MINISTERIO DE COORDINACION DE DESARROLLO SOCIAL
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCION DE AUDITORIA DE ADMINISTRACION CENTRAL f
MINISTERIO DE COORDINACION DE DESARROLLO SOCIAL
INFORME GENERAL
A los ingresos, gastos corrientes, de inversión; y, al contrato 016 -2013 para la ejecución de la obra civil, instalaciones: eléctricas, hidrosanitarias, sistem a contra incendios, instalaciones especiales, cableado, estructurado voz y datos, clim atización, extracción y acabados co nstructivos del edificio XXXXX
TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE : 2011/10/01 HASTA : 2016/09/30
MINISTERIO COORDINADOR DEL DESARROLLO SOCIAL
EXAMEN ESPECIAL A LOS INGRESOS, GASTOS CORRIENTES, DE INVERSIÓN; Y, AL CONTRATO 016-2013, PARA LA “ EJECUCIÓN DE LA OBRA CIVIL, INSTALACIONES: ELÉCTRICAS, HIDROSANITARIAS, SISTEMA CONTRA INCENDIOS, INSTALACIONES ESPECIALES, CABLEADO ESTRUCTURADO VOZ Y DATOS, CLIMATIZACIÓN, EXTRACCIÓN Y ACABADOS CONSTRUCTIVOS DEL EDIFICIO XXXXX, EN EL MINISTERIO COORDINADOR DE DESARROLLO SOCIAL, POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE OCTUBRE DE 2011 Y EL 00 XX XXXXXXXXXX XX 0000.
XXXXXXXXX XX XXXXXXXXX XX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX
Xxxxx - Xxxxxxx
SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
CUR | Comprobante Único de Registro |
DAAC | Dirección de Auditoría de Administración Central |
LOCGE | Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado |
LOSNCP | Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública |
MCDS | Ministerio Coordinador del Desarrollo Social |
NCI | Norma de Control Interno |
PAC | Plan Anual de Contrataciones |
RUP | Registro Único de Proveedores |
TDR'S | Términos de Referencia |
USD | Dólares de los Estados Unidos de América |
ÍNDICE | |
CONTENIDO | PÁGINA |
Carta de presentación | 1 |
CAPÍTULO I: INFORMACIÓN INTRODUCTORIA | |
Objetivos institucionales | 5 |
Recursos examinados | 6 |
Servidores relacionados | 7 |
CAPÍTULO II: RESULTADOS DEL EXAMEN | |
Seguimiento de recomendaciones | 8 |
Documentación de respaldo de concursos de méritos y oposición se encuentra | 11 |
desorganizada e incompleta | |
Concurso de Méritos y Oposición 2012 no se declaró desierto | 14 |
Nombramientos provisionales otorgados en el 2015, emitidos con posterioridad al pago | 19 |
Adquisición de 1 814 dispositivos móviles (tablets) para el levantamiento de datos del | |
Registro Social, sin ubicación de equipos | |
Recepción de un equipo Laptop para diseño gráfico y producción audiovisual difiere de | |
lo requerido | |
Adquisición de vestimenta para el personal del levantamiento del Registro Social | |
Para la Adquisición de bienes y servicios, se realizaron subcontrataciones que | 34 |
superaron el 30% del valor del contrato y bienes reutilizables no fueron ingresados a | |
bodega | |
Proceso 018-2012 "Desarrollo creativo y difusión xx xxxxxxx de la Estrategia | 39 |
Intersectorial Acción Nutrición, a través de medios masivos de comunicación” Falta de registros de entrega de productos e ingreso a bodega xx xxxxx micro | |
perforadas a la institución | ■ |
Falta de estudios y diseños en la justificación de la contratación de rótulos | |
Documentación de pagos realizados por “compensaciones de vacaciones no gozadas | 48 |
por cesación de funciones” no se encontró en los expedientes | |
Alquiler de vehículos para transporte personal contratado para el Registro Social | |
Mobiliario adquirido para las nuevas oficinas del edifico XXXXX se encuentran | |
embodegados | |
Pago de horas suplementarias y extraordinarias sin planificación y verificación | |
Xxxxxx | |
Xxxxx 0: Nómina de servidores relacionados con el examen | |
Anexo 2: Dispositivos móviles, sin xxxxxxxx xx xx xxxxxxxxxx xxx xxxxxx | |
Xxxxx 0: Dispositivos móviles que el seguro efectuó la reposición | |
Anexo 4: Equipos sin ubicación | |
Anexo 5: ítems no ingresados a bodega |
Infoi
Quito,
Señora
Secretaria Técnica del “Plan Toda Una Vida1 Presente
De mi consideración:
La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectúo el examen especial a los ingresos, gastos corrientes, de inversión; y, al contrato 016-2013, para la “Ejecución de la obra civil, instalaciones: eléctricas, hidrosanitarias, sistema contra incendios, instalaciones especiales, cableado estructurado voz y datos, climatización, extracción y acabados constructivos del edificio XXXXX, en el Ministerio Coordinador de Desarrollo Social, por el período comprendido entre el uno de octubre de dos mil once y el treinta de septiembre de dos mil dieciséis.
La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente,
MSc. Ing. Xxxxx X. Xxxxxx Xxxxxxx
Directora de Auditoría de la Administración Central
Dirección de Auditoría de Administración Central
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
Objetivos del examen
- Verificar la determinación, recaudación y registro oportuno de los ingresos.
Determinar la propiedad, legalidad, veracidad de los gastos; y, el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
Alcance del examen
Análisis a los ingresos, gastos corrientes, de inversión; y, al contrato 016-2013 para la ejecución de obra civil, instalaciones: eléctricas, hidrosanitarias, sistema contra incendios, instalaciones especiales, cableado estructurado voz y datos, climatización, extracción y acabados constructivos del edificio XXXXX, por el período comprendido entre el 1 de octubre de 2011 y el 30 de septiembre de 2016.
Se excluyó del análisis del proceso de contratación y ejecución de la obra civil, instalaciones: eléctricas, hidrosanitarias, sistema contra incendios, instalaciones especiales, cableado estructurado voz y datos, climatización, extracción y acabados constructivos del edificio XXXXX, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2013 y el 30 de septiembre de 2016, por cuanto la Dirección de Auditoría de Proyectos y Ambiental de la Contraloría General del Estado, mediante orden de trabajo 0041-
DAPyA-2016 de 12 de octubre de 2016, se encuentra realizando dicha acción de control.
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Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social
Dirección de Auditoría de Administración Central
Base legal
El Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social, fue creado mediante Decreto Ejecutivo 117-A de 15 de febrero de 2007, publicado en el Registro Oficial 33 de 5 xx xxxxx de 2007, en el cual se estableció los siguientes artículos:
En el artículo 17.1. Ministerios de Coordinación, se estableció que los ministerios de coordinación, que estarán adscritos a la Presidencia de la República, y funcionarán con cargo al presupuesto de la Presidencia de la República, se encargarán de concertar las políticas y acciones que adopten las diferentes instituciones que integran sus áreas de trabajo, de tal manera que las políticas y acciones que ejecuten las instituciones de sus respectivas áreas de trabajo, no sean tomadas prescindiendo de otras instituciones que deban intervenir según el ámbito de las políticas o acciones que se adopten.
Podrán concertar políticas y acciones con cualquier otra institución pública según lo requiera el cumplimiento de sus funciones.
A los ministros coordinadores les serán aplicables las mismas disposiciones constitucionales y legales que a los ministros de Estado.
En el artículo 17.2.- Áreas de Trabajo, se menciona que el Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social, concertará las políticas y acciones, que en el área social adopten las siguientes instituciones: Ministerio de Educación, Ministerio de Trabajo, Ministerio de Bienestar Social, Ministerio de Salud, Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo, Instituto Ecuatoriano de Crédito Educativo y Becas, Banco Ecuatoriano de la Vivienda y Ministerio de Economía.
4-io\ *
El Artículo 17.3.- Secretarías Técnicas, se establece que cada Ministerio de Coordinación dispondrá de una Secretaria Técnica, adscrita a la Presidencia de la República y dependientes del correspondiente Ministerio, que será la encargada de dar viabilidad a las resoluciones y acuerdos adoptados por los ministros coordinadores, y de apoyar técnicamente a las instituciones públicas que integran las diferentes áreas de trabajo.
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Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social
Dirección de Auditoría de Administración Central
La Secretaría Técnica del Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social, con Decreto Ejecutivo 1168 de 24 xx xxxxx de 2008, publicado en el Registro Oficial 378 de 10 de julio de 2008, se suprimió y transfirió todas las funciones, atribuciones, derechos, obligaciones, unidades, presupuesto, personal, así como los activos, pasivos y patrimonio al Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social. Se dispuso que esa Cartera de Estado funcione de manera desconcentrada y para el cumplimiento de sus fines institucionales goce de autonomía administrativa y financiera.
Secretaría Técnica del “Plan Toda una Vida"
Con Decreto Ejecutivo 7 de 00 xx xxxx xx 0000, xx Xxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx transformó el Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social en la Secretaría Técnica del “Plan Toda una Vida”, misma que será adscrita a la Presidencia de la República.
Estructura orgánica
El Ministerio Coordinador del Desarrollo Social, Estatuto, emitió el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, mediante Acuerdo Ministerial 18 de 24 de julio de 2015 publicado en el Registro Oficial Edición Especial 374 de 30 de septiembre de 2015, para el cumplimiento de sus competencias, atribuciones, responsabilidades, misión y visión, desarrolla los procesos internos conforme la siguiente estructura:
i 1. P R O C E S O S G O B E R N A N TE S
1.1. Direccionamiento Estratégico para la planificación, monitoreo y evaluación del Desarrollo Social.
2. P R O C E S O S s u s t a n t i v o s
2 1 Gestión Estratégica para ia planificación, monitoreo y evaluación del Desarrollo Social. 2.1.1. G estión de Inform ación
2 1 1 1 Gestión de Análisis y Estadísticas Gestiones Internas:
-D e Economía Sectorial e Intersectorial
-D e Análisis y Estadísticas
! 2.1 .1 .2 .
2.1 .2 .
Gestión del Reqistro Interconectado de Programas Sociales
G estión de Planificación y P olítica Sectorial e Intersectorial
! 2.1 .2 .1 . Gestión de Políticas Sectoriales e Intersectoriales Gestiones internas:
! -D e Políticas Sectoriales e Intersectoriales i -D e Cooperación Internacional
2.1 .2 .2 . Gestión de Planificación e Inversión Pública 2.1 .3 . G estión de E ficiencia Institucional
I 2 .1 .3 .1 .
I 2 .1 .3 .2 .
I 2 .1 .3 .3 .
I 2.1 .3 .4 .
I 2.1 .3 .5 .
Gestión Estratégica de Salud Pública
Gestión Estratégica de Inclusión Económica y Social Gestión Estratégica de Deportes
Gestión Estratéqica de Desarrollo Urbano y Vivienda
Gestión Estratéqica de Educación
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Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social
Dirección de Auditoría de Administración Central
2 .1 .3 .6 . Gestión Estratégica de Movilidad Humana 2.2. Gestión de Economía Popular y Solidaria
3. PR O C ESO S A D JETIVO S
3.1. De A sesoría
3.1 .1 . Gestión Jurídica
3.1 .2 . Gestión de Auditoría Interna
3.1 .3 . Gestión de Comunicación Social Gestiones Internas
-D e Comunicación Interna
-D e Marketing y Publicidad
-D e Relaciones Públicas y Comunicación Externa
3 2 De Apoyo
3.2 .1 . Gestión Administrativa Financiera i Gestiones Internas
Financiera Administrativa
Administración xx Xxxxxxx Humano Tecnologías de Información
Secretaría Técnica del “Plan Toda una Vida”
En la Disposición General Primera, de los Decretos Ejecutivos 7 y 11 de 24 y 25 xx xxxx de 2017, respectivamente, se indicó que las partidas presupuestarias y todos los bienes muebles e inmuebles, activos y pasivos, así como también los derechos y obligaciones constantes en convenios, contratos u otros instrumentos jurídicos, nacionales o internacionales que le correspondían al Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social, pasarán a formar parte del patrimonio institucional de la Secretaría Técnica del “Plan Toda una Vida”; y, se señaló:
“...Con el fin de garantizarla implementación de las Misiones “Toda una Vida” y “Las Manuelas”, la Secretaria Técnica del “Plan Toda una Vida” en el plazo de
60 días, realizará un proceso de reestructuración institucional y evaluación, selección y racionalización xxx xxxxxxx humano, en función de las atribuciones conferidas en el presente Decreto. ”
Objetivos institucionales
De acuerdo al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio Coordinador de Desarrollo Social, los objetivos institucionales son:
Incrementar la efectividad de las políticas públicas, de la planificación institucional, de la inversión y el gasto público.
Incrementar la efectividad del control, seguimiento y evaluación de la gestión en las instituciones coordinadas.
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Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social
Dirección de Auditoría de Administración Central
Incrementar la calidad de la información intersectorial y la articulación de los servicios sociales.
Promover y fomentar la participación de los actores de la Economía Popular y Solidaria, y consolidar el sector.
Recursos examinados
El Ministerio Coordinador de Desarrollo Social, para cumplir con sus objetivos y actividades se financió con recursos fiscales asignados por el Ministerio de Finanzas, desde el 1 de octubre de 2011 hasta el 30 de septiembre de 2016, los mismos que fueron analizados, conforme se detalla a continuación:
Ingresos
Descripción | 2011 USD | 2012 USD | 2013 USD | 2014 USD | 2015 USD | 2016 USD |
Donaciones de Capital del Sector Externo - De | 765.885,91 | 340.049,40 | 220.374,07 | 267.400,00 | - - | |
Organismos Multilaterales | ||||||
Subtotal Total | 765.885,91 | 340.049,40 | 220.374,07 | 267.400,00 | - - 1.593.709,38 | |
Gastos | ||||||
Dentro del examen especial se analizaron los siguientes gastos:
Partida de | |||||||
Presupuesto | 2011 * | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 * * | Total |
de Gasto | USD | USD | USD | USD | USD | USD | USD |
Alimentos y Bebidas | 41.917,21 | 131.390,83 | 210.932,68 | 39.636,32 | 9 .779,05 | 2.640,01 | 436 .296 ,10 |
Compensación por | |||||||
Vacaciones no | |||||||
Gozadas por Cesación | |||||||
de Funciones | 102.109,95 | 131.326,60 | 113.278,23 | 212 .806 ,69 | 104.551,81 | 107.505,93 | 771.579,21 |
Consultoria Asesoría e | |||||||
Investigación Especializada | 649 .569 ,16 | 670.394,80 | 1.144.305,51 | 1.329.427,46 | 590 .741 ,06 | 139.667,20 | 4.524.105 ,19 |
Difusión Información y | |||||||
Publicidad | 324 .886 ,48 | 579.582,22 | 3.306.231 ,64 | 4.210.700 ,34 | |||
Edición Impresión | |||||||
Reproducción | |||||||
Publicaciones | |||||||
Suscripciones | |||||||
Fotocopiado | |||||||
Traducción Empastado | |||||||
Enmarcación Serigrafía | |||||||
Fotografía | |||||||
Carnetización | |||||||
Filmación e Imágenes | |||||||
Satelitales | 85.321,35 | 120.586,84 | 650.894,65 | 222.248,20 | 5.746,77 | 4.558,09 | 1.089.355,90 |
Edificios Locales | |||||||
Residencias | |||||||
Parqueaderos | |||||||
Casilleros Judiciales y | |||||||
Banca xxxx | 83.979,25 | 28.889 ,46 | 235.613,79 | 340.241,83 | 215 .922 ,77 | 904.647,10 | |
Equipos Sistemas y | |||||||
Paquetes Informáticos | 123.488,80 | 147.145,73 | 3.693.466 ,55 | 369.435,38 | 306 .723 ,93 | 7.755,41 | 0 .000.000 ,80 |
Honorarios por | |||||||
Contratos Civiles de | |||||||
Servicios | 89.961,79 | 5.011.298,07 | 0 .000.000,43 | 70.812,00 | 12.904.665,29 | ||
Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social
Dirección de Auditoría de Administración Central
Horas Extraordinarias y Suplementarias | 11.096,65 | 123.215,41 | 181.713,34 | 185.436,80 | 30.563,43 | 15.011,49 | 547.037,12 |
Pasajes al Interior | 30.647,59 | 154.618,65 | 277.795,75 | 308.867,81 | 771 .929 ,80 | ||
Servicios Personales por Contrato | 712.819,21 | 3.338.501,89 | 3.372.681,07 | 4.031.799 ,77 | 1.844.671,77 | 729 .652 ,80 | 14.030.126,51 |
Vehiculos (Arrendamientos) | 2.759.846,55 | 4.550.005,40 | 44.880 ,00 | 0 .000.000,95 | |||
Vestuario; Lenceria; | |||||||
Prendas de Protección; | |||||||
Accesorios para | |||||||
Uniformes Militares y Policiales; y Carpas | 382.723,92 | 7.443,57 | 390.167,49 | ||||
Viáticos y | |||||||
Subsistencias en el Interior | 31.298,75 | 111.712,78 | 205.462,82 | 194.585,66 | 137.467,72 | 33.465,22 | 713.992,95 |
Total general | 2.197.134,40 | 0 .000.000,00 | 00.000.000,00 | 00 000 000,32 | 6 .452 .169 ,18 | 1.256.178,92 | 53.297 .350 ,75 |
Fuente: Sistema de Administración Financiera - eSlGEF.
