EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P.
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P.
VICEPRESIDENCIA SUMINISTRO Y SERVICIOS COMPARTIDOS
PROCESO DE CONTRATACIÓN POR SOLICITUD DE OFERTAS No 06-2014
PLIEGO DE CONDICIONES Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA EL ARRENDAMIENTO OPERATIVO (RENTING) DE VEHÍCULOS PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO POR PARTE DE EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A
E.S.P.”.
MARZO DE 2014
TABLA DE CONTENIDO
2.2.6 Inscripción en la Subsecretaría xx Xxxxxx del municipio de Medellín. | |
2.2.9 TALLERES AUTORIZADOS | ¡Error! Marcador no definido. |
2.2.10 Certificación de pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales. 23
2.2.11 Formato único de hoja de vida 25
2.2.12 Certificado de la Junta Central de Contadores 25
2.3 Contenido y documentos de la propuesta 25
2.7 Impuestos, deducciones y gastos 28
2.10 Lista de cantidades y precios unitarios 30
2.11 Especificaciones Técnicas 30
2.12 Entrega de la propuesta 31
2.13 Apertura de la propuesta 32
2.14 Validez de la propuesta 33
FORMULARIO 1: Relación de documentos 37
FORMULARIO 2: Carta de Presentación de la propuesta 38
FORMULARIO 3: Datos generales de la propuesta 41
FORMULARIO 4. RELACIÓN DE EXPERIENCIA 42
FORMULARIO 5.1: Valores de referencia 45
FORMULARIO 5.2: Factores de ponderación adicionales 45
FORMULARIO 6: PACTO DE TRANSPARENCIA 46
FORMULARIO 7: Sede en el Xxxxx de Aburra 47
FORMULARIO 8: Adendas y aclaraciones recibidas 48
FORMULARIO 9 Prevención lavado de activos y financiación del terrorismo 49
3.2 Factores de Ponderación 56
3.4 PUNTAJE TOTAL Y COMPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS: 59
3.8 Selección del proponente 60
3.9 Declaratoria de desierto del proceso 60
3.10 Terminación del proceso 61
4.2 Comunicación a los demás proponentes 62
4.3 Suscripción del contrato 62
4.4.1 Amparo de Cumplimiento 64
4.4.2 Amparo de calidad del servicio 64
4.5 Cláusula penal pecuniaria 64
4.6.2 INTERPRETACIÓN UNILATERAL. 65
4.6.3 MODIFICACIÓN UNILATERAL. 65
4.6.4. TERMINACIÓN UNILATERAL. 66
4.6.5 PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LAS CLÁUSULAS EXCEPCIONALES. 66
4.9 Documentos del contrato 68
4.10 EXTENSIÓN A FILIALES Y SUBSIDIARIAS DE EPM 68
5.2.4 Medidas de apremio provisionales 72
5.2.5 CAUSALES PARA LA APLICACIÓN DE MEDIDAS DE APREMIO PROVISIONALES: 74
5.2.6 Medida de los servicios y/o actividades 77
5.2.7 Calendario para órdenes de pago 78
5.2.8 Inscripción de proveedores para pago por consignación 78
5.2.9 Procedimiento para facturación 78
5.2.10 Pago de los servicios y/o actividades ejecutadas 79
5.2.12 Descuentos por pronto pago 79
5.2.13 Cesión de los derechos económicos del contrato 80
5.2.15 Cesión del contrato y Subcontratación 80
5.5 Confidencialidad de la información 82
5.7 Terminación anticipada del contrato 83
1.2 Condiciones particulares de ejecución 89
1.4 Documentación 100
1.5 Características técnicas garantizadas 100
PLIEGO DE CONDICIONES
1 INFORMACIÓN GENERAL Y DEFINICIONES
1.1 Información General
Empresas Varias de Medellín S.A E.S.P., en adelante EMVARIAS suscribió el contrato de mandato con Las Empresas Públicas de Medellín E.S.P., mediante el cual EMVARIAS confiere “Mandato gratuito con representación” a Las Empresas Públicas de Medellín E.S.P. para adelantar el proceso de contratación hasta la recomendación para selección del contratista, cuyo objeto es el “ARRENDAMIENTO OPERATIVO (RENTING) DE VEHÍCULOS PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO POR PARTE DE EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A. E.S.P.”
En vista de lo anterior, Empresas Públicas de Medellín E.S.P. actuando en nombre y representación legal de EMVARIAS, conforme al mandato otorgado, aplicando las normas sustantivas y procedimentales de estas, procede a realizar el presente Proceso de Contratación, cuyos efectos se radican en cabeza de EMVARIAS.
Las personas interesadas en el proceso de contratación, por solicitud pública de ofertas, cuyo contenido y reglas fija el presente pliego de condiciones, deberán evaluar su capacidad para participar teniendo en cuenta lo aquí estipulado. Para el efecto, se fijan, a continuación, las condiciones básicas que delimitan el marco general en el cual se desarrollará el proceso tanto desde la determinación de la competencia de la empresa para abrirlo, como en cuanto a su alcance y las obligaciones que asumen quienes en él participen.
La invitación al proceso se publicará en un diario de amplia circulación nacional, dos veces en fechas distintas y en el portal de EMVARIAS
Descripción general del proceso
Este documento constituye el pliego de condiciones con base en el cual las Empresas Públicas de Medellín E.S.P. inician el proceso de selección o escogencia de un contratista que, en las condiciones y con los requisitos que aquí se describen, ejecute los servicios y/o actividades, que se determinan en el numeral que define el “objeto” dentro de este pliego.
En el proceso podrán participar todas las personas que cumplan los requisitos que se indican en este mismo pliego de condiciones y se encuentren en condiciones legales, económicas y materiales de cumplir con el “objeto” señalado.
De entre quienes participen en el proceso y con aplicación de los procedimientos, criterios y reglas que el pliego de condiciones señala para evaluar las correspondientes condiciones, las Empresas Públicas de Medellín E.S.P. recomendaran seleccionar a quien ofrezca las mejores condiciones para cumplir con el “objeto”, vinculándolo jurídicamente en calidad de “Contratista”.
Efectuada la selección y aceptada la oferta correspondiente mediante la comunicación enviada por XXXXXXXX al proponente favorecido, éste procederá a la respectiva formalización del contrato, y una vez obtenida, EMVARIAS y el “contratista” darán inicio a la ejecución del contrato con sujeción estricta a los términos aquí fijados y siempre dentro del marco de la ley colombiana. EMVARIAS podrán ordenar a “el contratista” el inicio de ejecución del contrato una vez se haya aceptado la oferta, esto es, antes de su formalización.
Al terminar la ejecución del contrato, si el pliego de condiciones así lo indica o entre EMVARIAS y el “Contratista” se acuerda, se suscribirán los documentos mediante los cuales conste el cumplimiento de las obligaciones respectivas y se liquiden las sumas o valores que entre las partes se hayan causado.
Objetivo del contrato
Mediante el contrato, que se entiende perfeccionado una vez ha sido comunicada al proponente la aceptación de su oferta, se vinculará a EMVARIAS – y al contratista – en adelante: EL CONTRATISTA -, se fijan las condiciones de carácter legal, económico, material y demás de cualquier tipo que ambos – a quienes en conjunto, se denomina LAS PARTES -, consideren necesario definir para llevar a cabo las actividades con las cuales se cumpla con el “objeto” del contrato.
En consecuencia, salvo previsión de norma superior en contrario, las labores, actividades, obligaciones y derechos que EMVARIAS y EL CONTRATISTA, adquieren entre sí o frente a terceros con motivo de la vinculación mediante este contrato, se guiarán y someterán en primer lugar a lo aquí pactado, interpretado a partir de los respectivos propósitos de los contratantes y con aplicación del principio y criterio de la “buena fe”.
1.2 Objeto del contrato
A través de este contrato, XXXXXXXX encargará a EL CONTRATISTA el ARRENDAMIENTO OPERATIVO (RENTING) DE VEHÍCULOS PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO POR PARTE DE EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A E.S.P.”
1.3 Etapas y plazos del proceso de contratación
El proceso de contratación se desarrollará en las etapas y dentro de los plazos que se indican a continuación en el orden correspondiente:
Apertura: es el momento en el cual EMVARIAS a través de EPM da a conocer su interés en vincular a EL CONTRATISTA para llevar a cabo la prestación de los servicios y/o actividades que están interesadas en contratar y ponen a disposición de los interesados el pliego que fija las condiciones de selección y contratación.
En este proceso la apertura se da el 07 xx Xxxxx de 2014.
Acceso al pliego de condiciones: El pliego de condiciones podrá ser visto, a partir de las 2:00 p.m. del 07 xx Xxxxx de 2014, a través de la páginas web xxx.xxxxxxxx.xxx.xx y xxx.xxx.xxx.xx
Presentación de ofertas: Es el acto mediante el cual, con las formalidades señaladas en el pliego, los interesados presentan una oferta a EPM para que se evalúe dentro del proceso de contratación. La oportunidad para ello transcurre entre la fecha de la apertura y la que se establece como fecha de cierre para presentación de ofertas
Cierre de presentación de ofertas: Es el momento hasta el cual los interesados tienen la posibilidad de presentar sus ofertas, fijado en términos de día, hora y lugar. Para los efectos del presente proceso el cierre se hará el 28 xx Xxxxx de 2014, a las 9:00 a.m., en el piso 04, oficina 277, del Edificio Empresas Públicas de Medellín en la ciudad de Medellín (Antioquia – Colombia). EPM se reserva el derecho de ampliar el plazo para realizar el cierre, hasta en un término igual al que corre entre la apertura y cierre señalados, cuando por cualquier circunstancia no sea posible o conveniente hacerlo en la fecha indicada.
En la dirección antes anotada, existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a las instalaciones, por lo tanto, el proponente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de propuestas.
EPM no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de propuestas causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.
Acta de ofertas recibidas: en el lugar, día y hora señalados para el “cierre”, los servidores de EPM responsables del desarrollo del proceso abrirán una a una las ofertas oportuna y debidamente entregadas y constatarán los aspectos generales más importantes tales como nombre del proponente, plazo señalado por él, valor global, garantías y representación legal. De todo ello se dejará constancia en un acta que firmarán al menos dos de dichos servidores y los representantes de los proponentes que concurran y deseen hacerlo.
Evaluación: una vez verificados los aspectos generales antes indicados, EPM, a través de sus servidores y con aplicación de las reglas y criterios contenidos en este pliego y en las leyes aplicables, harán la evaluación de las ofertas determinando sucesivamente las que han de rechazarse, las que han de eliminarse y las que se ponderarán. Las que alcancen la etapa de “ponderación” serán calificadas con los puntajes que arroje la aplicación de las respectivas fórmulas o criterios a cada uno de los factores indicados y con base en la sumatoria de dichos puntajes se ordenarán de máximo a mínimo.
Selección: efectuada la evaluación y cumplidos los pasos complementarios tanto internos como externos, EMVARIAS elegirá, previa recomendación de EPM, aquella que haya alcanzado el máximo puntaje y se halle habilitada por todos los demás aspectos correspondientes para vincularse contractualmente con ella en su condición de entidad pública.
Aceptación: es el acto mediante el cual XXXXXXXX comunica al proponente seleccionado que su oferta reúne las condiciones fijadas para ejecutar los servicios y/o actividades señaladas en el “objeto” y, con lo cual, se habrá formado válidamente la relación o vínculo contractual.
Sujeción a la ley colombiana.
Para todos los efectos, y, de manera particular, para la determinación de la validez de los contenidos del contrato y los actos a que LAS PARTES se comprometen, así como para la interpretación de todos esos aspectos, la normatividad vigente es la nacional de Colombia.
1.4 Definición de términos
Siempre que aparezcan en el pliego de condiciones, en el contrato y en los documentos complementarios, las siguientes expresiones, se entenderán como se indica a continuación:
Aclaración | Documento producido por EPM o el PROPONENTE mediante el cual se aclara el contenido o se determina el alcance xxx xxxxxx de condiciones o la propuesta, respectivamente. |
Acta de Modificación Bilateral | Documento suscrito entre EMVARIAS y EL CONTRATISTA mediante el cual se acuerda introducir modificaciones a las condiciones, monto o cantidades en el contrato. |
Adenda | Documento emitido por EPM con fecha posterior a la de apertura del proceso de contratación y anterior a su cierre o presentación de ofertas, mediante el cual se modifica el pliego de condiciones y que, por tanto, entra a formar parte de éste. |
Contratista | Es el proponente seleccionado a quien EMVARIAS haya comunicado oficialmente la aceptación de su propuesta. |
Contrato | Acuerdo de voluntades entre EMVARIAS y EL CONTRATISTA mediante el cual se definen las condiciones en las cuales asumen respectivamente los derechos y obligaciones derivados de la ejecución de los servicios y /o actividades motivo del acuerdo. |
Desarrollo del proceso | Es todo evento, normal o anormal, que ocurra dentro de las etapas y plazos señalados para el proceso y que determine -o simplemente haga parte de- el curso del proceso. |
Documentos de la propuesta | Con el archivo -magnético o en papel- que constituye el cuerpo de la propuesta, son, además, todos los archivos -igualmente, magnéticos o en papel- que el proponente presente como parte de dicha propuesta. Aquí se incluyen los certificados, constancias, recibos y demás formas de acreditar requisitos para el proceso. |
Empleados del Contratista | Personas que trabajan en la ejecución de los servicios y /o actividades motivo del contrato como empleados directos del CONTRATISTA. |
Equipo | Herramienta o maquinaria necesaria para llevar a cabo los servicios y /o actividades requeridos por EMVARIAS. |
Especificaciones | Conjunto de requisitos y normas que definen las características de los servicios y /o actividades requeridos por EMVARIAS y las condiciones en las cuales éstas aceptarán la oferta. |
Gerente General | Jefe superior de la administración de EPM y / o EMVARIAS y su representante legal. |
Interesado | Persona que adquiere el pliego de condiciones del proceso de contratación; no se considera “interesado” simplemente al que se autocalifica como tal. |
Interventor | Persona designada por EMVARIAS para llevar a cabo la “interventoría” o la supervisión y administración de los servicios y /o actividades objeto del contrato. |
Ítem | Cada uno de los elementos en los que se desagrega, para efectos de la contratación, el tipo de servicios o trabajos que deberá llevar a cabo EL CONTRATISTA para cumplir con el objetivo del contrato, conforme con la descripción que figura en el listado de ítems y cantidades. |
Junta Directiva de EPM | Órgano general de dirección de EPM. |
Junta Directiva de XXXXXXXX | Xxxxxx general de dirección de XXXXXXXX X.X ESP |
LAS EMPRESAS, EPM o EE.PP.M. E.S.P. | Empresas Públicas de Medellín E.S.P. |
EMVARIAS S.A ESP | Empresas Varias de Medellín S.A. ESP |
Ley aplicable | Por definición, es la “ley colombiana”; no obstante, en casos especiales podrá incluir las normas extranjeras que explícitamente las partes acuerden aplicar y siempre que ello sea posible a la luz de la “ley colombiana”. |
Perfeccionamiento del contrato | Condición en la que se encuentra un contrato una vez ha sido comunicada al proponente la aceptación de su oferta y de lo cual se derivan las obligaciones y derechos de cada una de las partes. Cuando la ley exige formalidades especiales para ello, el contrato sólo se perfeccionará una vez esas formalidades se cumplan. |
Plazo de ejecución del contrato | Sumatoria de los tiempos que tiene EL CONTRATISTA para llevar a cabo los servicios y /o actividades a que se refiere el contrato. |
Pliego | Es el documento en el cual EPM fija las condiciones con base en las cuales |
seleccionará un contratista para el desarrollo de los servicios y /o actividades que definen el “objeto” de un contrato. Se consideran partes xxx xxxxxx todos los documentos que lo complementan o modifican, expedidos válida y oportunamente por EPM. | |
Proceso de contratación | Es el conjunto de etapas y procedimientos a través de los cuales EPM se propone seleccionar una o más propuestas para la realización del “objeto” definido dentro de un pliego de condiciones. |
Proponente | También llamado “oferente”, es la persona que presenta formalmente una propuesta a EPM dentro de un proceso de contratación. Se conserva esta calidad hasta que la situación individual se define mediante “eliminación”, “rechazo” o “aceptación” de la propuesta. |
Proponente seleccionado | Es la persona a quien EMVARIAS, previo el proceso de evaluación indicado, considera que ha presentado la mejor oferta para la contratación correspondiente. |
Propuesta alternativa | Propuesta que se aparta de lo estipulado en los pliegos, pero conservando el contenido de los servicios y /o actividades que son “objeto” de la solicitud de EPM. |
Propuesta básica | Propuesta presentada con atención a las condiciones fijadas por EPM en el pliego de condiciones |
Recomendación | Es el acto por el cual, EPM con base en el estudio y la evaluación de los diferentes aspectos de las ofertas, se aconseja aceptar alguna (s) oferta (s), terminar o declarar total o parcialmente desierto el proceso. |
Servidor competente | Es el “servidor” de EPM/EMVARIAS que tiene la facultad o función de tomar una o más de las decisiones correspondientes al proceso de contratación. |
Servidor de EPM | Es cada persona que interviene en el proceso de contratación desempeñando una labor para EPM o en su representación. |
Servidor responsable del proceso | Es la persona que, en nombre de EPM/EMVARIAS, actúa frente a los interesados o proponentes y tiene capacidad para comunicar las decisiones que aquellas toman dentro del proceso. |
Subcontratista | Persona que contrata directamente con EL CONTRATISTA para suministrarle mano de obra, servicios y materiales procesados según diseño especial, pero sin incluir en esta denominación al que simplemente suministra materias primas no elaboradas. |
Vigencia del contrato | Período comprendido entre la fecha de comunicación de la aceptación AL CONTRATISTA y la fecha en que queda aprobada su liquidación definitiva. |
Donde quiera que en este pliego se usen las palabras “Ordenado”, “Requerido”, “Permitido” o palabras similares, se entenderá que es la orden, requerimiento o permiso del Interventor.
Las palabras “Aprobado”, “Aceptado”, “Satisfecho” o palabras similares, significarán “aprobado por”, “aceptado por”, o “satisfactorio para” EPM hasta la recomendación y partir de allí, por EMVARIAS.
1.5 Instrucciones preliminares Financiación
Las obligaciones que EMVARIAS asumirá dentro del contrato al que dé lugar el presente proceso de contratación serán cubiertas con recursos propios de la entidad.
Normatividad aplicable
Este proceso de contratación estará regido por las leyes colombianas aplicables, tales como las civiles y comerciales, la Ley 142 de 1994 Régimen de Servicios Públicos Domiciliarios, modificada por la Ley 689 de 2001, las normas de contratación vigentes para XXXXXXXX0 y las demás de rango legal o reglamentario pertinentes.
Domicilio
Para todos los efectos y consecuencias que se deriven del proceso de contratación y el contrato a que dé lugar, se entiende como domicilio la ciudad de Medellín.
Políticas y principios de Responsabilidad Social Empresarial
En los procesos de contratación de EPM/EMVARIAS, se observarán los siguientes principios y políticas
Principio de comportamiento responsable en la contratación
Las relaciones de EPM/EMVARIAS con sus contrapartes contractuales estarán basadas en el reconocimiento y seguimiento de las reglas y principios de la ética y la ley y, en consecuencia, en un ambiente de respeto y confianza que genere valor para las partes y para la sociedad en general.
El principio de comportamiento responsable implica para las partes, los siguientes compromisos:
Las relaciones de EPM/ EPM/EMVARIAS con sus contrapartes contractuales estarán basadas en el reconocimiento y seguimiento de las reglas y principios de la ética y la ley y, en consecuencia, en un ambiente de respeto y confianza que genere valor para las partes y para la sociedad en general.
El principio de comportamiento responsable implica para las partes, los siguientes compromisos:
• Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.
• Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de EPM/ EPM/EMVARIAS, los competidores en el proceso, el sector y el país.
1 Resolución 001 del 15 xx xxxxx de 2010; Resolución 036 del 3 xx xxxxx de 2011
• Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparentes y respetuoso de las
normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.
Anticorrupción y Transparencia
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011 “Nuevo Estatuto Anticorrupción”, reglamentado por el decreto 2641 de 2012, las empresas del sector público deben propender por el rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general; prevenir y combatir el fraude, el soborno, la extorsión y otras formas de corrupción. Esto implica, entre otros, que no se deben ofrecer, prometer, dar ni solicitar, directa o indirectamente, pagos u otras ventajas indebidas para obtener o conservar una ventaja ilegítima.
EPM/ EPM/EMVARIAS, comprometida con los programas que se impulsan desde la Alcaldía del Municipio de Medellín para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la administración, y en desarrollo de los principios que rigen su contratación; está interesadas en garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas.
Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vincule o pueda vincular a sus servidores en prácticas o actos indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas solicita se denuncie todo acto indebido en el canal dispuesto por EPM denominado Contacto Transparente ubicado en la página web www.epm,.xxx.xx en la dirección xxxx://xxx.xxx.xxx.xx/xxxx/Xxxx/Xxxxxxxxxxxxx/XxxxxxxxXxxxxxxxxxxx.xxxx, para adelantar las gestiones a que haya lugar. De igual manera está dispuesta la línea gratuita 01 8000 522 955.
La información registrada será manejada con la más alta discreción.
Sostenibilidad
Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:
• El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.
• El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad
humana.
•. La protección y recuperación del medio ambiente, el cumplimiento de la normatividad relacionada con el medio ambiente, la legislación ambiental vigente, las demás leyes, normas, resoluciones o acuerdos relacionados con la protección y conservación del medio ambiente que tengan relación con su actividad y responder por las consecuencias que se deriven del incumplimiento de estas reglamentaciones y disposiciones.
• La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.
• El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.
• El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás.
Directriz de Conducta Transparente
Con el fin de fortalecer los lazos de confianza entre EPM/ EPM/EMVARIAS y sus grupos de interés, en adelante, la Gente EPM/ EPM/EMVARIAS sólo recibirá objetos promocionales de marca como práctica normal de las relaciones comerciales con clientes, usuarios, proveedores y contratistas.
