MANUAL DE CONTRATACIÓN
Entrega Urbanización Pelícanos Una obra posible gracias a:
Medellín, Antioquia FONDO ADAPTACIÓN
MANUAL DE CONTRATACIÓN
Sección I: Contrataciones Régimen Privado para los Recursos de Inversión
INSTRUCTIVO
CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS
Código 06-03-I-01. Versión 1. Bogotá D.C., Noviembre de 2015
EQUIPO DIRECTIVO DEL FONDO ADAPTACIÓN:
XXXXXX XXXX XXXXXX
Gerente
XXXXX XXXXX XXXXX XXXX
Subgerente de Estructuración
XXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXXX
Subgerente de Gestión del Riesgo
XXXXX XXXXXXXX XXXXXX
Subgerente de Proyectos [E]
XXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX
Subgerente de Regiones
XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX
Secretaria General
Investigación y Textos:
XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX
Secretaria General
XXXXXXX XXXXXX XXX XXXX
Asesor III – Equipo de Trabajo Gestión Contractual
XXX XXXXX XXXXXX XXXXXX
Asesor III – Equipo de Trabajo Gestión Contractual
Diagramación y Normalización en el Sistema de Gestión de Calidad:
XXXXXX XXXXXXXXX XXXX
Asesor I – Equipo de Trabajo Planeación y Cumplimiento
Instructivo de Celebración y Ejecución de Contratos. Código 06-03-I-01. Versión 1
Bogotá D.C., Noviembre de 2015
CONTROL DE CAMBIOS Y NOMENCLATURA
VERSIÓN | FECHA | DESCRIPCIÓN |
1.0 | 2015/11 | Documento inicial |
NOMENCLATURA
Para efectos de la normalización en el Sistema de Gestión de Calidad del Fondo Adaptación, el contenido temático de este instructivo está ligado a un sistema de nomenclatura de NUMERACIÓN POR PÁRRAFOS, con el cual se hace posible, fácil y rápida la identificación y referenciación de un tema específico asociado al documento.
A diferencia de los instructivos expedidos como ACTO ADMINISTRATIVO tipo RESOLUCIÓN, donde las partes del contenido temático del documento se organi- zan sistemáticamente en ARTÍCULOS y, según su extensión y complejidad, en TÍTULOS y CAPÍTULOS, en cuyo caso se deben seguir las instrucciones señala- das en el MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE TEXTOS NORMATIVOS IN- TERNOS, Código 01-08-I-01.
CONTENIDO
Pág.
4 INTRODUCCIÓN
5 INSTRUCTIVO CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS
5 GARANTÍAS
5 Suficiencia de las pólizas de seguro
7 INDEMNIDAD
7 ANTICIPO Y PAGO ANTICIPADO
8 MODIFICACIONES CONTRACTUALES
8 SUSPENSION DE LOS CONTRATOS
8 SUPERVISION E INTERVENTORIA
INTRODUCCIÓN
Dentro de este Instructivo se describen los trámites y actividades que se de- xxx agotar al interior del FONDO, para el perfeccionamiento y ejecución de los contratos.
1. INSTRUCTIVO CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS
1.1. PERFECCIONAMIENTO DE LOS CONTRATOS
1. Para iniciar la ejecución de los con- tratos, previamente deberá surtirse los siguientes requisitos:
a) Suscripción del documento con- tractual por parte de las perso- nas competentes.
b) Aprobación de la(s) respecti- va(s) garantías conforme a los requisitos exigidos en los TCC.
c) Constancia de Disponibilidad Presupuestal para comprometer recursos.
d) Suscripción del acta de inicio, cuando lo prevea el contrato, por parte de las personas autorizadas.
1.2. GARANTÍAS
2. La modalidad, el valor asegurado, la vigencia y los amparos de las garantías y/o seguros para la ce- lebración de un contrato, se de- terminarán en los TCC teniendo en cuenta la naturaleza del mis- mo, su objeto y los riesgos y
prestaciones económicas que se deben cubrir.
