Contract

1. OBJETIVO

Adoptar el Manual de Contratación de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P, de conformidad con las normas legales vigentes que le son aplicables por la naturaleza jurídica, la actividad económica de la empresa como operadora del sistema de acueducto y alcantarillado con el fin de cumplir su objeto social.

2. CAMPO DE APLICACIÓN

Aplica a la totalidad de los contratos que celebre la empresa Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., en calidad de contratante.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ley 142 de 1994

Ley 689 de 2001 y demás normatividad aplicable.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Acta de inicio: Es el documento suscrito por el Supervisor y/o Interventor, el Contratista en la cual se estipulan las condiciones legales y técnicas para dar inicio a la ejecución del contrato y a partir de esa fecha se inicia a contabilizar el plazo del contrato que fue pactado.

Acta de suspensión: Es el documento mediante el cual la empresa y el contratista acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, que impiden la ejecución del mismo. Este documento será suscrito por el contratante, supervisor o interventor y el contratista, y deberá contener el tiempo por el cual se suspende el contrato además de la ampliación de las pólizas o garantías exigidas por el término de la suspensión.

Acta de reinicio: Es el documento mediante el cual se da por terminada la suspensión del contrato por haberse superado las situaciones que dieron origen y se da el reinicio a las actividades establecidas en el contrato. Este documento será firmado por el Contratante, supervisor o interventor y el Contratista.

Acta de entrega y recibo a satisfacción: Es el documento que contiene los datos referentes a la forma como el contratista entrega los bienes, las obras o los servicios objeto del contrato y la manifestación del Supervisor o Interventor de recibirlos a entera satisfacción o con observaciones.

Adenda: Es el instrumento mediante el cual se modifica la invitación después de comunicada o publicada.

Adición: Acuerdo de voluntades de las partes, mediante la cual se adiciona el valor de un contrato, por mayor cantidad de ítems contratados u obras adicionales a las inicialmente pactadas necesarias para la ejecución del objeto contractual; el cual no puede superar el cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del contrato.

Anticipo: Corresponde al primer desembolso de los contratos que habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iniciales que conlleve realizar el objeto del contrato. Los valores que el contratista recibe como anticipo, los amortizara en la proporción que vaya ejecutando el contrato de ahí que se diga que el anticipo recibido se haga en calidad xx xxxxxxxx. El monto entregado como anticipo no puede ser superior al 50% del valor del contrato.

Pago anticipado: Es la retribución parcial que el contratista recibe hasta un cincuenta (50%) del valor del contrato. Este hace parte del precio y su entrega comporta la extinción parcial de la obligación de remuneración a cargo de la entidad, sólo que de manera adelantada a la realización del contrato o como primer contado. Los dineros entregados al contratista a título de pago anticipado, entran a su patrimonio y no tienen destinación diferente a la que su dueño de manera libre y autónoma quiera darle.

Prorroga: Es el acuerdo de voluntades de las partes del contrato de ampliar el plazo inicialmente pactado debidamente justificado por la interventoría , implica una prolongación en el tiempo del lapso establecido para la ejecución del objeto contractual el cual conlleva a que el contratista realice la ampliación de las pólizas por el término de la misma.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (C.D.P.): Es el documento que expide el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, con el fin de garantizar la apropiación presupuestal para atender los gastos.

Cláusulas exorbitantes: Se les conoce como estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir a la entidad contratante prerrogativas particulares,

diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares. Las comisiones de regulación podrán hacer obligatoria la inclusión, en ciertos tipos de contratos de la empresa, de cláusulas exorbitantes y podrán facultar, previa consulta expresa, que se incluyan en los demás.

Contrato: Es un acuerdo de voluntades donde se crean obligaciones mutuas.

Contratista: Es la persona natural o jurídica o asociación (consorcio o unión temporal) con quien se realiza un contrato.

Convenio: Es el negocio jurídico bilateral en virtud del cual ésta se vincula con otra u otras personas jurídicas públicas o privada. Con el fin de alcanzar un interés mutuo en el marco de la ejecución de funciones administrativas, fines que siempre deberán perseguir el interés general y el objeto de las entidades.

Ejecución del contrato: Es la etapa del proceso en la cual se hacen efectivas las actividades tendientes a cumplir el objeto contractual. Para ejecutar el contrato se requiere de la aprobación por parte de la Empresa de las garantías pactadas y otorgadas; contar previamente con la disponibilidad presupuestal y el respectivo registro presupuestal.

Justificación: Documento previo a la iniciación del respectivo proceso, donde se deja especificada la necesidad que se pretende solventar, las especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar y las demás condiciones técnicas.

