TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE UNA CONSULTORÍA, PARA APOYAR EL PROCESO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN POR PARTE DE LAS ORGANIZACIONES DEL SUBGRUPO DE PROTECCIÓN, Y HACER EL ANÁLISIS DE INFORMACIÓN QUE CONTRIBUYA A COMPRENDER...
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE UNA CONSULTORÍA, PARA APOYAR EL PROCESO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN POR PARTE DE LAS ORGANIZACIONES DEL SUBGRUPO DE PROTECCIÓN, Y HACER EL ANÁLISIS DE INFORMACIÓN QUE CONTRIBUYA A COMPRENDER EL CONTEXTO SOBRE NIÑAS, NIÑOS, ADOLESCENTES Y JÓVENES VINCULADOS A GRUPOS ARMADOS.
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Ciudad y Fecha: Bogotá D.C., 01 xx xxxxxx de 2022.
1. ASPECTOS INSTITUCIONALES
1.1. Régimen Jurídico
La Fundación PLAN, es una organización de la sociedad civil colombiana, Sin Ánimo de Lucro, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá el 11 de Julio de 2006, con el número 00103732 del libro de las Entidades sin ánimo de lucro, con NIT 900.097.588-1, quien en adelante se denominará PLAN, miembro de Plan International. Trabaja desde el año 1962 en Colombia en la promoción de los derechos de la niñez, con el objetivo de mejorar las condiciones de niñas y niños que viven en situación de extrema vulnerabilidad.
Al igual que la organización internacional de la que hace parte, Fundación PLAN es una organización independiente, sin filiación política o religiosa. Trabajamos de manera integral con las comunidades para que se organicen y participen activamente en la solución de sus problemas. Además, fortalecemos las habilidades de liderazgo de las niñas y los niños para la gestión de su propio desarrollo a largo plazo, con el fin de garantizar de manera real una transformación en sus vidas.
Fundación PLAN, tiene presencia permanente en municipios ubicados en los departamentos de Tumaco- Nariño, Jamundí - Xxxxx del Cauca, Quibdó- Chocó, Sucre - Sincelejo, Cartagena – Bolívar y Bogotá D.C
1.2. Propósito
Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas. Buscamos el compromiso de la ciudadanía y construimos alianzas para:
• Empoderar a los niños, niñas, jóvenes y sus comunidades para generar cambios duraderos que aborden las causas de la discriminación contra las niñas, la exclusión y la vulnerabilidad.
• Impulsar cambios en las prácticas y las políticas a nivel local, nacional e internacional a través de nuestro alcance, experiencia y conocimiento de las realidades que viven los niños y las niñas.
• Apoyar a los niños, las niñas y sus comunidades en la adaptación y respuesta a las crisis y la adversidad.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
• Garantizar el desarrollo seguro y positivo de los niños y las niñas desde su nacimiento hasta la edad adulta.
2. ANTECEDENTES
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Este proceso de selección tiene como propósito contribuir a la mejor comprensión de la situación actual relativa al reclutamiento, uso, desvinculación y reintegración de niñas, niños, adolescentes y jóvenes en los departamentos de Norte xx Xxxxxxxxx, Arauca, Córdoba, Xxxxx del Cauca, Chocó y Nariño.
El Grupo de Trabajo Global de CAAFAG (Niños Asociados a Fuerzas y Grupos Armados), dentro del Área de Responsabilidad de Protección de la Niñez del Cluster de Protección de la Acción Humanitaria, está ofreciendo a los profesionales de campo de tres países la oportunidad de fortalecer su capacidad sobre cómo desarrollar programas para CAAFAG, centrándose en el desarrollo de programas de CAAFAG. Esta iniciativa interinstitucional está dirigida por Plan International y UNICEF, y en ella participarán actores globales y locales.
El objetivo de la iniciativa es poner en marcha el recientemente desarrollado conjunto de herramientas de desarrollo de programas del CAAFAG. A nivel nacional, el objetivo de la transferencia es aumentar las capacidades de los profesionales sobre el terreno para desarrollar programas de CAAFAG de calidad y que tengan en cuenta las cuestiones de género, centrados en la prevención, la desvinculación y/o la reintegración, y que incluyan la participación de niñas y niños en el diseño y la ejecución.
Este proceso incluye una fase de análisis de contexto que tiene como fin contribuir a la mejor comprensión de la situación actual de niñas, niños, adolescentes y jóvenes en torno al reclutamiento, uso, desvinculación y reintegración en Norte xx Xxxxxxxxx, Arauca, Córdoba, Xxxxx del Cauca, Chocó y Nariño y los diferentes municipios seleccionados en cada uno de estos.
La información recopilada será clave para el diseño de programas de calidad, de las organizaciones como Fundación PLAN y las otras organizaciones del subgrupo de protección, teniendo en cuenta las cuestiones de género y que respondan a las necesidades de las niñas, niños adolescentes que estuvieron vinculados a grupos armados, sin causar más daño, y respetando las prácticas locales y culturalmente sensibles. Incluye todas o algunas de las siguientes metodologías: estudio documental, evaluación de riesgos, evaluación de necesidades, análisis de género, análisis de las partes interesadas y consulta de los antiguos GAAC.
El análisis del contexto incluye 3 fases, que se describen a continuación:
1. Planificación: definir el objetivo, el alcance del análisis de contexto, el plan de recogida de datos, el calendario y el presupuesto para la ejecución.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
2. Preparación: selección y adaptación de las herramientas de recopilación de datos y formación de los recopiladores de la información.
3. Aplicación: recogida, codificación y análisis de los datos.
3. MODALIDAD DE SELECCIÓN
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Con base en el Procedimiento de Adquisición de Bienes, Servicios, Obras de la Fundación PLAN, se adelantará un proceso de selección por Términos de Referencia. El presente proceso está dirigido a seleccionar un (1) proponente que cumpla con los requisitos establecidos en el presente documento, y obtenga el mayor puntaje dentro del proceso de selección, lo cual constará en la respectiva acta de selección.
Los presentes Términos de Referencia fijan los requisitos para participar y los criterios de evaluación y selección, así como las condiciones generales del objeto de la contratación.
3.1. Recomendaciones generales para los Proponentes
El proponente deberá tener en cuenta los siguientes aspectos, antes de aportar la información requerida en el presente documento de términos de referencia:
a) Xxxx cuidadosamente los términos de referencia y sus adendas antes de elaborar la propuesta.
b) Verificar que no esté incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades generales ni especiales para contratar y acceder a recursos públicos del Estado, ni tiene conflictos de interés.
c) Xxxxx entendido que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las condiciones estipuladas en los términos de referencia.
d) La propuesta debe ser presentada en el orden exigido en los términos de referencia para facilitar su estudio, con índice y foliada.
e) La presentación de la propuesta, constituye evidencia de que se estudiaron los términos de referencia, los anexos y demás documentos; que se recibieron las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y se acepta que, el mismo, es completo compatible y adecuado para identificar bienes o servicios que se contratarán.
f) La presentación de la propuesta indica igualmente que el proponente está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior, para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará.
g) Los proponentes por la sola presentación de su propuesta, autorizan a PLAN a verificar toda la información que en ella suministren.
h) Xxxx consulta deberá formularse por escrito, no se atenderán consultas personales ni telefónicas. Las respuestas a las consultas se harán igualmente mediante escrito y se darán a conocer por publicación en la página web de PLAN y al correo electrónico de los Proponentes.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
i) Xxxxxx acuerdo verbal con personal de PLAN, antes o después de la firma del contrato, podrá afectar o modificar alguno de los términos y obligaciones aquí estipuladas.
j) PLAN se reserva el derecho de verificar toda la información incluida en la propuesta y de solicitar a las autoridades competentes o a los particulares correspondientes, información relacionada con el contenido de la misma.
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k) En caso de persona jurídica, la propuesta debe ser presentada por quien tenga la representación legal de la persona jurídica y/o se encuentre facultado para tal fin. Su nombre será verificado con el que aparece en la cédula de ciudadanía y el certificado de existencia y representación legal. Si usa una sigla ésta debe estar debidamente autorizada.
l) Xxxxxxxxxxx al proponente enterarse en forma suficiente de las condiciones particulares de ejecución, resolver previamente las inquietudes que le suscite estos términos de referencia, según el caso. En el marco del principio de buena fe, deberá advertir a PLAN los errores o inconsistencias que advierta en este documento.
m) Cuando la propuesta contenga información o documentos que tengan el carácter de reservados, de acuerdo con la ley colombiana, el proponente deberá hacer manifestación expresa de tal circunstancia en la carta de presentación de la oferta soportándolo legalmente. En caso de no hacerlo se entenderá que toda la información allí contenida es pública.
3.2. Cronograma
ACTIVIDAD | FECHA Y HORA | LUGAR |
Invitación al proponente. Envío de los Términos de Referencia | 01/08/2022 | Página Web Fundación PLAN, invitación por correo electrónico al proponente. |
Plazo máximo para recibir observaciones y sugerencias | 05/08/2022 hasta las 5:00 pm | |
Respuestas de las Observaciones | 08/08/2022 | Fundación PLAN, correo electrónico. |
Recepción de propuestas | 09/08/2022 hasta las 5:00 pm | |
Verificación de requisitos jurídicos y financieros | 12/08/2022 | Fundación PLAN |
Subsanación de requisitos jurídicos y financieros | 16/08/2022 hasta las 5:00 pm | Fundación PLAN |
Verificación de requisitos técnicos y evaluación de proponentes | 17/08/2022 | Fundación PLAN |
Notificación de la selección | 18/08/2022 | Correo electrónico del proponente |
3.3. Observaciones a los Términos de Referencia
En caso de que se generen dudas, inquietudes, observaciones u omisiones en el contenido de los términos de referencia, se podrán formular consultas dirigidas al correo electrónico: xxxxxxx@xxxx.xxx.xx; La respuesta se dará mediante comunicación escrita enviada por correo electrónico a todos los invitados al proceso.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
La Fundación PLAN podrá modificar los términos de referencia mediante adendas, hasta antes de que venza el plazo para presentar la propuesta. No obstante, ante la eventual expedición de una adenda, la Fundación PLAN analizará si existen cambios sustanciales y de ser necesario podrá prorrogar el cierre del proceso de selección.
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Igualmente, si como consecuencia de la consulta realizada resulta necesario hacer modificaciones o aclaraciones a los términos de referencia, estas se harán mediante adendas dirigidas a los proponentes. Una vez confirmado que fue recibida la adenda, la Fundación Plan no aceptará reclamaciones.
3.4. Causales de Rechazo
Será motivo para rechazar la propuesta, la ocurrencia de cualquiera de los siguientes eventos:
a) Cuando existan varias propuestas hechas por el mismo proponente bajo el mismo nombre o con nombres diferentes. Cada oferente deberá presentar solamente una propuesta.
b) Cuando la propuesta y/o la oferta sea condicionada o parcial.
c) El no cumplir con los requisitos jurídicos.
d) El no cumplir con los requisitos financieros.
e) Cuando la oferta y/o propuesta no cumpla con las especificaciones técnicas.
f) Cuando la firma proponente esté incursa en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad o conflictos de interés para suscribir contratos con la Fundación Plan.
g) El no presentar la oferta a través del medio indicado en este documento.
h) Cuando se verifique la persona jurídica o el representante legal (cualesquiera) hayan sido sancionados disciplinaria o fiscalmente.
i) Cuando el Proponente o su representante legal se encuentren en la lista antiterrorismo, lavado de activos o lista Xxxxxxx.
