CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA UN PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA Y LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO
Licitación Pública (Art. 30 Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 decreto 734 de
2012)
1. CONSIDERACIONES GENERALES Y DEFINICION DE LA NECESIDAD ESTATAL QUE SE PRETENDE SATISFACER MEDIANTE LA CONTRATACIÓN.
La Dirección Nacional de Derecho de Autor es una Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio del Interior, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.
Tiene como Misión, fortalecer la debida y adecuada protección de los titulares de derecho de autor y de los derechos conexos, contribuyendo al desarrollo de una cultura de respeto a estos derechos.
La DNDA inculca la noción del derecho de autor como un nuevo concepto de riqueza que genera empleo, impulsa el desarrollo de la nación, protege la creación de las obras literarias y artísticas que contribuyen a engrandecer la cultura, el conocimiento, el arte, el entretenimiento y la calidad de vida, y responde a los retos impuestos por los avances tecnológicos.
En cumplimiento de los objetivos y con el fin de fortalecer el Sistema de Propiedad Intelectual de Derecho de Autor e Industrias Creativas a Nivel Nacional, la DNDA formuló un Proyecto de Inversión ante el Departamento Nacional de Planeación para el año 2012, el cual fue aprobado por esté departamento, procediendo el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a asignar una partida presupuestal de conformidad con el Decreto No. 4970 del 30 de Diciembre de 2011 por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal 2012 por valor de $1.415.000.000,oo.
Que de acuerdo a la Metodología General Ajustada (MGA) se formuló el proyecto de inversión para la DNDA, el cual se encuentra en las fichas Estadísticas Básicas de
¡Protegemos la creación !
Dirección: Xxxxx 00 Xx.00X 00 Xxxx 00 Teléfono 000 00 00 Fax 000 00 00
Página web: xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx - Correo electrónico: xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx Línea de atención de quejas y reclamos: 01 8000 127878
Bogotá, D.C. - Xxxxxxxx - Xxxxxxx xxx Xxx
X:\0000\X-0 Compras\E-4.2 Selección Abreviada\E-4.2.1 menor cuantia may 10%\E-4.2.1.1 Subasta Inv\E-4.2.1.1.1 Bienes\E-4.2.1.1.1.1 Equipos\INV. U. ALMACENAMIENTO GM Oct 19-12\1 EP Almac y licencia GM Oct 10 de 2012 def JPEM (2).doc
Inversión (EBI) y en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional (BPIN) con código No. 2011011000222 (anexo al presente estudio previo) dentro del cual se detalla las actividades relacionadas con la adquisición de Una Unidad de Almacenamiento y el Fortalecimiento del Portal Web que soportará los registros y las capacitaciones que realice la entidad hacia el público.
El documento CONPES 3072 de 2000, establece la política de Estado que busca masificar el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), como una oportunidad para el fortalecimiento del desarrollo económico, político, social y cultural del país. Para lograr este objetivo se definieron tres sectores en los cuales se debían enfocar los esfuerzos:
Comunidad: Fomentar el uso de las TIC para mejorar la calidad de vida de la comunidad, ofreciendo un acceso equitativo a oportunidades de educación, trabajo, justicia, cultura y recreación, entre otros.
Sector Productivo: Fomentar el uso de las TIC como soporte del crecimiento y del aumento en la competitividad, el acceso a mercados para el sector productivo, y como refuerzo a la política de generación de empleo.
· Estado: Proveer al Estado la conectividad que facilite la gestión de los organismos gubernamentales y apoye la función de servicio al ciudadano, así como la articulación y coordinación de los sistemas de información que garanticen la provisión de los servicios y mejoren la interacción ciudadanos-empresarios-Estado.
Esto proporciona los medios tecnológicos para el servicio al desarrollo social y económico de Colombia mediante la masificación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC).
De otra parte, en el documento CONPES 3072, se definieron seis (6) estrategias que, de manera independiente pero coordinada, buscan lograr que los actores relevantes (comunidad, sector productivo y Estado), se relacionen entre sí. Estas estrategias son:
Acceso a la infraestructura,
Uso de TIC en los procesos educativos y capacitación,
Uso de TIC en las empresas,
Fomento a la industria nacional de TIC,
Generación de contenido y Gobierno en Línea.
Con el propósito de maximizar la utilización de los recursos asignados a Gobierno en Línea, y teniendo en cuenta que la apropiación de las TIC por parte del Estado jalona la apropiación por parte de los demás sectores, a partir de octubre del año 2006 se decide
focalizar los esfuerzos del Programa en el liderazgo de la sexta estrategia definida en el documento CONPES 3072: la Estrategia de Gobierno en Línea.
El documento CONPES: Señala en el numeral 1, la creación de sistemas de información al interior de los entes gubernamentales, interconectados a través de una red basada en tecnología Web. “La realización de éste programa contempla la actualización y estandarización de la infraestructura tecnológica al interior de los entes gubernamentales, la definición de estándares de intercambio de información entre las instituciones, la consolidación física de la Red Gubernamental como una Intranet propiamente definida y la digitalización interna del Estado.”
De acuerdo con el citado documento, es claro que parte de la estrategia de Gobierno en Línea debe estar orientada a una infraestructura de conectividad que permita interconectar a las diferentes entidades del Estado de tal manera que se facilite su gestión (creando la posibilidad de intercambiar información, e interactuar de manera más rápida, eficiente y segura), y de esta manera les permita mejorar la calidad del servicio a la comunidad.
De otra parte, el Documento CONPES 3248 de 2003, define el programa de renovación de la administración pública y establece que la finalidad de la estrategia de Gobierno electrónico es “…. definir una política y un conjunto de instrumentos adecuados para el manejo de la información en el sector público de modo que se garantice plena transparencia de la gestión, alta eficiencia en los servicios prestados a los ciudadanos y en las relaciones con el sector productivo y condiciones adecuadas para promover el desarrollo interno y la inserción internacional. Esta política confiere sentido a la incorporación y al uso de la tecnología informática en el desarrollo de las operaciones de las entidades estatales, tanto en sus actividades internas como en sus relaciones con otras entidades públicas y privadas, con los ciudadanos y con el sector productivo.
El propósito último es facilitar las relaciones del ciudadano con la administración, e incrementar la eficiencia, la transparencia y el desarrollo territorialmente equilibrado del Estado”.
Esta serie de reformas transversales propuestas en este documento y que están relacionadas con Gobierno Electrónico, para hacer más eficiente la gestión de información de la administración pública y facilitar las relaciones con otras entidades públicas y privadas, con los ciudadanos y el sector productivo, evidencian la necesidad de contar con una Intranet Gubernamental.
Así mismo, el documento CONPES 3650 de 2010, establece al Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, como de importancia estratégica para continuar con su implementación en el orden nacional y territorial. Lo que permite garantizar la continuidad en la implementación de la Estrategia.
La ley 1151 de julio 24 de 2007 por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010- 2014, en su capítulo 6 “Un mejor estado al servicio de los ciudadanos”, en el numeral
6.2.2. “Estado eficiente y transparente” en el apartado correspondiente a “Establecer un gobierno para el ciudadano a través de la rendición de cuentas y utilización de las TIC”, pág. 424 indica: “El programa Agenda de Conectividad del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones seguirá liderando el proyecto de automatización de trámites y el desarrollo xx xxxxxxx de trámites, reduciendo así los costos de transacción de las actividades propias del ejercicio de la ciudadanía. Para ello, cada uno de los sectores desarrollará los sistemas de información que permitan poner a disposición de los ciudadanos sus respectivos trámites y servicios en línea y colaborará en la implementación de las cadenas de trámites.
Con base en lo anterior y de acuerdo con lo establecido en el artículo 1 del decreto 1151 de 2008, la Dirección Nacional de Derecho de Autor, persona jurídica de carácter público, debe cumplir con los lineamientos y metodologías en usabilidad para Gobierno en Línea, con el objeto de hacer fácil y comprensible un sitio Web, y que además sea capaz de proporcionar la mejor experiencia a los usuarios.
