MUNICIPIO
MA
MUNICIPIO
DE ALPUJARRA TOLIMA
MANUAL DE CONTRATACIÓN
JULIO DE 2014
MA
CONTENIDO
INTRODUCCION 20 CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
1.1. MISIÓN 23
1.2. VISIÓN 23
1.3. OBJETIVOS _ 23
1.4. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN 24
1.5. FUNDAMENTOS LEGALES DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN
24
1.6. FINALIDAD DEL MANUAL 24
1.7. SUJECIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL A LA CONSTITUCIÓN Y LA LEY 25
1.8. POLITICA PARA LOS PROCESOS CONTRACTUALES 25
1.9. DE LOS FINES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL
26
1.10. COMITÉ DE CONTRATACIÓN 28
1.10.1. INTEGRANTES _ 29
1.10.2. FUNCIONES DEL COMITÉ ASESOR EN CONTRATACIÓN
_ 29
1.11. EL COMITÉ EVALUADOR 30
MA
1.11.1. CONFORMACIÓN _ 31
1.11.2. FUNCIONES DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN
32
1.12. PRINCIPIOS RECTORES DE LA CONTRATACIÒN 32
1.12.1. BUENA FE_ 33
1.12.2. CALIDAD 33
1.12.3. CELERIDAD _ 34
1.12.4. TRANSPARENCIA 34
1.12.5. RESPONSABILIDAD 34
1.12.6. ECONOMINA _ 35
1.12.7 EQUIDAD 35
1.12.8. PLANEACIÓN _ 35
1.12.9. PUBLICIDAD 36
1.12.10. MORALIDAD 41
1.12.11. ECUACIÓN CONTRACTUAL 41
1.13. DISTRIBUCIÓN DEL RIESGO 41
1.14. OFRECIMENTO MAS FAVORABLE 42
1.15. FORMALIDADES EN LA ELABORACIÓN, MANEJO Y ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN CONTRACTUAL _ 44
1.16. ESTRUCTURA XXXXXXXXXXXXXX XX XX XXXXXXXX XXXXXXXXX XX
XXXXXXXXXXXXXXX 00
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CAPITULO II PROCESO CONTRACTUAL
2.1. DEFINICIÓN 47
2.2. ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL 47
2.3. ETAPAS PREVIA O DE PLANEACIÓN 49
2.3.1. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS _ 50
2.3.1.1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ALCALDIA PRETENDE SATISFECER CON LA CONTRATACIÓN_ 51
2.3.1.2. LA DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR _52
2.3.1.3. AUTORIZACIONES, PERMISOS LICENCIAS Y DOCUMENTOS TÉCNICOS _ 54
2.3.1.4. CODIFICACIÓN DEL BIEN, OBRA O SERVICIO SEGÚN LAS
NACIONES UNIDAS – UNSPS 54
2.3.1.5. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU
JUSTIFICACIÓN 55
2.3.1.6. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO _ 56
2.3.1.7. ASPECTOS TRIBUTARIOS, FIANCIEROS, CONTABLES Y PRESUPUESTALES_ _ 58
2.4. LOS CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS
FAVORABLE 58
2.4.4.1. EL ANALISIS DE RIESGO Y LA FOMA DE MITIGARLO 60
2.4.1.2. LAS GARANTIAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR
EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN 62
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2.5. LA INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTA
COBIJADO POR UN XXXXXXX XXXXXXXXX 00
2.6. CONVOCATORIA LIMITADA A MIPYME 64
2.7. LOS DEMAS ASPECTOS DERIVADOS DE LA COMPLEJIDAD DEL
OBJETO CONTRACTUAL 65
2.8. PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA CONVIVENCIA 66
2.9. JUSTIFICACIÓN Y CONVENIENCIA DE LA CONTRATACIÓN 67
2.10. PLAN DE COMPRAS 70
2.11. EL PROYECTO 72
2.12. APROPIACIÓN PRESUPUESTAL 73
2.13. PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES 73
CAPITULO III
ETAPA PRECONTRACTUAL
3.1. MODALIDADES DE SELECCIÓN 75
3.2. LICITACIÓN PÚBLICA _ 76
3.3 SELECCIÓN ABREVIADA 89
3.3.1. ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERISTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN
UTILIZACIÓN 91
3.3.2. SUBASTA INVERSA
3.3.3. METODOLOGIA
92
100
3.3.4 CONDICIONES PARA LA REALIZACIÓN DE LA SUBASTA
INVERSA_ 100
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3.4. PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE LA SUBASTA INVERSA
PRESENCIAL
3.5. CRITERIOS DE DESEMPATE
3.6. COMPRA POR ACUERDO XXXXX DE PRECIOS_
102
104
104
3.7. ADQUISICIÓN A TRAVES DE BOLSA DE PRODUCTOS 105
3.8. CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA_
3.9. OTROS PROCESOS DE SELECCIÓN ABREVIADA
107
114
3.10. CONTRATOS PAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE
SALUD 114
3.11. POR DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA LICITACIÓN_
3.12. ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO_
115
115
3.13. ENAJENACIÓN DIRECTA POR OFERTA EN SOBRE
CERRADO 115
3.14. ENJENACIÓN DIRECTA A TRAVES DE SUBASTA
PÚBLICA 121
3.15. ENAJENACIÓN A TRAVES DE INTERMEDIARIOS
IDONEOS 121
3.16. ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS DE ORIGEN O DESTINACIÓN
AGROPECUARIA 121
3.17. ACTOS Y CONTRATOS CON OBJETO DIRECTO DE LAS ACTIVIDADES DE LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO (EICE) Y DE LAS SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA (SEM) _ 122
3.18. CONTRATOS DE ENTIDADES A CARGO DE EJECUCIÓN DE PROGRAMAS DE PROTECCIÓN DE PERSONAS AMENAZADAS
MA
DESMOVILIZACIÓN Y REINCORPORACIÓN, POBLACIÓN DESPLAZADA, PROTECCIÓN DE DERECHOS HUMANOS Y POBLACIÓN CON ALTO GRADO DE VULNERABILIDAD 122
3.19. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA DEFENSA Y SEGURIDAD NACIONAL 123
3.20. CONCURSO DE MERITOS _ 124
3.21. CLASE DE CONCURSO DE MERITOS 124
3.22. PROCEDIMIENTO DE PRECALIFICACIÓN 127
3.23. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN 129
3.24. CONTRATACIÓN DIRECTA _ 134
3.25. CONTRATACIÓN DE MINIMA CUANTÍA 137
3.26. ADQUISICIONES EN GRANDES SUPERFICIES CUANDOSE TRATE DE MINÍMA CUANTIA 140
CAPITULO IV
BUENAS PRÁCTICAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN 141 CAPITULO V
CUANTÍAS PARA LA CONTRATACIÓN
5.1. LICITACIÓN PÚBLICA 144
5.2. MINÍMA CUANTÍA_ 145
5.3. PASOS DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL 145
5.4. PUBLICACIÓN DEL PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES_ 151
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5.5. APERTURA Y PUBLICACIÓN DE LOS LIEGOS DE CONDICIONES DEFINITIVOS_ 152
5.6. CONSULTA Y OBSERVACIONES DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES DEFINITIVOS_ 152
5.7. AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGOS 153
5.8. CIERRE Y APERTURA DE PROPUESTAS 153
5.9. EVALUACIÓN Y PUBLICACIÓN 154
5.10. RECOMENDACIÓN DE ADJUDICIACIÓN 154
5.11. ADJUDICACIÓN _155
5.12. SUSPENSIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN 157
5.13. REVOCATORIA DE ACTO DE APERTURA 157
5.14. EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO 157
CAPITULO VI
ETAPA CONTRACTUAL
