Contract

1. OBJETIVO

Verificar la correcta aplicación del procedimiento de selección del contratista mediante la modalidad licitación para la adquisición obras, bienes y/o servicios, conforme los requisitos exigidos en el Art. 16 del Estatuto de Contratación vigente. (Acuerdo No. 029 de 2011).

2. ALCANCE

Este procedimiento de selección aplica cuando la cuantía del contrato sea igual o superior a setecientos cincuenta salarios mínimos mensuales legales vigentes (750 SMMLV)

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO:

Ordenadores del Gasto (Rector, Vicerrectores(as), (Administrativa y de Investigación y Proyección Social) y decanos.

4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES

Ver normograma

5. DEFINICIONES

PUBLICACIÓN: Hacer que un documento (texto, audio, video) sea visible desde el link del sistema de contratación del sitio web y/o medios de comunicación. VEEDURÍAS CIUDADANAS: Organizaciones que realizan acompañamiento en el desarrollo y ejecución de los diferentes procesos contractuales de la Universidad, por parte de la población beneficiaria o la comunidad Universitaria.

COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN: Es el grupo de naturaleza consultiva y asesora, creado por el Estatuto de Contratación, responsable de realizar las recomendaciones y emitir los conceptos necesarios para la toma de decisiones en materia de contratación de acuerdo con la solicitud expresa del ordenador del gasto.

LICITACIÓN: Proceso de selección de contratista establecido en el artículo 16 del Estatuto de Contratación, que requiere publicación en la página web Institucional, aplicable para cuantía igual o superior a 750 SMMLV.

DELEGACIÓN DEL GASTO: Delegación de la competencia contractual (Selección de contratistas, adjudicar y celebrar contratos y convenios): Vicerrectores (hasta cuatrocientos (400) SMLMV, Decanos(as): hasta cuatrocientos (400) SMLMV.

ESTUDIOS PREVIOS: Son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato; que contiene los siguientes elementos: i) descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el Proceso de Contratación; ii) Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones técnicas esenciales, requeridos para su ejecución; y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto; iii) La obligaciones y especificaciones técnicas del objeto a contratar; iv) El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, con base en un estudio de preciso xxx xxxxxxx; v) análisis técnico y económico que justifique el valor estimado del contrato incorporando al estudio previo el presupuesto oficia y cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos; vi) Los fundamentos jurídicos que soporten la modalidad de selección; vii) El análisis de riesgo (estimación, tipificación y asignación) y

la forma de mitigarlo; viii) Las garantías que contempla exigir en el Proceso de Contratación; ix) Los criterios para seleccionar la oferta más favorable

ETAPA PRECONTRACTUAL: Corresponde inicia con la elaboración de estudios previos y finaliza con la designación del contratista a través del proceso de selección establecido dentro del estatuto de contratación para tal fin.

ETAPA CONTRACTUAL: Corresponde al desarrollo del objeto contractual, por parte del Contratista, y de la contraprestación por parte del Contratante; en las condiciones forma y plazos pactados, la cual, inicia con la suscripción del contrato y termina con el acta de entrega y recibo final. (Esta etapa comprenderá la celebración, perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato y estará integrada por todos los actos a cargo del contratista tendientes al cumplimento de sus obligaciones contractuales y para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado. La etapa contractual se desarrollará a través de la celebración de contratos, los cuales estarán identificados con un número secuencial, el cual será asignado una vez se produzca su perfeccionamiento, y debidamente foliados todos los documentos que hagan parte de la carpeta del respectivo contrato).

ETAPA POSTCONTRACTUAL: Corresponde a las actuaciones posteriores al vencimiento del término establecido en el contrato, o en el acto que lo da por terminado de manera anticipada. Generalmente versan sobre temas accesorios de la contratación misma. Se da una vez terminado el contrato, bien sea por vencimiento del término inicialmente pactado o por terminación unilateral y deberá liquidarse dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su terminación. PERFECCIONAMIENTO: Corresponde al cumplimiento de las formalidades del contrato, esto es, la suscripción de las partes.

