PATRIMONOS AUTÓNOMOS ECOPETROL OBRAS POR IMPUESTOS 2022 – 2024 OPCIÓN FIDUCIA Y OPCIÓN CONVENIO
PATRIMONOS AUTÓNOMOS ECOPETROL OBRAS POR IMPUESTOS 2022 – 2024 OPCIÓN FIDUCIA Y OPCIÓN CONVENIO
LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA No. 001 de 2022
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR OBJETO:
REALIZAR LA CONTRATACIÓN DE:
SERVICIOS DE APOYO A LA GERENCIA EN LA VERIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS EN EL PROCESO DE POSTULACIÓN Y EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS ASIGNADOS A ECOPETROL S.A. DENTRO DEL MARCO DEL MECANISMO DE OBRAS POR IMPUESTOS PARA OPCIÓN FIDUCIA. |
SERVICIOS DE APOYO A LA GERENCIA EN LA VERIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS EN EL PROCESO DE POSTULACIÓN Y EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS ASIGNADOS A ECOPETROL S.A. DENTRO DEL MARCO DEL MECANISMO DE OBRAS POR IMPUESTOS PARA OPCIÓN CONVENIO. |
SEPTIEMBRE DE 2022
CONTENIDO
2.3.1 PRESUPUESTO ESTIMADO MARCO OPCIÓN FIDUCIA 17
2.3.2 PRESUPUESTO ESTIMADO MARCO OPCIÓN CONVENIO 18
2.4 CONTRATO XXXXX CON CUANTÍA INDETERMINADA 19
2.5.1 CONTRATO MARCO OPCIÓN FIDUCIA 20
2.5.2 CONTRATO MARCO OPCIÓN CONVENIO: 20
2.6 PLAZOS DE EJECUCIÓN LOS CONTRATOS MARCO 21
2.6.1 CONTRATO MARCO OPCIÓN FIDUCIA 21
2.6.2 CONTRATO XXXXX OPCIÓN CONVENIO 21
2.7 USO DE OPCIÓN CONTRATOS MARCO 21
2.7.1 CONTRATO MARCO OPCIÓN FIDUCIA 21
2.7.2 CONTRATO MARCO OPCIÓN CONVENIO 22
2.9 DESTINATARIOS DEL PROCESO LICITATORIO 25
3 CONDICIONES DEL PROCESO LICITATORIO 26
3.1 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE 26
3.2 PRINCIPIOS ORIENTADORES 26
3.3 LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN 27
3.4 APERTURA LPA Y PUBLICACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA 27
3.6 ANÁLISIS DE LOS RIESGOS PREVISIBLES DEL FUTURO CONTRATO -MATRIZ DE RIESGOS. 28
3.8 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 29
4 CONDICIONES PARA LA PRESENTACIÓN 31
4.1 REGLAS PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS 31
4.1.1 FORMA DE PRESENTACIÓN 32
4.2 VIGENCIA DE LA PROPUESTA 34
4.3 PROHIBICIÓN DE PRESENTAR PROPUESTAS ALTERNATIVAS, CONDICIONADAS O PARCIALES 34
4.4 CIERRE DE LA ETAPA DE RECIBO DE PROPUESTAS 34
4.4.1 AUDIENCIA VIRTUAL DE CIERRE 35
4.5 RETIRO DE LAS PROPUESTAS 35
4.6 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR 36
5 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS 37
5.1 RESERVA DURANTE EL PROCESO DE EVALUACIÓN 37
5.2 VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES DE ORDEN JURÍDICO, TÉCNICO Y FINANCIERO .37 5.3 PROPUESTA HABILITADA 37
5.4 REGLAS DE SUBSANABILIDAD 38
5.5 METODOLOGÍA, VERIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS HABILITADAS 38
5.8 CAUSALES PARA LA DECLARATORIA DE DESIERTO O FALLIDO DE LA LPA 43
5.9 SUSPENSIÓN Y/O CANCELACIÓN DE LA LICITACIÓN 43
5.10 MODIFICACIÓN O REVOCATORIA DEL ACTA DE SELECCIÓN 44
5.11 NO SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Y/O LEGALIZACIÓN DE ESTE 44
6.1 REQUISITOS HABILITANTES DE ORDEN JURÍDICO 45
6.1.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 45
6.1.2 MATRICULA MERCANTIL EXPEDIDA POR LA CÁMARA DE COMERCIO 46
6.1.3 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL EXPEDIDO POR LA CÁMARA DE COMERCIO 46
6.1.6 REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT 50
6.1.7 REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES- RUP 51
6.1.8 CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES 51
6.1.9 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA 52
6.1.10 FOTOCOPIA DE CÉDULA DE CIUDADANÍA 53
6.1.11 ANTECEDENTES VIGENTES A LA FECHA DE CIERRE DEL PROCESO LICITATORIO. 54
6.1.12 LISTAS RESTRICTIVAS LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO 54
6.1.13 FORMATO DE CERTIFICACIÓN DE PREVENCIÓN XXX XXXXXX ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO 54
6.1.14 FORMATO DE DECLARACIÓN DE PREVENCIÓN XXX XXXXXX DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIÓN DEL TERRORISMO 55
6.1.15 PARTICIPACIÓN ASOCIADOS ACCIONISTAS O SOCIOS 55
6.1.16 CERTIFICACIÓN DEL REVISOR FISCAL 55
6.2 REQUISITOS HABILITANTES DE ORDEN FINANCIERO 55
6.2.1 BALANCE XXXXXXX X XXXXXX XX XXXXXXXXXX 00
6.2.2 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS 56
6.2.3 CERTIFICACIÓN Y DICTAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 56
6.2.4 FOTOCOPIA DE LA TARJETA PROFESIONAL, CEDULA DE CIUDADANÍA Y CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS 57
6.2.5 INDICADORES FINANCIEROS PROPONENTES NACIONALES Y EXTRANJEROS CON DOMICILIO Y/O SUCURSAL EN COLOMBIA 57
6.2.6 INDICADORES DE CAPACIDAD ORGANIZACIONAL 59
6.2.7 OFRECIMIENTO ECONÓMICO 59
6.3 REQUISITOS HABILITANTES DE ORDEN TÉCNICO 61
6.3.1 EXPERIENCIA MÍNIMA HABILITANTE 61
6.3.2 REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS DE ACREDITACIÓN DE LA EXPERIENCIA 62
6.3.3 REGLAS PARA LA ACREDITACIÓN DE LA EXPERIENCIA 62
7 REQUISITOS DE FACTORES PONDERABLES (EVALUACIÓN) 65
7.1 EXPERIENCIA ESPECÍFICA ADICIONAL DEL PROPONENTE (900 PUNTOS) 65
7.2 OTORGAMIENTO DE PUNTAJE POR APOYO AL PERSONAL NACIONAL (100 PUNTOS) 00
1 DISPOSICIONES GENERALES
1.1 ANTECEDENTES
El presente proceso licitatorio se genera en virtud de:
• El Ministerio de Hacienda mediante el Decreto 1915 de 2017, por el cual se adiciona el título 5 de parte 6 del libro 1 al Decreto 1625 de 2016, único Reglamentario en Materia Tributaria, para reglamentar el artículo 238 a la Ley 1819 de 2016, determinó que las personas jurídicas contribuyentes del impuesto sobre la Renta y complementario que en el año gravable obtengan ingresos brutos a iguales o superiores a (33.610 UVT) Unidad de Valor tributario, pueden efectuar el pago parcial del impuesto xx xxxxx mediante la inversión directa en la ejecución de proyectos de trascendencia social, en los diferentes municipios ubicados en las zonas más afectadas por el conflicto armado – ZOMAC.
• Mediante el Decreto 2469 de 2018, se modifican y adicionan algunos artículos del Título 5 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria.
• Los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario podrán optar por el mecanismo de pago a través de OBRAS POR IMPUESTOS en las diferentes zonas más afectadas por el conflicto armado – ZOMAC, las cuales, están constituidas por el conjunto de municipios que sean considerados como más afectados por el conflicto, los cuales serán definidos para el efecto por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) y la Agencia de Renovación del Territorio (ART) de conformidad con el numeral 6 del artículo 236 de la Ley 1819 de 2016.
• Los proyectos de inversión OBRAS POR IMPUESTOS, deberán tener como objeto la construcción, mejoramiento, optimización o ampliación de infraestructura y/o dotación requerida para el suministro de los servicios de agua potable, alcantarillado, energía, salud pública, educación pública y la construcción y/o reparación de infraestructura vial en los municipios ubicados en las zonas más afectadas por el conflicto armado – ZOMAC.
• El artículo 79 de la Ley 2010 de 2019, que adicionó el artículo 800-1 al Estatuto Tributario, establece una nueva opción del mecanismo de obras por impuestos, según la cual: “Las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que en el año o período gravable inmediatamente anterior hayan obtenido ingresos brutos iguales o superiores a treinta y tres mil seiscientos diez (33.610) UVT, podrán celebrar convenios con las entidades públicas del nivel nacional, por las que recibirán a cambio títulos negociables para el pago del impuesto sobre la renta, en los términos previstos en la presente disposición”.
• El artículo 34 de la Ley 2155 de 2021, modificó los incisos 2 y 3 y adicionó el parágrafo 7 al artículo 800-1 del Estatuto Tributario, así: “(…)El objeto de los convenios será la inversión directa en la
ejecución de proyectos de trascendencia económica y social en los diferentes municipios definidos como las Zonas Más Afectadas por el Conflicto Armado (Zomac), relacionados con agua potable y saneamiento básico, energía, salud pública, educación pública, bienes públicos rurales, adaptación al cambio climático y gestión del riesgo, pagos por servicios ambientales, tecnologías de la información y comunicaciones, infraestructura de transporte, infraestructura productiva, infraestructura cultural, infraestructura deportiva y las demás que defina el manual operativo de Obras por Impuestos, todo de conformidad con lo establecido en la evaluación de viabilidad del proyecto (…) También podrán ser considerados proyectos en jurisdicciones que sin estar localizadas en las Zomac, de acuerdo con el concepto de la Agencia de Renovación del Territorio, resulten estratégicos para la reactivación económica y/o social de las Zomac o algunas de ellas. Así mismo, accederán a dichos beneficios los territorios que tengan altos índices de pobreza de acuerdo con los parámetros definidos por el Gobierno nacional, los que carezcan, total o parcialmente, de una infraestructura para la provisión de servicios públicos domiciliarios (servicios de energía, acueducto, alcantarillado, gas, entre otros), aquellos que estén localizados en las zonas no interconectadas y las Áreas de Desarrollo Naranja (ADN) definidas en el artículo 179 de la Ley 1955 de 2019 (…)”.
• Conforme con lo establecido en el artículo 34 de la ley 2155 de 2021, los proyectos de inversión OBRAS POR IMPUESTOS, deberán tener como objeto la construcción, mejoramiento optimización o ampliación de infraestructura y/o dotación requerida para el suministro de los servicios de agua potable, alcantarillado, energía, salud pública, educación pública y la construcción y /o reparación de infraestructura vial en los municipios ubicados en las zonas más afectadas por el conflicto armado, y las demás disposiciones posteriores que establezca la ley que modifiquen, adicionen, sustituyan o complementen.
• Mediante el Decreto 1208 de 2022, se reglamenta el parágrafo 4 del artículo 238 de la Ley 1819 de 2016 y el artículo 800-1 del Estatuto Tributario, modificado y adicionado por el artículo 34 de la Ley 2155 de 2021; se modifican el artículo 1.6.6.1.2 del Capítulo 1 del Título 6 de la Parte 6 del Libro 1, el artículo 1.6.6.1.3. del Capítulo 1 del Título 6 de la Parte 6 del Libro 1, los parágrafos 3 y 4 del artículo 1.6.6.2.3. del Capítulo 2 del Título 6 de la Parte 6 del Libro 1, el artículo 1.6.6.3.3. del Capítulo 3 del Título 6 de la Parte 6 del Libro 1, el artículo 1.6.6.5.4. del Capítulo 5 del Título 6 de la Parte 6 del Libro 1 y se adiciona el inciso 2 al parágrafo 2 del artículo 1.6.5.3.3.3 de la Sección 3 del Capítulo 3 del Título 5 de la Parte 6 del Libro 1, un parágrafo al artículo 1.6.6.2.2. del Capítulo 2 del Título 6 de la Parte 6 del Libro 1, el parágrafo 7 al artículo 1.6.6.2.3. del Capítulo 2 del Título 6 de la Parte 6 del Libro 1, los parágrafos 4 y 5 al artículo 1.6.6.3.1. del Capítulo 3 del Título 6 de la Parte 6 del Libro 1, el parágrafo 3 al artículo 1.6.6.3.4. del Capítulo 3 del Título 6 de la Parte 6 del Libro 1, los parágrafos 2 y 3 al artículo 1.6.6.4.5. del Capítulo 4 del Título 6 de la Parte 6 del Libro 1 y el Capítulo 6 y los artículos 1.6.6.6.1. al 1.6.6.6.14 al Capítulo 6 del Título 6 de la Parte 6 del Libro 1, del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
• El contribuyente será responsable de la celebración de los contratos para la preparación, planeación y ejecución de los proyectos de OBRAS POR IMPUESTOS, de acuerdo con la legislación privada.
• El contribuyente Ecopetrol S.A se constituyó como Gerente de Proyectos quien deberá asegurar la celebración de los contratos, y la preparación planeación y ejecución de los proyectos de OBRAS POR IMPUESTOS, de acuerdo con la legislación que regula el mecanismo de obras por impuestos.
• De acuerdo con el Decreto 1915 de 2017, en su artículo 1.6.5.3.4.2, ECOPETROL S.A. celebró contrato xx Xxxxxxx Mercantil No. 3047753, con Fiduprevisora S.A., el día 6 xx xxxx del 2022, el cual tiene por objeto: “SERVICIOS FIDUCIARIOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y DESARROLLO DE LA GESTIÓN QUE ECOPETROL ENCOMIENDE PARA LA EJECUCIÓN DE EL O LOS PROYECTOS, PARA CUMPLIR CON LA FINALIDAD ESTABLECIDA DENTRO DEL MECANISMOS DE OBRAS POR IMPUESTOS OPCIÓN FIDUCIA”.
• Igualmente, el día ECOPETROL S.A. celebró el Acuerdo de Bases Económicas No. 3048172, con Fiduprevisora S.A., el día 10 xx xxxxx del 2022, el cual tiene por objeto: “SERVICIOS FIDUCIARIOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y DESARROLLO DE LA GESTIÓN QUE ECOPETROL ENCOMIENDE PARA LA EJECUCIÓN DEL EL O LOS PROYECTOS, PARA CUMPLIR CON LA FINALIDAD ESTABLECIDA POR EL MECANISMO DE OBRAS POR IMPUESTOS OPCIÓN CONVENIO”.
• En virtud de lo antes referenciado, surge la necesidad que se adelante el proceso de selección con el que se garantice el servicio de apoyo a la Gerencia en la etapa de verificación de los proyectos dentro del proceso de postulación y para que se realice la correcta ejecución de los proyectos asignados a ECOPETROL S.A., en calidad de CONTRIBUYENTE, para el pago parcial del impuesto xx xxxxx y complementarios de las vigencias 2021 y/o 2022 y/o 2023 y/o 2024, los cuales son asignados al contribuyente dentro del año inmediatamente posterior a la vigencia fiscal vencida, dentro del marco del mecanismo de obras por impuestos para la opción fiducia y convenio, dando cumplimiento con las obligaciones y lineamientos establecidos en la normativa que reglamente la materia y la resolución de asignación de los proyectos.
• Adicionalmente, el contrato que surja del presente proceso de selección cuenta con el derecho de opción en favor del CONTRATANTE que podrá ejercer discrecional y autónomamente para el pago por parte de ECOPETROL S.A., en calidad de CONTRIBUYENTE del impuesto xx xxxxx y complementarios para las vigencias 2022 y/o 2023 y/o 2024, los cuales son asignados al contribuyente dentro del año inmediatamente posterior a la vigencia fiscal vencida con el fin de continuar con el servicio de apoyo a la Gerencia en la verificación de los proyectos en el proceso de postulación y en la gestión de proyectos asignados a ECOPETROL S.A. dentro del marco del mecanismo de obras por impuestos opción fiducia y/u opción convenio, siempre que medie instrucción del Contribuyente .
• Que señalado lo anterior FIDUPREVISORA S.A., como vocera y administradora del PATRIMONIO AUTÓNOMO ECOPETROL OBRAS POR IMPUESTOS 2022 – 2024 OPCIÓN FIDUCIA y del PATRIMONIO AUTÓNOMO ECOPETROL OBRAS POR IMPUESTOS 2022- 2024 OPCIÓN CONVENIO, se encargará de adelantar las gestiones para el proceso de contratación mediante la Licitación
Privada Abierta, para: SERVICIOS DE APOYO A LA GERENCIA EN LA VERIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS EN EL PROCESO DE POSTULACIÓN Y EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS ASIGNADOS A ECOPETROL S.A. DENTRO DEL MARCO DEL MECANISMO DE OBRAS POR IMPUESTOS OPCIÓN FIDUCIA Y/U OPCIÓN CONVENIO.
1.2 DEFINICIONES Y SIGLAS
• Acta de inicio: Documento que suscriben las partes signatarias de un contrato y que sirve para señalar el inicio del plazo pactado para la ejecución o cumplimiento del contrato, requisitos exigidos tales como pólizas, certificado de afiliación al Sistema de Seguridad Social, siempre y cuando, en las cláusulas del contrato se hayan pactado.
• Adenda: Es el documento mediante el cual, la Entidad Contratante puede modificar los Términos de Referencia del proceso de selección. Las adendas se expiden antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas por parte de los oferentes. Así mismo, el Cronograma de los Términos de Referencia podrá ser modificado mediante adenda, una vez vencido el término para la presentación de ofertas y antes de la aceptación de oferta.
• Adjudicatario o seleccionado: Xxxx el proponente al que se le asignará el contrato, previo el cumplimiento de los requisitos jurídicos, financieros y técnicos, calificado con el mayor puntaje de acuerdo con las reglas establecidas en los Términos de Referencia.
• Anexos: Son el conjunto de formatos, documentos, manuales, fichas técnicas, entre otros, que se adjuntan a los Términos de Referencia y que hacen parte integral del mismo y del contrato.
• Certificado Presupuestal para la Licitación Privada Abierta: Documento mediante el cual, se garantiza el principio de legalidad del gasto, es decir, la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender un determinado gasto, el cual es expedido por la Coordinación de Negocios de Fiduprevisora S.A., y con él se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación.
• Certificado Presupuestal para la Celebración del Contrato: Documento mediante el cual, se garantiza la apropiación presupuestal de acuerdo con el valor presentado por el proponente seleccionado dentro de su oferta económica y aceptado por el comité evaluador y el Fideicomitente y que consta dentro del acta de aceptación de la oferta. Este certificado es expedido por Fiduprevisora S.A. como vocera y administradora del Patrimonio Autónomo, como requisito previo a la suscripción del Contrato.
• Comité Evaluador: Conjunto de personas responsables del estudio de las propuestas en sus aspectos jurídicos, financieros y técnicos, de conformidad con lo establecido en los términos de referencia habilitando así, a los proponentes que cumplan con estos requisitos, y posteriormente, realiza la validación de los requisitos ponderables, otorgando el correspondiente puntaje y
recomienda el orden de elegibilidad. Son designados por el representante legal del Patrimonio Autónomo mediante acta.