Por tanto, y de acuerdo con las directrices contenidas en el Manual para la Implementación de la Estrategia Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información, las cualidades de fácil uso y comprensión de los sitios Web ya no son un valor agregado, sino que se hacen fundamentales para garantizar el éxito de la página, la cual mejorará la experiencia de consulta de la página Web por parte de los usuarios optimizando así los criterios de eficiencia de la entidad, a través de la apertura de espacios de participación e incremento en la calidad de la información.
Por su parte, el Programa Agenda de Conectividad del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones concentra sus esfuerzos en la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea, la cual contribuye a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Lo anterior redunda en un sector productivo más competitivo, una administración pública moderna y una comunidad más informada y con mejores instrumentos para la participación.
Los principios que rigen a la Estrategia de Gobierno en Línea son seis:
1. Gobierno centrado en el ciudadano;
2. Visión unificada del Estado;
3. Acceso equitativo y multi-canal;
4. Gobierno en Línea es más que tecnología;
5. Protección de la información del individuo; y
6. Credibilidad y confianza en el Gobierno en Línea.
Para su desarrollo, se han establecido tres ejes de acción, los cuales se deben impulsar en las tres ramas del poder público (ejecutivo, legislativo y judicial) y en los tres niveles territoriales (nacional, departamental y municipal):
1. Mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas;
2. Fortalecer la transparencia del Estado y la participación ciudadanía; y
3. Mejorar la eficiencia del Estado.
Estos ejes de acción son el norte de trabajo de las entidades públicas para la construcción colectiva del Gobierno en Línea mediante un proceso gradual y evolutivo para la implementación de la Estrategia, a través de cinco fases de desarrollo: información, interacción, transacción, transformación y democracia en línea
Con base en este enfoque estratégico, el Programa Agenda de Conectividad- Estrategia de Gobierno en Línea, en concordancia con el proceso de gestión de proyectos sociales del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, ha venido desarrollando una serie de acciones y proyectos encaminados a consolidar la estrategia de Gobierno en Línea en Colombia.
Dichas acciones y proyectos que tienen como eje estructurador el avance en la implementación de las cinco fases de Gobierno en Línea y los plazos y lineamientos definidos en el Decreto 1151 de 2008, se han materializado en dos actividades principales: (i) Ampliar y mejorar.
Como quiera que la implementación de dicho Proyecto de Inversión requiere se implemente el Fortalecimiento del Portal Web de la DNDA, es necesario adquirir la solución de almacenamiento y el conjunto de aplicaciones que permitirán que, una vez recibido el desarrollo de dicho Portal, pueda realizar las actualizaciones y desarrollos necesarios para su mantenimiento, a fin de permitir y facilitar al usuario la mejor experiencia en su relación virtual con la DNDA; por lo anterior, se requiere adquirir: Una unidad de almacenamiento mínimo de 30 Tb libres después de Raid 5 con el fin de almacenar el registro de las obras y sus antecedentes y que posteriormente se divulgarán
a través del Portal, Una (1) UPS de mínimo 15 kva para dar soporte eléctrico a la Unidad de Almacenamiento a adquirir, y Una (1) licencia de software de herramientas creativas profesionales (suite) para distribuir diseños a través de soportes dirigidas a Publicación Impresa, Publicación web para computadores y dispositivos móviles y Post Producción de Video; en tal sentido, como quiera que la entidad tiene una licencia del producto Dreamweaver, se encuentra que lo pertinente es adquirir un software compatible que incluya una versión actualizada de la misma, de manera que la licencia que se adquiere debe ser la última versión de Master Collection, que incluya el Dreamweaver CS6 y demás herramientas de creación y edición de imágenes, videos, animaciones y sitios web, pues es la que permitirá a la entidad la actualización de su sitio web en condiciones de compatibilidad con el software que la DNDA tiene actualmente.
La mayoría de los aplicativos legados con los que cuenta la DNDA poseen una arquitectura cliente servidor que son una excelente herramienta de soporte a las funciones de La Dirección. Sin embargo, la realidad hoy apunta a que el acceso de información evolucione en dos sentidos: El primero es lograr que la información este lo más relacionada posible, quiere decir esto, que exista la posibilidad de que se pueda tener acceso a información consolidada proveniente de diferentes fuentes de datos. El segundo sentido en referencia, está orientado hacia la obtención de la mayor cantidad y completitud de información. Esto significa, que en el mundo xx xxx ( Integrado y globalizado) los mecanismos tecnológicos deben proveer las facultades para que los datos y la información puedan ser almacenados y accedidos completamente.
No obstante estos dos sentidos están directamente relacionados con el arte de evolución de las tecnologías de información y comunicaciones (TICs) haciendo parte del fenómeno que hoy conocemos y como Convergencia Tecnológica.
La DNDA deberá aprovechar esta circunstancia y utilizar en la mejor medida posible la adopción de mecanismos, adaptación, migración y adquisición de soluciones y aplicativos de información que permita integrar los diferentes procesos de la organización y mejorar la eficiencia y gestión de la organización especialmente en la parte misional.
No obstante, el asunto más preocupante radica en la no consecución de los patrones de capacidad de almacenamiento, celeridad y seguridad necesarios para el sistema del Registro Nacional de Derecho de Autor, particularmente dada la necesidad de almacenar las imágenes digitalizadas del registro de obras que hace referencia el proyecto de inversión aprobado para la DNDA en la vigencia 2012.
Dadas las consideraciones anteriores, y teniendo en cuenta que en la actualidad los servidores con que cuenta la DNDA no cuentan con la capacidad de almacenamiento que le permitan alojar el resultado de dicho proceso de digitalización, la entidad en cabeza de
la Unidad de Sistemas realiza el presente análisis de conveniencia para establecer la necesidad de contratar la adquisición e instalación para la ampliación de la capacidad de almacenamiento para soportar el proceso de digitalización de documentos y apoyo al proceso de Registro de la Dirección Nacional de Derecho de Autor y para su funcionamiento dando alcance a la actividad relacionada con el fortalecimiento del portal web requiere de una UPS de mínimo 15 KVA y licencia de software de herramientas creativas, de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y decreto 734 de 2012 y demás normas vigentes.
2. OBJETO A CONTRATAR
Seleccionar el proponente que ofrezca el mejor precio y entregue a la DNDA a titulo de compraventa una (1) unidad de almacenamiento SAN mínimo de 30 Tb. libres, después de RAID 5, una (1) UPS mínimo de 15 KVA online bifásica, y una (1) licencia de software de herramientas creativas profesionales (Suite), que brinden soluciones que permita a la Entidad integrar las actividades y resultados del Fortalecimiento del Portal Web y divulgación de las imágenes digitalizadas del registro de las obras producto de la ejecución del proyecto de inversión aprobado para la DNDA en la vigencia 2012, de acuerdo con las especificaciones detalladas que se señalan en el pliego de condiciones.
2.1.ALCANCE DEL OBJETO
Para efectos del cumplimiento del objeto del contrato el proponente seleccionado se compromete con el desarrollo de las actividades que se mencionan a continuación:
a) Entregar a la DNDA todo el hardware y software de acuerdo con las especificaciones establecidas en la ficha Técnica y la propuesta presentada.
b) Cumplir con las condiciones de calidad y las especificaciones señaladas para cada bien en los estudios y documentos previos, los pliegos de condiciones, su oferta y el contrato.
c) Garantizar que todos los equipos suministrados a la Dirección Nacional de Derecho de Autor, sean de óptima calidad y de marcas reconocidas en el mercado.
d) Asumir los gastos de seguros, transporte, riesgos derivados y otros que se requieran para la entrega de los equipos en los sitios indicados por la Entidad.
e) Informar oportunamente al supervisor del Contrato sobre los obstáculos, problemas o sugerencias que se encuentre en el desarrollo del Contrato.
f) Xxxxxxx las recomendaciones que haga el supervisor.
g) Lote 1 – Item 1: Una (1) Unidad de almacenamiento SAN mínimo de 30 Tb., libres después de RAID5
i. El oferente debe comprometerse a que en el evento que resulte adjudicatario del contrato, durante el periodo de garantía el horario de atención será: 7x24x4
ii. El oferente debe comprometerse a que en el evento que resulte adjudicatario del contrato, durante el periodo de garantía debe atender llamadas de mantenimiento correctivo en un tiempo máximo de cuatro (4) horas.