6.1. EL CONTRATO 161
6.1.1. REQUISITOS DE SUSCRIPCIÓN_ 162
6.1.2 REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO_ 162
6.13. ACUERDO DE VOLUNTADES POR ESCRITO 162
6.14. REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN 165
6.15. REQUISITOS DE EJECUCIÓN 165
6.1.6. GARANTÍAS EN LOS CONTRATOS 166
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6.1.7. GARANTÍAS EN LOS CONTRATOS 167
6.1.8. CLASES DE GARANTÍAS 167
6.1.9. MONTO, VIGENCI Y AMPAROS O COBERTURAS DE LAS GARANTÍAS_ 167
6.1.10. NO OBLIGATORIEDAD DE GARANTÍAS _168
6.1.11. PRESERVACIÓN DE LAS GARANTÍAS 168
6.1.12. EL PAGO O DESEMBOLSO 169
6.1.13. PUBLICACIÓN DEL CONTRATO _ 170
6.1.14. PAGO DE IMPUESTOS _ 170
6.1.15. NOMBRAMIENTO DEL SUPERVISOR 170
6.1.16. INICIO DEL CONTRATO 171
6.1.17. INTERPRETACIÓN DE LOS CONTRATOS 171
6.1.18. SITUACIONES QUE PUEDAN PRESENTARSE EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO 173
6.1.19. MODIFICACIÓN A LOS CONTRATOS ESTATALES U OTROSI 173
6.1.20. ADICIÓN 175
6.1.21. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA ADICIÓN _ 175
6.1.22. AMPLIACIÓN DEL PLAZO O PRORROGA 176
6.2. CESIÓN 177
6.2.1. CESIÓN DE CONTRATO _ 177
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6.2.2. CESIÓN DE DERECHOS ECONOMICOS 179
6.2.3. SUSPENSIÓN Y REINICIO DEL CONTRATO 180
6.3. RESCILIACIÓN O TERMINACIÓN ANTICIPADA 181
6.4. CONTRATOS ADICIONALES_ 182
6.5. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES _183
6.6. EJECUCIÓN DE LAS CLAUSULAS EXCEPCIONALES, GARANTÍAS Y LA SANCIONES_ 183
6.7. ETAPA POSCONTRACTUAL 184
6.8. LIQUIDACIÓN BILATERAL _185
6.9. LIQUIDACIÓN UNILATERAL 186
6.10. LIQUIDACIÓN JUDICIAL 187
6.11. EXTENSIÓN DEL PLAZO PARA L LIQUIDACIÓN DE LOS
CONTRATOS 187
6.12. CONTENIDO MINÍMO DEL DOCUMENTO DE LIQUIDACIÓN _187
CAPITULO VII
REGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL 189 CAPITULO VIII
DE LOS CONTRATISTAS
8.1. INHABLIDADES E INCOMPATIBILIDADES 190
8.2. INHABILIDADES SOBREVINIENTE 190
MA
8.3. EN CASO DE CONFLICTO DE INTERES 192
8.4. PRIMACIA DE LA REALIDAD SOBRE LAS FORMALIDADES 192
8.5. DURCIÓN DE LAS PERSONAS JURIDICAS 193
8.6. CONTRATISTAS EXTRANJEROS 193 CAPITULO IX
ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS 194 CAPITULO X
PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS CONTRATOS 195
CAPITULO XI
PRACTICAS ANTICORRUPCIÓN 209
CAPITULO XII
NORMAS SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS REGLAS DEL MODELO ESTANDAR 211
CAPITULO XIII
UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ELÉCTRONICAS PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL 211
CAPITULO XIV
MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA 212 CAPITULO XV
MA
REFORMA, DEROGACIÓN Y AJUSTES DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN 213
CAPITULO XVI
CONTRATOS DE MAYOR DEMANDA EN LA ALCALDÍA 213
CAPITULO XVII
DEL CONTRATO
17.1. CONTENIDOS DEL CONTRATO _ 220
17.1.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES 220
17.2. CONSIDERACIONES PREVIAS _ 220
17.3. CLAUSULAS DE LOS CONTRATOS 221
17.4. MINUTAS Y MODELOS APROBADOS 223
17.5. REQUISITOS RELATIVOS AL PAGO 224
17.6. TABLA DE HONORARIOS PARA CONTRATISTAS_ 224
17.7. ABUSO DE PODER O FAVORECIMIENTO 224
17.8. GARANTÍAS 225
17.9. ANTICIPOS, PAGO ANTICIPADO Y SALDO _226
17.10. DERECHOS DE PROPIEDAD INDUSTRIAL O INTELECTUAL _231
17.11. CONVENIOS 231
17.12. SUBCONTRATISTAS 231
17.13. ARCHIVO DE DOCUMENTOS 231
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17.14. PARTICIPACIÓN CIUDADANA 232
17.15. PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS 233
17.16. CUENTAS DE COBRO 233 CAPITULO XVIII
PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN EN LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE ALPUJARRA TOLIMA.
18.1. LICITACIÓN PÚBLICA 234
18.2. SELECCIÓN ABREVIADA 234
18.3. CONCURSO DE MERITOS 235
18.4. CONTRATACIÓN DIRECTA MINÍMA CUANTÍA 236
18.5. CONTRATACIÓN DIRECTA POR URGENCIA MANIFIESTA_ 236
18.6. CONTRATACIÓN DIRECTA CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS 236
18.7. CONTRATACIÓN DIRECTA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 236
18.8. CONTRATACIÓN DIRECTA ARRENDAMIENTO _237
18.9. CONTRATACIÓN DIRECTA CUANDO NO EXISTE PLURALIDAD DE OFERENTES 237
CAPITULO XIX
PROCEDIMIENTO No. 1 LICITACIÓN PÚBLICA 238
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PROCEDIMIENTO No. 2 SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA_ 244
PROCEDIMIENTO No. 3 SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA 249
PROCEDIMIENTO No. 4 A Y 4 B CONCURSO DE MERITOS 256
PROCEDIMIENTO No. 4B CONCURSO DE MERITOS ABIERTO SIN PRECALIFICACIÓN _261
PROCEDIMIENTO No. 5 CONTRATACIÓN MINÍMA CUANTÍA 267
PROCEDIMIENTO No. 6 CONTRATACIÓN DIRECTA – URGENCIA MANIFIESTA 270
PROCEDIMIENTO No. 7 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS _274
PROCEDIMIENTO No. 8 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 277
PROCEDIMIENTO No. 9 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO_ 280
PROCEDIMIENTO No. 10 CONTRATOS CUANDO NOEXISTE PLURALIDAD DE OFERENTES_ 284
CAPITULO XX
RESPONSABILIDAD
20.1. ADMINISTRACIÓN DEL PORTAL DE CONTRATACIÓN 287
20.2. CONTROL DE GESTIÓN CONTRACTUAL 287
20.3. ACCIÓN DE REPETICIÓN 287
20.4. MULTAS 290
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20.5. PRINCIPIOS RECTORES 290
20.6. CLAUSULAS DE MULTAS 290
20.7. PROCEDIMIENTO 291
20.8. REQUERIMIENTO PREVIO_ 292
20.9. REQUISITOS DEL REQUERIMIENTO 292
20.10. ACEPTACIÓN DE LA MULTA 293
20.11. CITACIONES DE TERCEROS _294
20.12. AUDIENCIA DE AFECTADOS_ 294
20.13. MULTAS SEGÚN EL TIPO DE CONTRATOS 296
20.14. RESPONSABILIDAD DE LA SELECCIÓN DE CONTRATISTAS Y CELEBRACIÓN DE CONTRATOS 302
CAPITULO XII
GLOSARIO DE TERMINOS_ 303 CAPITULO XIII
NORMAGRAMA 321 PLAN DE ACCIÓN Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS 324
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PRESENTACION
La contratación pública en Colombia encuentra su sustento jurídico a raíz de la expedición de la Ley 80 de 1993 creando consigo una serie de acertados conceptos jurisdiccionales y doctrinarios permitiendo que entidades públicas a través de los principio de transparencia, celeridad, selección objetiva, igualdad, publicidad entre otros, orientaran la contratación.
