PLIEGO DE CONDICIONES
PLIEGO DE CONDICIONES
Licitación n° 2010CE16BAT052 por procedimiento abierto
«Servicios relativos a la realización de acciones de comunicación, publicación e información en el ámbito de la
política regional y de cohesión de la Unión Europea»
Lote 1: diseño y elaboración de productos informativos, gestión de listas de correo
Lote 2: organización de actos
Lote 3: diseño, producción y difusión de productos audiovisuales Lote 4: stands
1. DENOMINACIÓN DEL CONTRATO
Celebración de cuatro contratos marco de servicios relativos a la realización de acciones de comunicación, publicación e información en el ámbito de la política regional y de cohesión de la Unión Europea
Lote 1: diseño y elaboración de productos informativos, gestión de listas de correo Lote 2: organización de actos
Lote 3: diseño, producción y difusión de productos audiovisuales Lote 4: stands
La entidad adjudicadora es la Dirección General de Política Regional (DG REGIO). Los contratos marco derivados de la presente licitación los podrán utilizar también otras direcciones generales y servicios de la Comisión Europea.
2. OBJETIVOS Y CONTEXTO DEL CONTRATO
2.1. Objetivo
El objetivo de la presente licitación, dividida en cuatro lotes, es la celebración de cuatro contratos marco con empresas que presten su asistencia a la unidad «Comunicación, Información y Relaciones con Terceros Países» de la Dirección General de Política Regional (DG REGIO) para el asesoramiento, el diseño, el seguimiento de acciones y la elaboración de productos informativos, en el marco del plan de acciones de la DG REGIO. También se propone asistir a la DG REGIO en el diseño, la organización y la puesta en marcha de distintas presentaciones, como exposiciones, stands, actividades, jornadas de puertas abiertas u otros actos, situados en infraestructuras fijas o temporales, al aire libre, carpas, etc.
Los servicios de la DG REGIO mantienen sus competencias en sus respectivas actividades; la presente licitación se propone identificar a proveedores de servicios profesionales y competentes en los ámbitos mencionados. No se delegará ninguna tarea de función pública ni poder discrecional al contratista. La presente licitación no tiene por
objeto la puesta a disposición de personal para la ejecución de tareas correspondientes a la función pública.
En las empresas de servicio seleccionadas como consecuencia de la presente licitación, el contratista no podrá, directa ni indirectamente, conservar ni adquirir intereses de naturaleza e importancia tales que pudieran comprometer su independencia en el ejercicio de las tareas que se le confían para llevar a cabo el contrato objeto de la presente licitación.
La estrategia de comunicación y de información de la DG REGIO se propone que los ciudadanos europeos puedan comprender mejor los mecanismos, resultados y consecuencias de la política regional europea. En el contexto del presente contrato marco, la DG REGIO desea llevar a cabo actividades de información y de comunicación relativas a los principios y realizaciones de la política de cohesión, principalmente en lo que respecta al Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) y al Fondo de Cohesión, y también en menor medida al instrumento de preadhesión o al fondo de solidaridad. En la óptica de una mayor transparencia global, la publicidad y la información están destinadas a aumentar la sensibilización y el conocimiento del público sobre los programas y proyectos cofinanciados por los fondos y crear una imagen coherente en el conjunto de los Estados miembros. Les acciones de la DG REGIO sirven de complemento a las acciones de comunicación de los Estados miembros y las regiones.
Las disposiciones legales de la política regional y de cohesión de la Unión Europea que hacen referencia a las actividades de información y de comunicación están establecidas hasta el año 2013 en el artículo 69 del Reglamento 1083/2006, que trata sobre las normas generales de los instrumentos de cohesión, por una parte, y en los artículos 2 a 10 del Reglamento 1828/2006 que definen su aplicación, por la otra. Esas obligaciones y disposiciones específicas deben contemplarse a la luz de las necesidades de transparencia, tal como aparecen en el Reglamento Financiero del Consejo, que impone la publicación de la lista de beneficiarios de las intervenciones de la UE gestionadas conjuntamente con los Estados miembros. La lista de beneficiarios de la política de cohesión debe publicarse con motivo de cada programa. La información debe incluir el nombre del beneficiario, la denominación de las operaciones y el importe de la financiación pública concedida a dichas operaciones.
De esa manera, la información y la comunicación forman parte integrante del procedimiento de aplicación de la política regional y de cohesión, que añade además un valor a la calidad de los programas y proyectos sobre el terreno. Esto lo deben comprender, poner de relieve y llevar a la práctica las administraciones nacionales y regionales que se benefician de ello, así como los servicios de la Comisión. Por consiguiente, es importante evaluar y mejorar continuamente las estrategias y acciones de información y comunicación que tengan que ver con los objetivos de los programas operativos.
Las principales actividades de información y comunicación de la DG REGIO abarcan:
• los sitios web de la política regional (sitio del comisario, INFOREGIO, DG REGIO y plataforma RegioNetwork 2020);
• las herramientas de información (revista informativa Panorama, fichas informativas, folletos, comunicados de prensa, herramientas multimedios, videoclips, fotos, paneles de exposición, boletines de noticias en forma de Regioflash);
• las listas de correo;
• la organización de conferencias, seminarios y exposiciones cuyo objetivo es compartir la información con los expertos en política regional de la UE, pero también sensibilizar al público en general;
• la creación de redes y el intercambio de buenas prácticas en el ámbito de los programas de información y de publicidad de los Estados miembros y las regiones;
• un centro de información y documentación para los visitantes.
La DG REGIO distingue las actividades de información y de comunicación dirigidas al
«público informado» de las dirigidas al «público en general». La DG REGIO debe dirigirse a los dos públicos y a unos 230 000 usuarios mensuales de su sitio web. El público «informado» está constituido por:
• las autoridades de gestión, como son los ministerios y consejerías de economía y trabajo y también los organismos que gestionan los fondos estructurales europeos;
• otras instituciones y personas participantes, como son las instituciones de la UE, las agencias de desarrollo regional, los interlocutores sociales, las organizaciones no gubernamentales activas en la sociedad civil, los miembros de los comités de seguimiento, etc.;
• los multiplicadores, como son los centros de información, los centros de la red Europe Direct, las representaciones de la Comisión y del Parlamento Europeo, los puntos de enlace de las autoridades de gestión, etc.;
• el mundo académico, formado por las universidades, los investigadores y los estudiantes interesados por el desarrollo regional de la UE, los urbanistas, los economistas, etc.
El «público en general» comprende los medios de comunicación nacionales o regionales, los periodistas especializados en temas económicos y regionales o locales,
«líderes de opinión», ciudadanos interesados como docentes, miembros de partidos políticos, jóvenes, etc.
Para el año 2011, la DG REGIO emplea 740 funcionarios y gestiona, junto con los Estados miembros, un presupuesto de 38 400 millones de euros. Durante el periodo 2007-2013, 270 000 millones de euros servirán para financiar 334 programas de desarrollo regional.
3.1. Naturaleza del contrato
El objetivo de la presente licitación es suscribir, para cada lote, un solo contrato marco con un solo contratista.
La cantidad de prestaciones y los momentos concretos de ejecución no los puede determinar la DG REGIO por adelantado; por ello tiene previsto celebrar el contrato en la forma de un contrato marco (en el anexo II figura el modelo). El licitador declara aceptarlo y deberá tenerlo en cuenta obligatoriamente a la hora de elaborar su oferta.
El contrato marco no constituye un pedido sino que pretende únicamente establecer las disposiciones jurídicas, financieras, técnicas y administrativas que regulan las relaciones entre las partes contratantes durante el periodo de vigencia del contrato. Las prestaciones solicitadas por la DG REGIO serán objeto de una orden de pedido o de un contrato específico (según modelos adjuntos en el anexo III) que especificará las condiciones de ejecución, el precio (con arreglo a la lista de precios del contrato), los plazos de realización, el lugar, etc.
La firma del contrato marco no comprometerá a la DG REGIO a hacer pedidos ni confiere al contratista ningún derecho exclusivo para la prestación de los servicios a los que se refieren los contratos marco. La DG REGIO se reserva en todos los casos el derecho a dejar de formular pedidos en cualquier momento durante la vigencia del contrato marco, sin dar por ello derecho al contratista a indemnización alguna.
La materialización de un contrato marco está sujeta, sin embargo, a la condición suspensiva relativa a las decisiones de financiación de la Comisión, y más concretamente al presupuesto de la asistencia técnica xxx XXXXX y del Fondo de Cohesión para el periodo comprendido entre 2011 y 2014.
3.3. Calendario y duración, productos, lugar de ejecución
El contrato marco que se firmará como consecuencia de la presente licitación tendrá una duración de un año, a partir de la fecha de la firma por la última de las partes contratantes. Se podrá renovar tres veces tácitamente, salvo si una de las partes informa a
la otra de su intención de no renovar el contrato xxxxx y si dicha notificación la recibe su destinatario tres meses antes de que expire el contrato xxxxx.
Las acciones objeto de la presente licitación se realizarán sobre todo en Bruselas y por regla general en los 27 Estados miembros de la Unión Europea, pero también pueden producirse fuera del territorio de la Unión, especialmente en los países candidatos a la adhesión, o, excepcionalmente, en países más lejanos con los que la DG REGIO está en contacto (como por ejemplo China o Brasil).
3.4. Especificaciones técnicas
Las especificaciones técnicas para cada uno de los cuatro lotes se describen en el anexo I.
Se aplicarán las disposiciones siguientes a la totalidad de los 4 lotes:
3.4.1. Pedidos, productos, presupuesto y seguimiento
La Comisión aplicará el procedimiento que se expone a continuación para enviar los pedidos y realizar su seguimiento:
a) La Comisión designará, entre su personal, a un gestor del contrato que, con excepción del jefe de unidad, será la única persona de referencia habilitada para dar instrucciones de trabajo. El gestor del contrato discutirá sobre la conveniencia de una tarea específica en el seno de la DG REGIO y, si procede, con el contratista.
El contratista, por su parte, deberá designar asimismo un interlocutor encargado de la coherencia de la gestión global y de los productos propuestos. Esta será la persona de contacto privilegiada frente a la Comisión y actuará como interlocutor en todos los ámbitos. El coste de las prestaciones de dicho interlocutor está integrado en cada producto definido en la lista de precios.
b) A partir de esa primera discusión, la DG REGIO redactará una demanda de servicios por escrito que transmitirá al contratista.
c) La demanda constituirá la base del presupuesto del contratista. Ese presupuesto deberá presentarse en el plazo de una semana a partir de la demanda de servicios, salvo en caso de urgencia especificado en dicha demanda. Constará de una descripción detallada de las prestaciones solicitadas, acompañada de una estimación de los costes, en tiempo de trabajo y en material, necesarios para la ejecución de esas prestaciones solicitadas. Señalará además el plazo de entrega y, en el caso del lote 4 (stands), las fechas de montaje y desmontaje. El presupuesto constituirá, por tanto, una declaración de compromiso sobre el método, los costes y el nivel de calidad de conformidad con la demanda de servicios. Podrá incluir otras indicaciones relativas a las modalidades de comunicación y de concertación así como a las disposiciones que deben adoptarse en caso de imprevistos. El coste del presupuesto se basará, salvo en el caso de prestaciones ad hoc, en la lista de precios adjunta al contrato, de la que tomará la forma y los importes, sin modificarlos.
d) El presupuesto, una vez aprobado por la Comisión, servirá para el establecimiento de una orden de pedido o de un contrato específico, que constituirá la única autorización de ejecución de los trabajos. La orden de pedido o el contrato específico están formados en principio por la suma de los productos que figuran en la lista de precios o en la oferta para las prestaciones ad hoc. La orden de pedido o el contrato
específico firmados por la Comisión se remitirán al contratista para su firma. Este último deberá firmarlo en el plazo de ocho días laborables a partir del envío por parte de la Comisión. No será válido hasta la fecha de su firma por la última parte contratante.
e) Cuando el Contratista envíe la orden de pedido o el contrato específico firmado, adjuntará, en su caso, la factura de la prefinanciación del 30 %, haciendo constar los números de referencia del contrato xxxxx y del pedido en cuestión (véase el punto 10.1).
Si surgieran variaciones importantes en la naturaleza de los trabajos, el calendario de los trabajos o la estimación de los costes, deberá realizarse una orden de pedido suplementaria (según idéntico procedimiento que en la primera orden de pedido).
El plazo de entrega de cada pedido específico, que dependerá del tamaño y de la urgencia del producto, se convendrá en el momento del envío de la demanda de servicios por la DG REGIO y lo confirmará el contratista en el momento de la presentación del presupuesto y de la descripción detallada de las prestaciones. Por regla general, el plazo asignado permitirá efectuar la entrega en condiciones normales. No obstante, el contratista debe tener en cuenta que a veces surgen circunstancias en las que se requiere una entrega más rápida. El plazo convenido se confirmará en la orden de pedido expedida para la prestación. El contratista deberá satisfacer la prestación en los plazos y forma requeridos. Si no se indica un lugar de entrega, esta se hará en los locales de la DG REGIO en Bruselas.
f) Una vez terminada la prestación y entregado el producto o servicio, el contratista presentará a la Comisión una prueba de la entrega, que la Comisión firmará a continuación para demostrar la recepción por cada producto entregado. El contratista presentará asimismo el informe técnico final. La Comisión dispondrá de un plazo de treinta días a partir de la recepción para aprobar o rechazar el informe y el contratista dispondrá de un plazo xx xxxx días para presentar información adicional o un nuevo informe.
g) El contratista podrá remitir a continuación la factura final, para el pago del saldo (véase punto 10.3). En caso de plazos de realización largos (superiores a tres meses), se podrá presentar una factura parcial, sometida sin embargo a la aprobación por la Comisión de la marcha de los trabajos (véase el punto 11.2).
h) El gestor del contrato podrá proceder a una inspección semestral de las prestaciones ejecutadas de conformidad con las órdenes de pedido o los contratos específicos. Se procederá a una evaluación anual con objeto de comprobar cómo ha cumplido sus tareas el contratista, en función de los pedidos, las tareas cumplidas y las inspecciones semestrales.
3.4.2. Lista de precios de los productos estándar y procedimiento para los productos inusuales
Cada lote incluirá un anexo «Lista de precios» que el licitador deberá utilizar en su oferta. Este deberá facilitar obligatoriamente los precios unitarios para cada producto o prestación definido en la lista de precios. Estos precios unitarios serán fijos e incluirán todos los costes y todos los gastos. Los precios de los productos incluirán por lo tanto la totalidad de las tareas (entre ellas, la elaboración de los presupuestos e informes) necesarias para su realización, todos los costes (gestión de proyecto, coordinación,
control de calidad, formación del personal del contratista, recursos de apoyo, tasas de visado, teléfono móvil, etc.) y todos los gastos (gestión de la empresa, gastos administrativos, gastos de viaje hacia el lugar principal de ejecución de las tareas [Bruselas], seguridad social, salarios, etc.) en que incurra directa e indirectamente el contratista para la prestación de los servicios que se le podrán confiar.
Las listas de precios indicarán la mayor parte de las tareas que el contratista tenga que realizar. Sin embargo, la cantidad de partidas y la lista de precios unitarios incluida en la lista de precios no serán exhaustivos. La Comisión podrá solicitar al contratista productos y/o servicios complementarios. En ese caso, los bienes y servicios cuyo precio unitario no se pida en la lista serán objeto de estudios xx xxxxxxx. Estos bienes y servicios son principalmente aquellos cuyo precio no se puede facilitar a causa de las fluctuaciones xxx xxxxxxx y la naturaleza del gasto. Algunos ejemplos: gastos de alquiler de medios de comunicación, comida, gastos de decoración de un stand con plantas, gastos de alquiler de una carpa, gastos de alquiler de una sala para el montaje de un stand de exposición, o cualquier otra tarea de apoyo, etc.
Se advierte a los licitadores que el único objetivo de la lista de precios es fijar las disposiciones financieras para la ejecución del contrato y crear una base equitativa y no discriminatoria para la comparación de las ofertas financieras. Por consiguiente, no puede considerarse en ningún caso que esta lista de precios compromete a la Comisión a realizar órdenes de pedido o contratos específicos por los servicios y prestaciones correspondientes ni puede originar ningún derecho ni expectativa legítima en favor del contratista.
Se han elaborado simulaciones/estudios de casos para los lotes 1 y 3. El licitador especificará el enfoque propuesto para alcanzar el objetivo descrito y detallará el presupuesto que tiene previsto dedicar. Dicho presupuesto se basará exclusivamente en las tarifas presentadas en la lista de precios. El enfoque propuesto para cada simulación/estudio de casos deberá demostrar concretamente la calidad, la creatividad y la rentabilidad de la oferta. De esta manera, el licitador podrá demostrar sus competencias, la calidad de su gestión y la asignación de los recursos humanos. La respuesta del licitador será objeto de una evaluación con un criterio de adjudicación cualitativo (véase el punto 13.3.1).
3.4.4. Derechos de autor
Hay que remitirse a la cláusula II.8 del contrato marco que figura en el anexo II (propiedad de los resultados - propiedad intelectual e industrial).
Los derechos de autor de todos los textos, copia e imágenes fijas remitidos a la DG REGIO pertenecen a la Unión Europea y a sus agentes habilitados, que se reservan el derecho de publicar, modificar (el contratista u otros) o suprimir los textos en todo momento. A tal efecto, y sin perjuicio de las normas generales sobre derechos de autor aplicables, el contratista está obligado a suministrar todos los productos exentos de derechos de autor. A este respecto, el contratista es el único responsable de los perjuicios derivados de una infracción de los derechos de autor o de toda forma de propiedad intelectual o derechos afines como consecuencia de la publicación por parte de la Comisión del producto o productos entregados.
Si el contratista utiliza, a efectos de ejecución del contrato, material textual o artístico cuyos derechos intelectuales o industriales pertenecen a terceros, le corresponde realizar las gestiones necesarias para obtener de los propietarios o sus representantes legales los derechos ilimitados a efectos de incluir, imprimir, publicar y vender el material en cuestión, durante toda la duración legal de los derechos, en todo o en parte, en cualesquiera ediciones, formas, medios de comunicación y lenguas, así como obtener el permiso para que la propia Comisión Europea conceda a terceros licencia para la reproducción o la traducción de este material y su nueva difusión.
3.4.5. Ciclo de vida ecológico
Dado el gran desafío medioambiental que representan los servicios relativos a estos lotes, el contratista prestará una atención especial a este aspecto, velando por ofrecer el mejor
«ciclo de vida ecológico» posible. Entre las medidas posibles figuran: uso de componentes inofensivos o ecológicos en el equipamiento de exposiciones, artículos promocionales o publicaciones, reutilización y reciclaje de materiales de exposición, tipo de tinta empleado en paneles y publicaciones, recogida de residuos por categorías, transporte sostenible de personas y materiales, medidas de eficiencia energética, uso de papel reciclado, impresión por ambas caras, sostenibilidad de la restauración (productos locales, biológicos, comercio equitativo, oferta de menús vegetarianos, envases reciclables), etc. Esta lista no es exhaustiva.
La «contratación pública ecológica» puede consultarse en el sitio web de la Dirección General de Medio Ambiente en: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxx/xxxxx_xx.xxx.
3.4.6. Indemnizaciones por daños y perjuicios
3.4.6.1. Retrasos en la ejecución
En caso de retraso en la entrega o ejecución de los servicios definidos por defecto en las especificaciones técnicas o acordados antes del inicio del trabajo, las indemnizaciones (I) se calcularán con arreglo a la ecuación siguiente:
I = V x R
100
siendo V el valor total de la nota de pedido de que se trate (conjunto de los servicios, sin excepción) y R un coeficiente de retraso calculado sobre el número de días laborables transcurridos a partir de la fecha definida por defecto en las especificaciones técnicas o acordada antes de empezar el trabajo; el cálculo se efectúa con la fórmula siguiente, basada en una progresión geométrica:
R = 0.2 x D x (1.03)(D-1)
donde D es el número de días laborables de retraso. En el cuadro siguiente se presentan los valores de R:
Días de retraso | Valor del coeficiente R | Días de retraso | Valor del coeficiente R | Días de retraso | Valor del coeficiente R | ||
1 | 0,2 | 13 | 3,7 | 25 | 10,2 | ||
2 | 0,4 | 14 | 4,1 | 26 | 10,9 | ||
3 | 0,6 | 15 | 4,5 | 27 | 11,6 | ||
4 | 0,9 | 16 | 5,0 | 28 | 12,4 | ||
5 | 1,1 | 17 | 5,5 | 29 | 13,3 | ||
6 | 1,4 | 18 | 6,0 | 30 | 14,1 | ||
7 | 1,7 | 19 | 6,5 | 31 | 15,0 | ||
8 | 2,0 | 20 | 7,0 | 32 | 16,0 | ||
9 | 2,3 | 21 | 7,6 | 33 | 17,0 | ||
10 | 2,6 | 22 | 8,2 | 34 | 18,0 | ||
11 | 3,0 | 23 | 8,8 | 35 | 19,1 | ||
12 | 3,3 | 24 | 9,5 | 36 | 20,0 |
3.4.6.2. No aceptación de los productos
En caso de error manifiesto o de mala calidad de los productos (publicación, videoclip, panel, etc.), los costes relativos a la corrección de dichos errores, al suministro de nuevas pruebas, a la reimpresión y a la redifusión, etc. correrán a cargo exclusivamente del contratista.
Si se detectan desperfectos en los productos (stands, etc.), deberán sustituirse. Los costes correspondientes correrán a cargo exclusivamente del contratista.
4. PARTICIPACIÓN EN EL CONTRATO
Podrán concurrir, en igualdad de condiciones, todas las personas físicas y jurídicas establecidas en el ámbito de aplicación de los Tratados, así como todas las personas físicas y jurídicas de cualquier tercer país que haya celebrado con las Comunidades un acuerdo particular sobre contratación pública, según las condiciones previstas en dicho acuerdo.
Cuando sea aplicable el Acuerdo multilateral sobre contratación pública celebrado en el marco de la Organización Mundial del Comercio, podrán participar también en la licitación los nacionales de los Estados que hayan ratificado dicho Acuerdo, en las condiciones que éste establezca.
Los licitadores deberán indicar el Estado en el que está registrada su sede o están establecidos, y proporcionarán los documentos de apoyo necesarios de conformidad con la legislación nacional pertinente.
La oferta puede requerir la presencia de varios proveedores de servicios; estos últimos podrán elegir entre:
– presentar una oferta en forma de consorcio; en eso caso, deberá considerarse a todos los proveedores como licitadores y, de ser la suya la oferta elegida, contratistas (en
este caso, xxxxxx proponerse a uno de los licitadores como coordinador para la gestión del contrato);
– presentar una oferta conjunta; en eso caso, deberá considerarse a todos los proveedores como licitadores y, de ser la suya la oferta elegida, contratistas (en este caso, deberá proponerse a uno de los licitadores como coordinador para la gestión del contrato);
– presentar una oferta a nombre de un solo licitador (que en caso de que la oferta resulte seleccionada será el único contratista); los demás proveedores de servicios se considerarán subcontratistas.
Hay que subrayar que, si el licitador es un consorcio, tras la presentación de la oferta debe mantenerse la misma composición del consorcio mientras dura la validez de la oferta.
En ambos casos, (oferta conjunta o en consorcio u oferta con un solo licitador), los licitadores deberán precisar la función, cualificaciones y experiencia de cada proveedor de servicios y, en su caso, los medios de control existentes entre ellos.
Se podrá pedir al consorcio seleccionado que adopte una forma jurídica determinada cuando se le haya adjudicado el contrato si este cambio es necesario para la adecuada ejecución del contrato. Sin embargo, una agrupación de operadores económicos deberá nombrar a una parte responsable de la recepción y el tratamiento de los pagos a los miembros de la agrupación, de la gestión del servicio y de la coordinación. Se presentarán los documentos requeridos y enumerados en los puntos 13.1 y 13.2 xxx xxxxxx de condiciones para cada miembro de la agrupación. En cualquier caso, tales ofertas no recibirán un trato distinto a cualquier otro tipo de oferta, y cada una se valorará en función de sus propios méritos aplicando los criterios y el procedimiento de evaluación expuestos en el presente pliego de condiciones. Cada miembro de la agrupación asume una responsabilidad conjunta y solidaria ante la Comisión.
4.2. Agrupaciones
Las ofertas las pueden presentar agrupaciones de proveedores de servicios que no tendrán obligación de adoptar una personalidad jurídica determinada antes de la adjudicación del presente contrato, pero se les podrá requerir que la adopten después de la adjudicación. No obstante, una agrupación de empresas deberá nombrar a una parte responsable de la recepción y el tratamiento de los pagos a los miembros de la agrupación, de la gestión del servicio y de la coordinación. Todos los miembros de la agrupación deberán presentar los documentos requeridos y enumerados en los puntos
13.1 y 13.2. Cada miembro de la agrupación será solidariamente responsable ante la Comisión.
El contratista podrá recurrir a subcontratistas, para aportar conocimientos técnicos específicos o para hacer frente a un aumento inesperado y excepcional de la carga de trabajo.
El contratista será el único interlocutor responsable jurídica y financieramente frente a la DG REGIO para todos los servicios prestados, incluidos los del subcontratista o subcontratistas. Entre los criterios de selección (véase el punto 13.2), cabe observar que se prestará especial atención al enfoque propuesto por el contratista para la gestión de sus subcontratistas.
Los licitadores deberán indicar el porcentaje máximo que desean subcontratar, mencionar los tipos de trabajo que piensan subcontratar y el nombre de las empresas con las que tienen previsto trabajar. Por supuesto, el contratista será responsable de la calidad del trabajo de sus subcontratistas. Las intervenciones de los subcontratistas no modificarán en absoluto la responsabilidad del contratista frente a la Comisión. En caso de intervención de nuevos subcontratistas durante la vigencia del contrato, el contratista obtendrá el acuerdo previo de la Comisión, de conformidad con la cláusula II.13 del contrato marco de servicios.
Aparte de los documentos relativos a los criterios de exclusión y de selección previstos en los puntos 13.1 y 13.2, cada subcontratista deberá presentar los siguientes documentos:
– un documento redactado por el licitador en que se indique claramente la identidad, las funciones, las actividades y las responsabilidades de cada subcontratista y se especifique el volumen o la proporción de las tareas de cada subcontratista;
– una declaración de intenciones en la que manifieste su compromiso inequívoco de colaborar con el licitador en caso de que este obtenga el contrato e indicando el volumen de recursos que pondrá a disposición de aquel para la ejecución de las actividades contractuales para la ejecución del contrato.