Expediente o carpeta: Es la recopilación física y/o electrónica de cada uno de los documentos que dentro del respectivo proceso contractual se vayan creando por parte de las distintas dependencias de la Empresa que participen en él. Le corresponderá a la oficina jurídica el acopio de documentos y la organización de cada proceso contractual, por lo que se construirá un expediente físico y uno electrónico por cada proceso. El expediente físico atenderá las reglas de archivo y conservación establecidas en la normatividad de archivo vigente.

Garantías: Son los amparos de cobertura del riesgo otorgada por el o los oferentes (garantía de seriedad de la propuesta), y por el contratista, determinados por la ley o por la empresa e incorporados en la invitación y en el respectivo contrato

Acta de comité y de evaluación de propuestas: Documento en el que se consigna el resultado de la verificación de condiciones habilitantes, comparación

de las propuestas recibidas y evaluación de las mismas con ocasión de los procesos de selección adelantados por la Empresa.

Interventoría o supervisión: consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma empresa cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Empresa podrá contratar personal de apoyo.

Invitación: Es el documento que tiene por finalidad dar a conocer a los eventuales proponentes las necesidades y condiciones que se requieren para la entidad en materia de contratación.

Liquidación: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución.

Plazo de ejecución: Es el tiempo específico en el que han de realizar las actividades previstas en el contrato, el cual se contabiliza una vez firmada el acta de inicio.

Proponente u oferente: Es toda persona natural o jurídica consorcio o unión temporal, que aspira contratar con la Empresa y presenta de manera formal dentro de los términos y condiciones una propuesta.

Registro presupuestal: Es la asignación definitiva de la partida presupuestal destinada al cumplimiento de las obligaciones del contrato y se realiza como un requisito de la legalización del mismo.

Reservas presupuestales: Son los compromisos legalmente constituidos que tienen registro presupuestal pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y serán pagados dentro de la vigencia siguiente.

5. DESCRIPCION

Por medio del Acuerdo 01 del 19 de diciembre de 2013, se actualizó el Manual de Contratación de la Empresa Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., así:

JUNTA DIRECTIVA XXXXX XX XXXX S.A E.S.P

ACUERDO 01

FECHA: 00 XX XXXXXXXXX XX 0000

“Por el cual se adopta el manual de contratación de la Organización XXXXX XX XXXX S.A E.S.P”

La Junta Directiva de XXXXX XX XXXX S.A E.S.P, en uso de sus facultades legales y estatutarias:

CONSIDERANDO:

1. La ley 142 de 1994 por la cual se establece el “Régimen de los servicios públicos domiciliarios” en el Título II Capítulo I, artículo 32 señala: Que los actos y contratos de las empresas de servicios públicos domiciliarios se aplican exclusivamente las reglas del derecho privado, sin atender el porcentaje que el aporte de las entidades públicas represente dentro del capital social, ni a la naturaleza del acto o del Derecho que se le ejerce.

2. La organización de Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., es una empresa de servicios públicos domiciliarios mixta, constituida por escritura pública No. 705 del 12 de Julio de 1998, de la Notaria Primera del circulo xx Xxxx y registrada ante la Cámara de Comercio de Guadalajara xx Xxxx el 13 de Julio del año 1998 bajo el número 00175 del libro IX 1998.

3. En consecuencia su régimen de contratación es de carácter especial, y por ende no rige por las normas de contratación administrativa.

4. Que se ha considerado necesario actualizar y mejorar el Manual de Contratación con el fin de contar con una normatividad de procedimientos ágiles, acertados y transparentes que permitan dar respuesta oportuna a los requerimientos y necesidades de la Empresa en el cumplimiento de su objeto

social, el cual es la Prestación de Servicios Públicos domiciliarios de Acueducto y Alcantarillado y actividades complementarias; que garanticen la observancia plena de los principios de Transparencia, Igualdad, Moralidad, Buena Fe, Eficacia, Celeridad, Economía, Libre Concurrencia, Imparcialidad, Responsabilidad, Objetividad, Equidad y Publicidad en cumplimiento de los fines del estado en esta materia.

5. Que en tal virtud se hace necesario establecer las competencias, cuantías, procedimientos y requisitos, los cuales debe regir la contratación en la empresa Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P.,

En consecuencia,

ACUERDA: MANUAL DE CONTRATACION

CAPITULO PRIMERO. ORIENTACIONES Y DISPOSICIONES BASICAS

ARTÍCULO 1°. OBJETO: El presente Manual contiene las normas generales que regulan el procedimiento de la contratación de la Empresa Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., El cual constituye norma de obligatorio cumplimiento.

