URBANIZACION PUERTA DEL SOL CLUB HOUSE ETAPA 1 NIT 901450981-9
URBANIZACION PUERTA DEL SOL CLUB HOUSE ETAPA 1 NIT 901450981-9
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN
El URBANIZACION PUERTA DEL SOL CLUB HOUSE ETAPA 1 nombrado en adelante como la Copropiedad, ubicada en la Xxxxxxx 00 # 00 Xxx 00 XXX. Verganzo Tocancipá, con Número de Identificación Tributaria NIT 000000000-9, siguiendo las disposiciones internas de contratación, está interesado en recibir propuestas de personas naturales habilitadas legalmente y domiciliadas en Bogotá o Sabana de Bogotá preferiblemente, para contratar la prestación del servicio de Administración de la Copropiedad en la forma, términos, objetivos y conforme a los principios orientadores contenidos en la Ley 675 de 2001, artículo 2º., y demás normas legales que la adicionan, reforman y complementan.
1. INFORMACIÓN DE LA COPROPIEDAD
La Copropiedad pertenece al Estrato Socio Económico 4 Municipal y sus instalaciones están conformadas por cuarenta xxxxxx (40) con un total de novecientas sesenta (960) unidades y 340 parqueaderos. La Copropiedad cuenta con el servicio de un contador, asistente de administración, y un profesional en la Revisoría Fiscal. El programa contable utilizado es Sysco.
2. OBJETO DE LA INVITACION Y DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD
La Copropiedad está interesada en recibir propuestas de personas naturales, habilitadas legalmente para prestar los servicios profesionales de Administración en propiedad horizontal, mediante la modalidad de Contrato de Prestación de Servicios o Contrato directo a término, bajo la legislación y normas vigentes que regulan el Régimen de Propiedad Horizontal y sus principios orientadores contenidos en el artículo segundo de la ley 675 de 2001, responsable de la personería jurídica, así como de las actividades necesarias de orden legal, operativo contractual y demás, necesarias para la permanencia de la persona jurídica, la protección de los bienes de la Copropiedad y el suministro de los servicios para el funcionamiento normal, correcto y oportuno de la misma.
3. DURACIÓN ESTIMADA
El tiempo estimado de duración del contrato será de doce (12) meses, desde la finalización del presente proceso de selección del proveedor del servicio y suscripción en legal forma del contrato de prestación de servicios de administración, acorde con el cronograma indicado en el numeral 5.1.
4. ALCANCE DEL OBJETO DE LA CONVOCATORIA
La Copropiedad requiere conocer propuestas para la administración de la Copropiedad, que detalle los servicios ofertados dentro de los siguientes parámetros básicos:
a. Prestación bajo su autonomía administrativa y exclusiva responsabilidad de todas aquellas actividades que sean necesarias y suficientes para la óptima prestación de los servicios inherentes a la administración, bajo la legislación vigente y las normas que regulan el Régimen de Propiedad Horizontal, así como el reglamento de propiedad Horizontal de la Copropiedad y demás disposiciones internas.
b. Las obligaciones generales de los servicios propuestos, las cuales serán consignadas en un contrato de prestaciones de servicios profesionales en calidad de Obligaciones y que serán de estricto cumplimiento acorde con la legislación y normatividad vigente, reglamentos internos de la Copropiedad, así como las disposiciones generales, particulares y especiales del cargo.
c. Propuesta de horarios para la prestación del servicio, discriminando horario de atención a residentes.