Una vez firmado el contrato, la subcontratación se regirá por la cláusula II.13 del contrato marco de servicios anteriormente citada.
El licitador deberá informar al subcontratista o subcontratistas de la aplicación respecto de los mismos de la cláusula (control y auditoría) del proyecto de contrato marco de servicios (véase el anexo II) e incluirlo entre los documentos contractuales que establecen esa subcontratación.
Todo miembro del personal que trabaje con contrato para el licitador, pero que no forme parte del personal de plantilla, se considerará subcontratado. Lo mismo ocurrirá con los consultores independientes que trabajen por un periodo limitado y el personal destacado procedente de otra empresa.
Si se subcontrata una parte de las tareas de la oferta, se recomienda introducir en las disposiciones contractuales con los subcontratistas la mediación como método de resolución de litigios.
5. NO OBLIGATORIEDAD DE ADJUDICAR EL CONTRATO
El inicio de un procedimiento de licitación no lleva consigo, para el órgano de contratación, la obligación de adjudicar el contrato.
La presente convocatoria de contrato no supone obligación alguna por parte de la Comisión. La obligación contractual de la Comisión no nace hasta el momento de la firma del contrato con el adjudicatario.
Mientras no se haya firmado el contrato, el órgano de contratación podrá renunciar al contrato o anular el procedimiento de adjudicación sin que los candidatos o licitadores puedan exigir por ello ningún tipo de indemnización. Dicha decisión deberá ser motivada y comunicada a los candidatos o licitadores.
6. DOCUMENTACIÓN FACILITADA A LOS LICITADORES
Toda la información de referencia sobre la política regional necesaria para la presentación de una oferta con arreglo a la presente licitación se encuentra en el siguiente sitio: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxx_xx.xxx.
En el centro de información de la DG REGIO, situado en la avenue de Tervueren 41, 1040 Bruselas, se encuentra la documentación en papel y ejemplos de publicaciones de la DG REGIO.
Horas de apertura: de lunes a viernes de 9h30 a 12h30 y de 14h a 17h Teléfono: x000 0000000 (centro de información)
E-mail: xxxxx-xxxx@xx.xxxxxx.xx
7. VISITA SOBRE EL TERRENO O SÉSIÓN DE INFORMACIÓN
No procede.
8. VARIANTES
No se aceptan variantes.
9. VOLUMEN DEL CONTRATO
Para el lote 1 la cantidad máxima indicativa es de € 14 000 000 (hasta 4 años) Para el lote 2 la cantidad máxima indicativa es de € 12 400 000 (hasta 4 años) Para el lote 3 la cantidad máxima indicativa es de € 4 000 000 (hasta 4 años) Para el lote 4 la cantidad máxima indicativa es de € 2 200 000 (hasta 4 años)
Estas estimaciones son indicativas.
10. PRECIOS
– La oferta de precios será firme y no revisable durante el primer año del periodo contractual. A partir del comienzo del segundo año del periodo contractual, y a requerimiento de cualquiera de las partes contratantes recibido por correo certificado con una antelación mínima de tres meses a las fechas en que se cumplan los sucesivos aniversarios de la firma del contrato, la lista de precios podrá revisarse al alza o a la baja cada año.
Para el cálculo de la revisión se aplicará la siguiente fórmula
Ir Pr=Po (0,2+0,8 - )
Io
en la que:
Pr = precio revisado;
Po = precio de la oferta inicial;
Io = índice del mes correspondiente a la fecha límite de presentación de las ofertas;
Ir = índice del mes en el que se recibe la carta mediante la que se solicita una revisión de precios.
– La información detallada relativa a esta fórmula aparece en el contrato (cláusula I.3.3 de las condiciones especiales del contrato que figura en el anexo II). Con arreglo a lo dispuesto en los artículos 3 y 4 del Protocolo sobre los privilegios y las inmunidades de la Unión Europea, esta está exenta de todo impuesto, tasa y derecho, incluido el impuesto sobre el valor añadido; por consiguiente, los precios de la oferta deberán calcularse sin tener en cuenta estos impuestos. El importe del IVA se indicará por separado.
– La oferta de precios debe ser a tanto alzado, impuestos incluidos, y debe expresarse en euros, incluso para los países que no forman parte de la zona del euro. Para los licitadores procedentes de países que no formen parte de la zona del euro, el importe de la oferta no podrá ser revisado según la evolución del tipo de cambio. La fijación del tipo de cambio corresponderá al licitador, que asume los riesgos o los beneficios que conlleve la variación del mismo.
– Los licitadores deberán facilitar obligatoriamente los precios unitarios para cada producto o prestación, definidos, para cada lote, en la lista de precios del anexo I. La lista de precios deberá cumplimentarse por completo en todas sus partidas, sin omitir ninguna. Los licitadores no podrán añadir ninguna partida adicional. Los precios unitarios serán fijos e incluirán todos los costes y todos los gastos. Los precios de los productos incluirán por lo tanto la totalidad de las tareas (entre ellas, la elaboración de los presupuestos e informes) necesarias para su realización, todos los costes (gestión de proyecto, coordinación, control de calidad, formación del personal del contratista, recursos de apoyo, tasas de visado, teléfono móvil, etc.) y todos los gastos (gestión de la empresa, gastos administrativos, gastos de viaje hacia el lugar principal de ejecución de las tareas [Bruselas], seguridad social, salarios, etc.) en que incurra directa e indirectamente el contratista para la prestación de los servicios que se le podrán confiar.
– Se advierte expresamente a los licitadores que el pliego de condiciones no contempla ningún reembolso separado de los gastos de viaje dentro de la Unión Europea para las tareas que requieren gastos de viaje. Estos gastos forman parte de los precios unitarios para esas prestaciones. Los licitadores deberán trabajar en base a costes fijos.
Para determinados casos específicos (que se detallan en las listas de precios) esos costes fijos son modulables en función de los lugares de ejecución de las prestaciones subdivididas en tres zonas:
la zona A, que incluye Bruselas y ciudades situadas en un radio de 500 km, como París, Londres, Ámsterdam y Colonia;
la zona B cubre los lugares de ejecución situados en un radio comprendido entre 500 y 1500 km, como Berlín, Viena, Roma, Madrid, Estocolmo, Dublín, Copenhague, Varsovia o Praga;
y la zona C, que cubre los demás lugares de ejecución de la Unión Europea situados a una distancia de Bruselas superior a 1500 km y los países candidatos.
– El reembolso de los gastos de viaje y estancia ocasionados por las misiones excepcionales no incluidas en los productos de la lista de precios (principalmente por misiones en países de fuera de la Unión Europea con los que la DG REGIO está en contacto, como por ejemplo Brasil, Ucrania o China) y efectuadas a petición expresa y previa autorización de la Comisión, fuera del lugar principal de ejecución de las tareas (Bruselas) se efectúa en euros. El reembolso se efectúa en base a justificantes originales y de conformidad con las normas de la Comisión en materia de reembolso de los gastos (véase la cláusula II.7. del proyecto de contrato que figura en el anexo II
– véanse asimismo los límites máximos de los gastos de alojamiento en el anexo VIII).
– Los costes ocasionados para la preparación y presentación de una oferta correrán a cargo de los licitadores y no se reembolsarán.
11.1. Prefinanciación
Un pago de prefinanciación solo se aceptará para las órdenes de pedido y los contratos específicos por un importe mínimo de 50 000 euros.
En un plazo de treinta días a partir del último de los actos detallados más adelante:
- la fecha en la que el contratista envíe la orden de pedido o el contrato específico y la factura correspondiente haciendo constar el número de referencia del contrato y del pedido o del contrato específico a los que corresponde,
- la recepción por parte de la Comisión de una garantía financiera debidamente constituida, por un importe equivalente al 30 % del valor total del pedido o del contrato específico,
se abonará una prefinanciación correspondiente al 30 % del valor total del pedido o del contrato específico.
Un pago intermedio solo será posible para los pedidos por un importe mínimo de 100 000 € y cuando el plazo de ejecución del pedido sea superior a tres meses.
El pago intermedio será igual al 20 % del valor total del pedido (véase la cláusula I.5. del modelo de contrato marco que figura en el anexo II).
Para que sea válida, la solicitud de pago intermedio presentada por el contratista de conformidad con las instrucciones mencionadas en el anexo I deberá ir acompañada:
– de un informe técnico intermedio aprobado por la Comisión;
– de la factura en cuestión, haciendo constar el número de referencia del contrato y del pedido a los que corresponde;
– en su caso, notas de gastos reembolsables de conformidad con la cláusula II.7. del contrato xxxxx.
La Comisión dispondrá de un plazo de treinta días a partir de la recepción para aprobar o rechazar el informe intermedio y el contratista dispondrá de un plazo xx xxxx días para presentar información adicional o un nuevo informe.
En un plazo de treinta días a partir de la recepción de la factura o facturas en cuestión, se efectuará un pago intermedio correspondiente a dichas facturas.
Para que sea válida, la solicitud de pago del saldo del contratista deberá ir acompañada:
– del informe técnico final (aprobado por la Comisión) (véase la cláusula I.5. del modelo de contrato marco que figura en el anexo II);
– de la factura en cuestión, haciendo constar el número de referencia del contrato y del pedido a los que corresponde;
– en su caso, notas de gastos reembolsables de conformidad con la cláusula II.7. del contrato xxxxx.
La Comisión dispondrá de un plazo de treinta días a partir de la recepción del informe técnico final para aprobarlo o rechazarlo y el contratista dispondrá de un plazo xx xxxx días para presentar información adicional o un nuevo informe.
A continuación, en un plazo de treinta días a partir de la recepción de la factura en cuestión, se efectuará el pago del saldo correspondiente a esta factura.
12. CONDICIONES CONTRACTUALES Y GARANTÍAS
– Las condiciones contractuales se establecen en el contrato marco de servicio tipo, que figura en el anexo II.
– Se solicitará una garantía de prefinanciación cuando el importe de la prefinanciación sea igual o superior a 50 000 €. Será emitida por un banco o entidad financiera. Podrá sustituirse por una fianza personal y solidaria de un tercero. Se expresará en euros (véase el modelo de formulario de garantía de prefinanciación en el anexo IV).
13.1. Criterios de exclusión
13.1.1. Quedarán excluidos de la participación en el contrato aquellos licitadores:
a) que estén incursos en un procedimiento de quiebra, liquidación, intervención judicial o concurso de acreedores, cese de actividad o en cualquier otra situación similar resultante de un procedimiento de la misma naturaleza vigente en las legislaciones y normativas nacionales;
b) que hayan sido condenados mediante sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, por cualquier delito que afecte a su ética profesional;
c) que hayan cometido una falta profesional grave, debidamente constatada por el órgano de contratación por cualquier medio a su alcance;
d) que no estén al corriente en el pago de las cuotas de la seguridad social o en el pago de impuestos de acuerdo con las disposiciones legales del país en que estén establecidos, del país del órgano de contratación o del país donde deba ejecutarse el contrato;
e) que xxxxx sido condenados mediante sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, por fraude, corrupción, participación en una organización delictiva o cualquier otra actividad ilegal que suponga un perjuicio para los intereses financieros de la Unión Europea;
f) que, a raíz del procedimiento de adjudicación de otro contrato o del procedimiento de concesión de una subvención financiados con cargo al presupuesto comunitario, hayan sido declarados culpables de falta grave de ejecución por incumplimiento de sus obligaciones contractuales.
Medios de prueba:
Los licitadores deberán facilitar una declaración jurada, debidamente firmada y fechada, de que no se encuentran en ninguna de las situaciones antes mencionadas (anexo V). Dicha declaración deberán presentarla todos los miembros del grupo o del consorcio y también los subcontratistas.
Los licitadores a los que se van a adjudicar los distintos contratos marco, presentarán, en un plazo xx xxxx días laborables, y antes de la firma del contrato, las pruebas que confirmen la declaración jurada de la que se habla más arriba.
Para demostrar que no se encuentran en una de las situaciones contempladas en el párrafo anterior y, en concreto:
– para los puntos a), b) y e) se solicita un certificado de antecedentes penales o, en su defecto, un documento equivalente expedido por una autoridad judicial o administrativa competente;
– para el punto d), un certificado expedido por la autoridad competente del país en cuestión.
Si el país en cuestión no expide ese tipo de documento o certificado, podrá sustituirse por una declaración jurada o, en su defecto, por una declaración solemne hecha por el interesado ante una autoridad judicial o administrativa, un notario o un organismo profesional cualificado del país de origen o de procedencia.
13.1.2. Exclusión de la adjudicación del contrato:
No se adjudicará ningún contrato a los licitadores que, en el momento de la adjudicación del contrato con arreglo al presente procedimiento:
a) se hallen en una situación de conflicto de intereses. La Comisión debe garantizar que en el momento de presentar su oferta, el licitador no se halle en una situación de conflicto de intereses en lo que respecta a la presente licitación, en particular, como consecuencia de intereses económicos, afinidades políticas o nacionales, vínculos familiares o afectivos o cualesquiera otros vínculos relevantes o intereses compartidos. La Comisión se reserva el derecho de apreciar la existencia de un conflicto de intereses.
A tal fin, los licitadores deberán indicar si, entre los miembros de su personal, entre sus accionistas o en sus nóminas, figuran:
√ antiguos funcionarios europeos, agentes contractuales, temporales o auxiliares que hayan trabajado para la Unión Europea (UE) en los tres años anteriores a la presente licitación,
√ funcionarios europeos con baja autorizada,
√ antiguos agentes en comisión de servicios en el seno de las instituciones europeas que hayan trabajado para la UE en los tres años anteriores a la presente licitación,
√ antiguos becarios que hubieran realizado un periodo de prácticas en la UE en el año anterior a la presente licitación.
Además, se pide a los licitadores que declaren lo siguiente:
√ que no han hecho ni harán ningún tipo de oferta de la que puedan extraer alguna ventaja en el marco del contrato,
√ que no han concedido, buscado, intentado obtener o aceptado y se comprometen a no conceder, buscar, intentar obtener o aceptar de nadie ni para nadie ninguna ventaja, financiera o en especie, que constituya una práctica ilegal o implique corrupción, directa o indirectamente, por ser una gratificación o una recompensa relacionada con la adjudicación del contrato,
√ que informarán inmediatamente al órgano de contratación de cualquier situación que constituya conflicto de intereses o pudiera generar un conflicto de intereses.
b) hayan incurrido en falsas declaraciones al facilitar la información exigida por el órgano de contratación para poder participar en el contrato o no hayan facilitado dicha información.
Medios de prueba:
El órgano de contratación aceptará como prueba suficiente que el licitador no se encuentre en ninguna de las situaciones mencionadas en los puntos a) y b), una declaración jurada firmada por el licitador. La Comisión se reserva, de todas formas, el derecho de comprobar la información.
En caso de ofertas presentadas por un consorcio, una agrupación o un contratista que se propone subcontratar una parte de los trabajos o que haya confiado sus tareas a otro agente económico, cada agente económico implicado en el contrato deberá cumplir los criterios de exclusión definidos más arriba.
Medios de prueba:
En caso de ofertas presentadas por consorcios o agrupaciones de proveedores de servicios, cada agente económico que participe en la oferta deberá presentar todos los documentos contemplados en los puntos 13.1.1 y 13.1.2 en los que demuestre que no se le aplica ninguno de los criterios de exclusión para la participación o la adjudicación de contratos. El contratista a quien se adjudique el contrato deberá presentar, en los diez días anteriores a la firma del contrato, los documentos de prueba antes mencionados, en los que confirme la declaración bajo su responsabilidad de cada operador económico que forme parte del consorcio o grupo de proveedores de servicios.
Cada subcontratista deberá presentar asimismo todos los documentos contemplados en los puntos 13.1.1 y 13.1.2. El contratista a quien se adjudique el contrato deberá presentar, en los diez días anteriores a la firma del contrato, los documentos de prueba mencionados, relativos a los criterios de exclusión fijados para la participación, en los que confirme la declaración bajo su responsabilidad de cada subcontratista de quien la Comisión lo solicite.
13.2.1. Situación jurídica:
a) si el licitador necesita una autorización específica o ha de ser miembro de una organización concreta para poder prestar los servicios requeridos en su país de origen, deberá probar que es titular de dicha autorización o que pertenece a la citada organización;
b) el licitador deberá aportar pruebas de su inscripción en el registro profesional o mercantil o presentar una declaración jurada o un certificado, de acuerdo con las disposiciones del Estado miembro en el cual está establecido.
Medio de prueba:
Prueba de la inscripción en el registro profesional o mercantil o presentar una declaración jurada o un certificado, pertenencia a una organización específica, autorización expresa.
En caso de ofertas presentadas por consorcios o agrupaciones de proveedores de servicios, cada agente económico que participe en la oferta deberá presentar todos los documentos contemplados en el punto 13.2.1.
Cada subcontratista deberá presentar asimismo todos los documentos contemplados en el punto 13.2.1.
13.2.2. Capacidad económica y financiera:
Los licitadores deberán disponer de los recursos suficientes para realizar las tareas descritas y para mantener su actividad durante toda la vigencia del contrato.
Medio de prueba:
La prueba de esa capacidad puede hacerse mediante las siguientes referencias:
– el licitador aportará la prueba de un volumen de negocios anual equivalente al menos a un millón de euros en los dos últimos ejercicios presupuestarios cerrados;
– presentación de balances o extractos de balances de los dos últimos ejercicios cerrados, cuando la publicación de los mismos así lo prescriba la legislación sobre sociedades del país en que esté establecido el agente económico;
– declaración sobre el volumen de negocios total y el volumen de negocios de las obras, suministros o servicios en relación con el contrato, realizados en un periodo de tiempo que abarque, como máximo, los tres últimos ejercicios;
– declaraciones apropiadas de bancos o prueba de que tienen un seguro contra riesgos profesionales.
El órgano de contratación podrá aceptar otros documentos justificativos si no se pueden presentar los documentos antes mencionados por una razón justificada por el licitador.
13.2.3. Capacidad técnica y profesional:
La capacidad técnica y profesional de los licitadores se evaluará en base a sus conocimientos técnicos, eficacia, experiencia y fiabilidad.
Lote 1: diseño y elaboración de productos informativos, gestión de listas de correo
– los licitadores deberán justificar al menos tres años de experiencia profesional en todos los ámbitos cubiertos que son objeto de la presente licitación;
– los licitadores deberán demostrar que poseen los recursos humanos necesarios para suministrar los productos y servicios exigidos;
– deberán demostrar su capacidad a responder rápidamente a las solicitudes de servicios;
– designarán un jefe de proyecto, que será para la Comisión la persona de contacto, el interlocutor único al que la Comisión dirigirá sus peticiones, y que tendrá que participar en las reuniones de seguimiento. El jefe de proyecto tendrá una experiencia
profesional demostrada mínima de cinco años en el sector cubierto por el lote para el que se presenta una oferta;
– los licitadores demostrarán su experiencia de gestión de equipos multidisciplinarios, su capacidad de constituir y coordinar equipos de composición equilibrada y de un nivel de califaciones apropiado;
– deberán demostrar su capacidad de trabajar en todos los idiomas oficiales de la UE, sus excelentes capacidades de redacción y comunicación en xxxxxx, xxxxxxx y alemán, y la capacidad xx xxxx documentos y comunicarse en dichas lenguas. Por ello, han de demostrar su capacidad de crear equipos con las capacidades lingüísticas que permitan responder adecuadamente a estos imperativos del pedido;
– los licitadores deberán demostrar una pericia y una gran experiencia en el ámbito de la comunicación e información institucional (nivel mínimo exigido: los servicios de comunicación e información prestados durante los tres últimos años deberán abarcar al menos tres ámbitos de interés público);
– el personal de redacción propuesto por el licitador deberá justificar al menos tres años de experiencia en la redacción de publicaciones y otros (nivel mínimo exigido: experiencia que cubra al menos tres ámbitos de interés público).
Medios de prueba:
– indicación de los títulos académicos y profesionales del proveedor de servicios y/o del personal directivo de la empresa y, en concreto, del responsable o responsables de la prestación, principalmente el interlocutor designado por el contratista encargado del seguimiento del contrato (véase el punto 3.4.1.a);
– presentación de una lista de los principales servicios realizados durante los tres últimos años, indicando el importe, la fecha y el destinatario público o privado de los servicios en cuestión; los servicios que presenten una relación directa con el ámbito cubierto por la presente licitación deberán enumerarse por separado. Si esos servicios los han realizado en parte subcontratistas, el licitador deberá indicar claramente cuál ha sido su función y su contribución;
– declaración en la que se indique la plantilla media anual del licitador y la importancia del personal de gestión durante los tres últimos años;
– declaración en la que se indiquen las competencias lingüísticas y técnicas del personal y en particular del equipo concretamente responsable de la prestación de servicios a que se refiere la presente licitación – el licitador especificará cuáles son las principales personas encargadas de ejecutar, coordinar o supervisar los trabajos, indicando su grado de experiencia y de especialización en la actividad en cuestión, su cargo dentro de la empresa, sus conocimientos de las políticas públicas, sus competencias lingüísticas, su capacidad de redacción o cualquier otro elemento que considere de utilidad para la Comisión;
– descripción del equipamiento técnico y de las medidas empleadas para garantizar la calidad de los suministros y servicios, así como de los medios de estudio e investigación de la empresa;
– indicación de la parte del contrato que el licitador pueda tener previsto subcontratar, incluyendo una descripción de los subcontratistas ya seleccionados por el licitador y a los que recurrirá, en su caso, para realizar determinados tipos de trabajo. Esta declaración deberá demostrar asimismo la capacidad del licitador para gestionar a los subcontratistas eficazmente y describir los mecanismos adecuados para encontrar, si procede, nuevos subcontratistas que realizarán servicios en las mejores condiciones, especialmente en lo que se refiere a la relación calidad/precio.
Lote 2:Organización de actos
– los licitadores deberán justificar al menos tres años de experiencia profesional en todos los ámbitos cubiertos que son objeto de la presente licitación;
– los licitadores deberán demostrar que poseen los recursos humanos necesarios para suministrar los productos y servicios exigidos;
– deberán demostrar su capacidad a responder rápidamente a las solicitudes de servicios;
– designarán un jefe de proyecto, que será para la Comisión la persona de contacto, el interlocutor único al que la Comisión dirigirá sus peticiones, y que tendrá que participar en las reuniones de seguimiento. El jefe de proyecto tendrá una experiencia profesional demostrada mínima de cinco años en el sector cubierto por el lote para el que se presenta una oferta;
– los licitadores tienen que demostrar sus excelentes capacidades de comunicación en inglés y en francés. Por ello, han de demostrar su capacidad de crear equipos con las capacidades lingüísticas que permitan responder adecuadamente a estos imperativos del pedido;
– los licitadores demostrarán su experiencia de gestión de equipos multidisciplinarios, y su capacidad de constituir y coordinar equipos cuando se celebran varios actos simultáneamente;
– el personal de redacción deberá justificar al menos tres años de experiencia en la redacción de artículos u otros.
Medios de prueba:
– indicación de los títulos académicos y profesionales del proveedor de servicios y/o del personal directivo de la empresa y, en concreto, del responsable o responsables de la prestación, principalmente el interlocutor designado por el contratista encargado del seguimiento del contrato (véase el punto 3.4.1.a);
– presentación de una lista de los principales servicios realizados durante los tres últimos años, indicando el importe, la fecha y el destinatario público o privado de los servicios en cuestión; los servicios que presenten una relación directa con el ámbito cubierto por la presente licitación deberán enumerarse por separado. Si esos servicios los han realizado en parte subcontratistas, el licitador deberá indicar claramente cuál ha sido su función y su contribución;
– declaración en la que se indique la plantilla media anual del licitador y la importancia del personal de gestión durante los tres últimos años;
– declaración en la que se indiquen las competencias lingüísticas y técnicas del personal y en particular del equipo concretamente responsable de la prestación de servicios a que se refiere la presente licitación – el licitador especificará cuáles son las principales personas encargadas de ejecutar, coordinar o supervisar los trabajos, indicando su grado de experiencia y de especialización en la actividad en cuestión, su cargo dentro de la empresa, su capacidad de redacción o cualquier otro elemento que considere de utilidad para la Comisión;
– descripción del equipamiento técnico y de las medidas empleadas para garantizar la calidad de los suministros y servicios, así como de los medios de estudio e investigación de la empresa;
– indicación de la parte del contrato que el licitador pueda tener previsto subcontratar, incluyendo una descripción de los subcontratistas ya seleccionados por el licitador y a los que recurrirá, en su caso, para realizar determinados tipos de trabajo. Esta declaración deberá demostrar asimismo la capacidad del licitador para gestionar a los subcontratistas eficazmente y describir los mecanismos adecuados para encontrar, si procede, nuevos subcontratistas que realizarán servicios en las mejores condiciones, especialmente en lo que se refiere a la relación calidad/precio.
Lote 3:diseño, elaboración y difusión de productos audiovisuales
– los licitadores deberán justificar al menos tres años de experiencia profesional en todos los ámbitos cubiertos que son objeto de la presente licitación;
– los licitadores deberán demostrar que poseen los recursos humanos necesarios para suministrar los productos y servicios exigidos;
– deberán demostrar su capacidad a responder rápidamente a las solicitudes de servicios;
– designarán un jefe de proyecto, que será para la Comisión la persona de contacto, el interlocutor único al que la Comisión dirigirá sus peticiones, y que tendrá que participar en las reuniones de seguimiento. El jefe de proyecto tendrá una experiencia profesional demostrada mínima de cinco años en el sector cubierto por el lote para el que se presenta una oferta;
– los licitadores demostrarán su experiencia de gestión de equipos multidisciplinarios, y su capacidad de constituir y coordinar equipos cuando se celebran varios actos simultáneamente;
– los licitadores tienen que demostrar sus excelentes capacidades de comunicación en inglés y en francés. Por ello, han de demostrar su capacidad de crear equipos con las capacidades lingüísticas que permitan responder adecuadamente a estos imperativos del pedido;
– los licitadores deberán demostrar una pericia y una gran experiencia en el ámbito de la comunicación e información institucional (nivel mínimo exigido: los servicios de comunicación e información prestados durante los tres últimos años deberán abarcar al menos tres ámbitos de interés público).