ARTÍCULO 2°. MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL: El artículo 365 de la

Constitución Política señala que los servicios públicos son inherentes a la finalidad social del Estado y el régimen jurídico de los servicios públicos, será el de la Ley que para el efecto se expida, siendo ésta la Ley 142 de 1994, "Por la cual se establece el Régimen de los Servicios Públicos Domiciliarios", así, teniendo en cuenta que la empresa Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., presta el servicio de acueducto y alcantarillado, es aplicable la precitada ley.

El Título II Capítulo I, artículo 32 y siguientes de la Ley 142 de 1.994 establece que en los contratos de las empresas de servicios públicos domiciliarios se aplican exclusivamente las reglas de derecho privado, sin atender el porcentaje que el aporte de las entidades públicas represente dentro del capital social, ni a la naturaleza del acto o del derecho que se ejerce.

Así mismo el artículo 35 de la precitada ley establece que “Las empresas de Servicios Públicos que tengan posición dominante en el mercado y cuya principal actividad sea la distribución de bienes o servicios provistos por terceros, tendrán que adquirir el bien o servicio que distribuyan por medio de procedimientos que aseguren la posibilidad de concurrencia a los eventuales contratistas, en igualdad de condiciones”.

ARTÍCULO 3°. PRINCIPIOS RECTORES: La contratación de Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., estará orientada por los principios de Transparencia, Igualdad, Moralidad, Buena Fe, Eficacia, Celeridad, Economía, Libre Concurrencia, Imparcialidad, Responsabilidad, Objetividad, Equidad y Publicidad, que le imponen a los administradores la obligación de actuar en la búsqueda del mejor desarrollo de su objeto social.

ARTÍCULO 4°. COMPETENCIA: De conformidad con la Ley y los estatutos, la facultad para contratar radica en el Gerente y en aquellos empleados del nivel Directivo a quienes el Gerente o la Junta Directiva expresamente les haya delegado tal facultad.

ARTÍCULO 5°. DELEGACIONES: El representante legal de la Empresa puede delegar en otros funcionarios directivos las facultades propias en materia de contratación, dicha delegación no exime de responsabilidad al delegante. Por consiguiente, el delegatario será responsable del proceso de contratación en las etapas precontractuales, perfeccionamiento, ejecución y liquidación del respectivo contrato. En todo caso, el representante legal de la empresa podrá retomar, reformar o revocar los actos del delegatario.

ARTÍCULO 6°. INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES E IMPEDIMENTOS:

En las ofertas el proponente se pronunciara expresamente sobre sus relaciones de parentesco con quienes ostenten la calidad de directivos de la Empresa, así como sobre los incumplimientos o sanciones que le hayan sido impuestos o declarados judicialmente con ocasión de su actividad contractual en los últimos dos (2) años. En ningún caso podrán realizarse contratos que impliquen uso de información privilegiada o conflicto de intereses, ni celebrarse con personas que sean cónyuges o compañeros permanentes, parientes hasta el tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, de los directivos de la Empresa, ni con personas jurídicas en las que alguno de sus socios se encuentre en las condiciones referidas y todas las demás establecidas en la Constitución y la Ley.

PARÁGRAFO: Si al contratista le sobreviniere alguna de las inhabilidades de que trata este artículo, deberá renunciar a los derechos surgidos de su participación en un proceso de selección (aceptación de la oferta) o en su defecto ceder el contrato, si este ya se ha celebrado, al proponente o contratista que la empresa expresamente autorice.

ARTÍCULO 7°. OBLIGACIONES DEL GERENTE EN MATERIA

CONTRACTUAL: Corresponde al Gerente, en su calidad de representante legal de la Empresa, ordenar el gasto, celebrar los contratos, convenios y ordenar los pagos correspondientes. El Gerente podrá delegar total o parcialmente las funciones relacionadas con la actividad precontractual, contractual y post contractual u otorgar poderes especiales o generales para tal efecto conforme a lo establecido en el artículo 5º. del presente acuerdo.

ARTÍCULO 8°. CONTRATISTAS: Podrán contratar con la Empresa, personas naturales o jurídicas. Como también podrán asociarse para presentar propuestas y celebrar contratos en forma conjunta bajo las condiciones previstas en los términos de referencia.

En todo caso, la responsabilidad de los asociados será solidaria frente al cumplimiento de las obligaciones derivadas de la oferta y del contrato.

PARÁGRAFO: En el consorcio, todos los consorciados responden solidariamente por los incumplimientos y perjuicios que causaren a terceros.

En la unión temporal, cada integrante responde a prorrata de su participación, y ninguno es solidario por la responsabilidad que le corresponde a otro integrante según su participación.

ARTÍCULO 9°. FUENTES DE INFORMACION DE OFERENTES: Xxxxx xx Xxxx

S.A. E.S.P., para invitar a presentar oferta, además de su propio registro de oferentes, podrá acudir a los registros de las Cámaras de Comercio, los de entidades públicas o de instituciones gremiales reconocidas.

