MANUAL DE CONTRATACIÓN
MANUAL DE CONTRATACIÓN
SECCIÓN II: Contrataciones Régimen Público para los Recursos de Funcionamiento
INSTRUCTIVO ETAPA CONTRACTUAL (FUNCIONAMIENTO)
Código 8-CEC-I-05. Versión 1.1 Bogotá D.C. noviembre 2018
EQUIPO DIRECTIVO DEL FONDO ADAPTACIÓN:
XXXXX XXXXX XXXXX
Gerente
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXX
Subgerente de Gestión del Riesgo
XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXX
Subgerente de Proyectos
XXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXXX
Subgerente de Estructuración
XXXXX XXXXXX XXXXXXX
Secretaria General
XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
Jefe Oficina Asesora de Planeación y Cumplimiento
Investigación y Textos: XXXXX XXXXXX XXXXX
Asesor III – Coordinador Grupo de Trabajo de Gestión Jurídica
XXXXXXX XXXXXX XXX XXXX
Asesor III – Equipo de Trabajo Gestión Contractual – Sección Procedimientos de In-cumplimiento o Caducidad
XXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX
Asesor III – Equipo de Trabajo Gestión Contractual – Sección Contratos
XXXX XXXXX XXXXXXX XXXXX
Asesor II – Equipo de Trabajo Gestión Contractual – Sección Liquidaciones
Instructivo de Celebración y Ejecución de Contratos.
Código 8-CEC-I-05. Versión 1.1 Bogotá D.C. noviembre de 2018
CONTROL DE CAMBIOS Y NOMENCLATURA
VERSIÓN | FECHA | DESCRIPCIÓN |
1.0 | 2015/11 | Documento inicial |
1.0 | 2018/01 | Inclusión al nuevo Modelo Operativo |
1.1 | 2018/11 | Ajustes a los numerales 1.1, 1.2, 1.3, 1.6, 1.7, 1.8, 1.9, 1.10 |
Tabla de contenido
1 INSTRUCTIVO ETAPA CONTRACTUAL 6
1.1 Perfeccionamiento de los contratos 6
1.2 Contenido del contrato estatal 7
1.3.1 Suficiencia de las garantías 7
1.5 Anticipo y pago anticipado 9
1.6 Modificaciones contractuales 10
1.7 Suspensión de los contratos 10
1.8 Cesión de los contratos 11
1.9 Supervisión e interventoría 11
Dentro de este Instructivo se describen los trámites y actividades que se deben agotar al interior del FONDO, para el perfeccionamiento y ejecución de los contratos.
1 INSTRUCTIVO ETAPA CONTRACTUAL
Los documentos para iniciar el trámite contractual deberán ser enviados en las fechas pactadas en el Plan Anual de Adquisiciones, con el fin de garantizar la oportuna contratación de los bienes, servicios u obras requeridos por las dependencias del FONDO.
1.1 Perfeccionamiento de los contratos
Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito, trámite que se adelantará a través de la Plataforma del SECOP II.
Para iniciar la ejecución de los contratos, previamente deberá surtirse los siguientes requisitos:
a) Suscripción del documento contractual por las partes
b) Aprobación de la(s) respectiva(s) garantías y/o pólizas conforme a los requisitos exigidos en los estudios previos y/o Pliegos de Condiciones
c) Registro presupuestal
d) Para el caso de personas naturales por prestación de servicios o consultoría, inicio de la cobertura al Sistema General de Riesgos Laborales.
e) Suscripción del acta de inicio, cuando lo prevea el contrato, por parte de las personas autorizadas.
Los contratos que celebren las entidades estatales constarán por escrito y no requerirán ser elevados a escritura pública, con excepción de aquellos que impliquen mutación del dominio o imposición de gravámenes y servidumbres sobre bienes inmuebles y, en general, aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con dicha formalidad. (Ley 80 de 1993).
En el Cronograma del proceso de selección el FONDO debe señalar el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal y para el cumplimiento de los requisitos establecidos en los estudios previos y/x xxxxxx de condiciones para el perfeccionamiento, la ejecución y el pago del contrato.
Para la ejecución se requerirá de la aprobación de las garantías y/o pólizas contractuales y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo
previsto en la ley orgánica del presupuesto. El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios xxx Xxxx, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.
1.2 Contenido del contrato estatal
Las estipulaciones de los contratos serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en el Estatuto de Contratación Pública, y que correspondan a su esencia y naturaleza, por lo tanto se podrán pactar acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad, el cumplimiento de los fines estatales, siempre que no sean contrarios a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios de la buena administración.