• Consorcio: Es una forma asociativa definida en la ley. Permite a sus miembros organizarse mancomunadamente para la celebración y ejecución de un contrato, sin que por ello pierdan su individualidad jurídica, pero asumiendo un grado de responsabilidad solidaria en cumplimiento de las obligaciones contractuales. En consecuencia, todos los consorciados responden solidariamente por los incumplimientos y perjuicios que causaren a terceros.
• Contratante: Corresponde a Fiduciaria La Previsora S.A. como vocera y administradora de los patrimonios autónomos:
1. PATRIMONIO AUTÓNOMO ECOPETROL OBRAS POR IMPUESTOS 2022 – 2024 OPCIÓN FIDUCIA.
2. PATRIMONO AUTÓNOMO ECOPETROL OBRAS POR IMPUESTOS 2022 – 2024 OPCIÓN CONVENIO
• Contratista: Persona natural o jurídica calificada que toma a su cargo, la ejecución del objeto contractual.
• Contrato Derivado: Todo contrato que se derive de la ejecución del contrato xx Xxxxxxx y de la ejecución que tenga como fin el desarrollo de los proyectos del mecanismo de Obras por Impuestos.
• Contrato xx xxxxxxx mercantil: Es la formalización de un negocio jurídico en virtud del cual una persona, llamada fideicomitente, transfiere uno o más bienes especificados a otra, llamada fiduciario, quien se obliga a administrarlos o enajenarlos para cumplir una finalidad determinada por el constituyente, en provecho de éste o de un tercero llamado beneficiario o fideicomisario.
• Contrato Xxxxx con Negociación: Instrumento de contratación que procede para contratar a largo plazo categorías de bienes y servicios, se caracteriza por llevar a cabo una negociación de precios de bienes y/o servicios con el contratista. El instrumento mediante el cual se ejecuta este tipo de contrato se denomina Ordenes de Servicio.
• Contribuyente: Sociedad contribuyente del impuesto xx xxxxx y complementarios, que participó en los procesos de manifestación de interés y a la que le fue vinculado el pago de impuesto xx xxxxx, a través del mecanismo de obras por impuestos. Para efectos del presente documento es ECOPETROL S.A. Persona Jurídica que fue vinculada al mecanismo de obras por impuestos mediante resolución emitida por la Agencia de Renovación del Territorio - ART-, y por medio del cual hace el pago de hasta el 50% del impuesto xx xxxxx y complementarios. Establecido en el artículo 238 de la Ley 1819 de 2016.
• Entidad Nacional Competente: Será la entidad encargada de la supervisión del contrato de interventoría del proyecto, de recibir el proyecto a satisfacción y aprobar modificaciones al cronograma general en caso de fuerza mayor, que, para los efectos del presente manual, se limitan a los indicados en el artículo 2 del Decreto 2469 de 2018 que modificó el artículo 1.6.5.2.3. del Decreto 1915 de 2017.
• Evaluador: Son las personas responsables de la evaluación de las ofertas presentadas en el presente proceso, en sus aspectos jurídicos, financieros y técnicos de conformidad con lo establecido en los términos de referencia.
• Factor Multiplicador: Es el factor que el proponente deberá calcular para afectar su oferta económica, considerando principalmente entre otros aspectos, las cargas por concepto de seguridad social, aportes parafiscales y prestacional, demás obligaciones en materia laboral, viáticos que no estén establecidos como reembolsables, gastos generados por la adquisición de herramientas, equipos, materiales o insumos necesarios para la realización de la labor, gastos de administración, costos de financiamiento, gastos contingentes, impuestos, tasas y contribución, seguros y demás costos indirectos en que él incurra por la ejecución del contrato.
• Fecha de iniciación de la ejecución del contrato: Fecha cierta en la cual se inicia el plazo de ejecución del contrato y, cuyo documento soporte se determina en cada contrato derivado.
• Fecha de terminación de la ejecución del contrato: Fecha cierta en que finaliza el plazo de ejecución del contrato y, cuyo documento soporte se determina en cada contrato derivado.
• Fideicomitente: Es la persona jurídica contribuyente del impuesto sobre la renta y complementario que opta por pagar este tributo mediante el mecanismo de pago – OBRAS POR IMPUESTOS – establecido en el artículo 238 de la Ley 1819 de 2016, extraído del Decreto 1915 de 2017. Para efectos del presente documento es ECOPETROL S.A.
• Fiduciaria: Fiduprevisora S.A. es una entidad de servicios financieros; sociedad anónima autorizada y sujeta a la Inspección, control y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia que administra o gestiona de acuerdo con las instrucciones otorgadas por el fideicomitente y las normas vigentes. Es la vocera y administradora del Patrimonio Autónomo.
• Formatos o anexos: Son el conjunto de formatos, documentos, manuales, fichas técnicas, entre otros, diseños y estudios que se adjuntan a los Términos de Referencia y que hacen parte integral del mismo y del contrato.
• Garantía de Seriedad de la oferta: Es el mecanismo de cobertura de riesgos que deberá ser presentada por los oferentes con su propuesta. La garantía de seriedad de oferta tiene carácter indemnizatorio. Lo anterior significa que se hace exigible por parte del contratante para reparar los perjuicios que se le hayan causado por las conductas objeto de la cobertura. Con esta garantía
se protege al contratante de la ocurrencia de uno de los siguientes Riesgos: I) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta. II) El retiro de la propuesta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas. III) La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario. IV) La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento del contrato.
• Gerencia del proyecto: Será la responsable de la administración de la ejecución y construcción de la obra del proyecto, garantizando su desarrollo conforme con lo registrado en el banco de proyectos de inversión en las Zonas Más Afectadas por el Conflicto Armado –ZOMAC y municipios PDET del Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas -SUIFP y el cronograma general aprobado por la entidad nacional competente. Para lo anterior, la gerencia deberá realizar la gestión precontractual y contractual de los bienes y servicios requeridos y ordenar a la fiducia el desembolso de los pagos a los beneficiarios, previo cumplimiento de las condiciones pactadas en cada contrato y el visto bueno de la interventoría. Para el caso en concreto el Gerente de los proyectos es Ecopetrol S.A. en su calidad de contribuyente de acuerdo con las disposiciones del Decreto 1915 de 2017 y Decreto 2469 de 2018 (artículo 6).
• Gerente designado de proyecto: Persona natural designada por el Contribuyente, quien será la responsable de liderar la administración y ejecución del proyecto, garantizando el cumplimiento de los lineamientos normativos que reglamenta el mecanismo de Obras por Impuestos.
• Hipervínculo: Vínculo asociado a un elemento de un documento con hipertexto, que apunta a un elemento de otro texto u otro elemento multimedia.
• Interventor o Interventoría: Es la persona natural o jurídica responsable del seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, social, ambiental y jurídico requerido durante la ejecución del proyecto. Es la persona encargada de velar por el cumplimiento y desarrollo del proyecto, a la luz de lo dispuesto en el artículo 1.6.5.3.4.8. del Decreto 1915 de 2017 y lo establecido dentro del Manual Operativo de Obras por Impuestos 2.0 de la ART. Su contratación se realiza de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Entidad Nacional Competente.
• Licitación Privada Abierta: Denominación o nombre otorgado al tipo de proceso de selección que se debe llevar a cabo para la selección de los contratistas en virtud del mecanismo de Obras por Impuestos a la luz de lo dispuesto en el artículo 1.6.5.3.4.6 del Decreto 1625 de 2016, y el artículo 1.6.5.3.4.6 del Decreto 1915 de 2017. Se trata de un proceso de selección regulado por la legislación privada, sin perjuicio de la observancia de los principios de publicidad, selección, objetiva y buena fe contractual durante el desarrollo de la selección del contratista, y seguirá el procedimiento establecido dentro del Contrato xx Xxxxxxx Mercantil que se celebre.
• Objeto: Actividades a ejecutar como consecuencia de la adjudicación del presente proceso licitatorio.
• Obras por impuestos: Instrumento por medio del cual, los grandes contribuyentes, extinguen las obligaciones tributarias del impuesto sobre la renta y complementarios, a través de la inversión directa en la ejecución de proyectos de inversión dentro de las Zonas Más Afectadas por el Conflicto Armado - ZOMAC, los municipios en los que se implementan los Programas de Desarrollo con Enfoque Territorial -PDET, las iniciativas y/o proyectos que se presenten para beneficiar los territorios con altos índices de pobreza de acuerdo con los parámetros definidos por el Gobierno nacional en el presente Decreto, los que carezcan, total o parcialmente, de una infraestructura para la provisión de servicios públicos domiciliarios (servicios de energía, acueducto, alcantarillado, gas, entre otros), aquellos que estén localizados en las zonas no interconectadas, las Áreas de Desarrollo Naranja (ADN) definidas en el artículo 179 de la Ley 1955 de 2019 y los proyectos declarados de importancia nacional que resulten estratégicos para la reactivación económica y/o social de la Nación.
Lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1819 de 2016, Decreto 1915 de 2017, Decreto 2469 de 2018, Decreto 1208 de 2022 y Manual Operativo de Obras por Impuestos.
• Oferta Económica: Es el componente económico de la propuesta presentada por el proponente en el proceso licitatorio.
• Oferta o Propuesta: Es el proyecto de negocio jurídico que una persona formula a otra, la cual deberá contener los elementos esenciales del negocio y ser comunicada al destinatario. Entendiéndose comunicada cuando se utilice cualquier medio adecuado para hacerla conocer del destinatario. La propuesta será irrevocable. De consiguiente, una vez comunicada, no podrá retractarse el proponente, so pena de indemnizar los perjuicios que con su revocación cause al destinatario, lo anterior, en consonancia con lo establecido en los artículos 845 y 846 del Código de Comercio.
Para el presente proceso de selección la oferta debe ser comunicada y/o presentada de acuerdo con las condiciones señaladas en los Términos de Referencia.
• OneDrive: Es el servicio en la nube de Microsoft que le conecta a todos los archivos. Le permite almacenar y proteger sus archivos, compartirlos con otros usuarios y obtener acceso a ellos desde cualquier lugar de todos los dispositivos.
• Opción Fiducia: Modalidad de ejecución de proyectos en el marco del mecanismo de obras por impuestos de conformidad con el Decreto 1915 de 2017 y demás normas que lo modifiquen, complementen, o, deroguen.
• Opción Convenio: Modalidad de ejecución de proyectos en el marco del mecanismo de obras por impuestos de conformidad con el Decreto 1147 de 2020 y demás normas que lo modifiquen, complementen, o, deroguen.
• Orden de servicio: Documento contractual derivado del contrato marco que establece las características y condiciones particulares del servicio específico que se requiere ejecutar y una vez cumplido el objeto especifico se emitirá un documento xx xxx y salvo o documento equivalente de liquidación parcial en este documento se acreditará el cumplimiento de las obligaciones del contratista frente al servicio específico presentado. Con la orden de servicio no se podrá modificar ninguna condición establecida en el contrato marco.
• PDET: Los programas de desarrollo con enfoque territorial son instrumentos de planificación y gestión para implementar de manera prioritaria los planes sectoriales y programas en el marco de la Reforma Rural Integral (RRI) y las medidas pertinentes que establece el Acuerdo Final, en articulación con los planes territoriales, en los municipios priorizados en el Decreto Ley 893 de 2017. Hacen parte 170 municipios.
• Primer orden de elegibilidad: Es la posición que ocupa el proponente que, habiendo cumplido los requisitos habilitantes contenidos en los Términos de Referencia, obtiene el puntaje más alto luego de efectuarse la calificación de los criterios de ponderación de las propuestas presentadas, previstas en los Términos de Referencia.
• Proponente u Oferente: Personas naturales y/o jurídicas, nacionales y/o extranjeras con domicilio y/o sucursal en Colombia con ánimo de lucro, que presentan una propuesta de forma individual o como figura asociativa (consorcio o unión temporal), para participar en el proceso de selección que se rige a través de los Términos de Referencia.
• Propuesta Habilitada: Es aquella Propuesta presentada por un Proponente que cumple con las condiciones establecidas como requisitos habilitantes en los Términos de Referencia y que podrán continuar con el proceso de evaluación de requisitos ponderables.
• Propuesta rechazada: Es aquella Propuesta presentada por un Proponente que incurra en alguna de las causales de rechazo establecidas en los Términos de referencia.
• Proyecto: Aquellos susceptibles de ser financiados a través del mecanismo de pago -Obras por Impuestos-, los cuales deberán ser formulados y estructurados de conformidad con las metodologías del Departamento Nacional de Planeación -DNP, y contar con los estudios y diseños acordes con los lineamientos técnicos establecidos en la normativa vigente para el sector de inversión del proyecto, incluyendo un análisis de riesgos con el nivel de detalle acorde con la complejidad y naturaleza del proyecto.
• Recibo a satisfacción: Documento mediante el cual el interventor certifica que ha recibido el proyecto a cabalidad y de acuerdo con el alcance exigido por la Entidad Nacional Competente por parte del Contratista y la Gerencia del Proyecto; de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1.6.5.3.5.3. del Decreto 1915 de 2017.
• Requisitos Habilitantes: Son aquellos que miden la aptitud del Proponente para participar en el proceso de contratación como oferente y están referidos a su capacidad jurídica, financiera y técnica.
• Requisitos Ponderables: Son aquellos que permiten la evaluación objetiva del proponente para determinar la oferta más favorable y establecer una orden de elegibilidad.
• SUIFP: Es la herramienta informática a través de la cual se gestionan los proyectos de inversión, independiente de la fuente de financiación y del nivel de gobierno. Sistema administrado por el DNP y en el cual se registró la información de los proyectos.
• Supervisor del Contrato de Interventoría: Sera el encargado del seguimiento técnico, administrativo, financiero, jurídico, predial, social, y ambiental sobre el cumplimiento del objeto del contrato de interventoría y será ejercido por la Entidad Nacional Competente o a quien este delegue.
• Supervisión del contrato de contrato de obra y/o Suministro: Persona natural y/o persona jurídica encargada de velar por el cumplimiento y desarrollo del Contrato y será ejercido por la interventoría del proyecto.
• Términos de Referencia: Documento que contiene las disposiciones generales y específicas del proceso licitatorio, e incluye todos los anexos publicados.
• Unión Temporal: Forma de participación asociativa en la que dos o más personas naturales y/o jurídicas de manera conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración, ejecución y liquidación de un contrato, sin que por ello pierdan su individualidad jurídica, respondiendo de acuerdo con su participación. En consecuencia, las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.
• ZOMAC: Son las zonas más afectadas por el conflicto armado, están constituidas por 344 municipios considerados como los afectados, estos fueron definidos por el Ministerio de Hacienda, Departamento Nacional de Planeación y la Agencia de Renovación del Territorio (ART), de acuerdo con el Decreto 1650 de 2017 o demás normas que lo modifiquen, adicionen, o sustituyan.
1.2.1 Siglas
ADN: Áreas de Desarrollo Naranja
ART: Agencia de Renovación del Territorio.
DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
DNP: Departamento Nacional de Planeación.
ENC: Entidad Nacional Competente. INVÍAS: Instituto Nacional de Vías LPA: Licitación Privada Abierta
MINTRANSPORTE: Ministerio de Transporte.
MEN: Ministerio de Educación Nacional. MINENERGIA: Ministerio de Minas y Energía. ODS: Orden de Servicio
P.A.: Patrimonio Autónomo
PDET: Programa de Desarrollo con Enfoque Territorial
SARLAFT: Sistema de Administración del Riesgo xx Xxxxxx de Activos y de la Financiación del Terrorismo.
SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente.
SUIFP: Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas
SPI: Sistema de Información de Seguimiento a Proyectos de Inversión Pública.
TDR: Términos de Referencia.
ZOMAC: Zonas más afectadas por el conflicto armado.
2 INFORMACIÓN DEL PROCESO
2.1 OBJETO
El objeto del presente proceso de Licitación Privada Abierta deriva en dos contratos, cuyos objetos corresponden:
1. SERVICIOS DE APOYO A LA GERENCIA EN LA VERIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS EN EL PROCESO DE POSTULACIÓN Y EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS ASIGNADOS A ECOPETROL
S.A. DENTRO DEL MARCO DEL MECANISMO DE OBRAS POR IMPUESTOS PARA OPCIÓN FIDUCIA.
2. SERVICIOS DE APOYO A LA GERENCIA EN LA VERIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS EN EL PROCESO DE POSTULACIÓN Y EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS ASIGNADOS A ECOPETROL
S.A. DENTRO DEL MARCO DEL MECANISMO DE OBRAS POR IMPUESTOS PARA OPCIÓN CONVENIO.
Los contratos que se derivan del presente proceso de Licitación Privada Abierta se suscriben como Contrato Xxxxx con negociación, los servicios que deberá ejecutar el CONTRATISTA en virtud del presente Contrato, incluyendo las condiciones de tiempo, modo, lugar, serán comunicados a través de Órdenes de Servicio (ODS) emitidas por la contratante. Estas Órdenes estarán sujetas a las condiciones generales de cada contrato y a la disponibilidad de recursos una vez sea girado por el Contribuyente al Patrimonio autónomo de cada contrato marco, y el CONTRATISTA se obliga desde el momento de la presentación de su oferta a ejecutarlas cumpliendo oportunamente todo lo establecido en el presente Contrato y sus anexos.
En virtud del objeto contractual, el CONTRATISTA se obliga a ejecutar las Órdenes de Servicio que de él se deriven.
La CONTRATANTE por virtud de la suscripción de los contratos marco no se obliga a emitir un número mínimo de órdenes de servicio al CONTRATISTA, ni estos Contratos genera una relación de exclusividad entre las partes en relación con el objeto contractual y su alcance contenido en el documento de Especificaciones Técnicas del Contrato.
2.2 ALCANCE
El CONTRATISTA deberá desarrollar todas las actividades que sean necesarias en cada uno de los proyectos aprobados por la ART a Ecopetrol S.A. en su calidad de CONTRIBUYENTE Y/O GERENTE DE LOS PROYECTOS, dentro del marco del mecanismo de Obras Por Impuestos en opción fiducia y en opción convenio. El CONTRATISTA deberá apoyar a la gerencia del proyecto en la administración de la ejecución de los proyectos garantizando su desarrollo conforme con lo registrado en el banco de proyectos de inversión y el cronograma general aprobado por la entidad nacional competente, para ello deberá apoyar y garantizar la adecuada gestión precontractual, contractual, cierre y entrega material de cada uno de los proyectos asignados, tal como lo establece la ley, los decretos 2469 de 2018, 1915 de 2017, 1208 de 2022 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
El CONTRATISTA trabajará de manera coordinada con el GERENTE DE LOS PROYECTOS, quien además es el supervisor del contrato.
En ningún caso el CONTRATISTA gozará de la facultad de modificar el contenido y alcance de los contratos derivados, ni de eximir a ninguno de ellos, de sus obligaciones y responsabilidades.
Las obligaciones, deberes y responsabilidades del CONTRATISTA, surgen desde el inicio de los Contratos marco y van hasta el cierre y entrega formal de los proyectos a la Entidad Nacional Competente, incluyendo la liquidación de los contratos.
El CONTRATISTA deberá informar oportunamente de los incumplimientos de los contratistas de obra al CONTRIBUYENTE.
El alcance está ampliamente detallado en el Anexo No. 1: Especificaciones Técnicas.