ARTÍCULO 10°. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA: La oferta con opción de ser aceptada, será aquella que objetivamente se ajuste a las necesidades y requerimientos de Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., en las condiciones y términos de la invitación, se señalará claramente la necesidad de la organización con la contratación.

PARÁGRAFO: Las solicitudes de oferta que realice Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., no le obligan a celebrar el contrato correspondiente, quedando en libertad de declarar fallido o dimitir unilateralmente el proceso de contratación.

CAPITULO SEGUNDO PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

ARTÍCULO 11º. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN: La contratación

obedecerá al presupuesto aprobado por Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., para la respectiva vigencia fiscal, con el fin de lograr los planes y programas de la organización y la mayor eficiencia en la destinación de los recursos y el modo de ejecutarlos.

ARTÍCULO 12°. EVALUACIÓN DE LA NECESIDAD Y ANÁLISIS DEL

PRESUPUESTO. Se elaborará el presupuesto, una vez determinados los ítems, las cantidades de obra y los precios que deberán contratarse, se consolidará y se pondrá a consideración del Gerente para su aprobación y firma. En todo caso los presupuestos, al menos, incorporarán y tendrán en cuenta los siguientes factores:

- Los presupuestos de obra, deben elaborarse teniendo en cuenta las disposiciones que se reglamenten o se establezcan en el comunicado de adopción de precios unitarios al interior de la empresa, si el presupuesto de la obra fue elaborado en desarrollo de un contrato de consultoría será esté, previa revisión y aprobación de la empresa; en todo caso, dentro del presupuesto final se incluirán la totalidad de impuestos, tasas y contribuciones que deba asumir el contratista, con motivo o por razón del contrato, es decir, los que en él se originen.

- Los presupuestos de los contratos de suministro y compraventa de bienes deberán elaborarse teniendo en cuenta los precios y condiciones xx xxxxxxx o con base en la información histórica de la entidad.

PARÁGRAFO PRIMERO: Definido el presupuesto con el que se va a contratar, los funcionarios responsables solicitarán la disponibilidad presupuestal suficiente para cubrir las obligaciones que se contraerán.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La empresa tendrá en cuenta los valores de los fletes, seguros y demás gastos en que deba incurrir el proveedor para la entrega de los bienes o servicios, así como las condiciones de pago, peso, volumen y en general todos aquellos factores que afecten el precio del bien o del servicio que deberán

contemplarse en la propuesta, sin que en ningún caso sea factible por parte del contratista reclamar mayores valores a los establecidos previamente en la oferta y su aceptación.

ARTÍCULO 13°. CRITERIOS: Para la selección de los oferentes, la Empresa tendrá en cuenta, entre otros los siguientes criterios:

a. Para contratos de obra: Se requiere que el oferente este previamente inscrito ante la empresa y con la documentación debidamente actualizada. Debe tener además capacidad técnica, financiera, administrativa y operacional y la experiencia del oferente.

b. Para contratos de bienes y/o servicios se requiere que el oferente este previamente inscrito ante la empresa y con la documentación debidamente actualizada.

c. No podrán participar en procesos de contratación, en ninguna calidad, las personas naturales o jurídicas que a cualquier título que hayan sido condenadas por la comisión de delitos contra la buena fe y la administración pública, hayan sido declarados por responsabilidades fiscales, por sanciones en el ejercicio profesional declaratoria de caducidad.

d. Para la contratación de servicios materiales especializados, prevalecerán los aspectos técnicos y/o tecnológicos de la oferta y la experiencia del oferente en el área respectiva.

e. Para la contratación de servicios inmateriales especializados, prevalecerá la experiencia e idoneidad del oferente en el área respectiva.

f. La propuesta que presenten varias personas asociadas se sujetará a las normas sustantivas en el Código de Comercio y a las normas vigentes que lo reglamenten.

PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando faltare algún documento, la empresa señalará un plazo máximo de dos (2) días hábiles con notificación física o digital escrita al interesado dentro del cual deberá aportar el documento, so pena de perder el derecho a participar en el proceso de selección.

ARTÍCULO 14°. DOCUMENTOS PREVIOS A LA INICIACIÓN DEL PROCESO

DE CONTRATACIÓN: De acuerdo con la naturaleza del contrato que va a celebrarse, se elaboraran con la debida antelación a la iniciación del procedimiento de selección, los documentos que para cada caso se consideren necesarios tales como: estudios, planos, diseños, proyectos, solicitudes de cotización, estructuración financiera, términos de referencia, licencias requeridas, constitución de servidumbres, compra de predios afectados por la obra o el

contrato, entre otros. Excepto en aquellos casos en que se encuentra en inminente riesgo la operación y el servicio de acueducto y/o alcantarillado podrá iniciarse un proceso contractual que no cuente con los documentos mínimos necesarios para su adecuada estructuración, celebración y posterior ejecución.

