CAPITULO I INFORMACION INTRODUCTORIA
CAPITULO I INFORMACION INTRODUCTORIA
Motivos del examen
El examen especial a los contratos suscritos por el Ministerio de Finanzas y la Compañía de Seguros Sucre S.A. se realizó con cargo a imprevistos del Plan Anual de Control de la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas para el año 2009 y a la Orden de Trabajo 13 de 2009-12-21 emitida por el Auditor General en base a lo dispuesto por el señor Contralor General del Estado, Encargado, en oficio circular 23258 DCAI de 2009-12-09.
Objetivos del examen
Determinar la legalidad y veracidad de los procesos de contratación.
Establecer el cumplimiento de las cláusulas contractuales previstas en los contratos.
Alcance del examen
El señor Contralor General del Estado Encargado, mediante oficio circular 23258 DCAI de 2009-12-09, dispuso se realice el examen especial desde el 2006-01-01 al 2009- 12-12 a los contratos suscritos por el Ministerio de Finanzas y la Compañía de Seguros Sucre S.A. Considerando que el Ministerio firmó varios contratos con esta compañía a partir del 2009-04-04, nuestro examen cubrió el período de 2009-04-04 al 2009-12-12.
Durante el desarrollo de este examen especial, se analizó la legalidad de los contratos suscritos y el cumplimiento de todas las cláusulas que constan en los mismos.
Base Legal
Con Acuerdo Ministerial 094 publicado en el Registro Oficial 306 de 2001-04-16, se expide el Reglamento Orgánico del Ministerio de Economía y Finanzas, con el fin de establecer su administración a base de procesos y subprocesos.
Con Decreto Ejecutivo 3410 de 2002-12-02, publicado en el Registro Oficial 5 de 2003-01-22, se expidió el texto unificado de la principal legislación secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, el que define procesos sustantivos para su funcionamiento, donde se especifican procesos directivos de apoyo y asesoría, además con decreto Ejecutivo 854 publicado en el Registro Oficial 252 de 2008-01-18, se sustituye la denominación del Ministerio de Economía y Finanzas, por el de Finanzas.
Estructura Orgánica
De conformidad con el vigente Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas, expedido mediante Decreto Ejecutivo 3410 de 2002-12-02, publicado en el Registro Oficial 5 de 2003-01-22, la posición de las Coordinaciones Financiera Institucional y de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, es la siguiente:
Proceso de Apoyo y Asesoría | : | Subsecretaría Administrativa |
Coordinación Financiera Institucional - Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad |
Objetivos de la entidad
De acuerdo a la Estructura Orgánica del Ministerio de Finanzas, los objetivos que manejan las Coordinaciones inmersas en el proceso, son los siguientes:
Coordinación Financiera Institucional
Realizar los pagos a clientes internos (nómina, anticipos de pagos, viáticos, liquidaciones) y externos (proveedores, pensiones, jubilaciones, consultores, contratistas, otros)
Realizar la custodia, registro y control de garantías.
Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad
Contratar seguros
Monto de recursos examinados
El monto de recursos analizados de los contratos suscritos por el Ministerio de Finanzas y la Compañía de Seguros Sucre S. A. asciende a 35 907,09 USD descompuesto de la siguiente forma:
DESCRIPCION | VALOR ASEGURADO USD | PRIMA NETA ANUAL USD |
TODO RIESGO DE INCENDIO | 9.075.000,00 | 12 251,25 |
Remoción de escombros | 200 000,00 | 270,00 |
Documentos y modelos | 250 000,00 | 337,50 |
Vidrios y Cristales | 100 000,00 | 135,00 |
Terrorismo y sabotaje | 1 000 000,00 | 1 499,99 |
ROBO | 100 000,00 | 450,00 |
Hurto | 10 000,00 | 45,00 |
EQUIPO ELECTRONICO | 1 225 000,00 | 6 431,24 |
Auditores, analistas y revisores | 25 000,00 | 149 99 |
Otros Gastos | 25 000,00 | 149,99 |
Hurto | 5 000,00 | 56,25 |
Portabilidad | 50 000,00 | 562,50 |
Incremento en el costo de operación | 100 000,00 | 374,99 |
XXXXXX XX XXXXXXXXXX | 000 000,00 | 225,00 |
FIDELIDAD | 200 000,00 | 2 549,99 |
RESPONSABILIDAD CIVIL | 100 000,00 | 675,00 |
VEHICULOS | 371 177,16 | 9 743,40 |
TOTAL PRIMA NETA | 35 907,09 |
CAPITULO II RESULTADOS DEL EXAMEN
El Director Ejecutivo del Instituto Nacional de Contratación Pública, emitió la Resolución INCP 006-08 de 2008-10-06, donde se expide la disposición especial para la contratación de seguros, facultándose a las entidades del sector público a contratar de manera directa todos sus programas de seguros, cuyos vencimientos sean hasta el 2009-12-28, con las Compañías de Seguros que se encuentran comprendidas en el artículo 2 numeral 8 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, hasta un máximo de solvencia permitido en el artículo 22 de la Ley General de Xxxxxxx.