2.3 PRESUPUESTO ESTIMADO
2.3.1 PRESUPUESTO ESTIMADO MARCO OPCIÓN FIDUCIA
El Presupuesto Estimado (PE) para la ejecución del contrato marco opción fiducia corresponde a la suma de los rubros por concepto de Gerencia aprobados para cada uno de los proyectos asignados a
Ecopetrol S.A como contribuyente para el pago del impuesto xx xxxxx y complementarios de la vigencia 2021, a la fecha y objeto inicial del presente proceso de selección correspondiendo hasta por la suma de DOS MIL CIENTO QUINCE MILLONES TRESCIENTOS TREINTA Y DOS MIL SEISCIENTOS CINCUENTA Y TRES PESOS COLOMBIANOS MONEDA CORRIENTE ($ 2.115.332.653 M/CTE.), incluido el IVA de
acuerdo con los Certificados Presupuestales Xx. XX000_0-00, XX000_0-00, XX000_0-00, SL855_4-02, SL855_5-02, SL855_6-02, SL855_7-02 y SL855_8-02 para la Licitación Privada Abierta expedido por el Patrimonio Autónomo
Estos valores incluyen los costos básicos del CONTRATISTA, los costos de personal afectados por un factor multiplicador y otros costos directos y/o indirectos relacionados con las labores de apoyo, los ajustes, la estampilla pro-universidades, tasas impositivas y demás impuestos y todos aquellos que se requieran para el cabal cumplimiento del objeto del contrato.
Presupuesto estimado Opción fiducia | Valor mínimo (95%) | Valor Máximo (100%) |
SERVICIOS DE APOYO A LA GERENCIA EN LA VERIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS EN EL PROCESO DE POSTULACIÓN Y EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS ASIGNADOS A ECOPETROL S.A. DENTRO DEL MARCO DEL MECANISMO DE OBRAS POR IMPUESTOS PARA OPCIÓN FIDUCIA. | $ 2.009.566.020 | $ 2.115.332.653 |
2.3.2 PRESUPUESTO ESTIMADO MARCO OPCIÓN CONVENIO
El Presupuesto Estimado (PE) para la ejecución del contrato marco opción convenio corresponde a la suma de los rubros por concepto de Gerencia aprobados para cada uno de los proyectos asignados a Ecopetrol S.A como contribuyente para el pago del impuesto xx xxxxx y complementarios de la vigencia 2021, a la fecha y objeto inicial del presente proceso de selección correspondiendo hasta por la suma de SETECIENTOS VEINTIÚN MILLONES CUATROCIENTOS VEINTICUATRO MIL NOVECIENTOS CINCUENTA Y SEIS PESOS COLOMBIANOS MONEDA CORRIENTE ($ 721.424.956 M/CTE.), incluido el
IVA. Estos recursos serán parte del P.A. Ecopetrol obras por impuestos 2022 - 2024 opción Convenios.
Estos valores incluyen los costos básicos del CONTRATISTA, los costos de personal afectados por un factor multiplicador y otros costos directos y/o indirectos relacionados con las labores de apoyo, los ajustes, la estampilla pro-universidades, tasas impositivas y demás impuestos, y todos aquellos que se requieran para el cabal cumplimiento del objeto del contrato.
Presupuesto estimado Opción convenio | Valor mínimo (95%) | Valor Máximo (100%) |
SERVICIOS DE APOYO A LA GERENCIA EN LA VERIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS EN EL PROCESO DE POSTULACIÓN Y EN LA GESTIÓN DE | $ 685.353.708 | $ 721.424.956 |
PROYECTOS ASIGNADOS A ECOPETROL S.A. DENTRO DEL MARCO DEL MECANISMO DE OBRAS POR IMPUESTOS PARA OPCIÓN CONVENIO |
2.4 CONTRATO XXXXX CON CUANTÍA INDETERMINADA
El Oferente presentará en su ofrecimiento económico el precio unitario de cada uno de los ítems a ofertar, del cual se desprenderán las tarifas o valores unitarios base para el contrato marco opción fiducia y opción convenio, cuyo valor será de cuantía indeterminada y se pacta por el sistema de precios unitarios (valor por unidad, medida o concepto pactado), los cuales remuneran la totalidad de los servicios constitutivos de su objeto, de conformidad con lo pactado.
Cada precio unitario comprende todos los costos directos e indirectos (administración, imprevistos ordinarios y utilidades) derivados de la ejecución de la respectiva actividad que hacen parte del objeto del contrato. Incluye, entre otros, los salarios, descansos remunerados, prestaciones sociales del personal y aportes al Sistema Integral de Seguridad Social y Parafiscales, equipos, herramientas, materiales, licencias de utilización software básico según lo establecido en las especificaciones técnicas, impuestos a cargo del CONTRATISTA, las deducciones a que haya lugar y en general todo costo en que incurra el CONTRATISTA para la ejecución de cada do las actividades objeto de este contrato.
El valor real del Contrato será la suma de los resultados que se obtengan de sumar el valor final de las Órdenes de Servicio ejecutadas por el CONTRATISTA y recibidas a satisfacción por la CONTRATANTE.
Se hace claridad que, en caso de ejercerse los usos de opción descritos posteriormente, cada uno de estos contará con un presupuesto determinado según los proyectos asignados para cada una de las vigencias objeto de cada uno de los usos de opción, a los cuales se le aplicara la misma condición con las que fue presentada el ofrecimiento económico y las mismas condiciones contractuales.
PARÁGRAFO PRIMERO: En materia de reajustes, el CONTRATANTE reconocerá reajustes anuales sobre la tarifas del personal mediante la aplicación de la siguiente fórmula; en caso de activación de alguno de los Usos de Opción contemplados en el Contrato aplicará la misma fórmula de reajuste, siempre y cuando la vigencia del Uso de Opción sea superior a un año y represente cambio de vigencia, este ajuste corresponderá al IPC aprobado por el gobierno Nacional, del año inmediatamente anterior y empezará a regir a partir del 1º de Enero del 2023.
NT = TA x (1+%IPC)
En donde:
NT = Nueva Tarifa TA = Tarifa Actual
% IPC = Indicie de Precios al Consumidor (Total Nacional) último año.
Los reajustes se formalizarán mediante actas suscritas por el Supervisor del Contrato y el CONTRATISTA.
PARÁGRAFO SEGUNDO: El Contratante no reconocerá favorablemente reclamos o solicitudes de reajuste efectuadas por el CONTRATISTA, por concepto de costos, gastos, actividades o suministros adicionales que aquél requiera para ejecutar el Contrato, y que fueran previsibles al tiempo de presentación de su ofrecimiento económico.
2.5 GASTOS REEMBOLSABLES
Los valores que a continuación se detallan corresponden a los proyectos aprobados al contribuyente en el año 2022, para el pago del impuesto a la renta y complementarios para la vigencia 2021 y podrán ser modificados de acuerdo con los proyectos aprobados a Ecopetrol S.A. como Contribuyente para los siguientes periodos.
2.5.1 CONTRATO MARCO OPCIÓN FIDUCIA:
Los gastos reembolsables serán hasta por un valor de TRESCIENTOS OCHENTA MILLONES DOSCIENTOS CINCUENTA Y DOS MIL QUINIENTOS CUARENTA Y SIETE PESOS COLOMBIANOS ($ 380.252.547
M/CTE.) Incluido IVA.
Dichos gastos aplicarán única y exclusivamente para los siguientes conceptos: Gastos de Viaje
El monto de los gastos reembolsables no hará parte del valor de la propuesta ni del Contrato Xxxxx. Los gastos reembolsables deberán ser autorizados para cada orden de servicio de manera previa y expresa por el CONTRIBUYENTE y se reembolsarán por proyecto y según su costo real, para el caso de los gastos de viaje de acuerdo con lo establecido en el protocolo de viajes Anexo No 18. Instructivo Protocolo para viajes.
2.5.2 CONTRATO XXXXX XXXXXX CONVENIO:
Los gastos reembolsables serán hasta por un valor de SETENTA Y OCHO MILLONES SETECIENTOS SESENTA Y UN MIL SETENTA Y TRES PESOS COLOMBIANOS ($ 78.761.073 M/CTE.) Incluido IVA.
Dichos gastos aplicarán única y exclusivamente para los siguientes conceptos: Gastos de Viaje
El monto de los gastos reembolsables no hará parte del valor de la propuesta ni del Contrato Xxxxx.Los gastos reembolsables deberán ser autorizados para cada orden de servicio de manera previa y expresa por el CONTRIBUYENTE y se reembolsarán por proyecto y según su costo real, para el caso de los gastos de viaje de acuerdo con lo establecido en el protocolo de viajes Anexo No 18. Instructivo Protocolo para viajes.
2.6 PLAZOS DE EJECUCIÓN LOS CONTRATOS MARCO
2.6.1 CONTRATO MARCO OPCIÓN FIDUCIA
La vigencia del Contrato se iniciará a partir de su perfeccionamiento y comprenderá el plazo de ejecución, que se contabilizará a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio para la ejecución del objeto contratado más el plazo de liquidación y/o cierre y balance final del presente Contrato.
El plazo de ejecución de este Contrato Marco opción Fiducia, será el mismo plazo que tome la ejecución del proyecto de mayor duración en el tiempo contado a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio de este Contrato y hasta que la DIAN dé por extinguida la obligación de pago del impuesto xx xxxxx correspondiente a dicho proyecto, incluyendo la liquidación y/o cierre y balance final de los contratos derivados.
2.6.2 CONTRATO MARCO OPCIÓN CONVENIO
La vigencia del Contrato se iniciará a partir de su perfeccionamiento y comprenderá el plazo de ejecución, que se contabilizará a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio para la ejecución del objeto contratado más el plazo de liquidación y/o cierre y balance final del presente Contrato.
El plazo de ejecución de este Contrato Marco opción Convenio, será el mismo plazo que tome la ejecución del proyecto de mayor duración en el tiempo contado a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio de este Contrato y hasta que la DIAN dé por extinguida la obligación de pago del impuesto xx xxxxx correspondiente a dicho proyecto, incluyendo la liquidación y/o cierre y balance final de los contratos derivados.
2.7 USO DE OPCIÓN CONTRATOS XXXXX
2.7.1 CONTRATO MARCO OPCIÓN FIDUCIA:
La CONTRATANTE ejercerá libre y autónomamente los siguientes usos de opción, para el modelo fiducia del mecanismo de obras por impuestos:
USO DE OPCIÓN 1: La opción 1 aquí pactada corresponde a la ejecución del o los proyectos, que se desarrollen con el objeto de implementar el mecanismo de obras por impuestos en el año 2023.
El plazo para la opción se definirá según el plazo de mayor duración del grupo de proyectos asignados a ECOPETROL S.A. en calidad CONTRIBUYENTE para el pago del impuesto xx xxxxx y complementarios de la vigencia 2022.
USO DE OPCIÓN 2: La opción 2 aquí pactada corresponde a la ejecución del o los proyectos, que se desarrollen con el objeto de implementar el mecanismo de obras por impuestos en el año 2024.
El plazo para la opción se definirá según el plazo de mayor duración del grupo de proyectos asignados a ECOPETROL S.A. en calidad CONTRIBUYENTE para el pago del impuesto xx xxxxx y complementarios de la vigencia 2023.
USO DE OPCIÓN 3: La Opción 3 aquí pactada corresponde a la ejecución del o los Proyectos, que se desarrollen con el objeto de implementar el mecanismo de obras por impuestos en el año 2025.
El plazo para la opción se definirá según el plazo de mayor duración del grupo de proyectos asignados a ECOPETROL S.A. en calidad CONTRIBUYENTE para el pago del impuesto xx xxxxx y complementarios de la vigencia 2024.
Antes de la finalización del plazo previsto del Contrato, el CONTRIBUYENTE a través del CONTRATANTE podrá ejercer a su sola discreción los usos de opción, cuyo efecto corresponde a una ampliación en el plazo del contrato, con su respectivo presupuesto y se regirá por las mismas condiciones del contrato original. Para tomar la decisión de ejercer la opción, se deberá tener en cuenta los siguientes criterios:
a. El desempeño del contratista dentro de la ejecución del contrato.
El CONTRIBUYENTE a través del CONTRATANTE, es completamente autónomo y tomará la decisión de ejercer o no ejercer la opción. El CONTRATISTA con la suscripción del Contrato manifiesta su consentimiento para el ejercicio discrecional y autónomo por parte del CONTRIBUYENTE de su derecho de opción, en consecuencia, el CONTRATISTA acepta las condiciones en extensión de plazo, los valores y demás estipulaciones frente al asunto.
El CONTRIBUYENTE comunicará e instruirá al CONTRATANTE su decisión de ejercer la opción mediante escrito firmado por el Gerente de Obras por Impuestos designado por Ecopetrol S.A., para que este le informe y comunique al CONTRATISTA el ejercicio de la opción con una antelación no inferior a quince
(15) días calendario a la fecha en que se deba iniciar la ejecución de las actividades relacionadas con ésta.
En caso de que se ejerza la opción, el CONTRATISTA se obliga a modificar y/o ampliar las garantías y seguros del CONTRATO, de manera consistente con las condiciones de dicho uso de opción.
2.7.2 CONTRATO MARCO OPCIÓN CONVENIO:
El contrato marco estará vigente por tres (3) años, contados a partir de la suscripción de la primera orden de servicios. Durante esta vigencia puede librarse una o varias órdenes de servicio, o no librarse ninguna.
2.8 FORMA DE PAGO
El CONTRATANTE pagará al CONTRATISTA el valor del Contrato en Colombia, en pesos colombianos. El valor de cada Orden de servicio se cancelará de la siguiente manera:
El CONTRATANTE pagará al CONTRATISTA una suma mensual por los servicios prestados, correspondientes a los recursos efectivamente utilizados en el mes y que hayan sido aprobados por CONTRIBUYENTE/SUPERVISOR por la tarifa y el Factor Multiplicador pactados.
Los pagos mensuales parciales serán cancelados previa presentación, por parte del CONTRATISTA para aprobación del CONTRIBUYENTE/SUPERVISOR dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al último día de cada mes, de los siguientes documentos:
• Informe de las actividades ejecutadas durante el periodo de facturación.
• Acta de recibo de cantidades suscrita conjuntamente entre el Contratista y Contribuyente, en la que este último debe certificar que se han realizado los trabajos correspondientes a los pagos según los precios pactados en la oferta económica.
• Relación mensual de todo el personal que trabajó al servicio del contrato, acompañada de los reportes de tiempo correspondientes y parafiscales.
Una vez surtida dicha revisión y aprobación. Para la realización de los pagos, se procederá de la siguiente manera:
a. El CONTRIBUYENTE/SUPERVISOR, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, revisa, aprueba el informe y emite autorización para el pago. Si el CONTRIBUYENTE/SUPERVISOR no está de acuerdo con el contenido del informe, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes solicitará ajustes y El CONTRATISTA deberá remitir el informe nuevamente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. Los términos para el pago se interrumpirán cuando se realice requerimiento de ajuste o corrección al CONTRATISTA, y se continuará con el computo del término a partir del día siguiente a la presentación de la subsanación por parte del CONTRATISTA y el CONTRIBUYENTE/SUPERVISOR reciba el informe a satisfacción. En el momento en que se reciba la respectiva aprobación del informe, el contratista expedirá la factura de venta.
b. El CONTRATISTA deberá radicar la solicitud de pago ante el CONTRIBUYENTE/SUPERVISOR
anexando los siguientes documentos:
1. Orden de pago
2. Factura de venta a nombre del P.A correspondiente de acuerdo con el contrato xxxxx.
3. RUT**
4. Certificación Bancaria
5. Certificado de parafiscales / Seguridad social
6. Aprobación de Interventoría / Supervisor del contrato / Fideicomitente (Según corresponda)
7. Otros soportes (Informes, actas parciales, relación personal, etc.)
**En el caso de los consorcios y uniones temporales, deben adjuntar el RUT del Consorcio y la UT, así como el RUT de cada uno de sus integrantes.
c. El CONTRATANTE realiza el pago dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la autorización de pago emitida por el CONTRIBUYENTE/SUPERVISOR.
PARÁGRAFO PRIMERO. Si las facturas o documentos equivalentes no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago y/o se presentan de manera incorrecta, el término para éste se interrumpirá hasta la fecha en que se aporte el último de los documentos y/o se presenten en debida forma y continuará con el computo del término para pago. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del CONTRATISTA y no tendrán por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.
Se hace claridad que no se podrá tramitar un pago siguiente hasta tanto no se subsane la factura anterior.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Por medio del presente Contrato el CONTRATISTA acepta someterse a los procedimientos establecidos por la CONTRATANTE para los pagos.
PARÁGRAFO TERCERO. CONDICIÓN SUSPENSIVA DE PAGO. El último pago se realizará contra la suscripción del acta de liquidación del presente Contrato, la cual debe contar con el cumplimiento a cabalidad de las obligaciones contractuales y certificación del CONTRIBUYENTE del cumplimiento de sus actividades.
PARÁGRAFO CUARTO. Para los pagos el contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios al Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA-, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF-y las Cajas de Compensación familiar cuando corresponda, o la certificación del pago de los aportes de pensión, riesgos laborales y de caja de compensación familiar de todo el personal vinculado directamente a la ejecución del proyecto, incluido el personal independiente que preste sus servicios para la ejecución del proyecto.
PARÁGRAFO QUINTO. La factura deberá presentarse de forma mensual y la fecha de emisión de la misma deberá encontrarse dentro del mes que se remite para pago a Fiduprevisora S.A. como vocera y administradora de los patrimonios autónomos, acompañada de todos los soportes requeridos. En caso de no ser posible su presentación dentro de las fechas máximas de recepción y la factura ya se encuentre emitida, deberá informar por medio de comunicado el monto susceptible a causación o provisionamiento.
2.9 DESTINATARIOS DEL PROCESO LICITATORIO
Podrán participar en el presente proceso licitatorio las personas naturales y/o jurídicas, nacionales y/o extranjeras con ánimo de lucro y domicilio y/o sucursal en Colombia, de forma plural, uniones temporales y/o consorcios que cuenten con la capacidad operativa, recurso humano y físico para garantizar el cumplimiento del objeto del contrato.
Xxxxxx proponente podrá presentar más de una propuesta, bien sea como proponente Individual, ni ser socio, accionista, representante o integrante de más de un proponente, o de lo contrario será una causal de rechazo.
