal. La actividad de los trabajadores que se vinculan a una empresa como afiliados de un sindicato a través de un contrato sindical para prestar servicios o realizar obras se regirá por lo dispuesto en los artículos 373, 482, 483 y 484 del Código Sustantivo del Trabajo, por el presente decreto, y por lo dispuesto en el contrato sindical y su respectivo reglamento.

	CRP			Sigla referida al Certificado de Registro Presupuestal, documento de gestión financiera y presupuestal que afecta en forma definitiva los recursos y que implica que los recursos financiados mediante el registro obtenido no podrán ser destinados a ningún otro fin. En el registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación constituye un requisito de ejecución de los contratos de la UAERMV que se celebren con cargo a recursos públicos apropiados en el presupuesto de la entidad o de cualquier otra entidad pública que concurra en la celebración de un convenio o contrato con la UAERMV.
	Estudios y documentos previos			Son el conjunto de documentos (estudios, evaluaciones, entre otros) que sirven de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones, de la invitación pública y/o del contrato, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la UAERMV, así como la distribución de riesgos que la entidad propone.
	Experiencia			Se entiende por experiencia, los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas durante el ejercicio de una profesión, arte u oficio. Igualmente se considera como experiencia, el conocimiento del proponente derivado de su participación previa en actividades iguales o similares a las previstas en el objeto del contrato.
	Experiencia laboral			Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio, a partir del ejercicio legal de la profesión. La experiencia no se agota con el paso del tiempo y por el contrario los proponentes adquieren mayor experiencia con el paso del tiempo en la medida en que continúen con sus actividades.
	Experiencia profesional			Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pensum académico de la respectiva formación profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina exigida para el desempeño del contrato, de conformidad con lo señalado en el artículo 229 del Decreto-Ley 019 de 2012 y las normas especiales que regulan la materia.
	Experiencia relacionada			Es la experiencia adquirida en actividades o servicios afines al objeto del contrato.
	Ficha técnica			Es un anexo al pliego de condiciones que debe elaborarse por parte de la entidad, cuando se adelanten procesos de selección abreviada para la contratación de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, bajo el método de subasta inversa. La entidad elaborará una ficha técnica, la cual debe incluir: a) la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; b) la identificación adicional requerida; c) la unidad de medida; d) la calidad mínima, y e) los patrones de desempeño mínimos.
	Garantía de seriedad de la oferta			Es la póliza expedida por una compañía de seguros presentada por el proponente como parta de su propuesta. Dicha póliza garantiza la seriedad la propuesta presentada por el oferente y deberá estar vigente conforme a los pliegos de condiciones y en todo caso hasta que se apruebe la garantía única de cumplimiento
	Inscripción en el RUP			La inscripción es el acto mediante el cual se hace la anotación en el Registro Único de Proponentes – RUP -, las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con entidades estatales, con las excepciones expresamente señaladas en la Ley y normatividad relacionada.
	Licitación			Modalidad de selección mediante la cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del art. 30 de la ley 80 de 1993. Según lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, la escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones que se señalan en los numerales 2, 3 y 4 del mismo artículo.
	Manifestación de interés			Exteriorización escrita de la intención de participar dentro del proceso de contratación respectivo, a través de los mecanismos y dentro de los plazos establecidos para el efecto dentro de la invitación x xxxxxx de condiciones. La manifestación de interés en participar funge como requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta, en los procesos de selección abreviada de menor cuantía, y de concurso de méritos con precalificación.
	Mínima cuantía			Modalidad de selección mediante la cual la UAERMV busca contratar la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda xxx xxxx por ciento (10%) de la menor cuantía de La Entidad.
	Plan anual de adquisiciones			Es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que la UAERMV debe diligenciar, publicar y actualizar en los términos del Decreto 1082 de 2015 en concordancia con las circulares y manuales que para el efecto expida la Agencia Nacional de Contratación –Colombia Compra Eficiente–.Este plan describe la programación de adquisición de bienes y servicios requeridos para el logro de los objetivos y metas institucionales que permitan el funcionamiento de La Entidad durante una vigencia fiscal.
Pliego de condiciones			Es un acto jurídico prenegocial de carácter general que contiene la voluntad de la administración con efectos vinculantes y obligatorios para los partícipes en el proceso de selección, en orden a la realización de los principios constitucionales y legales que la actividad contractual de la administración comprende.
Proponente			Es toda persona natural o jurídica, considerada individualmente o en estructura plural, que aspire a celebrar contratos con las entidades estatales de conformidad con lo señalado en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 y que presenta una propuesta en desarrollo de un proceso de selección
Registro Único de Proponentes – RUP			Es un registro de creación legal que llevan las cámaras de comercio de todo el país. En este deben inscribirse las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales para la ejecución de obras, suministro de bienes o prestación de servicios, salvo las excepciones taxativamente señaladas en la ley. En este registro consta la información relacionada a la experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad de organización y clasificación del proponente.
Requisitos habilitantes			Son las condiciones de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización de los proponentes que se les exige para la participación en el proceso de selección.
Riesgo			Es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.
SECOP			Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.
Selección abreviada			Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien,
		obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
Selección abreviada de menor cuantía		Corresponde a la modalidad de selección objetiva para adelantar procesos simplificados, con el fin de garantizar la eficiencia de la gestión contractual de conformidad con las expresas causales señaladas en la ley 1150 de 2007 o en la norma que haga sus veces.
Selección abreviada por subasta inversa		Corresponde a la modalidad de selección para la contratación de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, que corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Bajo este procedimiento los oferentes habilitados efectúan una puja dinámica efectuada electrónicamente o de manera presencial, durante un tiempo determinado de acuerdo con las condiciones señaladas en el pliego de condiciones del proceso.
Unión temporal		Es la asociación de dos o más personas naturales o jurídicas, quienes en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. Aplicable a toda la contratación estatal.
		Fuente: Secretaría General UAERMV

El área o dependencia ejecutora donde se genere la necesidad de la celebración del contrato, deberá tener en cuenta que el proyecto se encuentre contemplado dentro del Plan de Desarrollo, con el fin de impulsar programas y actividades de interés público. Igualmente, la reconocida idoneidad de la entidad con la cual se pretenda contratar, deberá estar determinada por la experiencia con resultados satisfactorios que acrediten su capacidad técnica y administrativa.

Para la celebración de estos contratos, el área o dependencia ejecutora deberá elaborar un estudio de conveniencia y oportunidad donde se establezca el objetivo que se pretende cumplir dentro del Plan de Desarrollo, verificando que el objeto beneficie a la ciudad y la comunidad sin que ello implique una contraprestación directa para la entidad; se deben identificar igualmente los indicadores de impacto que permitan medir el desarrollo económico, urbano o social del objeto a ejecutar.

3.4 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS

De conformidad con lo establecido en el artículo 95 de la Ley 489, la UAERMV podrá celebrar convenios con entidades de derecho público, con el fin de cooperar en el cumplimiento de sus funciones administrativas o de prestar conjuntamente los servicios que estén a su cargo.

Lo anterior, en desarrollo de los principios de coordinación y colaboración descritos en la Constitución Política y en la Ley, en virtud de los cuales las autoridades administrativas deben garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones con el propósito de lograr los fines y cometidos estatales.

Además de las condiciones aquí previstas para la celebración de convenios interinstitucionales e interadministrativos, se deberán tener en cuenta los requisitos mínimos exigidos para surtir el trámite de contratación directa.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1508 de 2012, si la naturaleza del convenio interadministrativo es la de desarrollar esquemas de asociación publico privada, se deberán adelantar los procedimientos de estructuración, aprobación y gestión contractual previstos en dicha ley.

3.5 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

Cuando el acuerdo de voluntades implique la prestación de bienes y/o servicios de una parte a la otra y una remuneración por este concepto, deberá celebrarse un contrato interadministrativo, de conformidad con el artículo 2 numeral 4, literal c de la Ley 1150, modificado por el artículo 92 de la Ley 1474.

3.6 CONTRATOS CON REGÍMENES ESPECIALES

En aplicación de lo dispuesto por los artículos 32 y 40 de la Ley 80, la UAERMV podrá suscribir contratos que se configuren como actos jurídicos generadores de obligaciones para las partes contratista y contratante, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad.

3.6.1. CONTRATOS CON ENTIDADES PRIVADAS SIN ANIMO DE LUCRO

La UAERMV podrá suscribir los contratos reglamentados a través del Decreto 92 de 2017, “Por el cual se reglamenta la contratación con entidades sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política” dando estricto cumplimiento a lo establecido por la norma.

3.6.2. CONTRATO SINDICAL PARA LA EJECUCIÓN DE OBRAS

Conforme la misionalidad y la naturaleza, la Entidad podrá suscribir contrato contratos sindicales conforme lo establece el Decreto 36 de 2016 “Por el cual se modifican los artículos 2.2.2.1.16 al 2.2.2.1.23 y se adicionan los artículos 2.2.2.1.24 al 2.2.2.1.32 del Capítulo 1 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, y se reglamentan los artículos 482, 483 y 484 del Código Sustantivo de Trabajo.” Garantizando la vigencia de los derechos y garantías de los trabajadores

En los casos anteriormente enunciados, La UAERMV tendrá en cuenta lo descrito en las disposiciones legales vigentes.

3.7. REGLAS APLICABLES A LA CONTRATACIÓN EN LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL (UAERMV)

De conformidad con lo establecido en las disposiciones constitucionales y legales vigentes deben considerarse, entre otras, las siguientes reglas:

Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa, al tenor de lo cual les son aplicables igualmente las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.

A los servidores públicos sólo les está permitido realizar aquello que esté autorizado expresamente en la Ley.

En las estipulaciones de los contratos estatales se tendrá en consideración los fines y principios previstos en las Leyes 80, 1150 y las normas que las reglamenten, adicionen, modifiquen o sustituyan, los mandatos de la buena fe, la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos, entre otros.

Los contratos se perfeccionan cuando se logra el acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, éste se eleve a escrito y cuente con el correspondiente certificado de registro presupuestal.

Todo contrato legalmente celebrado es Ley para las partes y no puede ser invalidado sino por consentimiento mutuo de las mismas, por causas legales.

4. ETAPAS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN

4.1 ETAPA PRECONTRACTUAL

4.1.1 PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

Con el propósito de adelantar una gestión contractual eficiente y transparente, la UAERMV elaborará para cada vigencia fiscal el Plan Anual de Adquisiciones, el cual deberá concordar con el presupuesto aprobado para La UAERMV, atendiendo a las partidas presupuestales correspondientes y estructurarse tal como lo dispone el Artículo 2.2.1.1.1.4.1 y subsiguientes del Decreto 1082 y las demás normas que lo modifiquen, complementen, adicionen o deroguen.

En el presente Manual se adoptan los lineamientos, procedimientos y formatos que establece la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, para elaborar, publicar y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones.

Los servidores públicos responsables de los proyectos de inversión o rubros de funcionamiento deberán garantizar la programación y ejecución del Plan Anual de Adquisiciones o documento que haga sus veces. Por lo anterior, corresponde a cada dependencia realizar la programación de la contratación requerida para la ejecución de los proyectos de inversión y/o los rubros de funcionamiento de la UAERMVy solo se podrá dar inicio a un proceso de contratación cuando éste se encuentre incorporado en el Plan Anual de Adquisiciones o documento que haga sus veces y se hayan surtido los demás trámites pertinentes.

4.1.1.1 Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones:

Cada Gerente de Proyecto de Inversión o responsable de rubro de Funcionamiento, una vez sea asignado el presupuesto de la vigencia respectiva, deberá:

Definir los requerimientos de los bienes, productos o servicios necesarios para la ejecución de los fines y objetivos institucionales que le competen, acorde con los recursos presupuestales y a su respectivo Plan de Acción, teniendo en cuenta el anteproyecto de presupuesto que la Entidad presentó para la correspondiente vigencia fiscal.

Detallar los objetos a contratar y demás datos requeridos para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones.

La Secretaría General, de acuerdo con las obligaciones en materia contractual, consolidará todas las necesidades (inversión y funcionamiento) de la UAERMV para su respectiva revisión, aprobación y adopción por parte del Comité de Contratación.

4.1.1.2 Revisión del Plan:

Cada Gerente de Proyecto de Inversión o responsable de rubro de Funcionamiento deberá presentar ante la Secretaría General, la sustentación de las necesidades a satisfacer (objeto a contratar) incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones o documento que haga sus veces, que se desarrollarán el año siguiente, en reunión que será convocada por el Secretario General en los primeros quince días calendario del mes de diciembre de cada año. A la reunión de revisión asistirán, además de los Gerentes de Proyecto, los siguientes funcionarios:

Líder del proceso contractual, quien revisará que los objetos contractuales propuestos estén acordes con las modalidades de selección propuestas.
Jefe Oficina Asesora de Planeación quien revisará:

que las necesidades están acordes con los lineamientos del proyecto;
que los objetos propuestos estén acordes con las metas del proyecto;
que tengan relación con el PMR (Productos, Metas y Resultados) y los conceptos del gasto de la Entidad; y
que la sumatoria de los mismos no sobrepase el valor asignado al respectivo proyecto inversión.

Líder del Proceso Gestión Financiera, quien revisará:

que los objetos propuestos estén acordes con el rubro presupuestal de funcionamiento;
que tengan relación con los conceptos del gasto de la Entidad; y
que la sumatoria de los mismos no sobrepase el valor asignado al respectivo rubro presupuestal de funcionamiento.

Líder del Proceso Talento Humano, quien revisará que los objetos propuestos para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no se enmarquen dentro de las limitantes establecidas por la sentencia C-614 de 2009 de la Corte Constitucional en relación con la celebración de contratos de prestación de servicios para el ejercicio de funciones de carácter permanente.

Aprobación y Adopción del Plan:

El Plan Anual de Adquisiciones propuesto, será aprobado y adoptado en última instancia por el Comité de Contratación, dentro de los quince (15) primeros días del mes de enero de la vigencia fiscal correspondiente. De este acto deberá quedar constancia en acta del comité.

Divulgación del Plan:

Una vez adoptado el Plan, éste será remitido por la Oficina de Planeación a las diferentes dependencias de la Entidad, dentro del mes siguiente a su adopción.

Publicación del Plan:

El Plan de Anual de Adquisiciones o documento que haga sus veces, será publicado en el SECOP, en el Portal de Contratación a la Vista o en el medio electrónico que corresponda y en la página web de la UAERMV, a más tardar el día 31 de enero de cada vigencia fiscal. Esta actividad será coordinada por la Secretaría General de acuerdo a sus funciones en materia de contratación.

Actualización y/o Modificación del Plan:

Para actualizar y/o modificar el Plan Anual de Adquisiciones adoptado, cada Gerente de Proyecto o responsable de rubro de Funcionamiento deberá tramitar una solicitud de modificación ante el Comité de Contratación, de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia. La Entidad actualizará el Plan Anual de Adquisiciones cuando:

Haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen x xxxxxxx de los recursos;
Para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios;
Excluir obras, bienes y/o servicios; o
Modificar el presupuesto anual de adquisiciones.

Estas actualizaciones y/o modificaciones serán publicadas en el SECOP, en el Portal de Contratación a la Vista o en el medio electrónico que corresponda y en la página web de la UAERMV. Esta actividad será coordinada por la Secretaría General.

4.1.1.7 Ejecución del Plan:

Cada Gerente de Proyecto o responsable de rubro de Funcionamiento será responsable que el titular de la dependencia solicitante del proceso contractual ejecute la contratación que le fue aprobada en el Plan Anual de Adquisiciones o documento que haga sus veces, dando cumplimiento a los plazos establecidos en el mismo.

No obstante lo anterior, La Entidad no está obligada a adelantar los procesos de adquisición que se enumeren en el Plan Anual de Adquisiciones o documento que haga sus veces.

4.1.1.8 Seguimiento del Plan:

Cada Gerente de Proyecto o responsable de rubro de Funcionamiento tomará las medidas internas necesarias para garantizar el cumplimiento de la ejecución del plan a su cargo, con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación y la Secretaría General – Grupo Financiero, desde el ámbito de su competencia.

Sin perjuicio de lo anterior, trimestralmente se evaluará la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones por parte de los integrantes del Comité de Contratación.

4.1.2 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

Uno de los principales aspectos de la planeación de la contratación, lo constituyen los estudios y documentos previos de que trata el Artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto1082 de 2015.

Para efectos de la contratación en la UAERMV, los estudios y documentos previos deben ser elaborados y suscritos por la dependencia solicitante de la contratación y el gerente del proyecto de inversión o el responsable del rubro de funcionamiento, así:

La elaboración del requerimiento será competencia del área y/o dependencia que solicita el bien, obra o servicio el cual debe contener como mínimo la solicitud del inicio de la etapa precontractual, junto con la descripción del objeto a contratar y valor. Anexo al requerimiento, se deberá allegar el estudio previo elaborado por el funcionario delegado para apoyar dicha función y aprobado por el responsable del área que requiere la contratación directamente; el estudio previo además deberá reunir todos los estudios, diseños, proyectos, antecedentes, documentos, autorizaciones y demás soportes requeridos que sirvieron de base para la elaboración de los mismos.

