Normas de participación 2024
Índice de contenidos
1. Información general xxx Xxxxx International Boat Show: organización; fecha y lugar de celebración; sectores representados
2. Personalidad jurídica
3. Inscripción
3.1. Adjudicación de espacios y plazas de amarre
3.2. Contrato de participación
3.3. Admisión como expositor
3.3.1. Expositor directo / Marca representada / Participación colectiva o institucional / Coexpositor
3.4. Obligación de exposición y apertura del stand
4. Condiciones de pago
5. Anulaciones y reducciones de espacio
5.1. Clausura del stand
5.2. Plazas de amarre y superficies de exposición desocupadas
6. Stands y regulaciones de montaje de stands de diseño e infraestructuras de apoyo a la exposición
6.1. Normas específicas para stands de diseño. Superficies al aire libre
7. Fechas de montaje y desmontaje de espacios de exposición
7.1. Superficies al aire libre
7.2. Carpas
7.3. Plazas de amarre
8. Oficinas del PIBS 2024 en el recinto ferial
9. Pases e invitaciones para el expositor
10. Entradas de taquilla / Pases profesionales
11. Catálogo oficial
12. Publicidad en el recinto ferial del PIBS 2024
13. Fotografías y filmaciones
14. Servicio de atención al cliente
15. Acceso al recinto ferial y entrega de mercancías
16. Seguridad y vigilancia en el recinto ferial
17. Limpieza xxx xxxxxxx ferial
17.1. Desmontaje: retirada de materiales. Adecuación del espacio de exposición
18. Ruidos / Contaminación acústica
19. Consideraciones legales
20. Recomendaciones sobre sostenibilidad y cuidado del medio ambiente
1. Información general
Denominación
Palma International Boat Show - PIBS 2024
Organización
Instituto de Innovación Empresarial de las Xxxxx Balears (IDI) Xxxxx xx Xxx Xxxxxxxx, 0. 07009 Palma (Xxxxx Balears) xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx
Contacto
Lugar de celebración
Xxxx Xxxx. Puerto xx Xxxxx. 07012 Palma
Fechas
Del 25 al 28 xx xxxxx de 2024
Horario
De 10.00 h a 20.00 h
Sectores representados
• Embarcaciones de recreo
• Superyachts
• Construcción y mantenimiento de embarcaciones
• Refit E Repair
• Yachts brokers
• Electrónica naval, sistemas de navegación y de comunicación
• Equipamiento náutico
• Deportes náuticos
• Marinas y puertos deportivos
• Motores marinos y generadores
• Motos acuáticas y quads
• Oferta náutico-turística / Alquiler de embarcaciones
• Organismos oficiales
• Servicios
2. Personalidad jurídica
El Palma International Boat Show está organizado por el Instituto de Innovación Empresarial de las Xxxxx Balears (IDI), ente instrumental adscrito a la Consejería de Empresa, Empleo y Energía del Gobierno de las Xxxxx Balears.
El domicilio social es la xxxxx xx Xxx Xxxxxxxx, 0, 00000 Xxxxx. Tel. 000 00 00 00. NIF: Q5755018H.
El IDI tiene como uno de sus objetivos dar apoyo técnico y estratégico para la mejora competi- tiva de los diferentes sectores empresariales de las Xxxxx Balears, más concretamente el sector náutico, considerado como un sector estratégico en el Plan de Industria 2018-2025.
La organización y el funcionamiento del IDI se rigen por sus Estatutos.
3. Inscripción
3.1. Solicitud de participación
La solicitud de participación deberá cumplimentarse siguiendo el modelo (formulario) que se facilita a través de la web xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx
Se tienen que rellenar todos los apartados del formulario, que debe ser firmado por la persona con poderes suficientes de la empresa solicitante.
La solicitud de participación deberá enviarse a la organización en el plazo máximo que ésta señale.
3.2. Adjudicación de espacios
La adjudicación de espacios queda reservada al IDI. Dicha adjudicación se efectuará en fun- ción de los siguientes criterios generales:
1. Singularidad del producto a exponer dentro del portafolio de productos y servicios que se presentan en la feria náutica. Novedad, encaje y sentido.