iii. El oferente debe comprometerse a que en el evento que resulte adjudicatario del contrato, en caso que la reparación de un equipo durante el periodo de garantía demore más debe suministrarse en forma inmediata un equipo de iguales o superiores características mientras dure la reparación.
iv. El oferente debe comprometerse durante el periodo de garantía, que si pasados los dos (2) meses, el equipo objeto no ha sido entregado en perfecto funcionamiento, debe ser reemplazado en forma inmediata por uno nuevo de iguales o superiores características sin costo adicional para la DNDA.
v. El oferente debe comprometerse a que en el evento de resultar adjudicatario del contrato, documentará los procesos de instalación, configuración y administración de la solución a implementar.
vi. El oferente debe comprometerse a que en el evento de resultar adjudicatario del contrato, durante el periodo de garantía dará cubrimiento de licenciamiento para actualización y soporte de toda la solución.
vii. Se debe contar con soporte en sitio. El contratista debe establecer un procedimiento formal de escalamiento del servicio para facilitar la resolución de problemas complejos de hardware.
viii. El proveedor debe adjuntar certificación en que conste que es un centro autorizado de distribución del dispositivo de almacenamiento ofertado, durante la operación de la correspondiente garantía.
ix. El proveedor deberá adjuntar certificación de que los bienes a suministrar de conformidad con la ficha técnica, deben ser nuevos, genuinos, libre de uso, de marca reconocida y sin defecto de fabricación, la cual debe allegarse junto con la propuesta.
x. Hacer entrega del certificado de garantía expedido por el fabricante (3 años) a nombre de la Dirección Nacional de Derecho de Autor
h) Lote 1 – Ítem 2: Una (1) UPS de 15 kva tipo online Bifásica
i. El oferente debe comprometerse a que en el evento que resulte adjudicatario del contrato, durante el periodo de garantía el horario de atención será: 7x24x4
ii. El oferente debe comprometerse a que, en el evento en que resulte adjudicatario del contrato, durante el periodo de garantía debe atender llamadas de mantenimiento correctivo en un tiempo máximo de cuatro (4) horas.
iii. El oferente debe comprometerse a que en el evento que resulte adjudicatario del contrato, en caso que la reparación de un equipo durante el periodo de garantía demore más debe suministrarse en forma inmediata un equipo de iguales o superiores características mientras dure la reparación.
iv. El oferente debe comprometerse durante el periodo de garantía, que si pasado un (1) mes, el equipo objeto no ha sido entregado en perfecto funcionamiento, debe ser reemplazado en forma inmediata por uno nuevo de iguales o superiores características sin costo adicional para la DNDA.
v. El oferente debe comprometerse a que en el evento de resultar adjudicatario del contrato, documentará los procesos de instalación, configuración y administración de la solución a implementar.
vi. Se debe contar con soporte en sitio. El contratista debe establecer un procedimiento formal de escalamiento del servicio para facilitar la resolución de problemas complejos de hardware.
vii. El proveedor debe adjuntar certificación en que conste que es un centro autorizado de distribución del dispositivo de almacenamiento ofertado, durante la operación de la correspondiente garantía.
viii. El proveedor deberá adjuntar certificación de que los bienes a suministrar de conformidad con la ficha técnica, deben ser nuevos, genuinos, libre de uso, de marca reconocida y sin defecto de fabricación, la cual debe allegarse junto con la propuesta.
ix. Hacer entrega del certificado de garantía expedido por el fabricante (3 años) a nombre de la Dirección Nacional de Derecho de Autor
i) Lote 2 – Único Ítem: Una (1) licencia de software de herramientas creativas profesionales (suite) para distribuir diseños a través de soportes dirigidas a Publicación Impresa, Publicación web para computadores y dispositivos móviles y Post Producción de Video
i. El oferente debe comprometerse a que en el momento de resultar adjudicatario del contrato, entregará e instalará las licencias correspondientes en los equipos que disponga para ello la Dirección Nacional de Derecho de Autor.
ii. El oferente debe comprometerse, en el momento de resultar adjudicatario del contrato, a realizar las capacitaciones ofertadas y detalladas en la ficha técnica respectiva a cada una de las licencias.
iii. El oferente deberá tener los soportes que demuestren que es un distribuidor de las marcas correspondientes
2.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Teniendo en cuenta el objeto y el alcance del mismo la Dirección Nacional de Derecho de Autor está interesada en recibir ofertas para adquirir los siguientes elementos:
2.2.1 LOTE 1- ITEM 1: Una (1) Unidad de almacenamiento SAN mínimo de 30 Tb., libres después de RAID 5
Descripción
Unidad de almacenamiento con capacidad efectiva mínima de 30 TB después de RAID 5, a integrarse con la plataforma tecnológica de la DNDA.
Ficha técnica del bien a contratar | |
Capacidad | Mínimo 30 Tb de espacio efectivo en disco después de Raid-5 en discos SAS-2 o SATA de 2TB (máx.) a 7.2 krpm (min.) |
Crecimiento | SATA, SAS, SSD |
Fuentes de Poder | Dos (2) fuentes de poder para redundancia |
Controladoras | Mínimo 2 en modo Activo/Activo con mínimo 2 Gb de memoria caché cada una |
Conectividad | ISCSI |
Niveles de Raid Soportados | 0 - 1- 5 - 6 - 10 |
Escalabilidad de Almacenamiento | SI |
Puertos Redundantes | Mínimo cuatro (4) ISCSI |
Cables de conexión | Redundante |
Soporte de servidores | Hasta de 32 servidores físicos o virtuales |
Soporte de discos duros | De 120 discos duros o superior |
Aplicaciones de virtualización soportadas | VMware, ESX and Microsoft, Hiper-VTM Software |
Instalación | La solución debe entregarse, configurarse e integrarse en la plataforma tecnológica de la Dirección Nacional de Derecho de Autor. El proponente deberá entregar a satisfacción debidamente verificados la solución de almacenamiento objeto del presente documento, con las funcionalidades trabajando correctamente acorde a los requerimientos establecidos en el mismo, para lo cual realizará, documentará y entregará las pruebas con las que realiza dicha verificación, así como el resultado de las mismas. |
Licencia Consola de Administración | La solución ofertada debe traer completamente licenciado el software de gestión centralizada vía web (Intranet) para todas las funciones del |
almacenamiento (manejo de alertas, administración y presentación de LUNs, hosts, inventario de discos, snapshots, etc.) para su administración por parte de la DNDA. | |
Capacitación | El oferente debe garantizar una transferencia de conocimientos de mínimo 20 horas en las instalaciones de la DNDA en la Administración y gestión de la solución ofertada. |
Garantía | El oferente debe entregar certificación expedida por el fabricante de la solución ofertada a nombre de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, en donde conste que asume directamente la garantía y soporte de la solución ofertada durante mínimo tres (3) años . El período de garantía inicia, sin excepción a partir de la fecha de recibo a satisfacción de los equipos por parte de la Dirección Nacional de Derecho de Autor. |
Soporte y Mantenimiento | El oferente deberá brindar el soporte técnico en su totalidad durante 3 años en sitio que corresponda a una disponibilidad de 7X24X4 en donde incluya mano de obra, partes y garantía de equipo sin costo adicional para la entidad. |
Garantía Extendida | El sistema de almacenamiento y todos sus componentes o partes, deben contar con una garantía extendida a (1) un año brindada por parte del oferente a nombre de la Dirección Nacional de Derecho de Autor |
Marca y modelo | El oferente debe describir la marca y el modelo del equipo ofertado. Esta marca debe encontrarse debidamente registrada ante la Superintendencia de Industria y Comercio, para identificar productos Clase 9 de la Clasificación Internacional de Niza. |
Catálogo de la solución | Se debe adjuntar el catálogo del equipo ofertado |
ALCANCE DE LA GARANTÍA 1. Garantía es el compromiso del proveedor de mantener todos los elementos de hardware y software de la solución, así como la funcionalidad integral de la misma en perfecto estado de operación. 2. Deberá garantizar suministro de repuestos y mano de Obra requeridas para este fin, sin costo adicional alguno para la DNDA. 3. También dentro de la garantía se debe prestar el servicio de soporte técnico en caso de presentarse fallas en el funcionamiento; este soporte técnico debe ser prestado en sitio por un ingeniero especialista en la solución de la red. 4. La garantía tendrá una duración mínima de tres (3) años, contados a partir de la fecha de expedición del Certificado de Cumplimiento a satisfacción por parte del supervisor del contrato. | |
NIVELES DE SERVICIO 1. El soporte en caso xx xxxxx física de los componentes de la solución de red inalámbrica, será prestado por el fabricante mínimo por tres años más el año adicional por la garantía extendida. | |
2. Registrar las fallas de los componentes reportados por la DNDA, incluyendo mínimo los datos de fecha, hora, descripción del problema y número de caso. El número de caso asignado se utilizará para identificar y hacer seguimiento a los incidentes reportados.