Para cubrir el cumplimiento de las obligaciones asumidas por los contratistas y proponentes, para el caso de que éstos no honren sus compromisos contractuales ó la seriedad de los ofrecimientos hechos en debida forma, El FONDO les requerirá la constitución una garantía única de conformidad con lo establecido en la sección 3 del Decreto 1082 de 2015.
Atendiendo lo estipulado en el artículo 2.2.1.2.3.1.2. ´clase de garantías´ del decreto 1082 de 2015, las garantías que los contratistas o proponentes podrán otorgar para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones son:
a) Contrato de seguro contenido en una póliza.
b) Garantía bancaria a primer requerimiento.
c) Fiducia mercantil en garantía (Patrimonio Autónomo).
El valor asegurado, la vigencia y los amparos de las garantías y/o seguros para la celebración de un contrato, se determinarán en los estudios previos y/o pliegos de condiciones teniendo en cuenta la naturaleza del mismo, su objeto y los riesgos y prestaciones económicas que se deben cubrir.
1.3.1 Suficiencia de las garantías
El valor asegurado de cada amparo no puede ser inferior a los siguientes porcentajes y en todo caso para determinarlo se deben tener en cuenta los posibles riesgos que se
puedan presentar de acuerdo a la naturaleza de los bienes y servicios a contratar, con el fin de garantizar la suficiencia de las coberturas.
AMPAROS O COBERTURAS | PORCENTAJES, VIGENCIAS Y CUBRIMIENTOS |
Seriedad de la oferta o del ofrecimiento | El valor de este amparo no podrá ser inferior al 10% del monto de la propuesta o del valor del presupuesto oficial estimado, según lo determinen los pliegos de condiciones, y su vigencia se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos de la etapa contractual. |
Buen manejo y correcta inversión y amortización del anticipo | El valor de este amparo deberá ser equivalente al 100% del monto que se vaya a recibir a título de anticipo, y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato o hasta su amortización total, según lo determinen los pliegos de condiciones. |
Devolución del pago anticipado | El valor de este amparo debe cubrir el 100% de los perjuicios sufridos por el FONDO por la no devolución total o parcial de los recursos entregados al contratista en calidad de pago anticipado. Su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato. |
Cumplimiento | El valor de esta garantía será como mínimo el porcentaje equivalente al monto estipulado en la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso no podrá ser inferior al 10% del valor total del contrato, y su vigencia será la del plazo del contrato más el plazo de liquidación del mismo, en los contratos en donde se haya estipulado liquidación. Este amparo deberá cubrir los perjuicios estimados que se generen al FONDO, por el incumplimiento parcial y total de las obligaciones del contrato. |
Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales | El valor de este amparo no podrá ser inferior al 5% del valor del contrato y su vigencia será la del plazo del contrato y 3 años más. |
Estabilidad y calidad de la obra | El valor xxx xxxxxx se determinará de acuerdo al objeto, la naturaleza, el valor y las obligaciones contenidas en el contrato. La vigencia no debe ser inferior a 5 años, contados a partir del recibo de la obra, salvo que se justifique técnicamente la necesidad de una vigencia diferente, lo cual debe ser aceptado previamente por el FONDO. |
Calidad del Servicio | El valor xxx xxxxxx se determinará de acuerdo al objeto, la naturaleza, el valor y las obligaciones contenidas en el contrato. La vigencia deberá establecerse con sujeción al contrato |
Calidad y correcto funcionamiento | El valor xxx xxxxxx se determinará de acuerdo al objeto, la naturaleza, el valor y las obligaciones contenidas en el contrato. La vigencia deberá establecerse con sujeción al contrato y deberá |
AMPAROS O COBERTURAS | PORCENTAJES, VIGENCIAS Y CUBRIMIENTOS |
de los bienes suministrados | cubrir una garantía mínima presunta y los vicios ocultos que puedan presentarse de acuerdo con la legislación civil y comercial. |
El FONDO podrá solicitar seguros adicionales de acuerdo con el objeto, la naturaleza, el valor, las obligaciones contenidas en el contrato, y los riesgos de este, tal es el caso de la póliza de póliza de Responsabilidad Extracontractual y la de póliza Infidelidad y Riesgos Financieros.
La Secretaria General tendrá a su cargo el análisis, identificación y evaluación de riesgos a efecto de definir la exigencia de garantías, de acuerdo con el objeto, naturaleza, cuantía y circunstancias del contrato a celebrar, los riesgos que se deban cubrir, la ejecución de las prestaciones a cargo de cada una de las partes y la situación xxx xxxxxxx asegurador.
