OBSERVACIONES Y RESPUESTAS No 001

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL AGENCIA LOGÍSTICA DE LAS FUERZAS MILITARES

OBSERVACIONES Y RESPUESTAS No 001

Lugar y fecha: Florencia, 12 de diciembre de 2014 CONTRATACION SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA No. 006-126-2014

OBJETO: “ADQUISICION DE VERDURAS Y FRUTAS PARA LOS COMEDORES DE TROPA DEL

CAQUETA (BASER 12 en Xxxxxxxxx, XXXXX en Venecia, BASCNA Y BITER en Larandia, BICAZ en San Xxxxxxx y CACOM 6 en la base Militar de Tres Esquinas y/o Aeropuerto Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx), Administrados por la Agencia Logística de las Fuerzas Militares, Regional Amazonia”

XXXXXXXXX XXXXXXX

Observación 1.

“Los proponentes que aspiren al contrato de la selección abreviada de menor cuantía No 006 126-2014 ADQUISICION DE VERDURAS Y FRUTAS PARA LOS COMEDORES DE TROPA DEL CAQUETA

(BASER 12 en Xxxxxxxxx, XXXXX en Venecia, BASCNA Y BITER en Larandia, BICAZ en San Xxxxxxx y CACOM 6 en la base Militar de Tres Esquinas y/o Aeropuerto Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx), Administrados por la Agencia Logística de las Fuerzas Militares, Regional Amazonia, sus establecimientos comerciales deben dar estricto cumplimiento con lo establecido en la resolución 2674 de 2013, entendiéndose que la salud es un bien de interés público y en consecuencia de ello, las disposiciones contenidas en esta resolución son de orden público, en el cual se regulan todas las actividades que puedan generar factores de riesgo por el consumo de alimentos. Es así que cada proponente que se presente a esta licitación, cuya actividad sea de fabricación, procesamiento, preparación, envase, almacenamiento, transporte, distribución y comercialización de alimentos, deben dar estricto cumplimiento a la resolución en mención y las demás normas que la sustituyan y modifiquen; para ello es necesario que cada proponente cuente con las actas de visita por parte de la autoridad sanitaria competente y su respectivo concepto sanitario; para garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente, es necesario que la agencia logística realice visita sanitaria mediante una lista de chequeo de verificación de los aspectos que exige la norma en mención. Los proponentes que se encuentren fuera del departamento del Caquetá, deben contar con una sucursal o centro de almacenamiento ubicado en el departamento del Caquetá, certificado por la autoridad sanitaria competente, que cumpla con la normatividad vigente especialmente la conferida en la resolución 2674 de 2013, debe de contar con una capacidad suficiente de almacenamiento que supla las necesidades cuando se presente algún evento de fuerza mayor como los cierres de vías, desastres naturales entre otras y garantice la entrega puntual y simultanea de los suministros a cada unidad de servicio”.

XXXXX XXXXXXX

Observación 1.

“Me permito hacer las siguientes recomendaciones para que sea tenida en cuenta en el pliego de condiciones del contrato de selección abreviada No 006 126 de 2014:

Cada oferente, debe estar sujeto a la visita técnica de las instalaciones locativa, por parte del delegado de la agencia logística sin previo aviso con el fin de verificar las condiciones en que se encuentren en el momento de la prestación del servicio del suministro de verduras. Con el fin que en la referida visita, se detecten posibles falencias por parte del oferente, las cuales repercutan en la calidad del producto y puedan afectar la salud de los consumidores.

La agencia logística debe supervisar periódicamente al contratista que vaya a suministrar las verduras para ejercer un mayor control y verificar la calidad de los alimentos a suministrar, por lo anterior se hace necesario que el oferente que no pertenezca al departamento del Caquetá, deberá contar con una

CODIGO: F01-PGN-S02 VERSION: 03 FECHA VIGENCIA: 01/09/2010

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bodega de almacenamiento que cumpla con la resolución 2674 de 2013 y a su vez este certificado par la autoridad competente.

Así mismo se recomienda exigirle al proponente los resultados de las muestras de la calidad del agua utilizada, ya que las frutas y verduras se someten a procesos de limpieza y desinfección para asegurar la calidad del producto y no afecten la salud de los consumidores.

Cualquier información favor hacerla llegar al siguiente correo electrónico: xxxxxxxx0000@xxxxxxx.xxx”

XXXX XXXXXXX XXXXXXX

Observación 1.

