CONVENIO ENTRE EL AYUNTAMIENTO DE MADRID Y FAMILYSEARCH INTERNATIONAL PARA LA DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL MADRILEÑO
CONVENIO ENTRE EL AYUNTAMIENTO DE MADRID Y FAMILYSEARCH INTERNATIONAL PARA LA DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL MADRILEÑO
Madrid, a 00 xx xxxxxxx xx 0000
XXXXXXXX
De una parte, Xxxxxx Xxxx Xxxxx, en nombre y representación del Ayuntamiento de Madrid (en lo sucesivo, “Ayuntamiento de Madrid”), en virtud de las competencias atribuidas por Decreto de fecha 15 xx xxxxx de 2019 por el que se nombra a los miembros de la Junta de Gobierno de la Ciudad de Madrid, a los Tenientes xx Xxxxxxx, a los titulares de las Áreas de Gobierno y a los Concejales Presidentes de los Distritos.
De otra parte, , Vicepresidente Principal de FamilySearch International, en nombre de FamilySearch International (en lo sucesivo, “FamilySearch”), cuyo domicilio social se encuentra ubicado en 00 Xxxx Xxxxx Xxxxxx, 00000 Xxxx Xxxx Xxxx, Xxxx, Xxxxxxx Xxxxxx de América, en ejercicio de los poderes manifestados por el Certificado de Secretario expedida por Xxxxx. X. Xxxxxxx, secretario de FamilySearch, el 25 de diciembre de 2019.
El Ayuntamiento de Madrid y FamilySearch podrán denominarse en este documento colectivamente como las "Partes" e individualmente como una “Parte”.
Ambas representantes en el ejercicio de sus cargos y en la representación que ostentan se reconoce mutuamente la capacidad legal suficiente y la competencia para poder formalizar la celebración de este “Convenio”,
EXPONEN
I
Fines del Ayuntamiento de Madrid
De conformidad con lo establecido en el Decreto xxx Xxxxxxx de 15 xx xxxxx de 2019 por el que se establece el número, denominación y competencias de las Áreas en las que se estructura la Administración del Ayuntamiento de Madrid, y en el Acuerdo de 4 de julio de 2019 de la Junta de Gobierno de la Ciudad de Madrid de organización y competencias del Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte, le corresponde al Área de Gobierno de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte la protección, gestión y fomento del acceso al patrimonio bibliográfico y documental y la promoción cultural y de proyectos culturales, lo cual incluye la documentación genealógica histórica conservada en el Archivo xx Xxxxx de Madrid (en lo sucesivo, “Archivo xx Xxxxx”).
En virtud del artículo 7, apartado 1, del Acuerdo de 4 de julio de 2019 de la Junta de Gobierno de la Ciudad de Madrid de organización y competencias del Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte corresponde a la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos:
1.1. a) Proteger, gestionar y fomentar el acceso al patrimonio bibliográfico y documental municipal.
1.1. e) Promover el conocimiento, la consulta y la investigación de los bienes adscritos a bibliotecas y archivos, mediante la incorporación de nuevas tecnologías con el fin de garantizar la accesibilidad a los mismos.
1.1.i) Promover actuaciones y convenios de colaboración con otras Administraciones Públicas y con entidades públicas y privadas en el ámbito de su competencia.
1.1. j) Participar en redes nacionales e internacionales de bibliotecas y archivos destinadas a la interconexión de sus fondos y a la universalización del acceso al conocimiento.
1.4.a) Digitalizar el patrimonio bibliográfico, documental y artístico del Ayuntamiento de Madrid, con el fin de promover su conservación, su conocimiento y accesibilidad.
II
Fines de FamilySearch
Que FamilySearch International se constituyó en 1894, con el nombre de Genealogical Society of Utah, como una entidad jurídica sin ánimo de lucro, de conformidad con la legislación del Estado de Utah, Estados Unidos de América. FamilySearch coopera con gobiernos de todo el mundo para recopilar información sobre personas, y para mantener y otorgar el acceso de dichas personas a información genealógica, dedicándose a conservar los documentos de la familia de la humanidad.