LEGALIZACIÓN: Aprobación de garantías y registro presupuestal.

ADICIÓN: Añadir, sumar, agregar más cantidad o tiempo. Implica adicionar valor o tiempo al contrato celebrados, el cual, no podrá ser superior al 50% del valor inicial.

SUPERVISOR: Servidor público vinculado a la entidad, al que se le designa la vigilancia, control y coordinación de un contrato, así como el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del mismo; en los contratos que no requieran conocimientos especializados.

INTERVENTOR: Persona jurídica o natural no vinculada laboralmente con la entidad, contratada por la Universidad para realizar el seguimiento técnico, ad- ministrativo, financiero, contable y jurídico al contrato, así como la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del mismo, dentro de los parámetros esta- blecidos y requeridos por la Universidad; cuando el contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o extensión del mis- mo lo justifique.

PLAZO DE EJECUCIÓN: Tiempo durante el cual las partes ejecutan el objeto contractual.

PLAZO DE VIGENCIA: inicia con la suscripción del contrato y termina hasta la liquidación del mismo.

GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: Consisten en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en garantías bancarias única que avalan el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante su vida y liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado

ACTAS DEL CONTRATO: Son los documentos suscritos durante la ejecución del contrato por las partes, con diversos propósitos, entre las principales: Inicio, Suspensión, Reinicio, Entrega y recibo final, recibo Parcial, Acta de Liquidación y Actas de Justificación de prórrogas o plazo.

OTROSÍ: Implica una modificación o una forma de interpretación sin alteración sustancial al objeto. No implica por si solo alteración alguna en valor ni tiempo de ejecución. Opera para todo tipo de obligaciones.

LIQUIDACIÓN: Es una operación administrativa que sobreviene a la finalización de un contrato, por cumplimiento del plazo anticipadamente, con el propósito de establecer, de modo definitivo, las obligaciones y derechos pecuniarias de las partes y su cuantía. La liquidación del contrato entonces, constituye su balance final o ajuste de cuentas, entre la administración contratante y el particular contratista, con miras a finiquitar de una vez por toda la relación jurídica obligacional. Siendo así, el acta de liquidación final deberá i) identificar el contrato, las partes, sus sucesores y los cesionarios si los hay; su objeto y alcance,

ii) determinar el precio, su pago, amortización o modificación y oportunidades de pago, iii) señalar las actas pendientes de pago, la forma como se utilizó el anticipo y lo facturado el contratista, iv) establecer el plazo, las modificaciones de obligaciones, prórrogas, adiciones, suspensiones y reinicios y las sumas

que quedan pendientes de cancelar. También en el acta las partes dan cuenta de las salvedades a que haya lugar de manera detallada y concreta.

APU: análisis de precios unitarios.