Política Institucional de Derechos Humanos
EPM/EMVARIAS respeta los siguientes lineamientos y quienes pretendan establecer relaciones contractuales con EPM/EMVARIAS, deberán acatarlos:
L 1: Trabajo decente. En el desarrollo de los proyectos y procesos no se permitirán prácticas discriminatorias, trabajo forzado o bajo coacción, y se promoverá la remuneración justa, la libertad de asociación, la gestión del riesgo sicosocial y el mantenimiento de ambientes de trabajo seguros y saludables.
L 2: Prohibición de empleo de mano de obra infantil. En el desarrollo de los proyectos y procesos no se permitirá el empleo de mano de obra infantil.
L 3: Seguridad y derechos humanos: En los contratos y convenios de servicios de vigilancia y seguridad con firmas privadas y organismos de seguridad del Estado, se incluirán explícitamente compromisos de respeto y promoción de los derechos humanos. En ningún caso se aceptará la prestación de estos servicios por parte de actores sociales que estén por fuera del marco constitucional y legal.
L4: Respeto por los derechos de minorías étnicas: En el desarrollo de los proyectos y procesos se tomarán las medidas necesarias para promover el respeto por los usos, las costumbres y la cultura de las comunidades étnicas asentadas en los entornos en los que la empresa hace presencia.
L5: Derechos humanos en la cadena de aprovisionamiento. EPM/EMVARIAS promoverá en su cadena de suministro la inserción de prácticas y la adopción de instrumentos congruentes con el respeto de los derechos humanos.
L6: No relacionamiento con grupos ilegales. No se reconocerán como interlocutores válidos ni se establecerán relaciones institucionales con grupos ilegales ni actores sociales que estén al margen de la Constitución y la ley.
L7: Derechos humanos y grupos de interés. EPM/EMVARIAS propenderá por generar espacios de diálogo con sus grupos de interés para abordar asuntos relacionados con derechos humanos en los proyectos y procesos.
L8: Promoción de la equidad de género. Tanto en el desarrollo de los proyectos y procesos, como en su área de influencia, EPM/EMVARIAS promoverá prácticas que reflejen el respeto con la equidad de género.
L9 Cumplimiento de la política: EPM/EMVARIAS monitoreará el cumplimiento de estos compromisos y logros, de acuerdo con estándares internacionalmente aceptados
1.6 Reunión Informativa
EPM realizará una charla informativa en la cual se atenderán las inquietudes de los interesados en el proceso, acerca del objeto y las condiciones particulares del contrato previstas en el pliego. Dicha reunión NO tiene carácter obligatorio. La reunión se llevará a cabo en la oficina 277 del piso 04 del Edificio Empresas Públicas de Medellín, ubicado en la carrera 58 No. 42-125, el 14 xx xxxxx de 2014 a las 2:00 p.m.
La asistencia a la reunión, y los costos y riesgos derivados de ésta, correrán por cuenta de los interesados.
1.7 Interpretación, aclaración y modificaciones xxx xxxxxx
Interpretación. El interesado deberá examinar todas las instrucciones, formularios, condiciones, especificaciones y anexos que figuren en los documentos del proceso de contratación, los cuales constituyen la única fuente de información válida para la preparación de la propuesta. Si la interpretación de los documentos genera alguna duda para el interesado, deberá formular consulta, por escrito, a EPM, dentro del término establecido para tales efectos.
Aclaración. Si el interesado encuentra ambigüedades, discrepancias, omisiones, contradicciones o errores, deberá solicitar, por escrito, a EPM, las aclaraciones que sean del caso, antes de presentar la propuesta, dentro del término establecido para tales efectos.
Las consultas o solicitudes de aclaración se recibirán hasta cinco (5) días hábiles antes de la fecha de cierre para la presentación de ofertas del presente proceso de contratación. EPM no se responsabilizará por correspondencia o comunicaciones mal dirigidas o con desatención de lo previsto en el numeral “Correspondencia y Comunicaciones”.
Modificación. Cualquier modificación al pliego de condiciones o el aplazamiento de la fecha de cierre de la contratación, que EPM considere oportuno hacer, será comunicada, por medio de adenda, a todos y cada uno de los interesados y será de obligatoria observancia para la preparación de las ofertas. Estas aclaraciones y modificaciones harán parte xxx xxxxxx de condiciones.
Las interpretaciones o inferencias que el interesado haga de las estipulaciones xxx xxxxxx de condiciones o de las aclaraciones hechas por EPM, serán de su exclusiva responsabilidad.
Nota 1: La respuesta a las solicitudes de interpretación, aclaración o modificación xxx xxxxxx de condiciones que realicen los interesados por escrito, serán dadas por EPM
hasta dos (2) días hábiles antes de la fecha de cierre para la presentación de las ofertas.
Nota 2: Se aclara que las respuestas dadas a los interesados sobre las solicitudes que realicen por escrito (o en la reunión informativa ), sobre la interpretación, aclaración y modificación xxx xxxxxx de condiciones, que impliquen complementar o modificar el texto inicial del mismo, se harán explicitas mediante adendas que serán comunicadas a todos y cada uno de los interesados y serán de obligatoria observancia tanto para EPM como para los interesados quienes las deberán tener en cuenta para la preparación de sus ofertas.
Nota 3: Las adendas se expedirán hasta dos (2) días antes de la fecha de cierre para la presentación de ofertas.
Nota 4: De las respuestas a las solicitudes de interpretación, aclaración y modificación xxx xxxxxx de condiciones, que no impliquen complementar o modificar el texto xxx xxxxxx de condiciones, se les enviará copia a todos y cada uno de los interesados.
1.8 Correspondencia y comunicaciones
Para efectos del presente proceso de contratación y del contrato que se derive del mismo, con excepción de la propuesta, se establece el siguiente modelo para dirigir cualquier comunicación a:
ETAPA PRECONTRACTUAL: En esta etapa (Desde la apertura del proceso hasta la recomendación para la aceptación del contratista), las comunicaciones serán dirigidas a EPM así:
«EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P.
«XXXXXX XXXX
«Director Abastecimiento
«Edificio Empresas Públicas de Medellín
«Xxxxxxx 00 00-000, Xxxxxxx 000, xxxx 0
«Xxxxxxxx
«Asunto: Contratación Nro. 06 de 2014
La fecha, tanto de recibo como de entrega de cualquier documento, será la que se registre por el Departamento Administración Documental de EPM, y será la única considerada válida. Cuando la correspondencia sea enviada por parte de EPM usando el correo ordinario, se tendrá como fecha de aquella, la fecha en que sea recibida por el destinatario, y si no aparece fecha de recibo, se presume que fue recibida el quinto día calendario siguiente a aquel en que salió de EPM.
Por su parte, EPM y/o EMVARIAS enviará todas las comunicaciones al proponente o a EL CONTRATISTA, según sea el caso, a la dirección por él consignada en el formato de su propuesta. Si se presenta algún cambio, éste deberá ser informado a EPM, con la debida anticipación, a la dirección citada anteriormente.
Adicionalmente, con el fin de agilizar las comunicaciones entre las partes, se podrá utilizar la dirección de correo electrónico Xxxx.Xxx.Xxxxx@xxx.xxx.xx , teniendo en cuenta que este medio de comunicación no reemplaza el requerimiento de las comunicaciones escritas o el buzón corporativo, para dar la respuesta oficial.
En esta etapa solo se aceptaran comunicaciones enviadas a EPM. Xxxxxx documento enviado a EMVARIAS se entenderá como válido.
ETAPA CONTRACTUAL: En esta etapa (Aceptación de oferta al contratista, celebración del contrato, ejecución del contrato hasta su liquidación), deberán dirigirse a EMVARIAS Así:
SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN EMVARIAS
Carrera 64C Nro 103-EE- 98. Medellín.
1.9 Información reservada
El proponente, en la carta de presentación de su oferta, formulario 2: Carta de presentación de oferta deberá indicar cuál información de la consignada en ella, tiene el carácter de reservada y cuáles normas jurídicas prevén dicha reserva, relacionando expresamente las normas específicas correspondientes.
Cuando el proponente manifieste que existe información de su oferta que tiene el carácter de reservada, no es suficiente con hacer mención simplemente de las normas que en su criterio le otorgan tal carácter, sino que adicionalmente, en documento anexo a la carta de presentación, suscrito por el representante legal, o por la persona natural o su representante, si es el caso, debe señalar expresa y debidamente los fundamentos mediante los cuales considera que le otorgan el carácter mencionado. En el evento de no citar las normas legales, o habiéndolas citado no señale los fundamentos correspondientes, se entenderá que ningún documento o parte de la
oferta tiene el carácter de reservado y que EPM se encuentra autorizada para suministrar la información que le sea solicitada por otro oferente o un tercero.
1.10 Idioma
La propuesta deberá presentarse en idioma español. En caso de que la propuesta incluya documentos en idioma inglés, como certificados y constancias, deberán ser acompañados de su traducción oficial al español.
1.11 Moneda
El proponente deberá cotizar todos los precios de la propuesta en pesos Colombianos.
2 PROPUESTA
El interesado en presentar propuesta deberá tener en cuenta, en primer lugar, los requisitos o condiciones de carácter subjetivo o personal que se exigen y asegurarse de cumplirlos cabalmente; en segundo lugar, deberá acoger estrictamente las reglas de presentación formal de la propuesta que contiene este pliego y completar de manera exhaustiva toda la información exigida. Las omisiones, vacíos, contradicciones o información inexacta que aparezca en la propuesta, habilitarán a EPM para descartarla o para aplicar las reglas de corrección explícitas que el pliego contenga.
2.1 Proponentes
Todo documento en cuyo sobre aparezca la identificación del presente proceso de contratación se recibirá con destino a los trámites de dicho proceso; sin embargo, sólo se considerará que hay formalmente una propuesta y a quien la hace se le considerará proponente, cuando se haya constatado el cumplimiento de los requisitos que a continuación se incluyen.
Se deberán aportar los documentos que se requieran en el proceso de contratación y que se indican en éste pliego de condiciones y especificaciones.
2.2 Requisitos de participación
EPM solo considerará las propuestas de las personas jurídicas nacionales, en forma individual, que habiendo obtenido el pliego en las condiciones aquí previstas, cumplan con los siguientes requisitos de participación:
2.2.1 Habilitación.
No encontrarse incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para celebrar contratos con EMVARIAS de acuerdo con lo establecido en la constitución y la ley.
2.2.2 Forma de participación
EPM recibirá propuestas presentadas por personas jurídicas en forma individual y que dentro de su objeto social, cuente con el servicio de renting. Por ningún motivo, EPM, aceptará propuestas presentadas por firmas en consorcio, uniones temporales o personas naturales. Las que así se presenten serán rechazadas.
2.2.3 Acreditación existencia y representación legal
Certificado de Existencia y Representación Legal. Todo proponente deberá acreditar su existencia y representación mediante los documentos exigidos por la ley colombiana. La existencia y representación legal de las personas jurídicas colombianas se prueba mediante el certificado de existencia y representación expedido por la respectiva Cámara de Comercio (salvo casos especiales donde la competencia para expedir la certificación es de otra entidad).
Nota:
Dicho certificado deberá tener una antigüedad menor de tres (3) meses para los nacionales. Las sociedades deberán acreditar como mínimo una duración igual a la del plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.
Si una persona jurídica nacional da poder a una persona natural o jurídica para que contrate en su nombre, deberá anexar en debida forma los siguientes documentos: a). El certificado de existencia y representación de la compañía que da el poder. b). El certificado de existencia y representación de quien recibe el poder, si se trata de una persona jurídica, y c). El documento mediante el cual la compañía mandante confiere poder o autorización a la que recibe el poder o mandato. Para el caso de personas naturales se aportará fotocopia de la cédula de ciudadanía o del documento que haga sus veces.
Si del documento se desprende que el representante legal requiere de una habilitación especial, para celebrar contratos de determinada cuantía, deberá anexar copia del acta correspondiente donde se le habilite.
2.2.4 Experiencia del proponente
Para participar en este proceso de contratación, el proponente deberá acreditar mediante certificados expedidos por parte de su contratante, haber ejecutado en los últimos cinco (5) años, contados hasta la fecha de cierre para la presentación de ofertas de este proceso, máximo tres (3) contratos de arrendamiento operativo de vehículos pesados de dos o más ejes con capacidad de carga igual o superior a 8 toneladas, que incluya el mantenimiento preventivo y correctivo de dichos vehículos, y cuyo valor en forma individual o sumados, sea igual o mayor a cinco mil millones de pesos ($5.000.000.000.00).
EPM se reserva el derecho de verificar la documentación presentada para acreditar la experiencia.
Los certificados deben contener la siguiente información: objeto del contrato y descripción del objeto, la dirección del contratante, el nombre de la persona a contactar, el número telefónico, el valor del contrato y las fechas de inicio y terminación
del mismo. En caso de que la confidencialidad lo permita, se deberán adjunta copia de los contratos respectivos
Los valores de los servicios y/o actividades acreditadas serán traídos a valor presente, de acuerdo con el salario mínimo legal mensual vigente SMLMV entre el día de finiquito o del certificado como fecha de terminación del contrato, y la fecha de cierre para la presentación de ofertas de este proceso de contratación, en millones de pesos.
Sólo se tendrá en cuenta en los contratos acreditados, el valor correspondiente sin incluir el IVA y los reajustes.
En los contratos ejecutados en consorcio o unión temporal, sólo se considerará como experiencia el porcentaje de participación del proponente en el mismo.
Para acreditar la experiencia es necesario diligenciar el Anexo “Relación de Experiencia”, documento que debe suscribirse por el Representante Legal y el Revisor Fiscal, este último si está obligado a tenerlo o el Representante Legal y el Contador, en caso contrario.
No se aceptan certificaciones de experiencia en las cuales el proponente haya sido subcontratista.
El Anexo “Relación de experiencia” debe estar acompañado de copia de las facturas o los contratos relacionados con sus respectivas certificaciones (original o copia) expedidas por la entidad pública o privada contratante, en las que se haga constar, por lo menos: objeto, valor del contrato, valor ejecutado, fecha de inicio, fecha de terminación, prórrogas y adiciones y fecha de expedición del certificado.
2.2.5 Requisito financiero
Cumplir los siguientes requisitos de orden financiero, basados en los Estados Financieros a diciembre 31 de 2012:
El Patrimonio Contable a 31 de diciembre de 2012, debe ser mayor o igual al 50% del presupuesto oficial del contrato.
Las empresas del sector real deberán presentar un porcentaje de endeudamiento, menor igual al 80%, definido de acuerdo con la siguiente expresión:
IE = Pasivo Total x 100% < 80 % Activo Total
Las empresas del sector financiero deberán presentar un índice de solvencia mayor o igual al 9%, medido de acuerdo con la regulación vigente y la metodología establecida para el efecto, por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Superintendencia Financiera de Colombia.
Documentos que los acreditan:
Estados Financieros a diciembre 31 de 2012 (Balance General y Estado de Resultados), debidamente clasificados y firmados por el Representante Legal, el Contador y el Revisor fiscal si lo tuviere conforme a la ley.
Fotocopia de la tarjeta profesional del contador y del revisor fiscal que firman los Estados Financieros adjuntando el certificado de su vigencia.
Certificación de los Estados Financieros a diciembre 31 de 2012, conforme lo establecido en el artículo 37 de la ley 222 de 1995.
Las notas a los estados financieros a diciembre 31 de 2012.
Dictamen a los estados financieros a diciembre 31 de 2012, si está obligado a tener revisor fiscal.
Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT).
2.2.6 Inscripción en la Subsecretaría xx Xxxxxx del municipio de Medellín.
Toda persona jurídica que pretenda participar en el proceso de contratación, deberá acreditar, con la presentación de la oferta, la inscripción o matrícula en la Subsecretaría de Ingresos de la Secretaria de Hacienda del Municipio de Medellín, por concepto del Impuesto de Industria y Comercio.
En los términos previstos en el Decreto 753 de 1986, quienes no fueren sujetos pasivos del mencionado tributo, podrán suplir la certificación de inscripción con una certificación en tal sentido expedida por la Subsecretaría de Ingresos de la secretaria de Hacienda del Municipio de Medellín. Este certificado lo deben anexar todos los oferentes, incluso los que no tienen domicilio en Medellín.
Esta certificación es exigible a todos los oferentes independientemente del municipio en el que será ejecutado el contrato correspondiente.
2.2.7 Tamaño de la flota
El proponente debe contar, a la fecha de presentación de la propuesta, con una flota igual o superior a sesenta (60) vehículos arrendados, de dos o más ejes, con una capacidad de carga igual o superior a ocho (8) toneladas y doscientos (200) vehículos
livianos a nivel nacional, que incluya el mantenimiento preventivo y correctivo de dichos vehículos. Para tal fin deberá diligenciar el Anexo “Relación flota del proponente” y presentar las fotocopias de las matrículas de todos los vehículos y de los contratos de arrendamiento operativo correspondientes.
2.2.8 Sede en el Área Metropolitana xxx Xxxxx de Aburra
El proponente deberá demostrar que cuenta con una sede administrativa y operativa que esté ubicada en el Área metropolitana del Valle del Aburrá. En caso de que se convierta en contratista, se obliga a que todas las actividades producto del objeto del contrato sean atendidas en el Área Metropolitana del Valle del Aburrá. – Anexo 6-
2.2.9 Talleres de servicios autorizados
EL PROPONENTE deberá presentar un certificado en el que conste que el fabricante cuenta con talleres autorizados en el Xxxxx de Aburrá para todos los vehículos nuevos ofertados.
2.2.10 Garantía de seriedad de la propuesta
Cada propuesta deberá acompañarse de una garantía bancaria o de compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, preferiblemente con domicilio y poder decisorio en el municipio de Medellín, constituida a favor de entidades estatales, de forma aceptable para EPM por el 2% del presupuesto oficial.
La garantía de seriedad de la oferta deberá tener una vigencia de ciento sesenta y cinco
(165) días calendario, contados a partir de la hora y día fijado para el cierre del presente proceso de contratación. Dicha garantía no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.
La garantía deberá acompañarse de la constancia de cancelación de la prima respectiva al asegurador o garante.
El tomador de la garantía deberá ser la persona natural o jurídica que se hace responsable de la oferta proponente. Mediante dicha caución garantizará:
- Que mantendrá la totalidad de su propuesta, no la modificará, retirará o adicionara, desde la fecha de cierre del proceso de contratación, el período de validez de la oferta y hasta la formalización del contrato.
- Que firmará el contrato si por su valor debe elevarse a la forma de escrito, constituirá las garantías exigidas y presentará los documentos solicitados para su formalización dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que el contrato le sea enviado para tales fines o
le sea comunicada la aceptación de la oferta según sea el caso, a él o a su representante o comisionado.
- Que aportará el certificado modificatorio ampliando la vigencia de la misma en el evento en que se le haya solicitado la ampliación del término de la validez de la propuesta.
En la elaboración de las pólizas el oferente deberá constatar que EMVARIAS figure como asegurado y beneficiario, para lo cual deberá tener en cuenta que el nombre de EMVARIAS se consigne como EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A E.S.P., NIT: 890.905.055-9
Igualmente el NIT y el nombre del tomador indicados en la garantía deben corresponder exactamente con los que figuran en el certificado de existencia y representación legal del oferente, cuando este es persona jurídica, o en la cédula de ciudadanía cuando es persona natural.
No serán aceptadas pólizas de garantías otorgadas por la sociedad EL CÓNDOR S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS GENERALES, mediante las cuales se pretenda cubrir riesgos propios de los procesos de contratación”.
Devolución de la garantía. Al proponente favorecido y al calificado en segundo lugar se les podrá devolver la garantía de seriedad de la propuesta previa solicitud del oferente, cuando el proponente favorecido suscriba y formalice el contrato; si se trata de un contrato no escrito, cuando se formalice. A los demás proponentes se les podrá devolver la garantía de seriedad previa solicitud del oferente, después de la aceptación de la oferta.
2.2.10 Certificación de pago de los aportes a la seguridad social y parafiscales.
En cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002 -Ley de Reforma Laboral-, las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes por sus empleados, a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello hubiere lugar, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.
Las obligaciones parafiscales a las que se refiere el párrafo anterior, son las que se presentan en la siguiente tabla:
CONCEPTO O ENTIDAD | APORTE | FUNDAMENTO LEGAL |
Salud (ver nota 2) | 12,5 % del ingreso Base de Cotización, de los cuales el 4% | Artículo 204 de la Ley 100 de 1993 |
CONCEPTO O ENTIDAD | APORTE | FUNDAMENTO LEGAL |
está a cargo del trabajador y el 8,5% del empleador. | ||
Pensiones | 16 % del ingreso Base de Cotización, de los cuales el 4% está a cargo del trabajador y el 12% a cargo del empleador. | Artículo 7 de la Ley 797 de 2003 |
Sistema General de Riesgos Laborales. (ver nota 3) | De acuerdo con la clasificación establecida y totalmente a cargo del empleador. | Artículo 6° de la ley 1562 de 2012. |
Cajas de Compensación Familiar | 4% totalmente a cargo del empleador. | Artículo 7, 9 y 12 de la Ley 21 de 1982 |
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ver nota 2) | 3% totalmente a cargo del empleador. | Artículo 1 de la Ley 89 de 1988 |
SENA (ver nota 2) | 2% totalmente a cargo del empleador. | Artículo 7, 9 y 12 de la Ley 21 de 1982 |
Nota 1: la información contenida en esta tabla es indicativa y puede haber sufrido modificaciones de acuerdo con la ley. Por lo tanto, el Proponente deberá prever, de conformidad con la legislación colombiana, dichas modificaciones.
Nota 2: De conformidad con el Decreto 1828 del 27 xx xxxxxx de 2013, reglamentario de la Ley 1607 de 2012, artículo 7, “Las sociedades, y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios y sujetos pasivos del Impuesto sobre la Renta para la Equidad - CREE, están exoneradas del pago de los aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena), y del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos xx xxxx (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Las personas naturales empleadoras están exoneradas de la obligación de pago de los aportes parafiscales al Sena y al ICBF por los empleados que devenguen, individualmente considerados, menos xx xxxx (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Esto no aplica para las personas naturales que empleen menos de dos (2) trabajadores, las cuales seguirán obligadas al pago de dichos aportes. Para efectos de esta exoneración, los trabajadores a que hace mención este inciso tendrán que estar vinculados con el empleador persona natural mediante contrato laboral, quien deberá cumplir con todas las obligaciones legales derivadas de dicha vinculación.