3. Teniendo en cuenta las condicio- nes xxx xxxxxxx, el FONDO adop- tará las siguientes garantías en atención a su régimen especial de contratación:
a) Póliza de seguros para entidades públicas con régimen privado expedidas por compañías asegu- radoras autorizadas para funcio- nar en Colombia.
b) Garantías bancarias a primer re- querimiento.
c) Fiducia mercantil en garantía.
1.2.1 Suficiencia de las pólizas de seguro
4. El valor asegurado de cada ampa- ro no puede ser inferior a los si- guientes porcentajes y en todo caso para determinarlo se deben tener en cuenta los posibles ries- gos que se puedan presentar de acuerdo a la naturaleza de los bienes y servicios a contratar, con el fin de garantizar la suficiencia de las coberturas.
AMPAROS O COBERTURAS | PORCENTAJES, VIGENCIAS Y CUBRIMIENTOS |
Seriedad de la oferta o del ofre- cimiento | El valor de este amparo no podrá ser inferior al 10% del monto de la propuesta o del valor del presupuesto oficial estimado, según lo determinen los TCC, y su vigencia se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos de la etapa contractual. |
Buen manejo y | El valor de este amparo deberá ser equivalente al 100% del |
AMPAROS O COBERTURAS | PORCENTAJES, VIGENCIAS Y CUBRIMIENTOS |
correcta inver- sión del anticipo | monto que se vaya a recibir a título de anticipo, y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato o hasta su amor- tización total, según lo determinen los TCC. |
Devolución del pago anticipado | El valor de este amparo debe cubrir el 100% de los perjuicios sufridos por el FONDO por la no devolución total o parcial de los recursos entregados al contratista en calidad de pago anticipa- do. Su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato. |
Cumplimiento | El valor de esta garantía será como mínimo el porcentaje equi- xxxxxxx al monto estipulado en la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso no podrá ser inferior al 10% del valor total del contrato, y su vigencia será la del plazo del contrato más el pla- zo de liquidación del mismo, en los contratos en donde se haya estipulado liquidación. Este amparo deberá cubrir los perjuicios estimados que se generen al FONDO, por el incumplimiento parcial y total de las obligaciones del contrato. |
Pago de salarios, prestaciones so- ciales e indemni- zaciones laborales | El valor de este amparo no podrá ser inferior al 5% del valor del contrato y su vigencia será la del plazo del contrato y 3 años más. |
Estabilidad y ca- lidad de la obra | El valor xxx xxxxxx se determinará de acuerdo al objeto, la na- turaleza, el valor y las obligaciones contenidas en el contrato. La vigencia no debe ser inferior a 5 años, contados a partir del recibo de la obra, salvo que se justifique técnicamente la nece- sidad de una vigencia anterior, lo cual debe ser aceptado pre- viamente por el FONDO. |
Calidad y correc- to funcionamien- to de los bienes suministrados | El valor xxx xxxxxx se determinará de acuerdo al objeto, la natu- raleza, el valor y las obligaciones contenidas en el contrato. La vigencia deberá establecerse con sujeción al contrato y deberá cubrir una garantía mínima presunta y los vicios ocultos que pue- dan presentarse de acuerdo con la legislación civil y comercial. |
5. El FONDO podrá solicitar pólizas adicionales de acuerdo al objeto, la naturaleza, el valor y las obligacio- nes contenidas en el contrato, tal es el caso de la póliza de Infidelidad y Riesgos Financieros y la Póliza de Responsabilidad extracontractual.
6. La Secretaria General tendrá a su cargo el análisis, identificación y evaluación de riesgos a efecto de definir la exigencia de garantías, de acuerdo con el objeto, natura- xxxx, cuantía y circunstancias del contrato a celebrar, los riesgos
que se deban cubrir, la ejecución de las prestaciones a cargo de cada una de las partes y la situa- ción xxx xxxxxxx asegurador.
