ASPECTOS GENERALES
ASPECTOS GENERALES
CONTRATO N°: | 220810 |
OBJETO: | Proveer el licenciamiento Microsoft Office 365 para la Secretaría Distrital de Hacienda |
VALOR TOTAL DEL CONTRATO: | TRES MIL SEISCIENTOS OCHO MILLONES QUINIENTOS SETENTA Y UN MIL DOSCIENTOS TREINTA Y TRES PESOS M/CTE |
CONTRATISTA: | UNION TEMPORAL DELL EMC |
FECHA DE SUSCRIPCIÓN: | 28/10/2022 |
FECHA DE INICIO: | 17/11/2022 |
PLAZO: | 12 Mes(es) |
PERIODO EJECUCION DEL CONTRATO CERTIFICADO: | De 01/01/2023 a 14/04/2023 |
SUPERVISOR: | XXX XXXXX XXXXXXX XXXXXX-SUBDIRECTOR TECNICO - SUBD. SERVICIOS TIC |
RESUMEN EJECUTIVO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
En la ejecución del presente contrato y en cumplimiento de las obligaciones estipuladas en los estudios previos, se realizaron las siguientes actividades:
OBLIGACIONES GENERALES
Se encuentran contenidas en la Cláusula 12 “Obligaciones de los Proveedores - Obligaciones derivadas de la orden de
compra”, del instrumento de agregación de demanda CCE-139-IAD-2020.
Verificaciones del cumplimiento de las Obligaciones Generales
1. Entregar a Colombia Compra Eficiente en la oportunidad que esta señale, la información necesaria para incluir en el Catálogo y para la operación de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
-Cumplida para el periodo certificado
2. Operar el portal de Proveedores de la Tienda Virtual del Estado Colombiano en los términos definidos en las guías de la Tienda Virtual.
- Cumplida para el periodo certificado.
3. Cumplir con los procesos definidos en la guía de Proveedores para el Instrumento de Agregación de Demanda.
- Cumplida para el periodo certificado
4. Responder en las condiciones dentro del término previsto en los Documentos del Proceso las Solicitudes de Cotización de las Entidades Compradoras.
- Cumplida para el periodo certificado.
5. Informar a Colombia Compra Eficiente cualquier cambio en su condición como Proveedor, bien sea cambios de nombre, ser parte de fusiones o adquisiciones o reorganizaciones empresariales.
- Cumplida para el periodo certificado
6. Informar de inmediato a Colombia Compra Eficiente si conoce de posibles hechos de colusión, corrupción o cualquier hecho delictivo que pueda presentarse entre los Proveedores del Instrumento de Agregación de Demanda, o entre estos y terceros.
- Cumplida para el periodo certificado
7. Informar de inmediato a Colombia Compra Eficiente cuando se abstuvo de cotizar o suspender la entrega del Software o la prestación de servicios adicionales por xxxx de la Entidad Compradora.
- Cumplida para el periodo certificado
8. Entregar el Software y los Servicios Profesionales de acuerdo con las condiciones de los Documentos del Proceso. Particularmente de conformidad con lo descrito en el numeral 2 de los Estudios previos “Lugar de Entrega del Software por Catálogo”
- Cumplida para el periodo certificado
9. Cumplir con los plazos establecidos en el Instrumento de Agregación de Demanda.
- Cumplida para el periodo certificado
10.Abstenerse de cotizar precios por encima de los precios máximos permitidos calculados con el procedimiento de la Cláusula 8 y abstenerse de cotizar en días de reciprocidad por encima de los establecidos en el Catálogo. Los precios cotizados por encima de los máximos permitidos se entenderán como cotizados en las condiciones del Catálogo.
- Cumplida para el periodo certificado
11. Abstenerse de modificar o alterar la información y las fórmulas de cálculo de la Solicitud de Cotización y de los formatos disponibles en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
- Cumplida para el periodo certificado
12. Garantizar que ninguna de las condiciones y especificaciones técnicas establecidas en el Instrumento de Agregación de Demanda y en los documentos del proceso generaran costos adicionales a las Entidades Compradoras o a Colombia Compra Eficiente.
- Cumplida para el periodo certificado
13. Abstenerse de utilizar la información entregada por la Entidad Compradora para cualquier fin distinto a la ejecución de la Orden de Compra.
- Cumplida para el periodo certificado
14. Responder ante la Entidad Compradora y ante terceros por la divulgación indebida o el manejo inadecuado de la información entregada por la Entidad Compradora para el desarrollo de las actividades contratadas.
