ANEXO 2 CONDICIONES TÉCNICAS
ANEXO 2
CONDICIONES TÉCNICAS
PROCESO: INVITACIÓN A COTIZAR -1659-2022 PRESTAR SERVICIOS DE ASISTENCIA Y APOYO ESPECIALIZADO PARA REALIZAR LA EJECUCIÓN DE LA “ESTRATEGIA DE ACCESO Y APROPIACIÓN DE LAS TIC” DE COMPUTADORES PARA EDUCAR, EN EL MARCO DEL CONTRATO INTERADMINISTRATIVO NO 19-22 CELEBRADO ENTRE COMPUTADORES PARA EDUCAR Y LA FACULTAD DE COMUNICACIONES Y FILOLOGÍA DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
Objetivo: Desarrollar la asistencia y el apoyo especializado de la Estrategia de Acceso y apropiación de las TIC en el marco del proyecto desarrollado por la Facultad de Comunicaciones y Filología de la Universidad de Antioquia con Computadores para Educar.
Alcance
La Estrategia de Acceso y Apropiación de las TIC, se desarrollará en un único tipo de sedes educativas, las cuales tendrán actividades puntuales que serán realizadas bajo el modelo de alternancia, es decir, tanto virtual como presencial.
Para la implementación del proyecto y respectiva operación bajo el modelo de alternancia, el favorecido con la adjudicación debe conformar un equipo de trabajo idóneo, permanente y suficiente que esté disponible desde el inicio del proyecto y que responda a las necesidades y expectativas de la Estrategia de Acceso y Apropiación de las TIC.
Debido a las diferentes actividades que deben ejecutarse es necesario que el equipo conformado por líderes de la Estrategia de Acceso y Apropiación de las TIC cuenten con un dispositivo móvil, ya sea propio o suministrado por el contratista, los cuales en todos los casos deben cumplir como mínimo con las características relacionadas a continuación.
Android 8.0 en adelante
2 Gigas como mínimo de memoria RAM
Disponible en Disco en el dispositivo de 5 Gigas
Procesador dual core 1,3 ghz
Cámara frontal mínimo de 8 megapíxeles con autofoco LED flash
Cámara trasera mínimo de 13 megapíxeles
Adicionalmente es necesario que la totalidad de los lideres cuenten con un plan de datos de mínimo 10 Gigas de navegación y con minutos ilimitados durante la ejecución de la estrategia, el cual deberá ser suministrado por el contratista antes de iniciar las respectivas actividades.
De otra parte, considerando que las actividades que ejecutarán los líderes de la Estrategia de Acceso y Apropiación conllevarán gestiones en terreno y actividades a través de medios tecnológicos, se hace indispensable garantizarle a los líderes que participarán en la ejecución del proyecto la igualdad de condiciones económicas, por lo cual, el contratista que resulte favorecido deberá cancelarle por concepto de honorarios a todos los líderes un salario base y adicionalmente generar un sistema de incentivos que les permita garantizar por como mínimo un salario mínimo legal vigente, así como ingresos adicionales de acuerdo a las actividades desarrolladas. En ese orden de ideas, al momento de estructurar la propuesta económica el proponente deberá considerar lo mencionado anteriormente.
Entregables |
||
Gestión con entidades territoriales beneficiadas |
Actividades |
Entregable |
Reunión de inicio con entes territoriales.
|
Documento de acta de reunión, debidamente suscrita por las partes, con los compromisos de acceso a las TIC, formalizada con el respectivo anexo fotográfico. Al finalizar el acompañamiento a la E.T, el favorecido con la adjudicación debe entregar el reporte de resultados de la gestión y suministrar los soportes que evidencian la entrega de este. Bajo el modelo de alternancia que se aplica a lo largo de la Estrategia de Acceso y Apropiación de las TIC, se espera que las reuniones se efectúen en un 50% virtual y 50% presencial. |
|
Gestión en sedes beneficiadas |
Taller de Apropiación bajo el modelo de alternancia
|
1. Virtual: Para las sedes que realizan el Taller de apropiación virtualmente, se generará el reporte donde el favorecido con la adjudicación debe garantizar que los participantes se certifiquen.
Para el caso del Taller Virtual, es necesario que el rector de la sede o el secretario de educación del municipio o quién haga sus veces, certifique por medio de una comunicación que los participantes del Taller de apropiación son estudiantes de la sede educativa.