Si bien es cierto esta Ley permitió la creación de lineamientos y requisitos orientadores, con el pasar de los tiempos, y a las buenas prácticas jurídicas de gobierno, se presentaron inconvenientes y vacios de reforma, lo que conllevo la expedición de nuevas normas en busca de la eficiencia y la seguridad jurídica, entre muchas la Ley 1150 de 2007, que modifico la Ley 80 de 1993, el Decreto 066, Decreto 2474, Decreto 734 y otras 25 disposiciones; Decretos reglamentarios que quedaron derogados con la expedición del Decreto 1510 de 2013 poniendo fin a una generación de inocuos reglamentos que hacían engorroso y dispersa la contratación pública en Colombia.
Bajo este entendido y encontrándose vigente a partes de la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, con el Decreto 1510 de 2013 como se dijo anteriormente, se pone fin a una serie de reglamentos y se enriquecen los objetivos de la Contratación Pública para a través de la Agencia Nacional “COLOMBIA COMPRA EFICIENTE”, las entidades estatales de una forma armónica puedan adquirir de manera conjunta obras, bienes y servicios; igualmente, existe un mecanismo idóneo como lo es el plan Anual de adquisiciones, la Reglamentación del acuerdo marco de precios y asuntos internacionales como los TLC y la cooperación entre otros como mecanismos nuevos e innovadores para el sistema de contratación pública.
El presente manual se encuentra ceñido a las nuevas normas que regulan la Contratación Estatal (Ley 80 de 1993, 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 entre otras disposiciones normativas que la regulan o deben observarse, tal es el caso del Decreto 019 de 2012), ajustado a las necesidades, procedimientos y cargos existentes a la planta de personal del Municipio de Alpujarra Tolima; cuyo objetivo principal es que se convierta en instrumentos u herramienta para que a partir del 1 xx Xxxxxx de 2014, los funcionarios y servidores públicos del ente territorial lo observen y apliquen hacia el futuro. El presente manual contiene las funciones internas en materia contractual, las tareas que deben acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, las que se derivan de la vigilancia y
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control de la ejecución contractual, constituyéndose en xxxxx de trabajo para los servidores y contratistas del MUNICIPIO DE ALPUJARRA – TOLIMA.
Las disposiciones, parámetros y procesos no contemplados en este instrumento se entienden regidas por las normas aplicables y en caso de incompatibilidad entre las normas respecto de este manual se aplicaran las que sean de mayor jerarquía, con la debida observancia de aquellos aspectos doctrinarios y jurisprudenciales que en su momento serán fuente fundamental para la solución o aplicación a aspectos fundamentales que deben tenerse en materia de contratación estatal.
Finalmente, lo que se pretende con la expedición y adopción del presente Manual de Contratación es que sirva de instrumento de consulta permanente para los funcionarios de planta y demás servidores públicos que colaboran o prestan sus servicios al ejecutivo municipal, a fin de minimizar la ocurrencia de yerros en materia contractual y de esta manera con observancia a los principios que la rigen, se surtan los procesos de adquisición y contratación de bienes y servicios.
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INTRODUCCIÓN
El ordenamiento jurídico visto alrededor del Estatuto General de Contratación tenía como pretendida finalidad, agilizar y modernizar las políticas y toda la estructura de la contratación estatal; fijar las reglas y principios que orientaran la celebración y ejecución de todos los contratos estatales dentro de una voluntad económica, un Estado social de derecho, organizado en forma de República Unitaria, descentralizada, con autonomía de sus Entidades Territoriales.
El Estatuto General de Contracción Estatal visto como marco jurídico a partir de la expedición de la Ley 80 de 1993 y que fuere modificada por la Ley 1150 de 2007, conllevo la expedición de una serie de reglamentos tales como el decreto 066 2474, 734 y otras 25 normas, que con la expedición del Decreto 1510 de 2013, coloco fin a tan nefasta normatividad que a criterio de las altas cortes y de estudiosos de esta rama del derecho, causaron grave daño a la administración pública visto desde un punto contractual. Con la expedición del Decreto 1510 se da paso a una serie de innovaciones tales como: Asociar los objetivos de la contratación con los de la Agencia Nacional Colombia compra eficiente ; El sistema de asociación de entidades estatales para la adquisición conjunta de bienes, obras y servicios; El acrecimiento de la planeación con la regulación del Plan anual de adquisiciones y; la reglamentación de los Acuerdos Xxxxxx de Precios y Asuntos Internacionales como los TLC y la cooperación entre entidades y órganos del Estado.
Gracias a la entrada en vigencia de la ley 80 de 1993, mediante la cual se dictó un nuevo régimen de Contratación Administrativa, vino a dejar de lado la distinción que anteriormente habían hecho la Ley, la Jurisprudencia y la Doctrina, entre contratos Administrativos y contratos Privados de la Administración al señalar, que los contratos en donde intervienen las entidades estatales, sin distingo alguno, son contratos estatales (artículos 2 y 32), regidos por las disposiciones comerciales y civiles correspondientes, salvo en las materias particularmente reguladas en esa Ley, y asignó la competencia para conocer de las controversias originadas en ellos, exclusivamente a la Jurisdicción Contencioso Administrativa; así mismo, esta disposición legal regula las diferentes fases del contrato que serán objeto de análisis en este manual según las necesidades de la Administración Municipal y aunque para una mayor comprensión es necesario hacer una revisión de la noción
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y aplicación de las tres primeras fases que son la formación, la celebración y la ejecución del contrato (previa – precontractual, contractual y pos contractual).
La Alcaldía Municipal de Alpujarra Tolima es una Entidad Territorial que en virtud de la Descentralización Administrativa y Territorial, cuenta con las competencias y funciones Administrativas para ejercer en su propio nombre y bajo su propia responsabilidad, con autonomía Administrativa y Financiera y, por consiguiente, hace parte de las Entidades Estatales que se rigen por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, y demás Decretos reglamentarios y normas complementarias.
El proceso de modernización del Estado depende en gran parte a la debida implementación y ejecución de los preceptos establecidos en el Estatuto de Contratación, por ello, constituye un deber implementar a nivel interno este tipo de instrumentos, como lo es el Manual de Contratación, de conformidad a lo previsto en el artículo 160 del Decreto Reglamentario 1510 del 2013.
Es significativo resaltar, que el presente manual de contratación es la base del sistema de calidad y del mejoramiento de la eficiencia y la eficacia de la Alcaldía Municipal de Alpujarra Tolima, convirtiéndose en la herramienta guía para que los funcionarios y/o contratistas consulten los pasos a seguir para lograr procedimientos internos adecuados y oportunos que conlleven a adquirir obras, bienes o servicios que se requieran para el cumplimiento de sus metas y objetivos en beneficio de los gobernados y de la constante gestión administrativa de la entidad territorial; así como, para hacer efectivo el ejercicio de La vigilancia y control en la ejecución contractual. Como fundamento y argumento jurídico, el presente manual de contratación está basado principalmente en la aplicación de la Ley 80 de 1993, 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, y demás Decretos reglamentarios que impliquen su observancia, adecuándolo a la estructura de la Alcaldía Municipal de Alpujarra - Tolima, que permita de manera concentrada y concreta a los funcionarios de la Alcaldía, conocer, acatar y aplicar el ejercicio que demanda la celebración de contratos a nombre del Municipio.
Por ultimo, se resalta el deber de la alcaldía municipal como entidad obligada, en hacer durante la etapa de planeación, el análisis pertinente para conocer el sector correspondiente al objeto de la contratación. Donde para el efecto, los operadores llamados funcionarios o servidores públicos responsables, así como los asesores de la entidad, en procura xx xxxxx una contratación eficiente, eficaz y económica , en el marco de la seguridad jurídica, demandaran de la Agencia Nacional de
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contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, continuar el acompañamiento y la generación de lineamientos que contribuyan a mejorar el presente instructivo y con ello, el fortalecimiento de la gestión contractual del municipio.