Los estudios y documentos previos serán la base para la gestión del contrato a suscribir. La responsabilidad de los estudios y documentos previos recae sobre el titular de la dependencia que los elabora.

El Comité de Contratación podrá analizar los estudios previos y efectuar las recomendaciones que considere pertinentes.

De conformidad con lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto1082 de 2015, los elementos mínimos que deben contener los estudios y documentos previos, son:

Descripción de la necesidad. Hace referencia a las causas, carencias, utilidades o provechos que determinan a La Entidad a contratar el bien, obra o servicio, así como las razones que sustentan la contratación del mismo, el cual, a su vez debe corresponder a la satisfacción del interés general observando los postulados que rigen la función administrativa.

De igual manera el bien, obra o servicio a contratar debe encontrarse previsto en el Plan Anual de Adquisiciones y tener relación con el proyecto de inversión o rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.

Dentro de la descripción de la necesidad, debe precisarse de manera puntual el porqué se requiere la contratación del bien, obra o servicio, indicando el soporte técnico y/o normativo a que haya lugar.

Objeto. Es la descripción clara, detallada y precisa de los bienes, obras o servicios que requiere La Entidad. Debe tratarse de un objeto lícito, física y jurídicamente posible. No deben definirse objetos demasiado amplios o ambiguos.

Debe coincidir con el registrado en el Plan Anual de Adquisiciones.

No debe incluir actividades conexas.

No debe incluir las obligaciones contractuales.

Descripción del objeto a contratar. Esta debe contemplar la descripción técnica detallada, las especificaciones, cantidades, unidad de medida, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para el bien, obra o servicio que se pretende contratar, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

Obligaciones del contratista. Precisa las obligaciones contractuales que debe cumplir el contratista y los productos que debe entregar. Para su determinación se deben usar verbos en infinitivo, tales como realizar, ejecutar, analizar, entregar, suministrar, entre otros.

Obligaciones de la UAERMV. Precisa las obligaciones correlativas que nacen para La Unidad con la suscripción del contrato, tales como realizar el pago de los bienes o servicios recibidos, entregar bienes y/o información al contratista para la ejecución del objeto contratado, entre otros. Para su determinación también se deben utilizar verbos en infinitivo.

Valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Se debe señalar el valor estimado del contrato, de conformidad con los soportes técnicos y económicos contenidos en los estudios previos realizados. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, éste debe incluir la forma como se calculó y soportar los cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. No se deben publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos.

Forma de pago. De acuerdo con la naturaleza del contrato y los lineamientos presupuestales de La Entidad, la forma de pago debe ajustarse al tipo de contrato y al plazo pactado

Por regla general, sólo se establecerán pagos contra servicio prestado, bien o producto entregado y recibido a satisfacción por el supervisor o interventor del contrato. El último pago se hará contra acta de liquidación del contrato. Para cada pago pactado deberá establecerse el porcentaje o valor y los requisitos para tramitar el mismo. Para la periodicidad o modalidad de los pagos deberá tenerse en cuenta el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).

En los estudios previos deberán evidenciarse las razones técnicas del porqué procede el pago de anticipos. Sólo se incluirá anticipo en los procesos y/o contratos de obra o concesión, o los que se realicen por licitación pública.

En los estudios previos se deberá justificar:

El monto del anticipo, que no podrá exceder del 50% del valor total del contrato.
El porcentaje de amortización, que se efectuará preferiblemente en los primeros pagos del contrato.
La constitución de la garantía que debe otorgar el contratista con el fin de amparar el buen manejo y correcta ejecución del anticipo.

La amortización es el porcentaje que descuenta la UAERMV al contratista del valor que reciba en cada pago, con el fin de compensar el valor entregado por ésta en calidad de anticipo.

Para el manejo del anticipo, se deben tener en cuenta las indicaciones establecidas en la normatividad vigente y en el numeral 4.2.5. del presente Manual.

Con el fin de salvaguardar los recursos del Estado, se efectúan dos (2) recomendaciones:

No supeditar el inicio del plazo de ejecución de los contratos al giro de los recursos pactados en calidad de anticipo toda vez que, dentro del proceso de selección correspondiente, se efectuaron exigencias y revisiones orientadas a verificar la solvencia económica y técnica del contratista que lo capacitan para iniciar la ejecución del objeto contractual sin condicionamientos económicos. En todo caso, el giro de recursos en cualquier modalidad deberá efectuarse hasta tanto se haya verificado el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.
En todo caso, debe tenerse en cuenta que los anticipos y los pagos anticipados se encuentran restringidos. Por esta razón, si se dan los presupuestos legales para el pago de anticipos o pagos anticipados debe tenerse presente que éstos no pueden exceder el 50% del valor total del contrato y que su desembolso debe estar sujeto al cumplimiento de las reglas antes enunciadas.

Plazo. Estimación del término en el que el contratista dará cumplimiento al objeto y obligaciones pactadas. Debe ser razonable y posible de cumplir.

Este plazo debe comprender tanto los tiempos requeridos para el cumplimiento de las obligaciones principales del contrato, como para las accesorias. En el caso de entrega de productos, en contratos de consultoría, deberá incluirse los plazos para la revisión por parte del supervisor o interventor, y el de la realización de los ajustes a que haya lugar por parte del consultor.

En la determinación del plazo de ejecución, la dependencia solicitante en la realización de los estudios técnicos de la contratación deberá tener en cuenta los tiempos administrativos para el perfeccionamiento y legalización del contrato, así como el principio de anualidad presupuestal y el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). El plazo que se determine para la ejecución del contrato debe ir en concordancia con su naturaleza (de ejecución instantánea o de tracto sucesivo) y con la forma de pago; igualmente debe verificarse frente a las limitaciones que establecen las normas presupuestales.

Fundamentos jurídicos que justifican la modalidad de selección. Se deben indicar las razones o argumentos legales que justifican la modalidad de selección y de los elementos que componen el estudio previo. Los fundamentos jurídicos de la modalidad de selección a adelantar serán los establecidos por la normatividad vigente.

Análisis que soporta el valor estimado del contrato. El presupuesto estimado debe soportarse en las características técnicas y de calidad del bien y/o servicio a contratar y en las condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecución de las obligaciones contractuales.

Se deberán indicar las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen, soporte de precios unitarios (si es del caso) o de valor global, la forma como se calcularon, teniendo en cuenta las características técnicas y de calidad del bien o servicio a contratar y el tiempo o lugar de ejecución de las obligaciones contractuales, presupuesto oficial, entre otros.

El valor estimado se toma del estudio xx xxxxxxx y deberá aportarse el estudio comparativo realizado. El valor estimado del contrato debe contemplar todos los costos que implique la adecuada ejecución del objeto y obligaciones del contrato, tales como: honorarios, viáticos, variaciones de tasa de cambio, inflación, impuestos, tasas, contribuciones y pagos parafiscales establecidos por las diferentes autoridades del orden nacional, departamental o distrital, costos de importación o exportación, seguros y garantías, costos de transporte, almacenamiento e instalación, utilidades, administración e imprevistos, y demás costos directos e/o indirectos necesarios para la ejecución del objeto y obligaciones contractuales.

El presupuesto debe estar acorde con el estudio xx xxxxxxx, el cual deberá ser verificado por el área en cuya cabeza se radique la necesidad del objeto contractual.

Es importante al determinar el presupuesto oficial, tener en cuenta el término de ejecución del contrato hasta su liquidación, así como la permanente actualización y ajuste de los precios establecidos y la necesidad de contar con aprobación de vigencias futuras, para lo cual se debe tener en cuenta el procedimiento definido por el CONFIS. Al determinarse el valor estimado del contrato debe verificarse la fuente de financiación de los recursos y las entidades de donde provienen.

Criterios para seleccionar la oferta más favorable. Son las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de verificación y/o calificación y que en últimas determinarán la escogencia del proponente, soportados en factores técnicos y económicos objetivos, a efectos de obtener la propuesta más favorable para La Entidad, de acuerdo con las modalidades de contratación y teniendo en cuenta las diferentes alternativas de aplicación para cada una.

Para su determinación se deberá definir claramente la forma como se obtienen los puntos y/o porcentajes en cada criterio, como se obtienen los máximos y los mínimos y/o como se acumulan la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y la organizacional de los proponentes que serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes, por lo cual no se les otorgará puntaje.

Tipificación, estimación, asignación y análisis de los riesgos de la contratación. Durante la ejecución del contrato se pueden presentar contingencias que pueden entorpecer, dificultar o impedir su adecuada ejecución; de ahí la importancia de efectuar un análisis sobre los riesgos inherentes a la naturaleza y al objeto de la contratación, destacando la forma de prevenirlos, mitigarlos y/o eliminarlos e indicando el área y/o dependencia que debe asumirlos.

Se debe determinar el o los riesgos previsibles, cuál de las partes asumirá dicha carga y la fórmula para estimar su cuantía. (Estos riesgos son diferentes a los cubiertos por la garantía única los cuales no deberán estar incluidos en tal análisis).

Es necesario hacer una estimación sobre la probabilidad de ocurrencia de estos eventos y tener previstas medidas encaminadas a reducirla.

Para efectos de la configuración de los riesgos contractuales, en cada proceso de contratación se debe tipificar o identificar el riesgo, estimarlo, asignarlo y valorarlos de conformidad con la metodología establecida en el “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación”, expedida por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente-.

Análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual. Deberán justificarse las razones por las cuales se determinó la exigencia de garantías que amparen los riesgos del contrato o la no exigencia de garantías.

Las garantías a solicitar al contratista deberán señalarse según el siguiente cuadro:

Tabla 2. Garantías del contratista

ETAPA	AMPAROS	PORCENTAJE	VIGENCIA

Fuente: Secretaría General UAERMV

Para la exigencia de garantías al contratista, se debe observar lo dispuesto en la Sección Tercera del Decreto1082 de 2015 (Artículo 2.2.1.2.3.1.1 y subsiguientes).

- Indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.

NOTA 1: En todo caso, para la elaboración de los Estudios Previos, se debe observar como mínimo lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto1082 de 2015.

NOTA 2: Es responsabilidad del área y/o dependencia que requiera la contratación el suministro mínimo de la siguiente información a la Secretaría General – Proceso de Contratos de la Secretaría General : descripción de la necesidad, descripción del objeto a contratar, obligaciones del contratista, valor del contrato, forma de pago, plazo, análisis que soporta el valor estimado del contrato, tipificación, estimación, asignación y análisis de los riesgos de la contratación y análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual.

4.1.2.1 Estudios y documentos previos para la modalidad de Selección de Mínima Cuantía.

La selección bajo la modalidad de Xxxxxx Xxxxxxx, requerirá por parte de La Entidad la elaboración de un estudio previo simplificado el cual contendrá los siguientes elementos mínimos:

Descripción sucinta de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.
Descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.
Las condiciones técnicas exigidas.
El valor estimado del contrato justificado de manera precisa.
Plazo de ejecución del contrato.
El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) que respalda la contratación.

4.1.3 REQUISITOS MÍNIMOS PARA INICIAR UN PROCESO DE CONTRATACIÓN

4.1.3.1 Generales:

Una vez distribuido el presupuesto de la UAERMV para cada vigencia fiscal, la Secretaría General a través del Proceso Presupuestal elaborará y dará a conocer a las demás dependencias de La UAERMV la tabla de cuantías, insumo necesario para determinar los procesos de selección a seguir.

La dependencia solicitante deberá tener en cuenta que el proceso esté incluido en el Plan Anual de Adquisiciones o documento que haga sus veces. Posteriormente deberá elaborar un memorando de solicitud de elaboración del proceso contractual, anexando los documentos correspondientes, el cual debe estar suscrito por el titular de la dependencia solicitante y por el gerente del proyecto de inversión o responsable del rubro presupuestal.

De conformidad con la normatividad vigente, la cuantía, el tipo de contrato a celebrar y lo previsto en el Plan Anual de Adquisiciones, la Secretaría General dará inicio a los procesos de contratación, previa verificación del cumplimiento de los siguientes requisitos mínimos:

Estudios y documentos previos con sus correspondientes soportes. - Estudios de Sector. (Artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082)- - Certificado de disponibilidad presupuestal.
Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones o la invitación pública para el caso de procesos de mínima cuantía.
Documentos que identifican al contratista (si es el caso).

4.1.3.2 Requisitos para la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

Para la celebración del contrato se requiere de una justificación sobre la necesidad, conveniencia y oportunidad, con las siguientes precisiones:

La solicitud la realizará el área y/o dependencia que requiera la contratación, la cual deberá contener la siguiente información: Perfil de la persona natural o jurídica que se requiere contratar, junto con la descripción de las competencias indispensables para la ejecución del objeto; nivel de estudios y experiencia general o específica que se requiera; las obligaciones del contratista que deben ser claras y precisas; los productos o servicios que debe entregar a La Unidad.

Respecto al soporte técnico y económico, para el caso de personas naturales, debe tenerse en cuenta la tabla de honorarios de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión y las actualizaciones anuales que para el efecto realice La Unidad. Para el caso de personas jurídicas, debe tenerse en cuenta su oferta de servicios.

El valor de los honorarios pactados incluirá todos los costos directos e indirectos en que el contratista incurra para la correcta ejecución del contrato, por lo tanto no se pactan gastos de desplazamiento y otros costos adicionales.

De acuerdo al perfil y competencias establecidas para la selección del contratista, el área de Contratos de la Secretaría General verificará la acreditación de estudios y experiencia requeridos. Esta modalidad de contratación se adelantará de conformidad con el Procedimiento “Contratación Directa”

Sin importar su cuantía, las solicitudes de contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, deben someterse a consideración de la Dirección General de la UAERMV. La Dirección General podrá realizar sugerencias, proponer ajustes y efectuar todas aquellas recomendaciones que considere necesarias.

4.1.4 LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

Todos los procesos de contratación que adelante la UAERMV serán sometidos a consideración del Comité de Contratación, salvo cuando se trate de los siguientes casos:

Contratos cuyo valor total sea inferior al valor de la mínima cuantía.
Adiciones de contratos cuyo valor inicial fuera inferior al valor de la mínima cuantía.
Prórrogas o modificaciones sin cuantía.

Las excepciones previstas en los numerales 1 y 2 no cobijan a los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. En todo caso, a juicio del Presidente (Director o su delegado) del Comité de Contratación, podrán someterse a consideración de dicho Comité aquellos asuntos que lo ameriten, de lo cual se dejará constancia en la correspondiente Acta.

4.1.4.1 Las modalidades de selección:

Licitación Pública: Es el procedimiento mediante el cual la UAERMV ,mediante publicación en el SECOP invita a los interesados para que, en igualdad de oportunidades, y con sujeción a los lineamientos establecidos en el pliego de condiciones, presenten propuestas, de entre las cuales la UAERM, siguiendo criterios preestabledos, seleccionará la más conveniente. Esta modalidad de selección se adelantará de conformidad con el Procedimiento CON- PR-001” Licitación Pública”

Selección Abreviada: Es el procedimiento simplificado mediante el cual la UAERMV, formula públicamente a través del SECOP una convocatoria para que los interesados, en igualdad de oportunidades, y con sujeción a los lineamientos establecidos en el pliego de condiciones, presente propuestas, de entre las cuales la UAERMV, siguiendo los criterios preestablecidos en éste, seleccionará la más conveniente. Esta modalidad de selección se adelantará de conformidad con los Procedimientos CON-PR-005

“Selección Abreviada Menor Cuantía” o CON-PR-006 “Selección Abreviada Subasta Inversa”, según sea el caso.

Concurso de Méritos: Esta modalidad de selección se utiliza para la contratación de servicios de consultoría referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. También para la contratación de servicios que tengan por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Así mismo, para la realización de proyectos de arquitectura. El concurso de méritos se adelantará de conformidad con el Procedimiento CON-PR-003 “Concurso de Méritos”.

Contratación Directa:

Que requiere acto administrativo de que trata el Artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto1082 de 2015:

Convenios o Contratos interadministrativos.

Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

Cuando no existe pluralidad de oferentes.

Contratos de arrendamiento y adquisición de inmuebles.

Contratos de Urgencia Manifiesta (el acto administrativo que la declara hará las veces del acto a que se refiere el artículo 74 del Decreto1082 de 2015, y no requerirá de estudios previos)

Que no requieren acto administrativo motivado de que trata el Artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto 1050 de 2013:

Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Esta modalidad de selección se adelantará de conformidad con el Procedimiento CONPR-002 “Contratación Directa”.

Contratación de Mínima Cuantía: Se utilizará esta modalidad de contratación cuando el valor del contrato a celebrar sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía. Esta modalidad de contratación se adelantará de conformidad con el Procedimiento establecido en el Artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto1082 de 2015 y en el “Manual de la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía” expedido por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente-. Para esta modalidad se pondrá especial atención en divulgar ampliamente los procesos correspondientes, por parte de la Oficina de Comunicaciones, a fin de contar con la mayor cantidad de participantes posibles.

4.1.5 LOS PROYECTOS DE PLIEGOS DE CONDICIONES

En los casos de procesos de selección en los que deba elaborarse proyecto xx xxxxxx de condiciones, éste será elaborado conjuntamente entre el área o dependencia que requiere la contratación y de la Secretaría General, con el acompañamiento del Proceso de Presupuesto, con base en los estudios previos y criterios técnicos formulados por el área o dependencia solicitante.