2. Antigüedad, es decir, expositores que hayan participado de forma continuada en anteriores ediciones, siempre que hayan formalizado la reserva en el plazo establecido para cada evento.
3. Sectorización y distribución general del espacio. Equilibrio de expositores en los diferentes sectores de la feria.
4. Fecha de solicitud. Orden de recepción de las solicitudes.
5. Número de metros cuadrados solicitados. Expositores con mayor superficie contratada.
La organización se reserva el derecho a adjudicar ubicaciones específicas, siempre y cuando estas decisiones sean de interés general para el buen funcionamiento y efectividad del evento.
3.3. Contrato de participación
Una vez recibida la solicitud de participación, la organización remitirá a la empresa solicitante el contrato de participación, en el que se indicará la propuesta de ubicación y los metros cua- drados adjudicados, así como el plano de ubicación .
Con la firma de dicho contrato la empresa solicitante conoce y acepta las normas de participa- ción del PIBS, así como el espacio adjudicado.
El contrato de participación es válido, únicamente, para la empresa que figure en la inscripción y para el PIBS 2024.
La condición de expositor se adquiere mediante la firma del contrato de participación y el pago del 100%.
3.4. Admisión como empresa expositora
Únicamente se admitirán las empresas cuyos productos sean compatibles con la temática general del evento (náutica).
No se permitirá la exposición de equipamientos y/o embarcaciones usadas, salvo que se trate de productos presentados por sus fabricantes y/o empresas oficiales que los representen en la feria en calidad de muestras o productos de referencia, siempre y cuando sean modelos con vigencia comercial, en perfecto estado de conservación y con antigüedades no superiores a los tres años.
Para embarcaciones de más de 22 metros de eslora gestionadas por brokers, el PIBS 2024 ofrece el área denominada Superyacht Village, un espacio exclusivamente destinado x xxxxx de gran eslora, equipamiento y oferta de servicios de apoyo, en la que está autorizada la gestión comercial directa de embarcaciones usadas (venta y alquiler). La responsabilidad de la gestión comercial y promocional de esta área es de Balearic Yacht Brokers Association (BYBA).
En el Superyacht Village se ubica el Refit E Repair Show, un área de exposición específica- mente ideada para empresas especializadas en el mantenimiento, reparación, remodelación y modernización de embarcaciones de gran eslora.
La exposición de productos de una marca determinada será responsabilidad exclusiva del expositor. La organización del salón declinará cualquier responsabilidad sobre este concepto.
La organización se reserva el derecho de admisión de expositores y de los productos a exponer.
No se permitirá la participación de aquellas empresas que tengan saldos vencidos pendientes de pago con el IDI.
La existencia de saldos vencidos pendientes de pago, el incumplimiento de las normas de participación, así como la comisión de actos que transgredan el prestigio o buena imagen del PIBS o del IDI, podrán representar la inhabilitación del expositor para contratar con el PIBS e IDI en lo sucesivo.
3.4.1. Expositor directo / Marca representada / Participación colectiva o institucional / Coexpositor
Se considera expositor directo la empresa, persona o entidad que presenta la solicitud de par- ticipación y que formaliza el contrato de participación.
El expositor directo no podrá subcontratar el espacio adjudicado.
La empresa representada es aquella o aquellas empresas que el expositor directo autoriza a participar dentro de su stand, desarrollando una actividad comercial específica.
La participación colectiva y/o institucional obliga de cara a la organización del PIBS a la exis- tencia de un organismo o empresa que tendrá, a todos los efectos, la consideración de exposi- tor directo.
Se considerarán como coexpositores aquellas empresas con presencia física y comercial directa en el stand del expositor. Su participación obliga a cursar una solicitud específica con la organización del PIBS 2024 para realizar esta actividad y al pago de una cuota de 175 € (+ IVA), lo que le permitirá ejercer su actividad profesional en el recinto ferial y tener presencia en el catálogo oficial de la feria.