Si para la elaboración de estudios planos y diseños se requiere la contratación de consultorías externas estas deberán estar ejecutadas al momento de la iniciación del proceso.

CAPITULO TERCERO

CUANTIAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN

ARTÍCULO 15°. CUANTIAS: Cuando la cuantía del valor a contratar sea igual o inferior a mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes se contratara conforme al procedimiento aquí establecido de la contratación directa. Cuando la cuantía del valor a contratar sea superior a mil y un (1.001) salarios mínimos legales mensuales vigentes se contratara conforme al procedimiento de convocatoria abierta.

REQUISITOS PREVIOS MÍNIMOS PARA CONTRATAR: Los requisitos mínimos precedentes de los contratos para la empresa son:

1- Justificación de la inversión y/o solicitud de bienes y servicios. 2- Inscripción en el registro de oferentes de la Empresa

3- Disponibilidad presupuestal.

ARTÍCULO 16°. PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACION DIRECTA: Cuando

la cuantía del contrato que se pretende celebrar sea igual o inferior a mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, se efectuará un número plural de invitaciones privadas a presentar oferta.

En la invitación se señalará lugar y la fecha en que se deberá presentar la oferta y se adjuntarán las condiciones y términos de la misma. A través del comité de evaluación de propuestas, Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., hará la evaluación de la oferta u ofertas presentadas y realizará el acta correspondiente que señalará la propuesta que se ajusta a la necesidad de la Empresa, para lo cual tendrá como marco de referencia los precios xxx xxxxxxx o precios vigentes adoptados mediante comunicado por parte del Gerente, los estudios que sobre el tema se hayan efectuado.

Cuando se presenten un número plural de ofertas se hará el estudio comparativo y específico de las ofertas recibidas. Los oferentes podrán consultar el resultado de la evaluación en Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., dentro del plazo señalado en las condiciones y términos de la invitación. Los contratos cuya cuantía sea inferior a quince (15) salarios mínimos legales mensuales vigentes no requerirán de comité de evaluación de propuestas y se regirán por el procedimiento de compras establecido por la organización.

PARÁGRAFO PRIMERO: En relación con los bienes muebles e inmuebles, la venta de los mismos se realizará mediante permuta, invitación o subasta pública con previos avalúo.

PARÁGRAFO SEGUNDO: En el procedimiento para contratación directa, cuando el Gerente considere necesario, podrá realizar convocatoria, a través de la página web de la organización y/o publicación en un medio impreso local o regional de alta circulación, siempre y cuando la compra no supere los mil y un (1.001) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

ARTÍCULO 17°. EXCEPCIONES A LA SOLICITUD DE PLURALIDAD DE

OFERTAS PRIVADAS EN CONTRATACION DIRECTA: Se podrá solicitar solo una oferta privada o cotización, previa autorización del Gerente en los siguientes casos:

a. Cuando el valor de la cuantía del bien o servicio a contratar no exceda los cuatro salarios mínimos legales mensuales vigentes.

b. Cuando los trabajos o servicios sólo puedan encomendarse a determinada persona o cuando se trate de adquisición de bienes que solamente un proveedor pueda suministrar.

c. Para conjurar situaciones de emergencia, es decir, cuando la necesidad del bien o servicio sea inmediata y no permita adelantar el trámite ordinario.

d. Para el desarrollo de actividades científicas o tecnológicas.

e. Para la ampliación, actualización o modificación de software ya instalado en Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., respecto del cual el autor tenga registrado con exclusividad el derecho de propiedad.

f. Permuta o dación en pago de bienes muebles.

g. Comodato, contratos o convenios con entidades públicas.

h. Cuando no se presente oferta alguna o se declare fallido el respectivo proceso.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para el caso de que trata el literal C. del presente artículo, se deberá cumplir con la formalización de los requisitos previos para

contratar, así estos se realicen posteriormente y se procederá de la siguiente forma:

Para conjurar situaciones de emergencia, por el acaecimiento de hechos que amenacen la suspensión del servicio o que afecten gravemente la prestación o la continuidad del mismo, para cuya atención se requiera el suministro de bienes o la contratación de obras o servicios encaminados a afrontar y superar la emergencia, el funcionario encargado de atender la emergencia o siniestro, una vez tenga conocimiento sobre la ocurrencia de los mismos, informará inmediatamente al Gerente de la Empresa por el medio más expedito posible, dándole a conocer las acciones que deben adelantarse.

El Gerente autorizará verbalmente la contratación de bienes o servicios y designará al funcionario que realizará la supervisión o interventoría de los bienes o servicios contratados.

