PROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Código:.GC-GPR-FO-06
PRECONTRACTUAL Y LEGALIZACIÓN CONTRACTUAL
TITULO
OBSERVACIONES Y RESPUESTAS
Versión No. 4 Página 1
de 13
Fecha. 21 12 2016
OBSERVACIONES Y RESPUESTAS No 001
Bucaramanga, 11 de octubre de 2017
PROCESO SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA 011-130-2017
OBJETO: “SUMINISTRO DE VIVERES FRESCOS CON DESTINO A LOS COMEDORES DE TROPA ADMINISTRADOS POR LA REGIONAL NORORIENTE DE LA AGENCIA LOGISTICA DE LAS FUERZAS MILTIARES Y DEMAS ENTIDADES”.
XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX COMESTIBLES DAN S.A.
Observación 1:
Respuesta:
El comité financiero estructurador, con el fin de dar respuesta a lo anteriormente expuesto por el posible oferente, realizó verificación de la contratación histórica de 2016, con lo cual se identificó que el contrato que Comestibles Xxx X.X. suscribió con la entidad no es el 011-096-2016 si no el 011-093-2016 que cuenta con los siguientes precios históricos:
En atención a lo anterior se acepta la observación presentada por el contratista y se procede a realizar ajuste a presupuesto oficial de la siguiente manera, aplicando el precio histórico de todos los productos suministrados en el contrato 011-093-2016:
Observación 2:
Respuesta 2:
El comité financiero estructurador, en aras de garantizar que la entidad cuente con pluralidad de oferentes y dado que los indicadores propuestos por el posible contratista no son alejados a los requeridos inicialmente establecidos, se permite aceptar la observación y se proceden a realizar los ajustes en el Lote No. 6 xxx Xxxxxx de condiciones definitivo.
Lotes No. (6)
1. CAPACIDAD FINANCIERA COMO PROVEEDOR
El proponente debe cumplir con los siguientes indicadores:
a) LIQUIDEZ = ACTIVO CORRIENTE/PASIVO CORRIENTE
INDICADOR | INDICE REQUERIDO |
LIQUIDEZ | Mayor o igual al (≥) 0.95 |
b) NIVEL DE ENDEUDAMIENTO TOTAL: (ET)
ET = (PASIVO TOTAL / ACTIVO TOTAL) 64%
INDICADOR | INDICE REQUERIDO |
ENDEUDAMIENTO | Igual o menor (<) al 64% |
XXXX XXXX XXXXXX XXXXXXXX COMIDAS RAPIDAS AREPITA DE MEDELLIN.
Observación No. 1:
Respuesta:
Los criterios empleados por la entidad para asignar indicadores financieros a un pliego de condiciones de un proceso contractual, se basan en las recomendaciones del manual de Colombia Compra Eficiente, el cual muestra estudios realizados en forma aleatoria a los resultados financieros a varias empresas, y por lo tanto recomiendan una base y un techo por cada indicador, mostrando los riesgos y la favorabilidad de cada uno de ellos, Igual dejando a la entidad aplicarlos de acuerdo a estudios de los posibles riesgos que se pueden presentar en cada proceso en particular.
El comité financiero siempre se analiza variables como la clase de contrato, la forma de entrega, y el monto del presupuesto oficial asignado, teniendo en cuenta los resultados como por ejemplo, el de nivel de endeudamiento, en donde se tiene la certeza que una empresa con un nivel de endeudamiento muy alto presenta un riesgo mayor que podría llevar al incumplimiento de las entregas, en el caso de que las mismas se realicen por un buen lapso de tiempo, por lo tanto es necesario minimizar este riesgo con un nivel de endeudamiento que no supere el 60%, encontrándose dentro del techo que recomienda Colombia Compra eficiente. Y así se realiza con todos los indicadores, siempre teniendo en cuenta los riesgos, que para el
caso en particular el más alto lo constituiría, la no entrega del producto por parte del proveedor en un momento determinado, que causaría un enorme traumatismo en la alimentación diaria a los soldados pertenecientes a estas Unidades Militares.
Adicionalmente a lo anterior se considera que sería riesgoso y pondría generar desequilibrio en la pluralidad de oferentes disminuir este indicador cerrando así la posible participación y por ende alguna declaratoria desierta de algún lote, por lo anterior dicha observación no será aceptada.
