ESTUDIOS PREVIOS

ESTUDIOS PREVIOS

ORDEN DE COMPRA ACUERDO MARCO COLOMBIA COMPRA EFICIENTE

A. DATOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN
Plan Anual de Adquisiciones	No. Plan de Adquisiciones- Código UNSPSC	43233501 81112102
	Valor Estimado según Plan	$ 236.000.000
	Tipo de Presupuesto Asignado	Inversión
Identificación Proyecto o Necesidad incluida en el plan Anual de Adquisiciones	ID 1240 Adquirir licencias office 365 a perpetuidad, aplicaciones colaborativas para la dinamización de proyectos misionales adelantados por la Secretaria General, por medio del acuerdo marco de precios CCE-139- IAD-2020.
Código BMP – Banco Municipal de Proyectos de inversión Pública	2020110010185
Acta de Comité de Contratación	Acta No. 19 del 26 xx xxxxx de 2023
Resolución de Delegación Nro.	Resolución No. 204 de 2020, modificada parcialmente por la Resolución 136 del 26 xx xxxxx de 2021, Resolución 413 del 29 xx xxxxxx de 2022
Documentos soporte del Estudio previo	CDP Solicitud de contratación Simulador Formato justificación compra de software
B. DATOS ESPECIFICOS DE LA CONTRATACIÓN
Fecha de elaboración del estudio previo.	Mayo de 2023
Verificación Acuerdo comercial (TLC)	Teniendo en cuenta que se trata de una vinculación a un Acuerdo Marco de Precios el análisis de la aplicación de los Acuerdos Comerciales se encuentra en el proceso adelantado por Colombia Compra Eficiente.
Secretaría	Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
Tipo de contrato	Orden de Compra
C. REQUISITOS DEL ESTUDIO PREVIO (Articulo 2.2.1.1.2.1.1 Decreto Nacional 1082 de 2015)
1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN.
Uno de los propósitos del Plan de Desarrollo Distrital 2020-2024 “Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del siglo XXI” adoptado mediante el Acuerdo Distrital 761 de 2020, es Construir Bogotá- Región con gobierno abierto, transparente y ciudadanía consciente, para esto una de las metas trazadoras establecidas tiene como finalidad aumentar la posición de Bogotá como territorio inteligente -Smart City-. El precitado propósito se ejecutará a través de siete programas estratégicos, dentro de los cuales se destaca “Transformación digital y gestión de TIC para un territorio inteligente”, el cual busca generar las capacidades necesarias para realizar la adecuada coordinación y articulación de los proyectos de transformación digital y gestión de TIC en el Distrito. El Decreto No. 140 de 2021 “Por medio del cual se modifica la Estructura Organizacional de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.”, en su Artículo 17 establece las funciones de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así: “1. Dirigir la gestión estratégica con tecnologías de la información y comunicaciones mediante la definición, implementación, ejecución, seguimiento y divulgación de un Plan Estratégico de Tecnología y Sistemas de Información - PETI, que esté alineado a la estrategia y al modelo integrado de gestión de la entidad. 2. Gestionar la implementación y mantenimiento de la arquitectura empresarial de la entidad y del Sector Gestión Pública. 3. Desarrollar los lineamientos en materia tecnológica, así como las estrategias y prácticas que habiliten la gestión de la entidad y del Sector Gestión Pública. 4. Responder técnicamente por los procesos de adquisición de bienes y servicios de tecnología, mediante la definición de criterios de optimización y métodos que direccionen la toma de decisiones de inversión en tecnologías de la información. 5. Administrar las herramientas, las bases de datos, la plataforma tecnológica de información y comunicaciones de la entidad y el mantenimiento de los mismos. 6. Implementar las metodologías y procedimientos necesarios para el desarrollo, instalación, administración,

seguridad y uso de la infraestructura tecnológica de la entidad. 7. Coordinar el soporte informático de los sistemas, aplicativos y página WEB de la entidad, según la política de comunicaciones de la entidad. 8. Administrar el mantenimiento de los equipos de computación, las aplicaciones y demás programas sistematizados. 9. Establecer los lineamientos técnicos para el desarrollo de los contenidos y ambientes virtuales requeridos para el cumplimiento de las funciones y objetivos de la entidad. 10. Desarrollar estrategias de gestión de información para garantizar la pertinencia, calidad, oportunidad, seguridad e intercambio con el fin de lograr un flujo eficiente de información disponible para el uso en la gestión y la toma de decisiones en la entidad.