3.5. Causales de Declaratoria de Desierta
El proceso se declarará desierto, además, en los siguientes casos:
a) Enviados los términos de referencia, no se reciba respuesta a esta solicitud por ninguno de los posibles proponentes.
b) Cuando ninguna de las propuestas presentadas cumpla con lo solicitado dentro de los términos de referencia.
c) Cuando existan causales que impidan una selección objetiva de la mejor propuesta para la Fundación PLAN, previa justificación.
d) Cuando no sea posible adjudicar el objeto del proceso de selección.
4. OBJETO
El contrato que se suscriba como resultado del proceso de selección tendrá por objeto
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
EL CONTRATISTA, bajo su responsabilidad jurídica, técnica, administrativa, económica y financiera, se obliga con LA CONTRATANTE, a prestar una consultoría para apoyar el proceso de recolección de información por parte de las organizaciones del subgrupo de protección, y hacer el análisis de información que contribuya a comprender el contexto sobre niñas, niños, adolescentes y jóvenes vinculados a grupos armados.
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4.1 Alcance del objeto
En desarrollo y cumplimiento del objeto, deberá adelantar las siguientes actividades específicas:
a) Elaborar un documento que contenga como mínimo:
1. Información nacional general, del contexto de los seis (6) departamentos (Arauca, Chocó, Nariño, Xxxxx del Cauca, Norte xx Xxxxxxxxx y Córdoba) y municipios sobre el reclutamiento de Niñas, Niños, Adolescentes y Jóvenes.
2. Una breve descripción del marco legal nacional e internacional relacionada sobre el reclutamiento de Niñas, Niños, Adolescentes y Jóvenes.
3. Mecanismos de atención de Xxxxx, Niños, Adolescentes y Jóvenes desvinculados o desmovilizados en el país.
4. Hallazgos por municipios, departamentos y de manera general, cómo mínimo por sexo, género, necesidades, y riesgos, así mismo se puede incluir cualquier otro tipo de factores de exclusión.
5. Recomendaciones relacionadas con los elementos expresados por las personas participantes en los grupos focales o entrevistas.
b) Resultados esperados a nivel del levantamiento de la información, procesamiento de información y análisis:
1. Hacer la revisión documental a nivel nacional, departamental y municipal para aproximarse al contexto del reclutamiento de Niñas, Niños, Adolescentes y Jóvenes.
2. Desarrollar una propuesta para que permita la recolección de información por parte de las organizaciones del subgrupo de protección teniendo en cuenta los instrumentos ya diseñados.
3. Capacitar a las personas que harán la recolección de información por parte de las organizaciones del subgrupo de protección. (Las personas no son miembros únicamente de PLAN, son de otras organizaciones miembro del subgrupo (Save the Children, Visión, Aldeas Infantiles, Terre des Hommes, BENPOSTA, War Child, UNICEF). La capacitación debe estar pensada para un grupo entre 12 y 15 personas aproximadamente.
4. Xxxxxxx el soporte técnico durante el proceso de recolección de la información para garantizar la recolección de esta, esto implica el cargue de los instrumentos y el correcto funcionamiento.
5. Realizar el procesamiento de la información recolectada y análisis de esta.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
A continuación, se puede observar el proceso en sus diferentes fases y la participación de actores involucrados en ellas:
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Fases del Proceso | Actor Involucrado |
Diseño de Instrumentos | Equipo Coordinador (Fundación PLAN, UNICEF Y Corporación Infancia y Desarrollo) |
Solicitud de Aval ético | Plan International |
Análisis de Instrumentos y Definición xx Xxxx para la Recolección de Información | Equipo Consultor |
Capacitación del equipo de las organizaciones para la recolección de información | Equipo Consultor |
Revisión Documental | Equipo Consultor |
Recolección de Información | Organizaciones del área de responsabilidad de Protección de la Niñez |
Soporte durante la recolección de Información | Equipo Consultor |
Procesamiento de la información recolectada | Equipo Consultor |
Análisis de la información recolectada | Equipo Consultor |
Producción del Documento | Equipo Consultor |
Revisión del Documento | Equipo Coordinador (Fundación PLAN, UNICEF Y Corporación Infancia y Desarrollo) |
Aprobación del Documento | Equipo Coordinador (Fundación PLAN, UNICEF Y Corporación Infancia y Desarrollo) |
4.2. Especificaciones y condiciones técnicas:
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÓN Y GRUPOS DE INTERES
1. Acerca de la Gobernanza del proceso
El proceso de recolección y análisis de la información será liderado por PLAN, pero será dirigido por el equipo coordinador, conformado por profesionales de Fundación PLAN, UNICEF y la Corporación Infancia y Desarrollo.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
2. Acerca de la metodología
El alcance de la consultoría deberá abarcar dos apuestas metodológicas que se complementan. La revisión documental, que permite una mirada a la información relacionada con el tema y se contará con insumos de las organizaciones participantes en el proceso como de otras fuentes. Este análisis se realizará teniendo en cuenta las orientaciones del equipo coordinador CAAFAG.
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La segunda, responde a la captura de información primaria con niñas, niños, adolescentes y personas adultas, el procesamiento y el análisis para esto se cuenta con una serie de instrumentos ya diseñados (7). Entre entrevistas o grupos focales el total podría llegar a 45.
A continuación, se puede observar a detalle la información sobre los instrumentos:
Metodología | Instrumento | Población | Número de actividades a realizar | Total estimado de entrevistas | Total estimado grupos focales |
Evaluación de riesgos | Entrevista a informante clave | Hombres | 3 | 3 | |
Mujeres | 3 | 3 | |||
Grupos de discusión | Hombres | 2 | 2 | ||
Mujeres | 2 | 2 | |||
Evaluación Integral de necesidades | Entrevista a informante clave | Hombres | 3 | 3 | |
Mujeres | 3 | 3 | |||
Grupos de discusión | Hombres | 2 | 2 | ||
Mujeres | 2 | 2 | |||
Niños | 2 | 2 | |||
Niñas | 2 | 2 | |||
Entrevista a informante clave | Niños (CAAFAG) | 5 | 5 | ||
Niñas (CAAFAG) | 5 | 5 | |||
Análisis de Género | Grupos de discusión “Girls Empowerment Star” | Niñas | 2 | 2 | |
Niños | 1 | 1 | |||
Entrevista a informante clave | Hombres | 3 | 3 | ||
Mujeres | 3 | 3 | |||
Total de actividades | 43 | 22 | 21 |
La recolección de datos se realizará de manera presencial por pate de las organizaciones del subgrupo de protección en seis (6) departamentos (Norte xx Xxxxxxxxx, Arauca, Córdoba, Xxxxx del Cauca, Chocó y Nariño), los municipios en cada uno de los departamentos en los que se hará el levantamiento de la información son: Cúcuta, Ocaña, Arauquita, Saravena, Fortul, Puerto Libertador, Tierralta, Buenaventura, Quibdó, Pasto, Tumaco, El Charco y Barbacoas.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
Las conversaciones en promedio no deberían durar más de sesenta (60) minutos por el número de preguntas de los diferentes instrumentos.
Condiciones éticas para el levantamiento de la información:
• La iniciativa ya cuenta con el aval ético para realizar el levantamiento de la información.
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• La empresa consultora deberá garantizar que se cumpla la Política y Estándares MERL en las fases en las que participa, por lo que deberá considerar la o las estrategias para garantizar la confidencialidad y el anonimato de las personas participantes principalmente.
4.3 Productos a entregar
Con el propósito de verificar el cumplimiento del objeto y su alcance, se deberá realizar la entrega de los siguientes productos:
Actividad | Entregable |
1. Plan de Trabajo y Propuesta de Capacitación Equipo Recolector de Información | 1.1 Propuesta detallada de trabajo, procesamiento, análisis de la información y elaboración del documento. 1.2 Cronograma ajustado de trabajo sugerido. 1.3 Propuesta de capacitación para la recolección de información |
2. Recolección de Información | 2.1 Revisión Documental 2.2 Capacitación al equipo de recolección de información 2.3 Soporte durante la recolección de Información 2.4 Procesamiento de la información recolectada |
3. Elaboración del documento | 3.1 Análisis de la Información recolectada en los diferentes territorios 3.2 Elaboración del documento 3.3 Aprobación del documento |
Parágrafo: PLAN aprobará los entregables y/o productos, de tal manera que quien resulte seleccionado deberá atender las observaciones y ajustes sugeridos y proceder a efectuar los cambios en el entregable y/o producto correspondiente cuando a ello, haya lugar, caso en el cual deberá devolverlo con los ajustes dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes.
4.4. Obligaciones específicas del consultor
A continuación, se describen las obligaciones específicas en cumplimiento del objeto, las siguientes:
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
1. Disponer de todos los recursos técnicos y tecnológicos que sean necesarios para los encuentros, reuniones, cursos y demás actividades que se definan ejecutar acorde con las particularidades de cada territorio.
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2. Cumplir con los protocolos de bioseguridad que sean requeridos para cada una de las etapas del contrato (tanto virtuales como presenciales), suministrando al equipo que desarrollará el estudio y por tanto del proyecto todos los implementos, materiales y capacitaciones necesarios, y garantizar su seguimiento.
3. Cumplir con los lineamientos institucionales de Fundación PLAN para Monitoreo, Evaluación, Investigación y Aprendizaje – MERL.
4. Mantener reuniones periódicas con el Comité Coordinador de acuerdo al cronograma definido, a fin de realizar el seguimiento y brindar soporte permanentemente al avance de la Consultoría.
5. Entregar el material que evidencia el levantamiento de la información, suministrar la información procesada de cada instrumento que da cuenta de la realización del presente estudio.
6. Subsanar las observaciones que pudiera presentar el Comité de Fundación PLAN de la supervisión de la CONSULTORIA en un máximo de cinco (5) días.
7. Presentar la versión digitalizada de cada uno de los entregables en un (01) pen-drive con el archivo digital, editable de todos los documentos impresos y documentos de registro.
8. Realizar una exposición al equipo Coordinador.
9. Garantizar que la recolección de información en las condiciones previstas.
10. Garantizar la propiedad intelectual, además de guardar completa confidencialidad de los instrumentos, del proceso de recolección de información y de los resultados del presente ejercicio.
11. Señalar oportunidades de mejora que contribuyan a la correcta ejecución del objeto del servicio y el cumplimiento oportuno de las actividades encargadas.
12. Apoyar la solución de dificultades que se presenten, así como presentar las alternativas de solución para la mejor toma de decisiones por parte de la Supervisión.
13. Asegurar resultados de calidad en el desarrollo de las especificaciones técnicas solicitadas.
14. Asistir a las reuniones y espacios a los cuales se le invite y se haya acordado para realizar los respectivos seguimientos y avances del proyecto bajo el cronograma establecido.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
15. Asegurarse de cumplir con las condiciones mínimas para el levantamiento de la información.
4.5 Obligaciones Generales del Contratista:
1. Cumplir a cabalidad con lo establecido en el objeto del contrato de conformidad con las especificaciones de la propuesta técnica y económica presentada. Por ningún motivo, suspenderá o abandonará el cumplimiento del mismo, sin perjuicio de la debida justificación.