2.10 CRONOGRAMA
Actividad | Fecha, hora y lugar según corresponda |
Apertura y publicación de los términos de referencia, anexos y demás documentos asociados al proceso. | Fecha: 00 xx xxxxxxxxxx xxx 0000 Xxxxx: Página Web de Fiduprevisora S.A. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx-xxx- impuestos/ |
Audiencia precisión de Documentos de la Licitación (No Obligatoria) | Fecha y hora de inicio: 27 de septiembre del 2022 (9:00 am) Enlace TEAMS: Ingrese aquí De lo ocurrido en esta reunión se dejará constancia en un acta que formará parte integral de los Términos de Referencia. |
Plazo para la presentación de observaciones a los términos de referencia y demás documentos del proceso | Fecha: 28 de septiembre del 2022 Hora: 5:00 pm Vía correo electrónico: |
Plazo para ofrecer respuesta a las observaciones a los términos de referencias y demás documentos del proceso | Fecha: 00 xx xxxxxxxxxx xxx 0000 Xxxxx: Página Web de Fiduprevisora S.A. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx-xxx- impuestos/ |
Cierre – plazo máximo de presentación de oferta | Fecha: 05 de octubre del 2022 Hora: 02:00 pm Lugar: correo electrónico xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx Se aclara que se tendrán por no presentadas las ofertas enviadas por otros medios diferentes. |
Audiencia virtual de cierre | Fecha: 06 de octubre del 2022 Hora: 09:00 am Lugar: Link de Microsoft Teams publicado mediante comunicado en la Página Web de Fiduprevisora S.A. |
Actividad | Fecha, hora y lugar según corresponda |
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx-xxx- impuestos/, un (1) días hábil antes del cierre. | |
Evaluación de ofertas | Fecha: 12 de octubre del 2022 |
Publicación de informe de evaluación de ofertas | Fecha: 00 xx xxxxxxx xxx 0000 Xxxxx: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx-xxx- impuestos/ |
Presentación observaciones oferentes | Fecha: 14 de octubre del 2022 Hora: 5:00 pm |
Respuesta observaciones por parte del comité evaluador | Fecha: 00 xx xxxxxxx xxx 0000 |
Publicación informe definitivo de evaluación de ofertas | Fecha: 00 xx xxxxxxx xxx 0000 Xxxxx: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx-xxx- impuestos/ |
Publicación de acta de aceptación de la oferta o de declaratoria de fallida | Dentro de los tres (3) días hábiles posteriores contados a partir del siguiente día hábil a la fecha de vencimiento del plazo de evaluación. |
3 CONDICIONES DEL PROCESO LICITATORIO
3.1 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
La presente LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA estará sometida a la legislación y jurisdicción colombiana, en lo referente al régimen de contratación privada contenido en el Código Civil, el Código de Comercio y demás normas concordantes; así como, a los principios rectores de la función administrativa y lo dispuesto en el artículo 1.5.5.3.4.6 del Decreto 1915 de 2017. Por tanto, los Términos de Referencia y en general los documentos que se profieran en el proceso, se supeditarán a las precitadas normas.
3.2 PRINCIPIOS ORIENTADORES
De acuerdo con el Artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, las entidades no sometidas al estatuto general de contratación de la administración pública deberán aplicar en desarrollo de su actividad contractual y acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los Artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente, y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal. Por lo anterior, los procesos mediante los cuales se contratan los bienes y servicios necesarios deben realizarse respetando los principios de buena fe, economía, igualdad, selección objetiva, libre concurrencia, transparencia y pluralidad de proponentes.
3.3 LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN
El proponente con la presentación de la propuesta expresa su intención de apoyar la acción del Estado Colombiano y de la Entidad para fortalecer la transparencia en los procesos de contratación y se compromete formalmente a no efectuar o facilitar actos, acuerdos o conductas de corrupción. En el evento de conocerse casos de corrupción se debe reportar el hecho con FIDUPREVISORA S.A., y se deberá validar cuales son los canales que tienen ellos dispuestos para tal fin. En el evento en que estos hechos involucren a Entidades Públicas, se debe reportar a la Secretaría de Transparencia de Presidencia de la República o quien haga sus veces.
3.4 APERTURA LPA Y PUBLICACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
La apertura del proceso de selección se realizará con la publicación de los Términos de Referencia y los documentos del proceso a través de la página web xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx en la sección de obras por impuestos.
3.5 CORRESPONDENCIA
Todos y cada uno de los documentos que el interesado y/o proponente genere y que esté(n) relacionado(s) con la presente LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA, deberá(n) ser remitido(s) al correo electrónico: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx los cuales no podrán exceder de 24 MB incluido el cuerpo del correo.
En el caso de que los documentos superen los 24 MB, se podrán remitir varios correos electrónicos, pero deberá tener precaución que todos sean remitidos y recibidos antes de la fecha y hora establecidas en el cronograma, para que sean tenidos en cuenta por la entidad.
Se entiende para todos los efectos de la presente Licitación Privada Abierta, que la única correspondencia oficial del proceso y, por tanto, susceptible de controversia, será aquella enviada al correo electrónico mencionado.
La correspondencia que sea remitida o radicada a un correo electrónico diferente, se entiende como no oficial y no es vinculante, por lo que, no será atendida ni tenida en cuenta.
En el asunto se debe indicar el número del proceso de licitación privada abierta (LPA), el nombre del patrimonio autónomo y el consecutivo del correo.
Todos los documentos y comunicaciones remitidas por los proponentes deberán ser dirigidas a:
Señores FIDUPREVISORA SA.
P.A. ECOPETROL OBRAS POR IMPUESTOS 2022 – 2024 OPCIÓN FIDUCIA / OPCIÓN CONVENIO
Bogotá D.C.
Deberán contener como mínimo los siguientes datos:
a. Nombre completo del interesado en la LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA.
b. Datos del proponente que incluya como mínimo: nombre completo, dirección física, dirección electrónica y teléfonos fijos y/o celulares.
c. Identificación de los anexos presentados con la comunicación, si los hubiere.
d. Número total de folios.
3.6 ANÁLISIS DE LOS RIESGOS PREVISIBLES DEL FUTURO CONTRATO -MATRIZ DE RIESGOS.
La matriz de riesgos contractuales hace parte integral de los presentes términos de referencia y por lo tanto del contrato que se suscriba. Es resultado de un ejercicio de identificación, valoración y distribución de dichos riesgos. Anexo No 7: Matriz de riesgos.
Si los interesados estiman que existen riesgos contractuales no previstos en la matriz de riesgos propuesta por el CONTRATANTE, deben anunciarlo en la etapa de presentación de observaciones, para que sean evaluados y de ser pertinentes sean incorporados en la matriz referida. No será posible entonces alegar desequilibrio económico del contrato por factores que pudieron ser previstos en la etapa precontractual con base en el conocimiento de la LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA, los documentos y estudios del proyecto, así como de su contexto, y que no hayan sido anunciados por el Contratista en dicha etapa.
El contratante se reserva el derecho de acoger o no las observaciones que se formulen acerca de la distribución de los riesgos previsibles a cargo del contratista.
El nivel de probabilidad de ocurrencia de los riesgos y la afectación del contrato depende de la efectividad o no de las acciones realizadas por el contratista para eliminar o mitigar, según sea el caso, los riesgos que se presenten durante la ejecución del contrato. Es responsabilidad de los proponentes, para la preparación y presentación de su oferta conocer, valorar, aceptar e incluir los riesgos contractuales contenidos en la matriz definitiva, lo cual se entiende declarado con la presentación de la oferta.
Vencido el plazo para discutir y revisar los riesgos previsibles identificados, si se presentare alguna observación adicional, la misma solo será estudiada y tenida en cuenta por parte del CONTRATANTE, únicamente si diere lugar a modificar los términos de referencia mediante adenda.
Nota. La presentación de la propuesta implica la aceptación por parte del proponente de la distribución de riesgos previsibles efectuada por el Contratante en los términos de referencia y sus adendas.
3.7 ADENDAS
El Contratante, podrá modificar, aclarar y/o suprimir los Términos de Referencia a través de adendas, las cuales podrán expedirse con una antelación de al menos un (1) día hábil antes del cierre y presentación de ofertas y serán publicadas en la página web xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx-xxx-xxxxxxxxx/; así mismo, se podrán expedir adendas para modificar el cronograma del proceso, en cualquier momento, antes de la aceptación de la oferta.
Será responsabilidad exclusiva del Proponente atender y tener en cuenta todas las adendas expedidas en el presente proceso de selección para la elaboración de su propuesta.
Nota: Cualquier modificación a los Términos de Referencia debe ser avalada por el Contribuyente.
3.8 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
Los proponentes no podrán encontrarse incursos dentro de alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar a que se refieren la Constitución Política, y demás normas vinculantes; así como, cuando el proponente, sea persona natural y/o jurídica, nacional y/o extranjera con domicilio y/o sucursal en Colombia, presentándose de forma individual o plural, en Uniones temporales y/o Consorcios o sus representantes se encuentre(n) reportados en el Sistema de Administración del Riesgo xx Xxxxxx de Activos y de la Financiación del Terrorismo – SARLAFT.
El Proponente declarará en la Carta de Presentación de la propuesta que no se encuentra incurso dentro de dichas inhabilidades e incompatibilidades.
Nota: Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el Contratista, éste cederá el contrato, previa autorización escrita de la CONTRATANTE el cual deberá contar con la aprobación previa del CONTRIBUYENTE o si ello no fuere posible renunciará a su ejecución. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, éste cederá su participación a un tercero, previa autorización escrita del Contratante, el cual, igualmente debe contar con la aprobación previa del CONTRIBUYENTE.
3.9 CONFLICTO DE INTERÉS
Para los precisos efectos de estos Términos de Referencia, se considerará que, bien sea de manera individual o como integrante de un consorcio o unión temporal, un proponente no podrá presentar propuesta ni suscribir contrato, por encontrarse incurso en conflicto de interés, cuando:
• Se incurra en las causales previstas en los artículos 40, 41, 42, 43 y 44 de la ley 1952 de 2019 y demás normas concordantes.
• Hayan participado en la estructuración, evaluación, aprobación, viabilización, financiación del proyecto objeto de la presente LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA, así como en la estructuración de los Términos de Referencia y/o en la evaluación y selección del proceso de contratación. El conflicto de interés se predicará igualmente, respecto de los beneficiarios reales de las mismas personas.
• Hayan participado como interventores o consultores en la elaboración de los términos y condiciones objeto de la presente LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA. Esta prohibición también rige para los beneficiarios reales de las mismas personas.
• Quienes presenten propuesta para participar en la presente LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA, no podrán participar en los procesos que se llevarán a cabo para la selección del ejecutor y la interventoría del (los) proyecto(s) que serán objeto de esta gerencia.
• Quienes se vean ante cualquier otra situación que sea constitutiva de conflicto de intereses frente al presente proceso de selección y/o el Contrato a suscribirse.
El contratante podrá requerir explicación en cualquier momento a los interesados y/o proponentes, cuando encuentre algún elemento que pueda ser causal de conflicto de intereses.
El oferente deberá diligenciar y presentar debidamente firmado el Anexo No. 20: Formato de declaración juramentada inexistencia conflicto de interés.
3.10 POTESTAD VERIFICADORA
El CONTRATANTE se reserva el derecho de verificar integralmente la totalidad de la información o documentación aportada por el proponente, pudiendo acudir para ello, al proponente, a las fuentes, personas, empresas, entidades o aquellos medios que considere necesarios para lograr la verificación de aquellos aspectos que se consideren pertinentes, en cualquier fase del proceso licitatorio, incluso antes de la suscripción del contrato.
3.11 COMITÉ EVALUADOR
El comité evaluador, será designado por el CONTRATANTE y el CONTRIBUYENTE, el cual estará conformado por un profesional técnico, financiero y jurídico, constando en comunicado o documento, los miembros del comité estarán representados de la siguiente manera:
Componente Técnico: Profesional delegado por el CONTRIBUYENTE, quien evaluará el componente técnico señalado en los Términos de referencia.
Componente Financiero: Profesional delegado por el CONTRATANTE quien evaluará el componente Financiero señalado en los Términos de referencia.
Componente Jurídico: Profesional delegado por EL CONTRATANTE quien evaluará el componente jurídico señalado en los Términos de referencia.
NOTA: EL COMITÉ EVALUADOR TENDRÁ LA FUNCIÓN EVALUAR LAS PROPUESTAS, EN LOS COMPONENTES TÉCNICO, JURÍDICO, FINANCIERO Y DEMÁS REQUISITOS CONTENIDOS EN LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA, Y RECOMENDARÁ AL CONTRIBUYENTE LA PROPUESTA MÁS FAVORABLE DE ACUERDO CON ORDEN DE ELEGIBILIDAD DE LA EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS.
El comité evaluador podrá solicitar aclaraciones y/o subsanaciones con el fin de generar una evaluación objetiva de acuerdo con las reglas establecidas en los términos de referencia.
4 CONDICIONES PARA LA PRESENTACIÓN
4.1 REGLAS PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
Los proponentes, deberán tener en cuenta las siguientes reglas para la presentación de su propuesta:
a. Cada proponente deberá presentar solamente una oferta para las dos modalidades (Opción fiducia y opción convenio).
b. En el presente proceso pueden presentar propuestas directamente o a través de apoderados que a la fecha de presentación de la propuesta cumplan con los requisitos habilitantes solicitados para la participación en el presente proceso de LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA.
c. La propuesta debe presentarse sin borrones, tachaduras ni enmendaduras que puedan afectar sus características, cantidades, valores unitarios o valores totales. En caso de efectuarse alguna aclaración se deberá realizar una nota explicativa de la misma.
d. La propuesta, los documentos y las comunicaciones entregadas, enviadas o expedidas por los proponentes dentro de la respectiva licitación, deben presentarse en idioma castellano.
e. La propuesta deberá enviarse únicamente al correo electrónico xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. No se aceptarán propuestas enviadas a otras dependencias, por correo electrónico, fax o cualquier otro medio telemático.
f. Las propuestas que se reciban después de la fecha y hora o por un medio diferente a los fijados para su entrega serán consideradas como extemporáneas, por lo tanto, no serán aceptadas, y no serán objeto de verificación ni evaluación.
g. La información requerida en los formatos de la presente LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA deberá diligenciarse completamente y en tipo de archivo solicitado (Excel, pdf, png, etc).
h. Los documentos presentados dentro de la propuesta deberán estar foliados (enumerados) de manera ascendente consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números, desde el primer hasta el último folio (hoja). No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis.
Nota: Cada Proponente asumirá todos los costos, tanto directos como indirectos, relacionados con la integración, elaboración y presentación de su Propuesta. El CONTRATANTE no será responsable en ningún caso de dichos costos, cualquiera que sea el resultado del proceso de selección, y no reconocerá suma alguna, ni efectuará reembolso de ninguna naturaleza por concepto de los costos en que hayan incurrido los Proponentes a efectos de participar en el presente proceso de selección.
Al presentar propuesta, el proponente acepta la totalidad de los términos, obligaciones, requisitos, plazos, condiciones y exigencias previstas en los términos de referencia, sus anexos y modificaciones. Las salvedades, apartamientos y/o condicionamientos esenciales darán lugar a que la propuesta no sea admisible o elegible generando el rechazo de esta.
4.1.1 FORMA DE PRESENTACIÓN
Los proponentes deberán presentar sus ofertas mediante correo electrónico, hasta la fecha y hora establecidas en el cronograma, identificado con el número del presente PROCESO, el PATRIMONIO AUTÓNOMO, incluyendo los documentos exigidos en los presentes TÉRMINOS, de la siguiente manera:
a) ENTREGA DE ARCHIVOS:
Se deberán enviar tres correos electrónicos en principio:
Correo No 1: Requisitos habilitantes: Condiciones técnicas, financieras y jurídicas.
Correo No 2: Oferta económica, debe contener únicamente el ofrecimiento económico, en formato Excel y PDF. (Se deberá enviar la oferta económica en un correo electrónico independiente de los que se envían los requisitos habilitantes y ponderables.)
Correo No 3: Requisitos ponderables.
Ahora bien, es importante tener en cuenta lo siguiente:
• Los archivos deberán ser Comprimidos en 7-zip
• No se aceptarán hipervínculos de la herramienta hipervínculo de la herramienta Google drive, Onedrive o Sharepoint, Wetransfer, o, similares.
• El buzón del correo podrá soportar entre 21 y 24 megas, por lo que en caso de que el volumen de la información sea mayor se aceptará la remisión de más de dos correos, con la indicación del número de remisión.
• El correo No. 2 el proponente deberá enviarlo cifrado, y solamente se requerirá la contraseña el día fijado para Audiencia virtual de cierre.
• Bajo ninguna circunstancia se recibirán ofertas por fuera de la fecha y hora establecidas en el cronograma para tal fin, o, recibidas a un correo electrónico distinto al habilitado por la Entidad dentro de los Términos de Referencia.
b) FORMA DE LOS CORREOS DE ENVÍO DE OFERTAS
En el asunto se debe indicar el número del proceso de licitación privada abierta (LPA), el nombre del patrimonio autónomo y el consecutivo del correo, ejemplo:
Correo No. 1:
Xxxxxx Xx. 00 - XXX Xx. xx 0000 (remisión 1) Correo No. 01 - LPA No. de 2022 (remisión 2)
Correo No. 2:
Xxxxxx Xx. 00 - XXX Xx. xx 0000 (remisión 1) Correo No. 02 - LPA No. de 2022 (remisión 2)
Correo No 3:
Correo No 03 - LPA No de 2022 (remisión 1) Correo No 03 - LPA No de 2022 (remisión 2)
NOTA 1: Es importante aclarar que, el proponente deberá presentar una propuesta integral; es decir, NO podrá presentarse solamente para la suscripción de un solo contrato.
NOTA 2: El Patrimonio Autónomo, en su calidad de contratante, se reserva el derecho de la no celebración del contrato marco opción convenio, en caso de que ocurran alguna de las siguientes situaciones: i) En caso de que Ecopetrol S.A., en su calidad de contribuyente no celebre el correspondiente convenio con la Entidad Nacional Competente, o, quien este haya delegado; ii) Que concurra cualquier situación jurídica o circunstancia de tipo contractual que impida la celebración del contrato marco para la opción convenio, por lo que el interesado y eventual CONTRATISTA reconoce y acepta que en caso de presentarse esta situación, no procederá a su favor ningún pago, compensación, reconocimiento o costo por parte de la CONTRATANTE.
NOTA 3: Se aclara que sin importar la cantidad de correos que se remita, solo se considerará válida la información remitida antes de la hora del cierre y en caso de que algún oferente envíe alguna corrección a la información enviada será válida la última recibida antes de la hora del cierre.
NOTA 4: Para efectos de remisión de documentación del proceso de selección, el proponente deberá indicar en la Carta de presentación dos correos electrónicos, de los cuales, uno de ellos deberá corresponder al registrado en la Cámara de Comercio.
c) TEXTO BASE DEL CORREO DE ENVÍO DE OFERTAS
El texto de envío deberá guardar la siguiente estructura:
Señores
PATRIMONIO AUTÓNOMO ECOPETROL OBRAS POR IMPUESTOS 2022 – 2024 OPCIÓN FIDUCIA/ OPCIÓN CONVENIO
xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Referencia: LPA No. de 2022 – SOBRE No. 1 – (remisión 1).
Objeto:
LISTADO DE DOCUMENTOS ANEXOS:
- Enumerar y detallar el Nombre de los archivos Atentamente,
Nombre del proponente Nombre del Representante Legal
C. C. No.
Correo electrónico Celular
Teléfono Ciudad
4.2 VIGENCIA DE LA PROPUESTA
Las condiciones de vigencia de la propuesta son:
a) La propuesta deberá estar vigente por un plazo no menor a sesenta (60) días calendario, a partir de la fecha de cierre del proceso de selección, requisito que se entiende cubierto con la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta, la cual mantiene el mismo término de vigencia.
b) El término de la vigencia de las propuestas podrá ser ampliado hasta en la mitad, esto es, hasta en treinta (30) días calendarios adicionales, lo cual no implica que la propuesta pueda ser susceptible de ajustes.
4.3 PROHIBICIÓN DE PRESENTAR PROPUESTAS ALTERNATIVAS, CONDICIONADAS O PARCIALES
No se aceptarán propuestas alternativas, condicionadas, ni parciales. De presentarse alguna propuesta con dichas características se rechazará y no se tendrá en cuenta para el proceso de evaluación.
4.4 CIERRE DE LA ETAPA DE RECIBO DE PROPUESTAS
El Proceso licitatorio se declarará cerrado en la fecha y hora indicadas en el cronograma y en consecuencia sólo se recibirán ofertas hasta dicho término, so pena de rechazo, para ello se debe
remitir la propuesta por medio de correo electrónico, de manera exclusiva a: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
Se entiende por hora de cierre, la hora oficial establecida por la Superintendencia de Industria y Comercio tomada de la página xxx.xxx.xxx.xx o xxxx://xxxxxxxxx.xxx.xxx.xx/.