11. Coordinar la implementación y sostenibilidad del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de la entidad, en el marco del Sistema Integrado de Gestión. 12. Las demás que se le asignen y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.”.

Para el cumplimiento de las obligaciones asignadas al Grupo de tecnologías de la Información y las Comunicaciones OTIC, cuenta con el Proyecto de Inversión O23011605540000007872 “Transformación Digital y Gestión TIC”, en el mencionado proyecto se encuentran la meta: “Mantener una plataforma tecnológica y de redes de la Secretaria General actualizada”; siendo una de sus actividades “Actualizar y ampliar los servicios tecnológicos de la Secretaria General.”, y asimismo cuenta con presupuesto de funcionamiento en el Rubro O21202020080383152 “Servicios de suministro de aplicaciones”, por medio de las cuales se puede acceder a recursos que permiten mejorar las soluciones tecnológicas existentes.

Con el fin de seguir fortaleciendo las competencias y capacidades de los diferentes equipos de trabajo de la Secretaría General, se hace oportuno continuar con el cumplimiento de la meta: “Mantener una plataforma tecnológica y de redes de la Secretaria General actualizada”, para ello se requiere contar con herramientas que permitan crear aplicaciones de forma ágil e integradas con múltiples fuentes de datos que realicen diferentes tipos de tareas, reduciendo la complejidad de la operación sin aumentar los costos de la mismas.

Por otro lado, si bien se cuenta con una orden de compra en ejecución cuyo Objeto es: “Adquirir productos y servicios Microsoft, para dar continuidad a las aplicaciones a través del instrumento de Agregación de demanda CCE-139-IAD-2020 para la secretaria general”, la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones ha identificado nuevas necesidades de licenciamiento Microsoft office a perpetuidad, ahora bien cuando hablamos de licencias a perpetuidad se hace referencia a las que otorgan a la entidad el derecho de uso de la licencia, de manera indefinida, es decir, sin límite de tiempo. Esto significa que la entidad puede utilizar el producto por el tiempo que desee, sin tener que renovar la licencia cada cierto tiempo.

Las licencias a perpetuidad son las siguientes:

- Office LTSC Profesional Plus 2021

- Office LTSC Estándar 2021

- Office LTSC Standard for MAC 2021

En ese sentido estas licencias estarán enfocadas a cubrir la capacidad de procesamiento de cómputo para equipos de funcionarios que tengan una versión anterior y que requieran de las nuevas funcionalidades que aportan estas licencias, y que las mismas como se menciona son nuevas necesidades y no se encuentran incluidas en la orden que se cuenta en ejecución, por lo que se requiere publicar un nuevo evento de cotización para satisfacer la necesidad expuesta.

Así mismo el otro grupo de licencias Microsft Power App y Power Automate están enfocadas al equipo del observatorio con la cual se platea fortalecer la plataforma de desarrollo que se tiene con productos Microsoft, así mismo estas herramientas permite tener una integración con otros servicios de Microsoft, como Office 365, SharePoint y Dynamics 365. Esto proporciona una conexión fluida con datos y procesos existentes, lo que permite crear aplicaciones que se sincronicen con otros sistemas y flujos de trabajo de la entidad, este tipo de licencias son de suscripción mensual con pagos anuales permitiendo tener flexibilidad y actualizaciones de los servicios por el tiempo que se requiera utilizar.