Observación 2:
Respuesta:
El comité estructurador financiero, realiza comparativo con los manuales de Colombia compra eficiente donde se habla que los indicadores anteriormente expuestos y cuentan con la siguiente medición:
Cuando la entidad estructura los procesos de contratación en sus indicadores financieros toma como base los indicadores históricos y verifica el comportamiento de los contratistas que han participado en los mismos, para analizar que dichos indicadores no hayan causado ningún perjuicio al objeto contractual que se hubiese negociado en ese entonces, el mover un indicador de esta manera aunque no parece relevante de acuerdo a la observación, la entidad considera
que si lo puede llegar a ser, siendo que estaría dando cabida a contratistas que no cuenten con su utilidad de la operación comercial y por ende disminuya su liquidez a futuro durante la ejecución del contrato y conlleve a un posible incumplimiento, por ende no se acepta dicha observación.
Observación 3:
Respuesta:
El comité estructurador técnico revisa la observación presentada y considera que la misma debe ser aceptada en razón a que la misma ficha técnica de los productos así lo requiere, por tal motivo será incluido como requisito de verificación y evaluación técnica para los lotes (2- 3 – 4 y 5) en el pliego de condiciones definitivo de la siguiente manera:
- El oferente debe anexar una relación de los vehículos que serán utilizados para el transporte de los productos objeto del contrato, dichos vehículos deben contar con concepto sanitario favorable sobre las condiciones higiénico sanitarias de los mismos que emplearan en la ejecución del contrato para el transporte de alimentos expedida por el ente territorial competente, el acta o certificación no podrá tener fecha expedición mayor a un año a la fecha de presentación de la propuesta. Mínimo un (1) vehículo.
Observación 4:
Respuesta:
El comité técnico estructurador revisa y analiza la observación anteriormente presentada y se permite aclarar que cuando la entidad establece los requisitos habilitantes para un proceso de selección, estos deben ser deben ser concordantes y guardar relación con el objeto contractual, cuantía y complejidad del mismo, la entidad es libre de exigir los requisitos que ayuden a la escogencia de un contratista idóneo para la satisfacción de sus necesidades y de acuerdo a su análisis xx xxxxxxx verificar que los mismos no dejen como consecuencia al cliente final sin los suministros por la ida desierta de un proceso contractual, por exigencia de algún requisito que no es relevante para cumplir con lo que la entidad requiere para su perfecta ejecución. Por lo anterior la entidad no acoge la observación.
Observación 5:
Respuesta:
El comité estructurador financiero, analiza la anterior observación y se permite manifestar como entidad estatal debe velar por la buena utilización de los recursos, satisfaciendo la mayor cantidad de necesidades con el mínimo presupuesto posible, brindando calidad y eficiencia en la satisfacción de las necesidades requeridas como es en nuestro caso la satisfacción de la alimentación de los soldados, por ende no considerar los precios históricos para la determinación de un precio actual no solamente sería incorrecto si no que podría considerarse un posible detrimento patrimonial ya que si se analiza el IPC en lo corrido del 2017 ha sido favorable para el sector de la alimentación en comparación al mismo periodo del 2016 de acuerdo a los análisis presentados por el DANE. Por lo anterior la entidad no acoge dicha observación.
Observación 6:
Respuesta:
El comité estructurador tecnico y financiero se permiten aclarar que cuando se solicitan las cotizaciones, se informan los puntos de entrega, la forma de pago entre otros aspectos para realizar la respectiva cotizacion, se realiza el analisis por lote en cada uno de los sectores para lograr un precio mas acertado a la realidad y se compara con los precios historicos para determinar un valor oficial de cada producto.
Observación 7:
Respuesta:
El comité técnico estructurador, se permite aclarar que productos como el anteriormente relacionado se han contratado por la entidad bajo las mismas fichas técnicas y gramajes establecidos desde la dirección nacional xx xxxxxx de suministros y a la fecha se encuentra en ejecución un contrato 011-057-2017, con las mismas características y entregas semanales hasta dos veces por semana en cada comedor de tropa sin perjuicio alguno durante la ejecución del objeto contractual, por lo anterior no se acoge dicha observación.
Observación 8:
Respuesta:
El comité estructurador técnico se permite aceptar de manera parcial la observación anteriormente presentada dejando como margen mínimo de mejora en las ofertas un 2% considerando que el 1% no tendría mucha repercusión en el resultado final y por ende alargaría más el tiempo que se esté en la subasta.
Observación 9:
Respuesta:
El comité estructurador técnico se permite dar respuesta a lo anterior aclarando los horarios de entrega para los productos de acuerdo a solicitud son los siguientes:
04:00 a 06:00 horas
08:00 a 11:00 horas
14:00 a 17:00 horas
Observación 10:
Respuesta:
El comité estructurador técnico y financiero, dando alcance a la observación anteriormente expuesta por el posible oferente, se permite aclarar que la modalidad se establece de acuerdo a la necesidad de la entidad para proteger los recursos desde la dirección general hacia las regionales y esta es impartida con la mayor transparencia para lograr los objetivos de la entidad de transparencia y calidad.