Es responsabilidad del proponente cerciorarse del recibo de la oferta por parte de la Entidad Contratante.
4.4.1 AUDIENCIA VIRTUAL DE CIERRE
Se procederá en audiencia virtual, por medio de la plataforma Microsoft TEAMS, a la verificación de las propuestas recibidas dentro y fuera del término, así como dar lectura de la garantía de la seriedad de la oferta y el valor del ofrecimiento económico de cada una de ellas.
El link para el ingreso a la audiencia de cierre se publicará de acuerdo con lo establecido en el Cronograma del presente proceso, en el desarrollo de dicha audiencia cada proponente que haya presentado oferta deberá indicar la contraseña del archivo que constituye el ofrecimiento económico, del cual se dará lectura en la misma. De todo lo ocurrido en la audiencia de cierre se elaborará un acta, la cual será publicada en la página web de la Entidad.
Nota 1: Esta audiencia la presidirá el Coordinador Jurídico del negocio de Obras por Impuestos de Fiduprevisora S.A. y/o el profesional jurídico responsable del Patrimonio Autónomo, junto con la parte técnica y/o financiera si se considera necesario. En el caso de que un representante del Fideicomitente se encuentre presente se dejará constancia de dicha actuación.
Nota 2: En caso de que así se estime en los Términos de Referencia, Fiduprevisora S.A. podrá adelantar o aplazar el cierre del proceso por medio de adendas cumpliendo con lo establecido para dicha actividad, expedidas con al menos 1 día de antelación al cierre.
Nota 3: La audiencia de cierre se adelantará en la fecha prevista en el cronograma de la presente licitación.
Nota 4: En caso del que el proponente no asista a la audiencia de cierre o no suministre la contraseña para validar el ofrecimiento económico, la propuesta será rechazada y no se tendrá en cuenta para proceso de evaluación de las ofertas.
4.5 RETIRO DE LAS PROPUESTAS
Los proponentes podrán solicitar por escrito al correo electrónico xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx el desistimiento de su oferta antes del cierre del proceso licitatorio, de esta manera no será tenida en cuenta en la audiencia de cierre del proceso.
A partir de la fecha y hora del cierre del proceso, no serán tenidos en cuenta los correos electrónicos que envíen los proponentes, cuyo asunto sea el retiro, adición o corrección de sus propuestas; así mismo, las propuestas presentadas en forma extemporánea no serán tenidas en cuenta para la evaluación y posterior selección.
4.6 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR
Sin excepción, todos los documentos constitutivos de la propuesta otorgados en el exterior deberán estar legalizados o apostillados, de conformidad con los requisitos nacionales de validación para documentos expedidos en el exterior. Si el documento es emitido en idioma distinto al oficial de Colombia, deberá adjuntarse acompañado de la respectiva traducción oficial al idioma castellano, por traductor oficial y deberá presentarse debidamente legalizada o apostillada según corresponda.
4.6.1 LEGALIZACIÓN
Los documentos públicos otorgados en el extranjero por un funcionario de un Estado que no haga parte de la Convención Sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros, o los documentos privados provenientes de tales Estados, deberán presentarse debidamente legalizados, para lo cual se verificará que se haya surtido la siguiente cadena de legalización: (i) Realizar el reconocimiento del documento ante Notario o quién haga sus veces, si aplica; (ii) Realizar la Legalización de los documentos ante la autoridad competente en el país de origen (donde fueron emitidos los documentos); (iii) Presentar los documentos, previamente legalizados, en el consulado de Colombia ubicado en el país en el cual se emitió el documento, para que el Cónsul colombiano reconozca la firma de la autoridad que lo legalizó, o a falta de éste, por el de una nación amiga; (iv) Legalizar la firma del Cónsul Colombiano ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
4.6.1 APOSTILLE
Cuando se trate de documentos de naturaleza pública otorgados en país extranjero por funcionario de un Estado parte de la Convención que haya suscrito el Convenio sobre la abolición del requisito de legalización para Documentos Públicos Extranjeros, suscrita en La Haya del 5 de octubre de 1961, sólo será exigible la apostilla.
La apostilla es el trámite mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y el título en que actúa el funcionario público firmante del documento y que se surte ante la autoridad competente en el país de origen. Si la apostilla está dada en idioma distinto al castellano, deberá presentarse acompañada de una traducción oficial a dicho idioma realizada por un traductor oficial debidamente acreditado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores Colombiano, la cual deberá presentarse debidamente apostillada o legalizada.
4.6.2 CONVALIDACIÓN
Es el proceso de reconocimiento que el Ministerio de Educación Nacional efectúa sobre un título de educación superior otorgado por una institución legalmente autorizada en el país de origen. Este
reconocimiento permite adquirir los mismos efectos académicos y legales en Colombia que tienen los títulos otorgados por las instituciones de educación superior colombianas.
5 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
5.1 RESERVA DURANTE EL PROCESO DE EVALUACIÓN
Teniendo en cuenta que los procesos de licitación, se encuentran sometidos al régimen de contratación privada, toda la información que surja con ocasión de la evaluación técnica, financiera y jurídica no será revelada a los proponentes ni a terceros en ninguna fase del proceso, tampoco será revelada la información que se desprenda de este, ya sea las propuestas o los documentos producto de verificación y/o análisis de requisitos habilitantes, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas. Lo anterior, en observancia a lo dispuesto en el artículo 61 del Código de Comercio y el artículo 18 xx Xxx 1712 de 2014, puesto que la documentación e información derivada de los procesos de selección, es considerada reservada al contener información profesional, industrial, comercial y financiera de los interesados en el proceso, razón por la cual no se podrá acceder a su publicación, ni divulgación.
En ese sentido, no habrá lugar a posteriores reclamaciones, toda vez que quienes participan en el presente proceso licitatorio aceptan las condiciones aquí establecidas con la sola presentación de la propuesta.
5.2 VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES DE ORDEN JURÍDICO, TÉCNICO Y FINANCIERO
La verificación de los requisitos habilitantes de carácter jurídico, técnico y financiero mínimos establecidos en los presentes Términos de Referencia, no dará lugar a puntaje, pero habilitarán o no la propuesta, es decir, serán evaluados bajo el criterio de CUMPLE / NO CUMPLE de dicha revisión se podrá solicitar, en los casos que se permita, la subsanación de los aspectos calificados como NO CUMPLE; posteriormente, con la verificación de los documentos recibidos en el marco de la subsanación se determinará si la propuesta es habilitada, en caso de serlo, se continuará con la evaluación de los requisitos ponderables.
El Comité Evaluador, podrá solicitar las aclaraciones, precisiones o los documentos que se requieran, sin que por ello pueda el Proponente adicionar o modificar su propuesta.
5.3 PROPUESTA HABILITADA
Serán HÁBILES las propuestas que cumplan con la totalidad de los requisitos habilitantes descritos en los Términos de Referencia y sus anexos.
El CONTRATANTE durante el término de evaluación verificará los requisitos habilitantes que sean presentados por los Proponentes dentro del plazo señalado en el Cronograma, término dentro del cual
el Comité Evaluador, podrá solicitar las aclaraciones, precisiones o los documentos que se requieran, sin que por ello pueda el Proponente adicionar o modificar su propuesta.
5.4 REGLAS DE SUBSANABILIDAD
El oferente tiene la responsabilidad de presentar su oferta en forma integral, esto es, respondiendo todos los aspectos de los términos de referencia y adjuntando todos los documentos de soporte o prueba de las condiciones que pretenda hacer valer en la LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA.
Posterior a la verificación de los requisitos habilitantes, se realizarán mediante correo electrónico las solicitudes de aclaración o subsanación con el fin de que los aclaren o aporten información o documentos tendientes a subsanar la propuesta, siempre y cuando los mismos puedan ser objeto de subsanabilidad.
Los proponentes deberán allegar dentro del término que se otorgue por parte del comité evaluador las subsanaciones requeridas en archivo PDF o editable de acuerdo con lo solicitado por el comité evaluador, al correo electrónico xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx
No serán tenidas en cuenta las subsanaciones recibidas de manera extemporánea ni las radicadas o enviadas por otros medios.
En el evento en que el comité evaluador designado por el Contratante no haya advertido la ausencia de un requisito habilitante y, por ende, no lo haya requerido en el comunicado o correo inicial de solicitud de subsanación, este podrá solicitar a los proponentes que alleguen los documentos, aclaraciones o explicaciones en el término que para el efecto se fije en el nuevo requerimiento, esto se realizará por medio de correo electrónico y si se considera necesario se ampliará el plazo por medio de adenda para la entrega de los documentos o aclaraciones solicitados.
Todos aquellos requisitos de la propuesta que afecten la asignación de puntaje o relacionados con la falta de capacidad no podrán ser objeto de subsanación, por lo que deben ser aportados por los proponentes desde el momento mismo de la presentación de la oferta.
Con ocasión de la(s) solicitud(es) de subsanación para habilitar la propuesta, o de aclaración o explicación, los proponentes no podrán modificar, adicionar o mejorar sus ofertas. La no presentación de la garantía de seriedad de la oferta es un requisito que se considera no subsanable por lo que se considerará una causal de rechazo de la propuesta.
Nota: Se hace la salvedad que, si bien los requisitos ponderables no son susceptibles de subsanación, si son objeto de aclaración.
5.5 METODOLOGÍA, VERIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS HABILITADAS.
Posteriormente a la verificación de los requisitos habilitantes y demás requisitos y subsanación de estos, se iniciará la evaluación de los requisitos ponderables únicamente de las propuestas habilitadas.
Durante la revisión de los requisitos ponderables, en el caso de que el comité evaluador lo considere necesario, podrá solicitar aclaraciones sobre la información existente; en ningún caso se permitirá la modificación o mejora de su oferta ya que esto se considerará causal de rechazo.
Con la revisión de la oferta económica, se rectificará los valores ofertados; en el caso en que el comité evaluador evidencie errores aritméticos se procederá a la corrección de estos, por lo que se tomará como oferta el valor final posterior a la corrección; no presentar el desglose de esta generará una causal de rechazo.
Posterior a la verificación de los requisitos ponderables se generará el Informe de Evaluación en el que se establecerán los resultados de todas las propuestas habilitadas estableciendo el orden de elegibilidad de acuerdo con el oferente que haya obtenido el mayor puntaje, el cual se publicará para conocimiento de los participantes, quienes podrán presentar las observaciones al mismo frente a su evaluación, y posteriormente, el comité evaluador dará respuesta a las respectivas observaciones, en caso que proceda algún ajuste en el informe el comité evaluador lo realizará y se publicará el informe de evaluación definitivo.
El comité evaluador, informará al contribuyente el proponente que ocupó el primer orden de elegibilidad, es decir, el que obtuvo el mayor puntaje en el presente proceso de selección. Posteriormente, este instruirá al PATRIMONIO AUTÓNOMO para la aceptación de la oferta y celebración del contrato con este proponente, en el plazo aprobado en el cronograma general del proyecto.
Nota. El CONTRATANTE mediante adenda podrá prorrogar el período de evaluación por el tiempo que estime necesario.
5.6 CAUSALES DE RECHAZO
Fiduprevisora S.A., como vocero y administrador del Patrimonio Autónomo, rechazará la propuesta cuando se presente uno de los siguientes eventos:
a. Si dentro del plazo otorgado para subsanar los requisitos habilitantes, de orden jurídico, financiero y técnico, el proponente no lo hiciere o subsane de manera errónea o que con los soportes existentes no cumplan con los requisitos habilitantes.
b. Cuando el proponente o alguno de los miembros de la figura asociativa sea sin ánimo de lucro.
c. Cuando el proponente o alguno de los miembros de la figura asociativa sea persona natural y no esté obligado de llevar contabilidad.
d. Cuando la persona natural no esté obligada a llevar contabilidad.
e. Cuando el proponente, sea persona natural o jurídica, ya sea en forma individual o conjunta como miembro de una figura asociativa, como socio, accionista, presente más de una oferta.
f. Cuando la propuesta se presente extemporáneamente, en lugar o correo electrónico distinto al indicado en los Términos de referencia.
g. Cuando el proponente no presente junto con la propuesta técnica, la oferta económica para los dos patrimonios indicados..
h. Si el valor ofertado o corregido es menor o mayor a los valores mínimo o máximo establecidos en el numeral denominado Presupuesto.
i. Cuando el proponente, sea persona natural o jurídica o alguno de los miembros de la figura asociativa, se encuentre incurso en las causales de inhabilidades, incompatibilidad o conflicto de interés, establecidas por la Constitución, la Ley y los Términos de Referencia.
j. Cuando el proponente, sea persona natural o jurídica o alguno de los miembros de la figura asociativa se encuentre incurso en alguna prohibición para presentar propuesta de las establecidas en los presentes Términos de Referencia.
k. Cuando la propuesta sea presentada incompleta y/o con alternativas y/o condicionada y/o presente enmiendas y/o tachaduras y/o entrelineados que impidan la selección objetiva.
l. Cuando la propuesta técnica y económica sea parcial o totalmente ilegible.
m. Cuando el proponente, sea persona natural o jurídica o alguno de los miembros de la figura asociativa o sus representantes se encuentre(n) reportado(s) en el Boletín de responsables Fiscales, expedido por la Contraloría General de la República
n. Cuando el proponente, sea persona natural o jurídica y alguno de los miembros de la figura asociativa o sus representantes se encuentre(n) reportado(s) con antecedentes judiciales, expedido por la Policía Nacional.
o. Cuando el proponente, sea persona natural o jurídica o alguno de los miembros de la figura asociativa o sus representantes se encuentre(n) reportado(s) como inhabilitado para contratar en el Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad “SIRI” de la Procuraduría General de la Nación.
p. Cuando el proponente, sea persona natural o jurídica o alguno de los miembros de la figura asociativa, socios o accionistas o sus representantes y/o apoderado esté(n) reportados en el Sistema de Administración del Riesgo xx Xxxxxx de Activos y de la Financiación del Terrorismo – SARLAFT o se encuentren coincidencias en listas restrictivas o cautelares.
q. Cuando con la presentación de aclaraciones o subsanaciones se modifique o mejore la oferta económica y los requisitos ponderables.
r. Cuando el proponente no presente la garantía de seriedad de la oferta junto con la propuesta, o la misma no cumpla con las condiciones establecidas después de la solicitud de subsanación. La garantía debe acompañarse con el recibo de pago expedido por la aseguradora; este requisito podrá subsanarse hasta máximo el plazo concedido para la subsanación, so pena del rechazo de la oferta. Téngase en cuenta que NO es de recibo la certificación de No expiración por falta de pago sino el recibo de pago.
s. Cuando el proponente no cumpla con los requisitos habilitantes establecidos en los Términos de Referencia después de la solicitud de subsanación.
t. Cuando los dictámenes financieros sean negativos, o se abstienen a presentar el dictamen de los estados financieros, o no cumpla con los indicadores financieros requeridos en la presente invitación o el revisor fiscal se abstenga de generar el dictamen, en los casos que aplique.
u. Cuando la constitución del proponente ocurra con posterioridad al cierre del proceso o se le otorguen las facultades requeridas con posterioridad al cierre, sin perjuicio de la ratificación.
v. Cuando el proponente en la propuesta haga algún ofrecimiento que incumpla disposiciones legales.
w. Cuando el ofrecimiento económico no se presente en pesos colombianos.
x. Cuando el oferente no aporte, modifique de forma sustancial, o sustituya los anexos que permitan la calificación objetiva de las ofertas presentadas.
y. cuando el oferente no presente el desglose de la oferta económica
z. Cuando al valor total de cada uno de los ítems relacionado al equipo mínimo no tenga incluido el porcentaje del factor multiplicador.
aa. Cuando se presenten certificaciones para acreditar la experiencia a las cuales se les haya hecho efectivas las garantías por incumplimiento total o se les haya aplicado la caducidad.
bb. En caso de no suministrar la clave del ofrecimiento económico durante la audiencia virtual de cierre.
cc. En el caso de presentar la propuesta a través de un apoderado y no se presente el poder, o, no se encuentre suscrito por quien tenga facultades para ello según los documentos de existencia y representación de la persona jurídica.
dd. Cuando en la etapa de subsanación, se modifiquen los porcentajes de participación de los integrantes del proponente plural o se acredite que su constitución ocurrió con posterioridad al cierre del proceso o se cambie el representante del proponente plural.
xx.Xx consignar o no ofrecer el valor de un precio unitario u ofrecer como valor de ese precio unitario cero (0).
ff. Si no se presenta la totalidad de los anexos que se soliciten para la presentación de la propuesta económica o si no se diligencian de manera integral.
gg.Cuando el Proponente, o alguno de sus integrantes, tenga relación de subordinación (sea matriz o sea subordinada) de otra persona que presente propuesta en la Licitación directamente o participando a través de figura asociativa.
hh. Cuando se presente la oferta y/o el ofrecimiento económico en un archivo en hipervínculo de la herramienta Google drive, Onedrive o Sharepoint, Wetransfer,.
ii. Cuando el oferente se encuentre obligado a tener Revisor Fiscal y no genere la respectiva notificación e inscripción ante la Cámara de Comercio, se considerará no válido el dictamen a los estados financieros y generará causal de rechazo.
jj. Cuando el proponente no presente junto con la propuesta los requisitos ponderables.
kk. Cuando se supere el valor máximo determinado para el factor multiplicador del presente proceso., el cual es de 2,05
ll. Cuando el valor total de la propuesta del proyecto no incluya IVA, con excepción de quienes estén excluidos y así lo demuestren.
mm. Para efectos de la acreditación de la experiencia no se aceptan subcontratos.
nn. En los demás casos establecidos en los Términos de Referencia y en la Ley.
5.7 CRITERIOS DE DESEMPATE
Se otorgará el primer orden de elegibilidad al proponente que haya obtenido en los requisitos ponderables el mayor puntaje.
Una vez evaluados los requisitos ponderables, en caso de presentarse un empate entre dos o más proponentes, se dará prioridad a los siguientes criterios de desempate, con el fin de establecer el primer orden de elegibilidad:
a. Si el empate se presentare entre un Proponente extranjero y un Proponente nacional colombiano, se preferirá la propuesta presentada por el Proponente nacional colombiano.
b. Se preferirá al proponente que haya obtenido el mayor puntaje en el primer factor de escogencia y calificación establecido en los presentes Términos de Referencia (Experiencia Especifica Adicional del proponente).
c. Si continúa el empate, se asignará el Contrato al proponente que haya presentado el ofrecimiento económico inferior.
Ahora bien, si después de agotar los pasos expuestos anteriormente persiste el empate, se generará una citación virtual a los oferentes que se encuentren empatados, en el día y hora que sea estipulado mediante comunicado oficial. Para dichos efectos, los representantes legales (o delegados) de los interesados empatados deberán encontrase conectados; en el caso de que no se encuentren conectados todos los interesados, se reprogramará la audiencia de desempate.
De acuerdo con lo anterior, si al reprogramarse la audiencia persiste la ausencia de alguno de los interesados, el Patrimonio Autónomo procederá a realizar la audiencia grabando y dejando constancia en el acta de las actuaciones generadas.
• Desde que se inicia la audiencia se dará clic al botón de grabar y la grabación será parte integral del acta que se genere de la audiencia de desempate.
