INVITACIÓN A LICITAR: N.º ITB/ACNUR/MEX/2023/106
FECHA: 23 xx Xxxxx de 2023
INVITACIÓN A LICITAR: N.º ITB/ACNUR/MEX/2023/106
PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO MARCO(s) PARA LA PROVISION DE SERVICIOS DE HOSPEDAJE, ALIMENTOS, SALONES E INSUMOS PARA LA POBLACIÓN DE INTERÉS, CASOS DE PROTECCIÓN, INVITADOS EXTERNOS Y EVENTOS PARA ACTIVIDADES DEL ACNUR EN GUADALAJARA.” (2+1).
FECHA Y HORA LÍMITE DE PRESENTACIÓN:
13/07/2023 a las 23:59 horas, hora de la Ciudad de México
INTRODUCCIÓN SOBRE EL ACNUR
El 14 de diciembre de 1950 la Asamblea General de las Naciones Unidas fundó la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR). Este organismo tiene el mandato de dirigir y coordinar las acciones internacionales destinadas a proteger a los refugiados y a solucionar sus problemas en todo el mundo. Su principal objetivo es el de salvaguardar los derechos y el bienestar de los refugiados. Además, también tiene el mandato de ayudar a los apátridas.
1. REQUISITOS
La Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR), en México, convoca a los proveedores cualificados a realizar una oferta en firme para la celebración de un contrato marco(s) para proveer servicios de hospedaje, alimentos, coffee break, salones, equipo de sonido requeridos para hospedar a la población de interés, casos de protección, invitados externos y eventos para actividades del ACNUR en Guadalajara, Jalisco.“bienes y servicios”.
IMPORTANTE:
En el Anexo A del presente documento encontrará las especificaciones técnicas exactas.
El ACNUR puede adjudicar un contrato marco con una duración inicial de dos (2) años, con la posibilidad de ampliarlo durante un período adicional de un (1) año para abastecer sus operaciones en todo el México. Los adjudicatarios deberán mantener en vigor el modelo de precios ofrecido todo el tiempo que dure el contrato marco
Los requisitos anuales estimados del ACNUR se especifican en el Anexo A- Términos de Referencia
Tenga en cuenta que las cifras han sido incluidas con el fin de que los postores sepan cuáles son los requisitos previstos. No constituyen ningún tipo de compromiso por parte del ACNUR de adquirir dicha cantidad. Las cantidades pueden variar y dependerán de los requisitos reales y de los fondos disponibles que se rigen por la emisión de cada una de las órdenes de compra en virtud del contrato marco.
Los demás organismos, fondos y programas de las Naciones Unidas tendrán derecho a que se les apliquen los mismos precios y condiciones que los que se incluyen en las propuestas de los adjudicatarios, los cuales pueden sentar las bases para un contrato marco con otros organismos de las Naciones Unidas.
IMPORTANTE:
Tras la adjudicación de un contrato marco, las partes solamente podrán rescindir el acuerdo previa notificación por escrito a la otra parte con noventa (90) días (tres (3) meses) de antelación.
El inicio de los procesos arbitrales o de conciliación de acuerdo con la cláusula 19, “Arreglo de controversias”, de las Condiciones generales de los contratos del ACNUR para la prestación de Bienes no se considerará una “causa” de extinción ni constituirá en sí mismo ningún tipo de disposición en materia de extinción.
Se recomienda encarecidamente leer con atención la presente convocatoria a licitar y sus correspondientes anexos. Las candidaturas que no respeten los procedimientos que se presentan en dicha convocatoria podrán excluirse del proceso de evaluación.
CONTROL DE CALIDAD DURANTE EL CONTRATO MARCO:
El ACNUR llevará a cabo inspecciones de calidad aleatorias, que incluyen determinados criterios específicos para la realización de análisis de laboratorio de productos o artículos seleccionados por el ACNUR o por un inspector independiente designado por el ACNUR, de las muestras seleccionadas durante la producción, tras la salida, la carga, la descarga o la llegada al destino o desde el lugar del almacenamiento. El ACNUR se hará cargo de los costos de las inspecciones del control de calidad y los análisis de laboratorio.
