PLIEGO DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
PLIEGO DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
CONTRATACIÓN DEL “SERVICIO DE COORDINACIÓN LOCAL Y APOYO EN EL PROCESO DE DIFUSIÓN Y CAPTACIÓN AL PROYECTO COWORKING A DESARROLLARSE EN MÁLAGA” PARA LA FUNDACIÓN EOI
Número de Expediente: PS20160421_COWORKING MÁLAGA.
1. INTRODUCCIÓN
La Escuela de Organización Industrial está poniendo en marcha una ambiciosa red de espacios de Coworking en toda España. Este proyecto se circunscribe dentro del Programa de la Fundación EOI para el fomento del empleo, formación y educación, dentro del Programa Operativo de intervención comunitaria del Fondo Social Europeo de Empleo, Formación y Educación (POEFE) CCI 2014ES05SFOP002, en el marco del objetivo de inversión en crecimiento y empleo destinada a todas las regiones de España, aprobado por decisión de la Comisión Europea de 17 de diciembre de 2015.
Estas acciones estarían enmarcadas dentro de los objetivos descritos en Eje Prioritario 1 ‘Promover la sostenibilidad y la calidad en el empleo y favorecer la movilidad laboral” y la Prioridad de Inversión. 8.3. “Promover el trabajo por cuenta propia, el espíritu emprendedor y la creación de empresas, incluidas las microempresas y las pequeñas y medianas empresas innovadoras”.
Surge la necesidad de contratar un servicio que implique la figura de un coordinador local de la actividad desarrollada por los distintos participantes y entidades implicadas en el programa que:
-Realice las funciones de:
coordinación y supervisión del programa “Coworking” que EOI desarrolla en la localidad de Málaga.
realización de las actividades encaminadas a la difusión y captación de asistentes en actividades en abierto (identificación de potenciales usuarios del espacio, el proceso de inscripción en las actividades en abierto -soporte administrativo del proceso de inscripción y matriculación de eventos en EOI y de atención al usuario- y apoyo a la captación.
Así, el coordinador local del programa, reportará directamente a EOI y supervisará varios procesos: control de espacios, formación y otros proyectos de planificación estratégica.
2. DESCRIPCIÓN DELSERVICIO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS El servicio a contratar consta de los siguientes apartados:
Colaborar en la coordinación y supervisión del programa “Coworking” que EOI desarrolla en la localidad de Málaga.
Colaborar activamente en la difusión de la iniciativa, conjuntamente con las entidades promotoras del proyecto y de la entidad responsable de la captación, en su caso.
Coordinar el proceso de acogida de todos los alumnos (seleccionados o en lista de espera).
Alinear con docentes EOI los objetivos del programa y asegurar la comprensión de la metodología:
o Reunirse con los participantes implicados en la formación (mentores, docentes, etc.) para transmitir los objetivos del proyecto.
o Revisar junto con docentes EOI las distintas tipologías de sesiones y actividades, asegurar su comprensión y solucionar las dudas necesarias.
Coordinar y supervisar las operaciones diarias:
o Asistencia diaria al espacio, con responsabilidad de apertura y cierre de las instalaciones, en colaboración con la entidad que acoge la iniciativa.
o Colaboración en la gestión del seguro de los beneficiarios del Coworking.
o Asistencia a los Talleres y Eventos que se desarrollen en el marco de este proyecto, con responsabilidad de control de asistencia, recogida de hoja de firmas, asistencia a los ponentes, encuestas de calidad, documentación fotográfica del evento, etc.
o Coordinación de las tutorías a desarrollar entre los Mentores y los beneficiarios.
o Comprobación de la disponibilidad y correcto funcionamiento de los recursos necesarios y logísticos para el desempeño del Programa (por ejemplo, las instalaciones, medios audiovisuales, etc.) y comunicar posibles problemas.
o Colaborar con el equipo EOI en la evaluación del programa en términos de los objetivos fijados, lo que puede involucrar la asistencia a los talleres y formaciones grupales.
o Soporte administrativo del programa (inscripciones, asistencias, solicitud de diplomas, apoyo a la tramitación de otros proveedores, etc.)