Publicación de los proyectos xx xxxxxx de condiciones:

Los proyectos xx xxxxxx de condiciones serán publicados de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente, con el objeto de proporcionarle amplia publicidad y divulgación ante los interesados en participar y recibir las observaciones que estimen pertinentes en procura de ajustar y perfeccionar las reglas que regularán el proceso de contratación. La UAERMV analizará las sugerencias recibidas, acogerá las que estime conducentes y las consignará en el pliego de condiciones definitivo.

Pliego de condiciones definitivo:

Es el documento en el cual la UAERMV consigna el objeto a contratar, las obligaciones de las partes, el monto del presupuesto asignado por la UAERMV para la Contratación, los requisitos habilitantes de carácter jurídico, técnico, financiero y organizacional y criterios de calificación de las propuestas, así como los demás aspectos que, de conformidad con el tipo de contratación y la normatividad vigente, sean pertinentes, y que los participantes deben acreditar, junto con la preparación y presentación de las propuestas en el respectivo proceso de selección.

En el pliego de condiciones se deben establecer reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, que no induzcan a error a los proponentes y que aseguren una escogencia objetiva y eviten declarar desierto el proceso. El desconocimiento de estas reglas hace incurrir en responsabilidad a los servidores públicos que intervengan en la elaboración de los mismos.

El pliego de condiciones se somete a consideración del Comité de Contratación, cuyas observaciones se tendrán en cuenta en el documento definitivo.

Contenido de los pliegos de condiciones:

Los pliegos de condiciones consignarán las políticas particulares del proceso de selección en lo relacionado con los criterios habilitantes y de evaluación para la adjudicación, de acuerdo a los modelos que contemplan la experiencia, indicadores financieros, fórmula de adjudicación propuesta económica, entre otros.

Para la elaboración y estructuración de los pliegos de condiciones se tendrán en cuenta los modelos expedidos para el efecto por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente-. En todo caso, deberán contener como mínimo la información solicitada en el Artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto1082 de 2015 y los demás que sean exigidos en cada modalidad de selección en particular por el mismo Decreto.

Aspectos particulares a tener en cuenta en la estructuración de los Pliegos:

Para los procesos de selección que adelante La Entidad se tendrán en cuenta las inhabilidades contenidas en los artículos 1 al 4 de la ley 1474; igualmente cuando se adelanten procesos mediante la modalidad de concurso de méritos para la contratación de consultorías e interventorías, se tendrá especial observancia de los impedimentos contenidos en el artículo 5 de la citada Ley.

La determinación del presupuesto oficial estimado será responsabilidad del área técnica ejecutora del proyecto y para su estructuración tendrá en cuenta la inclusión del A.I.U. Adicionalmente, los costos ambientales y sociales y en los casos donde aplique el valor del Plan Manejo de Tráfico Señalización y Desvíos del Proyecto.

En la Selección Abreviada de Menor Cuantía, para la conformación de la lista de posibles oferentes, se tendrá en cuenta el procedimiento que se disponga en los pliegos para el sorteo, con observancia de lo dispuesto en el Artículo 2.2.1.2.1.2.20 Decreto 1084.

En desarrollo del proceso de selección no serán aceptadas propuestas parciales. Los proponentes podrán presentar, adicionalmente a la propuesta básica, mediante documento separado pero adjunto a la misma, propuestas alternativas, siempre y cuando ellas no signifiquen condicionamiento para la adjudicación y cumplan con el objeto del proceso de selección. En este evento deberá indicarse clara y detalladamente en qué consiste la alternativa y cuáles son sus ventajas. Las propuestas alternativas deben acompañarse de los documentos que las sustenten. Los demás aspectos de este tipo de alternativas será establecido en los pliegos de condiciones.

En los proyectos de infraestructura se exigirá que la propuesta esté suscrita o cuente con el aval de un ingeniero civil o de transportes y vías, según el objeto del contrato.

La Capacidad Residual de Contratación (KRC) mínima para participar se establecerá en el correspondiente pliego de condiciones, atendiendo los criterios señalados en la “Guía para Determinar y Verificar la Capacidad Residual del Proponente en los Procesos de Contratación de Obra Pública” expedida por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente- y las demás indicaciones, manuales y demás que publique esta entidad.

Los elementos generales y particulares relacionados con el tema de experiencia se aplicarán en los términos y condiciones que fije técnicamente la Dirección General teniendo en cuenta los criterios y las necesidades objetivas fijadas por cada área, condiciones que serán plasmadas en cada uno de los procesos de selección que se adelanten.

Sin perjuicio de lo anterior, en casos excepcionales, el área responsable determinará los años de acreditación de la experiencia del proponente, los cuales serán debidamente justificados. En la generalidad de los procesos de SAMC para bienes y servicios y SASI, solo se exigirá la experiencia relacionada con el objeto del contrato identificado con el clasificador de bienes y servicios.

En cumplimiento de la Directiva 001 de 2011 xxx Xxxxxxx Mayor de Bogotá, en los procesos de obra se incluirán componentes relacionados con VINCULACIÓN DE PERSONAL DE LA LOCALIDAD Y POBLACIÓN VULNERABLE, si estuviera contemplado en los estudios previos.

En cumplimiento de la Directiva 03 de 2012 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en los pliegos de condiciones o documento equivalente y en la minuta del contrato de todo proceso de selección se deberán incluir las siguientes obligaciones a cargo del proponente:

Quienes pretendan contratar con la UAERMV deberán respetar plenamente la legislación laboral vigente e incentivar la mejor oferta laboral y prestacional del personal que empleen, de forma que garantice el acceso a mejores oportunidades de trabajo.
Toda persona jurídica que preste sus servicios a La Entidad y que para el efecto requiera vincular personal, deberá informar mensualmente a La Unidad, acerca del ingreso, retiro, pago oportuno de los factores salariales y prestacionales, y el cumplimiento de las obligaciones que ese vínculo genere.

La información relacionada con los procesos de selección debe ser canalizada a través del Secretario General. A los funcionarios y contratistas del área, les está prohibido suministrar a particulares o funcionarios de la UAERMV información al respecto, salvo que en razón a sus funciones deban cumplir esta labor. Aplica para todo proceso de selección de contratistas.

4.1.6 COMITÉ TÉCNICO ASESOR Y EVALUADOR

Para la evaluación de las propuestas que se presenten con ocasión de los procesos de selección por licitación, selección abreviada o concurso de méritos, se conformará el Comité Técnico Asesor y Evaluador, conformado por servidores públicos y en algunos casos con particulares contratados para el efecto, a quienes les corresponde decidir sobre los resultados de los procesos de selección a que se refiere el presente manual dentro del ámbito de su competencia, para lo cual, gozan de plena libertad para realizar las evaluaciones de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones; ejercicio del cual se levantará el respectivo informe.

El carácter asesor del Comité no lo exime de responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.

La evaluación y verificación de las ofertas presentadas con ocasión de procesos de mínima cuantía será adelantada en los términos del inciso final del Artículo 2.2.1.1.2.2.3 del Decreto1082 de 2015, para lo cual el ordenador del gasto tomará las medidas pertinentes en cada caso.

4.1.6.1 Conformación:

El Comité Técnico Asesor y Evaluador estará conformado como mínimo por los siguientes miembros:

Un funcionario, como mínimo, del área o dependencia responsable que tenga el perfil requerido para la evaluación del proceso.
Un abogado de la Oficina Asesora Jurídica
Un funcionario del grupo financiero de la Secretaría General.
Igualmente el Comité lo podrá integrar un funcionario de cualquier otra área o dependencia que por razones de idoneidad y competencia, se requiera de su concepto técnico.
Los contratistas externos que La Entidad contrate para tal efecto.

El Director General de la UAERMV será el competente para designar los servidores que integrarán el Comité.

4.1.6.2 Procedimiento de la Evaluación:

Dentro de los términos previstos en el cronograma del proceso de contratación por licitación, selección abreviada o concurso de méritos, la Secretaría General, previa constitución del mismo por medio de acto administrativo, convocará por escrito al Comité Técnico Asesor y Evaluador, desde el día de cierre y presentación de las propuestas del proceso.

El Comité está sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflictos de intereses determinados en la Ley; en consecuencia, los miembros del Comité deberán manifestar inmediatamente a la Entidad, cuando se encuentren incursos en cualquiera de estas situaciones, caso en el cual, el Director General procederá inmediatamente a reemplazarlo por otra persona idónea.

4.1.6.3 Funciones del Comité Técnico Asesor y Evaluador:

Hacer en forma oportuna las evaluaciones, requerimientos y recomendaciones que considere pertinentes y sugerir las correcciones a que haya lugar, en procura del mejoramiento del proceso.
Participar activamente en las reuniones de Comité que programe la Secretaría General.
En el proceso de contratación por XXXX, asistirá además a las reuniones para la verificación de los requisitos habilitantes, a la audiencia de subasta inversa y tomará las decisiones que correspondan cuando de conformidad con la información a su alcance estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo con respecto de los lances del proponente.
Realizar la revisión y evaluación técnica, capacidad de contratación, operativa, administrativa, financiera, organizacional y de experiencia de las propuestas de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones y de conformidad con los criterios de evaluación previstos en él y hacer las recomendaciones correspondientes al Director General y suscribir el respectivo informe de evaluación.
En el proceso de contratación mediante modalidad Concurso de Méritos, el Comité asesorará a La Entidad en el proceso de precalificación y selección, en la validación de los requerimientos técnicos, en la conformación de la lista corta o de las listas multiusos, en la evaluación y calificación de las ofertas técnicas de conformidad con los criterios establecidos en el pliego de condiciones y en la verificación de la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación.
Emitir los conceptos y certificaciones que sean necesarias relacionadas con la evaluación de las propuestas.
La respuesta a las observaciones formuladas al acta de evaluación o cualquier otro pronunciamiento del Comité será responsabilidad del mismo, quien se pronunciará por medio de acta debidamente suscrita.
El orden de elegibilidad establecido en las actas podrá ser modificado, de acuerdo con las observaciones formuladas a la evaluación y según los oferentes alleguen los documentos de subsanabilidad.
El comité expedirá un documento antes de la adjudicación donde dé respuesta a las observaciones, verifique los documentos solicitados y establezca el orden de elegibilidad que recomendará al Ordenador del Gasto.
Los miembros del Comité absolverán oportunamente las consultas hechas por el Ordenador del Gasto, el Secretario General y otros funcionarios bajo cuya responsabilidad se adelanten los diferentes procesos de selección.

Conforme al artículo 5 de la Ley 1150, en ningún caso los documentos relacionados con la comparación de ofertas y que asignen puntaje serán susceptibles de subsanar.

Conforme la normatividad vigente, en ningún caso se permitirá que se subsane la falta de capacidad para presentar oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

Los integrantes del Comité Técnico Asesor y Evaluador serán los únicos responsables del contenido de sus informes y actas, por lo tanto tendrán plena autonomía y gozarán de plena libertad para realizar las evaluaciones de manera objetiva.

4.1.7 PROCESOS DE SELECCIÓN CON RECURSOS INTERNACIONALES

Selección por Comparación de Precios: Esta modalidad de selección se utilizará en caso de adquisición de bienes y servicios distintos de consultoría, teniendo en cuenta las normas y políticas de los bancos multilaterales, los documentos de cooperación o crédito suscritos con la fuente financiadora y el plan de adquisiciones de cada operación.

Selección Directa de Firmas Consultoras: Esta modalidad de selección se utilizará de manera excepcional en caso de requerirse la contratación de un consultor que preste servicios de carácter intelectual y de asesoramiento, teniendo en cuenta los numerales 3.9 a 3.13 de las normas o políticas de los Bancos, los documentos de cooperación o crédito suscritos y el plan de adquisición de cada operación.

Selección de Firmas Consultoras: Esta modalidad de selección se utilizará en caso de requerirse la contratación de una firma que preste servicios de carácter intelectual y de asesoramiento, teniendo en cuenta las normas o políticas de los bancos multilaterales, los documentos de cooperación o crédito suscritos con los bancos y el plan de adquisiciones de cada operación.

Selección de Consultores Individuales: Esta modalidad de selección de utilizará en caso de requerirse la contratación de servicios para los que no se necesiten equipos de personal, no se necesita apoyo profesional adicional externo y la experiencia y las calificaciones de la persona son los requisitos primordiales; debe hacerse teniendo en cuenta la Sección V de las normas o políticas de Selección y Contratación de Consultores de los bancos multilaterales, los documentos de cooperación o crédito suscritos con los bancos y el plan de adquisiciones de cada operación.

4.2 ETAPA CONTRACTUAL

4.2.1 SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

La suscripción del contrato se realizará de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones.

En el caso de modalidades de selección:

El adjudicatario suscribirá el contrato dentro de los términos señalados en el pliego de condiciones o en los estudios previos, de lo contrario la UAERMV hará efectiva la garantía constituida para amparar la seriedad de la propuesta en caso de haberse exigido.

Las garantías se solicitarán y tramitarán de conformidad con la normatividad vigente.

Para el perfeccionamiento del contrato, el contratista deberá presentar ante la UAERMV dentro de los términos señalados para el efecto en el pliego de condiciones o los estudios previos, los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos de legalización necesarios para la ejecución del contrato. Si el contratista incumple con estas obligaciones podrán imponerse las sanciones previstas en la Ley y en el contrato.

En el caso de contratación de mínima cuantía:

En estos casos, el contrato lo constituyen la oferta presentada por el adjudicatario del proceso de selección y el documento de aceptación de la oferta producido por la UAERMV.

4.2.2 PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL CONTRATO

Los contratos se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y se eleve a escrito. Para la legalización se requerirá que se efectúe el correspondiente registro presupuestal por parte de la UAERMV cuando a ello haya lugar de acuerdo con la ley orgánica de presupuesto y sus disposiciones complementarias.

La UAERMV publicará los contratos, adiciones, contratos adicionales, modificaciones o suspensiones, prórrogas, cesiones previamente autorizadas, la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta, declaratorias de siniestro ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual, el acta de liquidación de mutuo acuerdo o el acto administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ello, de conformidad con lo ordenado en la Ley 80, la Ley 1150, el Estatuto Anticorrupción, el Decreto1082 de 2015 y demás normas que los modifiquen, sustituyan o reglamenten.

La publicación electrónica de los actos y documentos a que se refiere el anterior párrafo deberá hacerse en la fecha de su expedición, o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta tres (3) años después de la fecha de liquidación del contrato o del acta de terminación según el caso, o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta según corresponda.

4.2.2.1 Garantías.

Una vez perfeccionado el contrato, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes el área encargada del Proceso de Contratos de la Secretaría General entregará una copia al contratista del mismo, para que constituya la garantía de cumplimiento y demás pólizas a que haya lugar según la naturaleza y cuantía del contrato, de conformidad con las reglas que regulen la materia.

Por su parte, el contratista dispondrá de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles posteriores a la recepción de la copia del contrato para la suscripción y entrega de las garantías y demás amparos solicitados. Constituidas en legal forma y en los términos previstos en el contrato las garantías y demás amparos a que haya lugar, el (la) Secretario General impartirá la respectiva aprobación, la cual deberá ser mediante acta, para lo cual contará con el concurso del miembro del Proceso de Contratos que sea designado para tales efectos.

Cumplidos los anteriores requisitos, se archivarán en la forma como lo determina el Sistema de Gestión Documental, todos los antecedentes, el contrato perfeccionado con requisitos de ejecución bajo la custodia del Proceso de Contratos de la Secretaría General, y al supervisor le será entregada una copia de los mismos; este último asumirá el control de la ejecución.

4.2.3 REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Para la ejecución se requerirá que se cumpla con las condiciones previstas en el inciso segundo del artículo 41 de la Ley 80, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley 179 de 1994, compilado en el artículo 71 del Estatuto Orgánico de Presupuesto –Decreto ley 111 de 1996.

Los requisitos de ejecución consisten en:

Aprobación de la garantía única artículo 7 Ley 1150 de 2007, reglamentado por el Decreto1082 de 2015.
Existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica de Presupuesto.
Los demás establecidos en el contrato. (v. gr. aprobación por parte de la Interventoría de las hojas de vida del personal, aprobación del Plan de Manejo de Tráfico, Señalización y Desvíos por parte de la SDM, aprobación del PIPMA por parte de la Interventoría, entre otros.).

Cumplido lo indicado en los numerales anteriores se procederá a la firma del Acta de Inicio del contrato, a partir de la cual se contará el plazo de ejecución del mismo.

4.2.4 SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

La vigilancia y control de la ejecución de los contratos, estará a cargo de un Supervisor o Interventor, según sea el caso, quienes deberán cumplir las funciones y obligaciones fijadas en la normatividad vigente, en el Manual de Interventoría y Supervisión vigente para la UAERMV y las estipuladas en los respectivos contratos.

Igualmente será obligación del Proceso de Contratos de la Secretaría General dar cumplimiento a lo establecido en el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015, que reglamenta parcialmente la Ley 1742.