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2. Ejercer la dirección y el control propio de todas las actividades encomendadas, en forma oportuna y dentro del término establecido, con el fin de obtener la correcta realización del objeto contratado.
3. Realizar el pago obligatorio de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en salud, pensión y riesgos laborales con periodicidad mensual y durante toda la ejecución del contrato, de acuerdo con lo establecido en la ley.
4. Cumplir a cabalidad con las disposiciones del Decreto 1072 de 2015 respecto de su afiliación y cotización obligatoria a riesgos laborales en su calidad de contratista, en el nivel de riesgo que se aplique y allegar la documentación que se requiera para verificar su efectivo cumplimiento.
5. Constituir a favor de PLAN las garantías, dentro de la oportunidad prevista, entregando el original de la póliza junto con el certificado de pago emitido por la Aseguradora.
6. Responder, sin perjuicio de la respectiva garantía, por el cumplimiento y calidad del suministro de los bienes.
7. Responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que provengan de causas que le sean imputables.
8. Entregar a la Supervisión el informe sobre las actividades ejecutadas, los informes que se soliciten sobre cualquier aspecto y/o resultados obtenidos en cada actividad encomendada.
9. Solicitar autorización y aprobación de PLAN para utilizar su logotipo en cualquier tipo publicación. El logo de PLAN es marca registrada en Colombia de acuerdo con la Resolución No. 032759 de noviembre 23/03, donde se asignó el certificado No. 277789 por la Superintendencia De Industria Y Comercio.
10. Atender los requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones que durante el desarrollo del contrato le sean impartidas por la Supervisión, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones.
11. Reportar de manera inmediata la ocurrencia de cualquier novedad o anomalía durante la ejecución del contrato.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
12. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, debiendo informar inmediatamente a la Supervisión sobre la ocurrencia de tales peticiones o amenazas, así como a las autoridades competentes para que se adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios.
13. Solicitar autorización escrita para cualquier cambio en el desarrollo de las actividades contratadas.
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14. Reportar cualquier incidente que conozca sobre situaciones irregulares o que pongan en peligro la vida de un niño, niña, adolescente y/o joven según los protocolos establecidos por Fundación PLAN.
15. Ejecutar y desarrollar el objeto y alcance del contrato bajo el principio de buena fe.
16. Cumplir el Código de Conducta, la Política de Salvaguarda de las niñas, niños y jóvenes, PSHEA, Género e Inclusión, Política Antifraude y Anticorrupción, Política de Protección de Datos y la Política de financiación del terrorismo y lavado de activos de la Fundación PLAN.
17. Implementar durante la ejecución del contrato las medidas y protocolos de bioseguridad por COVID 19 que se encuentren vigentes.
18. Realizar el registro del contrato ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor conforme a lo establecido en el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993 concordante con el artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y lo dispuesto en la cláusula de cesión de derechos patrimoniales de autor.
19. Ejecutar las demás actividades que imponga la ley o sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el alcance y las obligaciones contratadas, aunque no estén específicamente señaladas en el presente documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto del contrato.
5. TIEMPO DE EJECUCIÓN Y COBERTURA
5.1. Cobertura: El objeto del contrato se desarrollará en seis (6) departamentos (Norte xx Xxxxxxxxx, Arauca, Córdoba, Xxxxx del Cauca, Chocó y Nariño) los municipios en cada uno de los departamentos en los que se hará el levantamiento de la información son: Cúcuta, Ocaña, Arauquita, Saravena, Fortul, Puerto Libertador, Tierralta, Buenaventura, Quibdó, Pasto, Tumaco, El Charco y Barbacoas.
5.2. Duración: El plazo de ejecución del contrato no puede ser superior al 30 de septiembre de 2022.
En la siguiente tabla se presentan los tiempos parciales de entrega para cada uno de los productos previstos en EL CONSULTOR.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
PRODUCTO | PLAZO MAXIMO DE ENTREGA |
1. Plan de Trabajo y Propuesta de Capacitación Equipo Recolector de Información | A los 5 días de iniciada LA CONSULTORIA |
2. Informe sobre el proceso de recolección de Información | 12 de septiembre de 2022 |
3. Documento de contexto | 30 de septiembre de 2022 |
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6. PRESUPUESTO DISPONIBLE
El presupuesto disponible asciende a la suma de veintidós millones de pesos ($22.000.000) M/cte., incluido IVA y demás impuestos a que haya lugar, como también los costos directos e indirectos que se requieran para la realización de los productos con la metodología planteada.
7. ANÁLISIS DE RIESGOS
De acuerdo con el servicio a desarrollar, la duración y cobertura, se informan los riesgos previsibles y su asignación con el propósito de que el Profesional administre, mitigue o controle los riesgos analizados.
RIESGO | MEDIDA DE MITIGACION | FECHA DE REALIZACION | RESPONSABLE |
028 LEGAL, REGULATORIO & CUMPLIMIENTO - LEGAL, REGULATORIO & CUMPLIMIENTO - Incumplimiento con la privacidad de datos | a) Compartir la política de privacidad de datos a proveedores, contratistas, asesores para su aceptación y cumplimiento. b) Cumplimiento de los estándares de informática y tecnología GT-M- 01estandar 1 seguridad de la información y datos. | a) Al inicio del contrato b) Durante el contrato | Supervisor del contrato |
025 LEGAL, REGULATORIO & CUMPLIMIENTO - LEGAL, REGULATORIO & CUMPLIMIENTO - Involucramiento en acciones legales /demandas importantes | a) Cumplir con el manual de gestión jurídica y contractual GJ- M-01 e Instructivo de supervisión de contratos GJ-F-02 b) Análisis, comprensión y monitoreo de todas las obligaciones contractuales de las cuales sea responsable el contratista o aliado, así como las de PLAN. c) Todos los contratos, convenios, asocios, alianzas deben ser revisadas y avaladas por el equipo legal de la Fundación PLAN. | a) Durante el contrato | Supervisor del contrato |
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
041 LEGAL, REGULATORIO & CUMPLIMIENTO - LEGAL, REGULATORIO & CUMPLIMIENTO - Mal uso de marcas de Plan | a) Cumplir con el manual de marca global 2,0 b) Cumplir con el manual de comunicaciones de PLAN c) Antes de publicar cualquier producto de comunicaciones se debe solicitar la revisión, validación y aprobación del proceso de comunicaciones de Fundación PLAN y del Donante(Según aplique) d) Conocer los manuales de marca de los posibles Donantes, Socios, Aliados o Cooperantes. | a) Al inicio del contrato b) Durante el contrato | Supervisor del contrato |
031 CONTEXTO EXTERNO - CONTEXTO EXTERNO - Condiciones políticas adversas | a) Cuando aplique planificación de las actividades, ajustes de cronogramas b) Cumplimiento de protocolos de seguridad nacional c) Si aplica valorar los actores del territorio para identificar quienes están vinculados a procesos electorales. d) En caso que aplique estar atentos en los territorios de las actividades de los grupos políticos para no coincidir en el mismos espacios. | a) Al inicio del contrato b) Durante el contrato | Supervisor del contrato |
071 INHERENTE - PROTECCIÓN INFANTIL - Violación a la política de protección de la niñez, cometida por personal de plan, patrocinadores, asociados, socios, voluntarios | a) Compartir la política de salvaguardia y protección a la niñez a proveedores, contratistas, asesores para su aceptación y cumplimiento. b) Inducción, socialización e información a participantes, comunidad, actores claves. c) Inclusión de cláusulas del cumplimiento de la política de salvaguarda en las figuras jurídicas de la Fundación PLAN con personal interno y externo. | a) Al inicio del contrato b) Durante el contrato | Supervisor del contrato |
091 PROGRAMAS - PROGRAMAS - Insuficiente gestión de calidad de programas | a) Uso de metodologías de gestión del conocimiento para la medición del impacto. b) Acuerdo de servicios (áreas de apoyo de Fundación PLAN y partes relacionada con la recolección de información) c) Reuniones periódicas (Técnicas y Operativas con Contratantes y partes interesadas) d) Cumplimiento de la política MERL | a) Durante el contrato | Supervisor del contrato |
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
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022 OPERACIONAL - OPERACIONAL - Gestión insuficiente de contratos | a) Cumplir con el manual de gestión jurídica y contractual GJ- M-01 e Instructivo de supervisión de contratos GJ-F-02 b) Análisis, comprensión y monitoreo de todas las obligaciones contractuales de las cuales sea responsable el contratista o aliado, así como las de PLAN. c) Todos los contratos, convenios, asocios, alianzas deben ser revisadas y avaladas por el equipo legal de la Fundación PLAN. | a) Durante el contrato | Supervisor del contrato |
8. COORDINACIÓN CON EL COMITÉ DE FUNDACIÓN PLAN
La coordinación y supervisión del contrato y el proyecto estará a cargo de la Gerencia de Gestión de Conocimiento de la Fundación PLAN o la persona que sea encargada por este.
9. REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Podrán participar en el presente proceso de selección, las personas naturales o jurídicas en forma individual o conjunta (constituyendo Consorcio o Unión Temporal), nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia, consideradas legalmente capaces para participar en licitaciones, procesos contractuales y para celebrar contratos, que cumplan con los siguientes requisitos:
1. Que su actividad sea o esté directamente relacionada con el objeto de esta contratación, y que estén legalmente establecidas en el país.
2. Las personas jurídicas deberán haberse constituido legalmente por lo menos seis (6) meses antes de la fecha de presentación de las ofertas y acreditar que la duración de la sociedad no sea inferior a cinco (5) años.
3. Que demuestre contar con la capacidad administrativa, financiera, logística y técnica indispensable para la efectiva prestación de los servicios que se pretenden contratar, cumpliendo con los requisitos y condiciones exigidas en los presentes Términos de Referencia, la cual acreditará mediante los documentos y requisitos que se señalen en el presente documento, conforme con la Ley colombiana vigente.
4. No estar incursos en potenciales o reales conflictos de interés con la Fundación Plan para participar en el proceso de selección.
10. DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER LA PROPUESTA
La propuesta está integrada por los siguientes documentos:
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
a) Carta de presentación de la propuesta, firmada por el Proponente. En dicha carta, el proponente deberá manifestar expresamente que autoriza a FUNDACIÓN PLAN a verificar toda la información incluida en su propuesta. (ver Anexo No. 1)
b) Declaración que no se encuentra incurso en inhabilidad, incompatibilidad o prohibición legal o conflicto de interés real o potencial para contratar con FUNDACIÓN PLAN (Anexo No. 2)
c) Autorización Consulta Escáner Antiterrorista (Anexo No. 3)
d) Documentos Jurídicos
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e) Documentos Técnicos en los cual se debe incluir la propuesta técnica que incluirá el equipo que solicita el contrato y las hojas de vida que harán parte del contratista con su carta de aceptación de participar en el contrato.
f) Documentos Financieros
g) Propuesta Económica
h) Propuesta metodológica para el desarrollo del objeto del estudio de acuerdo con los presentes términos de referencia.
El equipo consultor explicará según su criterio y experiencia las actividades a desarrollar de acuerdo con los Términos de Referencia, así como la metodología propuesta, indicando numeral respectivo a los Términos de Referencia.