Que FamilySearch tiene el propósito de ayudar a las personas a conectarse con sus antepasados mediante un fácil acceso a los documentos históricos a través de la difusión de las imágenes digitales con información genealógica. Con este fin, FamilySearch está interesada en llevar a cabo un programa exhaustivo de reproducción e indexación de la documentación genealógica histórica conservada en el Archivo xx Xxxxx.
III
Objetivo general
Que el Ayuntamiento de Madrid y FamilySearch comparten la finalidad común de poner los documentos históricos e información genealógica del Patrimonio Documental Madrileño a disposición de investigadores y del público en general.
Que el Ayuntamiento de Madrid y FamilySearch manifiestan su intención de llevar a cabo la reproducción digital e indexación de los documentos históricos que contengan información genealógica conservados en el Archivo xx Xxxxx.
IV
Normativa aplicable
▪ Ley 16/1985, de 25 xx xxxxx, del Patrimonio Histórico Español, publicada en el XXX xxx. 000, xx 00 xx xxxxx xx 0000.
▪ La Ley 4/1993, de 21 xx xxxxx, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, publicada en el BOCM núm. 101, de 30 xx xxxxx de 1993.
▪ Ley 7/1985, de 2 xx xxxxx, reguladora de las Bases del Régimen Local, publicada en el BOE núm. 80, de 3 xx xxxxx de 1985.
▪ Ley 22/2006, de 4 de julio, de Capitalidad y Régimen Especial de Madrid, publicada en el XXX xxx. 000, xx 0 xx xxxxx xx 0000.
▪ Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, publicada en el XXX xxx. 000, xx 0 xx xxxxxxx xx 0000.
▪ Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, publicada en el XXX xxx. 000, xx 0 xx xxxxxxx xx 0000.
▪ El Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, publicado en el BOE núm. 25, de 29 de enero de 2010 y su normativa de desarrollo.
▪ El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, publicado en el BOE núm. 25, de 29 de enero de 2010 y su normativa de desarrollo.
▪ Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 xx xxxxx de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento General de Protección de Datos).
▪ Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
V
Declaración de intenciones
Que ambas Partes, teniendo en cuenta que tienen determinados objetivos complementarios, desean firmar este Convenio para mejorar sus cometidos respectivos y, por ese motivo, formalizan el presente Convenio, de conformidad con las siguientes
CLÁUSULAS
PRIMERA. – FINALIDAD.
El presente Convenio tiene como finalidad la digitalización e indexación de los documentos históricos de carácter genealógico constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño, de acuerdo con lo establecido en los artículos 4 a 9 de la Ley 4/1993, de 21 xx xxxxx, conservados en el Archivo xx Xxxxx. Para ello, el Ayuntamiento de Madrid autoriza a FamilySearch a:
1. Capturar digitalmente (en lo sucesivo, los “Imágenes Digitales”) los documentos históricos originales que se conservan en el Archivo xx Xxxxx (en lo sucesivo, los “Documentos Originales”), seleccionados por FamilySearch de una lista que ambas Partes elaboraron de común acuerdo en el Anexo I (en lo sucesivo, la “Lista”).
2. Indexar los Documentos Originales, seleccionados según modelo de datos consensuado entre ambas Partes.
3. En el futuro, y bajo el acuerdo mutuo y por escrito de las Partes, documentos adicionales de valor genealógico podrán añadirse a los Documentos Originales (“Documentos Adicionales”). Cualquier Documento Adicional estará sujeto a las mismas licencias, derechos de uso, limitaciones y otros términos y condiciones de este Convenio al igual que los Documentos Originales. Cualquiera de los Documentos Adicionales se incluirán a través de un anexo firmado por las Partes, y se considerarán como Documentos Originales bajo este Convenio en todos los aspectos.
SEGUNDA. – OBLIGACIONES Y DERECHOS DE FAMILYSEARCH.
