Señores PROPONENTES Bogotá, D.C.
Bogotá D.C., 4 de diciembre de 2018.
Señores PROPONENTES
Bogotá, D.C.
Asunto: RESPUESTAS A OBSRVACIONES - Invitación pública a proponer No. 3000000542 - Para contratar el servicio de intermediación para el suministro de tiquetes aéreos y los servicios asociados que requiera la CCB para el desarrollo de sus funciones.
1. Teniendo en cuenta que la integración de ERP SAP con nuestra plataforma de autogestión o cualquier otra genera costos adicionales, nuestra inquietud es determinar si esos costos serán asumidos con la CCB o se compartirán para efectos de realizar la propuesta económica.
RESPUESTA: Los costos de la implementación de la herramienta de autogestión deberán ser asumidos por el contratista que resulte seleccionado. La CCB no asumirá costo alguno en la implementación eso no significa que no entregue la información necesaria para la implementación y que se disponga de un técnico de la CBB para las dudas o inquietudes técnicas que se requieran y por su puesto para que coordine todo lo que concierne a los sistemas internos de la CCB.
2. Teniendo en cuenta que el país ingresara en la modalidad de factura electrónica el año entrante, no estaremos en la capacidad de realizar una factura semanal, ¿por lo que nos gustaría saber de qué forma se puede incluir en el proyecto del contrato y en la oferta técnica?
RESPUESTA: Se aclara que los pagos relacionados con el contrato se pagarán al proponente seleccionado mediante tarjeta de crédito. Cada vez que se emite un tiquete, una reserva en un hotel o un transporte, el proponente seleccionado expedirá la factura correspondiente. Lo que se requiere del proponente seleccionado es que junto con las facturas emitidas en la semana se presente un informe que contenga la relación semanal de los productos adquiridos.
Se modifica la forma de pago del contrato.
3. El servicio de internet será suministrado a través de un canal de la CCB o lo debe asumir la agencia x xxxxxx de un canal diferente?
RESPUESTA: El implant debe tener su servicio de internet independiente del suministrado por la CCB. La herramienta On line si utiliza el servicio de internet de la CCB.
4. Teniendo en cuenta que según el pliego solamente se pagaran servicios con una confirmación de aceptación de parte del usuario nos permitimos informar que la agencia de viajes no se puede hacer responsable de cambios operaciones, cancelación de vuelos, paros de pilotos, sobreventas de vuelos u habitaciones de hoteles, por lo tanto agradecemos aclarar este punto.
RESPUESTA: Es claro que la agencia no se hace responsable de los hechos de terceros, sin embargo, es obligación de la Agencia intermediar con las aerolíneas, hoteles y empresas de transporte para solucionar los inconvenientes presentados y para solicitar los reembolsos necesarios cuando las situaciones que se presenten den lugar a ello.
5. Nos permitimos informar que VCH Travel no realiza cobro de FEE en caso de reembolsos y devoluciones pero si está en la obligación de aplicar los términos y condiciones de venta del servicio (aéreo – Hotelero) de acuerdo con las condiciones de cada prestador del servicio.
RESPUESTA: Estamos de acuerdo.
6. Si la CCB implementa la Herramienta de autogestión SBVC, deberá suscribir la minuta de contrato de la misma, la cual se dará a conocer en su momento.
RESPUESTA: Se informa que con el proponente que resulte seleccionado solamente se suscribirá una minuta de contrato en la cual se incluyan todas las obligaciones a su cargo en desarrollo del objeto contratado, dentro de las cuales se encuentra la obligación de diseñar, implementar y poner en funcionamiento una herramienta de autogestión. En consecuencia, mediante adenda se modifica la minuta del contrato en la que se incluyen las obligaciones del contrato.
7. Solicita la entidad:
Conforme a la Ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007, se encuentra prohibido exigir certificaciones de calidad y de afiliación, no es un requisito legal que requieran las agencias de viajes para poder participar, y exigir este documento no aporta nada al proceso y por el contrario si limita la participación de oferentes. Las Agencias de Viajes están obligadas por ley a registrarse en el Registro Nacional de Turismo y la licencia IATA es requerida ya que esta permite a las Agencias de Viajes acceso a los sistemas GDS para emitir Tiquetes Aéreos con Aerolíneas asociadas y realizar sus pagos.
RESPUESTA: La presente invitación se rige por el derecho privado y no aplica para ella lo establecido en la ley 80 ni las normas de contratación pública, sin embargo, solicitamos ver adenda No. 2 en la que se modifica el numeral 3.3.11 de la invitación a proponer.