- Cumplida para el periodo certificado
15. Mantener la debida confidencialidad de la información que pueda llegar a conocer durante la ejecución de la Orden de Compra.
- Cumplida para el periodo certificado
16. Remitir a la Entidad Compradora los soportes que certifiquen que se encuentra al día con las obligaciones de pago de los aportes al sistema de seguridad social y de salud (Cuando aplique).
- Cumplida para el periodo certificado
17. Remitir a Colombia Compra Eficiente las certificaciones de Socio Activo con las que fue habilitado y vinculado al Instrumento de Agregación de Demanda cuando estas hayan tenido fecha de vencimiento inferior al término de vigencia del Instrumento.
- Cumplida para el periodo certificado
18. Remitir a Colombia Compra Eficiente las certificaciones de Distribuidor autorizado con las que fue habilitado y vinculado al Instrumento de Agregación de Demanda cuando estas hayan tenido fecha de vencimiento inferior al término de vigencia del Instrumento.
- Cumplida para el periodo certificado
19. Responder a los reclamos, consultas y/o solicitudes de Colombia Compra Eficiente o las Entidades Compradoras eficaz y oportunamente, de acuerdo con lo establecido en el presente documento.
- Cumplida para el periodo certificado
20. Mantener actualizada la información requerida por el SIIF.
- Cumplida para el periodo certificado
21. Entregar la información requerida por las Entidades Compradoras para registrar al Proveedor en sus sistemas de pago.
- Cumplida para el periodo certificado
22. Entregar a Colombia Compra Eficiente un reporte de las ventas generadas al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda, con los inconvenientes recurrentes cada año durante la vigencia del mismo, el último debe ser presentado diez (10) días hábiles después del vencimiento del plazo del Instrumento de Agregación de Demanda.
- Cumplida para el periodo certificado
23. Informar a Colombia Compra Eficiente 30 días después del vencimiento de la Orden de Compra que venza más tarde en el tiempo, si existen Entidades Compradoras con obligaciones de pago pendientes.
- Cumplida para el periodo certificado
24. Informar a Colombia Compra Eficiente cualquier cambio en la representación legal del Proveedor en la administración y ejecución del Instrumento de Agregación de Demanda, a quien deben dirigirse las comunicaciones y notificaciones de acuerdo con lo establecido en la Cláusula 31.
- Cumplida para el periodo certificado
25. Mantener la calidad de Socio Activo del Fabricante o Distribuidor Exclusivo del Software durante toda la vigencia
del Instrumento.
- Cumplida para el periodo certificado
26. Cumplir con el Código de Ética de Colombia Compra Eficiente.
- Cumplida para el periodo certificado
27. Cumplir con los Términos y Condiciones de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
- Cumplida para el periodo certificado
28. Mantener actualizada la garantía de cumplimiento según lo establecido en la Cláusula 19.
- Cumplida para el periodo certificado
29. Notificar por escrito cualquier solicitud de modificación del Instrumento de Agregación de Demanda al asegurador que expida la garantía de cumplimiento.
- Cumplida para el periodo certificado
30. Entregó a Colombia Compra Eficiente el documento que acredite la adecuada notificación de la modificación al asegurador, en la fecha prevista para la firma de la modificación del Instrumento de Agregación de Demanda.
- Cumplida para el periodo certificado
31. Cumplir con las disposiciones del Instrumento de Agregación de Demanda durante la vigencia de todas las Órdenes de Compra, aun cuando estas excedan la vigencia del Instrumento de Agregación de Demanda.
- Cumplida para el periodo certificado
32. Publicar las cuentas de cobro en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
- Cumplida para el periodo certificado
33. Cumplir con la guía para Cotizar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
- Cumplida para el periodo certificado
34. Informar a la Entidad Compradora y a Colombia Compra Eficiente, en el plazo establecido para responder la Solicitud de Cotización la existencia de posibles conflictos de interés con una Entidad Compradora en los términos de la Cláusula 22.
- Cumplida para el periodo certificado
35. Abstenerse de responder al evento de cotización en el evento de configurarse conflicto de interés con una Entidad Compradora en los términos de la Cláusula 22.
- Cumplida para el periodo certificado Obligaciones derivadas de la orden de compra:
36. Entregar el Software de acuerdo con las condiciones y especificaciones técnicas de los Documentos del Proceso, particularmente de conformidad con lo descrito en el numeral 2 de los Estudios previos “Lugar de Entrega del Software por Catálogo”
- Cumplida para el periodo certificado
37. Responder ante la Entidad Compradora y ante terceros por la divulgación indebida o el manejo inadecuado de la información entregada por la Entidad Compradora para el desarrollo de las actividades contratadas.
