FIDEICOMISO COMPLEJO TRES CENTURIAS
FIDEICOMISO COMPLEJO TRES CENTURIAS
DOCUMENTO NORMATIVO
POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN
1.- Toda solicitud de uso de la instalación denominada “Salón Taller de Locomotoras” deberá de ser por escrito, indicando la fecha del evento así como sus características.
2.- La reservación de fechas se realizará exclusivamente mediante la firma del contrato correspondiente, con las firmas autorizadas.
3.- La entrega en renta de la instalación, estará sujeta a la firma previa de contrato y desde luego a las condiciones que en dicho documento se hubieran acordado, reservándose “EL FIDEICOMISO” el derecho de permitir o no el acceso del organizador a la instalación, en caso de que algunas de las condiciones no estuvieran cumplida.
4.- El uso del inmueble será exclusivamente para el fin señalado en el contrato. El cambio del uso acordado, sin contar con autorización escrita por parte de “EL FIDEICOMISO”, será motivo de cancelación del contrato y se aplicarán las penas convencionales previstas en las cancelaciones.
5.- La tarifa xx xxxxx no incluye licencias y/o permisos requeridos para la celebración de exposiciones o cualquier otro tipo de evento que estén sujetos a normas de la autoridad competente.
6.- En todos los arrendamientos, “EL FIDEICOMISO” se reserva el derecho de admisión.
CONDICIONES DE CONTRATACIÓN
Con el fin de garantizar las fechas reservadas, “EL ARRENDATARIO” deberá tener cubierto el depósito correspondiente de acuerdo a las siguientes condiciones:
• Para contrataciones realizadas el décimo mes previo a la fecha del evento:
1.- Anticipo mínimo obligatorio del 20% (VEINTE POR CIENTO), el cual tendrá que pagarse diez meses antes de la fecha de celebración del evento.
2.- Segundo pago correspondiente al 40% (CUARENTA POR CIENTO), el cual tendrá que pagarse tres meses antes de la fecha de celebración del evento.
3.- Liquidación total del 40% (CUARENTA POR CIENTO) restante, pagadero treinta días antes de la fecha de celebración del evento.
• Para contrataciones hechas el sexto mes previo a la fecha del evento:
1.- Anticipo mínimo obligatorio del 40% (CUARENTA POR CIENTO), el cual tendrá que pagarse seis meses antes de la fecha de celebración del evento.
2.- Segundo pago correspondiente al 20% (VEINTE POR CIENTO), el cual tendrá que pagarse tres meses antes de la fecha de celebración del evento.
3.- Liquidación total del 40% (CUARENTA POR CIENTO) restante, pagadero treinta días antes de la fecha de celebración del evento.
• Para contrataciones realizadas el tercer mes previo a la fecha del evento:
1.- Anticipo mínimo obligatorio del 60%, (SESENTA POR CIENTO), el cual tendrá que pagarse tres meses antes de la fecha de celebración del evento.
2.- Liquidación total del 40% (CUARENTA POR CIENTO) restante, pagadero treinta días antes de la fecha de celebración del evento.
• Para contrataciones celebradas un mes previo a la fecha del evento:
1.- Se realizará un solo pago del 100% (CIEN POR CIENTO) a la firma del contrato.
Requerimiento de Áreas Adicionales.
Si el organizador por necesidades de su evento, requiera utilizar alguna área adicional dentro de los espacios sujetos a renta o alguna área diversa de “EL FIDEICOMISO”, y que dichos espacios fueran ocupados para servicios sociales sin lucro o renta a terceros, su uso queda sujeto a previa autorización de “EL FIDEICOMISO” y a la aplicación de un cargo. Quedan exentos de cargo los actos protocolarios y ceremonias de inauguración y clausura, en el entendido de que aún en estos casos, deberá existir la autorización de “EL FIDEICOMISO”.
Tarifa base y horario de operación.
La tarifa base se refiere al día del evento y días de montaje y desmontaje, dentro del horario de la operación, el cual comprende de las 8:00 a las 22:00 horas, conforme al reglamento de operación. La tarifa se aplica por M2/día área bruta.
