PROPUESTA METODOLÓGICA APLICANDO MEDIDAS DE CONTROL PARA LA GESTIÓN DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EN PROPIEDADES HORIZONTALES"

“PROPUESTA METODOLÓGICA APLICANDO MEDIDAS DE CONTROL PARA LA GESTIÓN DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EN PROPIEDADES HORIZONTALES"

XXXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXX

“PROPUESTA METODOLÓGICA APLICANDO MEDIDAS DE CONTROL PARA LA GESTIÓN DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EN PROPIEDADES HORIZONTALES"

XXXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXX

Trabajo de grado para optar al título de Especialista en Gerencia Integral

Asesor Temático XXXXXXXXX XXXXX XXXXX XXXXXXXXX

Especialista en Finanzas Corporativas

“PROPUESTA METODOLÓGICA APLICANDO MEDIDAS DE CONTROL PARA LA GESTIÓN DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EN PROPIEDADES HORIZONTALES"

ASESOR TEMÁTICO

ASESOR METODOLÓGICO

JURADO

Medellín, 11 de diciembre de 2014

DEDICATORIA

A nuestras familias que nos tuvieron paciencia en el transcurso de este trabajo y nos apoyaron en cada momento.

A nuestros jefes que apoyaron desde el inicio la causa.

A nuestros docentes, que de alguna u otra forma, nos brindaron sus aportes y enseñanzas, ayudando a complementar ideas y conocimientos para el proyecto de investigación.

AGRADECIMIENTOS

Expresamos nuestros agradecimientos a:

Xxxxx X. Xxxxxxx Xxxxxxx, Docente titular del Centro de Ciencias Básica, del brindarnos todos sus conocimientos y valiosos aportes en nuestro trabajo.

Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx, como Asesora Temática, por guiarnos y brindarnos su acompañamiento, trasmitiéndonos sus conocimientos y sus valiosos aportes como Asesora Temática.

CONTENIDO

pág.

GLOSARIO 14

RESUMEN 17

ABSTRAC 19

INTRODUCCIÓN 21

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 22

1.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA 22

1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA 22

1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA 22

2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION 23

2.1 OBJETIVO GENERAL 23

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 23

3. ANTECEDENTES 24

4. JUSTIFICACIÓN 26

5. MARCO DE REFERENCIA 27

5.1 MARCO TEORICO 27

5.2 MARCO CONCEPTUAL 42

5.3 MARCO ESPACIAL 51

5.4 MARCO LEGAL 52

6. DISEÑO METODOLÓGICO 54

6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN 54

6.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN 54

6.3 TENICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION 54

6.4 DELIMITACIÓN Y ALCANCE 55

6.5 POBLACION Y MUESTRA 55

7. PANORAMA ACTUAL DE LA CONTRATACION DE SERVICIOS EN LAS PROPIEDADES HORIZONTALES 56

7.1 FLUJOGRAMA PROPUESTA METODOLOGICA 57

7.1.1 Establecer las especificaciones del servicio requerido 58

7.1.1.1 Levantamiento de información específica del servicio 58

7.1.2 Metodología para la búsqueda de proveedores 58

7.1.2.1 Bases de datos actuales 58

7.1.2.2 Referenciación comercial 58

7.1.2.3 La web 58

7.1.3 Ficha técnica Ficha técnica: Establecer las condiciones para los Proveedores 59

7.1 3.1 Creación de la ficha técnica con la especificación del servicio requerido 59

7.1.3.2 Establecer el cronograma 61

7.1.4 Resolución de dudas 62

7.1.4.1 Planeación y coordinación de visita técnica 62

7.1.4.2 Resolución de dudas y preguntas sobre el servicio requerido 62

7.1.5 Verificación de requerimientos 62

7.1.5.1 Recepción y verificación de documentos requeridos físicos y digitales 63

7.1.5.2 Tabulación de información en Ficha técnicas 64

7.1.6 Evaluación y calificación de cotizaciones 64

7.1.7 Realizar matriz de evaluación estableciendo criterios de evaluación 64

7.1.7.1 Realizar la matriz de evaluación 64

7.1.7.2 Adjudicar puntaje al proveedor 66

7.1.7.3 Tabulación de información de puntaje del proveedor 72

7.1.8 Documentación, análisis y resultado final 72

7.1.8.1 Selección de proponentes para continuar con el proceso 72

7.1.8.2 Presentación del resultado a Gerencia 72

7.1.8.3 Información de resultados 72

7.1.9 Contratación del servicio 73

7.1.9.1 Elaboración del contrato de acuerdo con la solicitud 73

7.1.9.2 Solicitud de pólizas 74

7.1.9.3 Control permanente al servicio contratado 74

8 CONCLUSIONES 79

9 RECOMENDACIONES 80

10 BIBLIOGRAFIA 81

11 ANEXOS 82

LISTA DE TABLAS

pág.

Tabla 1.	Matriz evaluación de proponentes	66
Tabla 2.	Escala valoración	66
Tabla 3.	Escala clasificación	71
Tabla 4.	Evaluación de desempeño de proveedores	75
Tabla 5.	Calificación	78
Tabla 6.	Puntaje Obtenido	78

LISTA DE GRAFICOS

pág.

Gráfico1.	Costos asociados al servicio	68
Gráfico 2.	Documentación	68
Gráfico 3.	Informes gestión	69
Gráfico 4.	Valores agregados	69
Gráfico 5.	Condiciones comerciales	70
Gráfico 6.	Precio de la oferta	70
Gráfico.7.	Ponderación total resultado evaluación proveedores	71

LISTA DE FIGURAS

pág.

Figura 1.	Proceso Administrativo	28
Figura 2.	Circuito de retroalimentación del control administrativo	38
Figura 3.	Flujograma propuesta metodológica	57

LISTA DE ANEXOS

pág.

Anexo 1.	Ficha Técnica	82
Anexo 2.	Invitación a participar en el proceso de elección	83
Anexo 3.	Carta de presentación	84
Anexo 4.	Comunicado proponente no elegido	86

GLOSARIO

ADMINISTRADOR: Un administrador se define como la persona (o programa) responsable de optimizar y controlar los recursos existentes entre varios usuarios, esto es, gestionar.

CALIDAD: La palabra calidad tiene múltiples significados. De forma básica, se refiere al conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren capacidad para satisfacer necesidades implícitas o explícitas. Por otro lado, la calidad de un producto o servicio es la percepción que el cliente tiene del mismo, es una fijación mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades.

CONTRATACIÓN: La contratación es la materialización de un contrato a un individuo a través de la cual se conviene, acuerda, entre las partes intervinientes, generalmente empleador y empleado, la realización de un determinado trabajo o actividad, a cambio de la cual, el contratado, percibirá una suma de dinero estipulada en la negociación de las condiciones o cualquier otro tipo de compensación negociada.

CONTRATO: Es un término con origen en el vocablo latino contractus que nombra al convenio o pacto, ya sea oral o escrito, entre partes que aceptan ciertas obligaciones y derechos sobre una materia determinada. El documento refleja las condiciones de este acuerdo también recibe el nombre de contrato.

COPROPIEDAD: Son aquellos inmuebles o edificios construidos en un mismo terreno de dominio común y las casas construidas en sitios de dominio de cada propietario, pero que cuentan con espacios comunes.

COTIZACIÓN: Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios.

CUMPLIMIENTO: Refiere a la acción y efecto de cumplir con determinada cuestión o con alguien. En tanto, por cumplir, se entiende hacer aquello que se prometió o convino con alguien previamente que se haría en un determinado tiempo y forma, es decir, la realización de un deber o de una obligación.

EVALUACIÓN: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y la

adopción de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas.

FICHA TÉCNICA: Es un documento en forma de sumario que contiene la descripción de las características de un objeto, material, proceso o programa de manera detallada. Los contenidos varían dependiendo del producto, servicio o entidad descrita, pero en general suele contener datos como el nombre, características físicas, el modo de uso o elaboración, propiedades distintivas y especificaciones técnicas.

INDICADOR: Magnitud utilizada para medir o compara los resultados efectivamente obtenidos, en la ejecución de un proyecto, programa o actividad. Resultado cuantitativo de comparar dos variables.

INFORME DE GESTIÓN: El informe de gestión es el recuento escrito de la administración de un ente económico sobre la forma cómo llevó a cabo su gestión durante el período para el cual fue elegido, y las medidas que recomienda al máximo órgano social para que sean adoptadas por éste.

LOCATARIO: Que toma o tiene una cosa en arrendamiento.

MATRIZ DE EVALUACIÓN: Es una tabla xx xxxxx entrada donde se describen criterios y niveles de calidad de cierta tarea, objetivo, o competencia en general, de complejidad alta. Son unas guías de puntuación usadas en la evaluación del trabajo del alumnado que describen las características específicas de un producto, proyecto o tarea en varios niveles de rendimiento, con el fin de clarificar lo que se espera del trabajo del alumno, de valorar su ejecución y de facilitar retroalimentación o feedback, permiten la autoevaluación y la coevaluación.

METODOLOGÍA: Una metodología es el conjunto de métodos por los cuales se regirá una investigación científica por ejemplo, en tanto, para aclarar mejor el concepto, vale aclarar que un método es el procedimiento que se llevará a cabo en orden a la consecución de determinados objetivos.

OPORTUNIDAD: Del latín opportunitas, hace referencia a lo conveniente de un contexto y a la confluencia de un espacio y un periodo temporal apropiada para obtener un provecho o cumplir un objetivo. Las oportunidades, por lo tanto, son los instantes o plazos que resultan propicios para realizar una acción.

PARÁMETROS: Se conoce como parámetro al dato que se considera como imprescindible y orientativo para lograr evaluar o valorar una determinada situación. A partir de un parámetro, una cierta circunstancia puede comprenderse o ubicarse en perspectiva.

PROCEDIMIENTO: Es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.

PROCESO: Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico. Los procesos son mecanismos de comportamiento que diseñan los hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un orden o eliminar algún tipo de problema.

PROPIEDAD HORIZONTAL: En sí la propiedad horizontal no es un bien inmueble en particular sino un régimen que reglamenta la forma en que se divide un bien inmueble y la relación entre los propietarios de los bienes privados y los bienes comunes que han sido segregados de un terreno o edificio. La propiedad horizontal permite la organización de los copropietarios y el mantenimiento de los bienes comunes.

PROPIETARIO: Un propietario es la persona jurídica o persona física que cuenta con los derechos de propiedad sobre un bien. El propietario es dueño de la cosa y tiene su titularidad.

PROVEEDOR: Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.

REQUERIMIENTO: Los requerimientos son declaraciones que identifican atributos, capacidades, características y/o cualidades que necesita cumplir un sistema, para que tenga valor y utilidad para el usuario. En otras palabras, los requerimientos muestran qué elementos y funciones son necesarias para un proyecto.

SERVICIO: Los servicios son las actividades que intentan satisfacer las necesidades de los clientes. Los servicios son lo mismo que un bien, pero de forma no material. Esto se debe a que el servicio solo es presentado sin que el consumidor lo posea.

TABULACIÓN: La tabulación y el análisis de los datos recogidos en estos cuestionarios permiten estimar la audiencia bruta de los diferentes medios.

VALORES AGREGADOS: Valor agregado o valor añadido, en términos de marketing, es una característica o servicio extra que se le da a un producto o servicio con el fin de darle un mayor valor en la percepción del consumidor.

RESUMEN

El presente trabajo de grado, tuvo como propósito construir una propuesta metodológica, aplicando unas medidas de control para la gestión de contratación de servicios en las propiedades horizontales. Para cumplir con esta propuesta, se estableció una metodología que inicia desde la búsqueda de los proveedores, luego se establecen los requerimientos asociados al servicio, donde debe existir claridad, para esto se crea una ficha técnica, la evaluación de estas propuestas creando una matriz de evaluación con la descripción de los criterios que serán evaluados y finalmente se selecciona la propuesta más conveniente para la prestación del servicio.

La finalidad de este trabajo de grados, radica en elaborar un proceso totalmente estructurado y acertado que brinde todas las garantías al proceso de contratación de un servicio a una Propiedad Horizontal. De ahí que todo lo que quede estructurado en la propuesta inicial, compromisos y valores agregados, se describirán e estarán incluidos en el contrato de servicios para garantizar el estricto cumplimiento.

Después de elegir la alternativa más acertada, de acuerdo con los resultados de la matriz de evaluación, se procede a firmar el contrato de servicios por la copropiedad. Luego se establece un formato para evaluar y controlar el servicio, entregando a la Administración de la copropiedad, toda la información necesaria para evaluar el servicio prestado y tomar finalmente decisiones que brinden confianza.

La implementación de esta metodología, busca entregar a la Administración de una copropiedad, todos los mecanismos necesarios para realizar un contrato de

servicios con un proveedor, que brinde todas las garantías necesarias a ambas partes.

Los resultados que se esperan obtener, son servicios de calidad, con todas las garantías de oportunidad, calidad y cumplimiento, que proporcionen una gestión totalmente acertada y efectiva, traduciéndose esto en beneficios para la Copropiedad.

Palabras clave: Gestión, metodología, selección, contrato, implementación, proveedor, propuesta, servicio, control, calidad, garantía, evaluación.

ABSTRAC

This paper grade, was aimed to build a proposed methodology by applying control measures for the management of service contracts in condos. To comply with this proposal, a methodology that starts from the search providers are established, then the requirements associated with the service, which must be clearly so that a technical file is created, Evaluation of these proposals creating a matrix of evaluation with the description of the criteria that will be evaluated and finally the best for service delivery proposal is selected.

The purpose of this paper grades in developing a fully structured and successful process that provides all the guarantees to the process of hiring a service to a Horizontal Property. For this, all that remains structured in the initial proposal, understandings and values, will be described and will be included in the service contract to ensure strict compliance.

After choosing the right proposal, according to the results of the evaluation matrix, we proceed to sign the service contract for joint ownership. Format is then established to assess and control the service itself, giving the administration of co- ownership, all the information necessary to evaluate the service provided and ultimately make decisions that provide confidence.

The implementation of this methodology, the Administration seeks to provide a condo, all the mechanisms required to perform a service contract with a supplier to provide all necessary guarantees to both parties.

The result to be obtained, are quality services, with all the guarantees of timeliness, quality and compliance, providing a fully successful and effective management, translating into benefits for joint ownership.

Keywords: Management, methodology, selection, contract, implementation, supplier, proposal, service, control, quality, assurance, evaluation.

INTRODUCCIÓN

Las empresas xx xxx en día, presentan inconvenientes en el proceso de contratación de servicios y las Propiedades Horizontales no están exentas de esta problemática.

Los procesos de contratación deben ser exitosos y deben ir además con el mismo lineamiento, tanto de los objetivos como de metas organizacionales, teniendo en cuenta que la eficiencia del Centro Comercial, se verá reflejada en el buen desempeño de los proveedores y terceros, y de los servicios contratados por la Administración, esto evidenciará una buena gestión.

La excesiva confianza de los proveedores durante la prestación de un servicio, provoca que el servicio se vuelva deficiente donde el resultado final muchas veces involucra pérdidas para la copropiedad, que terminan afectando el estado del edificio (pisos, paredes, jardines, techos, fachada, etc.) o la operación del mismo.

El proyecto diseña una propuesta metodológica, donde se apliquen todas las medidas necesarias para que el proceso sea efectivo y exitoso, aplicando claro está, medidas de control y seguimiento a la contratación final.