Una vez superada la ocurrencia de la emergencia o siniestro, la Gerencia convocará al supervisor o interventor designado y a los funcionarios que estime conveniente, para hacer una evaluación de la situación ocurrida, de esta reunión se levantará el acta respectiva.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Para los demás literales de que trata el presente artículo, se deberá cumplir con los requisitos de forma previa.

ARTÍCULO 18°. PROCEDIMIENTO PARA CONVOCATORIA ABIERTA: Cuando

la cuantía del contrato que se pretende celebrar, sea superior a mil y un (1.001) salarios mínimos legales mensuales vigentes, Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., previa autorización de la Junta Directiva, formulará convocatoria abierta a presentar oferta a través de aviso publicado en su página web o en un periódico de amplia circulación local o regional.

La publicación señalará, entre otros, los aspectos básicos de la contratación, el lugar en el cual se pueden consultar las condiciones y términos de la invitación, al igual que la fecha y hora hasta la cual los interesados podrán presentar sus ofertas.

Las modificaciones a las condiciones y términos de la invitación, se publicarán en la página web de Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., o en un periódico de amplia circulación local o regional.

CAPITULO QUINTO

COMITÉ DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

ARTÍCULO 19°. COMITÉ DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: Con el propósito

de analizar y aprobar todos los criterios de evaluación y calificación de la propuesta o propuestas, para la adjudicación de los procesos de contratación, se contará con un comité de evaluación de propuestas, el cual estará integrado por el Gerente o su delegado, el Director Administrativo y xx Xxxxxxx Humano y el Director de Proyectos. En caso de ser necesario o por ausencia de alguno de los integrantes del comité, el Gerente podrá convocar otro empleado de la organización quien hará parte integral del comité.

El comité de evaluación de propuestas con base en las condiciones y términos de la invitación efectuará una evaluación, realizando un análisis de la propuesta o propuestas presentadas y se señalara la propuesta que más se ajuste a la necesidad de Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P. en el acta correspondiente. El oferente u oferentes podrán consultar el resultado de la evaluación en Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., dentro del término señalado en las condiciones y términos de la invitación.

ARTÍCULO 20º. ADJUDICACIÓN Y CELEBRACIÓN DE LOS CONTRATOS:

Corresponde al Gerente o a su delegado, la adjudicación y celebración de los contratos, de acuerdo a lo establecido en el acta del comité de evaluación de propuestas.

El orden en la calificación y/o evaluación no constituye orden de elegibilidad cuando se presentan varios oferentes, por lo tanto, no crea derecho alguno a favor de ningún oferente.

El representante legal de la Empresa es quien pone fin al procedimiento de selección del contratista con la aceptación o terminación del proceso.

CAPITULO SEXTO

FORMA Y CONTENIDO DE LOS CONTRATOS

ARTÍCULO 21°. FORMA DEL CONTRATO: En todos los actos y contratos se incluirán sus elementos esenciales, su objeto específico y las cláusulas necesarias para asegurar su cumplimiento. Todo acto o contrato deberá ser suscrito por persona natural o por el representante legal de las partes contratantes o por su apoderado debidamente acreditado con poder especial, amplio y suficiente.

PARÁGRAFO: Los contratos de Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., deberán constar por escrito, salvo los contratos cuyo valor sea inferior a quince (15) salarios mínimos legales mensuales vigentes, siempre y cuando no se genere riesgo alguno para la Empresa. Igualmente, cuando la empresa estime conveniente, los contratos podrán realizarse, acudiendo a las normas de comercio electrónico regulado por el ordenamiento jurídico colombiano. Para tal efecto, se tendrán como aplicables, las normas vigentes nacionales que regulen las transacciones por vía electrónica.

ARTÍCULO 22º. CLÁUSULAS EXCEPCIONALES: En materia de cláusulas excepcionales o exorbitantes, se atenderá a lo previsto en artículo 3º de la Ley 689 de 2001.

ARTÍCULO 23º. REGIMEN AMBIENTAL: Los contratistas de la empresa deberán cumplir con la legislación ambiental vigente, por tanto, previo a la ejecución del objeto contratado, deberán obtener de la autoridad competente las licencias, permisos o autorizaciones que sean necesarias y elaborar el respectivo Plan de Manejo Ambiental respetando el principio de participación a la comunidad directamente afectada o relacionada con el proyecto, con el fin de fortalecer la gestión de la empresa y la participación de la sociedad civil en la conservación, protección y restauración del sistema hídrico, la empresa podrá vincular recursos de cooperación internacional y suscribir convenios con organizaciones no gubernamentales ambientales que tengan experiencia en la investigación, restauración o educación ambiental.