A partir del 1° de enero de 2014, los contribuyentes señalados en los incisos anteriores que cumplan las condiciones de este artículo, estarán exonerados de las cotizaciones al Régimen Contributivo de Salud de que trata el artículo 204 de la Ley 100 de 1993, correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos xx xxxx (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Lo anterior no será aplicable a las personas naturales que empleen menos de dos (2) trabajadores, las cuales seguirán obligadas a efectuar las cotizaciones al Régimen Contributivo de Salud de que trata este inciso. Para efectos de esta exoneración, los trabajadores a que hace mención este inciso tendrán que estar vinculados con el empleador persona natural mediante contrato laboral, quien deberá cumplir con todas las obligaciones legales derivadas de dicha vinculación.
No son beneficiarios de la exoneración aquí prevista, las entidades sin ánimo de lucro, así como las sociedades declaradas como zonas francas a 31 de diciembre de 2012, o aquellas que a dicha fecha hubieren radicado la respectiva solicitud ante el Comité Intersectorial de Zonas Francas, y los usuarios que se hayan calificado o se
califiquen a futuro en estas que se encuentren sujetos a la tarifa especial del impuesto sobre la renta del quince por ciento (15%) establecida en el inciso 1 del artículo 240-1 del Estatuto Tributario; así como quienes no hayan sido previstos en la ley de manera expresa como sujetos pasivos del Impuesto sobre la Renta para la Equidad - CREE.
Para efectos de la exoneración de que trata el presente artículo, se tendrá en cuenta la totalidad de lo devengado por el trabajador.
Corresponderá al empleador determinar si el monto total efectivamente devengado por cada trabajador en el respectivo mes es inferior a diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes, para determinar si procede la exoneración prevista en el artículo 25 de la Ley 1607 de 2012 reglamentada en el presente decreto.
Lo anterior, sin perjuicio de la facultad de fiscalización y control de la Administración Tributaria Nacional y de las demás entidades competentes para constatar la correcta aplicación de las disposiciones legales que rigen las materias previstas en este decreto.”
2.2.11 Formato único de hoja de vida
El proponente deberá presentar con la propuesta totalmente diligenciado el formato de hoja de vida para persona jurídica que aparece en la página web de la función pública y el balance general de la empresa, suscrito por un contador público titulado.
Los formatos para diligenciar la información antes mencionada, aparecen en la página web del Departamento Administrativo de la Función Pública, en la siguiente dirección:
xxxx://xxxxxx.xxxx.xxx.xx:0000/xxxxxx/xxxx/xxxxxx/xxxx/xxxxxxxx
2.2.12 Certificado de la Junta Central de Contadores
Presentar el Certificado de la Junta Central de Contadores de la inscripción como Contador Público, correspondiente al Contador Público y al Revisor Fiscal.
2.3 Contenido y documentos de la propuesta
La propuesta debe presentarse en la forma y con los contenidos que señala el pliego de condiciones; para el efecto, dicho pliego se entrega en medio magnético. La información del archivo se encuentra protegida y, en consecuencia, si el interesado requiere modificar o diligenciar algún formulario que allí se encuentre, puede copiarlo en otro archivo y así podrá manipularlo. Sin embargo, deberá tener en cuenta que la información válida es la que se encuentra en el archivo original del disco.
Los ítems o actividades se describen en forma concisa y no en detalle; por lo tanto, el interesado, antes de señalar o incluir el valor unitario de cada uno de ellos, deberá consultar en el pliego, en donde se indica en detalle cómo debe ejecutarse cada ítem o actividad y su forma de medida y pago. Si se encontraren discordancias, discrepancias, incongruencias u omisiones entre la descripción del ítem o actividad y lo indicado en la sección xxx xxxxxx indicada, se deberá solicitar la aclaración correspondiente a EPM en la forma prevista para ello dentro del mismo pliego.
La propuesta deberá entregarse en sobre cerrado y éste debe estar debidamente identificado con el nombre y el número del proceso de contratación y acompañada de todos los documentos anexos. Deberá presentarse en dos (2) ejemplares igualmente identificados y diferenciados respectivamente con las palabras: “original”, y “copia”. Los documentos deben presentarse en forma ordenada y de fácil manejo, numerados todos sus folios y refrendados con la firma del Proponente. Debe presentarse, además una relación de los documentos que componen la propuesta, con la indicación de los folios correspondientes a cada uno de ellos.
Las modificaciones hechas por el proponente a los formularios de los documentos exigidos, no serán válidas. EPM se abstendrá de considerar aquellos documentos que no cumplan las condiciones estipuladas en este pliego de condiciones.
Aspectos legales
EPM considera bajo este concepto -“aspectos legales”-, aparte de algunos que se contemplan expresamente como requisitos de participación, el cumplimiento de aquellas condiciones que la ley ha fijado a las personas potencialmente contratistas de la entidad en razón de su formación o constitución, la actividad que cumplen y las obligaciones que tienen tanto frente al Estado como frente a terceros. Por regla general, tales condiciones se acreditan mediante la exhibición de documentos, y cuando así esté contemplado en normas vigentes, EPM no admitirá otra forma de acreditarlas.
Cuando la ley dispone la obligación de contar con un documento que acredite la capacidad o habilitación para intervenir en alguna actividad o negocio -como es el caso en las profesiones regladas- ninguna prueba tendiente a demostrar la posesión de las habilidades o capacidades será aceptada en sustitución de aquél.
2.4 Carta de presentación
El proponente deberá adjuntar la carta de presentación de la propuesta, para lo cual utilizará el Formulario 2. Adicionalmente, certificará que para la preparación de su propuesta tuvo en cuenta las adendas recibidas.
2.5 Firma de la propuesta
El proponente indicará en el Formulario 3, los datos correspondientes a la dirección de su sede, en el Municipio de Medellín u otro lugar, donde desee recibir la correspondencia relacionada con la presente contratación, así como el nombre de la firma y de su representante legal, la Cámara de Comercio en la cual se encuentra inscrito y el número o código de inscripción.
La firma de la propuesta se cumple con el diligenciamiento del Formulario 3. La propuesta deberá estar suscrita por el representante legal o apoderado, si se trata de una persona jurídica.
Aspectos económicos
En este numeral se fijan las reglas acorde con las cuales deberán atenderse las obligaciones de contenido económico que asumen LAS PARTES entre sí y las que deban atender frente a terceros en virtud exclusivamente de lo pactado en el contrato y para garantizar el cumplimiento del mismo.
Los interesados han de tener en cuenta para elaborar su propuesta -y en caso de recibir la aceptación de la misma, en calidad de CONTRATISTA, que deben sujetarse estrictamente a ello- que, el entendimiento, la interpretación y la aplicación o ejecución de lo aquí previsto son sólo particularidades de los sistemas económico y macroeconómico respectivos y que ninguna previsión puede considerarse o leerse en forma aislada o contradictoria con las reglas o conceptos generales vigentes en dichos sistemas.
2.6 Precios
El proponente deberá indicar, en el formulario correspondiente de la propuesta, el precio unitario, para todos y cada uno de los ítems o actividades presentadas, y los valores totales que resulten de multiplicar las cantidades estimadas por los precios unitarios. Si se presentaren errores aritméticos en la propuesta, se harán, por parte de EPM, las correcciones del caso, tomando como definitivos y válidos los precios corregidos. Éstos serán la base de los que se consignarán en el contrato que se celebre con el proponente favorecido. Las enmendaduras de precios que aparezcan en la propuesta deberán confirmarse con nota al margen y firma del proponente, tanto en el original como en las copias.
Se advierte expresamente que los precios cotizados por los proponentes en la modalidad de full renting, deberán incluir: el suministro de los vehículos (chasis y cajas compactadoras), trámites iniciales y anuales, SOAT durante la vigencia del contrato, pago de impuestos anuales, seguro general del vehículo, impuesto de rodamiento, mantenimiento preventivo y correctivo del chasis y la caja compactadora, revisión técnico mecánica, cambio de llantas por desgaste y demás servicios que el proponente considere que debe contener el pago de los servicios y/o actividades propias de esta modalidad, sin considerar la opción de retoma de vehículo.
Adicionalmente EL PROPONENTE deberá tener en cuenta para efectos de cotizar el canon de arrendamiento de los vehículos, la obligación de adquirir un (1) vehículo
marca Daewoo, utilizado por EMVARIAS en el proyecto de prueba. Las características del dicho vehículo se encuentra en las especificaciones técnicas.
Al preparar su oferta, el proponente deberá tener en cuenta todos los impuestos que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato, tales como: el Impuesto xx Xxxxx, IVA, Estampilla U. de A. y el de Industria y Comercio, entre otros, así como las deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo con la ley. Es entendido que EL CONTRATISTA estará obligado a reconocerle a los trabajadores que emplee, el salario y las prestaciones sociales cotizadas, o las mínimas legales, cuando aquél o aquéllas fueren inferiores a éstas.
El oferente deberá tener en cuenta la exclusión del IVA en la compra e importación de los vehículos a la que da lugar la regulación tributaria vigente, y llevar a cabo los trámites correspondientes ante Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, con el apoyo de EMVARIAS ante la Autoridad Nacional de Licencias Ambientales (ANLA) perteneciente al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, por lo que se le solicita trasladar dicha exclusión al costo del arrendamiento propuesto. Se deja expresa constancia de que el beneficio que resulte de esta exclusión del IVA pertenece única y exclusivamente a EMAVARIAS.
El no cumplimiento de esta obligación de medio por parte del contratista no lo exonera de trasladar dicha exclusión al costo del arrendamiento propuesto, el no trámite del contratista del beneficio por la exclusión del IVA no da derecho al contratista a reclamación alguna por ajuste en el costo del arrendamiento propuesto.
Los precios cotizados deberán tener discriminado el IVA asociado al canon.
En caso de presentarse situaciones extraordinarias, ajenas a las partes, imprevisibles y posteriores a la celebración del contrato que alteran la ecuación financiera del contrato en forma anormal y grave, las partes podrán revisar el canon.
EMVARIAS tiene proyectado la construcción de una estación de transferencia la cual contará con un espacio para el lavado de vehículos, dentro de la vigencia del contrato, lo cual daría lugar a revisar las condiciones del canon.
2.7 Impuestos, deducciones y gastos
EL CONTRATISTA deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países. Por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta.
EMVARIAS deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
2.8 Forma de pago
EMVARIAS pagará los servicios y/o actividades ejecutados en moneda nacional colombiana, previa la presentación de la factura correspondiente, elaborada con el cumplimiento de todos los requisitos legales, tanto de forma como de contenido. Para la elaboración de la factura, EL CONTRATISTA medirá los servicios y/o actividades ejecutados y dicha medición deberá ser aprobada por el respectivo interventor.
Para el servicio de renting: EL CONTRATISTA facturará mes anticipado el valor mensual correspondiente al número de vehículos que se arrienden. Se pagarán las dos primeras cuotas contra entrega de los vehículos y luego mensualmente, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de la factura y aprobación por parte de EMVARIAS del valor correspondiente al número de vehículos, previo cumplimiento de los requisitos legales y contractuales.
Es requisito indispensable para efectuar los pagos, que EL CONTRATISTA acompañe a la factura de cobro la constancia de cancelación de los salarios y prestaciones sociales a los trabajadores, así como copia de pago al sistema de seguridad social integral (EPS, AFP, ARP), y parafiscales (Caja de compensación familiar, ICBF y SENA), donde se detalle el periodo de cotización, número de cédula y salario base de cotización.
Es entendido que el oferente favorecido con la aceptación de la oferta y en su calidad de Contratista faculta expresamente a EMVARIAS para:
a). Revisar y verificar los pagos por los anteriores conceptos en las entidades correspondientes, durante la vigencia del contrato, según lo definido en el Art. 50 de la ley 789 de 2002 y acorde con la Ley 1607 de 2012 cuando corresponda.
b). Retener los pagos que EL CONTRATISTA tenga a su favor, en caso de presentar xxxx en los aportes a la seguridad social y parafiscales y/o en el pago a los trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo o a cualquiera de los ex trabajadores del mismo, por concepto de salarios, prestaciones sociales ó cualquiera otra obligación de carácter laboral pendiente.
c). Pagar todos los conceptos laborales contemplados en el literal b). de esta cláusula, como consecuencia del incumplimiento, directamente a quien corresponda con cargo a las sumas adeudadas a EL CONTRATISTA, sin que ello implique que EMVARIAS se convierta en empleador y mucho menos que sustituya las obligaciones laborales a
cargo de EL CONTRATISTA.
d). Exigir, a través de la interventoría, las constancias de pago correspondientes a salarios, prestaciones sociales, seguridad social, parafiscales y cualquier otro concepto de pago que se hubiere causado a cargo del CONTRATISTA empleador en favor de cualquiera de sus trabajadores durante el plazo contractual.
2.9 Plazo de ejecución
Una vez recibida la orden de inicio del contrato por parte de EMVARIAS, EL CONTRATISTA tendrá los siguientes plazos de entrega de los bienes en calidad de arrendamiento operativo:
Vehículos Diesel: ciento veinte días (120) días calendario contados a partir de la orden de inicio.
Vehículos a Gas: doscientos días (200) días calendario contados a partir de la orden de inicio.
Plazo de arrendamiento para cada vehículo será de dos mil quinientos cincuenta y cinco (2.555) días calendario, contados a partir de la entrega de cada vehículo.
El plazo total del contrato será de dos mil setecientos cincuenta y cinco (2.755) días.
El plazo del arrendamiento operativo comenzará a contarse una vez se dé la verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas y se realice su aceptación a satisfacción.
2.10 Lista de cantidades y precios unitarios
En el Formulario de precios, el proponente deberá señalar el valor unitario de cada uno de los ítems o servicios que allí aparecen. En caso de que el valor sea “cero”, así deberá expresarse, so pena de considerar incompleta la información o mal diligenciado el formulario. Cuando el formulario exija incluir totales o valores sumados, o cuando el proponente quiera incluirlos, EPM se reserva el derecho de verificar la adecuación de las operaciones con las cuales éstos se obtienen y, en todo caso, se tomará como referente el valor unitario y el resultado corregido que EPM encuentre.
2.11 Especificaciones Técnicas
El presente pliego incluye el capítulo denominado “ESPECIFICACIONES TÉCNICAS” que EL CONTRATISTA deberá estudiar y aplicar plenamente para la ejecución de los servicios y/o actividades y el cumplimiento del contrato. En él se incluyen las características técnicas y funcionales de los servicios y/o actividades a desarrollar y los procedimientos que deben seguirse para la realización de diversas actividades implícitas en la ejecución.
Todas las previsiones contempladas en este aparte deben interpretarse con aplicación del principio de la buena fe y con base en las reglas y criterios imperantes en cada una de las disciplinas que les sirven de base; esto se aplica de manera estricta a lo referente “al análisis y planeación del proyecto” que será validado con la propuesta seleccionada, siempre y cuando cumpla con los requisitos exigidos como de obligatorio cumplimiento en este pliego de condiciones y, en consecuencia, salvo por las instrucciones expresas que EL CONTRATISTA obtenga de EPM, se hace responsable de una inadecuada interpretación o de la incursión en omisiones o errores que el conocimiento vigente -y que EPM supone cuando aceptan su propuesta- exige detectar y corregir.
Costos de elaboración de la propuesta
EPM ni EMVARIAS asumen ningún costo por la elaboración de las propuestas que se reciban.
2.12 Entrega de la propuesta
Los interesados deberán entregar sus propuestas en el lugar y hasta la fecha y hora que se indican en el pliego. La presentación de la oferta se tomará como constancia de que el proponente ha examinado completamente el pliego de condiciones, que ha obtenido de EPM aclaraciones satisfactorias sobre cualquier punto que haya considerado incierto o dudoso, y que ha aceptado que los documentos están completos y que son compatibles y adecuados para definir los servicios y/o actividades que se contratan. Las interpretaciones o deducciones que los proponentes hagan de los documentos del proceso de contratación y de las aclaraciones hechas por EPM, serán de exclusiva responsabilidad de aquellos.
Fecha y ampliación
Las propuestas deben entregarse en el día, hora y lugar indicados en el numeral Cierre de presentación de ofertas. En caso de que EPM considere necesario ampliar el plazo para la entrega, lo harán saber a los interesados a través de una adenda expedida antes del vencimiento del día y hora señalados. En tal caso, la vigencia de la garantía de seriedad de todas las propuestas debe comenzar a partir de la nueva fecha de cierre del proceso de contratación.
Forma original y copia
Las propuestas deberán estar debidamente identificadas con el nombre y el número del proceso de contratación, y acompañadas con todos los documentos anexos. Deberán presentarse dos (2) ejemplares impresos, en sobres cerrados, separados y marcados: “Original” y “Copia”, respectivamente, en los cuales se hará constar, además, el nombre del proponente y su dirección completa, así:
CONTRATACIÓN Nro. 06 de 2014.
Objeto: ARRENDAMIENTO OPERATIVO (RENTING) DE VEHÍCULOS PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO POR PARTE DE EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A E.S.P.
En caso de discrepancia entre los ejemplares, el marcado como “Original” primará
sobre el otro.
EPM no será responsable por la apertura prematura de una propuesta, o por no abrirla y, en consecuencia, no tenerla en cuenta, cuando no esté correctamente dirigida y marcada como se exige en este pliego. Tampoco se responsabilizará por los retardos, extravíos u otros hechos desfavorables para el proponente, que puedan presentarse cuando la propuesta sea enviada por correo.
Retiro o modificación
Xxxxxx proponente puede modificar, adicionar o retirar su oferta después del cierre de presentación de ofertas del proceso de contratación, so pena de que se haga efectiva la garantía de seriedad. EPM puede pedir aclaraciones o informaciones adicionales a cualquiera de los proponentes sobre el contenido de sus ofertas, pero ello no significa que surja para estos el derecho a modificarlas o adicionarlas.
2.13 Apertura de la propuesta
En la oportunidad señalada, EPM abrirá las ofertas con el fin de iniciar el proceso de análisis que permitirá su evaluación y posterior decisión. La apertura comportará los siguientes pasos:
Audiencia, lugar y acta
En el lugar, día y hora señalados para el “cierre de presentación de ofertas”, los servidores de EPM responsables del desarrollo del proceso abrirán una a una las ofertas oportuna y debidamente entregadas y constatarán los aspectos generales más
importantes tales como nombre del proponente, plazo señalado por él, valor global, garantías y representación legal. De todo ello se dejará constancia en un acta que firmarán al menos dos de dichos servidores y los representantes de los proponentes que concurran y deseen hacerlo. Dicha acta se denominará “Acta de audiencia y apertura de propuestas del proceso de contratación”
2.14 Validez de la propuesta
La oferta tendrá una validez de ciento veinte (120) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre para la presentación de ofertas de este proceso de contratación, término dentro del cual EPM aceptará la propuesta o declararán desierta la contratación.
El término para aceptar la oferta o declarar desierto el proceso podrá ser ampliado por EPM, antes de su vencimiento y por un término de hasta cuarenta y cinco (45) días calendario, en cuyo caso todos los proponentes deberán ampliar la validez de sus propuestas y la vigencia de las garantías de seriedad.
2.15 Rechazo y eliminación
Se entiende por “rechazo” la determinación de EPM de no estudiar o considerar una propuesta por la carencia de alguno de los requisitos de participación determinados por este pliego.
Se entiende por “eliminación” la decisión de EPM de excluir del proceso una propuesta cuando dentro de su análisis, estudio o consideración se han detectado errores, carencias, faltas o, en general, informaciones no admisibles que hagan inconveniente o ilegal la aceptación de dicha propuesta.
Con todo, EPM se reserva el derecho de solicitar las aclaraciones o precisiones que estime necesarias para definir el incumplimiento, siempre y cuando ello no haga posible la modificación de la propuesta en aspectos considerados esenciales por EPM. Si el proponente modifica en alguna forma la esencia de su propuesta, ésta será eliminada.
Causales de rechazo
Serán causales para rechazar la oferta el incumplimiento de cualquiera de los requisitos de participación exigidos en el pliego.
Causales de eliminación
EPM podrá eliminar las propuestas en cualquiera de los siguientes casos:
1. Cuando la propuesta fuere presentada por una persona, natural o jurídica, que haya intervenido, directa o indirectamente, en el estudio o proyecto de los servicios y/o actividades, o participado en la elaboración de los diseños o pliegos de condiciones, o por las sociedades cuyos socios o personal a su servicio haya tenido tal intervención.
2. Cuando un socio o empleado de una sociedad que presente propuesta, haya participado en la elaboración de la oferta de otra persona, natural o jurídica, que igualmente participe en este proceso de contratación.
3. Cuando la propuesta presente desviaciones sustanciales en los términos del numeral Desviaciones de este pliego de condiciones o cuando la propuesta resulte incompleta o indebidamente diligenciada.
4. Cuando la propuesta o sus aclaraciones contengan información inexacta o falsa, o resulte condicionada, confusa, indefinida o ambigua.
5. Cuando la propuesta se modifique por el proponente de manera unilateral o ante una solicitud de aclaración de EPM.
6. Cuando uno o varios precios presentados en la propuesta presenten desequilibrios no justificados en relación con los precios normales xxx xxxxxxx.
7. Cuando mediante acuerdos u otras conductas realizadas por el proponente se atente o pongan en riesgo los derechos de EPM y EMVARIAS o de otros proponentes.
8. Cuando el proponente ejecute cualquier acción tendiente a influenciar o presionar a los servidores de EPM y EMVARIAS encargados del estudio y evaluación de las propuestas, o de la aceptación de la oferta.
9. Cuando el proponente no acepte la sujeción a la ley colombiana y la renuncia a reclamación diplomática, o cuando la propuesta estipule la obligatoriedad de que las diferencias que surjan entre las partes durante la ejecución del contrato sean sometidas a la decisión de tribunales de arbitramento.
10. Cuando hayan cambiado sustancialmente las condiciones del proponente desde la presentación de su propuesta por cualquier causa que, a juicio de EPM, limite seriamente la capacidad técnica, operacional o financiera del proponente.
11. Cuando el proponente no haya respondido oportunamente cualquier requerimiento de información de EPM o lo haga modificando la propuesta.