Esta metodología busca brindar al Administrador de una copropiedad, una herramienta valiosa que brinde garantías a los propietarios de la copropiedad, evitando el reproceso y aumento de los costos en las contrataciones de servicios por deficiente calidad y por entrega de servicios diferentes a los inicialmente pactados.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Las empresas y personas dedicadas a la administración de propiedad horizontal, enfrentan una serie de situaciones en su operación, que requieren de una efectiva gestión para cumplir adecuadamente con su función social (Ley 675 de 2001. Art 1). Especialmente en lo que tiene que ver con la contratación de algunos servicios a través de varios proponentes, los cuales en algunos casos no tienen incorporado el proceso administrativo (Planeación, organización, dirección y control) que permita la mayor efectividad, principalmente en los aspectos relacionados con el control y supervisión de las labores contratadas, encontrando en muchos casos debilidades asociadas no solo al incumplimiento de tiempos acordados, materiales solicitados, especificaciones técnicas, entre otras, que afectan o pueden entorpecer la operación y conllevar al deterioro progresivo no solo de los bienes comunes, sino de las finanzas de este tipo especial de dominio denominado: Propiedad Horizontal.

En consecuencia, se hace necesario establecer y definir una propuesta metodológica, con énfasis en la etapa de control; que facilite el proceso de contratación y minimice los riesgos asociados a los NO cumplimientos e inconformidades, que beneficie los procesos de operación a través de la tercerización y contratación de servicios.

1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

De acuerdo con lo anterior vemos la necesidad de crear una propuesta metodológica que facilite el proceso de control a la gestión de contratación de servicios.

¿De qué manera la definición y estructuración de un proceso de control a los proveedores permitirá mejoras a la función de gestión de la administración?

1.3. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cuál es la situación actual de la contratación por servicios?

¿Cuáles son las variables motores de la contratación de servicios?

¿Cuál debe ser la propuesta metodológica que facilite el proceso de contratación de servicios?

¿Cuáles son los resultados de la implementación de una propuesta metodológica para la gestión de contratación de servicios?

2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

2.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar una propuesta metodológica aplicando medidas de control que faciliten la gestión de contratación de servicios en Propiedades Horizontales de acuerdo con los requerimientos previamente establecidos.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Describir de forma clara las condiciones y necesidades de la Administración a fin de que el proveedor entregue a satisfacción el servicio contratado.

• Establecer los requisitos que deberá reunir un proponente para ser beneficiario de un contrato por servicios.

• Construir un método de evaluación para las propuestas presentadas por un proponente para la prestación de un servicio, con el fin de establecer la pertinencia o no de la contratación del mismo.

• Estructurar un proceso de control a los proveedores que permitirá mejorar la función de gestión de la administración, después de haber realizado el proceso de contratación.

3. ANTECEDENTES

Se han establecido diferentes metodologías para el proceso de compras o de contratación. Algunos avalados en el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008, donde se establecen los requisitos para un proceso de compras donde están incluidos: la selección de proveedores, los requisitos que establecerá la empresa, la verificación del servicio y la evaluación en el transcurso del servicio.

Cada organización definirá estas políticas de acuerdo con las necesidades de las mismas y definirá así la metodología a implementar. Con cada compra o servicio contratado se deberán definir las políticas, teniendo en cuenta el nivel de criticidad del producto o servicio.

Es así como de acuerdo con la Norma ISO 9001:2008 se establecen unos procedimientos o etapas que se deben tener en cuenta a la hora de contratar un proveedor.

Esto proporciona unas herramientas valiosas a todas las organizaciones, que quieran implementar unos procedimientos que brinden confianza y control al proceso de contratación; proceso que resulta de gran importancia y representa un nivel alto de criticidad a una empresa, ya que de esto depende su operación eficiente.

La utilización de este mecanismo, ha servido para que las organizaciones implementen unos procedimientos que sirvan de apoyo a la gestión de contratación, que se vean éstas traducidas en economía y eficiencia para la empresa.

Estos procedimientos sirven de gran apoyo para el proceso de compras o de contratación de servicios y con esto se puede establecer que, las Propiedades Horizontales, amparadas por la Ley 675 de 2001, pueden organizar el proceso de compras de manera efectiva.

Bajo estos parámetros se establece un modelo de gestión que soporte este proceso en la Propiedades Horizontales, que de igual forma aplica a organizar y estandarizar sus procesos, teniendo en cuenta su naturaleza y su objeto social, que no será otro más que administrar eficientemente los recursos de la Copropiedad, teniendo en perfecto estado los bienes y el edificio.

Aunque estos procesos de compra no son nuevos y existen muchas formas en las cuales las organizaciones han establecido diferentes metodologías de contratación de servicios, las Propiedades Horizontales aún no establecen estas metodologías y sus procesos van de acuerdo con la visión de cada Administrador.

Cuatro Centros Comerciales del país, (Centro Comercial San Xxxxx, Centro Comercial Camino Real, Centro Comercial Xxxxxxx y Centro Comercial Automotriz), han logrado su Certificación en Calidad de ISO 9001:2008, son realmente pocos teniendo en cuenta que actualmente hay cuatrocientos Centros Comerciales en el país. Sin embargo el proceso de contratación es de mucha más profundidad y dedicación por lo que debe ser un proceso mucho más minucioso y delicado, que le permita llevar a buen término la contratación de empresas de servicios que son de vital importancia en las copropiedades, donde dichos servicios representan millones de pesos anuales y donde el éxito radica en la metodología que cada uno implementa.

4. JUSTIFICACIÓN

Debido a las situaciones que enfrentan las empresas y personas dedicadas a la Administración de Propiedad Horizontal, respecto a la gestión de contratación de servicios con proveedores, donde se presentan muchas debilidades asociadas y esto hace que los servicios sean carentes de calidad y que no se ajusten a las necesidades inicialmente requeridas, vemos la pertinencia de desarrollar una Propuesta Metodológica que facilite el proceso de contratación de servicios con proveedores.

Esta propuesta hará énfasis en la etapa de control, teniendo en cuenta el proceso administrativo, planear, organizar, dirigir y controlar. De ahí lo conveniente de realizar una propuesta que brinde una herramienta efectiva y valiosa a las personas encargadas de contratar y supervisar en las propiedades horizontales.

También busca mejorar todos los procedimientos de contratación, minimizando los riesgos adquiridos como: deficiente calidad, incumplimiento, entrega de servicios diferentes a los inicialmente contratados, entre otros.

Con esta propuesta metodológica, las empresas de Administración de Propiedad Horizontal se verán beneficiadas, ya que contarán con una herramienta valiosa que mejorará las prácticas en el proceso de contratación, obteniendo los mejores servicios de acuerdo con especificaciones inicialmente contratadas y con estándares de calidad.

5. MARCO DE REFERENCIA

5.1 XXXXX XXXXXXX

A través del tiempo, el hombre ha encontrado la necesidad de intercambiar bienes y servicios, con el fin de satisfacer sus necesidades. Este intercambio se realizaba por medio de diferentes medios. Las primeras formas del comercio se presentaron a través del trueque, donde se intercambiaba lo que no se necesitaba por algo que si era necesario y que la otra persona tenía como excedente.

El intercambio de bienes o servicios existe casi desde que el hombre dejó de ser una sociedad nómada. Antes de nuestra era (año 50.000 al 10.000), el hombre cazaba para sobrevivir. El hombre debía autoabastecerse de todo. La agricultura fue uno de sus principales medios de abastecimiento. Sin embargo el hombre, encontró el trueque como otro medio para suplir sus necesidades. El hombre ya no requería dedicarse a la agricultura, podía sobrevivir sin sembrar los alimentos y sin tener animales, ya que otros le provisionarían lo que le faltara y que era necesario para su subsistencia. A través del tiempo estas comunidades tuvieron contacto con otras comunidades. Así se iniciaron las corrientes comerciales. Las poblaciones nacieron con la desaparición de las aldeas. Estas poblaciones requerían de infraestructuras para afrontar las necesidades de las mismas.

Ya las necesidades habían cambiado y era necesario un sistema diferente y ágil de intercambio. La competencia hace su aparición y las prioridades cambian por objetos como armas y demás para protegerse y defenderse. Se da origen a la moneda. Pero el trueque no desapareció con la llegada de la moneda. Esta información nos da una base de los inicios del comercio y como éste se apoya en la contratación de terceros para suplir las necesidades individuales y conjuntas, desde el origen del hombre.

Para adquirir servicios de terceros y proveedores, vemos la importancia de basarnos en la Teoría Administrativa de Xxxxx Xxxxx, que consiste en: los procesos de planeación, organización, dirección y control, ya que nos brinda una de las bases fundamentales para llevar a cabo con efectividad cualquier actividad al interior de una empresa.

TEORÍA ADMINISTRATIVA

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la Administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral, las cuales son: Planeación, Organización, Dirección y Control”1.

Figura 1. Proceso Administrativo.

Fuente: Proceso Administrativo Por Xxxx Xxxxxx Xxxxx. Agosto 10, 2013. Disponible en: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/0000/00/00/xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx- planeacion-organizacion-direccion-y-control/1

PLANEACIÓN:

La planeación deberá ser el primer paso con el cual un Administrador se adelantará al cumplimiento de los objetivos y metas establecidas. Estos deberán ser lógicos y alcanzables. Partiendo de esto, debe construir las estrategias, políticas, procedimientos y plazos necesarios para la ejecución. Es importante precisar en esta etapa, los resultados que se esperan obtener, así como los escenarios necesarios. Esta etapa será de suma importancia, ya que disminuirá la incertidumbre que se pueda crear durante la realización de los procesos, además se podrán implementar planes de contingencia, así la empresa estará preparada

1 PROCESO ADMINISTRATIVO M. en C. Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx de 2003 Disponible en: xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xx0/xxxxxxx_xxxxx/xxxxxx_0.xxx

para la ocurrencia de algunos sucesos, asegurando el resultado positivo, dejando siempre la visión colectiva con vista al frente, donde se intentarán tomar las mejores decisiones, mejorando siempre cada resultado obtenido. Esta fase permitirá promover entre todos los empleados de la empresa la eficiencia, dejando de lado la improvisación y asegurando que todos destinen sus esfuerzos y objetivos hacia la misma dirección, aprovechando al máximo los recursos y el tiempo.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN:

Según Xxxxx Xxxxxxx y Xxxxxx Xxxxxxxx: “Cada etapa del proceso administrativo se maneja por una serie de principios cuya aplicación es necesaria para lograr una administración racional”, estos son: 3

• Factibilidad: Todo lo que se planee, debe ser realizable; es improductivo elaborar planes ambiciosos u optimistas que sean imposibles de conseguir. La planeación debe acomodarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.

• Objetividad y cuantificación: Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, reflexiones precisas y exactas, y nunca en opiniones individuales, especulaciones o cálculos inicuos. Este principio, conocido también como el principio de Precisión, establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios xx xxxxxxx, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.

• Flexibilidad: Al elaborar un plan, es beneficioso establecer márgenes de holgura que permitan enfrentar situaciones inesperadas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no establecer “colchones de seguridad”, puede ocasionar resultados desastrosos.

• Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos.

3 Admon. Anayeli.m. 01 xx Xxxxx de 2009. Disponible en internet: xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx/0000/00/xxxxxxxxxx-xx-xx-xxxxxxxxxx.xxxx

• Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario renovarlo completamente. Esto no quiere decir que se renuncien a los propósitos, sino que la empresa tendrá que cambiar los cursos de acción (estrategias), y consiguientemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA PLANEACIÓN:

• Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

• Pronosticar.

• Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

• Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

• Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

• Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

• Anticipar los posibles problemas futuros.

• Modificar los planes a la luz de los resultados del control.4

ORGANIZACIÓN

Esta es la segunda fase del proceso administrativo donde se forma la segmentación del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Principalmente se le da un orden lógico a las cosas. En esta fase se definirán las funciones, las roles, dependencias y los deberes del grupo de personas que hacen parte de la empresa. Todo esto encaminado a los objetivos y metas previamente establecidos en la fase de planeación. Las organizaciones tienen una estructura que las define y pueden analizarse en tres dimensiones: Complejidad, formalización y centralización.

Complejidad: Supone el grado de diferenciación en una organización. Entre más grandes las divisiones, más niveles de jerarquía y entre más dispersas, más difíciles de coordinar.

Formalización: La organización se fundará en reglas y procedimientos, para regir la conducta de los empleados y así formalizar este procedimiento. Algunas cuentan con lineamientos estandarizados, normas y reglamentos, guiando a los empleados sobre lo que pueden o no hacer.

4 PROCESO ADMINISTRATIVO. M en C Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, Junio de 2003

Centralización: Es el lugar donde radica la toma de decisiones. Cuando las decisiones fluyen en los altos niveles jerárquicos de la empresa, ésta estará centralizada. Si las decisiones fluyen hacia los mandos medios o niveles inferiores, la empresa se considerará descentralizada.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIÓN: 5

• Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos).

• Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos por departamento).

• Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

• Aclarar los requisitos del puesto.

• Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

• Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración.

• Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

• Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

DIRECCIÓN:

En esta fase se trata de influir a las personas de la organización, para que por su propia voluntad, contribuyan al logro de los objetivos y metas propuestas por la empresa, utilizando metodos de motivación, coordinación de esfuerzos, toma de decisiones y la comunicación. La direccion deberá guiar, conducir y supervisar a los empleados y demás, para que los planes inicialmente establecidos se cumplan con eficiencia en la empresa.

ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN: 6

• Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional

• Motivación

• Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados

• Comunicación

• Supervisión

• Alcanzar las metas de la organización

5 PROCESO ADMINISTRATIVO. M en C Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, Junio de 2003.

6 Elementos, definición e importancia de la dirección y el control xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx/xxxx/.../xxxxxx%000.xxx

En esta fase se ponen en marcha todos los lineamientos establecidos en las etapas de planeacion y organización, logrando establecer conductas deseables en los miembros de la empresa. Con una dirección que logre estas conductas en los empleados se podrá nombrar como eficiente y todo será consecuente con lo deseado. Esto se verá reflejado en la calidad y productividad al interior de la empresa, implementando mejores metodologías y sistemas de control que se vea reflejado en el avance positivo de la empresa.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN:7

De la Armonía del Objetivo o Coordinación de Intereses: La dirección será eficiente en el momento que se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su mando nacen como una necesidad de la organización para lograr ciertos resultados.

De la Supervisión Directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe suministrar el dirigente a sus subordinados, durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se cumplan con mayor facilidad.

De la Vía Jerárquica: Solicita el apoyo y comunicación que debe facilitar el dirigente a sus subordinados durante la realización de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

De la Resolución del conflicto: Muestra la necesidad de resolver los problemas que surtan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que salgan.

Aprovechamiento del conflicto:

• Experiencia

• Experimentación

• Investigación

• Aplicar la Decisión

7 EL PROCESO ADMINISTRATIVO, DIRECCIÓN Y CONTROL. Disponible en internet: xxxx://xx.xxxxxx.xxx/xxx/0000000/Xx-Xxxxxxx-Xxxxxxxxxxxxxx-Xxxxxxxxx-x- Control

CONTROL

Esta fase es una de las principales del proceso administrativo, y será además la herramienta más importante de este trabajo. Esta fase será primordial para llevar a buen término todos los objetivos y metas propuestas en las anteriores fases. Con esta herramienta, los directivos de la empresa podrán verificar, medir y corregir la situación actual y real de la empresa y que esté conforme a lo planeado. El control será el principal mecanismo.

IMPORTANCIA DEL CONTROL:8

• Crear mejor calidad.

• Enfrentar el cambio.

• Producir ciclos más rápidos.

• Agregar valor.

• Facilitar la delegación y el trabajo en equipo.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DEL CONTROL: 9

• Comparar los resultados con los planes generales.

• Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

• Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

• Comunicar cuales son los mecanismos de medición.

• Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.

• Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

• Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

• Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

REGLAS DEL PROCESO DEL CONTROL: 10

• Establecimiento de los medios de control.