3. Responder a la solicitud dentro de un plazo no mayor de dos (2) horas contadas a partir del reporte del incidente.
4. Corregir las fallas de los componentes, siendo el caso la DNDA, para lo cual contará con un plazo máximo de cuatro (4) horas contadas a partir del reporte del incidente.
5. Reemplazar partes defectuosas cuando así se requiera en un plazo no mayor de ocho (8) horas contadas a partir del reporte del incidente
6. En caso de requerirse retirar el equipo de las instalaciones de la DNDA, deberá reemplazarlo de manera temporal por otro equipo que cumpla las mismas funcionalidades en un plazo no mayor xx xxxx (10) horas contadas a partir del reporte del incidente.
7. Si el equipo no puede ser reparado en un término xxxxxx xx xxxx (10) días después de ser retirado de la DNDA, deberá reemplazarlo de manera definitiva por otro equipo mínimo de las mismas características de marca, modelo y funcionalidades, en un término no superior a un (1) mes, contado a partir del día siguiente a la fecha en que fue reportado el incidente.
8. NOTA: Todos los plazos en horas se contarán dentro del horario establecido para la prestación de los servicios (8 a.m. a 6 p.m.), de tal forma que un plazo estipulado de cuatro horas que empiece a contar a las 5 p.m. se suspenderá a las 6 p.m. para continuar al día siguiente a partir de las 8 a.m., terminando el plazo para este caso, a las 11a.m. del día hábil siguiente.
2.2.2 LOTE UNO - ITEM 2 Una UPS de 15 kva tipo Online Bifásica
Ficha técnica del bien o servicio a contratar | |
Descripción | UPS tipo TRUE ON-LINE xx xxxxx conversión |
Capacidad de salida | 15KVA/10.5KW |
Tecnología | PWM / IGBT |
Transformador de aislamiento | Si |
Voltaje y frecuencia de entrada para operación con red | 208+/- 25% VAC |
Voltaje y frecuencia de salida | 208 VAC +/- 2 %, 60 Hz +/- 3Hz |
Autonomía | Mínima de 7 minutos a plena carga |
Software de monitoreo | Compatible con Windows XP, Vista y Seven |
Instalación | El equipo se debe entregar instalado funcionando en las instalaciones de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, en conjunto con los demás equipos y UPS que actualmente se encuentran instalados, de tal manera que las adecuaciones en el tablero y demás acometidas necesarias para su correcto funcionamiento corren por cuenta del proponente. |
Soporte y Mantenimiento | El oferente deberá brindar el soporte técnico en su totalidad, incluidas las baterías, durante 3 años en las instalaciones de la DNDA con una disponibilidad de 7X24X4 en donde incluya mano de obra, partes y garantía de equipo sin costo adicional para la entidad. |
Marca y modelo | El oferente debe describir la marca y el modelo del equipo ofertado. Esta marca debe encontrarse |
debidamente registrada ante la Superintendencia de Industria y Comercio, para identificar productos Clase 9 de la Clasificación Internacional de Niza. | |
Catálogo de la solución | Se debe adjuntar el catálogo del equipo ofertado |
Bypass externo de mantenimiento | El equipo instalado debe permitir una llave de bypass externo de mantenimiento para caso de retiro de la máquina |
GARANTIA 1. Garantía mínimo de tres (3) años para la UPS o superior, incluidas las baterías. 2. Debe cubrir defectos de fabricación para el bien objeto del proceso y las baterías. 3. Durante la garantía el proponente deberá remplazar los elementos de mala calidad o que presenten daño, sin ningún costo adicional para la DNDA. 4.Durante el periodo de Garantía el proponente deberá realizar mínimo uno (1) mantenimiento preventivo y todos los correctivos y suministro de repuestos que se requieran para garantizar el correcto funcionamiento del equipo objeto de este proceso. 5. Los mantenimientos preventivos se realizarán según cronograma establecido con la DNDA. | |
2.2.3 LOTE DOS - UNICO ITEM UNA (1) LICENCIA DE SOFTWARE DE HERRAMIENTAS CREATIVAS PROFESIONALES (SUITE) PARA DISTRIBUIR DISEÑOS A TRAVÉS DE SOPORTES DIRIGIDAS A PUBLICACIÓN IMPRESA, PUBLICACIÓN WEB PARA COMPUTADORES Y DISPOSITIVOS MÓVILES Y POST PRODUCCIÓN DE VIDEO
Ficha técnica del bien o servicio a contratar | |
Licencia | Una (1) Licencia de Creative Suite 6 Master Collection Multilenguaje |
Componentes | La suite debe contener los siguientes programas: Photoshop CS6 Extended Illustrator CS6 InDesign CS6 Acrobat X Pro Flash Professional CS6 Flash Builder 4.6 Premium Edition Dreamweaver CS6 Fireworks CS6 Adobe Premiere Pro CS6 After Effects CS6 Adobe Audition CS6 SpeedGrade CS6 Prelude CS6 Encore CS6 Bridge CS6 Media Encoder CS6 |
Capacitación | El proponente deberá ofrecer capacitación presencial teórico-práctica por un tiempo no menor a diez (10) |
horas en la instalación y manejo del software solicitado, en las instalaciones del oferente o en los centros de capacitación autorizados para al menos dos (2) funcionarios de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, y programarse de manera tal que no se exceda de una intensidad diaria de cuatro (4) horas. | |
INSTALACIÓN | El proponente se compromete a entregar el software debidamente instalado y funcionando en la Unidad de almacenamiento adquirida en el equipo que la DNDA determine para tal fin. |
3. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
Se establece como modalidad de Selección Abreviada por Subasta Inversa Presencial, con forme procedimiento establecido en el Artículo No. 3.2.1.1.1 y siguientes del Decreto 73 de 2012, y en desarrollo del numeral a) del Artículo 2 Numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, establece que “La adquisición o suministro de bienes y servicios de características Técnicas Uniformes y de Común Utilización por parte de las entidades que corresponden a aquellas que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos”.
Teniendo en cuenta la naturaleza jurídica del contrato a celebrar, sus prestaciones y la cuantía del mismo que asciende a la suma de 132,34 SMLMV, el cual no supera el tope de la menor cuantía en consideración a que el presupuesto anual de la entidad determinado en SMLMV es inferior a 120.000, y la menor cuantía será hasta 280 SMLMV.
Para el presente proceso de contratación le son aplicables las disposiciones de la Constitución Política de Colombia, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993), la Ley 1150 de 2007, Decreto 734 de 2012, demás decretos reglamentarios y en lo que no esté particularmente regulado en ellas, las normas legales comerciales y civiles colombianas vigentes que sean pertinentes, y demás normas reglamentarias.
La selección del contratista para la presente contratación, se realizará mediante la modalidad de SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA de acuerdo con Artículo 2 numeral 2 literal a) de la ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta que por su cuantía y objeto se ajusta a lo dispuesto en la citada Ley.
En materia de publicidad del proceso de selección se debe observar y cumplir lo dispuesto por el Artículo 2.2.5 del Decreto Reglamentario 734 de 2012, referente a la
convocatoria pública en los procesos de licitación, selección abreviada y concurso de méritos y lo señalado en el artículo 224 del Decreto 0019 de 2012.
