ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACIÓN DIRECTA CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES EN EL MERCADO Código: FO-GCO-PC01-14

	ESTUDIOS PREVIOS CONTRATACIÓN DIRECTA CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES EN EL MERCADO	Código: FO-GCO-PC01-14
		Versión: 1
		Vigente desde: 02/01/2023

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

1.1. ANTECEDENTES Y NECESIDAD

(Como guía deberá comenzar desde lo general a lo particular, utilizando para ello conectores lógicos)

Se deben enunciar las razones por las cuales esta contratación es la que más se ajusta como acción que atiende la necesidad.

Describir por qué se hace necesario contratar el bien, servicio u obra, teniendo en cuenta los factores y condiciones económicas, sociales y jurídicas que se encuentran en el entorno donde se va a ejecutar el contrato.

Para determinar la conveniencia pueden observarse, entre otros, los fines de la contratación estatal establecidos en el artículo 3 de la ley 80 de 1993, los fines de la función administrativa, interés general, etc.

LAS ANOTACIONES QUE SE HACEN EN ALGUNOS CAPÍTULOS (fuente de color ROJO), CONSTITUYEN GUÍAS, ORIENTACIONES, QUE NO DEBEN HACER PARTE DE LOS ESTUDIOS DEFINITIVOS, COMO TAMPOCO ESTA HOJA.

TODOS Y CADA UNO DE LOS NUMERALES DEBERÁN MANTENERSE.

1.2 META O PROYECTO

En caso que aplique por ser proyecto de inversión indicar la información del proyecto y la meta a la que apunta la necesidad, en caso contrario señalar NO APLICA.

2. OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO/ CONVENIO A CELEBRAR

2.1 OBJETO

El contrato que se pretende celebrar tendrá por objeto “______________________________”.

2.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

(En caso de requerirse describa de manera clara, precisa y detallada el alcance, las características y especificaciones técnicas del objeto a contratar, y describa cuál es el resultado esperado, según aplique).

Nota: si se trata de una contratación que no requiere de la descripción de las características y especificaciones técnicas del objeto a contratar indique expresamente “NO APLICA”.

2.3 CÓDIGO CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC

El objeto de este contrato está codificado en la clasificación que se describe a continuación:

Clasificación UNSPSC Segmento Familia Clase

La identificación de la codificación del objeto a contratar requiere llegar al tercer nivel del clasificador de bienes y servicios (clase). En todo caso, si el bien o servicio a adquirir está debidamente codificado al cuarto nivel (producto), se realiza la descripción hasta éste, para tal fin se incluirá en la tabla la columna correspondiente.

2.4. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO/CONVENIO A CELEBRAR

El contrato que surja de la presente contratación corresponde a ____________________, (EJEMPLO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS, COMPRAVENTA, SUMINISTRO) regulado por Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que las modifiquen, adicionen o deroguen y en las materias no reguladas en dichas leyes a las disposiciones civiles y comerciales, de conformidad con Artículo 13 de la Ley 80 de 1993.

3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS

La modalidad de selección pertinente para esta contratación corresponde a contratación Directa contemplada en el Literal g), numeral 4º del Artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el Artículo 2.2.1.2.1.4.8. del Decreto 1082 de 2015, según el cual, se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional.

(DEBERÁ INDICARSE DE MANERA EXPRESA LAS RAZONES POR LAS CUALES NO EXISTE PLURALIDAD DE OFERENTES, DEJANDO CONSTANCIA CUALES DOCUMENTOS DEMUESTRAN LA TITULARIDAD DE LOS DERECHOS DE PROPIEDAD INDUSTRIAL O DERECHOS DE AUTOR O LA CALIDAD DE PROVEEDOR EXCLUSIVO DEL BIEN, OBRA O SERVICIO.)

4. PRESUPUESTO OFICIAL

El presupuesto oficial se estima hasta la suma de «LETRA NÚMERO», de la vigencia fiscal «AÑO», con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. XXXX, de fecha XXX.

Para determinar el valor del presente proceso de contratación, se adelantó (Describir la actividad o metodología (estudio xx xxxxxxx, cotización directa del proveedor, etc.) utilizada para calcular el valor del contrato).

