PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA UPM A TRAVÉS DE ACUERDO MARCO PARA PROYECTOS OTT

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA UPM A TRAVÉS DE ACUERDO XXXXX PARA PROYECTOS XXX

Actuaciones del CONTRATO BASADO en un Acuerdo Xxxxx

En este Acuerdo Xxxxx se han determinado las condiciones a las que habrán de ajustarse los contratos basados a adjudicar por la Universidad Politécnica de Madrid, para la adquisición de suministro, que incluye las adquisiciones de estos materiales que se realicen con cargo a los proyectos gestionados a través de la XXX.

1. Inicio de expediente y aprobación del gasto: documentos a cumplimentar por la Unidad donde surge la necesidad del gasto

El procedimiento de contratación se inicia con la cumplimentación, por parte de la Unidad solicitante del contrato, que es el Investigador o el gestor autorizado por este, de los siguientes documentos:

1.1 La solicitud de oferta a la empresa seleccionada en el lote correspondiente del Acuerdo Marco: Se efectuará en las páginas web facilitadas por los adjudicatarios, en las hojas de pedido que cada empresa ponga a disposición de la Universidad o mediante correo electrónico.

1.2 La oferta recibida, que la empresa adjudicataria deberá enviar por medios electrónicos, pero nunca de modo verbal.

1.3 Memoria justificativa de la necesidad e idoneidad del contrato y resolución de aprobación, adjudicación y compromiso de gasto del contrato basado en el Acuerdo Marco.

Para generar las Memorias que permitirán las autorizaciones de compras basadas en acuerdos xxxxx xxxxxxx entrar en: xxxxx://xxx.xxx.xx y pinchar en el enlace al Portal del investigador:

El usuario es nuestra cuenta de correo upm y la contraseña la que

tengamos para el correo: xx@xxx.xx.

a) Una vez dentro del Portal del Investigador, hay que seleccionar el perfil adecuado. Si se es el investigador principal del proyecto, seleccionar el perfil investigador; en caso de ser gestor del proyecto, elegir el perfil gestor.

b) Pulsamos a la opción del panel de la parte izquierda Acuerdos Marco.

c) Al pulsar esta opción nos aparece un panel con dos pestañas:

• Pestaña Acuerdos Xxxxx en Tienda UPM, que gestionará en un futuro los acuerdos marco que se gestionen a través de la tienda UPM que se está creando (por ejemplo, el Acuerdo Marco para la adquisición de equipos informáticos).

• Pestaña Resto de Acuerdos Marco, en la cual podemos ver los restantes acuerdos marco actualmente en vigor, así como la información de los lotes y los proveedores. Con estos acuerdos es necesario tener una oferta previa del proveedor en formato electrónico con la compra que queremos realizar. Es importante que esta oferta tenga un número de oferta que se utilizará al rellenar la autorización.

d) Pulsamos el botón de acceso al formulario.

• Si la factura se pagará por un proyecto de investigación, debe seleccionarse XXX.

• Nos

falta rellenar el formulario,

para ello

debemos

elegir

primero el LOTE Y PROVEEDOR del cual tenemos la oferta. Es necesario solicitar autorización por cada lote y proveedor.

• A continuación rellenamos el resto xx xxxxxx que son:

− Importe sin IVA

− IVA

− Lugar de entrega del pedido

− Plazo de entrega que varía entre 1 y 7 días.

− Número

de pedido que es el número de oferta

proporcionado por el proveedor al recibir la misma.

− Objeto, breve descripción de lo que se compra.

− Necesidad de la compra, breve descripción del motivo de la compra.

− Código DIR del órgano proponente, que debe ser el del

investigador principal del proyecto, y

que será

quien

reciba la factura electrónica (también la recibirá el gestor autorizado a tramitar facturas electrónicas, esto se autoriza en Herramientas, Gestores).

IMPORTANTE: El solicitante se responsabiliza de que haya crédito suficiente para efectuar la adquisición en alguno de sus proyectos de investigación.

• Una vez relleno pulsamos el botón de COMPROBAR y después el de ENVIAR.

• En este momento la autorización ya esta enviada. En un breve plazo de tiempo, el solicitante y el gestor autorizado (en caso de tramitarlo este) recibirán por correo electrónico un PDF con la

autorización firmada y autorizada

indicando

un número de

referencia. Este mismo email será recibido por el proveedor, el cual debe empezar a tramitar el pedido para ajustarse al plazo indicado.

2. Formalización del contrato y publicidad

2.1. El contrato se considerará formalizado con la comunicación de la adjudicación

al adjudicatario,

contrato.

por lo que no resulta necesaria la formalización del

2.2. La publicación de la información de los contratos basados se realizará

trimestralmente dentro de los 30 días siguientes al fin de cada trimestre. (Art.

154.4 de la LCSP)

3. Ejecución del contrato

3.1. El contratista tendrá la obligación de realizar la prestación o entrega de bienes

en las Marco.

condiciones establecidas en el

contrato

y los pliegos del Acuerdo

3.2. El pago del precio:

✓ El contratista tendrá derecho al cobro del precio convenido por la prestación realizada en los términos establecidos en la LCSP.

✓ El abono se realizará previa presentación de factura electrónica.

3.3. Además son necesarios:

✓ Solicitud de Alta en Inventario de los elementos a inventariar, cuando corresponda.

3.4. La tramitación de las facturas:

• La tramitación de las facturas tendrá carácter urgente, pues se dispone de 30 días para efectuar el pago.

4. Orden de pago del suministro recibido

4.1. El solicitante, y sus gestores autorizados a tramitar facturas electrónicas, recibirán un correo electrónico con la factura electrónica del proveedor.

4.2. El solicitante o gestor, en su caso, tramitará por el portal la orden de pago de dicha factura electrónica, que aparece con el estado de precarga, pinchando en ver, y seleccionando que no es necesario autorización de contrato menor para tramitarla.

4.3 En la orden de pago hay que rellenar el campo expediente de contratación, indicando el número de referencia de la autorización recibida (un ejemplo de la referencia interna del expediente: CB/2018/XXX/1/SU‐16/18).

4.4 Una vez completada la orden de pago, deberá pulsar en validar y guardar. Si está todo correcto, el siguiente paso es generar el envío y firmar el PDF generado tras el envío, remitiendo dicho PDF junto con la factura a la sección de gastos de la XXX (en papel, o vía correo electrónico a xxxxxx.xxx@xxx.xx si la firma es electrónica).

Cualquier aclaración que necesite, puede remitirla a xxxxxxxx.xxxxx@xxx.xx.