Contract
1. OBJETIVO
Firmado Electronicamente con AZSign Acuerdo: 20211014-134438-1679e8-92260261 2021-10-14T14:00:22-05:00 - Pagina 1 de 9
Registrar la salida del huésped con el fin de asegurar los bienes y garantizar el pago de los servicios.
2. ALCANCE
Aplica para las áreas de recepción y habitaciones de las tres Sedes del Club.
3. NORMATIVIDAD
Ley 300 de 1996, Resolución 2076 tarifas de alojamiento Sede Principal, Resolución 2077, tarifas planes promocionales Sede Principal.
4. DEFINICIONES
CHECK OUT: Es la hora de salida o de “entrega” de la habitación.
REGISTRO: Documento que presenta evidencia verificable.
RESERVA: La reserva hotelera es la obligación que asume un alojamiento turístico de guardar para una fecha o un periodo de tiempo determinado una o varias habitaciones o un espacio habitable, con la exigencia inmediata de pago de todo o parte del precio que éste supondrá, penalizando en caso de cancelación.
RACK: Reporte del estado del alojamiento (ocupado, mantenimiento, alistamiento, disponible HUESPED: Describe al individuo que se encuentra alojado u hospedado en un hogar ajeno o en la habitación de un hotel. También es el cliente que paga por utilizar las instalaciones de un hotel, un hostal, una xxxxxx, un albergue turístico, etc.
BOTONES: La persona encargada de transportar el equipaje desde el vehículo del cliente del hotel, hasta la habitación de este y viceversa. Es un empleo similar al de auxiliar de servicios
5 POLÍTICA DE OPERACIÓN
5.1 Pago por la unidad habitacional debe efectuarse por anticipado de esta manera se confirma y entrega llave de la misma.
5.2 Informar con 15 minutos de anterioridad la salida para poder preparar la cuenta y verificar consumos.
5.3 Los socios del club no podrán alojar en la misma unidad habitacional un acompañante diferente a su conyugue.
5.4 Los Socios no se pueden alojar con la novia (o) o amiga (o) en las habitaciones, si es con la esposa debe acreditar este parentesco.
5.5 La hora del check out o salida deberá efectuarse a partir de las 1:00 pm. Cualquier tiempo adicional será cobrado.
Firmado Electronicamente con AZSign Acuerdo: 20211014-134438-1679e8-92260261 2021-10-14T14:00:22-05:00 - Pagina 2 de 9
5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
N | Descripción de la Actividad | Responsable | Salida o Registro de Evidencia |
1 | INFORME DE SALIDA / HUESPED Descripción de la actividad: Recepcionar la salida del huésped, solicitar la llave de la habitación e informar oportunamente al botones y camarera. Tiempo de ejecución de la actividad: 03 minutos | Recepcionista Botones Camarera | Software Registro check out |
2 | REPORTE DE SERVICIOS (MINIBAR-LAVANDERIA) Descripción de la actividad: La camarera reporta el consumo de productos si es el caso de acuerdo al inventario del Mini-bar y las novedades encontradas al realizar el chequeo a la habitación. Tiempo de ejecución de la actividad: 03 minutos | Camarera | Informe de inventario Mini-bar |
3 | RECOGER EQUIPAJE EN LA HABITACION Descripción de la actividad: El botones debe recoger el equipaje del huésped y acompañarlo a la recepción, para que entregue la llave de la habitación y reciba la liquidación de la cuenta por la prestación del servicio la cual debe pagar en la Caja General. En caso de que el huésped no entregue la llave, debe asumir el pago de la misma. Tiempo de ejecución de la actividad: 10 minutos | Botones Recepcionista | Reporte Rack de Aojamiento Registro de Reservas Alojamiento Reporte Ama de llaves |
4 | VERIFICAR LOS SERVICIOS COBRADOS Y ENTREGAR FACTURA Descripción de la actividad: Verificar la factura teniendo en cuenta que la tarifa aplicada sea acorde con lo estipulado, y que no se dejen de cobrar otros servicios. Recibir la cancelación de la cuenta de acuerdo a la forma de pago seleccionada. Entregar la factura original que emite el software al cliente. Tiempo de ejecución de la actividad: 10 minutos. | Cajero | Software Tarjeta de registro |
5 | REGISTRO DE CHECK OUT –ARCHIVO DOCUMENTOS. Descripción de la actividad: Registrar la salida del huésped en el software y actualizar el rack de alojamiento... ✓ Ingresar el usuario asignado y la clave correspondiente, para abrir el turno. ✓ Pasos a seguir: 5.1 Abrir el rack o maestro de reservas 5.1.1 Accedemos a: Gestión de Clubes- socios- Administración espacios-transacciones - Reservas. | Recepcionista | Reporte Rack de Aojamiento Registro de Reservas Alojamiento Reporte Ama de llaves |
Firmado Electronicamente con AZSign Acuerdo: 20211014-134438-1679e8-92260261 2021-10-14T14:00:22-05:00 - Pagina 3 de 9