Medios de prueba:
– indicación de los títulos académicos y profesionales del proveedor de servicios y/o del personal directivo de la empresa y, en concreto, del responsable o responsables de la prestación, principalmente el interlocutor designado por el contratista encargado del seguimiento del contrato (véase el punto 3.4.1.a);
– presentación de una lista de los principales servicios realizados durante los tres últimos años, indicando el importe, la fecha y el destinatario público o privado de los servicios en cuestión; los servicios que presenten una relación directa con el ámbito cubierto por la presente licitación deberán enumerarse por separado. Si esos servicios los han realizado en parte subcontratistas, el licitador deberá indicar claramente cuál ha sido su función y su contribución;
– declaración en la que se indique la plantilla media anual del licitador y la importancia del personal de gestión durante los tres últimos años;
– declaración en la que se indiquen las competencias lingüísticas y técnicas del personal y en particular del equipo concretamente responsable de la prestación de servicios a que se refiere la presente licitación – el licitador especificará cuáles son las principales personas encargadas de ejecutar, coordinar o supervisar los trabajos, indicando su grado de experiencia y de especialización en la actividad en cuestión, su cargo dentro de la empresa, sus conocimientos de las políticas públicas, sus competencias lingüísticas, su capacidad de redacción o cualquier otro elemento que considere de utilidad para la Comisión;
– descripción del equipamiento técnico y de las medidas empleadas para garantizar la calidad de los suministros y servicios, así como de los medios de estudio e investigación de la empresa;
– indicación de la parte del contrato que el licitador pueda tener previsto subcontratar, incluyendo una descripción de los subcontratistas ya seleccionados por el licitador y a los que recurrirá, en su caso, para realizar determinados tipos de trabajo. Esta declaración deberá demostrar asimismo la capacidad del licitador para gestionar a los subcontratistas eficazmente y describir los mecanismos adecuados para encontrar, si procede, nuevos subcontratistas que realizarán servicios en las mejores condiciones, especialmente en lo que se refiere a la relación calidad/precio;
– indicación de las medidas de gestión medioambiental que el agente económico pueda aplicar al realizar el contrato.
Lote 4:Stands
– los licitadores deberán justificar al menos tres años de experiencia profesional en todos los ámbitos cubiertos que son objeto de la presente licitación;
– los licitadores deberán demostrar que poseen los recursos humanos necesarios para suministrar los productos y servicios exigidos;
– deberán demostrar su capacidad a responder rápidamente a las solicitudes de servicios;
– designarán un jefe de proyecto, que será para la Comisión la persona de contacto, el interlocutor único al que la Comisión dirigirá sus peticiones, y que tendrá que
participar en las reuniones de seguimiento. El jefe de proyecto tendrá una experiencia profesional demostrada mínima de cinco años en el sector cubierto por el lote para el que se presenta una oferta;
– los licitadores demostrarán su experiencia de gestión de equipos multidisciplinarios, y su capacidad de constituir y coordinar equipos cuando se celebran varios actos simultáneamente.
Medios de prueba:
– indicación de los títulos académicos y profesionales del proveedor de servicios y/o del personal directivo de la empresa y, en concreto, del responsable o responsables de la prestación, principalmente el interlocutor designado por el contratista encargado del seguimiento del contrato (véase el punto 3.4.1.a);
– presentación de una lista de los principales servicios realizados durante los tres últimos años, indicando el importe, la fecha y el destinatario público o privado de los servicios en cuestión; los servicios que presenten una relación directa con el ámbito cubierto por la presente licitación deberán enumerarse por separado. Si esos servicios los han realizado en parte subcontratistas, el licitador deberá indicar claramente cuál ha sido su función y su contribución;
– declaración en la que se indique la plantilla media anual del licitador y la importancia del personal de gestión durante los tres últimos años;
– declaración en la que se indiquen las competencias técnicas del personal y en particular del equipo concretamente responsable de la prestación de servicios a que se refiere la presente licitación – el licitador especificará cuáles son las principales personas encargadas de ejecutar, coordinar o supervisar los trabajos, indicando su grado de experiencia y de especialización en la actividad en cuestión, su cargo dentro de la empresa o cualquier otro elemento que considere de utilidad para la Comisión;
– descripción del equipamiento técnico y de las medidas empleadas para garantizar la calidad de los suministros y servicios, así como de los medios de estudio e investigación de la empresa;
– indicación de la parte del contrato que el licitador pueda tener previsto subcontratar, incluyendo una descripción de los subcontratistas ya seleccionados por el licitador y a los que recurrirá, en su caso, para realizar determinados tipos de trabajo. Esta declaración deberá demostrar asimismo la capacidad del licitador para gestionar a los subcontratistas eficazmente y describir los mecanismos adecuados para encontrar, si procede, nuevos subcontratistas que realizarán servicios en las mejores condiciones, especialmente en lo que se refiere a la relación calidad/precio.
Habida cuenta de la especificidad del contrato, los licitadores deberán tener en consideración que los servicios solicitados podrán llevarse a cabo, por regla general, en los veintisiete Estados miembros, en los países candidatos (Croacia, Antigua República Yugoslava de Macedonia y Turquía), así como en cualquier otro país donde puedan intervenir los Fondos Estructurales.
13.3. Criterios de adjudicación
Los criterios de adjudicación para cada uno de los cuatro lotes se describen en el anexo I.
Las siguientes disposiciones se aplican a los cuatro lotes:
Las ofertas se compararán y clasificarán según el número total de puntos que obtengan, en función de criterios de calidad y de precio. Los contratos se adjudicarán a la oferta con la puntuación más alta.
Se estudiará la calidad de las ofertas para otorgar a cada una una puntuación, según lo establecido en la sección «Puntuación por calidad» de cada lote. Se evaluará a continuación el aspecto financiero, según lo establecido en la sección «Puntuación financiera» de cada lote.
13.3.1. Puntuación por calidad (máximo 100 puntos)
La calidad de las propuestas se evaluará sobre 100 puntos. Los criterios se presentan en la parte X xxx xxxxxx de condiciones de cada lote.
En cualquiera de los lotes, los licitadores han de obtener, como mínimo, el 50 % de cada criterio de adjudicación. De lo contrario, quedarán excluidos del resto del procedimiento de evaluación, por lo que no se les tendrá en cuenta para la adjudicación del contrato.
En cualquiera de los lotes, los licitadores que alcancen una puntuación total por calidad inferior a 70 puntos quedarán excluidos del resto del procedimiento de evaluación, por lo que no se les tendrá en cuenta para la adjudicación del contrato.
Los licitadores deberán considerar pormenorizadamente todas las cuestiones mencionadas en el presente pliego de condiciones para obtener la mejor puntuación posible. La simple repetición de los requisitos obligatorios establecidos en el pliego de condiciones, sin un análisis más detallado, conducirá a una puntuación muy baja. Además, si la oferta no trata expresamente alguna cuestión clave incluida en el presente pliego de condiciones, la Comisión podrá calificar con un cero los criterios cualitativos de adjudicación correspondientes.
13.3.2. Puntuación financiera (índice de precios)
El valor financiero de las ofertas se calculará como el sumatorio de los precios unitarios de la lista de precios. Cada precio se multiplicará por su correspondiente coeficiente de ponderación, y el total final será la suma de todos los precios ponderados. Dicho total representa el índice de precios, que entrará en la fórmula de evaluación final.
Índice de precios = Σ (UP x WF)
Σ = sumatorio
UP = precios unitarios de la lista de precios del lote al que se refiere la licitación
WF = coeficiente de ponderación de los precios unitarios
Para el lote 1, véanse las disposiciones del punto 9.2 xxx xxxxxx de condiciones.
El contrato se adjudicará a la oferta que presente la mejor relación calidad/precio.
La evaluación final del valor cualitativo frente al valor financiero (índice de precios) se realizará asignando a cada oferta una calificación calculada del siguiente modo:
(Calidad ÷ 100) x 60 + (precio más bajo ÷ precio) x 40
Los licitadores se clasificarán por orden decreciente de calificación. El contrato se adjudicará al licitador que haya obtenido la calificación más alta al término de la evaluación final.
14. CONDICIONES GENERALES DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
La oferta deberá ajustarse a las modalidades previstas en la carta de invitación. Podrá redactarse en cualquier lengua oficial de la UE.
Los licitadores podrán presentar una oferta para uno o varios lotes. Deberá realizarse imperativamente la totalidad de los trabajos comprendidos en cada lote. Si el licitador presenta una oferta por varios lotes, deberá presentarse una oferta por separado, que incluya la oferta técnica y financiera, por cada uno de los lotes. No se aceptará de ninguna manera la presentación de una oferta solo para una parte de los servicios que integran un lote y será motivo de eliminación de la licitación.
La presentación de una oferta implica la aceptación por el licitador de todas las cláusulas del presente pliego de condiciones (incluidos los anexos), así como la renuncia a sus propias condiciones de venta y demás condiciones generales. La presentación de la oferta vincula al licitador durante la ejecución del contrato, si se convierte en adjudicatario del mismo.
La Comisión no reembolsará los gastos en que se haya incurrido para preparar y presentar las ofertas.
La realización del presente procedimiento de adjudicación no impone a la Comisión ninguna obligación de adjudicar el contrato.
Los licitadores cuyas ofertas hayan sido rechazadas no podrán reclamar a la Comisión indemnización alguna; la Comisión tampoco podrá ser considerada responsable si decide no adjudicar el contrato.
La oferta deberá presentarse por triplicado y deberá ir acompañada de una carta fechada y firmada por el licitador, o por cualquier representante debidamente habilitado, en la que declare su adhesión a las condiciones de la presente licitación y en la que manifieste su compromiso a suministrar las prestaciones propuestas en su oferta. Cuando una oferta la presenten un consorcio o una agrupación de proveedores de servicios, irá acompañada de una carta firmada por cada miembro en la que manifieste su compromiso a suministrar las prestaciones propuestas en la oferta y especifique su función y cualificaciones.
Toda oferta constará de tres partes:
14.1.1. Propuesta administrativa
La propuesta administrativa estará constituida por informaciones generales e incluirá en particular todas las informaciones y documentos exigidos en el presente pliego de condiciones para la verificación de los casos de exclusión (véase el punto 13.1) y el análisis de las capacidades de los licitadores tomando como base los criterios de selección (véase el punto 13.2). La propuesta administrativa incluirá obligatoriamente las informaciones siguientes:
• el nombre y la descripción de la personalidad jurídica del licitador;
• domicilio social del licitador;
• los números de teléfono y fax, dirección de correo electrónico e internet del licitador;
• los nombres de los representantes legales (directores, etc.) del licitador, autorizados a firmar contratos con terceros en nombre de la empresa;
• el número de IVA y el número de inscripción en el registro mercantil del licitador;
• una ficha de identificación financiera debidamente rellenada y firmada por un representante autorizado del licitador y por su banco (véase el formulario que figura en el anexo VI);
• el formulario «entidad legal» debidamente rellenado y firmado por el representante legal del Contratista (véase el formulario que figura en el anexo VII);
• una declaración de admisibilidad que atestigüe que el licitador no se encuentra en ninguna de las situaciones recogidas en los artículos 93 y 94 del Reglamento Financiero de las Comunidades Europeas (DO L 248 de 16 de septiembre de 2002);
• la capacidad económica y financiera se acreditará mediante los documentos: enumerados en el punto 13.2.2;
• la capacidad técnica y profesional se acreditará mediante los documentos: enumerados en el punto 13.2.3;
• los CV de los miembros del equipo encargado de las prestaciones en el contexto del contrato xxxxx.
Las ofertas de consorcios de empresas o grupos de prestatarios de servicios (o de empresarios o proveedores, en función del tipo de contrato) deberá especificarse la función, las cualificaciones y la experiencia de cada uno de los miembros o del grupo.
La prueba de admisibilidad, la certificación de que no existen conflictos de intereses, así como los documentos relativos a los criterios de exclusión y de selección deberá presentarlos cada uno de los componentes de los consorcios de empresas o de grupos de
prestatarios de servicios o de empresarios o proveedores, en función del tipo de contrato agrupados, en su caso, en una única oferta.
Esta sección reviste una importancia capital por lo que se refiere a la evaluación de las ofertas, la adjudicación del contrato y la futura ejecución del mismo. La propuesta técnica deberá cumplir las especificaciones técnicas que se detallan en el punto 3.4 del presente pliego de condiciones y en la primera parte del anexo I.
La propuesta técnica describirá la manera en que el licitador tiene previsto ejecutar las tareas del contrato cumpliendo todas las obligaciones establecidas en el pliego de condiciones y en las especificaciones técnicas y deberá incluir todas las informaciones y documentos para la evaluación de las ofertas tomando como base los criterios de adjudicación (véase el punto 12.3). La estructura de la oferta técnica deberá amoldarse a la de la naturaleza de las prestaciones solicitadas tal y como se describen para los distintos lotes.
Para los lotes 1 y 3, están previstas dos simulaciones, que se detallan en las especificaciones técnicas de los lotes respectivos.
Lista de precios por cumplimentar (exclusivamente en el formulario previsto a tal efecto), fechar y firmar en cada página.
ANEXOS
I. Especificaciones técnicas
Lote 1 (descripción, simulaciones, lista de precios) Lote 2 (descripción, lista de precios)
Lote 3 (descripción, simulaciones, lista de precios) Lote 4 (descripción, lista de precios)
II. Modelo de contrato xxxxx
III. A. Modelo de orden de pedido
B. Modelo de contrato específico
IV. Modelo de formulario de garantía de prefinanciación
V. Formulario de declaración jurada
VI. Formulario de identificación financiera
VII. Formulario de entidad legal
VIII. Límites máximos de los gastos de alojamiento
LICITACIÓN 2010CE16BAT052
Especificaciones técnicas del lote 1
Diseño y elaboración de productos informativos, gestión de listas de correo
La primera parte de las especificaciones define el objeto del contrato, la descripción de las tareas que han de realizarse, repertoriadas en ocho secciones así como los criterios de adjudicación;
La segunda parte describe las dos simulaciones que deberá llevar a cabo obligatoriamente el licitador;
La tercera parte contiene la lista de precios que debe presentarse y que deberá cumplimentar asimismo el licitador en el marco de las simulaciones. Dicha lista de precios la presentará el contratista para acompañar a cada presupuesto.
PARTE I – OBJETO DEL CONTRATO, DESCRIPCIÓN DE TAREAS Y CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
A. OBJETO DEL CONTRATO
El objeto del presente lote es promover la comunicación sobre la política regional europea y reforzar las relaciones de la Dirección General de Política Regional (en adelante DG REGIO) con grupos destinatarios específicos y con el público en general, mediante productos informativos de calidad.
Las actividades de información realizadas en nombre de la política regional europea se proponen incrementar la notoriedad de dicha política entre un gran número de organizaciones y el público en general. Reflejan asimismo el papel fundamental de la DG REGIO como difusora de las prácticas y las experiencias adquiridas en materia de programación, evaluación y gestión de los fondos estructurales.
Por lo que respecta al presente lote, la definición de «productos informativos» abarca todo soporte de información escrito, electrónico o puramente visual destinado a informar a un público previamente determinado sobre las acciones, realizaciones, intenciones de la DG REGIO en el marco de su misión, así como sobre las disposiciones y las realizaciones de la política regional.
La Oficina de Publicaciones Oficiales de la UE se encarga principalmente de la impresión y difusión de las publicaciones, por lo que la asistencia necesaria en relación
con las publicaciones se refiere sobre todo a las tareas de las fases anteriores a la impresión.
El contratista deberá realizar productos informativos cuando lo solicite la DG REGIO. Una de sus atribuciones será también encargarse del control de la totalidad de productos informativos y advertir a la DG REGIO en todos los casos en que puedan efectuarse mejoras o actualizaciones. A tal fin, es deseable que se formulen propuestas específicas por iniciativa del contratista.
El presente lote consiste en un conjunto de tareas divididas en función de las ocho secciones siguientes que aparecen en el punto B:
1. Versión de base de los productos informativos
2. Producción de las versiones lingüísticas del texto de base
3. Guía de estilo gráfica y creación gráfica de una nueva herramienta de información
4. Selección de fotos y gestión del contenido de la fototeca
5. Compaginación y preimpresión
6. Publicaciones electrónicas: sitios web, páginas internet, aplicaciones internet
7. Gestión de las listas de correo de la DG REGIO (listas de direcciones)
8. Otros productos informativos e instrumentos de promoción
Colaboración con el contratista
El contratista trabajará en estrecha colaboración con la Comisión.
El contratista designará a una persona responsable de la coordinación del contrato que será el interlocutor principal de la Comisión para todas las tareas relativas a la ejecución del contrato, salvo disposición contraria mutuamente acordada. La persona responsable deberá poder justificar una experiencia profesional de al menos cinco años como jefe de proyecto en el ámbito de la comunicación. Esa persona será responsable de la coordinación del conjunto de productos informativos, principalmente en términos de coherencia y complementariedad. Será deseable, por lo tanto, que disponga de una buena comprensión de la política regional, especialmente con objeto de proponer acciones de comunicación apropiadas.
Para cada una de las tareas definidas en el presente lote, la persona o personas elegidas por el contratista para garantizar el desempeño de las funciones deben demostrar que disponen de las competencias y la experiencia requeridas.
Las siguientes disposiciones se aplicarán a la totalidad de las ocho secciones: Cálculo de los precios
La DG REGIO aplicará un sistema de tarificación según el cual la gran mayoría de las tareas se evaluarán en concepto de productos completos, incluyendo todos los aspectos de la coordinación del contrato, la gestión de los proyectos, la coordinación con los distintos participantes, las reuniones de seguimiento y de planificación, el conjunto del personal, la búsqueda de información, las reuniones de trabajo, los gastos generales y materiales y los gastos de transporte.
Esos gastos no se facturarán por separado, salvo que se indique lo contrario en la orden de pedido como por ejemplo por gastos de viaje para misiones excepcionales.
Los precios para las partes 1 (corrección, edición, redacción) y 2 (versiones lingüísticas) indicadas en la lista de precios se basan en el precio por página (1 500 caracteres sin espacios – incluidos los datos de posibles cuadros y/o gráficos). La tarificación para la parte 3 (creación gráfica) incluye un elemento relativo a los costes de personal para el desarrollo de nuevos productos. La parte 4 se refiere a la selección de fotos y la gestión del contenido de la fototeca. La parte 5 (compaginación y preimpresión) contempla costes en base a una página (por una cara), de tres niveles de complejidad, y de dos niveles de documentos (base o versión lingüística derivada a partir de la versión de base). La parte 6 enumera las tareas específicas requeridas en materia de publicaciones electrónicas. La parte 7 hace referencia a la gestión de las listas de correo de la DG REGIO y la parte 8 (otros productos informativos e instrumentos de promoción) la impresión, en su caso, de productos informativos.
El cálculo del precios de las prestaciones solicitadas se basa principalmente en una rejilla de cálculo que incluya:
– cuatro niveles de trabajo de escritura (véase el punto B.1);
– tres grupos de combinaciones lingüísticas para las traducciones (véase el punto B.2);
– dos niveles de compaginación de documentos – base y versiones lingüísticas (véase el punto B.5);
– tres niveles de complejidad para la compaginación – simple, compleja 1 y compleja 2 (véase el punto B.5)
Calidad
Tanto para la versión de base final (la única que será objeto de un «imprímase») como para cada una de las versiones lingüísticas, la calidad del trabajo deberá tener un nivel que no necesite ninguna corrección por parte de los servicios de la Comisión.
Los trabajos deberán ejecutarse en total conformidad con las instrucciones específicas facilitadas en cada orden de pedido y deberán ser completos y precisos. El contratista efectuará una comprobación completa del conjunto del trabajo para garantizar que este se podrá utilizar tal cual, sin que los servicios de la Comisión lo tengan que volver a revisar.
El contratista prestará especial atención a lo siguiente:
– los vínculos de internet indicados deberán estar operativos,
– las referencias a los documentos ya publicados deberán comprobarse,
– las citas deberán ser exactas e ir acompañadas de una referencia sobre las fuentes,
– los documentos de referencia aportados deberán haber sido consultados y validados,
– la terminología utilizada deberá ser coherente en el conjunto del soporte de información y con las versiones oficiales y/o anteriores.
La DG REGIO otorga una gran importancia a las características medioambientales de los productos informativos que difunde.
Plazo y lugar de entrega
El plazo de entrega de cada misión específica, que dependerá del tamaño y del carácter urgente del producto, se acordará con el contratista antes de la aprobación del presupuesto. Por regla general, el plazo asignado permitirá efectuar la entrega en condiciones normales. No obstante, el contratista debe tener en cuenta que a veces surgen circunstancias en las que se requiere una entrega más rápida. El plazo convenido se confirmará en la orden de pedido. El contratista deberá entregar el trabajo en el plazo asignado y en el formato solicitado. La entrega tendrá lugar normalmente en las oficinas de la DG REGIO en Bruselas.
Reuniones de seguimiento y planificación
Además de los contactos diarios por teléfono y por correo electrónico, se celebrarán periódicamente reuniones de trabajo (en principio dos veces al mes) en las oficinas de la Comisión para llevar a cabo el seguimiento de los trabajos en curso y los previstos y garantizar el cumplimiento de los compromisos contractuales como la correcta aplicación de las normas de calidad, la rapidez y la calidad de las respuestas a las solicitudes de servicios, el cumplimiento de los plazos, la calidad de la gestión del contrato, etc.
Para cada una de esas reuniones, el contratista presentará:
– el día anterior a cada reunión, el orden del día de la reunión;
– en los dos días siguientes a la reunión, el acta de la misma, que hará referencia prioritariamente a las acciones que debe emprender cada cual y que deberá contar con el acuerdo de la Comisión.
Informe periódico de síntesis
En principio todos los años, en cuanto reciba una comunicación enviada por la Comisión, el contratista remitirá a la Comisión un informe relativo a los productos informativos de la DG REGIO (principalmente publicaciones en papel, sitios web, lista de correo e instrumentos de promoción pero también, en su caso, otros aspectos de comunicación como campañas de información, prensa, medios audiovisuales, organización de actos, difusión, etc.).
Dicho informe se redactará en francés o en inglés y tendrá una longitud máxima de veinte páginas.
El informe no debe concebirse como un inventario de las órdenes de pedido pasadas, presentes y futuras, sino ante todo como un documento de perspectiva destinado, en particular, a:
– extraer las posibles lecciones del pasado;
– elaborar un análisis cualitativo relativo fundamentalmente al impacto de las acciones realizadas;
– informar en relación con las buenas prácticas existentes;
– proponer soluciones innovadoras y atractivas para comunicar mejor, ante el público en general o con públicos destinatarios específicos, la política regional europea.
Para ello, entre otras cosas, el contratista:
– tomará en consideración los planes anuales de comunicación y de información de la DG REGIO
(xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx);
– se informará, de manera general, sobre los productos informativos publicados en materia de política regional europea (instituciones europeas, administraciones nacionales/regionales/locales competentes, asociaciones y organizaciones europeas/nacionales, etc.);
– estará al corriente del contenido de los debates en el seno de la red INFORM (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxx_xx.xxx).
Todos los gastos relativos a este informe periódico de síntesis (coordinación, búsquedas, redacción, reuniones, etc.) se incluirán en el precio indicado en la lista de precios.
En el mes siguiente a la entrega del informe, se organizará una reunión entre la DG REGIO y el contratista para debatir lo que debe hacerse a continuación.
Este informe periódico de síntesis corresponde al punto 1.1.5 de la lista de precios y será objeto de un contrato específico.
B. DESCRIPCIÓN DE TAREAS
1. VERSIÓN DE BASE DE LOS PRODUCTOS INFORMATIVOS
La DG REGIO produce una amplia gama de productos informativos y en su mayor parte necesitan un aspecto de corrección, edición o redacción en su producción.
Además de las versiones lingüísticas, la DG REGIO publica una media de unos cincuenta productos informativos al año (revista trimestral Inforegio Panorama, Regional Focus, Documentos de Trabajo, prospectos, fichas de información, informes, folletos temáticos, pósters, instrumentos de promoción, etc.). A título informativo, la siguiente lista no exhaustiva reseña los elementos para los cuales puede requerirse un aspecto de corrección, edición o redacción: artículo de la revista Inforegio Panorama o de publicaciones temáticas, breve para la sección news del sitio Inforegio, ficha descriptiva de proyectos, comunicado de prensa, artículo de prensa, entrevista, editorial, presentación en power point, leyenda de fotografías, mensaje en paneles de exposición, etc.
El contratista debe poder corregir/editar/redactar en xxxxxx, xxxxxxx y alemán los productos informativos de la DG REGIO. El personal de redacción propuesto por el licitador deberá poder demostrar su capacidad para escribir textos en un estilo accesible y deberá justificar una experiencia profesional de tres años como mínimo. Los contratistas deben tener presente que los productos informativos pueden publicarse en todas las
lenguas de la Unión Europea. Eso significa contar con redactores capaces de evaluar la precisión y la adecuación de las versiones finales del texto en lenguas distintas xxx xxxxxx, el francés o el alemán.
Independientemente de las solicitudes específicas, las personas escogidas por el contratista para ejecutar las tareas que habrán de llevarse a cabo (y más en concreto el interlocutor principal y los periodistas que tendrán que corregir/editar/redactar) deberán estar al corriente de la evolución, tendencias y decisiones en el ámbito de la política regional europea. Deberán reunir información sobre esos temas específicos para poder utilizarlos en los productos encargados por la DG REGIO.
Todos los costes relativos a las búsquedas de información deberán integrarse en los precios por página indicados el punto 1 de lista de precios que acompaña a la oferta del licitador.
Los textos tratados por el contratista deberán ser corregidos/editados/redactados por periodistas cualificados que trabajarán en su lengua materna.
Dichos trabajos tendrán en cuenta la correcta aplicación de las normas y principios que aparecen en el Libro de estilo interinstitucional (xxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxx/xx/xx- 000100.htm) y de las normas específicas que pueda elaborar la DG REGIO.
El contratista producirá textos originales, claros y concisos para los productos especificados. Elaborará, en los aspectos de corrección, edición o redacción, textos pertinentes y un nivel elevado de coherencia y calidad para el conjunto de la publicación. El contratista deberá encargarse de que el texto final sea atractivo y comprensible para el público en general dándole el estilo periodístico apropiado. Deberá, por ejemplo, estar en condiciones de presentar de manera clara y sintética textos administrativos y técnicos destinados a un público más extenso. Con objeto de aumentar la claridad y la coherencia del texto, se tendrán en cuenta debidamente los comentarios o correcciones enviados por la Comisión.
1.1. Descripción de tareas
Para las correcciones de pruebas, el contratista se asegurará en prioridad de que no haya ningún error (de tipografía, ortografía y gramática) en el texto.