Los taller de apropiación estarán dirigidos a estudiantes, docentes y/o directivos docentes con la finalidad incentivar por parte de la comunidad educativa sentido de pertenencia hacia la tecnología entregada, aprovechamiento de los recursos y conciencia sobre la responsabilidad del cuidado del ambiente. El taller se enfoca en acercar a las comunidades educativas beneficiadas a la misión que realiza Computadores para Educar relacionada con la entrega de los terminales, acompañamiento a los procesos de apropiación de la tecnología y fomentar acciones responsables con el ambiente. Para el taller de apropiación se presentan las siguientes características:
El taller se realiza teniendo en cuenta tres (3) bloques de actividades principales: entrega de las tecnologías, exploración de los recursos educativos y cuidado del ambiente en cada sede educativa beneficiaria.
|
Legalización por sede educativa. |
Documento de legalización por sede educativa firmado por las partes de acuerdo con los parámetros entregados. |
|
Concurso Nacional de CPE |
Base de datos de postulación al concurso Nacional de CPE y entrega de los candidatos de acuerdo con las indicaciones de la entidad. Desarrollo de los mismos incluyendo la planeación, ejecución y evaluación. |
|
Retoma
|
Recolección de equipos obsoletos en las sedes educativas beneficiadas Entiéndase cada uno como un equipo. |
Estos elementos son los que han cumplido su ciclo de vida útil. Se asignará al favorecido con la adjudicación una base de datos (BD) como guía, donde se relacionan las sedes educativas, bibliotecas y casas de la cultura que cuentan con equipos posiblemente disponibles, con el fin de focalizar estos elementos obsoletos y/o en desuso, los cuales pueden ser: Tableta, Portátiles, Monitores CRT, Monitores LCD y CPU’s. Entregable: Acta de legalización de Retoma, por cada sede educativa donde se realice la focalización (equipos conseguidos), con las firmas correspondientes y el respectivo registro fotográfico. Se le suministrará al operador, los empaques (bolsas de Polipropileno) en los cuales se almacenarán los equipos. Las bolsas serán entregadas previamente al favorecido con la adjudicación una vez se dé inicio al contrato. El contratista no debe asumir los costos de transporte. El favorecido con la adjudicación deberá empacar los terminales de forma apropiada en las bolsas previamente entregadas evitando daños o rupturas de pantallas, marcando cada bolsa con el número de radicado respectivo a cada sede educativa. En algunos casos las bolsas serán reutilizadas de vigencias anteriores. En caso de presentarse esta situación, se deberá tachar los números de radicado que se encuentren marcados y que no correspondan al radicado que se esté retomando. Por último, el equipo de trabajo del favorecido con la adjudicación deberá cargar las actas al sistema especificado para su aprobación definitiva y posterior recolección de los equipos obsoletos por parte de la transportadora.
|
Eventos de retoma (4) |
Se realizarán cuatro (4) eventos de gestión de retoma, con el fin de incentivar y resaltar el manejo ambiental adecuado y responsable de los aparatos eléctricos y electrónicos entregados. Los lugares de los eventos, se estima se realicen en ciudades capitales o intermedias. |
Se debe garantizar la organización logística del evento, y además deberá recolectar una muestra del 10% de la retoma de la E.T para que se muestren durante el evento. El contratista únicamente deberá trasladarlos en caso de que sea necesario al lugar del evento. También como parte del evento, el favorecido con la adjudicación deberá gestionar cuatro (4) puntos ecológicos por cada evento a realizar, que cuenten con la nueva codificación de separación de residuos (Blanco, verde y negro), establecida por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible a través de la resolución 2184 de 2019. Estos puntos ecológicos deberán estar el día del evento y ser entregados al ente territorial. Características de los puntos Ecológicos 1. Tablero informativo personalizado en vinilo y el diseño de CPE en la parte superior derecha 2. Estructura metálica reforzada con recubrimiento de pintura electrostática que garantiza una alta durabilidad. 3. Fácil armado sin tornillos 4. Refuerzo de base graduable 5. Tapa vaivén marcada con el tipo de residuo 6. Canecas marcadas según tipo de residuo. 7. Capacidad de Volumen de cada caneca deberá ser de 55 Lts.