A continuación, se indican los requisitos en cuanto a los documentos jurídicos, técnicos, financieros y la propuesta económica que deben cumplir los interesados:
a. Documentos Jurídicos
A la propuesta se deberá acompañar los siguientes documentos:
- PERSONA JURÍDICA
1. Certificado o documento que acredite la existencia y representación legal de la persona jurídica expedido por la Cámara de Comercio o quien haga sus veces. En el certificado se verificará la siguiente información:
• Fecha de expedición no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre de la presente convocatoria.
• El objeto o razón social de la persona jurídica debe estar directamente relacionado con el objeto del presente proceso de selección.
• La duración de la persona jurídica no podrá ser inferior a cinco (5) años.
2. Copia del documento de identificación del representante legal de la persona jurídica.
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Cuando el representante legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá adjuntar el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor del presupuesto estimado. En el caso de los consorcios y uniones temporales, el representante legal de cada una de las personas jurídicas que los integren deberá contar con dicha autorización, hasta el valor del presupuesto estimado, teniendo en cuenta que la responsabilidad de todos sus integrantes es solidaria. Si en la fecha y hora de cierre, el Representante Legal tiene restricciones, y no hace entrega del documento que lo autorice, no será subsanable y causará el rechazo de la propuesta.
4. Identificación Tributaria: El proponente deberá anexar fotocopia del Registro Único Tributario
– RUT, actualizado con la actividad CIIU correspondiente, de acuerdo con la normatividad vigente. En caso de ofertas conjuntas, cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deberá cumplir con este requisito.
5. Certificación xx xxx y salvo de aportes parafiscales y de seguridad social: El proponente deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo en el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARL-, así como de los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar-, y Subsidio Familiar a que haya lugar, de todos los empleados a su cargo.
La certificación deberá ser suscrita por el revisor fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx o por el representante legal, durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la presentación de la propuesta.
Este documento deberá ser expedido con fecha no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección.
Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma independiente, deberán anexar esta certificación.
6. Certificación bancaria: El proponente deberá aportar certificación bancaria no mayor a treinta
(30) días anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección, a través del cual se acredite que el proponente es el titular de la cuenta en la cual se abonará el valor del contrato.
7. Certificado de antecedentes disciplinarios de la Persona Jurídica y Representante Legal expedido por la Procuraduría General de la Nación no mayor a noventa (90) días anteriores a la fecha de selección.
Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma independiente, deberán anexar esta certificación.
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8. Certificado de antecedentes fiscales de la Persona Jurídica y Representante Legal expedido por la Contraloría General de la República no mayor a noventa (90) días anteriores a la fecha de selección.
Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma independiente, deberán anexar esta certificación.
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9. Certificado de antecedentes judiciales del Representante Legal no mayor a treinta (30)
días anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección.
Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma independiente, deberán anexar esta certificación.
10. Certificado del Sistema Nacional de Medidas Correctivas del Representante Legal no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección.
Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma independiente, deberán anexar esta certificación.
Nota: Teniendo en cuenta que los registros de sanciones son de pública consulta y de conformidad con la autorización dada por los oferentes en el Anexo 1 “Carta de presentación de la oferta”, la Fundación PLAN podrá consultar y descargar los antecedentes fiscales, disciplinarios, de medidas correctivas y judiciales de la persona jurídica y del representante legal.
- CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL
Si el proponente presenta su propuesta a título de consorcio o unión temporal, deberá presentar el respectivo documento de conformación, para lo cual se deberá cumplir con lo siguiente:
a) Expresar si la participación es a título de consorcio o de unión temporal. Si se trata de unión temporal, sus miembros deberán señalar los términos y extensión (actividades y porcentaje) de su participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin previa autorización la Fundación PLAN.
b) Hacer la designación de la persona que tendrá la representación legal del consorcio o de la unión temporal. El representante deberá contar con facultades amplias y suficientes para formular la propuesta y obligar a todos los integrantes del Consorcio o Unión Temporal al momento de suscribir el convenio resultante. Si en el documento de conformación del Consorcio o Unión se le imponen limitaciones al representante para formular la propuesta y éste las excede, la propuesta será rechazada.
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c) Señalar la duración del consorcio o unión temporal la cual no será inferior a la del plazo de ejecución y liquidación del convenio y cinco (5) años más.
d) En el evento en que existan limitaciones estatutarias a la capacidad del representante legal de cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar autorización del órgano social competente facultándolo a participar bajo alguna de estas dos modalidades de asociación, y a través del representante de la misma para presentar propuesta, suscribir y ejecutar el convenio.
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e) Cada uno de los miembros que integran el Consorcio o la Unión Temporal, deberán cumplir en forma independiente con cada uno de los requisitos y condiciones exigidos en los presentes Términos de Referencia, aportando los documentos que acrediten tales circunstancias.
f) Igualmente, deberán describir la estructura, organización y el aporte de cada una de las empresas que conforman el consorcio o la unión temporal, que destinarán para la ejecución del convenio derivado del presente proceso.
g) Cada proponente, sea que participe en forma individual o constituido como Consorcio o Unión Temporal, deberá presentar solamente una oferta.
Una vez constituido el Consorcio o Unión Temporal, sus integrantes no podrán ceder o transferir su participación en el mismo, ni modificar sus integrantes o su participación en aquél, salvo en el evento en que FUNDACIÓN PLAN lo autorice previamente y por escrito.
En atención a lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 3050 de 1997, los integrantes del Consorcio o Unión Temporal en el documento de constitución, para efectos del pago y en relación con la facturación deben manifestar:
1. Si la va a efectuar en representación del Consorcio o la Unión Temporal uno de sus integrantes, caso en el cual debe informar el número del NIT de quien factura.
2. Si la facturación la van a presentar en forma separada cada uno de los integrantes del Consorcio o la Unión Temporal, caso en el cual deben informar el número de NIT de cada uno de ellos y la participación de cada uno en el valor del convenio.
3. Si la va realizar el Consorcio o Unión Temporal con su propio NIT, caso en el cual se compromete a indicar el número al momento de la suscripción del convenio. Además, se debe señalar el porcentaje o valor del convenio que corresponda a cada uno de los integrantes, el nombre o razón social y el NIT de cada uno de ellos.
El impuesto sobre las ventas discriminado en la factura que expida el Consorcio o Unión Temporal a la Fundación Plan, deberá ser distribuido a cada uno de sus miembros de acuerdo con la participación en las actividades gravadas que dieron lugar al impuesto, para efectos de ser declarado.
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- PERSONA NATURAL
1. Documento de identificación: El proponente deberá presentar fotocopia del documento de identificación.
2. Identificación tributaria: El proponente deberá anexar fotocopia del Registro Único Tributario
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– RUT, actualizado con la actividad CIIU correspondiente, de acuerdo con la normatividad vigente.
3. Certificación xx xxx y salvo de aportes parafiscales y de seguridad social integral: Las personas naturales deberán presentar los certificados de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral en salud, pensión y riesgos laborales, con sus respectivas copias de los aportes (planillas) a seguridad social integral de acuerdo con los requisitos xx Xxx.
4. Certificación bancaria: El proponente deberá aportar certificación bancaria no mayor a treinta
(30) días anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección, a través del cual se acredite que el Proponente es el titular de la cuenta en la cual se abonará el valor del contrato.
5. Certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la Procuraduría General de la Nación no mayor a noventa (90) días anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección.
6. Certificados de antecedentes fiscales emitido por la Contraloría General de la República
no mayor a noventa (90) días anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección.
7. Certificado de antecedentes judiciales no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección.
8. Certificado del Sistema Nacional de Medidas Correctivas no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección.
b. Propuesta Técnica
En la propuesta técnica se deben especificar los servicios ofrecidos, así como valores agregados del proponente, e incluir los grandes lineamientos conceptuales mediante los cuales se piensa desarrollar el proyecto. Para lo cual se solicita la inclusión detallada de la siguiente información:
• Título de la propuesta e identificación del proyecto/objeto de la contratación al que se presenta.
• Nombres completos del proponente. Dirección / Teléfono / Fax y/o e-mail.
• Persona responsable del servicio: Nombre completo, cargo, dirección, ciudad, teléfono y/o e- mail.
• Antecedentes del proponente.
• Conocimiento y Experiencia del Consultor:
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
o Experiencia comprobada en la realización de Investigación, análisis de contexto en temas de niñez.
o Dos muestras de trabajos de investigación sobre el reclutamiento, uso, desvinculación de niñas, niños, adolescentes y jóvenes, manejo de información primaria, incluyendo elementos cuantitativos, cualitativos y participativos.
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o Descripción de mínimo 3 procesos similares desarrollados, con sus correspondientes certificaciones: ubicación geográfica, duración, número de participantes, costo total. Puede incluir link o imagen donde se muestre el trabajo certificado.
• Equipo del Consultor
o El equipo consultor debe contar mínimamente con los siguientes perfiles y experiencia específica (anexar CV):
▪ Consultor líder con mínimo de 5 años de experiencia laboral en investigación en temas de reclutamiento, uso, desvinculación y reintegración de niñas, niños, adolescentes y jóvenes.
▪ Profesionales de Ciencias Sociales y humanas con mínimo 3 años de experiencia en investigación y/o documentación de proyectos sociales, con especialización o experiencia en niñez y/o juventud.
o La experiencia laboral o de investigación del equipo del consultor.
• Propuesta Metodológica
o Lineamientos conceptuales sobre los que se desarrollará la propuesta.
o Una metodología detallada que describa cómo piensan llevar a cabo el levantamiento de la información, explicando cómo se completará el trabajo de acuerdo con las directrices de los Términos de Referencia y qué ventajas comparativas aporta el consultor para la realización exitosa de la tarea.
o Presentar un cronograma para la realización de la consultoría, indicando las actividades y las fechas de entrega proyectadas para los entregables.
• Valores Agregados
o Demostrar manejo de herramientas cualitativas y cuantitativas de documentación.
o Demostrar capacidad para trabajar de forma independiente con supervisión mínima, cumplir con plazos y entregables.
o Demostrar habilidades analíticas y de escritura de nivel avanzado.
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c. Documentos Financieros Persona Jurídica
Los documentos financieros deben estar incluidos en formato PDF en el siguiente orden:
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Estados Financieros: El proponente deberá presentar los estados financieros del año gravable 2021, con comparativo 2020, dictaminados y certificados por revisor fiscal. La información deberá estar firmada por el Representante Legal y el Contador y/o el Revisor Fiscal si lo requiere, de acuerdo con lo establecido en el segundo inciso del artículo 13 de la Ley 43 de 1990. En el caso de consorcio o unión temporal, cada uno de los integrantes deberá allegar la información de manera individual.
La información que debe ser presentada es:
- El Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados Integral a diciembre 31 de 2021 con comparativo 2020, donde figure: Activo Corriente, Activo Fijo, Otros Activos, Activo Total, Pasivo Corriente, Pasivo Total, Total Patrimonio, Utilidad Antes de Impuestos y Utilidad Neta.
- Fotocopia legible de la Tarjeta Profesional del Contador que firma los estados financieros acompañada del Certificado de Vigencia de la inscripción expedido por la Junta Central de Contadores.