• Operaciones de recolección de datos.

• Interpretación y valoración de los resultados.

• Utilización de los mismos resultados.

8 ,9, 10EL PROCESO ADMINISTRATIVO, DIRECCIÓN Y CONTROL. Disponible en

internet: xxxx://xx.xxxxxx.xxx/xxx/0000000/Xx-Xxxxxxx-Xxxxxxxxxxxxxx-Xxxxxxxxx-x- Control

TÉCNICAS PARA EL CONTROL: 11

De las técnicas se pueden mencionar las siguientes:

• Contabilidad

• Revisoría

• Presupuestos

• Reportes, informes

• Formas

• Informáticos

• Gráficas y diagramas

• Procesos, procedimientos, etc.

• Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.

• Indicadores

El proceso administrativo cumple con los siguientes conceptos respecto a la planeación, organización, dirección y control:

11 EL PROCESO ADMINISTRATIVO, DIRECCIÓN Y CONTROL. Disponible en internet: xxxx://xx.xxxxxx.xxx/xxx/0000000/Xx-Xxxxxxx-Xxxxxxxxxxxxxx-Xxxxxxxxx-x- Control

El control, es una etapa fundamental para comprobar que los mecanismos efectuados preliminarmente, hayan surtido el efecto positivo esperado y que los objetivos establecidos previamente se cumplen a cabalidad, logrando establecer una dirección eficiente en la Propiedad Horizontal. Si se aplica el control efectivamente, éste produce dinamismo en todas y cada una de las etapas, en las cuales se podrán detectar pronósticos tempranos, y por consiguiente, soluciones a futuro. Con la etapa de control se logrará detectar y corregir las desviaciones en las actividades planeadas a fin de conseguir los resultados esperados.

La fase del control busca prevenir las fallas que se puedan presentar durante determinado proceso, previniendo nuevas fallas y regulando cada acción que haga parte del proceso. Esto establecerá finalmente la eficacia de las acciones generales e individuales, buscando posteriormente cumplir y lograr los objetivos y metas propuestos.

PROPÓSITO Y FUNCIÓN DEL CONTROL 12

El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar desvíos de los mismos al ofrecer una base para acoger acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.

La función de control le proporciona al gerente medios ajustados para revisar que los planes trazados se implanten en forma correcta.

La función de control consta de tres pasos básicos:

• Revisar el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.)

• Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.

• Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor ilustración. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.

12 Proceso Administrativo El Control Publicado por Xxxxx Xxxxxxx, Ing. MBA. Disponible en Internet:xxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxx.xxx/0000/00/xx-xxxxxxx.xxxx

LA ESENCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO13

El control se ejerce consecutivamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa.

El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de desempeño (o de resultados reales, como también se les denomina) e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue:

1. Control preliminar. (a través de la alimentación adelantada); Se ejecuta anteriormente a la acción para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades.

2. Control coincidente. (generalmente a través de informes periódicos de desempeño); Vigilar (mediante la observación personal e informes) las actividades corrientes para certificar que se cumplan las políticas y los procedimientos, sobre la marcha.

3. Control por retroalimentación. Acción a posteriori (re-planificación), concentrando la atención sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

Se supone que los objetivos, los planes, las políticas y las normas se han desarrollado y comunicado a aquellos administradores que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeño. Por lo tanto, el control debe necesariamente reposar en el concepto de la retroalimentación, el cual requiere mediciones del desempeño y dispara la acción correctiva prevista para afirmar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el control para medir el avance. En algunos casos, el control tiene también como resultado la reforma de los planes y metas anteriores o la formulación de nuevos planes, cambios en la operación y reasignación de la gente. Deben desarrollarse métodos de control para las características particulares de la operación y la estructura de organización. Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto, es su relación con el momento de la acción. El control no puede ser siempre a posteriori; por ejemplo, un desembolso ya efectuado o una ineficiencia ya cometida no puede deshacerse; por lo tanto, debe utilizarse un control eficaz en el momento de la acción o cuando se tome el compromiso.

13 Ibid

Este concepto insinúa que el gerente responsable de ciertas acciones debe exigirse en alguna forma de control previo (a priori); para hacer tal cosa, los objetivos, los planes, las políticas y las normas deben haber sido comunicados al administrador y completamente percibidos por éste con la anticipación necesaria.

La comparación de los resultados reales con las metas y normas planificadas compone una medición de la efectividad del control durante un período pasado especificado, el cual constituye la base para una eficaz retroalimentación. Los hechos que se muestran en un informe de desempeño no pueden ya cambiarse; sin embargo, la medición histórica puede conducir a un mejoramiento del control en el futuro. El concepto importante aquí es que los objetivos, las políticas y las normas cumplen dos necesidades básicas en el proceso global de control, a saber:

• La alimentación adelantada que constituye una base para el control en el momento de la acción.

• La retroalimentación que simboliza una base para la medición de la eficacia del control posteriormente a la acción. Además la retroalimentación sirve para la re-planificación.

CONTROL COMO UN SISTEMA DE RETROALIMENTACIÓN 14

El control administrativo es sustancialmente el mismo proceso básico que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a sí mismos mediante la retroalimentación de información, que muestra las desviaciones con respecto a los estándares y da origen a los cambios, en otras palabras, los sistemas utilizan parte de su energía para retroalimentar información, se compara el desempeño con un estándar e inicia la acción correctiva.

Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de retroalimentación similar al que opera en el termostato común en un hogar.

Este sistema muestra el control en una forma más complicada y realista que si se piensa solamente como un asunto de fijación de estándares, medición del desempeño y corrección de desviaciones. Los administradores miden el desempeño real, confrontan esta medición con los estándares y equiparan las desviaciones; pero después, para efectuar las correcciones necesarias deben desarrollar un programa de acción correctiva y ponerlo en práctica a fin de lograr el desempeño deseado.

14Ibid

En la siguiente figura podemos evidenciar el circuito de retroalimentación del control administrativo.

Figura 2. Circuito de retroalimentación del Control Administrativo

Fuente:xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxx/xxxxx.xxx?xxxxxxxxxx_xxxxxxx&xxxxxxxxxxxx &id=109:mejoramiento-continuo-y-kaizen&catid=1:latest-news&Itemid=187

MEJORAMIENTO CONTINUO: 15

La aplicación del mejoramiento continuo en las organizaciones debemos verla como un instrumento para la solución de problemas o hacia el beneficio de oportunidades, el mismo se relaciona con la palabra japonesa Kaizen y que procede de la unión de dos vocablos que enuncian lo siguiente: Xxx “cambio” y zen “para mejorar”, por lo que la expresión completa significa “cambio para mejorar”.

Una expresión sobre lo anterior la expone Xxxxxxx, R. en El mejoramiento continuo: una ansiada y escurridiza cualidad empresarial y citó: “Es una forma de vida, una cultura en la cual todos los que trabajan en la empresa tienen sus ojos, su mente y sus oídos bien abiertos para poder reconocer las oportunidades de mejoramiento y capitalizarlas en acciones concretas que se reflejan en mejores procesos y productos”.

15TalentSolutions Internacional Consultores Gerenciales Disponible en internet: xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxx/xxxxx.xxx?xxxxxxxxxx_xxxxxxx&xxxxxxxxxxxx&xxx00 9:mejoramiento-continuo-y-kaizen&catid=1:latest-news&Itemid=187

El mejoramiento continuo mejora la calidad de los productos y servicios, reduce los costos, mejora los métodos de trabajo, facilita la satisfacción de las necesidades de los clientes y de la organización, reduce los tiempos de trabajo de todo el proceso.

Es muy importante tener en cuenta lo que simbolizan el conocimiento en sentido general y específico, así como la obtención de la información necesaria para el desarrollo de los procesos de la organización.

Para desarrollar y mejorar los procesos de trabajo, para ser más competitivos en esta época moderna, es fundamental realizar cambios en el proceso, o sea, hacerlo más efectivo y más eficiente. Lo anterior debe ejecutarse con mente amplia, con una estrategia adecuada, y teniendo en cuenta las características de la organización y de su entorno.

Ventajas y desventajas del Mejoramiento Continuo

Este proceso de mejoramiento continuo nos brinda grandes beneficios, entre ellos se enfatizan a continuación algunas de sus ventajas, no obstante, si no se observan determinados aspectos pudieran aparecer algunas desventajas que darían al traste con nuestras aspiraciones.

Ventajas

• Posibilita la identificación, tratamiento y solución de los problemas y/o el aprovechamiento de oportunidades.

• Permite eliminar o atenuar las debilidades y afianzar e incrementar las fortalezas.

• Analizar los procesos, renovar y actualizar los mismos, permitiéndole a las organizaciones ser más competitivas, eficaces y eficientes.

• Obtener mejoras a corto plazo, no sólo en la parte productiva o de servicio sino en la administrativa también.

• Permite el ajuste de los procesos con el desarrollo tecnológico, incrementando la productividad.

Desventajas

• Para la obtención de resultados tangibles es necesario que los cambios se realicen en toda la organización.

• En múltiples ocasiones es imprescindible hacer inversiones de consideración.

• Si no se observan las medidas adecuadas, con celeridad y oportunidad el proceso se puede tornar muy largo para la consecución de los resultados deseados.

Elementos esenciales para la implantación de un adecuado Mejoramiento Continuo

Para la implantación de un mejoramiento continuo se requiere la observación y aplicación de un grupo de aspectos entre los cuales se exponen:

• El diseño del proceso de implantación debe estar bien perfilado, teniendo en cuenta las características específicas de la organización y con una orientación sobre la base de pequeñas mejoras de manera continua en todos los procesos y actividades, no grandes cambios en situaciones puntuales. Un elemento esencial es el establecimiento de una correcta política de calidad que pueda expresar con claridad que se espera de la producción o los servicios que se brinden a los clientes, así como el aporte concreto por los trabajadores.

• Muy importante es que la máxima dirección de la organización no sólo esté implicada sino además comprometida en las acciones que se deben implantar, y que cada jefe ejerza un liderazgo adecuado en su radio de acción.

• Estar definida una acción estratégica en la cual participen activamente todos los integrantes de la organización, con conocimiento de lo que cada uno debe realizar, ya que las acciones deben tomarse en todos los equipos y procesos y son las personas las que las llevarán a efecto. Con relación a las personas no debe descuidarse en ningún momento la superación continua como aspecto esencial para mantener a las mismas con la competencia laboral necesaria. El proceso además de reunir a todos los integrantes de la organización debe ser continuo y progresivo.

• Identificar los problemas existentes a través de un diagnóstico bien elaborado y bien desarrollado.

• No perder de vista en ningún momento las necesidades y requerimientos de los clientes externos, así como la motivación y satisfacción laboral de los clientes internos.

• Un aspecto definitivo lo compone la comunicación entre la organización y todos los órganos y empleados de la misma, de los órganos entre si e igualmente los trabajadores en general todo esto desde el punto de vista interno, pero observar y mantener igualmente la comunicación con el entorno de la organización.

Desarrollo del proceso de Mejoramiento Continuo

La aplicación del mejoramiento continuo requiere que la organización tenga correctamente especificada su misión que es su razón de ser, se encuentra en un entorno determinado y realiza una producción o presta un servicio, lo cual hace que la misma posea sus especificidades y sus características, no obstante para el desarrollo de un proceso de mejoramiento continuo es necesario realizar y

sistematizar un grupo de aspectos que lográramos considerarlos etapas del mismo. En sentido general se expondrán estas etapas:

• Identificación de los problemas y/o selección de oportunidades.

• Identificación y análisis de las causas de los problemas.

• Determinación, diseño e implantación de las soluciones.

• Seguimiento, control y aseguramiento de los resultados obtenidos.

La identificación de los problemas y/o selección de las oportunidades compone un elemento de esencial significación para la ejecución del mejoramiento continuo, ya que es la base para la continuidad de las demás etapas y de su correcta definición y ampliación dependerán los resultados posteriores.

Especial interés se debe tener, por su significación, en los problemas de calidad y productividad, sobre los cuales deben estar bien perfiladas sus definiciones, así como en qué consisten éstos, unido a esto deben determinarse las oportunidades de mejora.

En ocasiones en las organizaciones sólo se identifican los problemas de manera elemental y no se precisan ni se cuantifican adecuadamente estos, con indicadores que nos permitan obtener un reflejo profundo y veraz sobre el mismo. Muy importante, diríamos imprescindible, que el método que se utilice para la determinación de los problemas o para detectar oportunidades debe contar con la participación de todos los empleados.

Identificación y análisis de las causas de los problemas

Una vez identificados y precisados los problemas con precisión se deben determinar las causas que los originan, tanto para una situación global o específica. La determinación de las causas debe llevar incluida su especificación, así como la profundidad del impacto que origina a través de indicadores precisos.

En este punto se debe tener cuidado con no confundir las causas con los síntomas, error que continuamente se comete, determinando también la magnitud de ésta y si con su eliminación se elimina el problema en su totalidad.

Determinación, diseño e implantación de las soluciones

Con las dos primeras etapas finalizadas, podemos comenzar las acciones para eliminar los problemas y/o aprovechar las oportunidades con la aplicación de soluciones factibles al efecto y para ello se debe plantear un programa de soluciones.

El paso para establecer las soluciones no debe realizarse con apuro ni sujetándose a las primeras soluciones que se encuentren, con esto no se expresa que las primeras soluciones no pudieran ser las mejores, sino que debemos ser

cuidadosos y tratar de buscar opciones o variantes para elegir las mejores, sólo con lo anterior definido de esa forma debemos iniciar la implantación a través de un programa de acciones que nos avale soluciones y a la vez nos permita un control y seguimiento.

Seguimiento, control y aseguramiento de los resultados obtenidos

Aún con las etapas anteriores perfiladas correctamente no tenemos la seguridad de esto, si no instauramos un seguimiento y control de los resultados que nos permita mantenernos en el sentido orientado o realizar las correcciones en casos de desviaciones.

Este paso debe precisar quién debe realizar el control y seguimiento y la medición de los indicadores escogidos, para medir la efectividad del proceso de manera integral, o sea, tanto en los resultados materiales como en la satisfacción de los clientes externos e internos.

5.2 MARCO CONCEPTUAL16 Contratación de obras y servicios

La contratación de la copropiedad representada en las áreas y bienes comunes de un inmueble, depende en gran medida de la correcta contratación de las obras de mantenimiento de la infraestructura física y de servicios. Las actividades más frecuentes en el mejoramiento de zonas comunes son las relacionadas con: pintura, cubiertas, impermeabilizaciones, carpinterías, redes de desagües, y adecuación de circulaciones y zonas verdes exteriores y servicios tales como seguridad y control de parqueaderos. Pueden presentarse también obras de carácter urgente por destrucción parcial de áreas comunes o daños en instalaciones.

A continuación se muestran las responsabilidades que imponen al Administrador, la Asamblea y el Consejo de Administración, la actividad de contratar obras de adecuación o mantenimiento, los casos de contratación que se pueden presentar y los procedimientos a seguir para asegurar el correcto desarrollo de las obras.

16Legis Editores S.A. 2013. Administración de Propiedad Horizontal. Edición Novena. ISBN: 978-958-767-069-1

RESPONSABILIDADES Y FACULTADES DE LA ASAMBLEA

Modificación a bienes comunes

La Asamblea General de Propietarios tiene entre sus responsabilidades, la de decidir sobre las modificaciones a los bienes de uso común y debe adoptar las decisiones que impliquen alteraciones en el uso y goce de los mismos.

Reglamento interno

Otra facultad de la asamblea general de propietarios es la de adoptar un reglamento interno, en el cual se pueden establecer entre otros, los procedimientos de contratación que se deben seguir en el conjunto sometido a propiedad horizontal.

RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR

Conservación y mantenimiento

El administrador debe velar por la conservación y mantenimiento de las zonas comunes, para esto deberá contratar todas aquellas obras y reparaciones cuya no realización inmediata pueda causar perjuicios a la edificación o conjunto de edificios.

Contratar reparaciones

En el Código Civil se establece en el mandato conferido al administrador el poder de contratar la reparación de las cosas que administra. En todos los casos el administrador debe estar atento a las limitaciones y alcances que le imponen las normas que regulan el régimen de propiedad horizontal, ya que deberá responder por los resultados de los contratos de obra para mejoras y adecuación, que adelante en representación de la copropiedad. La facultad de contratar obras conferida al administrador conlleva responsabilidades establecidas en las normas que regulan el régimen y que deben ser de pleno conocimiento del que administra ya que ¨La ignorancia de las leyes no sirve de excusa¨ (C.C. art 9°).

Seguimiento a la contratación

¨El Administrador responde hasta de la culpa leve en el cumplimiento de su encargo. Esta responsabilidad recae más estrictamente sobre el mandatario remunerado (…)¨. Así lo establece el Código Civil en el artículo 2155, siendo en este caso el encargo, la contratación de las obras de mejoramiento o

mantenimiento de las zonas comunes del inmueble y de la contratación de servicios requeridos. Por tanto, el Administrador responderá presupuestando la obtención de recursos, verificando su destinación en la obra contratada, asegurando el correcto seguimiento de las condiciones pactadas y la selección del contratista en condiciones favorables y transparentes.

Obtención de recursos

El Administrador deberá incluir en el presupuesto anual las obras para mantenimiento y mejoramiento de las áreas comunes del inmueble y los servicios a contratar, poniéndolos a consideración de la asamblea general de propietarios, que se realiza ordinariamente dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal. En caso de obras no previstas que revistan urgencia, se solicitará aprobación del Consejo de Administración o en casos extremos se deberá convocar a asamblea extraordinaria de acuerdo con el artículo 39 de la ley 675 de 2001.

Obras urgentes

Las obras no previstas en el presupuesto anual y que revistan urgencia en su realización, deberán adelantarse mediante el recaudo de cuotas extraordinarias. Dichas cuotas serán exigibles ejecutivamente. En estos casos el administrador estará obligado a cobrar la cuota extraordinaria determinada en el acta de la asamblea general de propietarios, so pena de responder de todo perjuicio.

MODALIDADES DE CONTRATACIÓN

Generalidades

Teniendo en cuenta la responsabilidad del administrador en la contratación de obras actuando como representante de los intereses de los copropietarios, es necesario conocer los principales aspectos y procedimientos para la realización de una correcta contratación. En muchos casos el mantenimiento de las zonas comunes, la realización de mejoras, o la adecuación de espacios en las zonas comunes, representan una parte importante del presupuesto anual de gastos, por lo que el administrador debe tener gran cuidado en la contratación, el seguimiento y la presentación de información clara y precisa a la asamblea general de propietarios.

Precio y plazo fijos

En esta forma de contratación el constructor presenta una cotización de los trabajos de acuerdo con las especificaciones e indicaciones proporcionadas por la administración del conjunto, formulando la propuesta de manera global y dando un precio al total de las labores a desarrollar y un plazo de entrega. La administración se encarga de verificar el cumplimiento en las especificaciones de las labores adelantadas y la oportunidad en la entrega. En este caso la administración entregará un anticipo y unos pagos parciales al constructor, el que a su vez se encargará del manejo administrativo necesario para la obtención de insumos y mano de obra. También estará en cabeza del constructor la responsabilidad referente a las prestaciones de los trabajadores a cargo y el riesgo extracontractual, que corresponde a los posibles perjuicios acarreados a terceros por causa de las actividades de construcción.

Precios unitarios fijos

En esta forma de contratación el proponente cotiza cada una de las actividades, como por ejemplo: construcción de un metro cuadrado de andén en concreto o pintura de un metro lineal de xxxxx xx xxxxxx en lámina metálica. El valor de la propuesta es el resultante de multiplicar las cantidades de obra por el valor unitario de cada actividad, así si la cantidad resulta mayor o menor en el desarrollo de las actividades, el valor final será el de los trabajos ejecutados por el contratista. El pago recibido por el contratista será el del costo total de cada actividad en la cantidad realizada. En la mayoría de casos los precios unitarios se dejan fijos y sin fórmula de reajuste durante el desarrollo de las obras.

Por administración delegada

Otra forma de adelantar las labores de construcción es pactar sobre la base de unos planos técnicos y un presupuesto, la construcción de cada una de las actividades de la obra, para lo cual el constructor presentará una propuesta en la que ofrece administrar la obra descrita. En este sistema el constructor hace una labor de dirección indicando a la administración las compras y la contratación de personal que se debe hacer en desarrollo de la obra y realizando un control técnico de las actividades adelantadas; la responsabilidad de los pagos de los contratos de personal o servicios y de las labores administrativas que estos acarrean, van por cuenta de la administración o conjunto, al igual que la responsabilidad referente a las prestaciones de los trabajadores a cargo y el riesgo extracontractual, que como ya se dijo, corresponde a los posibles perjuicios acarreados a terceros por causa de las actividades de construcción.

Contratación de mano de obra

Si se cuenta con la asesoría adecuada se puede contratar la mano de obra de las actividades a ejecutar y suministrar al contratista los materiales de construcción necesarios. Esta forma es recomendable solo para reparaciones menores, y se puede adelantar mediante un contrato de trabajo por labor contratada.

Contratación directa

La asamblea general de propietarios puede determinar la cuantía en la cual el administrador puede contratar las labores de construcción de manera directa. Generalmente se trata de labores para ser adelantadas a precio y plazo fijos, que pueden corresponder a reparaciones menores o mantenimiento de instalaciones o acabados. El administrador deberá contar por lo menos con dos cotizaciones y contratar con el que dé mejores condiciones de plazo y precio. Los recursos para estas contrataciones pueden estar establecidos de manera expresa en el presupuesto anual de gastos o provenir de las reservas establecidas para tales efectos.

Concurso

Cuándo se trata de obras de mayor cuantía, el administrador deberá invitar al menos a tres personas o firmas especializadas, indicando las labores a desarrollar con cantidades y especificaciones para cada actividad. También indicará si se trata de un contrato a precio y plazo fijo o de uno por administración delegada. La invitación debe proporcionar los parámetros para que al recibir las propuestas éstas se puedan comparar en igualdad de condiciones; para esto es preciso describir de manera clara los trabajos.

Los términos de referencia para la contratación en las copropiedades

Es el nombre que se le da a la invitación que se les hace a los posibles contratistas. Se trata de un documento donde se explican las condiciones del contrato a realizar y se describen las obras a adelantar. Aunque el contenido varía de acuerdo con la complejidad de las obras, la siguiente descripción muestra los puntos que puede contemplar una convocatoria para la realización de obras.

Condiciones formales: en primer lugar se deben presentar las condiciones de forma que debe tener la presentación de la propuesta.

1. Condiciones generales

Con los antecedentes, el objeto de la invitación, el presupuesto estimado con la descripción de las obras y sus cantidades y si se quiere el valor estimado para su ejecución.

2. Calendario y lugar de entrega

Se debe indicar la fecha en que se entregan las invitaciones, el día y hora en que deben ser entregadas las propuestas y el plazo en que se dará respuesta a los proponentes. Se debe informar además, el lugar de adjudicación de las propuestas.

3. Vigencia y forma de presentación

Se debe indicar al proponente el término en que su propuesta debe permanecer vigente, la forma en que debe presentarla y el número de copias que debe entregar. En este punto se puede indicar causales de rechazo como por ejemplo el presentar documentos incompletos o enmendados.

4. Participantes

Se deben indicar los requisitos de los participantes, sus posibles inhabilidades o incompatibilidades y las facultades que deben tener los representantes legales para el caso de empresas proponentes.

Bases para la propuesta: con las condiciones que debe seguir el contratista en la ejecución de los trabajos.

1. Generales

Descripción con la localización del lugar de la obra, el alcance de los trabajos a ejecutar y si se requiere los datos de la garantía de seriedad de la propuesta, constituida ante una empresa aseguradora.

2. Técnicas

Cantidades de obra, especificaciones, estudios y planos, experiencia del proponente.

3. Económicas

En este punto se especifica cómo debe ser la presentación de la propuesta económica con los precios unitarios de cada actividad, los costos indirectos (honorarios, administración, utilidad) y la forma de pago.

4. Requisitos para suscribir el contrato

Se puede exigir al comprobar la disponibilidad de equipos y personal para la ejecución de los trabajos.

5. Procedimientos contractuales

En este punto se le pueden indicar al contratista, parámetros como las zonas de ubicación de desechos, la señalización, la protección y limpieza, el acceso a las zonas de trabajo; el uso de vías públicas, el control de calidad y demás aspectos operativos. Estas consideraciones pueden ser de gran importancia en conjuntos que cuenten con zonas comerciales, donde los trabajos deben adelantarse sin afectar las actividades de los locales.

6. Contenido de la propuesta

Con una relación de los documentos que el proponente debe entregar en la propuesta.

7. Documentos jurídicos

Carta de presentación de la propuesta, certificado de existencia y representación legal para personas jurídicas, garantía de seriedad si se requiere, información económica del contratante.

8. Documentos técnicos

Se puede solicitar al proponente que demuestre su experiencia específica en las actividades a contratar, un programa de inversión de la obra y en algunos casos la hoja de vida.

9. Documentos económicos

Para las propuestas a plazo y precio fijos el proponente deberá indicar el costo total y el tiempo que tomará la construcción. Para contratación por precios unitarios fijos o por administración delegada, deberá presentar el presupuesto con el valor de cada actividad, el valor de los costos indirectos, que contemplan la utilidad, una reserva para imprevistos y los costos de administración durante la construcción. En todos los casos se presentará el plazo de ejecución del contrato y la forma de pago.

Evaluación de las propuestas: se puede entregar a los proponentes los parámetros de evaluación de las propuestas y la forma de calificación y selección.

El contrato: se pueden indicar también los términos de referencia, las condiciones de suscripción del contrato, y las condiciones contractuales que harán parte del mismo una vez adjudicado.

Formularios y anexos: por último se pueden entregar al proponente los formatos para la información técnica, jurídica y económica, lo que puede facilitar la evaluación de las propuestas al colocarlas en condiciones de uniformidad en la presentación, y el listado de los anexos que debe presentar como parte de la propuesta.

PERSONAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO

El contratante

En este caso el contratante es la propiedad horizontal o la copropiedad, cuyo representante es el administrador, nombrado por la asamblea general de propietarios.

Constructor o contratista

La persona o firma especializada que presente la propuesta ganadora y que legalice el contrato de acuerdo con los requerimientos de la invitación.

El interventor

Es cada día más extendida la costumbre de confiar a un arquitecto o a un ingeniero la función de intervenir en la ejecución de los contratos de obra, en representación de los intereses del propietario, dado que el control de las especificaciones técnicas de la construcción, así como el de las calidades de los materiales y los procedimientos empleados, constituye una labor altamente calificada, que solo puede llevar a cabo con idoneidad profesionales especializados en este campo.

La muy diversa complejidad de los trabajos, tanto como el monto de la inversión, influyen en los términos de los contratos de interventoría, en orden a fijar las funciones del interventor de manera muy pormenorizada que llegue a incluir detalles muy específicos o, por el contrario, de modo somero que enuncie apenas lo esencial. Estos mismos factores, a los cuales se agrega el del prestigio profesional y la trayectoria del interventor, contribuyen a definir las garantías que se exijan a este en cuanto al cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

Bastan las anteriores reflexiones para explicar la notable flexibilidad que se observa en la práctica en el contenido de los contratos de interventoría, aparte de que, tratándose de los que se perfeccionan con entidades oficiales, surgen requisitos especiales propios de la índole de tales entidades.

PROCEDIMIENTO

Etapa previa

Corresponde a la etapa en la que se determina la necesidad de adelantar las obras de adecuación o mejoramiento. En esta el administrador o su asesor si cuenta con él, deberán definir las actividades que se deben adelantar y llegar a un primer acercamiento en cantidades y precios estimados.

Etapa precontractual

Determinada la necesidad de incurrir en una obra, se deben solicitar las cotizaciones si se trata de una contratación directa o realizar los términos de referencia para las invitaciones que se entregarán a los proponentes, dichos términos contienen la información técnica, las cantidades de obra y especificaciones, la forma de contratación y los plazos previstos para el contrato. Recibidas las propuestas se realiza un Tabla comparativa de éstas, para comparar en igualdad de condiciones a los participantes. La selección la realiza el administrador con la autorización de la asamblea y puede contar con la asesoría del consejo de administración.

Etapa contractual

Una vez seleccionado el contratista, se deberá legalizar el contrato. Si la cuantía es baja simplemente se firmará el acuerdo entre las partes conforme a lo presentado en la propuesta. Los contratos de mayor cuantía pueden requerir de la suscripción de pólizas o del pago del impuesto de timbre. El seguimiento y pago de las obras se debe hacer de acuerdo con lo pactado en el contrato y con la propuesta presentada por el contratista.

Etapa post contractual

Terminado el contrato se debe liquidar, generando un informe que servirá de registro de las actividades adelantadas y que podrá hacer parte del reporte de gastos de la propiedad horizontal. Se puede solicitar al contratista, para obras que lo ameriten, la suscripción de una póliza de estabilidad de las obras ejecutadas, la que generalmente se presenta para un plazo de 5 años.

GARANTÍAS

Generalidades

Para proteger los recursos de la propiedad horizontal, destinados a la adecuación o mejora de las áreas comunes, el administrador puede solicitar al contratista la constitución de pólizas de seguros que amparen la copropiedad en su calidad de contratante.

Amparo de buen manejo del anticipo

Para asegurar el buen manejo del anticipo entregado al contratista para la ejecución de las obras, se constituye por el 100% de su contrato y con una vigencia correspondiente al plazo de construcción más 4 meses.

Cumplimiento

Para garantizar el cumplimiento general del contrato y el pago de multas y sanciones, se suscribe por el 10% del valor del contrato y con una vigencia igual a la duración del mismo.

Pago de salarios

Cubre el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales del personal que preste sus servicios en la ejecución del contrato. Generalmente se constituye por el 5% del valor del contrato y con una vigencia equivalente a la duración del contrato y 3 años más.

Garantía de responsabilidad civil extracontractual

Cubre los posibles daños a terceros por causa de las actividades de obra. Generalmente se constituye por el 10% del valor del contrato y por un término igual a la duración del contrato mismo más tres años.

Estabilidad

Para asegurar la estabilidad de las obras ejecutadas, se constituye por el 20% del valor del contrato y con una vigencia de 5 años a partir de la fecha de entrega de los trabajos contratados.

Multas y sanciones

Finalmente se pueden establecer multas o sanciones por incumplimiento en los compromisos pactados.

5.3 MARCO ESPACIAL

La investigación se desarrolló dentro del entorno de Propiedades Horizontales en la ciudad de Medellín, comparando los procesos de contratación que se ejecutan. Dicha investigación se realizó durante el año de 2014.

La investigación pretende tener una vigencia de cinco años o más, siempre y cuando no existan cambios legales que impliquen cambios radicales.