12. Cuando los estados financieros solicitados para evaluación no cumplan lo previsto en la ley.
13. Cuando el revisor fiscal o el contador público responsables de suscribir los documentos financieros exigidos no estén debidamente registrados ante las autoridades competentes y habilitados por éstas.
14. Cuando, detectados errores u omisiones de forma en los documentos financieros y solicitadas las aclaraciones del caso, el proponente no las haga o las que presente se consideren insatisfactorias o inconsistentes por parte de EPM.
15. Cuando en la evaluación de las ofertas se detecten faltas o inadecuaciones en materia de equipos y personal ofrecidos por el proponente para llevar a cabo los servicios y/o actividades.
16. Cuando detectadas desviaciones no sustanciales en la propuesta, el proponente requerido para hacer las aclaraciones que EPM consideran necesarias, no las haga o las que haga resulten por fuera del tiempo fijado para ello o insatisfactorias para el propósito buscado.
17. Cuando el oferente no presente el formulario “Carta de presentación de la oferta” o
habiéndola presentado no cumple con las exigencias requeridas.
18. Cuando la propuesta no resulte elegible por no obtener un puntaje mínimo del sesenta por ciento (60%) del puntaje máximo establecido para la evaluación de la misma de acuerdo con los factores de ponderación.
19. Cuando el proponente o sus accionistas o sus asociados, o sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, estén reportados en una o algunas de las listas vinculantes para el Estado Colombiano en relación con el lavado de Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT.
20. Cuando se presenten dos ofertas básicas, la segunda será eliminada.
21. Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras entidades diferentes, que igualmente participen en este proceso de contratación, se considerará la que primero se haya presentado. Si se presentan al mismo tiempo, todas serán eliminadas.
22. Por la presentación de la propuesta después de la fecha y hora señaladas.
2.16 Formularios
En la elaboración de la propuesta el interesado deberá tener en cuenta que determinado tipo de información que EPM requiere para evaluar las ofertas, debe consignarse en formularios previamente suministrados por la entidad con este pliego. En consecuencia, y salvo casos especiales en los que pueda demostrarse que la
omisión es fácilmente subsanable, el no consignar debidamente la información de cada formulario o diligenciarlo indebida o incompletamente, supondrá la calificación de la propuesta como “incompleta”. Los formularios a incluir en la propuesta son:
FORMULARIO 1: Relación de documentos FORMULARIO 2: Carta de presentación de la propuesta FORMULARIO 3: Datos generales de la propuesta FORMULARIO 4: Relación de experiencia FORMULARIO 5: Precios
FORMULARIO 5.1: Valores de referencia FORMULARIO 5.2: Factores de ponderación adicionales FORMULARIO 6: Pacto de Transparencia FORMULARIO 7: Sede en el Xxxxx de Aburra FORMULARIO 8: Adendas y aclaraciones recibidas
FORMULARIO 9: Prevención lavado de activos y financiación del terrorismo.
Anexos:
Certificación de pago de aportes de seguridad y parafiscales. Garantía de seriedad de la oferta.
Certificado de existencia y representación legal.
Certificado de inscripción en la Subsecretaria xx Xxxxxx del Municipio de Medellín Certificado de la Junta Central de Contadores
Formato único de hoja de vida Balance general
Cronograma tentativo de la fabricación, importación y entrega de los vehículos a EMVARIAS
FORMULARIO 1: Relación de documentos
El PROPONENTE , somete la presente oferta a consideración de EPM, cuyo contenido es el siguiente:
Documentos y formularios | Titulo | De la hoja N° | A la hoja N° |
FORMULARIO 1 | Relación de documentos | ||
FORMULARIO 2 | Carta de presentación de la propuesta | ||
FORMULARIO 3 | Datos generales de la propuesta | ||
FORMULARIO 4 | Relación de experiencia | ||
FORMULARIO 5 | Precios | ||
FORMULARIO 5.1 | Valores de referencia | ||
FORMULARIO 5.2 | Factores de ponderación adicionales | ||
FORMULARIO 6 | Pacto de Transparencia | ||
FORMULARIO 7 | Sede en el Xxxxx de Aburrá | ||
FORMULARIO 8 | Adendas y aclaraciones recibidas | ||
FORMULARIO 9 | Prevención lavado de activos y financiación del terrorismo | ||
Certificación de pago de aportes de seguridad y parafiscales. | |||
Garantía de seriedad de la oferta. | |||
Certificado de existencia y representación legal. | |||
Certificado de inscripción en la Subsecretaria xx Xxxxxx del Municipio de Medellín | |||
Certificado de la Junta Central de Contadores | |||
Formato único de hoja de vida | |||
Balance general | |||
Documentos adicionales |
Nombre del proponente:
NIT:
Nombre del representante legal:
Cédula del representante legal:
Firma del representante legal o apoderado:
FORMULARIO 2: Carta de Presentación de la propuesta
Xxxxx , Xxxxx
Señores
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E. S. P.
Unidad Soporte a la Contratación Xxxxxxx 00 Xx. 00-000 xxxxxxx 000 xxxx 0 Xxxxxx
Xxxxxx: OFERTA PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN No. 06-2014
Objeto del proceso de contratación: ARRENDAMIENTO OPERATIVO (RENTING) DE VEHÍCULOS PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO DE ASEO POR PARTE DE EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A. E.S.P.
El (los) suscrito(s) habiendo examinado cuidadosamente los documentos de la contratación y (sus adendas ), recibidas las aclaraciones solicitadas, presento oferta para ejecutar los servicios y/o actividades relacionadas con el objeto del proceso de contratación del asunto.
De ser aceptada la oferta nos comprometemos a formalizar un contrato de conformidad con lo establecido en los documentos de la contratación y a presentar la documentación requerida, dentro del período indicado para el efecto.
Ejecutaremos el contrato por los precios cotizados en nuestra oferta, según procedimiento establecido en el pliego, en las condiciones contractuales y técnicas exigidas en los documentos de esta contratación y previstas por las normas que rigen la contratación con EPM de conformidad con la aceptación que se nos haga y en el plazo estipulado en el PLIEGO.
Mantendremos válida nuestra oferta durante el término que se establece en los documentos de esta contratación, contados desde la fecha de cierre para la presentación de ofertas; procederemos a ampliar su validez y la vigencia de la garantía de seriedad, si se diere el supuesto contemplado en este PLIEGO.
Manifestamos que a la fecha no incurrimos en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con EMVARIAS y en caso de sobrevenir alguna, cederemos el contrato, previa autorización escrita de EMVARIAS y de no ser posible la cesión, renunciaremos a continuar con su ejecución.
Con la presentación de esta oferta autorizamos a EPM y a sus subordinadas para para utilizar la información referente a datos personales para actividades propias de su negocio y su tratamiento estará regulado por la LEY 1581 de 2012.
Declaramos que la información contenida en nuestra oferta es exacta y veraz, y que aportaremos las pruebas que EPM considere necesarias para verificar su exactitud y en caso de no ser ello satisfactorio para EPM conforme a las exigencias de los documentos de esta contratación, aceptamos que nuestra oferta sea eliminada.
Declaramos expresamente que la presente propuesta si no tiene información reservada y la información que tiene dicho carácter es:
Lo anterior con fundamento en las siguientes normas:
.
Declaramos que estamos informados y aceptamos las condiciones y procedimientos que para los ajustes de informalidades y de precios unitarios se han estipulado en el pliego para la “Evaluación de las ofertas”, así mismo aceptamos que EPM realice el ajuste de precios a los que tiene previamente determinados de acuerdo con los presentados en el formulario de precios y aceptamos el contrato único con dichos precios, en caso de que nos sea aceptada la oferta y las demás condiciones y especificaciones contenidas en el mismo.
Nombre del oferente: NIT:
Dirección del oferente: Teléfono No:
Fax No.: E-mail donde se reciben notificaciones:
Firma:
Atentamente, Representante legal: Cédula de Ciudadanía:
Anexo:
Cuando el proponente manifieste que existe información de su oferta que tiene el carácter de reservada señalar expresa y debidamente, en el presente anexo los fundamentos mediante los cuales considera que le otorgan el carácter mencionado.
Texto
Atentamente, Representante legal:
Cédula de Ciudadanía:
Firma:
FORMULARIO 3: Datos generales de la propuesta
En el siguiente cuadro, presentamos los datos generales de nuestra empresa y la firma del representante legal para participar en el proceso de contratación.
DATOS DEL PROPONENTE | ||
NOMBRE DEL PROPONENTE | ||
NIT | ||
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL (O APODERADO) | ||
FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL (O APODERADO) | ||
CÉDULA DE CIUDADANÍA | DE | |
DIRECCIÓN DEL PROPONENTE | CIUDAD | |
TELÉFONO (S) | FAX | |
CÁMARA DE COMERCIO EN LA CUAL SE ENCUENTRA INSCRITO | ||
NÚMERO O CÓDIGO DE INSCRIPCIÓN | ||
E-MAIL para recibir notificaciones | ||
FORMULARIO 4. RELACIÓN DE EXPERIENCIA
No. | Nombre Proyecto o Detalle | Fecha de terminación mm/aaaa | País - Ciudad | Valor proyecto en pesos Colombianos |
1 | ||||
2 | ||||
3 | ||||
4 | ||||
5 | ||||
6 |
FORMULARIO 5: Precios
EL PROPONENTE deberá diligenciar completamente el formulario de precios que se adjunta a continuación; cualquier error u omisión sustancial conducirán a la eliminación de su oferta; si se trata de un error subsanable, EPM procederá a su corrección, aplicando el procedimiento descrito en el Capítulo 3.
El valor propuesto debe corresponder a la modalidad de canon fijo para los vehículos nuevos, incluyendo el mantenimiento para las cajas de recolección de residuos.
EL PROPONENTE deberá tener en cuenta que el canon global ofertado deberá incluir dentro del mismo valor unitario, los vehículos con caja compactadora de 20 Yd 3 de cargue trasero y los vehículos con cajas de 23 Yd 3 de cargue frontal.
EL PROPONENTE deberá tener en cuenta la exigencia de disponibilidad de vehículos, acorde con lo establecido en este pliego, con el fin de que determine la mejor estrategia para su cumplimiento.
EL PROPONENTE deberá tener en cuenta para su cotización en el formulario de precios, los servicios que deberá prestar y los servicios que asumirá Emvarias, descritos en este pliego de condiciones.
Adicionalmente EL PROPONENTE deberá tener en cuenta para efectos de cotizar el canon de arrendamiento de los vehículos, la obligación de adquirir un (1) vehículo marca Daewoo, utilizado por EMVARIAS en el proyecto de prueba. Las características del dicho vehículo se encuentra en las especificaciones técnicas.
CANON A 84 MESES PARA 75.000 KM/AÑO O 5.500 HORAS/AÑO
Ítem | Tipo de Vehículo | Cantidad | Marca y | Canon mensual, | Canon Total | Valor de IVA del |
referencia | sin IVA, por | Contrato | canon ofertado, | |||
ofertada de chasis | unidad, 75.000 | (cantidad * canon | por unidad | |||
y caja | km /año o 5.500 | mes * 84) | ||||
compactadora | horas/año | |||||
1 | Vehículo 6x4, motor dedicado a gas natural, con transmisión automática y caja compactadora de 20 Yd³ de cargue trasero. | 21 | ||||
2 | Vehículo Daewoo a gas con caja mecánica. | 1 | ||||
3 | Vehículo 6x4, motor dedicado a gas natural, con transmisión automática y caja compactadora de 23 Yd³ de cargue frontal. | 3 | ||||
4 | Vehículo 6x4, motor diesel, con transmisión automática y caja compactadora de 20 Yd³ de cargue trasero. | 25 | ||||
TOTAL VEHICULOS | 50 | VALOR A PONDERAR | ||||
FORMULARIO 5.1: Valores de referencia
De manera informativa EL PROPONENTE deberá discriminar los siguientes valores unitarios, sin incluir el IVA, expresados en dólares, para cada tipo de vehículo, puesto en la ciudad de Medellín.
Item | Valor en dólares, sin IVA |
Vehículo 6x4, motor dedicado a gas natural, con caja de transmisión automática. | |
Vehículo Daewoo motor a gas con caja mecánica | |
Vehículo 6x4, motor gas, con caja de transmisión automática. | |
Vehículo 6x4, motor diesel, con caja de transmisión automática. | |
Caja compactadora de 20 Yd³ de cargue trasero | |
Caja compactadora de 23 Yd³ de cargue frontal |
FORMULARIO 5.2: Factor de ponderación adicional
El proponente deberá indicar expresamente si cuenta con la siguiente característica puntuable y se encuentra incluida en los vehículos propuestos.
FACTOR | PROPUESTA (SI/NO) |
Sistema de suspensión trasero (Ssi) |
FORMULARIO 6: PACTO DE TRANSPARENCIA
Conforme a lo dispuesto en el Acuerdo Municipal No. 65 de 2008 del Concejo de Medellín
Los proveedores, proponentes, contratistas y servidores públicos de EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A. E.S.P. se comprometen a orientar la gestión del proceso de contratación con respeto a los principios de legalidad, transparencia y probidad.
Con tal fin los proveedores, proponentes y contratistas se comprometen a no ofrecer ninguna clase de prebendas, beneficios o dádivas a los servidores de la Empresa, para que sean favorecidos en el proceso de selección y/o para flexibilizar el control de la supervisión durante la ejecución del contrato. Igualmente se comprometen a ejecutar el objeto del contrato de la manera que mejor satisfaga los intereses de la Entidad y de la comunidad.
Por su parte, los servidores de la Empresa, incluyendo a quienes ejecuten la supervisión contratada, se comprometen a facilitar el acceso equitativo y transparente que garantice la pluralidad de proponentes y contratistas, presentando la información de manera pública, oportuna, verídica, completa y exacta, para todos aquellos que participen en el proceso de contratación, al igual que a otros servidores públicos y a la ciudadanía en general para su análisis y control.
Igualmente se obligan a ejercer las funciones públicas de manera honesta y transparente y teniendo como criterio de acción la eficiencia de la función, la preferencia de los intereses colectivos sobre el particular, el control de sus funciones, el adecuado manejo de dineros y bienes públicos, evitar y denunciar toda conducta que atente contra la probidad de los demás, tanto de servidores como de la ciudadanía.
Los servidores de Empresas Varias de Medellín S.A. E.S.P. y sus grupos de interés tales como proveedores, proponentes y contratistas, declaran que los principios éticos contenidos en el Código de Ética son su marco de actuación.
Por el Proponente, (Nombre Representante Legal)
FORMULARIO 7: Sede en el Xxxxx de Aburra
Señores
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P.
(Nombre del representante legal) en calidad de representante legal de (Firma Proponente) certifico que la firma que represento cuenta con una sede administrativa y operativa ubicada en el Xxxxx del Aburra y que todas las actividades producto del objeto del contrato serán atendidas desde esta sede.
Firmado:
Representante legal del proponente Ciudad y fecha
FORMULARIO 8: Adendas y aclaraciones recibidas
A continuación relaciono las adendas correspondientes a este proceso de contratación que he recibido.
Número de adendas recibidas:
ADENDA N° | FECHA DE LA ADENDA |
Número de aclaraciones recibidas:
ACLARACIÓN N° | FECHA DE LA ACLARACIÓN |
Firmado:
Representante legal del proponente Ciudad y fecha
FORMULARIO 9 Prevención lavado de activos y financiación del terrorismo
Empresas Públicas de Medellín E.S.P., en su calidad de sujeto responsable de contar con un sistema de gestión de riesgos Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, en adelante LA/FT, en coherencia con sus actuales Políticas de Gestión Integral de Riesgos y de Responsabilidad Social Empresarial.
El presente formato debe ser entregado con la información soporte y ser diligenciado totalmente. Tenga en cuenta que:
a) Es posible que alguna información no aplique, en cuyo caso así se deberá expresar.
b) En el caso de personas jurídicas, el formato debe ser firmado por el Representante Legal, acompañándolo de fotocopia de su cédula de ciudadanía y del RUT de la empresa.
c) Para el caso de las personas naturales, el formato debe ser firmado por la persona natural adjuntando fotocopia de su cédula de ciudadanía y del RUT.
Introducción e instrucciones
Información básica de la empresa o comerciante | ||
Nombre, razón o denominación social: | ||
NIT o Identificación: | Fecha y Lugar de Expedición: | |
Dirección: | ||
Ciudad: | ||
Teléfono: | Celular: | |
e-mail: | ||
Información del representante legal | ||
Nombres: | ||
Apellidos: | ||
Identificación: | Fecha y Lugar de Expedición: | |
Teléfono: | Celular: | |
Dirección: | ||
Ciudad: | ||
e-mail:
Información de miembros de junta directiva, consejo de administración o su equivalente 2 | ||
Nombres: | ||
Apellidos: | ||
Identificación: | Fecha y Lugar de Expedición: | |
Teléfono: | Celular: | |
Dirección: | ||
Ciudad: | ||
e-mail: | ||
Información de revisores fiscales 3 | ||
Nombres: | ||
Apellidos: | ||
Identificación: | Fecha y Lugar de Expedición: | |
Cargo (indicar si es principal o suplente): | ||
Teléfono: | Celular: | |
Dirección: | ||
Ciudad: | ||
e-mail: | ||
Nombres: | ||
Apellidos: | ||
Identificación: | Fecha y Lugar de Expedición: | |
Cargo (indicar si es principal o suplente): | ||
Teléfono: | Celular: | |
Dirección: | ||
Ciudad: | ||
e-mail: | ||
2 Diligenciar en cuadro aparte para detallar todos los miembros de junta directiva (principales y suplentes) en caso de requerir más espacio.
3 Diligenciar para el Revisor Principal y para el Suplente.
En caso de tener una firma o persona jurídica, indicar los datos de la misma:
Identificación:
Razón social:
Accionistas o socios con participación superior o igual al cinco por ciento (5%) 4 | ||||||
Certifico que los asociados, accionistas o socios que tienen una participación superior o igual al CINCO POR CIENTO (5%) de participación en el capital social de la entidad que represento son las personas naturales o jurídicas que aparecen en la siguiente relación: | ||||||
Nombres y apellidos | Identificación | Fecha de Expedición del Documento | Lugar de Expedición del Documento | Participación en el capital social (%) | Dirección | Ciudad |
Nota: utilizar un cuadro aparte para detallar todos los socios en caso de requerir más espacio.
*En caso que uno de los accionistas sea una persona jurídica, especifique el nombre y la identificación de la misma.
Por medio de este documento declaro que:
Los recursos con los cuales se ejecutará la actividad o servicio no provienen de ninguna actividad ilícita y aquellos recursos que recibiré como contraprestación por la ejecución de la actividad o servicio, no serán destinados a financiar ninguna actividad ilícita.
La información consignada y anexa a este formulario es veraz y admito que cualquier omisión o inexactitud en estos documentos podrá ocasionar el rechazo de la solicitud a la que este formato acompaña y la devolución de la documentación, así como la cancelación de mi inscripción o de la inscripción de la Empresa a la cual represento.
En caso de ser persona jurídica, declaro que los recursos con los cuales fue constituida no provienen de ninguna actividad ilícita.
Manifestaciones
Mediante la presente, autorizo a Empresas Públicas de Medellín E.S.P. y/o EMVARIAS S.A ESP, para que consulte
Autorización
4 Diligenciar en cuadro aparte para detallar todos los socios en caso de requerir más espacio.
las listas establecidas para el control xx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo, así como las centrales de información y/o bases de datos públicas, correspondiente a la persona jurídica que represento, a sus representantes legales, revisores fiscales, miembros de Junta Directiva y accionistas o socios con participación superior o igual al 5% del capital social.
Para el caso de personas naturales, mediante la presente, autorizo a Empresas Públicas de Medellín E.S.P. y/o EMVARIAS S.A ESP, para que consulte las listas establecidas para el control xx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo, así como las centrales de información y/o bases de datos públicas.
Manifiesto que cualquier variación en la información suministrada será puesta en conocimiento oportunamente de Empresas Públicas de Medellín E.S.P. y/o EMVARIAS S.A ESP, y de igual forma se procederá, cuando EPM lo requiera durante la relación comercial con los beneficiarios de Empresas Públicas de Medellín E.S.P. y/o EMVARIAS S.A ESP.
Para la constancia,
Firma (Representante de la empresa/ persona natural)
Nombres y apellidos: | ||
Identificación: | Fecha y Lugar de Expedición: | |
Fecha: | ||
DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ANEXAR A LA PROPUESTA
Certificación de pago de aportes a la seguridad social y parafiscales
Lugar y fecha
EMPRESAS PÚBLICAS DE MEDELLÍN E.S.P.
Edificio Empresas Públicas de Medellín
Medellín, Colombia
Asunto: Proceso de Contratación 06-2014
Certifico que la empresa con N.I.T. se encuentra x xxx y salvo con las obligaciones del pago de los aportes de nuestros empleados, a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
Atentamente,
Nombre y firma del Revisor Fiscal o del Representante Legal
Garantía de seriedad de la oferta
VALOR Y TÉRMINOS DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD A FAVOR DE ENTIDADES ESTATALES.
Adjuntamos la garantía de seriedad de la propuesta a favor de entidades estatales Garantía No:
Asegurador:
Tomador:
Afianzado:
Asegurado: EMPRESAS VARIAS DE MEDELLÍN S.A E.S.P.
Suma asegurada:
Vigente desde: Hasta:
Documentos Adicionales
El Proponente deberá presentar la siguiente documentación, la cual es necesaria para la correcta evaluación y ejecución del contrato:
Procedimiento de reliquidación cuando el kilometraje/horas es superior o inferior a lo estipulado en cada ítem (este aspecto no hace parte de la ponderación del proceso de contratación).
El plan de mantenimiento preventivo recomendado por el fabricante durante los ochenta y cuatro (84) meses, donde se detalle la rutina, mano de obra, frecuencias y repuestos que incluye.
Certificado talleres autorizados.
3 EVALUACIÓN
La evaluación consiste en una serie de pasos que se inician con la revisión de los aspectos formales y documentales de la propuesta, tendiente a determinar el cumplimiento de los requisitos de participación y el carácter “completo” de la propuesta y terminan con la aplicación de los factores, criterios y fórmulas de ponderación que permiten hacer comparables las propuestas en términos de puntajes. En consecuencia, de entre las propuestas que cumplan con los requisitos legales, técnicos y económicos, y previa ponderación se seleccionará la propuesta más favorable en su conjunto para EMVARIAS, de acuerdo con el puntaje máximo que le sea asignado a cada uno de ellos.