- Fotocopia legible de la Tarjeta Profesional del Revisor Fiscal, si es el caso, que firma los estados financieros acompañada del Certificado de Vigencia de la inscripción expedido por la Junta Central de Contadores.
- Fotocopia legible de la Declaración xx Xxxxx ultima presentada, con sus respectivas conciliaciones Fiscales xx Xxxxx y Patrimonio en caso de ser necesaria.
Los estados financieros como sus notas deben ser elaborados y presentados conforme a las Normas de Contabilidad y Normas Internacionales de Información Financiera aceptadas en Colombia. Los estados financieros y las notas deben ser firmados por el representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal en los casos en los cuales este sea necesario de acuerdo con el artículo 13, parágrafo segundo de la Ley 43 de 1990.
En cualquiera de las condiciones descritas y contenidas en el artículo 499 del Estatuto Tributario; deberá inscribirse como declarante del régimen común y presentar el RUT; cumpliendo con las obligaciones fiscales inherentes a esta nueva condición tributaria y presentar facturas.
El capital de trabajo del proponente deberá ser mayor o igual a 20% del valor
1. Capital de Trabajo: El capital de trabajo del proponente, deberá ser mayor o igual a 20% del valor de la propuesta, expresado en SMMLV. Se entiende que este capital acredita la capacidad financiera del oferente, por lo tanto, en ningún momento el Proponente seleccionado podrá dejar de prestar el servicio justificando iliquidez transitoria ni permanente.
CT = AC – PC (el resultado debe ser igual o mayor a los SMMLV determinados)
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Dónde:
CT: Capital de trabajo AC: Activo Corriente PC: Xxxxxx Xxxxxxxxx
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En caso de que la propuesta no cumpla con el indicador anterior, será calificada como NO ADMISIBLE.
2. Nivel de Endeudamiento: El nivel de endeudamiento del proponente individual y de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal deberá ser menor o igual al setenta por ciento (70%)
E = PT/ AT (el resultado debe ser menor o igual a 0.70) Dónde:
E: Nivel de endeudamiento PT: Pasivo total
AT: Activo total
En caso de que la propuesta no cumpla con el indicador anterior, será calificada como NO ADMISIBLE.
Persona Natural
- Si el proponente, persona natural está obligada a llevar contabilidad deberá presentar los estados financieros del año gravable 2021 siguiendo la normatividad del decreto 2420 de 2015, dictaminados y certificados por revisor fiscal en caso de que aplique. La información financiera deberá estar firmada por el proponente y el Contador o el Revisor Fiscal si lo requiere, de acuerdo con lo establecido en el segundo inciso del artículo 13 de la Ley 43 de 1990.
- En todos los casos el proponente debe presentar la Declaración xx Xxxxx del año 2021 o en su defecto un certificado de ingresos firmado por contador público.
- Fotocopia legible de la Tarjeta Profesional del Contador que firma los estados financieros acompañada del Certificado de Vigencia de la inscripción expedido por la Junta Central de Contadores.
Específicamente para el desarrollo del contrato de consultoría aquí enmarcada y dado que el objeto contractual aquí previsto no requerirá capital de trabajo, para esta convocatoria no se aplicarán los indicadores previstos en el título de persona jurídica.
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d. Propuesta Económica
Teniendo en cuenta el alcance del objeto a desarrollar, así como los productos asociados al presente proceso de selección y contratación, el Proponente deberá desarrollar su propuesta económica teniendo en cuenta todos los costos directos e indirectos para la adecuada ejecución.
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El presupuesto disponible es hasta por la suma $22.000.000 incluidos todos los impuestos a que haya lugar, como también los costos directos e indirectos que se requieran para la realización de los productos con la metodología planteada.
Debe señalar el valor total y discriminar el valor por producto y de cada entregable, así mismo, deben ser relacionadas las actividades necesarias para desarrollar cada producto. Teniendo en cuenta los porcentajes de cada desembolso, en caso de presentarse diferencia entre estos dos valores se tomará como válido el estipulado en la propuesta económica detallada. El valor total debe coincidir con el valor colocado en la carta de presentación de la propuesta.
Teniendo en cuenta que la naturaleza del presente contrato conlleva obligaciones de medio y de resultado, respectivamente, en el caso de que se identifique la necesidad de ampliar el plazo de ejecución, no habrá revisión ni reajuste a la propuesta económica que sea presentada y aceptada por la Fundación PLAN. Así mismo, en el evento de que el proponente no haya tenido en cuenta factores previsibles para desarrollar y presentar su propuesta técnica y económica, no habrá lugar a reajuste ni revisión de la propuesta económica. La propuesta económica deberá contemplar todos los costos directos e indirectos asociados a la ejecución correcta del objeto de los presente términos de referencia.
La evaluación de la propuesta económica se hará mediante fórmula regla de tres simple, asignándole el mayor puntaje, es decir, cinco (5) a la propuesta económica más baja.
11. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA
En el marco del proceso, se realizará la selección de un proponente que cumpla con los requisitos establecidos en los Términos de Referencia y obtenga el mayor puntaje dentro del proceso de selección conforme a los criterios de evaluación, lo cual constará en la respectiva Acta de Selección de proveedores.
11.1 Criterios de evaluación y selección
La verificación de los requisitos jurídicos estará a cargo de la Dirección Jurídica de la Fundación PLAN. La evaluación de los criterios de selección estará a cargo de la Gerencia del área de asesoría técnica, de Gestión de Conocimiento y el área Financiera y de Compras.
Se consideran los siguientes criterios habilitantes para seleccionar a la firma Consultora
• Estar legalmente constituido de acuerdo con el País de origen.
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• No tener antecedentes penales, judiciales ni policiales.
Una vez el proponente sea habilitado será evaluado conforme a los siguientes criterios:
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CRITERIO | UNIDAD | PESO PORCENTUAL |
Calidad de la propuesta técnica | 1: Menor puntaje 5: Mayor puntaje Se otorgará mayor puntaje a la propuesta técnica que demuestre el mayor grado de entendimiento y cubrimiento de los requerimientos expuestos en los lineamientos conceptuales y metodología presentados | 30% |
Experiencia comprobada | 1: Menor puntaje 5: Mayor xxxxxxx Xx otorgará el mayor puntaje al proponente que más experiencia demuestre por encima de la solicitada, a los demás se les asignará de forma proporcional, así como las documentaciones de casos exitosas desarrollados por el consultor. | 30% |
Equipo consultor | 1: Menor puntaje 5: Mayor puntaje Se otorgará el mayor puntaje al proponente que más demuestre contar con el equipo más integral para realizar las actividades de las fases en las que está involucrado, a los demás se les asignará de forma proporcional. | 10% |
Valores Agregados | 1: Menor puntaje 5: Mayor puntaje Se otorgará el mayor puntaje al proponente que demuestre mayores valores agregados para las diferentes Fases del Proceso en las que está involucrado. | 10% |
Propuesta económica | 1: Menor puntaje 5: Mayor puntaje Se otorgará el mayor puntaje a la propuesta más económica, a los demás se les asignará de forma proporcional. | 20% |
TOTAL | 100% |
Los proponentes preseleccionados de identificaran en orden de elegibilidad, según el puntaje obtenido; lo cual constará en un Acta de Selección.
Los proponentes preseleccionados pueden ser invitados a discutir sus propuestas con más detalle a entera discreción de PLAN, se seleccionará la propuesta más conveniente. PLAN tendrá la libertad de:
• Aceptar la totalidad o parte de cualquier presentación
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• No aceptar ninguna de las propuestas.
• Xxxxxx a publicar esta solicitud de propuestas
Fundación PLAN se reserva el derecho de mantener confidenciales las circunstancias que han sido consideradas para la selección de las ofertas. Parte del proceso de evaluación puede incluir una presentación del proveedor y una visita del personal de PLAN a las oficinas del proponente.
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PLAN puede adjudicar contratos múltiples y todos los contratos serán no exclusivos
11.2 Selección
En el marco del proceso, se elaborará una base de datos en orden de elegibilidad, seleccionando a quien haya obtenido el mayor puntaje, lo cual constará en la respectiva Acta de Selección.
12. CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACION
12.1. Modalidad de Contratación: El contrato se realizará entre el proponente seleccionado y PLAN, bajo modalidad de contrato de consultoría.
12.2 . Valor del contrato: El valor del presente contrato será el resultado de la propuesta económica el Proponente seleccionado.
12.3 Forma de Pago: PLAN pagará al Contratista de la siguiente forma:
Pagos | Productos |
Primer Desembolso Equivalente al TREINTA POR CIENTO (30%) DEL VALOR DEL CONTRATO | Producto 1: Plan de trabajo y propuesta Capacitación Equipo Recolector de Información |
Segundo Desembolso Equivalente al TREINTA POR CIENTO (30%) DEL VALOR DEL CONTRATO | Producto 2: Informe sobre el proceso de recolección de información |
Tercer y Último Desembolso Equivalente al CUARENTA POR CIENTO (40%) RESTANTE DEL VALOR DEL CONTRATO | Producto 3: Documento de contexto |
Requisitos comunes para todos los pagos: Se realizarán los descuentos de retenciones en la fuente e ICA de acuerdo con la condición tributaria del Contratista; para esto el Contratista debe diligenciar el formato de condición tributaria y anexar soportes de acuerdo a su caso, adjuntando estos a cada factura o cuenta de cobro radicada en la Fundación PLAN. (Formato de condición tributaria). Fundación PLAN pagará dentro de los quince (15) días calendario posteriores a la
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presentación de la factura y/o cuenta de cobro. Sobre este valor la Fundación PLAN aplicará los descuentos y retenciones xx xxx aplicables según el régimen y la clasificación en el registro único tributario. El Contratista deberá presentar lo siguiente: a) Presentación de la respectiva cuenta de cobro y/o factura debidamente diligenciada, indicando la identificación del contrato en mención, el pago correspondiente y el término de ejecución del contrato, además de los requisitos legales y técnicos identificados para cada pago. Para el último pago, la factura o cuenta de cobro podrá presentarse dentro de los quince (15) días siguientes calendario a la terminación del contrato. b) Visto bueno del supervisor del contrato, en la que se señale que el Contratista está cumpliendo a satisfacción de la Fundación PLAN con las obligaciones pactadas en cada nivel; y c) Copia de los comprobantes de pago que se encuentra cumpliendo y/o está x xxx y salvo con las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARL–, y de los Aportes Parafiscales – SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar–, a que hubiere lugar, según el porcentaje establecido en la Ley. d) Copia de la(s) póliza(s) debidamente aprobada(s) para el primer pago o en el evento de adiciones o ampliación de la duración. Si la factura y/o cuenta de cobro no ha sido correctamente elaborada, o no se anexan los documentos solicitados en esta cláusula, el término para el pago solo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten en debida forma. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del Contratista y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.
12.4. GARANTÍAS: EL CONTRATISTA deberá constituir las pólizas descritas a continuación, a través de una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, a favor de LA CONTRATANTE en su calidad de asegurado y beneficiario:
1. De cumplimiento. Con el propósito de amparar los riesgos derivados del incumplimiento de las actividades derivadas del objeto y las obligaciones imputables a EL CONTRATISTA o el cumplimiento defectuoso o tardío de EL CONTRATISTA, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por un tiempo igual a la vigencia del contrato y seis (06) meses adicionales
2. Calidad del Servicio: Una póliza por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato por un tiempo igual a la vigencia del contrato y seis (06) meses adicionales.
3. Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que utilice el contratista. Por una cuantía equivalente al quince por ciento (15%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al plazo de ejecución del mismo y tres (3) años más.
Parágrafo primero: La póliza de cumplimiento deberá constituirse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato y de acuerdo con las condiciones establecidas. No se aceptan pólizas que contengan cláusula de proporcionalidad.
Parágrafo segundo: En la póliza constituida deberá aparecer como beneficiario y/o asegurado la Fundación PLAN. Es obligación del CONTRATISTA, mantener vigente la garantía única y cancelar el valor correspondiente a la prima y demás erogaciones de constitución. Es potestad de PLAN
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prorrogar la garantía única a cargo del CONTRATISTA cuando éste se negare a ampliarla, valor que se descontará de las sumas a él adeudadas.
Parágrafo tercero: Para la aprobación de la póliza por parte de la Dirección Jurídica de PLAN, EL CONTRATISTA deberá allegar el recibo de pago.
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12.5. SEGURIDAD SOCIAL: EL CONTRATISTA se obliga a demostrar su afiliación y estado activo en calidad de cotizante al Sistema de Seguridad Social Integral en salud, pensión, y riesgos laborales de acuerdo con la normatividad vigente, o la de sus empleados, contratistas o subcontratistas en caso de que aplique. El cumplimiento de esta obligación se acreditará presentando los respectivos soportes donde se evidencie que se encuentra x xxx y salvo por concepto de aportes al Sistema de Seguridad Social y/o parafiscales antes de iniciar las actividades tendientes al cumplimiento del objeto contratado y, de forma mensual, durante toda la ejecución. Así mismo, deberá realizar cotización a la ARL, aporte que se efectuará teniendo en cuenta el nivel de riesgo de acuerdo con la labor a desarrollar.
12.6. PARENTESCO: Xxxxxx empleado de PLAN o sus parientes hasta cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, deben tener relación directa con el contratista. Esta restricción incluye, aunque no se limita, al afiliado, usuario, beneficiario, proveedor de PLAN. Si esta situación se presenta durante el período de ejecución del presente contrato, EL CONTRATISTA se obliga a ponerlo en conocimiento de PLAN.
12.7. CAUSALES DE TERMINACIÓN Y SUSPENSIÓN DEL CONTRATO. A. El presente contrato se dará por terminado en los siguientes eventos: 1) Por cumplimiento del objeto pactado. 2) Por cumplimiento del plazo de ejecución estipulado; 3) Por imposibilidad jurídica y material de ejecutar el objeto contratado; B. El presente contrato podrá suspenderse temporalmente por hechos o circunstancias que impidan su ejecución o en los eventos de fuerza mayor o caso fortuito, mediante la suscripción de un acta en la cual conste la eventualidad presentada que, en todo caso, debe estar justificada. Sin perjuicio del periodo de la suspensión que se pacte, EL CONTRATISTA con la suscripción de este contrato acepta y reconoce que PLAN podrá reanudar de forma unilateral la ejecución del contrato, previo concepto técnico del supervisor en el que conste que los hechos o, situaciones o, circunstancias que dieron lugar a la suspensión se han superado. En caso de suspensión, EL CONTRATISTA se obliga a ampliar la vigencia de las garantías.
12.8. CAUSALES DE TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO POR PARTE DE PLAN: PLAN en cualquier momento, podrá dar por terminado de forma anticipada el contrato cancelando el valor del contrato efectivamente causado, sin que ello dé lugar al pago de indemnización. Son causales de terminación anticipada: a) El incumplimiento por parte de EL CONTRATISTA de sus obligaciones, si de manera objetiva y mediante la verificación de los servicios prestados o de la consultoría efectuada y lo establecido en cronograma no se está llevando a cabo o presenta xxxx en el cumplimiento del mismo, EL CONTRATANTE determina que se hace necesaria la terminación del contrato con el propósito de no generar riesgo o perjuicio a PLAN; b) La mala calidad de los servicios prestados o de los productos entregados por parte de EL CONTRATISTA o la poca
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idoneidad para el cumplimiento del objeto contractual, a juicio del CONTRATANTE; c) La incapacidad financiera de EL CONTRATISTA que se presume cuando se declara en quiebra o se le abre concurso de acreedores; d) El incumplimiento a la Política de Salvaguarda de las niñas, niños y jóvenes; e) El incumplimiento a la Política Antifraude; f) Por eventos de conflictos de interés; g) Por incurrir en conductas que atenten contra el buen nombre de PLAN y pueda generar riesgo reputacional o cualquier conducta prevista en el Código de Conducta que de origen a la terminación del Contrato.
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12.9. AUDITORÍA: EL CONTRATISTA autoriza de forma expresa a PLAN para que, en cualquier momento, durante y hasta cinco (05) años después de terminado el contrato, a auditar las cuentas y procedimientos de EL CONTRATISTA, correspondientes a este contrato, a través de personal de PLAN o de terceros. EL CONTRATISTA se compromete a facilitar toda la información, y permitir el acceso a las instalaciones, personal y, en general, atender cualquier otro requerimiento para la realización de las visitas, evaluaciones o auditorias.
12.10. CESIÓN DEL CONTRATO: Queda terminantemente prohibido que EL CONTRATISTA ceda o traspase a terceros las obligaciones y derechos que el contrato le impone sin el consentimiento previo y escrito de PLAN.
12.11. POLÍTICA DE SALVAGUARDA DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y JÓVENES. - Con ocasión de la suscripción de este contrato y durante la ejecución del mismo EL CONTRATISTA se compromete a promocionar y a salvaguardar los derechos de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes contra todas las formas de violencia con una perspectiva de género y en especial a:
• Crear entornos seguros para niños, niñas y jóvenes.
• Salvaguardar y respetar a los niñas, niñas y jóvenes independientemente de su edad, sexo, genero, origen étnico, creencias religiosas o políticas, salud física y mental, condición económica o social.
• Promover prácticas seguras para la niñez y la juventud.
• Tratar a los niñas, niñas y jóvenes con respeto, dignidad, actuando siempre en su mejor interés, de acuerdo con la legislación colombiana y la política de salvaguarda de la niñez y la juventud.
• Cumplir con la política de salvaguarda de la niñez y la juventud, incluyendo el anexo 01 de la misma, denominado Código de Conducta de la Salvaguardia.
Adicionalmente es responsable de:
• No abusar y/o explotar o actuar de forma riesgosa para la niñez y la juventud.
• Nunca actuar o comportarse de una manera que resulte en violencia contra los niños, niñas y jóvenes, o colocarlos en riesgo de violencia.
• Informar y responder a las inquietudes de salvaguarda y a los incumplimientos de la Política de acuerdo con los procedimientos establecidos por PLAN.
• Promover la participación segura y protegida, para lo cual se debe tener en cuenta y cumplir
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
con los procesos y requisitos para la participación en espacios y programas de PLAN.
• Preservar la dignidad, protección de la niñez y la juventud cumpliendo con las directrices para publicidad, medios de comunicación, fotografías, videos, visitas establecidas por PLAN.
• Concientizarse de las acciones que implica no cumplir la Política de Salvaguarda de la Niñez y la Juventud.
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• Cooperar en la investigación a la haya lugar, en caso de denuncia o reporte de incumplimiento de la Política de conformidad con los procedimientos disciplinarios y acuerdos contractuales y/o a las leyes del país.
• No realizar acusaciones falsas o maliciosas.
Para la suscripción de este contrato EL CONTRATISTA declara haber recibido, leído y entendido el documento de la política. Para tal efecto, se la misma puede ser consultada a través del link: xxxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xx-xx-xxxxx-x-xxxxxxxx/
12.12. POLÍTICA DE IGUALDAD DE GÉNERO E INCLUSIÓN: Con ocasión de la suscripción de este contrato y durante la ejecución del mismo, EL CONTRATISTA se compromete a fomentar una cultura que abraza y ejemplifica el compromiso a la igualdad de género, los derechos de las niñas y la inclusión, a la vez, apoyando a todas las personas con el que intervenga en el desarrollo del proyecto para promover buenas prácticas, actitudes positivas y principios de igualdad de género e inclusión.
Para la suscripción de este contrato EL CONTRATISTA declara haber recibido, leído y entendido el documento de la política. Para tal efecto, se la misma puede ser consultada a través del link: xxxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xx-xxxxxx/
12.13. POLÍTICA ANTIFRAUDE, ANTISOBORNO Y ANTICORRUPCIÓN: EL CONTRATISTA se compromete a desarrollar el objeto del contrato y sus obligaciones en forma ética y transparente. En consecuencia, con la suscripción del contrato manifiesta que ha recibido el documento que contiene la Política Antifraude, Antisoborno y Anticorrupción de la FUNDACIÓN PLAN y se compromete a cumplirla. Así mismo, conoce que puede acceder a la Política en el siguiente link: xxxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/000000XXXX%XX%00XXXX-Xxxxxxxxxx- Antisoborno-y Anticorrupcio%CC%81n.pdf
12.14. POLÍTICA DE MONITOREO, EVALUACIÓN, INVESTIGACIÓN Y APRENDIZAJE (MERL) Y SUS ESTÁNDARES: EL CONTRATISTA se compromete a cumplir con los requisitos mínimos para el desarrollo de las iniciativas MERL sean de calidad y apoyen la capacidad de Plan de producir pruebas solidad para su trabajo programático y de influencia.
Por esto las oficinas de Plan International son las responsables de garantizar que todas las personas que trabajen en PLAN como los CONTRATISTAS que participen en iniciativas MERL actúen de acuerdo a los siguientes estándares:
ESTÁNDAR 1: las iniciativas xx XXXX deben adherirse a las normas éticas.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
ESTÁNDAR 2: las iniciativas xx XXXX se conceptualizan y diseñan de forma apropiada. ESTÁNDAR 3: las iniciativas xx XXXX se planifican adecuadamente
ESTÁNDAR 4: las iniciativas xx XXXX se ejecutan con la adecuada supervisión gerencial ESTÁNDAR 5: las iniciativas xx XXXX se utilizan para la rendición de cuentas, y para impulsar el aprendizaje y las mejoras.
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El Marco para un MER ético responde al Estándar 1 y a los principios establecidos en la Política de MER, determina el compromiso de Plan International con las iniciativas de monitoreo, evaluación e investigación y garantiza el respeto y la protección del bienestar, de la dignidad, de la asistencia de derechos y de la seguridad de las niñas, niños y jóvenes, y personas adultas que participen del proceso de recolección de datos.
Lo anterior, implica que todas las iniciativas cuenten con (a) el consentimiento informado, documentado y voluntario de la persona participante, y, además, si él o la participante es menor de 18 años, el consentimiento de sus padres/tutores; (b) la garantía de confidencialidad y anonimato de los y las participantes, con la excepción de que, en algunos casos, un adulto participante consienta que se revele su identidad; (c) el ofrecimiento de apoyo adecuado a los y las participantes en la recopilación de datos, especialmente si surgen cuestiones de salvaguardia o si se están debatiendo cuestiones sensibles.