3.5. Obligación de exposición y apertura del stand
Los objetos y productos expuestos deberán permanecer en el stand del expositor durante los días y horario de celebración.
El expositor se compromete a atender el stand durante las horas de apertura del salón. Los stands deberán estar obligatoriamente abiertos durante el horario de visita de la feria.
La organización se reserva el derecho de clausurar el stand o las instalaciones que incumplan
las condiciones de las normas de participación.
4. Condiciones de pago
Para participar en el Palma International Boat Show es imprescindible que el expositor esté al corriente de pago. Si quedan saldos pendientes, se deja sin efecto el contrato de participa- ción. No se entregará documentación alguna, permisos de montaje de stands, de superficies de exposición, ni se permitirá el atraque de embarcaciones en la marina.
Plazos de pago:
Un único pago del 100% que se tiene que realizar durante los 30 días posteriores a la recep- ción de la factura.
La organización remitirá las facturas a partir del 1 de enero de 2024.
En caso de que el contrato se formalice a partir del 20 xx xxxxx de 2024, la fecha límite para abonar el 100% de la factura será el día 16 xx xxxxx.
Para poder hacer el pago, se tendrán que haber aceptado las normas de participación. Los expositores podrán realizar los pagos a los vencimientos indicados vía:
- Transferencia bancaria:
CAIXABANK, S.A, IBAN XX00 0000 0000 000000000000 SWIFT XXXXXXXXXXX
5. Anulaciones y reducciones de espacios
Los expositores que renuncien a participar en el evento deberán notificar por escrito dicha renuncia a la organización.
Los expositores podrán anular su reserva sin penalización si dicha cancelación se realiza
hasta el 15 xx xxxxx de 2024.
Las anulaciones que se realicen en el período del 16 xx xxxxx al 4 xx xxxxx de 2024 serán pe- nalizadas con el 50 % del total del importe acordado en el contrato.
Si la anulación se realiza a partir del 5 xx xxxxx de 2024, los expositores estarán obligados al pago completo del precio acordado en el contrato.
Las reducciones de espacio de exposición contratado se regirán por las mismas normas que las aplicadas para el caso de las anulaciones.
En el supuesto de que el expositor no haya satisfecho la totalidad del importe antes del inicio del montaje, o no haya ocupado el espacio contratado el día de la inauguración del evento, podrá entenderse como anulada su participación, quedando la organización en libertad de ceder el espacio o el stand a un tercero, sin tener ninguna obligación de indem- nización ni de reintegro.
En ningún caso las superficies de exposición contratadas podrán ser divididas o cedidas total o parcialmente a terceras empresas.
5.1. Clausura del stand
La organización podrá clausurar un stand durante el periodo de montaje o celebración si el expositor incumple alguna de las normas establecidas o existe una orden judicial que así lo indique, sin ninguna obligación por parte de la organización a indemnizar ni reintegrar las canti- dades adelantadas por su participación.
La organización se reserva el derecho a desalojar un stand, corriendo por cuenta del expositor los gastos que, en su caso, se produzcan.
5.2. Plazas de amarre y superficies de exposición desocupadas
Cualquier superficie de exposición y/o plaza de amarre contratada que no haya sido ocupada por su adjudicatario tres horas antes de la inauguración oficial de la feria quedará a disposición de la organización y se podrá adjudicar libremente, sin compensación alguna, a cualquier otro interesado.
Si, por algún motivo, la ocupación de un espacio de exposición y/o plaza de amarre tuviera que ocu- parse después de la inauguración, se deberá solicitar una autorización específica a la organización.