“Con relación al pliego de condiciones del contrato de selección abreviada No 006 126 de 2014 me permito hacer las siguientes recomendaciones:

Dentro de la experiencia que debe tener el proponente, debe tenerse en cuenta únicamente la experiencia establecida en el registro único proponente RUP emitido por la cámara de comercio, ya que en algunos casos los proponentes colocan experiencias comerciales con otros pitos de actividad diferente al tipo de producto por el cual se está licitando; así mismo deben revisarse la veracidad de los documentos ya que en algunos casos las experiencias establecidas por algunos proponentes no son verdaderas, todo esto con el fin de dar claridad a los procesos de contratación. Por todo lo anterior se sugiere sea tenida en cuenta la observación realizada para el pliego definitivo de condiciones del contrato de selección abreviada No 006 126 de 2014 con el fin que quienes participen garanticen la experiencia necesaria”.

XXXXXXX XXXXXXX

Observación 1.

“Con respecto al pliego de condiciones de la licitación No 006 126-2014, respecto a la experiencia del proponente, es necesario que se exija y se tenga en cuenta solamente la experiencia reconocida en el registro único proponente de la cámara de comercio así mismo se verifique la veracidad de estos documentos.

Así mismo se debe exigir que los oferentes cumplan con la normatividad vigente especialmente la conferida en la resolución 2674 de 2013, para con el fin de garantizar alimentos de excelente calidad; y si son empresas de otros departamentos deben contar con una sucursal certificada por la autoridad sanitaria regional, con el fin que en el momento que se presente un cierre de vías como ha ocurrido en algunas ocasiones se garantice la entrega puntual y simultanea de los suministros a cada unidad de servicio”.

XXXXXXXX XXXXXX

Observación 1.

“Me dirijo a ustedes con el fin de realizar las siguientes observaciones en el pliego de condiciones, en el cual observo que no se tiene en cuenta antes de la adjudicación del contrato un aspecto que evitaría un inminente peligro de sanidad a la alimentación de los soldados y militares que se benefician de los productos contratados. Hago referencia a la realización de una visita técnica a las instalaciones de los aspirantes a la contratación, quienes deben mostrar a ustedes como agencia logística que tienen no solo la capacidad jurídica, económica sino también las instalaciones adecuadas para el almacenamiento, conservación y distribución de productos que se pretendan contratar.

Se presentan también casos en los cuales los documentos xx xxxxxx de comercio y dirección comercial no corresponden a la realidad siendo obligación de la agencia logística verificar si existe o no la empresa aspirante al contrato; o también casos en que el desaseo y contaminación del ambiente en donde tienen los productos pueden colocar en riesgo la vida y la integridad de los beneficiarios de os alimentos.

En el anexo de la convocatoria dice que se puede realizar visita técnica a las instalaciones del contratista

pero una vez sea adjudicado el contrato, lo cual es un aspecto positivo pero también es importante que se modifique el proyecto xx xxxxxx y al momento de realizar el pliego definitivo se asegure que esta visita se realice a todos los oferentes antes de adjudicarse al contrato y como un criterio de evaluación técnica.

En espera de una pronta respuesta en el siguiente correo electrónico, xxxxxxxxxxxxxxx0000@xxxxxxx.xxx”

RESPUESTA DE LA ENTIDAD A LAS OBSERVACIONES COMUNES DE LOS SEÑORES XXXXXXXX XXXXXX

XXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX

La entidad al revisar las observaciones comunes presentadas por los interesados arriba mencionados las resolverá de la siguiente manera, así:

1. SOLICITUD ACERCA DE QUE EL OFERENTE QUE NO PERTENECEZCA AL DEPARTAMENTO DEL CAQUETA, DEBE TENER UNA BODEGA ANTES DE LA SUSCRIPCION DEL CONTRATO.

La entidad en la convocatoria 006-085-2013 indicó que esta misma sugerencia traída x xxxxxxxx en la convocatoria 006-041-2014 y ahora con la presente 006-126-2014 acerca de que todo proponente que no sea del Departamento del Caquetá deba contar con una bodega de almacenamiento ubicada en Xxxxxxxxx Xxxxxxx, se efectuaría siempre y cuando le sea adjudicado el contrato, y así se hizo en el pliego de condiciones definitivo en el anexo de las obligaciones del oferente adjudicatario de la pasada convocatoria.