6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Nº	ACTIVIDAD		DESCRIPCION	RESPONSABLE	REGISTRO
1.	Identificación de Necesidades.	las	El funcionario encargado por el ordenador del gasto (quien aprueba la solicitud), identifica la necesidad y hace la solicitud del bien o servicio debidamente justificado e identificado en el plan de compras.	Ordenador del gasto. Funcionario de la Universidad.	Solicitud contratación	de
2.	Verificación existencias de partidas o disponibilidades presupuestales.		Se verifican las existencias de partidas o disponibilidades presupuestales correspondientes y el agotamiento del proceso de planeación, conveniencia del objeto a contratar, autorizaciones, aprobaciones, estudios de prefactibilidad y/o factibilidad, diseños y proyectos necesarios para garantizar el cumplimiento del contrato.	Funcionario que realiza solicitud.	la
3.	Estudio de previos		El funcionario designado por el ordenador del gasto realiza el estudio previo respectivo para determinar la necesidad, la justificación el valor y el perfil del oferente; plasmando esta actividad en el formato aprobado por el sistema de gestión de calidad. Tiempo 2 días para realizar esta actividad	Funcionario de la Universidad.	Estudio previo
4.	Solicitud certificado disponibilidad Presupuestal CDP	de	El funcionario que este adelantado el proceso de contratación solicita al ordenador del gasto la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Tiempo 1 días	Funcionario designado por Ordenador del Gasto.	el	AP-FIN-08 SOLICITUD CDP
5.	Hoja xx Xxxx		Una vez expedido el certificado de disponibilidad presupuestal se adiciona el formato hoja xx xxxx donde se verificaran los documentos que harán parte del proceso contractual.	Funcionario designado	Hoja de Xxxx
0.	Envió y recepción de documentación para iniciar proceso contractual		El ordenador del gasto envía la siguiente documentación a contratación y/o funcionario encargado: Estudios Previos. Constancia presupuesto oficial. CDP Cotizaciones Estudio xx xxxxxxx. Certificados planes institucionales	Ordenador del gasto.

Nº	ACTIVIDAD		DESCRIPCION	RESPONSABLE			REGISTRO
			Conceptos técnicos y financieros. APU, Planes, Diseños, licencias, evaluaciones y demás requeridos si es contratación de obra Si el contrato es de un convenio se debe anexar el convenio correspondiente. La oficina de contratación recibe la documentación si está bien continua con el proceso de lo contrario devuelve al ordenador del gasto
7.	Presentación ante comité contratación		Mediante comunicación oficial y/o correo electrónico se solicita al secretario del comité de contratación agendar los procesos contractuales adelantados por las decanaturas cuando la cuantía supera los 100 SMMLV y aquellos adelantados por la rectoría y las vicerrectorías cuando la cuantía supera los 380 SMMLV para su revisión y recomendación de inicio de proceso (art. 7 literal a del acuerdo 029 de 2011). En caso de que se presenten observaciones por parte del comité de contratación, se comunica a la dependencia solicitante para que realice los correspondientes ajustes.	Profesional de apoyo y asesoría			Comunicación oficial y/o correo electrónico
8.	Elaborar Proyecto Pliego de Condiciones	de	Se elabora el Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones y se envía a la Oficina Jurídica y/o Asesor Jurídico de Rectoría para su revisión.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría y/o Coordinador Unidad de Contratación			Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones
9.	Revisión componente jurídico, técnico y financiero del Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones.		El proyecto xx xxxxxx de condiciones se envía para revisión de la Oficina Jurídica y/o Asesor Jurídico de Rectoría de la Universidad, para la revisión jurídica; a la Jefe de División Financiera, para el componente económico; y dependencia donde surge la necesidad, para el componente técnico; si hay sugerencia se devuelve a la unidad de contratación continuando con la actividad 8; si los términos están bien se procede a enviar el documento para la firma del Ordenador del Gasto correspondiente.	Oficina Asesora Jurídica y/o Asesor Jurídico Rectoría Oficina División Financiera Funcionario designado dependencia donde surge la necesidad			Concepto jurídico y/o aprobación.
10.	Publicación Pliego Condiciones.	de	Se publica en la página web institucional el Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones firmados, por un término mínimo de seis (6) días hábiles.	Coordinador Contratación	Unidad	de	Reporte de publicación de la página web Institucional