Asistir y centralizar la comunicación con los proveedores (mentores y docentes) y alumnos así como con otros colaboradores
o Participar en las reuniones con los agentes implicados en el proyecto del Programa
o Asistir diariamente en la gestión de las preocupaciones individuales de los alumnos
o Asistir a los profesores y mentores en el tratamiento de cualquier problema de los alumnos.
o Servir como punto de contacto de los colaboradores y EOI
Mantener un sistema de información de la evolución del proyecto
o Actualizar semanalmente el sistema de información con nuevos datos (por ejemplo, asistencia a clase, notas, etc.).
o Actualizar diariamente el calendario de la actividad.
Informar de los riesgos e incidencias y aportar soluciones en la medida de lo posible
Cualquier otra gestión operativa relacionada con el programa, que se solicitara para el cumplimiento de los requerimientos del cliente interno o externo.
Colaborar en la difusión de la iniciativa, en especial a través de medios convencionales (contacto telefónico, email, etc.). Será responsable de atender al correo electrónico del proyecto.
Diseñar y ejecutar un Plan de Comunicación orientado a activar la asistencia en las diferentes actividades abiertas del proyecto. Estas actividades consistirán en un número estimado de entre 12 y 20 talleres de media 4 horas de duración. El licitador se compromete a captar un mínimo de 96 asistentes a las jornadas en abierto-cómputo global. Estos asistentes acompañarán a los beneficiarios del Coworking (que no contabilizarán como asistentes a este efecto).
Asistir en el proceso de inscripción y soporte a los participantes en las actividades en abierto/eventos conforme a los procedimientos de EOI.
El lugar de ejecución debe ser principalmente en la sede del espacio en Málaga.
El servicio se prestará, de forma estimada, en 38,5 horas semanales. Horario flexible a acordar con la dirección del espacio coworking de manera que se cubran las necesidades de servicio del mismo (apertura y cierre de instalaciones, asistencia al usuario del espacio, eventos y otras necesidades).
3. PLANIFICACIÓN TEMPORAL
La duración será desde la fecha de su firma hasta el 31 de diciembre de 2016. El Proyecto deberá ser presentado por los licitadores con una planificación de acuerdo a esta duración.
Las actuaciones se desarrollarán principalmente, en la sede del espacio en Málaga, para lo cual el adjudicatario deberá tener plena disponibilidad para estar permanentemente vinculado al lugar de realización de los trabajos durante la ejecución del Proyecto.
Además tendrá disponibilidad para viajar a la sede de EOI en Sevilla cuando fuese requerido (máximo 1 vez por mes durante todo el Proyecto).
El adjudicatario deberá estar presente en todas las actividades y eventos que se organicen.
4. EQUIPO DE TRABAJO
El adjudicatario deberá designar al menos un coordinador técnico o responsable, integrado en su propia plantilla, que tendrá entre sus obligaciones las siguientes:
Actuar como interlocutor del adjudicatario frente a EOI, canalizando la comunicación entre la empresa y el personal integrante del equipo adscrito al
contrato, de un lado, y EOI, de otro lado, en todo lo relativo a las cuestiones derivadas del a ejecución del contrato.
Apoyar a EOI en la promoción del Proyecto y captación.
Distribuir el trabajo entre el personal encargado de la ejecución del contrato, e impartir a dichos trabajadores las órdenes e instrucciones de trabajo que sean necesarias en relación con la prestación del servicio contratado.
Supervisar el correcto desempeño por parte del personal integrante del equipo de trabajo de las funciones que tiene encomendadas, así como controlar la asistencia del dicho personal al puesto de trabajo.
Incorporar al equipo de trabajo a las personas que estime necesarias para verificar y evaluar todas las actuaciones a su cargo.
Organizar el régimen de vacaciones del personal adscrito a la ejecución del contrato, debiendo a tal efecto coordinarse adecuadamente el adjudicatario con EOI, a efectos de no alterar el buen funcionamiento del servicio.