5. DESCRIPCIÓN Y CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA.
5.1 Cronograma.
No | Actividad | Fin de la Actividad |
1 | Apertura de la convocatoria | Viernes 28 xx xxxxx 2024 |
2 | Recepción de la documentación en mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx0@xxxxx.xxx (límite de entrega 18 horas) | Sábado 06 de julio 2024 |
3 | Revisión de documentación y Preselección | Miércoles 10 de julio 2024 |
4 | Notificación por correo electrónico a los preseleccionados | Jueves 11 de julio 2024 |
5 | Visita a la Copropiedad para reconocimiento (confirmar cita) | Sábado 13 de julio 2024 (desde las 9 horas) |
6 | Presentación empresas preseleccionadas y entrevista con candidatos | Sábado 13 de julio 2024 (desde las 9 horas) |
7 | Verificación de la documentación y selección de la Empresa. Notificación por correo electrónico a la seleccionada | Martes 16 de julio 2024 |
8 | Firma de Contrato con vigencia desde el 24 de julio de 2024 al 31 de julio de 2025. | Jueves 18 de julio de 2024 |
9 | Perfeccionamiento y Acta de inicio de contrato. | Miércoles 31 de julio de 2024 |
10 | El empalme se hará desde el miércoles 24 de julio y hasta el 31 del mismo mes. |
(NOTA) La Copropiedad se reserva el derecho de cambiar estas fechas de acuerdo con las necesidades propias del proceso. Dichos cambios, sin excepción, serán notificados a cada uno de los participantes a través de la dirección de correo electrónico provista por cada uno.
5.2 Etapas del proceso.
El proceso de selección ha sido estructurado en cuatro (4) etapas:
1. Presentación de Documentación y Pre-Selección: Se dará una vez revisada la validación y cumplimiento en la entrega de la información y documentos presentados por los oferentes. Una vez recibidas las propuestas se procederá a realizar la preselección con los criterios expuestos en el numeral 5.3. sobre Criterios de Calificación. Los preseleccionados serán informados vía correo electrónico y serán citados a la visita y entrevista el mismo día.
2. Visita a la Copropiedad: Una vez preseleccionadas las personas Naturales que cumplan los requisitos documentales en numeral 6 -Requisitos para proponentes- del presente documento, los preseleccionados serán informados vía correo electrónico y serán citados a una visita a la Copropiedad, la cual debe ser atendida por el Representante Legal y por la persona que se designa como administrador delegado, que en todo caso, deberá acreditar comprobados conocimientos del régimen de Propiedad Horizontal. La inasistencia a esta visita NO permitirá continuar con el proceso a este oferente.
3. Entrevista Personal y Selección Final: una vez recibidas y evaluadas todas las propuestas de los seleccionados, las tres (3) propuestas con las calificaciones ponderadas más altas en la tabla de selección serán citadas a una entrevista personal con los miembros del Consejo de la Copropiedad y posteriormente a ésta, será seleccionado el candidato a administrador del conjunto.
4. Estudio de Seguridad y Firma de Contrato: Después de la selección se realizará el respectivo estudio de seguridad al candidato seleccionado. En caso de no ser favorable el estudio de seguridad, se llamará al candidato con la segunda puntuación más alta para realizar este proceso.
5.3 Criterios de calificación.
Los criterios de calificación serán acumulativos hasta obtener un puntaje máximo de 1000 puntos. Cada criterio tendrá un puntaje máximo de acuerdo con la siguiente tabla:
CRITERIO EVALUADO | PUNTAJE MÁXIMO (Puntos) | ASPECTOS EVALUADOS |
Documentación | 100 | Cumplimiento en la entrega de documentos solicitados. |
Experiencia | 300 | ● Experiencia operativa ● Experiencia administrativa y de sistemas |
Capacidad Técnica-Operacional | 100 | De acuerdo con la experiencia expuesta en el numeral 8.1.2. |
Capacidad Técnica - Propuesta de Servicio | 300 | Assesment del alcance del servicio especificado en la propuesta, y planes de trabajo |
Entrevista | 200 | Desenvolvimiento del candidato de la empresa y verificación de sus referencias. |
Total, Máximo | 1000 |
6. REQUISITOS PARA PROPONENTES
Profesional en área Administrativas y/o Ciencias Económicas
Experiencia comprobada mayor a dos (2) años en 400 unidades residenciales
Título profesional en ciencias económicas o administrativas, con formación técnica, tecnológica, diplomado en Administración de la Propiedad Horizontal.
Contar con conocimientos muy específicos en contabilidad y administración de propiedad horizontal.