5.4 MARCO LEGAL

TIPO DE NORMA	FECHA	TITULO DEL DOCUMENTO	INCIDENCIA CON RESPECTO A LA PROPUESTA METODOLÓGICA
Ley 675 del 2001	30 de Julio de 2001	Regula la forma especial de dominio, denominada propiedad horizontal, en la que concurren derechos de propiedad exclusiva sobre bienes privados y derechos de copropiedad sobre el terreno y los demás bienes comunes, con el fin de garantizar la seguridad y la convivencia pacífica en los inmuebles sometidos a ella, así como la función social de la propiedad.	Esta Ley es la ruta principal para la propuesta metodológica por cuanto expone la competencia y responsabilidad del Administrador frente a esta forma especial de dominio, clarificando además los bienes que se convierten en patrimonio común y la responsabilidad de los copropietarios frente a su conservación en el tiempo.
Decreto 410 de 1971	27 xx Xxxxx de 1971	Los comerciantes y los asuntos mercantiles se regirán por las disposiciones de la ley comercial, y los casos no regulados expresamente en ella serán decididos por analogía de sus normas	Se aborda debido a que los antecedentes de la legislación en contabilidad se encuentran plasmadas en el decreto 410 de 1971. Y fue este el código de comercio en el que se incorporaron las normas en materia contable.
Ley 1314 de 2009	13 de Julio de 2009	Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.	Se toma como insumo ya que toda persona natural o jurídica que, de acuerdo con la normatividad vigente, esté obligada a llevar contabilidad, así como a los contadores públicos, funcionarios y demás personas encargadas de la preparación de estados financieros y otra información financiera, de su promulgación y aseguramiento, es decir, el proceso de convergencia a las NIIF, aplicará para todo aquel obligado a llevar contabilidad.

Decreto 1060 de 2009	31 xx Xxxxx de 2009	Por el cual se reglamentan los artículo 3, 19 y 32 de la ley 675 de 2001, relacionada con la propiedad horizontal, y específicamente con el objeto social de la persona jurídica originada en la constitución de la propiedad horizontal.	Se tiene en cuenta como mecanismo de financiación de proyectos especiales en la copropiedad por cuanto con la misma se le da la potestad a las copropiedades de generar u obtener contraprestaciones económicas que se destinen al pago de expensas comunes del edificio o conjunto y que además facilitan la existencia de la propiedad horizontal, su estabilidad, funcionamiento, conservación, seguridad, uso, goce o explotación de los bienes de dominio particular.
Ley 57 de 1887, Artículo 4º con arreglo al artículo 52	26 xx Xxxx de 1873	De las obligaciones en general y de los contratos. Por el cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser de una o de muchas personas.	Se tiene en cuenta como la Legislación Colombiana que cobija las obligaciones legales y los derechos de los particulares en los contratos y obligaciones que se adquieren en una negociación para la prestación de bienes y servicios.

6. DISEÑO METODOLÓGICO

6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

El desarrollo del presente trabajo está basado en el tipo de investigación aplicada a partir de la naturaleza de objetivos, haciendo una descripción utilizando los conocimientos en la práctica y cuyo propósito principal es dar solución a situaciones o problemas concretos que son identificables.

Este tipo de investigación, inicia identificando los problemas sobre los cuales se debe intervenir y posteriormente, definir las estrategias que se van a implementar para dar solución a la situación problema que se esté generando. La investigación aplicada busca conocer, para hacer, para actuar, para construir o modificar.

6.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN

Este trabajo implementará el Método Inductivo en el cual se obtienen conclusiones generales a partir de premisas particulares, en el que pueden distinguirse cuatro pasos esenciales: la observación de los hechos para su registro; la clasificación y el estudio de estos hechos; la derivación inductiva que parte de los hechos y permite llegar a una generalización; y la contrastación.

Con la aplicación de este método, nos dirigiremos de lo general a lo particular. Después de la etapa de observación y análisis se logrará proponer una hipótesis que logrará encontrar una solución al problema planteado.

6.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Las técnicas para la recolección de información de este trabajo de grados, se basó en las necesidades de las propiedades, de acuerdo con unos procesos estándares de cada una de ellas. También se tuvo en cuenta los procesos internos e información general de cada uno de los proveedores que participan activamente en la prestación de servicios en las copropiedades.

Como instrumentos básicos fueron considerados formatos de registros de selección de proveedores, muestras de fichas técnicas y otro tipo de insumos para la investigación. Además se establecieron algunas apreciaciones por parte de varios Directores Operativos de los Centro Comerciales más representativos de la ciudad, pertenecientes a Asocentros (Asociación de Centros Comerciales de Medellín).

En entrevistas grupales, cada uno de ellos expuso diferentes problemáticas y vivencias con los proveedores de los diferentes servicios requeridos por cada uno de ellos. Es así como se percibe la necesidad de establecer una propuesta metodológica que apoye la contratación y que brinde a las copropiedades todas las garantías en la obtención de estos servicios, que en la mayoría de los casos son servicios de primera necesidad y de alto impacto para las copropiedades.

La entrevista con los Directores Operativos, se convierten en la fuente primaria de información, se recopilan las necesidades principales y se adoptan estas apreciaciones para el inicio del proyecto.

6.4 DELIMITACIÓN Y ALCANCE

Se presenta un trabajo de investigación, en el cual se diseñará una propuesta metodológica donde se aplicarán unas medidas de control que faciliten la gestión de contratación de servicios en propiedades horizontales de acuerdo con los requerimientos previamente establecidos por la Copropiedad.

6.5. POBLACIÓN Y MUESTRA

Se tendrán en cuenta las personas encargadas de algunos Centros Comerciales de la ciudad de Medellín, pertenecientes a Asocentros (Asociación de Centros Comerciales de Medellín), como otras copropiedades asignadas a la empresa ACEIS (Propiedades de Gestión Integral), en el área de Dirección Operativa.

7. PANORAMA ACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EN LAS PROPIEDADES HORIZONTALES

La contratación actual de servicios en las propiedades horizontales, carece de un procedimiento lógico y organizado. No todas las copropiedades cuentan con un Sistema de Gestión de la Calidad como tampoco cuentan con los procedimientos adecuados para realizar una contratación de acuerdo con ciertos lineamientos y al presupuesto aprobado por la Asamblea General de Propietarios, que haga que las copropiedades tengan éxito en la contratación de servicios. La destinación de los recursos aprobados cada año, se deberán invertir en los proyectos, contratación de servicios, obras y demás adecuaciones establecidas en previas inspecciones, teniendo en cuenta el orden de importancia.

La contratación es un procedimiento informal, en el que la copropiedad gestiona la misma, soportados algunas veces con contratos o de forma verbal, de acuerdo con las necesidades y a la importancia del servicio. Dicha contratación no siempre suele ser efectiva, ya que se presentan constantes inconformidades o entrega del servicio de baja calidad.

Resaltamos que cada contratación es de plena responsabilidad del Administrador, quien deberá presentar los informes de la gestión al Consejo de Administración de la copropiedad y posteriormente a la Asamblea General de Propietarios. De ahí que la gestión de la administración se reflejará en la eficiencia de los recursos y el buen estado del edificio, a partir de la efectividad en la contratación de cada servicio requerido, la calidad en los mismos y el buen precio adquirido, soportando éstos últimos en ahorros significativos de dinero a la copropiedad. Después de este panorama, formulamos una propuesta metodológica que establecerá un orden lógico al procedimiento de contratación, construyendo una metodología que brindará a cada administrador una herramienta valiosa en cada contratación de los diferentes servicios requeridos, ofreciendo al Administrador disminuir el riesgo que implica cada contratación de un servicio y le permitirá contar con una herramienta valiosa a la hora de la contratación. Se buscará además el buen desempeño en el proceso, al mismo tiempo de la administración del edificio, quedando a satisfacción del Consejo de Administración, Asamblea General de Propietarios, locatarios y usuarios en general.

La propuesta metodológica cuenta con un procedimiento que logrará definir el paso a paso de la contratación. Dicha propuesta la enfocaremos en la siguiente figura, tipo flujograma:

7.1 FLUJOGRAMA PROPUESTA METODOLÓGICA

Figura 3. Flujograma propuesta metodológica

INICIO

Establecer las especificaciones del servicio requerido:

✓ Levantamiento de información específica del servicio.

Metodología para la búsqueda de Proveedores:

✓ Base de datos actuales

✓ Referencia comercial

✓ La web

FICHA TÉCNICA: Establecer las condiciones para los proponentes:

✓ Creación de la ficha técnica con las especificaciones del servicio requerido.

✓ Establecer el Cronograma

Resolución de dudas:

✓ Planeación y coordinación de visita técnica

✓ Resolución de dudas y preguntas sobre el servicio requerido

Verificación de requerimientos:

✓ Recepción y verificación de documentos requeridos, físicos y digitales

✓ Tabulación de información en ficha técnica

Evaluación y calificación de cotizaciones:

✓ Evaluación de propuestas teniendo en cuenta precios, valor agregado, condiciones comerciales.

Realizar Matriz de Evaluación. Establecer criterios de evaluación

✓ Realizar matriz de evaluación

✓ Adjudicar puntaje del proveedor

✓ Tabulación de información de puntaje del proveedor

Documentación, Análisis y resultado final:

✓ Selección de accionados para continuar con proceso

✓ Presentación de resultado a Gerencia

✓ Información de resultados a proveedores.

Contratación de Servicio:

✓ Elaboración de contrato de acuerdo con solicitud

✓ Solicitud de pólizas, si es necesario

✓ Control permanente al servicio contratado.

FIN

Fuente: Elaboración propia.

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7.1.1 Establecer las especificaciones del servicio requerido.

7.1.1.1 Levantamiento de información específica del servicio: Se reunirán las especificaciones del servicio requerido de manera detallada, además de los procedimientos, aspectos técnicos, operativos, presupuesto actual y toda la información relacionada que pueda llevar a que el oferente obtenga una visión enfocada del requerimiento de la copropiedad, que le permita presentar una propuesta acertada y ajustada a las necesidades actuales.

Dicha información se obtendrá de la mano del Administrador de la copropiedad, además de las personas involucradas en el servicio, que posean un amplio conocimiento de todas las especificaciones y detalles técnicos, como también que tengan noción de las necesidades puntuales del servicio requerido, logrando así determinar las características con las que debe presentarse la cotización.

Después de reunir toda la información necesaria y todos los conceptos claros con los que los proponentes deberán presentar la propuesta a la copropiedad, éstos deberán ser tabulados y organizados de forma tal, que quede claridad de las necesidades que se expondrán por parte de la copropiedad.

7.1.2 Metodología para la búsqueda de proveedores.

7.1.2.1 Bases de datos actuales: se extraerá de la base de datos actual de la copropiedad, los nombres de los proveedores que tienen como actividades económicas, la prestación del servicio requerido por la copropiedad. Como beneficio de éstos proveedores será el histórico y la referencia que se tenga en la actualidad del mismo. Esto se verá apoyado de la confianza que se tenga en éste, como también su desempeño en servicios anteriores, (si se han tenido).

7.1.2.2 Referenciación comercial: se tendrán en cuenta los proponentes que sean referenciados por otra empresa o personas y que igualmente tengan prestigio en el mercado. Esto se adopta con el fin de captar proveedores que hayan prestado un excelente servicio en otras empresas o copropiedades, y que puedan presentar propuestas interesantes e innovadoras a la copropiedad que logren finalmente cautivar y mejorar el servicio actual.

7.1.2.3 La Web: otra forma de obtener información de nuevos proponentes, será a través de la web. Esta metodología es una de las más activas y dinámicas en la actualidad y logra establecer información valiosa de proveedores y de los diferentes servicios que cada uno presta.

También se podrá adquirir información histórica de la empresa, tecnología que oferta, se tendrá acceso a datos organizacionales y otro tipo de consultas que le permita a la copropiedad evaluar la pertinencia de invitar al proveedor a participar en el proceso de búsqueda para la prestación de servicios.

7.1.3 Ficha técnica: Establecer las condiciones para los proveedores: después de realizar la selección de los proveedores a los cuales se les va a invitar a presentar la cotización con el servicio requerido por la copropiedad, se elaborará una ficha técnica donde se establecerán todas las especificaciones del servicio y los datos más relevantes que debe presentar el proponente.

7.1.3.1 Creación de la ficha técnica con la especificación del servicio requerido: se creará la ficha técnica con la finalidad de establecer todos los parámetros de igual forma para todos los proponentes, evitando así que se presenten cotizaciones diferentes a la solicitada por la copropiedad, unificando así la necesidad de forma objetiva para todos.

Se espera que con la ficha técnica, el proponente obtenga los datos del servicio de forma clara y contundente que brinde todas las garantías para una excelente propuesta donde será la copropiedad quien finalmente termine beneficiada.

Ficha Técnica

La ficha técnica se puede observar en el Anexo 1, ésta se consta de los siguientes datos básicos:

Fecha y fecha límite de cotización: Se colocará la fecha actual y en fecha límite de la cotización se dejará establecida la fecha en la cual el proponente deberá presentar la propuesta. En las condiciones se señalará que se debe cumplir con la fecha de entrega de la misma, ya que en caso contrario, el proponente quedará por fuera del proceso.

Información: Se relaciona los datos de la copropiedad, solicitante del servicio, que contará con los siguientes datos:

• Razón social

• Nit de la copropiedad

• Teléfono

• Dirección

• Contacto

• Correo electrónico

• Servicio requerido

Especificaciones del requerimiento

Servicio: La copropiedad especificará el servicio el cual está solicitando.

Ubicación: Ubicación de la copropiedad.

Condiciones comerciales: Se definirán las políticas que deberá cumplir el proponente, en caso de ser elegido para la prestación del servicio requerido en la copropiedad.

Estas condiciones serán de obligatorio cumplimiento y regirán en el momento en que el proponente sea elegido para la prestación del servicio.

Estas condiciones son:

• Registro Único Tributario: La copropiedad por pertenecer a un régimen especial, exigirá a sus proveedores presentar el RUT actualizado al presente año, según reglamentación vigente de la DIAN.

• Cámara de Comercio: Documento expedido por la misma entidad, donde se da constancia de la representación legal de la empresa, también se acredita la calidad de comerciante y se identifica el establecimiento comercial, actividades comerciales, información básica de la empresa. Con el número de matrícula mercantil se protege el nombre de la empresa y se da legitimidad a la misma.

• Póliza de cumplimiento: El objetivo principal de la póliza de cumplimiento será asegurar y garantizar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por el proveedor con la copropiedad, en el momento en que se haga efectivo el contrato.

Con la póliza se busca respaldar la copropiedad en todas las adquisiciones de la misma a la hora de celebrar un contrato por servicios.

• Póliza de responsabilidad civil: El objetivo principal de solicitar ésta póliza al proveedor, será poseer respaldo frente a daños materiales o lesiones causados a terceros mientras se esté prestando determinado servicio a la copropiedad. Los riesgos a los que está expuesta la copropiedad mientras reciba determinado servicio por parte de un tercero, serán cubiertos mediante esta póliza.

• Duración del contrato: Dicha duración se establecerá por la Administración de cada copropiedad y se determinará de acuerdo con las políticas internas de cada una de ellas.

• Forma de pago: Se dejará establecida la forma de pago de la copropiedad respecto al servicio recibido, de acuerdo con sus políticas internas de pagos. Estas podrán ser de contado (con el fin de buscar un descuento adicional), a treinta días, cuarenta y cinco días, etc.

Personal a cargo: En este espacio se relacionarán todos los gastos administrativos por concepto de personal a cargo que requiere la copropiedad para el servicio requerido. En este espacio se entrega la información solicitada del personal, incluyendo horarios, cantidad de personas, días laborados, salario mensual (el asignado por el tercero) y valor total.

Específicamente este ítem será para servicios tales como aseo, mantenimiento, seguridad y control de parqueaderos, los cuales las copropiedades contratan por outsourcing.