FamilySearch asume las siguientes obligaciones:
1. Llevar a cabo la digitalización e indexación de los documentos conservados en el Archivo xx Xxxxx, seleccionados por FamilySearch de la lista, que cumplan las siguientes condiciones:
• Que no contengan datos personales que puedan afectar a la seguridad, al honor, a la intimidad o a la propia imagen de las personas, cumpliendo con todas las leyes vigentes en esta materia, o que los documentos tengan más de 100 años de antigüedad, excepto los registros de defunciones que serán de más de 25 años.
2. Suministrar las copias de los documentos y de los microfilmes como Imágenes Digitales, de conformidad con su capacidad técnica cumpliendo los parámetros técnicos especificados en el Anexo II.
3. Suministrar los resultados de la indexación de las diferentes colecciones digitalizadas por FamilySearch cumpliendo con los parámetros especificados en el Anexo II.
4. Llevar a cabo la digitalización de los documentos y de los microfilmes en las instalaciones del Archivo xx Xxxxx donde se conservan dichos documentos y microfilmes. Dicha digitalización se efectuará con el equipo suministrado por FamilySearch.
5. Realizar la indexación del contenido de la documentación digitalizada, así como proporcionar los medios técnicos para llevarla a cabo mediante al acceso a la aplicación que en la actualidad emplea FamilySearch a tal efecto.
6. Procesar las Imágenes Digitales de los documentos corriendo con los gastos inherentes. El Ayuntamiento de Madrid reconoce y acepta que FamilySearch será la propietaria de las Imágenes Digitales.
7. Asegurarse de que la calidad de las Imágenes Digitales sea conforme con la normativa vigente de FamilySearch y las disposiciones reguladoras de los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad, así como con su normativa de desarrollo.
8. Suministrar regularmente, sin cargo alguno y en la fecha establecida por la Comisión de Seguimiento del presente Convenio al Archivo xx Xxxxx, una copia de los documentos y microfilmes digitalizados en discos duros USB. Dicha copia únicamente estará disponible en el formato y en el soporte creados por FamilySearch en el momento de realizar la digitalización de dichos documentos, y deberá ser conforme con los parámetros técnicos establecidos en el presente Convenio y en los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad.
9. Identificar las imágenes siguiendo las pautas establecidas por la Dirección General Bibliotecas, Archivos y Museos, haciendo constar en todo caso la signatura completa, compuesta por: siglas del nombre del Archivo (AV –Archivo xx Xxxxx) nombre de la serie documental, número de contenedor y nº de orden (si es preciso).
10. No vender copias de las Imágenes Digitales mencionadas en el presente Convenio en ningún tipo de soporte, sin la autorización expresa y por escrito del Ayuntamiento de Madrid.
11. Cuidar y evitar causar daño alguno a los documentos y a los microfilmes objeto de digitalización. Si se produjera algún tipo de daño a los documentos y a los microfilmes objeto de la digitalización y se demuestra la responsabilidad de FamilySearch, ésta se compromete a restaurar el material estropeado.
FamilySearch tendrá derecho a:
1. Reproducir, distribuir, exhibir, usar y autorizar el uso de cualquiera de las Imágenes Digitales mencionadas en el presente Convenio, sin ánimo de lucro, mediante cualquier tecnología o en cualquier soporte conocidos o desarrollados en el futuro, mencionando siempre su origen. En el caso de que se trate de imágenes de documentos que sean objeto de propiedad intelectual, será necesario que los titulares de los derechos de
propiedad intelectual cedan, por escrito, a FamilySearch los derechos correspondientes.
2. Almacenar las Imágenes Digitales, con la autorización para migrar a los formatos y soportes adecuados para las necesidades de FamilySearch.
3. Usar la información de las Imágenes Digitales para crear, poseer y usar recursos como instrumentos de descripción o índices (“Índices”). El presente Convenio no limita en modo alguno el uso de los Índices. El Ayuntamiento de Madrid reconoce y acepta que FamilySearch será la propietaria de los Índices que FamilySearch crea.