Informar a EOI del grado de cumplimiento y evolución del Proyecto, garantizando el cumplimiento de plazos y requisitos de servicio.
Informar a EOI acerca de las variaciones, ocasionales o permanentes, en la composición del equipo de trabajo adscrito a la ejecución del contrato así como de cualquier incidencia que afecte o pueda afectar al Proyecto, proponiendo las medidas para su corrección o las medidas preventivas que correspondan.
Velar por el cumplimiento de las medidas de protección de datos personales, confidencialidad, custodia de la documentación y de cualquier otra normativa de aplicación al Proyecto.
Asistir a las reuniones y Comités de seguimiento necesarios convocados por EOI para la buena marcha del Proyecto o con el fin de determinar, analizar y valorar las incidencias que, en su caso, se produzcan durante su ejecución.
El licitador deberá incorporar en el Modelo Organizativo contemplado en su oferta información del equipo destinado a la prestación de todos los servicios a ser prestados (administración, servicios adicionales, definición de procesos, gestores…). Se harán constar los siguientes puntos:
Identificación de los perfiles profesionales, con su formación y experiencia.
Funciones a realizar por cada uno de los perfiles profesionales en el ámbito del servicio a prestar, atribuciones básicas y operaciones propias.
Indicación de las necesidades de colaboración con personal de EOI que se consideran necesarias, incluyendo su alcance estimado.
Equipo inicial propuesto y su perfil asociado.
El equipo de trabajo debe presentar una dotación mínima de 1 persona que cubra todas las funciones y responsabilidad anteriormente descritas (y conjugue los perfiles 1 y 2) con una dedicación del 100%, al servicio:
Perfil 1: Titulación de grado con conocimientos en el sector tecnológico y/o emprendeduría. Experiencia en planificación, organización.
Perfil 2. Titulación de grado con conocimientos en el sector tecnológico y/o emprendeduría. Experiencia comercial
Se acreditará mediante la aportación del curriculum vitae de los perfiles indicados, que incluya detalle de los Proyectos y tipos de servicios prestados similares a los descritos en los pliegos.
Se considera especialmente importante la gestión del cambio en el caso de los recursos humanos y la estabilidad del mismo durante la ejecución del contrato.
Cualquier modificación futura que el adjudicatario considere necesario llevar a cabo en la composición del equipo que presta el servicio (como consecuencia, por ejemplo, de un cambio en la línea de gestión del servicio) habrá de ser propuesta y justificada a EOI, con carácter previo, a su aplicación.
EOI se reserva el derecho a exigir el cambio de algún miembro del equipo del adjudicatario, de manera suficientemente justificada, por entender que su intervención supone merma en la calidad de servicio percibida. XXX podrá proponer la sustitución de parte del personal asignado, en cuyo caso, el adjudicatario procederá a realizarla sin que ello suponga coste adicional alguno.
Será responsabilidad del adjudicatario disponer del número de recursos necesario para la realización del servicio con el cumplimiento del nivel de servicio acordado, sin repercusión económica para EOI.
Asimismo, el adjudicatario deberá mantener perfectamente formado a los recursos personales asignados al servicio en las funciones y conocimientos derivados de su puesto de trabajo.
5. MEDIOS TÉCNICOS
El licitador deberá incluir en este apartado una descripción completa de la infraestructura de que dispone para la prestación del servicio, en las condiciones descritas en este pliego. Asimismo, se incluirá una relación y descripción de las herramientas de gestión propuestas por el licitador para dar respuesta a los requisitos del servicio.
6. GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO - SISTEMAS DE CONTROL Y CALIDAD DE SERVICIO
Se debe indicar como se realizará la gestión y seguimiento del Proyecto (estructura de gestión, responsables técnicos y administrativos, flujos de información, etc.). Deben estar muy bien definidos los flujos de información que se establecerán durante el desarrollo del Proyecto (informes de progreso y seguimiento o cualquier otro entregable).