8. Indica la entidad que se debe:
Las tarifas están sujetas a cambios y disponibilidad de cupos y aplican condiciones de reservas y emisión de tiquetes. Los tiquetes solo se pueden anular el mismo día de la emisión, una vez emitidos, si hay cambios posteriores se aplican las políticas
de la aerolínea referente al cobro de penalidades y/o calculo en la diferencia de la tarifa. Los impuestos, tasas y contribuciones que
afecten las tarifas aéreas y demás servicios ofrecidos por el contratista, pueden sufrir variaciones en cualquier momento por disposiciones gubernamentales según el caso, las cuales deben ser asumidas por el pasajero y/o la entidad al momento de la expedición del tiquete.
CONDICIONES Y RESTRICCIONES DE LAS AEROLINEAS
• Los precios están sujetos a disponibilidad al momento de la reserva.
• Los precios, están sujetos a cambio sin previo aviso.
• Los precios solo se garantizan con la emisión del tiquete
• Los cambios de tiquetes, cambios de horarios, revisión de tiquetes, cambios de fechas, etc. causan penalidades y diferencias tarifarias, ya que están sujetas a condiciones y políticas de las aerolíneas (propietarias de los tiquetes).
• Elaborar una reserva a nombre del mismo pasajero, ruta y fecha por tercera vez, genera cobros adicionales por parte de las aerolíneas
RESPUESTA: Se modifica esta obligación dado que la agencia no asume los valores por concepto de penalidades. h) Garantizar el revisado de tiquetes con el objeto de evitar el pago de reembolsos y el pago de penalidades.
9. Solicita la entidad:
Pedimos muy amablemente hagan claridad sobre las labores que desarrollaría la persona del IMPLANT adicional.
RESPUESTA: El Implant desarrolla las siguientes actividades:
• Gestionar tiquetes aéreos para el personal directivo, para los conferencistas y para el personal que requiera la entidad.
• Gestionar reserva de hoteles y transporte hotel -aeropuerto- hotel para los colaboradores, conferencistas, miembros de Junta Directiva que así lo requieran.
• Solucionar los inconvenientes que se presentan con la herramienta de autogestión.
• Presentar a la CCB el informe semanal de tiquetes facturados.
• Presentar los informes requeridos por la CCB
• Solucionar con la aerolínea los inconvenientes en caso de presentarse la cancelación o modificación de un vuelo.
10. Pide la entidad:
Solicitamos de manera respetuosa agregar a la frase “de acuerdo con las políticas y condiciones de las aerolíneas y clase de tiquete emitido”, toda vez que las agencias de viajes somos intermediarios y no podemos garantizar dichas condiciones.
RESPUESTA: Se acepta la modificación la cual se incluirá mediante adenda No. 2.
11. La entidad solicita
Muy respetuosamente solicitamos aclaración sobre si los traslados para todos los funcionarios que viajen se les debe coordinar, quedando a la espera de la aprobación del supervisor del contrato para saber si se toman o no y si no llegan a tomarlo la entidad asumirá el valor de dicho traslado.
RESPUESTA: Los traslados hotel aeropuerto hotel se deberán cotizar en los casos que la CCB lo requiera. En todo caso será el supervisor del contrato el que deberá autorizar en que caso se requiere de este servicio.
12. Observación: Solicitamos amablemente el monto del contrato y el desglose de las compras realizadas por la cámara de comercio en el último año en relación a :
- Tiquetes nacionales
- Tiquetes Internacionales
- Hoteles Nacionales
- Hoteles Internacionales
- Congresos y eventos
- Tramite de visas
- Otros servicios
Esta información es vital para canalizar nuestra propuesta técnica y comercial correctamente según el volumen de compra y generar beneficios económicos atractivos para la entidad.
RESPUESTA: Se relaciona la información solicitada de pasajes nacionales e internacionales, alojamiento genérico y transporte, en cuanto al tramite de visas la CCB no ha utilizado este servicio.
En la información suministrada se encuentran los congresos y eventos en los que participan las diferentes personas que utilizan el servicio.
REPORTE FEB/2017 - FEB/2018 | |
DETALLE | No. servicios |
XXXXXX XXXXXXXX | 000 |
XXXXXX XXXXXXXXXXXXX | 000 |
ALOJAMIENTO | 284 |
TRANSPORTE | 29 |
13. Observación: Agradecemos a la CCB informar la fecha de respuesta a las observaciones teniendo en cuenta que las agencias dependemos de estas respuestas para la decisión de participación en la misma y para la emisión de la póliza de seriedad de la oferta.