4.2.5 ANTICIPO EN LOS CONTRATOS

El anticipo, según lo ha señalado el Consejo de Estado, es una modalidad de pago convenido como retribución a las prestaciones que el contratista asume con la entidad estatal^¹, bajo estas condiciones se exige que el mismo sea amparado con una garantía consistente en una póliza de seguro correspondiente al 100% de su valor, como también que se amortice en cada pago que se realice durante la ejecución del contrato, hasta completar el 100% del mismo.

El anticipo se estipula para aquellos contratos que por su naturaleza lo requieren tales como los de obra, toda vez que el contratista para dar inicio al objeto contractual debe realizar la contratación de la mano de obra y la adquisición de materiales, maquinaria u otros elementos que se precisen para adelantar la ejecución del contrato. En los contratos de prestación de servicios, no se pactará la entrega de anticipo.

En cada caso particular el área técnica y financiera responsable de la estructuración del proceso será la encargada de documentar, justificar y sustentar todas las razones para pactar dentro de la forma de pago del respectivo contrato la entrega de un anticipo. De esto se dejará constancia en los respectivos estudios previos.

4.2.5.1 Monto y destinación:

El anticipo corresponde a un porcentaje del valor total del contrato. Dicho monto no puede exceder el cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato, el cual será amortizado, descontando el mismo porcentaje de cada acta de pago parcial que por todo concepto se presente y será aproximado al entero más cercano, según lo establecido dentro del contrato y de acuerdo a lo estipulado en el Régimen de Contabilidad Pública.

Para establecer el porcentaje del anticipo, se atenderán las circunstancias técnicas y financieras de cada contrato, tomando en cuenta las recomendaciones que sobre este particular establezca el Comité de Contratación de la UAERMV.

En virtud a la naturaleza del anticipo, el contratista se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato celebrado, de acuerdo con el Cronograma de Inversión del Anticipo y el Plan de Inversión del Anticipo (Formato CON-FM-005), los cuales deben ser aprobados por el interventor y/o supervisor del contrato, utilizando instrumentos financieros que aseguren el manejo transparente de los recursos y su destinación exclusiva al contrato.

4.2.5.2 Manejo y control:

El interventor y/o supervisor está en la obligación de realizar seguimiento y control a la inversión de los recursos entregados en calidad de anticipo; éste, de acuerdo con el tipo de contrato deberá manejarse de la siguiente manera:

6. En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá suscribir un contrato xx xxxxxxx mercantil para crear un patrimonio autónomo con una sociedad fiduciaria autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía. El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista.

Los rendimientos de la Fiducia serán propiedad de la UAERMV, y deberán ser reintegrados mensualmente por la entidad fiduciaria a la cuenta que para tal propósito informe la Entidad.

6. En las contrataciones distintas a las referidas en el numeral anterior, el manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo, deberá realizarse en cuenta bancaria separada, no conjunta, a nombre del contrato suscrito. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos así entregados, pertenecerán a la UAERMV, y deberán girarse mensualmente a la cuenta que para tal propósito informe la Entidad.

El contratista deberá justificar los giros y movimientos que se realicen en la cuenta o fiducia, según corresponda y suministrarle al interventor o al supervisor toda la información necesaria para el seguimiento y control, mediante un Informe de Inversión y Buen Manejo del Anticipo (CON-FM-006), el cual será revisado, controlado y verificado por el interventor o el supervisor designado para tal fin.

Los intereses que llegaran a producir estos recursos así entregados pertenecerán a la UAERMV, por consiguiente los rendimientos financieros que se produzcan, deberán ser consignados en la cuenta que indique el grupo financiero de la Secretaría General de La Unidad.

Para el pago del anticipo es requisito la suscripción por parte del interventor o el supervisor, según sea el caso, del Acta de Autorización de Giro de Anticipo (CON-FM004) con sus respectivos anexos, el Plan de Inversión del Anticipo (CON-FM-005) y el diligenciamiento por parte del contratista del Formato de Información Bancaria (CON-FM019), la elaboración del Cronograma de Inversión del Anticipo, la cuenta de cobro, el otorgamiento y la aprobación por parte de la UAERMV de la póliza de buen manejo y correcta inversión del anticipo y demás garantías exigidas en el contrato; todos estos documentos debidamente diligenciados y firmados por los responsables.

Durante la ejecución del contrato, y con la periodicidad establecida en los pliegos se deberá suscribir el Informe de Inversión y Buen manejo del Anticipo que estará a cargo del contratista y el interventor o supervisor designado por la UAERMV.

Para la entrega del anticipo, el contratista deberá presentar la cuenta de cobro de acuerdo al porcentaje establecido contractualmente (se calcula antes del impuesto a las ventas), debidamente aprobada por el Supervisor o Interventor según sea el caso, anexando la siguiente documentación:

Acta de Autorización de Giro de Anticipo.
Plan de Inversión del Anticipo.
Cronograma de Inversión del Anticipo.
Formato de Información Bancaria.
Copia del contrato.
Copia del Acta de Inicio.
Copia de la documentación necesaria para la legalización del contrato (impuesto de timbre si aplica, pólizas aprobadas).

Los impuestos y retenciones que se causen por el desembolso del anticipo están a cargo del contratista.

El Informe de Inversión para la legalización del anticipo debe ser presentado por el contratista a la Secretaría General, previa revisión y visto bueno del supervisor del contrato, a más tardar dentro del mes siguiente a la inversión de los recursos y solo podrá estar soportado con facturas y/o cuentas de cobro. Bajo ninguna circunstancia podrá legalizarse el anticipo con ofertas mercantiles ni demás títulos ejecutivos previstos en la ley mercantil.

4.2.5.3 Amortización:

Para todo contrato que suscriba la UAERMV en el que se pacte entrega de anticipo, tanto el interventor como el supervisor designados deberán observar y vigilar que éste sea amortizado descontando el mismo porcentaje de cada acta de pago parcial que por todo concepto se presente por parte del contratista (bien sea de avance de obra o de ajustes). Los valores allí determinados serán aproximados al número entero más cercano, hasta completar el monto total del giro realizado por este concepto al contratista. Los impuestos y retenciones que se causen por el desembolso del anticipo están a cargo del contratista.

4.2.5.4 Liquidación:

Una vez se agote el valor del anticipo, el contratista debe presentar el informe final de ejecución del mismo a más tardar dentro del mes siguiente a la inversión de los recursos, detallando las erogaciones, desembolsos y giros efectuados con los recursos entregados por la Entidad por este concepto y los rendimientos financieros generados con ocasión del mismo. Así mismo, debe cancelar la cuenta bancaria o la fiducia del anticipo y realizar el reintegro de los rendimientos financieros generados por el anticipo a la cuenta indicada por el Proceso de Presupuesto de la Secretaría General de la UAERMV.

El interventor o el supervisor del contrato presentarán, según sea el caso a la Tesorería de la UAERMV para su aprobación:

Certificado de cancelación de la cuenta bancaria o de la fiducia expedido por la entidad financiera.
Constancia de anulación de los cheques sobrantes (si aplica).
Constancia de cheques anulados por el contratista (si aplica).
Certificación de los rendimientos financieros generados por los recursos del anticipo, expedida por la entidad financiera.
Original del recibo de consignación de los dineros sobrantes y los rendimientos financieros.
Copia de las facturas de los gastos realizados con el anticipo.

El incumplimiento de la obligación del contratista en relación con la legalización de la inversión del anticipo en los términos atrás señalados, da lugar al inicio del procedimiento administrativo tendiente a hacer efectiva la garantía única del contrato en su amparo de buen manejo y correcta inversión del mismo.

4.2.6 MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS

Cuando con posterioridad a la celebración del contrato, surjan circunstancias que hagan imperativo modificar las condiciones existentes al momento de proponer o de contratar, según el caso, sin que ello modifique el alcance del objeto o implique cambios sustanciales del mismo, las partes acordarán las modificaciones y los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las situaciones litigiosas que llegaren a presentarse, mediante la suscripción de un documento modificatorio en el que se fijen tales mecanismos; este documento deberá suscribirse antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato. Tales mecanismos podrán consistir, entre otros en: ajustes, revisión de precios, restablecimiento del equilibrio económico del contrato conforme con lo establecido en el artículo 4º numeral 9º, el artículo 5º, el artículo 26 numeral 1º y el artículo 27 de la Ley 80 así como las demás normas que resulten pertinentes.

De la misma manera, si con posterioridad a la celebración del contrato, se hace necesario realizar aclaraciones, enmiendas y reformas al texto del contrato o de los documentos que hacen parte integral del mismo, o modificar el alcance de las obligaciones inicialmente pactadas, sin que ello implique la modificación del valor o la prórroga del plazo del contrato celebrado, las partes suscribirán un documento modificatorio soportado en las respectivas justificaciones técnicas y económicas.

Toda solicitud de modificación, adición, prórroga, suspensión otrosí o cesión, deberá presentarse para su aprobación ante el ordenador del gasto, por parte supervisor y/o interventor con el aval del área solicitante con la debida antelación al vencimiento del plazo del contrato acompañada de los soportes, justificaciones y evaluaciones respectivas.

4.2.6.1 Modificación al valor (adición):

Cuando con posterioridad a la celebración del contrato, surjan circunstancias que hagan imperativo modificar las condiciones iníciales pactadas, sin que ello modifique el alcance del objeto o implique cambios sustanciales a las obligaciones originales y aquello requiera modificar el valor convenido, las partes suscribirán una adición al contrato que deberá contener la respectiva justificación técnica y financiera. La adición se deberá suscribir antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato. Bajo ninguna circunstancia podrá adicionarse el valor del contrato sin una modificación a las condiciones u obligaciones originales adquiridas por las partes. Las adiciones en valor no podrán superar el cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del contrato expresado este en smmlv. En todos los casos el mayor valor producido por el cambio en las especificaciones del proyecto, solo podrá reconocerse y pagarse al contratista previa suscripción de la correspondiente adición.

Para las adiciones de los contratos se requiere:

La solicitud del supervisor y/o interventor dirigida al ordenador del gasto avalada por el área requirente, con la justificación técnica y económica de la adición en valor del contrato; esta solicitud debe estar acompañada de la oferta del contratista si fuera el caso y un informe sobre el estado y ejecución del contrato. Para el caso de contratos que cuenten con interventor, la solicitud debe ser avalada por el supervisor del contrato de Interventoría.
Aprobación del ordenador del gasto.
Disponibilidad presupuestal al igual que los documentos soporte para la adición.

El supervisor y/o interventor deberá presentar la solicitud de adición con su respectiva justificación antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato.

Si se trata de un contrato de obra deberá incluirse en la justificación, la ficha técnica de diagnóstico, estudios y diseños de los CIVs a intervenir en el contrato de obra objeto de adición

El Comité de Contratación revisará las solicitudes de adiciones cuya cuantía inicial sea superior al valor de la mínima cuantía, las de prestación de servicios profesionales sin importar su cuantía y aquellas que a juicio del Presidente del Comité de Contratación deban someterse a estudio y revisión del mismo.

Para su ejecución debe suscribirse la novedad contractual y el registro presupuestal respectivo.

Igualmente se deberá realizar el ajuste a la garantía otorgada de acuerdo al valor de los recursos adicionados al contrato.

4.2.6.2 Modificación al plazo:

Cuando con posterioridad a la celebración del contrato surjan circunstancias que hagan imperativo modificar el plazo del contrato, las partes suscribirán el documento respectivo, el cual deberá contener la respectiva justificación técnica. Este documento se deberá suscribir por las partes antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato.

Requisitos para su trámite:

Justificación técnica, financiera, legal o de otra índole de las razones y motivos por los cuales se solicita la prórroga.
Visto bueno de la interventoría y/o supervisión, según sea el caso.
Prever la obligación del contratista de ampliar los plazos de los amparos de la garantía única y de las demás garantías por un periodo igual al de la prórroga.

Efectos jurídicos:

No tiene efectos presupuestales.
Obliga al contratista a ampliar los plazos de la garantía única y demás garantías que hayan sido constituidas con ocasión de la firma del contrato.

Si por causas imputables al contratista se requiere prorrogar el plazo del contrato, todos los costos que se generen por esta prórroga serán por cuenta del contratista, incluyendo el valor del periodo adicional de interventoría, el cual será descontado de las actas de obra y/o actas de liquidación.

4.2.6.3 Modificación al alcance de las obligaciones (Otrosí):

Cuando con posterioridad a la celebración del contrato se hace necesario realizar aclaraciones, enmiendas y reformas al texto del contrato o de los documentos que hacen parte integral del mismo, o surgen circunstancias que hagan imperativo modificar el alcance de las obligaciones inicialmente pactadas, sin que ello implique la modificación del valor o la prórroga del plazo del contrato suscrito, se debe suscribir un otrosí al contrato que deberá contener la respectiva justificación técnica, financiera, jurídica o de otra índole que sustente la suscripción del mismo. El otrosí se deberá suscribir antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato.

La solicitud debe ser dirigida por el interventor y/o supervisor del contrato al ordenador del gasto quien evaluará la solicitud y dará o no viabilidad a ella; si la solicitud realizada es viable el ordenador del gasto la remitirá al Proceso de Contratos de la Secretaría General, para su elaboración y respectiva suscripción por las partes. En todo caso, dicho ajuste no podrá modificar el objeto del contrato bajo ninguna circunstancia.

4.2.6.4 Modificación al alcance del objeto (Contrato Adicional):

Cuando con posterioridad a la celebración del contrato, surgen circunstancias que hacen imperativo modificar las condiciones inicialmente pactadas y que implican la variación del alcance del objeto del contrato principal por ser distintas de las contratadas, se debe suscribir un otrosí al contrato que deberá contener la respectiva justificación técnica y financiera.

Las condiciones de procedibilidad del contrato adicional son las siguientes:

Las obras, bienes o servicios nuevos deben ser indispensables para que el objeto del contrato que se va a adicionar cumpla la finalidad que motivo su celebración.
Debe existir un estudio de necesidad y oportunidad indicativo de las condiciones de costos, plazos, calidad, etc., que hacen viable desde el punto técnico y financiero la adición. El cumplimiento de este requisito es necesario para demostrar que la adición no tiene como causa evitar que las obras se contraten a través de un proceso licitatorio, vulnerando los principios de transparencia y de selección objetiva que la ley contempla.
Las obras, bienes o servicios a adicionar deben tener conexidad con el objeto del contrato inicialmente celebrado.
El valor no debe superar el límite máximo del 50% del valor inicial del contrato.
Las obras objeto de la adición deben contar con una disponibilidad presupuestal previa y suficiente.

El reconocimiento y pago de ítems no previstos, o por hechos que la administración debe conocer, que desequilibran la ecuación financiera y que están por fuera del control del contratista, en las obras contratadas a precio global por regla general no procede. Lo anterior no comporta el desconocimiento del derecho del contratista a reclamar cuando se trata de falencias atribuibles a La Entidad respecto de este tipo de situaciones que se presenten durante la ejecución del contrato.

El reconocimiento y pago de ítems no previstos en las obras contratadas a precio global y a precios unitarios, requerirá previamente el aval de la interventoría o supervisión según el caso y la suscripción de un otrosí.

La solicitud debe ser dirigida por el interventor y/o supervisor del contrato al ordenador del gasto quien evaluará la solicitud y dará o no viabilidad a ella; si la solicitud realizada es viable el ordenador del gasto la remitirá a la Secretaría General para que a través del Proceso de Contratos se haga lo pertinente, para su elaboración y respectiva suscripción por las partes.

4.2.7 SUSPENSIÓN DE CONTRATOS

Si durante la ejecución del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes que impidan en forma temporal su normal desarrollo, las partes podrán de mutuo acuerdo pactar su suspensión. En este caso, el supervisor o interventor, según sea el caso, suscribirá junto con el contratista la respectiva Acta de Suspensión del contrato indicando el tiempo exacto durante el cual ésta tendrá lugar. Al reiniciarse la ejecución del contrato, el contratista deberá ajustar la vigencia de las garantías.

Bajo ninguna circunstancia se deberá adelantar actividad alguna mientras se encuentre suspendido el contrato.

Requisitos para su trámite:

Justificación técnica de las razones y motivos por los cuales se solicita la suspensión.
Visto bueno de la Interventoría y/o supervisión, según sea el caso.
Precisar las fechas entre las cuales se suspenderá y reiniciará el contrato.
Prever la obligación del contratista de ampliar los amparos de la garantía única por un periodo igual al de la suspensión.

Si se requiere suspender el plazo del contrato por causas imputables al contratista, todos los costos que se generen estarán a cargo de este.

4.2.8 OTRAS MODIFICACIONES

4.2.8.1 Mayores cantidades de obra:

Las mayores cantidades de obra son aquellas que se reconocen en los contratos pagados a precios unitarios cuando las cantidades de obra o ítems contratados exceden el estimativo inicial. En los contratos de obra suscritos a precios unitarios, la mayor cantidad de obra supone que ésta fue contratada pero que su estimativo inicial fue sobrepasado durante la ejecución del contrato, surgiendo así una prolongación de la prestación debida que puede ser ejecutada con los planos y especificaciones originales, sin que ello implique modificación alguna al objeto contractual.