El horario para eventos sociales será de un máximo de 6 horas, y no podrá exceder el horario autorizado por la autoridad competente, para efecto de maniobra de montaje, el organizador contará con 4 horas antes del inicio del evento y para maniobra de desmontaje con 4 horas al término del mismo.
Montaje y desmontaje.
Estas actividades deberán efectuarse dentro del horario de reglamento, el cual comprende de las 8:00 a las 22:00 horas (no aplica en eventos sociales).
Tiempo extra.
El tiempo extra de cualquier tipo de evento o maniobra tendrá un cargo extra por hora o fracción de ésta, a razón de 1.5 veces de cálculo por metro cuadrado contratado, con base a las 14 horas del horario de operación y conforme a la tarifa en vigor.
Cancelaciones.
En caso de cancelación parcial o total, se aplicarán los siguientes cargos:
Mes anterior a la fecha de evento | Porcentaje de penalización |
En el décimo mes | 20 % del importe total pactado |
En el sexto mes | 40% del importe total pactado |
En el tercer mes | 60% del importe total pactado |
Entre el segundo y primer mes | 100% del importe total pactado |
Anticipos y Depósitos.
Será posible entregar anticipos o depósitos mayores de los mínimos estipulados, cuyo beneficio será la aplicación de la tarifa base al momento de efectuarlos.
Eventos con taquilla.
En las exposiciones o eventos con cobro por admisión, el organizador derivará a favor de “EL FIDEICOMISO” el 15% (QUINCE POR CIERTO) del importe bruto de la venta de boletos que se expidan tanto en nuestras instalaciones, como en los puntos de venta que se ubiquen fuera xxx xxxxxxx. Esta aportación será independiente al pago que se convenga por concepto xx xxxxx. Se deberá realizar corte de taquilla diariamente.
Servicios incluidos en el contrato de arrendamiento.
1.- Suministro de energía eléctrica.
2.- Iluminación general del área total de exhibición contratada.
3.- Uso de área destinada a oficinas del Comité Organizador (no incluye mobiliario) otorgando en cortesía una extensión telefónica para llamadas locales.
4.- Servicio de limpieza en las áreas comunes y sanitarios, incluidos los suministros de jabón, toallas, papel sanitario y desodorantes.
5.- El servicio de vigilancia perimetral y de áreas comunes será proporcionado por “EL FIDEICOMISO” durante las 24 horas del día. La seguridad y/o servicio de vigilancia específico dentro de las áreas de exposición/evento, así como en las organizaciones propias de éstos, quedará bajo resguardo de “EL ARRENDATARIO” día y noche. “EL ARRENDATARIO” cuenta con la facultad de contratar la seguridad adicional que a sus intereses convenga, previa autorización de “EL FIDEICOMISO”.
6.- De acuerdo al perfil del evento, “EL FIDEICOMISO” designará el área de estacionamiento que podrá disponer, y será responsabilidad de “EL ARRENDATARIO” la seguridad de los vehículos, así como los bienes de su interior. Al término del evento no podrá permanecer ningún vehículo en el área utilizada como estacionamiento.
Servicios Adicionales con cargo a “EL ARRENDATARIO”.
1.- Energía eléctrica nocturna.
2.- Instalación y remoción de objetos colgantes de la estructura.
3.- Los trabajos de montaje, desmontaje, equipamiento, decoración o ambientación que se realicen fuera del horario contratado, tendrán un costo adicional, que será fijado por “EL FIDEICOMISO”. Los trabajos de desmontaje, retiro de equipo o de elementos decorativos que “EL ARRENDATARIO” no haya retirado en el tiempo establecido, serán removidos y salvaguardados en una bodega por el personal de “EL FIDEICOMISO”, aclarando que no existirá responsabilidad alguna por el deterioro o funcionamiento de los bienes, obligándose “EL ARRENDATARIO” a cubrir el importe de las maniobras.
Nota 1. Cualquier servicio no contemplado en los anteriormente descritos y que “EL ARRENDATARIO” solicite a terceros, deberá ser autorizado por “EL FIDEICOMISO”.