(El estudio xx xxxxxxx se deberá incluir como anexo de los presentes estudios previos. Deberá tener en cuenta que para realizar el estudio xx xxxxxxx podrá solicitar al Grupo Interno de Trabajo Gestión Contractual la creación del evento a través de la plataforma SECOP II, realizar solicitudes de cotización por correo electrónico, así como experiencias históricas de la entidad o de otras con objeto y alcance similar contratado en una vigencia reciente. Cuando se trate de vigencias anteriores, deberá realizarse la indexación de los precios que se tomen como referencia).

4.1 ANÁLISIS DEL SECTOR

(Elaborar análisis del sector e incluirlo como anexo de los presentes estudios previos. Tener en cuenta que el análisis del sector tiene como finalidad conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo, por lo que, para la elaboración del mismo deberá tenerse en cuenta la “guía para la elaboración de estudios de sector”, expedida por Colombia Compra Eficiente y las normas vigentes sobre la materia.)

5. SOPORTE QUE PERMITA LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES INVOLUCRADOS EN LA CONTRATACIÓN.

Son los eventos que pueden afectar la realización de la ejecución contractual y cuya ocurrencia no puede ser predicha de manera exacta por las partes involucradas en el proceso de contratación.

Deben cubrir desde la planeación hasta la terminación del plazo, y se deben contemplar los riesgos asociados al cumplimiento del contrato y el logro del objeto propuesto, el rompimiento del equilibrio económico del contrato, los asociados a la liquidación y terminación del contrato y aquellos relacionados con el incumplimiento de la normativa pos consumo.

Para la elaboración de este componente es indispensable que la dependencia donde se genera la necesidad, se remita al manual para la identificación y cobertura del riesgo link xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx manuales.

6. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS

Para determinar si el contrato requiere o no garantías, deberá tener en cuenta la naturaleza del contrato por suscribir y verificar si este se encuentra exento de la constitución de las mismas.

De conformidad con el artículo 7 de la ley 1150 de 2007, las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía.

El Decreto 1082 de 2015, establece en su artículo 2.2.1.2.1.4.5. No obligatoriedad de garantías. En la contratación directa la exigencia de garantías establecidas en la sección 3, que comprende los artículos 2.2.1.2.3.1.1 al 2.2.1.2.3.5.1.del presente decreto no es obligatoria y la justificación para exigirlas o no, debe estar en los estudios y documentos previos.

NO OBSTANTE, DEPENDIENDO DE CASOS PARTICULARES SI DEL ANÁLISIS EFECTUADO POR EL ÁREA DE ORIGEN SE CONCLUYE LA NECESIDAD DE EXIGIR LA CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS, DEBERÁ DILIGENCIAR LO DESCRITO A CONTINUACIÓN:

En atención a lo dispuesto en el artículo 7° de la Ley 1150 de 2007, “los contratistas prestarán garantía única para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato”. Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas, en garantías bancarias y en general, en los demás mecanismos de cobertura del riesgo autorizados por el reglamento.

Las garantías no serán obligatorias entre otros, en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, caso en el cual corresponderá a la Entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo la naturaleza del objeto del contrato y la forma de pago.

De igual manera, el Artículo 2.2.1.2.3.1.2. del Decreto 1082 de 2015, señala: Las garantías que los oferentes o contratistas pueden otorgar para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones son:

a. Contrato de seguro contenido en una póliza.

b. Patrimonio autónomo.

c. Garantía bancaria.

Por lo anterior, el presente proceso de contratación SI ___ NO ___ requiere de constitución de garantías.

Si se requiere, el futuro contratista se comprometerá a constituir a favor del Instituto Geográfico Xxxxxxx Xxxxxxx, cualquiera de las siguientes garantías, de conformidad con el artículo 2.2.1.2.3.1.2. del Decreto 1082 de 2015:

SELECCIONE LOS QUE APLIQUEN SEGÚN LA NATURALEZA DEL OBJETO Y LA FORMA DE PAGO DEL CONTRATO:

La garantía constituida deberá amparar:

1. Buen manejo y correcta inversión del anticipo: Por el (__%) del valor total del contrato, vigente por (INDIQUE LA VIGENCIA XXX XXXXXX). Este amparo debe ser constituido a partir de la fecha de suscripción del contrato.