TERCERA. – OBLIGACIONES Y DERECHOS DEL AYUNTAMIENTO DE MADRID.
El Ayuntamiento de Madrid, a través del Archivo xx Xxxxx, asume las siguientes obligaciones:
1. Suministrar los documentos determinados en la lista para capturar digitalmente.
2. Asegurarse de que la calidad de las Imágenes Digitales sea conforme con los requisitos técnicos establecidos por la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos del Ayuntamiento de Madrid.
3. Llevar a cabo, en el plazo de un año a partir de la entrega de los trabajos de digitalización e indexación por parte de FamilySearch, a través del Archivo xx Xxxxx una evaluación de las Imágenes Digitales obtenidas, reservándose el derecho de rechazar las imágenes que no constituyan una copia fidedigna del original o que no cumplan los requisitos técnicos establecidos en el presente Convenio.
El Ayuntamiento de Madrid, a través del Archivo xx Xxxxx, tendrá derecho a:
1. Reproducir, distribuir, exhibir, usar y autorizar el uso de cualquiera de las Imágenes Digitales mencionadas en el presente Convenio, sin ánimo de lucro, mediante cualquier tecnología o en cualquier soporte conocido o desarrollado en el futuro. En el caso de que se trate de imágenes de documentos que sean objeto de propiedad intelectual, será necesario que los titulares de los derechos de propiedad intelectual cedan, por escrito, al Ayuntamiento de Madrid los derechos correspondientes.
2. Usar la información de las Imágenes Digitales para crear, poseer y usar recursos como instrumentos de descripción o Índices. El presente Convenio no limita en modo alguno el uso de los Índices que el Ayuntamiento de Madrid crea.
3. Solicitar a FamilySearch una copia de las Imágenes Digitales a precio de coste en el formato y soporte en que FamilySearch lo conserve en el momento de la solicitud, en caso de que la primera copia entregada gratuitamente al Archivo xx Xxxxx se dañara, deteriorara, perdiera o fuese robada.
4. En ningún caso la suscripción del convenio y el derecho de propiedad que adquiere una Parte sobre las Imágenes Digitales a que se refiere la cláusula 2.6 del mismo, podrá comportar la exclusividad de la digitalización, ni a la posibilidad de que nuevamente puedan digitalizarse los Documentos Originales, por ejemplo, por el Ayuntamiento de Madrid u otros interesados que pudieran tener derecho a ello.
CUARTA. – COMISIÓN DE SEGUIMIENTO.
Conforme a lo dispuesto en el artículo 49 f) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, para la materialización, seguimiento, vigilancia y control de la ejecución del convenio y de los compromisos adquiridos por las Partes, así como para resolver los problemas de interpretación y cumplimiento que pudieran plantearse respecto al mismo, se constituye una “Comisión de Seguimiento” compuesta por cuatro miembros, dos en representación de cada una de las Partes, teniendo el voto dirimente el Presidente de la Comisión en caso de equipararse los votos.
El funcionamiento de esta comisión se regirá por las normas contenidas en los artículos 15 y siguientes de la en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y en concreto, desarrollará las siguientes funciones:
a) Vigilancia y control de la ejecución del Convenio y de los compromisos suscritos por las Partes.
b) Resolución de los problemas de interpretación y cumplimiento que pudiera plantear la ejecución del convenio.
QUINTA. – PROTECCIÓN DE DATOS Y CONFIDENCIALIDAD.
Las Partes deberán cumplir con lo previsto en la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, así como en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 xx xxxxx de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento General de Protección de Datos), en todos aquellos datos que estén sujetos a su ámbito de aplicación.
SEXTA. – FINANCIACIÓN.
El presente Convenio no generará ni dará lugar a contraprestaciones económicas entre las Partes.
SÉPTIMA. – PUBLICIDAD.
Toda difusión pública o referencia a las actividades realizadas en virtud del presente Xxxxxxxx deberá mencionar expresamente la colaboración entre el Ayuntamiento de Madrid y FamilySearch.
OCTAVA. – ENTRADA EN VIGOR, VALIDEZ Y MODIFICACIÓN.
