Contract

1. OBJETIVO: Establecer las actividades, responsables y registros para adelantar el trámite de terminación bilateral anticipada de mutuo acuerdo para los contratos suscritos por el ICBF.

2. ALCANCE: Inicia con la solicitud de terminación del contrato por mutuo acuerdo y termina con la publicación del acta de terminación bilateral del contrato en el SECOP y el archivo de la misma en el respectivo expediente. Aplica en la Sede de la Dirección General y en el nivel Regional.

3. POLITICAS DE OPERACIÓN: Para el caso de las Direcciones Regionales, las actividades correspondientes a la Dirección de Contratación, las realizará el Grupo Jurídico de la Dirección Regional o quien haga sus veces y las actividades correspondientes a la Dirección Financiera las realizará el Grupo Financiero de la Dirección Regional o quien haga sus veces.

La terminación anticipada: Procede cuando las partes de común acuerdo terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado, en consecuencia, el requisito fundamental se encuentra en el acuerdo entre las partes (supervisor y contratista) para terminar anticipadamente el contrato, pues son éstas quienes acuerdan extinguir los derechos y deberes establecidos en el contrato, antes de cumplir el plazo inicialmente pactado.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: Terminación Anticipada

No		Actividad	Descripción	Responsable	Registro
		Inicio
	1	Solicitar la terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo.	Solicitar por escrito al Supervisor, la terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo, con un plazo no inferior a diez (10) días hábiles, antes a la fecha en que dejará de prestar sus servicios al ICBF, indicando la fecha exacta hasta la cual prestará los mismos y los motivos por los	Contratista	Solicitud de Terminación Anticipada

		cuales requiere adelantar la terminación de contrato.
2 P.C	Revisar la solicitud de terminación bilateral anticipada.	Revisa la solicitud de terminación anticipada del contrato realizada por el contratista. Si está de acuerdo, solicita a la Dirección de Contratación o a quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, la elaboración del acta de terminación bilateral anticipada. ¿Aprueba la solicitud del Contratista? SI: Continuar a la Actividad No. 3 NO: Regresar a la Actividad No. 1	Supervisor del Contrato	Memorando radicado adjunto: Solicitud contratista, Acta de los asuntos sometidos a conocimiento del contratista durante la ejecución contractual.
3	Elaborar proyecto	Elabora el acta de terminación bilateral anticipada.	Profesional de la Dirección de Contratación	Proyecto de acta de
	de acta de			terminación
	terminación bilateral	Enviar para revisión a la Dirección de Contratación o Coordinación Jurídica	Profesional Jurídico en la Regional	bilateral anticipada.
	anticipada.	Regional.
4 P.C.	Revisar y aprobar proyecto de acta de terminación bilateral anticipada	Revisa y aprueba el acta de terminación bilateral anticipada. ¿Aprueba el acta? SI: Continuar a la Actividad No. 5 NO: Regresar a la Actividad No. 3	Directora (a) de Contratación o Coordinador Jurídico Regional.	Proyecto de acta de terminación bilateral anticipada.

5 P.C.	Revisar y aprobar proyecto de acta de terminación bilateral anticipada	Revisa y aprueba el acta de terminación bilateral anticipada. ¿Aprueba el acta? SI: Continuar a la Actividad No. 6 NO: Regresar a la Actividad No. 3	Supervisor del Contrato	Proyecto de acta de terminación bilateral anticipada.
6 P.C	Aprobar el acta de terminación bilateral anticipada	Revisa y aprueba acta de terminación bilateral anticipada. ¿Aprueba el acta de terminación bilateral anticipada? SI: Continúa a la actividad No. 7 NO: Regresa a la actividad No. 3.	Ordenador del Gasto	Acta de terminación bilateral anticipada.
7	Publicar y archivar acta de terminación bilateral anticipada.	Publica el acta de terminación anticipada del contrato en el SECOP y solicita la actualización de la base de datos ICBF. Archiva el acta en el expediente respectivo y envía una copia por correo electrónico a la Dirección Financiera y/o Regional y al Supervisor.	Profesional de la Dirección de Contratación Profesional Jurídico en la Regional	Acta de terminación bilateral anticipada
		Fin

5. RESULTADO FINAL: Acta de Terminación Bilateral Anticipada

6. DEFINICIONES:

Terminación anticipada: Procede cuando las partes de común acuerdo terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado, en consecuencia, el requisito fundamental se encuentra en el acuerdo entre las partes (supervisor y contratista) para terminar anticipadamente el contrato, pues son éstas quienes acuerdan extinguir los derechos y deberes establecidos en el contrato, antes de cumplir el plazo inicialmente pactado.

SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Manual de Contratación del ICBF

Guía para el Ejercicio de Supervisión e Interventoría de Contratos y Convenios Suscritos por el ICBF Ley 80 de 1993

Ley 1150 de 2007

Matriz de Verificación de Requisitos Legales

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CODIGO	NOMBRE DEL FORMATO
F1.P19.ABS	Formato Acta de Terminación Anticipada

9. ANEXOS:

No aplica

10. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha	Versión	Descripción del Cambio
		Con base en la Resolución 8080 del 11 xx xxxxxx de 2016 y la implementación del nuevo Modelo de Operación por Procesos, se crea este procedimiento que hace parte del nuevo proceso de Adquisición de Bienes y Servicios.