* Corte desde 1 octubre al 31 de diciembre de 2011
**Corte al 30 de septiembre de 2016
Servidores relacionados
Anexo 1.
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Dirección de Auditoria de Administración Central
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones
Del seguimiento al cumplimiento de nueve recomendaciones, que se formularon en el informe DA2-0020-2012 aprobado el 00 xx xxxx xx 0000, xxx xxxxxx especial a los ingresos, gastos, inversiones en bienes de larga duración, se determinó que cinco recomendaciones fueron cumplidas y cuatro, no fueron cumplidas, las mismas que se detallan a continuación:
Recomendación 3
Constatación física de bienes de larga duración “...Al Director Administrativo.- Dispondrá la realización de constataciones físicas periódicas de los bienes de larga duración, designando personal independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de bienes; de esta diligencia se dejará constancia en un acta; las diferencias que se encuentren durante el proceso, luego de conciliar con los registros contables serán investigadas y registrados los ajustes respectivos; y, se identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para su posterior donación, remate o baja, según corresponda.
Al respecto, de la documentación proporcionada por la Directora Administrativa, con oficio 004-MB-2017-OF de 3 de enero de 2017, se pudo establecer que el Director Administrativo, no dispuso la realización de constataciones físicas de los bienes de larga duración; sin embargo, efectuó el levantamiento físico de los bienes, del cual no se evidenció la conciliación de la información contable con la verificación física de los bienes.
Recomendación 4
Constatación física de bienes de larga duración "... Al Coordinador General Administrativo Financiero.- Dispondrá al Contador General que previo al cierre de cada ejercicio contable, en base a la información proporcionada por la Dirección Administrativa aplique la depreciación y la revalorización a los bienes que corresponde y concilie los saldos de las cuentas auxiliares de bienes de larga duración con el mayor general y proceda a registrar los ajustes correspondientes, lo que permitirá mantener en el sistema contable el valor real de los bienes de propiedad del Ministerio y proporcionará seguridad de su registro, un control oportuno y su información sea útil para la toma de decisiones..
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Dirección de Auditoría de Administración Central
El Coordinador General Administrativo Financiero y el Director Administrativo, con oficios MCDS-CGAF-2016-314 y 324-OF de 7 y 11 de noviembre de 2016, remitieron documentación sobre el control de bienes. De la revisión a la información se observó que los bienes de la entidad no están conciliados, depreciados y revalorizados a la fecha xx xxxxx de su gestión, por cuanto el Responsable de los Bienes de la Dirección Administrativa, en su período de gestión, no remitió información alguna.
El Responsable de Bienes de la Dirección Administrativa, con comunicación de 5 de diciembre de 2016, informó que al iniciar su gestión, no recibió el cargo con actas de entrega recepción, que indiquen el estado de los activos, conciliaciones, procesos pendientes, en trámites en curso, listado de bienes de cada bodega del MCDS, etc., manifestó además, que con fecha 22 de noviembre de 2016, se logró cuadrar gran parte de los bienes adquiridos por el Ministerio; sin embargo, no se culminó la conciliación, ya que no se disponía información de procesos de años anteriores.
La Contadora, con comunicación de 27 de diciembre de 2016, adjuntó el memorando MCDS-CGAF-2014-2052-M de 00 xx xxxx 0000, en el cual, el Director Financiero, solicitó a la Directora Administrativa, la confirmación de los saldos reales de existencias y bienes de larga duración proporcionados por el e-Sigef al 30 xx xxxxx de 2014; solicitó además, una copia del levantamiento físico de inventarios de los años 2013 y 2014, que serviría para realizar el cálculo de depreciación de los activos fijos y realizar los ajustes correspondientes, validando la información de la Dirección Administrativa, informes que no se proporcionaron, lo que ocasionó que no se presente el valor real de los bienes de propiedad del Ministerio.
Recomendación 5
Codificación de bienes de larga duración “...Al Coordinador General Administrativo Financiero. - Dispondrá al Director Administrativo que norme los procedimientos para la implementación y mantenimiento de registros de los bienes de larga duración; y, para asignar la codificación, la que será impresa en los bienes, lo que permitirá su fácil identificación, organización y protección
El Coordinador General Administrativo Financiero, con oficios MCDS-CGAF-2016-324- OF de 11 de noviembre de 2016, remitió información del proceso; sin embargo, no se evidenció documento alguno que haya emitido disposiciones administrativas internas al Director Administrativo, que permitan normar los procedimientos para la implementación
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y mantenimiento de registros de los bienes de larga duración; y, codificación de bienes que permitan su fácil identificación, organización y protección.
Recomendación 9
Bienes de larga duración denunciados como perdidos “...Al Coordinador General Administrativo Financiero. - Dispondrá al Director Administrativo que una vez conocido el siniestro realice los trámites correspondientes de recuperación del bien a través de la compañía de seguros o requerir de los custodios la reposición o restitución de los bienes desaparecidos...”.
La Directora Administrativa, con oficio MCDS-CGAF-2016-0373-OF de 15 de diciembre de 2016, proporcionó al equipo de auditoría, un detalle de bienes que fueron perdidos, robados, sustraídos, entre ellos, equipos laptop, mismos que aún están en espera de reposición por parte de los custodios.
El Director Administrativo, no remitió la información a la Dirección Financiera, de los bienes que fueron perdidos, robados o sustraídos, para que procedan con los registros y ajustes que permitan establecer los criterios contables para la disminución patrimonial debidamente motivada. Por otro lado, conforme se puede observar, la Directora Administrativa, en el oficio descrito, hace referencia a bienes que tuvieron siniestros a partir del año 2015, sin que se remita información de bienes perdidos, de períodos anteriores, por lo que se desconoce la situación de los bienes que fueron sustraídos o robados.
Con oficios 270, 274, 275-DAAC-MCDS-JCR-2017 de 10 de enero de 2017, se comunicó los resultados provisionales al Coordinador Administrativo Financiero, Directores Administrativos, sin obtener respuesta.
Lo comentado se originó por cuanto los Coordinadores Generales Administrativos Financieros y Directores Administrativos, no efectuaron las acciones tendientes a que se dé cumplimiento a las recomendaciones constantes en el informe de auditoría, lo que ocasionó que las desviaciones se mantengan, por tanto, inobservaron lo establecido en los artículos 77, numeral 2, literal a), numeral 3, literal a) y 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, y las Normas de Control Interno 100-03 “Responsables
del control interno" y 401-03 “Supervisión”. a r
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Conclusión
Los Coordinadores Generales Administrativos Financieros, Directores Administrativos al no realizar gestión alguna para la recuperación de los bienes a través de la compañía de seguros o solicitar a los custodios la reposición o restitución de los bienes desaparecidos, así como, no disponer la ejecución de constataciones físicas, ni la codificación de los bienes de larga duración, no dieron cumplimiento a cuatro recomendaciones de las nueve constantes en el informe de auditoría DA2-0020-2012, ocasionando que estas desviaciones se mantengan, lo que debilita el sistema de control interno.
Recomendación
Al Coordinador General Administrativo Financiero
1. Dispondrá y vigilará el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Contraloría General del Estado, y en forma periódica, ordenará el seguimiento respectivo con la finalidad de verificar su aplicación, de no ser así tomará las acciones correctivas correspondientes.
Concursos de méritos y oposición efectuados en el MCDS
Documentación de respaldo de concursos de méritos v oposición se encuentra desorganizada e incompleta
En la Unidad xx Xxxxxxx Humano, los archivos físicos y digitales generados del concurso externo de méritos y oposición realizado en el 2012, no se encontraron organizados en forma cronológica, numérica o alfabética; y, de la documentación existente de las diferentes etapas del concurso, se observó que estaba incompleta, por lo que la siguiente información no fue identificada:
- Descriptivos y perfiles de noventa y dos (92) puestos vacantes emitidos provisionalmente con oficio 8052-A MRL-FI-2012 EDT de 19 de octubre de 2012, por la Viceministra del Servicio Público del Ministerio de Relaciones Laborales, que sirvieron de sustento para la elaboración de las bases de los concursos de méritos y
oposición.
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Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social
Dirección de Auditoría de Administración Central
- Planificación y cronograma general del concurso de méritos y oposición que señale la fecha de inicio y fechas tentativas del desarrollo del proceso de selección, con la aprobación respectiva de la máxima autoridad.
- Publicaciones de la convocatoria pública a concurso de méritos y oposición en el periódico de mayor circulación local o nacional.
- Reportes de: “verificación de postulaciones”; “Resultado del procedimiento de verificación de postulaciones”; “Calificación de pruebas de conocimientos técnicos”; “Calificaciones de pruebas de conocimientos técnicos más apelación”; “Puntaje de evaluación de pruebas psicométricas y entrevistas”; y, "Puntaje Final" impreso y firmado por todos los miembros del Tribunal de Méritos y Oposición y de Apelaciones.
- Respaldos de las pruebas técnicas, psicométricas y entrevistas rendidas por los postulantes para los puestos convocados a concurso.
- Documento de la designación del responsable y/o administrador del concurso de méritos y oposición, así como, del manejo de la plataforma tecnológica del portal Socio Empleo.
- Informes técnicos suscritos previos a la emisión de los nombramientos provisionales.
Con oficios 132 y 175-MCDS-DAAC-JCR-2016 de 16 de diciembre de 2016 y de 4 de enero de 2017, se solicitó a la Directora xx Xxxxxxx Humano y al Coordinador General Administrativo Financiero, respectivamente, la documentación de los procesos de concursos de méritos y oposición, que se encontró incompleta e indicar políticas o gestiones realizadas para la custodia de los documentos en el archivo.
La Directora xx Xxxxxxx Humano, con comunicación de 27 de diciembre de 2016, manifestó que en el archivo de la Dirección xx Xxxxxxx Humano, reposa toda la información relacionada al concurso, y desconoce las razones del porqué no se encontraba en los expedientes.
Al respecto, la Norma Sustitutiva de la Norma del Subsistema de Reclutamiento y Selección de Personal, expedida mediante Acuerdo MRL 2012-056 de 20 xx xxxxx del
¿012, establece las directrices y documentación que debe soportar el reclutamiento y
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selección de personal, entre los cuales, se encuentran los artículos 11, referente a la preparación del proceso de reclutamiento y selección como pasos previos; 14, concerniente a los medios de difusión de la convocatoria, que evidencie que el proceso fue difundido en el periódico de mayor circulación local o nacional; 20, de la verificación manual de postulaciones; 23, del resultado del procedimiento de verificación de postulaciones; 25, de las pruebas de conocimientos técnicos; 28, del resultado de las calificaciones de las pruebas de conocimientos técnicos más apelación; 29, de las pruebas psicométricas; 32, registro de la información recabada a través de la entrevista y 40, reporte puntaje final.
Por lo expuesto, el Coordinador General Administrativo Financiero y la Directora xx Xxxxxxx Humano, no contaron con la documentación de soporte de la ejecución de los concursos, ocasionando que los procesos de selección no cumplan con los requisitos establecidos en la norma para que sean validados.
Con oficio 285-MCDS-DAAC-JCR-2016 de 10 de enero de 2017, se comunicó los resultados provisionales al Coordinador General Administrativo Financiero y Director xx Xxxxxxx Humano, sin obtener respuesta.
Por lo que el Coordinador General Administrativo Financiero y la Directora xx Xxxxxxx Humano, inobservaron el artículo 7 “Unidad de Administración xxx Xxxxxxx Humano UATH” de la Norma Sustitutiva de la Norma del Subsistema de Reclutamiento y Selección de Personal, lo dispuesto en los números 5, 16 y 34 de la letra b) del numeral
2.1 “Atribuciones y Responsabilidades” de la Coordinación General Administrativa Financiera; número 2 de la letra b) del numeral 2.1.3 “Atribuciones y Responsabilidades” de la Dirección xx Xxxxxxx Humano del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, del Ministerio Coordinador de Desarrollo Social, expedido mediante Acuerdo 40 de 21 de septiembre de 2011; y, la Norma de Control Interno 407-03 “Incorporación de personal” e incumplieron las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 77, numeral 2 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Con posterioridad a la conferencia final de comunicación de resultados, realizada el 17 de enero de 2017, la Directora xx Xxxxxxx Humano, con comunicación de 24 de enero de 2017, manifestó en los mismos términos que dio respuesta a la solicitud de información.
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Lo expuesto por la Directora xx Xxxxxxx Humano, no modifica el comentario de auditoría, por cuanto la documentación de respaldo del concurso de méritos y oposición, se encontró incompleta y desorganizada.
Conclusión
En la Unidad xx Xxxxxxx Humano, los archivos físicos y digitales generados del concurso externo de méritos y oposición realizado en el 2012 y la documentación existente de las diferentes etapas del concurso, se encontraron incompletos y desorganizados, por cuanto el Coordinador General Administrativo Financiero y la Directora xx Xxxxxxx Humano, como responsables de administrar el proceso de reclutamiento y selección de personal, no verificaron que la documentación esté completa, lo que ocasionó que no se cumplan con los requisitos establecidos en la norma, que éstos sean validados, y que se limite el control posterior.
Recomendación
Al Coordinador General Administrativo Financiero
2. Dispondrá al Director xx Xxxxxxx Humano, que durante el proceso de reclutamiento y selección de personal, verifique que la documentación generada en los concursos de méritos y oposición este completa y organizada, para efectos de revisión y control posterior.
Concurso de Méritos v Oposición 2012 no se declaró desierto
La Viceministra del Servicio Público del Ministerio de Relaciones Laborales, actual Ministerio de Trabajo, con Resolución MRL-2012-670-A de 19 de octubre de 2012, aprobó la creación de ciento cincuenta y cinco (155) puestos para el Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social, y, la ejecución del respectivo proceso de reclutamiento y selección para llenar los puestos creados conforme la normativa legal vigente para el efecto.
El proceso se inició el 21 de octubre de 2012, con la carga de información de las partidas vacantes, procediendo a realizar la difusión de la convocatoria pública para 51 puestos c^ i^ 88 vacantes, a través del portal web: xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx, y a base de la
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convocatoria realizada el 1 de enero de 2013, se suscribieron 25 nombramientos provisionales, hasta que se posesionen los ganadores del concurso de méritos y oposición.
El Coordinador General Administrativo Financiero, una vez concluido el concurso de méritos y oposición, con oficio MCDS-CGAF-2013-0109-OF de 00 xx xxxx xx 0000, xxxxxxx xx Instituto Nacional de la Meritocracia las carpetas con la documentación relativa al proceso de reclutamiento y selección de 16 puestos con 24 vacantes, para revisión y posterior emisión de informe; sin embargo, no se evidenciaron documentos o informes técnicos que justifiquen los motivos por los cuales en 35 puestos con 64 vacantes no existió información del proceso, considerando que la convocatoria pública se hizo para 51 puestos y 88 vacantes.
Al respecto, en la letra f) del artículo 3 "De los parámetros de la Selección de Personal"; de la Norma Sustitutiva de la Norma del Subsistema de Reclutamiento y Selección de Personal, expedida mediante Acuerdo MRL 2012-056 de 20 xx xxxxx del 2012, se estableció que los responsables de los procesos de reclutamiento y selección de personal velarán por la transparencia el cumplimiento y aplicación de los parámetros establecidos en la citada norma.