• Posteriormente, la persona que preside la reunión y como representante del patrimonio autónomo se asegurará de la presencia de los interesados y explicará el proceder del presente proceso.
• Seguidamente, el representante de la Fiduciaria deberá compartir pantalla y constatará que todos los interesados puedan ver el archivo que se esté proyectando.
• La posición de cada proponente para el presente sorteo dependerá de la hora de recibo de su oferta, es decir, se le asignará la posición 1 para el sorteo de número aleatorio al proponente que primero presentó su oferta, ocupará la posición 2 para el sorteo de número aleatorio al proponente que presentó su oferta en segundo lugar, y así sucesivamente. Para esto se compartirá en pantalla, el acta de audiencia virtual de cierre de la LPA.
• Una vez compartida la pantalla, se abrirá el explorador y se dirigirá a la página xxxxx://xxx- xxxxxxx.xxx/xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxx, donde se adelantará el diligenciamiento de cada uno de los campos de acuerdo con el número de oferentes empatados.
Nota 1: Se deja expresa salvedad que ni Fiduprevisora, ni el Patrimonio Autónomo, ni el fideicomitente, ni la ENC tienen algún vínculo con el dueño, creador o desarrollador de la aplicación en mención y la selección de la misma se hizo siguiendo criterios de objetividad en la aplicación de los criterios de desempate e interfaz amigable para los participantes.
Nota 2: Se deja expresa salvedad que en caso de que llegado el día y hora programada para la celebración de la audiencia de desempate, la página web se encuentre caída o no permita su acceso, se reprogramará la diligencia, lo cual, se verá reflejado mediante adenda.
• 1er campo - Título: Se nombrará el sorteo como “Desempate” acompañado del número de licitación privada abierta.
• 2do campo - Números a generar: Dependiendo de la cantidad de oferentes empatados se definirá este número.
• 3er campo – Número mínimo: Se definirá en este campo el número donde iniciará la serie, en este caso será el número uno (1).
• 4to campo – Número máximo: Se definiera en este campo el numero donde terminará la serie, en este caso será el número cien (100).
• 5to campo – Números Únicos (sin repetir): Se seleccionará la presente condición para que de esta forma no se repitan los números de los oferentes empatados en el sorteo.
6to campo – Generar Números: Al hacer click en este campo automáticamente se generarán los números aleatorios con las condiciones definidas en los campos anteriores, de acuerdo con el número obtenido, se establecerá el orden de elegibilidad, siendo el primer lugar aquel que haya obtenido el valor numérico más alto. De las anteriores actuaciones, se dejará constancia mediante acta y se publicará el orden de elegibilidad establecido por el comité evaluador.
5.8 CAUSALES PARA LA DECLARATORIA DE DESIERTO O FALLIDO DE LA LPA
• Cuando no se presenten propuestas.
• Cuando ninguna de las propuestas resulte admisible en los factores jurídicos, técnicos, financieros y de experiencia o no cumpla con la totalidad de los requisitos previstos en estos Términos de Referencia.
• Cuando existan causales de rechazo que inhabiliten a todos los oferentes.
• Cuando existan causas o motivos que impidan la escogencia objetiva del proponente.
En cualquiera de los eventos anteriores, el Contratante dará a conocer la decisión, mediante el mecanismo de publicidad establecido en los Términos de Referencia.
5.9 SUSPENSIÓN Y/O CANCELACIÓN DE LA LICITACIÓN
El CONTRATANTE se reserva el derecho de suspender o cancelar en cualquier momento o etapa del proceso la LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA que se halle en curso, inclusive antes de la firma del contrato, cuando se presenten o sobrevengan circunstancias que impidan el curso normal de la misma. Para tal
efecto, el CONTRATANTE emitirá acta de suspensión y/o cancelación según corresponda previa instrucción del CONTRIBUYENTE.
Los proponentes con la presentación de la oferta aceptan el derecho que se reserva el CONTRATANTE de suspender o cancelar la licitación, por lo que reconocen y aceptan que en caso de presentarse esta situación no procederá a su favor ningún pago, reconocimiento o costo por parte de la CONTRATANTE.
5.10 MODIFICACIÓN O REVOCATORIA DEL ACTA DE SELECCIÓN.
El CONTRATANTE podrá modificar o revocar el acta de selección, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad del proponente seleccionado, si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, si existiera una causal de rechazo que no se haya divisado dentro del proceso de evaluación o si dentro de la verificación de vinculación SARLAFT se presentare cualquier tipo de alerta que pueda afectar la imagen y el buen nombre del patrimonio autónomo, la entidad contratante y del CONTRIBUYENTE.
Así mismo: (i) la no constitución de las pólizas de cumplimiento y las demás exigidas en el Contrato, dentro del término establecido; (ii) la no presentación o la presentación incompleta de las hojas de vida junto con los soportes del personal mínimo requerido darán como consecuencia, la notificación a la aseguradora de la circunstancia y el cobro de la garantía de seriedad de la oferta. En caso de presentarse cualquiera de estas situaciones, se revocará el acta de aceptación de la oferta y se aceptará la oferta del proponente que haya quedado en el segundo orden de elegibilidad.
Los proponentes con la presentación de la oferta aceptan el derecho que se reserva el CONTRATANTE de modificar o revocar el acta de selección, por lo que reconocen y aceptan que en caso de presentarse esta situación, no procederá a su favor ningún pago, reconocimiento o costo por parte de la CONTRATANTE.
En cualquiera de los eventos anteriores, el Contratante dará a conocer la decisión, mediante el mecanismo de publicidad establecido en los Términos de Referencia.
5.11 NO SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Y/O LEGALIZACIÓN DE ESTE
Si el proponente favorecido no suscribe el Contrato respectivo dentro del plazo otorgado por el CONTRATANTE y deja pasar el término fijado para su perfeccionamiento o no constituyere las garantías requeridas en el Contrato, el CONTRATANTE podrá hacer efectiva la garantía de seriedad y dispondrá de su valor como indemnización por perjuicios, cualquiera que sea la causa o causas alegadas por el proponente, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía.
En este evento, el CONTRATANTE podrá seleccionar al proponente ubicado en segundo orden de elegibilidad, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para el contratante, previa instrucción del Comité Evaluador, caso en el cual, le exigirá al referido proponente la prórroga de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta, hasta el perfeccionamiento del Contrato.
Nota: El Patrimonio Autónomo, en su calidad de contratante, se reserva la celebración del contrato marco opción convenio, en caso de que ocurran alguna de las siguientes situaciones: i) En caso de que Ecopetrol S.A., en su calidad de contribuyente no celebre el correspondiente convenio con la Entidad Nacional Competente, o, quien este haya delegado; ii) Que concurra cualquier situación jurídica o circunstancia de tipo contractual que impida la celebración del contrato marco para la opción convenio.
6 REQUISITOS HABILITANTES
El Patrimonio Autónomo adelantará la verificación de los requisitos habilitantes de carácter jurídico, financiero y técnico, así:
a. Verificación Jurídica: Consiste en la verificación del cumplimiento de la totalidad de los requisitos legales y los exigidos en los Términos de Referencia.
b. Verificación Técnica: Consiste en la verificación del cumplimiento de las especificaciones establecidas en los Términos de Referencia y el cumplimiento de los criterios mínimos exigidos desde el punto de vista de experiencia y conflictos de interés.
c. Verificación Financiera: Consiste en la verificación de los factores de orden financiero establecidos en los presentes Términos de Referencia.
6.1 REQUISITOS HABILITANTES DE ORDEN JURÍDICO
6.1.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
La carta de presentación se debe diligenciar conforme al Anexo No 6. Carta de presentación de la propuesta, que hace parte integral de los presentes términos de referencia, suscrita por el representante legal o apoderado del proponente debidamente facultado indicando su nombre y documento de identidad, según sea el caso.
En el formato de carta de presentación de la propuesta es indispensable incluir los datos del proponente incluyendo el correo electrónico, a fin de que el Contratante surta los requerimientos a través de dichos medios, cuando así se disponga.
Con la carta de presentación de la propuesta se entiende presentada la declaración juramentada por parte del proponente de no encontrarse incurso en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades previstas en la Ley, ni en las prohibiciones legales, en especial la consagrada en el artículo 5 xx Xxx
1474 de 2011, ni en conflicto de intereses que pueda afectar el normal desarrollo del contrato, así como el origen licito de los recursos destinados al proyecto o a la ejecución del contrato.
Como parte de su propuesta el proponente declarará su compromiso de cumplir la totalidad de las obligaciones establecidas en el contrato que se le adjudique y sus anexos Técnicos y Operativos, mediante la suscripción y presentación de la Carta Presentación de la Oferta .
6.1.2 MATRICULA MERCANTIL EXPEDIDA POR LA CÁMARA DE COMERCIO
La persona natural que se presente como proponente individual o como integrante de proponente plural deberá presentar el certificado de inscripción en la Registro Mercantil, expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal en donde conste que se encuentran inscritos y en el que se pueda evidenciar la posibilidad de adelantar el objeto a contratar.
Adicionalmente, en el certificado debe constar que su matrícula mercantil se encuentra debidamente renovada para el año en curso, es decir, 2022, y el certificado debe contar con una expedición no mayor a treinta días calendario (30) a la fecha prevista para el cierre del plazo de la presente licitación.
Nota: Las personas naturales que por ley no estén obligadas a estar inscritas en el registro mercantil y que por ello no se encuentren inscritas, deberán presentar documento debidamente suscrito donde acredite esta condición e indicando el precepto legal que no lo obliga.
6.1.3 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL EXPEDIDO POR LA CÁMARA DE COMERCIO
El proponente, persona jurídica nacional con domicilio y/o sucursal en Colombia, deberá acreditar su existencia y representación legal, aportando el certificado expedido por la autoridad competente correspondiente, en el cual se verificará:
• Fecha de expedición del certificado de existencia y representación legal: No podrá ser mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha prevista para el cierre del plazo del presente proceso.
• Objeto social: Deberá estar relacionado con el objeto a contratar y/o contemplar las actividades que guarden relación con el mismo.
• Facultades del representante legal: Las facultades de quien ejerce la representación legal deberán habilitarlo para la suscripción del contrato que se derive del presente proceso de selección en caso de resultar favorecido con la aceptación de oferta, así como para comprometer a la sociedad.
• Limitaciones del representante legal: En el evento que del contenido del Certificado expedido por la Cámara de Comercio se desprenda que el representante legal tiene restricciones para presentar la propuesta y/o contratar y obligarse en nombre de la misma, deberá acreditar la autorización mediante la cual el órgano competente lo faculta para presentar la propuesta y celebrar el
contrato en el evento de ser seleccionado y si se requiere establecer las facultades del Representante Legal en los estatutos, deberá anexar copia de la parte pertinente de los mismos. Dicha autorización debe haber sido otorgada previamente al cierre del presente proceso de selección. La ausencia definitiva de autorización suficiente o el no aporte de dicho documento dentro del término requerido por la entidad, o la acreditación de esta con posterioridad al cierre, determinará la falta de capacidad jurídica para presentar la propuesta, y por tanto se procederá a su rechazo.
• Debe constar la renovación del registro mercantil para el año en curso, es decir, 2022.
• Domicilio: Que la persona jurídica cuenta con domicilio o sucursal domiciliada y debidamente registrada en Colombia.
• Término de constitución: Que la persona jurídica se encuentre constituida con tres (3) años de antelación al cierre de la presente LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA. Tratándose de sucursales, deberá acreditar que se encuentra inscrita en Colombia con cinco (5) años de antelación al cierre de la presente LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA.
• Término de duración: Que el término de duración sea igual al plazo de ejecución del contrato y cinco (5) años más.
• El nombramiento del revisor fiscal, en caso de que proceda, deberá figurar registrado antes de la fecha prevista para el cierre del plazo del presente proceso.
Nota: En el caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes debe cumplir individualmente con estos requerimientos. El no cumplimiento de los requisitos aquí señalados dará lugar a que la propuesta no sea habilitada jurídicamente; Tratándose de aclaraciones o documentos habilitantes, estos deberán ser aportados por el proponente en los términos y plazos señalados por la entidad, so pena de rechazo de la propuesta.
6.1.4 PROPONENTES PLURALES
Se entenderá por propuesta conjunta, una propuesta presentada en Consorcio o uniones temporales. En tal caso se tendrá como proponente, para todos los efectos, el grupo conformado por la pluralidad de personas, y no las personas que lo conforman individualmente consideradas.
6.1.4.1 DISPOSICIONES GENERALES A LOS PROPONENTES PLURALES
Cada uno de los integrantes del proponente plural, sean persona natural o jurídica, nacional o extranjera, deberán dar estricto cumplimiento a cada uno de los siguientes requisitos:
1. El acta de constitución o documento equivalente del consorcio o unión temporal se le deberá anexar la documentación que acredite la existencia y representación legal de cada uno de sus integrantes y la capacidad necesaria, como lo son, los certificados de existencia y representación legal o registro mercantil, según sea el caso, expedidos por la Cámara de Comercio, actas de Junta Directiva y poderes y tratándose de personas jurídicas de derecho público acto de creación (si aplica), resolución de nombramiento, acta de posesión y fotocopia de la cédula del representante
legal, junto con la certificación del Jefe de Personal, o quien haga sus veces sobre la vigencia del nombramiento del representante legal.
2. En el evento que, del contenido del Certificado expedido por la Cámara de Comercio, se desprenda que el representante legal tiene restricciones para presentar la propuesta y/o contratar y obligarse en nombre de la misma, deberá acreditar la autorización mediante la cual el órgano competente lo faculta para presentar la propuesta y celebrar el contrato en caso de ser seleccionado y si se requiere establecer las facultades del Representante Legal en los estatutos, deberá anexar copia de la parte pertinente de los mismos.
3. Los integrantes del proponente plural responderán por el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, de las fases precontractual, contractual y post contractual, incluyendo la etapa de liquidación.
4. Sus integrantes, apoderados y representantes no podrán encontrarse reportados en el Sistema de Administración del Riesgo xx Xxxxxx de Activos y de la Financiación del Terrorismo – SARLAFT o listas cautelares.
5. Las personas jurídicas extranjeras que participen en consorcio o unión temporal podrán constituir un solo apoderado común, y en tal caso, bastará para todos los efectos la presentación del poder común otorgado por todos los integrantes, con los requisitos de autenticación, consularización, legalización y/o apostilla y traducción exigidos en el Código de Comercio de Colombia, además de los señalados en estos Términos de Referencia. El poder a que se refiere este párrafo podrá otorgarse en el mismo acto de constitución del Consorcio o Unión Temporal.
6. La garantía de seriedad de la propuesta tratándose de proponente plural, además de los requisitos señalados en los presentes términos de referencia, deberá indicar los integrantes del proponente plural y su porcentaje de participación.
7. Una vez constituido el consorcio o unión temporal, sus integrantes no podrán ceder o transferir su participación en el mismo, ni modificar sus integrantes o su participación en aquél. En caso de ser necesario la realización de algún tipo de modificación, una vez se haya suscrito el contrato, requerirá autorización escrita del CONTRATANTE.
8. Para efectos impositivos, a los consorcios y uniones temporales se les aplicará el régimen previsto en el Estatuto Tributario.
9. Los requisitos relacionados con la existencia, representación y capacidad jurídica de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, respecto de las personas jurídicas que se asocien en consorcio o en unión temporal para la presentación de la propuesta, deberán acreditarse conforme se indica en los numerales respectivos del presente documento de términos de referencia.
10. Si el proponente es un Consorcio, sus integrantes presentarán en forma conjunta la propuesta, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la oferta, adjudicación, celebración, ejecución y liquidación del contrato; por consiguiente, afectarán por igual a todos y cada uno de sus integrantes las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo del proceso de selección y del Contrato. En la etapa contractual no podrán ser modificados los porcentajes de participación sin el consentimiento previo del Contratante.
11. Si el proponente es una Unión Temporal indicará el porcentaje de participación y los términos y la extensión de la participación en la propuesta de cada uno de sus integrantes, para la eventual ejecución del Contrato, toda vez, que las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones
derivadas de la oferta y del Contrato se impondrán de acuerdo con la participación de cada uno de los integrantes en la Unión Temporal.
6.1.4.2 DOCUMENTO DE CONFORMACIÓN DE CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES
El proponente deberá presentar el documento de constitución de proponente plural a través de las figuras asociativas de consorcio o unión temporal, en el cual constará por lo menos:
1. Nombre y domicilio de los constituyentes, acompañado de la cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte de cada uno de los integrantes tratándose de personas naturales que conforma la figura asociativa de la estructura plural; en el caso de personas jurídicas se deberá anexar la cédula de ciudadanía de cada uno de los representantes legal, según corresponda, de acuerdo con la normatividad vigente. Cuando la cédula de ciudadanía o de extranjería se encuentre en trámite, la contraseña expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil Colombiana se tendrá como documento válido.
2. El objeto del consorcio o unión temporal, el cual deberá ser el mismo del objeto a contratar.
3. El proponente podrá asignar nombre al consorcio o unión temporal, sin embargo, deberá abstenerse de hacer referencia o de incluir en dicha nominación el nombre de la Entidad CONTRIBUYENTE.
4. La indicación expresa del domicilio de cada uno de los integrantes tratándose de personas naturales y/o jurídicas.
5. La indicación del domicilio de la figura asociativa.
6. Señalar si la participación es a título de consorcio o unión temporal.
7. Si la figura asociativa establecida corresponde a una unión temporal se deberá señalar expresamente las actividades, términos y extensión de la participación de cada uno de sus integrantes en la propuesta y en la ejecución del contrato y expresar que responderá a las sanciones limitada conforme a la participación de los miembros.
8. La manifestación clara y expresa que quienes integran la figura asociativa responderán por el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la oferta y del contrato.
9. En el caso de conformación de consorcios, cada uno de los miembros deberá expresar que responderá de forma solidaria e ilimitada respecto a las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato.
10. Acreditar un término mínimo de duración del proponente de tres (3) años, contados a partir de la fecha de terminación de la vigencia del contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que, con posterioridad, los integrantes del consorcio o unión temporal estén llamados a responder por hechos u omisiones ocurridos durante la ejecución del Contrato.
11. La participación de los integrantes dentro de la figura asociativa deberá ser clara dentro de los documentos.
12. Procederá el rechazo, cuando en la etapa de subsanación, se modifiquen los porcentajes de participación de los integrantes del proponente plural o se acredite que su constitución ocurrió con posterioridad al cierre del proceso.
13. En casos de Consorcios o Uniones temporales, la experiencia será la sumatoria de las experiencias específicas de los integrantes que lo integran.
En todos los casos de propuestas presentadas por dos o más personas jurídicas, en las que no se exprese de manera clara y explícita la clase de asociación que se constituye (consorcio o unión temporal), se presumirá la intención de concurrir al proceso de selección en consorcio, con los efectos y consecuencias que dicha forma de asociación conlleve. En cualquier caso, se verificará que todos los miembros del Consorcio o la Unión Temporal desarrollen la actividad directamente relacionada con el objeto del proceso.
Nota. El proponente plural deberá diligenciar el formato adjunto correspondiente a la figura asociativa (consorcio - unión temporal) según aplique, los cuales corresponden al anexo No. 19- modelo conformación consorcio- unión temporal-.
6.1.5 APODERADOS
Cuando el oferente actúe a través de un representante o apoderado deberá acreditar, mediante documento legalmente expedido, que su representante o apoderado está expresamente facultado para presentar la oferta en el presente proceso de selección, dar respuestas a los requerimientos y aclaraciones que solicite el CONTRATANTE en el curso del presente proceso, recibir notificaciones, suscribir el contrato en nombre y representación del adjudicatario.