Nº	ACTIVIDAD	DESCRIPCION	RESPONSABLE	REGISTRO
11.	Recibir y radicar las observaciones al proyecto xx Xxxxxx de Condiciones	Se recibe, radican y consolidan las observaciones al proyecto xx Xxxxxx de Condiciones dentro del plazo fijado para ello.	Auxiliar de Apoyo	Oficios
12.	Remisión de observaciones	Se remiten por la Unidad de Contratación, las observaciones recibidas a las dependencias competentes para que proyecten las respuestas	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría	Oficio Correo electrónico
13.	Consolidación de observaciones y respuesta	Se consolida las observaciones y las respuestas allegadas por las personas competentes, en un documento que se envía a la oficina jurídica y/o asesor jurídico de rectoría para su revisión y aprobación, para posterior firma del ordenador del gasto.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría y/o Coordinador Unidad de Contratación	Documento consolidado de respuesta a las observaciones
14.	Publicación respuesta observaciones	Se recibe documento firmado por el ordenador del gasto y publica en la página web institucional.	Coordinador Unidad de Contratación	Reporte de publicación
15.	Elaboración Pliego de Condiciones Definitivos	Se elabora Pliego de Condiciones Definitivos, teniendo en cuenta las respuestas a las observaciones y se envían a la Oficina Jurídica y/o Asesor Jurídico de Rectoría para su revisión.	Coordinador Unidad de Contratación	Borrador xx Xxxxxx de Condiciones Definitivo
16.	Revisión componente jurídico, técnico y económicos de los Pliegos de Condiciones Definitivos	Los pliegos de condiciones definitivos se envían para revisión de la Oficina Jurídica y/o Asesor Jurídico de Rectoría de la Universidad, para la revisión jurídica; a la Jefe de División Financiera, para el componente económico; y dependencia donde surge la necesidad, para el componente técnico; si hay sugerencia se devuelve a la unidad de contratación continuando con la actividad 11; si los términos están bien se procede a enviar el documento para la firma del Ordenador del Gasto correspondiente.	Asesor Jurídico	Concepto jurídico y/o aprobación.
17.	Ajustes a los Pliegos de Condiciones	Se realiza los ajustes a los Pliegos de Condiciones, según indicaciones de la Oficina Jurídica y/o Asesor Jurídico de Rectoría, y demás encargados de suscribir el mismo; enviando para las firmas correspondientes y al Ordenador del Gasto.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría y/o Coordinador Unidad de Contratación	Pliego de condiciones definitivo
18.	Proyectar Acto administrativo de	Se proyecta el acto administrativo de resolución de apertura del proceso de licitación y envía a la Oficina	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría y/o Coordinador Unidad	Proyecto de resolución

Nº	ACTIVIDAD	DESCRIPCION	RESPONSABLE	REGISTRO
	Apertura	Jurídica y/o Asesor Jurídico de Rectoría para su revisión y firma.	de Contratación
19.	Recibo y envió de acto Administrativo de Resolución de Apertura	Se recibe acto administrativo de resolución de apertura de la oficina jurídica y/o asesor jurídico de rectoría, con su aprobación; enviándola a la Secretaría General y a Rectoría para la firma.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría y/o Coordinador Unidad de Contratación	Resolución firmada
20.	Solicitud de publicación	Se envía oficio al Vicerrector Administrativo solicitando la publicación en un diario de amplia circulación local o nacional, del texto que indica el objeto del contrato, el cronograma de la licitación, sinopsis de las reglas y condiciones de la adjudicación del contrato, la fecha de apertura, cuantía, presupuesto oficial, plazo de ejecución del contrato, fecha de audiencia de aclaración de pliegos, la fecha de cierre y convocatoria a las veedurías ciudadanas y control social.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría y/o Coordinador Unidad de Contratación	Oficio
21.	Publicación	Se publica en la página web institucional y en la cartelera de la Universidad, el acto administrativo de resolución de apertura de la licitación; simultáneamente se realiza la publicación en el diario nacional o local, conforme al punto 20.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría y/o Coordinador Unidad de Contratación	Reporte de publicación
22.	Proyectar oficios de solicitud y convocatoria	Se proyecta y envía los siguientes oficios para firma del rector: Oficio dirigido a la oficina jurídica, Vicerrectoría respectiva, dependencia solicitante del proceso, oficina de Planeación y Secretaria General, convocando a la audiencia Pública de aclaración y fijación de pliegos a celebrarse al tercer día hábil siguiente contado a partir del primer día de la publicación.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría	Oficios
23.	Recibir solicitudes de aclaración a los Pliegos de Condiciones y Consolidación	Se recibe las solicitudes de aclaración a los Pliegos de Condiciones dentro de los primeros tres (03) días hábiles, y se trasladan mediante oficio a las dependencias según su pertinencia, para su conocimiento y resolución en la audiencia de aclaración y fijación de pliegos.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría y/o Coordinador Unidad de Contratación	Solicitud de aclaraciones
24.	Realización de audiencia	Se realiza la audiencia de aclaración y fijación de pliegos y distribución de riesgos, llevando el expediente del	Coordinador Unidad de Contratación	Grabación y Registro de Asistencia firmado