RESPUESTA: El cierre será el 14 de diciembre de 2018.
14. Anexo 2 Especificaciones técnicas:
5. FORMA DE PAGO: El valor total del contrato, la tasa aeroportuaria, impuestos y sobrecostos aplicables a los tiquetes aéreos y/o otro gasto relacionado con el presente contrato, se pagarán al contratista, mediante mensualidades vencidas, contra la facturación presentada con base en los servicios efectivamente entregados en el mes facturado, dentro de los 30 días hábiles siguientes a la presentación por parte de EL CONTRATISTA….
RESPUESTA: Mediante adenda No. 2 se modifica la forma de pago establecida en el contrato y en las especificaciones técnicas.
8. ACTIVIDADES QUE SE DEBEN DESARROLLAR
Dar manejo adecuado a las transacciones realizadas para pagos de tiquetes con la tarjeta de crédito suministrada por LA CÁMARA, informando cada pago de tiquetes al supervisor para su autorización y evitando a toda xxxxx pagos dobles o diferentes valores generados por los tiquetes j
15. Observación: Para garantizar la correcta ejecución del contrato, solicitamos amablemente informar la forma de pago establecida en el presente contrato con el detalle de los servicios que serán pagos por medio de tarjeta de crédito y con crédito. Es importante aclarar que para la herramienta de autogestión los pagos aplican únicamente con tarjeta de crédito para contar con el beneficio de tarifa.
RESPUESTA: Mediante adenda No. 2 se modifica la forma de pago establecida en el contrato.
16. Observación: En los criterios de requisitos habilitantes la CCB solicita un asesor de la agencia dentro de las instalaciones de la entidad, sin embargo, dentro de otro criterio solicita sistema de gestión de reservas Online. Amablemente solicitamos a la entidad aclarar si son necesarias las dos modalidades y si el sistema se entiende como herramienta de autogestión o por el contrario el sistema de gestión de reservas online se utilizara como tomador de pedidos.
RESPUESTA: Para la presente invitación la CCB solicita la utilización de un IMPLANT dentro de la entidad y de la herramienta de autogestión integrada al sistema SAP en la que se puedan hacer reservas de tiquetes.
17. Anexo 2 Especificaciones técnicas.
3.3.11 CERTIFICACIÓN DE CALIDAD: El proponente debe estar certificado en las siguientes normas técnicas sectoriales:
NTS AV01. Reservas en agencias de viaje.
NTS AV02. Atención al cliente en agencias de viaje. NTS AV03. Infraestructura en agencias de viaje
Observación: El parágrafo segundo del artículo 5 de la ley 1150 de 2007 en su numeral 2 establece “las certificaciones de sistemas de gestión de calidad no serán objeto de calificación, ni podrán establecerse como documento habilitante para participar en licitaciones o concursos”. (Declarado Exequible por la corte constitucional, mediantes sentencia c-942 de 2008).
La prohibición de la norma es taxativa, no pueden ser tenidas en cuenta o solicitadas como documentos habilitantes o para objeto de calificación razón por la cual solicitamos de manera atenta que se elimine ese factor habilitante.
Todo lo anterior, con el fin de ampliar las posibilidades de participación de varios oferentes, postura que jurisprudencialmente ha sido reiterada por el Consejo de Estado y por la Corte Suprema de Justicia, apuntando siempre que ante mayor posibilidad de participación de diferentes oferentes, le será más fácil a la entidad la aplicación del principio de selección objetiva y así poder encontrar la oferta más favorable a sus intereses y encaminados a satisfacer de manera adecuada la necesidad requerida.
RESPUESTA: Para la presente invitación no aplica la ley 80 y las demás normas que la modifican.
. Anexo 2 Especificaciones técnicas
3. ALCANCE DEL OBJETO: El Servicio será prestado por dos medios:
a) Mediante un Asesor Implant,
Observación:
18. - ¿El espacio que proveen para la ubicación de la persona tiene algún cobro de arriendo o servicios públicos?
RESPUESTA: Hasta el momento, no tiene costo para el proponente seleccionado.
19. - ¿De ser así cuál es su costo mensual?
RESPUESTA: Ver respuesta anterior.
20. - ¿El espacio esta adecuado en toma eléctrica y demás?
RESPUESTA: El espacio está dotado con una superficie de trabajo, dos archivadores y una línea telefónica y conexión eléctrica.