El Vicepresidente Subrogante del Presidente Ejecutivo del Banco xxx Xxxxxxxx, con fecha 2008-10-20 certifica que este banco adquirió el 54.23% de las acciones del capital de la Compañía de Seguros Sucre S.A., posteriormente en diferentes fechas ha incrementado su participación accionaría hasta que a la presente fecha ha llegado a tener el 99.69% de las acciones de dicha compañía. En tal razón la Compañía Seguros Sucre S.A., es subsidiaria del Grupo Financiero Banco xxx Xxxxxxxx.
En razón de lo expuesto y la disposición del Subsecretario Administrativo mediante sumillas en las comunicaciones INCP DE-205-008 de 2008-10-07 y MF-SA-CRMYS- 2008 3445 de 2008-11-25, que señalan:
“… favor revisar resolución y aplicar la resolución “ y “ contratar con Xxxxx de acuerdo a la ley... “
La Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, procedió a preparar la documentación correspondiente para la contratación de Seguros Generales.
Posteriormente la Subsecretaria Administrativa, con oficio MF-SA-CRMYS-2009-0633 de 2009-02-03, solicitó a la Subsecretaria General Xxxxxxxx, se sirva disponer elaboren el Acuerdo Ministerial, mediante el cual se autorice la contratación de seguros
generales para: Incendio y Líneas Aliadas, Robo y/Asalto, Vehículos, Fidelidad Pública, Rotura de Maquinaria, Responsabilidad Civil y Equipo Electrónico y se exonere de los Procedimientos Precontractuales para contratar directamente con Seguros Sucre. Para lo cual adjuntó los Certificados Notariados de Capital Accionario, xx xxxxx aprobados por la Superintendencia de Bancos y de los contratos de reaseguros proporcionales y de los reaseguradores que participan en los tratados.
Con Memorando MF-SGJ-CCPPYL-2009 041 de 2009-02-19, la Subsecretaria General Jurídica del Ministerio de Finanzas, se dirige a la Subsecretaria Administrativa y señala que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, está remitiendo el proyecto de Acuerdo Ministerial, con el cual se somete al régimen de contratación de seguros generales con la compañía de Seguros Sucre S.A.
Con estos antecedentes la Ministra de Finanzas, expidió el Acuerdo Ministerial 072 de 2009-02-27, mediante el cual en su artículo 2 señala:
“…Art. 2.- El proveedor seleccionado para la presente contratación es Seguros Sucre S. A. como Subsidiaria del Grupo Financiero Banco xxx Xxxxxxxx S.A., cuyo accionista mayoritario es el Banco Central del Ecuador; para los efectos de la contratación, se deberán preparar los pliegos pertinentes, a fin de invitar al proveedor seleccionado a presentar su oferta, la cual deberá ser evaluada, debiendo informárseme al respecto en forma previa a que proceda con su adjudicación…”
A fin de dar cumplimiento con el Acuerdo Ministerial, la Subsecretaria Administrativa, invitó con oficio MEF-SA-CRMYS-2009 1635 de 2009-03-16 a Seguros Sucre, a presentar su oferta técnica y económica en base de los requerimientos del Portafolio, concomitantemente la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, elaboraba los documentos para la contratación del seguro donde constaban las condiciones particulares de los bienes del Ministerio de Finanzas, tales como: cobertura, condiciones especiales, valores reasegurados, límites y sublímites de indemnización y cláusulas adicionales.
Es de resaltar que el Secretario General Jurídico de la Presidencia de la República, mediante oficio circular T. 4258-SGJ-09-943 de 2009-03-24, recordó a los miembros
del Gabinete Presidencial, la normativa vigente, relacionada a la contratación de seguros entre entidades del Sector Público, en la que el Estado o sus instituciones son accionistas únicos o mayoritarios, haciendo hincapié en el artículo 2 del Régimen Especial y los numerales 8 y 9 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y concluyendo que:
“… En tal virtud, por disposición del señor Presidente Constitucional de la República y en aplicación del ordenamiento jurídico vigente, se servirán observar dichas disposiciones para la contratación directa de seguros con la Compañía de Seguros Sucre S. A. observándose al efecto las normas técnicas y de patrimonio correspondientes para el área de seguros...”