Subcontratación: tome buena nota de la cláusula 4 de las condiciones generales que se adjuntan (anexo E).
Nota: Este documento no se deberá interpretar de ningún modo como una propuesta de contratación de su empresa.
2. INFORMACIÓN SOBRE LA LICITACIÓN
2.1. DOCUMENTOS DE LA CONVOCATORIA A LICITAR
Los siguientes anexos forman parte de la presente convocatoria a licitar:
Anexo A: Términos de Referencia Anexo B: Formulario propuesta técnica
Anexo C: Formulario propuesta económica
Anexo D: Formulario de inscripción de proveedores
Anexo E: Condiciones generales de los contratos del ACNUR para la prestación de servicios – 2018.
Anexo F: Código de Conducta del ACNUR
Anexo G: Manual de usuario para proveedores eTenderingBox
Anexo H: Guía de registro para el eTenderingBox
2.2 ACUSE DE RECIBO
Le agradeceríamos que nos informase de la recepción de esta convocatoria a licitar enviando un correo electrónico a Xxxx Xxxxx xxxxxxxx@xxxxx.xxx a efectos de lo siguiente:
- Comunicar su decisión de presentar, o no, una oferta
IMPORTANTE:
En caso de que no se envíe la anterior información solicitada, su oferta podrá rechazarse y no se seguirá evaluando.
2.3 CONFERENCIA PREVIA DE LICITACION / PRE- BID CONFERENCE
(Altamente recomendada para posibles licitantes, pero no obligatoria)
El ACNUR organizará una conferencia de licitación para aquellos interesados que quieran participar para resolver dudas sobre la invitación a licitar. Se llevará a cabo mediante videoconferencia (plataforma Microsoft Teams) el día 03 de Julio 2023 a las 12:00 p.m., horario de la Ciudad de México.
Los interesados/as deberán proporcionar sus datos de correo electrónico, nombres y entidad a la que representa a Xxxx Xxxxx xxxxxxxx@xxxxx.xxx, con copia a Xxxxx Xxxxxxx xxxxxxx@xxxxx.xxx antes del 30 xx Xxxxx de 2023.
2.4 SOLICITUDES DE ACLARACIONES
Los postores deberán enviar todas sus solicitudes de aclaraciones sobre esta convocatoria a licitar por correo electrónico a Xxxx Xxxxx xxxxxxxx@xxxxx.xxx, Cc a Xxxxx Xxxxxxx xxxxxxx@xxxxx.xxx . El plazo límite de recepción de preguntas el 04 de Xxxxx de 2023 a las 23.59 horas México. Los postores deberán plantear todas sus preguntas de forma concisa.
IMPORTANTE:
Tenga en cuenta que la presentación de ofertas NO se deberá realizar a través de la anterior dirección de correo electrónico. La presentación de ofertas que se realice directamente en la anterior dirección de correo electrónico supondrá el rechazo de la propuesta.
El ACNUR responderá lo antes posible a las preguntas recibidas por medio de una publicación en su sitio web o por correo electrónico a todos los postores participantes.
2.5 LA PROPUESTA
Su propuesta deberá estar redactada en español.
Deberá presentar su propuesta utilizando los anexos facilitados. No se tendrán en consideración las propuestas que no se ajusten a los formatos solicitados.
IMPORTANTE:
La inclusión de una copia de su propuesta en la correspondencia que se envíe directamente a la atención del comprador responsable o del personal del ACNUR a una dirección de correo electrónico que no sea la destinada a la presentación de candidaturas supondrá el rechazo de dicha propuesta.
Envíe su oferta única y directamente a la dirección que se indica en la sección 2.6) “Presentación de ofertas” de la presente convocatoria a licitar.