Amplio conocimiento de la Ley 675 de 2001 y toda la legislación de PH Actualizada
Amplio conocimiento y manejo de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Power Point, Internet)
Amplio conocimiento sobre elaboración, análisis y ejecución de presupuestos y cobro de cartera
Certificación en sistema (SG-SST). 50 horas
Conocimiento y manejo de la ley 1801 código nacional de policía
6.1 HABILIDADES
Manejo xx xxxxxxx humano, (Liderazgo efectivo).
Manejo y solución de conflictos.
Atención y servicio.
Realizar reuniones periódicas con los colaboradores de la Copropiedad para evaluar el
estado de cada área.
Mantener canales de comunicación con los Residentes y el Consejo.
Tener buen manejo de relaciones interpersonales.
Con perfil ético, analítico, dinámico y razonable.
Con manejo de herramientas ofimáticas nivel avanzado (Microsoft)
Conocimiento en herramientas contables como Sysco.
6.2 INHABILIDADES
No estar incurso en sanciones que le impidan ejercer el cargo
No debe administrar más de 2 copropiedades.
6.3 Documentos Requeridos.
▪ Hoja de Vida
▪ Antecedentes de policía
▪ Certificado de Antecedentes Disciplinarios de la PROCURADURÍA, con fecha de emisión no mayor a 30 días.
▪ Certificado de Antecedentes Fiscales de la CONTRALORÍA, con fecha de emisión no mayor a 30 días.
▪ Copia de Rut inferior a 30 días
▪ Certificación de la formación académica acreditada.
▪ Certificación de estudios en Propiedad Horizontal.
▪ Certificación SG-SST actualizado.
▪ Estar afiliado a Seguridad social
▪ Copia del Registro Único Tributario (RUT), con inicio de actividad profesional no menor a dos (2) años.
▪ Fotocopia de la cédula
▪ Tres (3) cartas de referencia de clientes a los que el proponente preste o haya prestado servicios en Propiedad Horizontal con una duración total acumulada de mínimo dos (2) años con copropiedades mayores a 240 unidades.
▪ Autorización debidamente firmada por el representante legal para consultar en bases de datos públicas y de acceso restringido, inclusive las centrales de riesgo financiero, información necesaria dentro del análisis de la presente propuesta, de conformidad con la Ley estatutaria 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013. Ver ANEXO 01.
▪ Todos los documentos deben venir en un solo archivo PDF.
7. CONSIDERACIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y DE LA PROPUESTA.
7.1 Cumplimiento y validez de Documentación. La omisión de los documentos contenidos en el numeral 6 darán lugar al rechazo de la propuesta o a la perdida de puntaje de acuerdo con las condiciones de evaluación contenidas en el numeral 5.3 del presente documento.
7.2 Forma de Presentación de la Documentación y de la Propuesta. La Documentación y la Propuesta deben ser enviadas en un solo archivo, en formato “pdf”, al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxxxxx0@xxxxx.xxx antes del día y hora previstos en el punto 5.1 Cronograma, con todos y cada uno de los folios integrantes numerados en forma consecutiva. La referencia para el correo será:
REF: DOCUMENTACION PROCESO DE SELECCIÓN SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN
8. CONSIDERACIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS.
8.1 Contenido de la propuesta. La propuesta deberá contener, como mínimo:
8.1.1 Experiencia. En la propuesta se deberá especificar y discriminar:
● Experiencia Operativa: El número total de años de experiencia en la administración de propiedad Horizontal y descripción de logros importantes.
● Experiencia Administrativa y de sistemas, el número de años de experiencia en la administración de la Propiedad Horizontal, logros en sus funciones y descripción de los conocimientos en el área de sistemas.