El contratista se encargará también de reformular algunos textos que le serán proporcionados por la Comisión, para hacerlos más atractivos y comprensibles por el público al que van destinados, sin modificar considerablemente su longitud. Si están disponibles, se facilitarán asimismo documentos de referencia para comprender mejor el
contexto. En su caso, y en la medida de lo posible, se podrá consultar al autor para comprender los pormenores del texto proporcionado.
No se proponen distintos niveles de editing. Hay que partir del principio de que el editing
que se va a llevar a cabo es consecuente y requiere una carga de trabajo importante.
El contratista deberá proceder a la búsqueda de información antes de pasar a la redacción del texto deseado. La Comisión enviará los documentos de referencia de los que tenga conocimiento, dará, si es posible, el nombre de una persona de contacto especializada en el tema que se va a tratar y definirá la longitud del texto que ha de proporcionarse y el público al que va dirigido.
1.1.4. Redacción de un texto específico para un documento concreto
En caso de que la Comisión deseara elaborar un texto en un ámbito muy específico, el contratista podrá recurrir a un subcontratista cuya elección se someterá a la previa aprobación de la Comisión. El precio por página de texto corresponderá al indicado en el punto 1.1.3 multiplicado por un máximo de 2,5.
Ese precio deberá considerarse como un importe total y cubrirá todos los gastos de la persona elegida (excluidos posibles gastos de viaje) y los del contratista. Esta partida no se incluirá en los cálculos relativos a los criterios de adjudicación para el presente lote. Por ello, el coeficiente de ponderación indicado en la lista de precios es igual a cero.
1.2. Cálculo del precio de los servicios
Los precios que aparezcan en la lista de precios corresponderán a una página de texto estándar (1500 caracteres sin espacios). Los textos de una longitud inferior a una página (por ejemplo, leyendas de fotos o textos de paneles) se pagarán proporcionalmente.
La DG REGIO indicará en la solicitud de servicios por escrito el tipo de contribución que se espera (corrección, edición o redacción).
2. PRODUCCIÓN DE LAS VERSIONES LINGÜÍSTICAS DE LOS TEXTOS DE BASE
Numerosos productos informativos de la DG REGIO para los que se pide una aportación de texto y de compaginación se publican en todas las lenguas oficiales de la Unión (folleto de presentación de la política regional europea, revista trimestral Inforegio Panorama, fichas de información, etc.). Algunas publicaciones se realizan habitualmente en una sola lengua; se trata por ejemplo de los Regional Papers (Regional Focus, Documentos de Trabajo) o de documentos relativos a las conferencias anuales OPEN DAYS y REGIONS FOR ECONOMIC CHANGE. Otros documentos están disponibles en dos o tres versiones lingüísticas (determinados folletos temáticos), en seis versiones lingüísticas (como la sección news del sitio Inforegio), e incluso otros pueden publicarse en algunas lenguas de los países candidatos, los países candidatos potenciales o terceros países. A título informativo, desde 2007, para acompañar las relaciones de la DG REGIO con las autoridades de determinados terceros países, se han realizado traducciones hacia el chino, el ruso, el ucraniano, el armenio y el japonés.
El contratista deberá trabajar con un equipo de traductores que traducirán hacia su lengua materna. Velará por que los textos traducidos sean correctos desde el punto de vista lingüístico y que reflejen el estilo y la estructura del texto original. Los textos traducidos deberán tener la calidad de un texto original. Todos los textos serán objeto (estilo, sintaxis, ortografía, puntuación) de una revisión por parte del contratista antes de su envío a la Comisión.
La conformidad con las normas y principios que aparecen en el Libro de estilo interinstitucional (xxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxx/xx/xx-000000.xxx) es fundamental para cada traducción.
Los documentos se enviarán al contratista por correo electrónico y en formato electrónico. Los trabajos terminados deberán devolverse a la DG REGIO en el formato requerido. Los ficheros deben tratarse en estricto cumplimiento de las instrucciones dadas por la DG REGIO, para que no sea necesario ningún reformateado una vez devueltos. La Comisión utiliza actualmente Microsoft Office 2003 (Word, Excel, Power Point, Outlook, PDFCode 2.0). El contratista deberá adaptarse a todo cambio posterior que se produzca.
Los plazos de entrega para los diferentes productos se indicarán en las órdenes de pedido correspondientes.
La experiencia muestra que, en la mayor parte de los casos, la Comisión facilita el documento original en inglés o en francés.
Las distintas combinaciones lingüísticas para las traducciones se reparten de la siguiente manera:
(1) Una página de traducción de un texto proporcionado en una de las seis lenguas siguientes hacia una lengua del mismo grupo: EN, FR, DE, IT, ES, PL.
Las traducciones de menos de una página (1500 caracteres sin espacios), por ejemplo los breves para el sitio Inforegio, deberán entregarse en un plazo máximo de 24 h a partir del momento en que se envíe la solicitud de la Comisión.
(2) Una página de traducción de un texto redactado en una lengua oficial de la UE hacia otra lengua oficial de la UE, fuera de las combinaciones lingüísticas cubiertas en el punto anterior.
(3) Una página de texto redactado en inglés, xxxxxxx x xxxxxx hacia una lengua no oficial de la UE (lenguas de países candidatos, países candidatos potenciales o terceros países como Ucrania, Rusia o China), o a la inversa.
(4) Trabajos de revisión de un texto ya traducido.
Para los trabajos de revisión de un texto ya traducido por otra parte, la facturación se efectuará por página.
2.2. Cálculo del precio de los servicios
Los servicios de traducción solicitados por la DG REGIO se contabilizan en base a un precio por página; una página equivale a 1500 caracteres sin espacios. Este precio incluye todos los gastos derivados de la traducción. Los textos de una longitud inferior a una página (breves, textos de paneles) se pagarán proporcionalmente.
Cuando un texto entregado en forma de fichero incluya elementos gráficos (cuadros, diagramas, mapas, etc.) que contengan elementos escritos para traducir, solo se contará el número de caracteres que se traduzcan. El precio por página estándar cubrirá todos los gastos en que incurra el contratista.
Solo la versión de base de un texto será objeto de un «imprímase». El contratista garantiza la entera responsabilidad de la calidad de las traducciones que envía. Estas no serán objeto de un «imprímase» por parte de los servicios de la Comisión. En su caso, el contratista procederá, por tanto, directamente a la compaginación de los textos que haya traducido él mismo.
Si bien el principio fundamental sigue siendo que la DG REGIO espera recibir un trabajo de calidad suficiente para que se imprima y publique inmediatamente y, por tanto, no comprobará por regla general las demás versiones lingüísticas enviadas por el contratista, el servicio de traducción de la Comisión realizará sin embargo de vez en cuando, a partir de ficheros .pdf compaginados o de versiones impresas, comprobaciones aleatorias de la calidad de las traducciones. En las versiones lingüísticas que no sean objeto de un
«imprímase» no se efectuará ningún pago por los trabajos de revisión en caso de traducciones entregadas por el contratista que contengan errores. Como se indica en el punto 3.4.6.2 de la parte general xxx xxxxxx de condiciones de la presente licitación, en caso de errores manifiestos o de mala calidad de determinados textos proporcionados, la DG REGIO se reserva el derecho de reclamar el reembolso de los gastos de traducción, la indemnización en relación con los gastos de impresión realizados o la corrección/reimpresión gratuitamente.
3. GUÍA DE ESTILO GRÁFICA Y CREACIÓN GRÁFICA DE UNA NUEVA HERRAMIENTA DE INFORMACIÓN
La DG REGIO considera especialmente importante que sus publicaciones posean una identidad visual propia. Todos los productos informativos desarrollados por la DG REGIO deben, por tanto, adaptarse a la identidad de la DG, que se expresa en forma de una guía de estilo gráfica que abarca los distintos tipos de herramientas de información. La mayor parte de las nuevas publicaciones se derivarán de los elementos definidos en la mencionada guía. Existen algunas disposiciones específicas para las diversas publicaciones (revista Inforegio Panorama, Regional Focus, Documentos de Trabajo, etc.).
Por lo tanto, se recurrirá ocasionalmente a la partida 3.1.1 de la lista de precios (creación gráfica). El coste de cada nueva creación gráfica incluirá automáticamente una actualización de esa guía.
3.1.1. Creación gráfica
Producción de la maqueta de la lengua de base de un nuevo producto informativo (nuevo tipo de publicaciones o cualquier otro nuevo instrumento de promoción) que tenga en cuenta las características generales de la guía de estilo gráfica existente.
El contratista deberá proponer, en función del objetivo de la publicación y el público destinatario, una maqueta de la lengua de base de la publicación. Deberá tener en cuenta desde el primer momento el número de versiones lingüísticas en las que se publicará el documento.
La cantidad de pruebas que se van a presentar, que no puede limitarse en el presupuesto, dependerá de la calidad de las propuestas. Deberán contemplarse varias pruebas durante el proceso de validación.
El contratista velará por que el grafismo elegido realce el mensaje de la publicación. El contratista deberá integrar las correcciones que solicite la Comisión.
3.2. Cálculo del precio de los servicios
Este concepto se describe en la sección 3 de la lista de precios adjunta y está expresado en persona/día. El coste de cada nueva creación gráfica incluirá automáticamente una actualización de esa guía.
Para las tareas a que hacen referencia los precios expresados en persona/día que requieran menos de una jornada, la facturación se hará por segmentos proporcionales de un octavo (persona/hora).
4. ILUSTRACIONES, SELECCIÓN DE FOTOS Y GESTIÓN DEL CONTENIDO DE LA FOTOTECA DE LA DG REGIO
Para los productos informativos de la DG REGIO, el contratista concederá una muy especial importancia a la elección de las fotos y las ilustraciones. Para cada orden de pedido, el contratista presentará a la Comisión una serie de fotografías cuidadosamente seleccionadas.
El contratista cumplirá las cláusulas relativas a los derechos (copyrights) a que hace referencia el punto 3.4.4 xxx xxxxxx de condiciones de la presente licitación.
4.1. Descripción de tareas
4.1.1. Selección y gestión de fotos
Para ilustrar los productos informativos de la DG, el contratista seleccionará prioritariamente fotos procedentes de la fototeca de la DG REGIO
(xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxx.xx?xxxxxxx&xxxxXxxxxxxxxxxx) o de las de otras Direcciones Generales de la Comisión o instituciones comunitarias.
En caso necesario, y previo acuerdo de la Comisión, el contratista recurrirá a la selección de imágenes libres de derechos o a la adquisición de fotografías. La Comisión reembolsará a partir de los gastos reales de compra de los derechos relativos a dichas fotos. La selección de fotos para las herramientas de información de la DG REGIO se facturará a partir del precio unitario por persona/día mencionado en la lista de precios.
4.1.2. Gestión del contenido de la fototeca de la DG REGIO
Podrá requerirse del contratista que trabaje en la reorganización y en la gestión del contenido de la fototeca de la DG REGIO: (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxx.xx).
Ese trabajo se facturará en persona/día.
4.1.3. Producción de un dibujo
Determinados soportes de información podrían ilustrarse preferiblemente mediante dibujos. El contratista recurrirá a dibujantes profesionales para concebir los dibujos requeridos.
4.2. Cálculo del precio de los servicios
Este concepto se describe en la sección 4 de la lista de precios adjunta.
Para las tareas a que hacen referencia los precios expresados en persona/día que requieran menos de una jornada, la facturación se hará por segmentos proporcionales de un octavo (persona/hora).
5. COMPAGINACIÓN Y PREIMPRESIÓN
La DG REGIO produce una amplia gama de publicaciones en papel que deben prepararse de manera profesional en la etapa de la producción. Esas publicaciones deben formatearse de manera que el texto y los elementos gráficos sean conformes con la guía de estilo gráfica actual de la DG REGIO.
El contratista se encargará de la coordinación y se ocupará del correcto desarrollo del trabajo de compaginación, respetará los plazos establecidos y será responsable de la calidad de los ficheros pdf facilitados.
La cantidad de pruebas que se van a presentar, que no puede limitarse en el presupuesto, dependerá de la calidad de las propuestas. Deberán contemplarse varias pruebas durante el proceso de validación.
El contratista deberá integrar los identificadores internacionales que le facilite la Comisión, aceptará las correcciones que solicite la Comisión y, tras la compaginación, se encargará de que un corrector de pruebas profesional revise el texto. Se comprobarán especialmente todos los vínculos web mencionados en el folleto.
La OP realizará de vez en cuando comprobaciones aleatorias de la calidad, principalmente en lo relativo al cumplimiento de las normas y principios que aparecen en
el Libro de estilo interinstitucional (xxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxx/xx/xx- 000100.htm).
Los plazos de entrega para los diferentes productos se indicarán en las órdenes de pedido correspondientes.
Para la versión de base y para cada versión lingüística de todo producto informativo realizado, el contratista entregará, en cualquier soporte apropiado, tres ficheros pdf (optimizado para la impresión («computer to plate»), optimizado para la web y optimizado para la impresión en fotocopiadora digital en color).
A continuación, como muy tarde tres días después de la recepción de los ficheros pdf definitivos, el contratista enviará a la DG REGIO un archivo digital en cualquier soporte apropiado y compatible con los programas utilizados por la DG REGIO, agrupando el conjunto de documentos relativos a la realización de ese producto, en todas las versiones lingüísticas requeridas: textos (en formato .doc o .txt), ilustraciones (en formato .jpg o
.png), ficheros de compaginación (en formato .indd o equivalente), ficheros para la web (en formato .pdf), para la impresión digital (en formato .pdf), para la impresión en offset (en formato .pdf), etc.
Niveles de complejidad
Existen tres niveles relativos a la compaginación de los productos informativos de la DG REGIO. Salvo que se indique otra cosa en la solicitud de servicios por escrito, el nivel requerido será la compaginación compleja (1 o 2, en función del contenido de las páginas correspondientes).
Le nivel simple corresponde principalmente a los textos legislativos (véase por ejemplo la compaginación del folleto Cohesion policy in support of growth and jobs (KN-76-06- 441-EN-C).
El nivel complejo se subdivide en dos categorías:
– el nivel complejo 1 requiere compaginaciones de texto con o sin fotos.
– el nivel complejo 2 requiere compaginaciones de texto con elementos gráficos (gráficos, cuadros, diagramas, mapas, etc.) y, en su caso, fotos.
Versión lingüística de base y demás versiones lingüísticas
Las versiones distintas de la versión de base se consideran más fáciles de realizar ya que lo más importante de la reflexión sobre la colocación de los elementos, la agregación de imágenes y otros elementos gráficos ya se han hecho para la versión de base. El precio por página para la versión de base y las versiones lingüísticas se establecerá, por tanto, en consecuencia.
Las tareas que deberá realizar el contratista consisten en primer lugar en la confección de la versión de base de un documento. La compaginación se efectuará a partir de un original generalmente en francés o en inglés, o con menos frecuencia en alemán, integrando, en su caso, ilustraciones (fotos, gráficos, mapas, cuadros, etc.) respetando de
la guía de estilo gráfica en vigor. Esas ilustraciones se facilitan en general con el original, pero podrán ser objeto de una adaptación si hace falta adecuarse a los criterios de calidad deseados.
El trabajo incluye:
– la presentación de las pruebas necesarias para el seguimiento del trabajo, en formato pdf para las pruebas intermedias relativas a la compaginación. La Comisión someterá dichas pruebas a comentarios que el contratista tendrá en cuenta para elaborar la prueba final;
– la presentación de una prueba final en color en soporte papel para comprobar la conformidad con el producto final encargado y permitir la firma de un «imprímase» por parte de la DG REGIO.
Solo la versión lingüística de base dará lugar à un «imprímase».
5.1.2. Las versiones lingüísticas
Las diferentes versiones lingüísticas de un documento son todas las versiones realizadas en lenguas distintas de la versión de base, con idéntico formato, a partir de un original proporcionado en las lenguas en cuestión y con las mismas ilustraciones, adaptadas a la versión lingüística solicitada. Todas las versiones lingüísticas se harán bajo la responsabilidad del contratista, en la totalidad de los elementos constitutivos del documento (textos, fotos, leyendas, paginación, identificadores, etc.).
Por lo tanto, la DG REGIO no expedirá ningún «imprímase» para las versiones lingüísticas distintas de la versión de base, pero podrá solicitar pruebas (en formato pdf) durante la ejecución del trabajo.
Como se indica en el punto 3.4.6.2 de la parte general xxx xxxxxx de condiciones de la presente licitación, si se detectan errores que afecten a los elementos constitutivos del documento, como los mencionados más arriba una vez producidas e impresas las versiones lingüísticas, los costes relativos a la corrección de dichos errores, al suministro de nuevas pruebas, a la reimpresión y a la redifusión correrán exclusivamente a cargo del contratista.
5.2. Cálculo del precio de los servicios
El precio de la compaginación se calculará a tanto alzado por impresión por una página del documento terminado y validado a partir de las indicaciones de la orden de pedido y de la cantidad final de páginas complejas de las categorías 1 y 2.
6. PUBLICACIONES ELECTRÓNICAS: SITIOS WEB, PÁGINAS Y APLICACIONES INTERNET
En internet, la DG REGIO publica diversos documentos e información a través de los sitios web siguientes:
Inforegio: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxx_xx.xxx.
Comisario: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx_0000-0000/xxxx/xxxxx_xx.xxx
DG: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxx_xx.xxx
Fototeca Digital: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxx.xx?xxxxxxx&xxxxXxxxxxxxxxx
e
El sitio Inforegio absorbe lo fundamental del tráfico y los intercambios con el público interesado por la política regional de la UE y requiere varios millares de nuevas publicaciones y de actualizaciones al año. Se dirige a los ciudadanos de todas las regiones de Europa y ofrece páginas en una gran cantidad de lenguas oficiales de la Unión y en las lenguas de determinados países candidatos.
El sitio publica principalmente la información en páginas .html, .cfm o en forma de documentos. Una base de datos ORACLE, «Super Regio», genera en páginas dinámicas la información relativa a varios centenares de programas de desarrollo regional y a proyectos financiados con arreglo a esos programas.
La Comisión Europea ha puesto en marcha un sistema de gestión de contenido internet (Web Content Management System – WCMS) basado en Documentum1. Algunas partes del sitio Inforegio se basan actualmente en ese sistema. Otras podrán migrar a esa plataforma o a otra WCMS más adelante.
La DG REGIO pone a disposición de las partes interesadas por la política regional un sitio de red social: RegioNetwork 2020.
Toda parte que participe en la publicación de sitios web o en la instalación de aplicaciones informáticas para la DG REGIO deberá garantizar su conformidad con la política que rige la informática en la Comisión Europea2 y con sus normas técnicas. Todos los productos desarrollados para la Comisión pasarán a ser propiedad de la Comisión, que se reserva el derecho de modificarlos, adaptarlos o reutilizarlos en su totalidad o en parte.
Por lo que se refiere a sitios albergados en el servidor de la Comisión Europea, el contratista deberá cumplir íntegramente la «Guía para los productores de información»3 (o sus actualizaciones, en su caso) de la Comisión. Esta guía se dirige a los coordinadores, a los administradores de servidores y a los proveedores de servicio que crean páginas en EUROPA4 y abarca los aspectos de tipo editorial, técnico y gráfico relativos especialmente a los derechos de reproducción, la accesibilidad a la información y la facilidad de uso.
En cuanto a los sitios que pueda haber albergados en otros servidores, deberán poder albergarse en el Centro de Datos de la DG DIGIT, adaptarse a la plataforma, a las normas de la Comisión Europea y a la gobernanza informática de la Comisión (RUP@EC).
El contratista deberá además mantenerse informado de toda evolución de las prescripciones y normas anteriormente citadas en contacto con los servicios informáticos de la Comisión (DIGIT) y de la DG REGIO (unidad informática) con objeto de
1 xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxx/xxx/xxxxx_xx.xxx
2 Véase xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxx/xxxxx_xx.xxx
3 Véase xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxx/
4 Portal de la UE en la dirección xxxx://xxxxxx.xx/
garantizar la total compatibilidad de los productos entregados con el entorno en el que se van a utilizar y respetar dichas prescripciones.
El contratista deberá efectuar para la DG REGIO todas las operaciones necesarias para la publicación electrónica, la puesta en marcha, la creación, el desarrollo, la modificación y el mantenimiento de sitios web y de las aplicaciones correspondientes, tanto a nivel del contenido como de los continentes, como los que se describen a continuación, a título indicativo y no restrictivo:
– Páginas y sitios web publicados en todas las lenguas de la UE presentes y futuras (incluidas las de los países candidatos a la adhesión) y en las lenguas de los países con los que la DG REGIO establece relaciones internacionales, en forma de páginas estáticas (ej: .html) o dinámicas (Coldfusion, jsp, etc.) y módulo flash, galerías audiovisuales, destinadas a la web u otro soporte, incluido en el contexto de la WCMS
– Documentum, adaptadas a la guía de estilo gráfica de la DG REGIO de la que se ha hablado anteriormente.
– Bases de datos, «Super Regio» u otra, incluyendo la creación de interfaces de gestión de fácil manejo, y la automatización de la transferencia de datos procedentes de otras aplicaciones o de ficheros (ejemplo: .xls, dump, etc.).
– Diversas aplicaciones que se puedan utilizar en el marco de servicios propuestos a través de nuestros sitios web, por ejemplo:
– Mini CMS: pequeño instrumento de gestión de contenido a desarrollar para permitir una gestión cómoda por un neófito del contenido de páginas web a través de una interfaz simple y de fácil manejo adaptada a determinadas secciones del sitio (ej: Coldfusion, Drupal, java, JSON, etc.)
– Fototeca: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxx.xx?xxxxxxx&xxxxXxxxxxxxxxx e
– Mapa geográfico informativo y dinámico (ej: ArcIms, java, flash, etc.)
– Aplicación INFOREGIODOC: base de datos relativa a las listas de correo «listas de direcciones» (número de abonados: 18 000) & aplicación de gestión y envío de los boletines informativos «Regio Flash» albergado provisionalmente por el contratista (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx). Elementos de información relativos a la arquitectura utilizada para esta aplicación:
– Lenguaje: plataforma Java EE 5, JSP 2.1, marco JSF
– Base de datos: Oracle 10g
– Servidor de aplicaciones: Sun Java System Application Server 9.1 Update 2 (Glassfish)
– Alojamiento provisional de sitios, bases de datos y aplicaciones, reserva de nombres de dominios, adquisición de los derechos necesarios para la correcta ejecución de las tareas definidas en el presente contrato y entrega de productos de edición electrónica en soportes ad hoc (cd-rom, dvd, etc.).
– Comunicación de la política regional de la Unión Europea a través de los medios de comunicación sociales, incluyendo la creación de una presencia en RegioNetwork2020 y en las redes sociales más utilizadas (Facebook, Twitter, Youtube, Flickr, Slideshare, etc.) y actividades de promoción (anuncios en Facebook, etc.). Se insta a los licitadores a formular propuestas relativas a la utilización de los medios de comunicación sociales con objeto de promover la política regional.
Cada tarea realizada por el contratista deberá documentarse debidamente (RUP@EC), tanto a nivel de las especificidades técnicas como en lo relativo a su utilización corriente, sobre todo para que, en el futuro, un servicio de la Comisión Europea u otro contratista puedan proseguir los trabajos o adaptar un producto en las mejores condiciones, y cada tarea deberá ir acompañada de una garantía de mantenimiento técnico durante toda la vigencia del contrato y de una duración mínima de un año a partir de la aceptación del producto terminado por la DG REGIO. Esta aceptación no podrá hacerse antes de la difusión completa del producto en el entorno al que va dirigido, independientemente de los plazos establecidos en los procedimientos que rigen las relaciones de la DG REGIO con los servicios informáticos de la Comisión o los plazos propios de esos servicios. Las aplicaciones se entregarán de manera que puedan instalarse en el entorno de la Comisión y las fuentes se entregarán también no compiladas y documentadas.
Los textos o documentos producidos por el contratista que deban publicarse en los sitios de la DG REGIO respetarán el formateado ad hoc. Por ejemplo, una success story redactada por el contratista se formateará de manera que pueda integrarse lo más fácilmente posible en la base de datos «Super Regio». Los documentos se nombrarán e indexarán respetando las normas del sitio al que van destinadas.
6.2. Cálculo del precio de los servicios
El multilingüismo está relativamente extendido en las páginas web de los sitios gestionados por la DG REGIO. Por consiguiente, la DG REGIO establecerá una diferenciación de los precios por página en función de la primera lengua, habitualmente EN, y de las versiones lingüísticas derivadas. Las versiones distintas de la versión de base se consideran efectivamente más fáciles de realizar ya que lo más importante de la reflexión sobre la colocación de los elementos, la agregación de imágenes y la creación de los vínculos hacia las distintas versiones lingüísticas de un documento ya se han hecho para la versión de base.
Para las tareas a que hacen referencia los precios expresados en persona/día que requieran menos de una jornada, la facturación se hará por segmentos proporcionales de un octavo (persona/hora).
La unidad definida como una página web, con una resolución estándar fijada por la guía gráfica IPG en 1024*768, tiene una longitud de 4 pantallas como máximo sin desplazamiento horizontal.
Se considera que los elementos relativos a la creación de páginas web o a su actualización se realizan a partir de textos existentes, facilitados por la Comisión o producidos por el contratista; los trabajos de redacción se rigen por otras secciones de la lista de precios.
Cuando en algún caso excepcional, determinados productos no figuren en la lista de precios, el contratista hará una propuesta de precios que corresponda a la estructura y al
nivel de precios de la lista de precios y a los precios xxx xxxxxxx. Esta propuesta será objeto de una negociación con la Comisión.
7. GESTIÓN DE LAS LISTAS DE CORREO DE LA DG REGIO (LISTAS DE DIRECCIONES)
La DG REGIO concede una especial importancia a la gestión y actualización de sus listas de correo. Dichas listas le permiten en concreto una difusión óptima de las herramientas de información.
El contratista se encargará de la gestión y el alojamiento provisional de la aplicación INFOREGIODOC (base de datos para la gestión de las listas y el envío de mensajes Regio Flash) (véase el punto 6.1).
Se ha desarrollado unas veinte listas específicas (listas institucionales, autoridades de gestión, oficinas regionales, asociaciones regionales y locales, lista académica, etc.) que representan unos 5 000 datos. Las inscripciones espontáneas en línea a través de xxx.xxxxxxxxxxxx.xx constituyen la lista general (13 000 suscriptores).