3.1 Aspectos legales
EPM examinará las propuestas para determinar si los proponentes están habilitados para formularlas de acuerdo con los requisitos de participación exigidos, si están completas, si se ha suministrado la garantía requerida, si los documentos han sido debidamente presentados, si no hay errores de cálculo, y en general, si se ajustan a los documentos del presente proceso de contratación.
3.2 Factores de Ponderación
Las ofertas serán evaluadas teniendo en cuenta los criterios que se enumeran a continuación y con base en ello se establecerá un orden de elegibilidad. La calificación de las ofertas tendrá un puntaje máximo de mil (1.000) puntos, distribuidos de la siguiente manera:
FACTOR | PUNTAJE |
Valor | 950 |
Sistema de suspensión trasero (Ssi) | 00 |
X X X X X | 0.000 |
Encontrándose errores o incongruencias subsanables -porque, por ejemplo, puedan inferirse de los datos explícitos suministrados por el proponente- EMVARIAS asumirá como valor el que resulte de hacer las correcciones o adecuaciones legalmente pertinentes.
Valor
El proponente que ofrezca el menor precio por canon fijo tendrá una asignación máxima de novecientos (950) puntos, tomando como base el valor total del canon ofertado en el formulario de precios. A los demás se les asignará puntajes proporcionales de acuerdo con la siguiente fórmula:
Poi = Vo x 950
V i
Donde:
Poi = Puntaje de la propuesta analizada.
Vi = Valor cotizado de la propuesta analizada
Vo = Valor cotizado de la propuesta más económica
Factor de ponderación adicional: Adicionalmente se otorgará puntaje si el proponente cumple con la siguiente característica:
Ssi = Si la propuesta presenta un sistema de suspensión trasero de tipo: servicio pesado, de bajo peso, de fuelles compactos de caucho o elastómero, libre de lubricación, con amortiguadores y barras de torsión longitudinales y trasversales, sin buje central, tendrá un valor de cincuenta (50) puntos; de lo contrario tendrá cero (0) puntos.
3.3 Desviaciones
Se considera desviación todo “error”, “reserva”, “omisión”, “informalidad” o “disconformidad” que la oferta presente en relación con las condiciones o términos xxx xxxxxx o frente a las reglas vigentes en la ciencia, la técnica o la práctica aplicables a la realización de los servicios y/o actividades. Sin perjuicio de su entendimiento en el lenguaje común, para los efectos de este pliego los términos acabados de señalar se entenderán, también, con el siguiente alcance:
Error: Es la falta o inadecuada consignación de datos, información o expresiones que, o bien debían suministrarse o incluirse, o debían tener una forma o contenido diferente.
Reserva: Es la actitud, implícita o explícita, del proponente de guardar u ocultar información necesaria para la intelección o evaluación de su oferta, o la advertencia de que ella está sujeta a algún tipo de condición no prevista en el pliego.
Omisión: Es la actitud manifiesta del proponente de suprimir información o elementos esenciales de ésta, de tal manera que, o bien un formulario aparece incompleto, o un texto pierde sentido o el alcance de la información deviene inútil.
Informalidad: Es la utilización de expresiones o formatos diferentes a los indicados o corrientemente utilizados en el campo de la actividad que rige el “objeto” de la contratación, como ocurre cuando el proponente presenta datos por fuera de un formulario asignado para ello.
Disconformidad: Es la inadecuación que presenta alguna información, característica o condición que debe aportar el proponente, en relación con un estándar o regla vigente. Por ejemplo, hay disconformidad en el ofrecimiento de un vehículo con motor diesel, si el solicitado era a gasolina, por más que ambos, en principio, puedan cumplir el mismo propósito.
Desviaciones sustanciales. Son sustanciales las desviaciones que:
a. Afectan de manera “esencial” la forma, el alcance, la calidad o el funcionamiento de
los servicios y/o actividades requeridos.
b. Limita los derechos de EPM/ EMVARIAS o las obligaciones del oferente emanadas del contrato; o
c. De rectificarse, afectaría injustamente la posición competitiva de otros oferentes que hubiesen presentado oferta y que se ajusten sustancialmente a las condiciones o términos xxx xxxxxx.
Las demás desviaciones son no sustanciales y serán corregidas directamente por EPM cuando ello sea factible a partir de la información consignada por el proponente; en caso contrario, EPM se reserva el derecho de solicitar las aclaraciones, precisiones o correcciones que sean necesarias, sin que ello suponga el derecho del oferente a modificar la propuesta. El proponente requerido deberá atender el llamado de EPM dentro del término que para el efecto se le señale; en caso de no hacerlo, EPM podrá eliminar su oferta.
Los errores de carácter matemático, aritmético o formal que presenten las ofertas serán corregidos directamente por EPM de la siguiente manera:
a). Si existiesen discrepancias entre un precio unitario y el precio total que se obtenga multiplicando ese precio unitario por las cantidades correspondientes, prevalecerá el precio unitario. El precio total será corregido a menos que exista un error evidente en el punto decimal del precio unitario, en cuyo caso prevalecerá el precio total cotizado y se corregirá el precio unitario;
b). Si existiese un error en un precio total como consecuencia de la suma o resta de subtotales, prevalecerán los subtotales y el precio total será corregido; y
c). Si existiese discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras con sujeción a los literales a) y
b) precedentes.
Cuando el oferente incurra en omisiones al dejar de cotizar un ítem o actividad, se procederá así:
Para los efectos de la comparación de las ofertas, EPM incluirá el precio más alto cotizado por los demás oferentes así dicha oferta haya sido rechazada o eliminada. Para efectos de aceptación de la oferta, el valor del ítem o actividad será el promedio de todas las ofertas presentadas incluyendo las que hayan sido rechazadas o eliminadas.
En todo caso, las desviaciones sustanciales darán lugar a la eliminación de la oferta.
3.4 Puntaje total y comparación de las propuestas:
Una vez evaluadas las propuestas en cada uno de los factores señalados, se sumarán los puntajes obtenidos en cada uno de éstos y se asignará el puntaje total de cada propuesta; con base en éste se hará la comparación correspondiente mediante la elaboración de una lista que ubique respectivamente a cada proponente desde el que ha obtenido el mayor puntaje total hasta el que obtiene el menor. El proponente que ocupe el primer lugar se considerará seleccionado y su oferta se recomendará al servidor competente para la aceptación.
Si al hacer las ponderaciones resultaren dos o más propuestas con igual puntaje en el primer lugar, se preferirá la propuesta con mayor puntaje en factores de ponderación adicionales. Si permaneciere la igualdad, se preferirá la propuesta que presente mayor valor del contrato relacionado para el cumplimiento del requisito de participación Experiencia del proponente.
3.5 Ajuste económico
Antes de tomarse la decisión sobre la culminación del proceso de contratación, si es el caso, se proceda a la etapa de ajuste económico de las propuestas que cumplen con las condiciones técnicas y contractuales.
Para el efecto, EPM llamará a los proponentes que cumplen dichas condiciones y les solicitará la presentación de una nueva propuesta económica en sobre cerrado, dentro
del término que con tal fin se fije, vencido el cual se procederá a su apertura y a la evaluación de estas propuestas, aplicando la fórmula ya establecida para este factor.
La etapa de ajuste económico procederá cuando las propuestas recibidas sean económicamente inconvenientes, previos los estudios y análisis pertinentes, se decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico.
Si alguno o algunos de los proponentes no presentan nueva propuesta económica, se entenderá que mantienen su ofrecimiento inicial.
Durante la etapa de ajuste económico, ningún proponente podrá retirar su propuesta, ni introducirle modificaciones que la hagan más desfavorable para EPM.
3.6 Propuestas elegibles
En todo caso en el que se presente más de una oferta, el proceso de evaluación terminará con la elaboración de una lista en la que aparezcan los proponentes organizados según los puntajes totales alcanzados luego de la ponderación de los factores fijados, en orden descendente desde el primero -que será el que haya obtenido el mayor puntaje- hasta el último -que corresponderá a quien presente el menor puntaje.
3.7 Negociación directa
Se podrá realizar negociación directa cuando existiendo una sola oferta elegible se considere que se pueden obtener mejores condiciones comerciales. En estos eventos no podrá haber cambios sustanciales de las condiciones técnicas.
Para el efecto, EPM señalará al proponente aquellos aspectos en los cuales, según ella, la propuesta puede ser mejorada o adecuada y solicitará una manifestación expresa del proponente en un plazo indicado antes de tomar la decisión que crean conveniente. Si el proponente guarda silencio o la respuesta no satisface las expectativas de EPM, se evaluará la conveniencia de aceptar la oferta en su forma inicial y en caso de no considerarla conveniente se dejará constancia por escrito de los motivos que así lo indican.
3.8 Selección del proponente
La recomendación de aceptación de la oferta se hará por parte de EPM y la comunicación de aceptación la hará EMVARIAS.
3.9 Declaratoria de desierto del proceso
Dentro del período de validez de la oferta, el servidor competente de EMVARIAS declarará desierto el proceso de contratación en el evento en que no se reciba ninguna propuesta, o ninguna de las recibidas resulte válida o conveniente para EMVARIAS.
3.10 Terminación del proceso
Cuando se presenten circunstancias que hagan perder la competencia de EPM para la aceptación o declaración de desierto del proceso, o aparezca un vicio en éste que pueda generar una nulidad de lo actuado, o cuando las exigencias del servicio lo requieran o las circunstancias de orden público lo impongan, o cuando a juicio de EPM el proceso resulte inconveniente, EPM dará por terminado el proceso de contratación en el estado en que se encuentre.
3.11 Comunicación
Si el proceso culmina con la declaratoria de desierto o la terminación del proceso de contratación, la decisión se comunicará a los proponentes o interesados, según el caso.
4 CONTRATO
4.1 Aceptación de oferta
Una vez conformada la lista con las propuestas elegibles, el servidor competente por parte de EMVARIAS comunicará al proponente seleccionado la aceptación de su oferta. Con esta comunicación se entiende perfeccionado el contrato y, en consecuencia, nacerá la relación jurídica en los términos de la ley, lo que implica la generación y exigibilidad de los mutuos derechos y obligaciones que el contrato crea para las partes.
EMVARIAS, en cumplimiento de lo estipulado en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, se abstendrá de celebrar el contrato con las personas que se encuentren registradas en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, para lo cual el servidor responsable del proceso de contratación, hará las consultas que en tal sentido corresponde.
EMVARIAS se abstendrá de celebrar el contrato cuando el oferente, sus accionistas, asociados o socios, sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, estén reportados en alguna de las listas Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo LA/FT, para lo cual se harán las consultas que en tal sentido correspondan.
En el eventual caso en que el oferente que resulte beneficiado con la aceptación de su oferta no llegaré a formalizar el contrato por cualquier motivo, se procederá a la aceptación de la oferta a los oferentes que hayan resultado elegibles de conformidad con los términos xxx xxxxxx de condiciones, acudiendo en primera instancia a quien haya quedado en segundo lugar, y así sucesivamente. El procedimiento anterior se llevará a cabo, siempre y cuando se encuentre vigente el término de validez de las ofertas y las mismas sean favorables para EPM.
4.2 Comunicación a los demás proponentes
Igualmente, EMVARIAS comunicará a cada uno de los proponentes que participaron en el proceso la decisión tomada y el nombre del proponente a quien le fue aceptada la oferta.
4.3 Suscripción del contrato
Conforme la reglamentación interna de EMVARIAS, los contratos de valor superior a tres mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (3.000 SMLMV), deben elevarse a escrito. En consecuencia, si el contrato que resulte de este proceso de contratación supera la cuantía indicada, las partes firmarán el documento correspondiente antes de iniciar la ejecución del contrato. No obstante lo anterior, el contrato se encuentra
válidamente formado desde el momento en el cual se le comunicó la aceptación al proponente seleccionado.
En todo caso EMVARIAS podrá, con atención a sus normas de contratación, dar la orden de iniciación de ejecución con anterioridad a la formalización del respectivo contrato.
4.4 Garantías y seguros
EL CONTRATISTA constituirá a favor de EMVARIAS las garantías y seguros que se enuncian a continuación, las cuales serán de procedencia y forma aceptables para ella y otorgadas por un banco o compañía de seguros legalmente establecidos en Colombia en el caso de las garantías, y por compañías de seguro para los seguros. Tanto las garantías como los seguros serán aceptados por EMVARIAS. El pago de las primas respectivas correrá por cuenta de EL CONTRATISTA así como el de las ampliaciones a que haya lugar.
Cuando haya modificación del plazo y/o los precios del contrato, EL CONTRATISTA deberá ampliar el valor de las garantías y de los seguros respectivos si hubiera lugar a ello, y obtener el desplazamiento del plazo según corresponda, en proporción a los nuevos valores y plazos.
En lo que se refiere a la garantía de cumplimiento, con sus diferentes amparos contractuales y pos-contractuales, esta se deberá otorgar a favor de entidades estatales, deberá figurar como asegurado y beneficiario EMVARIAS y deberá ser constituida por EL CONTRATISTA en forma tal que cubra, única y exclusivamente, los riesgos contemplados para la ejecución del contrato; dicha garantía no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.
Las garantías de cumplimiento, con sus diferentes amparos contractuales y pos- contractuales, se constituirán en la misma moneda del contrato, y deberán cubrir los riesgos que se indican más adelante. El pago de la prima respectiva correrá por cuenta de EL CONTRATISTA, al igual que el de las ampliaciones a que haya lugar.
Cuando se presenten modificaciones en el contrato, aunque no impliquen variación del valor estimado o del plazo, EL CONTRATISTA deberá igualmente aportar la constancia de la comunicación a la compañía de seguros o al banco según sea el caso de las modificaciones realizadas en el contrato.
Cuando se pacte la suspensión total de la ejecución del contrato, el interventor deberá informar a la compañía de seguros para efectos de la suspensión de la vigencia de las garantías y seguros a que hubiere lugar.
El siguiente es el amparo que la garantía deberá cubrir:
4.4.1 Amparo de Cumplimiento
Para asegurar el total y estricto cumplimiento de las obligaciones del contrato, deberá amparar una suma igual al diez por ciento (10%) del valor estimado del contrato, con la cual se cubren, además, las multas y la cláusula penal pecuniaria. Se hará efectiva a EL CONTRATISTA, en favor de EMVARIAS, en caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que haya adquirido en virtud del contrato. Este amparo deberá estar vigente durante el plazo del contrato y sesenta (60) días calendario más.
En caso de que el mercado asegurador no otorgue la garantía por el plazo indicado, el contratista se compromete a entregar una póliza con una vigencia anual renovable por cada periodo hasta cumplir el plazo del contrato y con la condición de que debe ser entregada al interventor del contrato 30 días calendario previo al vencimiento de la anualidad.
4.4.2 Amparo de calidad del servicio
Por medio de este amparo se deberá cubrir a EMVARIAS de los perjuicios imputables a EL CONTRATISTA garantizado que sean derivados de la mala calidad del servicio suministrado por EL CONTRATISTA, de acuerdo con las condiciones pactadas en el pliego y en el contrato. Este amparo deberá tener un valor asegurado correspondiente al diez por ciento (10%) valor del contrato y deberá estar vigente durante el plazo del contrato y sesenta (60) días calendario más.
En caso de que el mercado asegurador no otorgue la garantía por el plazo indicado, el contratista se compromete a entregar una póliza con una vigencia anual renovable por cada periodo hasta cumplir el plazo del contrato y con la condición de que debe ser entregada al interventor del contrato 30 días calendario previo al vencimiento de la anualidad
4.5 Cláusula penal pecuniaria
De conformidad con el artículo 1592 del Código Civil Colombiano, las partes convienen que en caso de incumplimiento de EL CONTRATISTA en las obligaciones del contrato, o de la terminación del mismo por hechos imputables a él, éste pagará a EMVARIAS en calidad de cláusula penal pecuniaria una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor estimado del contrato, la cual será considerada como pago parcial pero no definitivo de los perjuicios causados a EMVARIAS. El procedimiento para la imposición de la cláusula penal pecuniaria será establecido por EMVARIAS
4.6 Clausulas Exorbitantes
De conformidad con el artículo 2 de la Resolución CRA 293 de 2004, y en el eventual caso de que la CRA autorice la inclusión de cláusulas exorbitantes para el presente proceso, se deberán conservar, entre los antecedentes del contrato, la motivación de la decisión de la inclusión de las siguientes clausulas excepcionales:
4.6.1 Caducidad.
EMVARIAS podrá declarar la caducidad del contrato por la ocurrencia de hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo de EL contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización. Igualmente, procederá en los supuestos de caducidad contemplados legalmente, tales como: numeral 5 del artículo 5 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 90 de la Ley 418 de 1997, prorrogada y modificada posteriormente por las leyes 548 de 1999, 782 de 2002 y 1106 de 2006 y 1421 de 2010.
EMVARIAS declara la caducidad conforme al procedimiento que tenga para tal fin.
En caso de que EMVARIAS decida abstenerse de declarar la caducidad, adoptará las medidas de control e intervención necesarias, que garanticen la ejecución del objeto contratado.
Si se declara la caducidad, no habrá lugar a indemnización para EL CONTRATISTA, quien se hará acreedor a las sanciones e inhabilidades previstas en la ley.
La declaratoria de caducidad será constitutiva del siniestro de incumplimiento.
4.6.2 Interpretación Unilateral.
Si durante la ejecución del contrato surgen discrepancias entre las partes, sobre la interpretación de alguna o algunas de sus estipulaciones, que puedan conducir a la paralización o a la afectación grave del servicio público que se pretende satisfacer con el objeto contratado, EMVARIAS, si no se logra acuerdo con EL CONTRATISTA, interpretará las estipulaciones o cláusulas objeto de la diferencia, mediante acto administrativo debidamente motivado. En firme el acto administrativo, el cumplimiento del contrato se hará conforme allí se disponga, sin perjuicio de las acciones contencioso administrativas que pueda promover EL CONTRATISTA.
4.6.3 Modificación Unilateral.
Si durante la ejecución del contrato y para evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se deba satisfacer con él, fuere necesario introducir variaciones en el contrato, y previamente las partes no lleguen al acuerdo respectivo, EMVARIAS mediante acto administrativo debidamente motivado, notificará a EL contratista la supresión o adición de obra, trabajos, suministros y servicios.
Procedimiento para la modificación unilateral: EMVARIAS propondrá a EL CONTRATISTA el procedimiento para llevar a efecto la modificación del contrato, la manera de acreditar y reconocer los nuevos costos, o de disminuir los que no vayan a causarse, según el caso, mediante las evaluaciones técnicas pertinentes y el señalamiento de los nuevos precios, si a ello hubiere lugar. EMVARIAS elaborará un acta con los términos de la propuesta; si EL CONTRATISTA no acepta la propuesta y EMVARIAS estima que aquella es necesaria para evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se deba satisfacer con el objeto contractual, modificará unilateralmente el contrato mediante acto administrativo.
4.6.4. Terminación unilateral.
EMVARIAS dispondrá la terminación anticipada y unilateral del contrato, mediante acto administrativo motivado, en los siguientes eventos:
▪ Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo imponga.
▪ Por muerte o incapacidad física permanente de EL CONTRATISTA, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica de EL CONTRATISTA. En este caso, XXXXXXXX podrá optar por continuar la ejecución del contrato con el garante de las obligaciones de EL CONTRATISTA.
▪ Por interdicción judicial o liquidación obligatoria del CONTRATISTA. En este caso, XXXXXXXX podrá optar por continuar la ejecución del contrato con el garante de las obligaciones del CONTRATISTA.
▪ Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del CONTRATISTA que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato.
▪ En los demás eventos previstos legalmente.
La iniciación del trámite concordatario no dará lugar a la declaratoria de terminación unilateral. En tal evento, la ejecución se hará con sujeción a las normas sobre administración de negocios del deudor en concordato. La entidad dispondrá las medidas de inspección, control y vigilancia necesarias para asegurar el cumplimiento del objeto contractual e impedir la paralización del servicio.
Una vez en firme el acto administrativo que declaró la terminación unilateral del contrato, se procederá a su liquidación.
4.6.5 Procedimiento para la aplicación de las cláusulas excepcionales.
Cuando EMVARIAS diere aplicación a cualquiera de las anteriores cláusulas, lo hará a través de acto administrativo motivado, susceptible del recurso de reposición, de
conformidad con las reglas del Código Contencioso Administrativo. Los actos administrativos en los que se ejerciten esas facultades se regirán por lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y estarán sujetos al control de la Jurisdicción Contencioso Administrativa, en la forma que lo dispone el inciso 2o. del Artículo 31o. de la Ley 142 de 1994, modificado por el artículo 3 de la Ley 689 de 2001.
Para la declaratoria de caducidad del contrato, además se podrá dar aplicación al procedimiento previsto en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
4.7 Formalización
El contrato se entiende formalizado cuando EMVARIAS apruebe los documentos que sean necesarios para la iniciación de la ejecución del contrato.
Presentación de los documentos para la formalización del contrato
EL CONTRATISTA dispone xx xxxx (10) días hábiles para allegar los documentos requeridos, así: el término corre desde la fecha de recibo del texto del contrato para la firma por parte del proponente al que le ha sido aceptada su oferta.
Documentos para la formalización del contrato
La siguiente documentación deberá dirigirse a la SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN de EMVARIAS - Carrera 64C Nro 103-EE- 98. Medellín.
Contrato debidamente firmado.
Garantías del contrato, conforme con lo indicado en este pliego de condiciones.
Certificado de existencia y representación legal con una fecha de expedición menor a tres (3) meses.
Si EL CONTRATISTA es sujeto pasivo del Impuesto de Industria y Comercio, deberá anexar el paz y salvo por dicho concepto, expedido por la Subsecretaría xx Xxxxxx del Municipio de Medellín. Cuando EL CONTRATISTA no es sujeto pasivo del impuesto de Industria y Comercio, deberá suplir la xxxxxxxxxxxx xxx xxx y salvo, con una certificación en tal sentido expedida por la Subsecretaría xx Xxxxxx del Municipio de Medellín.