1.1. MISIÓN
CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES
Asumiendo la construcción participativa, influyente e incluyente con la comunidad, el Municipio de Alpujarra logrará asegurar un nivel de vida optimo y comprometido con la satisfacción de las necesidades básicas de la población en general, en especial, el fortalecimiento de los sectores de educación, salud, ambiental, políticas poblacionales transversales, desarrollo social y económico, buscando mejorar los índices de cobertura, calidad y continuidad de los servicios públicos domiciliarios, enmarcada en los principios de gobernabilidad, seguridad y convivencia pacífica, con una adecuada y eficiente gestión en el manejo de los recursos públicos.
1.2. VISION
Alpujarra Tolima se consolidará en el 2015 como una verdadera entidad garante de los principios de planeación y empoderamiento de la comunidad en los procesos de contratación, planeación, participación comunitaria, progreso, equidad, unión para lograr propósitos conjuntos, de desarrollo regional sostenible y calidad de vida, aprovechando sus potencialidades, como mayor generador de ingresos y empleo, de la mano con la economía, lo social y ambiental para disminuir las necesidades básicas insatisfechas y de esta manera, en cumplimiento al plan de desarrollo de sus gobernantes, construir un mejor municipio para los actuales habitantes y futuras generaciones.
1.3. OBJETIVO
Es una herramienta que permitirá unificar los métodos de trabajo de los empleados y servidores públicos, facilitando el desarrollo de los procesos contractuales en la Alcaldía Municipal de Alpujarra Tolima, teniendo como fundamento las
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disposiciones de las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, y demás decretos reglamentarios; bajo la observancia de los principios de la contratación estatal, principalmente los de transparencia, economía y responsabilidad y, aquellos de orden Constitucional (Art.209 CP) que aplican a la función administrativa.
Paralelo es un instrumento útil, ágil y de fácil comprensión para los operadores, encargados y responsables, así como para los organismos de control y la ciudadanía en general, que permite conocer, aplicar y efectuar seguimiento a las diferentes etapas de la actividad contractual que adelante la Alcaldía Municipal de Alpujarra Tolima en la adquisición de obras, bienes y servicios, conforme a lo establecido por Colombia Compra Eficiente.
1.4. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
Con el único fin de agilizar y servir de herramienta de consulta y unificadora de criterios para la correcta ejecución de los procesos de contratación pública, el presente manual de contratación se aplicará a todas las actuaciones relacionadas con la Actividad Contractual que debe adelantar la Alcaldía Municipal de Alpujarra Tolima y los procedimientos en él establecidos serán de obligatorio cumplimiento para las distintas dependencias.
Herramienta que se convertirá en la columna vertebral en la gestión contractual a cargo del Municipio de Alpujarra Tolima, a través de las Secretarias de Despacho y dependencias responsables del desarrollo y ejecución de los planes y programas de gobierno de la administración pública, con fundamento en los programas y proyectos establecidos en el Plan de Desarrollo.
1.5. FUNDAMENTO LEGAL DEL MANUAL DE CONTRATACION:
Si bien es cierto el “MANUAL DE CONTRATACION” de las entidades públicas se desarrolló a partir de la expedición del derogado Decreto 2474 de 2008, el artículo
160 del Decreto 1510 de 2013 es claro en indicar: “Las entidades estatales deberán contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedición del presente decreto”.
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Este manual debe ser analizado como un instrumento de la órbita interna del municipio de Alpujarra Tolima, el cual reglamenta los temas administrativos relacionados con el manejo de la contratación estatal, en el que se señalan los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes y responsables y, todos los asuntos relacionados con esta actividad administrativa.
1.6. FINALIDAD DEL MANUAL
El presente manual de contratación, tiene como finalidad, regular los trámites internos de la contratación, precisar la responsabilidad de cada uno de los servidores públicos que intervienen en ellos y unificar criterios sobre los procedimientos de la contratación en todas las Secretarías y dependencias del Municipio de Alpujarra - Tolima.
1.7. SUJECIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL A LA CONSTITUCIÓN Y LA LEY.
La actividad contractual que realice en el Municipio de Alpujarra - Tolima, se sujetará a la Constitución Política de Colombia (artículos 83, 90 y 209) , articulo 355 (en consonancia con lo dispuesto en el Decreto 777 de 1992) , al Código de Comercio, Código Civil, Ley 80 de 1993 (Estatuto General de Contratación de la Administración Pública) , ley 1150 de 2007 y Decreto reglamentario 1510 de 2013 y las demás normas que las reglamenten, deroguen, adicionen o complementen y en especial, a lo establecido en el presente Manual de Contratación.
1.8. POLÍTICAS PARA LOS PROCESOS CONTRACTUALES
1. Para los procesos de licitación, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y mínima cuantía, la Secretaria o dependencia a que corresponda el bien o servicio a contratar, realizara los respectivos estudios y documentos previos y solicitara el Certificado de disponibilidad Presupuestal. De requerirse, solicitara a la Secretaria General y de Gobierno que delegue a una persona con la idoneidad y experiencia con el fin de brindar el apoyo jurídico en la etapa previa del proceso (este solo se debe entender como un acompañamiento) .
2. Las reuniones entre Secretarias o dependencias en las cuales se tomen directrices para la contratación, deben constar en un acta donde se especifiquen los temas a tratar, los parámetros dados, las decisiones tomadas y la firma de los asistentes.
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3. La Oficina Tesorería en coordinación con oficina de Presupuesto deberá brindar las directrices sobre la verificación financiera en todos los procesos de selección.
4. En concordancia a lo dispuesto en el Capítulo VII, articulo 19 del Decreto 1510 de 2013, La entidad estatal llamase municipio, se encuentra obligada a publicar en el “Secop” , todos los documentos y actos administrativos del proceso de contratación, dentro de los Tres (3) días siguientes a su expedición , salvo los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa o aquellos asuntos expresamente sometidos a reserva. La publicación tiene como finalidad preservar la moralidad en la Administración Pública y permitir a los ciudadanos conocer el aviso de convocatoria o la invitación en tratándose de los procesos de contratación de mínima cuantía, para que los interesados en el proceso de contratación puedan presentar observaciones en el término previsto.
5. Las minutas de los contratos estarán suscritos por el ordenador del gasto de la Alcaldía Municipal o quien este delegue, por el contratista y por el supervisor designado en la cláusula respectiva del contrato.
1.9. DE LOS FINES DE LA CONTRATACION ESTATAL.
La Alcaldía Municipal de Alpujarra Tolima, en cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas, seguirá y tendrá presente en las actuaciones de índole contractual, los lineamientos constitucionales y legales y, los servidores públicos, tendrán en circunspección dichos principios al celebrar contratos y en la ejecución de los mismos; así mismo, Los particulares por su parte, tendrán en cuenta al momento de celebrar y ejecutar contratos con el Municipio de Alpujarra Tolima, que colaboran con ella en el logro de sus fines y que cumplen una función social, y que como tal, implica obligaciones.
De acuerdo con la división de los poderes, también consagrada en la Constitución Política de 1991, en su Artículo 113 “son ramas del poder público la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Cada una tiene funciones separadas pero deben colaborar con las otras armónicamente para el cumplimiento de los cometidos estatales Cada rama de manera preferente ejerce y desarrolla esas funciones dentro de un campo de acción, la rama legislativa debe expedir las leyes Art. 150 Constitución
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Política; La rama jurisdiccional le corresponde impartir justicia y a la rama ejecutiva tiene entre otras funciones, la de administrar.