3.1 OBLIGACIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA
3.1.1 Obligaciones Generales
a) Obrar con lealtad, responsabilidad y buena fe durante la ejecución del contrato.
b) Cumplir con el objeto y obligaciones del contrato, presentando los informes sobre el cumplimiento de éste al supervisor del contrato.
c) Xxxxx en cuenta las observaciones y recomendaciones que formule el supervisor del contrato y el Director General con el fin de que el servicio se realice a entera satisfacción de la Entidad.
d) Pagar los impuestos a su cargo.
e) Hacer todas las recomendaciones que considere necesarias en relación con el desarrollo y ejecución del contrato.
f) Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del contrato, evitando dilaciones innecesarias.
g) No ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago a ningún funcionario público, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta.
h) No efectuar acuerdos, o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusión en el presente proceso de contratación.
i) Dar cumplimiento permanentemente al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y al artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
j) Mantener indemne a la entidad frente a reclamaciones judiciales y extrajudiciales por los daños y perjuicios que se deriven de los actos, omisiones o hechos ocasionados por las personas que sean sub-contratistas o dependan del contratista.
k) Xxxxxxxxxx las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y de las exigencias legales.
l) Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o con ocasión del contrato.
m) Suministrar todos los recursos técnicos y el apoyo logístico que se requiera para llevar a cabo el desarrollo del contrato.
n) No ceder ni subcontratar el presente contrato, sin la autorización previa y escrita de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, so pena de las sanciones a lugar.
o) Garantizar la calidad de los bienes a suministrar
p) Constituir las garantías requeridas por la entidad.
q) Las demás contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y normas concordantes vigentes que sean aplicables, y aquellas obligaciones que se desprendan de la naturaleza contractual.
3.1.2 Obligaciones específicas del contratista
a) Entregar todo el hardware y software de acuerdo con las especificaciones establecidas en la ficha Técnica y la propuesta presentada.
b) Cumplir con las condiciones de calidad y las especificaciones señaladas para cada bien en los estudios y documentos previos, los pliegos de condiciones, su oferta y el contrato.
c) Garantizar que todos los equipos suministrados a la Dirección Nacional de Derecho de Autor, sean de óptima calidad y de marcas reconocidas en el mercado.
d) Asumir los gastos de seguros, transporte, riesgos derivados y otros que se requieran para la entrega de los equipos en los sitios indicados por la Entidad.
e) Informar oportunamente al supervisor del Contrato sobre los obstáculos, problemas o sugerencias que se encuentre en el desarrollo del Contrato.
f) Xxxxxxx las recomendaciones que haga el supervisor.
G
g) Lote 1: - ITEM 1. Una (1) Unidad de almacenamiento mínimo de 30 Tb después de RAID 5
i. El oferente debe comprometerse a que en el evento que resulte adjudicatario del contrato, durante el periodo de garantía el horario de atención será: 7x24x4
ii. El oferente debe comprometerse a que en el evento que resulte adjudicatario del contrato, durante el periodo de garantía debe atender llamadas de mantenimiento correctivo en un tiempo máximo de cuatro (4) horas.
iii. El oferente debe comprometerse a que en el evento que resulte adjudicatario del contrato, en caso que la reparación de un equipo durante el periodo de garantía demore más debe suministrarse en forma inmediata un equipo de iguales o superiores características mientras dure la reparación
iv. El oferente debe comprometerse durante el periodo de garantía, que si pasados los dos (2) meses, el equipo objeto no ha sido entregado en perfecto funcionamiento, debe ser reemplazado en forma inmediata por uno nuevo de iguales o superiores características sin costo adicional para la DNDA.
v. El oferente debe comprometerse a que en el evento de resultar adjudicatario del contrato, documentará los procesos de instalación, configuración y administración de la solución a implementar.
vi. El oferente debe comprometerse a que en el evento de resultar adjudicatario del contrato, durante el periodo de garantía dará cubrimiento de licenciamiento para actualización y soporte de toda la solución.
vii. Se debe contar con soporte en sitio. El contratista debe establecer un procedimiento formal de escalamiento del servicio para facilitar la resolución de problemas complejos de hardware.
viii. El proveedor debe adjuntar certificación en que conste que es un centro autorizado de distribución del dispositivo de almacenamiento ofertado, durante la operación de la correspondiente garantía.
ix. El proveedor deberá adjuntar certificación de que los bienes a suministrar de conformidad con la ficha técnica, deben ser nuevos, genuinos, libre de uso, de marca reconocida y sin defecto de fabricación, la cual debe allegarse junto con la propuesta, con soporte y representación en Colombia.
x. Hacer entrega del certificado de garantía y soporte específica para la solución ofertada en Colombia expedida por el fabricante dirigida a la Entidad (3 años).
h) Lote 1 – ÍTEM 2.: UPS mínimo de 15 kva tipo online
i. El oferente debe comprometerse a que en el evento que resulte adjudicatario del contrato, durante el periodo de garantía el horario de atención será: 7x24x4
ii. El oferente debe comprometerse a que en el evento que resulte adjudicatario del contrato, durante el periodo de garantía debe atender llamadas de mantenimiento correctivo en un tiempo máximo de cuatro (4) horas.
iii. El oferente debe comprometerse a que en el evento que resulte adjudicatario del contrato, en caso que la reparación de un equipo durante el periodo de garantía demore más debe suministrarse en forma inmediata un equipo de iguales o superiores características mientras dure la reparación
iv. El oferente debe comprometerse durante el periodo de garantía, que si pasados los dos (2) meses, el equipo objeto no ha sido entregado en perfecto funcionamiento, debe ser reemplazado en forma inmediata por uno nuevo de iguales o superiores características sin costo adicional para la DNDA.
v. El oferente debe comprometerse a que en el evento de resultar adjudicatario del contrato, documentará los procesos de instalación, configuración y administración de la solución a implementar.
vi. El oferente debe comprometerse a que en el evento de resultar adjudicatario del contrato, durante el periodo de garantía dará cubrimiento de licenciamiento para actualización y soporte de toda la solución.
vii. Se debe contar con soporte en sitio. El contratista debe establecer un procedimiento formal de escalamiento del servicio para facilitar la resolución de problemas complejos de hardware.
viii. El proveedor debe adjuntar certificación en que conste que es un centro autorizado de distribución del dispositivo de almacenamiento ofertado, durante la operación de la correspondiente garantía.
ix. El proveedor deberá adjuntar certificación de que los bienes a suministrar de conformidad con la ficha técnica, deben ser nuevos, genuinos, libre de uso, de marca reconocida y sin defecto de fabricación, la cual debe allegarse junto con la propuesta, con soporte y representación en Colombia.
x. Hacer entrega del certificado de garantía y soporte específica para la solución ofertada en Colombia expedida por el fabricante dirigida a la Entidad (3 años).
i) Lote 2-. Único Ítem.: Una (1) licencia de software de herramientas creativas profesionales (suite) para distribuir diseños a través de soportes dirigidas a Publicación Impresa, Publicación web para computadores y dispositivos móviles y Post Producción de Video
i. El oferente debe comprometerse a que en el momento de resultar adjudicatario del contrato, entregará e instalará la licencia correspondiente en los equipos que disponga para ello la Dirección Nacional de Derecho de Autor.
ii. El oferente debe comprometerse, en el momento de resultar adjudicatario del contrato, a realizar las capacitaciones ofertadas y detalladas en la ficha técnica respectiva de la licencia.
iii. El oferente deberá tener los soportes que demuestren que es un distribuidor de la marca correspondiente
4 FACTORES DE SELECCIÓN PARA IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.
Teniendo en cuenta que el artículo 5 de la ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 88 de la ley 1474 de 2011, en concordancia con el artículo 3.2.1.1.1 del decreto 734 de 2012, establecen que en el proceso de Selección abreviada por subasta inversa, para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, las entidades estatales incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido.
De acuerdo a lo anterior, los factores habilitantes en esta selección que permitan identificar la oferta más favorable para la contratación de este tipo de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización serán: Capacidad Jurídica, Capacidad Financiera, y Cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos.
La evaluación de las propuestas se efectuará a través de un estudio jurídico, financiero, económico y técnico, el cual se realizará dentro de la fecha establecida para el efecto en el cronograma que rige el presente proceso.