XXX designará un responsable del contrato. Las funciones de éste serán, con carácter general, las derivadas de la dirección, comprobación, informe y vigilancia de la correcta realización de los trabajos y, en especial, las que le asigne EOI.
Asimismo, EOI se reserva el derecho a realizar todos aquellos controles e inspecciones que crea oportuno con el fin de garantizar el cumplimiento del contrato.
El adjudicatario, durante la ejecución del contrato, deberá entregar informes periódicos recogiendo los principales datos sobre su actividad.
7. OBLIGACIONES FORMALES
EOI ejercerá de una manera directa y continuada la comprobación, coordinación y supervisión de la correcta realización de los trabajos.
EOI se reserva el derecho de modificar los trabajos en caso de no estar cumpliendo los objetivos indicados.
El contrato implica que el adjudicatario se responsabilizará, por sí mismo y ante EOI, del cumplimiento íntegro y satisfactorio de la totalidad de las prestaciones objeto del mismo. Por ello los licitadores deberán disponer de la organización, medios técnicos, materiales y humanos suficientes que permitan acometer y realizar perfectamente la totalidad del servicio que constituye el objeto del contrato, respondiendo con su organización incluso de aquellos que deban ser subcontratados.
La organización y estructura empresarial serán por tanto coherentes y adaptadas a la naturaleza y características del objeto del contrato y de sus diferentes prestaciones.
El adjudicatario deberá contratar al personal que resulte preciso para atender el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso existirá vinculación laboral alguna entre el personal que se destine a la ejecución de este contrato por el adjudicatario y EOI, por cuanto el personal queda expresamente sometido al poder direccional y de organización del adjudicatario (artículo 43 del Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 xx xxxxx, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores).
Tanto EOI como el adjudicatario durante el tiempo que dure el contrato y sus prorrogas, mantendrán la confidencialidad de los datos e información intercambiados entre ellos, incluyendo información objeto de derecho de autor, patentes, técnicas, modelos, invenciones, conocimiento experto, procesos, algoritmos, programas, ejecutables, investigaciones, detalles de diseño, información financiera, lista de clientes, inversionistas, empleados, relaciones de negocios y contractuales, pronósticos de negocios, planes de mercadeo y cualquier información revelada sobre terceras personas.
Es especialmente importante garantizar la confidencialidad de las personas que presten el servicio, en cualquier tipo de información a la que tengan acceso en el desarrollo de su actividad.
8. DILIGENCIA EXIGIBLE
El adjudicatario ejecutará el contrato en los términos previstos en este pliego, realizando de manera competente y profesional el objeto del contrato, cumpliendo los niveles de calidad exigidos y cuidando diligentemente los materiales, documentos, etc. que tuviera que utilizar como consecuencia del contrato. A estos efectos, el adjudicatario responderá de la calidad del trabajo desarrollado con la diligencia exigible a un profesional experto en la realización de las tareas objeto del contrato.
El adjudicatario responderá de la corrección y precisión de los documentos que aporte a EOI en ejecución del contrato y avisará sin dilación a EOI cuando detecte un error para que pueda adoptar las medidas y acciones correctoras que estime oportunas.
El adjudicatario responderá de los daños y perjuicios que se deriven para EOI, o para el personal de dicha entidad, de las reclamaciones que pueda realizar un tercero, y que tengan su causa, directa o indirecta, en errores del adjudicatario, en la ejecución del contrato o que deriven de la falta de diligencia referida en el presente apartado.
9. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
El adjudicatario queda obligado al cumplimiento de las disposiciones vigentes en materia de prevención de riesgos laborales. El incumplimiento de estas obligaciones por parte del adjudicatario no derivará en responsabilidad alguna para EOI.
El adjudicatario estará obligado a cumplir las instrucciones para la prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo donde se preste el Servicio y las medidas que deban aplicarse cuando se produzca una situación de emergencia que EOI establezca.