En ejercicio de esta función se desarrolla la actividad contractual, que en principio es realizada por la rama ejecutiva y excepcionalmente por las otras ramas del poder público.
Esta labor de las autoridades se denomina función administrativa, la cual tiene unas pautas o directrices descritas en la constitución política en el Art. 209, en la que se dispone que esté al servicio de los intereses generales, con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
La función Administrativa por disposición legal Artículos 82 y 83 del C. C. A., dispone que se cumpla mediante actos (Ej. contratos ), hechos, omisiones y operaciones.
Por acto administrativo deberá entenderse “la manifestación de voluntad de quien cumple la función administrativa con el propósito de producir efectos jurídicos ”.
Los Actos Administrativos son de varias clases, según los distintos elementos que los constituyen. Dentro de esta clasificación están los actos bilaterales, para el cual se requiere el concurso plural de voluntades. En estos casos, para que se generen efectos jurídicos, es indispensable el acuerdo de voluntades. Por esto son considerados los contratos como actos bilaterales.
En aras de la autonomía territorial y basado en el principio de descentralización consagrado en la Constitución Política de Colombia, es conveniente que las Entidades territoriales, Como para el caso la Alcaldía Municipal de Alpujarra Tolima, mantengan un grado de libertad y autonomía administrativa y presupuestal; tanto es así, que la contratación constituye una actividad administrativa de responsabilidad de la Administración Municipal.
El Art. 32 de la ley 80 de 1993, define el contrato “como todo acto jurídico generador de obligaciones”, celebrado por Entidades comprendidas en el Art. 1 de la mentada Ley. Esta definición a sano criterio, debe analizarse en conjunto con los Art. 1495 y 1496 del código Civil, puesto que su definición se queda corta y debemos entenderla, como actos bilaterales que surgen del acuerdo de voluntades, en donde ambas partes tienes derechos y obligaciones reciprocas .
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Dentro de los elementos esenciales del contrato por lo menos debemos encontrar (sujetos, objeto y causa).
El sujeto hace referencia a la capacidad de contratar.
El objeto, constituye la materia del contrato.
La causa, el motivo determínate de la declaración de voluntades.
1.10. COMITE DE CONTRATACION
La Alcaldía Municipal de Alpujarra - Tolima contara con un comité de contratación, nombrado mediante Acto Administrativo debidamente expedido y motivado por el Alcalde Municipal, o quien haga sus veces.
Este comité tendrá la calidad de órgano asesor y su objetivo fundamental consiste, en servir de consulta en la toma de decisiones relacionadas con la contratación estatal, en especial en lo relacionado con los procesos y procedimientos que debe adoptar la administración municipal en esta área, en el
marco de la constitución y la Ley. Sus miembros cuentan con plena libertad para discrepar, controvertir y dejar en el acta las constancias que consideren necesarias, con relación a los temas consultados.
1.10.1. INTEGRANTES:
Secretaria General y de Gobierno quien lo presidirá, con voz y voto.
Secretaria de Planeación e Infraestructura o quien haga sus veces. con voz y voto.
Secretario de Hacienda y Tesorería con voz y voto.
Jefe de Presupuesto o auxiliar con funciones de presupuesto, con voz y voto.
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Almacenista o auxiliar con funciones de Almacenista, con voz y voto.
Asesor Jurídico externo en materia de Contratación, con voz pero sin voto.
Xxxxxxxx, con voz pero sin voto.
EI Comité de Contratación podrá invitar a las reuniones a otros funcionarios o servidores públicos de la Alcaldía o a representantes de otras entidades cuando a su juicio el concepto de estos sea necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz pero no voto.
1.10.2. FUNCIONES DEL COMITÉ ASESOR EN CONTRATACIÓN:
Corresponde al Comité asesor:
a) Asesorar a la Administración Municipal de Alpujarra - Tolima en la toma de decisiones en materia de contratación.
b) Efectuar las recomendaciones y emitir los conceptos en materia y procedimientos contractuales, desde el punto de vista jurídico, técnico y financiero. Para ello deberá contar con todos los documentos relacionados con el proceso contractual.
c) Cuando a criterio de uno o los actores del proceso de selección y evaluación solicite aclaración o consulta sobre la suscripción de contratos o la declaratoria de desierta cuando se trate de licitación o concurso público.
d) Analizar, evaluar y recomendar el Plan Anual de Compras tanto en funcionamiento como en las adquisiciones proyectadas para los Programas de Inversión, una vez sea elaborado por la Secretaría o dependencia competente.
e) Emitir concepto en los casos especiales en que se requiera aplicar las cláusulas excepcionales establecidas en los artículos 15 y siguientes de la Ley 80 de 1993.
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f) Las demás que por su naturaleza deban colocarse a su conocimiento a fin de evitar violación a los preceptos legales que rigen la contratación estatal.
El comité asesor se reunirá previa citación efectuada por la Secretaria General y de Gobierno de la Alcaldía Municipal de Alpujarra - Tolima a mas tardar dentro de los 2 días siguientes a la convocatoria.
1.11. EL COMITÉ EVALUADOR:
Para la evaluación de las propuestas que se presenten con ocasión a los procesos de licitación, selección abreviada y concurso de méritos, se crea el Comité de evaluación técnico, económico, y financiero, cuyos miembros tienen plena libertad para realizar las evaluaciones de conformidad con los criterios de evaluación que se establezcan en los pliegos de condiciones, en ejercicio del cual, elaborarán y dejaran constancia de lo actuado mediante acta.
Cuando con ocasión a un proceso de selección o evaluación se requiera de ciertos conocimientos, la administración municipal podrá celebrar contratos de prestación de servicios profesionales con personas idóneas para ello. El comité Asesor estará integrado por un número impar de personas
1.11.1. CONFORMACIÓN.
El comité de evaluación estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes tendrán voz y voto:
x. Xxxxxxxxxx (a) de Despacho o dependencia responsable del desarrollo y ejecución de los programas y proyectos respectivos (Secretaría que tuviera a cargo la gestión contractual y su impulso).
b. Secretario de General y de Gobierno c. Secretario de Hacienda o Tesorería.
d. Oficina de Planeación e Infraestructura o quien haga sus veces.
e. Almacenista o Auxiliar Administrativo con funciones xx Xxxxxxx.
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En casos especiales y de considere necesaria la participación de asesores externos por la complejidad y/o naturaleza del tema a evaluar, podrá el Comité Evaluador designar estos, para que presenten concepto técnico o jurídico, los cuales tendrán voz pero no voto.
En cualquier momento el Señor Alcalde Municipal, podrá designar un comité de evaluación diferente al aquí mencionado, cuando lo considere pertinente, mediante Acto Administrativo.
El Asesor Jurídico Externo de Contratación o Apoyo en contratación, el contador, y demás profesionales técnicos que presten sus servicios a la Administración, en razón a la naturaleza y complejidad del asunto, podrán ser requeridos en su participación por el comité evaluador; no harán parte del comité, pero realizará previamente la revisión jurídica, técnica y financiera de las propuestas y prestará la asesoría y apoyo necesario durante el trámite de los diversos procesos de contratación.
1.11.2. FUNCIONES DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN:
1. Realizar la evaluación de las propuestas que se presenten con ocasión de los procesos de licitación, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Mínima cuantía (conformarlo con tres funcionarios) que adelante el Municipio de Alpujarra Tolima, de acuerdo con los criterios de evaluación establecidos en los pliegos de condiciones.
2. Elaborar el respectivo informe de evaluación.
3. Levantar la Actas de Audiencia de Aclaración Pre pliegos, pliegos definitivos, distribución del riesgo y adjudicación.