ARTÍCULO 24º. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD

SOCIAL Y SALUD OCUPACIONAL: Todo contratista que utilice personal (incluye subcontratistas personas naturales o jurídicas) para ejecutar el objeto del contrato deberá dar cumplimiento a las disposiciones legales en materia de afiliación al sistema de seguridad social: Administradora de Riesgos Laborales (ARL), Entidad Prestadora de Salud (EPS) y Administradora de Fondo de Pensiones (AFP).

Para el efecto, el contratista persona natural o jurídica, deberá presentar ante el supervisor o interventor del contrato, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, certificación de cumplimiento de los pagos al sistema general de seguridad social (ARL, EPS Y AFP).

Todo contratista persona natural independiente, que ejecute un contrato de manera personal por su cuenta y riesgo, deberá acreditar los pagos al sistema general de seguridad social (EPS, AFP Y ARL) ante el supervisor o interventor del contrato dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, adjuntando

copia de los formularios o planilla de pago respectivos, de acuerdo a lo establecido en la Ley para el efecto.

PARÁGRAFO: Para los contratos de suministros con relación a la acreditación del pago de seguridad social, se aplicará la normatividad vigente.

El cumplimiento de las anteriores disposiciones será requisito obligatorio para el trámite de las actas de recibo y finalización que sean base para el pago.

ARTÍCULO 25°. PERFECCIONAMIENTO, EJECUCIÓN Y PUBLICIDAD DE LOS

CONTRATOS: Los contratos se perfeccionarán con la firma de las partes o si fuese el caso, el cumplimiento de la solemnidad exigida por la ley. Para su ejecución se requerirá del certificado de disponibilidad presupuestal, del registro presupuestal y de la aprobación de las garantías respectivas, por parte de la oficina jurídica de Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., o quien ejerza sus veces. Los datos básicos de los contratos de cuantía igual o superior a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes, así como los datos de sus modificaciones, deberán publicarse dos veces al año.

ARTÍCULO 26º. GARANTÍAS: Para amparar los diferentes riesgos originados con la ejecución de los contratos que celebre la Empresa, se exigirán las garantías necesarias "póliza de cumplimiento a favor de empresas de servicios públicos - ley 142 de 1994", o garantías bancarias cuando así lo estime conveniente y aquellas que amparen todo tipo de riesgos no contemplados en cada contrato en particular.

Se incluirán como riesgos amparados aquellos que correspondan a las obligaciones y prestaciones del respectivo contrato, especialmente las relacionadas con el cumplimiento del contrato, el buen manejo y correcta inversión del anticipo o del pago anticipado, según se trate, estabilidad de la obra, calidad del bien, del servicio, correcto funcionamiento de los equipos, pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones, responsabilidad civil contractual y extracontractual.

En los contratos de obra y en los casos que lo considere necesario la Empresa, exigirá la garantía de responsabilidad civil frente a terceros, derivada de la ejecución del contrato, por medio de póliza expedida por compañía de seguros o garantías bancarias.

El Monto y la vigencia xxx xxxxxx de los riesgos antes mencionados se constituirán con base en la cuantía del contrato y el término de duración así:

Riesgo o Amparo		Valor	Monto xxx xxxxxx		Vigencia
Cumplimiento.		Hasta1000 SMMLV	20% del valor del contrato.		Termino del contrato y tres meses más.
		Desde SMMLV	1001	30% del valor del contrato.
Buen manejo Anticipo.	del	Hasta por el 50% del valor del contrato	100% del del anticipo.	valor	Termino del contrato y tres meses más.
Prestaciones sociales indemnizaciones.	e	Hasta1000 SMMLV	5% del valor del contrato.		Termino del contrato y tres años más.
		Desde SMMLV	1001	10% del valor del contrato.
Calidad del Servicio.		Hasta1000 SMMLV	30% del valor del contrato.		Cinco años contados a partir de la fecha de entrega a satisfacción del bien o servicio.
		Desde SMMLV				1001
Estabilidad de obra y correcto funcionamiento de equipos y bienes adquiridos.		Hasta1000 SMMLV	30% del valor del contrato.		Cinco años contados a partir de la fecha de entrega a satisfacción del bien o servicio.
		Desde SMMLV				1001
Responsabilidad civil extracontractual.		Hasta1000 SMMLV	30% del valor del contrato.		Durante la vigencia del contrato y un año más contado a partir de la fecha de entrega a satisfacción del bien o servicio.
		Desde SMMLV				1001

PARAGRAFO Cuando se trate de provisión de bienes y/o servicios, se podrá prescindir de algunas de las garantías cuando en el contrato se pacte el pago total del mismo contra el recibo del bien o servicio a satisfacción de Xxxxx xx Xxxx

S.A. E.S.P.