El proponente deberá anexar el poder otorgado en legal y debida forma, en el que se confieran al apoderado, de manera clara y expresa, facultades amplias y suficientes para actuar, obligar y responsabilizar al proponente en el trámite del presente proceso y en la suscripción del Contrato, y copia de la cédula de ciudadanía o documento equivalente de éste. Comunicaciones que no vengan expresamente suscritas por parte del representante legal o apoderado no serán válidas
El apoderado podrá ser una persona natural o jurídica, pero en todo caso deberá tener domicilio permanente, para efectos de este proceso, en la República de Colombia, y deberá estar facultado para representar al proponente, a efectos de adelantar en su nombre de manera específica las siguientes actividades: (i) Formular propuesta para el proceso de selección de que tratan estos Términos de Referencia; (ii) Dar respuesta a los requerimientos y aclaraciones que solicite la Contratante en el curso del presente proceso; (iii) Recibir las notificaciones a que haya lugar; (iv) Suscribir el Contrato en nombre y representación del adjudicatario.
En caso de que el poder no se encuentre suscrito por quien tenga facultades para ello según los documentos de existencia y representación de la persona jurídica, la Oferta será RECHAZADA.
6.1.6 REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT
El proponente sea persona natural o jurídica, nacional o extranjera, con domicilio y/o sucursal en Colombia, deberá presentar el certificado de Registro Único Tributario – RUT, donde se encuentre
actualizada su actividad económica de acuerdo con la nueva clasificación de código CIIU y registrada la actividad relacionada al objeto del contrato.
El proponente conjunto deberá presentar el RUT de cada uno de sus integrantes que acrediten la condición requerida en el presente requisito.
6.1.7 REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES- RUP
Como quiera que el régimen jurídico aplicable a la presente contratación es del derecho privado, resulta necesario precisar que este requisito no es exigible, sino que se utilizará como medio de verificación de la información presentada por el proponente respecto de la experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad de organización, información que también se obtiene de los documentos exigidos en los términos de referencia, es por ello que en aras de hacer más ágil la evaluación de las ofertas, el proponente que cuente con dicho documento podrá presentarlo y este deberá estar actualizado de conformidad con la información técnica y financiera presentada por el proponente.
6.1.8 CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES
El proponente deberá acreditar que se encuentra al día a la fecha de cierre del proceso de selección, con el pago de los aportes parafiscales generados de la nómina de sus empleados de los últimos seis
(6) meses con destino a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje.
En caso tal que NO se encuentre obligado a cancelar aportes parafiscales y de seguridad social, por no tener personal a cargo, deberá declarar esta circunstancia bajo la gravedad de juramento.
En el evento que NO se encuentre obligado a cancelar aportes x XXXX, ICBF y Salud por pagar CREE si aplica o el que corresponda, deberá declarar esta circunstancia bajo la gravedad de juramento y así mismo certificar el cumplimiento de pago de aportes a pensiones, riesgos profesionales y Cajas de Compensación generados de la nómina de los empleados de los seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre.
Las anteriores circunstancias se acreditarán de la siguiente manera:
a) Las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida y firmada por el revisor fiscal (cuando de acuerdo con la Ley esté obligado a tenerlo o cuando por estatutos así se dispuso), o por el representante legal cuando no esté obligado a tener revisor fiscal.
b) Las personas naturales lo harán mediante declaración juramentada, e igualmente, deberá allegar el cumplimiento de esta obligación con la planilla o comprobante de pago de los aportes a la
seguridad social y aportes parafiscales (si aplican) como mínimo del mes inmediatamente anterior a la fecha prevista para el cierre de la presente LICITACIÓN PRIVADA ABIERTA.
De no ser adjuntado el soporte del pago de los aportes dentro de la propuesta, el mismo podrá ser subsanado, hasta la fecha máxima de subsanación establecida en el cronograma, so pena de rechazo de la propuesta.
El proponente conjunto deberá presentar el certificado por separado de cada uno de sus integrantes que acrediten la condición requerida en el presente requisito.
Cuando el certificado sea suscrito por el revisor fiscal se debe adjuntar copia de la cédula de ciudadanía, tarjeta profesional, certificado de antecedentes emitido por la Junta Central de Contadores vigente. En caso de no allegar alguno de estos documentos dentro de la propuesta, se deberá presentar dentro del término otorgado para subsanar.
Nota. El proponente deberá diligenciar el formato de Modelo de certificado de pago aportes parafiscales y sistema general de seguridad social integral, que corresponde al anexo No 9 Carta modelo de certificado xx xxx y salvo de seguridad social y parafiscales.
6.1.9 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA
El proponente deberá constituir a su xxxxx y presentar con su oferta una garantía de seriedad de la propuesta expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida y autorizada para funcionar en Colombia, a favor de entidades particulares, así:
1. Amparos de la Garantía de Seriedad: La Garantía de Seriedad deberá cubrir los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento.
2. Valor asegurado: La Garantía de Seriedad deberá ser equivalente al 10% del valor total del presupuesto del proyecto.
3. Vigencia: La Garantía de Seriedad deberá tener una vigencia de sesenta (60) días contados a partir de la fecha prevista para el cierre del proceso y en caso de la prórroga del cierre, deberá constituirse a partir de la nueva fecha del cierre.
4. Asegurado/Beneficiario: Los asegurados/beneficiarios serán PATRIMONIO AUTÓNOMO ECOPETROL OBRAS POR IMPUESTOS 2022-2024 OPCIÓN FIDUCIA Y PATRIMONIO AUTÓNOMO ECOPETROL OBRAS POR IMPUESTOS 2022-2024 OPCIÓN CONVENIO NIT 830.053.105-3.
5. Tomador/Afianzado: La Garantía de Seriedad deberá tomarse con el nombre del proponente como figura en el documento de identificación.
6. Cuando la propuesta la presente una figura asociativa, la garantía debe ser tomada a nombre de la figura asociativa, en este caso, deben quedar claros en el cuerpo de la garantía, los integrantes del consorcio o unión temporal y su porcentaje de participación en el mismo.
7. La garantía debe acompañarse con el recibo de pago expedido por la aseguradora, no es de recibo la certificación de no expiración por falta de pago, ni soporte de transacción electrónica. Este
requisito sólo podrá subsanarse hasta máximo el plazo concedido para la subsanación, so pena del rechazo de la oferta.
8. En la garantía de seriedad de la oferta se deberá indicar en número de proceso de licitación y el objeto del presente proceso de selección.
Con la presentación oportuna de la propuesta, se entiende que la misma es irrevocable y que el proponente mantiene vigentes todas las condiciones durante toda la vigencia de la póliza, incluidas las prórrogas de los plazos que llegaren a presentarse de acuerdo con los términos de referencia y sus respectivas adendas.
La garantía de seriedad de la oferta cubrirá la indemnización derivada del incumplimiento del ofrecimiento, en los siguientes eventos, así:
a. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la aceptación de la oferta o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior o igual a treinta (30) días calendario.
b. El retiro de la propuesta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas.
c. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.
d. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento del contrato.
Nota: Si la garantía no se constituye en los términos señalados, el contratante, dentro del término de evaluación de las propuestas, requerirá por escrito al proponente para que, dentro del término que se establezca, presente el documento aclarado; si el proponente no lo presenta oportunamente y en la forma debida, el Patrimonio Autónomo, NIT 830.053.105-3 se abstendrá de evaluar la propuesta y se tendrá como no habilitada. La no presentación de la garantía de seriedad en la oferta será causal de rechazo.
6.1.10 FOTOCOPIA DE CÉDULA DE CIUDADANÍA
El proponente que sea persona natural deberá allegar copia legible de la cédula de ciudadanía por ambas caras, si el proponente es persona jurídica deberá allegar copia legible de la cédula de ciudadanía por ambas caras del presentante legal.
En caso de persona natural extranjera con domicilio en Colombia y de persona jurídica extranjera con establecimiento de comercio o sucursal en Colombia y que su representante legal sea extranjero se deberá allegar copia de la cédula de extranjería o permiso de residencia.
En caso de figuras asociativas este requisito deberá ser aportado por cada uno de los integrantes o representantes de los integrantes.
Este requisito aplica también para el proponente que presente su propuesta a través de apoderado.
6.1.11 ANTECEDENTES VIGENTES A LA FECHA DE CIERRE DEL PROCESO LICITATORIO.
Ningún Proponente persona natural o jurídica, ni los representantes de este último, o apoderados, ni los integrantes de Consorcios o Uniones Temporales, nacionales o extranjeros, con domicilio y/o sucursal en Colombia, podrán estar registrados en el Boletín de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría General de la República vigente a la fecha de cierre del presente proceso de selección, ni presentar sanciones, que impliquen inhabilidad para contratar, lo cual, se validara el Certificado de Antecedentes Disciplinarios emitido por la Procuraduría General de la Nación.
Igualmente, ningún Proponente persona natural o jurídica, ni los representantes de este último, o apoderados, ni los integrantes de Consorcios o Uniones Temporales, nacionales o extranjeros, con domicilio en Colombia, podrán tener reporte de antecedentes penales.
El Comité Evaluador consultará del Proponente, de los integrantes de la estructura plural y de los representantes legales y/o apoderados los siguientes:
a. Antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación.
b. Antecedentes en el Boletín de responsables Fiscales el Contraloría General de la República.
c. Antecedentes judiciales Policía Nacional.
NOTA: El Proponente podrá anexar dichos certificados expedidos con fecha no mayor a treinta (30) días calendario al cierre del proceso.
6.1.12 LISTAS RESTRICTIVAS LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
El proponente, los socios, accionistas, su representante legal o su apoderado, según corresponda, no podrán encontrarse reportados en el Sistema de Administración del Riesgo xx Xxxxxx de Activos y de la Financiación del Terrorismo – SARLAFT. En consecuencia, deberá presentar junto a su oferta el Anexo No 17: Autorización para el tratamiento de datos personales, con el cual otorga cada uno de los proponentes ya sea que participen en su calidad de personas jurídicas, naturales o como integrantes del proponente plural, a Fiduprevisora S.A. en los términos legalmente establecidos, realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, verificación y cruces en portales y listas restrictivas y cautelares y en todas las actividades requeridas por el Sistema de Administración del Riesgo xx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT.
De no presentarse el anexo, se entenderá con la presentación de la propuesta que otorga la autorización para realizar esta verificación.
6.1.13 FORMATO DE CERTIFICACIÓN DE PREVENCIÓN XXX XXXXXX ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
El proponente deberá diligenciar junto con su propuesta el Anexo No. 10: Formato de certificación de prevención xxx xxxxxx activos y de la financiación del terrorismo, solo es obligatorio para las
contrapartes que por normas legales están obligadas a adoptar sistemas de prevención del LA/FT, lo anterior, de conformidad con lo establecido con la Circular Externa 100-000005 del 17 xx xxxxx de 2014, están obligados a adoptar el sistema aquellas sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades que al 31 de diciembre registren ingresos brutos iguales o superiores a 160.000 SMLMV.
En caso de proponente plural este deberá ser diligenciado por todos los integrantes.
6.1.14 FORMATO DE DECLARACIÓN DE PREVENCIÓN XXX XXXXXX DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIÓN DEL TERRORISMO
El proponente deberá diligenciar y allegar junto con su propuesta el Anexo No. 11: Declaración de prevención xxx xxxxxx activos y de la financiación del terrorismo - SARLAFT.
En caso de proponente plural este deberá ser diligenciado por todos los integrantes.
6.1.15 PARTICIPACIÓN ASOCIADOS ACCIONISTAS O SOCIOS
Las personas jurídicas que presenten su oferta, bien sea de manera individual o como integrante de una figura asociativa (consorcio o unión temporal), deberán allegar el certificado de composición los asociados, accionistas o socios, debidamente firmado por el representante legal o revisor fiscal, según corresponda. Para ello, deberán diligenciar el Anexo No. 12 - Certificación de participación de accionistas.
El presente requisito no aplica para las Sociedades Anónimas abiertas.
6.1.16 CERTIFICACIÓN DEL REVISOR FISCAL
La persona jurídica nacional o extranjera con domicilio y/o sucursal en Colombia, que presente propuesta de manera individual o conjunta deberá allegar certificación expedida por el Revisor Fiscal en la que conste si se trata de una sociedad anónima abierta o cerrada. Este requisito sólo será exigible para las sociedades anónimas.
6.2 REQUISITOS HABILITANTES DE ORDEN FINANCIERO
Los proponentes deben presentar sus respectivos estados financieros, en el caso de ofertas presentadas por unión temporal, consorcio, cada integrante del proponente plural, debe presentar sus respectivos estados financieros con el lleno de los mismos requisitos.
Tratándose de estructuras plurales los indicadores se calcularán con base en las partidas financieras de cada uno de los integrantes, de manera proporcional a su porcentaje de participación, salvo para el capital de trabajo y patrimonio neto, donde el cálculo se hará de acuerdo con la sumatoria de los indicadores correspondientes.
6.2.1 BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS
A efectos de evaluar los indicadores de capacidad financiera y organizacional, los estados financieros deben contener:
• Balance General: Activo corriente, activo total, pasivo corriente, pasivo total y patrimonio.
• Estado de Resultados: Utilidad Operacional y Gastos de Intereses.
Los proponentes deben presentar el Balance General y Estado de Resultados con corte al 31 de diciembre de 2021, debidamente firmados por el Representante Legal, Contador Público y revisor fiscal, cuando aplique; bajo cuya responsabilidad se hubieren elaborado, según lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995.
Nota 1: En el caso de ofertas presentadas por unión temporal, consorcio o promesa de sociedad futura, cada integrante del proponente plural debe presentar sus respectivos estados financieros con el lleno de los mismos requisitos.
Nota 2: En caso de que la oferta sea presentada por una persona natural, o este haga parte de una figura asociativa, deberá estar obligado a llevar contabilidad y presentar su información financiera para la respectiva verificación.
6.2.2 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
Se deberán presentar junto al balance y estado de resultados, Las notas explicativas de los estados financieros especificando los gastos de intereses.
6.2.3 CERTIFICACIÓN Y DICTAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
El documento mediante el cual el representante legal o persona natural y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 íbidem.
De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, quien certifica los estados financieros, no puede dictaminar los mismos.
Los estados financieros deben ser dictaminados por el revisor fiscal; si el ente no se encuentra obligado a tener revisor fiscal, serán dictaminados por un contador público independiente. Circular Externa 030 xx xxxxx 1998 J.C.C.
Ahora bien, de conformidad con el Parágrafo 2, del artículo 13 de la Ley 43 de 1990 establece:
“Será obligatorio tener Revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente a 5.000 SMMLV y/o cuyos ingresos brutos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a 3.000 SMMLV (Ley 43 de 1990).”
Por lo anterior, si el oferente se encuentra obligado a tener revisor fiscal y no generó la respectiva notificación y suscripción ante la cámara de comercio, se considerará no válido el dictamen a los estados financieros y generará una causal de rechazo.
El dictamen a los estados financieros será analizado y verificado, así:
• Dictamen Limpio: Se acepta.
• Dictamen con Xxxxxxxxxx: Se acepta, cuando las salvedades no tengan relación directa con la información requerida para calcular los Indicadores de capacidad Financiera y Administrativa.
• Dictamen Negativo: No se acepta y genera rechazo de la propuesta.
• Abstención de Dictamen: No se acepta y genera rechazo de la propuesta
6.2.4 FOTOCOPIA DE LA TARJETA PROFESIONAL, CEDULA DE CIUDADANÍA Y CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS
Se deberá presentar la tarjeta Profesional, copia de la cedula de ciudadanía y el Certificado de Antecedentes Disciplinarios emitido por la Junta Central de Contadores de los profesionales (Contador Público - Revisor Fiscal, en caso de aplicar) que certifican y dictaminan los estados financieros.
El Certificado de Antecedentes Disciplinarios, deberá tener fecha de expedición no superior a tres (3) meses, contados a la fecha de cierre del proceso.
6.2.5 INDICADORES FINANCIEROS PROPONENTES NACIONALES Y EXTRANJEROS CON DOMICILIO Y/O SUCURSAL EN COLOMBIA
Los Índices financieros que se verificarán en el presente proceso de selección son:
INDICADORES FINANCIEROS | |
INDICADOR | CRITERIO |
Capital de trabajo | (AC - PC) ≥ 10% x POi |
Índice de liquidez | Mayor o igual a ≥ 1 |
Nivel de endeudamiento | Menor o igual a ≤ 70% |
Razón de cobertura de interés | Mayor o igual a ≥ 1 |
Patrimonio Neto | Mayor o igual a ≥ 10% (PE) |
Capital de trabajo (CT): son todos aquellos recursos que requiere una empresa para poder operar de forma continua.
FORMULA GENERAL: CT = (AC - PC) ≥ CTdi
Donde,
CT = Capital de Trabajo AC = Activo Corriente PC = Pasivo Corriente
CTdi = Capital de Trabajo demandado para el proceso para el que presenta propuesta
FORMULA: CTdi = 10% x (POi)
Donde,
CTdi = Capital de Trabajo demandado para el presente proceso al cual presenta propuesta
POi = Presupuesto Estimado del proceso para el cual presenta propuesta ni= Plazo del proceso para el cual presenta propuesta.
Índice de Liquidez: Determina la capacidad que tiene un proponente para cumplir con sus obligaciones de corto plazo. A mayor índice de liquidez, menor es la probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones de corto plazo.
Formula:
Liquidez = Activo Corriente ≥ 1.0
Pasivo Corriente
Nivel de Endeudamiento: Determina el grado de endeudamiento en la estructura de financiación (pasivos y patrimonio) del proponente. A mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad del proponente de no poder cumplir con sus pasivos.
Formula:
Nivel de Endeudamiento = Pasivo Total *100% ≤ 70%
Activo Total
Razón de Cobertura de intereses: Refleja la capacidad del proponente de cumplir con sus obligaciones financieras. A mayor cobertura de intereses, menor es la probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones financieras.
Razon de cobertura de Intereses =
𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑂𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑙
𝑔𝑎𝑠𝑡𝑜𝑠 𝑖𝑛𝑡𝑒𝑟𝑒𝑠𝑒𝑠
≥ 1,0
Xxxxxxxxxx Xxxx: Mide la cantidad de recursos propios del proponente.
Deberá ser igual o superior al diez por ciento (10%) del presupuesto estimado del proceso.
FORMULA GENERAL = ACTIVO TOTAL – PASIVO TOTAL ≥ 10 %x (PE)
6.2.6 INDICADORES DE CAPACIDAD ORGANIZACIONAL
Los indicadores de capacidad organizacional que se verificarán en el presente proceso de selección son:
INDICADORES DE CAPACIDAD ORGANIZACIONAL | |
INDICADOR | CRITERIO |
Rentabilidad de patrimonio | Mayor o igual a ≥ 1% |
Rentabilidad del activo | Mayor o igual a ≥ 1% |
Rentabilidad del Patrimonio (ROE) Muestra la rentabilidad y estabilidad del proponente, con la capacidad para ejecutar el presente contrato.
Formula
𝑅𝑂𝐸 = Utilidad Operacional
Patrimonio
≥ 1%
Rentabilidad del Activo (XXX): Determina la rentabilidad de los Activos del proponente, es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el activo. A mayor rentabilidad sobre activos, mayor es la rentabilidad del negocio y mejor la capacidad organizacional del proponente. Este indicador debe ser siempre menor o igual que el de rentabilidad sobre patrimonio.