Especificaciones técnicas: Se deberán relacionar conceptos como salarios, equipos, mantenimiento e insumos que requiera el servicio. Como lo mencionamos anteriormente, se describirá claramente todos los requerimientos por parte de la copropiedad y estos serán plasmados en la ficha técnica para que el proponente cotice el valor de dicho servicio requerido. No se aceptarán condiciones diferentes a las planteadas por la copropiedad. Esto se dejará claro en el proceso de elección del proveedor.

Solicitud de informes: Con el fin de aplicar una mejora continua al servicio prestado por un tercero, la copropiedad establecerá que durante el periodo de la prestación del servicio se deberán entregar informes de gestión, por lo cual se solicita esto dentro de la ficha técnica, lo cual se deberá cumplir a cabalidad. Los informes de gestión deberán ser entregados a la copropiedad con la periodicidad establecida por cada una de ellas.

Durante la etapa de contratación de establecerán estas cláusulas dentro del contrato. El objetivo principal es llevar un seguimiento permanente y constante al servicio prestado por un tercero.

Valores agregados: Se refiere a los ítems ofrecidos por el proponente que no hacen parte de la licitación y generan beneficios para la copropiedad.

Se dejará al libre albedrío a cada proponente, incluir dentro de la propuesta valores agregados al servicio que puedan beneficiar a la copropiedad y mejorar los procesos actuales a un buen precio. En este espacio el proponente relacionará los conceptos con los cuales podrá sacar ventaja a sus competidores y presentar una propuesta mucho más tentativa a la copropiedad.

Costo del servicio y valor total de la oferta: Finalmente el proponente establecerá un costo al servicio requerido de acuerdo con las especificaciones dadas por la copropiedad.

7.1.3.2 Establecer el cronograma: Se establecerá el respectivo cronograma con el fin de presentar fechas al proceso de licitación para determinado servicio. Las fechas más relevantes se determinarán de acuerdo con las necesidades de la copropiedad.

El cronograma contendrá las siguientes actividades:

Invitación a participar en el proceso de elección para la contratación

Se enviará una invitación por escrito a los proveedores que en el proceso de búsqueda cumplían con los requisitos propuestos por la copropiedad, dicha invitación se puede apreciar en el Anexo 2.

Presentación del proceso de licitación a los proveedores elegidos

Se realizará una presentación de la copropiedad y se informará el servicio requerido y las condiciones generales del mismo. Se les presentará la ficha técnica establecida por la copropiedad, condiciones del proceso y persona a cargo de la recepción de las propuestas y quien dará más detalles si son requeridos.

7.1.4 Resolución de dudas.

7.1.4.1. Planeación y coordinación de visita técnica: se realizará un recorrido por la copropiedad y se conocerá de forma más detallada todo lo relacionado con las necesidades de la misma, dando una visión más acertada de los requerimientos establecidos. Se realizará una inspección en el sitio, con el fin de ampliar la solicitud a los proponentes de las necesidades puntuales de la copropiedad, buscando con esto que el proponente capte acertadamente la necesidad actual y su propuesta se presente de manera más acertada y precisa.

7.1.4.2. Resolución de dudas y preguntas sobre el servicio requerido: en caso de no tener claridad con respecto al servicio, se establecerá una fecha para aclaración de dudas, donde de igual forma serán invitados los demás proponentes para hacer el proceso transparente y equitativo.

Los proponentes podrán enviar dudas, inquietudes o aclaraciones sobre el proceso a través del correo electrónico informado previamente por la copropiedad.

Se establecerá una fecha máxima para enviar dichas inquietudes. Aquellas que sean enviadas por fuera de esta fecha o de dicho medio electrónico no serán tenidas en cuenta.

Los proponentes que lo consideren pertinente podrán agendar una reunión privada con el fin de realizar documentación adicional como toma de fotos, medidas, puntos críticos, levantamiento de información adicional, etc.

7.1.5 Verificación de requerimientos.

Recepción de Propuestas.

Las ofertas deberán ser entregadas en el lugar y fecha informada por la copropiedad

Tener en cuenta que las ofertas que lleguen posteriores a la fecha y hora indicada anteriormente, no serán evaluadas por la copropiedad.

Cuando la copropiedad considere conveniente, podrá prorrogar antes del cierre, el plazo para presentar las propuestas. En tal caso, lo informará mediante comunicación general a todos los proponentes.

7.1.5.1 Recepción y verificación de documentos requeridos físicos y digitales: Después de establecida la fecha para la entrega de la documentación exigida para el proceso de elección de contratación del servicio requerido, se hará la recepción de estos para la verificación y constatación.

Se deberán adjuntar los siguientes documentos para ser tenidos en cuenta y diligenciarlos al momento de enviar la propuesta.

Formato de Carta de Presentación. La carta de presentación deberá ser entregada con los demás documentos requeridos por el Representante Legal de la empresa y con su respectivo sello. La copropiedad entrega formato de esta carta, la cual se podrá apreciar en el Anexo 3.

Ficha Técnica (Diligenciada) entregada previamente por la copropiedad.

Condiciones del Servicio e información Relevante (Propuesta como tal del Servicio)

Carta de Presentación debidamente firmada por el Representante Legal de la Empresa.

Presentación de la Empresa donde la empresa muestra aspectos referentes a la misma.

RUT (Registro Único Tributario)

Certificado de Existencia y Representación Legal (Vigencia no mayor a 60 días).

Otros

Certificados de Experiencia. (Cómo mínimo tres). El oferente deberá certificar experiencia en la prestación de servicios similares al objeto y alcance del presente documento, ejecutados en los últimos dos (2) años; para ello, deberá adjuntar certificaciones de experiencia.

La copropiedad podrá verificar las referencias comunicándose con los contactos encargados de cada una de las entidades las cuales certifican la experiencia del proveedor y que además les ha prestado servicios relacionados a los solicitados por el Centro Comercial; para este fin, cada referencia deberá contar con los nombres y teléfonos actualizados de las personas de contacto con las cuales dicha información sea verificable. El resultado de la verificación de la referencia, no tendrá incidencia en la ponderación de la evaluación del proveedor como tal, sin embargo podrá ser causal de descalificación del mismo si la verificación es negativa.

7.1.5.2 Tabulación de información en Ficha técnica: La copropiedad de encargará de destinar una persona idónea para la tabulación de la información y la revisión general del cumplimiento o no de los requisitos exigidos.

Esta información deberá ser confidencial y se mantendrá en total reserva para hacer el proceso claro y transparente.

Al momento de revisar la documentación, se verificará el cumplimiento de las mismas de acuerdo con los requerimientos informados, previos al inicio del proceso de cotización. Los oferentes deberán someterse en todo a las leyes colombianas vigentes que sean aplicables en los aspectos laborales, de salud ocupacional y seguridad industrial, gestión ambiental, tributarios, de industria y comercio, de seguros, etc.

7.1.6 Evaluación y calificación de cotizaciones: En la evaluación de las cotizaciones se deberá contar con el pleno conocimiento de precios en el mercado actual, tipo de propuesta, documentación al día, valores agregados.

Los valores agregados son propuestas presentadas por la empresa, que no se exigen por la copropiedad y que será de libre presentación por el proponente queriendo tener ventajas sobre la competencia. Estos valores también tendrán una calificación ponderada al momento de evaluar la propuesta.

7.1.7 Realizar matriz de evaluación estableciendo criterios de evaluación: La matriz de evaluación será el instrumento de la copropiedad para evaluar cada una de las propuestas presentadas por los proponentes.

Esta matriz podrá entregar un diagnóstico de acuerdo con unos parámetros definidos previamente y que fueron anunciados al inicio del proceso a los proponentes. Cada requisito tendrá un valor de acuerdo al nivel de importancia.

7.1.7.1 Realizar la matriz de evaluación: Para la evaluación del proveedor, se realiza el método de la matriz, el cual contiene los criterios de evaluación, donde se le asigna a cada criterio, un porcentaje asignado por cada copropiedad. La matriz será cuantitativa definiendo así el impacto de cada proponente frente a cada propuesta.

Los criterios a evaluar están dados de acuerdo con los requisitos que debe presentar y el nivel de importancia de cada uno de ellos, criterios dados por la misma copropiedad que podrá variar de manera subjetiva por cada una de ellas, dando así una calificación final y por ende, un proponente elegido para prestar el servicio en la copropiedad.

Los criterios de evaluación determinados son los siguientes:

a) Costos asociados al servicio: Los cuales se le asignan un porcentaje del 20% de la calificación, por la importancia que representa este ítem dentro de la propuesta. Este ítem tiene asociados los costos operacionales del servicio y los gastos administrativos, donde cada uno tiene una ponderación del 10%.

b) Documentación: Tiene una calificación general del 2%, discriminado de la siguiente forma:

Rut actualizado 0,15%

Certificado de Existencia y Representación Legal 0,29% Presentación de la empresa 0,03%

Carta de presentación 0,03%

Certificados de experiencia de la empresa 1,50%, este ítem tiene la mayor valoración frente a los demás, ya que se considera de gran importancia la experiencia que el proveedor tenga en el mercado, realizando la actividad solicitada por la copropiedad.

c) Informes de gestión: Con una ponderación del 5%, lo que se requerirá en el servicio con frecuencia mensual, a fin de presentar el mismo ante el Consejo de Administración de la copropiedad.

d) Valores agregados: Con una ponderación del 25%, el cual tiene una gran incidencia en la propuesta del proveedor, ya que esto marcará la diferencia frente a sus competidores, donde quedará enmarcado el servicio con las mejoras propuestas al servicio solicitado por la copropiedad. En este ítem queda registrado la propuesta con la acciones de mejora.

e) Condiciones comerciales: Con una ponderación del 8%. Este ítem tiene asociados la forma de pago y duración del contrato, donde cada uno tiene una ponderación del 4%.

f) Precio de la oferta: Este ítem es el más importante de todos, con una ponderación del 40%, que corresponde al valor total de la oferta que presenta el proponente a la copropiedad.

Puntaje Total: Representa la sumatoria entre los ítems anteriormente mencionados, lo cual genera un puntaje con el promedio de la calificación y la suma con los porcentajes que da como resultado final, donde la propuesta más acertada es la del puntaje mayor.

Se podrá realizar un análisis a la matriz de evaluación, con el fin de entregar un informe más claro a la copropiedad. La matriz se puede apreciar en la siguiente tabla:

Tabla 1. Matriz de evaluación de proponentes

MATRIZ EVALUACIÓN DE PROPONENTES
CRITERIOS DE EVALUACIÓN		PROPONENTE 1		PROPONENTE 2		PROPONENTE 3
a) COSTOS ASOCIADOS AL SERVICIO	20%	CALIFICACION	PONDERACION	CALIFICACIÓN	PONDERACION	CALIFICACIÓN	PONDERACION
COSTOS OPERACIONALES	10%	0	0%	0	0%	0	0%
GASTOS ADMINISTRATIVOS	10%	0	0%	0	0%	0	0%
	TOTAL	0	0%	0	0%	0	0%
b) DOCUMENTACIÓN	2%	CALIFICACION	PONDERACION	CALIFICACIÓN	PONDERACION	CALIFICACIÓN	PONDERACION
RUT ACTUALIZADO	0,15%	0	0,00%	0	0,00%	0	0,00%
CERTIFICADO DE EXISTENCIA INFERIOR A 2 MESES	0,29%	0	0,00%	0	0,00%	0	0,00%
PRESENTACIÓN DE LA COMPAÑÍA	0,03%	0	0,00%	0	0,00%	0	0,00%
CARTA DE PRESENTACIÓN	0,03%	0	0,00%	0	0,00%	0	0,00%
3 CERTIFICADO DE EXPERIENCIA	1,50%	0	0,00%	0	0,00%	0	0,00%
TOTAL		0	0%	0	0%	0	0%
c) INFORMES DE GESTIÓN	5%	0	0%	0	0%	0	0%
d) VALORES AGREGADOS	25%	CALIFICACION	PONDERACION	CALIFICACIÓN	PONDERACION	CALIFICACIÓN	PONDERACION
VALOR AGREGADO 1	3%	0	0%	0	0%	0	0%
VALOR AGREGADO 2	4,0%	0	0,0%	0	0,0%	0	0%
VALOR AGREGADO 3	5,0%	0	0,0%	0	0,0%	0	0%
VALOR AGREGADO 4	3%	0	0,0%	0	0,0%	0	0%
VALOR AGRGADO 5	5%	0	0,0%	0	0%	0	0%
OTROS	5%	0	0,0%	0	0%	0	0%
TOTAL		0,0	0,0%	0	0%	0	0%
e) CONDICIONES COMERCIALES	8%	CALIFICACION	PONDERACION	CALIFICACIÓN	PONDERACION	CALIFICACIÓN	PONDERACION
FORMA DE PAGO	4%	0	0%	0	0%	0	0%
DURACIÓN DEL CONTRATO	4%	0	0%	0	0%	0	0%
	TOTAL	0,0	0%	0,0	0%	0	0%
f) PRECIO DE LA OFERTA	40%	0	0%	0	0%	0	0%
		$ -		$ -			$ -
PUNTAJE TOTAL		0,000	0%	0,0000	0%	0	0%

Fuente: Elaboración propia

7.1.7.2 Adjudicar puntaje al proveedor: Para la elaboración de la matriz se tuvieron en cuenta los siguientes criterios de evaluación donde se califica de 0 a 5, con la siguiente escala:

Tabla 2. Escala de valoración

ESCALA DE VALORACIÓN
VALOR	CONCEPTO	DESCRPCIÓN
5	EXCELENTE	Cumple con los requerimientos exigidos por la copropiedad
4	MUY BUENO	Cumple con los requerimientos pero es susceptible a ciertas mejoras
3	BUENO	Cumple con los requerimientos pero se requieren mejoras
2	REGULAR	Cumple con los requerimientos pero existen deficiencias
1	DEFICIENTE	No cumple con los requerimientos adecuadamente, hay faltantes
0	NO CALIFICA	No cumple con los requerimientos, ya que no los presentan

Fuente: Elaboración propia

Conveniencia de la Oferta

La copropiedad podrá desestimar por inconveniente la (s) propuesta (s) o cancelar en cualquier momento el proceso de contratación y, en ningún caso, serán reconocidos los costos que se causen por la preparación de la(s) oferta(s), puesto que éstos serán de cargo exclusivo de los proponentes. Tendrá también la potestad de adjudicar total o parcialmente el contrato entre los proponentes, cuando el objeto del mismo sea divisible.

En el evento en que se presente únicamente una propuesta, la copropiedad tendrá la facultad de evaluar y determinar la conveniencia o no de la adjudicación.

La invitación a presentar propuesta para la prestación del servicio en la copropiedad, en ningún momento implica la obligación de celebrar un contrato futuro. La copropiedad se reserva el derecho de no adjudicar o de adjudicar total o parcialmente, sin necesidad de justificar los motivos para ello ante el proponente y sin que surja obligación alguna a su cargo.

Causales de Eliminación o Descalificación

Se establecen como causales de eliminación o descalificación, la no asistencia a la presentación inicial y la presentación de propuestas después de la fecha y hora límite establecida en el presente documento. De presentarse estas circunstancias, el proveedor y la propuesta no serán considerados. Cuando el proponente, sus miembros de Junta Directiva, o Junta de Socios, Representantes Legales, o Revisor Fiscal estén incluidos en las listas OFAC (Xxxxxxx) y ONU. Encontrarse incurso en una inhabilidad o incompatibilidad. La presentación de documentación fraudulenta.

Ejemplo de explicación de Xxxxxx de Evaluación

Consideramos en la matriz de evaluación, un caso hipotético donde se analizan tres propuestas, de las cuales las más representativas son las propuestas 1 y 2, siendo la más acertada la propuesta 1.