6. Stands y regulaciones de montaje de stands de diseño e infraestructuras de apoyo a la exposición
El PIBS 2024 ofrece a los expositores diferentes espacios dentro xxx xxxxxxx ferial para la pre- sentación de sus productos, sobre la base de las necesidades técnicas y logísticas del evento, así como las posibles peculiaridades de los productos a exponer:
a) Stands totalmente equipados que incluyen el espacio de exposición, tarima, moqueta, carpa autoportante homologada, instalación eléctrica, iluminación y rotulación, así como los permisos y licencias administrativas y seguros requeridos para su implantación y uso. Las dimensiones son de 3x3 m, 4x3 m, 4x4 m, 5x4 m y 5x5 m (o múltiplos de estos).
b) Espacios de exposición al aire libre en los que los expositores pueden montar sus propios stands de diseño y organizar su exposición de una manera más flexible.
c) Plazas de amarre ubicadas en la xxxxxx xxx xxxxxxx ferial, adaptadas a las especificaciones físicas que los expositores aportan en el proceso de contratación.
La organización del PIBS ofrece también el servicio de montaje y alquiler de carpas auto- portantes homologadas, tarimas, moqueta y suministro de energía eléctrica.
Para superficies inferiores a 50 m2, será obligatorio el uso de las carpas ofrecidas por la organización del PIBS.
Las áreas xxx xxxxxxx ferial en las que el proyecto del PIBS incluye como tejidos unitarios de exposición a carpas de 3x3 m, 4x3 m, 4x4 m, 5x4 m y 5x5 m no podrán ser comercializadas como espacios al aire libre.
Las plazas de amarre se sitúan en los muelles de la xxxxxx xxx xxxxxxx ferial.
En todos los casos, las dimensiones de eslora y manga corresponden específicamente a los datos aportados por los expositores en el proceso de contratación.
Cualquier incremento en la eslora y/o manga sobre las dimensiones de la embarcación contratada implica la baja inmediata del amarre, sin que el expositor tenga derecho a indemnización alguna.
Los incrementos de eslora y manga ya contratados y tramitados formalmente solo se acep- tarán hasta el 20 xx xxxxx de 2024, siempre y cuando sea posible por cuestiones técnicas y logísticas.
Las plazas de amarre situadas en los pantalanes P1, P2, muelle de la Escalera Real y muelle de la Industria Pesquera incluyen en su contratación, como partida obligatoria, el suministro básico de energía eléctrica. En el caso de P1, P2 y Xxxxxx xx Xxxxxxxx Real, 1.100 wat.; y 63 amperios en el Muelle de la Industria Pesquera.
Se ofrece la posibilidad de contratación de aumentos de potencia en el suministro de ener- gía eléctrica en las plazas de amarre.
Podrán suministrarse potencias superiores a los 63 amperios en el Muelle de la Industria Pes- quera y en el pantalán P2, exclusivamente en la cabecera xxx xxxxxx y hasta un máximo de 6 tomas en las bandas laterales.
Los amarres dispondrán, sin cargo adicional, xx xxxxx de agua.
6.1. Normas específicas para stands de diseño. Superficies al aire libre
Los expositores que contraten solo superficie y quieran montar su propio stand recurriendo a estructuras de diseño personalizadas, estructuras modulares, carpas, containers, tendales, pasarelas, rampas, estructuras Xxxxxx, andamios multidireccionales, truss, deco-truss, etc, y que incorporen redes eléctricas específicas o, en general cualquier infraestructura de apoyo a su espacio de exposición serán, en todos los casos, los responsables directos de los montajes realizados y de la implantación de estos equipamientos y de la totalidad de productos en expo- sición en sus espacios de exposición, tanto si estas tareas son realizadas por personal propio como por empresas subcontratadas a estos efectos.
Será responsabilidad directa de los expositores que los trabajos de montaje de sus áreas de exposición se realicen por empresas cualificadas y autorizadas oficialmente para realizar este tipo de obras de acuerdo con las normativas vigentes en cuestiones técnicas y administrativas.
Los expositores que vayan a realizar montajes en sus superficies de exposición deberán dis- poner de un seguro de responsabilidad civil suficiente como para garantizar la cobertura de posibles siniestros derivados de los montajes e infraestructuras instaladas en sus superfi- cies de exposición.