Nº	ACTIVIDAD	DESCRIPCION	RESPONSABLE	REGISTRO
		proceso, el orden del día y cuadro de registro de asistencia. Se realiza la grabación de la audiencia.
25.	Realizar acta	Se realiza el acta de la audiencia y envía para firmas de los asistentes por parte de la Universidad Surcolombiana	Coordinador Unidad de Contratación	Acta
26.	Publicación acta de audiencia de aclaración de pliegos y distribución de riesgos	Se publica en la página web institucional el acta de audiencia de aclaración de pliegos y distribución de riesgos	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría y/o Coordinador Unidad de Contratación	Registro de publicación página web Institucional
27.	Proyectar adenda	Se proyecta adenda numerada en caso de ser aceptadas las observaciones y se envía para revisión y firma a la oficina jurídica y/o asesor jurídico de rectoría, y posteriormente al ordenador del gasto.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría	Adenda
28.	Recibir adenda y publicar	Se recibe la adenda y el acta firmadas y se publica en la página web institucional como mínimo un día antes de la fecha de cierre del proceso licitatorio.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría	Acta firmada Adenda firmada Registro de Publicación en página web
29.	Registrar la entrega y depósito en las urnas de las ofertas	Se registra la entrega y depósito en las urnas de las ofertas, durante el término establecido para ello en el cronograma.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría	Registro de entrega
30.	Elaborar acta del cierre, apertura de la urnas y sobres originales	Se elabora el Acta del cierre, apertura de las urnas y sobres originales, de acuerdo al cronograma del proceso fijado en los Pliegos de Condiciones Definitivos y se publica en la página web institucional.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría	Acta Registro de Publicación en página web
31.	Enviar el expediente del proceso para custodia	Se envía el expediente del proceso (foliado) y las propuestas para custodia en el periodo de evaluación a la Vicerrectoría Administrativa	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría	Expediente y Propuestas
32.	Conformación del comité evaluador	El ordenador del gasto designa mediante oficio el comité evaluador para evaluar las propuestas presentadas dentro del proceso, dentro del término establecido en el cronograma del proceso.	Ordenador del gasto	Oficio
33.	Recibir acta No. 01 del Comité Evaluador	Se recibe el Acta No. 01 del Comité Evaluador con sus respectivos anexos debidamente firmados en medio físico y magnético, y se publica en la página web institucional.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría y/o Coordinador Unidad de Contratación	Acta Comité Evaluador y anexos firmados Registro de Publicación en página