21. - ¿En el momento de realizar la instalación del IMPLANT navegaremos con el canal de internet de la entidad o tenemos que tener un canal dedicado?
RESPUESTA: Deben tener un canal dedicado suministrado por quien resulte seleccionado.
22. - ¿El espacio cuenta con el mobiliario o lo provee la Agencia seleccionada?
RESPUESTA: Lo provee la CCB.
23. - ¿La entidad suministra la línea telefónica o va por cuenta del oferente seleccionado?
RESPUESTA: Es suministrada por la CCB.
24. Solicitamos amablemente a la entidad informar si actualmente cuenta con herramienta de autogestión y en casi positivo, si es posible conocer el nombre del proveedor tecnológico y nombre de la herramienta y si esta tiene integración con SAP.
RESPUESTA: Si contamos con una herramienta de autogestión la cual está integrada con nuestro sistema SAP, sin embargo, contractualmente contamos con una cláusula de confidencialidad por la cual no podemos divulgar esta información.
25. 8. Anexo 2 Especificaciones técnicas
W) Tramitar y/o asesorar sin costo, al personal que presta sus servicios en LA CÁMARA y a sus colaboradores en la consecución de todo tipo de documentos necesarios para los viajeros colombianos hacia otros países y de otros países hacia Colombia, tales como: visas, tramitación de pasaportes, información sobre vacunas que deban aplicarse los viajeros, colaborar con la obtención de documentos relacionados con el pago de los impuestos de salida o tasas aeroportuarias y en general sobre los demás requisitos que existan para estos efectos, en las oportunidades en que por su desplazamiento en misión oficial se requieran
26. Observación: Agradecemos a la entidad la eliminación de la palabra “tramitar”, ya que las agencias de viajes podemos y debemos brindar asesoramiento al viajero sin ningún costo, pero cuando se habla de tramitar, hacemos referencia a que el asesor intercede como un intermediario entre la embajada, consulado, etc y nuestro cliente, lo cual genera un cobro por parte de consulados, embajadas y costos administrativos de la agencia asociados a este trámite los cuales deben ser asumidos por la CCB.
RESPUESTA: Se aclara que el proponente seleccionado debe asesorar en la realización de estos trámites. La agencia deberá cotizar y el supervisor del contrato autorizará la realización de este trámite en caso de requerirse.
27. Invitación Pública
3.3.2 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
El proponente deberá acreditar experiencia en el suministro de tiquetes aéreos o prestación de servicios de agencia de viajes mediante la presentación de mínimo dos (2) y máximo cinco (5) certificaciones de contratos ejecutados en los últimos tres (3) años, cuya sumatoria sea igual o superior a $6.000.000.000 antes de IVA.
Observación:
Amablemente solicitamos a la entidad modificar la forma de acreditar la experiencia aceptando contratos que se encuentren en ejecución y ampliar el periodo a los últimos 4 años, ya que la experiencia no se agota con el paso del tiempo y por el contrario los proponentes adquieren mayor experiencia con el paso del tiempo en la medida en que continúen con sus actividades.
RESPUESTA: La experiencia debe ser acreditada en los últimos tres años, no se acepta solicitud.
28. 2. Las entidades compradoras al generar certificaciones lo realiza con sus propios formatos e información teniendo en cuenta las normas de calidad internas de cada entidad. Agradecemos aceptar las certificaciones con la información entregada por cada entidad según sus formatos.
RESPUESTA: La certificación debe ser emitida por la entidad contratante, no se requiere un formato específico para acreditar experiencia.
29. Teniendo en cuenta que dentro del actual proceso privado, la naturaleza del origen de los recursos de la CCB es público – privado, agradecemos a la entidad aceptar la acreditación de la experiencia por medio del RUP.
RESPUESTA: Además de lo establecido en los términos de referencia, se acepta que la CCB pueda verificar en el RUP las certificaciones de los contratos ejecutados, siempre y cuando el proponente se encuentre inscrito en el RUP que lleva esta CCB, en caso de no estar inscrito deberá acreditar las certificaciones, ahora bien, el proponente deberá indicar a la CCB las certificaciones que debe tener en cuenta para la evaluación del requisito mínimo solicitado.
30. 8. ACTIVIDADES A DESARROLLAR
F. Efectuar los trámites para los reembolsos por la utilización total o parcial de tiquetes en cualquiera de las tarifas ofrecidas, realizar cambios de hora, destino y nombre del pasajero, en las reservas que autorice el Supervisor y/o que se deban llevar acabo según política establecida.
Observación: Solicitamos amablemente agregar “de acuerdo a políticas y condiciones de las aerolíneas”.