La propuesta debe incluir los siguientes conjuntos de documentos:
- Propuesta técnica
- Propuesta económica
2.5.1 Contenido de la PROPUESTA TÉCNICA
IMPORTANTE:
En la propuesta técnica no se debe incluir ningún tipo de información sobre precios. De no cumplirse esta indicación, podría rechazarse la oferta. La propuesta técnica deberá incluir toda la información necesaria.
Los detalles técnicos sobre los productos solicitados por el ACNUR se encuentran en el
(anexo A y C).
La propuesta técnica debe indicar con claridad si los bienes ofertados se ajustan por completo o no a las especificaciones aportadas sobre el producto. Todas las discrepancias existentes con respecto a las especificaciones aportadas deberán indicarse con claridad y declararse.
Productos alternativos: En caso de que posea algún producto alternativo que cumpla la misma función o que presente un mejor rendimiento en términos de calidad, eficacia en función de los costos, impacto ambiental, etc., le rogamos que lo incluya en su propuesta como complemento a la propuesta sobre los artículos que se especifican en el anexo A.
Tenga en cuenta que, si estos productos alternativos se consideran una alternativa viable a los productos existentes a la espera de la evaluación de nuestros expertos técnicos, realizaremos un llamado a licitación a parte a efectos de celebrar acuerdos sobre ellos.
IMPORTANTE:
En caso de que pueda ofrecer un producto alternativo, señale con claridad las ventajas que posee frente a los artículos normales (anexo B). No envíe únicamente la propuesta sobre el producto alternativo; esta deberá enviarse junto con la propuesta sobre los artículos solicitados. En esta etapa, no envíe ninguna muestra de los productos.
2.4.2 Contenido de la PROPUESTA ECONÓMICA
La propuesta económica independiente debe incluir una propuesta global expresada en una única moneda, ya sea en dólares de los Estados Unidos, pesos mexicanos o en la moneda del país al que pertenezca su compañía.
IMPORTANTE:
Examine con atención el modelo de precios que se aplica en esta convocatoria a licitación.
La propuesta económica deberá presentarse de acuerdo con el formulario para la propuesta económica (XXXXX X. No se aceptarán aquellas ofertas que posean una estructura de precios diferente.
Costo unitario de los servicios requeridos por el ACNUR.
Deberá mantener su propuesta en vigor durante noventa (90) días a partir de la fecha límite de presentación. El ACNUR hará todo lo que esté en su mano por seleccionar una empresa dentro de este plazo. Las condiciones de pago normales del ACNUR son de treinta (30) días como máximo tras la correcta ejecución y recepción de los documentos en orden.
Los costos de preparación de la oferta y de negociación de un contrato, incluidos los costos de viaje asociados, no son reembolsables ni se pueden incluir como costos directos de la tarea.
2.5 EVALUACIÓN DE OFERTAS:
Cada una de las propuestas del postor se examinará por separado y de forma independiente. Los postores deberán presentar una propuesta completa por cada licitación en la que deseen participar. No se tendrán en cuenta las referencias a las propuestas anteriores o en curso. La adjudicación de un contrato anterior por parte del ACNUR no se considerará por sí misma una preferencia o una garantía de adjudicación de futuras licitaciones sobre el mismo asunto.
Por el contrario, se evalúa una oferta que cumple con todos los requisitos obligatorios como "conforme". Un Contrato ITB, se adjudicará al Proveedor que proporcione la(s) oferta(s) cualificada(s) de menor costo en respuesta a la ITB, de conformidad.
2.5.1 Registro de proveedores:
El (los) proveedor(es) calificado(s) se añadirá(n) a la base de datos de proveedores después de haberse determinado su idoneidad a partir del formulario de inscripción de proveedores y los justificantes presentados. Durante la investigación se examinan distintos factores como:
• posición financiera,
• actividad central,
• trayectoria,
• capacidad para suscribir un contrato.