4. Revisión de la evaluación realizada a solicitud xxx Xxxxxxx Municipal o de quien este delegue.
1.12. PRINCIPIOS RECTORES DE LA CONTRATACION.
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Los procesos de contratación que adelante o deba realizar el Municipio de Alpujarra Tolima, se desarrollarán con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, celeridad, imparcialidad y publicidad, los cuales deben ser observados a plenitud en ejercicio de la función administrativa, a través de los funcionarios que intervengan directa o indirectamente en la actividad contractual. Se observarán, además, los principios de transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva y de la ecuación contractual a que hace referencia los artículos 24, 25, 26, 27 y 29 de la Ley 80 de 1993, y sus Decretos reglamentarios.
Las actuaciones de quienes intervengan en los procesos de contratación deberán además de ajustarse a postulados que rigen la función administrativa, aplicar las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particularidades del derecho administrativo. Entre ellos tenemos los siguientes:
1.12.1. Buena Fe
Las actuaciones en materia contractual deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones de la Alcaldía Municipal de alpujarra Tolima y de quienes contraten con ésta entidad.
La Administración Municipal ejercerá unas reglas de conducta para el ejercicio de los derechos y de las potestades exorbitantes y el cumplimiento de las obligaciones, contribuyendo a elevar el tono moral de la gestión contractual pública y a humanizar las relaciones con los contratistas, presumiendo siempre la buena fe de los particulares interesados en celebrar negocios con la Alcaldía.
En la celebración y ejecución de los contratos, las partes actuarán de tal manera que, sin perjuicio de defender sus legítimos intereses, tanto en el proceso de selección como en la ejecución contractual, ninguna incurra en error sobre el contrato o sobre el proceso por causa de la otra y que en la ejecución del mismo, cada una de ellas pueda obtener la finalidad conocida prevista al contratar. Quienes actúen a nombre de La Alcaldía deberán hacerlo en todo momento en procura de los intereses de la misma, debiendo manifestar toda circunstancia objetiva que configure conflicto de intereses.
1.12.2. Calidad
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Los funcionarios que intervengan en el proceso de contratación, deberán controlar y asegurar la calidad de las etapas y los procesos que componen la Contratación, exigiendo los mejores estándares a los contratistas y desarrollando acciones para satisfacer las necesidades y expectativas de la Alcaldía Municipal de Alpujarra.
1.12.3. Celeridad
Los Lineamientos establecidos en el presente manual, deberán ser cumplidos por los funcionarios como un medio para agilizar las decisiones, y para que los diferentes procesos de la contratación se cumplan con eficiencia y eficacia. Mediante ella se le imprime la dinámica necesaria al proceso de tal forma que permita lograr de manera ágil el objetivo que dio origen al mismo.
1.12.4. Transparencia
En virtud de lo establecido en el Art. 24 de la ley 80 y acogido por la Ley 1150 de 2007 que desarrolla el presente Xxxxxxxxx, se establecen las diferentes modalidades de contratación y se determina que la escogencia del contratista se efectuará a través de la licitación, la selección abreviada, el concurso de méritos y la contratación directa. De igual forma establece la posibilidad de controvertir las decisiones que se adopten, las actuaciones serán públicas, se definirán reglas objetivas, justas y claras en los pliegos de condiciones.
El procedimiento de escogencia del contratista se realizara a través de proceso de selección que garanticen la aplicabilidad de este principio y la libre concurrencia de los potenciales contratistas, es decir, que la solicitud de cotización y ofertas, así como los pliegos de condiciones deben indicar de manera clara y expresa los requisitos para participar en los procesos de selección y posterior adjudicación. Este principio implica publicidad, objetividad y debido proceso.
1.12.5. Responsabilidad
Bajo el desarrollo de este principio la administración Municipal busca el cumplimiento de los fines de la contratación. Por la trascendencia de este principio dentro del proceso y las consecuencias que conllevan su violación, se le ha dedicado un capítulo aparte dentro del presente manual.
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Los funcionarios del Municipio de alpujarra Tolima están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y proteger los derechos e intereses de la Alcaldía, del contratista y de los terceros, que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.
Las autoridades y los contratistas que participan en la contratación, responden por los perjuicios que causen en el desarrollo de la actividad contractual.
1.12.6. Economía
El Art. 25 de la Ley 80 de 1993 estipula este principio señalando que, los recursos destinados a la contratación deben ser administrados con austeridad en medios, tiempo y gastos, durante todas las etapas del proceso contractual, evitando conducir a la Alcaldía Municipal de Alpujarra Tolima a que incurra en la adquisición de elementos temporales, de mala calidad o materiales diversos a los establecidos o previstos por el ordenamiento jurídico, buscando cada día optimizar el servicio que presta.
Este principio ordena vigilar que la asignación de los recursos sea la más adecuada, en función de los objetivos y metas institucionales. Por lo tanto, la actuación contractual deberá realizarse con celeridad y eficacia, sin exigirse trámites ni requisitos distintos de los que la misma ley exige. Estos se adelantarán con austeridad de tiempo, medios y gastos; teniendo en cuenta que son de carácter preclusivo, perentorio y de impulso oficioso.
1.12.7. Equidad
Con fundamento en el principio de justicia que debe inspirar y gobernar los procesos contractuales, se deberán adoptar las medidas necesarias para mantener, durante el desarrollo del contrato, las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes en el momento de su celebración. Cuando la igualdad o equivalencia entre los derechos y obligaciones existentes al momento de celebrar el contrato se rompa por causas no imputables a quien resulte afectado, las partes adoptarán en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento.
1.12.8. Planeación:
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Todo trámite contractual deberá corresponder a una cuidadosa planeación para contribuir en forma eficiente al cumplimiento de la misión y al logro de los objetivos de la Alcaldía.
El Municipio de Alpujarra Tolima realizara las gestiones pertinentes para la consecución y uso de sus recursos a través de la proyección anticipada de su estrategia de contratación. En desarrollo de este enunciado, formulará planes de compras por períodos no inferiores a un año y diseñará planes de ejecución de los mismos. De manera previa al inicio de cada proceso de selección, El Municipio, por conducto de cada Secretaría de Despacho o dependencia a cargo, realizará los estudios técnicos y xx xxxxxxx que resulten necesarios a efecto de justificar la conveniencia técnica y económica y la oportunidad de realizar la contratación de que se trate, así como de las medidas necesarias para que los procesos de contratación logren su finalidad.
1.12.9. Publicidad.
A través del desarrollo del presente principio se hace de presente el principio de transparencia, y conlleva a que la totalidad de las actuaciones y decisiones efectuadas dentro del proceso contractual sean públicas y abiertas a la sociedad, salvo las situaciones excepcionales y restrictivas establecidas por mandato constitucional o legal.
La importancia de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todos los ámbitos de la vida económica, social, política y cultural, es hoy en día un hecho indiscutible.
En la medida en que la tecnología ha venido avanzado se han incrementado el porcentaje de actividades y operaciones que las personas realizan a través de sistemas electrónicos (transacciones por internet, transmisión de datos, operaciones bancarias, envió de comunicaciones comerciales y Contratacion Estatal).
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las disposiciones normativas que rigen la administración publica y la contratación estatal, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los
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documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos.
Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3° del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.
Con el fin de materializar los objetivos, el Gobierno Nacional desarrollo el Sistema Electrónico para la Contratación Pública “SECOP”, el cual es una herramienta indispensable, legal y de validez, para el trámite de la actividad contractual, conforme a lo dispuesto por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.
El Articulo 19 del Decreto 1510 de 2013 establece, que la Entidad Estatal se encuentra obligada a publicar en el SECOP los documentos y actos administrativos que se produzcan en desarrollo de la actividad contractual, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. A la par, el plazo general de su permanencia se extenderá hasta tres (3) años después de la fecha de liquidación del contrato o del acta de terminación según el caso, o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta según corresponda.
La Alcaldía a través de sus representantes será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva.