Tal procedimiento, comprenderá una verificación inicial respecto del cumplimiento en los requisitos habilitantes (capacidad jurídica, capacidad financiera, condiciones de experiencia, capacidad técnica) cuyo resultado será HABILITA O INHABILITA.
4.1 VERIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS ELEGIBLES
Durante esta etapa la DNDA verificará que las propuestas recibidas cumplan con los requisitos habilitantes y que los proponentes acepten con la suscripción de la carta de presentación, los requerimientos jurídicos, financieros y técnicos mínimos, y se catalogara como HABILITADA. De igual forma se verificará la presentación de la PROPUESTA de precio inicial (sobre cerrado) dentro del término máximo que señala el cronograma para la diligencia de cierre.
4.1.1 VERIFICACIÒN REQUISITOS HABILITANTES
Durante esta etapa LA DNDA verificará los soportes documentales que acompañan la OFERTA presentada dentro del término máximo que señala el cronograma para la diligencia de cierre.
Los soportes documentales que acompañan la PROPUESTA y que constituyen los requisitos mínimos habilitantes deben contener toda la información referente al PROPONENTE, con el fin de verificar su identidad, representación, inhabilidades,
incompatibilidades, capacidad legal, técnica, operativa, organizacional y financiera de conformidad con lo solicitado.
4.1.1.1 Certificaciones de Experiencia
Se verificará como requisito mínimo la experiencia del oferente en celebración y ejecución de cuatro (4) contratos, para lo cual anexará, cuatro (4) certificaciones de experiencia sobre contratos celebrados que hayan sido ejecutados y terminados en Colombia por el proponente con entidades públicas o privadas, cuyos objetos hayan sido iguales o similares a la presente contratación, cuya sumatoria o monto sea igual o superior al monto de la presente contratación, expresado en SMLMV.
a. Nombre o razón social del contratante.
b. Nombre o razón social del contratista.
c. Objeto del contrato.
d. Número de contrato.
e. Fecha de iniciación del contrato.
f. Fecha de terminación del contrato.
g. Valor del Contrato.
h. Las certificaciones deberán ser iguales o superiores al presupuesto asignado para este proceso.
i. Certificación suscrita por el representante legal o competente de la firma contratante.
Cuando el valor del contrato certificado se exprese en Dólares de Norteamérica (USD), la entidad hará la conversión a la moneda de uso legal y corriente (COP) usando para tales efectos la Tasa Representativa xxx Xxxxxxx de la fecha de perfeccionamiento del mismo. En el caso de haberse expresado tal monto en moneda diferente al Dólar de Norteamérica (USD), la entidad realizará la conversión correspondiente a la fecha indicada en el caso antecedente, de conformidad con la tasa establecida por el Banco de la República.
Las certificaciones de experiencia deben discriminar el valor del objeto a certificar, si el objeto del contrato involucra varios equipos y servicios.
La presentación de las certificaciones debe cumplir con los requisitos señalados para cada uno de los Ítems, en caso de inconsistencias en la información la DNDA solicitará aclaración y/o acreditación de la documentación, lo anterior con el propósito de habilitar la propuesta.
a) Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales deberá acreditar la experiencia solicitada.
b) En todo caso las certificaciones de Consorcios o Uniones Temporales deben especificar el porcentaje (%) de participación de cada uno de los miembros, o anexar copia del contrato en el que se mencione el porcentaje de participación.
c) En caso que el contrato haya sido ejecutado en la modalidad de consorcio o unión temporal, será tenido en cuenta sólo el porcentaje de participación que se acredite en la certificación.
4.1.1.2 Garantía del Fabricante
Para los lotes el oferente debe presentar certificación expedida por el fabricante de la solución ofertada, en donde conste que asume directamente la garantía y soporte de la solución ofertada durante mínimo tres (3) años.
4.1.1.3 Garantía Extendida
Para el Lote 1, y todos sus componentes o partes, deben contar con una garantía extendida por (1) un año por parte del oferente mediante certificación.
4.1.1.4 Certificación de Distribuidor Autorizado
El oferente deberá allegar con la propuesta las certificaciones vigentes de distribuidor autorizado del ítem ofertado expedidas por la casa matriz del fabricante y a nombre del oferente.
4.1.1.5 Aceptación de las Condiciones Técnicas Anexo 10 A
La Dirección Nacional de Derecho de Autor requiere en el componente técnico de cada lote del presente proceso contratar
LOTE 1: ítem 1: Una (1) unidad de almacenamiento mínimo de 30 Tb después de RAID 5
item 2: Una (1) UPS on line de mínimo15 kva Bifásica
LOTE 2: Único ítem: Una (1) licencia de software de herramientas creativas profesionales (suite) para distribuir diseños a través de soportes dirigidas a Publicación Impresa, Publicación web para computadores y dispositivos móviles y Post Producción de Video
Para efectos de la evaluación técnica el proponente deberá manifestar en la columna "Propuesto y garantizado" del formato 10, la frase "ENTERADOS, ACEPTAMOS Y CUMPLIMOS".
4.1.1.6 Certificación Inscripción de la Marca
El oferente debe describir la marca y el modelo de los equipos ofertados (Lote No.1) . Esta marca debe encontrarse debidamente registrada ante la Superintendencia de Industria y Comercio, para identificar productos Clase 9 de la Clasificación Internacional de Niza.
4.2 OFERTA ECONOMICA
Con el objeto de garantizar la selección de la oferta más favorable para la DNDA y para el fin que se pretende satisfacer con la presente SELECCIÓN ABREVIADA, el único criterio de evaluación será el menor precio.
Este factor corresponde al precio ofertado por el proponente para la ejecución total del objeto contractual, e incluye todos los impuestos, tasas, contribuciones, costos directos e indirectos y gastos de toda índole en que los proponentes puedan incurrir para la presentación de su oferta, suscripción, legalización, ejecución y liquidación del contrato resultante de este proceso de selección, que estarán a cargo del proponente o contratista.
El proponente deberá, diligenciar la totalidad del FORMATO DE OFERTA ECONÓMICA. La no presentación del Anexo PROPUESTA ECONÓMICA INICIAL generará el rechazo de la propuesta y será entregado en sobre cerrado
Los informes de evaluación de los factores habilitantes se publicarán en el Portal Único de Contratación y en el sitio web de la DNDA, xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
4.2.1 REGLAS SUBASTA INVERSA
Una vez verificados los requisitos habilitantes la DNDA procederá a realizar la audiencia de Subasta Inversa presencial.
De conformidad con el Artículo 3.2.1.1.8 del Decreto 734 de 2012, la Dirección Nacional de Derecho de Autor desarrollará la audiencia pública del proceso de selección abreviada con subasta inversa presencial, de conformidad con el contenido del CRONOGRAMA, a
la propuesta más favorable a la entidad y a los fines que ella busca con la celebración del contrato objeto de este proceso de contratación, así:
1. El procedimiento que se señala a continuación se realizará por la totalidad de cada uno de los lotes objeto del presente proceso de selección.
2. A la propuesta económica de cada proponente la entidad le asignará una contraseña con la cual se identificará a lo largo de la subasta. La identidad de los proponentes habilitados para presentar lances de precios sólo se dará a conocer hasta la adjudicación.
3. Antes de iniciar la subasta se entregará a los proponentes sobres y formularios, Xxxxx publicado en el pliego de condiciones, para la presentación de sus lances. En dicho formulario el proponente deberá consignar únicamente el precio ofertado o la expresión clara e inequívoca de que no hará ningún lance de mejora de precio.
4. Antes de iniciar los lances, la entidad abrirá y leerá el valor de cada uno de los sobres de oferta inicial de precio y comunicará a los participantes cual fue la de menor valor.
5. Para formular el primer lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio, la entidad otorgará a los proponentes un término de cinco (5) minutos.
6. Se procederá a recoger los sobres cerrados de todos los participantes y a registrar los lances válidos ordenándolos descendentemente y dará a conocer únicamente el menor precio ofertado.
7. Los proponentes que no presenten un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta.
8. La entidad repetirá el procedimiento antes señalado, en tantas rondas como sea necesario hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.
9. La entidad adjudicará al proponente que haya ofrecido el menor precio en la subasta.
10. Una vez adjudicado el lote objeto del presente proceso, la entidad hará público el resultado de la subasta incluyendo la identidad de los proponentes.