Formula
XXX =
Utilidad Operacional Activo Total
≥ 1%
6.2.7 OFRECIMIENTO ECONÓMICO
Los Proponentes deberán presentar, como parte de su propuesta, un ofrecimiento Económico en los términos y condiciones descritos en los presentes Términos de Referencia. El ofrecimiento Económico debe presentarse mediante el diligenciamiento del Anexo No 4: Cuadro Ofrecimiento económico para cada uno de los objetos del presente proceso de selección, de acuerdo con los lineamientos expuestos en el presente título.
El valor de la propuesta económica deberá incluir todos los costos directos e indirectos para la completa y adecuada ejecución de los Contratos que se deriven de la presente Licitación Privada Abierta.
Por ser relevantes, a continuación, se relacionan algunos de los aspectos que el proponente debe tener en cuenta para determinar el precio de la oferta:
• Factor Multiplicador: En el factor multiplicador se encuentran comprendidos todos los costos directos e indirectos derivados de la ejecución de la respectiva actividad y/o suministro que hacen parte del objeto del Contrato, este incluye, entre otros, salarios y prestaciones sociales del personal, asesorías en actividades a desarrollar para cada uno de los Proyectos, computadores, licencias office, impuestos a cargo del Contratista, las deducciones a que haya lugar, y en general, todo costo en que incurra el Contratista para la ejecución de cada una de las actividades o suministros objeto del Contrato.
El valor del Factor Multiplicador FM ofertado en el presente proceso de selección será tomado para los Usos de Opción.
El valor del Factor Multiplicador FM ofertado no puede superar el valor máximo determinado para el presente proceso de selección que es 2,05 en caso de superarlo la oferta será rechazada.
El valor del Factor Multiplicador FM ofertado debe estar incluido dentro del valor de la tarifa plena de cada uno de los ítems del equipo mínimo que componen el ofrecimiento económico. Se hace claridad que el valor total ofertado no puede ser superior o inferior al valor máximo o mínimo establecido respecto al presupuesto.
El Proponente deberá presentar el Anexo No 4 Cuadro ofrecimiento económico las siguientes consideraciones:
• El costo total de la propuesta económica debe ser igual al costo total obtenido al realizar revisión aritmética.
• Se deben tener en cuenta todos los costos directos e indirectos dentro de la oferta económica como el personal mínimo exigido de acuerdo con el Anexo No 1 Especificaciones técnicas.
• No se debe suprimir ni modificar la información relacionada con el Rol/Perfil, la cantidad y la unidad.
• Los valores, se deben ajustar bien sea por exceso o por defecto al peso, así: Cuando la fracción decimal del peso sea igual o superior a cinco se aproxima por exceso al número entero siguiente del peso y cuando la fracción decimal del peso sea inferior a cinco se aproxima por defecto al número entero del peso; en caso contrario, el CONTRATANTE efectuará dicho ajuste.
• El Proponente deberá ofertar la totalidad de los ítems que componen la propuesta económica, estableciendo un precio unitario por cada uno de estos, y no podrá ofrecer como valor de ninguno del ítem como precio unitario cero (0), so pena de ser rechazada.
• La propuesta económica presentada o posterior a la corrección aritmética, no podrá superar el presupuesto estimado, y tampoco, podrá ser menor al valor mínimo estimado del 95%, so pena de ser rechazada.
El CONTRATANTE verificará que la propuesta económica correspondiente cumpla con las anteriores consideraciones.
El CONTRATANTE pagará los costos de personal de la propuesta del CONTRATISTA que efectivamente se utilicen en la ejecución, de acuerdo al valor de cada ítem ofertado el cual incluye el factor multiplicador, el personal debe estar vinculado mediante contrato de trabajo según la normatividad laboral legal contenida en el Código Sustantivo del Trabajo y demás normas complementarias, que lo adicionen o modifiquen.
El valor estimado del Contrato será la suma de los resultados que se obtengan al multiplicar las cantidades ejecutadas, por la respectiva tarifa pactada.
6.3 REQUISITOS HABILITANTES DE ORDEN TÉCNICO
6.3.1 EXPERIENCIA MÍNIMA HABILITANTE
Acreditar en máximo un (1) contrato ejecutado en Colombia terminado y recibido a satisfacción durante los últimos diez (10) años contados a partir de la fecha del cierre del proceso de selección, que tengan por objeto o contengan dentro de su alcance: “Servicios para el apoyo a la gestión de proyectos”, y cuya sumatoria de la cuantía sea igual o superior al 100% del valor total del presupuesto estimado.
En el evento en el cual el proponente xxxxxxx con su oferta más de un (1) contrato, el comité evaluador sólo tendrá en cuenta el primer contrato, de acuerdo con el orden en que se hayan relacionado en el Anexo No 14: Experiencia mínima del proponente.
Nota 1: En caso de que no se aporte el Anexo No. 14, la propuesta será declarada no hábil y el proponente deberá subsanar la propuesta adjuntado el Anexo No. 14 y señalando claramente los contratos que pretende hacer valer para la acreditación de la experiencia mínima.
Para el presente proceso de selección se entiende por Servicios de apoyo a la gestión de Proyectos el prestar soporte en actividades de gestión de proyectos durante las fases de planeación, ejecución y cierre de los proyectos. Se define por Gestión de proyectos, el conjunto de metodologías para planificar y dirigir los procesos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo con un alcance, recursos, inicio y final establecidos. Los objetivos de la gestión de proyectos son:
1. Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;
2. Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;
3. Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.
6.3.2 REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS DE ACREDITACIÓN DE LA EXPERIENCIA
Para acreditar la experiencia, el Proponente deberá adjuntar Certificación expedida por la Entidad Contratante o Acta de Liquidación Final o acta de finalización, de Contratos finalizados o liquidados.
La documentación que acredite la experiencia contractual anexada por el interesado debe contener como mínimo la siguiente información: Número del Contrato, objeto contractual, información entidad Contratante, valor FINAL del Contrato en pesos, especificando el porcentaje de IVA y si está o no incluido, fecha de inicio, fecha de finalización y/o fecha de liquidación y el porcentaje de participación si corresponde a un Consorcio o Unión Temporal. En caso de que en la Certificación expedida por la Entidad Contratante o Acta de Liquidación Final o acta de finalización no se desglose y presente por separado el IVA, o no se precise si el valor FINAL del Contrato incluye o no el IVA, se entenderá que está incluido.
Si la demostración de la capacidad técnica requerida en este numeral se realizare mediante la acreditación de un Contrato en donde el Proponente haya participado en Consorcio o Unión Temporal o Contratista Conjunto, El Contratante validará solamente la capacidad técnica del Proponente, de acuerdo con la participación porcentual de él dentro del Consorcio o Unión Temporal o Contratista Conjunto. La certificación expedida por el Contratante debe incluir expresamente el referido porcentaje de participación en la Unión Temporal o Consorcio o Contratista Conjunto, o en su defecto el Proponente deberá anexar el Acta de Constitución de la Unión Temporal o Consorcio o Contratista Conjunto.
El Salario Mínimo Legal Mensual que se tomará para el cálculo de que trata este numeral, será el Salario Mínimo Legal Mensual del año en que finalizaron los trabajos, de acuerdo con la certificación y/o acta del Contrato que se relacione en el proceso.
6.3.3 REGLAS PARA LA ACREDITACIÓN DE LA EXPERIENCIA
La experiencia específica del proponente deberá acreditarse, mediante el cumplimiento de las siguientes alternativas:
Alternativa A. Mediante presentación de certificación o constancia expedida por la entidad contratante, de los contratos aportados en la que conste:
a) Objeto.
b) Plazo de ejecución
c) Nombre del contratante.
d) Nombre del contratista.
e) Identificación del contrato.
f) Fecha de suscripción.
g) Alcance u obligaciones.
h) Fecha de iniciación de actividades.
i) Fecha de terminación.
j) Porcentaje (%) de participación en caso de consorcios o uniones temporales
k) Fecha de la certificación.
l) Valor del contrato y valor ejecutado.
m) Recibo a satisfacción del objeto contractual.
n) Xxxxxxx ser suscritas por el representante legal del contratante, o funcionario competente para ello.
En caso de que en el documento expedido por la Entidad Contratante o por la Contratante no se desglose y presente por separado el IVA, o no se precise si el valor FINAL del Contrato incluye o no el IVA, se entenderá que está incluido.
La certificación expedida por el Contratante debe incluir expresamente el referido porcentaje de participación en la Unión Temporal o Consorcio o Contratista Conjunto, o en su defecto el Proponente deberá anexar el Acta de Constitución de la Unión Temporal o Consorcio o Contratista Conjunto.
Además de las certificaciones y documentos soporte anexados, deberán adjuntar el contrato respectivo que se relacione con la certificación de experiencia acreditada; si dentro de la certificación no se puede constatar la información requerida es necesario que esta venga acompañada con los soportes necesarios que permita la verificación por parte del comité evaluador.
Alternativa B. Cuando los documentos aportados no contengan la información que permita su verificación, el proponente podrá anexar el contrato, acta de liquidación, de entrega y recibo final, o de recibo definitivo, o de terminación, o final, o de inicio, o de suspensión, o de terminación de la suspensión y reinicio, la cual deberá venir suscrita según corresponda, por el Interventor y/o supervisor y/o representante de la entidad contratante y el Contratista, así mismo podrá aportar copia de los documentos soportes que sean del caso (siempre y cuando sean expedidos por la entidad contratante o entidad pública), que permitan evidenciar la ejecución del contrato o proyecto o tomar la información que falte.
En todo caso, no se aceptarán experiencias y/o certificaciones donde la participación del interesado haya sido como subcontratista, al igual que no se aceptarán auto certificaciones, entendidas como:
a) Cualquier certificación expedida por el Proponente para acreditar su propia experiencia.
b) Cualquier certificación expedida por figuras asociativas en la que el Proponente o los integrantes de la misma hayan hecho parte.
No obstante, el Patrimonio Xxxxxxxx se reserva el derecho de verificar la información suministrada por el Proponente y de solicitar las aclaraciones u otros documentos que considere convenientes para acreditar la experiencia.
En ningún caso el Proponente podrá cambiar o reemplazar los contratos o proyectos presentados inicialmente con la propuesta para acreditar la experiencia técnica requerida, ya que no serán tenidos en cuenta, de estos solamente se podrá aclarar, aportar información o documentos relacionados cuando la entidad así lo requiera.
No será considerada la experiencia que se pretenda acreditar con Convenios Interadministrativos para cuyo desarrollo se haya subcontratado la totalidad de la ejecución de la experiencia que se pretende acreditar.
Adicional a lo anterior, el Proponente deberá cumplir con los siguientes apartes:
• En caso de figuras asociativas como Consorcios y uniones temporales, podrá acumularse la experiencia específica individual para cada uno de los miembros con el fin de alcanzar el cien por ciento (100%) de la experiencia específica requerida.
• No se acepta la acreditación de experiencia de sociedades controladas por el proponente o por los miembros de la estructura plural, o de su matriz, o de sociedades controladas por su matriz, o de la filial o sus subordinadas o de sus socios. La experiencia que se pretenda acreditar deberá ser directa.
• No se aceptará experiencia derivada de contratos o proyectos escindidos, es decir, no se aceptarán certificaciones a los cuales se les haya hecho efectivas las garantías por incumplimiento total o se les haya aplicado la caducidad.
• La conversión a salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) se efectuará de acuerdo con el valor total ejecutado del contrato o proyecto a la fecha de terminación, de acuerdo con el valor xxx xxxxxxx mínimo colombiano vigente para dicha fecha.
• Cuando se presenten certificaciones o constancias de experiencia específica ejecutada en cualquier tipo de figura asociativa, las actividades para cada uno de los integrantes se cuantificarán en forma individual de la siguiente manera:
o Cuando la figura asociativa en la que se ejecutó el contrato fue en unión temporal, se debe anexar el acta de conformación donde se establecieron las actividades a desarrollar, ejecutadas por cada uno de los integrantes y se constatará que la experiencia que desea acreditar fue realizada por el proponente y en qué porcentaje (de acuerdo a su porcentaje de participación); en cuanto al valor del contrato se verá afectado directamente por el porcentaje de participación del oferente en la ejecución del contrato.
o Si la ejecución del contrato se realizó por medio de un consorcio, la experiencia a acreditar no será calculada por el porcentaje de participación del oferente en la ejecución; sino que se aceptará el objeto ejecutado en su totalidad por el consorcio; en cuanto al valor del contrato se verá afectado directamente por el porcentaje de participación del oferente en la ejecución del contrato
• En el evento que un contrato o proyecto que se aporte para la experiencia haya sido ejecutado por un proponente plural, y dos (2) o más de sus integrantes conformen un proponente plural para participar en el presente proceso, dicho contrato o proyecto se entenderá aportado como un (1) solo contrato o proyecto y se tendrá en cuenta para el aporte de la experiencia, la sumatoria de los porcentajes de los integrantes de la Unión Temporal en cuanto a cantidades de obra; en cuanto a los
consorcios, en relación a lo anteriormente nombrado se tomará el total de las cantidades ejecutadas; con relación al valor se tomará el valor resultante de la sumatoria de las participaciones por el valor total del contrato.
• Cuando en la revisión del Anexo No. 14. Experiencia mínima del proponente se encuentren errores de trascripción en cifras, en fechas, en números o en letras, prevalecerá la información contenida en los documentos presentados que soportan la verificación del mismo.
• El contratante se reserva el derecho de verificar integralmente la autenticidad, exactitud y coherencia de la información aportada por el proponente, tendiente a acreditar su experiencia, pudiendo acudir para ello a las personas, empresas o entidades contratantes.
• Las personas que objeten la experiencia de algún otro oferente deberán aportar los documentos que prueben sus afirmaciones; por lo tanto no es procedente efectuar manifestaciones temerarias respecto de los documentos aportados por los demás oferentes, sin contar con medios de prueba que acrediten tales manifestaciones. Cabe agregar que la entidad propende a garantizar el principio constitucional de la buena fe.
• El anexo No 14 (Experiencia mínima del proponente) deberá allegarlo en formato Excel y PDF, cuando exista diferencia entre la información relacionada y la consagrada en el formato de Excel, prevalecerá la información consignada en el PDF.
7 REQUISITOS DE FACTORES PONDERABLES (EVALUACIÓN)
El Contratante calificará las propuestas presentadas asignándoles puntaje teniendo en cuenta los siguientes factores de evaluación, sobre una asignación máxima total de MIL (1.000) puntos, así:
No. | FACTORES DE EVALUACIÓN | PUNTOS |
1 | Experiencia específica adicional del proponente | 900 |
2 | Apoyo a la industria nacional | 100 |
TOTAL | 1.000 | |
7.1 EXPERIENCIA ESPECÍFICA ADICIONAL DEL PROPONENTE (900 PUNTOS)
Contratos ejecutados, terminados y recibidos a satisfacción dentro de los últimos diez (10) años contados a partir de la fecha del cierre del proceso de selección. La experiencia específica se evaluará de la siguiente manera: UN (1) contrato, distinto a los presentados para acreditar en la capacidad técnica (requisitos habilitantes), el puntaje frente al contrato solicitado se otorgará de la siguiente manera:
EXPERIENCIA PONDERABLE | CUANTÍA A CERTIFICAR | PUNTAJE |
Un contrato de prestación de servicios para el apoyo a la gestión de los proyectos terminado y recibido a satisfacción | Menor o igual al 100% del presupuesto estimado en SMMLV para la suma de los dos objetos. | 300 |
El doble del presupuesto estimado en SMMLV para la suma de los dos objetos. | 600 |
El triple del presupuesto estimado en SMMLV para la suma de los dos objetos. | 900 |
NOTA 1: La experiencia adicional debe ser relacionada de manera obligatoria mediante el diligenciamiento del Anexo No. 15 Experiencia especifica adicional del proponente. Experiencia adicional, debidamente firmado por el proponente o el representante legal del proponente, so pena de obtener CERO (0) puntos en la calificación del presente factor de ponderación.
NOTA 2: Para la experiencia adicional a acreditar por el proponente, deberá considerar las Reglas para Acreditación de la Experiencia de los términos de referencia. Además, el proponente en esta instancia no podrá en ningún caso cambiar, subsanar o reemplazar las certificaciones de contratos presentados para la obtención de puntajes en este criterio de Ponderación.
7.2 OTORGAMIENTO DE PUNTAJE POR APOYO AL PERSONAL NACIONAL (100 PUNTOS)
El Proponente deberá indicar el origen de los bienes y servicios de su oferta conforme a la Ley 816 del 2003, así:
Bienes Nacionales: Son: a) los Bienes Nacionales; b) Bienes Extranjeros con Tratamiento de Nacionales.
Bienes Nacionales: Son los bienes totalmente obtenidos, bienes elaborados con materiales nacionales o productos que sufran una transformación sustancial de conformidad con lo previstoen el Decreto 2680 de 2009 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Servicios Nacionales: Servicios prestados por: a) personas naturales colombianas (por nacimiento o por adopción); b) personas naturales residentes en Colombia, o c) personas jurídicas constituidas de acuerdo con la ley colombiana; y los Servicios Extranjeros con Tratamiento de Nacionales.
Bienes o Servicios Extranjeros con Tratamiento de Nacionales: Son a) los originarios depaíses con los que Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras estatales, y b)los originarios de países en los que se concede a las ofertas de bienes y servicios colombianos,el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales.
Para el otorgamiento de xxxxxxx, el proponente deberá presentar certificado suscrito por su representante legal y/o apoderado, según corresponda, donde se compromete que, en caso de ser seleccionado, dará cumplimiento durante la ejecución del contrato garantizando los bienes y servicios conforme a lo ofertado frente a este requisito señalado y de acuerdo con lo establecido en el Anexo No. 8 Promoción de la Industria Nacional.
Nota: Los proponentes que no presenten el Anexo No. 8 -Promoción a la industria local-, o no la presenten con los requisitos señalados y debidamente firmado por el proponente o el
representante legal del proponente, obtendrá CERO (0) puntos en la calificación del presente factor de ponderación.
8 ANEXOS
Anexo No. 1 | Especificaciones Técnicas |
Anexo No. 2 | Minuta del contrato marco opción fiducia |
Anexo No. 3 | Minuta del contrato marco opción convenio |
Anexo No. 4 | Ofrecimiento económico |
Anexo No. 5 | Presupuesto estimado |
Anexo No. 6 | Carta Presentación de la propuesta |
Anexo No. 7 | Matriz de riesgos |
Anexo No. 8 | Promoción de la Industria Nacional |
Anexo No. 9 | Carta modelo de certificado xx xxx y salvo de seguridad social y parafiscales |
Anexo No. 10 | Formato de certificación de prevención xxx xxxxxx activos y de la financiación del terrorismo |
Anexo No. 11 | Declaración de prevención xx xxxxxx de activos y de la financiación del terrorismo SARLAFT |
Anexo No. 12 | Certificación de participación de accionistas |
Anexo No. 13 | Certificación de gastos reembolsables |
Anexo No. 14 | Experiencia mínima del proponente |
Anexo No. 15 | Experiencia especifica adicional del proponente |
Anexo No. 16 | Evaluación de desempeño |
Anexo No. 17 | Autorización para el tratamiento de datos personales |
Anexo No. 18 | Instructivo Protocolo para viajes |
Anexo No. 19 | Modelo conformación consorcio - unión temporal |
Anexo No. 20 | Formato declaración juramentada inexistencia conflicto de interés |