RESPUESTA: Se acepta.
31. Garantizar el revisado de tiquetes, con el objeto de evitar el trámite de reembolsos y el pago de penalidades, en cualquier evento de una penalidad serán asumidas por EL CONTRATISTA, en cuanto al NO SHOW (No cancelar una reserva o no presentarse a la hora del vuelo) este concepto será asumido por LA CÁMARA cuando no informe con una antelación de 24 horas a EL CONTRATISTA.
Observación: La CCB solicita expedición de tiquetes en la clase más económica en el Anexo 2 especificaciones técnicas, razón por la cual las agencias de viajes no podemos garantizar el revisado de tiquetes bajo estas condiciones, estas clases pueden presentar restricciones, penalidades y diferencias de tarifas en el momento de revisar las cuales deben ser asumidas por la CCB.
En cuanto al no show, aplica de acuerdo a políticas y condiciones de la aerolínea. Es importante aclarar que los pagos por penalidades no pueden ser asumidas por la agencia puesto que se estaría afectando el equilibrio económico de las partes.
Por lo anterior agradecemos a la entidad contemplar la modificación del anterior ítem.
RESPUESTA: Ver respuesta a pregunta 8,
32. REQUISITOS FINANCIEROS MÍNIMOS PARA PRESENTAR LA OFERTA,
Solicitamos amablemente confirmar si con el cumplimiento de 80 puntos dentro del criterio habilitante financiero, es posible presentar oferta.
RESPUESTA: Es correcta su interpretación.
33. Anexo No 3 Oferta Económica
Observación: Para el segundo criterio, solicitamos añadir el término nacional con el fin de garantizar la claridad de la información.
Es importante aclarar que la tarifa administrativa nacional e internacional se encuentra regulada por la Aeronáutica Civil (Ley 3596).
RESPUESTA: Se modifican los criterios de evaluación y cuadro de propuesta económica el cual se publica con la adenda No. 2.
34. Observación: Para el tercer criterio, agradecemos permitir incluir la tabla de la tarifa administrativa internacional la cual varía dependiendo el valor del tiquete.
RESPUESTA: Se modifican los criterios de evaluación y cuadro de propuesta económica el cual se publica con la adenda No. 2.
35. Observación: En el cuarto criterio, el cobro de fee se realiza por las agencias, en cada uno de los servicios adicionales a los tiquetes, entre estos servicios están la administración de hoteles, traslados, alimentación, eventos, grupos, congresos entre otros. Estos fee varían dependiendo el servicio a prestar por tal motivo solicitamos amablemente modificar el anterior criterio permitiendo detallar Fee por servicio de administración de hoteles, fee por eventos grupos y congresos, fee por traslados y alimentación, y otros.
RESPUESTA: No se acepta esta solicitud.
36. Invitación publica Propuesta Económica
El riesgo cambiario de la moneda extranjera lo asume el contratista. Así mismo el valor del cambio que pueda llegar a tener la importación de los bienes ofertados; es por cuenta y riesgo del proveedor, por lo que no se aceptaran solicitudes de reajustes del valor del contrato por estos conceptos
Observación: Respecto al riesgo cambiario, la Aeronáutica Civil contempla “La tarifa administrativa internacional se mantiene según el rango del valor del tiquete y será cobrado dependiendo del comportamiento xxx xxxxx” por lo que las agencias no podemos asumir los cambios generados en la tasa representativa xxx xxxxxxx y teniendo en cuenta que la CCB es una entidad muy importante que agremia todos los sectores empresariales, entendemos que se rigen por los xxxxxx regulatorios de las entidades estatales incluyendo la Aeronáutica Civil, por lo cual agradecemos la eliminación o modificación del actual ítem. Este es un riesgo que debe ser asumido por la contratante.
RESPUESTA: Se modifica el parágrafo 2 de la cláusula décima del contrato.
00. . Xxxxx 0 Especificaciones técnicas
Mantener vigente la licencia IATA presentada para la ejecución del contrato, y utilizarla exclusivamente para los Tiquetes Aéreos de la Entidades.