El transporte de los puntos ecológicos lo debe asumir el favorecido con la adjudicación el día del evento. El favorecido con la adjudicación también tendrá dentro de sus funciones realizar campañas de divulgación ejecución de los eventos de retoma que se van a realizar a través de los diferentes medios de comunicación y redes sociales. Desarrollo de la actividad paso a paso:
Elementos para ubicar durante el evento de retoma:
ENTREGABLES:
|
Jornada de Entrenamiento, socializacion (2) |
Encuentro para capacitar a los actores clave del proceso. |
La jornada de entrenamiento se realiza previamente al inicio de las actividades en campo y es responsabilidad del contratista proporcionar todas y cada una de las condiciones técnicas y logísticas exigidas por CPE. Se realizará bajo la modalidad de alternancia, es decir 50% virtual y 50% presencial del equipo de los lideres. Sin embargo, es posible la asistencia de manera presencial de la totalidad del equipo que ejecutara la estrategia, siempre y cuando cumplan con los protocolos de bioseguridad exigidos por el Gobierno Nacional. El entrenamiento es de carácter obligatorio para el inicio de la ejecución de la Estrategia. Participantes:
Duración: seis (6) días, entre 8 am y 5:00 pm. Para los participantes que recibirán el entrenamiento de forma presencial deberá garantizar las siguientes condiciones:
Se recomienda que la alimentación pueda tomarse en el mismo sitio del entrenamiento bajo las condiciones idóneas de espacio, ventilación, pulcritud y los protocolos de bioseguridad. Si no es posible realizarlo en el mismo lugar, se debe tener previamente un lugar aprobado, que sea cercano y dispuesto con la alimentación del personal. Adicionalmente, este no debe afectar la agenda del entrenamiento por su desplazamiento. Durante la jornada debe estar dispuesta una estación de café y agua suficiente para el personal del proyecto. Teniendo en cuenta que el entrenamiento tendrá un componente de virtualidad, es necesario que el contratista garantice las condiciones técnicas que permitan la conexión en tiempo real con la totalidad de los participantes, para lo cual debe cumplir con las siguientes características:
Para el caso del personal que realizará el entrenamiento presencialmente deberá contar con las siguientes características:
|
Notas: 1. Las sedes educativas públicas se encuentran ubicadas en los departamentos y municipios del país con condiciones geográficas diversas que pueden variar de acuerdo con las vías de acceso, medios de transporte y orden público. Por lo anterior, se definirá una zonificación donde se relacionan tres (3) categorías de accesibilidad a los municipios que se describen a continuación: - Zona Fácil: La componen los municipios que se caracterizan en mayor medida, por contar con condiciones favorables de acceso (acceso terrestre, buenas condiciones de vías de comunicación y cercanía a principales centros urbanos y de desarrollo del País). - Zona Media: La componen los municipios donde las condiciones de acceso son menos favorables, pues las vías no se encuentran en excelente estado o se ven afectadas por situaciones coyunturales asociadas al invierno, problemas de orden público, etc. - Zona Especial: La componen los municipios de difícil acceso donde las vías de comunicación presentan condiciones extremas y que requieren en algunos casos medios especiales de transporte fluvial o aéreo. 2. El favorecido con la adjudicación hace entrega de la dotación al personal contratado y envía las actas de soporte de entrega. La dotación la constituye:
ACTIVIDADES Y ENTREGABLES ADICIONALES
Esta actividad se refiere a la disponibilidad de cupos para la asistencia a eventos nacionales, relacionados con TIC, educación, logística, medio ambiente, entre otros, entiéndase como simposios, conferencias, congresos, convenciones, seminarios entre otros. Estos eventos podrán ser virtuales o presenciales, sin ningún costo adicional para la entidad. Dichos eventos deberán ser realizados por un tercero diferente al favorecido con la adjudicación. La entidad solicita la totalidad de 15 cupos para participar en los eventos escogidos, los cuales deberán incluir todos los costos asociados, entre los que se encuentran: inscripción al evento, transportes aéreos y terrestres, transporte en la ciudad del evento, impuestos asociados, alimentación, hospedaje y gastos de viaje de acuerdo con la resolución vigente para gastos de viaje de la Entidad. La entidad le informará sobre el evento al favorecido con la adjudicación, máximo cinco (5) días hábiles previos al inicio de este.
El favorecido con la adjudicación deberá entregar 15 portátiles, sin ningún costo adicional para la entidad. Los equipos se entregarán posteriormente a los estudiantes ganadores del Concurso Nacional que se destaquen por su desempeño en las actividades de apropiación. Las características técnicas mínimas de los portátiles deberán ser similares o superiores a las características de los equipos que adquiera durante la vigencia en la que se ejecute la estrategia. Nota. Para todos los casos, los equipos deberán entregarse con Microsoft office instalado y licenciado.
El favorecido con la adjudicación deberá atender el 8% de sedes adicionales a las establecidas en el alcance del contrato, sin ningún costo adicional para la entidad.