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Es preciso indicar, que las suscripciones requeridas son vendidas en Colombia por el fabricante Microsoft mediante canales de distribución y partners, particularmente en lo que a Entidades estatales se refiere esos bienes se adquieren por medio del Instrumento de Agregación de Demanda Acuerdo Marco Software por catálogo, dispuesto por Colombia Compra Eficiente con el fin de incrementar la eficiencia en los procesos de cada Entidad Compradora, aprovechar las economías de escala y obtener

mayor valor por dinero en la contratación de bienes y servicios, y denominado Acuerdo Marco de Precios No. CCE-139-IAD- 2020, cuyo objeto corresponde a “establecer: las condiciones para la adquisición de Software por Catálogo al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda, las condiciones en las cuales las Entidades Compradoras se vinculan al Instrumento de Agregación de Demanda, las condiciones para la adquisición de Software por Catálogo por parte de los Proveedores vinculados, las condiciones para la adquisición de Software por Catálogo por parte de la Entidad Compradora, y las condiciones para el pago del Software por Catálogo por parte de las Entidades Compradoras.” En este sentido, se planteó la necesidad de adquirir productos y servicios Microsoft, por esta modalidad de selección, con el fin de contar con una solución tecnológica que permita garantizar la correcta operación de la plataforma tecnológica, y asegure la disponibilidad permanente de los datos y de la información.

Verificado el citado instrumento de agregación de demanda, se logró establecer que se cuenta con un segmento que permite la adquisición de bienes y servicios de la marca Microsoft, los cuales cumplen con las condiciones técnicas que requiere la entidad. En este sentido, se considera pertinente técnica y jurídicamente adelantar un proceso de contratación por la modalidad de acuerdo marco, con el fin de adquirir productos y servicios Microsoft, para dar continuidad a las aplicaciones a través del

instrumento de Agregación de demanda CCE-139-IAD-2020 para la Secretaria General.

2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR Y PRESUPUESTO PARA LAS CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS

OBJETO: Adquirir licencias office 365 a perpetuidad, aplicaciones colaborativas para la dinamización de proyectos misionales

adelantados por la Secretaria General, por medio del acuerdo marco de precios CCE-139-IAD-2020.

CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS: Las especificaciones técnicas del servicio, así como las garantías son las señaladas en el contrato de agregación de Demanda software por catálogo CCE-139-IAD-2020. El cual una vez revisado, cumple con las

necesidades de la Secretaría General.

PRESUPUESTO DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS REQUERIDOS: Para efectos de determinar el presupuesto, se toma el simulador dispuesto por Colombia Compra Eficiente dentro del segmento Microsoft Acuerdo Marco Instrumento de Agregación de Demanda Software por Catalogo No. CCE-139-IAD-2020, el cual conforme a la TRM1 correspondiente arroja un valor total de DOSCIENTOS VEINTINUEVE MILLONES DOSCIENTOS CINCUENTA Y UN MIL TRESCIENTOS DIECISIETE PESOS M/CTE

($ 229.251.317), discriminados de la siguiente forma:

Categoría Open Value Gobierno

Este presupuesto fue determinado, conforme al simulador dispuesto por CCE versión 35 del 11 xx xxxx de 2023.

De igual forma, se aclara que el Numeral 24 del Artículo 476 del Estatuto Tributario – Decreto 624 de 1989 – adicionado por el Artículo 187 de la Ley 1819 de 2016 y modificado por el Numeral 10 de la Ley 1943 de 2018, señala que “El suministro de páginas

Item	Código Catálogo	Descripción del Producto	cantidad	Precio Unitario + Gravamen	Subtotal	IVA	Precio Total
1	CFQ7TTC0LSG Z-0001	Power Automate per user with attended RPA plan	12	$ 189.395,85	$ 2.272.750,20	0,00	$ 2.272.750,20
2	CFQ7TTC0J4G S-0002	Power Apps per app plan (1 app or website)	900	$ 23.674,48	$ 21.307.032,00	0,00	$ 21.307.032,00
3	CFQ7TTC0LH2 H-0002	Power Apps per user plan	12	$ 94.697,93	$ 1.136.375,16	0,00	$ 1.136.375,16
4	DG7GMGF0D7F X-0002	Office LTSC Professional Plus 2021	40	$ 3.347.571,66	$ 133.902.866,40	0,00	$ 133.902.866,40
5	DG7GMGF0D7F Z-0002	Office LTSC Standard 2021	20	$ 2.452.676,27	$ 49.053.525,40	0,00	$ 49.053.525,40
6	DG7GMGF0D7 D1-0002	Office LTSC Standard for Mac 2021	10	$ 2.452.676,27	$ 24.526.762,70	0,00	$ 24.526.762,70
						Valor Total	$ 232.199.311,86