El presente Xxxxxxxx entrará en vigor en la fecha de su firma y su validez quedará sujeta al cumplimiento de su finalidad mientras no se produzca ninguna de las causas de extinción enumeradas en la cláusula siguiente. Tendrá una duración de CUATRO AÑOS, prorrogable por otros CUATRO AÑOS previo acuerdo expreso de los representantes de ambas partes alcanzado en la Comisión Mixta de Seguimiento. A estos efectos, la Comisión Mixta de Seguimiento se reunirá con una antelación de UN MES respecto a la fecha de la finalización de la vigencia inicial del contrato o la de cualquiera de sus prórrogas.
La modificación de los términos recogidos en el presente convenio requerirá de acuerdo unánime entre las partes, siempre que el oportuno acuerdo de modificación sea formalizado y se produzca antes de la expiración de su plazo de duración.
NOVENA. – CAUSAS DE RESOLUCIÓN.
De conformidad con el artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, son causas de resolución:
a) El transcurso del plazo de vigencia del convenio sin haberse acordado la prórroga del mismo.
b) El acuerdo unánime de todos las Partes.
c) El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de las Partes.
En este caso, cualquiera de las Partes podrá notificar a la Parte incumplidora un requerimiento para que cumpla en un determinado plazo con las obligaciones o
compromisos que se consideran incumplidos. Este requerimiento será comunicado al responsable del mecanismo de seguimiento, vigilancia y control de la ejecución del convenio y a las demás Partes.
Si trascurrido el plazo indicado en el requerimiento persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a las Partes la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio. No obstante, las obligaciones, los derechos y las restricciones con respecto a las Imágenes Digitales seguirán teniendo validez tras la cancelación de las operaciones de digitalización.
d) Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.
e) Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el convenio o en otras leyes.
DÉCIMA. – INCUMPLIMIENTOS.
De conformidad con el artículo 52 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, en el supuesto de incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes cualquiera de las partes podrá notificar a la parte incumplidora un requerimiento para que cumpla en un determinado plazo con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos. Este requerimiento será comunicado a la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos y a la otra parte firmante.
Si transcurrido el plazo indicado en el requerimiento persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a la otra parte firmante la concurrencia de las causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio.
UNDÉCIMA. – LEYES ANTI-SOBORNO.
Las Partes están de acuerdo y se comprometen a acatar todas las leyes anti-soborno aplicables.
DUODÉCIMA. – RÉGIMEN JURÍDICO Y JURISDICCIÓN.
El presente Convenio tiene carácter institucional y naturaleza jurídico administrativa, siendo el régimen jurídico aplicable al mismo el establecido en los artículos 3.2 de la Ley 22/2006, de 4 de julio, de Capitalidad y de Régimen Especial de Madrid, 47 a 53 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y 57 de la Ley 7/1985, de 2 xx xxxxx, Reguladora de las Bases del Régimen Local y en el resto de la legislación contenida en el artículo 1.2.a) y b) de la citada Ley 22/2006.
El objeto del Convenio no tiene carácter contractual y lo constituye el acuerdo entre ambas Partes para la consecución de un fin común, por lo que en ningún caso, tiene por objeto una
prestación propia de los contratos, estando excluido de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público según lo dispuesto en el artículo 6. No obstante, las dudas o lagunas que en la ejecución del presente Xxxxxxxx pudieran suscitarse, se resolverán de acuerdo con lo previsto en su artículo 4.
Para cualquier duda que pudiera surgir en la interpretación del presente Convenio, las Partes se someterán a la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo de Madrid.
En prueba de conformidad de todo cuanto antecede, firman ambas partes el presente documento, extendido por duplicado, en el lugar y fecha indicados al inicio.
POR EL AYUNTAMIENTO DE MADRID, | POR FAMILYSEARCH INTERNATIONAL, |
Fdo.: Xxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx del Área de Gobierno de Cultura, Turismo y Deporte | Vicepresidente Principal de FamilySearch International |