La Directora de Control de Selección y Evaluación del Desempeño del Instituto Nacional de la Meritocracia, con oficio INM-DE-2013-0802-OF de 27 xx xxxx de 2013, puso en conocimiento al Coordinador General Administrativo Financiero, que una vez efectuado el análisis a los procesos de selección de los 16 puestos, emitió un Informe No Favorable, argumentando que se inobservó la letra c) del artículo 3 "De los parámetros de la Selección de Personal"; artículo 5 "Del concurso"; artículo 8 “Del Tribunal de Méritos y Oposición”; 9 "Del Tribunal de Apelaciones"; literales b.2), b.3) y b.4) del artículo 12 "Bases del Concurso"; artículo 14 "De los medios de difusión de la convocatoria"; artículo 40 “Reporte Puntaje Final” de la Norma Sustitutiva de la Norma del Subsistema de Reclutamiento y Selección de Personal; y, con oficio INM-DE-2013- 0965-OF de 14 xx xxxxx de 2013, emitió el informe Técnico de Control 102-DS-CI-INM- 2013, con el cual recomendó que el Tribunal de Méritos y Oposición, analice la posibilidad de declarar desierto el concurso, dado que se emitieron informes no
favorables por ser temas de fondo no subsanables.
^íCAte
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La Ministra Coordinadora de Desarrollo Social, con oficio MCDS-MCDS-2013-0358-OF de 3 xx xxxxx de 2013, en virtud del informe no favorable, solicitó al Ministro de Relaciones Laborales, que no se dé continuidad a los concursos de méritos y oposición y que se mantengan suspendidos hasta que se aprueben las nuevas estructuras de los Ministerios Coordinadores, y que los nombramientos provisionales otorgados en esas partidas se mantengan hasta que se realice la nueva convocatoria.
En respuesta, el Ministro de Relaciones Laborales, con oficio MRL-DM-2013-0332 de 8 xx xxxxxx de 2013, emitió criterio de la aplicación de la normativa, manifestando que el Ministerio Coordinador de Desarrollo Social, se encuentra en la obligación de convocar a un nuevo concurso dentro de los quince días de haberse declarado desierto el primero; y, en el caso de existir razones por las que el Tribunal de Méritos y Oposición declaró desierto, se debe realizar un nuevo proceso selectivo con una nueva convocatoria, sustento que le permitirá a la Institución extender el tiempo del nombramiento provisional.
El Coordinador General Administrativo Financiero, con oficio MCDS-CGAF-2014-0088- OF de 17 xx xxxxx de 2014, con relación a los informes no favorables a los concursos de méritos y oposición, solicitó al Subsecretario de Evaluación y Control Técnico del Servicio Público del Ministerio de Relaciones Laborales, autorización para aplazar la convocatoria, quien con oficio MRL-SECSP-2014-0292 de 21 xx xxxxx de 2014, señaló que los concursos de méritos y oposición iniciados con anterioridad al 00 xx xxxxxxxxx xx 0000 xxxxx xxxxxxxx hasta el 31 xx xxxx de 2014, en observancia a lo dispuesto en el Acuerdo Ministerial MRL-2013-0210 publicado en el Suplemento del Registro Oficial 127 de 20 de noviembre de 2013-
La Directora xx Xxxxxxx Humano, con memorando MCDS-CGAF-2014-2072-M de 00 xx xxxx xx 0000, xxxx xx xxxxxxxxxxxx xxx Xxxxxxxxxxx General Administrativo Financiero, los informes técnicos IT-DTH-MCDS-2014-0118 y IT-DTH-MCDS-2014- 0121 de 00 xx xxxx xx 0000, xxx xxx xxxxxx recomendó: conformar y posesionar al tribunal de méritos y oposición para culminar los procesos de selección hasta el 31 xx xxxx de 2014; y, declarar fallido el concurso de méritos y oposición para las 88 vacantes, sustentando en que la entidad iniciaría un proceso de reestructuración institucional, no obstante, no justificó los motivos de la demora en la declaratoria de desierto, y, las razones por las cuales, por el lapso de un año, no concluyó los
nombramientos provisionales.
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Con oficios 132 y 134-MCDS-DAAC-JCR-2016 de 16 de diciembre de 2016 y 000- XXXX-XXXX-XXX-0000 de 4 de enero de 2017, se solicitó a las Directoras xx Xxxxxxx y al Coordinador General Administrativo Financiero, respectivamente, presentar la documentación que justifique la suspensión del concurso de méritos y oposición para las 64 vacantes que no fueron concluidas y la justificación por las que el Tribunal de Méritos y Oposición declaró fallidos los concursos para las 88 vacantes de forma extemporánea, sin tomar en consideración los informes no favorables emitidos por el Instituto Nacional de la Meritocracia.
La Directora xx Xxxxxxx Humano, encargada, con comunicación de 27 de diciembre de 2016, remitió el informe de Concurso de Méritos y Oposición del año 2012, en el que indicó que con fecha 28 de enero de 2013, el Ministro Coordinador de Desarrollo Social, dispuso el inicio del proceso de sumarios administrativos a 28 funcionarios de la Institución, quienes presuntamente hubieran participado en la fuga de información de los bancos de preguntas del concurso, situación por la cual se suspendió el proceso de concurso.
Con oficio 218-MCDS-DAAC-JCR-2016 de 10 de enero de 2017, se comunicó los resultados provisionales al Coordinador General Administrativo Financiero y Director xx Xxxxxxx Humano, sin obtener respuesta.
Por lo expuesto, el Coordinador General Administrativo Financiero y las Directoras xx Xxxxxxx Humano, no realizaron informes para justificar los motivos por los cuales no se declaró desierto el concurso, lo que ocasionó que se mantengan 25 nombramientos provisionales por el lapso de un año, sin sustento que permita extender el tiempo de vigencia, otorgado al puesto que fue sujeto a concurso, a pesar de que la Directora de Control de Selección y Evaluación del Desempeño del Instituto Nacional de la Meritocracia, emitió informes no favorables para continuar con el concurso; por lo que, inobservaron lo dispuesto en la letra f) del artículo 3 "De los parámetros de la Selección de Personal"; de la Norma Sustitutiva de la Norma del Subsistema de Reclutamiento y Selección de Personal; números 1 y 33 de la letra b) del numeral 2.1 “Atribuciones y Responsabilidades” de la Coordinación General Administrativa Financiera; número 2, letra b) del numeral 2.1.3 “Atribuciones y Responsabilidades” de la Dirección xx Xxxxxxx Humano del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, del Ministerio
Coordinador de Desarrollo Social, expedido mediante Acuerdo 40 de 21 de septiembre
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de 2011, publicado en Edición Especial del Registro Oficial 210 de 17 de Noviembre del 2011 e incumplieron las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 77, numeral 2 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Con posterioridad a la conferencia final de comunicación de resultados, realizada el 17 de enero de 2017, el Coordinador General Administrativo Financiero, con comunicación de 23 de enero de 2017, indicó que el Ministerio de Trabajo, emitió Acuerdos Ministeriales, Reformando la Norma del Subsistema de Reclutamiento y Selección de Personal, lo que implicó una visión diferente para declarar fallido el Concurso de Méritos y Oposición, más no presentó informes que justifiquen, el por qué no se declaró desierto este proceso, por lo que no se modifica el comentario de auditoría.
Conclusión
El Coordinador General Administrativo Financiero y las Directoras xx Xxxxxxx Humano, en sus respectivos períodos de gestión, no realizaron informes para justificar por qué no se declaró desierto, oportunamente, el concurso de méritos y oposición, ni realizaron un nuevo proceso selectivo mediante convocatoria, lo que ocasionó que se mantengan 25 nombramientos provisionales por el lapso de un año, sin sustento que permita extender el tiempo de nombramiento provisional, otorgado al puesto que fue objeto a concurso, a pesar de que la Directora de Control de Selección y Evaluación del Desempeño del Instituto Nacional de la Meritocracia, emitió informes no favorables para continuar con el concurso, por ser temas de fondo no subsanadles.
Recomendación
Al Coordinador General Administrativo Financiero
3. Dispondrá al Director xx Xxxxxxx Humano, que durante los procesos en los cuales se disponga el inicio de los concursos de méritos y oposición, se dé cumplimiento a las disposiciones legales vigentes relacionadas con el Reclutamiento y Selección de Personal, con la finalidad de cumplir con las etapas de preparación del proceso de reclutamiento, la convocatoria, evaluación y selección, así como, se mantenga la documentación relevante de cada uno de los concursos, para una revisión futura.
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Nombramientos provisionales otorgados en el 2015, emitidos con posterioridad al pago
Con Resolución MDT-VSP-2015-0068 de 15 xx xxxx de 2015, se aprobó la creación de cincuenta y cinco (55) puestos xx xxxxxxx, estableciendo en el artículo segundo, que la Unidad de Administración xx Xxxxxxx Humano, ejecutará el respectivo proceso de selección de personal para llenar los puestos creados, acorde a las disposiciones y normativa vigente para el efecto.
El Coordinador General Administrativo Financiero, con memorando MCDS-CGAF-2015- 1392-M de 28 xx xxxx de 2015, designó a la Analista xx Xxxxxxx Humano 3, como Administradora de la plataforma tecnológica del Ministerio del Trabajo, para la ejecución de los procesos de concursos de méritos y oposición.
La Analista xx Xxxxxxx Humano 3, con memorando MCDS-CGAF-2015-1374-M de 00 xx xxxx xx 0000, xxxxxxxx xx Xxxxxxxxxxx General Administrativo Financiero, el informe técnico IT-UATH-MCDS-2015-108, relacionado con la planificación del proceso de los concursos de méritos y oposición, recomendando que se emitan nombramientos provisionales, una vez aprobada y publicada la planificación en la plataforma Informática "Socio Empleo". El Coordinador General Administrativo Financiero, con sumilla inserta de 27 xx xxxx de 2015, aprobó la Resolución de planificación y dispuso a la Analista xx Xxxxxxx Humano, tomar acciones para el proceso de contratación y ejecución dentro del plazo.
El Coordinador General Administrativo Financiero y la Ministra Coordinadora de Desarrollo Social, a base de los informes favorables emitidos por la Analista xx Xxxxxxx Humano 3, suscribieron las acciones de personal otorgando nombramientos provisionales a partir del 1 xx xxxxx de 2015.
Un día después de emitidos los nombramientos provisionales, la Ministra Coordinadora de Desarrollo Social, mediante sumilla inserta en memorando MCDS-CGAF-2015-1429- M de 2 xx xxxxx de 2015, autorizó la solicitud del Coordinador General Administrativo Financiero, para dar inicio al proceso de selección de personal, mediante concurso de méritos y oposición, con la finalidad de llenar las 55 partidas vacantes, conforme lo r«4e\ocr.Vno.iTfmfc' endado en el Informe Técnico IT-UATH-MCDS-2015-109 de 26 de mayJo de 2015.
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La Analista xx Xxxxxxx Humano 3, con memorando MCDS-CGAF-2015-1568-M de 23 xx xxxxx de 2015, solicitó al Coordinador General Administrativo Financiero, designar a quien corresponda, realice los trámites para el ingreso a la nómina a los servidores que se les otorgó el nombramiento provisional a partir del 1 xx xxxxx de 2015.
El Acuerdo Ministerial MRL-2014-0222 de 6 de noviembre de 2014, establece que los nombramientos provisionales pueden otorgarse una vez que se cumpla con el registro de la planificación en la plataforma tecnológica; sin embargo, conforme se pudo evidenciar, la planificación de los concursos de méritos y oposición de las 55 vacantes, fue registrada el 18 xx xxxxx de 2015; por lo que, con oficios 137 y 175-MCDS-DAAC- JCR-2016 de 19 de diciembre de 2016 y 4 de enero de 2017, se solicitó a la Analista xx Xxxxxxx Humano 3 y al Coordinador General Administrativo Financiero, indicar por qué se emitieron los nombramientos provisionales y el registro en nómina con fecha 1 xx xxxxx de 2015 anterior a la fecha de inicio del proceso de concurso y del registro en la plataforma, inobservando lo establecido en el Acuerdo Ministerial MRL-2014-0222.
La Analista xx Xxxxxxx Humano 3, en comunicación de 27 de diciembre de 2016, manifestó que con oficio circular MDT-DM-2015-001 de 0 xx xxxxx xx 0000, xx Xxxxxxxxxx xxx Xxxxxxx, emitió las directrices para crear puestos del personal que se encuentra laborando mediante contratos de servicios ocasionales, cuyas actividades no tienen características de temporales, señalando que el numeral 7 dispone que una vez emitida la Resolución de creación de puestos por parte del Ministerio del Trabajo, la institución, en 48 horas deberá crear los puestos en el Sistema Presupuestario de Remuneraciones Nómina-SPRYN y en el término de 5 días, iniciar el proceso de concurso de méritos y oposición de los puestos creados y se otorgará el nombramiento provisional el primer día del siguiente mes, por lo que procedieron de conformidad con el numeral 7 del Oficio Circular descrito, y Resolución MDT-VSP-2015-0068 de 15 xx xxxx de 2015.
Por lo expuesto, el Coordinador General Administrativo Financiero, no solicitó oportunamente a la Ministra de Coordinación de Desarrollo Social, el inicio del proceso de Selección de Personal mediante concurso de méritos y oposición, y la Analista xx Xxxxxxx Humano 3, como Administradora del Concurso, no verificó que se cumplan los plazos establecidos para el registro de la información de la planificación de concursos
de,méritos y oposición en la plataforma tecnológica, único medio válido para la ejecución
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de ese proceso, lo que ocasionó que las acciones de personal suscritas no cumplieran con las etapas de reclutamiento y selección de personal establecidos en la normativa, para que se otorguen nombramientos provisionales.
Por lo que el Coordinador General Administrativo Financiero y la Analista 3 xx Xxxxxxx Humano, incumplieron lo dispuesto en el artículo 16 “Nombramiento y posesión”, y letra
a) del artículo 52 “De las atribuciones y responsabilidades de las Unidades de Administración xxx Xxxxxxx Humano” de la Ley Orgánica del Servicio Público; letra c) del artículo 18 “Excepciones de nombramiento provisional” del Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público; artículos: 3 “De la selección de personal”; 7 “De la planificación de los concursos”; 9 “De la unidad administración xxx xxxxxxx humano - UATH”; 15 “De la convocatoria” de la Norma Técnica del Subsistema de Selección de Personal, expedida mediante Acuerdo Ministerial 222 de 6 de noviembre de 2014 y publicada en Registro Oficial Suplemento 383 de 26 de noviembre de 2014; números 1, 2 y 15, de la letra b) “Atribuciones y Responsabilidades" del Coordinador/a General Administrativo Financiero, del numeral 3.2.1 del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social - MCDS, expedido mediante Acuerdo 15 de 20 xx xxxxxx de 2014; e inobservó la Norma de Control Interno 407-03 “Incorporación de personal” e incumplieron las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 77, numeral 2 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Con posterioridad a la conferencia final de comunicación de resultados, realizada el 17 de enero de 2017, el Coordinador General Administrativo Financiero, con comunicación de 23 de enero de 2017, indicó que las actividades permanentes realizadas por los servidores a los cuales les cambiaron la modalidad de vinculación, se efectuaron, sin que previamente hayan cumplido con los requisitos para que se otorguen nombramientos provisionales, sin embargo, se pagó a las 50 personas las remuneraciones del mes xx xxxxx de 2015, por lo que se ratifica el comentario de auditoría.
Conclusión
El Coordinador General Administrativo Financiero, no solicitó oportunamente a la Ministra de Coordinación de Desarrollo Social, el inicio del proceso de Selección de Personal mediante concurso de méritos y oposición, y la Analista xx Xxxxxxx Humano 3
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como Administradora del Concurso, no verificó que cumplan los plazos establecidos para el registro de la información de la planificación en la plataforma tecnológica, lo que ocasionó que se ingrese a nómina de pagos a 50 personas por 17 días a pesar de que las acciones de personal suscritas por el Coordinador General Administrativo Financiero y la Ministra Coordinadora de Desarrollo Social, no cumplieran con las etapas de reclutamiento y selección de personal establecidos en la LOSEP, para que se otorguen nombramientos provisionales.