Por lo anterior, las mayores cantidades de obra no requieren la celebración de adiciones ni contratos adicionales, pero sí contar con los Certificados de Disponibilidad y Registro Presupuestal, con la suscripción del acta respectiva y con la aprobación de las garantías correspondientes.

En todo caso, las mayores cantidades de obra deberán ser informadas y aprobadas por Director General de la UAERMV previo concepto favorable del Interventor y/o Supervisor según sea el caso.

4.2.8.1.1 Ajustes por corrección monetaria:

El ajuste, denominado también como actualización o indexación monetaria, es un mecanismo de preservación de la equivalencia o representación monetaria del valor del contrato con el valor representativo real al momento del pago. Teniendo en cuenta que en muchos casos, uno es el momento de ejecución y otro es el momento del pago por razón del transcurso del tiempo, la actualización compensará precisamente, mediante la corrección, el efecto inflacionario de la moneda, hasta el momento en el que se haga el pago, siempre que la variación no se presente por situaciones imputables al contratista.

Sin perjuicio de que la Dirección General adopte una determinación diferente, la fórmula de ajuste en los contratos de obra se aplicará de forma creciente o decreciente con base en el índice por Grupos o General de Obra del ICCP del DANE (de acuerdo a los pliegos de condiciones y estudio previos del proyecto), certificado para el mes calendario correspondiente a la ejecución de la obra siempre y cuando la obra a ajustar corresponda a ejecución de acuerdo con el cronograma de obra. Este ajuste no se aplicará a las actas de obra que se ejecuten por fuera del cronograma de obras aprobado y por causas imputables al contratista.

Para los ajustes, al valor del Acta por la obra ejecutada cada mes se le descontará la parte correspondiente a la amortización del anticipo; este valor obtenido se ajustará de acuerdo con la siguiente fórmula:

R = (P – A) x (i/io – 1)

En donde: R = Valor Ajustado del acta.

P = Valor del acta de recibo parcial de obra mensual.

A = Amortización del anticipo en la respectiva Acta de Recibo Parcial de Obra.

i = Valor del índice del ICCP, correspondiente al mes de Ejecución de la obra. io = Valor del índice del ICCP, correspondiente al mes de presentación de la propuesta.

(Formula sugerida por la Contraloría de Bogotá en auditoria para el año 2012)

Para los contratos diferentes a los de obra, podrán pactarse los ajustes por cambio de vigencia aplicando la misma fórmula anterior, pero con el Índice General del IPC certificado por el DANE.

4.2.8.2 Equilibrio económico del contrato:

En el marco de lo previsto en los artículos 4, 5, 26 y 27 de la Ley 80 y las obligaciones y derechos correlativos que comportan para las partes sus estipulaciones, jurisprudencialmente ha sido reconocido que la ecuación económica del contrato podrá verse afectada por las siguientes causas:

Actos o hechos de la entidad administrativa contratante, como cuando no cumple con las obligaciones derivadas del contrato o introduce modificaciones al mismo –ius variandi-, sean éstas abusivas o no.

Actos generales de la administración como Estado, o “teoría del hecho del príncipe”, como cuando en ejercicio de sus potestades constitucionales y legales, cuya voluntad se manifiesta mediante leyes o actos administrativos de carácter general, afecta negativamente el contrato.

Factores exógenos a las partes del negocio, o “teoría de la imprevisión”, o “sujeciones materiales imprevistas”, que involucran circunstancias no imputables al Estado y externas al contrato pero con incidencia en él.

El reconocimiento de un desequilibrio económico sólo puede fundamentarse en la ocurrencia de un hecho enmarcado de cualquiera de estas causales y requerirá que el área ejecutora del contrato, con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica, determine en cada caso concreto, la concurrencia de las condiciones exigidas por la ley y la jurisprudencia para la viabilidad del pago, a saber:

Que se haya producido por acontecimientos que no sean imputables a la parte que reclama el restablecimiento.
Que el acontecimiento que altere las condiciones contractuales sea posterior a la presentación de la propuesta o a la celebración del contrato, según el caso.
Que el acontecimiento constituya un riesgo mayor al que era posible determinar (algo extraordinario).
Que el acontecimiento altere la economía del contrato haciéndolo más oneroso.

4.2.9. Precios no Previstos

Dentro de la ejecución de algunas relaciones contractuales, se pueden presentar actividades, insumos, bienes o servicios adicionales a las consideradas en la etapa de planeación del proceso de contratación, pero que son necesarios para el adecuado cumplimiento del objeto contractual, por lo cual se hace necesario establecer una metodología para fijar los precios de las actividades, insumos, bienes o servicios no previstos, en armonía con los principios de economía, eficacia y eficiencia que rigen la contratación pública.

Definiciones:

Ítem no Previsto: Es la actividad no incluida en los ítems originales del contrato, cuya ejecución resulta indispensable para el cumplimiento del objeto del contrato. Para poder dar inicio al proceso para que un ítem no previsto haga parte del objeto contractual y pueda ser objeto de pago al contratista, la interventoría (o la supervisión del contrato, para el caso de contratos que no cuenten con interventoría), debe calificar como de indispensable la ejecución del ítem para alcanzar el objeto contractual e informar la cantidad total a ejecutar estimada para el ítem no previsto.

Precio no previsto: Es el valor unitario acordado para el ítem no previsto. Para su reconocimiento y pago deberá surtirse el procedimiento de aprobación del precio unitario no previsto que se describe a continuación, según se trate de: a) ítems no previstos para contratos de obra, o de b) ítems no previstos para otros contratos como adquisición de insumos bienes o servicios.

a) Procedimiento para aprobación de precios de ítems no previstos en contratos de obra:

Para la aprobación de precios unitarios de precios no previstos El Contratista deberá presentar a la Interventoría (o al Supervisor del Contrato en el caso de contratos que no cuenten con interventoría) el análisis de precio unitario (APU), para cuya elaboración deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

En el APU deberán utilizarse los mismos costos de los insumos, tarifas y rendimientos de maquinaria, equipos o mano de obra, que hagan parte de análisis de precios unitarios de ítems contractuales (de la propuesta o de precios de ítems no previstos aprobados con anterioridad).
Como anexo al APU El Contratista deberá presentar cotizaciones de los insumos de los que no se disponga de datos de costos.
El Contratista deberá presentar las especificaciones particulares para el ítem no previsto en caso de ninguna especificación contractual resulte aplicable.
El precio unitario deberá corresponder a la fecha de presentación de la propuesta, para lo cual, en los casos de contratos por precios unitarios con fórmula de ajuste, se hará la reversión mediante la fórmula establecida para el cálculo de los ajustes (Formato Código CON-FM-016)

El Interventor (o Supervisor del Contrato en el caso de contratos que no cuenten con interventoría), dispondrá de 5 días hábiles para elaborar su propio análisis de precio unitario para el ítem no previsto y para presentarlo, al Supervisor del Contrato de Interventoría (o al Subdirector de Producción e Intervención, según el caso), con el APU del Contratista aprobado o el APU acordado con éste.

El Supervisor del Contrato (o el Subdirector Técnico de Producción e Intervención, según el caso) deberá revisar el precio unitario aprobado por el Interventor (o Supervisor, según el caso) con sus documentos soporte y suscribir, dentro de los 3 días hábiles siguientes, los formatos de Reversión de precios no previstos (Código CON-FM-016), Comparación de precios unitarios no previstos (Código CON-FM-017) y Acta de fijación de precios no previstos (Código CON-FM-015). En cualquier caso el Acta de fijación de Precios No Previstos requiere para su validez de la firma del Subdirector Técnico de Producción e Intervención.

b) Procedimiento para aprobación de precios de ítems no previstos en otros contratos:

Una vez detectada la necesidad de incluir dentro de los ítems contractuales el ítem no previsto, el Contratista deberá presentar al Supervisor del Contrato (o la Interventoría, en el caso de contratos que cuenten con interventoría), su cotización formal del insumo, bien o servicio no previsto.

El Supervisor del Contrato, o la Interventoría (según el caso), dispondrán de 5 días hábiles para revisar y entregar al Subdirector Técnico de Producción e Intervención (o al Supervisor del Contrato de Interventoría, según el caso), la cotización del Contratista con la constancia escrita de su aprobación. Para la revisión de la cotización del Contratista el Supervisor del Contrato (o la Interventoría, según el caso), podrá solicitar otras cotizaciones o apoyarse en precios de catálogos o cualquier otro medio que le ayude a confirmar que la propuesta presentada por El Contratista corresponde a precios xxx xxxxxxx.

Para el caso en que el ítem no previsto corresponda a un repuesto para un vehículo, máquina o equipo, se preferirán los repuestos originales de la marca del vehículo, máquina o equipo al que se deba aplicar el repuesto. De no existir disponibilidad de repuestos de la misma marca, se preferirán los repuestos certificados o autorizados por el fabricante.

El Subdirector Técnico de Producción e Intervención (o el Supervisor del Contrato de Interventoría, en el caso de contratos que cuenten con interventoría) deberá revisar el precio unitario aprobado por el Supervisor del Contrato (o la Interventoría, según el caso), con sus documentos soporte y suscribir, dentro de los 3 días hábiles siguientes, el Acta de fijación de precios no previstos. En cualquier caso el Acta de fijación de Precios No Previstos requiere para su validez de la firma del Subdirector Técnico de Producción e Intervención.

4.2.9.1. Alcance del equipo de Estudios del sector:

El equipo de estudios del sector realizará el proceso de consecución de precios de referencia mediante cotizaciones y el análisis de precios, una vez se reciba solicitud formal escrita, clara y detallada que contenga, las especificaciones técnicas, características, cantidades y demás aspectos relevantes del (los) insumo(s), del (los) bien(es) y/o servicio(s) no previsto(s), necesario(s) para la continuidad de la ejecución contractual.

4.2.10 CESIÓN DE CONTRATOS

Según el artículo 887 del Código de Comercio y 41 de la Ley 80, la cesión consiste en la facultad que tienen las partes de un contrato, para hacerse sustituir por un tercero en las obligaciones derivadas del contrato. Los contratos estatales se celebran en consideración a las calidades demostradas por el proponente (intuito personal) y en consecuencia, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita de la entidad contratante.

Para efectos de la cesión, se requiere que el contratista presente la solicitud debidamente motivada y justificada al ordenador del gasto para su aceptación y aprobación, previo visto bueno del interventor y/o supervisor, según sea el caso.

Casos en que la cesión resulta procedente:

Por inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente del contratista (Art. 9. Ley 80)
Por inhabilidad o incompatibilidad de uno de los integrantes del consorcio o de la unión temporal (Art. 9. Ley 80: “En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal”, lo que implica además la prohibición de modificar la participación accionaria de las sociedades cuando se presentaron al proceso de selección como promesas de sociedad futura –Art. 7. Ley 80).
Cuando por motivos de conveniencia, para satisfacción de los intereses de las partes o para la oportuna, eficaz y completa ejecución del objeto, en concordancia con los principios de economía, celeridad y eficacia de la labor administrativa contractual, las partes acuerden o convengan cederlo (arts. 26 y 3. Ley 80).

Procedimiento para el trámite de cesión del contrato

El contratista debe solicitar al Ordenador del Gasto la autorización para realizar la cesión del mismo indicando justificación debidamente soportada y las causas por las cuales le es imposible ejecutar el contrato.

El Ordenador del Gasto, previo concepto del Gerente del Proyecto, determinará la conveniencia para la Entidad y procederá a autorizarlo, acto que se entenderá con la suscripción de la correspondiente minuta de cesión al contrato.

La persona natural o jurídica a la que se le ceda un contrato deberá demostrar documentalmente que tiene iguales o mejores condiciones de las que tiene el cedente, de lo cual se dejará expresa constancia por parte del Gerente del Proyecto y del interventor o supervisor correspondiente.

Suscrita la cesión al contrato, se procederá a incluir y registrar esta novedad en el Sistema de Información Presupuestal vigente.

El cesionario del contrato deberá tramitar la expedición de la garantía única que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del contrato original. Esta garantía única deberá someterla a aprobación de la oficina de contratos de la Secretaría General, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción de la cesión.

Para hacer efectiva la cesión en cuanto a los pagos posteriores a ésta, no se requiere crear nuevos certificados de disponibilidad presupuestal, ni realizar nuevos contratos.

4.2.10.1 Terminación anticipada de los contratos por mutuo acuerdo de las partes

Procede cuando las partes de común acuerdo terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado.

4.2.11 Sanciones por incumplimientos contractuales

El incumplimiento por parte del contratista del objeto y las obligaciones contractuales puede ser total o parcial. En estos casos, es obligación del supervisor o interventor requerir por escrito al contratista para que cumpla con las obligaciones en los términos y condiciones pactadas e informar al Ordenador del Gasto cuando los requerimientos no hayan sido atendidos a satisfacción y de forma oportuna por el contratista, con el fin de determinar la procedencia de la aplicación de sanciones, de conformidad con lo previsto en la Ley y lo pactado en el contrato.

4.2.11.1. Multas:

Procede la imposición de multas, previo el proceso legalmente dispuesto y en observancia de los principios pertinentes, en los casos en que el contratista ejecute en forma tardía sus obligaciones o las incumpla parcialmente. La cuantificación de las multas se estipula en los contratos y podrá hacerse efectiva de los saldos adeudados al contratista, sin perjuicio de que La Unidad pueda imponer y cobrar la cláusula penal pecuniaria, hacer efectivas las garantías y declarar la caducidad, según el caso.

4.2.11.2 Cláusula penal compensatoria:

En caso de incumplimiento por parte del contratista, éste deberá pagar a la UAERMV, a título xx xxxx, la suma establecida en el contrato y su valor se imputará al pago de los perjuicios causados.

4.2.11.3 Caducidad:

La declaratoria de caducidad administrativa de los contratos debe declararse cuando el incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que se puede llegar a paralizar su ejecución. En este evento, la UAERMV a través de acto administrativo debidamente motivado, lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre.

Este incumplimiento grave de las obligaciones del contratista debe ser determinado en forma concreta por la UAERMV y esto se logra con la supervisión y vigilancia que debe hacerse a todo contrato en su etapa de ejecución.

Los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista deben ser de tal gravedad que La Entidad no tenga opción diferente a declarar la caducidad para que sea otro contratista o el garante quien continúe con la ejecución, de forma que el servicio público no se vea paralizado o afectado.

Para que se pueda aplicar esta cláusula por parte de la administración se debe estar ante la concurrencia de las siguientes situaciones:

Ocurrencia de hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista.
Que tales hechos afecten de manera grave y directa la ejecución del contrato.
Que se pueda llegar a la paralización del contrato y la afectación del servicio que con él se pretende satisfacer por razón del incumplimiento presentado.

En todo caso, la Entidad podrá abstenerse de declarar la caducidad del contrato, si considera que puede tomar otras decisiones de intervención o de control que permitan dar cumplimiento al objeto contractual correspondiente, entre otras la toma de posesión de las obras para su ejecución inmediata con otro contratista o con el garante.

4.2.12 MODIFICACIÓN UNILATERAL

Podrá efectuarse modificación unilateral por parte de la UAERMV con la debida observancia de lo dispuesto en la normatividad vigente y en particular en el artículo 16 de la Ley 80.

4.2.13 TERMINACIÓN UNILATERAL

Podrá efectuarse la terminación unilateral con la debida observancia de lo dispuesto en la normatividad vigente y en particular por las expresas causales previstas en los artículos 16 y 45 de la Ley 80.

Estas causales xx xxx son taxativas y dan lugar a que la Unidad, ante la ocurrencia de una cualquiera de ellas, pueda dar por terminado el contrato en forma unilateral.

En los eventos de iniciación del trámite concordatario o reestructuración de pasivos, la UAERMV se regirá por las normas especiales sobre dichas materias.

De acuerdo con la causal invocada y en consideración a la jurisprudencia del Consejo de Estado, en primer término procurará efectuar la terminación de mutuo acuerdo con el contratista y sólo ante la imposibilidad de lograr este acuerdo procederá a declarar la terminación de forma unilateral.

4.2.14 CONTROVERSIAS CONTRACTUALES

De conformidad con lo establecido por el artículo 141 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, cualquiera de las partes del contrato podrá pedir que se declare su existencia o su nulidad, que se ordene su revisión, que se declare su incumplimiento, que se declare la nulidad de los actos administrativos contractuales, que se condene al Responsable a indemnizar los perjuicios, y que se hagan otras declaraciones y condenas.

Cualquier controversia que surja con ocasión de la ejecución de un contrato será conocida y decidida inicialmente por el Comité de Conciliación de la UAERMV, que en primer término acudirá al empleo de los mecanismos de solución de controversias como a la conciliación, amigable composición y transacción. Así mismo, dispondrá de cinco (5) días hábiles luego de conocida tal situación, para tomar una decisión y notificársela a los intervinientes en el contrato.

Una vez notificada la decisión por el Comité de Conciliación, si alguna de las partes no está de acuerdo con ella o considera que se han lesionado sus intereses y/o vulnerado sus derechos, procederá a comunicarle su inconformidad a la otra parte, presentando las justificaciones respectivas. En consecuencia, la UAERMV a través de la Oficina Asesora Jurídica, solicitará ante el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, que ésta sea resuelta por un Tribunal de Arbitraje, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

El tribunal estará integrado por un (1) árbitro si el contrato es por valor igual o inferior a la menor cuantía y tres (3) si es de mayor cuantía, designados por mutuo acuerdo de las partes.
En caso de que no fuere posible acordar los árbitros entre las partes, éstos serán designados por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio mediante sorteo de su lista de árbitros.
El tribunal deberá decidir en derecho y funcionará en la Cámara de Comercio de Bogotá.