5.1.2 Se digita el número de la reserva la cual tomo por algún medio como: telefónico, correo electrónico o presencial 5.1.3 Como ya tengo la certeza de que hable con la camarera y ella indica que todo esta en orden dentro de la habitacion Se Procede a verificar anticipos y cargos en el sistema y se oprime el boton (check out) el sistema le pregunta esta seguro de generar check out le contesto SI. |
Firmado Electronicamente con AZSign Acuerdo: 20211014-134438-1679e8-92260261 2021-10-14T14:00:22-05:00 - Pagina 4 de 9
5.1.4 Procedo a imprimir y archivar FACTURA DE VENTA en la carpeta de reservas del día. Tiempo de ejecución de la actividad: 8 minutos | |||
6 | ACOMPAÑAMIENTO A LA SALIDA Descripción de la actividad: Acompañar al huésped hasta su vehículo. Tiempo de ejecución de la actividad: 01 minutos | Botones |
Firmado Electronicamente con AZSign Acuerdo: 20211014-134438-1679e8-92260261 2021-10-14T14:00:22-05:00 - Pagina 5 de 9
Firmado Electronicamente con AZSign Acuerdo: 20211014-134438-1679e8-92260261 2021-10-14T14:00:22-05:00 - Pagina 6 de 9
1. DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIONIS TA BOTONES CAMARERA | CAMARERA | BOTONES RECEPCIONISTA | RECEPCIONISTA CAJERO | RECEPCIONISTA | BOTONES |
INICIO | |||||
INFORME DE SALIDA / HUESPED O CLIENTE | |||||
REPORTE DE SERVICIOS MINIBAR Y LAVANDERIA | |||||
RECOGER EQUIPAJE EN LA HABITACION | |||||
VERIFICAR LOS SERVICIOS COBRADOS Y ENTREGA DE FACTURA | |||||
REGISTRO DE CHECK OUT - ARCHIVO DE DOCUMENTOS | |||||
ACOMPAÑAMIENTO DE SALIDA | |||||
FIN |
Firmado Electronicamente con AZSign Acuerdo: 20211014-134438-1679e8-92260261 2021-10-14T14:00:22-05:00 - Pagina 7 de 9
2. PRODUCTO Y/O SERVICIO GENERADO
PRODUCTO Y/O SERVICIO GENERADO | DESCRIPCION DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO |
FACTURA DE VENTA | Es el documento que soporta la salida con éxito del sistema del huésped |
3.5 FALTA DE FLUIDO ELECTRICO – FALLA SOFTWARE
En caso a situaciones extremas al proceso, como fallas eléctricas, fallas en el sistema entre otros se debe llenar el formulario (AL-P03-F01 RESERVAS ALOJAMIENTOS CENTROS VACACIONALES y/o AL- P03-F02 SOLICITUD DE RESERVA SOCIO E INVITADO, AL-P03-F40 CHECK IN Y CHECK OUT CABAÑAS Y/O HABITACIONES)
3. ANEXOS
AL P04 PROCEDIMIENTO ESTADIA EN ALOJAMIENTO
AL G01 GUIA CRITERIOS ASIGNACIÓN ALOJAMIENTO TEMPORADA ALTA AL-P03-F09 INFORME RESERVACIONES
AL-P03-F01 RESERVAS DE ALOJAMIENTO CENTROS VACACIONALES AL-P03-F27 INFORME DIARIO NOVEDADES DE ALOJAMIENT
4. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha del cambio Descripción de la modificación | ||
7 | 17/02/2015 | Se realiza actualización de actividades |
8 | 04/07/2019 | Se modifica de acuerdo a revisión de Planeación |
9 | 11/03/2020 | Se incluyen actividades de SEVEN ERP |
5. VALIDACIÓN DE FIRMAS
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
Firma | Firma | Firma |
Nombre: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Cargo: AASD. Alojamiento | Nombre: Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Cargo: PD. Coordinadora Grupo | Nombre: Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Cargo: PD. Coordinadora Grupo |
Operacional Alojamiento | Operacional Alojamiento |
REGISTRO DE FIRMAS ELECTRONICAS | Escanee el código para verificación |
Procedimiento Check Out Club Militar gestionado por: xxxxxx.xxx.xx | |
Id Acuerdo: 20211014-134438-1679e8-92260261 Creación: 2021-10-14 13:44:38 Estado:Finalizado Finalización: 2021-10-14 14:00:21 | |
Firma: Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx XXXXXXX XXXXXXXX 51837056 xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx Coordinadora ALOJAMIENTO Elaboración: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx | |
Firmado Electronicamente con AZSign Acuerdo: 20211014-134438-1679e8-92260261 2021-10-14T14:00:22-05:00 - Pagina 8 de 9
REPORTE DE TRAZABILIDAD | Escanee el código para verificación | |||
Procedimiento Check Out Club Militar gestionado por: xxxxxx.xxx.xx | ||||
Id Acuerdo: 20211014-134438-1679e8-92260261 Creación: 2021-10-14 13:44:38 Estado:Finalizado Finalización: 2021-10-14 14:00:21 | ||||
TRAMITE | PARTICIPANTE | ESTADO | ENVIO, LECTURA Y RESPUESTA | |
Elaboración | Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx | Aprobado | Env.: 2021-10-14 13:44:38 Lec.: 2021-10-14 13:52:27 Res.: 2021-10-14 13:52:36 IP Res.: 190.25.157.228 | |
Firma | XXXXXXX XXXXXXXX xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx Coordinadora ALOJAMIENTO | Aprobado | Env.: 2021-10-14 13:52:36 Lec.: 2021-10-14 14:00:15 Res.: 2021-10-14 14:00:21 IP Res.: 190.25.157.228 | |
Firmado Electronicamente con AZSign Acuerdo: 20211014-134438-1679e8-92260261 2021-10-14T14:00:22-05:00 - Pagina 9 de 9