Asimismo, el adjudicatario colaborará en la aplicación de la normativa de prevención de Riesgos Laborales, en especial en el establecimiento de los medios de coordinación que sean necesarios en cuanto a protección, prevención e información sobre riegos laborales, en los términos establecidos en la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y en el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.
El adjudicatario informará a EOI y, en su caso, a todas las empresas que presten servicios de forma concurrente en el centro de trabajo donde se realicen las actividades objeto del Servicio, de los riesgos específicos de las actividades que desarrolle que puedan afectar a cualquier trabajador de EOI o en su caso, del resto de empresas concurrentes en el citado centro de trabajo.
La información deberá ser suficiente y habrá de proporcionarse antes del inicio de las actividades, cuando se produzca un cambio en las actividades concurrentes que sea relevante a efectos preventivos y cuando se haya producido una situación de emergencia. En el caso de que los riesgos que se generen se califiquen como graves o muy graves, la información se facilitará por escrito. El Profesional deberá comunicar de inmediato toda situación de emergencia susceptible de afectar a la salud o la seguridad de los trabajadores de EOI y, en su caso, del resto de empresas presentes en citado centro de trabajo en el que se realicen las actividades objeto del Servicio.
El adjudicatario deberá tener en cuenta en la planificación de su actividad preventiva con respecto al Servicio, la información facilitada por EOI y en su caso por el resto de empresas presentes en el centro de trabajo referido anteriormente, sobre los Riesgos Laborales que se puedan producir durante la prestación de dichos servicios.
Antes del inicio de la actividad objeto del Servicio, EOI exigirá al adjudicatario que le acrediten por escrito que han realizado para dichas actividades, la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva.
EOI, con carácter previo al inicio de las actuaciones objeto del contrato, pondrá a disposición del adjudicatario el Manual de Autoprotección de Riesgos Laborales a efectos de que pueda cumplir las obligaciones establecidas en el presente apartado.
10. PENALIZACIÓN POR INCUMPLIMIENTO DEL SERVICIO
EOI podrá inspeccionar tanto al personal del adjudicatario como su trabajo en cualquiera de los aspectos establecidos, así como comprobar el servicio realizado cuando lo considere oportuno.
En caso de incumplimiento de las estipulaciones establecidas, se comunicará por escrito al adjudicatario haciendo constar la anomalía detectada.
El adjudicatario vendrá obligada a la corrección de las irregularidades o alteraciones que se produjesen en el servicio en un plazo inferior a 24h (salvo si existe causa justificada al respecto), pudiendo ser penalizada por EOI mediante la reducción de factura, descontando de la misma el tiempo transcurrido desde que se dio el aviso hasta que el adjudicatario tomo las medidas oportunas para su restitución.
11. OFERTA TÉCNICA
La Oferta técnica deberá acreditar un dominio conceptual, metodológico y técnico adecuado para la ejecución del contrato y reflejar capacidad técnica probada para dar servicio en el desarrollo del objeto previsto y para la consecución de los objetivos marcados.
En la Oferta técnica se deberá entregar una Propuesta de trabajo incluyendo un plan de trabajo y cronograma que identifique las fases en que se desarrollarán los trabajos, sus hitos y productos entregables de una manera ordenada en el tiempo.
La Oferta Técnica deberá incluir la información necesaria para la completa descripción técnica del Proyecto, incluyendo:
Descripción del Proyecto relacionándolo directamente con los objetivos.
Enumerar todos los recursos necesarios para la realización del Proyecto: recursos humanos, fungible, aparatos y equipos, datos, etc. También se deben indicar las posibles colaboraciones externas necesarias para el desarrollo del Proyecto.
Enunciar el equipo de trabajo previsto (al menos con categorías profesionales o perfiles).
Dicha propuesta deberá reflejar claramente todos los apartados a valorar detallados en el apartado 15.1 del cuadro resumen xxx Xxxxxx de Cláusulas Particulares.
La Oferta se debe presentar de acuerdo a lo indicado en el punto 4 xxx Xxxxxx de Clausulas Particulares.