La publicidad se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal Único de Contratación. Con base en lo anterior, se publicarán los siguientes documentos, según corresponda a cada modalidad de selección:
a. El aviso de la convocatoria pública o la invitación en los procesos de mínima cuantía, incluido el de convocatoria para la presentación de manifestaciones o expresiones de interés cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el concurso de méritos.
b. El proyecto xx xxxxxx de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos.
c. Las observaciones y sugerencias al proyecto a que se refiere el numeral anterior, y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.
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d. La lista corta o la lista multiusos del concurso de méritos.
e. El Acto Administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria ninguna otra publicación.
f. La invitación a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o multiusos del concurso de méritos o la correspondiente para la mínima cuantía.
g. El pliego de condiciones definitivo.
h. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de riesgos previsibles y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.
i. El acto administrativo de suspensión del proceso.
j. El acto de revocatoria del Acto Administrativo de apertura.
k. Las adendas a los pliegos de condiciones y demás modificaciones a los estudios previos en caso de ajustes a estos últimos si estos fueron publicados o la indicación del lugar donde podrán consultarse los ajustes realizados, y al aviso de convocatoria en el caso del concurso de méritos.
l. El acta de cierre del proceso y de recibo de las manifestaciones de interés o de las ofertas según el caso.
m. El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, así como el de concurso de méritos, el de selección abreviada y el de mínima cuantía.
n. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
o. El Acto Administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación. En los casos de subasta inversa, el acta de la audiencia si es presencial o su equivalente cuando se realiza por medios electrónicos.
p. El acto de conformación de lista corta o multiusos así como el acta de la audiencia pública de precalificación.
q. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección o de no conformación de la lista corta o multiusos.
r. El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato previamente autorizadas por la entidad contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta. En tratándose de contratos de obra, estos documentos al igual deberán registrarse en el sistema COBRA.
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s. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el Acto Administrativo de liquidación unilateral cuando hubiere lugar a ella.
La falta de publicación en el SECOP de la información señalada en el presente artículo, constituirá la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, la que se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario Único.
En todo caso, la entidad será responsable de que la información publicada en el Secop sea coherente y fidedigna con la que reposa en el proceso contractual, so pena de las responsabilidades a que hubiere lugar.
No se harán las publicaciones a las que se refiere el presente artículo, en los procesos de selección de adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos a que se refiere el literal f) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, ni la operación que se realice a través de las bolsas de productos a que se refiere el literal a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. Sin embargo, se publicarán los contratos que se celebren con los comisionistas para la actuación en la respectiva bolsa de productos en ambos casos.
En tratándose de la contratación directa, de conformidad a lo previsto en el numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, se publicará el acto a que se refiere el artículo 73 del Decreto 1510 de 2013 cuando el mismo se requiera, así como la información señalada en los numerales 18 y 19 del inicial artículo.
La entidad no proporcionará información a terceros sobre el contenido de las propuestas recibidas antes del cierre del proceso contractual. Para tal efecto, las propuestas y todos los documentos que las acompañen deben entregarse en sobres cerrados a la entidad y sólo hasta cuando se venza el término para su entrega se pueden abrir en acto público, de lo cual se dejará constancia en el acta de cierre para examinar de manera general su contenido. Lo anterior, sin perjuicio de las reglas particulares que sobre la subasta inversa, el concurso de méritos y la mínima cuantía dispone las normas que rigen la contratación estatal.
La entidad dejará constancia en el acta de cierre de las propuestas que no se entreguen en las condiciones indicadas en el inciso anterior, así como, si alguna de ellas hubiera sido abierta con anterioridad al cierre. En este último evento, la entidad deberá declarar desierto el proceso contractual.
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1.12.10. Moralidad.
Los servidores públicos y los particulares deberán propender por adoptar una posición acorde y coherente con la legalidad y los fines del ordenamiento jurídico, es decir que sus comportamientos se ajuste a las formalidades y finalidades que se derivan del respeto al bloque de legalidad.
1.12.11. Ecuación Contractual:
Los derechos y obligaciones de las partes se miran como equivalentes, buscando mantenerlos a lo largo de la relación contractual.
1.13. EVALUACION DE RIESGOS.
La evaluación del riesgo deberá hacerse de acuerdo con los manuales y guías expedidos por la agencia Nacional de Colombia Compra Eficiente. Para el efecto, el municipio debe evaluar todos los riesgos que se puedan presentar en un proceso de contratación para el real y efectivo cumplimiento de sus metas y objetivos; en consecuencia, la entidad deberá estimar, tipificar y asignar los riesgosprevisibles involucrados en la contratación, incluido el riesgo que conlleva la celebración del contrato.
En las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos, la entidad deberá tipificar en el proyecto xx xxxxxx de condiciones, los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato.
Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al pliego o en la audiencia convocada para el efecto, obligatoria dentro del procedimiento de licitación pública y voluntaria para las demás modalidades de selección en los que la entidad lo considere necesario, caso en el cual, se levantará un acta que evidencie en detalle la discusión acontecida.
La tipificación, estimación y asignación de los riesgos así previstos, debe constar en los estudios previos como en el pliego de condiciones, así como la justificación
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de su inexistencia en determinados procesos de selección en los que por su objeto contractual no se encuentren. La presentación de las ofertas implica la aceptación, por parte del proponente, de la distribución de riesgos previsibles efectuada por la entidad en el respectivo pliego.”
1.14. OFRECIMIENTO MÁS FAVORABLE.
La selección objetiva en la cual se sustenta la escogencia de las propuestas más favorable para los fines y cometidos establecidos para la Alcaldía de Alpujarra Tolima, teniendo en cuenta las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Por consiguiente los factores de escogencia y calificación que se establezcan en los pliegos de condiciones, tendrán en cuenta los siguientes criterios:
1.14.1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción en los procesos para selección de consultores, pues se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto.
1.14.2. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio de conformidad con lo establecido en el artículo 6° de la ley 1150 de 2007, de acuerdo con lo cual se expedirá la respectiva certificación.
1.14.3. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la Alcaldía, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La Alcaldía efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la Alcaldía o de los organismos consultores o asesores designados para ello.
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1.14.4. Sin perjuicio de lo previsto en el numeral 1, en los pliegos de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, se incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido.
1.14.5. En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto. De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo, en el campo de que se trate. En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de consultores.
La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por la Alcaldía en cualquier momento, hasta la adjudicación.
No obstante lo anterior, en aquellos procesos de selección en los que se utilice el mecanismo de subasta, deberá ser solicitado hasta el momento previo a su realización.
Las certificaciones de sistemas de gestión de calidad no serán objeto de calificación, ni podrán establecerse como documento habilitante para participar en licitaciones o concursos.
1.15. FORMALIDADES EN LA ELABORACIÓN, MANEJO Y ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN CONTRACTUAL.
Los funcionarios que intervengan con ocasión del proceso de Contratación, deberán garantizar que las diferentes etapas del proceso que realice la Administración Municipal queden registradas documentalmente, por ello todos los trámites y actuaciones administrativas, deben quedar soportadas en su totalidad en documentos físicos y bajo los parámetros señalados en la ley para cada caso en particular y los principios de eficiencia, economía y celeridad.
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Por otra parte, en cumplimiento de lo ceñido en el artículo 29 del Código Contencioso Administrativo, se debe conformar el expediente contractual con todos los documentos y actuaciones de cada contrato para su posterior examen, obtención de copias y certificaciones sobre el mismo. En consecuencia, los contratos o convenios a suscribir por la Alcaldía, tendrán una radicación única, la cual se enumerará en orden consecutivo por años, bajo la responsabilidad de la Secretaria General y de Gobierno y deberán quedar suscritos por los funcionarios y personas que lo elaboraron, proyectaron y/o intervinieron en su elaboración.
Es obligación de los supervisores y/o interventores contar con una copia de los documentos contractuales los cuales reposaran en la Secretaria o dependencia encargada de la actividad contractual (Sección de contratación), entendiendo que el expediente único de contratación es el que reposa en la oficina de la Secretaria General y de Gobierno, siendo la copia una herramienta de trabajo ágil y eficaz pero no sustituye al que reposa en la misma dependencia.