Los expositores que vayan a realizar cualquier tipo de montaje en sus superficies de exposi- ción deberán presentar a la organización del PIBS, antes del 27 xx xxxxx de 2024, para su autorización y homologación por el equipo de ingeniería del certamen, el proyecto comple- to de las obras a realizar, la póliza del seguro que cubrirá la RC de estos montajes así como los datos técnicos y administrativos de la empresa que vaya a realizar los trabajos.
El proyecto deberá incorporar las planimetrías, memorias y las especificaciones técnicas nece- sarias y suficientes para una completa interpretación de las obras a realizar, así como los visados, certificados de homologación, permisos y autorizaciones que se requieran para que los montajes propuestos cumplan con las normativas técnicas y administrativas vigentes para este tipo de obras. El equipo de ingeniería del PIBS 2024, tramitará, si procede, la autorización para realizar el montaje.
También podrá solicitar, en caso de ser necesario, las documentaciones técnicas y administra- tivas que se precisen para proceder a tramitar la autorización de montaje.
Asimismo, podrá rechazar un proyecto determinado si no cumple con los estándares técnicos y administrativos requeridos para su ejecución material.
Por último, requerirá a los responsables de todos los proyectos autorizados que aporten, antes de las 16.00 h del día 21 xx xxxxx de 2024, el certificado oficial de montaje y la autorización oficial de la puesta en servicio de la instalación eléctrica, en caso de tenerla.
No se podrá iniciar ningún montaje en el recinto ferial del PIBS 2024 sin que se disponga de la autorización del equipo de ingeniería del certamen.
No se autorizará la apertura al público de ningún stand que no disponga de la autorización de montaje y/o no haya presentado en tiempo y forma el certificado oficial de montaje y de la puesta en servicio de la instalación eléctrica, en caso de tenerla.
Los expositores serán responsables de que los montajes de sus stands se realicen respetan- do la integridad física de sus trabajadores y posibles daños medioambientales de los espa- cios donde se implantan. Terminadas las obras de montaje y de desmontaje, será preceptivo dejar limpio y despejado el espacio en el que hayan construido el stand, liberado de cualquier elemento mecánico y/o ornamental que se haya podido implantar para realizar los montajes y acabados del stand, restituyendo a su estado original los espacios utilizados para la exposi- ción (clavos, tornillerías de sujeción, perforaciones, pinturas, carteles, etc.).
En el caso de que los espacios de exposición no queden en las condiciones anteriormente descritas, la organización facturará al expositor responsable de estas obras los costes de las acciones que sean necesarias para adecuar estas áreas a lo exigido en el párrafo anterior.
7. Fechas de montaje y desmontaje de espacios de exposición
7.1. Superficies al aire libre
Montaje:
Del 20 xx xxxxx de 2024 a partir de las 08.00 h, al 24 xx xxxxx de 2024, a las 24.00 h.
Desmontaje:
Del 28 xx xxxxx de 2024, a partir de las 21.00 h, al 3 xx xxxx de 2024, a las 20.00 h.
7.2. Carpas
Montaje:
Del 22 xx xxxxx de 2024, a partir de las 08.00 h, al 24 xx xxxxx de 2024, a las 24.00 h.
Desmontaje:
Del 28 xx xxxxx del 2024, a partir de las 21.00 h, al 1 xx xxxx de 2024, a las 20.00 h.
7.3. Plazas de amarre
Entrada de embarcaciones en exposición:
Del 21 xx xxxxx de 2024, a partir de las 08.00 h, al 24 xx xxxxx de 2024, a las 24.00h.
Salidas de embarcaciones en exposición:
Del 28 xx xxxxx del 2024, a partir de las 20.00 h, al 1 xx xxxx de 2024, a las 20.00 h.
Para el amarre de embarcaciones se ofrece, sin coste alguno, la ayuda del servicio oficial de buzos del PIBS 2024, operativo desde el 21 abril hasta el 1 xx xxxx de 2024, con un horario ininterrumpido de las 9.00 h a las 19.00 h.