11. Concluida la audiencia, el proponente o proponentes favorecidos, deberán ajustar los precios de su oferta de conformidad con el resultado de la subasta inversa presencial.
5 ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE DETERMINA EL VALOR DEL CONTRATO.
El presente proceso de selección se realizará con la persona jurídica que acredite lo establecido en la invitación a cotizar.
Para realizar el análisis que soporta el valor estimado del (los) contrato(s) que se pretende(n) realizar, se utilizaron las variables para el cálculo del presupuesto respectivo, se tomó como referencia el sondeo de precios xx xxxxxxx. Lo anterior permite reducir costos en la contratación de la administración garantizando los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, eficiencia, equidad, transparencia, responsabilidad y control social.
La consulta en el SICE no se realiza atendiendo lo dispuesto en el Artículo 222 del Decreto-Ley 19 de 2012, que lo eliminó. En consecuencia, las entidades estatales y los proponentes no deberán seguir cumpliendo las obligaciones derivadas de la Ley 598 de 2000.
Para efectos de estimar el presupuesto oficial indispensable para la adquisición del servicio de almacenamiento se tuvieron como referencia los siguientes aspectos:
a. Precio de contratos anteriores por el mismo servicio
b. Incremento de la capacidad del servicio c . Estudio xx xxxxxxx
El resultado del análisis de antecedentes, estudio xx xxxxxxx y consulta de precios, es el siguiente:
Lote 1 – ITEM 1: Unidad de almacenamiento SAN mínimo de 30 Tb libres de RAID-5
No. | Cotizaciones Recibidas | Valor |
1 | DIGITO ZERO | $ 45,328,479 |
3 | GTS | $ 63,417,664 |
4 | NEGSA (Aun cuando es parte del estudio de | $ 40,471,856 |
mercado no se tuvo en cuenta en la suma para sacar el valor promedio, porque por ser un equipo genérico desvía el valor real del equipo) | ||
Valor Promedio | $ 54.373.072 | |
Con base en el sondeo anterior, se puede establecer razonablemente que el costo promedio para el Lote 1 – Item 1 del presente proceso es de CINCUENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS M/CTE ($55.000.000.oo) incluido el IVA, y todos los demás impuestos tasas y contribuciones a que hubiere lugar.
Lote 1- ITEM 2: UPS on line mínima de 15 kva Bifásica
No. | Cotizaciones Recibidas | Valor |
1 | Energex | $ 12,035,232 |
3 | Proyectos Especiales de Ingeniería S.A. | $ 13,340,000 |
4 | ATSEI Ltda. | $ 12,760,000 |
Valor Promedio | $ 12,711,744 | |
Con base en el sondeo anterior, se puede establecer razonablemente que el costo promedio para el Item 2 del Lote 1, es de TRECE MILLONES DE PESOS M/CTE ($13.000.000.oo) incluido el IVA, y todos los demás impuestos tasas y contribuciones a que hubiere lugar.
Lote 2: Una (1) licencia de software de herramientas creativas profesionales (suite) para distribuir diseños a través de soportes dirigidas a Publicación Impresa, Publicación web para computadores y dispositivos móviles y Post Producción de Video
Ítem único | Cotización recibida | Valor |
1 | Xxxxxxxx Group | $ 7.262.528 |
TOTAL | $ 7.262.528 |
Para este lote se debe decir que, si bien se solicitó estudio xx xxxxxxx a las mismas empresas que cotizaron el lote 1 (Digito Zero, Colvista, GTS y NEGSA) las mismas acudieron al proponente Xxxxxxxx Group, pues es el distribuidor mayorista en Colombia de productos Adobe, por lo cual se toma la cotización que dicho oferente presentó como única referencia.
Con base en el sondeo anterior, se puede establecer razonablemente que el costo promedio para el Lote 2 del presente proceso es de SIETE MILLONES QUINIENTOS MIL
PESOS M/CTE ($7.500.000,oo) incluido el IVA, y todos los demás impuestos tasas y contribuciones a que hubiere lugar.
Resumen:
Presupuesto Oficial | Valor |
Lote 1 | $68.000.000 |
Lote 2 | $ 7.500.000 |
Total | $75.500.000 |
Con base en el sondeo anterior lotes 1 y 2, se puede establecer razonablemente que el costo promedio para el presente proceso y con el fin de adquirir bienes de excelente calidad y marcas reconocidas en el mercado, es DE OCHENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($80.000.000,oo) incluido el IVA, y todos los demás impuestos tasas y contribuciones a que hubiere lugar.
5.1. Presupuesto Oficial y Fuente de Financiación
El presupuesto asignado al presente proceso, se estableció con base en el estudio xx xxxxxxx realizado por la DNDA, de acuerdo a la necesidad a satisfacer, y con la finalidad de garantizar que el valor del (los) contrato (s) sea suficiente para acometer la ejecución del objeto contractual, se determinó que el presupuesto oficial para el presente Proceso corresponde a la suma de OCHENTA MILLONES DE PESOS ($80.000.000) MCTE., incluido el IVA, y todos los demás impuestos tasas y contribuciones a que hubiere lugar, de conformidad con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 16112 del 10 de octubre de 2012, del proyecto de inversión aprobado para la DNDA en la vigencia 2012, expedido por la Subdirectora Administrativa
El presupuesto anteriormente citado se distribuye de la siguiente manera:
Presupuesto Oficial | Valor |
Lote 1 | $72.000.000 |
Lote 2 | $ 8.000.000 |
Total | $80.000.000 |
NOTA. Este presupuesto se toma del proyecto de inversión 2012 aprobado por el DNP de las siguientes actividades:
$50.000.000,oo de la actividad E2C1A2R “Alojamiento del sistema de Capacitación, Centro de documentación y de las obras divulgadas, para la adquisición del sistema de almacenamiento de contenidos digitales (servidor).
$30.000.00,oo de la actividad E2C1A4R “Fortalecimiento del portal WEB que soportará los registros y las capacitaciones que se realicen en la entidad hacia el público” para la adquisición de licencia, soporte eléctrico y servicio requerido para que se configure en el nuevo portal web permitiendo su compatibilidad.
5.2. Forma de Pago:
El valor del contrato será pagado por la DNDA., al contratista contra entrega de cada uno de los lotes requeridos, dentro de los treinta (30) días siguientes a la expedición del recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato y el ingreso al almacén.
Los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la factura acompañada de la certificación que al efecto expida el supervisor del contrato sobre el cumplimiento del contrato, del acta respectiva y de la certificación del pago de obligaciones asumidas por parte del CONTRATISTA por concepto de salud, pensiones, riesgos profesionales, aportes a Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA.
El contratista deberá facturar el servicio prestado dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al período facturado. La no presentación oportuna de estos documentos implica el incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista y exonera a la DNDA del pago de intereses moratorios. En todo caso el pago quedará sujeto a la aprobación final a satisfacción de cada uno de los módulos entregados.
El contratista deberá llevar un estricto control de los servicios prestados. La entidad no responderá por el valor de los servicios que el contratista haya prestado en exceso del valor del contrato.
Cuando LA DNDA no pague al CONTRATISTA la suma pactada, dentro de los términos estipulados en el presente contrato y teniendo en cuenta la fecha en que la Entidad cuente con la disponibilidad del PAC, ésta reconocerá al CONTRATISTA como intereses xx xxxx el incremento mensual promedio del Índice de Precios al Consumidor certificado por el DANE entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año anterior.
6 PLAZO Y LUGAR DE EJECUCION.
El plazo de ejecución del contrato será por término de dos (2) meses, contados a partir de la suscripción del acta de inicio entre el supervisor y el contratista, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.
El lugar de ejecución será en la ciudad de Bogotá, en la calle 28 No. 13A-15 Piso 17, sede de la Dirección Nacional de Derecho de Autor.
7 SUPERVISIÓN DEL CONTRATO:
La supervisión del contrato estará a cargo del Coordinador de la Unidad de Sistemas de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, quien de acuerdo con la ley, velará por el estricto cumplimiento del objeto contractual, y realizará el seguimiento técnico, jurídico y económico del contrato, y responderá por sus actuaciones u omisiones que generen daño a la entidad.