Las actividades a realizar pueden incluir (lista no exhaustiva):
– búsqueda de nuevos contactos para listas específicas;
– codificación de nuevas entradas;
– actualización periódica de las listas;
– corrección de datos de contacto;
– gestión de las listas en cooperación con la unidad «Información & Comunicación» de la DG REGIO y de acuerdo con las normas en vigor en materia de protección de datos;
– organización de envíos especializados o generales, incluso por vía electrónica;
– gestión de la base de datos en línea para inscripción, modificación de datos o exclusión de las listas;
– tratamiento e integración de listas de correo;
– impresión de etiquetas;
– gestión de la aplicación que gestiona los boletines electrónicos «Regio Flash»;
– envío del boletín «Regio Flash» por correo electrónico (Java Mail API). El conjunto de esas tareas se facturará por persona/día.
Para las tareas a que hacen referencia los precios expresados en persona/día que requieran menos de una jornada, la facturación se hará por segmentos proporcionales de un octavo (persona/hora).
La gestión de datos, en concreto la codificación, deberá efectuarse teniendo en cuenta las especificidades de los ficheros que van a enviarse a la Oficina de Publicaciones (OP), encargada de la difusión de las publicaciones. El sistema actualmente en vigor en la OP para la gestión de los datos de contacto es el programa SAGAP.
8. OTROS PRODUCTOS INFORMATIVOS E INSTRUMENTOS DE PROMOCIÓN
La DG REGIO es responsable de la producción de diversas herramientas de comunicación destinadas a apoyar sus mensajes, mejorar la visibilidad de la política
regional y ayudar a los agentes de la DG REGIO y a otros a comunicar las características y logros de la dicha política.
En el contexto de las manifestaciones en las que participa o en las que ella misma organiza, como la importante semana «Open Days» en Bruselas, la DG REGIO produce cierta cantidad de material de promoción donde se transmiten mensajes relativos a sus temas de actividad del momento.
El contratista será responsable de la aplicación minuciosa de la guía de estilo gráfica de la DG REGIO a todos los instrumentos de promoción que se le encarguen.
A continuación aparece, a título indicativo, una lista no exhaustiva de los productos informativos y los instrumentos de promoción que se van a desarrollar. El proceso de producción no podrá ponerse en marcha sin la obtención previa de un «imprímase». Los precios mencionados en la lista de precios comprenden la producción y la entrega en una dirección de Bruselas.
(a) Llaves USB de 2 GB. marcado 1 color: 1 logo + título + sitio web. Precio por cien ejemplares.
(b) Llaves USB 2 de GB. marcado 1 color: 1 logo + título + sitio web. Carga de documentos diversos (textos, soportes audiovisuales, etc.). Los documentos que deban cargarse los facilitará la Comisión no más tarde de tres días laborables antes de la fecha de entrega solicitada. Precio por cien ejemplares.
(c) Llaves USB 4 de GB. marcado 1 color: 1 logo + título + sitio web. Precio por cien ejemplares.
(d) Llaves USB 4 de GB. marcado 1 color: 1 logo + 1 título + sitio web. Carga de documentos diversos (textos, soportes audiovisuales, etc.). Los documentos que deban cargarse los facilitará la Comisión no más tarde de tres días laborables antes de la fecha de entrega solicitada. Precio por cien ejemplares.
(e) Póster. Dimensiones: Tamaño A1. Papel 135 g. Impresión CMYK. Entrega sin doblar ni enrollar. Precio por cien ejemplares.
(f) Carpetas con solapa para documentos A4. Papel 350 gr. Impresión en cuatricromía por las dos caras + plastificación. Corte con lomo de 14 mm. Cierre con doble cara. Precio por cien ejemplares.
(g) Blocs de notas A4 con cubierta en cuatricromía 250 gr. Impresión. Páginas interiores: 1 color, 25 páginas alineadas y logo UE. Papel 80 gr. Precio por cien ejemplares.
(h) Bolígrafos. Marcado 1 color: logo + texto. Precio por mil ejemplares.
(i) Soportes informativos plegables (lama). Dimensiones: 650 x 1900 mm. 2 caras diferentes. 4 colores digitales + peliculado. Xxxxx 390 gr. con estructura pero sin pie ni base.
Los precios mencionados en la lista de precios comprenden la totalidad de los costes inherentes a la realización del producto. La DG REGIO no tendrá en consideración ningún otro gasto. Cuando en algún caso excepcional, determinados productos no figuren en la lista de precios, el contratista hará una propuesta de precios que corresponda a la estructura y al nivel de precios de la lista de precios y a los precios xxx xxxxxxx. Esta propuesta será objeto de una negociación con la Comisión.
9. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
Las ofertas se compararán y clasificarán según el número total de puntos que obtengan, en función de criterios de calidad y de precio. Los contratos se adjudicarán a la oferta con la puntuación más alta.
Se estudiará la calidad de las ofertas para otorgar a cada una una puntuación, según lo establecido en la sección «Puntuación por calidad». Se evaluará a continuación el aspecto financiero, según lo establecido en la sección «Puntuación financiera».
9.1. Puntuación por calidad (máximo 100 puntos)
La calidad de las propuestas se evaluará sobre 100 puntos, del siguiente modo:
– Se concederá un máximo de 50 puntos por el enfoque general, según los criterios presentados en el siguiente cuadro;
– Se concederá un máximo de 50 puntos por la propuesta técnica que se haga para los dos estudios de casos, según las especificaciones y los criterios presentados en la parte II.
Los licitadores han de obtener, como mínimo, el 50 % de cada criterio de adjudicación. De lo contrario, quedarán excluidos del resto del procedimiento de evaluación, por lo que no se les tendrá en cuenta para la adjudicación del contrato.
Los licitadores que alcancen una puntuación total por calidad inferior a 70 puntos quedarán excluidos del resto del procedimiento de evaluación, por lo que no se les tendrá en cuenta para la adjudicación del contrato.
Los licitadores deberán considerar pormenorizadamente todas las cuestiones mencionadas en el presente pliego de condiciones para obtener la mejor puntuación posible. La simple repetición de los requisitos obligatorios establecidos en el pliego de condiciones, sin un análisis más detallado, conducirá a una puntuación muy baja. Además, si la oferta no trata expresamente alguna cuestión clave incluida en el presente pliego de condiciones, la Comisión podrá calificar con un cero los criterios cualitativos de adjudicación correspondientes.
Esta puntuación por calidad se calculará del siguiente modo:
Puntuación obtenida por el enfoque general (puntos 1 a 3 del cuadro) + puntuación obtenida por los estudios de casos (punto 4 del cuadro)
Criterios de adjudicación | Información necesaria | Puntación máxima |
1. Calidad, coherencia y pertinencia del enfoque propuesto (30 puntos) | – los licitadores resumirán el enfoque que proponen para alcanzar los objetivos que persigue la Comisión Europea y para ofrecer los servicios o productos solicitados en la presente licitación; | 14 |
Puntuación mínima requerida: 15/30 | – los licitadores expondrán las dificultades u obstáculos principales y propondrán soluciones, con las sugerencias que consideren oportunas; | 8 |
– los licitadores explicarán los mecanismos de control de la calidad y los principales indicadores de desempeño que piensan utilizar para garantizar la calidad de los servicios o productos y el respeto de los plazos. | 8 | |
2. Calidad de la organización del trabajo, gestión del equipo (15 puntos) | – los licitadores expondrán la composición y organización del equipo propuesto para conseguir la mayor eficacia en términos de costes, rapidez y calidad de los servicios solicitados; | 5 |
Puntuación mínima requerida: 7,5/15 | – los licitadores describirán las diversas medidas de gestión del personal que tomarán para garantizar el mantenimiento del nivel de los servicios prestados, y los mecanismos de supervisión de las tareas que piensan subcontratar; | 5 |
– los licitadores resumirán su enfoque de la gestión cotidiana del trabajo con los servicios competentes de la Comisión. | 5 | |
3. Claridad, concisión y presentación de la oferta (10 puntos) (5 puntos) Puntuación mínima requerida: 2,5/5 | – Los licitadores deben cumplir todas las exigencias xxx xxxxxx de condiciones en contenido, y ser claros y concisos en contenido y presentación. En cuanto a la presentación, incluirán un índice, y las páginas estarán numeradas y agrupadas como proceda (encuadernadas, grapadas, etc.); los artículos anexos a la licitación (en papel, CD- ROM, DVD, etc.) irán identificados con el número de lote, el número del artículo y su contenido. Las licitaciones solo contendrán | 5 |
información estrictamente relacionada con los productos y servicios requeridos y los criterios mencionados. Esto quiere decir que los licitadores deben evitar dar descripciones académicas sobre la estrategia de información y comunicación. | ||
4. Análisis cualitativo de los dos estudios de casos (50 puntos) Puntuación mínima requerida: 25/50 | Se exigirán dos estudios de casos (véase la parte II). Se indican a continuación instrucciones detalladas para la propuesta del licitador de los estudios de casos. En la parte II figura el detalle de la puntuación por calidad para cada uno de los estudios de casos. | |
Puntuación total: 100 Puntuación mínima requerida: 70/100 |
Estudios de casos (véase la parte II)
Se pide a los licitadores que hagan, para cada estudio de casos, una propuesta técnica específica con el detalle de los costes (precios estimados).
NB: Los estudios de casos se han elaborado exclusivamente a efectos del procedimiento de adjudicación del presente contrato. Son totalmente ficticios y de ningún modo pueden considerarse una indicación de las prioridades o la naturaleza exacta de las actividades futuras.
La propuesta técnica deberá:
– describir detalladamente el enfoque, las fases y los métodos de trabajo que el licitador pretende seguir para realizar el conjunto de las tareas exigidas en el estudio, y especificar qué partes subcontratará;
– precisar, para cada fase, la composición del equipo del proyecto y los cometidos que se asignarán al personal que participará, especificando el número de unidades por categoría de personal;
– proponer un calendario e indicar el tiempo que considera necesario para cada fase, teniendo en cuenta el tiempo que dedicará a la interacción con los servicios de la Comisión y las etapas del proceso de validación;
– incluir las muestras o extractos de las tareas encomendadas.
El detalle de los costes (precios estimados) deberá:
– englobar todas las tareas y los trabajos que el licitador ha de llevar a cabo para este estudio de casos;
– presentarse por separado para cada estudio de casos, cumplimentando los cuadros que se encuentran al final de la parte II;
– reflejar fielmente la lista de precios propuesta.
NB: Si bien los precios estimados de los estudios de casos no se utilizan para la evaluación financiera de la licitación, servirán de referencia para analizar las ofertas relativas a contratos específicos de aplicación del contrato marco que se celebrará con los licitadores a quienes se les adjudique.
9.2. Puntuación financiera (índice de precios)
El valor financiero de las ofertas se calculará como el sumatorio de los precios unitarios de la lista de precios (véase la parte III).
(1) Cada precio se multiplicará por su correspondiente coeficiente de ponderación
Índice de precios = Σ (UP x WF)
Σ = sumatorio
UP = precios unitarios de la lista de precios del lote al que se refiere la licitación
WF = coeficiente de ponderación de los precios unitarios
(2) Se calcula el subtotal de cada una de las ocho secciones (productos que necesitan texto, versiones lingüísticas, etc.).
(3) El subtotal de cada sección se multiplica por los siguientes factores: Sección 1 x 1
Sección 2 x 5
Sección 3 x 4
Sección 4 x 0,5
Sección 5 x 4
Sección 6 x 0,5
Sección 7 x 2
Sección 8 x 1
(4) y el total final será la suma de todas las secciones indicadas en el punto 3 precedente. Dicho total representa el índice de precios, que entrará en la fórmula de evaluación final.
El contrato se adjudicará a la oferta que presente la mejor relación calidad/precio.
La evaluación final del valor cualitativo frente al valor financiero (índice de precios) se realizará asignando a cada oferta una calificación calculada del siguiente modo:
(Calidad ÷ 100) x 60 + (precio más bajo ÷ precio) x 40
Los licitadores se clasificarán por orden decreciente de calificación. El contrato se adjudicará al licitador que haya obtenido la calificación más alta al término de la evaluación final y haya cumplido todos los requisitos de la licitación.
PARTE II - SIMULACIONES - lote 1
Diseño y elaboración de productos informativos
1) Se solicitan dos simulaciones. El contenido de la propuesta técnica se detalla en el punto 9 «Criterios de adjudicación, estudios de casos».
Se recuerda a los licitadores que estas simulaciones tienen por objeto demostrar a) su comprensión de la política regional, b) la originalidad de su enfoque, c) su método de trabajo, d) la gestión del tiempo y e) su comprensión de los costes ocasionados y su capacidad para mantener los costes en los límites de los elementos enumerados en la lista de precios. El licitador podrá demostrar de esta manera sus competencias, la calidad de su gestión y la asignación de los recursos humanos. La respuesta del licitador será objeto de una evaluación con arreglo a un criterio de adjudicación cualitativo.
El presupuesto deberá basarse exclusivamente en las tarifas presentadas en la lista de precios.
SIMULACIÓN 1.1: CONCEPCIÓN, REDACCIÓN DE UN PÓSTER Y DE UN FOLLETO PARA UNA CONFERENCIA IMPORTANTE
A. Contexto:
Como contempla el plan de comunicación de la DG REGIO publicado en el mes de enero, se organizará una conferencia en Bruselas (edificio CHARL) los días 20 y 21 xx xxxxx de 2011, sobre el tema del desarrollo urbano.
Para acompañar este acto, la DG REGIO desea producir un póster y un folleto (distinto del programa de la conferencia) relativo al tema de la conferencia.
Se podrán usar libremente los documentos de información ya presentes en el sitio web Inforegio de la DG REGIO.
B. Teniendo en cuenta los siguientes elementos:
- Folleto de la conferencia, número 38 de la revista Inforegio Panorama: 28 páginas a imprimir en las 23 lenguas oficiales de la UE, formato A4.
- A partir del momento en que se le envíe el fichero validado, el plazo de impresión de una publicación por parte de la Oficina de Publicaciones (OP) es de tres semanas (15 días laborables). Los costes de impresión de los folletos y del póster no se tomarán en consideración para la presente simulación.
- Las versiones francesa, inglesa y alemana, imprimidas por la OP, deberán estar disponibles cinco días laborables antes de la conferencia. Las demás versiones lingüísticas (la OP proporcionará ficheros pdf) estarán disponibles en el plazo de un mes a partir de la conferencia.
- El licitador escribirá y enviará en el marco de la presente simulación los siguientes elementos del folleto: la cubierta, el índice, el editorial (aproximadamente 2 000 caracteres sin espacios) y un artículo de 4 páginas (aproximadamente 8 000 caracteres sin espacios) poniendo de relieve especialmente la pertinencia de una política de desarrollo urbano, las sinergias con el resto de políticas comunitarias y la necesidad de continuar dicha política en el periodo de programación 2014-2020. Incluir como mínimo 3 fotos y 1 mapa.
- El resto de textos indicados en el índice (propuesto por el contratista) los redactarán los servicios de la Comisión y los editará el contratista. Todo ello equivale a 10 artículos por un total de 52 589 caracteres sin espacios, incluido el índice. Los textos no deben enviarse sino reflejarse en la elaboración de la simulación. En la medida de lo posible, el calendario elaborado permitirá la redacción de los artículos más o menos en las fechas de la conferencia.
- Par el póster y para el folleto (cubierta, índice, editorial y artículo de 4 páginas), se solicitan dos propuestas gráficas. La primera propuesta tendrá en cuenta la guía de estilo gráfica definida para la revista Inforegio Panorama y para los pósters. No se impone ninguna obligación para la segunda propuesta. ¡Xxxx creativos! El presupuesto deberá tener en cuenta únicamente la primera propuesta.
- Nivel de complejidad: complejo 1 (24 páginas), complejo 2 (4 páginas).
- Todas las fotos propuestas deberán proceder de la fototeca de la DG REGIO, de otras DG de la Comisión o de otras instituciones.
- El póster de la conferencia (se realizará únicamente en inglés) deberá estar disponible 4 semanas antes de la conferencia.
C) El licitador deberá efectuar las siguientes tareas:
- Establecer, el 7 de febrero de 2011, el calendario de producción del póster y del folleto de la conferencia (el licitador indicará en concreto cuándo debe enviar la Comisión los proyectos de artículo para editing y mencionará claramente todas las etapas posteriores –incluido el plazo necesario para cada etapa- hasta el envío a la OP de los ficheros para cada una de las 23 versiones lingüísticas);
- Proponer (incluida la compaginación), en inglés, una cubierta y un índice detallado para el folleto de la conferencia;
- Redactar en francés el editorial del folleto de la conferencia, que firmará el Comisario encargado de la política regional (aproximadamente 2000 caracteres sin espacios);
- Facilitar la traducción del editorial en alemán y en sueco;
- Redactar en inglés y maquetar el artículo principal de 4 páginas (aproximadamente 8000 caracteres sin espacios);
- Seleccionar 20 fotos para ilustrar el folleto de la conferencia;
-
Concebir dos propuestas gráficas para el póster y el folleto (cubierta en inglés, índice en inglés, editorial en francés y artículo de 4 páginas en inglés). Se entregará una versión en papel se proporcionarán las fuentes gráficas en ficheros InDesign o PDFs de alta resolución.
-
Para Francia, Suecia, Polonia y Eslovenia, enviar un fichero Excel único que incluya, para cada uno de esos 4 países, los datos relativos a contactos específicos en materia de desarrollo urbano en cada uno de esos 4 Estados miembros (20 para Francia y Polonia, 12 para Suecia y Eslovenia) que serán invitados a participar en la conferencia de los días 20 y 21 xx xxxxx de 2011.
-
Evaluar el coste global derivado de la realización del póster, del folleto (incluyendo todas las versiones lingüísticas) y de las listas de contactos específicos.
D. Criterios de calificación (máximo de 25 puntos):
Criterios técnicos de adjudicación | Puntuación máxima | |
1 | Calidad el enfoque general (puntuación mínima exigida: 3,5/7) • Coherencia y relevancia del enfoque y de los métodos de trabajo propuestos, incluyendo planificación detallada y coherencia de la lista de precios presentada | 7 |
2 | Calidad de los productos entregados (puntuación mínima | 18 |
exigida: 9/18) | 6 | |
– Redacción | 4 | |
– Grafismo – Traducción – Listas específicas | 3 3 2 | |
– Selección de fotos | ||
Puntuación total | 25 | |
X. Xxxxxx previstos:
Sobre la base de la lista estándar de precios que presentan con su oferta, se pide a los licitadores que hagan una estimación del coste del estudio de casos a partir de los detalles mencionados y del siguiente cuadro.
Costes estimados del estudio de casos nº 1 del lote 1(*) | ||||
Descripción de la tarea | Tipo de unidad | Número de unidades | Precio por unidad | Subtotal |
… | ||||
Total | ||||
(*) Todos los precios se indicarán en euros, sin IVA. Antes de cumplimentar el cuadro con la estimación de costes del estudio de casos, se llama la atención de los licitadores sobre lo siguiente:
una tarea puede tener varias etapas, cada una de las cuales puede requerir distintos tipos de unidades (por ejemplo, las relativas a las categorías de personal, servicios estándar, equipamiento técnico, etc., en la correspondiente lista de precios). Por eso es importante definir con claridad y enumerar cada tipo de unidad necesaria para cubrir una etapa o una tarea.
SIMULACIÓN 1.2: PÁGINAS WEB SOBRE INGENIERÍA FINANCIERA
X. Xxxxxx:
Concepción y realización en páginas html de un minisitio sobre «Ingeniería financiera». Este minisitio deberá presentar cuatro instrumentos financieros de la Unión Europea (XXXXXXX, XXXXXXX, XXXXXXX y XXXXXXX) a la atención de los potenciales beneficiarios de dichas acciones. Se invita a los licitadores a adaptar a las necesidades de ese público destinatario y, en su caso, poner al día y enriquecer, la información publicada actualmente en: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxx/0000/xxx/xxxxx_xx.xxx.
El minisitio se realizará en dos versiones lingüísticas (inglés y francés). La propuesta irá acompañada de una descripción metodológica completa sobre el fondo y la forma y de un plan de acción para la promoción del sitio.
Las páginas realizadas deben ser conformes con las normas de la Guía de los proveedores de información (IPG) con especial atención al cumplimiento de las normas WAI
xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxx_xx.xxx
El ejercicio incluye la redacción y realización de una página de introducción general comprensible por el público en general, de una página sobre cada instrumento financiero centrado en los beneficiarios potenciales y un tratamiento más en profundidad de uno de esos instrumentos a elegir.
Se prestará una atención especial a la calidad de la redacción y a la adecuación entre el contenido, el público al que va dirigido y el objetivo perseguido. La realización debe seguir necesariamente la guía de estilo gráfica de la DG REGIO y puede incluir una parte de creatividad gráfica y reflejar la originalidad del enfoque, ajustándose siempre a la IPG.
La simulación se entregará en forma de ficheros en soporte electrónico, acompañada de una impresión en papel.
B. Criterios de calificación (máximo, 25 puntos):
Criterios técnicos de adjudicación | Puntación máxima | |
1 | Calidad del enfoque general (puntuación mínima requerida: 2,5/5) • Coherencia y pertinencia del enfoque propuesto, de los métodos de trabajo y de la planificación detallada, y coherencia de la lista de precios presentada. | 5 |
2 | Calidad de los productos suministrados (puntuación mínima requerida: 7,5/15) | 15 |
3 | Calidad del plan de acción propuesto (puntuación mínima requerida: 2,5/5) | 5 |
Puntuación total 25 | ||
Costes previstos:
Sobre la base de la lista estándar de precios que presentan con su oferta, se pide a los licitadores que hagan una estimación del coste del estudio de casos a partir de los detalles mencionados y del siguiente cuadro.
Costes estimados del estudio de casos nº 2 del lote 1(*) | ||||
Descripción de la tarea | Tipo de unidad | Número de unidades | Precio por unidad | Subtotal |
… | ||||
Total | ||||
(*) Todos los precios se indicarán en euros, sin IVA. Antes de cumplimentar el cuadro con la estimación de costes del estudio de casos, se llama la atención de los licitadores sobre lo siguiente:
una tarea puede tener varias etapas, cada una de las cuales puede requerir distintos tipos de unidades (por ejemplo, las relativas a las categorías de personal, servicios estándar, equipamiento técnico, etc., en la correspondiente lista de precios). Por eso es importante definir con claridad y enumerar cada tipo de unidad necesaria para cubrir una etapa o una tarea.
PARTE III - LISTA DE PRECIOS – lote 1
Diseño y elaboración de productos informativos, gestión de listas de correo
Para formular cualquier propuesta financiera, el licitador utilizará el modelo de lista de precios siguiente.
El licitador deberá cumplimentar obligatoriamente las 2 columnas de precios (Euros y Total) para cada producto o prestación de la lista que aparece a continuación. Esos precios unitarios serán fijos e incluirán todos los costes y todos los gastos. Los precios de los productos incluirán por lo tanto la totalidad de las tareas (entre ellas, la elaboración de los presupuestos e informes) necesarias para su realización, todos los costes (gestión de proyecto, coordinación, control de calidad, formación del personal del contratista, recursos de apoyo, etc.) y todos los gastos (gestión de la empresa, gastos administrativos, seguridad social, salarios, etc.) en que incurra directa o indirectamente el contratista para la prestación de los servicios que se le podrán confiar. La última columna indica el precio unitario multiplicado por el coeficiente de ponderación.