Certificado de pago de los aportes parafiscales y de seguridad social, acorde con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
Nota: En el eventual caso en que el oferente que resulte beneficiado con la aceptación de su oferta no llegaré a formalizar el correspondiente contrato por cualquier motivo,
se procederá a la aceptación de la oferta a los oferentes que hayan resultado elegibles de conformidad con los términos xxx xxxxxx de condiciones, acudiendo en primera instancia a quien haya quedado en segundo lugar, y así sucesivamente. El procedimiento anterior se llevará a cabo, siempre y cuando se encuentre vigente el término de validez de las ofertas y las mismas sean favorables para EMVARIAS.
4.8 Vigencia
Período comprendido entre la fecha de comunicación de la aceptación AL CONTRATISTA y la fecha en que queda aprobada su liquidación definitiva. En el término de esta vigencia las partes están habilitadas para ejercer los derechos y cumplir las obligaciones adquiridas en virtud del contrato, pero no podrá entenderse que, por ello, se modifica el plazo de ejecución del contrato que operará dentro de la vigencia, pero independientemente de ella.
4.9 Documentos del contrato
Constituyen documentos integrantes del contrato los siguientes y su valor relativo para guiar el cumplimiento de las obligaciones y fijar la interpretación será en orden de importancia en el que aparecen de mayor a menor:
1. El pliego de condiciones y sus anexos y adendas.
2. El contrato.
3. Comunicaciones mediante las cuales EPM aclara el pliego.
4. La propuesta aceptada por EMVARIAS.
5. Comunicaciones entre LAS PARTES posteriores a la aceptación de la oferta.
6. Actas contentivas de modificaciones o formalización de atribuciones o facultades que el contrato otorga a las partes.
7. Documentos generados en ejecución del contrato o destinados a dar cumplimiento a obligaciones o derechos derivados de él.
4.10 Extensión a filiales y subsidiarias de EPM
En caso de que alguna(s) filial(es) o subsidiaria(s) de EPM, llegare(n) a requerirlo, el (los) proponente(s) favorecido(s) en este proceso de contratación debe(n) conservar durante el plazo del contrato los precios de los servicios ofrecidos y las condiciones aquí establecidas para ser aplicados a una eventual contratación con la(s) filial(es) o subsidiaria(s) interesada(s).
Los precios deberán ser los mismos, más un valor que compense las condiciones diferentes a las aquí establecidas, si es del caso. Este valor debe ser negociado con cada filial o subsidiaria(s) antes de la firma del respectivo contrato.
En todo caso, el oferente tendrá en cuenta que EPM no se hace responsable de ninguna obligación contraída por las filiales o subsidiarias con motivo de la firma de contratos que surjan en virtud de lo aquí estipulado.
5. EJECUCIÓN
Una vez formada la relación jurídica contractual -perfeccionamiento y formalización del contrato- las partes darán inicio a la prestación de los servicios y/o ejecución de las actividades con las cuales cumplen sus respectivas obligaciones, con atención estricta a los términos que se consignan en los documentos del contrato, siempre con atención y respeto de las normas legales vigentes, consultando los intereses, objetivos y propósitos de ambos y con aplicación de los principios de la buena fe y la fidelidad contractual.
Los pasos y elementos que componen esta etapa del contrato son los que se listan en forma genérica a continuación, pero las partes reconocen que el contenido de cada uno de ellos se determina por particularidades que definen las disciplinas, prácticas y costumbres vigentes y que, en caso de desconocer dichos factores determinantes, no se procederá unilateralmente o sin consultar debidamente a su contraparte.
5.1 Orden de inicio
Cumplidas las obligaciones referentes a la formalización del contrato, EMVARIAS, a través del servidor competente y por escrito, dará la orden de inicio para la ejecución de los servicios y/o actividades objeto del contrato. La fecha fijada como de inicio será el punto xx xxxxxxx para contabilizar el plazo de ejecución del contrato.
En todo caso EMVARIAS podrá, con atención a sus normas de contratación, dar la orden de iniciación de los servicios y/o actividades con anterioridad a la formalización del contrato.
5.2 Administración
Bajo el concepto de “Administración” EMVARIAS entiende reunidos los elementos y pasos que deben conducir a la ejecución de los servicios y/o actividades y el cumplimiento debido de los compromisos y obligaciones adquiridos mediante el contrato. No obstante, expresamente se advierte que la enunciación de etapas, actividades y pasos aquí listados y las atribuciones que de ello se derivan para las partes y sus representantes, no tiene carácter exhaustivo ni enerva la posibilidad de realizar gestiones que el logro de los objetivos contractuales impongan en un marco de razonabilidad.
5.2.1 Aspectos legales
En el concepto de “Aspectos legales”, el pliego determina el alcance de los elementos que, fundamentalmente, por disposición legal o por la estructura jurídica del acuerdo que mediante este proceso se construye, son esenciales para garantizar la validez de lo pactado y su ejecución.
5.2.2 Plazo
El plazo de ejecución del contrato -que es el plazo para la realización de los servicios y/o actividades “objeto” del mismo- se fija en dos mil setecientos cincuenta y cinco (2.755) días calendario contados a partir de la fecha que se señale en la orden de inicio, acorde con lo consignado en el numeral correspondiente Plazo de ejecución, de este pliego de condiciones.
5.2.3 Cumplimiento
El contrato se considerará cumplido cuando cada una de las partes lleva a cabo las acciones que explícita o implícitamente quedan comprendidas en los compromisos u obligaciones que asume, y con atención a las características formales y de tiempo previstas para ello.
Cualquier desviación, modificación u omisión de dichas acciones que no haya sido consentida expresamente por la contraparte, constituirá legalmente un caso de “incumplimiento” del contrato y será suficiente para que se produzcan los efectos legal o contractualmente previstos para ello.
Cuando se estipule expresamente, será suficiente la configuración objetiva del evento constitutivo del incumplimiento, para que la contraparte que lo sufre exija las reparaciones o tome las medidas resarcitorias correspondientes.
Es un caso especial de incumplimiento la renuencia del CONTRATISTA a firmar el contrato en los casos en los cuales esta formalidad procede conforme con lo previsto en este pliego o no aportar la documentación necesaria para la formalización del contrato y, por tanto, para hacer posible dar la orden de inicio. EMVARIAS considerará que esta circunstancia se ha dado cuando transcurran diez (10) días calendario después del vencimiento del plazo para cumplir con los actos señalados. Dicho término no es un plazo adicional al fijado para la formalización del contrato. En ambos casos, XXXXXXXX podrá aceptar la oferta del proponente clasificado en la lista de elegibles en segundo lugar, frente a quien se procederá de manera similar a la del primer caso; en consecuencia, de darse una circunstancia semejante de renuencia por parte del nuevo proponente seleccionado, se acudirá al clasificado en tercer lugar y bajo los mismos mecanismos de conformación del acuerdo.
En todo caso y frente a los proponentes que incurran en el incumplimiento acabado de relacionar, EMVARIAS hará efectiva la garantía de seriedad de las ofertas y los proponentes quedarán en la situación de inhabilidad para contratar que contempla la Ley 80 de 1993.
Se considerará que hay incumplimiento en la entrega o ejecución del contrato cuando en el proceso de su recepción de los servicios o actividades EMVARIAS encuentra que hay labores o actividades incompletas o no funcionales.
En el caso que durante la ejecución del contrato, se presenten incumplimientos graves y sistemáticos de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA, EMVARIAS le anunciará sobre la terminación del mismo, sin perjuicio de iniciar las acciones contractuales y legales pertinentes.
5.2.4 Medidas de apremio provisionales
Con fundamento en el principio de la autonomía de la voluntad consagrado en el artículo 1592 y otras normas concordantes como el artículo 1602 del Código Civil Colombiano, el proponente al presentar la propuesta acepta que en la ejecución del contrato se dé aplicación a lo previsto en éste numeral, en cuanto a las denominadas “medidas de apremio provisionales”, consideradas como un mecanismo de solución directa de controversias que puedan surgir entre LAS PARTES, por el incumplimiento de obligaciones de EL CONTRATISTA
La aplicación de la medida de apremio provisional no libera ni atenúa la responsabilidad de EL CONTRATISTA del cumplimiento de las obligaciones adquiridas con la celebración del contrato. Los perjuicios que se ocasionen como consecuencia del retardo o del incumplimiento podrán hacerse efectivos en forma separada.
Las medidas de apremio provisionales tendrán un límite máximo igual al diez por ciento (10%) del valor del contrato.
5.2.4.1 Procedimiento para la aplicación de las medidas de apremio provisionales:
Si EL CONTRATISTA incurre en una de las causales de medida de apremio provisional pactadas en el contrato, a través del jefe de la dependencia que tiene a su cargo la administración del contrato, se le comunicará por escrito la causal en que presuntamente incurrió. En la mencionada comunicación se le concederá un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la comunicación, para que exponga o justifique las razones del incumplimiento.
EMVARIAS analizará las razones expuestas por EL CONTRATISTA y le comunicará una de las siguientes decisiones:
1. Que no se aplicará la medida de apremio provisional, de aceptarse las justificaciones y explicaciones presentadas, si es el caso o,
2. Que se aplicará la medida de apremio provisional, si no manifestaron las razones que justifiquen el incumplimiento de la respectiva obligación, o de haberlas presentado, que no se encuentra justificado el incumplimiento correspondiente.
De considerarse aplicable la medida de apremio provisional, en la respectiva comunicación se concederá un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente al recibo de la misma, para que presente los argumentos que sustentarían la inaplicabilidad de la medida de apremio. Cumplido este término se enviará una nueva comunicación escrita confirmando la aplicación de medida de apremio o revocándola.
Cuando la comunicación establezca la aplicación de la medida de apremio provisional, se procederá así:
En contratos con pagos nacionales (residentes cambiarios): El valor de la medida de apremio se deducirá directamente (aunque con carácter provisional) de cualquier suma que se adeude a EL CONTRATISTA si la hay, de no haberla se solicitará a éste que la pague voluntariamente dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. Si incumple la obligación de pagar la medida de apremio provisional se hará efectiva la garantía bancaria o de seguro de cumplimiento respectivo, y en última instancia se acudirá a la vía judicial.
Adicionalmente a las demás obligaciones contempladas para cada parte en presente pliego de condiciones, EL CONTRATISTA acepta que confirmada la aplicación de la medida provisional del apremio, surge para él la obligación de pago de la misma, la cual será exigible en los términos señalados con antelación.
Nota: El monto del título valor que se pignore a favor de EMVARIAS, el de la carta de crédito stand by, o el aval bancario deberá determinarse con la valoración del riesgo que se haga en cada caso, con la asesoría de EMVARIAS.
Carácter definitivo de la medida de apremio
La medida de apremio provisional, se volverá definitiva y en consecuencia será reportada por EMVARIAS, en los siguientes eventos:
1. -Cuando haya caducado la acción para controvertirla ante la jurisdicción.
2. - Cuando esté ejecutoriada la sentencia judicial que determine la procedencia de su aplicación.
3. - Cuando EL CONTRATISTA reconozca su incumplimiento.
Se considerará como fecha de la medida de apremio, aquella en la que se impuso.
Pérdida de efectos de la medida de apremio y devolución de las sumas cobradas o pagadas.
La medida de apremio deberá dejarse sin efectos:
1. Cuando esté ejecutoriada la sentencia judicial que determine la improcedencia de su aplicación. El valor de la medida de apremio se devolverá en las condiciones que se fijen en el fallo.
2. Cuando EL CONTRATISTA acredita la existencia de situaciones que lo exoneren de responsabilidad. En este caso habrá lugar a la entrega del dinero cobrado o deducido, indexado de conformidad con la Circular 1295 de diciembre 27 de 2004 o el acto que lo modifique.
5.2.5 Causales para la aplicación de medidas de apremio provisionales:
5.2.5.1. Por retardo en la entrega definitiva de los vehículos y/ o equipos que hacen parte contrato.
Los vehículos y/o equipos deben estar completamente terminados conforme a las especificaciones técnicas requeridas en el pliego de Condiciones y deben ser entregados dentro de los plazos establecidos para su ejecución. El incumplimiento de EL CONTRATISTA podrá dar lugar a la aplicación de una medida de apremio provisional equivalente a dos salarios mínimos legales vigentes mensuales (2 SMLVM) por cada vehículo y por cada día de retraso en la entrega, acorde a los plazos solicitados por cada tipo de vehículo.
Si EL CONTRATISTA no cumple con esta obligación pasados 45 días calendario, se entenderá que hay incumplimiento en la ejecución del contrato y se podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento por el respectivo valor o se podrá acudir a la vía judicial para su cobro.
Descuentos o deducciones por incumplimiento de Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) y otros Acuerdos Contractuales.
Los Acuerdos de Niveles de Servicios – ANS - son acuerdos entre LAS PARTES, que se pactan con el fin de establecer estándares de calidad en la prestación del servicio o en la ejecución de tareas y pueden establecerse a través de aspectos tales como tiempos de respuesta, rendimientos, tiempos de mantenimiento, entre otros. Los ANS constituyen una herramienta de mejoramiento de la calidad y un elemento de medición en la ejecución del contrato.
Los otros acuerdos contractuales se relacionan con actividades que es necesario ejecutar o cumplir para una adecuada ejecución del contrato o la liquidación bilateral dentro del término pactado.
XXXXXXXX entiende que por el hecho de haber presentado la propuesta, EL PROPONENTE favorecido con la aceptación, al celebrar el contrato, está conforme y acepta los descuentos o cobros por xxxx o incumplimiento de alguno de los ANS y los otros acuerdos contractuales que más adelante se estipulan.
EMVARIAS hará efectivos los descuentos al CONTRATISTA en las actas de pago, es decir, que pagará al CONTRATISTA el valor que resulte luego de hacer las deducciones o descuentos legales y contractuales.
EL CONTRATISTA será informado por el administrador del contrato, del incumplimiento en el que incurrió. En la mencionada comunicación se le concederá un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la comunicación, para que exponga o justifique las razones del incumplimiento.
De considerarse aplicable o no la deducción conforme al ANS, se enviará una comunicación escrita confirmando este hecho.
Los siguientes incumplimientos no serán considerados como medidas de apremio provisionales, y darán lugar sólo a las deducciones o cobros indicados en cada caso:
Por incumplimiento en la disponibilidad y utilización de la flota para vehículos de cargue trasero.
EMVARIAS realiza dos turnos de operación diaria con su flota completa, de lunes a sábado, y un turno de operación los domingos, con una fracción de su flota, por lo tanto es muy importante contar con la disponibilidad completa de su flota para lograr el cumplimiento total de su operación.
Ante la imposibilidad de contar con los vehículos del contrato para la realización de su operación, EMVARIAS podrá aplicar un descuento equivalente a dos salarios mínimos legales vigentes mensuales (2 SMLVM), por cada vehículo que no esté disponible para salir a realizar el turno de trabajo, aclarando lo siguiente:
Si al inicio del turno el vehículo presenta una falla no prevista, EL CONTRATISTA contará hasta con 2 horas para habilitar el vehículo para la operación.
Si el vehículo está operando su ruta y sufre un desperfecto EL CONTRATISTA contará hasta con 2 horas para realizar la reparación o reemplazar el vehículo, si el turno se ve afectado por un desfase mayor a 2 horas se aplicará el descuento de dos salarios mínimos legales vigentes mensuales (2 SMLVM).
Si el desperfecto es atribuible al operador de EMVARIAS el descuento no se aplicará.
Cuando EMVARIAS no pueda contar con al menos de cuarenta y tres (43) vehículos por turno de los cuarenta y siete (47), EMVARIAS podrá aplicar un descuento equivalente a cuatro salarios mínimos legales vigentes mensuales (4 SMLVM), por cada vehículo que no esté disponible para salir a realizar el turno de trabajo.
Para los vehículos a gas el descuento solo será aplicado a partir del sexto mes de entrada en operación los vehículos, esto sin perjuicio de las obligaciones de mantenimiento que desde el inicio de la operación tiene EL CONTRATISTA.
Por incumplimiento en la disponibilidad y utilización de la flota para vehículos de cargue frontal.
EMVARIAS realiza dos turnos de operación diaria con su flota completa, de lunes a sábado, y un turno de operación los domingos, con una fracción de su flota, por lo tanto es muy importante contar con la disponibilidad completa de su flota para lograr el cumplimiento total de su operación.
Cuando EMVARIAS no pueda contar con dos (2) de los tres (3) vehículos por turno, podrá aplicar un descuento equivalente a cuatro salarios mínimos legales vigentes mensuales (4 SMLVM), por cada vehículo que no esté disponible para salir a realizar el turno de trabajo, aclarando lo siguiente:
Si el vehículo está operando su ruta y sufre un desperfecto EL CONTRATISTA contará hasta con 2 horas para realizar la reparación o reemplazar el vehículo.
Si el desperfecto es atribuible al operador de EMVARIAS el descuento no se aplicará.
Por sanciones impuestas por organismos de control
EL CONTRATISTA responderá por las sanciones impuestas a EMVARIAS por los organismos de control, derivadas de incumplimientos de EL CONTRATISTA. En caso de que la conducta que genera la sanción, este prevista como medida de apremio o de ANS, solo habrá lugar a la deducción del valor más alto
Por Incumplimiento de las órdenes de Interventoría.
Cuando EL CONTRATISTA incumple una (1) o más órdenes de la interventoría, se podrá aplicar un descuento equivalente a un salario mínimo legal vigente mensual (1 SMLVM), por cada día calendario que incumpla una o las demás órdenes. Las ordenes de interventoría constarán por escrito con firma de recibido por parte del CONTRATISTA.
Por retraso en la entrega de los documentos para la liquidación del contrato o cierre de cuentas según sea el caso.
Si pasados treinta (30) días calendario EL CONTRATISTA no hiciere entrega de los documentos para la liquidación del contrato, contados a partir del recibo de los servicios o las actividades, a satisfacción de EMVARIAS, podrá por los primeros quince (15) días calendario adicionales, cobrar o descontar dos salarios mínimos legales vigentes mensual (2 SMLVM) cada día de retraso.
Por la falta de oportunidad para presentar las facturas de venta por concepto de las ordenes de trabajo ejecutadas.
Si no existe una debida justificación aceptada por EMVARIAS, se podrá descontar un salario mínimo legal vigente mensual (1 SMLVM), del valor de las Órdenes de Trabajo pendientes de facturar, por cada diez (10) días de retraso en la entrega de la facturación correspondiente.
5.2.6 Medida de los servicios y/o actividades
EMVARIAS y EL CONTRATISTA harán mediciones periódicas de los servicios y/o actividades ejecutadas y suscribirán los reportes, actas o constancias respectivas.
Se deberán efectuar cortes de los servicios y/o actividades mensuales para determinar la medida y avance del contrato. Para ello se tienen formatos, formularios y planillas de control de los servicios y/o actividades, teniendo en cuenta el formulario de precios número de ítem, descripción, cantidad ejecutada, valor unitario -cotizado o ajustado-, la fecha, el inicio y la finalización de cada proyecto o solicitud, para totalizar y establecer el valor por acta mensual. Estos servicios y/o actividades se liquidarán teniendo en cuenta los precios unitarios cotizados o ajustados aceptados y pactados por las partes para este contrato.
Esta metodología aplicará tanto para la liquidación de los servicios y/o actividades descritas por ítem completo como para las adicionales requeridas.
5.2.7 Calendario para órdenes de pago
EL CONTRATISTA ha de tener en cuenta que por requerimientos contables, EMVARIAS fija unas fechas dentro de cada período mensual, en las cuales deben presentarse las facturas o cuentas de cobro para su cancelación o pago. El desconocimiento de dicho calendario puede originar tropiezos para EL CONTRATISTA, y EMVARIAS no se hace responsables por los potenciales perjuicios que el desconocimiento de ello pueda generar.
5.2.8 Inscripción de proveedores para pago por consignación
Igualmente ha de tener en cuenta EL CONTRATISTA que EMVARIAS sólo efectúa pagos mediante el sistema de consignación electrónica y que, para el efecto, deberá inscribir una cuenta que haga posible dicha forma de pago, llenando los correspondientes formatos que EMVARIAS pone a su disposición. El incumplimiento de este trámite exonera a EMVARIAS de cualquier retraso o dificultad que genere la imposibilidad de efectuar el pago tal y como se prevé.
La cuenta reportada deberá figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago. Las personas jurídicas deberán anexar una copia vigente es decir, con no más de tres (3) meses de expedición del certificado de existencia y representación legal, al momento del primer pago y cuando se cambie el representante legal..
5.2.9 Procedimiento para facturación
Para que la factura, documento equivalente o documento de cobro* que expida EL CONTRATISTA sea pagada, éste deberá tener en cuenta los requisitos que se enuncian a continuación:
El canon de arrendamiento se facturará anticipadamente dentro de los 10 primeros días hábiles de cada mes.
El canon mensual y por ende el valor a facturar, será el que resulte de multiplicar el valor unitario del canon convenido, por el número de vehículos arrendados, con los ajustes según las disponibilidades reales del equipo, siniestros, daños y roturas de llantas ocurridos en la operación del mes anterior.
La factura de venta deberá presentarse al Interventor, en original y dos copias. En caso de que el CONTRATISTA se acoja a la Ley 1231 de 2008, presentará 3 copias de la factura.
EMVARIAS cancelará la factura de venta que cuente con visto bueno del interventor, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su presentación en Contabilidad de EMVARIAS.
EMVARIAS a través del Interventor, no dará por aceptada la factura de venta presentada por el contratista cuando éste no adjunte a la misma los informes y demás documentos que le sean requeridos en el contrato y por la interventoría.
En caso de que el contratista negocie la factura de venta como título valor, deberá notificarle al Interventor, con copia al Director Financiero de EMVARIAS, al día siguiente de la negociación, el nombre y apellidos (persona natural) o Razón social (persona jurídica), y cédula o NIT del primer tenedor legítimo del título.
Para efectos del pago, EL CONTRATISTA deberá abrir una cuenta corriente o de ahorro a su nombre, en la que, mediante giro electrónico, se le consignará el valor de lo facturado por la ejecución del contrato. Sin embargo, si la factura hubiese sido entregada por el contratista en copia, o la factura original fuere negociada como título valor, el pago se realizará directamente en la Tesorería de EMVARIAS mediante cheque y no por transferencia electrónica, obligándose el contratista o tenedor a presentar la factura de venta original al momento de reclamar su pago.