Recomendación
Ai Director xxx Xxxxxxx Humano
Adquisición de 1 814 dispositivos móviles (tablets) para el levantamiento de datos del Registro Social, sin ubicación de equipos
El Gerente del Proyecto SELBEN, con memorando MCDS-CGISE-2013-0338-M de 00 xx xxxxx xx 0000, xxxxxxxx xx Xxxxxxxxxxx General Administrativo Financiero, la adquisición de 1 814 dispositivos móviles (tablets) para eí levantamiento de datos del Registro Social, a fin de implementar un nuevo mecanismo que permítan mejorar los tiempos de procesamiento, calidad de la información y disponibilidad, proceso que se llevó a cabo a través del procedimiento de Subasta Inversa SIE-MCDS-010-2013, suscribiéndose el contrato 019-2013 de 25 xx xxxxx de 2013, con la empresa ADEXUS 5.A., por 2 836 000,00 USD, más IVA, pagados con Cur's: 41304390, 5493, 6644 y
6653 de 00 xx xxxx, 00 xx xxxxx y 31 de julio de 2013.
El acta de entrega recepción definitiva se suscribió el 22 de julio de 2013 de acuerdo a lo establecido en el contrato, cumpliendo con las especificaciones generales y técnicas a entera satisfacción del MCDS; no obstante, de la información remitida al equipo de auditoría, sobre la distribución, pérdidas, robos y restituciones de los equipos móviles, se determinó:
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- El 21 de noviembre de 2016, se realizó la verificación física de 93 dispositivos móviles (tablets), en la bodega de la entidad; así, 85 dispositivos móviles (tablets), se encontraron sin ser utilizadas por estar rotas las pantallas, daños en el sistema operativo, sin cargadores, etc.; y, 8 nuevas sin ser utilizadas desde la fecha de adquisición.
- En las actas de entrega recepción parciales de 22 xx xxxx, 21 xx xxxxx y 8 de julio de 2013, constaron 19 series de dispositivos móviles, que no se encontraron registrados en el detalle remitido por el Responsable de Activos Fijos, con memorandos MCDS-CGAF-2016-2503-M y MCDS-CGAF-2016-2503-M de 17 de
noviembre y 13 diciembre de 2016, desconociéndose las razones por las cuales existen dichas diferencias.
- El Analista de Bienes y Suministros entregó, a través de convenios de transferencia gratuita de bienes muebles, 332 y 1 229 dispositivos móviles mediante contratos de comodato; sin embargo, se determinó que 66 series de los dispositivos entregados en comodato al Ministerio de Inclusión Económica y Social, IESS y Ministerio de Educación, no coincidieron con las series señaladas en el acta de entrega recepción final de 22 de julio de 2013, como se demuestra a continuación:
Convenios de transferencia gratuita de bienes muebles
Beneficiario Fecha
suscripción
Contrato 019-
2013
No coinciden Total
Contratos de Comodatos
Ministerio de Inclusión Económica y Social | 2016-04-27 | 37 | 23 | 60 |
2016-10-28 | 600 | 600 | ||
Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca | 2015-09-23 | 103 | 103 | |
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social - IESS | 2016-05-26 | 68 | 12 | 80 |
BANECUADOR B.P. | 2016-05-11 | 100 | - | 100 |
Ministerio de Educación | 2016-11-25 | 21 | 31 | 52 |
Ministerio de Salud Pública | 2016-02-20 | 300 | 300 | |
Suman | 1229 | 66 | 1295 |
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- Con relación al contrato de comodato del Ministerio de Inclusión Económica y Social, descrito en el cuadro precedente de los 600 dispositivos (tablets), que fue suscrito el 24 xx xxxxx de 2013, entre las máximas autoridades de los Ministerios Coordinador de Desarrollo Social y de Inclusión Económica y Social, en la cláusula quinta “Plazo", se estableció como vigencia del contrato 15 meses; por tanto, los equipos debieron ser restituidos el 24 de septiembre de 2014, sin embargo hasta la fecha xx xxxxx del examen (2016-09-30), ha transcurrido dos años y tres meses, los mismos que no han sido devueltos. Al respecto, la Coordinadora General Administrativa Financiera xxx XXXX, con oficio MIES-CGAF-2017-004-0 de 9 de enero de 2017, solicitó al Coordinador General Administrativo Financiero del MCDS, ampliación del plazo de entrega definitivo hasta el 16 de enero de 2017.
- 41 dispositivos móviles perdidos (Anexo 2), no contaron con documentación de respaldo que evidencie la restitución de estos bienes, por un total de 71 750,00 USD.
- 77 dispositivos móviles perdidos, (Anexo 3), contó con documentación en el que el seguro hizo la reposición de 1 225,00 USD, por cada tablet, mismo que corresponde al 70% del valor del bien asegurado de 1 750,00 USD; sin embargo, el 30% que equivale a 525,00 USD por cada uno, no fue restituido al MCDS por los servidores custodios de los bienes, por un valor por recaudar de 40 425,00 USD, sin que se hayan tomado las acciones correspondientes por parte de la Coordinación General Administrativa Financiera y la Dirección Administrativa.
- 91 dispositivos móviles (Anexo 4), se desconoció su ubicación y custodio por un total de 159 250,00 USD.
El Coordinador General Administrativo Financiero, con oficio MCDS-CGAF-2016-0345- OF de 1 de diciembre de 2016, señaló que con memorando MCDS-CGAF-2016-1369- M de 30 xx xxxx de 2016, designó al Asistente de Presupuesto, Analista Financiera, Auxiliar de Servicios y Asistente de Archivo, efectúen la constatación física de existencias y bienes de larga duración, misma que se encuentra ejecutado en forma parcial, más no presentó el infórme final con las novedades encontradas.
El Analista de Bienes y Suministros, con memorando MCDS-CGAF-2016-2725-M de 13
de diciembre de 2016, señaló que, los números de serie e IMEI de los equipos móviles
tablets, se encuentran duplicados, presuntamente por error de fabricación o mala CP
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digitación, esto, en vista de que varios de estos equipos existen físicamente y al mismo tiempo constan como entregados en comodato a diferentes entidades, así mismo, indicó que el ex Analista de Bienes y Suministros, no entregó a detalle la información de los dispositivos móviles.
Lo manifestado, por el Analista de Bienes y Suministros, no modifica el comentario de auditoría, debido a que no remitió documentación alguna que evidencie que los números de serie e IMEI de los equipos móviles (tablets), se encuentren duplicados.
Con oficios 198, 199, 201, 202, 204 al 207-DAAC-MCDS-JCR-2017 de 10 de enero de 2017, se comunicó los resultados provisionales a los Responsables Analistas de Activos Fijos y/o Bienes, Directores Administrativos y Coordinadores Generales Administrativos Financieros de turno, respectivamente, sin obtener respuesta.
Por lo expuesto, los Coordinadores Administrativos Financieros, Directores Administrativos y Responsables de Bienes, no mantuvieron un registro del inventario actualizado, ni dieron seguimiento a las recaudaciones por concepto de seguro y/o deducible, originando que se desconozcan la ubicación de 91 tablets por 159 250,00 USD; así como, de los 71 y 41 dispositivos móviles, por 71 750, 00 USD y
40 425,00 USD, respectivamente, que suma 112 175,00 USD, por cuanto se desconoció si éstas fueron restituidas por el seguro y custodio; valores que suman un total de
271 425,00 USD, y que no fue reembolsado al Ministerio Coordinador de Desarrollo Social, por lo que inobservaron lo establecido en los artículos 110 “Entrega de bienes y archivos” del Reglamento General de la LOSEP; 3, párrafos segundo y tercero literal a), 11 y 12 del Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público; e inobservaron las Normas de Control Interno 100-01 “Control Interno”, 100-03 “Responsables del control interno” y 401-03 “Supervisión” e incumplieron las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 77, numeral 2 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Con posterioridad a la conferencia final de comunicación de resultados, realizada el 17 de enero de 2017, respondieron:
El Coordinador General Administrativo Financiero y los Responsables Administrativos de Bienes, con comunicaciones de 23 de enero de 2017, indicaron que los responsables de^cqntrol, inspección, recepción, registro, custodia, distribución, conservación y baja
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institucional de bienes institucionales, es responsabilidad del Guardalmacén y/o Administrativo de Bienes; y, que al inicio de sus gestiones no encontraron información y registro de control de los bienes, más no presentaron documento alguno que justifique la no utilización de las tablets, ni la solicitud a la aseguradora por la restitución de los equipos sustraídos; y, a los servidores la reposición de los bienes, por lo que no modifica el comentario de auditoría.
Conclusiones
El Gerente de la empresa ADEXUS S.A., y el Coordinador General Administrativo Financiero del Ministerio Coordinador de Desarrollo Social, suscribieron el contrato 019- 2013 de 25 xx xxxxx de 2013, para la adquisición de 1 814 dispositivos móviles (tablets) para el levantamiento de datos del Registro Social, a fin de implementar un nuevo mecanismo que permitan mejorar los tiempos de procesamiento, calidad de la información y disponibilidad, determinándose las siguientes novedades en los equipos:
- En la bodega se encontraron 85 equipos, sin ser utilizados, ni prestar servicio alguno por más de 1 218 días.
- 19 dispositivos tienen series diferentes a las registradas por el Responsable de Activos Fijos, desconociéndose las razones de existen dichas diferencias, lo que limitó su verificación si corresponden a los equipos adquiridos.
- 66 series de los dispositivos entregados en comodato al Ministerio de Inclusión Económica y Social, IESS y Ministerio de Educación, no coincidieron con las series señaladas en el acta de entrega recepción final de 22 de julio de 2013, ocasionando que no se pueda identificar que equipos con sus series, se entregue a la devolución del comodato.
- 600 dispositivos (tablets), entregados mediante contrato de comodato al Ministerio de Inclusión Económica y Social, equipos que no han sido devueltos por más de dos años y tres meses, ocasionando que se desconozca el uso y destino de los dispositivos.
- Se desconoce la ubicación de 91 dispositivos móviles tablets, por lo que no se justificó la existencia de estos bienes, por un total de 159 250,00 USD.
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N e l A X . o & t ü
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- En 71 y 41 dispositivos móviles perdidos, por 71 750, 00 USD y 40 425,00 USD, respectivamente, que suma 112 175,00 USD, por lo que se desconoció si éstos equipos fueron restituidos por el seguro y custodio.
Las situaciones descritas se presentaron por cuanto los Coordinadores Administrativos Financieros, Directores Administrativos y Responsables de Bienes, no mantuvieron un registro del inventario actualizado, no efectuaron controles a los bienes, ni dieron seguimiento a las recaudaciones por concepto de seguro y/o deducible, lo que originó no se haya restituido el valor total de 271 425,00 USD, al Ministerio Coordinador de Desarrollo Social.
Recomendaciones
Al Ministro Coordinador de Desarrollo Social
5. Dispondrá al Coordinador General Administrativo Financiero, que conjuntamente con el Responsable de los Bienes, realicen el seguimiento e informen de las novedades a la máxima autoridad sobre los bienes entregados mediante convenios de transferencia gratuita y a través de comodatos a otras entidades estatales, a fin de que se cumplan con los términos establecidos en el instrumento legal, y una vez finalizado el plazo, los bienes sean restituidos a la entidad, de ser pertinente, se suscribirá otro contrato de comodato, en el que se estipulará la transferencia de los bienes.y el nuevo plazo de duración.
Al Coordinador General Administrativo Financiero
6. A los servidores que cumplan con la designación de administradores de los contratos, al momento de suscribir el acta de entrega recepción definitiva, se constate que las características de los bienes como: modelo, serie, marca, valor, entre otros, sean los que efectivamente se están recibiendo, de conformidad con las especificaciones técnicas.
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Recepción de un equipo Laptop para diseño gráfico y producción audiovisual difiere de lo requerido
La Directora de Comunicación Social, con el fin de actualizar el contenido de la página web oficial, editar fotografías y gráficos en tercera dimensión, trabajos de producción y posproducción de videos, solicitó con memorando MCDS-DCS-2014-065-M de 00 xx xxxxxxx xx 0000 xx Xxxxxxxxxxx General Administrativo Financiero, la compra de tres computadoras profesionales, para diseño gráfico IMAC, de acuerdo a las especificaciones técnicas recomendadas por el Director Tecnológico, Encargado, cuyas características, entre otras, debían tener, un procesador: Intel Core ¡7, QuadCore 3.5 Ghz (mínimo) y memoria Ram: 12 GB (mínimo).
En el proceso de contratación realizado a través de Subasta Inversa Electrónica, en el acta 1 “Preguntas y respuestas SIE-MCDS-005-2014” de 00 xx xxxx xx 0000, xx xxxxxx preguntas los oferentes cuestionaron que las especificaciones técnicas de las computadoras correspondían a modelos antiguos, por lo que ya habían salido xxx xxxxxxx. Al respecto, la Delegada de la máxima autoridad, para ejecutar los procedimientos precontractuales, señaló que los equipos solicitados previo a la elaboración de las especificaciones técnicas, pasaron por un análisis técnico por parte del área requirente.
El Coordinador General Administrativo Financiero y el Gerente General de Bitlogic S. A., suscribieron el contrato 031-2014 de 13 xx xxxxx de 2013, con un plazo de ejecución de 30 días por 15 139,47 USD, sin IVA, el mismo que se pagó con CUR 33835 de 29 xx xxxxxx de 2014, por 14 655,01 USD.
En la cláusula cuarta “Objeto del Contrato”, el contratista se obligó con el MCDS a entregar computadoras profesionales con memorias de 32 y 8 GB, según los términos de referencia constantes en los pliegos y en la oferta, a entera satisfacción de la contratante.
El Responsable de Activos Fijos y el proveedor de Soluciones Tecnológicas BITLOGIC
S.A. suscribieron el acta de entrega - recepción definitiva, el 9 de julio de 2014, dejando constancia que los equipos que se reciben cumplen con las características técnicas solicitadas en las especificaciones; sin embargo, de la verificación física realizada por el equipo de auditoría, el 16 de diciembre de 2016, se evidenció que un equipo
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entregado tenía la memoria de 28 GB, difiriendo en 4GB, de lo ofertado por el contratista; por lo que, se observó que el bien no se entregó de acuerdo al objeto contractual, y sin embargo, la comisión técnica de recepción no informó al respecto y suscribió las actas a conformidad.
Por otro lado, con “Acta de entrega recepción de bienes 2014000282” de 5 xx xxxxxx de 2014, se entregó al Asistente en Diseño Gráfico de la Dirección de Comunicación Social, un equipo Macbook Pro, serie C02LW04PFH00 y memoria 8 GB; sin embargo, este servidor, al desvincularse de la entidad, en el acta de devolución de bienes, no hizo constar el equipo entregado.
Con oficios 165, 166, 167, 178 y 179-MCDS-DAAC-JCR-2016 de 30 de diciembre de 2016 y 5 de enero de 2017, se solicitó al Director Tecnológico, Encargado - Administrador del Contrato, Analista de Tecnologías de la Información 1; Gerente General de Soluciones Tecnológicas BITLOGIC S.A.; Responsable de Activos Fijos y Asistente en Diseño Gráfico, informar las razones por las cuáles, el contratista entregó una computadora con memoria de 28 GB, difiriendo con lo ofertado en los términos de referencia, pliegos y contrato que consistía en 32 GB; y del equipo Macbook pro, con serie C02LW04PFH00, que no fue entregado por el custodio antes de su desvinculación laboral, misma que según factura 000-000-000000000 de 5 xx xxxxxx de 2014, estaba valorada en 2 895,01 USD.
El Analista de Tecnologías de la Información 1, Delegado Externo de la Comisión de Recepción y el Director Tecnológico, encargado-Administrador del Contrato, en similares términos, con comunicaciones de 30 de diciembre de 2016 y 10 de enero de 2017, señalaron que en la recepción se verificaron que los equipos recibidos tenían 32 Gb de Ram y 8 Gb, y que cumplían lo ofertado, sin embargo de lo manifestado, no se justificó por cuanto de la verificación física realizada al bien MAC PRO TWO, el equipo tenía como procesador Intel Xeon 6-Core a 2,4 GHz, una memoria de 28 GB.