1 TRM del 15 xx xxxx de 2023: 4.564,44 pesos colombianos por dólar estadounidense. Disponible en xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxx/xxx

web, servidores (hosting) y computación en la nube (Cloud Computing) están excluidos del impuesto sobre las ventas. En este sentido, los productos del catálogo de Microsoft a adquirir están exentos de IVA, por lo cual es preciso indicar que los ítems que se incluyen en la categoría Open Value Gobierno corresponde a software que se vende como servicio y se encuentra dentro de la categoría Cloud Computing, estando exento entonces del impuesto de valor agregado.
3. CONDICIONES CONTRACTUALES
VALOR: El valor de la Orden de compra que sea emitida será de hasta DOSCIENTOS TREINTA Y DOS MILLONES CIENTO NOVENTA Y NUEVE MIL TRESCIENTOS DOCE PESOS M/CTE ($ 232.199.312), incluido IVA en los casos que aplique y gravámenes a que haya lugar.
FORMA DE PAGO: Conforme los establecido en la cláusula 10 en el contrato de agregación de Demanda CCE-139-IAD-2020. Los bienes y servicios se pagan de contado, dependiendo de las condiciones del producto adquirido en los términos señalados en el Catálogo.
IMPUESTOS DISTRITALES: Los impuestos distritales están representados en las siguientes estampillas:
	PROADULTO MAYOR	2%
	PROCULTURA	0.5%
	UNIVERSIDAD DISTRITAL XXXXXXXXX XXXX XX XXXXXX	1.1%
	TOTAL	3,6%
PLAZO: El plazo de ejecución de la orden de compra será de cinco (5) meses, contados a partir de la suscripción del acta de requerimiento de entrega y aprobación de la(s) garantía(s) establecidas en el Acuerdo Marco CCE-139-IAD-2020.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN
GARANTÍAS: El contratista debe dar cumplimiento al Artículo 18 del Acuerdo Marco CCE-139-IAD-2020, en lo correspondiente a lo estipulado en el numeral 18.2. del contrato.
SUPERVISIÓN: La supervisión y control en la ejecución de la Orden de Compra, la ejercerá el/la Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., quien podrá designar apoyo a la supervisión, y/o en su defecto, será ejercida por el servidor/a del nivel directivo y/o asesor que para tales efectos designe el Ordenador del Gasto, quien a su vez podrá designar un apoyo a la supervisión. Para estos efectos, la supervisión estará sujeta a lo dispuesto en el numeral 1° del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y demás normas que regulen la materia.
LIQUIDACIÓN: La orden de compra que se genere NO serán objeto de liquidación, salvo en los siguientes casos: 1. Terminación anticipada. 2. Cuando haya procedido la aplicación de la terminación unilateral. 3. Cuando se haya declarado el incumplimiento total del contrato. 4. Cuando por algún motivo existiere saldo a favor de la entidad, una vez recibidos a entera satisfacción los bienes a adquirir. 5. Demás factores que generen una terminación anómala de la ejecución del contrato. De proceder la liquidación por las causas indicadas, se procederá de conformidad a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del mismo o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación o a la fecha del acuerdo que la disponga, de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 217 del Decreto-Ley 019 de 2012.y demás normas que regulen la materia.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL No. 793
RUBRO	O23011605540000007872 Transformación Digital y Gestión TIC
FECHA	04/05/2023
VALOR	$ 236.000.000,00
OBJETO	ID 1240 Adquirir licencias office 365 a perpetuidad, aplicaciones colaborativas para la dinamización de proyectos misionales adelantados por la Secretaria General, por medio del acuerdo marco de precios CCE-139-IAD-2020.
EXPEDIDO	Subdirección Financiera

De igual forma, deberá adelantarse el procedimiento de cierre y liquidación de orden de compra en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Firma del Responsable	XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
ELABORÓ:	Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx – Contratista Oficina Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
REVISÓ/AJUSTÓ:	Xxxxxx Xxxxxx – Contratista Oficina Tecnologías de la Información y las Comunicaciones