Observación. Muy amablemente solicitamos que la licencia IATA no se condicione a exclusividad de la CCB. El código numérico IATA constituye un identificador único para el agente de viajes, según la entidad The International Air Transport Association (IATA), por lo tanto no constituye un identificador específico para los clientes. Consideramos que esta solicitud no es procedente dentro de la solicitud ya que afecta la correcta ejecución del contrato al poner en riesgo el equilibrio económico del proveedor; la generación de un IATA exclusivo genera un costo elevado que sobrepasa la utilidad de las agencias de viaje y un tiempo que maneja IATA para su otorgamiento, adicional favor tener en cuenta que para CCB esto genera una responsabilidad que está ligada al conocimiento del sector turismo. Por favor tener en cuenta lo anterior y contemplar la eliminación o modificación permitiendo dentro del IATA presentado por la agencia (para uso de todos los clientes) un código (pseudos u office Id) para la CCB.
RESPUESTA: Se elimina este requisito de las especificaciones técnicas.
38. Del Numeral 3.3.3 EQUIPO DE TRABAJO en el solicitan Asesor Implant: El asesor Implant debe ser técnico y/o tecnólogo y/o profesional en cualquier área, preferiblemente en el sector turismo, con experiencia de 3 años como asesor en agencias de viajes y manejo de sistemas GDS y tiene como función asesorar a la CCB para consecución de tiquetes y hoteles de acuerdo a las necesidades de la CCB. Y teniendo en cuenta el Numeral 3.3.8 TENER DESARROLLADA UNA HERRAMIENTA DE AUTOGESTION, nos gustaría saber cuál sería la función del asesor, ya que cuentan con la herramienta de Autogestión. Por nuestra experiencia, el apoyo más efectivo es tener un equipo integral de back office robusto de una agencia para evitar cuellos de botella y aprovechar la experiencia del conjunto, que además poseen criterio de selección por especialidad de acuerdo a las solicitudes que optimiza los presupuestos.
RESPUESTA: El equipo de trabajo es el que se establece en la invitación a proponer, sin embargo, en caso de requerirse un volumen alto de tiquetes el bacck office del proponente debe responder por la demanda de tiquetes sin consto adicional para la CCB.
39. Del Numeral 3.3.8 TENER DESARROLLADA UNA HERRAMIENTA DE AUTOGESTION- tener integración directa con el sistema SAP que utiliza la CCB, ustedes ya han manejado anteriormente alguna herramienta de autogestión? De ser así, nos gustaría saber cuál para optimizar recursos y desarrollos.
RESPUESTA: Si contamos con herramienta de autogestión sin embargo por la cláusula de confidencialidad con el contratista actual nos abstenemos de informar el nombre la herramienta.
40. Sobre el pago, cuál será la forma de pago de tiquetes, hoteles y demás servicios ofrecidos por la agencia de viajes. Tarjeta de Crédito?
RESPUESTA: La forma de pago será mediante tarjeta de crédito. La cláusula de la forma de pago se modifica mediante adenda No. 2.
41. Del Numeral 3.3.11 CERTIFICACIÓN DE CALIDAD: El proponente debe estar certificado en las siguientes normas técnicas sectoriales, se puede presentar otras certificaciones en reemplazo de las mencionadas?
RESPUESTA: No se acepta.
42. Del Numeral 3.1.6 PÓLIZA DE SERIEDAD DE LA OFERTA, sección La garantía de seriedad de la oferta podrá ser. Debe ser todas o se alije alguna de las mencionadas?
RESPUESTA: Para presentar la propuesta se requiere presentar una de las garantías descritas en la invitación a proponer.
43. Del Numeral 3.3.2 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE, Al estar mezclados con los requisitos de los contratos, cuales son los requisitos de las certificaciones?
RESPUESTA: Las certificaciones de experiencia se refieren a contratos ejecutados en los últimos tres años en la que conste la información establecida en la invitación. Para la presente invitación también se acepta la presentación del contrato acompañado del acta de liquidación del correspondiente contrato que incluya toda la información solicitada para las certificaciones.
44. Del Numeral 5.3. SEGUNDA FASE DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS, No es claro en el criterio de la tabla sobre las Tarifas Administrativas que le dan puntuación mejor por menores valores en la tasa; por regulación de la aeronáutica las tarifas administrativas con emisión desde la agencia de viajes son fijas y es mala práctica el hacerlo diferente , a menos que se utilice una herramienta de autogestión. A que se refiere en este punto?
RESPUESTA: Se modifican los criterios de evaluación mediante adenda No. 2.
1. La garantía de seriedad de la oferta podrá ser:
I I. Garantía Bancaria. En cuyo caso deberá tener la siguiente leyenda. “La presente garantía será pagada por el garante dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha del documento que declare el incumplimiento del PROPONENTE”.