El Asistente en Diseño Gráfico-custodio del equipo Macbook pro, con comunicación de 11 de enero de 2017, señaló que debido al tiempo transcurrido desde su salida de la
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institución, extravió las copias firmadas de las actas de entrega recepción, situación que
no justifica la falta entrega del equipo Macbook Pro, desconociéndose su uso, destino y ubicación.
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Con oficios 200, 217 al 220-DAAC-MCDS-JCR-2017 de 10 de enero de 2017, se comunicó los resultados provisionales a la comisión de recepción de los equipos, Asistente en Diseño Gráfico, Gerente de Bitlogic S.A, Analista de Tecnología, Director de Estructura Tecnológica, sin obtener respuesta.
Por lo expuesto, el Analista de Tecnologías de la Información 1, y el Director Tecnológico, encargado - Administrador del Contrato, Miembros de la Comisión de Recepción, recibieron las computadoras sin verificar las especificaciones técnicas, ocasionando que se reciba a conformidad un equipo con características menores a las ofertadas; por lo que incumplieron con la cláusula cuarta “Objeto del Contrato”, artículos
70 “Administración del Contrato” de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; 121 “De la Administración del contrato" de su Reglamento General y el artículo 1561 del Código Civil; e inobservaron las Normas de Control Interno 100-01 “Control Interno”, 100-02 “Objetivos del control interno”, 100-03 “Responsables del control interno”, 401-03 “Supervisión”.
El Responsable de Activos Fijos, no exigió al Asistente en Diseño Gráfico-Custodio, la devolución del equipo Macbook Pro, con serie C02LW04PFH00, al momento de su desvinculación institucional, además, se observó que en el certificado de obligaciones" previo a su liquidación, no existe constancia del descuento por la no entrega de este equipo, así también, el Asistente en Diseño Gráfico-Custodio, no evidenció la entrega del equipo Macbook Pro, desconociéndose su uso, destino y localización, por lo que inobservaron las Normas de Control Interno 100-01 “Control Interno”, 100-03 “Responsables del control interno” y 401-03, “Supervisión” e incumplieron las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 77, numeral 2, literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Con posterioridad a la conferencia final de comunicación de resultados, realizada el 17 de enero de 2017, el Responsable de Bienes, con comunicación de 23 de enero de 2017, indicó que sí entregó mediante acta de entrega recepción el equipo y que, al no existir un sistema de control de bienes, le dificultó conocer el destino del computador, por lo que ratifica la observación de auditoría, que la entidad no dispone del equipo
Macbook Pro, desconociéndose su uso y ubicación.
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Conclusiones
- En la adquisición de equipos laptop para el área de comunicación social, se estableció que un equipo MAC PRO TWO recibido a conformidad, no reunió las características técnicas requeridas, por cuanto entre otras especificaciones, debía tener memoria de 32 GB, entregando de 28 GB, las situaciones descritas se presentaron debido a que los Miembros de la Comisión Técnica de Recepción, no verificaron técnicamente las características requeridas y suscribieron el acta a conformidad, sin que lo equipos entregados por el contratista cumplan con las especificaciones técnicas requeridas.
- El Responsable de Activos Fijos, no exigió al Asistente en Diseño Gráfico-Custodio, la devolución del equipo Macbook Pro, con serie C02LW04PFH00, al momento de su desvinculación institucional no se le descontó de su liquidación, ni se le exigió la devolución, ocasionando que la entidad no cuente con el equipo Macbook Pro, cuyo costo asciende a 2 895,01 USD.
Recomendaciones
Al Coordinador Administrativo Financiero
7. Dispondrá al Director Tecnológico, que al momento que la entidad reciba equipos informáticos, emita el informe técnico en el que se hará constar que los mismos cumplen con las especificaciones técnicas exigidas en los pliegos, oferta, contrato y actas de entrega recepción, a fin de que los bienes estén de acuerdo a la necesitad institucional.
8. Dispondrá al Responsable de Bienes, que antes de ingresar a bodega los bienes y equipos informáticos, los mismos cuenten con el informe técnico emitido por la Dirección de Tecnología de la entidad, a fin de respaldar que los mismos cumplan
con las especificaciones mínimas exigidas en los pliegos.
4-1 O /vVevv j u * o
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Adquisición de vestimenta para el personal del levantamiento del Registro Social
El Gerente del Proyecto SELBEN, con memorandos MCDS-CGISE-2013-0506-M y, CDS-CGISE-2013-0814-M de 10 xx xxxx y 00 xx xxxxx 0000, para la ejecución del proyecto 2013-14 de SELBEN-Registro Social, solicitó al Coordinador General Administrativo Financiero, autorización para realizar procesos de contratación.
En los procesos de Subasta Inversa Electrónica SIE-MCDS-021-2013 y SIE-MCDS-037- 2013, realizados por el Coordinador General Administrativo Financiero, para la “Adquisición de vestimenta para el personal de campo que realizará el levantamiento del Registro Social a nivel nacional", el 27 xx xxxxx y 24 de septiembre de 2013, se suscribieron los contratos 028-2013 y 051-2013, por 57 058,00 USD, más IVA y 260 000,00 USD, más IVA, en su orden.
El Responsable de Bodega del MCDS, con acta de entrega recepción de 28 xx xxxxx de 2013; y, la Directora Administrativa, con actas de entrega recepción de bienes de consumo de 10 de octubre y 13 de noviembre de 2013, entregaron al Responsable de Logística-Administrador del Contrato, los productos recibidos de los contratos, que se detallan a continuación:
Chaleco | Contrato 000-0000 000 | Contrato 000-0000 0000 |
Bolso de mano para kit de medicinas | .8 5 | 369 |
Poncho de agua | 254 | 2373 |
Botas de caucho | 508 | 2556 |
Mochila | 508 | 2461 |
Gorra | 508 | 2316 |
Descripción Cantidad Cantidad
El Responsable de Logística del Registro Social, con actas de ingreso de bodega, recibió dichas existencias, de la revisión al expediente, no se adjuntó las actas de entrega recepción ni el detalle de los eventos o personas que fueron beneficiarios de la distribución de la vestimenta adquirida, por lo que se no evidenció su uso.
El Asistente Administrativo, con memorando MCDS-CGAF-2016-2762-M de 16 de diciembre de 2016, señaló que el Coordinador General Administrativo Financiero, adjunto el memorando MCDS-CGAF-2016-1168-M de 5 xx xxxx de 2016, con el que solicitó al Subsecretario de Gestión de Informática, información de las actas de entrega recepción de todas las existencias que la Unidad Administrativa entregó al Proyecto SELBEN (Registro Social), al respecto no entregó el detalle completo de dichas exisjencías, por lo que tampoco se pudo evidenciar su uso.
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Con oficio 105-MCDS-DAAC-JCR-2016 de 13 de diciembre de 2016, se solicitó al Asistente de Logística para Operativos de campo, remitir las actas de entrega recepción de la distribución de la vestimenta adquirida; sin embargo, no se obtuvo respuesta.
Con xxxxxx000-DAAC-MCDS-JCR-2017 de 10 de enero de 2017, se comunicó los resultados provisionales al Asistente de Logística, quién con comunicación de 5 de enero de 2017, indicó:
entregué mi puesto de trabaja (sic) en el Ministerio Coordinador de Desarrollo Social, de manera cabal con todos los documentos correspondientes
...ya que no soy custodio de los documentos.
Lo manifestado, por el Asistente de Logística, no modifica el comentario de auditoría, por cuanto no presentó documento alguno que respalde la entrega y uso de los bienes.
El Asistente de Logística, como responsable de la distribución, no remitió la documentación que respalda la distribución a los beneficiarios de los productos que se recibieron de los contratos 028-2013 y 051-2013, por 317 058,00 USD, cancelados a
través de Cur's 7201 de 17 xx xxxxxx de 2013,11291 de 29 de octubre de 2013 y 26063 de 13 de diciembre de 2013, por lo que incumplió lo establecido en los artículos 110 “Entrega de bienes y archivos” del Reglamento General de la LOSEP; 3, párrafos segundo y tercero literal a), 11 y 12 del Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público, vigente al 25 xx xxxxxx de 2015, los que hacen referencia al uso y obligación de llevar inventarios e información actualizada de la entrega de los mismos; e inobservó las Normas de Control Interno 100-01 “Control Interno” y 100-03 “Responsables del Control Interno” e incumplió las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 77, numeral 2 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusión
En los procesos de Subasta Inversa Electrónica SIE-MCDS-021-2013 y SIE-MCDS-037-2013, se adquirió vestimenta para el personal de campo que realizó el levantamiento del Registro Social a nivel nacional; de los bienes adquiridos, el Asistente de Logística como responsable de custodia y distribución, no remitió la documentación de respaldo del uso y la distribución a los beneficiarios de los productos adquiridos mediante los contratos 028-2013 y 051-2013, por un total de 317 058,00 USD, lo que ocasionó que no exista evidencia documental de la entrega de los bienes al personal contratado.
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Recomendación
Al Director Administrativo
9. Dispondrá a los servidores que actúan como responsables de los diferentes proyectos que lleva a cabo la entidad, mantengan un archivo de la documentación relevante del mismo; así como, de las actas de entrega recepción de los bienes a los custodios directos, a fin de respaldar sus acciones.
Para la Adquisición de bienes y servicios, se realizaron subcontrataciones que superaron el 30% del valor del contrato y bienes reutilizables no fueron ingresados a bodega
El Gerente Inti - Acción Nutrición, con memorando MCDS-CGPE-2014-0343-M de 28 xx xxxx de 2014, solicitó a la Directora de Comunicación Social, elaborar los términos de referencia y el trámite de contratación del “servicio para la estrategia de erradicación de la desnutrición crónica infantil, a través del servicio de comunicación BTL denominada la ruta por la infancia plena para difundir información sobre nutrición, salud, deporte y agua segura, de modo que contribuya a la estrategia nacional intersectorial de erradicación de la desnutrición crónica infantil", a través del proceso de Régimen Especial RE-MCDS-015-2014, adjudicándose a Darana Producciones & Eventos Cía. Ltda., con quien se suscribió el contrato 27-2014 de 30 xx xxxx de 2014, por 239 483,00 USD, más IVA.
De la revisión a la documentación de este proceso, se determinó las siguientes novedades:
- En la oferta técnica y económica de 29 xx xxxx de 2014, en el numeral 1.5 “Componentes de los (Bienes o Servicios) ofertados”, no se detalló los precios unitarios y cantidades a ser utilizadas, por citar; en el componente, zona de nutrición que incluía, carpa de abastecimiento con equipo humano de 5 personas con productos refrigerados; variedad de frutas, variedad de vegetales.
- La propuesta del proveedor Darana Producciones & Eventos Cía. Ltda., fue la de menor costo; sin embargo, se pudo observar, la existencia de proformas solicitadas
a personas naturales y jurídicas que se encontraban vinculadas entre sí.
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- En relación a los insumos necesarios a utilizarse para el desarrollo de las actividades comunicacionales BTL, los ítems que se detallan en el numeral 8 “Productos Esperados” de los TDR's, tienen la característica de ser reutilizables; sin embargo, estos no ingresaron a las bodegas de la institución, por un total de 32 572,00 USD, según Anexo 5.
- En la cláusula décima segunda “Cesión de contratos y subcontración”, se estableció que el contratista no podrá ceder, asignar o transferir en forma alguna ni todo ni parte de este contrato; sin embargo, podrá subcontratar determinados servicios, previa autorización de la contratante. No obstante, en el expediente del proceso de contratación, el equipo de auditoría no evidenció documentación con la cual la máxima autoridad del MCDS, autorizó las subcontrataciones que se dieron dentro del proceso, mismas que totalizaron 148 387,00 USD, excediendo el máximo permitido que es del 30%, del monto del contrato (71 844,90 USD), incumpliendo los artículos 79 de la LOSNCP y 120 de su Reglamento General y 1561 del Código Civil.
Con oficios 140, 141 y 168-MCDS-DAAC-JCR-2016 de 22 y 30 de diciembre de 2016, se solicitó a la Directora de Comunicación Social del Proyecto ENIPLA y a la Representante Legal de Darana Producciones & Eventos Cía. Ltda., los ingresos y egresos de bodega, las actas de entrega recepción de la distribución de los productos y la autorización de la máxima autoridad para que la contratista subcontrate las actividades ofertadas.
Al respecto, la Comunicadora Social del Proyecto ENIPLA, remitió un correo electrónico el 4 de enero de 2017, escaneando las actas de entrega recepción suscritas con la contratista, mismas que fueron analizadas por el equipo de auditoría y que son objeto de comentario, ya que las solicitadas hacen relación a las actas de entrega recepción de la distribución de los artículos promocionales.
Con xxxxxxx 000 xx 000-XXXX-XXXX-XXX-0000 de 10 de enero de 2017, se comunicó los resultados provisionales a los Directores de Comunicación Social, Administrador del contrato, profesional afín a la contratación, sin obtener respuesta.
Por lo expuesto, la Directora de Comunicación Social, en calidad de Administradora del Contrato, solicitó proformas a personas naturales y jurídicas, para establecer el precio j^ef^rencial, el cual fue incluido en los pliegos, oferta y contrato, sin embargo, durante la
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ejecución del contrato, permitió que se subcontrate, por más del 30% del monto del contrato, sin autorización de la máxima autoridad; así como no detalló las cantidades y valores unitarios de cada ítem, insumos utilizados en el desarrollo de cada actividad comunicacional BTL tanto del contrato principal como complementario, por lo que inobservó lo establecido en los artículos 70, “Administración del Contrato”, 79 “Subcontratación” de la LOSNCP; 121 y 122 del Reglamento General de la LOSNCP; cláusula décima segunda “Cesión de contratos y subcontración”, 1561 del Código Civil; y, las Normas de Control Interno 100-01 “Control Interno”, 100-03 “Responsables del Control Interno” y 401-03 “Supervisión” e incumplió las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 77, numeral 2 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Con posterioridad a la conferencia final de comunicación de resultados, realizada el 17 de enero de 2017, el Responsable de Bienes-Administrador del Contrato, con comunicación de 24 de enero de 2017, indicó que al suscribir el acta de la entrega de los bienes del producto 1 cumplió con los bienes y servicios establecidos en el objeto del contrato, más no presentó las solicitudes de autorizaciones para subcontratar, por parte de la máxima autoridad de la entidad, por los servicios que requirió a otros proveedores, que representó el 70% de valor contratado.
Conclusión
Dentro del proceso de contratación mediante Régimen Especial RE-MCDS-015-2014, se suscribió el contrato 27-2014 el 30 xx xxxx de 2014, para el “servicio de erradicación de la desnutrición crónica infantil, a través del servicio de comunicación BTL, difundir información sobre nutrición, salud, deporte y agua segura y desnutrición crónica infantil”, se determinó que la Directora de Comunicación Social, en calidad de Administradora del Contrato, no observó que en los bienes y servicios ofertados, se haya detallado los rubros y cantidades unitarios, lo que no permitió conocer los costos individuales y el uso de los bienes en el evento; en la ejecución del contrato, el contratista requirió los servicios de otros proveedores, sin embargo, no solicitó las autorizaciones correspondientes para subcontratar; y, en relación a los insumos necesarios a utilizarse para el desarrollo de las actividades comunicacionales BTL, existieron ítems que por su característica eran reutilizables, sin que los bienes sean ingresados a bodega,
ocasionando que se hayan realizado subcontrataciones sin la autorización de la máxima
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autoridad del MCDS, por un valor que supera el 30% del valor del contrato; y, bienes no ingresados a las bodegas de la institución, por 32 572,00 USD.
Recomendaciones
Al Coordinador General Administrativo Financiero
10. Dispondrá a los servidores que sean designados como Administradores de los contratos, exijan a los contratistas el cumplimiento de los productos ofertados; así como, de las cláusulas contractuales y en caso de que los mismos requieran subcontratar se ponga en conocimiento de la entidad, para la autorización respectiva.
Equipos Ipad's no se ubicaron
El Técnico de Estructura Tecnológica, con memorando MCDS-XXXX-0000-0000-M de
11 xx xxxxx de 2012, solicitó al Coordinador General Administrativo Financiero, la adquisición de 28 tablets para las autoridades, direcciones y coordinaciones del MCDS, con el fin de mantener una constante comunicación entre el equipo de trabajo, organización y planificación de los proyectos, proceso que se llevó a cabo a través de Subasta Inversa Electrónica SIE-MCDS-013-2013, suscribiéndose el contrato 02-2012 el 27 xx xxxxx de 2012, por 23 755,00 USD, más IVA, pagado con CUR 3751 de 31 de julio de 2012.