8.1.2 Capacidad Técnica-Operativa. En la propuesta se deberá especificar el número de unidades residenciales que ha tenido a cargo
8.1.3 Capacidad Técnica - Alcance del Servicio. La copropiedad requiere un servicio presencial, de lunes a viernes, servicio presencial de 9:00 a.m. a 6:00 p.m., y sábados medio día, incluyendo presencia física en caso de presentarse eventos de emergencia. En este contexto en la propuesta se deberá especificar:
● El proponente podrá indicar elementos claramente diferenciadores y evidenciables en la prestación del Servicio (Ej.: Mayor cubrimiento de las pólizas, equipo de soporte adicional etc.), Así mismo, se solicita descartar aspectos
subjetivos de difícil valoración, los cuales no serán tenidos en cuenta (Ej.: alto nivel de liderazgo, alta capacidad de organización, etc.).
8.1.4 Plan de trabajo preliminar del proponente, a partir de las observaciones realizadas en la visita a la Copropiedad con el cual comenzaría la prestación del Servicio en caso de ser elegido. Debe ser enviado a más tardar el lunes 15 de julio, al correo consignado en este documento.
8.2 Plazo de Entrega de las Propuestas. De acuerdo con el cronograma establecido en el numeral 5.1 de este documento.
8.3 Adjudicación, firma del contrato e Inicio en la prestación del Servicio. El proponente seleccionado será informado a través de correo electrónico y se le indicará en la misma la fecha y hora de la suscripción del contrato, los plazos estimados para los trámites de legalización del respectivo contrato y la fecha estimada para el inicio en la prestación del servicio, al cual se formalizará a través de un acta de inicio, firmada por las partes y dentro del cronograma general propuesto en el numeral 5.1.
8.4 Apelación de la decisión. La decisión de la Copropiedad para la selección del proponente es una decisión interna y no está sujeta a ningún procedimiento de revisión. Será admitida la propuesta que presente las mejores condiciones en conjunto de acuerdo con los parámetros establecidos en el numeral 5. -Descripción del proceso de selección-. La decisión de la Copropiedad para la adjudicación es inapelable.
8.5 No Obligatoriedad de la Propuesta. Las propuestas que se reciban de parte de los proponentes, en ningún momento constituyen o constituirán una oferta mercantil ni la declaración irrevocable de la Copropiedad de realizar el negocio jurídico con la propuesta preseleccionada. Así mismo, una vez seleccionadas las propuestas de acuerdo con lo establecido en este documento, la Copropiedad, no suministrará a los demás proponentes justificaciones de las decisiones adoptadas
8.6 Costos de Preparación de la Propuesta. Cada Proponente asumirá todos los costos, tanto directos como indirectos, relacionados con la integración, elaboración y presentación de su propuesta, así como los costos en que incurra para acudir a la visita a la Copropiedad.
9. CONSIDERACIONES ADICIONALES PARA PROPONENTES
9.1 Conflictos Éticos o de Interés. Para efectos de este documento entiéndase por conflictos éticos cualquier circunstancia omitida por el proponente, relacionada con la legalidad, validez, cumplimiento y/o autenticidad de los documentos presentados.
9.2 Garantías y Xxxxxxx: el proponente seleccionado deberá constituir y entregar a la Copropiedad URBANIZACION PUERTA DEL SOL 1 CLUB HOUSE ETAPA 1, asumiendo los costos, todas las garantías y seguros relacionados con el servicio a prestar, las siguientes garantías mínimas al momento de celebrar el contrato, o las que se decidan de acuerdo con la modalidad de contratación, así:
i) Póliza de Cumplimiento: para garantizar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que contrae por razón de la orden de compra y/o orden de inicio y/o contrato, por el veinte por ciento (20%) del valor estimado y con una vigencia igual a la duración fijada, más dos (2) meses adicionales.
ii) Póliza de Responsabilidad Civil: Para garantizar el pago de la indemnización de los daños y perjuicios que pueda causar a personas o a bienes de la Copropiedad o de terceros con motivo de la ejecución de los servicios. Se constituye por el diez por ciento (10%) del valor estimado de la orden de compra o/y orden de inicio y contrato, con una vigencia igual a la duración fijada, más dos (2) meses adicionales.