Nota 2. Cualquier asunto no contemplado en este documento deberá ser resuelto por la Dirección General de “EL FIDEICOMISO”.
REGLAMENTO DE OPERACIÓN
El presente reglamento establece la mecánica operativa para regular el funcionamiento y desarrollo de cada exposición y/o evento que se realice en “Los salones o instalaciones de EL FIDEICOMISO”, y tiene como objetivos primordiales los siguientes:
1.- Promover el buen uso de las instalaciones.
2.- Mantener y conservar el inmueble en óptimas condiciones.
3.- Propiciar el desarrollo seguro y armónico de todas las exposiciones y/o eventos.
En los casos en que el perfil y/o montaje de la exposición y/o evento autorizado no resultara ser de características bajo las cuales fue contratado, “EL FIDEICOMISO” se reserva el derecho de cancelarlo y aplicar las medidas que juzgue convenientes, sin responsabilidad por los hechos o consecuencias derivadas de esta medida.
Horarios.
El horario de operación de los “Los salones o instalaciones de EL FIDEICOMISO” será de las 08:00 a las 22:00 horas, los 365 días del año. Se aplicarán cargos adicionales en todos los casos que excedan el horario establecido. (Este horario no aplica en eventos sociales).
Aprobación de Planos.
1.- “EL ARRENDATARIO” no podrá comercializar o poner a la venta los stands o áreas de exposición antes de contar con la autorización por escrito de los planos de distribución por parte de “EL FIDEICOMISO”.
2.- Previo a la comercialización de espacios, “EL ARRENDATARIO” deberá poner a consideración de “EL FIDEICOMISO” el proyecto de distribución de stands para determinar las áreas no sujetas a renta, espacios mínimos para pasillos, rutas de evacuación y salidas de emergencia que deberán considerarse en el plano definitivo, que será autorizado por “EL FIDEICOMISO”.
ESPACIOS Y USOS.
1.- El ancho de los pasillos en ningún caso podrá ser menor de 2.40 metros y deberán mantenerse libres de obstáculos, de mercancías de expositores y/o de instalaciones adicionales. En los casos en que por el tipo de modulación o montajes especiales no proceda esta disposición, “EL FIDEICOMISO” se reserva el derecho de autorizar o determinar lo conveniente, por razones de seguridad.
2.- En el vestíbulo del inmueble se permitirá la instalación de un área de registro.
3.- Las plazas y accesos están destinadas a la circulación del público en general. La instalación de elementos promociónales y decorativos, así como la exhibición y registro exterior en tales áreas, queda sujeta a autorización por escrito de “EL FIDEICOMISO”.
4.- “EL FIDEICOMISO” podrá proporcionar a “EL ARRENDATARIO” bodegas para almacenaje de materiales o productos de exhibición, sujetándose a la aplicación de la tarifa correspondiente y a los trámites de contratación ante el Área de Promoción y Comercialización. Es responsabilidad de “EL ARRENDATARIO” la seguridad de los bienes dentro de estas áreas.
MONTAJE Y DESMONTAJE.
1.- Previo al inicio del montaje se formalizará la entrega de instalaciones. En este acto “EL ARRENDATARIO” deberá hacer un recorrido en compañía de personal de seguridad de “EL FIDEICOMISO”, para observar el estado de las instalaciones y equipo, formalizando esta revisión con la firma del acta por parte de quien
entrega y quien recibe. Este mismo procedimiento se hará a la conclusión del evento.
2.- Cualquier daño causado a las instalaciones y equipo lo determinará “EL FIDEICOMISO” a través del Departamento de Mantenimiento, con la finalidad de que “EL ARRENDATARIO” cubra el importe correspondiente, además de una penalización xx xxxx veces el costo de reposición y/o reparación que se fije a valor presente.
3.- Es responsabilidad de “EL ARRENDATARIO” contratar los servicios de una empresa profesional para montar los stands, áreas de registro y demás instalaciones que requiera su exposición y/o evento. El sistema de mamparas o divisiones deberá ser de primera calidad, de baja combustibilidad, modular y que estructuralmente ofrezca seguridad y aceptable imagen. La empresa en cuestión deberá contar con la autorización de “EL FIDEICOMISO”.