DESCRIPCIÓN | UNIDAD | Euros | Pond. | TOTAL | |
1. | Sección 1 – Productos que requieran texto | ||||
1.1.1 | Una página de texto (1500 caracteres sin espacios), corrección | €/página | 5 | ||
1.1.2 | Una página de texto (1500 caracteres sin espacios), edición | €/página | 75 | ||
1.1.3 | Una página de texto (1500 caracteres sin espacios), redacción | €/página | 75 | ||
1.1.4. | Una página de texto (1500 caracteres sin espacios), redacción texto específico para documento concreto | €/página | 0 | ||
1.1.5 | Informe periódico de síntesis | €/informe | 1 | ||
Subtotal Sección 1 | xxx | xxx | xxx | ||
2. | Sección 2 – Versiones lingüísticas | ||||
2.1.1 | Una página (1500 caracteres sin espacios) de una lengua (FR, DE, EN, IT, ES, PL) hacia una lengua del mismo grupo | €/página | 75 | ||
2.1.2 | Una página (1500 caracteres sin espacios) de una lengua oficial de la UE de y hacia una lengua oficial de la UE (todas las lenguas presentes y futuras, excepto las combinaciones del punto 2.1.1) | €/página | 20 | ||
2.1.3 | Una página (1500 caracteres sin espacios) de FR/DE/EN hacia una lengua no de la EU o a la inversa | €/página | 5 | ||
2.1.4 | Trabajos de revisión de un texto ya traducido | €/página | 1 | ||
Subtotal Sección 2 | xxx | xxx | xxx | ||
3. | Sección 3 – Guía de estilo gráfica y creación gráfica de una nueva herramienta de información | ||||
3.1.1 | Creación gráfica | €/persona/día | 5 | ||
Subtotal Sección 3 | xxx | xxx | xxx | ||
4. | Sección 4 – Ilustraciones, selección de fotos y gestión del contenido de la fototeca de la DG REGIO | ||||
4.1.1 | Selección de fotos | €/persona/día | 20 | ||
4.1.2 | Gestión del contenido de la fototeca de la DG REGIO | €/persona/día | 10 |
4.1.3 | Producción de un dibujo | €/persona/día | 1 | ||
Subtotal Sección 4 | xxx | xxx | xxx | ||
5. | Sección 5 - Compaginación y preimpresión | ||||
5.1.1 | Entrega de PDF (para impresión, web y fotocop. color), nivel simple, versión de base | €/página | 1 | ||
Idem, nivel complejo 1, versión de base | €/página | 50 | |||
Idem, nivel complejo 2, versión de base | €/página | 50 | |||
5.1.2. | Idem, nivel simple, versión lingüística | €/página | 1 | ||
Idem, nivel complejo 1, versión lingüística | €/página | 50 | |||
Idem, nivel complejo 2, versión lingüística | €/página | 50 | |||
Subtotal Sección 5 | xxx | xxx | xxx | ||
6. | Sección 6 - Producción electrónica | ||||
Sitios web estáticos | |||||
6.1. | Creación de una maqueta de página inicial según la guía de estilo gráfica de la DG REGIO – primera lengua | €/página web | 1 | ||
6.2. | Adaptación de una maqueta de página inicial según la guía de estilo gráfica de la DG REGIO – por lengua adicional | €/página web | 1 | ||
6.3. | Creación de una maqueta de página de 2º nivel según la guía de estilo gráfica de la DG REGIO – primera lengua | €/página web | 10 | ||
6.4. | Adaptación de una maqueta de página de 2º nivel según la guía de estilo gráfica de la DG REGIO – por lengua adicional | €/página web | 20 | ||
6.5. | Diseño de la estructura y la navegación del sitio | €/persona/día | 1 | ||
6.6. | Creación de páginas HTML a partir de una maqueta y de textos existentes - primera lengua incluida la inserción de metadatos, ficheros adjuntos, adaptación y comprobación de los vínculos. | €/página web | 50 | ||
6.7. | Adaptación de páginas HTML a partir de una maqueta y de textos existentes - por lengua adicional incluida la inserción de metadatos, ficheros adjuntos, adaptación y comprobación de los vínculos. | €/página web | 75 | ||
6.8. | Actualización de páginas a partir de textos existentes incluida la inserción de metadatos, ficheros adjuntos, adaptación y comprobación de los vínculos. | €/persona/día | 10 | ||
Aplicación base de datos (ORACLE) | |||||
6.9 | Diseño de base de datos | €/persona/día | 50 | ||
6.10 | Análisis de base de datos existente | €/persona/día | 10 | ||
6.11 | Carga de datos facilitados por la Comisión en formato convenido. Por ejemplo: a partir de una hoja de cálculo Excel con los datos en columnas, de un e-mail o de otro documento. | €/persona/día | 75 | ||
6.12 | Instalación de una aplicación base de datos en el centro de datos de la Comisión (Luxemburgo) | €/persona/día | 20 | ||
6.13 | Diseño de aplicación, incluido el sistema back-office | €/persona/día | 50 | ||
6.14 | Desarrollo de aplicación, incluyendo prueba, depuración, etc. | €/persona/día | 50 | ||
6.15 | Alojamiento de la base de datos Inforegiodoc (listas de direcciones y boletines informativos), incluidas las copias de seguridad (véase el punto 7 de las especificaciones del presente lote) | € al año | 1 | ||
Aplicación dinámica (por ej. Cold Fusion; .jsp, java, etc.) Visto que muchas veces las páginas creadas de forma dinámica utilizan una sola maqueta para visualizar |
juegos de contenidos múltiples, especialmente menús independientes, o partes de página, una «página» se define como un juego de contenidos que, cuando se visualizan, se convierten en el equivalente de una página HTML | |||||
6.16 | Creación de una maqueta de página inicial según la guía de estilo gráfica de la DG REGIO – primera lengua | €/maqueta de página web | 1 | ||
6.17 | Adaptación de una maqueta de página inicial según la guía de estilo gráfica de la DG REGIO – por lengua adicional | €/maqueta de página web | 1 | ||
6.18 | Creación de una maqueta de página de 2º nivel según la guía de estilo gráfica de la DG REGIO – primera lengua | €/maqueta de página web | 10 | ||
6.19 | Adaptación de una maqueta de página de 2º nivel según la guía de estilo gráfica de la DG REGIO – por lengua adicional | €/maqueta de página web | 20 | ||
6.20 | Diseño de la estructura y la navegación del sitio | €/persona/día | 1 | ||
6.21 | Creación de páginas a partir de una maqueta existente – primera lengua, incluida la inserción de metadatos, ficheros adjuntos, adaptación y comprobación de los vínculos. | €/página web | 50 | ||
6.22 | Adaptación de páginas a partir de una maqueta existente -por lengua adicional incluida la inserción de metadatos, ficheros adjuntos, adaptación y comprobación de los vínculos. | €/página web | 75 | ||
6.23 | Actualización de páginas incluida la inserción de metadatos, ficheros adjuntos, adaptación y comprobación de los vínculos. | €/persona/día | 10 | ||
Sitios basados en una WCMS (Documentum) | |||||
6.24 | Definición de estructura XML | €/persona/día | 1 | ||
6.25 | Adaptación en formato requerido de la guía de estilo gráfica – primera lengua | €/maqueta de página web | 20 | ||
6.26 | Adaptación en formato requerido de la guía de estilo gráfica – por lengua adicional | €/maqueta de página web | 10 | ||
6.27 | Carga de datos para Documentum | €/persona/día | 10 | ||
6.28 | Conversión de un sitio web estático existente hacia Documentum – primera lengua | €/página web | 10 | ||
6.29 | Conversión de un sitio web estático existente hacia Documentum – lengua adicional | €/página web | 10 | ||
6.30 | Creación de páginas con una estructura XML definida – primera lengua incluida la inserción de metadatos, ficheros adjuntos, adaptación y comprobación de los vínculos. | €/página web | 50 | ||
6.31 | Creación de páginas con una estructura XML definida – lengua adicional incluida la inserción de metadatos, ficheros adjuntos, adaptación y comprobación de los vínculos. | €/página web | 75 | ||
6.32 | Actualización de páginas con una estructura XML definida. | €/persona/día | 10 |
Incluida la inserción de metadatos, ficheros adjuntos, adaptación y comprobación de los vínculos. | |||||
Aplicaciones en relación con la Web | |||||
6.33 | Especificación y diseño de las herramientas para utilización en relación con un sitio web por ej. véase 6.1. Descripción de tareas | €/persona/día | 1 | ||
6.34 | Desarrollo de las herramientas para utilización en relación con un sitio web por ej. véase 6.1. Descripción de tareas | €/persona/día | 1 | ||
Subtotal Sección 6 | xxx | xxx | xxx | ||
7. | Gestión de las listas de correo de la DG REGIO (listas de direcciones) | €/persona/día | 20 | ||
Subtotal Sección 7 | xxx | xxx | xxx | ||
8. | Sección 8 - Otros productos informativos e instrumentos de promoción | ||||
8.1 | Llaves USB 2 de GB | €/100 llaves | 1 | ||
8.2 | Llaves USB 2 de GB carga de docs incluida | €/100 llaves | 1 | ||
8.3 | Llaves USB 4 GB | €/100 llaves | 1 | ||
8.4 | Llaves USB 4 GB carga de docs incluida | €/100 llaves | 1 | ||
8.5 | Póster A1 | €/100 pósters | 1 | ||
8.6 | Carpetas con solapa A4 | €/100 carpetas | 1 | ||
8.7 | Blocs de notas A4 | €/100 blocs | 1 | ||
8.8 | Bolígrafos (1000) | €/1000 bolígrafos | 1 | ||
8.9 | Soportes informativos plegables | €/soporte | 1 | ||
Subtotal Sección 8 | xxx | xxx | xxx | ||
TOTAL | |||||
Firma: ..........................................................
Nombre: ..........................................................
Fecha: ..........................................................
LICITACIÓN 2010CE16BAT052
Especificaciones técnicas del lote 2 Organización de actos
Los diversos componentes del presente lote se describen en la primera parte. En la segunda parte figura la lista de precios, que también debe cumplimentar el licitador.
Este lote se refiere a la concepción, organización, planificación y celebración de actos como conferencias y seminarios.
PARTE I – OBJETO DEL CONTRATO, DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS Y CRITERIOS
DE ADJUDICACIÓN
1. CONSIDERACIONES DE CARÁCTER GENERAL
Algunas de las acciones más visibles de la Dirección General de Política Regional (DG REGIO) son los actos que organiza en Bruselas y en toda Europa. Por eso es importantísimo que se organicen de modo profesional y sean coherentes con la política de la DG REGIO y con el material, los programas, mensajes y elementos visuales creados por la DG REGIO y especificados en el lote 1, «Concepción y producción de productos informativos», lote 3, «Diseño, producción y difusión de productos audiovisuales», y lote 4, «Stands» de la presente licitación.
Es esencial que los gestores del contrato comprendan en profundidad las cuestiones de política regional y sean capaces de aplicar e interpretar los mensajes al respecto de la DG REGIO de modo inteligente e independiente. El contratista debe estar preparado para cooperar estrechamente con el o los contratistas responsables del lote 1, «Concepción y producción de productos informativos», lote 3, «Diseño, producción y difusión de productos audiovisuales», y lote 4, «Stands», con vistas a una coordinación plena y fructífera entre las actividades de todos estos.
Todo el personal, ya sean supervisores, constructores o conductores, que los contratistas empleen para realizar el trabajo de la DG REGIO, dispondrá de la documentación necesaria para viajar y trabajar en cualquiera de los países europeos en que puedan organizarse actos y exposiciones. La Comisión no intervendrá ante las autoridades nacionales para la obtención de visados. Se recuerda asimismo a los licitadores que la DG REGIO esperará poder mantenerse en contacto con todos los miembros de su personal implicados en actos tanto en Bruselas como en otros lugares.
También deben saber los licitadores que, dado el número de actos y exposiciones que la DG REGIO organiza cada año, o en los que participa, varios de ellos pueden celebrarse
simultáneamente en distintos lugares. La DG REGIO buscará pruebas de que los licitadores tienen la capacidad de gestionar estos picos ocasionales.
2. CONTEXTO: ACTOS, CONFERENCIAS Y SEMINARIOS
Una parte esencial de las actividades de comunicación de la DG REGIO es la organización de actos. Mediante estos actos, la DG REGIO promueve el refuerzo de las capacidades, facilita el intercambio de experiencia y el debate sobre cuestiones de política regional, y se perfila e incrementa su reputación como fuente de información. Estos actos pueden adoptar formas distintas. El más multitudinario de ellos congregó a más de seis mil participantes en 2010 (a título indicativo: fue la celebración anual de
«Open Days - Semana europea de las ciudades y de las regiones»); otros ejemplos son el
«Foro Europeo sobre la Cohesión», que se celebra cada tres años, o la conferencia anual
«Las regiones en pro de los cambios económicos», también en Bruselas. Cada año se organizan varios actos más con unos seiscientos participantes, generalmente en Bruselas, pero no solo. Se celebran asimismo muchos otros actos de menor tamaño, tanto en Bruselas como fuera, organizados por la DG REGIO sola o en colaboración con autoridades nacionales o regionales.
A título orientativo, la DG REGIO tiene intención de organizar cada año tres actos multitudinarios, de más de seiscientos participantes (entre ellos los «Open Days» anuales, con unos seis mil participantes), seis de tipo medio (entre doscientos cincuenta y seiscientos participantes) y entre cinco y quince pequeños (entre cuarenta y doscientos cincuenta participantes).
El trabajo necesario para que sean un éxito varía en proporción del tamaño del propio acto, y puede ir desde el más sencillo de los «pequeños», en que el trabajo consistiría, por ejemplo, en enviar invitaciones a una lista dada de oficinas de representación regional en Bruselas (lista que, no obstante, habría que actualizar), tomar contacto con la oficina regional anfitriona, ocuparse del refrigerio, las sillas y el equipo de sonido para una reunión de media jornada en Bruselas, hasta un seminario de cuatro días en un xxxxxxx de congresos, con oradores y participantes de renombre, a quienes habría que facilitar todo el aspecto logístico, de viajes y de alojamiento.
3.1. Tareas fundamentales: Tipo de actos
Los actos se dividen en tres categorías:
«Actos pequeños», entre cuarenta y doscientos cincuenta participantes, generalmente en Bruselas, pero no solo.
«Actos medianos», entre doscientos cincuenta y seiscientos participantes, generalmente en Bruselas, pero no solo.
«Actos grandes», que pueden implicar a más de seiscientos participantes, generalmente en Bruselas, pero no solo.
Algunas de las actividades, como la preparación de listas de participantes a partir de las inscripciones en línea para el acto, conllevan más trabajo para los actos grandes que para los otros.
Si las tareas necesarias constituyen menos del 50 % de las tareas fundamentales, no se facturará a la Comisión la totalidad de estas últimas, sino cada tarea específica por separado.
Las «tareas fundamentales» para contribuir al éxito de un programa de actos de la DG REGIO pueden desglosarse del siguiente modo:
El contratista asesorará a la DG REGIO en cuanto a la temática y el tipo de acto, el contenido del programa, la estructura y el lugar de celebración del mismo.
3.1.2. Ubicación y equipo técnico
3.1.3. Posibles participantes y personas que se invitarán
Aunque dispondrá de las listas que le brindará DG REGIO, el contratista tendrá, para los tres tipos de acto, que contribuir a preparar, actualizar y poner a punto listas de posibles participantes y personas que se invitarán.
3.1.4. Carta o formulario de invitación
La DG REGIO dará al contratista el texto de la invitación, en su caso, traducido.
Antes de enviar las invitaciones a los posibles participantes, el contratista las adaptará y personalizará con sus fórmulas de cortesía, y actualizará el programa si es preciso. Prestará para ello especial atención a la redacción, ya que estará actuando en nombre de la Dirección General de Política Regional de la Comisión Europea, por lo que será el primer contacto con los posibles participantes.
El contratista emitirá recordatorios por correo postal, electrónico, por teléfono o cualquier otro medio adecuado, y responderá a las preguntas relacionadas con cualquier aspecto del acto.
3.1.5. Inscripción de los participantes y confirmación
El contratista deberá utilizar el sistema de gestión de conferencias CMS de la DG REGIO para la inscripción de los participantes y la confirmación. Este sistema se usa sobre todo para conferencias complejas, en las que se celebran varios talleres simultáneamente. Consiste en una herramienta en línea para presentar y gestionar los
talleres y las solicitudes de asistencia a cualquiera de las conferencias que organiza la DG REGIO. La Comisión formará al contratista específicamente para el uso de este sistema.
El contratista deberá también familiarizarse con otro sistema de inscripción, denominado
«Elaboración interactiva de las políticas (IPM)» creado por la DG REGIO y que se usa principalmente para actos de sesión única.
Para ciertos actos, podrá exigirse al contratista que cree su propio sistema de inscripción.
El contratista deberá obtener y preservar los datos correctos de oradores y participantes (nombre y apellido, dirección, cargo, lengua, correo electrónico, fecha de nacimiento, etc.) Estos datos se usarán exclusivamente para estadísticas (conjunto mínimo que se presentará a intervalos regulares), preparación de tarjetas de identificación, lista para los servicios de seguridad de la Comisión (que permitirá a los participantes acceder a los locales de la Comisión) y preparación de la lista de participantes (que se distribuirá).
En esta lista se tendrán en cuenta las obligaciones legales relativas a la protección de datos personales y confidencialidad, de conformidad con el Reglamento (CE) nº 45/2001.
(xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxx_xxxxxxx_xx.xxx)
3.1.6. Contacto con los oradores
Para las tres categorías de actos, pequeños, medianos y grandes, el contratista velará por que todos los oradores conozcan la ubicación, el programa y los locales de su presentación.
También deberá el contratista estar en contacto con los oradores, concretamente para facilitarles las cuestiones prácticas de viaje y alojamiento.
El contratista tendrá que recabar y preparar los textos que deban distribuirse a los intérpretes. Para algunos de los actos medianos y grandes, el contratista pondrá un servidor FTP a disposición de los oradores, de modo que puedan cargar ellos mismos su presentación, por ejemplo para los «Open Days».
3.1.7. Contacto con los participantes
3.1.8. Contacto con la DG REGIO
La intensidad de estos contactos será distinta en función del tipo de acto, de la duración de la fase de preparación y del propio acto. Los costes de este contacto se incluyen en los de las tareas fundamentales.
Para las tres categorías de actos, el grueso de la información provendrá de la DG REGIO, que solicitará la ayuda de los contratistas fundamentalmente para decidir el tipo de acto y dar forma al programa siguiendo la carta gráfica de la DG REGIO (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx).
Recaerá en el contratista la responsabilidad de imprimir el programa. En cada caso, el programa se imprimirá en formato A4, en cuatricromía tanto la portada como el texto.
Para las tres categorías de actos, de la traducción del programa definitivo, si la hay, se encargará el contratista del lote 1, «Concepción y producción de productos informativos», con quien el contratista del lote 2 tendrá que cooperar de manera profesional y eficaz. La maquetación e impresión del programa definitivo de la propia conferencia serán responsabilidad del contratista del presente lote.
3.1.10. Lista de participantes
Serán asimismo responsabilidad del contratista la preparación y la impresión de la lista definitiva de participantes en cada acto.
Para las tres categorías de actos, pequeños, medianos y grandes, la lista definitiva de participantes se imprimirá en formato A4, en cuatricromía la portada y en blanco y negro el texto, y se presentará del modo siguiente:
Actos pequeños: por orden alfabético del apellido de los participantes.
Actos medianos y grandes: según el orden indicado a continuación, y por orden alfabético del apellido de los participantes de cada categoría:
1. Oradores
2. Estados miembros de la UE (siguiendo su orden alfabético en inglés)
3. Otros países (siguiendo su orden alfabético en inglés)
4. Instituciones y órganos de la UE a. Instituciones
Parlamento Europeo, Consejo Europeo, Consejo de la Unión Europea, Comisión Europea, Tribunal de Justicia de la Unión Europea, Banco Central Europeo, Tribunal de Cuentas Europeo, Presidente del Consejo Europeo, Alta Representante de la Unión para Asuntos Exteriores y Política de Seguridad.
b. Órganos consultivos
Comité Económico y Social Europeo y Comité de las Regiones c. Otros organismos
Banco Europeo de Inversiones, Fondo Europeo de Inversiones, Defensor del Pueblo Europeo, Supervisor Europeo de Protección de Datos.
5. Texto relativo a la protección de los datos personales (lo suministrará la DG REGIO).
Salvo indicación contraria, la lista definitiva de participantes se establecerá en inglés.
El contratista tendrá que suministrar una señalización clara y apropiada de cada acto. Se ocupará del diseño y la impresión de paneles o indicaciones gráficas con su base (gráficos, maquetación de textos e imágenes 103 x 90 cm), que serán adaptados a la ubicación, y consistirán como mínimo en:
• Un panel genérico a la entrada;
• Un panel de «bienvenida e inscripción» en la recepción;
• Un panel a la entrada de cada sala.
Estos paneles forman parte de las tareas fundamentales del acto. Para otros paneles que puedan preverse, consulte el punto 6.12 de la lista de precios.
La DG REGIO suministrará los elementos de maquetación de los paneles, de conformidad con su carta gráfica: (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx)
o con otra carta gráfica para el acto concreto.
3.1.12. Seguimiento
El contratista será responsable de la organización del seguimiento del acto: publicación (en línea o en CD, por ejemplo) de discursos y ponencias, notas de agradecimiento, artículos de prensa o programas de radio y televisión.
Además de las tareas fundamentales que se han descrito, podrán exigirse todos o algunos de los siguientes cometidos y servicios, según la naturaleza, el tamaño o el lugar de celebración del acto.
Así como el diseño y la impresión del programa y la lista de participantes en un acto forman parte de las tareas fundamentales, ha de mencionarse en los puntos 2.1 y 2.2 de la lista de precios la impresión de otros documentos relativos al acto, que se imprimirán respectivamente en blanco y negro o en color.
La organización y el reembolso o anticipo de los gastos de viaje y alojamiento de oradores, participantes o periodistas se basará en los máximos especificados en el anexo VIII de las condiciones generales. Su importe no podrá superar los máximos indicados en este anexo, salvo aprobación previa por parte de la DG REGIO. En muchos casos, el contratista tendrá que hacer determinados pagos a oradores y participantes, por lo que deberá disponer del crédito suficiente y de la capacidad técnica para ello; dichos pagos serán reembolsados por la Comisión ulteriormente, previa presentación de los justificantes. La Comisión se reserva el visto bueno definitivo del hotel.
Los maletines o carteras para la conferencia del acto se indicarán en los puntos 2.3 o 2.4 de la lista de precios, según sean rígidos (2.4) o no (2.3).
3.3.1. Azafatas
El contratista tendrá que velar por el desarrollo fluido del acto. Todos los actos tendrán que contar con azafatas para la inscripción sobre el terreno, la acreditación de los periodistas, preparar y distribuir tarjetas de identificación, acompañar a los participantes a la sala que les corresponda, a los oradores a sus correspondientes salas de espera, preparar el material y distribuirlo entre los participantes (bolsas, documentación, etc.), acercar los micrófonos en los turnos de preguntas y estar en contacto con los servicios técnicos de la sala para velar por el buen funcionamiento de cuestiones técnicas como presentaciones con PowerPoint, vídeos o diapositivas.
Las azafatas y demás personal del contratista irán de uniforme (por ejemplo, traje oscuro, camisa clara y pañuelo de color), para que los participantes los identifiquen inmediatamente como parte del personal. Este personal recibirá instrucciones del contratista siguiendo las instrucciones que dé la DG REGIO.
3.3.2. Consultores, moderadores, guardas de seguridad
3.3.3. Técnicos informáticos
Los técnicos informáticos figurarán en el punto 3.5 de la lista de precios.
3.4. Actividades específicas para los medios de comunicación
La DG REGIO invita a periodistas a algunos de sus actos, por lo que tiene un programa específico para los medios de comunicación, que cubre sus gastos de viaje y alojamiento (véase el punto 3.2). Entre las tareas del contratista puede figurar la promoción de actos con los medios de comunicación locales y regionales, antes de su celebración, y su cobertura mediática cuando se celebran, facilitando el flujo de información, la organización sobre el terreno (documentación para la prensa, preparación de la sala de prensa, acompañamiento de los periodistas), etc. También fomentar la cobertura mediática posterior, tomando contacto con periodistas, revistas, emisoras de radio o canales de televisión para interesarse por los horarios de emisión, o respondiendo a cualquier otra pregunta.
3.4.1. Listas de periodistas interesados
El contratista preparará una lista de periodistas con interés particular en el tema o ámbito del acto, y una lista de reserva en caso necesario. En la lista figurarán todos los datos de contacto, con indicación de la región y el país representado y el tipo de medio (prensa escrita, televisión, radio, internet, etc.)
3.4.2. Envío de invitaciones o documentación a los periodistas interesados
3.4.3. Hacer llamadas de seguimiento a periodistas
Actividades de seguimiento y envío de recordatorios por correo electrónico, postal o por teléfono, para que los periodistas asistan al acto o informen de él y para saber si una información o un programa han sido archivados y pedir copias.
3.4.4. Recabar y distribuir documentación para la prensa
3.4.5. Redactar para la prensa
El contratista tendrá que redactar artículos, comunicados de prensa y hojas de información para periodistas, según sea necesario.
3.4.6. Impartir formación para tratar con los medios
Organizar sesiones de formación ad hoc para el personal de la Comisión antes de que estos reciban a los periodistas (con simulación de entrevistas de radio o televisión).
3.4.7. Idear mensajes claves y una estrategia de comunicación
El contratista ofrecerá a la DG REGIO su apoyo y sus conocimientos técnicos con el fin de idear mensajes y estrategias de comunicación, en función de las necesidades específicas de los medios.
3.4.8. Actividades específicas para los medios de comunicación
El contratista también tendrá a veces que organizar la inscripción de los periodistas sobre el terreno.
DG REGIO podrá asimismo pedir al contratista que se ocupe de otras actividades, como la compra de espacio publicitario, o de publirreportajes en los medios, para acciones específicas de comunicación.
4.1. Costes
En la medida de lo posible, los costes se basarán en las «tareas fundamentales» mencionadas. La lista de precios (véase la parte 2 del presente lote) está desglosada por tipo de actos.
Dada la diversidad de los actos de la DG REGIO, las tareas fundamentales que se indican en los tipos básicos de acto no siempre corresponderán a la realidad de las necesidades totales. Por eso se enumeran otras tareas y servicios, algunos de los cuales podrían tener que añadirse al precio de referencia del acto en cuestión para que el precio total sea correcto.
En la lista de precios figura la mayoría de las tareas que tendrá que realizar el contratista. No obstante, la lista no es exhaustiva, pues la Comisión puede solicitar al contratista otros productos o servicios, que este ofrecerá al mejor precio xxx xxxxxxx.
4.2. Tiempo de búsqueda y de contacto
Se recuerda a los licitadores que al hacer el cálculo de los precios de referencia deben contabilizar el tiempo suficiente para un programa completo de reuniones de contacto con la DG REGIO y el de su presencia en el propio acto, ya que después de la firma del pedido no se admitirán extras. En la lista de precios figura el tiempo previsto de preparación y de realización de cada tipo de acto. Hay que tener en cuenta que, por regla general, también el tiempo de búsqueda y contacto necesario para actos medianos y grandes será mayor que el de los actos pequeños.
Los precios de este lote se calculan tanto como productos fijos cuanto en función de necesidades ad hoc. No obstante, se recuerda especialmente a los licitadores el punto 10 de las condiciones generales, relativo a las distancias y los kilometrajes. Se exigen tres niveles de precio para elementos específicos de la lista de precios, en función de la distancia de Bruselas al lugar del acto o exposición en cuestión.
Los licitadores deberán tener especialmente en cuenta que, para la mayoría de las tareas, en las especificaciones técnicas no se prevé un reembolso adicional de gastos de viajes dentro de la Unión Europea. Estos gastos se incluirán en los precios unitarios. Los licitadores deberán trabajar sobre costes fijos, que pueden variar, según el lugar en que se presten los servicios, en función de tres zonas:
Zona A: Bruselas y ciudades situadas en un radio de 500 km de Bruselas, como París, Londres, Amsterdam o Colonia;
Zona B: localidades en un xxxxx xx xxxxx 000 x 0 000 xx xx Xxxxxxxx, como Berlín, Viena, Roma, Madrid, Estocolmo, Dublín, Copenhague, Varsovia o Praga;
Zona C: localidades de la Unión Europea a más de 1 500 km de Bruselas, y países candidatos.
No está previsto modificar los costes de viaje o de kilometraje en el interior de cada una de las zonas.
Todos los reembolsos de gastos de viaje y estancia fuera del lugar principal de desarrollo de las tareas (Bruselas), correspondientes a misiones excepcionales no incluidas en los productos de la lista de precios (por ejemplo, a países extraunionitarios relacionados con la DG REGIO, como Brasil, Ucrania o China) pero realizadas por petición expresa y previa autorización de la Comisión, se realizarán en euros. Para el reembolso deberán presentarse los justificantes originales (véase el artículo II.7. del proyecto de contrato en el anexo 2, y los gastos máximos de alojamiento en el anexo 8).
La DG REGIO se reserva la posibilidad de solicitar del contratista una o varias tareas específicas sin que se le facturen las tareas fundamentales de un acto.
5. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
Las ofertas se compararán y relacionarán según el número total de puntos que obtengan, en función de criterios de calidad y de precio. Los contratos se adjudicarán a la oferta con la puntuación más alta.