Antes de empezar, las iniciativas MERL se realiza una evaluación de los posibles riesgos de las y los participantes como parte del proceso ético para determinar qué medidas deben tomarse para mitigar esos riesgos y garantizar su bienestar como el de las personas que realizan el estudio.
De tal forma, se debe asegurar que la participación de la investigación de las y los participantes no se logre mediante el uso de amenazas, fuerza o soborno. Asimismo, PLAN respeta el derecho de las personas a negarse a participar en la investigación y retirar su participación en cualquier etapa de esta.
12.15. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN SENSIBLE: EL CONTRATISTA se obliga a no divulgar la información confidencial que llegue a su conocimiento por razón de la suscripción y ejecución del contrato. Las partes mantendrán la confidencialidad de los datos e información intercambiados entre ellas, incluyendo información objeto de derecho de autor, patentes, técnicas, modelos, invenciones, know-how, procesos, programas, ejecutables, investigaciones, detalles de diseño, información financiera, lista de clientes, donantes, inversionistas, empleados, relaciones de negocios y contractuales, implementación de proyectos, planes de mercadeo o cualquier información revelada sobre terceras personas, así como la información sobre proyectos, resultados e información sensible. La parte receptora correspondiente sólo podrá revelar información confidencial a quienes la necesiten y estén autorizados previamente por la parte de cuya información confidencial se trata. Las partes se comprometen a cumplir a cabalidad las disposiciones legales de protección de datos personales. La violación de ésta obligación hará incurrir al contratista en las sanciones legales correspondientes.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
La confidencialidad de la información se mantendrá vigente de acuerdo a los parámetros legales independientemente de la vigencia del contrato.
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En caso de que EL CONTRATISTA suministre datos personales o información sensible a la Fundación Plan, certifica que éstos han sido recolectados de acuerdo a la reglamentación vigente y cuenta con las autorizaciones de sus titulares. Así mismo, garantiza que la información recolectada no ha sido objeto de modificación o alterada o divulgada, salvo para la finalidad establecida en el contrato y está siendo almacenada de acuerdo a las Políticas de Protección de datos Personales y de Seguridad de la Información acorde con la ley.
Parágrafo primero: Se considera información confidencial: a) Aquella que como conjunto o por la configuración o estructuración exacta de sus componentes, no sea generalmente conocida entre los expertos en los campos correspondientes. b) La que no sea de fácil acceso, y c) Aquella información que no esté sujeta a medidas de protección razonables, de acuerdo con las circunstancias del caso, a fin de mantener su carácter confidencial. Es necesario resaltar que se tendrá el debido cuidado, reserva y custodia de la información sensible y datos personales de los intervinientes y beneficiarios del proyecto.
Parágrafo segundo: No habrá deber alguno de confidencialidad en los siguientes casos: a) Cuando la parte receptora tenga evidencia de que conoce previamente la información recibida; b) Cuando la información recibida sea de dominio público y, c) Cuando la información deje de ser confidencial por ser revelada por el propietario.
Parágrafo tercero: Es necesario resaltar que se tendrá el debido cuidado, reserva y custodia de la información, datos sensibles y datos personales de los intervinientes y beneficiarios del proyecto.
Parágrafo cuarto: En cumplimiento del objeto contractual, se tendrán en cuenta las disposiciones particulares de protección de datos personal e información personal contenidas en la ley 1581 de 2012 y en el decreto 1377 de 2013, acogiendo las definiciones, tratamiento y protección legal.
Parágrafo quinto: EL CONTRATISTA deberá llevar el registro de la autorización dada por el titular de la información siempre que esta se requiera y no se encuentre en uno de los casos de excepción expresa del artículo 10 de la ley 1581 de 2013.
12.16. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL: El contrato no genera relación laboral alguna entre PLAN y EL CONTRATISTA, o sus empleados o subcontratistas. Por tanto, estarán a cargo de EL CONTRATISTA el pago de las prestaciones sociales, aportes al Sistema Integral de Seguridad Social (Salud, Pensión y Riesgos Laborales) y de los aportes parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar– a que hubiere lugar, de todos los empleados a su cargo, de ser aplicable, o demás que por su actividad económica le corresponden por Ley. Si no cumpliere satisfactoriamente con las obligaciones de que trata esta cláusula, autoriza a PLAN a retener de los pagos parciales o de la liquidación final, las sumas necesarias para ello, sin que ello implique solidaridad alguna.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
Parágrafo primero: EL CONTRATISTA exhibirá para el cobro de los pagos parciales o finales derivados de éste contrato o en cualquier momento a solicitud de PLAN y sin requerimiento judicial, las planillas de pago de salarios y aportes a pensión, salud y riesgos laborales que acrediten el pago y cumplimiento de las obligaciones laborales.
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Parágrafo segundo: EL CONTRATISTA se obliga a cumplir con los aportes parafiscales conforme a lo ordenado por las disposiciones legales vigentes.
12.17. CONTROL DE EJECUCIÓN: La supervisión, y el debido control de la ejecución y cumplimiento del presente contrato la ejercerá PLAN a través de la gerencia del Proyecto o a quien se designe por escrito para dicha función. En virtud de los deberes de supervisión, se deberán desarrollar las siguientes actividades:
1. Xxxxx y verificar que EL CONTRATISTA cumpla con el objeto del contrato y de las obligaciones por él contraídas.
2. Informar a la Dirección Jurídica de PLAN respecto a las demoras o incumplimiento de las obligaciones de EL CONTRATISTA.
3. Efectuar un control técnico, financiero, administrativo y realizar un seguimiento permanente a la ejecución del contrato.
4. Recepcionar la correspondencia de EL CONTRATISTA y hacer las observaciones que estime convenientes.
5. Exigir el cumplimiento del contrato en las condiciones y los plazos estipulados.
6. Solicitar a EL CONTRATISTA los informes a que haya lugar.
7. Verificar y certificar el cumplimiento a satisfacción del objeto contractual por parte de EL CONTRATISTA, cuando haya lugar a ello. Dicha certificación constituye un requisito previo para cada uno de los pagos que deba realizar PLAN.
8. En caso de presentarse situaciones que requieran conceptos jurídicos especializados, de los cuales no tenga el suficiente conocimiento, así lo hará saber a la Dirección Jurídica de PLAN, con miras a lograr la mejor decisión para las partes.
9. Solicitar con la debida antelación a la Dirección Jurídica, la necesidad de la suscripción de modificaciones, prórrogas o adiciones al presente contrato, en caso de ser necesario y presentar el documento pertinente para tal fin. Esta solicitud deberá llevarse a cabo, con mínimo cinco (5) días de anticipación al vencimiento del contrato, de acuerdo a lo dispuesto en el Procedimiento de Gestión Jurídica y Contractual de la Fundación Plan.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
10. Verificar que EL CONTRATISTA cumpla con sus obligaciones en materia de seguridad social y parafiscales, según los parámetros xx xxx.
11. Todas aquellas a que haya lugar, para la correcta ejecución del contrato, y que no se encuentren expresamente descritas en esta cláusula.
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12.18. LIQUIDACIÓN: En el evento de terminación del contrato por cualquier causa, PLAN adelantará la liquidación del contrato y realizará el balance económico del mismo. En tal sentido, realizará la verificación del estado de cumplimiento de las obligaciones, así como los pagos debidamente causados a la fecha de terminación efectiva de conformidad con el presupuesto establecido en la ficha técnica del proyecto, pudiéndose compensar o deducir del valor a cancelar a EL CONTRATISTA, aquellas sumas de dinero no ejecutados sin necesidad de requerimiento alguno por parte de PLAN. Para lo anterior, bastará solo con la manifestación del supervisor y verificación financiera, lo cual constará en la respectiva acta de liquidación.
Parágrafo primero: La liquidación del contrato tendrá efecto xx xxx y salvo entre las partes por las sumas efectivamente acordadas y las diferencias a favor de PLAN estarán dotadas de mérito ejecutivo, pudiendo acudir ante la jurisdicción para hacerlas efectivas.
Parágrafo segundo: Ante la renuencia del CONTRATISTA para efectuar la liquidación del contrato dentro de los cuatro (04) meses siguientes a la terminación del contrato por cualquier causa, desde ya, EL CONTRATISTA autoriza a PLAN a realizar la liquidación de forma unilateral y autónoma, a través de un acta de finalización contable, de la cual se le dará traslado por un término de tres (03) días hábiles para que se pronuncie. Transcurrido el término antes señalado sin que EL CONTRATISTA se pronuncie, el acta de finalización contable será ratificada.
12.19. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento total o parcial de EL CONTRATISTA de cualquiera de las obligaciones pactadas en el presente contrato, se obliga a cancelar a favor del CONTRATANTE una suma de dinero equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. La sanción aquí establecida se considerará como una estimación anticipada de perjuicios que EL CONTRATISTA cause en razón a su incumplimiento. En todo caso, la causación de la pena no extinguirá la obligación.
Parágrafo primero: Para efectos de que EL CONTRATISTA cancele el valor aquí establecido derivado del incumplimiento, no se requiere que PLAN lo constituya en xxxx, el simple incumplimiento imputable a EL CONTRATISTA dará origen al pago de la suma prevista en esta cláusula.
Parágrafo segundo: EL CONTRATISTA, con la suscripción, autoriza con la firma del presente instrumento contractual, que PLAN descuente de las sumas que le adeude los valores correspondientes a la cláusula penal en mención.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
12.20. MULTAS: Sin perjuicio de lo establecido en la cláusula penal pecuniaria, en caso xx xxxx o retardo injustificado por parte de EL CONTRATISTA en el cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones, éste pagará a EL CONTRATANTE a título de multa un valor equivalente al cero punto uno por ciento (0.1%) del valor total del contrato por cada día de retraso. Sin embargo, la tasación de la multa no podrá superar el diez por ciento (10%) del valor total del contrato.
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Parágrafo primero: Para la imposición de la multa de que trata esta cláusula, el supervisor deberá presentar a la Dirección Jurídica de PLAN un informe sobre el retardo x xxxx injustificada en que ha incurrido EL CONTRATISTA, con los debidos soportes. En el mismo informe, se deberá realizar la tasación de la multa.
Parágrafo segundo: Con la suscripción de este contrato, EL CONTRATISTA autoriza a EL CONTRATANTE para que dicho valor sea descontado del saldo existente a su favor. De no existir saldo a favor, se hará efectiva la garantía de cumplimiento constituida y, si esto no fuera posible, se cobrará por la jurisdicción ordinaria.
12.21. DERECHOS DE LA FUNDACIÓN PLAN EN CASO DE INCUMPLIMIENTO: Si EL CONTRATISTA no cumpliere sus obligaciones conforme a los términos y condiciones del contrato suscrito, podrá PLAN, de manera unilateral y sin previo aviso:
1. Ejecutar el objeto del contrato, en todo o en parte, con otros contratistas, en cuyo caso, podrá exigir que EL CONTRATISTA que incumplió le compense por cualquier aumento de los costos en que incurra;
2. Exigir las garantías constituidas a su favor; y/o
3. Hacer efectivas las cláusulas de multa o penal pecuniaria.
12.22. IRRENUNCIABILIDAD DE DERECHOS: La ausencia de reclamos por el incumplimiento de cualquier disposición del contrato no constituye una renuncia a los derechos que éste confiere. Ninguna renuncia de estos derechos será válida a menos que conste por escrito y se encuentre firmada por el Representante Legal de PLAN y de EL CONTRATISTA.