2. Devolución del pago anticipado: Por el (__%) del valor total del contrato, vigente por (INDIQUE LA VIGENCIA XXX XXXXXX). Este amparo debe ser constituido a partir de la fecha de suscripción del contrato.

3. Cumplimiento: Por el (__%) del valor total del contrato, vigente por (INDIQUE LA VIGENCIA XXX XXXXXX). Este amparo debe ser constituido a partir de la fecha de suscripción del contrato.

4. Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales: Por el (__%) del valor total del contrato, vigente por (INDIQUE LA VIGENCIA XXX XXXXXX). Este amparo debe ser constituido a partir de la fecha de suscripción del contrato.

5. Estabilidad y calidad de la obra: Por el (__%) del valor total del contrato, vigente por (INDIQUE LA VIGENCIA XXX XXXXXX). Este amparo debe ser constituido a partir de la fecha de suscripción del contrato.

6. Calidad del servicio: Por el (__%) del valor total del contrato, vigente por (INDIQUE LA VIGENCIA XXX XXXXXX). Este amparo debe ser constituido a partir de la fecha de suscripción del contrato.

7. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados: Por el (__%) del valor total del contrato, vigente por (INDIQUE LA VIGENCIA XXX XXXXXX). Este amparo debe ser constituido a partir de la fecha de suscripción del contrato.

8. Responsabilidad extracontractual: Por el (__%) del valor total del contrato, vigente por (INDIQUE LA VIGENCIA XXX XXXXXX). Este amparo debe ser constituido a partir de la fecha de suscripción del contrato.

RECUERDE QUE LA NORMA ESTABLECE, EN ALGUNOS CASOS, LOS PORCENTAJES MÍNIMOS PARA LA CONSTITUCIÓN DE LOS AMPAROS Y LA VIGENCIA MÍNIMA DE LOS MISMOS.

7. INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACION ESTA COBIJADA POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO VIGENTE PARA COLOMBIA.

La presente contratación NO esta cobijada por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio vigente para Colombia.

Tener en cuenta que de conformidad con lo establecido en el manual expedido por Colombia Compra Eficiente para el manejo de los acuerdos comerciales en procesos de contratación las entidades estatales que adelantan sus procesos de contratación con las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 no deben hacer este análisis en las modalidades de selección de contratación directa y de mínima cuantía.

8. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO

8.1 PLAZO

El plazo del contrato es «PLAZO» (MESES Y/O DÍAS CALENDARIO).

Tenga en cuenta que el contrato puede iniciar su ejecución una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización.

El plazo definido deberá ser suficiente para la adecuada ejecución del objeto del contrato, teniendo en cuenta además lo que sobre este particular arrojó el estudio xx xxxxxxx.

8.2 VALOR

El valor del contrato será el valor total (incluido iva si aplica) de la propuesta seleccionada o del valor del presupuesto oficial.

Determinar en este acápite si el valor del contrato será por el valor total de la oferta económica adjudicataria o si el contrato excepcionalmente se adjudicará por el valor total del presupuesto oficial teniendo como referencia el (o los) precio(s) unitario(s) ofertado(s) por el adjudicatario.

8.3 FORMA DE PAGO

El valor del contrato se pagará así:

Deberá indicar como se efectuará el pago (mensual, contra entrega de producto, 100% contra entrega de bienes, vencimiento del plazo de contrato, entre otros, previa presentación de los siguientes documentos y demás que se consideren necesarios:

1. Acta de supervisión

2. Recibo de pago por concepto de aportes al sistema de seguridad social en salud, pensión, riesgos laborales y aportes parafiscales (si a ello hubiere lugar)

3. Factura en caso que aplique.

Sin perjuicio de lo anterior, el pago que se genere en virtud del contrato estará sujeto a la programación y/o aprobación del programa anual mensualizado de caja – PAC, y a la situación efectiva de los recursos por parte de la Dirección Nacional de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Los recursos que no puedan ser girados en la presente vigencia, quedarán constituidos como rezago presupuestal compuesto por las reservas presupuestales y las cuentas por pagar; recursos que cuentan con el 100% del PAC, para efectuar el pago en la siguiente vigencia.   

En todo caso, los pagos previstos en este contrato están sujetos a la situación de fondos en la tesorería del Instituto.