La Subsecretaria Administrativa el 2009-03-06, mediante ACTA DE ADJUDICACION PARA CONTRATACION DE LA COBERTURA DE SEGUROS, procedió a adjudicar a la empresa Seguros Sucre S.A., el programa de seguros del Ministerio, de conformidad con la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, artículo 2, numeral 8, para los rubros de : Incendio y Líneas Aliadas, Robo y/o Asalto, Vehículos, Fidelidad, Rotura de Maquinaria, Responsabilidad Civil y Equipo Electrónico, por un valor de 47 876,20 USD de prima neta por año, equivalente al 100% de los bienes y equipos asegurados, es decir desde el 2009-04-04 al 2010-04- 04, por otro lado con oficio MF-SA-CRMYS-2009-1955 de 2009-04-01, la Subsecretaria Administrativa, comunicó al Representante Legal de la compañía de Seguros Sucre S. A. la adjudicación del programa de seguros del Ministerio, solicitándole presente una carta de cobertura provisional por los seguros ofertados, situación que fue aceptada, de acuerdo a la carta GQC-C-340-09 de 2009-04-03, que en su parte pertinente señala :
“…Nos permitimos por medio de la presente otorgar cobertura provisional a partir del día 04 xx xxxxx del 2009 hasta la entrega del respectivo contrato de seguros de acuerdo a los términos y condiciones de nuestra oferta de seguros...”
La Coordinadora del Proceso Financiero, con oficio 0000974 SA-CFI-SC-2009 de 2009-12-29, a base del requerimiento del Auditor General mediante comunicación DAIMF-2009-600 2009-12-16, indica que la primera prima anual es cancelada a la suscripción del contrato por un monto de 47 876,20 USD, no incluye el 3.5% de
contribución a la Superintendencia de Bancos y el 0.5% al Seguro Social Campesino. Montos que a la fecha de nuestra intervención ya fueron cancelados.
Las pólizas se encuentran vigentes desde el 2009-04-04 al 2011-04-04 a las 12 horas, el valor del seguro por un año es de 47 876,20 USD y el devengado por el Ministerio de Finanzas hasta diciembre del año 2009 es de 35 907,09 USD, que corresponde a los siguientes rubros: Incendio, Remoción de escombros, Documentos y modelos, Vidrios y cristales, Terrorismo y sabotaje, Robo, Xxxxx, Equipo electrónico, Auditores, Analistas y Revisores, Otros gastos, Hurto, Portabilidad, Incremento en el costo de operación, Rotura de maquinaria, Fidelidad, Responsabilidad Civil y Vehículos.
Desde el 2009-04-04, fecha de la suscripción del contrato con la compañía de Seguros Sucre S.A. hasta el 2009-12-12, día xx xxxxx de la cuenta, han ocurrido dos siniestros:
El primero que corresponde al robo de los sensores y mangueras del vehículo de propiedad del Ministerio de Finanzas, marca Chevrolet Grand Vitara con PLACAS PEM-575 y el segundo a la sustracción de las instalaciones del Portafolio de una computadora Lapto, marca HP modelo VOLGA 530, serie CND8112NQ3.
El valor de cada siniestro es de 1 373,71 USD y 830,00 USD respectivamente, dando un total de 2 203,71 USD, que fue cubierto en su totalidad por la compañía aseguradora, una vez que el Ministerio cumplió con las formalidades previstas al respecto.
Es necesario indicar que en cumplimiento a la disposición del señor Presidente Constitucional de la República del Ecuador, en el año 2009 el Portafolio canceló en concepto de prima por Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT), para los vehículos del Ministerio de Finanzas, la cantidad de 2 479,48 USD, con cobertura xx xxxxx de 2009 hasta marzo de 2010.
Conclusiones
A parir de 2009-04-04 hasta el 2011-04-04, el Ministerio de Finanzas aseguró sus bienes con la Compañía de Seguros Sucre S. A., en cumplimiento a la Resolución
INCP 006-08 de 2008-10-06 y oficio circular T. 4258-SGJ-09-943 de 2009-03-04,
suscrito por el Secretario General Jurídico de la Presidencia de la República.
Han ocurrido dos siniestros con los bienes del Ministerio, los que han sido cubiertos en su totalidad por la Compañía de Seguros Sucre S. A.
Recomendación
La Coordinadora de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad:
Dispondrá al funcionario encargado de los seguros de los bienes del Ministerio, que cuando ocurran siniestros, cumpla con los procedimientos previstos en el ordenamiento jurídico en forma oportuna, a fin de comunicar a la compañía aseguradora para su reposición inmediata, precautelando de esta manera los recursos del Estado.