4.3 ETAPA POSCONTRACTUAL

4.3.1 LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Y CONVENIOS

El período de liquidación de los contratos y/o convenios es la etapa en la cual la UAERMV y el contratista hacen una revisión total de las obligaciones contractuales ejecutadas, con el fin de que se puedan declarar x xxx y salvo. No todos los contratos deben ser liquidados. Solo se liquidarán aquellos contratos cuya ejecución se prolonga en el tiempo e implican una verificación de los pagos y los saldos por pagar, o aquellos que por diferentes circunstancias lo requiera. La liquidación del contrato o convenio no libera al contratista de responder por la estabilidad de las obras o la calidad de los bienes o servicios suministrados.

En consecuencia, cuando con posterioridad a la liquidación del contrato o convenio se presenten hechos que se encuentren amparados en las garantías constituidas por el contratista o que le causen un perjuicio a la Unidad, ésta deberá adelantar las correspondientes acciones administrativas y/o judiciales previstas en la ley para cada caso.

En este período es fundamental la actuación del supervisor o interventor del contrato quien en representación de la Entidad adelantará la liquidación, llevando a cabo junto con el contratista, la revisión y análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones pactadas.

En las actas de liquidación de los contratos, podrán incluirse los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo. Para el efecto, se debe tener en cuenta que cualquier acto de disposición que implique compromisos presupuestales adicionales, deberá contar con la apropiación presupuestal correspondiente y cuando a ello hubiere lugar deberá ser sometido a estudio y aprobación del Comité de Conciliación de la Unidad.

4.3.1.1 Liquidación por mutuo acuerdo de las partes:

Corresponde al balance, finiquito o xxxxx xx xxxxxxx que realizan y acogen de manera conjunta las partes del respectivo contrato o convenio, por tanto, esta modalidad es de naturaleza eminentemente convencional, que debe constar en acta suscrita por las partes y el interventor o supervisor. Generalmente la liquidación deberá hacerse de mutuo acuerdo entre las partes. El término para liquidar los contratos o convenios es el fijado en los mismos o en los pliegos de condiciones. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o convenio, o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo.

El Consejo de Estado ha destacado la naturaleza negocial de la liquidación bilateral al precisar que una vez convenida o acogida conjuntamente por las partes del respectivo contrato o convenio, dicha liquidación genera efectos vinculantes y no puede ser desconocida con el fin de alcanzar reconocimientos superiores o adicionales a los acordados en ella, ni siquiera acudiendo ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo, a menos que se pretenda la nulidad de la liquidación por la ocurrencia de algún vicio que hubiere afectado su validez.

El acta de liquidación de mutuo acuerdo debe ser publicada en los portales autorizados por la ley.

4.3.1.2 Liquidación unilateral:

Es aquella decisión adoptada a través de acto administrativo, en que la UAERMV unilateralmente liquidará el contrato sin participación de la parte contratista, en caso de darse los supuestos de hecho contenidos en el inciso 2 del artículo 11 de la Ley 1150.

Así pues, sólo si se configura una de las circunstancias enunciadas, la Entidad queda facultada para practicar la liquidación correspondiente de manera directa y unilateral, caso en el cual procederá a adoptarla mediante la expedición de un acto administrativo debidamente motivado, el cual será susceptible del recurso de reposición.

La UAERMV liquidará el contrato o convenio en forma unilateral, dentro del término de dos (2) meses, contados a partir del vencimiento del plazo para realizar la liquidación por mutuo acuerdo.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

El acto administrativo que adopta la liquidación unilateral y el que resuelva el recurso interpuesto debe ser publicado en los portales autorizados por la ley.

4.3.1.3 Liquidación judicial:

Es aquella que realiza y adopta el juez del contrato, en desarrollo de un proceso judicial o arbitral, según corresponda, en ausencia de alguna de las modalidades de liquidación antes mencionadas.

Las partes tienen la facultad de acudir a la acción contenciosa de controversias contractuales para obtener la liquidación judicial, sólo cuando se ha vencido el término de liquidación de mutuo acuerdo pactado en el contrato o convenio, si en los dos meses siguientes a esta fecha La Entidad no ha efectuado la liquidación unilateral.

No obstante, antes de la notificación a La Entidad del auto admisorio de la demanda que pretenda la liquidación judicial, es posible efectuar la liquidación de mutuo acuerdo por las partes o unilateral por La Entidad, siempre que no hayan transcurrido más de dos años desde el vencimiento del término previsto para la liquidación unilateral.

4.3.2 DIRECTRICES PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Y CONVENIOS.

El ordenador del gasto coordinará con el interventor o el supervisor según sea el caso, la liquidación del contrato o convenio, siendo responsabilidad de éste último la elaboración del proyecto de acta de liquidación para su revisión y aprobación por las partes.

Una vez aprobada el acta de liquidación, deberá ser suscrita por el interventor, el supervisor, el contratista y el ordenador del gasto.

Cada una de las áreas ejecutoras será responsable de mantener actualizado el inventario de contratos y convenios por liquidar e informar periódicamente a la Secretaría General.

La Oficina Asesora Jurídica y la Secretaría General – Proceso de Contratos a petición de las áreas ejecutoras, brindarán apoyo en la liquidación de los contratos y convenios. En los contratos que se liquiden de mutuo acuerdo, la Secretaría General dará apoyo en los aspectos financieros de la liquidación y en los aspectos formales del acta de liquidación, por su parte, la Oficina Asesora Jurídica dará apoyo en los aspectos sustanciales de la liquidación. En caso de liquidación unilateral, el acto administrativo deberá proyectarse por parte de la Secretaría General y tener el visto bueno de la Oficina Asesora Jurídica.

Los funcionarios responsables de la liquidación deberán presentar y actualizar periódicamente a la Secretaría General – Proceso de Contratos, un cronograma donde

se informe los contratos terminados por cada periodo mensual así como las actividades adelantadas para la liquidación.

El interventor o el supervisor, según sea el caso, deberá verificar junto con la Secretaría General – Proceso Presupuestal, los estados contables de la Entidad, los saldos existentes a favor o a cargo imputables en virtud del contrato o convenio a liquidar.

El interventor o el supervisor del contrato según sea el caso, deberán definir y depurar periódicamente con la Secretaría General – Proceso Presupuestal los valores correspondientes a pasivos exigibles y reservas presupuestales.

La Secretaría General – Proceso de Contratos deberá efectuar mediciones periódicas al avance del proceso de liquidación, a través de los indicadores definidos para su seguimiento.

El interventor o el supervisor según sea el caso, con el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica, deberán implementar estrategias de mesas de trabajo con las dependencias y/o entidades que se requieran, con el objeto de agilizar los trámites de recibo, expedición de permisos y paz y salvos necesarios para la liquidación de los contratos o convenios y acordar las reuniones periódicas para verificar avances y hacer seguimiento sobre los compromisos adquiridos.

La Dirección General debe adoptar las medidas necesarias para que la rotación de supervisores de los contratos o convenios no impliquen retrasos ostensibles en el cronograma de liquidación; para tal efecto se deben hacer los respectivos empalmes en la información, acudiendo a los archivos de la Entidad y a los mismos contratistas.

5. CRITERIOS A APLICAR EN LAS PRINCIPALES CONTRATACIONES REQUERIDAS POR LA UAERMV

A continuación se indican los criterios que se deben tener en cuenta en la ejecución de cada una de las etapas de los procesos contractuales que se adelanten en la UAERMV:

5.1 CONTRATOS DE CONSULTORÍA PARA ESTUDIOS Y DISEÑOS

El presupuesto de estos contratos se establecerá con base en un factor multiplicador y su cumplimiento se determinará con base en resultados, es decir, en la entrega a satisfacción de unos productos de estudios y diseños a cambio de una contraprestación económica.

Los componentes del factor multiplicador deberán contemplar como mínimo las siguientes variables: 1. Costos de personal (salario básico); 2. Prestaciones sociales; 3. Costos indirectos de la administración, costos de perfeccionamiento, impuestos y timbres del contrato y 4. Honorarios.

La UAERMV podrá contratar los Estudios sobre adquisición de predios y el estudio de tránsito o la actualización del mismo, si se requiere.

La ejecución del contrato implicará una permanente coordinación entre el contratista, el interventor y los funcionarios que designe, con el fin de asegurar la obtención de los fines propuestos por La Entidad con la celebración del contrato.

En aras de unificar los criterios conceptuales sobre el tema, a continuación se relacionan las fases de los estudios y diseños de ingeniería con los cálculos presupuestales:

FASE I:

Prefactibilidad y valor paramétrico. La prefactibilidad consiste en un análisis preliminar del proyecto, a fin de verificar su viabilidad.

En el estudio de prefactibilidad, la disponibilidad de información determina el nivel de precisión y el esfuerzo requerido para el análisis. La información varía desde datos de distribución espacial de fácil disponibilidad, hasta resultados de campo. El propósito en esta etapa es el de limitar los costos de un proceso, durante el cual se puede rechazar la idea del proyecto en cualquier momento.

El estudio de prefactibilidad genera una Nota de Idea de Proyecto.

FASE II:

Factibilidad – Cálculo avanzado del diseño y cálculo de presupuesto estimado. El estudio de Factibilidad abarca la totalidad de las evaluaciones necesarias para satisfacer los estándares y requerimientos establecidos. Para el estudio de factibilidad, se debe disponer de toda la información requerida para un análisis adecuado: “herramientas precisas y datos exactos”.

El estudio de factibilidad genera un Documento de Diseño de Proyecto.

El estudio de factibilidad puede rehacer los análisis realizados durante el estudio de prefactibilidad, pero siempre mediante el uso de herramientas más amplias y/o de información más precisa.

FASE III:

Definitivos o de detalle. Estudios y diseños finales y valor del presupuesto sobre cantidades y precios unitarios.

En aras de fortalecer los procesos de planeación para minimizar el incremento de los costos en los contratos de obra y reducir los riesgos de construcción, se debe tener en cuenta:

Si se cuenta con los estudios y diseños en Fase II, el proceso licitatorio para la adjudicación de la obra pública, debe contemplar la ejecución de una etapa para las actualizaciones y apropiaciones del diseño por el adjudicatario durante la ejecución del contrato.

Si se cuenta con estudios y diseños en Fase III, durante el proceso licitatorio para la adjudicación de la obra pública deberán ponerse en conocimiento de los proponentes dichos documentos para que en caso de presentar ofertas, se entienda que estos estudios y diseños los toma como propios y no puede ser objeto de variaciones durante la ejecución de las obras.

De encontrarse divergencias para la aplicación de los estudios durante la ejecución del contrato de obra, será necesario el acompañamiento de los diseñadores y de los Subdirectores respectivos, de manera que cuando se requiera introducir cambios y ajustes al diseño se cuente siempre con el aval de La Entidad y del diseñador original, para que se conserve la responsabilidad de éste sobre el proyecto y garantizar así la calidad y pertinencia de los estudios y diseños previos.

En relación con la remuneración al contratista, el mayor porcentaje se cancelará contra la entrega de los productos, y el restante será un costo fijo, que se calculará de acuerdo con el costo del recurso humano del proyecto antes de su afectación por el factor multiplicador.

Así mismo, se debe detallar el valor por concepto de Impuesto al Valor Agregado, IVA.

5.1.1 FACTOR MULTIPLICADOR

El factor multiplicador de un contrato debe cubrir los costos de una firma y reconocer un honorario. Las firmas consultoras tienen unos costos laborales, unos gastos generales de administración y unos costos de capital que tienen que aplicar y repartir entre sus contratos para que sean absorbidos por el costo del personal facturable.

Estos costos de administración varían con el tiempo debido a factores internos y externos que afectan a la firma y al trabajo. Entre dichos factores se pueden mencionar: nuevos contratos, contratos terminados, rotación de personal, cambios en la legislación laboral, variaciones en el costo de vida, ampliación o reducción de la firma, entre otros.

Adicionalmente, el incremento de las prestaciones sociales con el transcurso del tiempo, incide sobre el factor multiplicador, por lo tanto éste no puede mantenerse estático para una compañía. Para trabajos cuya duración sea mayor de un año debe preverse un multiplicador que contemple esta variación.

5.1.2 CONFORMACIÓN DEL MULTIPLICADOR SOBRE COSTOS DE PERSONAL

Cuando se utiliza el sistema de factor multiplicador – FM, el costo por concepto de sueldos, jornales, horas extras, primas, viáticos, prestaciones sociales, costos indirectos asociados con la prestación de servicios de una firma de consultoría, así como sus honorarios, deben ser reconocidos aplicando un factor multiplicador sobre costos del personal utilizado específicamente en el proyecto.

En consecuencia el FM está formado por los siguientes componentes del costo:

Costos de personal.
Prestaciones sociales.
Costos indirectos de la compañía, costos de perfeccionamiento, impuestos y timbres del contrato. 4. Honorarios.

B. COSTOS SOBRE LOS CUALES SE APLICA EL FACTOR MULTIPLICADOR

El FM se aplica sobre:

Sueldos: Corresponde a sueldos pagados por la compañía consultora al personal directamente vinculado al proyecto, o a las tarifas establecidas para las diversas categorías de personal que participan en el mismo.
Viáticos y primas regionales o de localización: Corresponden al valor pagado por el Consultor como viático o gastos de viaje a su personal, a la aplicación de las tarifas de viáticos establecidas o a las primas regionales y de localización pactadas previamente.
Horas Extras: Corresponden a los valores pagados por el consultor por concepto de horas extras conforme con las necesidades reales de cada proyecto, de acuerdo con lo previsto en el Código Sustantivo del Trabajo.

C. BASES PARA ESTIMAR EL FACTOR MULTIPLICADOR

Costos de Personal-Xxxxxx Xxxxxx
Prestaciones Sociales: El valor de las prestaciones sociales legales depende de la antigüedad promedio ponderada con los sueldos de todo su personal y de las prestaciones extralegales reconocidas por la firma consultora y definidas dentro de los siguientes componentes:

Prima anual
Cesantía anual (Retroactividad cesantías)
Intereses a las cesantías
Vacaciones anuales
Seguridad social (Salud, Pensión, ARL)
Subsidio familiar
SENA (cuando aplique)
ICBF (cuando aplique)
Seguros xx xxx
Otros (Incapacidad no cubierta EPS, Dotación, Auxilios varios, Prestaciones extralegales)

Costos Indirectos: Los costos indirectos de la compañía comprenden los gastos y costos de operar la organización como un todo y tienen que ser atendidos en todo momento para ofrecer la disponibilidad de los servicios. Estos gastos no se originan, ni son efectuados en virtud de un proyecto específico.

Gastos generales: como guía se presenta la lista de costos que generalmente se incluyen como gastos generales.
1. Alquiler de oficinas, muebles y equipo de oficina
2. Servicios públicos
3. Papelería y útiles de oficina
4. Fotocopias
5. Gastos bancarios
6. Mantenimiento de oficinas
7. Alquiler, mantenimiento vehículos de administración y gerencia
8. Seguros incendio y robo
9. Documentación técnica
10. Entrenamiento de personal
11. Preparación y edición de propuestas
12. Gastos de viaje
13. Depreciación
14. Costos de personal no facturable
15. Costos de perfeccionamiento y timbre del contrato
16. Honorarios

5.1.3 COSTOS Y GASTOS FINANCIEROS:

Los gastos financieros son una carga sobre los costos de las compañías consultoras y se ocasionan por la demora de los contratantes en realizar los pagos a los consultores. Por esta razón usualmente se incluye dentro del FM una suma adicional para cubrir estos costos financieros.

A continuación se presenta el cuadro guía de los elementos contemplados dentro del Factor Multiplicador (si se requieren más elementos, éstos deberán consignarse en el cuadro con la debida justificación):

Tabla 3. Análisis del factor multiplicador para conceptos salariales

1	SUELDO ANUAL BÁSICO	100%
2	PRESTACIONES SOCIALES
2.1	Prima anual	8.33%
2.2	Cesantía anual	8.33%
2.3	Intereses a las cesantías	1%
2.4	Vacaciones anuales	4.16%
2.5	Seguridad social (Varía)
2.5.1	ARL Varía (1)
2.5.2	IVM (13.5%, empleador ¾ de 13.5%)	10.125%
2.5.3	EGM (12%, empleador 2/3 de 12%)	8.00%
2.6	Subsidio familiar	4.00%
2.7	SENA	2.00%
2.8	ICBF	3.00%
2.9	Otros (Varía)
2.9.1	Incapacidad no cubierta seguridad social (2)	Varía
2.9.2	Dotación	0.75
2.9.3	Prestaciones extralegales	Varía
3	COSTOS INDIRECTOS	Varía
	Gastos legales y de administración (2)
3.1	Gastos directos no reembolsables
3.1.1	Arrendamiento oficinas
3.1.2	Servicios públicos
3.1.3	Mantenimiento y operación oficinas
3.1.4	Útiles y papelería
3.1.5	Gastos legales y bancarios
3.1.6	Capacitación personal (cursos, congresos, seminarios)
3.1.7	Vigilancia y aseo
3.1.8	Gastos de transporte y vehículos
3.1.9	Sistematización administración
3.2	Salarios y prestaciones no reembolsables
3.2.1	Personal administrativo
3.2.2	Personal técnico no facturable
3.2.3	Preparación de propuestas
3.3	Otros gastos no reembolsables
3.3.1	Seguros
3.3.2	Depreciación instalaciones y equipos oficina
3.4	Asesoría legal permanente (responsabilidad civil, penal, laboral
4	HONORARIOS (Varía entre el 10 y 30% xxx xxxxxxx)
	FACTOR MULTIPLICADOR (1+2+3+4)

Fuente: Secretaría General UAERMV

Notas:

A manera de ejemplo: Para trabajo Interventoría. Clase V (Valor inicial: 6.69 %, valor máximo: 8.70) Trabajo Oficina Clase I (Valor inicial 0.522; valor máximo 0.696)
Depende de cada empresa.