Se estudiará la calidad de las ofertas para otorgar a cada una una puntuación, según lo establecido en la sección «Puntuación por calidad». Se evaluará a continuación el aspecto financiero, según lo establecido en la sección «Puntuación financiera».
5.1. Puntuación por calidad (máximo 100 puntos)
La calidad de las propuestas se evaluará sobre 100 puntos, del siguiente modo:
Criterios de adjudicación | Indicaciones exigidas | Puntos |
1. Calidad y | Los licitadores deberán demostrar que comprenden el | 20 |
coherencia de la | contexto y especificar el enfoque que proponen para | |
propuesta en relación | alcanzar los objetivos de la Comisión y suministrar los | |
con los servicios | servicios o productos requeridos. | |
solicitados (60 puntos) | Elementos innovadores propuestos para la organización | 25 |
Puntuación mínima | de actos, según el punto 3 de las especificaciones | |
requerida: 30/60 | técnicas. El licitador subrayará la calidad de sus servicios | |
y la creatividad de su enfoque y su trabajo, aportando | ||
ejemplos de un trabajo similar que haya realizado. | ||
El licitador especificará asimismo los indicadores básicos | 10 | |
y el enfoque que aplicará para garantizar la calidad de los | ||
servicios o productos requeridos. | ||
Determinará también los principales factores de riesgo y | 5 | |
explicará cómo se propone abordarlos. |
2. Organización y gestión del equipo propuesto para prestar los servicios solicitados (30 puntos) Puntuación mínima requerida: 15/30 | Descripción de la organización del trabajo y los mecanismos de control de la calidad, también cuando recurra a subcontratistas. Composición y organización del equipo propuesto para conseguir la mayor eficacia en términos de costes, rapidez y calidad de los servicios solicitados, y de gestión cotidiana. | 15 15 |
3. Claridad, concisión y presentación de la oferta (10 puntos) Puntuación mínima requerida: 5/10 | Los licitadores deben cumplir todas las exigencias de las especificaciones técnicas en contenido, y ser claros y concisos en contenido y presentación. En cuanto a la presentación, incluirán un índice, y las páginas estarán numeradas y agrupadas como proceda (encuadernadas, grapadas, etc.); los artículos anexos a la licitación (en papel, CD-ROM, DVD, etc.) irán identificados con el número de lote, el número del artículo y su contenido. | 4 |
Las licitaciones solo contendrán información estrictamente relacionada con los productos y servicios requeridos y los criterios mencionados. Esto quiere decir que los licitadores deben evitar dar descripciones académicas sobre la estrategia de información y comunicación. | 6 | |
Puntuación total: 100 Puntuación mínima requerida: 70/100 |
Los licitadores han de obtener, como mínimo, el 50 % de cada criterio de adjudicación. De lo contrario, quedarán excluidos del resto del procedimiento de evaluación, por lo que no se les tendrá en cuenta para la adjudicación del contrato.
Los licitadores que alcancen una puntuación total por calidad inferior a 70 puntos quedarán excluidos del resto del procedimiento de evaluación, por lo que no se les tendrá en cuenta para la adjudicación del contrato.
Los licitadores deberán considerar pormenorizadamente todas las cuestiones mencionadas en las presentes especificaciones técnicas para obtener la mejor puntuación posible. La simple repetición de los requisitos obligatorios establecidos en las especificaciones técnicas, sin un análisis más detallado, conducirá a una puntuación muy baja. Además, si la oferta no trata expresamente alguna cuestión clave incluida en las presentes especificaciones técnicas, la Comisión podrá calificar con un cero los criterios cualitativos de adjudicación correspondientes.
5.2. Puntuación financiera (índice de precios)
El valor financiero de las ofertas se calculará como el sumatorio de los precios unitarios de la lista de precios (véase la parte II). Cada precio se multiplicará por su correspondiente coeficiente de ponderación, y el total final será la suma de todos los precios ponderados. Dicho total representa el índice de precios, que entrará en la fórmula de evaluación final.
Índice de precios = Σ (UP x WF)
Σ = sumatorio
UP = precios unitarios de la lista de precios del lote al que se refiere la licitación
WF = coeficiente de ponderación de los precios unitarios
5.3. Evaluación final
El contrato se adjudicará a la oferta que presente la mejor relación calidad/precio.
La evaluación final del valor cualitativo frente al valor financiero (índice de precios) se realizará asignando a cada oferta una calificación calculada del siguiente modo:
(Calidad ÷ 100) x 60 + (precio más bajo ÷ precio) x 40
Los licitadores se clasificarán por orden decreciente de calificación. El contrato se adjudicará al licitador que haya obtenido la calificación más alta al término de la evaluación final.
PARTE II – LISTA DE PRECIOS – lote 2
Organización de actos
El licitador se servirá de la presente lista de precios para redactar su propuesta financiera.
Se indicarán precios unitarios para cada producto o servicio que figura en la lista. Dichos precios unitarios serán firmes e incluirán todos los costes y gastos. Por ello, deberán incluir todas las tareas (incluidas las hipótesis de cálculo y los informes) necesarias, todos los costes (gestión y coordinación del proyecto, control de calidad, formación del personal del contratista, recursos de apoyo, etc.) y todos los gastos (gestión de la empresa, secretaría, gastos de desplazamiento al lugar principal de desarrollo de las tareas –Bruselas–, seguridad social, salarios, etc.) directos e indirectos del contratista en la realización de las tareas que se le confíen. En la última columna, el licitador indicará cada precio unitario multiplicado por el correspondiente coeficiente de ponderación.
Descripción | Unidad | Euro | WF (Coeficient e de ponderació n) | Total | |||
1. Tareas fundamentales: Tipo de actos | |||||||
1.1 Acto pequeño: Zona A. De 40 a 250 participantes, hasta 10 oradores, de un día a un día y medio, dos meses de preparación: tareas fundamentales (véanse puntos 1.1 a 1.12): asesoramiento general, ubicación y equipo técnico, lista de personas que se invitarán, invitaciones (concepción, envío, seguimiento), inscripciones, confirmaciones, contacto con los oradores (viaje, alojamiento, ponencias), contacto con los participantes, contacto con la DG REGIO, programa, lista de participantes, señalización y seguimiento. | €/acto | 10 | |||||
1.2 Ídem | Zona B. | €/acto | 4 | ||||
1.3 Ídem | Zona C. | €/acto | 1 | ||||
1.4 Acto mediano: Zona A. De 251 a 600 participantes, hasta 25 oradores, de uno a dos días, cuatro meses de preparación: tareas fundamentales (véase punto 1.2.1) | €/acto | 2 | |||||
1.5 Ídem | Zona B. | €/acto | 2 | ||||
1.6 Ídem | Zona C. | €/acto | 2 | ||||
1.7 Acto grande: Zona A. Más de 600 participantes, hasta 200 oradores, de dos a cinco días, seis meses de preparación: tareas fundamentales (véase punto 1.2.1) | €/acto | 1 | |||||
1.8 Ídem | Zona B. | €/acto | 1 | ||||
1.9 Ídem | Zona C. | €/acto | 1 | ||||
2. Otras actividades | |||||||
2.1 Fotocopias en blanco y negro | €/página | 50 | |||||
2.2 Impresión de fotocopias en color | €/página | 50 | |||||
2.3 Maletín o bolsa de la conferencia, impresos en dos colores (estrellas y título de la conferencia) cuaderno de notas A4 y bolígrafo con el logotipo de la UE (lienzo) | 100 | u n i d a d e s | 20 | ||||
2.4 Ídem | (rígido) | 100 | u n i d a d e | 20 | |||
Descripción | Unidad | Euro | WF (Coeficient e de ponderació n) | Total | ||||
s | ||||||||
3. Personal para los actos | ||||||||
3.1 Azafatas | €/día/ persona | 50 | ||||||
3.2 Consultor | €/día/ persona | 5 | ||||||
3.3 Moderador | €/día/ persona | 10 | ||||||
3.4 Guardas de seguridad | €/día/ persona | 1 | ||||||
3.5 Técnicos informáticos | €/día/ persona | 50 | ||||||
4. Actividades específicas comunicación | para los medios | de | ||||||
4.1 Listas de periodistas interesados | 10 | p e r s o n a s | 2 | |||||
4.2 Envío de invitaciones periodistas interesados | o | documentación a | los | 10 personas | 5 | |||
4.3 Llamadas de seguimiento a periodistas, seguimiento de las invitaciones y del acto | 10 | p e r s o n a s | 5 | |||||
4.4 Preparar y distribuir documentación específica para la prensa (50 páginas de documentos, por término medio) | €/dossier | 10 | ||||||
4.5 Redactar para la prensa (1 página equivale a 1 500 caracteres, sin los espacios) | €/página | 5 | ||||||
4.6 Formación previa al contacto con la prensa (precio por hora de formación en Bruselas para 10 personas, incluyendo preparación y equipo vídeo) | €/hora | 2 | ||||||
4.7 Idear mensajes claves comunicación | y una estrategia | de | €/día/ persona | 2 | ||||
5. Multimedia (incluidos transporte e instalación) | ||||||||
5.1 Alquiler de locales (sala de conferencia/recepción y vestuarios) | €/acto | 50 | ||||||
5.2 Alquiler de ordenadores, conexión incluida | €/unidad | 10 | ||||||
5.3 Alquiler de un lector de DVD | €/unidad | 10 | ||||||
5.4 Alquiler de un lector de vídeos | €/unidad | 10 | ||||||
Descripción | Unidad | Euro | WF (Coeficient e de ponderació n) | Total |
5.5 Alquiler de una pantalla grande (42’’) de plasma, conectada a un ordenador o un lector de vídeos | €/unidad | 5 | ||
5.6 Alquiler de un monitor en la base | €/unidad | 5 | ||
5.7 Alquiler de una fotocopiadora xx xxxx | €/unidad | 5 | ||
5.8 Alquiler de una fotocopiadora de alta velocidad | €/unidad | 5 | ||
5.9 Alquiler de impresora láser (blanco y negro) | €/unidad | 5 | ||
5.10 Alquiler de pantallas de proyección | €/unidad | 10 | ||
5.11 Alquiler de un retroproyector | €/unidad | 10 | ||
5.12 Alquiler de un cañón de proyección/vídeo | €/unidad | 10 | ||
5.13 Alquiler de un aparato de teléfono/fax | €/unidad | 5 | ||
5.14 Alquiler de un terminal interactivo | €/unidad | 5 | ||
5.15 Alquiler de otros equipos técnicos, audiovisuales y TIC | €/unidad | 50 | ||
5.16 Grabación de las sesiones | €/acto | 5 | ||
5.17 Difusión en línea de la conferencia | €/acto | 10 | ||
5.18 Alquiler de cabinas de intérpretes, instalación técnica para la interpretación simultánea, según ISO 4043-1998 (xxxx://xxxx.xxx.xx.xxx/xxxxxx/xxxxxxx.xxx?xxxx_00 75) | €/ cabina/ día | 10 | ||
5.19 Auriculares/receptores de infrarrojos | €/unidad/ dí a | 10 | ||
6 Otro mobiliario y material (incluidos transporte e instalación) para actos celebrados en la zona A | ||||
6.1 Decoración floral para un acto < 200 personas (dos xxxxx a la entrada y dos en la mesa de oradores) | €/acto | 10 | ||
6.2 Decoración floral para un acto > 200 personas (dos xxxxx a la entrada y cinco en el escenario) | €/acto | 10 | ||
6.3 Alquiler de autocar de hasta 30 plazas con conductor | €/hora | 5 | ||
6.4 Alquiler de autocar de 50 plazas con conductor | €/hora | 10 | ||
6.5 Músicos | factura | 10 | ||
6.6 Cóctel: vinos, espumosos, jugos de fruta, aperitivos, cinco canapés por invitado, incluido el servicio (dos horas) | €/invitad o | 50 | ||
6.7 Café, té, zumos, agua y pastas para los descansos | €/invitad o | 50 | ||
6.8 Almuerzo tipo buffet, frío (carnes, charcutería, mariscos, pescado ahumado) | €/invitad o | 10 | ||
6.9 Almuerzo tipo buffet, como el anterior y con platos calientes | €/invitad o | 10 | ||
6.10 Almuerzo tipo buffet para recepción (tres platos: entrada, plato principal, postres), frío (carnes, charcutería, mariscos, pescado ahumado) | €/invitad o | 10 | ||
6.11 Almuerzo tipo buffet para recepción (tres platos: entrada, plato principal, postres), como el anterior y con platos calientes | €/invitad o | 10 |
Descripción | Unidad | Euro | WF (Coeficient e de ponderació n) | Total |
6.12 Panel suplementario | €/unidad | 10 | ||
7 Otros productos | ||||
7.1 ………………………………………………. | factura | |||
7.2 ………………………………………………. | factura | |||
7.3 ………………………………………………. | factura | |||
7.4 ………………………………………………. | factura | |||
7.5 ………………………………………………. | factura | |||
7.6 ………………………………………………. | factura | |||
7.7 ………………………………………………. | factura | |||
7.8 ………………………………………………. | factura | |||
7.9 ………………………………………………. | factura | |||
TOTAL en EUROS |
Firma: ..........................................................
Nombre y apellidos: ..............................................
Fecha: ..........................................................
LICITACIÓN 2010CE16BAT052
Especificaciones técnicas del lote 3 Diseño, producción y difusión de productos
audiovisuales
Los diversos componentes del presente lote se describen en la primera parte.
En la segunda parte se presentan las dos simulaciones que debe realizar el licitador.
En la tercera parte figura la lista de precios, que también debe cumplimentar el licitador.
PARTE I – OBJETO DEL CONTRATO, DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS Y CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN
1. OBJETO DEL CONTRATO
El objeto del presente lote es promover la comunicación sobre políticas regionales y reforzar las relaciones entre la Dirección General de Política Regional (DG REGIO) y grupos destinatarios específicos o el conjunto de la población, mediante productos audiovisuales de calidad.
Las actividades de información emprendidas en el marco de la política regional europea van destinadas a aumentar el conocimiento que de esta tienen muchas organizaciones y el conjunto de la población. También reflejan el importante papel que la DG REGIO desempeña en la difusión, a través de los Estados miembros y los países candidatos, de buenas prácticas y experiencias de planificación, evaluación y gestión de los fondos estructurales.
A título indicativo, la DG REGIO produce unos diez «videoclips» al año, entre los que se cuentan los ganadores de los premios anuales RegioStars (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx_xx.x fm?nmenu=4#2010), como también otros productos audiovisuales sobre decisiones importantes relacionadas con la política de cohesión, como la Estrategia de la UE para la región del Mar Báltico (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxx_xx.xxx). Como la gestión de la política regional de la UE es compartida entre la Unión, los Estados miembros y sus regiones, la DG REGIO concede gran importancia a que todos sus productos audiovisuales reflejen el valor añadido de la política y sus repercusiones en la vida cotidiana de la gente.
2. DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS
El contratista elaborará productos audiovisuales a petición de la DG REGIO. Preparará, producirá y distribuirá productos informativos audiovisuales para públicos específicos, para los medios de comunicación o para el conjunto de la población.
Estos productos van destinados a su difusión radiofónica o televisiva a escala nacional, regional y local, a conferencias y otros actos, a la difusión por internet o como DVD, o a la distribución mediante canales específicos como las autoridades o asociaciones regionales.
Como parte de sus responsabilidades, el contratista tendrá que supervisar el conjunto de los productos audiovisuales y señalar a la DG REGIO cualquier posibilidad de mejora o actualización. El contratista tendrá potestad para hacer propuestas por iniciativa propia.
Podrá solicitarse al contratista, en estrecha colaboración con los departamentos competentes de la Comisión, que realice las siguientes tareas (lista no exhaustiva):
• realización de reportajes vídeo, documentales, videocomunicados, cuñas publicitarias, videoclips, películas de animación, titulares cortos, screencasts, visitas comentadas de sitios web, diaporamas, etc., principal pero no exclusivamente sobre la política regional de la UE, en cualquiera de las lenguas oficiales de la UE o en otras (con inclusión de la traducción o adaptación de textos, comentarios, subtítulos, etc.);
• versiones internacionales, metraje alternativo, listas xx xxxxx, guiones e información de referencia, según dispone la DG COMM (véanse los anexos 1 y 2 del presente lote);
• cobertura vídeo o fotográfica de actos celebrados en Bruselas u otros lugares;
• organización de la cobertura vídeo o audio de actos celebrados en Bruselas u otros lugares por parte de periodistas invitados de radio o televisión (buscar los periodistas interesados, ponerse en contacto con ellos, invitarlos al acto, acompañarlos y ayudarles sobre el terreno);
• realización de reportajes fotográficos y redacción de la leyenda de cada fotografía. Esto exigirá que el contratista se desplace a distintos puntos de la Unión Europea para realizar reportajes fotográficos de calidad sobre proyectos financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional;
• actualización, con fotografías nuevas, de la fototeca en línea de la DG REGIO (de cuyo mantenimiento y desarrollo se ocupa el contratista del lote 1); archivo electrónico de las producciones en la fototeca en línea, incluida la leyenda de cada fotografía nueva en varias lenguas oficiales de la UE;
• contribución a la identificación de grupos destinatarios y sus necesidades;
• determinación de interesados en actividades de la Unión Europea, como periodistas o productores de radio, televisión o sitios web;
• asesoramiento de la Comisión Europea sobre su estrategia de comunicación con canales de televisión, emisoras de radio, sitios web y los diversos grupos destinatarios;
• seguimiento de las repercusiones de las actividades de la UE en los medios radiofónicos, televisivos y de internet, especialmente en materia de política regional;
• tareas diversas, como el subtitulado a otras lenguas de producciones existentes, voz en off, mezcla, montaje y duplicación;
• difusión activa a cadenas y redes de televisión o a plataformas de internet. Esto exigirá al contratista mantener contactos regulares con usuarios actuales y potenciales de los videocomunicados de la DG REGIO, como también ponerse en contacto y enviar alertas a los posibles clientes antes de que aparezcan dichos vídeos u otros productos;
• dar respuesta a las preguntas de los organismos de difusión y hacer frente a los problemas relacionados con dichos vídeos u otros productos;
• presentar a la DG REGIO informes detallados sobre el uso que los organismos de difusión hacen de sus videocomunicados. En los informes aparecerá la indentificación de las cadenas, la franja horaria de difusión, el tipo de programa, la fecha y hora, la audiencia y la cuota xx xxxxxxx.
• Formatos de entrega: además de ofrecer las producciones audiovisuales al público destinatario, el contratista pondrá a disposición de la Comisión las copias maestras del material montado, el metraje sin montar y las pruebas de los productos audiovisuales. El formato y el número de copias requeridas variarán en función de las necesidades específicas de cada proyecto. Por eso, se pide a los licitadores que en la lista de precios especifiquen los costes unitarios de una gama muy amplia de formatos. El contratista presentará también todas las producciones audiovisuales en un formato de difusión vídeo compatible con los lectores más habituales, en alta o en baja definición.
En la lista de precios se presentan descripciones detalladas de los productos más frecuentes.
3. CÁLCULO DE LOS PRECIOS
La DG REGIO aplicará un sistema de tarificación en el que las tareas más frecuentes (dossiers de vídeo y fotográficos) se considerarán productos completos, con inclusión de todos los aspectos de gestión del proyecto, coordinación, personal, gastos generales, material, y costes de viajes y estancia.
Los licitadores deberán tener especialmente en cuenta el punto 10 de las condiciones generales, relativo a las distancias y el kilometraje. Se exigen tres niveles de precio para elementos específicos de la lista de precios, en función de la distancia de Bruselas al lugar de la misión encomendada.
Los licitadores deberán tener especialmente en cuenta que, para la mayoría de las tareas, en el pliego de condiciones no se prevé un reembolso adicional de gastos de viajes dentro de la Unión Europea. Estos gastos se incluirán en los precios unitarios. Los licitadores deberán trabajar sobre costes fijos, que pueden variar, según el lugar en que se presten los servicios, en función de tres zonas:
Zona A: Bruselas y ciudades situadas en un radio de 500 km de Bruselas, como París, Londres, Amsterdam o Colonia;
Zona B: localidades en un xxxxx xx xxxxx 000 x 0 000 xx xx Xxxxxxxx, como Berlín, Viena, Roma, Madrid, Estocolmo, Dublín, Copenhague, Varsovia o Praga;
Zona C: localidades de la Unión europea a más de 1 500 km de Bruselas, y en países candidatos.
No está previsto modificar los costes de viaje o de kilometraje al interior de cada una de las zonas.
Todos los reembolsos de gastos de viaje y estancia fuera del lugar principal de desarrollo de las tareas (Bruselas), correspondientes a misiones excepcionales no incluidas en los productos de la lista de precios (por ejemplo, a países extraunionitarios relacionados con la DG REGIO, como Brasil, Ucrania o China) pero realizadas por petición expresa y previa autorización de la Comisión, se realizarán en euros. Para el reembolso deberán presentarse los justificantes originales (véase el artículo II.7. del proyecto de contrato en el anexo 2).
4. CALIDAD
Aunque esté previsto un control final por la Comisión, el trabajo presentado deberá tener tal calidad que ya no sea preciso que los servicios de la Comisión aporten correcciones.
Las tareas se realizarán siguiendo plenamente las instrucciones específicas de cada orden de pedido o de cada contrato concreto, de modo completo y exacto. El contratista deberá realizar un control detallado del conjunto de su trabajo, para asegurarse de que podría usarse tal cual, sin más revisión por los servicios de la Comisión. Deberá el contratista prestar una atención especial a controlar que todas las referencias se hayan verificado y citado correctamente, que cualquier referencia propuesta haya sido consultada, y que la terminología empleada es coherente en el conjunto de los productos audiovisuales.
5. MÉTODOS DE TRABAJO
En sus ofertas, los licitadores designarán claramente un alto directivo como responsable del contrato. En particular, en caso de que se le adjudique el contrato, el responsable del contrato será para la Comisión la persona de contacto, el interlocutor único al que la Comisión dirigirá sus peticiones, y que tendrá que participar en las reuniones de seguimiento. El responsable del contrato dará respuestas y propondrá soluciones a la Comisión tanto en cuanto al objeto del contrato como en sus aspectos organizativos o administrativos (también los problemas de facturación y pago), y las aplicará, previo acuerdo de la Comisión. El contratista comunicará a la Comisión cualquier cambio de la composición del equipo (salidas, llegadas, ascensos, etc.) que se produzca durante la ejecución del contrato.
El responsable del contrato designará un equipo para realizar cada pedido específico. Cada equipo tendrá un jefe de proyecto. El responsable del contrato y el jefe de proyecto tendrán un buen conocimiento de la política regional europea y de las actividades de los socios de la DG REGIO (especialmente los Estados miembros) en este ámbito.
En el equipo se darán cita todos los conocimientos y la experiencia necesarios para realizar las tareas descritas en las presentes especificaciones técnicas. Todos los
miembros del equipo que tengan contactos con los servicios de la Comisión deberán ser capaces de trabajar en francés o en inglés.
El contratista velará por que la composición del equipo corresponda a los términos de su oferta durante toda la duración del contrato. El contratista ofrecerá los programas de formación necesarios para que los servicios de su equipo mantengan constante la alta calidad. La Comisión se reserva el derecho de exigir, justificándolo debidamente, la sustitución de cualquier miembro del equipo cuya experiencia o competencia considere inadecuada. Se prestará una atención especial al enfoque propuesto por el contratista para la gestión de los subcontratistas. Los licitadores tendrán que indicar los tipos de tareas que piensan subcontratar y el nombre de las empresas a las que ya tienen la intención de subcontratar parte de las mismas, como indica el punto 4.2 xxx xxxxxx de condiciones generales.
Se organizarán reuniones anuales o semestrales entre la Comisión y el contratista, en las que este presentará un breve informe de actividad del período, y se discutirán las repercusiones, los modos de mejorar y las cuestiones o dificultades que hayan surgido durante la ejecución del contrato; ambas partes propondrán soluciones.
Los contratistas tendrán que estar disponibles para reuniones en Bruselas en un plazo de veinticuatro horas, y habrán de explicar en su oferta cómo piensan hacerlo.
Los costes de gestión del contrato por el contratista y los de las reuniones y los informes anuales o semestrales (incluidos los de viaje) no se facturarán por separado, sino que se integrarán en los de cada producto.
6. CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN – EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se compararán y relacionarán según el número total de puntos que obtengan, en función de criterios de calidad y de precio. Los contratos se adjudicarán a la oferta con la puntuación más alta.
Se estudiará la calidad de las ofertas para otorgar a cada una una puntuación, según lo establecido en la sección «Puntuación por calidad». Se evaluará a continuación el aspecto financiero, según lo establecido en la sección «Puntuación financiera».
6.1. Puntuación por calidad (máximo 100 puntos)
La calidad de las propuestas se evaluará sobre 100 puntos, del siguiente modo:
– Se concederá un máximo de 30 puntos por el enfoque general, según los criterios presentados en el siguiente cuadro;
– Se concederá un máximo de 70 puntos por la propuesta técnica que se haga para los dos estudios de casos, según las especificaciones y los criterios presentados en la parte II del presente lote. La puntuación máxima por estudio de caso es de 35.
Los licitadores han de obtener, como mínimo, el 50 % de cada criterio de adjudicación. De lo contrario, quedarán excluidos del resto del procedimiento de evaluación, por lo que no se les tendrá en cuenta para la adjudicación del contrato.
Los licitadores que alcancen una puntuación total por calidad inferior a 70 puntos quedarán excluidos del resto del procedimiento de evaluación, por lo que no se les tendrá en cuenta para la adjudicación del contrato.
Los licitadores deberán considerar pormenorizadamente todas las cuestiones mencionadas en el presente pliego de condiciones para obtener la mejor puntuación posible. La simple repetición de los requisitos obligatorios establecidos en el pliego de condiciones, sin un análisis más detallado, conducirá a una puntuación muy baja. Además, si la oferta no trata expresamente alguna cuestión clave incluida en las presentes especificaciones técnicas, la Comisión podrá calificar con un cero los criterios cualitativos de adjudicación correspondientes.