I II. Póliza. La póliza deberá adjuntarse con la caratula y clausulado, deberá estar acompañada del recibo o constancia del pago de la prima o constancia de que la póliza no expirará por falta de su pago o por revocación unilateral. La garantía deberá ser expedida por una entidad financiera o aseguradora, vigiladas por la Superintendencia Financiera.
I III. Fiducia Mercantil en Garantía.
RESPUESTA: La garantía puede ser cualquiera de las anteriores. Es correcta su interpretación.
45. Para los contratos ejecutados podrá acreditarse con la certificación o copia del contrato con la respectiva acta de liquidación, los cuales deben cumplir los siguientes requisitos:
• Expedida por la persona o entidad contratante y firmada por persona competente.
• Nombre de la persona o entidad contratante.
• Vigencia del contrato: fecha de inicio y de finalización (día-mes año)
• Objeto del contrato.
• Valor del contrato.
• Xxxxx ejecutado a la fecha:
• Porcentaje de ejecución.
• Porcentaje de participación en caso de consorcios o uniones temporales.
• Datos del contacto: nombre, cargo, teléfono y celular de la persona de contacto.
Al solicitar la certificación cuales son los requisitos que solicitan porque están mezclados con los requisitos de los contratos
RESPUESTA: Las certificaciones de experiencia se refieren a contratos ejecutados en los últimos tres años en la que conste la información establecida en la invitación. Para la presente invitación también se acepta la presentación del contrato acompañado del acta de liquidación del correspondiente contrato que incluya toda la información solicitada.
46. .Asesor Implant: El asesor Implant debe ser técnico y/o tecnólogo y/o profesional en cualquier área, preferiblemente en el sector turismo, con experiencia de 3 años como asesor en agencias de viajes y manejo de sistemas GDS y tiene como función asesorar a la CCB para consecución de tiquetes y hoteles de acuerdo a las necesidades de la CCB.
Si están solicitando herramienta de autogestión no es necesario un implant o es una condición de la licitación ?
RESPUESTA: Se requieren los dos mecanismos, asesor implant y herramienta de autogestión.
47. 3.3.8 TENER DESARROLLADA UNA HERRAMIENTA DE AUTOGESTION. El proponente deberá presentar con la propuesta las características técnicas de una herramienta de autogestión, la cual deberá tener integración directa con el sistema SAP que utiliza la CCB y que controle como mínimo:
En la integración SAP bajo que metodología de integración la solicitan (web services, archivos planos
, Excel u otro )
Que procesos necesitan con la integración SAP ?
RESPUESTA: La integración al sistema SAP se hace a través de WEB SERVICES, con las características establecidas en el documento de especificaciones técnicas. El proponente seleccionado tendrá un mes a partir de la firma del contrato para implementar la herramienta de autogestión para lo cual habrá interacción con nuestra área de tecnología.
48. 3.3.11 CERTIFICACIÓN DE CALIDAD: El proponente debe estar certificado en las siguientes normas técnicas sectoriales:
•NTS AV01. Reservas en agencias de viaje.
•NTS AV02. Atención al cliente en agencias de viaje.
•NTS AV03. Infraestructura en agencias de viaje
49. En caso de no tener esta certificación es posible presentarse ?
50. Si se tiene otra certificación se puede presentar ?
RESPUESTA: Las certificaciones de calidad para la presente invitación son un requisito mínimo, en caso de no contar con estas certificaciones la propuesta no se tendrá en cuenta en la etapa de evaluación. Este requisito se modifica, sin embargo, el prominente debe presentar las certificaciones requeridas en la adenda No.2.
6.