Teniendo en cuenta que el proyecto tiene alta cobertura en el país, el favorecido con la adjudicación se compromete a habilitar en 10 departamentos, en caso de que así lo requiera el contratante, por efectos de la dinámica de la operación en campo, un espacio físico sin ningún costo adicional para la entidad y que cumpla con los siguientes requerimientos: - Oficina debidamente dotada con capacidad mínimo para 10 personas - Mobiliario - Internet Adicionalmente, el favorecido con la adjudicación, deberá cubrir todos los costos asociados para máximo una persona, entre los que se encuentran: transportes aéreos y terrestres, transporte en la ciudad de destino, impuestos asociados, alimentación, hospedaje y gastos de viaje de acuerdo con la resolución vigente para gastos de viaje de la Entidad.
El favorecido con la adjudicación deberá entregar cinco (5) videos documentales sin ningún costo adicional para la entidad. Estas piezas audiovisuales deberán evidenciar la aplicación de la estrategia en las 5 regiones del país en las cuales hace presencia. El objetivo de estos videos es el de evidenciar la puesta en marcha de la estrategia 2022, en mínimo tres departamentos beneficiados. Adicionalmente, su edición debe tener un tiempo mínimo de 2 (dos) y máximo de 5 (cinco) minutos para cada pieza. El contratista deberá considerar lo anteriormente mencionado al momento de estructurar la propuesta económica.
|
||
Nota 1: La distribución de las sedes educativas podrá tener modificaciones en su proyección, por lo tanto, el favorecido con la adjudicación deberá tenerlo en cuenta para la elaboración de su propuesta.
Nota 2: La Estrategia de Acceso y Apropiación de las TIC, así como los eventos y la gestión de retoma, son presupuestos independientes en su ejecución, por lo tanto, no se puede mezclar entre sí.
CONDICIONES DEL CONTRATO
OBIGACIONES DEL CONTRATISTA
Prestar los servicios objeto del contrato, de acuerdo con todas las especificaciones descritas en el estudio previo, los documentos que lo integran y la propuesta presentada por el ejecutor que se entienden parte del presente contrato, dentro del término, plazo y condiciones previstas.
Cumplir con las condiciones técnicas, económicas y comerciales presentadas en su propuesta.
Ejecutar el proyecto conforme a los componentes y actividades descritas en el estudio previo, guías correspondientes, documentos y entrenamiento y todos los demás que forman parte integral del presente contrato.
Elaborar y presentar para aprobación el plan de gerencia para la ejecución del proyecto, de acuerdo con los requerimientos establecidos.
Contratar oportunamente el equipo de trabajo. Solo podrán ser contratados aquellos profesionales y técnicos que hayan sido aprobados previamente, incluso cuando se trate de un cambio requerido por el contratista.
Garantizar la permanencia durante la ejecución del contrato del equipo base.
Allegar el ruteo completo utilizando el formato diseñado para tal fin, incluso si no se presentan cambios.
Realizar el entrenamiento bajo las condiciones técnicas y logísticas exigidas.
Presentar el informe del entrenamiento realizado bajo los parámetros y tiempos establecidos.
Capacitar el personal que no asista a las jornadas de entrenamiento establecidas, asumiendo los costos o tiempos que ello implique; así mismo cuando se trate de personal contratado en reemplazo de los que fueron capacitados al inicio de la ejecución.
Disponer de un espacio físico (oficina de operaciones del proyecto), esta oficina deberá ubicarse en las instalaciones de la sede principal donde normalmente el contratista cumple con su objeto social o sus sucursales.
Dar cumplimento a las metas establecidas en el presente contrato.
Mantener actualizados los sistemas de información y bases de datos dispuestos, registrando los soportes de las actividades realizadas, así como los archivos digitales que la entidad establezca, garantizando la oportunidad y calidad para efectos del seguimiento.
Dar respuesta oportuna a las PQRS que se presenten como parte del objeto del contrato.
Xxxxxxxx, entregar y sustentar los informes de gestión mensuales y reportes que le sean requeridos con la periodicidad que se defina. Los informes de gestión son previo requisito obligatorio para el pago del contratista.
Garantizar las condiciones logísticas y técnicas de los comités de gestión de metas en los municipios elegidos.
Asistir y participar por parte del equipo base del proyecto a los comités de gestión de metas. En los casos que así lo requiera la Entidad, el contratista deberá garantizar el lugar y condiciones logísticas para su realización.
Brindar comunicación directa e ilimitada por medio un dispositivo y plan de datos de acuerdo con lo mencionado en las especificaciones técnicas.
Cumplir con los términos y condiciones pactados en los acuerdos de nivel de servicio (ANS) para el cumplimiento del objeto, alcance y obligaciones del presente contrato.