Esta puntuación por calidad se calculará del siguiente modo:
Puntuación obtenida por el enfoque general (puntos 1 a 3 del cuadro) + puntuación obtenida por los estudios de casos (punto 4 del cuadro)
Criterios de adjudicación | Información necesaria | Puntación máxima |
1. Calidad, coherencia y pertinencia del enfoque propuesto | – los licitadores resumirán el enfoque que proponen para alcanzar los objetivos que persigue la Comisión Europea y para ofrecer los servicios o productos solicitados en la presente licitación; | 5 |
(15 puntos) Puntuación mínima requerida: 7,5/15 | – los licitadores expondrán las dificultades u obstáculos principales y propondrán soluciones, con las sugerencias que consideren oportunas; – los licitadores explicarán los mecanismos de control de la calidad y los principales indicadores de desempeño que piensan utilizar para garantizar la calidad de los servicios o productos y el respeto de los plazos. | 5 5 |
2. Calidad de la organización del trabajo, gestión del equipo (9 puntos) | – los licitadores expondrán la composición y organización del equipo propuesto para conseguir la mayor eficacia en términos de costes, rapidez y calidad de los servicios solicitados; | 3 |
Puntuación mínima requerida: 4,5/9 | – los licitadores describirán las diversas medidas de gestión del personal que tomarán para garantizar el mantenimiento del nivel de los servicios prestados, y los mecanismos de supervisión de las tareas que piensan subcontratar; | 3 |
– los licitadores resumirán su enfoque de la gestión cotidiana del trabajo con los servicios competentes de la Comisión. | 3 |
3. Claridad, concisión y presentación de la oferta (10 puntos) (6 puntos) Puntuación mínima requerida: 3/6 | – los licitadores deben cumplir todas las exigencias xxx xxxxxx de condiciones en contenido, y ser claros y concisos en contenido y presentación; en cuanto a la presentación, incluirán un índice, y las páginas estarán numeradas y agrupadas como proceda (encuadernadas, grapadas, etc.); los artículos anexos a la licitación (en papel, CD-ROM, DVD, etc.) irán identificados con el número de lote, el número del artículo y su contenido; | 3 |
– las licitaciones solo contendrán información estrictamente relacionada con los productos y servicios requeridos y los criterios mencionados. Esto quiere decir que los licitadores deben evitar dar descripciones académicas sobre la estrategia de información y comunicación. | 3 | |
4. Análisis cualitativo de los dos estudios de casos (2 x 35 puntos) Puntuación mínima requerida: 35/70 | Se exigirán dos estudios de casos (véase la parte II). Se indican a continuación instrucciones detalladas para la propuesta del licitador de los estudios de casos. En la parte II figura el detalle de la puntuación por calidad para cada uno de los estudios de casos. | |
Puntuación total: 100 Puntuación mínima requerida: 70/100 |
Estudios de casos (véase la parte II)
Se pide a los licitadores que hagan, para cada estudio de casos, una propuesta técnica específica con el detalle de los costes (precios estimados).
NB: Los estudios de casos se han elaborado exclusivamente a efectos del procedimiento de adjudicación del presente contrato. Son totalmente ficticios y de ningún modo pueden considerarse una indicación de las prioridades o la naturaleza exacta de las actividades futuras.
La propuesta técnica deberá:
– describir detalladamente el enfoque, las fases y los métodos de trabajo que el licitador pretende seguir para realizar el conjunto de las tareas exigidas en el estudio, y especificar qué partes subcontratará;
– precisar, para cada fase, la composición del equipo del proyecto y los cometidos que se asignarán al personal que participará, especificando el número de unidades (personas/día) por categoría de personal;
– proponer un calendario e indicar el tiempo que considera necesario para cada fase, teniendo en cuenta el tiempo que dedicará a la interacción con los servicios de la Comisión y las etapas del proceso de validación;
– incluir las muestras o extractos de las tareas encomendadas. El detalle de los costes (precios estimados) deberá:
– englobar todas las tareas y los trabajos que el licitador ha de llevar a cabo para este estudio de casos;
– presentarse por separado para cada estudio de casos, cumplimentando los cuadros que se encuentran al final de la parte II;
– reflejar fielmente la lista de precios propuesta.
6.2. Puntuación financiera (índice de precios)
El valor financiero de las ofertas se calculará como el sumatorio de los precios unitarios de la lista de precios (véase la parte III). Cada precio se multiplicará por su correspondiente coeficiente de ponderación, y el total final será la suma de todos los precios ponderados. Dicho total representa el índice de precios, que entrará en la fórmula de evaluación final.
Índice de precios = Σ (UP x WF)
Σ = sumatorio
UP = precios unitarios de la lista de precios del lote al que se refiere la licitación
WF = coeficiente de ponderación de los precios unitarios
6.3. Evaluación final
El contrato se adjudicará a la oferta que presente la mejor relación calidad/precio.
La evaluación final del valor cualitativo frente al valor financiero (índice de precios) se realizará asignando a cada oferta una calificación calculada del siguiente modo:
(Calidad ÷ 100) x 60 + (precio más bajo ÷ precio) x 40
Los licitadores se clasificarán por orden decreciente de calificación. El contrato se adjudicará al licitador que haya obtenido la calificación más alta al término de la evaluación final.
PARTE II – ESTUDIO DE CASOS – lote 3
Diseño, producción y difusión de productos audiovisuales
Se piden dos simulaciones. Para cada una de ellas, el licitador describirá el enfoque que propone para alcanzar el objetivo y desglosará el presupuesto que le dedicará, sirviéndose de los cuadros presentados más adelante.
Se recuerda a los licitadores que con estas simulaciones se pretende poner de manifiesto:
a) su comprensión de la política regional, b) la originalidad de su enfoque, c) su método de trabajo, y d) su comprensión de los costes implicados y su capacidad de limitarlos a lo establecido en la lista de precios. Es decir, el licitador puede demostrar sus competencias, la calidad de su gestión y la asignación de los recursos humanos. Su respuesta se evaluará con arreglo a un criterio de adjudicación cualitativo.
El presupuesto se basará exclusivamente en las tarifas indicadas en la lista de precios.
Obsérvese que, a efectos de la presente licitación, los licitadores no tienen que presentar un producto audiovisual real para cada uno de los estudios de casos. Se describen a continuación los productos que deberán entregarse para cada uno de los estudios de casos.
ESTUDIO DE CASO Nº 1: PRODUCCIÓN DE UN VIDEOCOMUNICADO
Como complemento a este producto principal, producirá una versión corta (1 minuto 30) solo en inglés, y un testimonio personal (clip de 1 minuto) en inglés de un ciudadano o una empresa que muestre las ventajas que este proyecto concreto ha supuesto para su vida cotidiana o para la empresa.
Los tres productos (videocomunicado, versión corta y «testimonio») constituyen una entrada de la lista de precios (punto 1.12) y las versiones lingüísticas otra (punto 1.15). Sin embargo, a efectos de la presente licitación, los licitadores solo incluirán en su oferta la descripción de las tareas y los productos relativos al videocomunicado de 3 minutos, aunque todos los elementos (producto principal, complementos y versiones lingüísticas) deban incluirse en la oferta de precios, con arreglo a la lista de precios. En este precio se incluirán todos los aspectos de gestión, coordinación, personal, gastos generales, material, y costes de viajes y estancia, lo que quiere decir que no se aceptarán otras entradas en la lista de precios, excepto las copias adicionales para distribución.
La realización del vídeo englobará la preproducción, la filmación, el montaje y las fases de posproducción de imagen y sonido, teniendo en cuenta los siguientes imperativos:
Los destinatarios del videocomunicado son: a) los interesados directos en la política regional (autoridades nacionales, regionales y locales); b) los medios audiovisuales de comunicación.
Para la realización del videocomunicado, los licitadores tomarán como punto xx xxxxxxx la información sobre el Centro de tecnología ambiental disponible en:
– xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxx_xxx.xxx?xxxxXX&xxxx00 &sto=1859&lan=7®ion=ALL&obj=ALL&per=2&defL=EN
– xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxx/
El licitador propondrá para filmar los lugares que considere más adecuados para ilustrar el proyecto de manera satisfactoria.
Las entrevistas se subtitularán o doblarán en cada versión lingüística. El licitador decidirá cómo plantear la filmación.
El vídeo llevará también 10 minutos de metraje alternativo destinado a periodistas de televisión, con entrevistas o secuencias de ilustración.
Tareas que deberá simular el licitador:
NB: Todas estas tareas deberán definirse claramente en los precios estimados por el licitador.
(a) Asesoramiento y preparación del proyecto (metodología para llegar al público destinatario, contenido, planificación y presupuesto detallados), seguimiento de las tareas y coordinación durante toda la duración del proyecto;
(b) realización real del videocomunicado en inglés, en las siguientes fases:
2.1 preproducción
2.2 filmación
2.3 montaje
2.4 posproducción de imagen y sonido
(c) traducción al francés y xx xxxxxx;
(d) paralelamente, realización de los 10 minutos de metraje alternativo;
(e) presentación del vídeo a los periodistas de las cadenas de televisión de los países o regiones en los que se realiza el proyecto, y suministro oportuno de una copia profesional del videocomunicado a los periodistas de televisión que lo soliciten;
(f) seguimiento y notificación de la percepción y emisión del vídeo entero o de partes del mismo por las cadenas de televisión;
(g) copias y envío:
– se entregará a la Comisión Europea una copia Betacam digital de cada versión lingüística (+ versión internacional + metraje alternativo) para su archivo, y una copia Betacam digital en inglés (+ versión internacional + metraje alternativo) para su difusión por Europe by Satellite (EbS: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxx/xxxxxxx_xx.xxx)
– se suministrarán 40 copias en formato profesional a los periodistas de televisión de varios países de la UE.
El presupuesto destinado a la tarea 2 constituye una entrada fija de la lista de precios, que lleva incluidas la versión corta, de 1 minuto 30, y el «testimonio» de 1 minuto.
El presupuesto de las tareas 5, 6 y 7 debe especificarse por separado, tras lo cual se calculará el total general.
Qué debe presentarse a la Comisión (en el marco de la presente licitación):
• una explicación del enfoque del licitador para la realización del videocomunicado y tipo de filmación que ha elegido;
• planificación detallada de la realización del proyecto, teniendo también en cuenta el tiempo que se dedicará a la interacción con los servicios de la Comisión y las etapas del proceso de validación;
• una lista detallada de las tomas del videocomunicado, que indique en un cuadro, para cada secuencia:
– el código horario al principio y al final de la secuencia,
– la descripción exacta del contenido de la secuencia,
– la descripción de las imágenes (tema, lugar, gráficos, etc.),
– la descripción, en su caso, de los efectos sonoros, visuales y de transición;
• el licitador describirá detalladamente cómo piensa presentar el videocomunicado a los periodistas de televisión y distribuirlo a quien se lo solicite;
• asimismo, el licitador describirá detalladamente cómo piensa notificar la percepción y emisión del videocomunicado por las cadenas de televisión y su impacto en el público destinatario.
Criterios de calificación (máximo, 35 puntos):
Videoco- municado (8') | Criterios técnicos de adjudicación | Puntación máxima |
1 | Calidad del enfoque general • Coherencia y pertinencia del enfoque propuesto, de los métodos de trabajo y de la planificación detallada. | 5 |
2 | Calidad del producto • Filmación: adecuación de los lugares propuestos para la filmación, originalidad de la misma, pertinencia y originalidad de los expertos o personas entrevistadas, etc. • Estructura: trama, equilibrio de los temas abordados, etc. • Contenido: contexto de las iniciativas de la UE, mensajes, soluciones y valor añadido por la UE, pertinencia y originalidad xxx xxxxx, conclusiones, etc. • Estilo: claridad y fluidez, ritmo, transiciones y montaje, efectos gráficos y visuales, efectos musicales y sonoros, etc. | 20 (5 + 5 + 5 + 5) |
3 | Calidad de la promoción y la distribución • Promoción entre los medios audiovisuales. • Distribución: magnitud de la cobertura geográfica y del servicio de entrega. | 5 (2,5 + 2,5) |
4 | Calidad del seguimiento y la notificación • Seguimiento de la cobertura por los medios: información sobre la difusión del producto audiovisual. • Notificación: análisis de los datos cuantitativos y cualitativos del impacto mediático, conclusiones y recomendaciones. | 5 (2,5 + 2,5) |
Puntuación total 35 | ||
Puntuación mínima requerida: 17,5/35 | ||
Costes previstos:
Sobre la base de la lista estándar de precios que presentan con su oferta, se pide a los licitadores que hagan una estimación del coste del estudio de casos a partir de los detalles mencionados y del siguiente cuadro.
Costes estimados del estudio de casos nº 1 del lote 3(*) | ||||
Descripción de la tarea | Tipo de unidad | Número de unidades | Precio por unidad | Subtotal |
Tarea 1 | ||||
Tarea 2 | ||||
Tarea 3 | ||||
Tarea 4 | ||||
Tarea 5 | ||||
Tarea 6 | ||||
Tarea 7 | ||||
Total | ||||
(*) Todos los precios se indicarán en euros, sin IVA. Antes de cumplimentar el cuadro con la estimación de costes del estudio de casos, se llama la atención de los licitadores sobre lo siguiente:
una tarea puede tener varias etapas, cada una de las cuales puede requerir distintos tipos de unidades (por ejemplo, las relativas a las categorías de personal, servicios estándar, equipamiento técnico, etc., en la correspondiente lista de precios). Por eso es importante definir con claridad y enumerar cada tipo de unidad necesaria para cubrir una etapa o una tarea.
ESTUDIO DE CASO Nº 2: PRODUCCIÓN DE UN VIDEOCLIP VIRAL DE 1 MINUTO
El licitador tiene que producir un corto audiovisual («clip») de un máximo de 60 segundos, exento de derechos, en formato 16:9, en todas las lenguas oficiales de la UE, para informar al público en general de manera clara, original, atractiva y llamativa del impacto y las ventajas del Fondo de Solidaridad de la Unión Europea. El clip debe prestarse a su promoción en internet, también mediante su publicación en varios sitios web EUROPA y otros, como también por marketing viral.
En la realización del clip se tendrán en cuenta los siguientes imperativos:
• el clip va destinado al gran público;
• para la realización del clip, los licitadores tomarán como punto xx xxxxxxx la información sobre el Fondo de Solidaridad de la Unión Europea disponible en xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx_xx.xxx;
• el licitador decidirá cómo plantear la realización del clip, que podrá filmarse o no, ser totalmente de animación o no, llevar textos de comentario o no, etc.
• el producto deberá ser creativo y atractivo, transmitiendo a la vez información clara sobre el tema;
• si decide filmar, el licitador propondrá para ello los lugares que considere más adecuados para ilustrar el tema de manera satisfactoria a escala de la UE, y con una relación calidad/precio razonable. Podrán utilizarse imágenes de archivo.
Tareas que deberá simular el licitador:
NB: Todas estas tareas deberán definirse claramente en los precios estimados por el licitador.
(a) Asesoramiento y preparación del proyecto (metodología para llegar al público destinatario, contenido, planificación y presupuesto detallados), seguimiento de las tareas y coordinación durante toda la duración del proyecto;
(b) realización del clip en todos los idiomas oficiales de la UE. Deberán definirse claramente todas las fases del proceso de producción como subtareas;
(c) entrega a la Comisión Europea de una copia Betacam digital de cada versión lingüística para su archivo, y una copia Betacam digital en inglés, otra en francés y otra en alemán para publicar en EUTube, además de un CD-ROM en cada idioma con ficheros comprimidos para su ulterior difusión en la web o descarga, en los siguientes formatos: MPEG1, MPEG2, MP4, .mov, .wmv, .rm, .flv);
(d) producción de un DVD-5 maestro para la ulterior copia del producto en DVD. Este DVD contendrá una pantalla de menú con las opciones de idioma y una pantalla de título por cada versión lingüística;
(e) entrega a la Comisión Europea de 2 000 DVD en sobres de cartón (124 mm x 124 mm x 1,5 mm, impresos por ambas caras en cuatricromía) precintados en celofán;
(f) organización de una campaña de promoción por internet, con inclusión de marketing viral, que garantice la difusión del clip y la notificación de la misma. Deberán definirse claramente como subtareas todas las fases de la campaña de promoción por internet y de notificación.
Qué debe presentarse a la Comisión (en el marco de la presente licitación):
• una explicación detallada del enfoque y el formato elegidos por el licitador para la realización del producto, y una descripción clara y atractiva del tema y sus ventajas;
• planificación detallada de la realización del proyecto, teniendo también en cuenta el tiempo que se dedicará a la interacción con los servicios de la Comisión y las etapas del proceso de validación;
• una lista muy detallada que indique en un cuadro, para cada secuencia:
– el código horario al principio y al final de la secuencia,
– la descripción exacta del contenido de la secuencia,
– la descripción de las imágenes (tema, lugar, gráficos, animación, etc.),
– la descripción de los efectos sonoros, visuales, de transición y otros posibles,
– el texto que acompaña;
• el licitador describirá detalladamente su estrategia para publicar y difundir el clip en internet;
• asimismo, el licitador explicará detalladamente cómo piensa analizar los datos cuantitativos y cualitativos del impacto final del clip en el público destinatario.
Criterios de calificación (máximo, 35 puntos):
Corto audiovisual (1:30) | Criterios técnicos de adjudicación | Puntación máxima |
1 | Calidad del enfoque general • Coherencia y pertinencia del enfoque propuesto, de los métodos de trabajo y de la planificación detallada. | 5 |
2 | Calidad del producto • Estructura y contenido: contexto, trama, mensajes clave, pertinencia y originalidad xxx xxxxx, valor añadido por la UE, conclusiones, etc. • Estilo: tipo de producto propuesto, creatividad, ritmo, transiciones y montaje, efectos gráficos y visuales, efectos musicales y sonoros, etc. | 20 (8 + 12) |
3 | Calidad de la promoción Promoción por publicación del producto audiovisual en internet y mediante marketing viral; eficacia, pertinencia y cobertura geográfica de las vías utilizadas para llegar por internet a los destinatarios. | 5 |
4 | Calidad del seguimiento y la notificación • Seguimiento: del impacto del producto audiovisual en internet. • Notificación: análisis de los datos cuantitativos y cualitativos del impacto en internet, conclusiones y recomendaciones. | 5 (2,5 + 2,5) |
Puntuación total 35 | ||
Puntuación mínima requerida: 17,5/35 | ||
Costes previstos:
Sobre la base de la lista estándar de precios que presentan con su oferta, se pide a los licitadores que hagan una estimación del coste del estudio de casos a partir de los detalles mencionados y del siguiente cuadro.
Costes estimados del estudio de casos nº 2 del lote 3(*) | ||||
Descripción de la tarea | Tipo de unidad | Número de unidades | Precio por unidad | Subtotal |
Tarea 1 | ||||
Tarea 2 | ||||
Tarea 3 | ||||
Tarea 4 | ||||
Tarea 5 | ||||
Tarea 6 | ||||
Total | ||||
(*) Todos los precios se indicarán en euros, sin IVA. Antes de cumplimentar el cuadro con la estimación de costes del estudio de casos, se llama la atención de los licitadores sobre lo siguiente:
una tarea puede tener varias etapas, cada una de las cuales puede requerir distintos tipos de unidades (por ejemplo, las relativas a las categorías de personal, servicios estándar, equipamiento técnico, etc., en la correspondiente lista de precios). Por eso es importante definir con claridad y enumerar cada tipo de unidad necesaria para cubrir una etapa o una tarea.
PARTE III – LISTA DE PRECIOS – lote 3
Diseño, producción y difusión de productos audiovisuales
El licitador deberá cumplimentar en su totalidad la lista de precios de los servicios en cuestión. Los precios se indicarán en euros, sin IVA. Indique un solo importe en cada casilla.
Los importes indicados en la lista de precios, ponderados por su importancia según un coeficiente que va de 1 (el menos importante o frecuente) a 10 (el más importante o frecuente), se tendrán en cuenta para realizar el cálculo de la puntuación final de la oferta. En la última columna, el licitador indicará cada precio unitario multiplicado por el correspondiente coeficiente de ponderación. Se indicarán precios unitarios para cada producto o servicio que figura en la lista. Dichos precios unitarios serán firmes e incluirán todos los costes y gastos. Por ello, deberán incluir todas las tareas (incluidas las hipótesis de cálculo y los informes) necesarias, todos los costes (gestión y coordinación del proyecto, control de calidad, formación del personal del contratista, recursos de apoyo, etc.) y todos los gastos (gestión de la empresa, secretaría, gastos de desplazamiento al lugar principal de desarrollo de las tareas –Bruselas–, seguridad social, salarios, etc.) directos e indirectos del contratista en la realización de las tareas que se le confíen.
En el caso específico de tecnologías todavía no previstas o no disponibles, concretamente en el ámbito de las TIC o multimedia, la Comisión podrá ulteriormente solicitar al contratista otros productos o servicios, que este ofrecerá al mejor precio xxx xxxxxxx. En estos casos, el contratista propondrá un precio que corresponda a la estructura y al nivel de precios de la lista. Esta propuesta estará sometida al acuerdo de la Comisión.
Salvo indicación contraria, se incluirá en todos los precios la entrega de los productos a la Comisión en Bruselas.
Descripción | Unidad | Euro | Total | ||
1.1 Reportaje fotográfico: Zona X. Xxxxxx de fotos de un proyecto, diez imágenes de diversos aspectos del proyecto y sus beneficiarios: tiempo de preparación, toma de fotografías y edición por el fotógrafo y sus ayudantes, viaje y estancia, redacción en inglés de una leyenda por imagen, copia de todas ellas en disco duro y en CD, envío de copias de las fotografías a los gestores del proyecto. Nota: el coste se calcula por sesión, no por día de trabajo Nota: las leyendas tendrán entre 100 y 150 caracteres, sin los espacios, y mencionarán: • Proyectos: nombre, descripción, lugar y período de financiación • Palabras clave | /reportaje | 10 | |||
Zona B | /reportaje | 10 | |||
Zona C | /reportaje | 10 | |||
1.4 Reportaje fotográfico adicional en la misma zona o región geográfica Zona A | /reportaje | 10 | |||
Zona B | /reportaje | 10 | |||
Zona C | /reportaje | 10 | |||
1.7 Cobertura fotográfica de un acto: Zona A Preparación, viaje, tiempo de toma de fotografías por el fotógrafo, selección de fotos y redacción en inglés de una leyenda por imagen. Nota: las leyendas tendrán entre 100 y 150 caracteres, sin los espacios, y mencionarán: • Actos: título, lugar y fecha del acto, nombre de las personalidades fotografiadas o descripción de la escena • Palabras clave | /persona/día | 10 | |||
Zona B | /persona/día | 5 | |||
Zona C | /persona/día | 5 | |||
1.10 CD con las fotografías de la conferencia (hasta 1 000 fotos de alta resolución) | /serie de CD | 10 | |||
1.11 Reportaje fotográfico de «fotos de concepto»: preparación, viaje por Bélgica, tiempo de toma de fotografías por el fotógrafo y su ayudante, selección de fotos y redacción en inglés de una leyenda por imagen. Nota: las leyendas tendrán entre 100 y 150 caracteres, sin los espacios, y mencionarán: • Fotos de concepto: tema, lugar y fecha • Palabras clave | /persona/día | 10 | |||
Compuesto de tres productos sobre el mismo tema: a) un videocomunicado de 3 minutos, en inglés, en formato 16:9, sobre un proyecto financiado por el FEDER en un Estado miembro de la UE; b) una versión corta (90 segundos) del mismo clip en inglés; c) un testimonio personal (clip de 1 minuto) de un beneficiario del proyecto, en lengua original con | /reportaje | 10 | |||
subtítulos en inglés; d) descripción del proyecto en dos páginas (3 000 caracteres sin espacios), en estilo periodístico El videocomunicado tendrá que mostrar, mediante el proyecto en cuestión, las ventajas reales de la política de cohesión, mencionar la contribución de la UE al mismo y contextualizarla indicando de qué modo el proyecto contribuye a que se alcancen los objetivos generales de la política de cohesión. (xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx_xxxxxx/xxxxx/xxxxx/xxxxx_xx.xxx). Se incluirá todo el tiempo xx xxxxxxxxxx, preproducción, preparación y filmación, montaje y fases de posproducción de imagen y sonido, búsqueda de archivos, estudio de sonido, material y equipamiento. Se entregará a la Comisión Europea una copia Betacam digital de cada versión lingüística (+ versión internacional + metraje alternativo) para su archivo, y una copia Betacam digital en inglés (+ versión internacional + metraje alternativo) para su difusión por Europe by Satellite (EbS: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxx/xxxxxxx_xx.xxx), con metadatos (tipo de producto, título, idiomas, lugar y fecha de producción, lista detallada de las tomas, etc.) e información sobre derechos de autor y autorizaciones de difusión; formatos web MPEG2 y flv.; un DVD; el contratista lo introducirá en la | |||||
Xxxx X | /xxxxxxxxx | 00 | |||
Xxxx X | /reportaje | 10 | |||
/versión | 5 | ||||
1.16Cobertura vídeo de un acto: Zona A Con entrevistas breves a oradores y participantes. Engloba la concepción, la preparación y la filmación. | /equipo de filmación/día | 10 | |||
Zona B | /equipo de filmación/día | 10 | |||
Zona C | /equipo de filmación/día | 10 | |||
1.19Noticias diarias: en inglés, un resumen de hasta 5 minutos de una jornada de actos, con las imágenes obtenidas en los puntos 1.16, 1.17 y 1.18 de la presente lista de precios. Entrega a la Comisión Europea del fichero comprimido en formato compatible con la web, y en formatos DVD, MPEG2 y flv, que se harán públicos en el sitio web de la conferencia a la mañana siguiente, y una copia Betacam digital (+ versión internacional + metraje alternativo) para su archivo; el contratista lo introducirá en la base de datos de vídeos en línea de la DG REGIO. | /clip diario | 10 | |||
1.20Entrevistas: mensajes vídeo en inglés, de hasta 2 minutos cada uno, con las imágenes obtenidas en los puntos 1.16, 1.17 y 1.18 de la presente lista de precios. Entrega a la Comisión Europea del fichero comprimido en formato compatible con la web, y en formatos DVD y MPEG2, que se harán públicos en el sitio web de la conferencia a la | /lote de 5 mensajes vídeo | 10 | |||
1.21 Clip mixto: de un máximo de 10 minutos, en inglés, con introducción, presentación de tres o cuatro ejemplos de proyectos financiados por el FEDER, y conclusión. Se utilizará principalmente para este producto el metraje existente, salvo para una breve entrevista con declaraciones concisas para la introducción. Videoclip con voz en off y música, en el que se incluirá todo el tiempo xx xxxxxxxxxx, preproducción, preparación y filmación de la entrevista, montaje y posproducción de imagen y sonido, búsqueda de archivos, | /clip mixto | 10 | |||