El Técnico de Estructura Tecnológica, Administrador del Contrato y el Representante Legal de Soluciones Computacionales Bitlogic S.A., suscribieron el acta de entrega recepción definitiva el 10 de julio de 2012, y con acta de Ingreso a Bodega 001-001-00- 00-24129 de 00 xx xxxxx xx 0000, xxxxxxx xxxxxx xxxxxx xx Xxxxxxxxxxxx.
Con oficio 71-MCDS-DAAC-JCR-2016 de 24 de noviembre de 2016, se solicitó al Responsable Administrativo, el detalle de los bienes adquiridos que contengan los servidores custodios, códigos, actas de entrega recepción y situación actual, con res^ecto^ bajas, pérdidas, robos y reposiciones de los bienes a través de los seguros,
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entre otros, al respecto, el Analista de bienes y suministros, con memorando MCDS- CGAF-201 6-2757-M de 15 de diciembre de 2016, remitió la información de los Ipad's adquiridas en el contrato 02-2012, de la cual se determinó lo siguiente:
En el detalle remitido al equipo de auditoría, constan 2 IPad's, con series DMQHTA94DVGG y DMPHK0GMDVD1, valoradas en 1 900,04 USD, cada una, de las cuales se desconoció su ubicación, y no fue justificada al equipo de auditoría, situación ratificada por el Responsable Administrativo, ya que no fueron ubicados en el inventario de la entidad.
Con oficio 245 al 253 -DAAC-MCDS-JCR-2017 de 10 de enero de 2017, se comunicó los resultados provisionales a los Responsables Administrativos, Coordinadores Generales Administrativos Financieros, Guardalmacén y especialista técnico, sin obtener respuesta.
Por lo expuesto, el Coordinador Administrativo Financiero, por no controlar ni disponer el cumplimiento de actividades relacionadas con el consolidado de los bienes; y, el Responsable Administrativo y Guardalmacén, como responsables de la custodia y distribución, no mantuvieron un registro e inventario actualizado, lo que ocasionó que se desconozca la ubicación y destino de 2 equipos Ipad's por 1 900,04 USD cada una; inobservaron lo establecido en los artículos 110 “Entrega de bienes y archivos” del Reglamento General de la LOSEP; 3, párrafos segundo y tercero literal a), 11, 12 y 15 del Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público; los que hacen referencia al uso y obligación de llevar inventarios e información actualizada de la entrega de los mismos; Normas de Control Interno 100-01 “Control Interno”, 100-03 “Responsables del control interno” y 401-03 “Supervisión" e incumplieron las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 77, numeral 2 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusión
El Ministerio Coordinador de Desarrollo Social, el 27 xx xxxxx de 2012 suscribió el contrato 02-2012, por 23 755,00 USD, más IVA, para adquirir 28 IPad's para las autoridades, direcciones y coordinaciones del MCDS, con el fin de mantener una
constante comunicación entre el equipo de trabajo; organización y planificación de los
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proyectos, de los cuales se desconoce la ubicación de 2 equipos, debido a que el Coordinador Administrativo Financiero, Responsable Administrativo y Guardalmacén, no mantuvieron un registro del inventario actualizado, lo que ocasionó que no se haya justificado, ni ubicado en el inventario de la entidad, las 2 IPad's por 1 900,04 USD, cada una, que asciende a 3 800,08 USD.
Recomendación
Al Director Administrativo
12. Dispondrá al Guardalmacén, mantener registros actualizados de los bienes de larga duración, en forma individual, con el código correspondiente, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos.
Proceso 018-2012 “Desarrollo creativo y difusión xx xxxxxxx de la Estrategia Intersectorial Acción Nutrición, a través de medios masivos de comunicación”
En la calificación de las ofertas no se verificó porcentajes de los parámetros
El Coordinador General Administrativo Financiero, con oficio MCDS-CGAF-2012-017 de 13 de septiembre de 2012, invitó a las empresas: Mayopublicidad Ecuador S.A., Xxxxxx & Partners S.A., Veritas Comunicaciones C.A., Mccann Xxxxxxxx Ecuador Publicidad, a participar en el proceso de Régimen Especial RE-MCDS-018-2012.
La Directora de Comunicación Social, el Asesor 3 del Despacho Ministerial y la Especialista de Comunicación, en calidad de Miembros de la Comisión Técnica, según Acta 2 de Calificación de Ofertas de 17 de septiembre de 2012, procedieron a la calificación (Evaluación Técnica), según los parámetros constantes en los pliegos. En su informe concluyeron que la oferta presentada por la compañía Veritas DDB, era la más conveniente, por lo que recomendaron, se le adjudique el contrato.
Al respecto, según acta 2 de Calificación de los porcentajes de las ofertas, se determinó que la ponderación total de la oferta técnica de la empresa “Veritas Comunicaciones”,
no coincidía el 80% por cuanto existió un error en el porcentaje, siendo lo correcto el 70%.
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El Coordinador General Administrativo Financiero, con Resolución Administrativa MCDS-CGAF-071-2012 de 21 de septiembre de 2012, resolvió adjudicar a la empresa Veritas Comunicaciones C.A., la contratación para el “Desarrollo creativo y difusión xx xxxxxxx de la Estrategia Intersectorial Acción Nutrición, a través de medios masivos de comunicación”, por 660 000,00 USD.
Los Miembros de la Comisión Técnica, no observaron que existía un error de suma en los porcentajes obtenidos durante el proceso de calificación a los oferentes, toda vez que la empresa Veritas Comunicaciones, obtuvo el 70%, resultado menor a los demás oferentes, y que la empresa Me Xxxx Xxxxxxxx Ecuador, porcentaje más alto, esto es 76%, lo que ocasionó que recomienden al Coordinador General Administrativo Financiero adjudicar a la empresa que alcanzó el menor porcentaje en su calificación.
Con oficios 047, 048, 049, 050 y 051-MCDS-DAAC-JCR-2016 de 23 de noviembre de 2016, se solicitó a la Directora de Comunicación Social, el Asesor 3 de Despacho Ministerial, el Especialista de Comunicación, Miembros de la Comisión Técnica, remitir las razones o motivos por las cuales se presentó las observaciones citadas.
La Directora de Comunicación Social, que actuó en calidad de Presidenta de la Comisión Técnica, en comunicación de 10 de diciembre de 2016, manifestó que la calificación se la deliberó en conjunto, al emitir una recomendación como sugerencia, para que sea analizada y revisada, punto de vista que no cambia el comentario de auditoría, por cuanto se recomendó la contratación sin que los parámetros establecidos en el proceso, estén debidamente respaldados.
Con oficios 254 al 256 -DAAC-MCDS-JCR-2017 de 10 de enero de 2017, se comunicó los resultados provisionales a la Directora de Comunicación, Asesor y Especialista de Comunicación, en calidad de Miembros de la Comisión, sin obtener respuesta.
Por lo expuesto, la Directora de Comunicación Social, el Asesor 3 de Despacho Ministerial, el Especialista de Comunicación, Miembros de la Comisión Técnica; y, la Directora de Asesoría Jurídica, encargada y la Analista Financiera 2, en calidades de delegadas y Miembros de la Comisión Técnica, no observaron que existía un error de suma en los porcentajes obtenidos durante el proceso de calificación a los oferentes, sin embargo recomendaron la adjudicación a la empresa Veritas Comunicaciones,
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calificada con el 70%, porcentaje inferior al 76% obtenido por la empresa Me Xxxx Xxxxxxxx Ecuador, lo que ocasionaron la adjudicación a la empresa con menor calificación, por lo que inobservaron lo dispuesto en el numeral 6 “Criterios para la Evaluación” de los pliegos del Proceso RE-MCDS-018-2012, aprobados por el Coordinador General Administrativo Financiero con Resolución Administrativa MCDS- CGAF-063-2012 de 13 de septiembre de 2012; y, las Normas de Control Interno 100-03 “Responsables del control interno” e incumplieron las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 77, numeral 2 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusión
Para el proceso RE-MCDS-018-2012, referente a la contratación de una empresa para que preste el servicio de “Desarrollo creativo y difusión xx xxxxxxx de la Estrategia Intersectorial Acción Nutrición, a través de medios masivos de comunicación”, en el proceso de calificación, los integrantes de la Comisión Técnica designados, no observaron que existía un error en la suma de los porcentajes que tenían los oferentes, cuando la empresa Veritas Comunicaciones, adjudicada, obtuvo el 70% mientras que la empresa Me Xxxx Xxxxxxxx Ecuador alcanzó el porcentaje más alto, esto es el 76%, lo que ocasionó la adjudicación del servicio a una empresa con menor porcentaje de calificación.
Recomendación
Al Coordinador General Administrativo Financiero
13. Dispondrá a los servidores que han sido designados como Miembros de una Comisión Técnica, efectúen la calificación y valoración de las empresas oferentes, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, a fin de recomendar la empresa que cumpla los requisitos mínimos exigidos.
Falta de registros de entrega de productos e ingreso a bodega xx xxxxx micro perforadas a la institución
La Directora de Comunicación Social, Subrogante, con memorando MCDS-DC-2014- 0215-M de 8 de octubre de 2014, remitió a la Gerente del Proyecto Acción Nutrición, los
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términos de referencia de la contratación, para su análisis y aprobación, adjuntó el informe de selección del proveedor y determinación del presupuesto, y solicitó al Coordinador General Administrativo Financiero, autorice y disponga se inicie el proceso de contratación, quien mediante sumilla inserta lo autorizó.
El Coordinador General Administrativo Financiero y persona natural con RUC 1712535549001, en calidad de Contratista, el 16 de octubre de 2014, suscribieron el contrato 020-2014, con el objeto de “Proveer el servicio de una empresa de comunicación especializada para la realización de las actividades comunicacionales BTL por el Día Mundial de la Alimentación”, por un valor de 200 000,00 USD, más IVA, con un plazo de vigencia de 15 días contados a partir de la suscripción del contrato.
Para el cumplimiento de las actividades constante en el PRODUCTO 2, la Contratista debía realizar el montaje y desmontaje de 22 lonas micro perforadas de 3 x 9 mts. alusivas a la alimentación cuya leyenda era “5 porciones de frutas y verduras y 30 minutos de actividad física diaria disminuye los riesgos de sufrir enfermedades como diabetes e hipertensión”; mismas que fueron distribuidas en: Xxxxxxxxx 00, Xxxxxx 0 x Xxxxx 5.
En el informe a satisfacción del proceso de 28 de octubre de 2014, suscrito por la Directora de Comunicación Social-Administradora del Contrato y acta de entrega recepción definitiva de 8 de diciembre de 2014, suscrita por los Miembros de la Comisión de Recepción y la Contratista, constó las lonas que se instalaron en los diferentes edificios gubernamentales desde el 16 de octubre y desinstaladas el 24 de octubre de 2014. Al respecto, no se incluyó en documento alguno la duración de su colocación y permanencia de las lonas, así como, posterior a su desmontaje y utilidad, no se realizó el reingreso a las bodegas del Ministerio, desconociéndose el uso y ubicación de dichos bienes, y el respaldo documental.
Para el cumplimiento de otras actividades establecidas en la Cláusula Quinta “Productos Esperados”, según ítem PRODUCTO 3, se requirió la adquisición de 2 000 camisetas serigrafiadas color blanco, con impresión full color con logotipo, en varias tallas, para las actividades planificadas, las cantidades distribuidas por el contratista fueron: 500 en Quito, 300 en Xxxxxxxxx, 000 xx Xxxxxx; y, 1 000 entregadas a bodega de MCDS
mediante actas de entrega-recepción suscritas el 16 de octubre y 8 de diciembre de
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2014, por la Comunicadora Social-Administradora del Contrato, el Contratista, Comunicador Social-Técnico que no participó en el proceso; y, entre la Responsable de la Bodega de la Contratista y el Responsable de Activos Fijos del Ministerio Coordinador de Desarrollo Social.
De las 1 000 camisetas entregadas al Responsable de Activos Fijos, distribuyó 38 camisetas mediante actas de entrega-recepción suscritas entre el 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000 xx 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000; y, de la constatación física realizada el 7 de diciembre de 2016, conjuntamente con el Asistente Administrativo, encargado de Bodega del MCDS, se evidenció que 458 prendas están en bodega, determinándose un faltante de 504 camisetas; y, de las 22 lonas micro perforadas no se disponía en stock, situación que fue corroborada por el Asistente Administrativo, con oficio MCDS-CGAF-2016- 0353-OF de 7 de diciembre de 2016.
Con oficios 101,102, 103, 180-MCDS-DAAC-JCR-2016 de 7 de diciembre de 2016 y de
5 de enero de 2017, se solicitó al Responsable de Activos Fijos, Directora de Comunicación Social-Administradora del Contrato Responsable Zonal 3, respectivamente, proporcionar el detalle, actas, registros que respaldan la entrega y distribución de las camisetas y lonas.
Al respecto, la Directora de Comunicación Social-Administradora del Contrato, con comunicación de 16 de diciembre de 2016, manifestó que se coordinó, delineó y estableció acuerdos para la ejecución de las acciones comunicacionales contratadas, se elaboró actas de descargo del material publicitario y de las frutas entregadas en las actividades comunicacionales; y, con relación a las camisetas, mencionó que se consideró pertinente dejarlas en las bodegas para ser utilizadas de acuerdo a las necesidades institucionales, más no presentó los documentos que respalden dichas entregas a bodega.
El Responsable de Activos Fijos, con comunicación de 19 de diciembre de 2016, respecto a las 1000 camisetas recibidas por él, manifestó que mediante 2 actas de entrega recepción de 31 xx xxxxx de 2015, se efectuó la entrega de 400 y 200 camisetas, a la Coordinadora Administrativa Financiera del Ministerio de Inclusión Social y Económica (Zona 8) y a la Directora Zonal de Promoción de la Salud del Ministerio de
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Salud Pública (Zona 8), respectivamente; sin embargo, no remitió las actas de egreso de bodega.
Con xxxxxxx 000 xx 000-XXXX-XXXX-XXX-0000 de 10 de enero de 2017, se comunicó los resultados provisionales a los Directores de Comunicación Social, Responsable Zonal 3 y Analista Administrativo, sin obtener respuesta.
Por lo expuesto, la Directora de Comunicación Social-Administradora del Contrato, como responsable de velar por el cabal cumplimiento de la ejecución del contrato, no informó a la máxima autoridad sobre el desmontaje de las 22 lonas micro perforadas, que realizaron posterior al evento, por lo que se desconoce su uso y localización; el Responsable de Activos Fijos, no justificó con documento alguno, con respecto al faltante en bodega de 504 camisetas, lo que ocasionó que la entidad haya erogado en las lonas 25 410,00 USD; y, en las camisetas 1 764,00 USD, dando un total de
27 174, 00 USD, sin que se tenga evidencia de la recepción y distribución de estos productos, por lo que incumplieron los artículos 121 “Administrador del Contrato” del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública;
10 “Inspección y Recepción” del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, las Normas de Control Interno 405-04 “Documentación de Respaldo y su archivo”; 406-04 “Almacenamiento y Distribución” y 406-07 “Custodia”; así como, el Responsable de Activos Fijos, inobservó el artículo 10 “Inspección y Recepción” del Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público; y, la Norma de Control Interno 406-04 “Almacenamiento y Distribución” e incumplieron las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 77, numeral 2 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusión
El Coordinador General Administrativo Financiero y la Contratista el 16 de octubre de 2014, suscribieron el contrato 020-2014, para “Proveer el servicio de una empresa de comunicación especializada para la realización de las actividades comunicacionales BTL por el Día Mundial de la Alimentación”, por un valor de 200 000,00 USD, determinándose que la Directora de Comunicación Social-Administradora del Contrato, no informó a la máxima autoridad sobre el desmontaje de las 22 lonas micro perforadas,
que realizaron posterior al evento, por lo que se desconoce su uso y localización; al
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Responsable de Activos Fijos, no justificó con documento alguno, con respecto a los egresos de bodega de 504 camisetas, lo que ocasionó que la entidad haya erogado en las lonas 25 410,00 USD; y, en las camisetas por 1 764,00 USD, sin que se tenga evidencia de la recepción de estos productos para el primer caso y los descargos de las camisetas, dando un total de 27 174, 00 USD.