12.23. RESPONSABILIDAD: EL CONTRATISTA será responsable ante PLAN por dolo o culpa grave por aquellas afectaciones graves, daños y perjuicios atribuibles por su acción u omisión, o por la acción u omisión de sus dependientes, durante la vigencia del contrato.
12.24. DECLARACIÓN DE CONOCIMIENTO: EL CONTRATISTA declara que tiene pleno conocimiento de la naturaleza del objeto contratado y, en consecuencia, de los inconvenientes y problemáticas que podrán presentarse durante la ejecución y de los tiempos en que deberá realizar la entrega de los productos pactados. Así mismo, declara tener pleno conocimiento del lugar y área de cobertura de las actividades contratadas, así como de su entorno político y social.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
En consecuencia, no podrá reclamar de PLAN ninguna contraprestación adicional a las previstas en el contrato, por las dificultades derivadas de este entorno, ni podrá alegar esta situación como exoneración de cumplimiento de las obligaciones y objeto del contrato.
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12.25. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: Sin que se constituya en una limitación al acceso a la administración de justicia, las partes harán su mejor esfuerzo para que las diferencias que llegaren a tener con ocasión al contrato sean resueltas, de común acuerdo dentro de los treinta (30) días siguientes a la solicitud que, sobre ese particular, haga la parte que se sienta afectada de manera escrita. De no ser ello posible, serán sometidas al juez natural del contrato.
12.26. CESIÓN DE DERECHOS PATRIMONIALES DE AUTOR: EL CONTRATISTA se obliga a transferir de manera total y sin limitación alguna a PLAN, los derechos patrimoniales de autor que sean de su propiedad sobre todos los productos que se generen con ocasión de la contratación, en cualquier ámbito territorial, a perpetuidad y sin perjuicio del respeto al derecho moral consagrado en el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993 concordante con el artículo 30 de la Ley 23 de 1982. En virtud de lo anterior, se entiende que PLAN adquiere el derecho de reproducción en todas sus modalidades; el derecho de transformación o adaptación, comunicación pública, importación, distribución y, en general, cualquier tipo de explotación que de los productos se pueda realizar por cualquier medio conocido o por conocer.
Parágrafo primero: La presente cesión se hace extensiva no sólo a las facultades y derechos de uso sobre la obra en formato o soporte material, sino también para formato virtual, electrónico, digital, óptico, usos en red, internet, extranet, intranet, etc., y en general para cualquier formato conocido o por conocer.
Parágrafo segundo: Relación contractual. - Las partes suscribientes del Contrato manifiestan y declaran que entre ellos existe una relación civil derivada del Contrato de Prestación de Servicios, y por lo tanto la cesión de derechos patrimoniales de autor obedece a los productos entregables para el cumplimiento del objeto y las obligaciones de EL CONTRATISTA de conformidad con las orientaciones e indicaciones señaladas y diseñadas por PLAN, en el marco del contrato. En consecuencia, en virtud de la presente relación civil, en el marco del Contrato de Prestación de Servicios, y lo establecido en el artículo 20 de la Ley 23 de 1982 modificada por el artículo 28 de la Ley 1450 de 2011, el valor por la cesión de todos los derechos patrimoniales de autor del objeto de este contrato se encuentra remuneradas dentro del valor de los honorarios establecidos en éste, señalados en la cláusula correspondiente.
Parágrafo tercero: Condiciones y legitimidad de los derechos: En virtud de este contrato, EL CONTRATISTA garantiza que es propietario integral de los derechos de explotación de los productos definidos en el Contrato y los derechos conexos y en consecuencia garantiza que puede contratar y transferir los derechos aquí cedidos sin ningún tipo de limitación por no tener ningún tipo de gravamen, limitación o disposición. En todo caso, responderá por cualquier reclamo que en materia de derecho de autor se pueda presentar, exonerando de cualquier responsabilidad a PLAN. Si durante la ejecución del contrato, EL CONTRATISTA utiliza otras obras de terceros, como textos,
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
fotografías, fonogramas, modelos técnicos, entre otras creaciones protegidas por los derechos de autor, EL CONTRATISTA garantiza que dispone de las autorizaciones correspondientes, exonerando de cualquier responsabilidad a FUNDACIÓN PLAN.
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Parágrafo cuarto: Formalidades. - Como quiera que por virtud del presente contrato se transfiere el derecho patrimonial de autor, y para tener validez ante terceros, deberá inscribirse en la oficina de registro de derecho de autor, como lo ordena el artículo 183 de la ley 23 de 1982 modificado por el artículo 30 de la Ley 1450 de 2011.
Parágrafo quinto: EL CONTRATISTA reconoce la titularidad de PLAN de todos los derechos patrimoniales de autor sobre el objeto y productos del contrato, en las condiciones aquí establecidas en virtud de la presente cesión.
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
Gerente de Gestión de Conocimiento
Xxxxxxx Xxxxx
Coordinador Contable Área Financiera
Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Sanjuanes Profesional Especializada del Área Jurídica
Expediente contractual No. 202211001500500012E
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
ANEXO 1 - CARTA MODELO DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA
Bogotá D.C.
Señores:
FUNDACION PLAN
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Atn. Email:
REFERENCIA: SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE UNA CONSULTORÍA, PARA APOYAR EL PROCESO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN POR PARTE DE LAS ORGANIZACIONES DEL SUBGRUPO DE PROTECCIÓN, Y HACER EL ANÁLISIS DE INFORMACIÓN QUE CONTRIBUYA A COMPRENDER EL CONTEXTO SOBRE NIÑAS, NIÑOS, ADOLESCENTES Y JÓVENES VINCULADOS A GRUPOS ARMADOS.
Estimados Señores:
Por medio de la presente, nosotros, nombre o razón social de la firma, en calidad de proponente de la convocatoria para seleccionar el contratista de las obras de la referencia, hacemos entrega de una propuesta técnica, financiera y económica de acuerdo a lo solicitado en los Términos de Referencia.
Así mismo en mi calidad de proponente declaro que:
En consecuencia, hago entrega de una propuesta jurídica, técnica, financiera y económica de acuerdo a lo solicitado en los Términos de Referencia.
Así mismo, en el evento de resultar favorecido con la adjudicación me comprometo a notificarme, perfeccionar las condiciones de la negociación y ejecutar el objeto de la misma de acuerdo con los documentos que hacen parte del proceso de selección, los precios de esta oferta y las demás estipulaciones de la misma, en las partes aceptadas por PLAN.
Así mismo en mi calidad de proponente declaro que:
1. Conozco los términos de referencia, y acepto cumplir todos los requisitos en ellos exigidos salvo las desviaciones expresamente declaradas, en el evento que sean aceptadas por PLAN.
2. Conocemos todas las obligaciones de la interventoría establecidas en los términos de referencia y las aceptamos.
3. No nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Ley y que no nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
4. Manifiesto que SI ( ) NO ( ) poseo contratos vigentes o adjudicados a la fecha de cierre de la presente convocatoria, con entidades públicas o privadas.
5. Aceptamos la forma de pago establecida en los Términos de Referencia.
6. No presento pendientes, ni reclamaciones laborales ante el Ministerio de la Protección Social.
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7. No estoy incluido en el Boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República de acuerdo con lo establecido en la Ley 610 de 2000.
8. Que conozco el sitio en que debo desarrollar el objeto de la negociación, sus características, accesos, entorno socio económico, y que he tenido en cuenta este conocimiento para la elaboración de la propuesta.
9. No nos hemos acogido a la Ley 550 de 2002, ni a la ley 1116 de 2006 de re-estructuración económica, por lo que en la actualidad no nos encontramos en ninguna de sus etapas o en proceso de liquidación.
10. Que leí cuidadosamente los términos de referencia y elaboré mi propuesta ajustada a los mismos. Por tanto, conocí y tuve las oportunidades establecidas para solicitar aclaraciones, formular objeciones, efectuar preguntas y obtener respuestas a mis inquietudes.
11. Conocemos las condiciones básicas de la minuta del contrato objeto de la presente convocatoria.
12. Esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse sólo compromete al firmante de esta carta.
13. Ninguna entidad o persona distinta al firmante tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato que de ella se derive.
14. Si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a constituir las garantías requeridas y a suscribir éstas y aquél dentro de los términos señalados para ello.
15. Autorizo expresamente a PLAN para que en cumplimiento de sus políticas consulte nuestros datos en las bases y listas de información nacional y extranjera sobre lavado de activos, financiación del terrorismo y vínculos delictivos, así como en los repositorios de consulta pública de sanciones, sin que esto implique reporte alguno en centrales de información o alteración de la imagen personal o corporativa.
17. La propuesta que presentamos consta de folios.
18. Igualmente declaro bajo la gravedad del juramento que toda la información aportada y contenida en mi propuesta es veraz y susceptible de comprobación.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
QUE MI PROPUESTA SE RESUME ASI:
NOMBRE COMPLETO DEL PROPONENTE:
C.C. o NIT:
REPRESENTANTE LEGAL:
VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA:
40
VALIDEZ DE LA PROPUESTA: Para todos los efectos, se entenderá que es por una vigencia igual al período completo de ejecución del servicio, a partir de la fecha de presentación de la propuesta.
Me permito informar que las comunicaciones relativas a este proceso de selección las recibiré en la siguiente dirección:
DIRECCIÓN CIUDAD TELÉFONO (S) FAX
Atentamente,
FIRMA REPRESENTANTE LEGAL: NOMBRE: C.C.:
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
ANEXO 2 – MODELO DECLARACIÓN DE NO ESTAR INCURSO EN CAUSAL DE CONFLICTO
DE INTERÉS
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Identificado con la cedula de ciudadanía No. de , actuando en nombre propio y como Representante Legal de , identificada con NIT. , por medio del presente escrito manifiesto que no me encuentro en causales potenciales o reales de conflictos de interés para contratar con la Fundación PLAN.
En el evento de encontrarme en eventual conflicto de interés, en el marco del principio de buena fe, me comprometo a informar a la Fundación PLAN para que se realice la respectiva verificación, análisis y se adopte la decisión correspondiente.
Para constancia de lo anterior se firma a los días del mes de de 202_.
(FIRMA) REPRESENTANTE LEGAL /PERSONA NATURAL DOCUMENTO DE INDETIFICACIÓN
PERSONA JURÍDICA
Nota: En caso de encontrarse en algún potencial o real conflicto de interés con la Fundación PLAN, por favor relacionarlo.
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.
ANEXO 3 – AUTORIZACIÓN DE ESCÁNER ANTI – TERRORISTA AUTORIZACIÓN
Yo, identificado con la cédula de ciudadanía No. de , actuando en nombre propio y como representante legal de , identificada con NIT:
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por medio del presente escrito autorizo expresamente a PLAN para que en cumplimiento de sus políticas consulte mis datos en las bases y listas de información nacional y extranjera sobre lavado de activos, financiación del terrorismo y vínculos delictivos, sin que esto implique reporte alguno en centrales de información o alteración de la imagen personal o corporativa.
Para constancia de lo anterior se firma en Bogotá, a los días del mes de de 20 .
Nombre:
Firma:
Nuestro propósito: Trabajamos por un mundo justo que promueva los derechos de la niñez y la igualdad de las niñas.