- Cumplida para el periodo certificado
38. Contar con todos los permisos, autorizaciones y licencias necesarias para entregar el Software y prestar los servicios durante toda la ejecución del Instrumento de Agregación de Demanda y la vigencia de las Órdenes de Compra.
- Cumplida para el periodo certificado
39. Contar con el personal certificado para el Software o servicio específico adquirido por la entidad estatal durante la ejecución de todas las Órdenes de Compra a cargo.
- Cumplida para el periodo certificado
40. Seguir las instrucciones de la Entidad Compradora para la Entrega del Software y la Prestación de servicios adicionales, siempre y cuando se encuentren enmarcadas en los contratos de licenciamiento y distribución de software del fabricante.
- Cumplida para el periodo certificado
41. Garantizar la protección de datos e información entregada por las Entidades Compradoras, de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
- Cumplida para el periodo certificado
42. Garantizar la entrega del Software y prestación de servicios adicionales en todo el territorio nacional. En el caso de los Servicios adicionales, el Proveedor puede atender las necesidades de la Entidad Compradora remotamente, de acuerdo con las especificaciones definidas en la Solicitud de Cotización.
- Cumplida para el periodo certificado
43. Entregar a la Entidad Compradora los certificados de competencias y certificados académicos de las personas que presten servicios adicionales, si esta los solicita.
- Cumplida para el periodo certificado
44. Brindar servicio de soporte y capacitación cuando lo solicite la Entidad Compradora en la orden de compra, en los términos descritos en el Estudio Previo.
- Cumplida para el periodo certificado
45. En el caso de las modalidades SaaS y similares, suspender el acceso a la o las aplicaciones. Se entenderá por suspensión que el Proveedor configúrela aplicación de tal forma que la entidad no pierda información ni configuraciones. La entidad deberá pagar los servicios mínimos que se mantengan antes de restablecer el servicio o entregar la información a la Entidad Compradora.
- Cumplida para el periodo certificado
46. Si el Proveedor es un distribuidor autorizado o Partner, extender a la entidad compradora todos los beneficios que reciba del fabricante relacionados con el Software.
- Cumplida para el periodo certificado
47. Abstenerse de utilizar la información entregada por la Entidad Compradora para cualquier fin distinto a la ejecución de la Orden de Compra.
- Cumplida para el periodo certificado
48. Mantener la condición de distribuidor autorizado del Fabricante durante la vigencia del Instrumento de Agregación de Demanda y de todas las Órdenes de Compra.
- Cumplida para el periodo certificado
49. Mantener la debida confidencialidad e integridad de la información que pueda llegar a conocer durante la ejecución de la Orden de Compra.
- Cumplida para el periodo certificado
Se verifica el total cumplimiento de las obligaciones generales para el periodo certificado
OBLIGACIONES ESPECIALES
Dar estricto cumplimiento a las condiciones y obligaciones establecidas en el Instrumento de Agregación de la Demanda CCE-116-IAD-2020 especialmente, para los Productos de Software por Catálogo que a su vez incluye el Catálogo del Contrato No. CCE139-IAD-2020-22 exclusivamente productos Microsoft y en particular aquellos del Microsoft Agreement, mediante los cuales se determinan los requerimientos para la ejecución del objeto contractual y los Acuerdos de Niveles de Servicio del Instrumento de Agregación de la Demanda CCE-116-IAD-2020.
Verificaciones del cumplimiento de las Obligaciones Especiales
Cumplimiento de las condiciones y obligaciones establecidos en el Instrumento de Agregación de la Demanda proceso CCE-116-IAD-2020.
- Actualizó el catálogo según lo previsto en las Condiciones del instrumento de Agregación por Xxxxxxx.
- Proporcionó el software requerido por la Entidad.
- El software se encontraba en la Codificación en el Clasificador de Bienes y Servicios.
- Suministró el software en el sitio establecido por la SDH.
- El software contenía las Especificaciones técnicas requeridas por la SDH y ofrecidas en el Catálogo.
- Presentó los documentos requeridos para el proceso de pago de la factura en las condiciones establecidas en la OC.
- Respondió a la solicitud de cotización cuando fue requerido por la SDH. ANS
Efectividad en la solución de los incidentes Cumplida para el periodo certificado
Tiempos de Aprovisionamiento e Instalación Cumplida para el periodo certificado
Tiempo de asignación de personal técnico, tecnólogo o Profesional Cumplida para el periodo certificado
SERVICIOS
Instalación de Licencia: El proveedor gestionó la instalación de los productos adquiridos.