2.5.2 Evaluación técnica y económica:
Solamente se analizará el componente económico de aquellos proveedores que aprueben la evaluación técnica.
Todas las ofertas de los proveedores que cumplan los requisitos previos se evaluarán en función de lo siguientes criterios con un sistema cumple - no cumple. (Anexo B). Se adjudicarán a la(s) propuesta(s) más económicas que cumplan con los criterios establecidos en esta licitación.
A efectos de su evaluación, las propuestas que se presenten en una moneda distinta al dólar de los Estados Unidos se cambiarán a dicha moneda utilizando el tipo de cambio de las Naciones Unidas que esté en vigor en la fecha límite de presentación.
No. | Criterio | Descripción |
1 | Perfil del hotel | Cantidad de Habitaciones, descripción y Fotografías. |
Disponibilidad de un restaurante ó espacio ajustado tipo comedor con una capacidad de recepción entre 30 a 120 personas (posibilidad de proveer los servicios de alimentación (3 comidas al dia) Desayuno, Comida y Cena (Adjuntar fotografías y algunas consideraciones de Menú) | ||
Fotografías y capacidad de la sala de juntas con el material especificado, mobiliario, tipos de montaje y espacio de almacenamiento. | ||
Capacidad de facturar servicios prestados por persona y presentar un desglose contable. |
No. | Criterio | Descripción |
Disponibilidad de pólizas de daños a terceros | ||
Plan de contingencia avalado por Protección Civil. | ||
Fotografías de elevador e infraestructura de accesibilidad. | ||
Licencia de giro vigente del Hotel | ||
Fotografías de zona de abordaje y desembarque de huéspedes. | ||
Disponibilidad de estacionamiento para vehículo tipo van y disponibilidad de prestar cinco cajones de estacionamiento para uso del ACNUR de acuerdo a grupo reubicado y/o evento realizado. . | ||
Carta bajo protesta de decir verdad que el hotel y razón social participantes no cuentan con antecedentes de investigación, denuncias o investigaciones en curso por temas de trata de personas u otras actividades ilícitas. | ||
2 | Categoría | Se requiere el hotel de 2 a 4 estrellas en buenas condiciones de infraestructura y de mantenimiento. (Adjuntar fotografías o certificado SECTUR) |
3 | Instalaciones (Habitaciones, Restaurante y Salones) | Las habitaciones y las aéreas comunes deben ser limpias y en buen mantenimiento. |
Las habitaciones deben tener aire acondicionado y/o ventilador y/o calentadores. Asimismo, cuenta con disponibilidad de habitaciones sencillas, dobles y cuádruples. (Adjuntar fotografías de habitaciones) | ||
Servicios de Wifi incluidos en el precio. | ||
Se requieren servicios básicos incluidos (baños y duchas individuales en los cuartos) | ||
Disponibilidad de un salón/salones con la capacidad de 30 a 120 personas (Adjuntar Fotografías) | ||
Salones Equipados con equipo de sonido con un micrófono alámbrico con posibilidad xx xxxxx de dos micrófonos inalámbricos. | ||
Servicios de Pantalla, Proyector y micrófonos inalámbricos extras. | ||
Xxxxx equipadas con aire acondicionado de preferencia, o ventilación. | ||
Disponibilidad de otorgar servicio de Coffee Break, con: • Café, té, agua y refrescos en todo momento, además: • Pan dulce y/o galletas • Crudites (por ejemplo: jícama, zanahoria y/o pepino) y/x xxxxxx seca (por ejemplo: palomitas y papas saladas). | ||
En caso de Emergencia COVID-19, Contar con protocolos de Salubridad actualizados | ||
Contar con control de acceso en la recepción, guardias de seguridad y vigilancia perimetral. | ||