Recomendación
Ai Coordinador General Administrativo Financiero
Falta de estudios y diseños en la justificación de la contratación de rótulos
La Gerente del Proyecto de la Estrategia de Desarrollo Infantil Integral, con memorando MCDS-SGEI-2015-0292-M de 5 xx xxxxx de 2015, solicitó al Coordinador General Administrativo Financiero, la autorización para realizar la contratación del “Servicio de Elaboración de rótulos para la estrategia nacional intersectorial de primera infancia: Infancia Plena” con un presupuesto referencial de 70 000,00 USD, incluido el IVA, para lo cual adjuntó los términos de referencia elaborados y aprobados por la misma servidora.
Según, el numeral 3 “Justificación” de los términos de referencia, el proceso a contratarse se motivó debido a que en las instalaciones y centros que brindan servicios de primera infancia no contaba con la rotulación adecuada, por lo que, la Gerencia identificó la necesidad de utilizar rótulos dentro de los centros infantiles que brindan los servicios de salud, educación y desarrollo infantil de las niñas y niños de entre 0 y 5 años.
El Coordinador General Administrativo Financiero, el 20 de julio de 2015 suscribió conjuntamente con la Contratista, el contrato 31-2015, mediante el proceso de Subasta Inversa Electrónica MCDS-004-2015, para la prestación del servicio, por un valor de 51 ^ 0 , 0 0 USD, más IVA, con un plazo de ejecución de 60 días calendarios, cuyos
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productos o servicios esperados, fueron: producción de 1 389 rótulos de la Estrategia Nacional Intersectorial de Primera Infancia: Infancia Plena con un manual de instalación.
La Contratista y el Responsable de Activos Fijos, suscribieron el 7 xx xxxxxx de 2015, el acta de entrega recepción parcial de 500 rótulos y el Manual de Instalación; concluyendo la entrega el 16 de septiembre de 2015, por 889 rótulos del total que debía entregar el contratista.
Al respecto, no se encontró evidencia documental que sustente el requerimiento efectuado por la Gerente del Proyecto de la Estrategia de Desarrollo Infantil Integral, de la instalación de los rótulos, debido a que en los términos de referencia elaborados y aprobados por su persona no dejó constancia específica o técnica de los lugares, sitios, entidades o instituciones que debían ser instalados. Así también, de la verificación física realizada el 16 de diciembre de 2016, se constató en bodega un stock de 858 rótulos, sin que haya procedido a su colocación, por más de catorce meses, esto es, desde el 16 de septiembre de 2015.
Con oficios 129 y 130-MCDS-DAAC-JCR-2016 de 23 de noviembre de 2016, se solicitó a la Gerente del Proyecto-Administradora del contrato, información y documentación que avale el requerimiento, la instalación y colocación de los rótulos; la determinación del presupuesto referencial que sirvió de base para la elaboración de los pliegos correspondientes, quien, con comunicación de 23 de diciembre de 2016, informó que se realizó el requerimiento el 5 xx xxxxx de 2015, para la creación de rótulos con el logo de la ENIPI y un manual de instrucciones para su instalación, para todos los establecimientos del MSP, MIES y MINEDUC que proveen servicios a la primera infancia, como centros infantiles, unidades educativas, centros de salud y hospitales de todo el país, señalando que el objeto de la contratación, era la adquisición de 1 389 rótulos, mas no la instalación, puesto que tenía un costo alto y que era responsabilidad de cada prestador del servicio.
En la primera fase de rotulación consta 500 rótulos distribuidos así: 196 al Ministerio de Salud Pública; 130 al Ministerio de Inclusión Económica y Social, con acta de entrega- recepción de 26 xx xxxxxx de 2015, suscrita por la Administradora del Contrato y una servidora de este Ministerio y 174 al Ministerio de Educación. Para la segunda fase, los tres ministerios ejecutores entregaron un listado de 510 rótulos, de los cuales se
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distribuyó: 90 al Ministerio de Salud Pública, 125 alMinisterio de Inclusión Económica y Social y, 295 al Ministerio de Educación.
Gabe señalar, que no existe Actas de Entrega Recepción, que respalden la entrega que realizó la entidad a los Ministerios de Educación y de Salud por un total de 385 rótulos, en la segunda fase.
El equipo de control conjuntamente con el Asistente Administrativo, realizaron el 16 de diciembre de 2016, la verificación física de los rótulos, determinándose la existencia de 858 rótulos en la bodega del Ministerio Coordinador de Desarrollo Social; así como, se evidenció 387 rótulos entregados a los Ministerios de Educación y de Salud, sin actas de entrega recepción, lo que asciende a un total 1 245 rótulos sin utilización, debido que la Gerente del Proyecto de la Estrategia de Desarrollo Infantil Integral previo al requerimiento, no contaron con los estudios y diseños correspondientes para la instalación y colocación, por lo que no justificaron sü necesidad y uso.
Con oficios 264-DAAC-MCDS-JCR-2017 de 10 de enero de 2017, se comunicó los resultados provisionales al Gerente del proyecto, sin obtener respuesta..
Por lo expuesto, la Gerente del Proyecto de la Estrategia de Desarrollo Infantil Integral- Administradora del Contrato, además, como requirente de la necesidad y de elaborar, aprobar los términos de referencia, previo a iniciar el proceso contractual, no contó con los estudios debidamente elaborados para la instalación y colocación de los rótulos, así como, no realizó el seguimiento, control de la instalación de los rótulos en los establecimientos designados, lo que ocasionó que 1 245 rótulos, por 45 712,75 USD, se encuentren sin ser utilizados, ni se justificó la necesidad de contratación del servicio, por lo que incumplió el artículo 23.- “Estudios” de la Ley Orgánica de Sistema Nacional del Contratación Pública; e inobservó la Norma de Control Interno 100-03 “Responsables del Control Interno” e incumplió las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 77, numeral 2 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
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El Coordinador General Administrativo Financiero y el Contratista, suscribieron el 20 de julio de 2015, el contrato 31-2015, mediante el proceso de Subasta Inversa Electrónica MCDS-004-2015, cuyos productos o servicios esperados, fueron la producción de 1 389 rótulos de la Estrategia Nacional Intersectorial de Primera Infancia: Infancia Plena con un manual de instalación, por 51 000,00 USD, para ser instalados en todos los edificios del MSP, MIES y MINEDUC que proveen los productos de primera infancia; sin embargo, la Gerente del Proyecto de la Estrategia de Desarrollo Infantil Integral- Administradora del Contrato y como requirente de la necesidad y de elaborar, aprobar los términos de referencia, previo a iniciar el proceso contractual, no contó con los estudios debidamente elaborados para la instalación y colocación de los rótulos, así como, no realizó el seguimiento, control de los rótulos en los establecimientos designados, lo que ocasionó que 1 245 rótulos por 45 712,75 USD, se encuentren sin ser utilizados, lo que no justificó la necesidad de contratación del servicio.
Recomendación
Al Coordinador General Administrativo Financiero
15. Dispondrá a los Directores, que previa a la aprobación e inicio de un proyecto, se realice los estudios completos con los cuales se determinen la pre factibilidad y factibilidad del mismo; además, al momento de crear la necesidad deberán contar con los informes actualizados y definitivos, a fin de que los bienes sean utilizados en forma oportuna para evitar que se encuentren en bodega sin utilizar.
Documentación de pagos realizados por “compensaciones de vacaciones no gozadas por cesación de funciones” no se encontró en los expedientes
En los mayores contables, consta, registros de gastos por pagos realizados entre octubre y diciembre de 2011, a servidores que dejaron de pertenecer al MCDS, por un total de 101 603,05 USD.
Al respecto, no se evidenció, la documentación en físico que respalde el pago de los CUR's descritos, por cuanto no fueron localizados en los archivos de la Dirección Financiera de la entidad, sin embargo dicha información se presentó en archivos m agn^cosjtigítales y a su vez auditoría corroboró el derecho de su pago.
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Con oficio 81-MCDS-DAAC-JCR-2016 de 28 de noviembre de 2016, se solicitó al Coordinador General Administrativo Financiero, nos proporcione la documentación correspondiente que sustentó estos pagos, quien con oficio MCDS-CGAF-2016-0343- OF de 30 de noviembre de 2016, indicó que, el custodio del Archivo Central, mediante memorando MCDS-CGAF-2016-2589-M, le comunicó que la documentación solicitada, no se encuentra en los archivos de la entidad.
Con oficio 93-MCDS-DACC-JCR-2016 de 2 de diciembre de 2016, se solicitó al Director Financiero, señalar las razones del por qué en la entidad no se dispone la documentación de respaldo correspondiente a los desembolsos realizados, de ser el caso, remitir documentación certificada de los comprobantes de pago que sustentó los gastos realizados por este concepto a servidores que dejaron de prestar sus servicios en la entidad, quien en comunicación de 14 de diciembre de 2016, señaló:
“...Una vez Coordinado con el Coordinador Administrativo Financiero y el Custodio de archivos del Ministerio Coordinador de Desarrollo Social- MCDS, y revisados los archivos de nómina del área financiera, se ubicaron los soportes que usted requiere, sin embargo por no estar los CUR 3933 y 4296 dentro de mi período de actuación estos reposan en el Archivo de esa Cartera de Estado; mientras que, adjunto sírvase encontrar copias obtenidas de los archivos del MCDS, de los reportes de los CURs Nos. 5138, 5401 y 5476 correspondientes al mes de diciembre del 2011, reposando los originales en los archivos del Ministerio.
A la comunicación citada, adjuntó fotocopias simples, sin firmas de responsabilidad, de los CUR's 5138, 5401 y 5476, y, además, como soporte, remitió fotocopias simples de los archivos de nómina del área financiera, pero no proporcionó la documentación en físico del CUR 5774, por lo que, la documentación proporcionada, no cumple lo solicitado por el equipo de auditoría.
Con oficio 269-DAAC-MCDS-JCR-2017 de 10 de enero de 2017, se comunicó los resultados provisionales a la Directora Financiera, sin obtener respuesta.
Por lo expuesto, la Directora Financiera, no mantuvo la documentación completa que respalde los pagos por “compensaciones de vacaciones no gozadas por cesación de funciones”, ocasionó que no exista constancia documental física en los expedientes de pago por los desembolsos efectuados, dificultando el análisis y control posterior, puesto que no fueron presentados al equipo de auditoría para su revisión, por lo que inobservó lo establecido, en el numeral 2.1.1. Dirección Financiera, letra b) Atribuciones y
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Responsabilidades, numeral 2 del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Acuerdo 40 de 21 de septiembre de 2011 e incumplió las Normas de Control Interno 405-04 Documentación de respaldo y su archivo; y, las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 77, numeral 2 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusión
En los archivos de la Dirección Financiera de la entidad, no se evidenció la documentación física que respaldó el pago de los CUR's por desembolsos realizados a servidores que dejaron de pertenecer a la entidad, por compensación de vacaciones no gozadas, debido a la falta de control, lo que ocasionó que solo exista constancia de información digital en los expedientes de pago por los desembolsos efectuados, dificultando el análisis y control posterior, sin embargo auditoría determinó el derecho al pago.
Recomendación
Al Coordinador General Administrativo Financiero
Alquiler de vehículos para transporte de personal contratado para el Registro Social
El 0 xx xxxxx xxx 0000, xx Xxxxxxxxxxx General Administrativo Financiero y el Gerente General de la empresa Transfurplant S.A., suscribieron el contrato 10-2013, cuyo objeto era prestar el “Servicio de alquiler de camionetas y autobuses con conductor para la movilización de personas y material, para el operativo Xxxxx Xxxxx Xxxxx xx Xxxxxxxxx 0000”, con un plazo de ejecución a partir del 5 xx xxxxx al 4 xx xxxxx de 2013.
De la documentación adjunta a este pago, se determinó;
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El Coordinador General Administrativo Financiero, con Resolución Administrativa MCDS-CGAF-043-2013 del 18 de febrero de 2013, aprobó los términos de referencia y pliegos de la contratación, con un presupuesto referencial de 63 040,00USD, según el numeral 4 “Metodología de trabajo”, y designó la comisión técnica para ejecutar los procesos precontractuales.
En el proceso de negociación, la comisión técnica y el oferente llegaron a establecer una rebaja del 6% obtenido de un valor de 65 200,00USD que no fue considerado dentro de la contratación, negociando la oferta en 61 288,00 USD; sin embargo, no se consideró el valor total establecido en la “Metodología de trabajo” de los pliegos y especificaciones del servicio que fue de 63 040,00 USD, lo que representó un 2.78%, porcentaje que estuvo por debajo del máximo establecido en la norma que es del 5%.
Por otro lado, en el expediente de la contratación, tampoco se observó documentación referente a condiciones xx xxxxxxx del servicio, entre otros, en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 47 numerales 1, 2, 3 del Reglamento General de la LOSNCP, información que debía disponer y verificar la comisión técnica dentro del proceso de negociación, inobservando lo establecido en el inciso 4 del mismo artículo, que señala:
“...Este procedimiento de verificación de las condiciones xx xxxxxxx del bien a contratar es de absoluta responsabilidad de la entidad contratante, la que en caso de omitir el mismo estará sujeta a las responsabilidades que establezcan las entidades de control...”.
Por lo expuesto, el Coordinador General Administrativo Financiero, suscribió la Resolución de inicio del proceso de contratación con un presupuesto referencial superior al establecido en los pliegos, lo que ocasionó que el Presidente, el Técnico afín y el técnico del área requirente, miembros de la Comisión Técnica, en el proceso de contratación, no consideren los valores referenciales establecidos en los términos de referencia y pliegos; así como, información referente a las condiciones de la contratación, previo al proceso de negociación, ocasionando que el objeto de negociación no mejore la oferta presentada por el proveedor.
En los numerales 3.11.1 y 3.11.4 de los pliegos, se estableció como causa de rechazo, la oferta que no cumpliera con los requisitos exigidos en las condiciones generales, especificaciones técnicas y formularios de los pliegos; y, si el contenido
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de los formularios presentados difiere del solicitado en los pliegos, condicionándolos o modificándolos, de tal forma que se alteren las condiciones previstas en la ejecución del contrato.
En el numeral 4 “Metodología de Trabajo” de los pliegos, como especificaciones técnicas se estableció que los autobuses (furgonetas) debían tener como año de fabricación desde el año 2011 en adelante y para las camionetas desde el año 2008 en adelante.
El 00 xx xxxxxxx xx 0000, xx Xxxxxxxxxxx General Administrativo Financiero, dentro del proceso de subasta inversa electrónica SIE-MCDS-007-2013, modificó los pliegos, estableciendo que una vez concluida la etapa de preguntas, se detectó que en la parte concerniente a “Año de fabricación de los autobuses (furgonetas)” los vehículos debían tener como año de fabricación desde el año 2006 en adelante; sin embargo, en el acta 1 de audiencia de preguntas, respuestas y aclaraciones del proceso, no se observa información al respecto, que justifique el cambio de año de fabricación para los autobuses.
Por tanto, los miembros de la Comisión Técnica calificaron a la oferta sin que la misma cumpla con las condiciones o requerimientos establecidos en los pliegos y especificaciones del servicio, lo que permitió que se adjudique a un proveedor que no cumplía con los requisitos exigidos para el servicio, inobservando el artículo 33 numeral
2 de la LOSNCP e incumplieron las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 77, numeral 2 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Con oficios 276-DAAC-MCDS-JCR-2017 de 10 de enero de 2017, se comunicó los resultados provisionales a los miembros de la Comisión del proceso SIE-MCDS-007- 2013, Coordinador General Administrativo Financiero y Gerente del Proyecto Selben, sin obtener respuesta.
Por lo expuesto, el Presidente, el Técnico afín y el técnico del área requirente, en calidad de miembros de la Comisión Técnica, calificaron a la empresa Transfurplant S.A., inobservando lo establecido en los pliegos y especificaciones técnicas de la contratación, ocasionando que se adjudique a un proveedor que no mejoró la oferta del servicio.,
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Con posterioridad a la conferencia final de comunicación de resultados, realizada el 17 de enero de 2017, la Directora de Registro Social-Presidenta de la Comisión Técnica, con comunicación de 24 de enero de 2017, se refirió a que la Comisión Técnica, observó las disposiciones legales para proceder a calificar al proveedor, sin presentar documentos que justifique el por qué se adjudicó al proveedor que no cumplió con los requisitos previos a la adjudicación del contrato, por lo que no modifica el comentario de auditoría.