ARTÍCULO 27º. CLÁUSULA COMPROMISORIA: En los contratos en que se pacte cláusula compromisoria se deberá estipular en la constitución de la póliza de seguros a favor de la Empresa la constancia expresa de la compañía aseguradora de adherirse al pacto arbitral.

ARTÍCULO 28º. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD: En todos los contratos que celebre la Empresa se entenderá incluida la cláusula de indemnidad. En ella se entenderá pactada la obligación del contratista de mantener a la Empresa libre de cualquier reclamación por daño o perjuicio originado por el contratista, frente a las reclamaciones de terceros, que se deriven de la ejecución del contrato o de las labores previas encaminadas a su ejecución o de las actividades ejecutadas por sus subcontratistas o dependientes.

ARTÍCULO 29º. MODIFICACIONES CONTRACTUALES: Las modificaciones a los contratos constarán por escrito, las adiciones en valor que no superen los 15 SMLMV se podrán realizar con la aprobación del ordenador del gasto, si esta adición supera este valor debe ser aprobada nuevamente por el comité de evaluación de propuestas, sin exceder el 50% del valor inicial del contrato. En todo caso, el monto total del contrato inicial, más las adiciones en valor, no podrán exceder el límite fijado en el presente manual.

ARTÍCULO 30º. ANTICIPOS: El porcentaje de los anticipos, se establecerá en las condiciones y términos de la invitación. En todo caso, el mismo se fijará en consideración a la modalidad del contrato y demás previsiones administrativas y financieras de Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P. En ningún caso el valor del anticipo podrá superar el 50% del valor del contrato.

CAPITULO SEPTIMO LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

ARTÍCULO 31º. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS: Todos los contratos que celebre Xxxxx xx Xxxx S.A. E.S.P., se liquidarán por las partes suscribientes. En el acta de liquidación de los contratos se consignarán, entre otros, los ajustes y reconocimientos a que haya lugar, los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo. Si no hubiere acuerdo para liquidar, así lo informará el interventor del respectivo contrato al ordenador del gasto, dejando constancia de los antecedentes del contrato, entre otros, balance técnico de ejecución del contrato, datos sobre las garantías constituidas, balance financiero, penas pecuniarias, multas y obligaciones pendientes.

ARTÍCULO 32º. SUPERVISIÓN O INTERVENTORIA DE LOS CONTRATOS. La

Empresa teniendo en cuenta la naturaleza, complejidad o cuantía de los contratos y lo previsto en el presente manual, designará un empleado idóneo para que

efectúe la supervisión o en su defecto, contratará externamente la interventoría, teniendo en cuenta la experiencia e idoneidad del interventor externo, todo de conformidad con lo previsto en el manual de supervisión o interventoría de la entidad.

CAPITULO OCTAVO CONTROL CIUDADANO

ARTÍCULO 33º. ALCANCE: Sin importar la modalidad de selección, el objeto y el valor del contrato, en todas las actuaciones contractuales se garantizará la participación de las Veedurías Ciudadanas, de conformidad con lo previsto en la Constitución y la Ley.

ARTÍCULO 34º. CONTROL DE LA INFORMACIÓN: Cualquier persona podrá solicitar por escrito copia de lo los contratos que celebre la Empresa y en general de los documentos contractuales y estas le serán suministradas, previo el pago de las mismas, dentro del término establecido en la ley para el derecho de petición, por el responsable de la custodia de los documentos. En ningún momento, se podrán expedir copias de aquellos documentos que, por prescripción legal, sean objeto de reserva.

CAPITULO NOVENA DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 35º. DE LOS PROCESOS Y CONTRATOS EN CURSO: Los procesos

de contratación que se encuentren en trámite y los contratos que se estén ejecutando, a la fecha en que empiece a regir el presente acuerdo, se regirán por las normas vigentes al momento de su iniciación o de su celebración, respectivamente; no obstante, las modificaciones de estos contratos se regirán por lo dispuesto en el presente manual.

ARTICULO 36º. DEROGATORIAS Y VIGENCIA: El presente acuerdo rige a partir del tres (03) de febrero de 2014 y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Dado en Guadalajara xx Xxxx (Valle) a los diecinueve (19) días del mes de diciembre del año dos mil trece (2013)

LISTA DE MODIFICACIONES

Rev.	Fecha	Página	Descripción de las Modificaciones
02	2013-12-19	-----	Se ajustó el proceso de contratación conforme la normatividad vigente y aplicable a la naturaleza de la organización.
01	2007-07-03	-----	No aplica. Creación del documento.

Elaborado: Xxxxx Xxxx Xxxxx.	Verificado: Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx.	Aprobado: Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx.	Fecha de aprobación:
Cargo: Jefe Jurídico	Cargo: Gerente.	Cargo: Gerente	2013-12-19
Firma:	Firma:	Firma:	Rige a partir de: 2014-02-03