7. La Secretaria General tendrá a su cargo la aprobación de las garan- tías constituidas para amparar los contratos.
1.3. INDEMNIDAD
8. En los contratos que celebre el Fondo Adaptación se incorporará la cláusula de indemnidad, en vir- tud de la cual, el contratista se obliga a mantener indemne al Fondo Adaptación de cualquier daño o perjuicio originado en re- clamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o de- pendientes.
1.4. ANTICIPO Y PAGO ANTICI- PADO
9. EL FONDO podrá pactar el pago anticipado y la entrega de antici- pos, en aquellos contratos en que previa justificación contenida en los TCC, así se determine.
10. El anticipo y el pago anticipado no podrán superar el 30% del valor del contrato individualmente con- siderados, o sumados en aquellos casos en que por las característi- cas del contrato aplique el pacto de las dos figuras.
11. En todos los contratos en los que se pacte Xxxxxxxx, éste deberá ma- nejarse de conformidad con lo se- ñalado en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011. Con todo, en aque- llos casos en que el proponente a quien se le acepto oferta no re- quiera la entrega de anticipo podrá renunciar a él, de manera previa a la suscripción del contrato.
12. En todos los casos se deberá constituir una fiducia o un patrimo- nio autónomo irrevocable para el manejo de los anticipos, el cual debe ser manejada en conjunto entre el contratista y el supervisor o interventor del FONDO, previa legalización del contrato xx xxxxxxx o de patrimonio autónomo corres- pondiente y aprobación del plan de inversión.
13. La cuenta en la que se manejara el anticipo girado por el FONDO debe estar a nombre del contra- to y debe figurar como benefi- ciario el Fondo Adaptación. Di- cha cuenta debe ser indepen- diente a las cuentas particulares del contratista.
14. Los pagos con cargo a los recur- sos administrados por la fiducia o patrimonio autónomo deben ser autorizados por el supervisor o interventor del FONDO o por el comité operativo conformado pa- ra el efecto.
1.5. MODIFICACIONES CONTRAC- TUALES
15. Para garantizar la adecuada ejecu- ción de los contratos, se podrán solicitar por parte del Supervisor o Interventor del contrato, las modi- ficaciones que se consideren nece- sarias; previa aprobación del Sub- gerente, Gerente de Macroproyecto y/o Jefe de Oficina que haya solici- tado la contratación, que será re- mitida a la Secretaria General, jun- to con los documentos y soportes que la respalden.
16. Toda modificación, aclaración, adi- ción, prórroga u otra, deberá reali- zarse dentro del plazo del contrato y contar con la justificación y re- comendación escrita del supervisor y/o interventor del Contrato.
17. Las modificaciones a los contratos se realizarán mediante OTROSI y deberán cumplir con las formali- dades previstas en el procedi- miento de contratación.
18. El contratista deberá ampliar o modificar las garantías exigidas de acuerdo con la correspondien- te modificación, aclaración, adi- ción, prórroga u otra.
1.6. SUSPENSION DE LOS CONTRATOS
19. En caso de requerirse la suspen- sión de la ejecución de un contra- to, el Supervisor o Interventor de- berá informar de tal situación al
Subgerente, Gerente de Macro- proyecto y/o Jefe de Oficina res- ponsable de la contratación, indi- cando por escrito las razones de hecho y de derecho que la justifi- can y su recomendación, a efectos de que se elabore de manera pre- via a la suspensión el acta corres- pondiente para la firma del contra- tista y del representante legal del FONDO o su delegado.
20. El contratista deberá ampliar o modificar las garantías exigidas de acuerdo con la correspondien- te suspensión.
1.7. SUPERVISION E INTERVEN- TORIA
21. Consultar Instructivo Seguimiento y Control de los Contratos.