Nº	ACTIVIDAD	DESCRIPCION	RESPONSABLE	REGISTRO
				web
34.	Radicación observaciones al informe de evaluación	Durante los tres días hábiles siguientes a la fecha de publicación del informe de evaluación, se reciben por escrito y consolidan las observaciones y/o objeciones presentadas.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría	Consolidado observaciones
35.	Traslado observaciones informe de evaluación	Las observaciones recibidas serán enviadas al Comité Evaluador para que sus miembros las resuelvan dentro término establecido en el oficio remisorio	Comité Evaluador	Oficio
36.	Recibir Acta 2 del Comité Evaluador: Respuesta observaciones y recomendación de adjudicación o declaratoria desierta del proceso	Se recibe el Acta 2 del Comité Evaluador con sus respectivos anexos debidamente firmados en medio físico y magnético, donde resuelven las observaciones al acta 1; y se recibe Acta del Comité Evaluador donde recomienda adjudicar o declarar desierto el proceso.	Contratista de Apoyo	Acta
37.	Proyectar oficios de solicitud y convocatoria	Se proyecta y envía para firma del rector, el oficio dirigido a la oficina jurídica, Vicerrectoría respectiva, dependencia solicitante del proceso, oficina de Planeación y Secretaria General, convocando a la audiencia Pública de adjudicación	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría	Oficios
38.	Desarrollo de la audiencia y levantamiento de acta	Desarrollar la audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta llevando el orden del día y cuadro de registro de asistencia. Se realiza la grabación de la audiencia, se levanta acta de la audiencia y envía para firmas de los asistentes por parte de la Universidad Surcolombiana	Coordinador Unidad de Contratación	Grabación, Registro de Asistencia firmado y Acta
39.	Proyectar Resolución de adjudicación o declaratoria desierta	Se proyecta la Resolución de adjudicación o declaratoria de desierta, según el caso, y se envía a la oficina Jurídica y/o Asesor Jurídico de Rectoría para su revisión y firma.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría	Proyecto de Resolución
40.	Firma de Resolución	Se recibe la Resolución con la aprobación y/o visto bueno de la Oficina Jurídica y/o Asesor Jurídica de Rectoría, y Secretaría General.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría	Resolución
41.	Publicación del acta de la audiencia de adjudicación y de la Resolución de	Se publica en la página web Institucional el acta de la audiencia de adjudicación y de la Resolución de adjudicación o declaratoria desierta.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría y/o Coordinador Unidad de Contratación	Registro de publicación página web Institucional

Nº	ACTIVIDAD	DESCRIPCION	RESPONSABLE	REGISTRO
	adjudicación
42.	En caso de declaratoria de desierta se iniciará un proceso de invitación abreviada	Si el proceso de Licitación se declare desierta se iniciará un proceso de invitación abreviada dentro de los cuatro (04) meses siguientes a la publicación de la resolución.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría	Resolución
43.	Proyectar, recibir y radicar oficios	Si el proceso es adjudicado se proyecta los siguientes oficios para firma del ordenador del gasto:  Oficio ordenando elaborar el contrato  Oficio informativo al futuro interventor y/o supervisor del contrato Se recibe y radican los oficios firmados, se organizan los expedientes del proceso, se envía el oficio del interventor y/o supervisor al destinatario y se pasa el proceso para la elaboración del contrato.	Profesional contratista de Apoyo y Asesoría	Oficios
44.	Consulta de antecedentes	Previo a la realización del contrato se consulta los antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales de la persona natural o jurídica, así como el del representante legal.	Contratista de Apoyo	Formato consulta antecedentes
45.	Elaboración de minuta de contrato	Se realiza el contrato con todas las formalidades legales y clausulas pertinentes	Profesional de apoyo y asesoría	Contrato
46.	Designación de supervisor	Se designa supervisor o interventor del contrato; previo análisis de conveniencia y oportunidad y se comunica dicha designación mediante comunicación oficial a la persona designada, en el caso del supervisor; o suscripción del contrato, en el caso de interventor.	Profesional de Apoyo y Asesoría	Oficio designa supervisor Contrato de Interventoría
47.	Suscripción del contrato por las partes	Se firma el contrato por el ordenador del gasto y el contratista seleccionado, previo visto bueno de la Oficina Asesora Jurídica y/o Asesor Jurídico de Rectoría.	Ordenador del gasto	Contrato
48.	Solicitud de Registro Presupuestal (RP)	Mediante oficio se remite a la división financiera – oficina de presupuesto la documentación de la respectiva contratación para la elaboración del (RP).	Ordenador del gasto	Oficio
49.	Recepción Registro Presupuestal (RP) y documentación	Se recibe de la división financiera el Registro Presupuestal (RP) y documentación la respectiva contratación	Jefe de presupuesto	Oficio, RP y documentación la respectiva