8.4 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA

1. Cumplir con el objeto del contrato, en las condiciones de calidad, oportunidad y, obligaciones definidas.

2. Actuar sobre la base del principio de lealtad, honestidad, respeto, buena fe, oportunidad y transparencia; para ello, deberá aplicar el Código de Integridad que se puede consultar en xxxxx://xxx.xxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxx_xx_xxxxxxxxxx_xxxx.xxx

3. Responder en los plazos que el Instituto Geográfico Xxxxxxx Xxxxxxx, establezca en cada caso, los requerimientos de aclaración o de información que le formule.

4. Cumplir cabalmente con sus obligaciones, frente al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF), cuando corresponda, de conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y artículo 6 Ley 1562 de 2012 por cuanto el cumplimiento de esta obligación es requisito indispensable para la realización de cualquier pago.

5. Colaborar con el suministro y respuesta de la información correspondiente a los requerimientos efectuados por los organismos de control del Estado o cualquier otra autoridad, en relación con la ejecución, desarrollo o implementación del contrato y de asuntos relacionados con el mismo.

6. Cumplir lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y demás garantías reconocidas por la Constitución y la Ley en materia de hábeas data, en lo atinente al tratamiento de la información producida y suministrada en virtud del presente contrato. En consecuencia, las partes conservarán la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y responderán ante las autoridades administrativas y judiciales competentes frente a cualquier incumplimiento.

7. Mantener en absoluta reserva y abstenerse de comunicar, divulgar, reproducir o utilizar, para sí o para terceros, por cualquier medio, los documentos o la información confidencial respecto de la cual tengan conocimiento en virtud del presente contrato. Para tal efecto, adoptarán los mecanismos de seguridad adecuados que permitan la salvaguarda de la información.

8. Cumplir con todas y cada una de las obligaciones incluidas en la Política de Seguridad de la Información de la Entidad.

9. Dar estricto cumplimiento a los lineamientos, normas, reglamentos, orientaciones y leyes ambientales aplicables en el desarrollo del contrato. Así mismo, el contratista reconoce y acepta que las autoridades competentes nacionales, regionales o locales que tengan jurisdicción sobre el área donde realizará las actividades, podrá disponer la suspensión de las actividades objeto de este contrato y/o imponer las medidas preventivas, multas o sanciones a que hubiere lugar hasta que el contratista cumpla con dichas normas y leyes ambientales o subsane los efectos causados por el incumplimiento de dichas normas y leyes, motivo por el cual, asumirá las consecuencias que se deriven frente al contrato cuando la suspensión de las actividades le sea imputable.

10. Prestar sus servicios de forma independiente y autónoma, sin que exista relación de subordinación o dependencia entre éste y el Instituto Geográfico Xxxxxxx Xxxxxxx. (cuando aplique).

11. Mantener indemne a la Entidad de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que tengan como causa sus actuaciones hasta por el monto del daño o perjuicio causado, así como por cualquier obligación de carácter laboral o relacionado que se originen en el incumplimiento de las obligaciones laborales que el contratista asuma frente al personal, subordinados o terceros que se vinculen a la ejecución de las obligaciones derivadas del presente contrato.

12. Entregar periódicamente y al finalizar el contrato, o cuando el supervisor los solicite, los documentos y archivos (físicos y electrónicos) a su cargo y que se produzcan en ejecución de sus obligaciones, debidamente inventariados conforme a las normas y procedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. (cuando aplique)

13. Mantener activa la cuenta bancaria reportada para los pagos con el fin de evitar traumatismos en el proceso de ejecución del contrato. Informar sobre cualquier cambio de la cuenta, aportando el documento.

14. Cumplir oportunamente con todas las exigencias y procedimientos establecidos para los contratos y sus modificaciones en la plataforma transaccional SECOP II, el término para atender dichos procedimientos deberá realizarse en un término no mayor a dos (2) días hábiles una vez recibida la notificación emitida por Colombia Compra Eficiente mediante correo electrónico.

15. Garantizar no encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la ley 80/93 y de llegar sobrevenir laguna, informar inmediatamente al supervisor del contrato.