Soporte técnico: El proveedor proveyó del recurso humano para atender los requerimientos realizados por la SDH, respondiendo de acuerdo con los tiempos definidos en el ANS.
Soporte técnico proactivo: El proveedor cumplió con actividades preventivas realizadas por el administrador de la plataforma de la SDH para el óptimo funcionamiento de los productos adquiridos en los tiempos definidos en el ANS.
Soporte técnico reactivo: El proveedor realizó actividades de soporte, las cuales estuvieron orientadas a la solución de problemas presentados, de acuerdo con los tiempos definidos.
Capacitación para usuario técnico o administrador: El proveedor realizó la transferencia de conocimientos acerca del uso de los Productos adquiridos por la SDH, las cuales han contribuido a la adaptación y actualización de éstos.
Configuración y parametrización de los Productos: El proveedor ha Instalado y configurado las herramientas necesarias para sincronizar los directorios y/o los servicios requeridos por la SDH.
Migración de información por volumen de datos almacenados: El Proveedor ha realizado las actividades de migración y transferencia de información sobre los productos adquiridos.
PERFILES
El proveedor ha proporcionado el perfil requerido para las actividades solicitadas por la SDH.
- Actualizó el catálogo según lo previsto en las Condiciones del instrumento de Agregación por Xxxxxxx. Proporcionó el software requerido por la Entidad.
El software se encontraba en la Codificación en el Clasificador de Bienes y Servicios.
Suministró el software en el sitio establecido por la SDH.
El software contenía las Especificaciones técnicas requeridas por la SDH y ofrecidas en el Catálogo.
Presentó los documentos requeridos para el proceso de pago de la factura en las condiciones establecidas en la OC. Respondió a la solicitud de cotización cuando fue requerido por la SDH.
Se verifica el total cumplimiento de las Obligaciones Especiales para el periodo certificado.
SERVICIOS Y PRODUCTOS RECIBIDOS A SATISFACCIÓN Y/O AVANCE DE OBRA
Descripción servicio/producto/ avance | Verificación del cumplimiento |
Licenciamiento on premise y Software como Servicio (SaaS). Garantía y actualización del software. | Se certifica la entrega del licenciamiento on premise y Software como Servicio (SaaS). Garantía y actualización del software para la Secretaría Distrital de Hacienda. Realizó la instalación de los productos adquiridos. Ha dado soporte técnico con el personal idóneo para la prestación del servicio. Gestionó las actividades preventivas solicitadas a través del administrador de la plataforma en la SDH para el óptimo funcionamiento de los productos. Realizó acciones de soporte, las cuales estuvieron orientadas a la solución de problemas presentados, de acuerdo con los tiempos definidos. Realizó la transferencia de conocimientos acerca del uso de los Productos que fueron adquiridos por la SDH. Configuró y parametrizó los Productos. Realizó las actividades de migración de información sobre los productos. |
RETRASOS EN EL CRONOGRAMA O PLAN DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y ACTUACIONES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR AL RESPECTO
Ninguno
NOVEDADES O SITUACIONES ANORMALES PRESENTADAS DURANTE EL DESARROLLO DEL CONTRATO, Y ACTUACIONES DEL CONTRATISTA Y DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR
Se solicitará al proveedor la terminación anticipada de mutuo acuerdo.
CERTIFICACIÓN PAGO APORTES
Con base en la certificación presentada por el contratista, emitida por el Revisor Fiscal para el trámite de pago durante el periodo certificado del contrato, se verifica el cumplimiento del pago de aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, el instituto colombiano de bienestar familiar y servicio nacional de aprendizaje, de conformidad con lo previsto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, las Leyes 797 de 2003, 1122 de 2007, 1150 de 2007 y las demás normas que las reglamenten o complementen.
SEGUIMIENTO A LOS RIESGOS DEL CONTRATO
De acuerdo con la revisión de los riesgos asociados a la ejecución de esta OC, a la fecha no se ha materializado ninguno. Para constancia se firma a los 14.04.2023.
SUPERVISOR: | XXX XXXXX XXXXXXX XXXXXX-SUBDIRECTOR TECNICO - SUBD. SERVICIOS TIC | Xxx Xxxxx Firmado digitalmente por Xxxxxxx Xxxxxx Xxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx |
Anexos: Se adjuntan los documentos entregados por el contratista como soporte del presente informe.
Elaboró: MDG
Firmado digitalmente por Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx Grande