Garantizar el cumplimento de los protocolos de bioseguridad en el marco de la emergencia sanitaria.
Apoyar y acompañar en cualquier encuentro, evento, visita, reunión, jornada o en general cualquier actividad que, en el marco del proyecto.
Garantizar la disponibilidad de recursos económicos de manera permanente durante el desarrollo del contrato, de tal manera que un desembolso no realizado no podrá afectar el pago a terceros.
Reportar, en caso de cualquier novedad o anomalía, de manera inmediata tal situación al supervisor del contrato.
Entregar al supervisor del contrato la totalidad de los productos establecidos como parte de la estrategia de apropiación digital para la innovación educativa en las sedes oficiales focalizadas y su modelo operativo. Todos los productos y evidencias que no se encuentren almacenadas en los sistemas de información de deberán ser entregados en medio digital, mediante el mecanismo definido por CPE.
Cualquier cambio en las condiciones técnicas que surjan durante el término de ejecución del contrato deberá hacerse por mutuo acuerdo, previa solicitud escrita plenamente justificada por cualquiera de las partes. Lo anterior, sin perjuicio de las prerrogativas excepcionales.
Obrar con lealtad, buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilataciones que puedan presentarse.
Velar por la buena imagen de Computadores para Educar durante y después de cada una de las etapas de la implementación de la Estrategia de Acceso y Apropiación de las TIC.
Abrir una cuenta bancaria (o centro de costos en los casos que aplique) para el manejo EXCLUSIVO de los recursos propios del contrato.
Tener documentado e implementado el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019 del Ministerio de Trabajo, y demás normas concordantes y complementarias.
Pagar los salarios, y las prestaciones sociales a que hubiere lugar, de todos sus empleados, en especial del personal destinado para el cumplimiento del objeto del presente contrato, de acuerdo con las disposiciones del Régimen Laboral Colombiano, debiendo presentar en su oportunidad, la respectiva certificación de cumplimiento, expedida por el Revisor Fiscal.
En caso de que el contratista esté obligado a facturar electrónicamente, deberá radicar su factura previamente validada por la DIAN, lo cual será requisito necesario para el pago conforme con las disposiciones señaladas en el Decreto 358 del 5 xx xxxxx de 2020, en concordancia con lo dispuesto en la Resolución No. 000042 del 0 xx xxxx xx 0000 x xx Xxxxxxxxx Presidencial No. 09 del 17 de septiembre de 2020.
Xxxxxxx oportunamente los requerimientos del supervisor del contrato.
Todas las demás que se deriven de la naturaleza del contrato, los documentos que lo integran y la propuesta presentada que hacen parte integral del contrato.
LUGAR DE EJECUCION
Para efectos legales la ciudad de Medellín, el lugar de ejecución será en el territorio nacional de acuerdo con el alcance del contrato.
PLAZO DE EJECUCION
El contrato tendrá una duración de 8 meses y 5 días a partir de la firma del acta de inicio, sin superar la duración del contrato interadministrativo No 19-22 celebrado entre COMPUTADORES PARA EDUCAR y la UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA y que finaliza el 31 de diciembre de 2022.
FORMA DE PAGO
El PROPONENTE al que se le adjudique el contrato, facturará el servicio efectivamente prestado a la Universidad, dentro de los quince (15) días siguientes al mes en el cual se prestó; previa presentación de las respectivas actas de pago, elaboradas por el contratista y aprobadas por el interventor. El valor del acta de pago será la suma de los productos que resulten de multiplicar las cantidades realmente ejecutadas y aprobadas por el interventor, por los precios unitarios estipulados en el Anexo 4, 4A, 4B, 4C, 4D; se deben anexar además los entregables que se detallan en el Anexo 2-Condiciones técnicas, caso contrario no será recibida la factura para revisión. La facturación deberá cumplir con los requisitos establecidos por El Estatuto Tributario y la DIAN.
SUPERVISION DEL CONTRATO
La supervisión de la ejecución y cumplimiento del presente contrato la ejercerá el representante legal o su delegado.
VALIDEZ DE LA OFERTA
La oferta deberá ser validada por un mínimo de 60 días calendario o en su defecto hasta la fecha de adjudicación del proceso de selección.
Ciudad Universitaria: Xxxxx 00 # 00-000 – Recepción de Correspondencia: Calle 70 Nº 52-21
Conmutador: 219 59 00 - Faxes: 219 89 38, 263 82 82 – Apartado: 1226
Webs: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xxx.xx, xxxx://xxx.xxxx.xxx.xx
Medellín, Colombia