El servicio de asistencia al amarre deberá ser solicitado a la organización del PIBS 2024 con la suficiente antelación, indicando las fechas y horas estimadas para las llegadas de las embarcaciones al recinto ferial. La oficina de atención al cliente informará sobre la plani- ficación operativa diseñada para estas maniobras.
Los servicios se realizarán por riguroso orden de solicitud, salvo en el caso de que se requiera de ayudas extraordinarias por situaciones de emergencia (embarcación con maniobrabilidad reducida, averías u otros).
En ningún caso se podrá tramitar esta ayuda directamente con el servicio de marinería o de buzos del PIBS 2024.
8. Oficinas del PIBS 2024 en el recinto ferial
Las oficinas del PIBS 2024 estarán operativas, en el recinto xxxxxx xxx Xxxxxx Viejo del Puerto xx Xxxxx, del día 20 xx xxxxx al 3 xx xxxx de 2024 con un horario de atención al público de
08.00 h a 20.00 h.
9. Pases e invitaciones para el expositor
Superficie | Pases expositor | Pases VIP | Invitaciones |
De 9 a 12 m2 | 4 | 4 | 60 |
De 13 a 25 m2 | 5 | 5 | 80 |
De 26 a 100 m2 | 6 | 6 | 100 |
Más de 100 m2 a 200 m2 | 12 | 12 | 200 |
Más de 200 m2 | 15 | 15 | 350 |
Solo amarres | 4 | 4 | 60 |
Los expositores que solamente disponen de amarres recibirán cuatro pases de expositor, cuatro pases VIP y sesenta invitaciones por amarre. Se establecerá un pase especial para tripulaciones en el que constarán todos los datos identificativos para poder ser acreditados. Si algún expositor necesita más pases VIP podrá adquirirlos al precio de 35€. En caso de ne- cesitar más invitaciones se podrán comprar al precio de 3€.
10. Entradas de taquilla / Pases profesionales
El tique de entrada (una visita al recinto ferial) puede adquirirse online a través de xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx o en taquilla los xxxx xx xxxxx.
El precio de la entrada online es de 11 €. El precio de la entrada en taquilla es de 10 €. Los menores de 6 años acompañados de un adulto pueden acceder gratis al recinto ferial.
El precio de los pases profesionales, que permiten la libre entrada al recinto ferial durante la totalidad de los días que dura el evento, del 25 al 28 xx xxxxx de 2024, será de 38.5 €. Tienen que adquirirse únicamente online a través de la web xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.
11. Catálogo oficial
El catálogo oficial estará disponible exclusivamente online. Se dispondrá de una versión edita- ble en PDF que podrá descargarse directamente desde la página web del PIBS 2024.
Los expositores y coexpositores, antes del 5 xx xxxxx de 2024, podrán cumplimentar los formularios (vía web accesible desde la extranet del salón) para acceder a este servicio del PIBS.
12. Publicidad en el recinto ferial del PIBS 2024
La publicidad dentro xxx xxxxxxx ferial del PIBS 2024 está exclusivamente reservada a los expositores y a las empresas colaboradoras/patrocinadoras e instituciones vinculadas con la organización del evento.
El expositor podrá utilizar medios de promoción y publicidad de los productos objeto de expo- sición, única y exclusivamente dentro de los límites del stand que ocupa, quedando prohibida dicha publicidad y promoción en los pasillos y en los terrenos xxx xxxxxxx ferial del PIBS 2024.
Se prohíbe la publicidad de terceros. Todo artículo exhibido que no sea del propio expositor, o empresas representadas, deberá ser autorizado por la organización para su exhibición
y publicidad.
La organización podrá prohibir la distribución de publicidad que haya dado lugar a reclamacio- nes y retener este material hasta la finalización del certamen.
Los medios publicitarios ópticos, móviles o acústicos sólo se autorizarán en la medida en que no causen molestias a los vecinos del stand.
13. Fotografías y filmaciones
La organización se reserva el derecho de fotografiar, dibujar o filmar las instalaciones y pro- ductos expuestos para utilizarlos en sus propias publicaciones, folletos o en cualquier otro medio, ya sea escrito, audiovisual o informático, con el fin de realizar promoción, publicidad de las instalaciones, eventos que se celebren o futuras ediciones que puedan celebrarse.