(Formula revisada por la Secretaria General)

6. CONTRATOS DE OBRA

Los contratos de obra son aquellos suscritos con el objeto de realizar la construcción, reconstrucción, rehabilitación, el mantenimiento y en general, cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

Conforme a lo señalado en el numeral 5.1. del presente Manual, si la UAERMV cuenta con estudios y diseños en Fase III, el contrato para la ejecución de la obra debe contemplar la ejecución de una etapa de preliminares, en la cual el contratista revisará, ajustará y si fuere el caso complementará los estudios entregados por la Entidad. En todo caso, el contratista será responsable y asumirá todos los riesgos derivados bien de la utilización de los estudios y diseños suministrados por la Unidad, o bien de los ajustados por él.

La duración de las etapas de preliminares y construcción será determinada en cada caso, dependiendo de la naturaleza de la obra a ejecutar. En casos excepcionales y previa justificación del área encargada del proyecto, se podrá eliminar la fase de preliminares.

Los contratos de obra generan los impuestos, tasas o cargas tributarias distritales y nacionales establecidos en las normas del orden nacional y distrital vigentes.

6.1 Aspectos a tener en cuenta en contratos de obra:

DOCUMENTOS DEL CONTRATISTA: Es requisito indispensable para efectos del pago, anexar el RUT (Registro Único Tributario) y el RIT (Registro de Identificación Tributaria) del contratista. Para el caso, de los consorcios o uniones temporales, se deben adjuntar estos documentos de todos los miembros de la propuesta plural.

Las facturas que presente el contratista deben cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, tales como:

Estar denominada expresamente como Factura de Venta.
Apellidos y Nombres o Razón Social y NIT del contratista.
Apellidos y Nombres ó Razón Social y NIT del contratante.
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta
Fecha de expedición.
Descripción especifica de los bienes o elementos suministrados o los servicios prestados. Valor Total de la operación.
Nombre o Razón Social y NIT del Impresor de la Factura.

i) Indicar periodo de facturación, o producto a entregar

6.1.1 CONTRATO PACTADO A VALOR GLOBAL:

Los contratos pactados a valor global son aquellos en que el contratista obtiene como remuneración una suma global, en la cual están incluidos: honorarios, utilidad, vinculación de personal, subcontratos, obtención de materiales, impuestos y en general, todos los costos directos e indirectos requeridos para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

Esta modalidad se pacta cuando se tiene la certidumbre de las reales cantidades de obra a ejecutar para obtener la realización completa y total del objeto contratado y que el valor pactado es vinculante y el contratista tiene obligación de ejecutar la totalidad de la obra por ese valor y, consecuentemente, asume el riesgo de los mayores costos que las actividades puedan implicar. El valor pactado es determinado y por tanto, corresponde al valor real del contrato. Lo anterior, sin perjuicio de contratos adicionales cuando se presenten obras complementarias.

Para la celebración de contratos a precio global, se requiere contar con estudios detallados y completos en Fase III, conforme a lo establecido en el numeral 5.1 del presente Manual.

Por regla general se podrán pactar a valor global los siguientes componentes, salvo que las circunstancias de ejecución del contrato ameriten pactarlo a precios unitarios:

La construcción de obras civiles con excepción de las obras de redes de servicios públicos, adecuación de desvíos y demoliciones de predios.
La Gestión Ambiental. El pago al contratista se cancelará proporcionalmente al valor facturado mensualmente según avance de las obras y será proporcional a la valoración del desempeño SISOMA obtenido para cada proyecto,
La Gestión Social. El pago de las labores de gestión social desarrolladas por el contratista, se fundamentará en un sistema de calificación del cumplimiento de las obligaciones de gestión social. Se deberá aplicar una matriz que valorará el cumplimiento de cada una de las actividades sociales determinadas.
Manejo de Tráfico y Señalización. El pago del manejo de tráfico y señalización será la remuneración porcentual con base en la facturación de obra del contratista, como contraprestación por la ejecución de las labores de manejo de tráfico y señalización durante la ejecución del proyecto, de acuerdo con el Plan de Manejo de Tráfico establecido para cada caso en particular, el cual debe tener el visto bueno de la interventoría salvo que las circunstancias de ejecución del contrato ameriten pactarlo a precios unitarios.

6.1.2 CONTRATO PACTADO A PRECIOS UNITARIOS:

Los contratos pactados a precios unitarios son aquellos en que se pacta el precio por unidades y cantidades de obra y el valor total del contrato es la suma de los productos que resulten de multiplicar las cantidades de obra ejecutadas por el precio de cada una de ellas, más el valor de los costos indirectos (A.I.U.)

Para establecer los precios unitarios por ítem, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

Precio Unitario con cantidades estimadas de obra: la UAERMV suministra un estimado de las cantidades de obra a realizar para cada ítem específico del contrato.
Precio Unitario con índices representativos: la UAERMV no suministra las cantidades de obra, pero establece los ítems que conforman cada índice representativo y la unidad de medida requerida. Para esta modalidad se tienen identificados los ítems de obra que se deben ejecutar en desarrollo del contrato. A estos ítems se les determinará un coeficiente de participación en las cantidades totales de acuerdo con su importancia en las obras que se van a ejecutar. El proponente dentro de su oferta establecerá un valor unitario para cada uno de los ítems, los cuales son la base para determinar el valor estimado del contrato, al multiplicarlos por las cantidades de obra ejecutadas.

6.2 COSTOS INDIRECTOS (A.I.U.)

El AIU, corresponde a un estimativo presupuestal, que se incorpora a las ofertas económicas presentadas por los oferentes. Este corresponde a las expresiones Administración, Imprevistos y Utilidad y es una cifra porcentual que se le agrega a cada actividad en las obras por precios unitarios o globales fijos para cobrar los costos de Administración (los Gastos Generales), los Imprevistos que puedan presentarse y finalmente, la Utilidad que espera obtener el contratista por la ejecución del contrato.

Los porcentajes asignados a cada uno de los términos en el AIU son subjetividad de cada oferente en particular y no existe un planteamiento técnico de su cálculo. Éste debe ser propuesto por cada uno de los oferentes con base en el presupuesto estimado y los gastos que considere pertinentes en la ejecución del proyecto, que debe ser el resultado del estudio técnico y financiero que haga del proyecto.

ADMINISTRACIÓN

La Administración, hace referencia a los costos indirectos necesarios para el desarrollo y funcionamiento permanente del proyecto, tales como honorarios, impuestos, costos de personal, arrendamientos, costos de oficina, dotación en general, etc.

Estos costos de administración de la obra se definen en el presupuesto de Gastos Generales y pueden expresarse como un porcentaje de los Costos Directos mediante una regla de tres.

IMPREVISTOS

Con respecto al pago de imprevistos, La Entidad pagará esta partida en el porcentaje fijado en el contrato, en concordancia con el valor fijado y aceptado por L a Unidad, en la respectiva oferta, sin que se medie ningún tipo de justificación o soporte sobre su destinación y sin que medie prueba de su ocurrencia

UTILIDAD

La Utilidad es el lucro perseguido por el contratista y que éste espera recibir tras la ejecución de sus obligaciones contractuales.

6.2.1 CÁLCULO DEL A.I.U:

Para calcular el AIU y de manera enunciativa el contratista puede considerar los siguientes aspectos:

ADMINISTRACIÓN. Generalmente los principales conceptos contemplados en este rubro son:

Honorarios de Directores y Residentes.
Honorarios de personal administrativo.
Vehículos.
Sistemas de información.
Informes, documentos.
Transportes aéreos y terrestres, viáticos.
Impuestos (incluye licencias, obligaciones financieras, GMF, entre otros) ✓ Pólizas.
Arrendamientos.
Servicios públicos, comunicaciones.
Otras variables debidamente justificadas.

IMPREVISTOS. Es un porcentaje determinado para cubrir situaciones inesperadas.

Para éste cálculo deberán tenerse presente dos términos que no se incluyen, el de Imprevisión, “falta de acción de disponer lo conveniente para atender a contingencias o necesidades previsibles”, lo cual no es lo mismo que imprevisto; y el de Sobrecosto, “valor adicional a todos los costos presupuestados que son necesarios para dar por terminada la obra”. Estos no deben existir al realizar el cálculo del porcentaje de Imprevistos.

La experiencia y el criterio de quien esté realizando el presupuesto oficial estimado, pueden minimizar las desviaciones, luego los Imprevistos tienden a disminuirse. Sin embargo, es necesario contemplar posibles inconsistencias en planos, especificaciones técnicas, etc.

El porcentaje de imprevistos no deberá utilizarse para salvaguardar aspectos como:

Casos de fuerza mayor contemplados en las leyes.
Aumento de costos debido a la inflación o fenómenos económicos, que pueden calcularse e incorporarse al presupuesto oficial (ajustes de precios).
Desperdicios de materiales que deben incluirse como una mayor cantidad de materiales en los análisis de precios unitarios.

UTILIDAD. Es el porcentaje estimado, resultado de la proyección de metas producto de la inversión comprometida, con base en unos preceptos para la satisfacción de alguna necesidad o la obtención de algún beneficio.

La Utilidad se estima como un costo de oportunidad, una expectativa o costo alternativo, consistente en la utilidad máxima que podría obtenerse de la inversión en cualquiera de sus usos alternativos.

6.3 CONTRATOS DE INTERVENTORÍA

El contrato de Interventoría es aquel suscrito con el objeto de controlar, exigir, colaborar, absolver, y verificar la ejecución y el cumplimiento de los trabajos, servicios, obras y actividades contratadas, teniendo como referencia la normatividad vigente, las cláusulas de los contratos, los pliegos de condiciones y demás documentos que originaron la relación contractual.

El contrato de Interventoría nace como consecuencia de la celebración de un contrato de consultoría, de obra, de construcción, de mantenimiento o de suministro, siendo el interventor, el responsable del seguimiento y control del contrato en su ejecución, desarrollo y liquidación.

Las obligaciones del interventor deberán ser acordes con las previstas en el Manual de Interventoría y Supervisión vigente para la UAERMV.

Los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de Interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a la Entidad, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de Interventoría.

Los interventores responderán de acuerdo con lo establecido en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 y el contrato de Interventoría será supervisado directamente por la Entidad.

Es obligación del interventor adelantar todos los trámites y actuaciones necesarias hasta la etapa de liquidación de los contratos objeto de la Interventoría.

Para la celebración y ejecución de estos contratos, se seguirán los lineamientos y procedimientos establecidos en el Manual de Interventoría y Supervisión vigente de la UAERMV, teniendo en cuenta que los contratos de Interventoría tendrán un plazo que será igual como mínimo al plazo del contrato a controlar. Los contratos de Interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de Interventoría.

6.4 CONTRATOS DE SUMINISTRO

El suministro es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios (artículo 968 del Código de Comercio).

La remuneración de estos contratos deberá pactarse siempre por la modalidad de precios unitarios.

Los principales suministros que requiere la UAERMV son:

Materiales para producir mezclas asfálticas tales como cemento, arena, piedra, aditivos, entre otros.
Derivados del petróleo.
Elementos de ferretería.

De acuerdo con el comportamiento xxx xxxxxxx y la duración del suministro, podrán pactarse ajustes de conformidad con el mecanismo o fórmula que se debe establecer en los Pliegos de Condiciones.

En el caso de los derivados del petróleo, los precios serán ajustables de acuerdo con la fórmula consignada en los pliegos de condiciones, la cual debe estar vinculada al incremento de los precios por parte de ECOPETROL.

6.5 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

6.5.1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.

Para la celebración de estos contratos, se observarán estrictamente los lineamientos establecidos en las Leyes 80, 1150, Artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto1082 de 2015 y los Decretos 1737 de 1998 y 2209 de 1998 para lo cual se contratará directamente con la persona natural o jurídica que: 1) Esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato; 2) Demuestre idoneidad y experiencia directa con el área o necesidad de servicio requerido y 3) Incorpore elementos intelectuales para el cumplimiento de las funciones de la Entidad.

6.5.2. Contratos de prestación de servicios no profesionales

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, se pueden celebrar contratos de prestación de servicios para el desarrollo de actividades relacionadas con la administración y funcionamiento de La Entidad, como son los servicios de aseo y vigilancia, entre otros.

6.6. Contratos para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas

Estos contratos se sujetarán a lo establecido en la Ley 29 de 1990 (Ley de Ciencia y Tecnología) modificada por la Ley 80, el Decreto Ley 591 de 1991 y demás normas concordantes, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 2.2.1.2.1.4.7 del Decreto 1082 de 2015. En todo caso, en el acto administrativo que dé inicio al proceso, La UAERMV debe justificar la contratación que se pretenda realizar en aplicación de esta causal.

6.7. Contratos para la Adquisición de Bienes

Bajo las modalidades que a continuación se relacionan, se adquirirán los bienes que requiere La Entidad para el cumplimiento de su misión y para la satisfacción de sus necesidades de fortalecimiento interno. Para ello, durante los anteproyectos de presupuesto las áreas deben establecer un inventario de necesidades para la siguiente vigencia, en aras de optimizar la ejecución de los recursos y de contratar aquellos bienes que satisfagan la vigencia fiscal respectiva; para tal efecto las áreas que requieran los bienes deben elaborar las respectivas fichas técnicas, donde se realice una descripción detallada de los mismos y en caso de ser necesario, solicitarán los servicios asociados con el soporte del bien o las actividades correctivas que requiera el bien durante su uso. Igualmente solicitarán las cartillas de manejo de los mismos y tendrán especial cuidado en la incorporación a los inventarios de La Entidad para que se refleje su adquisición, cuando haya lugar, en los estados financieros y en los soportes contables.

6.7.1 Bienes y servicios con características técnicas uniformes

Mediante el procedimiento de Subasta Inversa se deberán adquirir aquellos bienes de características técnicas uniformes y de común utilización los cuales deben tener las siguientes condiciones: 1) Deben poseer las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas; 2) Deben compartir patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos; 3) Deben ser ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para ser solicitados en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades.

No se podrán adquirir por esta modalidad las obras públicas y los servicios intelectuales.

6.7.2 Bienes con características diferentes

Para la adquisición de aquellos bienes que no tienen características técnicas uniformes y de común utilización, se podrá acudir a los procesos de selección previstos en la Ley 1150. Cuando no supere el valor de la menor cuantía de la Unidad, se podrán contratar mediante el procedimiento previsto en el Artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto1082 de 2015.

CUANTÍAS DE LA CONTRATACIÓN

Las cuantías de la contratación se establecen para efectos de escoger la modalidad de selección del contratista, cuando el valor es el factor determinante de la contratación. Al inicio de cada vigencia anual, la Secretaría General – Grupo Financiero, establece las cuantías de la contratación de la UAERMV, dando cumplimiento a lo previsto por el literal b) del numeral 2º, del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. Dichas cuantías se determinan en función del presupuesto anual de La UAERMV y serán comunicadas dentro de los primeros quince (15) días hábiles de cada año por parte de la Secretaría General mediante memorando, a todos los Directivos y/o Gerentes de Proyectos de la Entidad.

ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE ADQUISICIONES

Será responsabilidad de cada Gerente de Proyecto la elaboración del Plan de

Adquisiciones del área y/o dependencia de la cual es responsable. Así mismo, la Secretaría General – proceso de Contratos es la responsable de la consolidación del Plan de Adquisiciones de la Entidad, para ser presentado ante el Comité de Contratación, quien deberá aprobarlo y adoptarlo en los quince (15) primeros días hábiles del mes de enero de la vigencia fiscal correspondiente.

En cuanto a las actualizaciones del Plan, periódicamente cada uno de los Gerentes de Proyecto deberá evaluar el cumplimiento en lo que a su área y/o dependencia se refiere, verificándolo contra el cumplimiento de sus metas, proponiendo los ajustes y/o modificaciones a que haya lugar; igualmente la Secretaría General – Grupo Financiero informará oportunamente al Nivel Directivo sobre las modificaciones que sufra el presupuesto de la Entidad, a fin de que se planteen los ajustes al Plan.

Tanto el Plan de Adquisiciones como las modificaciones, ajustes y actualizaciones que se realicen del mismo, deberán ser conocidos, estudiados y aprobados por el Comité de Contratación.

PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

La Planeación de la actividad contractual será responsabilidad del Jefe del área y/o dependencia que requiere la contratación directamente, o el Gerente del Proyecto a través del cual se respaldará el proceso contractual.

Las actividades requeridas en la Planeación de la Actividad Contractual son:

Estudio de las necesidades de contratación.

Estudios de sector.

Estudios xx xxxxxxx.

Estudios previos.

9.1 Estudios de necesidad y conveniencia y documentos previos

Los estudios previos, serán elaborados por el área o dependencia que requiere la contratación, con fundamento en las necesidades consignadas en el Plan Anual de Adquisiciones.

Para el caso de los procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos y contratación de mínima cuantía, los funcionarios de las áreas requirentes elaborarán los estudios previos, los cuales estarán conformados por los documentos definitivos que servirán de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad, así como el de la distribución de riesgos que la UAERMV propone.

Los estudios de necesidad y conveniencia deberán contener como mínimo lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto1082 de 2015.

Para la definición de los factores de selección del oferente debe tener en cuenta como criterios únicos de evaluación los establecidos en el “Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación”, diseñada por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente.

NOTAS: Acorde con lo establecido en dicho manual los elementos mínimos previstos en la norma, se complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección.

Adicionalmente, para la elaboración de los estudios previos financiados por Proyectos de Inversión, se deberá tener en cuenta que las actividades o bienes a contratar se ajusten a los componentes de éste y cumplan con los objetivos del mismo. Así mismo en caso de contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se deberá tener en cuenta que estas contrataciones deberán ser de carácter temporal y no podrán satisfacer actividades administrativas de carácter permanente y deberá tenerse en cuenta lo establecido en el artículo 48 de la Ley 734 de 2002, y los lineamientos dados por la jurisprudencia y los diferentes entes de control.

En ningún caso se iniciará un trámite de contratación que no incluya la estimación del presupuesto, mediante estudios xx xxxxxxx técnicamente elaborado o variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que la componen.

Finalmente, se deberá tener en cuenta lo establecido en la Sección 4 del Decreto1082 de 2015 en relación con la aplicación de los acuerdos comerciales en los procesos de contratación, para lo cual se deberá observar lo contenido en el “Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en los Procesos de Contratación”, el cual puede ser consultado a través del link xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx.

En los Estudios Previos para los procesos de selección por subasta inversa, como parte del contenido de los estudios y documentos previos, cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización a ser adquirido, tendrá una “Ficha Técnica” que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad del área que requiere el bien o servicio.

Las fichas técnicas deberán contener, como mínimo:

Denominación de bien o servicio;
Denominación técnica del bien o servicio;
Unidad de medida;
Descripción general.

9.2 Selección del contratista

La Secretaría General – Área de Contratos será la responsable de adelantar todas las actividades relacionadas con la selección de los contratistas con arreglo a la normatividad vigente.

El proceso inicia con la presentación del requerimiento y componente técnico por parte del área que requiere el bien o servicio, seguido de la elaboración del estudio de necesidad y conveniencia de acuerdo con lo previsto por el Artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto1082 de 2015 y lo descrito en el presente Manual.

Con base en los estudios previos, el Proceso de Contratos de la Secretaría General elabora el proyecto xx xxxxxx de condiciones, en el cual se detallan especialmente los aspectos relativos al objeto del contrato, su regulación jurídica, los derechos y obligaciones de las partes, la determinación y ponderación de los factores objetivos de selección, las causales de rechazo de las propuestas y todas las demás circunstancias de tiempo, modo y lugar que se consideren necesarias para garantizar reglas objetivas, claras y completas.

Terminado el proyecto xx xxxxxx de condiciones, se procede a elaborar la “Convocatoria Pública”, acorde con lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto1082 de 2015.

El proyecto xx xxxxxx de condiciones y la convocatoria pública se publican conjuntamente en el SECOP.

A partir de la fecha de publicación de los anteriores documentos en el SECOP, se deberán observar todos y cada uno de los plazos, condiciones y reglas establecidos por la Ley y el presente Manual para los diferentes tipos de procesos de selección a saber: Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa, Contratación de Mínima Cuantía.

9.3 Suscripción y supervisión de contratos

Salvo disposición legal en contrario, todos los contratos que celebre la UAERMV serán suscritos por el Director General, quien se encuentra facultado para ello por ser el Representante Legal de la Entidad en atención a lo dispuesto por los artículos 17 y 19 del Acuerdo 010 de octubre 12 de 2010, expedido por el Consejo Directivo de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial.

Por regla general la supervisión de los contratos estará a cargo de los Gerentes de Proyecto respectivos; no obstante la Dirección General podrá asignar dicha responsabilidad en el(los) demás servidores de planta y/o contratados que considere pertinente, de acuerdo con la complejidad y especificidad de cada contrato. El (la) supervisor designado será el interlocutor válido entre la Entidad y el contratista y deberá cumplir las funciones y obligaciones establecidas para el efecto por la normatividad y el

“Manual de Interventoría y Supervisión” vigentes para la UAERMV.

9.3.1 Trámite y pago de cuentas

Las cuentas para el pago de los diferentes contratos suscritos por la Entidad deberán ser tramitadas por el supervisor respectivo, quien deberá cumplir con todos los pasos establecidos en los procedimientos aprobados por La Unidad, dentro del Proceso Gestión Financiera del Sistema Integrado de Gestión.

El Grupo Financiero de la Secretaría General es el encargado de recibir, revisar y llevar a cabo todos los pasos relativos al pago de las cuentas que por los diferentes conceptos presenten los contratistas. Si por alguna razón las cuentas radicadas en el Grupo Financiero – Secretaría General presentan errores, inconsistencias o falta de documentos, deberán ser devueltas mediante memorando al Supervisor del contrato indicando la(s) causa(s) de su devolución, para que éste en el menor tiempo posible realice los ajustes pertinentes y se continúe con su trámite.

9.3.2 Liquidación de contratos

Será responsabilidad del interventor y/o supervisor del contrato, según sea el caso, llevar a cabo todas las actividades tendientes a lograr la correcta liquidación del contrato fuente de supervisión o vigilancia, quien podrá solicitar la asesoría y el apoyo de la Oficina Asesora Jurídica y del Proceso Financiero – Secretaría General en los aspectos jurídicos y económicos de terminación del contrato, respectivamente.

Para la liquidación de los contratos, el interventor y/o supervisor, según sea el caso, contará con los términos que la Ley establece. Si vencidos los términos xx Xxx aún no ha sido posible la liquidación del contrato, éste deberá presentar ante la Dirección General de la UAERMV un informe por escrito en el que esboce de manera clara las razones jurídicas, técnicas y económicas por las cuales no se ha podido liquidar, presentando los soportes respectivos.

ACTIVIDADES POSTERIORES A LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

En la elaboración de los estudios previos se determinará la necesidad de realizar actividades posteriores a la terminación del contrato, es el caso de los contratos de obra a fin de verificar su estabilidad y demás aspectos técnicos que se consideren pertinentes.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL PROCESO CONTRACTUAL

Todos los documentos que se produzcan con ocasión de la actividad contractual deberán incorporarse al expediente que se inicie para el efecto el cual reposa en la Secretaria General de la Entidad; en consecuencia, deberán ser remitidos a dicha dependencia dentro de los cinco ( 5 ) días hábiles siguientes después de producidos.

PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Las veedurías ciudadanas podrán desarrollar su actividad de participación durante la etapa precontractual, contractual y post-contractual, formulando recomendaciones escritas, conducentes y oportunas para buscar la eficiencia institucional y la probidad en la actuación de los funcionarios. Así mismo podrán intervenir en las audiencias que se realicen durante el proceso y los funcionarios deberán prestar la colaboración necesaria.

La participación de las Veedurías Ciudadanas se efectuará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015, en consonancia con la Ley 850 de 2003.

Con el fin de garantizar el principio de publicidad de la contratación estatal se deberá publicar los documentos contractuales conforme lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015 y la Circular 8 de 2013 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá relacionada con el funcionamiento del portal

CONTRATACIÓN A LA VISTA. CAV3

Tanto los ciudadanos interesados en los procesos de contratación que adelanta la entidad como las veedurías ciudadanas podrán contactarse para el efecto a través del correo electrónico xxxxxxxxx@xxx.xxx.

13. DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO CONTRACTUAL

Tabla 4. Listado de documentos asociados al proceso contractual

CÓDIGO	TIPO	DESCRIPCIÓN
CON-FM-001	FORMATO	ACTA DE DESIGNACIÓN DE SUPERVISOR
CON-FM-002	FORMATO	ACTA DE INICIO INTERVENTORÍA
CON-FM-003	FORMATO	ACTA DE INICIO (CONTRATO DE SUMINISTRO, CONSULTORÍA, ARRENDAMIENTO, OBRA ó PRESTACIÓN DE SERVICIOS)
CON-FM-004	FORMATO	ACTA DE AUTORIZACIÓN DE GIRO DE ANTICIPO (OBRA, INTERVENTORÍA, SUMINISTRO, CONSULTORÍA, ARRENDAMIENTO ó PRESTACIÓN DE SERVICIOS)
CON-FM-005	FORMATO	PLAN DE INVERSIÓN DEL ANTICIPO
CON-FM-006	FORMATO	INFORME DE INVERSIÓN Y BUEN MANEJO DEL ANTICIPO
CON-FM-007	FORMATO	AUTORIZACIÓN PARA REINTEGRO DE SALDO DEL ANTICIPO
CON-FM-008	FORMATO	ACTA DE RECIBO PARCIAL DE CONTRATO
CON-FM-009	FORMATO	ACTA DE PAGO MENSUAL DE INTERVENTORÍA
CON-FM-010	FORMATO	ACTA DE SUSPENSIÓN O AMPLIACIÓN DE SUSPENSIÓN
CON-FM-011	FORMATO	ACTA DE REINICIACIÓN DE CONTRATO
CON-FM-012	FORMATO	ACTA DE COMITÉ DE CONTRATACIÓN
CON-FM-013	FORMATO	ACTA DE ADICIÓN Y/O PRÓRROGA DE CONTRATO
CON-FM-014	FORMATO	ACTA DE ENTREGA DE INTERVENTORÍA Y/O SUPERVISIÓN
CON-FM-015	FORMATO	ACTA DE FIJACIÓN DE PRECIOS NO PREVISTOS
CON-FM-016	FORMATO	CUADRO DE REVERSIÓN DE PRECIOS NO PREVISTOS
CON-FM-017	FORMATO	COMPARACIÓN DE PRECIOS NO PREVISTOS
CON-FM-018	FORMATO	ACTA DE AJUSTE DE PRECIOS
CON-FM-019	FORMATO	INFORMACIÓN GENERAL Y BANCARIA
CON-FM-020	FORMATO	VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN DEL INFORME MENSUAL DE INTERVENTORÍA
CON-FM-022	FORMATO	FORMATO CONTROL FINANCIERO
CON-FM-023	FORMATO	ACTA DE INCORPORACIÓN DE PERSONAL ADICIONAL
CON-FM-024	FORMATO	ACTA DE RECIBO FINAL Y TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE OBRA
CON-FM-025	FORMATO	ACTA DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATO DE OBRA
CON-FM-026	FORMATO	ACTA DE RECIBO FINAL Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA
CON-FM-027	FORMATO	PRE ACTA DE OBRA
CON-FM-028	FORMATO	ACTA DE LIQUIDACIÓN DE OTROS CONTRATOS
CON-FM-029	FORMATO	SOLICITUD DE MULTA A CONTRATISTAS
CON-FM-030	FORMATO	ACTA DE LIQUIDACIÓN CONVENIO INTERADMINISTRATIVO
CON-FM-031	FORMATO	ACTA DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS DE SUMINISTRO, CONSULTORÍA, ARRENDAMIENTO Y PRESTACIÓN DE
CÓDIGO	TIPO	DESCRIPCIÓN
		SERVICIOS
CON-FM-032	FORMATO	ACTA DE TERMINACIÓN ANTICIPADA Y DE MUTUO ACUERDO CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN
CON-FM-033	FORMATO	CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN
CON-FM-034	FORMATO	ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA
CON-FM-035	FORMATO	ESTUDIOS PREVIOS CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS
CON-FM-036	FORMATO	ACTA DE PAGO ANTICIPADO
CON-FM-037	FORMATO	PLAN DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA
CON-FM-038	FORMATO	INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES
CON-FM-039	FORMATO	ESTUDIOS PREVIOS PROCESOS DE SELECCIÓN
CON-PR-001	PROCEDIMIENTO	PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA
CON-PR-002	PROCEDIMIENTO	PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DIRECTA
CON-PR-003	PROCEDIMIENTO	PROCEDIMIENTO CONCURSO DE MÉRITOS
CON-PR-004	PROCEDIMIENTO	PROCEDIMIENTO PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL Y POS CONTRACTUAL DE LOS CONVENIOS
CON-PR-005	PROCEDIMIENTO	PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
CON-PR-006	PROCEDIMIENTO	PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA

Fuente: Secretaría General UAERMV

REVISIÓN Y APROBACIÓN:

Elaborado y/o Actualizado por EQUIPO OPERATIVO SIG del Proceso:

Validado por

RESPONSABLE DIRECTIVO SIG del Proceso:

Aprobado:

Xxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx

Contratista Secretaria General

Firma:

Acompañamiento EQUIPO TÉCNICO SIG:

Xxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx

Contratista SIG

Xxxxxxx Xxxxx

Asesor Xxxxxxxx

XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX

XXXXXXXXXX

Secretaria General

XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXX

Representante Alta Dirección SIG

CONTROL DE CAMBIOS:

REVISIÓN No.	DESCRIPCIÓN	FECHA	APROBADO Representante de la Alta Dirección
001	Adopción. Aprobado: Res 178 de 28-05-2008: XXXX XXXXXXXXX XXXXX XXXXX - Director General / XXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXXX - Jefe OAJ / XXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX - Profesional Especializada OAJ.	28-05-2008	Por resolución
002	SIN APROBACIÓN SIG. Versión segunda modificándose incisos y numerales. Aprobado: Res. 648 de 30-12-2011: XXXXXX DEL XXXXX XXXXX XXXXXX - Directora General (E) / XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXX XXXXXX - Secretario General / XXXX XXXXXXX XXXXXX - Profesional Especializado CON.	30-12-2011	Por resolución
003	Se hizo necesaria la actualización de los dos (2) manuales relacionados para ser modificados de conformidad a la normatividad vigente. Aprobado: Res. 535 de 08-11-2011: XXXXX XXXXX XXXXX XXXXXXX - Directora General / XXXXX XXXXXXXXX AGUJA XXXXXX – Secretaria General / XXXX XXXXX XXXXXXXX XXXXXXX – Líder Proceso Contratación (Circular 018/2012): XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX – Jefe Oficina Jurídica.	27/11/2012	XXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXXX
004	Se ajustó de conformidad a la normatividad vigente el MANUAL DE CONTRATACIÓN UMV con el código CON- MA-001 y el MANUAL DE INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN con el código CON-MA-002 del Proceso CONTRATACIÓN del Macro-proceso GESTIÓN JURÍDICA y CONTRACTUAL con responsabilidad de la Secretaría General UMV. Una vez aprobado por el (la) Responsable del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad, se legalizará mediante resolución. Aprobado: XXXXX XXXXXXXXX AGUJA XXXXXX – Secretaria General / XXXX XXXXX XXXXXXXX XXXXXXX - Líder Proceso Contratación (Secretaría General) / (Circular 018/2012): XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX – Jefe Oficina Jurídica.	28/02/2013	XXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXXX
005	SIN APROBACIÓN SIG. (En la misma resolución adoptan también el manual de Interventoría y supervisión). Aprobado: Res. 326 de 22-05-2013 XXXXX XXXXX XXXXX XXXXXXX - Directora General / XXXXX XXXXXXXXX AGUJA XXXXXX – Secretaria General / XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXX - Contratista SG / Xxxxx xxxxx (Circular 018/2012): XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX – Jefe Oficina Jurídica.	22-05-2013	XXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXXX
006	Se ajusta al Decreto Reglamentario No. 1510 de 17-072013 “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública” Aprobado: Res. 352 de 31-07-2014 XXXX XXXXXX XXXXX XXXXXXX - Director General (E) / XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX Secretario General (E) / XXXXXX XXXXXX XXXXX – Profesional Especializado SG – CON.	31/07/2014	XXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXX
007	Se ajusta documento de acuerdo a las necesidades de la entidad y a la normatividad vigente.	Enero de 2017	Jefe Oficina Asesora de Planeación
8	Se ajusta documento de acuerdo a las necesidades de la Entidad y a la normativa vigente en materia contractual.	Julio de 2017	Jefe Oficina Asesora de Planeación

1 Sentencia Consejo de Estado. Sección Tercera. MP: Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx. 12/02/2014. Rad. 31682.

La impresión de este documento se considera Copia No Controlada La versión vigente se encuentra en la intranet SISGESTION de la XXXXXX

Xxxxx 00 Xx. 00-00 Xxxxx 0 Xxxxx 7-8 CEMSA – C.P. 111321 CON-MA-001

Pbx: 3779555 - Información: Línea 195 Página 8 de 76

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