4.- “EL FIDEICOMISO” pone a disposición de “EL ARRENDATARIO” un directorio de proveedores de servicios registrados como apoyo a su exposición/evento, quedando en libertad de tomar las decisiones más convenientes al respecto a su contratación. Solo para efectos de control deberá enviar a la dirección comercial y de operaciones el listado de proveedores admitidos, 15 días previos al ingreso.
5.- “EL FIDEICOMISO” no se responsabiliza ni acepta embarques por adelantado de cualquier producto, ya sea para exposiciones o para “EL ARRENDATARIO”. La carga podrá ser ingresada únicamente durante el periodo xx xxxxx estipulado en contrato.
6.- El acceso de vehículos a las áreas de exposición solamente se permitirá con el propósito de cargar o descargar, previa autorización de la jefatura de mantenimiento. Ningún vehículo podrá permanecer en las áreas de exposición, excepto aquellos que formen parte integral de la exhibición; en éste caso, deberán contener en el tanque solo el combustible necesario para realizar maniobras de ingreso y salida.
7.- Durante las maniobras de montaje queda estrictamente prohibido fumar e ingerir cualquier tipo de bebidas alcohólicas dentro o fuera de áreas de “EL FIDEICOMISO”.
8.- En los periodos de montaje y desmontaje las áreas de exposición se mantendrán a un 50% de iluminación dentro de los horarios normales de operación. En caso de que se requieran al cien por ciento deberá solicitarse al Área de Promoción y Comercialización, misma que determinará el costo con base en tarifas vigentes.
9.- Las maniobras de instalación de mercancía, maquinaria, equipo o algún otro producto, deberá realizarse con precaución para evitar daños al piso, muros, columnas y otros elementos de la instalación.
10.- Durante los periodos de montaje y desmontaje “EL ARRENDATARIO” será responsable de que todo el personal involucrado en su exposición y/o evento porte su gafete que lo acredite como tal.
11.- No está permitido cruzar los pasillos o áreas comunes con cables eléctricos o cualquier otra instalación que ofrezca riego, tanto a nivel piso como en la parte superior de los mismos.
12.- Quedan restringidos los trabajos en el interior de cualquier área del salón multimodal durante el montaje y/o celebración de la exposición/evento, tales como carpintería, herrería, uso de sierras, compresores, pistolas de aire o equipos similares, así como el uso de productos que afecten el medio ambiente.
13.- Los periodos de montaje no están destinados a la construcción integral de los stands o elementos decorativos dentro de las instalaciones; por lo tanto, las adaptaciones en el montaje se limitarán a detalles mínimos de ajustes en el armado y construcción.
14.- Queda prohibido el uso de tabla roca y yeso dentro de los sistemas de montaje y decoración de los stands.
15.- Es responsabilidad de “EL ARRENDATARIO” que durante el periodo de xxxxxxxxxx ser retiren todas las marcas y residuos dejados en el piso, en caso de requerirse emplear productos especiales, no deberán dejar huella. En el caso de que se ocasione algún daño, el organizador será acreedor de una sanción económica.
EQUIPO CONTRA INCENDIO.
1.- El recinto cuenta con gabinetes de hidrantes y extintores fijos portátiles.
2.- En caso de que las autoridades determinen la existencia de peligro dentro de las instalaciones, se solicitará a “EL ARRENDATARIO” para que elimine el riesgo mientras esto no suceda, incluso se podrá detener la marcha del evento en desarrollo.
3.- “EL ARRENDATARIO”, acompañado del personal de seguridad de “EL FIDEICOMISO”, recorrerán las rutas de evacuación y las salidas de emergencia. “EL FIDEICOMISO” cuenta con señalización reglamentaria instalada para ese fin.
AREAS DE ESTACIONAMIENTO.
1.- Las áreas destinadas a estacionamiento están limitadas solo para automóviles y vehículos de carga cuya capacidad no exceda de una tonelada. No está permitido usar estas áreas para exhibición, venta, promoción de productos, o instalación de publicidad. En caso de que “EL ARRENDATARIO” requiera de este servicio, deberá contar con la autorización de “EL FIDEICOMISO”.