14. Servicio de atención al cliente
Del día 15 octubre del 2023 al 31 xx xxxx de del 2024 se pondrá a disposición de los expo- sitores de PIBS un servicio de atención al cliente, destinado a resolver necesidades generales (dudas, sugerencias, cuestiones técnicas y/o administrativas, etc.), problemas específicos puntuales, cuestiones relativas a los procedimientos de contratación, logística general y de montaje, entre otros.
El horario de atención al cliente será de 09.00 h a 13.30 h en días laborables.
Asimismo, pondremos a disposición de los expositores un servicio de chat en línea a través de xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx, así como un correo electrónico para facilitar
la máxima celeridad en las comunicaciones.
Servicio de atención al cliente:
- Correo Electrónico: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx
15. Acceso al recinto ferial y entrega de mercancías
Cada expositor puede gestionar las acreditaciones disponibles desde el “espacio expositor” de la extranet: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx. En dicha sección podrá ge- nerar las acreditaciones de su personal necesarias para poder acceder a la feria.
En función del número de metros cuadrados del espacio contratado, los expositores disponen de un mínimo de 4 acreditaciones hasta un máximo de 15, como se refleja en el punto 9 de las normas de participación, para poder acceder al recinto ferial.
Los tipos de acreditaciones que tienen disponibles y el número máximo son:
- Montaje: 10 (válidos exclusivamente para los días previos al inicio de la feria)
- Desmontaje: 10 (válidos exclusivamente para los días posteriores a la finalización de la feria)
- Tripulación: 4 pases especiales por embarcación.
- Limpieza: 10 (si el expositor contrata un servicio externo de limpieza, deberá realizarse antes de la apertura de puertas de la feria, de 6.00 a 10.00 h)
Fechas de entrada de mercancías y montaje: del 20 al 24 xx xxxxx de 2024, de 8.00 a 20.00 h.
Durante los xxxx xx xxxxx:
- Los expositores podrán acceder al recinto una hora antes de la apertura de puertas al público, y podrán salir una hora después del cierre.
- La entrada de mercancías está permitida de 8.00 a 9.30 h y de 20.30 a 22.00 h.
Para el envío de mercancías es obligatorio indicar el número de stand o de amarre y el nombre de la persona de contacto responsable de la recogida, a la siguiente dirección postal:
Palma International Boat Show. Xxxx Xxxx. Puerto xx Xxxxx - 07012 Palma
16. Seguridad y vigilancia en el recinto ferial
El recinto xxxxxx xxx Xxxxx International Boat Show dispone de un servicio de seguridad y vigi- lancia operativo las 24 h desde el día 14 xx xxxxx hasta el 4 xx xxxx. El 4 xx xxxx se manten- drá hasta las 20.00 h.
El servicio cubre fundamentalmente funciones relativas a control y orden de acceso al recinto ferial; seguridad de cara al uso/operatividad de las infraestructuras, equipamientos y servicios implantados en el recinto ferial; vigilancia general xxx xxxxxxx, asegurando orden y funcionali- dad en el tránsito de los visitantes e incluyendo la detección y solución de posibles situaciones de alarma o riesgo. El servicio forma parte del plan de emergencia de la feria, siendo de su responsabilidad, de acuerdo con los criterios de los responsables del servicio, la operatividad en caso de desalojo xxx xxxxxxx u otras situaciones que requieran de una intervención directa coordinada, de cara a evitar situaciones de riesgo o de apoyo funcional a otros servicios de emergencia (sanitarios, bomberos, fuerzas de seguridad, etc.).
El servicio de seguridad y vigilancia xxx xxxxxxx ferial no puede garantizar los desperfectos, roturas, hurtos ni robos de los materiales en exposición.
Es responsabilidad del expositor proteger sus pertenencias para evitar robos y hurtos. Se aconseja, a estos efectos, especial cuidado y vigilancia durante el periodo de montaje y, espe- cialmente, de desmontaje de la feria.