16. No ceder el contrato, sin la previa autorización del Instituto Geográfico Xxxxxxx Xxxxxxx Sede Central.

17. Indicar a la Entidad los documentos aportados para la contratación que gozan de carácter reservado e invocar la norma que ampara dicha reserva, para así dar cumplimiento en lo establecido en el numeral 4º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993. Cuando fuere procedente, si el proponente no hace pronunciamiento expreso amparado en la ley, se entenderá que toda la oferta es pública. Se recomienda que, para cargar información sensible en SECOP II, utilice la opción “confidencial” y que adicionalmente tenga en cuenta lo establecido en la Ley 1581 de 2012 reglamentada parcialmente por el Decreto nacional.

18. Dar cumplimiento a las especificaciones del artículo 2.2.4.6.28 del Decreto 1072 de 2015 referente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. (si aplica)

19. Entregar certificado de su Administradora de Riesgos Laborales sobre el cumplimiento de estándares mínimos en Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (aplica para personas jurídicas)

EN ESTE NUMERAL SE PODRÁN ESTABLECER LAS DEMÁS OBLIGACIONES GENERALES QUE SE CONSIDEREN NECESARIAS Y SEAN CONGRUENTES CON EL OBJETO CONTRACTUAL.

8.5 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS

En este numeral deberá establecer las obligaciones específicas que se deriven del cumplimiento del objeto de contrato.

8.6 OBLIGACIONES DEL IGAC

1. Expedir el Certificado del Registro Presupuestal del contrato.

2. Aprobar las garantías que se constituyan con ocasión a la suscripción del contrato y sus modificaciones (si aplica).

3. Efectuar los pagos estipulados en el contrato, en la forma y oportunidad prevista en el mismo.

4. Verificar la afiliación y pago oportuno y completo de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en salud, pensiones y riesgos laborales y de los aportes parafiscales (si aplica), efectuados por EL CONTRATISTA de acuerdo con la normatividad vigente.

5. Designar un Supervisor para vigilar el cumplimiento del objeto contractual dentro del término de ejecución y demás condiciones establecidas.

6. Suministrar al contratista la información requerida para la ejecución del objeto contractual.

7. Cumplir y hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que forman parte del mismo.

8. Supervisar la ejecución del contrato. En desarrollo del principio de coordinación, LA ENTIDAD a través del supervisor podrá efectuar requerimientos escritos al contratista tendientes a lograr una adecuada e idónea ejecución del objeto contractual, sin que por esta circunstancia sea posible predicar la existencia de subordinación laboral alguna, bajo el entendido que la Administración tiene la responsabilidad de coordinar la prestación de los servicios en aras de garantizar el cumplimiento adecuado y oportuno del objeto contractual.

9. Dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 4° del Decreto 1273 del 23 de julio de 2018.

8.7 SUPERVISIÓN

La supervisión del contrato será ejercida por el/la «QUIEN CORRESPONDA (NOMBRE DEL CARGO, NO DE LA PERSONA)».

En caso de existir varios cargos con la misma denominación en la dependencia, se deberá indicar la persona que lo desempeña. Ejemplo, profesional especializado de la Dirección de Gestión Catastral, que actualmente es desempeñado por xxxx.

El supervisor ejercerá sus obligaciones conforme a lo establecido en el procedimiento de Supervisión e Interventoría de contratos del INSTITUTO GEOGRAFICO XXXXXXX XXXXXXX, y está obligado a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado. El supervisor deberá realizar un seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, en concordancia con el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011.

Para tal fin deberá cumplir con las facultades y deberes establecidos en la referida ley y las demás normas concordantes vigentes.

En ningún caso el supervisor del contrato podrá delegar la supervisión de contrato en un tercero.

En todo caso el/la ordenador(a) de gasto podrá variar unilateralmente de manera temporal o definitiva la designación del(a) supervisor(a), comunicando su decisión por escrito a él(la) supervisor(a) designada y al Grupo Interno de Trabajo de Gestión Contractual.

Expedido en ___________, a los, _______ ( ) días del mes de __________de _______ ( ).

_________________________________________

(Nombre y firma)

(Líder de la dependencia solicitante de la contratación)

Proyección		Revisión
Firma:		Firma:
Nombre Completo:		Nombre Completo:
Cargo:		Cargo:
Dependencia:		Dependencia:

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