2.- “EL FIDEICOMISO” no se hace responsable por perdidas de objetos dejados en el interior de los vehículos que hagan uso del estacionamiento de paga, ni por daños causados a estos por fenómenos naturales, incendio o por terceros. De igual manera no se hará responsable por fallas mecánicas o robo de partes o accesorios de los vehículos.
INSTALACIONES EN ESTRUCTURA.
1.- La señalización y/o decoración institucional que exhiba “EL ARRENDATARIO” deberá contar con la aprobación del Departamento de Mantenimiento. Se limitará a las áreas contratadas y no deberá invadir las áreas comunes ni bloquear la visibilidad, los materiales podrán ser pendones, estandartes, banderines, insignias, banderas,
letreros y la instalación de estos materiales solo podrá hacerla personal de “EL FIDEICOMISO”, por lo tanto queda prohibido que personal ajeno circule por la estructura. Este servicio se hace con cargo a “EL ARRENDATARIO” y de acuerdo a las tarifas vigentes.
LIMPIEZA.
1.- Personal de “EL FIDEICOMISO” se encargará de la limpieza y remoción de basura de áreas comunes y de pasillos de la exposición/evento, por lo tanto no se responsabiliza del aseo interior de los stands, ya que solo se concretará a recoger los desechos que el expositor acerque a pasillos. En cada uno de los sanitarios permanecerá personal para limpieza y equipamiento de los mismos.
2.- Concluido el evento, “EL ARRENDATARIO” será responsable de retirar la basura y materiales de desecho de las áreas contratadas, en caso contrario, personal de “EL FIDEICOMISO” realizará esa labor, con cargo a “EL ARRENDATARIO”.
SEGURIDAD.
1.- “EL FIDEICOMISO” solo es responsable de la seguridad propia de sus instalaciones, áreas comunes y perimetrales, como son plazas, andadores, vestíbulo, estacionamientos, entre otros, por lo tanto se responsabiliza a “EL ARRENDATARIO” de contratar los servicios para seguridad adicional de su evento.
PUNTOS VARIOS.
1.- “EL FIDEICOMISO” se reserva el derecho de admisión de prestadores de servicios complementarios, registrados o independientes, que por antecedentes negativos afecten directa o indirectamente el prestigio xxx xxxxxxx.
2.- Los equipos de sonido que utilicen tanto “EL ARRENDATARIO” como los Expositores deberán operarse con un máximo de 80 decibeles. Lo anterior con el propósito de mantener un ambiente que no
afecte las actividades propias de la exposición/evento ni las del Centro de Exposiciones.
SANCIONES.
1.- Cualquier infracción a las disposiciones que forman parte integral del presente reglamento será sancionada mediante la aplicación de un cargo económico, independientemente de otro tipo de medidas que ayuden a prevenir o corregir acciones similares.
2.- “EL FIDEICOMISO” no se hará responsable de la custodia de artículos, materiales, equipos u objetos olvidados o abandonados en sus instalaciones una vez desalojadas por parte de “EL ARRENDAMIENTO”, ni asume responsabilidad alguna.
PREVISIONES.
1.- “EL ARRENDATARIO”, independientemente de obligarse a conocer y a respetar los Documentos Normativos del Centro de Exposiciones (Políticas de Contratación, las Condiciones Generales de Contratación y el Reglamento de Operación), se responsabiliza ante sus Expositores y ante todas aquellas personas que directa e indirectamente participen en su evento o hagan uso de las instalaciones del Centro de Exposiciones, de hacer respetar las disposiciones señaladas en dichos documentos.
2.- Es facultad de “EL FIDEICOMISO” establecer con “EL ARRENDATARIO” todo lo no previsto en el presente reglamento de Operación.
Nota.- Todas aquellas situaciones que trasciendan el ámbito de facultades de los Directivos de “EL FIDEICOMISO” y/o que no estén contemplados en éste documento, se resolverán a través de la Dirección General.