El hotel expresa estar en las posibilidades de prestar un espacio prequeño (tipo oficina) para cinco personas para el uso del personal del ACNUR durante la recepción de grupos reubicados y/o cualquier otro evento | ||
Contar con un sistema contable para registrar diariamente los gastos generados y proporcionar, documentación soporte que |
explique el consumo de hospedaje y alimentos, así como facturas detalladas y desglosadas al retirarse el grupo. | ||
4 | Seguridad | El hotel debe tener cámaras de seguridad en las áreas comunes y protocolos de atención establecidos ante situaciones de seguridad. |
El hotel deberá detallar personal y equipo de seguridad para vigilancia | ||
El Personal del hotel deberá estar capacitado para asistir a los/as huéspedes en caso de emergencia (llamar a ambulancias, policía, autoridades competentes). | ||
El Hotel deberá contar con mecanismos que permitan controlar el acceso de los grupos a las facilidades que ofrecen (por ejemplo, mecanismos como uso de pulseras para controlar que otras personas ajenas al grupo ingresen a las instalaciones) | ||
El Hotel deberá tener a la vista el Reglamento para huéspedes | ||
5 | Ubicación | Se requiere la ubicacion a un radio menor de 5 kilómetros de dirección de referencia Calle Av. Xxxxxxx xxx Xxxxxxx xxxxxx 000, xxxxxxxx 000, Xxxx Xxxxxx, X.X. 20000 Aguascalientes, Aguascalientes, México. Por favor anexar mapa en google maps donde se indica la ubicación del Hotel |
Nota: El ACNUR Podrá como parte de la evaluación técnica realizar una visita al hotel para comprobar los requisitos previa a una notificación al licitante.
Pacto Mundial de las Naciones Unidas y otros factores: El ACNUR apoya la iniciativa del Pacto Mundial de las Naciones Unidas propuesto el 31 de enero de 1999 por el Secretario General de las Naciones Unidas Xxxx Xxxxx con la que se pretendía reunir a las compañías junto con los distintos organismos de las Naciones Unidas, los trabajadores y la sociedad civil para respaldar diez principios en materia de derechos humanos, trabajo, medio ambiente y lucha contra la corrupción. Animamos a nuestros proveedores a que formen parte de la iniciativa del Pacto Mundial de las Naciones Unidas.
2.6 PRESENTACIÓN DE OFERTAS:
Las ofertas deberán enviarse a través de la carga de archivos en eTenderBox, la herramienta de registro de ofertas en línea del ACNUR. El acceso a eTenderBox es a través de la siguiente URL:
Para utilizarla herramienta, es necesario que se registre en el sitio web. Este registro es exclusivamente para eTenderBox y no reemplaza ningún otro registro para solicitudes el ACNUR.
Cada proveedor podrá registrar únicamente una cuenta de correo electrónico en el sistema, por lo tanto, el proveedor deberá utilizar únicamente una cuenta de eTenderBox para gestionar sus licitaciones ante la ACNUR.
En caso de olvidar la contraseña, ya no se podrá utilizar esa cuenta y se requerirá realizar un registro nuevo. En el URL mencionado anteriormente, también están disponibles la Guía de Registros y el Manual de Usuario de eTenderBox.
IMPORTANTE:
Se deberán separar claramente las ofertas técnicas de las financieras subiéndolas en la categoría
correspondiente en el sistema. De no hacerlo, su oferta podría ser descalificada.
Sólo se permite subir archivos con las siguientes extensiones: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .rtf, .png,
.jpg, .jpeg, .pdf, .txt, .zip. .ppt, .pptx, .bmp, .rar, .gif, .tif y .tiff. No se podrán subir archivos ejecutables (.exe, .bat, .cmd…etc.). El tamaño máximo de los archivos a subir es de 10MB.