La finalidad de la solicitud de la mayoría de los observantes es válida en el sentido que por posibles desastres naturales (como cierre de vías por derrumbes o terremotos, etc) y situaciones políticas del país (paros agrarios o de cualquier tipo) el oferente cuente con una bodega de almacenamiento de los víveres para evitar un desabastecimiento de los productos. Sin embargo, la entidad en la confección de los requisitos habilitantes o excluyentes NO puede limitar la convocatoria al punto de exigir en la etapa previa a la adjudicación del contrato que el oferente tenga una bodega de almacenamiento para poder ofertar bienes a la Regional Amazonía, por cuanto, oferentes diferentes a los del municipio xx Xxxxxxxxx o del Departamento del Caquetá que pueden hacer un ofrecimiento más favorable a la entidad no podrían presentarse a la convocatoria ya que no poseerían la bodega de almacenamiento ni habrían iniciado el proceso de solicitud de visita y certificación por parte de la Autoridad Sanitaria competente, lo que los pondría en desventaja frente a quienes sí lo tienen. Tan es así que entre la etapa de publicación del proyecto xx xxxxxx y la del cierre de la oferta transcurrirían 12 días hábiles, lo que no se compadece con el tiempo en el cual se puede tardar cualquier persona que no comercie en Florencia para hacer los trámites atinentes a conseguir la bodega, adecuarla conforme a la norma y obtener el diagnostico sanitario de la autoridad sanitaria competente.

Además, frente a las disposiciones de los Decretos 3075/97 y 539/14, debe dársele lectura rigurosa al contenido de las especificaciones técnicas publicadas de cada producto, ya que éstas se tienen en cuenta en el momento de publicar la convocatoria, por lo tanto, es el proponente quien debe verificar si su establecimiento de comercio cumple con dichas disposiciones antes de presentar su propuesta. Tan es así, que la entidad de manera cuidadosa desde la etapa de proyecto estructuró en la convocatoria pública en el numeral 3.2.6. DIAGNOSTICO TECNICO SANITARIO INVIMA PLANTA DE PROCESO

CONCEPTO FAVORABLE, que el proponente la debe presentar del establecimiento donde se almacene los productos a ofertar, y solo se recibirá con CONCEPTO FAVORABLE, vigente.

Por estas razones y en estricto acatamiento al principio de igualdad, no se exigirá este requisito en el pliego de condiciones definitivo, ya que en la misma situación de posibles desastres naturales o paros incurre quien tiene establecimiento de comercio en Xxxxxxxxx Xxxxxxx o en el Caquetá que un oferente de otra región del país ya que la vía principal de acceso al Caquetá que es la que en la mayoría de las veces se cierra por ola invernal es la misma vía por donde entran los víveres de los que se abastece el comercio, servicios públicos como el agua, y gas de los habitantes y comerciantes del Caquetá.

De la misma forma, una vez revisada la Resolución 2674 de 2013 se concluye de forma similar a lo anteriormente expuesto que son las autoridades sanitarias competentes a las que les corresponde ejercer la inspección, vigilancia y control sobre lo establecimientos. Es por ello que se cita el art. 51 de la referida resolución que a la letra dice: Artículo 51. Inspección, Vigilancia y Control. Las acciones de inspección, vigilancia y control sobre los establecimientos que fabriquen, procesen, preparen, envasen, almacenen, transporten, distribuyan, importen, exporten y comercialicen alimentos para el consumo humano y materias primas para alimentos, se realizarán de acuerdo con el Modelo de Inspección, Vigilancia y Control que establezca el Ministerio de Salud y Protección Social.

Parágrafo. Las acciones de inspección, vigilancia y control de alimentos que ejerzan las autoridades sanitarias competentes, se desarrollarán sin perjuicio de aquellas previstas en reglamentaciones específicas para determinados alimentos o grupos de alimentos.

Por las anteriores razones, no se acogen sus observaciones.

2. SOLICITUD ACERCA DE QUE LA ENTIDAD EFECTUE UNA VISITA TECNICA DE INSPECCION AL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO DEL OFERENTE

La entidad, una vez analizada las observaciones comunes a la mayoría de los solicitantes, según la cual la Agencia Logística Regional Amazonía, realice visita técnica de inspección a los oferentes en la etapa previa a la celebración del contrato NO es de recibo para la entidad, por las siguientes razones:

2.1. El art. 16 del Decreto 539 de 2014 que deroga dentro de 3 meses el decreto 3075 de 1997 indica que en cuanto a “la Inspección, Vigilancia y Control. Corresponde al Invima ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control, en coordinación con las Direcciones Territoriales de Salud, conforme a lo dispuesto en el artículo 34 de la Ley 1122 de 2007 o la norma que la modifique, adicione o sustituya, y en desarrollo del Modelo de Inspección, Vigilancia y Control Sanitario, definido por el Ministerio de Salud y Protección Social”. De igual manera, en el Decreto 3075 de 1997 se indica lo mismo en el art 2 Definiciones. Sin embargo, por disposición del art. 21 del Decreto 539 de 2014, éste ultimo empezará a regir 12 meses después de su publicación, es decir hasta el 12 xx xxxxx de 2015.