Análisis: Para el análisis del resultado de las propuestas se propone escalar las dos principales y se propone elaborar gráficas a modo de que la presentación se pueda evidenciar gráficamente, brindando así la posibilidad de estudiar mucho mejor le resultado. Dicho análisis será presentado al Administrador de la Copropiedad, quien finalmente se encargará de entregar el resultado al Consejo de Administración para su posterior aprobación, teniendo éstos la última palabra para la adjudicación del contrato para la prestación del servicio requerido.

Se proponen gráficas como las siguientes, teniendo en cuenta dos supuestos con los proponentes 1 y 2:

COSTOS ASOCIADOS AL SERVICIO

12%

COSTOS

GASTOS

12%

0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

14%

PROPONENTE 2 PROPONENTE 1

Gráfico 1. Costos asociados al servicio

PROVEEDOR	GASTOS	COSTOS
PROPONENTE 1	12%	9%
PROPONENTE 2	9%	12%

9%

9%

Fuente: Elaboración propia Gráfico 2. Documentación

ITEM	PROPONENTE 1	PROPONENTE 2
RUT ACTUALIZADO	0,15%	0,15%
CERTIFICADO DE EXISTENCIA INFERIOR A 2 MESES	0,29%	0,29%
PRESENTACIÓN DE LA COMPAÑÍA	0,03%	0,03%
CARTA DE PRESENTACIÓN	0,03%	0,03%
3 CERTIFICADO DE EXPERIENCIA	1,50%	1,50%

DOCUMENTACIÓN

3 CERTIFICADO DE EXPERIENCIA

1,50%

1,50%

CARTA DE PRESENTACIÓN

0,03%

0,03%

PRESENTACIÓN DE LA COMPAÑÍA

0,03%

0,03%

CERTIFICADO DE EXISTENCIA INFERIOR A 2

MESES

0,29%

0,29%

RUT ACTUALIZADO

0,15%

0,15%

0,00% 0,20% 0,40% 0,60% 0,80% 1,00% 1,20% 1,40% 1,60%

PROPONENTE 2 PROPONENTE 1

Gráfico 3. Informes de gestión

PROPONENTE 1 PROPONENTE 2

INFORMES DE GESTIÓN 3% 3%

INFORMES DE GESTIÓN

PROPONENTE 2

3%

PROPONENTE 1

3%

0%

1%

1%

2%

2%

3%

3%

4%

VALORES AGREGADOS

OTROS

3,0%

1,8%

VALOR AGREGADO 5

5,0%

5,0%

VALOR AGREGADO 4

0,6%

1,0%

VALOR AGREGADO 3

2,9%

3,8%

VALOR AGREGADO 2

2,1%

3,5%

VALOR AGREGADO 1

3,0%

3,0%

0,0%

1,0%

2,0%

3,0%

4,0%

5,0%

6,0%

PROPONENTE 2 PROPONENTE 1

Fuente: Elaboración propia. Gráfico 4. Valores agregados

ITEM	PROPONENTE 1	PROPONENTE 2
VALOR AGREGADO 1	3,0%	3,0%
VALOR AGREGADO 2	3,5%	2,1%
VALOR AGREGADO 3	3,8%	2,9%
VALOR AGREGADO 4	1,0%	0,6%
VALOR AGREGADO 5	5,0%	5,0%
OTROS	1,8%	3,0%

Gráfico 5. Condiciones Comerciales

FORMA DE PAGO DURACIÓN DEL CONTRATO

ITEM PROPONENTE 1 PROPONENTE 2

3% 3%

2% 2%

2%

2%

CONDICIONES COMERCIALES

PROPONENTE 2

3%

PROPONENTE 1

3%

0%

1%

1%

2%

2%

3%

3%

4%

DURACIÓN DEL CONTRATO

FORMA DE PAGO

Fuente: Elaboración propia Gráfico 6. Precio de la oferta

ITEM PROPONENTE 1 PROPONENTE 2

PRECIO DE LA OFERTA 24% 32%

PRECIO DE LA OFERTA

PROPONENTE 2

32%

PROPONENTE 1

24%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

Fuente: Elaboración propia

Este tipo de gráficas permite visualizar y realizar un estudio más detallado de la información. Este informe le facilitará la toma de decisiones al Administrador de la Copropiedad.

Después de obtener el resultado final, se obtiene una ponderación como resultado de la tabulación de la información entregada por los proponentes. Ejemplo:

82%

PONDERACIÓN TOTAL RESULTADO EVALUACIÓN

PROVEEDORES

                           81%    

80%

78%

76%

74%

72%

72%

70%

68%

66%

PROPONENTE 1

PROPONENTE 2

Gráfico 7. Ponderación total resultado de evaluación proveedores

Fuente: Elaboración propia.

La escala de clasificación para el análisis estará dada por la siguiente descripción, valorando el porcentaje de 0 a 100%:

Tabla 3. Escala de clasificación

MUY BUENO BUENO REGULAR

MALO

> 85-100

> 70 - 85

> 60 - 70

0-60

ESCALA DE CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN

Fuente: Elaboración propia

Con esta escala se clasificará finalmente la evaluación, donde el porcentaje dará lugar un resultado final, después de analizar cada una de las propuestas.

7.1.7.3 Tabulación de información de puntaje del proveedor: La información relacionada, se deberá evaluar de acuerdo con los criterios establecidos en la matriz de evaluación de proponentes. Esto dará un puntaje de cada propuesta que finalmente el resultado deberá ser lograr los objetivos propuestos en la convocatoria. El resultado entregado no será concluyente para la contratación, puesto que será el mismo Consejo de Administración, quien definirá la aceptación de la evaluación o no, donde podrá presentarse la ocasión de aprobar al segundo proponente, sin tener en cuenta la calificación, teniendo en cuenta otros factores. Sin embargo, ésta evaluación será de gran ayuda al momento del estudio detallado y transparente de cada una de las propuestas.

Para una correcta tabulación de la información presentada por el proponente, se recomienda tener amplio conocimiento de las reglas y parámetros establecidos al inicio de la convocatoria, además de conocer los objetivos y metas de la copropiedad. Es importante demás conocer detalladamente el proceso y el servicio requerido a fin de ser objetivos al momento de la tabulación.

7.1.8 Documentación, análisis y resultado final: Después de realizar el proceso de tabulación, se debe de documentar y analizar el resultado obtenido de la matriz de evaluación. La documentación requerida presentada por el proponente se deberá organizar, con el fin de tener los soportes necesarios para la presentación final al Consejo de Administración. Todos los soportes deben estar completos, con las correspondientes firmas, ya que éstos apoyarán cada una de las propuestas.

7.1.8.1 Selección de proponentes para continuar con el proceso: Al analizar los resultados, se tendrán finalmente los proponentes para continuar el proceso. Los finalistas entran de acuerdo con el resultado de la evaluación en la matriz de evaluación, que permite fácilmente visualizar cual es la oferta más acertada frente a la necesidad de la copropiedad.

7.1.8.2 Presentación del resultado a Gerencia: Los proponentes ya evaluados, serán presentados ante la Administración, con los respectivos soportes. El proceso será explicado detalladamente, para esto se realizarán unas graficas comparativas para que el proceso sea mucho más entendible y visual.

La presentación contempla la aclaración de dudas, si estas se presentan. La administración debe realizar la aprobación a este proceso si finalmente cumple con las expectativas iniciales o en su defecto, puede requerir cambios detallados que no impliquen modificaciones al proceso inicialmente aprobado, a fin de preservar la transparencia en el proceso.

7.1.8.3 Información de resultados: Los resultados son entregados finalmente a la Administración. Si el proceso es aprobado, se debe establecer la fecha en la que se hará la presentación ante el Consejo de Administración con los resultados obtenidos, quienes tienen la última palabra para aprobar o no el proceso realizado y el proponente seleccionado.

El resultado de proceso es finalmente expuesto ante el Consejo de Administración en tipo presentación, donde se muestra todo el procedimiento realizado, un balance general y los beneficios obtenidos del mismo. También es conveniente presentar los valores agregados que se lograron por medio de esta metodología. Este ítem es unos de los principales, ya que se logrará argumentar el valor agregado que tendrá el servicio, comparado con el servicio que se prestaba anteriormente. Este balance dará en definitivas aspectos positivos, donde con los logros obtenidos, se podrá sustentar algunas de las variables que harán que la copropiedad reciba con éxito el servicio requerido. Mencionando algunas de estas variables, podemos mencionar algunas como: mejor precio, mayor calidad, beneficios adicionales, innovación, cambios en tecnología, etc.

Después de la presentación del resultado del proceso al Consejo de Administración y luego de ser aprobado el proponente elegido para la prestación del servicio, se procede a informar a todos los proponentes el resultado final del proceso.

A cada proponente le será enviada una comunicación informado el resultado final del proceso, quiere decir si fue elegido o no para la prestación del servicio.

El comunicado para los proponentes que no fueron elegidos, se les enviará un comunicado con la información expuesta en el Anexo 4.

El comunicado será enviado a la dirección entregada por cada proponente, dando así el cierre al proceso de selección de proveedor para la prestación del servicio requerido.

Cada uno de estos beneficios obtenidos producto del proceso de selección de proveedor, deben apoyar la gestión realizada por la Administración, entregando como resultado final, la satisfacción de propietarios, locatarios y usuarios en general.

7.1.9 Contratación del servicio

7.1.9.1 Elaboración del contrato de acuerdo con la solicitud: La elaboración del contrato se deberá realizar de la mano del Asesor Jurídico de la copropiedad, donde se deben tener en cuenta cada uno de los compromisos adquiridos en el proceso de selección. Se debe de incluir en las cláusulas del contrato, los valores agregados y las especificaciones del servicio, tal y como fueron planteadas en la ficha técnica del proceso.

Cuando todas las especificaciones de la ficha técnica están en el contrato, la copropiedad tendrá la garantía de cumplimiento que se espera y la Administración tendrá la certeza de que el servicio estará respaldado en el contrato con la respectiva póliza de cumplimiento.

Todo esto lo que busca es generar confianza entre proveedor y la copropiedad, evitando así que el servicio cuando se esté prestando, tenga la exigencia en el

cumplimiento de cada uno de los parámetros establecidos al momento de la contratación. Esté será el método de cierre al momento de contratar un servicio, que durante algunos meses se vuelve desinteresado y plano, perjudicando la operación en copropiedad, donde la Administración se ve sujetada a tener un proveedor con un servicio que deja mucho que desear con el tiempo.

Es así como finalmente la copropiedad tendrá sus garantías y el proveedor se vea en la necesidad de cumplir a cabalidad con lo pactado, utilizando todo el empeño en prestar el mejor servicio.

7.1.9.2 Solicitud de pólizas: Para la firma del contrato, la copropiedad exigirá las pólizas respectivas como lo son:

Póliza de cumplimiento: Con la cual se pretende garantizar el cumplimiento de lo pactado en el contrato de acuerdo con las especificaciones planteadas en la ficha técnica. Dicho cumplimiento será ordenamiento legal y judicial, ya que en caso de incumplimiento en el servicio, el proveedor deberá pagar una suma determinada, por los perjuicios ocasionados por el incumplimiento. Esto blindará a la copropiedad frente a la prestación del servicio de manera ineficiente y equivoca que causa serios inconvenientes a la operación de la copropiedad.

Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual: Con la que se busca proteger el patrimonio de la copropiedad, frente a reclamaciones de terceros por daños que se puedan generar durante la realización de la labor.

Estas pólizas deberán ser diligenciadas al mismo tiempo que el contrato. La firma de éste no se realizará, hasta tanto no se tengan ambas debidamente diligenciadas por el proveedor.

7.1.9.3 Control permanente al servicio contratado: Después de cualquier proceso de contratación, es necesario llevar un control permanente que brinde todas las garantías de cumplimiento del mismo, al igual de una evaluación que permita presentar resultados de la gestión del proveedor, con la finalidad de entregar las bases a las determinaciones que se deban tomar en el proceso del durante y después de firmado el contrato de servicios.

Este control debe ser constante y certero logrando que brinde a la copropiedad los datos necesarios, para entregar finalmente un informe detallado al Consejo de Administración de la Copropiedad. Por lo anterior, se crea un formato que sirva para la evaluación del desempeño de los proveedores:

Tabla 4. Formato Evaluación de desempeño proveedores

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE PROVEEDORES

Nombre del Proveedor :          Fecha de Evaluación:         Producto o Servicio Ofrecido:                 

ASPECTO	VALOR DEL ASPECTO	CRITERIO	PARÁMETRO	Total	VALOR PROMEDIO ASPECTO
ADMINISTRATIVO	35%	Informes	Entrega Oportuna de Informes de Gestión Mensual	4,5	4,0
			Entrega de Indicadores	4,5
		Actitud	Compromiso con la prestación del Servicio	4
			Recomendaciones de mejora	4
		Cumplimiento	Cumplimiento con lo establecido en el contrato	3
			Cumplimiento con la entrega de valores agregados	4
CALIDAD	40%	Experiencia	Demuestra Experiencia en el servicio entregado	4	4,2
		Servicio	Cumple con las especificaciones requeridas del servicio	4,5
		Oportunidad	Oportunidad en la entrega del servicio	4
TÉCNICO	25%	Infraestructura	Posee los equipos necesarios que permiten garantizar el cumplimiento de las especificaciones del servicio contratado	4	4,2
			Posee los espacios de trabajo adecuados	4
		Información	Suministra Información técnica o relacionada con el servicio a tiempo	4
		Competencia	Cuenta con personal idóneo para desarrollar las actividades relacionadas con el servicio	4,5
		Apoyo a la Copropiedad	Apoyo técnico oportuno	4,5
CALIFICACIÓN TOTAL					4,12

X

Cumple

Auditor y/o Director Operativo

No Cumple

Fuente: Elaboración propia

El formato para la evaluación de desempeño de proveedores contempla tres aspectos a evaluar: Administrativo, Calidad y Técnico.

Aspecto Administrativo: El valor porcentual es del 35%, este valor es dado de acuerdo con la importancia del mismo. Se tendrán en cuenta los siguientes criterios a evaluar.

• Informes: Se tendrá en cuenta la entrega oportuna de los Informes de Gestión, que deben ser presentados a la Administración con periodicidad mensual, en las fechas establecidas por el Administrador previamente. El cumplimiento o no de este criterio, será evaluado.

• Entrega de Indicadores: Junto con el Informe de Gestión, se deberán entregar Indicadores de Gestión, con el fin de tener también información gráfica del servicio y sirva éste como un mecanismo valioso para tomar decisiones frente al servicio y la mejora continua del mismo.

• Actitud. Compromiso con la prestación del servicio: El nivel de compromiso del proveedor en todo el proceso de la prestación del servicio, la entrega del personal a cargo y del personal administrativo de la empresa prestadora del servicio, se tendrá en cuenta en la evaluación, por ser éste un factor positivo en la mejora continua del servicio prestado, en pro del cumplimiento de los objetivos de la Copropiedad.

• Actitud. Recomendaciones de Mejora: Todas las recomendaciones de mejora, que proponga el proveedor para mejorar continuamente el servicio prestado, tendrá una ponderación por considerarse vital, a la hora de mejorar e innovar los procesos internos de la Copropiedad.

• Cumplimiento. Con lo establecido en el contrato: Punto de gran importancia para establecer el control de los compromisos adquiridos al momento de firmar el contrato por las partes. Con éste se establecerá el cumplimiento de dichos compromisos, sin omitir ninguno, presionando a su total cumplimiento.

• Cumplimiento. Con los valores agregados: Los valores agregados, propuestos por el proveedor al momento de presentar la propuesta, tratando de ser competente frente a sus competidores, se deberán cumplir a cabalidad, y con este punto se llevará un control exhaustivo, por lo cual, serán incluidos dentro del contrato, amparados con la Póliza de Cumplimiento, para que sea de obligatorio cumplimiento.