Conclusiones
- El Coordinador Administrativo Financiero, suscribió la Resolución de inicio del proceso de contratación con un presupuesto superior al presentando en los pliegos, lo que conllevó a que en el proceso de negociación de la contratación únicamente se negocie en un 2,78%, porcentaje que está por debajo del máximo establecido en la norma que es del 5%, lo que ocasionó que el Presidente, el Técnico afín y el técnico del área requirente, miembros de la Comisión Técnica, en el proceso de negociación no consideren los valores referenciales establecidos en los términos de referencia y pliegos, a fin de que el proveedor, mejore la oferta presentada.
- Los miembros de la Comisión Técnica, calificaron la oferta sin que la misma cumpla con las condiciones establecidas en la contratación, inobservando lo establecido en los pliegos y especificaciones técnicas de la contratación, ocasionando que se adjudique a un proveedor que no cumplía con los requisitos exigidos para el servicio.
Recomendación
Al Coordinador General Administrativo Financiero
17. Antes de la suscripción de las resoluciones de inicio, verificará que las mismas contengan en su texto consistencias entre los términos de referencia y pliegos; así como, se adjunten los documentos que respalden la determinación del presupuesto referencial con las proformas actualizadas y de empresas habilitadas en eksistema de compras públicas.
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Mobiliario adquirido para las nuevas oficinas del edifico XXXXX se encuentran embodegados
El Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social y la Empresa STYLE OFFICE, el 7 de febrero de 2013, suscribieron el contrato 005-2013, mediante el proceso de subasta inversa, para la Adquisición e Instalación de Mobiliario, divisiones Modulares, persianas para las nuevas oficinas del Ministerio, con un plazo de 60 días calendario contados a partir de la suscripción, por 301 190, 89 USD, más IVA, considerando dos entregas parciales y entrega final, así: primera, segunda y tercera entrega en 15, 20 y 60 días calendario contados a partir de la suscripción del contrato.
El Contratista, realizó la primera entrega el 22 de febrero de 2013, por 125 088,00 USD, y la segunda entrega el 8 xx xxxxx de 2013, por 107 852,89 USD, es decir en las fechas estipuladas en el contrato, totalizando 232 940,89 USD, los que fueron verificados por el Fiscalizador del MCDS.
La Responsable Administrativa, con oficio MCDS-CGAF-2016-0393-OF de 27 de diciembre de 2016, remitió al equipo de auditoría y adjuntó el memorando MCDS-CGAF- 2016-2852-M sin fecha, suscrito por el Asistente Administrativo-Bodeguero, en el que consta la información correspondiente a los bienes recibidos e instalados, y aquellos que no se instalaron en el edificio XXXXX.
El equipo de control, el 28 de diciembre de 2016, realizó la verificación física conjuntamente con el Asistente Administrativo-Bodeguero, a la adquisición e instalación del mobiliario, divisiones modulares, persianas para las nuevas oficinas, que fueron ingresados a la bodega el 31 de julio de 2014, según Acta de Ingreso a Bodega de Bienes de Larga Duración, suscrita por el Responsable de Activos Fijos, Directora Administrativa y Contratista, determinándose que existen bienes en bodega, por 2 años y 4 meses, sin prestar servicio alguno, ni instalados de acuerdo al objeto contractual, por 32 007, 00 USD, que representa el 9,5% del valor total de la adquisición, que se detalla a continuación:
Nombre | Cantidad | V/Unitario | V/Total | i V/más IVA |
Archivadores Aéreos | 25 | USD 150,00 | USD 3 750,00 | USD | |
<3P | ||||
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Tableros 1,50x0,60 | 5 | 393,00 | 1 965,00 | |
Tableros 1,60x0,70 | 11 | 830,00 | 9 130,00 | |
Tableros 1,80x90 | 2 | 830,00 | 1 660,00 | |
Tableros 1,30x0,60 | 5 | 340,00 | 1 700,00 | |
Sillas ergonómicas | 43 | 185,00 | 7 955,00 | |
Silla giratoria baja | 1 | 398,00 | 398,00 | |
Silla tipo comedor | 20 | 101,00 | 2 020,00 | |
Total | 28 578,00 | 32 007,00 |
El equipo de control, con oficios 110 y 143-MCDS-DAAC-JCR-2016 de 7 de diciembre y 22 de diciembre de 2016, solicitó información a las Directoras Administrativas, sobre los informes emitidos durante la ejecución del contrato e indicar documentadamente por qué razones se dejó transcurrir 2 años y cuatro meses, en la bodega y no se instaló los bienes de acuerdo al objeto contractual, sin obtener respuesta.
Por lo expuesto, las Directoras Administrativas, del período del 0 xx xxxxx xx 0000 x xx
00 xx xxxxxx xx 0000; y, del 22 xx xxxxxx de 2014 al 12 de febrero de 2014, no gestionaron la distribución del mobiliario que se encuentra en bodega, por 32 007,00 USD, por lo que inobservaron los artículos 23 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 69 de su Reglamento General, la Norma de Control Interno 406-04 “Almacenamiento y distribución” e incumplió las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 77, numeral 2 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Conclusión
El Ministerio de Coordinación de Desarrollo Social y la Empresa STYLE OFFICE, el 7 de febrero de 2013, suscribieron el contrato 005-2013, para la Adquisición e Instalación de Mobiliario, divisiones Modulares, persianas para las nuevas oficinas del Ministerio, por 301 190, 89 USD, más IVA, considerando dos entregas parciales y entrega final, así: Primera, segunda y tercera entrega en 15, 20 y 60 días calendario contados a partir de la suscripción del contrato. Según Acta de Ingreso a Bodega de Bienes de Larga Duración, fueron ingresados a la bodega el 31 de julio de 2014, determinándose que existen bienes en bodega por 2 años y 4 meses, sin prestar servicio alguno, ni se
encontraron instalados de acuerdo al objeto contractual, por lo que, las Directoras
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Administrativas no dieron seguimiento adecuado con la finalidad de que se dé el uso para el cual fueron comprados, ocasionando que permanezcan bienes embodegados.
Recomendación
Al Coordinador General Administrativo Financiero
18. Dispondrá a las unidades requirentes, que previo a iniciar un proceso de contracción de la adquisición de bienes muebles, solicitará, al Asistente Administrativo-Bodeguero encargado del control de bienes de larga duración, la existencia de bienes en bodega, a base del cual iniciará el proceso, lo que evitará la adquisición de bienes innecesarios, que se encuentren embodegados y sin uso.
Pago de horas suplementarias y extraordinarias sin planificación y verificación
La Ley Orgánica de Servicio Público, en su artículo 114, “Pago de horas suplementarias y extraordinarias” dispone que, cuando las necesidades institucionales lo requieran y existan las disponibilidades presupuestarias correspondientes, la autoridad nominadora podrá disponer y autorizar a laborar hasta un máximo de sesenta horas extraordinarias y sesenta suplementarias al mes, requerimientos debidamente justificadas.
El Reglamento General de la citada ley, referente a las horas suplementarias y extraordinarias, en el artículo 266 “Generalidades”, establece que las y los servidores públicos, podrán trabajar fuera de la jornada normal de trabajo establecidas, previa autorización de la máxima autoridad o su delegado, cuando las necesidades institucionales lo requieran; y, estén debidamente planificadas, verificadas y aprobadas por el jefe inmediato y la UATH.
De la muestra seleccionada de pagos por horas suplementarias y extraordinarias realizadas a servidores de las diferentes unidades del Ministerio Coordinador de Desarrollo Social, durante el período de examen, los Coordinadores Generales Administrativos Financieros y Directores Financieros, en sus correspondientes períodos de gestión, autorizaron el pago de horas suplementarias y extraordinarias a 20
servidores, durante los años 2012, 2013 y 2014, conforme se detalle a continuación:
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Número CUR's
del año 2012
Fecha
Valor Total Pagado Cur's 2012
Número CUR'S
del año 2013 USD
Fecha
Valor Total | Número |
Pagado | CUR's |
Cur's | del año |
2013 | 2014 |
USD
Fecha
Valor Total Pagado Cur's 2014 USD
7021 17-12-2012 512 22-01-2013 37029 03-12-2014
3393 13-07-2012 9502 18-10-2013 37604 11-12-2014
3923 21-08-2012 11819 02-11-2013 11285 31-03-2014
. 4905....... | ... _ _ _ _ _ .... | ... 2 736 | ,86 .... 9119..... | ..15: 10:2013.... 15 778, | 71 4977 | ... 27-0212Ó14.... |
1242 | 24-03-2012 | 2249 | 21-03-2013 | 5016 | 24-02-2014 | |
5781 | 2 0 - 1 1 - 2 0 1 2 | 7606 | 27-08-2013 | 5586 | 27-02-2014 | |
3140 | 16-04-2013 . | 16681 | 28-04-2014 | |||
= | 6269 | 27-07-2013.... | 5740 | 07-03-2014 | ||
3351 | 23-04-2013 | 5752 | 07-03-2014 | |||
4301 | 13-05-2013 | 21955 | 04-06-2014 | |||
4270 | 10-05-2013 | 26299 | 24-06-2014 | |||
21364 | 09-12-2013 | 30946 | 25-07-2014 | |||
2199 | 09-12-2013 | 33804 | 29-08-2014 | |||
34670 | 24-09-2014 | |||||
35952 | 07-11-2014 | |||||
36400 | 20-11-2014 |
4513
21-09-2013
í 254
22-02-2013
13565
00-00-000
36 262,02
Total pago CUR's 2012-2013-2014 • 54 777,59
Al respecto, de la información que consta adjunta a los CUR's indicados, se determinó las siguientes novedades:
Los Directores xx Xxxxxxx Humano, en sus correspondientes períodos de gestión, solicitaron el pago de horas extras adjuntando: el detalle de horas trabajadas de ciertos servidores, obtenidas del reporte del reloj biométrico institucional; otros, presentaron reportes manuales elaborados por el responsable xx Xxxxxxx Humano, sin ningún control, y las programaciones de horas suplementarias y extraordinarias, fueron remitidas por el responsable de la unidad administrativa del MCDS al Coordinador General Administrativo Financiero, y en otros casos, no adjuntaron ninguna información.
Además, se evidenció que en los documentos consta que detallaron los nombres del servidor; el número de horas 60 suplementarias y 60 extraordinarias; y, las actividades a ejecutarse, observándose que las actividades programadas y los trabajos que realizaron en ese tiempo complementario, no fueron de carácter específico o emergente; por citar entre otros, en el área de tesorería, constan como actividades a ejecutarse: el verificar, analizar, revisar y enviar transferencias de los trámites que corresponden a bienes, servicios y nómina, archivar trámites de pagos efectuados, conciliar y realizar
trámites de impuestos, entre otras.
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Para los que no contaron con una planificación o programación de horas extras, no se pudo establecer las necesidades y cumplimiento de actividades laboradas en tiempo complementario.
Además, no se evidenció informes sobre el avance del trabajo o de la labor desarrollada, que justifique por escrito su realización y que esté relacionada con el cumplimiento de actividades específicas, para que el servidor pueda laborar por mayor tiempo de horas que las señaladas para la jornada ordinaria de trabajo.
Con oficios 062 y 185-MCDS-DAAC-JCR-2016 de 25 de noviembre de 2016 y 9 de enero de 2017, se solicitó a los Coordinadores Generales Administrativos Financieros, Directores xx Xxxxxxx Humano, Gerentes de Proyectos, Jefes Departamentales, informar documentadamente lo que motivó que el personal labore en horas suplementarias y extraordinarias.
La Coordinadora General Administrativa Financiera, con comunicación de 7 de diciembre de 2016, indicó que son actividades adicionales que recurrentemente realizan los servidores y conforme a su sumilla se encuentran debidamente autorizadas, más no justificó documentadamente la necesidad de realizar estas actividades por los servidores, ni presentó los informes que demuestren los trabajos realizados y productos generados en ese horario y en concordancia con el reporte del lector biométrico, conforme a disposiciones emitidas en memorando MCDS-SAFTRH-2012-0055-M de 13 de enero de 2012, que suscribió en calidad de Subsecretaría Administrativa Financiera Tecnológica y de Recursos Humanos, en el cual consta políticas y disposiciones respecto al pago de las remuneraciones de horas suplementarias y extraordinarias, durante su período de gestión.
Por lo expuesto, los Directores xx Xxxxxxx Humano y Coordinadores Generales Administrativos Financieros, en sus respectivos períodos de gestión, no verificaron que las actividades que realizaron los servidores durante las horas suplementarias y extraordinarias, estén debidamente planificadas, y aprobadas por el jefe inmediato y la UATH, a fin de establecer si se cumplió lo establecido para laborar en horarios fuera de la jornada de trabajo, ocasionando que se reconozca horas suplementarias y extraordinarias a los servidores, sin que se evidencie documentadamente la justificación de las necesidades institucionales, la existencia de las autorizaciones de la máxima
autoridad o su delegado, que motivaron al personal a laborar en horas suplementarias
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y extraordinarias, considerando que por la naturaleza de las mismas deben ser eventuales.
Con oficio circular 004-DAAC-MCDS-JCR-2017 de 10 de enero de 2017, se comunicó los resultados provisionales a los Coordinadores Generales y Directores xx Xxxxxxx Humano y Jefes Departamentales de turno respectivamente y servidores beneficiarios del pago, sin obtener respuesta.
Por lo que incumplieron lo estipulado en los artículos 266, 267 y 268 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público y Reforma, e inobservaron las Normas de Control Interno 401-02 “Autorización y aprobación de transacciones y operaciones” e incumplieron las atribuciones y obligaciones establecidas en el artículo 77, numeral 2 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Con posterioridad a la conferencia final de comunicación de resultados, realizada el 17 de enero de 2017, respondieron:
El Coordinador General Administrativo Financiero, con comunicación de 23 de enero de 2017, indicó que los pagos realizados a los funcionarios del Ministerio estuvieron fundamentados en necesidades institucionales.
El Contador, la Asistente Financiera, la Analista xx Xxxxxxx Humano, Analista de Prevención,, con oficios 002-2017-SF, JCR-003-OF, SJCC-001-0F de 23, 24 de enero de 2017; y, la Contadora General, el Técnico Jurídico Sénior, Asistente de Tesorería, el Analista Especialista Social, con comunicaciones de 25, 26, 31 de enero de 2017, y sin fecha, remitieron información de las actividades que desarrollaron durante las horas suplementaria y extraordinarias, sin que se haya evidenciado las necesidades institucionales, autorizaciones de la máxima autoridad o su delegado.
Lo manifestado por el Coordinador General. Administrativo Financiero, Contador, Asistente Financiera, Analista xx Xxxxxxx Humano, Analista de Prevención, Contadora General, el Técnico Jurídico Sénior, Asistente de Tesorería, el Analista Especialista Social, no modifica el comentario de auditoria, debido a que los servidores no justificaron las necesidades y una adecuada planificación para laborar en horas suplementarias y
extraordinarias. 0
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Conclusión
Los Directores xx Xxxxxxx Humano, en sus respectivos períodos de gestión, no verificaron que las actividades que realizaron los servidores durante las horas suplementarias y extraordinarias, estén debidamente planificadas, y aprobadas por el jefe inmediato y la UATH, a fin de establecer si se cumplió los objetivos para laborar en horarios fuera de la jornada de trabajo; los Coordinadores Generales Administrativos Financieros, en sus períodos de gestión, no realizaron los controles, ocasionando que se reconozca horas suplementarias y extraordinarias a los servidores, sin que se evidencie documentadamente la justificación de las necesidades institucionales, la existencia de las autorizaciones de la máxima autoridad o su delegado, que permitieron laborar al personal en horas suplementarias y extraordinarias, considerando que por la naturaleza de las mismas deben ser eventuales.
Recomendación
Al Coordinador General Administrativo Financiero
19. Dispondrá al Director xx Xxxxxxx Humano, que previo al pago de horas suplementarias y extraordinarias, se verifique que las tareas a cumplir por las servidoras y los servidores estén acordes a las planificaciones y se indiquen los productos alcanzados, adjuntando todos los documentos que habiliten el pago y
que por casos excepcionales no se puedan realizar en la jornada laboral.
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