En virtud de lo anterior, solo la Autoridad Sanitaria Competente es quien tiene la capacidad por virtud de la ley de ejercer inspección, vigilancia y control a los destinatarios de ambos decretos y mal haría la entidad, en establecer que previo a la adjudicación del contrato, se haga una visita de inspección a los establecimientos de quienes procesen, comercialicen, fabriquen o distribuyan alimentos destinados al consumo humano, invadiendo las competencias funcionales y legales ya que la Regional Amazonia no es autoridad sanitaria para confirmar o desvirtuar los criterios que establezcan las que sí lo son como las Secretarias de Salud Municipales o Departamentales o el INVIMA. Lo que si es viable hacer por parte de la entidad, es hacer el respectivo control en la etapa de ejecución del contrato.

2.2.En el Proyecto xx xxxxxx de condiciones se estableció en el numeral 3.2.6. DIAGNOSTICO TECNICO SANITARIO INVIMA PLANTA DE PROCESO CONCEPTO FAVORABLE, que ese

ítem hace relación a la inspección sanitaria expedida por el ente municipal, departamental o nacional (INVIMA), al centro de acopio y/o distribución. El acta debe encontrarse vigente a la fecha de presentación de la propuesta con concepto favorable, no superior a un año de su expedición. De acuerdo a la periodicidad en el Art. 72 Decreto 3075 de 1997. Es un requisito

indispensable puesto que con éste se verifica las condiciones higiénicas sanitarias con las cuales cuenta el centro de acopio y/o distribución del producto solicitado en el presente proceso. Es solicitado según el Cap XII Vigilancia Sanitaria, Art 67 Competencia decreto 3075 de 1997 “El Ministerio de Salud establecerá las políticas en materia de vigilancia sanitaria de los productos de qué trata el presente decreto, al Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos Alimentos - INVIMA le corresponde la ejecución de las políticas de vigilancia sanitaria y control de calidad y a las entidades territoriales a través de las Direcciones Seccionales, Distritales o Municipales de Salud ejercer la inspección, vigilancia y control sanitario conforme a lo dispuesto en el presente decreto”.

Motivo por el cual, al estructurar este requisito no solamente invade la competencia funcional de las autoridades competentes, sino que resulta un requisito inoficioso y de más carga administrativa para la entidad, cuando ya se ha solicitado este requisito en el proyecto xx xxxxxx. Efectuar lo anterior, se equipara a dudar de la idoneidad profesional de estas instituciones.

0.0.Xx entidad, reitera que para ejercer un control en cumplimiento del decreto 3075/97 y el actual 539/14 se aplicará lo establecido en la nota 1 del proyecto xx xxxxxx de condiciones el oferente adjudicatario o contratista “EL CONTRATISTA, UNA VEZ ADJUDICADO EL CONTRATO, ESTARA SUJETO A LA VISITA TECNICA A LAS INSTALACIONES, POR PARTE DEL DELEGADO DE LA ENTIDAD SIN PREVIO AVISO. SI DE LA REFERIDA VISITA, SE DETECTA UN POSIBLE INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO, QUE REPERCUTA EN LA CALIDAD DEL PRODUCTO, O EN LA SALUBRIDAD DE NUESTROS USUARIOS, SE CONMINARAN A CONTRATISTA Y ASEGURADORA, Y/O SE HARAN EFECTIVAS LAS GARANTIAS A QUE HAYA LUGAR”.

Por las anteriores razones, no se acogen sus observaciones.

3. SOLICITUD DE XXXXX XXXXXXX SOBRE EXIGIRLE AL PROPONENTE LOS RESULTADOS DE LAS MUESTRAS DE LA CALIDAD DEL AGUA UTILIZADA

La entidad una vez revisada la observación, procedió a verificarla entendiendo que la solicitud del interesado es objetiva y contribuye a que los documentos aportados por los proponentes sean completos y se determine si el agua que se utiliza en la planta de proceso y lugar de almacenamiento este libre de cualquier tipo de contaminación por el ambiente, por tal razón, será incluida dentro xxx xxxxxx de condiciones definitivo.