Aspecto de calidad: Valor porcentual del 40%. Punto de gran importancia con el que se evaluará la responsabilidad del proveedor frente a la calidad del servicio con el fin de satisfacer las necesidades de la copropiedad, impulsando ésta al logro de los objetivos de la Administración. Para este aspecto se deberá tener en cuenta los siguientes criterios a evaluar.

• Experiencia. Demuestra experiencia en el servicio entregado: La experticia demostrada durante la prestación del servicio, donde se alcanza a percibir si existe improvisación o no en el mismo, brinda confianza a la copropiedad. La experiencia se tendrá en cuenta por el nivel de importancia que esto radica a la hora de presentar conocimiento en la prestación de cualquier servicio.

• Servicio. Cumple con las especificaciones requeridas del servicio: Este punto evaluará que tanto las especificaciones iniciales del servicio se cumplan con estricto cumplimiento.

• Oportunidad en la entrega del Servicio: Este ítem evaluará la oportunidad con la entrega del servicio, que esté dentro de los tiempos inicialmente pactadas a fin de evitar traumatismos en la operación de la copropiedad.

Aspecto Técnico: Valor porcentual del 25%. Se tendrá en cuenta parámetros de equipos, infraestructura y demás elementos logísticos, que aportan gran valor en la prestación de cualquier servicio.

• Infraestructura. Posee los equipos necesarios: Se tendrá en cuenta la tenencia de equipos necesarios que el proveedor tenga, que le permitan garantizar el cumplimiento de las especificaciones del servicio contratado. El mal estado de estos equipos o las fallas presentadas de los mismos, serán tenidas en cuenta en la evaluación.

• Infraestructura. Posee los espacios de trabajo adecuados: La importancia de que el proveedor brinde a sus empleados los espacios adecuados, facilitando el trabajo eficiente y cómodo, con todas las herramientas necesarias, donde finalmente se ve traducido esto en una prestación de un servicio con calidad.

• Información: Se evaluará con la oportunidad en la entrega de información técnica o información relacionada con el servicio prestado.

• Competencia: Se evaluarán las competencias con las que cuente el personal de la empresa prestadora del servicio, para desarrollas todas las actividades relacionadas con el servicio prestado.

• Apoyo a la copropiedad. Se evaluará el apoyo entregado a la copropiedad en los diferentes aspectos relacionados.

Los anteriores parámetros entregarán una evaluación, que será entregada a la Administración y que permitirá realizar una visión completa y acertada de todos los aspectos relacionados con el proveedor y con el servicio que éste presta a la copropiedad.

Criterios de Evaluación.

Los criterios de evaluación de desempeño se crean de acuerdo con una calificación de 5 a 1, siendo 5, Excelente, donde es el criterio más favorable y donde señala que el proveedor está cumpliendo cabalmente con los requerimientos. 4, Bueno, donde le proveedor tiene un buen desempeño pero tiene algún punto por mejorar. 3, Regular, donde el proveedor tiene un desempeño medianamente favorable, con varios puntos por mejorar. 2, Malo, donde el proveedor ha tenido un desempeño desfavorable y las fallas en el servicio son varias. 1, Muy Malo, donde el desempeño del proveedor ha sido totalmente deficiente y no ha cumplido con nada de lo estipulado inicialmente.

Tabla 5. Calificación

CALIFICACIÓN
Excelente	5	Elemento o Criterio muy favorable
Bueno	4	Elemento o Criterio favorable
Regular	3	Elemento o Criterio medianamente favorable
Malo	2	Elemento o Criterio desavorable
Muy malo	1	Elemento o Criterio muy desavorable

Fuente: Elaboración propia

El puntaje obtenido de la primera calificación, el criterio establecido es el siguiente:

Tabla 6. Puntaje Obtenido

PUNTAJE OBTENIDO
3.5 a 5.0	Cumple	Proveedor que cumple con el servicio requerido y entrega con calidad y oportunidad los servicios contratados
Menor a 3.5	No Cumple	Proveedor que no demuestra capacidad para en la prestación del servicio, demuestra poca calidad, incumplimiento. Presenta una gran necesidad de mejora.

Fuente: Elaboración propia

Se establecen las variables a tener en cuenta en el control del proveedor, con los puntos críticos del servicio. Este dará una ponderación con la cual la administración se llevará una base del desempeño del proveedor, entregando una excelente herramienta para la toma de decisiones.

8. CONCLUSIONES

La propuesta metodológica que se plantea para la Gestión de contratación de servicios en Propiedades Horizontales, está orientada a desarrollar medidas que faciliten el proceso de contratación, el cual en la actualidad muestra grandes falencias y debilidades. Finalmente lo que se busca es optimizar este proceso logrando importantes avances y un proceso totalmente planeado y estructurado para la contratación de servicios en la Propiedades Horizontales.

Con esta herramienta se busca capacitar y actualizar a los Administradores de Propiedades Horizontales, suministrándoles los conocimientos necesarios para su gestión, ya que algunos de los aspectos más importantes que se han de considerar a la hora de realizar la elección de proveedores, son la calidad del producto o servicio suministrado y grado de adecuación a las necesidades del negocio, capacidad técnica de la empresa y de su personal, calidad acreditada (certificados ISO), capacidad de adaptación y flexibilidad, plazos de entrega y valores agregados, todos estos de gran importancia a tener en consideración y así poder estructurar un proceso de control a los proveedores después de haber realizado el proceso de contratación.

El proyecto desarrolla un procedimiento que establece de forma acertada los requerimientos, condiciones y necesidades de la Propiedad Horizontal, ya que en la actualidad, uno de los problemas evidenciados fue la forma errada y poco precisa en la descripción del servicio requerido por parte de la Administración a los proveedores, donde por falta de claridad en la información entregada al mismo, se prestaba un servicio distinto al inicialmente contratado, con condiciones o especificaciones diferentes o de baja calidad.

La propuesta describe de forma clara a los Administradores de las copropiedades, los requisitos y las condiciones que debe tener un proveedor, para la prestación del servicio en la copropiedad, mejorando así la claridad en éstos y brindando una herramienta valiosa al momento de buscar proveedores. Lo anterior, ya que no se cuenta con requisitos claros y precisos a la hora de realizar la búsqueda y contratación de proveedores por parte de la copropiedad, que cumplan con todos los estándares de calidad necesarios.

Según el histórico en las copropiedades, después de realizarse la contratación del servicio, no se lleva un control y verificación constante del servicio prestado. Con la presente propuesta, se logra diseñar un método de evaluación que deberá realizarse de forma periódica al proveedor, después de haberse realizado el contrato por servicios, con el cual se espera controlar y evaluar el cumplimiento del servicio contratado, de acuerdo con todos los compromisos adquiridos inicialmente. La presente propuesta metodológica le brindará al Administrador de la copropiedad, un instrumento valioso a la hora de verificar la calidad del servicio y el cumplimiento del contrato.

9. RECOMENDACIONES

El proceso desde el inicio debe estar acompañado por la persona que conoce a fondo las necesidades requeridas de cada servicio, con esto se garantiza el éxito en la elaboración de la ficha técnica y posteriormente en la contratación.

Se debe de garantizar total imparcialidad y transparencia durante el proceso de selección del proveedor, con el fin de ofrecer confianza a todos los invitados a participar en la convocatoria, brindando a todos las mismas garantías en el proceso.

El aporte del abogado de la copropiedad es otro factor de gran influencia para el éxito en la contratación. Se deberán dejar todas las especificaciones entregadas por el proveedor dentro del contrato de prestación de servicios, para poder exigir o dar por terminado el contrato en caso de incumplimiento.

El control y seguimiento es finalmente en punto más importante, de él depende que el proveedor preste el servicio sin picos o baja intensidad. Si el proveedor percibe el constante control por parte de la persona responsable del mismo de la copropiedad, estará alerta y pendiente de prestar un buen servicio. Sin no hay control, el proveedor no se verá exigido a prestar un servicio de calidad.

10. BIBLIOGRAFÍA

Disponible en internet: xxxx://xxxx.xxxxxxxxx.xxx/?xxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxx

Xxxxxxxxx X. Xxxxx (1990). Los Procesos Administrativos. Caracas: Editorial Panapo, C.A

Xxxxx Xxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxx XX(1996). Administración. México. Editorial Person Educación, sexta edición.

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Xxxxxx Xxxxxx, Xxxxxxx (2003). M en C. Proceso Administrativo

Gestiopolis (s.f.). [Página Web en línea. Disponible: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xx%0000/

xxxx://xx.xxxxxx.xxx/xxx/00000000/0/XXXXX-XXXXXXXX xxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxx_xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx Código Civil Colombiano

Código de Comercio Ley 675 del 2001

Normas ISO 9001:2008

PostsTagged historia del trueque Escrito por TRUEKENET en Octubre 29 de 2011

Legis Editores S.A.. 2013. Administración de Propiedad Horizontal. Edición Novena. ISBN: 978-958-767-069-1

Anexo 1.

PERSONAL A CARGO

CARGO

Nº DE

PERSONAS ACTUAL

HORARIOS DE TRABAJO Nº DE PERSONAS A HORARIOS DE TRABAJO

PROPONER

DIAS LABORADOS SALARIO MENSUAL VALOR TOTAL

TOTAL

0

TOTAL

$ 0

ITEM

ESPECIFICACION TECNICAS

CANTIDAD

CUMPLE

VALOR

VALOR TOTAL

VALOR

$ 0

$ 0

ITEM

ENTREGA DE INFORMES

CUMPLE

Informes de Gestión

Periodicidad de los informes Documentos Adjuntos

ITEM

VALORES AGREGADOS

CANTIDAD

CUMPLE

VALOR

VALOR TOTAL

VALOR

$ 0

$ 0

GASTOS OPERACIONALES

VALORES AGREGADOS

INFORMES

INSUMOS

MANTENIMIENTO

EQUIPOS SALARIOS

GASTOS ADMINISTRATIVOS

Ficha Técnica

FICHA TÉCNICA	FECHA:
	FECHA LIMITE DE COTIZACION:
	INFORMACION
RAZON SOCIAL
NIT
TELÉFONO
DIRECCIÓN
CONTACTO
CORREO ELECTRÓNICO
SERVICIO REQUERIDO
ESPECIFICACIONES DEL REQUERIMIENTO
Servicio
Ubicación

CONDICIONES COMERCIALES

Poliza de Cumplimiento

Poliza de Responsabilidad Civil

Duración del contrato

Forma de Pago

COSTO DEL SERVICIO	$ 0,00
VALOR TOTAL DE LA OFERTA	$ 0,00

Anexo 2.

Invitación a participar en el proceso de elección

Medellín,     de       de 2014.

Señores XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Medellín, Colombia

ASUNTO: Invitación a participar en proceso de elección para la contratación del Servicio de XXXXXXXXXXXX.

Mediante la presente los invitamos a participar en el proceso de elección para la contratación del servicio de XXXXXXXXXXXXX para la copropiedad XXXXXXXXXXX, el cual se encuentra abierto actualmente.

De acuerdo con los estudios previos de posibles proponentes, encontramos que tienen los recursos y cualidades adecuadas para participar en este proceso.

Para tal efecto, lo invitamos a asistir el día   del mes de    del año   

en las oficinas de la copropiedad, ubicada en la dirección

                  en el horario        con el fin de entregar toda la información relacionada y entregar las condiciones del proceso.

Atentamente,

Nombre Representante legal o persona autorizada para firmar la oferta C.C.

Razón Social NIT.

Dirección Teléfono

Anexo 3.

Carta de Presentación

Medellín,     de       de 2014.

Señores

NOMBRE DE LA COPROPIEDAD

Medellín, Colombia

De acuerdo con la presente invitación a proponer para la administración delegada de Servicio de Parqueadero, el suscrito se compromete en las condiciones indicadas en los formatos de la oferta adjuntos, a realizar todas las actividades necesarias para su cumplimiento, de acuerdo con las estipulaciones de la invitación.

Esta oferta es válida por un período de sesenta 60 días calendario, contados a partir de la fecha y hora estipulados para su presentación.

El suscrito se obliga a firmar el contrato correspondiente a esta propuesta, en caso de ser aceptada. Dentro de los seis (6) días hábiles siguientes al envío del contrato firmado por NOMBRE DE LA COPROPIEDAD, se obliga a constituir las garantías especificadas y a llenar los requisitos de ejecución que le sean exigidos. Dicha(s) garantía(s) será(n) otorgada(s) por una entidad legalmente establecida en Colombia, expedidas para entidades particulares, y que en caso de ser póliza, deberá estar aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

En caso de resultar adjudicatario del Contrato, el suscrito se compromete a ejecutar las labores objeto del mismo, dentro de los plazos y cronograma establecidos.

Asimismo, declaro bajo la gravedad de juramento que:

1. Quien suscribe esta carta de presentación, la sociedad que represento, los miembros de los órganos colegiados, sus Representantes Legales y su Revisor Fiscal, no estamos incursos en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades previstas legalmente para la contratación estatal.

2. Quien suscribe esta carta de presentación y/o la sociedad que represento no ha dado origen a la declaratoria de caducidad de contratos.

3. Quien suscribe esta carta de presentación y/o la sociedad que represento, los miembros de los órganos colegiados, sus Representantes Legales y su Revisor Fiscal, no estamos incluidos en las listas OFAC (Xxxxxxx) y ONU.

4. La sociedad que represento, al momento de presentar la Oferta, no se encuentra incursa en causal de disolución.

5. Garantizo que la presente propuesta constituye la aceptación de todos los documentos que hacen parte de la Invitación.

Solicitamos que la correspondencia y comunicaciones que NOMBRE DE LA COPROPIEDAD requiera enviarnos, sea remitida a la siguiente dirección:

Dirección:             

Teléfono:        

Fax:         

Correo electrónico:           

Atentamente,

Nombre Representante legal o persona autorizada para firmar la oferta C.C.

Razón Social del Oferente NIT.

Dirección Teléfono

Anexo 4.

Comunicado proponente no elegido

Medellín,     de       de 2014.

Señores

NOMBRE DEL PROVEEDOR

Medellín, Colombia

Cordial saludo,

“De acuerdo con proceso llevado a cabo por              , en este caso para el proceso de Evaluación No Concluyente de Proveedores – Servicio de                  , informamos que luego de tener en cuenta variables como Costos Asociados al Servicio, Documentación, Informes de Gestión, Valores

Agregados y Condiciones Comerciales, y luego de ser presentada a la Gerencia General y al Consejo de Administración de la Copropiedad

, su empresa no ha sido seleccionada para la prestación

del Servicio en , agradecemos su activa participación

y esperamos contar con ustedes en futuros procesos.

A continuación adjuntamos matriz de evaluación del proceso y su calificación respectiva de acuerdo con los ítems evaluados”.

Para el proveedor seleccionado la comunicación será de la siguiente forma:

“De acuerdo con proceso llevado a cabo por                , en este caso para el proceso de Evaluación No Concluyente de Proveedores

– Servicio de               , informamos que luego de tener en cuenta variables como Costos Asociados al Servicio, Documentación, Informes de Gestión, Valores Agregados y Condiciones Comerciales, y luego de ser presentada a la Gerencia General y al Consejo de Administración de la Copropiedad          , su empresa ha sido seleccionada para la prestación del Servicio en                   , agradecemos su disposición y esperamos darle continuidad al proceso en los mejores términos, con miras a la consolidación de una relación comercial a largo plazo.

A continuación adjuntamos matriz de evaluación del proceso y su calificación respectiva de acuerdo con los ítems evaluados”.