5.2.10 Pago de los servicios y/o actividades ejecutadas
Durante la ejecución del contrato EMVARIAS pagará a EL CONTRATISTA los valores facturados por éste y aprobados por las mismas dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la fecha de radicación de la factura con el lleno de los requisitos legales y contractuales. En la factura serán realizadas e indicadas las deducciones que por los conceptos xx xxx y otros deban efectuarse.
En caso xx xxxx en los plazos estipulados para el pago de las obligaciones contraídas, no imputable al CONTRATISTA, EMVARIAS reconocerá una tasa de interés anual equivalente al DTF Bancario + cinco (5) puntos para la moneda nacional, vigente al vencimiento de la obligación.
5.2.11 Moneda de pago
Todos los pagos que EMVARIAS deba efectuar en el territorio nacional se harán en moneda legal colombiana. En caso de haberse estipulado precios en moneda extranjera, previamente se hará la conversión respectiva y el pago se efectuará conforme con la regla indicada.
5.2.12 Descuentos por pronto pago
EL CONTRATISTA podrá ofrecer descuentos por pagos que se efectúen antes del respectivo vencimiento, cuando su valor sea superior a cinco millones de pesos ($5’000.000), pero para ser aceptados, dichos descuentos no pueden ser inferiores a la tasa del DTF + 4 puntos para la moneda nacional. EMVARIAS, dependiendo de su situación de liquidez, se reserva el derecho de adelantar los pagos a quien lo solicite.
Para obtener el pago anticipado, EL CONTRATISTA deberá enviar una comunicación a la Tesorería de EMVARIAS, indicando que ofrece un descuento por pronto pago, relacionando el código de proveedor, el número de la factura y su valor.
5.2.13 Cesión de los derechos económicos del contrato
EL CONTRATISTA sólo podrá ceder los derechos económicos del contrato después de que se haya ejecutado más del cincuenta por ciento (50%) del mismo, sin perjuicio de las retenciones y deducciones de las sumas que legal y contractualmente deban realizarse, previa autorización de EMVARIAS.
5.2.14 Retención de pagos
EMVARIAS podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario para protegerse de pérdidas debidas a servicios o actividades defectuosas no corregidas, a garantías no cumplidas o para el pago de posibles deducciones por compensaciones debidas o perjuicios recibidos. Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención se efectuarán los pagos de los valores retenidos, actualizados con base en el IPC.
5.2.15 Cesión del contrato y Subcontratación
El contrato podrá cederse siempre y cuando se cuente con previa autorización escrita de EMVARIAS. Para lo cual deberá acreditarse que el cesionario cumple con las mismas o mejores calidades que acreditó para la aceptación de la oferta el cedente.
EMVARIAS revisará previamente el documento donde consta la cesión del contrato para verificar si las condiciones de la misma son aceptables y de ser el caso, hacer reserva de las excepciones a que se refiere el artículo 896 del Código de Comercio.”
Cuando EL CONTRATISTA considere necesario recurrir a subcontrataciones, deberá contar con autorización expresa de EMVARIAS; la autorización no exonerará al CONTRATISTA de la responsabilidad que corresponde a su condición.
EMVARIAS podrá aprobar o rechazar a su juicio, cualquiera de los candidatos a subcontratista presentados por EL CONTRATISTA y será obligación del CONTRATISTA presentar otros candidatos si alguno de éstos fue rechazado por XXXXXXXX.
Una vez recibida la aprobación de EMVARIAS, EL CONTRATISTA podrá subcontratar partes del objeto del contrato, sin que esta facultad lo exima de responsabilidad para con EMVARIAS, ni se la atenúe. No habrá relación contractual, laboral, administrativa
ni de otra índole entre EMVARIAS y los subcontratistas, como tampoco la habrá con los proveedores y empleados de éstos y con los de EL CONTRATISTA.
EL CONTRATISTA será en todo caso, responsable por actos, errores u omisiones de sus empleados, subcontratistas, proveedores o agentes, quienes carecerán de toda acción contra EMVARIAS.
5.2.16 Suspensión
Cuando circunstancias particulares lo impongan, cualquiera de las partes podrá solicitar a la otra la suspensión del contrato o de su ejecución. Cuando los motivos que se invoquen sean eventos de fuerza mayor o caso fortuito, la aceptación de la contraparte será obligatoria. En caso contrario, la solicitud quedará a criterio de quien la recibe.
Durante la suspensión las partes quedan relevadas de sus obligaciones contractuales, pero cada una será responsable de la custodia y mantenimiento de los bienes sobre los cuales se ejecuta el contrato y deberá reparar los perjuicios que irrogue su desatención sobre ello. Salvo que las disposiciones legales pertinentes lo contemplen, la suspensión no legitimará el incumplimiento de ninguna obligación debida frente a terceros o frente al Estado.
Una vez superadas las causas que ameritaron la suspensión, las partes acordarán la reiniciación de actividades en el menor tiempo posible. La renuencia para hacerlo o para llegar a un acuerdo constituirá incumplimiento del contrato.
Nota: EL CONTRATISTA deberá informar a la compañía de seguros de la suspensión del contrato y entregar copia del respectivo documento a EMVARIAS.
5.3 Interventoría
El Gerente General designará como Interventor del contrato, a la firma o firmas contratistas de la interventoría. La Interventoría actuará como portavoz de EMVARIAS durante la vida y liquidación del contrato. Estarán a su cargo las funciones de control, vigilancia y seguimiento de los aspectos relativos a la ejecución y liquidación del contrato, deberá dar instrucciones y hacer observaciones para prevenir o corregir incumplimientos del CONTRATISTA. Las demás funciones y facultades de la Interventoría se encuentran descritas en el Manual de Interventoría adoptado por la EMPRESA. El cumplimiento de esta labor, lo realizará en cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo primero del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011.
No obstante, EMVARIAS realizará la Supervisión Administrativa del proyecto, mediante la Subdirección de Disposición Final y la Dirección Técnica Operativa de la Empresa.
5.4 Reclamaciones
Cualquier reclamo relacionado con el contrato deberá presentarlo EL CONTRATISTA por escrito a EMVARIAS dentro de los treinta (30) días siguientes a la primera ocurrencia del hecho motivo del reclamo, señalando claramente y en detalle sus fundamentos. EL CONTRATISTA acepta que no apelará a reclamaciones diplomáticas en lo tocante a derechos y obligaciones que se deriven del contrato, salvo en el caso de denegación de justicia, la cual se entiende que no existe cuando EL CONTRATISTA ha tenido expeditos los recursos y medios de acción, que conforme a las leyes colombianas puedan emplearse ante la rama judicial del poder público.
EMVARIAS tramitará la reclamación agotando los procedimientos e instancias internos y EL CONTRATISTA estará obligado, tanto por la ley como por este contrato, a esperar una respuesta dentro de los términos de oportunidad allí contemplados, antes de intentar una acción alternativa o diferente.
Por su parte, EMVARIAS presentará al CONTRATISTA las reclamaciones que considere pertinentes con motivo del pacto o de la ejecución del “objeto” del contrato, y EL CONTRATISTA estará obligado a pronunciarse al respecto de manera clara y oportuna. Es entendido, así mismo, que EL CONTRATISTA deberá responder ante los organismos de control que ejercen vigilancia sobre EMVARIAS, cuando éstos hallen incongruencias o irregularidades en cualquier aspecto pertinente del contrato o su ejecución.
5.5 Confidencialidad de la información
EMVARIAS y El CONTRATISTA deberán utilizar todos los medios a su alcance para garantizar que los empleados a su servicio y demás personas autorizadas respeten la obligación de reserva y confidencialidad sobre cualquier información obtenida en la ejecución del contrato.
Para tales efectos se tendrá como confidencial cualquier información no divulgada que posea legítimamente su titular que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial, y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida en que dicha información sea secreta, en el sentido que como conjunto o en la configuración y reunión precisa de sus componentes no sea generalmente conocida ni fácilmente accesible a quienes se encuentran en los círculos que en forma usual manejan la información respectiva, tenga un valor comercial por ser secreta, y haya sido objeto de medidas razonables tomadas por su legítimo poseedor para mantenerla secreta.
La obligación de reserva consiste en abstenerse de usar, facilitar, divulgar o revelar, sin causa justificada y sin consentimiento del titular, la información sobre cuya confidencialidad se la haya prevenido en forma verbal o escrita; dicha obligación
subsistirá durante la vigencia del contrato, y luego de su terminación mientras subsistan las características para considerarla como información confidencial.
La violación de confidencialidad dará aplicación a la cláusula penal, más el valor de lobs perjuicios que la infidencia ocasione y que no sean cubiertos por el monto contemplado de la misma.
5.6 Terminación Acta de Terminación
La terminación del contrato se dará en las siguientes circunstancias: a) en primer lugar ha de ocurrir por la entrega de los servicios y/o actividades dentro del plazo fijado para su elaboración; b) si, vencido el plazo de ejecución de los servicios y/o actividades, éstas no son entregadas, EMVARIAS considerará la existencia de causas para la ampliación de dicho plazo o declarará el incumplimiento en la entrega y hará efectivas las compensaciones respectivas; esta declaratoria, sin embargo, no relevará al CONTRATISTA de su responsabilidad por la debida entrega de lo prometido; c) cumplida efectivamente la ejecución de los servicios y/o actividades, el contrato terminará al vencimiento de su vigencia en los términos previstos en el pliego; dentro del plazo que corre entre la entrega de los servicios y/o actividades y el vencimiento de la vigencia, las partes harán efectivas las reclamaciones, pagos y demás compromisos derivados del contrato.
5.7 Terminación anticipada del contrato Por incumplimiento de una de las partes
Con fundamento en los artículos 1602 y 1546 del Código Civil colombiano, en concordancia con el artículo 870 del Código de Comercio, las partes acuerdan que el contratante cumplido podrá dar por terminado el contrato en forma anticipada, cuando se presente un incumplimiento grave, total o parcial, de las obligaciones a cargo de la otra parte.
Se considera, entre otros, como incumplimiento grave de:
EL CONTRATISTA, la ocurrencia de uno de los siguientes eventos: a) Cuando haya incurrido en causales de multa que superen el diez por ciento (10%) del valor del contrato; b) Cuando EL CONTRATISTA, sus accionistas, asociados o socios, sus representantes legales o miembros de la Junta Directiva, sean incluidos en las listas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en las listas de la OFAC, estando ambas partes facultadas para efectuar las verificaciones que consideren pertinentes y para dar por terminada cualquier relación comercial o jurídica si verifica que se
encuentran o que alguna de las personas mencionadas figura en dichas listas. c) Por no realizar el mantenimiento de los vehículos injustificadamente, según lo acordado por LAS PARTES.
EMVARIAS: a) El no pago oportuno del canon, o de cualquier otra obligación económica, por dos periodos o más, por causa imputable exclusivamente EMVARIAS.
b) Por la renuencia injustificada de EMVARIAS a recibir en forma oportuna los vehículos; en caso de persistir esta situación por más de dos (2) meses consecutivos contados a partir de la fecha de entrega prometida
Para garantizar el debido proceso y el derecho de contradicción, la parte que invoca la causal de terminación anticipada comunicará a la otra por medio del correo electrónico indicado para recibir comunicaciones y notificaciones o en su defecto por medio de correo certificado, la decisión de iniciar el proceso de terminación del contrato, indicándole la causal que se invoca.
En caso de que la parte incumplida demuestre claramente en un plazo no superior a diez (10) días calendario que está en capacidad de cumplir sus obligaciones, la parte cumplida determinará si continúa la ejecución del contrato y en tal caso se definirán los hitos de seguimiento que garanticen el efectivo cumplimiento del mismo, los cuales, en el evento de ser incumplidos, darán lugar a la terminación del contrato y EL CONTRATISTA se obliga con la presentación de la oferta a ceder el contrato de renting en el tercero seleccionado por EMVARIAS.
Tanto en el incumplimiento de los hitos a los que hace relación el párrafo anterior, como si la parte incumplida no demuestra su capacidad para atender sus obligaciones en el plazo fijado, las partes acuerdan que habrá lugar a la terminación del contrato, lo cual se comunicará inmediatamente a la parte incumplida y se procederá a la liquidación del contrato en el estado en que se encuentra.
Nota: La parte que dé lugar a la terminación anticipada del contrato, por las causales previstas en los numerales 5.7. Deberá indemnizar los perjuicios causados.
Miembros de Junta Directiva en las listas internacionales
Cuando el contratista, sus accionistas, asociados o socios, sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, sean incluidos en las listas internacionales vinculantes para el Estado Colombiano de conformidad con el derecho internacional (listas de la Organización de Naciones Unidas) o en las listas de la OFAC (Office of Foreign Assets
Control). En este caso, de ser posible y previa autorización de EMVARIAS, el contrato podrá cederse.
ANEXO 1: Modelo de Minuta del contrato
CONTRATO: CT-2014- XXXXX
CONTRATISTA: XXXXXXXXXX
NIT: XXXXXXXXXXX
OBJETO: Realización de XXXXXX
FINANCIACIÓN: RECURSOS PROPIOS
Entre los suscritos, xxxxx, identificado con la cédula de ciudadanía No. XXXX, quien como Gerente General de las Empresas Varias de Medellín S.A E.S.P, obra en nombre y representación de ésta entidad, y que para efectos del presente contrato se denominará EMVARIAS, de una parte, y XXXXXXXX, identificado con la cédula de ciudadanía No. XXXXXX, quien obra en calidad de representante legal de la sociedad XXXXXX, quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, se ha celebrado el contrato CT-2014-XXXXX, que se rige por las siguientes cláusulas: PRIMERA: Objeto del contrato. Debe coincidir con lo indicado en el pliego de condiciones”. SEGUNDA: Plazo de ejecución y vigencia del contrato. El plazo para la realización de las actividades objeto del contrato es de XXX (XXXX) días calendario, contado a partir de la fecha de la orden de iniciación, escrita, dada por EMVARIAS. La vigencia del contrato será desde la comunicación de la aceptación de la oferta hasta la liquidación definitiva, acorde con lo previsto en el pliego de condiciones. TERCERA: Valor estimado del contrato. El valor de este contrato se estima en indicar el valor en letras ($ X.XXX´XXX.XXX) más IVA. Los precios se reajustarán según lo indicado en el numeral XXXXX xxx xxxxxx de condiciones CUARTA: Forma de pago. 1. Entrega del Cada mes calendario, los pagos a EL CONTRATISTA se regirán por lo indicado en el numeral 5.2.2.1 xxx xxxxxx de condiciones. 2. Intereses moratorios. En caso de que EMVARIAS efectúe pagos por fuera de los términos señalados, por causas no imputables a EL CONTRATISTA, ésta le reconocerá a éste, como interés moratorio, el DTF anual más cinco (5) puntos de manera proporcional al tiempo de retraso. QUINTA: Garantías y seguros. EL CONTRATISTA constituirá a favor de EMVARIAS las garantías y seguros que se indican en el numeral 4.4 xxx xxxxxx de condiciones, las cuales serán de procedencia y forma aceptables para ella y otorgadas por un banco o compañía de seguros legalmente establecidos en Colombia en el caso de las garantías, y por compañías de seguro para los seguros. Tanto las garantías como los seguros serán aceptados por EMVARIAS. El pago de las primas respectivas correrá por cuenta de EL CONTRATISTA así como el de las ampliaciones a que haya lugar. Cuando haya modificación del plazo y/o los precios del contrato, EL CONTRATISTA deberá ampliar el valor de las garantías y de los seguros respectivos si hubiera lugar a ello, y obtener el desplazamiento del plazo según corresponda, en proporción a los nuevos valores y plazos. En lo que se refiere a la garantía de cumplimiento, con sus
diferentes amparos contractuales y pos-contractuales, esta se deberá otorgar a favor de entidades estatales, deberá figurar como asegurado y beneficiario EMVARIAS y deberá ser constituida por EL CONTRATISTA en forma tal que cubra, única y exclusivamente, los riesgos contemplados para la ejecución del contrato; dicha garantía no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral. Las garantías de cumplimiento, con sus diferentes amparos contractuales y pos- contractuales, se constituirán en la misma moneda del contrato, y deberán cubrir los riesgos que se indican más adelante. El pago de la prima respectiva correrá por cuenta de EL CONTRATISTA, al igual que el de las ampliaciones a que haya lugar. Cuando se presenten modificaciones en el contrato, aunque no impliquen variación del valor estimado o del plazo, EL CONTRATISTA deberá igualmente aportar la constancia de la comunicación a la compañía de seguros o al banco según sea el caso de las modificaciones realizadas en el contrato. Nota: indicar aquí las garantías y seguros que se deben constituir acorde con lo consignado en el numeral 4.4 xxx xxxxxx de condiciones y la oferta aceptada SEXTA: Aplicación xxx Xxxxxx de Condiciones. Todos los numerales de las condiciones generales del contrato, incluidos en el Pliego de Condiciones, las adendas XXXXX (indicar acá las adendas si las hay), la propuesta, y las demás disposiciones del mismo se entienden incorporadas en este contrato, al igual que las normas que rigen la contratación con EMVARIAS. SÉPTIMA: Lista de ítems y precios. La lista de ítems y precios unitarios, es la presentada por EL CONTRATISTA en su propuesta.) OCTAVA: Manifestación unilateral. Acorde con lo expresado en la presentación de la propuesta, EL CONTRATISTA reitera, bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado nuevamente con la firma de este contrato, que no se halla incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para celebrar contratos con EMVARIAS, previstas en el xxx xxxxxx de condiciones y especificaciones de la contratación PC 201X XXXX. NOVENA. Perfeccionamiento y ejecución del contrato. Este contrato se perfeccionó con la comunicación de aceptación de la propuesta mediante oficio XXXX del XXX de XXXXX de 2014, pero para su ejecución se requerirá que EMVARIAS haya aprobado las garantías solicitadas en la cláusula quinta, las que deberán ser presentadas junto con el certificado de existencia y representación legal fecha de expedición menor a tres (3) meses, de ser el caso, el paz y salvo del impuesto de Industria y Comercio expedido por la Subsecretaría xx Xxxxxx de la Secretaría de Hacienda del municipio de Medellín, y escrito expedido por el revisor fiscal donde se acredite el cumplimiento de las obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. DÉCIMA: Gastos de formalización. Todos los gastos legales que implique la formalización de este contrato, son por cuenta de EL CONTRATISTA, tales como el pago de las primas que ocasione la expedición de las garantías señaladas en la cláusula quinta. DÉCIMA PRIMERA: Cláusulas excepcionales. De conformidad con lo establecido en la Resolución CRA 151 de 2001, modificada por la Resolución CRA 293 de 2004, expedidas por la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, al presente contrato se incorporan las cláusulas excepcionales establecidas en el numeral 5.2.1.6 xxx xxxxxx de
condiciones de la contratación PC 2014 XXXX, por los motivos allí expuestos. DÉCIMA SEGUNDA: Domicilio. Para todos los efectos legales, las partes señalan el municipio de Medellín como domicilio contractual. DÉCIMA TERCERA: Aceptación de la oferta. La oferta fue aceptada por el servidor competente el XXX de XXX X de 201X, según consta en los documentos de aceptación del proceso de contratación PC 201X XXXX. Para constancia se firma el presente contrato, en Medellín por EMVARIAS a los _y por EL CONTRATISTA a los
EL CONTRATISTA, XXXXX XXXXXX XXXX
Representante Legal
EMVARIAS XXXXXXXXXXXXXX
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
1.1 Alcance
El proponente deberá tener en cuenta que se suministrará vehículos en la modalidad de arrendamiento operativo (Renting), gestionando la compra de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas y entregando los vehículos listos para operar y con toda la documentación al vigente de acuerdo a lo exigido en este pliego de condiciones.
1.2 Condiciones particulares de ejecución Obligaciones y especificaciones del CONTRATISTA:
Esta parte xxx xxxxxx de condiciones corresponde a las obligaciones y especificaciones que debe verificar EL CONTRATISTA, para el suministro de vehículos y equipos bajo la modalidad de Renting, para EMVARIAS
a) EL CONTRATISTA se compromete a realizar las reclamaciones a que haya lugar ante los concesionarios y talleres por la garantía del vehículo y los mantenimientos realizados.
b) EL CONTRATISTA se compromete a asegurar los vehículos ofertados con las siguientes coberturas:
COBERTURAS | AMPARO |
RESPONSABILIDAD CIVIL DAÑOS A BIENES DE TERCEROS | 1.100.000.000 |
MUERTE A LESIONES A UNA PERSONA | 1.100.000.000 |
MUERTE O LESIONES A DOS O MAS PERSONAS | 2.200.000.000 |
DEDUCIBLE para el amparo de Responsabilidad Civil Extracontractual. | No aplicación (No cancelamos ninguna erogación por daños ocasionados a terceros) |
AMPARO PATRIMONIAL | SI APLICA |
PÉRDIDA TOTAL POR DAÑOS | 80%, DEDUCIBLE 20% MÍNIMO 1 SALARIO MLV |
PÉRDIDA PARCIAL POR DAÑOS | 80%, DEDUCIBLE 20% MÍNIMO 1 SALARIO MLV |
PÉRDIDA TOTAL O PARCIAL POR HURTO | 80%, DEDUCIBLE 20% MÍNIMO 1 SALARIO MLV |
GASTOS DE TRANSPORTE POR PÉRDIDA TOTAL | SI APLICA |
TERREMOTO | SI APLICA |
ASISTENCIA JURÍDICA PROCESO CONTRAVENCIONAL, CIVIL Y PENAL AL CONDUCTOR | SI APLICA |
GASTOS XX XXXX | 10 SMMLV PARA AVERIA O ACCIDENTE |
ACCESORIOS | SI APLICA |
EL CONTRATISTA se compromete también a realizar el manejo y reclamación de las pólizas de seguros y a prestar asistencia jurídica, contravencional, civil y penal al conductor de EMVARIAS, en caso de un siniestro o accidente de tránsito ocasionado u ocurrido con los vehículos objeto de este contrato.