4. SOLICITUD DE XXXX XXXXXXX XXXXXXX Y XXXXXXX XXXXXXX SOBRE EXIGIRLE ÚNICAMENTE LA EXPERIENCIA ESTABLECIDA EN EL REGISTRO ÚNICO PROPONENTE RUP EMITIDO POR LA CÁMARA DE COMERCIO

La entidad una vez revisada la observación procede a traer x xxxxxxxx lo establecido en el manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación en su numeral II Experiencia donde dice “Los proponentes deben registrar en el RUP los contratos que hayan celebrado para prestar los bienes y servicios que pretenden ofrecer a las Entidades Estatales, identificando los bienes, obras y servicios con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel y expresar el valor del contrato respectivo en SMMLV. El registro debe contener la experiencia adquirida de forma directa o a través de la participación en proponentes plurales. Esta experiencia se obtiene con contratantes públicos, privados, nacionales o extranjeros. No hay límite frente al número de contratos o a la fecha en la cual estos fueron celebrados”. Lo anterior en concordancia con lo establecido en el art 9 numerales 1, literal b, 2, literal e del decreto 1510 de 2013. Como se observa la entidad ajustó lo anterior en su proyecto xx xxxxxx y así quedará en el definitivo en el numeral 3.2. DOCUMENTOS DE CONTENIDO TÉCNICO OBJETO DE VERIFICACIÓN - HABILITANTES, el cual puede ser consultado por el observante donde señala que “La experiencia del proponente debe ser acreditada con los contratos certificados en el Registro Único de Proponentes, los cuales deben ser identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel”.

Más adelante en el referido manual de requisitos habilitantes señaló en numeral VIII ¿Cómo verificar los requisitos habilitantes no certificados en el RUP? Página 24: “El proponente debe acreditar la experiencia exigida en los Documentos del Proceso para lo cual Colombia Compra Eficiente sugiere utilizar certificados en los cuales el representante legal del proponente acredite la experiencia, enumerando e identificando los contratos que le dieron la experiencia y el correo electrónico y el número de teléfono en el cual la Entidad Estatal puede verificar la veracidad de la experiencia contenida en el certificado”. Quiere ello decir que si el proponente debe acreditar la experiencia exigida en los documentos del proceso, por tanto la entidad debe exigirlos y de esta manera se hizo tanto en los estudios previos como en el proyecto xx xxxxxx en el mismo numeral 3.2. antes mencionado.

De otro lado, cabe aclarar que el comité técnico evaluador cuando califica la experiencia lo hace de acuerdo con el objeto a contratar o sus similares dependiendo del clasificador de bienes y servicios, y teniendo presente las directrices que para tal efecto ha establecido Colombia Compra Eficiente.

Por estas razones, la entidad no accederá a sus peticiones.

ALMACENES YEP

OBSERVACION 1:

“Con respecto a la convocataria, nos gustaria aclarar las fechas y los puntos de entrega de lo requerido por parte de ustedes”.

RESPUESTA DE LA ENTIDAD:

La entidad una vez revisada la observación se permite aclarar que los puntos de entrega son las instalaciones de los comedores de tropa que administra la Agencia Logística de las Fuerzas Militares Regional Amazonía que se encuentran en guarniciones militares y tienen las siguientes direcciones en el Departamento del Caquetá:

BASER 12 en la Xxxxx 00 Xx. 00–00 centro Xxxxxxxxx

XXXXXX en el Fuerte Militar Larandia Caquetá ubicado a cuatro kilómetros al sureste del aeropuerto Xxxxxxx Xxxxxxxxxx

XXXXX en el Fuerte Militar Larandia Caquetá ubicado a cuatro kilómetros al sureste del aeropuerto Xxxxxxx Xxxxxxxxxx

BICAZ en el K. 0 XXX XX XXXXXXX Xxx Xxxxxxx XXXXX Xx Xxxxxxx Xxxxxxx

CACOM 6 en la base Militar de Tres Esquinas y/o Aeropuerto Xxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx.

En cuanto a las fechas de entrega, las mismas dependen del menú que se suscribe entre la Agencia Logística de las Fuerzas Militares Regional Amazonía y cada unidad militar, lo cual quiere decir, que el mismo será entregado al oferente adjudicatario para que con base en esto se entere de todos los detalles de las respectivas entregas.

Atentamente,

(ORIGINAL FIRMADO)

Coronel XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX

Director Regional Amazonía.

Elaboró: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Aprobó: Cr. Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Comité Técnico Coordinadora de contratos Director Regional Amazonia

Profesional de Defensa Profesional de Defensa