Nº	ACTIVIDAD	DESCRIPCION	RESPONSABLE	REGISTRO
				contratación
50.	Aprobación de garantías	Se verifica que la póliza única de cumplimiento aportada por el contratista, cumpla los amparos exigidos dentro del contrato y que su cuantía y vigencia se encuentren acordes a lo requerido para cada uno de ellos.	Ordenador del gasto	Formato de aprobación de garantías
51.	Publicación del contrato en la página web institucional	Se publica en la página web institucional	Profesional de apoyo y asesoría y/o Coordinador Unidad de Contratación	Publicación del contrato
52.	Recepción acta de inicio	Se recibe acta de inicio firmada y suscrita por el supervisor y/o interventor, contratista y ordenador del gasto.	Auxiliar de Apoyo	AP-CTR-FO-01 Acta de Inicio
53.	Recepción acta de recibo de parcial	Se recibe acta de recibo parcial elaborada y firmada por el supervisor y/o interventor del contrato y contratista incorporándose a la carpeta-archivo del respectivo contrato.	Auxiliar de Apoyo	AP-CTR-FO-02 Acta de Recibo Parcial
54.	Recibir acta de suspensión y/o reinicio	Se recibe la acta de suspensión y/o reinicio cuando la entidad y/o contratista lo considere pertinente, incorporándose a la carpeta-archivo del respectivo contrato.	Auxiliar de Apoyo	AP-CTR-FO-03 Acta de Suspensión y/o AP- CTR-FO-04 Acta de Reinicio
55.	Recepción acta de entrega y recibo final.	Se recibe el acta de entrega y recibo final firmada por el supervisor y/o interventor y contratista, incorporándose a la carpeta-archivo del respectivo contrato.	Auxiliar de Apoyo	AP-CTR-FO-05 Acta de Entrega y Recibo Final
56.	Actualización de garantías	Si se requiere, se recibe del contratista la actualización de las pólizas en relación con la fecha del acta de entrega y recibo final, y se da aprobación a dicha actualización	Profesional de apoyo y asesoría	Formato de aprobación de garantías
57.	Recepción acta de liquidación	Se recibe el acta de liquidación elaborada y firmada por el supervisor del contrato, contratista y el ordenador del gasto, y se incorpora a la carpeta-archivo del respectivo contrato, previo visto financiero y jurídico del apoyo jurídico de la Dependencia.	Profesional de apoyo y asesoría	AP-CTR-FO-06 Acta de Liquidación
58.	Recepción de factura o cuenta de cobro	Se recibe del contratista factura o cuenta de cobro por el servicio prestado o el bien suministrado	Profesional de apoyo y asesoría	Factura o cuenta de cobro
59.	Envió de documentos para pago de factura o	Se remite la documentación para que sea contabilizado en la oficina de contabilidad o la división de recursos	Profesional de apoyo y asesoría	Nota de envío

Nº	ACTIVIDAD	DESCRIPCION	RESPONSABLE	REGISTRO
	cuenta de cobro	según el objeto contractual.
60.	Archivo documentación	Se organiza y adjunta en la carpeta-archivo expediente del respectivo contrato la documentación surtida en el proceso contractual.	Profesional de apoyo y asesoría	Carpeta-archivo expediente del respectivo contrato

7. OBSERVACIONES:

8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN	DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN	DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
01	EV-CAL-FO 17 – Septiembre de 2015	Creación de Documento- 1 de Septiembre de 2015

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
XXXXXX XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX Vicerrector Administrativo	XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX Coordinador SGC	XXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX Representante de la Dirección