9.3 Aclaraciones y Adendas a la Invitación. Cualquiera de los proponentes invitados podrá solicitar aclaraciones al alcance de los servicios, las cuales deberán ser enviadas por e-mail a la Copropiedad URBANIZACION PUERTA DEL SOL 1 CLUB HOSE ETAPA 1, a nombre de “Consejo de Administración - Comité de Contratación” al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxxxxx0@xxxxx.xxx para su respectiva respuesta. La Copropiedad, dará respuesta escrita por medio de correo electrónico a todas las solicitudes de aclaración, de forma inmediata, haciéndolas conocer a todos los proponentes en el evento de que una de tales aclaraciones en concepto de la Copropiedad implique modificación al presente documento; por lo que procederá a la elaboración de una adenda que se entenderá recibido por los oferentes, en virtud del
envío físico del documento que lo contenga o por medio electrónico al correo que figura en la propuesta. Emitida una Adenda por parte de la Copropiedad, se entenderá como parte integral del presente documento y en consecuencia, su contenido y exigencias deberán ser observados en las propuestas. Las Adendas y aclaraciones posteriores sustituirán indicaciones anteriores, en cuanto se refieran a un mismo asunto.
10. CLÁUSULAS ESPECIALES QUE SE INCLUIRÁN EN EL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS.
De manera especial se advierte que el Contrato o negocio jurídico vinculante que se celebre, en el evento de adjudicarse la presente invitación a ofertar, contendrá entre otras cláusulas y no las únicas, aquellas relativas a:
a) La prohibición de las partes de ceder el contrato. El cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato celebrado es intransferible, por lo tanto, no podrá cederse total ni parcialmente.
b) La obligación para el proponente seleccionado de constituir las pólizas indicadas en este documento a favor de la Copropiedad como garantías ineludibles de la relación contractual.
c) La determinación de la naturaleza del contrato en el entendido que la prestación de los servicios contratados no genera para el contratista o sus dependientes vinculación laboral de ningún tipo con la Copropiedad.
d) La obligación de garantizar la inexistencia de situaciones de vinculación económica del proponente seleccionado con sus administradores o representados.
e) La realización, al momento del inicio de la prestación del servicio, de un inventario de bienes, equipos, elementos e información que reciba de parte de la Copropiedad, inventario que formará parte integral del negocio jurídico que se formalice entre las partes.
f) La obligación del proponente de dar cumplimiento a las normas en materia de conflictos de interés, de la ley 675 de propiedad horizontal y de las que regulan su actividad especial.
g) Cláusulas relativas a resolución de contrato unilateralmente por la Copropiedad, sin indemnización de perjuicios.
h) La obligatoriedad de la prestación del servicio en situaciones de emergencia o situaciones especiales que correspondan a contingencias, emergencias o actividades especiales en la Copropiedad.
i) Asistencia a un número mínimo de dos (2) reuniones mensuales con los órganos de dirección de la Copropiedad (Revisor Fiscal y/o Consejo de Administración).
FIN DEL DOCUMENTO.
ANEXO 01. Formato de autorización para consulta de información.
AUTORIZACION PARA CONSULTA, REPORTE Y PROCESAMIENTO DE DATOS A CENTRALES DE RIESGO Y ANTECEDENTES JUDICIALES
Yo , identificado con C.C.
de , en mi calidad de titular de la información, actuando libre y voluntariamente, autorizo de manera expresa e irrevocable al URBANIZACION PUERTA DEL SOL 1 CLUB HOUSE ETAPA 1 (NIT. 901.450.981-9) o a quien represente sus derechos, a en bases de datos públicas y de acceso restringido, inclusive las centrales de riesgo financiero, información necesaria dentro del análisis de la presente propuesta, de conformidad con la Ley estatutaria 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.
Así mismo autorizo al URBANIZACION PUERTA DEL SOL 1 CLUB HOUSE ETAPA 1 (NIT.
901.450.981-9) o a quien éste designe, para que verifique, solicite y/o consulte ante los Organismos de Seguridad del Estado toda la información referente a mis antecedentes judiciales, que se requiera en el presente trámite
Tocancipá., de de
Firma del Solicitante
Nombre:
C.C