De otra parte el Director General adicional al supervisor ha designado un delegado del nominador experto en materia de tecnologías, quien participará en los Comités Técnicos y como apoyo a la Unidad de Sistemas validará las respuestas a las observaciones de los oferentes interesados previo a emitir un concepto oficial. De dicha actuación el contratista delegado rendirá informe escrito al Director General.
8 TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES INVOLUCRADOS EN LA CONTRATACIÓN
En desarrollo de lo señalado en la Ley 1150 de 2007, Decreto 734 de 2012, artículo 3 y la ley 80 de 1993, artículo 25, numerales 7 y 12 y con el fin de valorar el alcance del objeto contractual requerido por la entidad, como sustento y justificación de los factores de selección adoptados para el presente proceso licitatorio se procede a realizar el análisis de riesgos de la contratación, su tipificación, estimación y asignación.
Se precisa que salvo las situaciones específicamente mencionados en el presente numeral y como principio general, EL CONTRATISTA como experto de negocio y como especialista, asumirá los efectos económicos de todas aquellos sucesos previsibles y de normal ocurrencia para las actividades que son objeto de la presente contratación. Por lo tanto, deberá asumir los riesgos asociados a su tipo de actividad ordinaria que sean previsibles, así mismo, asumirá aquellos riesgos propios de su actividad empresarial y de persona natural o jurídica que tiene que cumplir con determinadas cargas y deberes frente al Estado y la sociedad. En consecuencia, solo procederán reclamaciones por hechos o circunstancias imprevisibles no asignadas al contratista en la presente distribución de riesgos de la contratación. La Dirección Nacional de Derecho de Autor no estará obligada
a efectuar reconocimiento económico alguno ni a ofrecer garantía que permita eliminar, prevenir o mitigar los efectos de los riesgos asumidos por el contratista.
Sólo en el evento que se demuestre por parte del contratista pérdida por la ocurrencia de situaciones imprevistas que no sean imputables a él, y se acepte tal situación por la entidad, se procederá al restablecimiento del equilibrio de la ecuación económica del contrato.
Matriz de riesgos
TIPIFICACION | ESTIMACION DEL RIESGO | ASIGNACION DEL RIESGO | ||||||
Tipología | Riesgo | Mitigación | Probabilidad de Ocurrencia | Impacto | Evaluación | Criticidad | Responsable | % |
Financiero | Variación o cambios en la disponibilidad o en el costo de los insumos necesarios para cumplir con el objeto | Gasto administrativo del contrato | 3 | 10 | 30 | Medio Alto | Contratista | 100% |
Financiero | Fluctuaciones del valor de la moneda | Gasto administrativo del contrato | 3 | 5 | 15 | Medio | Contratista | 100% |
Legal | Imposición de nuevos tributos | Gasto administrativo del contrato | 1 | 20 | 20 | Medio | Contratista | 100% |
General de Operación | Falla en la cadena de suministros | Gasto administrativo del contrato | 1 | 20 | 20 | Medio | Contratista | 100% |
General de Operación | Falta de calidad de servicio o producto | Gasto administrativo del contrato | 1 | 20 | 20 | Medio | Contratista | 100% |
General de Estrategia | Nuevos Avances Tecnologícos | Elaboración de propuestas a corto plazo | 1 | 10 | 10 | Medio Baja | Contratista | 100% |
General de Estrategia | Riesgos por la Propiedad Intelectual (Marca) | Cumplimiento de reglamentación gubernamental | 1 | 10 | 10 | Medio Baja | Contratista | 100% |
General de Estrategia | Riesgo por los avances de la competencia | Elaboración de propuestas a corto plazo y estudio xx xxxxxxx alineado | 1 | 10 | 10 | Medio Baja | Contratista | 100% |
Probabilidad de Ocurrencia | ||
Probabilidad | VALOR | |
ALTA | 3 | |
MEDIA | 2 | |
BAJA | 1 | |
Impacto | ||
Catastrófico | 20 | |
Moderado | 10 | |
Leve | 5 | |
Valoración del Impacto | ||
Valor del Impacto | Nivel del Impacto | Descripción |
20 | Catastrófico | Pérdidas Financieras enormes, alto grado de incumplimiento en el objeto del contrato |
10 | Moderado | Pérdidas Financieras considerables, alto grado de incumplimiento en el objeto del contrato |
5 | Leve | Pérdidas Financieras insignificantes, menor grado de incumplimiento en el objeto del contrato |
No obstante lo anterior, hasta la fecha límite prevista en el cronograma del proceso para la solicitud de aclaraciones, los posibles oferentes o interesados en participar en el proceso deberán manifestar a la entidad, teniendo en cuenta el conocimiento que tienen como expertos en su actividad ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecución del contrato que puedan afectar el equilibrio económico del mismo, de conformidad con lo expresado por el artículo 863 del Código de Comercio, según el cual, las partes deberán proceder de buena fe exenta de culpa en el período precontractual, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen.
En consecuencia, la Entidad no aceptará reclamaciones relacionadas con circunstancias previsibles por el contratista que afecten dicho equilibrio económico y que no hayan sido manifestadas por el mismo, en dicha audiencia o en tal plazo.
NOTA: Debe entenderse que los mecanismos contenidos en el contrato, permiten mantener las condiciones económicas y financieras existentes al momento de la presentación de la propuesta por parte del contratista y consecuentemente, están diseñados para restablecer y mantener la ecuación del equilibrio contractual, en los términos señalados en la Ley 80 de 1993.
9 MECANISMO DE COBERTURA DEL RIESGO:
De conformidad con lo establecido en el artículo 5.1.1 y siguientes del decreto 734 de 2012, el proponente adjudicatario se obliga a constituir a su xxxxx y a favor de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, una garantía única que avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato y los demás riesgos asociados, la cual consistirá en una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, constituida a partir de la fecha de suscripción del contrato y que contenga los siguientes amparos:
a) Cumplimiento: por un valor correspondiente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y cuatro (4) años y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato, la cual deberá amparar además
b) Calidad de los bienes y servicio: por un valor correspondiente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) años y cuatro (4) meses más, contados a partir de la terminación del contrato.
El proponente deberá aportar junto con la garantía única el recibo original del pago de la prima.
10. INVITACION MYPES Y MIPYMES
De conformidad con lo dispuesto al Capítulo I del Título IV del Decreto 734 de 2012, es de anotar que realizada la conversión xxx xxxxx a moneda Nacional según la tasa cambiaria válida a la fecha de convocatoria del presente proceso de selección, se tiene que el presupuesto oficial correspondiente a OCHENTA MILLONES DE PESOS M/L ($80.000.000) IVA incluido, tasas e impuestos, es inferior a la suma de SETENTA Y CINCO MIL DOLARES (US 75.000), en consecuencia es procedente dar a aplicación a lo dispuesto al Capítulo I del Título IV del Decreto 734 de 2012, respecto a la convocatoria de MYPES y MIPYMES.
11. INDICACIÓN SI LA CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA EL ESTADO COLOMBIANO.
De conformidad con el MANUAL EXPLICATIVO DE LOS CAPÍTULOS DE CONTRATACIÓN PÚBLICA DE LOS ACUERDOS COMERCIALES NEGOCIADOS POR
COLOMBIA PARA ENTIDADES CONTRATANTES, expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y por el Departamento Nacional de Planeación, numeral
1.2.3 Exclusiones de aplicabilidad y excepciones. Establece: “… Los contratos hasta por US$125.000 que se encuentran para beneficio de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, equivalente a $235’558.000 hasta el 31 de diciembre de 2013. De acuerdo con esto, las contrataciones hasta por el monto señalado se encuentran excluidas del capítulo de compras y sobre las mismas no son predicables las obligaciones del acuerdo…”, por lo que para el presente proceso de contratación no se hace necesario la aplicación de algún Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano.
El presente estudio previo se expide a los diez (10) días del mes de octubre de 2012.
XXXXXXX XXXXX XXXXXX
Coordinador Unidad de Sistemas
Anexo: Estudio xx xxxxxxx
Ficha BPIN No. 2011-01100-0222
CDP 16112 de Octubre 10 de 2012