Observación 11:
Respuesta:
El comité estructurador técnico se permite aclarar a la posible oferente, que la entidad asigna un supervisor técnico y administrativo para cada lote con el fin de que se vele por la seguridad e inocuidad alimentaria de los productos que se entregan a nuestros soldados, también se establecen unas pólizas de cumplimiento y de calidad de los productos que serán aplicadas en caso de llegarse a presentar algo contrario a lo exigido por la entidad y de esta manera blindar nuestro proceso contractual, ahora en cuanto a la exigencia de personal idóneo profesional con carreras afines a la gastronomía o alimentos en general, fue solicitada en procesos anteriores como requisitos adicionales ponderables que fueron objetados por medio de observaciones y que no fueron presentados en la mayoría de los oferentes, por lo tanto exigirlos sería un riesgo para la entidad de declaratoria desierta de un proceso y un factor más para el encarecimiento de los productos por parte de un contratista si los cumpliese que sería muy limitado sin que hubiese pluralidad para la escogencia.
COMPAÑIA PESQUERA DEL MAR SAS XXXXXX XXXXXXX XXXXX XX XXXXXXXXXXX
“XXXXXX XXXXXXX XXXXX XX XXXXXXXXXXX, mayor de edad, identificada tal y como aparece al pie de mi antefirma, actuando en calidad de Representante Legal Gerente de la COMPAÑÍA PESQUERA DEL MAR S.A.S, identificada con el NIT: 900659798-2, por medio de la presente comunicación, me permito con el debido respeto presentar observaciones al pliego de condiciones, las cuales expongo en los siguientes términos”
Observación 1:
EN CUANTO A LA CAPACIDAD FINANCIERA DEL PROVEEDOR.
Después de analizar detenidamente el Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones correspondiente, comedida y respetuosamente solicitamos se sirvan modificar el indicador de ENDUDAMIENTO TOTAL a menor o igual al 70% y en cuanto al indicador de LIQUIDEZ se ha modificado al rango de 0,95 a 1.
La COMPAÑIA PESQUERA DEL MAR S.A.S, en los cuatro (4) últimos años presenta un nivel de endeudamiento entre 66% y 70%, lo que se traduce que el 30% restante ($5.337.534.000) cubre ampliamente el presupuesto oficial, con lo que se garantiza la ejecución satisfactoria del contrato.
De lo anterior, se puede extraer, que las capacidades patrimoniales garantizan la cobertura y respaldo financiero requerido, tal y como se refleja en el RUP.
El nivel de endeudamiento menor o igual ≤60% y el 1 de liquidez, propuesto en el pliego de condiciones de la referencia no permitirá la libre concurrencia y participación objetiva de oferentes. Adicionalmente solicitamos tener en cuenta que las empresas PYMES en Colombia, nos encontramos en un proceso de cambios de reconocimientos, valoraciones y revelaciones contables y financieras que actualmente rigen con la aplicación de la Ley 1314 de 2009 y los Decretos reglamentarios 3022 y 2420 de 2015, Adopción de Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF, resultados que favorecen o desfavorecen inicialmente a los oferentes por dichos cambios.
En los anteriores términos, solicitamos en calidad de posibles oferentes se tengan en cuenta las observaciones presentadas y éstas sean incorporadas en el pliego definitivo, a fin de que se pueda ampliar la posibilidad de propuestas y se de aplicación a los principios que rigen la contratación pública determinados en la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015, en observancia del contenido del artículo 209 superior.
Respuesta:
El comité financiero estructurador, en aras de garantizar que la entidad cuente con pluralidad de oferentes y dado que los indicadores propuestos por el posible contratista no son alejados a los requeridos inicialmente, se permite aceptar la observación y se proceden a realizar los ajustes en el Lote No. 1 xxx Xxxxxx de condiciones definitivo.
Lotes No. (1)
2. CAPACIDAD FINANCIERA COMO PROVEEDOR
El proponente debe cumplir con los siguientes indicadores:
c) LIQUIDEZ = ACTIVO CORRIENTE/PASIVO CORRIENTE
INDICADOR | INDICE REQUERIDO |
LIQUIDEZ | Mayor o igual al (≥) 0.95 |
d) NIVEL DE ENDEUDAMIENTO TOTAL: (ET)
ET = (PASIVO TOTAL / ACTIVO TOTAL) 64%
INDICADOR | INDICE REQUERIDO |
ENDEUDAMIENTO | Igual o menor (<) al 70% |
Atentamente,
PD. CONT. PUB. XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX
COMITÉ FINANCIERO ESTRUCTURADOR
ING. XXXXX XXXXXXXX XXXXX
COMITÉ TECNICO ESTRUCTURADOR
Elaboró: NA Revisó: NA Aprobó: NA