La Secretaria General tendrá a su cargo la aprobación de las garantías constituidas para amparar los contratos.
En los contratos que celebre el Fondo Adaptación se incorporará la cláusula de indemnidad, en virtud de la cual, el contratista se obliga a mantener indemne al Fondo Adaptación de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.
1.5 Anticipo y pago anticipado
EL FONDO podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, en aquellos contratos en que previa justificación contenida en los estudios previos, así se determine.
El anticipo y el pago anticipado no podrán superar el 50% del valor del contrato individualmente considerados, o sumados en aquellos casos en que por las características del contrato aplique el pacto de las dos figuras.
En todos los contratos en los que se pacte Xxxxxxxx, éste deberá manejarse de conformidad con lo señalado en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011. Con todo, en aquellos casos en que el proponente a quien se le acepto oferta no requiera la entrega de anticipo podrá renunciar a él, de manera previa a la suscripción del contrato.
En todos los casos se deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los anticipos, el cual debe ser manejada en conjunto entre el contratista
y el supervisor o interventor del FONDO, previa legalización del contrato xx xxxxxxx o de patrimonio autónomo correspondiente y aprobación del plan de inversión.
La cuenta en la que se manejara el anticipo girado por el FONDO debe estar a nombre del contrato y debe figurar como beneficiario el Fondo Adaptación. Dicha cuenta debe ser independiente a las cuentas particulares del contratista.
Los pagos con cargo a los recursos administrados por la fiducia o patrimonio autónomo deben ser autorizados por el supervisor o interventor del FONDO o por el comité operativo conformado para el efecto.
1.6 Modificaciones contractuales
Para garantizar la adecuada ejecución de los contratos, se podrán solicitar por parte del Supervisor o Interventor del contrato (utilizando el formato solicitud modificación de contrato Código 8–MCT-F-01), las modificaciones que se consideren necesarias; previa solicitud y aval escrito del Gerente, Subgerente, Jefe de Oficina, Asesor Sectorial o de Macroproyecto o Proyecto o Líder, según quien corresponda, que será remitida a la Secretaría General, junto con los documentos y soportes que la respalden.
Toda modificación, aclaración, adición, prórroga u otra, deberá realizarse dentro del plazo del contrato y contar con el concepto y aval escrito del supervisor y/o interventor del Contrato.
Las modificaciones a los contratos se realizarán mediante OTROSI y deberán cumplir con las formalidades previstas en el procedimiento de contratación.
El contratista deberá ampliar o modificar las garantías y/o pólizas exigidas de acuerdo con la correspondiente modificación, aclaración, adición, prórroga u otra.
1.7 Suspensión de los contratos
En caso de requerirse la suspensión de la ejecución de un contrato, el Supervisor o Interventor deberá informar de tal situación al Subgerente, Jefe de Oficina, Asesor Sectorial o de Macroproyecto o Proyecto o Líder, según quien corresponda, indicando por escrito las razones de hecho y de derecho que la justifican y su concepto y aval, a efectos de que se elabore de manera previa a la suspensión el acta correspondiente para la firma del contratista, del representante legal del FONDO o su delegado y del interventor y/o supervisor.
El contratista deberá ampliar o modificar las garantías y/o pólizas exigidas de acuerdo con la correspondiente suspensión.
Los contratos estatales son intuito personae y, en consecuencia, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita de la entidad contratante.
En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.
En caso de requerirse la cesión de la ejecución de un contrato, el Supervisor o Interventor deberá informar de tal situación al Subgerente, Jefe de Oficina, Asesor Sectorial o de Macroproyecto o Proyecto responsable de la contratación, indicando por escrito las razones de hecho y de derecho que la justifican y su recomendación acompañado de los soportes documentales respectivos.
El contratista deberá ampliar o modificar las garantías y/o pólizas exigidas de acuerdo con la correspondiente suspensión.
1.9 Supervisión e interventoría
Consultar Instructivo 4-GPY-I-03 para el Seguimiento y Control de los Contratos.
Toda la información relacionada con los procesos contractuales según su modalidad de selección con recursos de funcionamiento, se deberán adelantar a través de la Plataforma SECOP II administrada por la Agencia Colombia Compra Eficiente.
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. (DEC. 1082/2015).
Todos los plazos de días, meses o años de que se haga mención legal, se entenderá que terminan a la media noche del último día del plazo.