CRITERIOS DE EVALUACION OFERTA ECONOMICA | ||
CRITERIO | DESCRIPCIÓN | PUNTAJE |
Tarifa Administrativa Nacional One Way | Obtendrá 10 puntos el proponente que ofrezca menor tarifa administrativa Nacional One Way. (xxx) Los demás proponentes obtendrán puntaje de manera proporcional | 10 puntos |
Tarifa Administrativa Round Trip | Obtendrá 20 puntos el proponente que ofrezca menor tarifa administrativa Nacional Round Trip. (ida y vuelta) Los demás proponentes obtendrán puntaje de manera proporcional | 20 puntos |
Tarifa Administrativa internacional | Obtendrá 20 puntos el proponente que ofrezca menor tarifa administrativa para tiquetes internacionales (Ida y vuelta). Los demás proponentes obtendrán puntaje de manera proporcional. | 20 puntos |
FEE por el Servicio | Obtendrá 15 puntos el proponente que ofrezca un FEE en el servicio por un valor xx xxxx pesos. | 15 puntos |
Tiquetes aéreos gratuitos | Corresponde al mayor número de tiquetes aéreos, gratuitos, mensuales, en tarifa ejecutiva y en cualquier ruta nacional. Nota: se informa que el número promedio estimado de tiquetes mensual en la CCB es de 60 tiquetes. Obtendrá 10 puntos el que ofrezca mayor número de tiquetes gratuitos en tarifa ejecutiva y los demás obtendrán puntaje de manera proporcional | 10 puntos |
Tarifa manejo de la herramienta de Autogestión | Corresponde a la tarifa por la utilización de la herramienta de autogestión. Obtendrá diez puntos el proponente que ofrezca la menor tarifa por la utilización de la herramienta de autogestión. Los demás proponentes obtendrán puntaje de manera proporcional. | 10 puntos |
51. Las tarifas administrativas con emisión desde la agencia de viajes son fijas ya que es una regulación de la aeronáutica, no entendemos porque le dan mayor ponderación por cobrar una tarifa menor a la establecida se estaría incurriendo en una mala practica, la tarifa de herramienta de autogestión si es variable.
RESPUESTA: Los criterios de evaluación se modifican mediante adenda No. 2.
52. Como es la forma de pago por la herramienta de autogestión y la forma de pago de los tiquetes emitidos por la agencia de viajes?
RESPUESTA: La CCB pagará un FEE por la utilización de la herramienta el cual se paga en la factura de cada tiquete. El proponente debe indicar el valor que cobra por la utilización de la herramienta de autogestión por la compra de cada tiquete. El proponente debe indicar en la propuesta económica el valor que cobra por la utilización en la compra de cada tiquete.
La forma de pago del contrato se modifica mediante adenda No. 2.
.
53. 1. En relación al numeral: 3.3.11 CERTIFICACIÓN DE CALIDAD: El proponente debe estar certificado en las siguientes normas técnicas sectoriales:
•NTS AV01. Reservas en agencias de viaje.
•NTS AV02. Atención al cliente en agencias de viaje.
•NTS AV03. Infraestructura en agencias de viaje
OBERVACIÓN: solicitamos a la entidad considerar estas normas como opción más no como condición de los oferentes, pues el interés de nuestra organización se encuentra en proceso para la obtención de dicha normatividad, sin embargo, dada nuestra trayectoria comercial hemos obtenido clientes importantes y representativos que permiten respaldar nuestra idoneidad y capacidades para ejecutar un proceso como el que la entidad viene adelantando y dichas normas nos pone como limitante a pesar de contar con otros factores influyentes en el proceso, entonces, siendo así las cosas requerimos que sea eliminado el requisito como condición o documento habilitante.
RESPUESTA: El numeral 3.3.11 se modifica mediante adenda No. 2.
54. En relación a la capacidad financiera, requerimos se considere el índice de Patrimonio en mínimo una tercera parte del total de la ejecución, es decir, Mayor o igual a $ 2.000.000.000.
Bien es cierto que la entidad lo que busca es mitigar el riesgo financiero y que el futuro contratista no cumpla con sus obligaciones, sin embargo, basados también en el mercado actual de las agencias de viajes, la condición solicitada se encuentra de manera racional y no pone en riesgo la futura contratación, pues el respaldo de las demás condiciones solicitadas también determina la idoneidad de los proponentes.
Ahora bien, dado que la entidad no permite uniones temporales o consorcios que permitan unir fuerzas y esfuerzos para dar alcance, hicimos las anteriores apreciaciones para que los oferentes de manera individual puedan participar.
RESPUESTA: Los indicadores financieros se mantienen.
55. La invitación es contradictoria en cuanto a los requisitos financieros habilitantes. Por un lado, señala que se debe acumular un mínimo de 80 puntos en relación con los indicadores financieros y por otro, que se debe cumplir con el 100% de los requisitos. Sobre el particular, agradecemos nos aclaren cuál de los dos escenarios será el adoptado para la habilitación de los proponentes.
RESPUESTA: Se modifica nota No. 2 del numeral 3.2.
56. Bajo los indicadores señalados en el siguiente cuadro, agradecemos nos indiquen si nuestra propuesta será tenida en cuenta:
Xxxxxx | Xxxxxx requerido | Agencia |
Capital de trabajo | >=783.750.000 | 1.537 mm |
Razón corriente | 1,2 | 1.18 |
Endeudamiento | <=70% | 75.27% |
Patrimonio | >= 3.135.000.000 | 3.027 MM |
Utilidad Neta | Positiva | 1.051 mm |