Para la cobertura de la póliza de responsabilidad Civil extracontractual se entenderá EMVARIAS como asegurado y beneficiario de la misma.
Para la cobertura de daños al vehículo se entenderá EMVARIAS como asegurados.
Si el contratista tiene un modelo de aseguramiento para los daños propios de los vehículos objeto del contrato, alternativo al requerido por EMVARIAS, lo deberá aportar con la oferta, siempre y cuando garantice como mínimo la cobertura exigida en el pliego. En ningún caso EMVARIAS será responsable de los daños del vehículo.
c) EL CONTRATISTA deberá contar con un call center que asista la operación durante el tiempo pactado con la interventoria, en todo caso lo mínimo sería de 2 jornadas (16 horas) y que tenga un único número telefónico para asistencia en caso de emergencia.
d) EL CONTRATISTA debe asistir cumplidamente a las reuniones que cite el Interventor del contrato y acatar sus instrucciones.
e) EL CONTRATISTA debe llevar registros de los mantenimientos preventivos y correctivos y suministrar la información solicitada por EMVARIAS.
f) EL CONTRATISTA deberá estar dispuesto en todo momento a resolver las dudas y consultas que se le formulen con relación al cumplimiento del presente contrato.
g) EL CONTRATISTA debe planear y programar el número de reuniones que fuesen necesarias entre su personal y el de EMVARIAS que permitan discutir y clarificar ideas, coordinar los suministros, coordinar trabajos con subcontratistas y revisar el estado de desarrollo de los trabajos.
h) EL CONTRATISTA una vez se perfeccione el contrato realizará una reunión y tendrá como objetivo discutir y clarificar los requerimientos y especificaciones.
i) EL CONTRATISTA debe suministrar informes de los mantenimientos realizados a los vehículos y facilitar la consulta de los indicadores más representativos de la flota, que le permitan a EMVARIAS deducir, concluir y decidir con la más amplia y precisa información acerca de ésta.
j) EL CONTRATISTA deberá entregar una copia de cada uno de los manuales técnicos (operación, partes y mantenimiento), y de todos los demás elementos suministrados a EMVARIAS. En ellos se deberá encontrar la descripción de las operaciones que se deberán efectuar para mantener y solucionar algún problema de tipo técnico que se llegare a presentar.
k) EL CONTRATISTA debe garantizar el buen funcionamiento de los sistemas de GNV-GNC instalados en los vehículos. Así mismo, debe garantizar que se encuentren certificados e instalados los chips (SUIC) para la recarga del gas, que garanticen la operación de acuerdo a la Resolución 80582/1996 del Ministerio de Minas y Energía, al Decreto 1605/2002 de la Presidencia de la Republica y a la Resolución 7909/2001 del Ministerio de Transporte.
l) Los vehículos deberán estar homologados ante el Ministerio de Transportes.
m) El oferente deberá tener en cuenta la exclusión del IVA en la compra e importación de los vehículos a la que da lugar la regulación tributaria vigente, y llevar a cabo los trámites correspondientes ante Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial, con el apoyo de EMVARIAS ante la Autoridad Nacional de Licencias Ambientales (ANLA) perteneciente al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, por lo que se le solicita trasladar dicha exclusión al costo del arrendamiento propuesto. Se deja expresa constancia de que el beneficio que resulte de esta exclusión del IVA pertenece única y exclusivamente a EMAVARIAS.
El no cumplimiento de esta obligación por parte del contratista no lo exonera de trasladar dicha exclusión al costo del arrendamiento propuesto, el no trámite del contratista del beneficio por la exclusión del IVA no da derecho al contratista a reclamación alguna por ajuste en el costo del arrendamiento propuesto.
n) Entregar con la oferta un cronograma tentativo de la fabricación, importación y entrega de los vehículos a EMVARIAS.
o) Verificar el estado de cada una de las partes de los vehículos y los equipos antes de ser entregados a EMVARIAS.
p) EL CONTRATISTA garantizará que todas las instalaciones eléctricas y/o electrónicas de los vehículos y equipos y todos los accesorios estén en correcto funcionamiento, de acuerdo a la normatividad colombiana o internacional y cubrirá la garantía de los mismos en caso de ser necesario.
q) EL CONTRATISTA garantizará que los vehículos y equipos estén listos para operar, al momento de realizar la entrega de los mismos, de acuerdo con las especificaciones técnicas y complementarias señaladas en este documento.
EL CONTRATISTA además deberá:
Realizar las pruebas de campo a los vehículos, antes de su entrega, con presencia de personal de Empresas Varias de Medellín S.A. E.S.P. y con fundamento en lo establecido en el Anexo “Entrega de los vehículos” en el cual se especifican los ensayos a realizar sobre una muestra aleatoria de vehículos
Entregar los vehículos que CUMPLAN las especificaciones técnicas definidas por EMVARIAS en el Anexo “Características y Especificaciones Técnicas” en la Sede de Operaciones de Aseo, ubicada en la calle 111B No 64 - 92 y dentro de los plazos establecidos en el contrato, momento en el cual las partes suscribirán el acta de entrega en la cual se hará constar las condiciones en que se realiza la misma y la descripción completa de los vehículos. Esta acta hará parte integrante del contrato.
Matricular los vehículos para servicio público en la secretaria de movilidad de la ciudad de Medellín.
Entregar los Manuales Técnicos y de Operación, de acuerdo con lo establecido en el Anexo “Catálogos y Manuales”, 30 días antes de la entrega de los vehículos objeto de arrendamiento.
Realizar la matrícula inicial de los vehículos y equipos, además pagar anualmente el SOAT, los impuestos vigentes, las estampillas, los formularios y la revisión unificada técnico-mecánica. Suministrará fotocopia autenticada de la matrícula y del SOAT junto con los demás documentos legales.
Coordinar anticipadamente con EMVARIAS la(s) fecha(s) para efectuar las actividades de mantenimiento previas a la revisión Técnico - Mecánica, así como la de las revisiones necesarias para obtener los documentos legales.
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos (chasis y caja
compactadora), sin cobro adicional, toda vez que el costo de dichas actividades se encuentra incluido en el canon de arrendamiento. Concomitante con la entrega de los vehículos, EL CONTRATISTA y EMVARIAS deberán acordar la programación de su mantenimiento preventivo. EL CONTRATISTA debe llevar registros de los mantenimientos preventivos y correctivos y suministrar la información solicitada por XXXXXXXX.
Las actualizaciones tecnológicas de los vehículos necesarias para la operación, que afecten la disponibilidad pactada, serán acordadas entre LAS PARTES. El acuerdo deberá contemplar el menor riesgo para la operación, conservando el modelo financiero.
La instalación de accesorios adicionales en los vehículos que sean necesarios para garantizar la seguridad y/o la correcta operación, será acordada entre LAS PARTES. El acuerdo deberá contemplar el menor riesgo para la operación y los ajustes a que haya lugar.
EL CONTRATISTA se compromete a prestar el servicio xx xxxx y “carro taller” dentro y fuera de la zona metropolitana, considerando la zona de operación del servicio incluida la zona de disposición final en el municipio xx Xxxxxxx los 365 días del año, 24 horas al día.
Confirmar a EMVARIAS, con una antelación mínimo de cinco (5) días hábiles, la programación del mantenimiento preventivo de los vehículos, así como de las revisiones necesarias para obtener o renovar los permisos y/o licencias exigidos por las autoridades de tránsito.
Mantener asegurados los vehículos objeto del contrato de arrendamiento.
Suministrar y reemplazar las llantas de los vehículos, cuando la profundidad de su labrado, medida de acuerdo con el procedimiento recomendado por el fabricante, sea a lo sumo de 3 mm.
En caso de que una llanta deba ser cambiada por rotura o por haber perdido características de seguridad por causas atribuibles a EMVARIAS, sin que haya llegado al total de su vida útil (profundidad xx xxxxxxx a lo sumo de 3 mm), se procederá con su reemplazo. En tal caso, el porcentaje de vida útil pendiente por utilizar será cobrado a EMVARIAS, para lo cual se utilizará la siguiente fórmula:
% de vida útil pendiente por utilizar = (profundidad xx xxxxxxx en mm en el momento de la rotura – 3mm/ (profundidad xx xxxxxxx de llanta nueva – 3mm) x 100
El valor a pagar por EMVARIAS será el % de vida útil pendiente por utilizar de la llanta, multiplicado por el valor de la factura de compra de la llanta reemplazada.
En caso de cobro a EMVARIAS para llantas reencauchas que deban ser cambiadas por rotura o por haber perdido características de seguridad por causas
atribuibles a EMVARIAS, sin que haya llegado al total de su vida útil (profundidad xx xxxxxxx a lo sumo de 3 mm), se procederá con su reemplazo. En tal caso, el porcentaje de vida útil pendiente por utilizar será cobrado a EMVARIAS, para lo cual se utilizará la siguiente fórmula:
% de vida útil pendiente por utilizar llanta reencauchada = (profundidad xx xxxxxxx en mm en el momento de la rotura – 3mm/ (profundidad xx xxxxxxx de llanta reencauchada – 3mm) x 100 x (costo reencauche) + (valor comercial xx xxxxx)
Teniendo en cuenta que el valor comercial de un casco depende de: Contaminación xxx xxxxx
Marca
Número de reencauches Espacio de regrabado
NOTA: las llantas será todas nuevas para su primer uso, en el caso de terminación de la vida útil de las llantas de tracción, podrá el contratista realizar reencauche de éstas. Para el caso de las llantas direccionales en la terminación de su vida útil deberá ser remplazada solo por llantas nuevas.
El valor a pagar por EMVARIAS será el % de vida útil pendiente por utilizar de la llanta, multiplicado por el valor de la factura de compra de la llanta reemplazada.
Mantener al día el pago de los impuestos de los vehículos objeto del presente contrato.
Garantizar la estructura de apoyo requerido para dar soporte a la administración de la flota solicitada por turno con funcionamiento las 24 horas del día y los 7 días de la semana, para asistencia permanente, con los recursos tecnológicos requeridos (teléfono fijo, teléfono móvil, computador, impresora, scaner, entre otros).
Capacitar a los conductores y operarios designados por EMVARIAS en todo lo relacionado con la correcta operación y mantenimiento de los equipos, tanto del chasis como de la caja recolectora. Ésta capacitación será sin costo adicional para EMVARIAS y deberá impartirse dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la entrega de los vehículos y equipos o cuando EMVARIAS lo requiera por cambio de personal. Todos los programas de capacitación que el Contratista brinde a los conductores, debe ser presencial y en instalaciones de EMVARIAS.
Designar una persona idónea con quien EMVARIAS tenga un contacto directo para las labores administrativas y técnicas, durante el tiempo de duración del contrato.
El mantenimiento preventivo en lo que tiene que ver con lubricación y llantas, se
realizará en el lugar acordado por las partes.
Responder por los daños que se causen en y con los vehículos mientras se encuentren en su poder.
Recomendar alternativas económicas y tecnológicas para el suministro y consumo racional de combustible, cuyo costo será asumido por EMVARIAS.
Mantener los vehículos y sus componentes en perfectas condiciones de funcionamiento.
En caso de que el vehículo no se pueda movilizar, el contratista debe proveer el servicio xx xxxx para trasladar el vehículo al sitio indicado por el CONTRATISTA.
Presentar informes propios de la ejecución del contrato, con la periodicidad acordada con el Interventor del Contrato.
Concertar las particularidades de la operación sesenta (60) días antes de la entrega de los vehículos.
Tener en cuenta que si de acuerdo a sus análisis se requiere de vehículos sustitutos para garantizar la disponibilidad de la operación, estos podrán ser vehículos con motor diesel o gas, de características iguales a las exigidas en el contrato en términos de capacidad de carga y dimensiones del vehículo, y similares en el resto de especificaciones, en condiciones óptimas para prestar el servicio y no podrán ser de un modelo con más de siete (7) años de antigüedad en el mercado.
Realizar reparaciones menores o mantenimientos menores a los vehículos cuando por razones de la operación estos se encuentren con carga, previa coordinación con personal de EMVARIAS.
Garantizar la confidencialidad de los datos capturados a través del uso del sistema de monitoreo de variables del vehículo, durante la ejecución del contrato, esta información puede ser utilizada por EL CONTRATISTA para efectos de la gestión de la operación, una vez concluido el contrato, toda la información debe ser entregada a EMVARIAS en el formato que sea acordado por las partes.
Mantener la debida reserva de toda la información que conozca o llegue a conocer en relación con la operación del servicio de aseo de la Empresa.
Garantizar personal operativo en las operaciones para la salida de los vehículos (NO GO) y la recepción de los mismos, con el fin de garantizar la disponibilidad de la flota.
Otras consideraciones:
En caso de presentarse alguna reclamación de pago adicional al canon de arrendamiento por daños resultantes del maltrato, abuso u otras razones atribuibles al conductor y/o tripulación del vehículo, este deberá ser reportado y documentado con fotografías, análisis de materiales, pruebas de laboratorio, información electrónica suministrada por dispositivos del vehículo o GPS, informes de tránsito y toda aquella información que sea requerida por EMVARIAS para dilucidar el caso. Cuando haya dudas o controversias para la responsabilidad de quién generó daños en el vehículo, se acudirá inicialmente al concepto del taller o concesionario con experiencia para que realice un informe de los hechos y las causas. Si a pesar de la anterior instancia continúa la duda, se acudirá a la compañía de seguros del vehículo para que declare sobre los hechos y responsabilidades. Por último, si continúan diferencias y dudas sobre la responsabilidad, se acudirá a una institución universitaria con experiencia en mecánica y mantenimiento de vehículos pesados para que conceptúe sobre la causa de los hechos.
Entre el CONTRATISTA y EMVARIAS se construirá una tabla por exceso o por defecto del kilometraje/horas trabajado por cada vehículo, para definir si se requiere realizar ajustes al número del kilometraje/horas para el que se programaron los vehículos de forma anual con base en las condiciones iniciales del contrato. La evaluación se realizará de acuerdo con el análisis de la información operativa, y los resultados podrán generar una modificación del número del kilometraje/horas que deberán trabajar los vehículos anual y esto podrá variar por exceso o por defecto el valor del canon de arrendamiento y adicionalmente para valorar y acordar la forma de pago del kilometraje/horas en que se reduzca o se adicione por exceso o por defecto en el caso que se presente.
Coordinar con EMVARIAS, las visitas que sean necesarias para la verificación del cumplimiento de las características técnicas aceptadas y del avance en la fabricación de los vehículos, con la finalidad de asegurar de que éstos estarán disponibles en el plazo establecido.
Continuar utilizando y pagando el canon de arrendamiento hasta por un (1) año de aquellos vehículos que al momento de la finalización del contrato tengan un pendiente judicial generado por el uso del vehículo por parte de EMVARIAS y el pendiente impida la venta en condiciones normales de dicho vehículo. El servicio se seguirá prestando hasta el momento en que el(los) pendiente(s) judicial(es) se encuentre(n) levantado(s) y se produzca la entrega definitiva de el(los) mismo(s) o hasta el término del plazo indicado en este numeral, es decir un (1) año.
Adicionalmente EL PROPONENTE deberá tener en cuenta para efectos de cotizar el canon de arrendamiento de los vehículos, la obligación de adquirir un (1) vehículo marca Daewoo, utilizado por EMVARIAS en el proyecto de prueba. Las características del dicho vehículo se encuentra en las especificaciones técnicas.
El Contratista se encargará del Mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos, incluyendo el suministro de llantas. Se entiende por mantenimiento preventivo, el conjunto de intervenciones de carácter periódico según las recomendaciones del fabricante, además de aquellas partes de sistemas que son susceptibles de desgaste, tales como: frenos, suspensión, dirección, eléctrico, motor, caja de velocidades, embrague, diferenciales y sus cardanes; teniendo en cuenta los estándares de horas y kilometrajes que se han definido con base en las recomendaciones del fabricante y la particularidades de la flota EMVARIAS. Por mantenimiento correctivo, el conjunto de intervenciones que se deben realizar como consecuencia del desgaste normal de las piezas de los vehículos, diferentes a las propias del mantenimiento preventivo.
EMVARIAS SE OBLIGA A:
Disponer como máximo de 6 horas diarias para el 90% de los vehículos arrendados, para realizar el mantenimiento preventivo y correctivo, siempre y cuando las necesidades del servicio así lo permitan. En caso de no cumplir las 6 horas se acordará entre EL CONTRATISTA y EMVARIAS la reprogramación del mantenimiento. Igualmente durante los días domingos EL CONTRATISTA podrá contar con al menos el 50% de la flota objeto del contrato para la realización del mantenimiento preventivo y correctivo.
Recibir los vehículos que cumplan con las especificaciones técnicas y condiciones señaladas por EMVARIAS.
Pagar el canon de arrendamiento durante el tiempo de ejecución del contrato. En caso de siniestro con pérdida total, cesará la obligación de pago cuando EMVARIAS, entregue al CONTRATISTA, copias de la denuncia, agotamiento del “Debido Proceso” y demás documentación que de ella dependa, requerida para que éste (EL CONTRATISTA) proceda a elevar las reclamaciones o adelantar los trámites ante las autoridades que estén conociendo del siniestro y/o la aseguradora.
Cumplir con las obligaciones establecidas en las normas vigentes para la conducción de vehículos. En caso de incumplimiento de dichas normas, será su obligación pagar a las autoridades las multas a que haya lugar, siempre y cuando no sea por causas atribuibles al CONTRATISTA.
Permitir el mantenimiento, la atención técnica y las revisiones necesarias para conservar los vehículos en buen estado de funcionamiento, de acuerdo con la programación acordada, así como seguir las recomendaciones impartidas por EL CONTRATISTA, el proveedor o el asegurador para la operación de los equipos.
Utilizar los vehículos objeto de este contrato para la actividad propia, con personal idóneo, vinculado directamente a EMVARIAS, o a sus contratistas.
Comunicar por escrito al CONTRATISTA, de manera inmediata, con respecto a los
vehículos: i) la iniciación de procesos administrativos o judiciales de que tenga conocimiento, en los que estén involucrados; ii) los daños totales o parciales; y iii) casos de hurto.
Llevar los vehículos a los sitios previamente indicados por EL CONTRATISTA para efectuar el mantenimiento y/o revisiones necesarias para obtener los permisos y licencias. En caso de que el vehículo no se pueda movilizar por sí mismo, EL CONTRATISTA deberá proveer el servicio xx xxxx para trasladar el vehículo al sitio indicado por el CONTRATISTA. No se incluye el traslado entre talleres ni la devolución del vehículo a EMVARIAS.
Lavar los vehículos de acuerdo con lo establecido en el artículo 39. Lavado de vehículos y equipos de recolección y transporte del Decreto 2981 de 2013.
Entregar el vehículo lavada, de acuerdo a lo establecido en el artículo 39 transporte del Decreto 2981 de 2013, cuando sea requerido para efectos de realizar algún de tipo de mantenimiento preventivo o correctivo del vehículo. Si EL CONTRATISTA requiere de un lavado más completo, éste será correrá por cuenta del mismo.
Realizar la transferencia de carga y el lavado cuando el vehículo este cargado y sea necesario realizar algún de tipo de mantenimiento preventivo o correctivo que requiera tener el vehículo sin carga.
Asumir los arreglos por daños que sufran los vehículos que no sean cubiertos por el seguro o cuyo valor esté por debajo de los deducibles mínimos del seguro, siempre y cuando sean por causas atribuibles a EMVARIAS. En estos casos, dichos arreglos deberán realizarse con intermediación del CONTRATISTA.
Portar los documentos que acrediten la propiedad del vehículo.
No realizar directa o indirectamente modificaciones en el odómetro / horómetro de los vehículos.
La operación de los vehículos estará a cargo de contratistas autorizados por EMVARIAS.
No cambiar piezas, repuestos o partes de los vehículos, ni hacerles transformaciones, sin la previa autorización de EL CONTRATISTA.
No utilizar los vehículos para el transporte de mercancías especiales, inflamables o explosivas, narcóticos o sus componentes, mercancías de contrabando, sustancias o productos de uso restringido o prohibido, ni para la comisión de ilícitos.
Coordinar con EL CONTRATISTA, las visitas que sean necesarias para la verificación del cumplimiento de las características técnicas aceptadas y del avance en la fabricación de los vehículos, con la finalidad de asegurar de que éstos estarán disponibles en el plazo establecido.
Cuando los vehículos se matriculen como de servicio público, cumplir con las obligaciones que se establezcan para “El Propietario” dentro del contrato de
afiliación a la empresa transportadora, obligaciones que se entienden conocidas por EL ARRENDATARIO. Entre otras:
▪ El pago oportuno de salarios y prestaciones sociales a los conductores de los vehículos.
▪ El hacerse responsable de que los conductores porten en los vehículos todos los documentos exigidos por la ley para la circulación a nivel nacional.
▪ Velar por el cumplimiento de las normas de tránsito y transporte y por el pago de multas y sanciones por el incumplimiento de las mismas.
La Empresa pondrá a disposición del CONTRATISTA si este así lo requiere dentro de sus instalaciones (Calle 111 X Xx 00-00, Xxxxxxxxx xx Xxxxxxxx):
▪ Dos celdas de trabajo, iluminadas, con medidas estándar, asignadas permanentemente.
▪ Una toma de corriente a 220 V.
▪ Dos tomas de corriente a 120 V.
▪ Toma de aire con acople rápido de ½” y llave de paso
1.3 Normas
EL CONTRATISTA es absolutamente responsable de la verificación del cumplimiento de las normas para el ramo automotriz. Se debe entender que las especificaciones o códigos a que se haga referencia corresponden a su última edición. Estándares de otros países serán aceptables si ellos son equivalentes a los designados.
Nombre Abreviatura:
Instituto Colombiano de Normas Técnicas ICONTEC
Institute of Electrical and Electronics Engineers IEEE
The American Society of Mechanical Engineers ASME
American Society for Testing and Materials ASTM
American National Standards Institute Inc, ANSI
American Welding Society AWS
National Electrical Manufacturers Association NEMA
American Gear Manufacturers Association AGMA
National Electrical Code of the Nation NEC
Occupational Safety and Health Administration OSHA Requerimientos de fabricación:
Todos los materiales incorporados deben ser nuevos y de la mejor calidad, libres de defectos e imperfecciones.