Mientras la licitación siga abierta, el proveedor podrá modificar los archivos que haya subido. Los archivos seleccionados para cargar se envían cuando se hace clic en el botón ‘Save & Submit’ (‘Guardar y enviar’). Por lo tanto, se deberá pulsar este botón antes de que venza la fecha y hora límites de la licitación. Si se sigue esta instrucción correctamente, los archivos seleccionados se enviarán y cargarán de manera exitosa, incluso si la fecha limite vence durante la carga del archivo(s).
Una vez vencidas la fecha y hora limites, se cerrará automáticamente la licitación. Después del cierre de la misma, se podrán ver los archivos cargados, aunque no hay una opción que permita subir más archivos o permita suprimir los ya cargados con anterioridad. Para asegurar el envío seguro de la oferta completa y final, se recomienda cargar los archivos de la oferta final mucho antes de la fecha y hora límite de la licitación.
Plazo de vencimiento de la licitación: 13/07/2023 A LAS 23.59 México time (UTC -6).
IMPORTANTE:
Cualquier oferta recibida después de esta fecha o enviada a otra dirección de ACNUR puede ser rechazada. El ACNUR puede, a su discreción, extender el plazo para presentación de ofertas, notificando a todos los posibles postores simultáneamente.
Es responsabilidad del proveedor asegurarse de enviar todos los archivos de la oferta final antes de la fecha y hora límites de vencimiento de la licitación.
El ACNUR no será responsable de encontrar o asegurar información no identificada en la oferta. En consecuencia, para garantizar que haya suficiente información, el proveedor deberá proporcionar cualquier material descriptivo como extractos, descripciones y otra información que considere necesaria para mejorar la comprensión de su oferta.
IMPORTANTE:
La fecha y hora de la licitación que se da en eTenderBox siempre aparece en la zona horaria del usuario local, por lo tanto, no es necesario hacer ningún cálculo adicional de la diferencia horaria para definir la fecha y hora de vencimiento de la licitación. Favor de siempre tomar esto en cuenta antes de presentar su oferta.
En caso de tener preguntas/problemas técnicos con respecto a eTenderBox, favor de enviar un correo electrónico a la siguiente dirección electrónica del servicio de soporte técnico: xxxxxxxx@xxxxx.xxx
2.7 ACEPTACIÓN DE OFERTAS:
El ACNUR se reserva el derecho de aceptar una oferta en su totalidad o en parte.
El ACNUR puede, según su propio criterio, aumentar o reducir el contenido propuesto a la hora de adjudicar el contrato sin que esto suponga una variación significativa en la tarifa
presentada. Cualquier aumento o reducción de la duración del contrato se negociará con el adjudicatario como parte de la finalización de las órdenes de compra de los bienes.
Tenga en cuenta que el ACNUR no está obligado a seleccionar a ninguna de las empresas que presentan las ofertas ni tampoco a seleccionar en modo alguno a la empresa que ofrezca el precio más bajo. Asimismo, el contrato se adjudicará a la oferta que se considere que responde mejor a las necesidades y que se ajuste a los principios generales del ACNUR, entre los que se incluye la economía y eficiencia y la mejor relación entre calidad y precio.
2.8 MONEDA Y CONDICIONES DE PAGO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA
Todas las órdenes de compra emitidas como resultado de esta convocatoria a licitar se realizarán en la moneda de la propuesta vencedora. Si la moneda no es Pesos mexicanos MXN, se deberá respetar el Tipo de cambio de Naciones Unidas. El pago se realizará de acuerdo con las condiciones generales para la adquisición de bienes en la moneda en la que se emita la orden de compra. Los pagos solamente se iniciarán después de que el responsable institucional del ACNUR confirme la correcta finalización
2.9 CONDICIONES GENERALES DE LOS CONTRATOS DEL ACNUR PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Tenga en cuenta que, a efectos de los futuros contratos, se acatarán estrictamente las condiciones generales de los contratos (Anexo E). El postor deberá confirmar por escrito que acepta estas condiciones.
Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx Oficial de Adquisiciones ACNUR- México