17. Limpieza xxx xxxxxxx ferial
La organización cuidará de la limpieza general diaria xxx xxxxxxx ferial sin incluir la limpieza del interior de los stands, que correrá a cargo de los expositores, los cuales podrán contratar libre- mente el servicio de limpieza y mantenimiento diario de su stand a través de cualquiera de las empresas especializadas existentes en el mercado.
17.1. Desmontajes: retirada de materiales. Adecuación del espacio de exposición
Una vez finalizado el desmontaje del stand, la empresa expositora deberá dejar la superficie contratada totalmente limpia.
Los expositores serán responsables de que los montajes de sus stands se realicen respetan- do la integridad física de los trabajadores y evitando daños medioambientales de los espacios donde se implantan.
Terminadas las obras de montaje y de desmontaje, será preceptivo dejar limpio y expedito el espacio en el que hayan construido el stand, liberado de cualquier elemento mecánico y/o
ornamental que se haya podido implantar para realizar los montajes y acabados del stand, res- tituyendo a su estado original los espacios utilizados para la exposición — clavos, tornillerías de sujeción, perforaciones, pinturas, cartelerías, etc.
En el caso de que los espacios de exposición no queden en las condiciones anteriormente descritas, la organización facturará al expositor responsable de estas obras los costes de las acciones que sean necesarias para adecuar estas áreas a lo exigido en el párrafo anterior.
18. Ruidos / Contaminación acústica
En atención a los demás expositores, se ruega restringir al máximo las demostraciones que generen ruidos durante las horas de celebración del certamen.
El volumen máximo permitido es de 3 dB por encima del nivel de fondo.
Para actuaciones musicales en directo, o cualquier acción que implique la generación de sonidos por encima de los límites autorizados, el expositor deberá contar con una autorización expresa de la organización del evento (contactar con la Oficina de atención al expositor).
La organización queda facultada para restringir las demostraciones que no cumplan con lo establecido.
19. Consideraciones legales
La organización puede acortar, prolongar o retrasar las fechas de celebración, montaje
y desmontaje por causas de fuerza mayor sin que ello suponga indemnización alguna a las empresas expositoras.
Al formalizar la solicitud de participación, el cliente firma el contenido del dossier comercial y, consiguientemente, acepta automáticamente estas normas de participación y se compro- mete a respetar las directrices especificadas en ellas.
Seguros
La organización dispone de un seguro de responsabilidad civil que cubre un capital de hasta 3.000.000 € para proteger a sus terceros de eventuales daños y pérdidas ocasionados por la organización o aquellas personas que dependan directamente de la misma, incluyendo la infraestructura y el equipamiento instalados por la organización.
En ningún caso la organización se responsabiliza de daños causados por asistentes, xxxxxxxx- res y otras personas o empresas. En particular, se destaca que no se responsabiliza del cuida- do diligente de los bienes expuestos, por lo que el expositor asume los riesgos de robo y hurto.
Los expositores deberán contar con un seguro de responsabilidad civil que cubra un capital mínimo de 600.000 € derivados de cualquier instalación propia, bien expuesto o actividad rea- lizada durante el transcurso de la feria.
Todas las embarcaciones a flote, sean nuevas o matriculadas, deberán contar, como mínimo, con el preceptivo seguro obligatorio de responsabilidad civil.
20. Recomendaciones sobre sostenibilidad y cuidado del medio ambiente
De acuerdo con el objetivo de desarrollo sostenible 14 (ODS14) de las Naciones Unidas, que hace referencia a la vida submarina y a la necesidad de conservación de los océanos, la orga- nización xxx Xxxxx International Boat Show está haciendo un esfuerzo para reducir el con- sumo de papel y de materiales no reciclables para contribuir al cuidado del medio ambiente. Por ello, se recomienda a los expositores utilizar materiales de merchandising sostenibles, así como proporcionar menaje reutilizable o cartón reciclable en los eventos organizados.