1.16. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE ALPUJARRA – TOLIMA.
La Alcaldía Municipal de Alpujarra Tolima, adopta como estructura orgánica de la Administración Central del Municipio, la siguiente:
DESPACHO XXX XXXXXXX
SECRETARIA DE HACIENDA OTESORERIA
of icina DE PLANEACIÓN, INFRAESTRUCTURA
oquien haga sus veces
ALMACEN
SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
DIRECCIONAMIENTO EN MATERIA CONTRACTUAL
OF. ASESORA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CALIDAD
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CAPÍTULO II PROCESO CONTRACTUAL
2.1. DEFINICION
El proceso contractual es previsto por el ordenamiento legal como un conjunto de etapas, fases o actos coordinados y sucesivos realizados por las diferentes Secretarias o dependencias de la Alcaldía Municipal de Alpujarra, con el propósito de satisfacer las necesidades que en materia de contratación requiera la Alcaldía, mediante la aplicación de la metodología o procedimiento pertinente y especifico descrito en el presente manual, el Estatuto de Contratación Administrativa (modificado mediante la Ley 1150 de 2007 y su Decreto 1510 de 2013) y aquellos que para el efecto expida la Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente.
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El Plan de Desarrollo y el Plan Anual de Adquisiciones serán el pedestal sobre el cual se construya el proceso de Contratación, así mismo, se constituyen de gran importancia todos los documentos a partir de los cuales se preparará la parte previa a la contratación y será la base para su ejecución, desarrollo y medición de resultados.
El proceso contractual se compone de tres (3) etapas: pre-contractual, contractual y post-contractual. La primera busca garantizar la selección objetiva de proponentes; en éste se realizan una serie de actividades como, la planeación de la contratación, los estudios y documentos previos, la convocatoria de proponentes, la evaluación de propuestas y la adjudicación o declaratoria de desierta de la contratación; la segunda, se refiere a la elaboración, perfeccionamiento, ejecución y seguimiento del contrato; y la tercera, contempla la liquidación del contrato, en la cual se verifica el estado de cuentas entre las partes, para finiquitar la relación contractual. A continuación se describen los insumos y productos relacionados con estas tres etapas:
2.2. ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL
La función contractual se desarrollará al interior del Municipio de Alpujarra Tolima, a través de las Secretarias de Despacho y Dependencias responsables de la ejecución de los programas y proyectos de su competencia, teniendo en cuenta las siguientes etapas:
1. Etapa precontractual (Etapa Previa).
2. Contractual
3. Etapa post-contractual.
ETAPAS | INSUMOS | PRODUCTOS |
PREVIA | Elaboración de los estudios previos. Elaboración de la viabilidad de Inversión. Revisión del plan de Xxxxxxx. Determinación de los Riesgos Previsibles. Estudios, análisis, diseños, planos. Permisos, Licencias y demás documentos exigidos por autoridad ambiental o administrativa competente | Estudios previos Plan de Contratación |
ETAPAS | INSUMOS | PRODUCTOS |
Convocatoria pública Contenido Mínimo xxx Xxxxxx de Condiciones. Publicidad en el Procedimiento en el Secop. | ||
PRE–CONTRACTUAL | Publicidad del Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones y xxx Xxxxxx de Condiciones definitivos. Valoración de la experiencia del Proponente. Reglas de Subsanabilidad Ofrecimiento más favorable a la Entidad. Ofertas y evaluación | Resolución de adjudicación o declaración de desierta. Minuta de Contrato |
CONTRACTUAL | Resolución de adjudicación (licitación, selección abreviada y/o concurso de meritos) o solicitud de contratación del ordenador del gasto (prestación de servicios o mínima cuantía) Contrato perfeccionado(firma de las dos partes) Cumplimientos de requisitos de ejecución (registro presupuestal, aprobación de garantías (cuando amerite) Requisitos xx xxx pago de publicación y cancelación impuesto de timbre (si es necesario por cuantía) Acta de inicio, cuando a ello hubiere lugar. | Contrato en ejecución Informes periódicos y/o final Documentos soporte según forma de pago Entrega de Obras, bienes o servicios objeto del contrato. |
POST-CONTRACTUAL | Informe final (cuando se requiera) Entrada al almacén (cuando aplique) | Acta de recibo a satisfacción (cuando aplique) Acta de liquidación de común acuerdo o unilateral cuando amerite |
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2.3. ETAPA PREVIA O DE PLANEACIÓN
La etapa previa o de planeación aborda el momento en que al interior de la Administración Municipal se estudia y evalúa la forma de satisfacer una necesidad específica en cumplimiento de los fines Constitucionales o legales de la Alcaldía Municipal, para ello se debe tener en cuenta que al iniciar un proceso de contratación debe estar precedida de la planeación, la cual inicia desde la elaboración misma del proyecto de inversión, que debe tener en cuenta criterios y/o estudios de evaluación en materia financiera, técnica, administrativa y jurídica; a partir de este lineamiento, la Alcaldía a través de las dependencias competentes inicia el proceso de contratación por la modalidad que corresponda, para lo cual,
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elaborará los estudios y documentos previos de acuerdo a la naturaleza de los bienes, servicios u obras que requiera, los que deberán ser elaborados y firmados por funcionarios idóneos y conocedores de los proyectos de inversión de las respectivas secretarias o dependencias ejecutoras (quienes conocen de la necesidad) y avalados por el Jefe de dicha dependencia.
Valga la pena señalar, que esta etapa está integrada por todos los actos que el Municipio a través de las secretarías y dependencias ejecutoras realiza para la selección del contratista tales como: Autorizaciones legales cuando éstas se requieran, certificación del Banco de programas y proyectos, certificado de disponibilidad presupuestal, determinación del perfil del contratista que requiere la Alcaldía, determinación de la modalidad de la contratación y el procedimiento correspondiente, escogencia de los criterios de evaluación, elaboración de los estudios previos y el proyecto y pliegos de condiciones definitivos que gobernarán el proceso contractual, recepción de las ofertas, su evaluación y la adjudicación etc..
2.3.1. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
Se entiende por Estudios y Documentos previos, el conjunto de los soportes para todos los procesos de contratación en los que cualquier proponente puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad. Con los estudios previos se refleja el análisis que el Municipio ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el plan de desarrollo, el presupuesto y el plan anual de adquisiciones, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación.
Toda decisión de dar inicio a un procedimiento contractual debe estar precedida de una planeación del mismo, donde se debe tener en cuenta los criterios y/o estudios de evaluación en materia financiera, técnica, administrativa y jurídica que al efecto fije el Municipio, atendiendo la naturaleza de los bienes, servicios u obras a que se refiera el proceso de contratación; estos estudios deberán estar suscritos por quienes hayan participado en la elaboración de los mismos, avalados por el Secretario de Despacho de la Secretaria interesada e impulsora del proceso.
De acuerdo con lo establecido en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, modificado por la Ley 1150 de 2007 y reglamentado por el Art. 20 del Decreto 1510 de 2013, los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la
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oportunidad de realizar la contratación de que se trate, tendrán lugar de manera previa a la apertura de los procesos de selección; estos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Alcaldía, así como el de la distribución de riesgos. Como se enuncio anteriormente, los estudios y documentos previos deben estar acompañados de las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para la ejecución del contrato
Los estudios previos podrán ajustarse o modificarse por la Alcaldía con posterioridad a la apertura del proceso de selección siempre que se trate de simples ajustes en los montos que no alteren las variables de su estimación o de cambios en elementos no esenciales del contrato a celebrar. De ser necesario efectuar ajustes o modificaciones que afecten los elementos sustanciales señalados en este artículo, la Alcaldía deberá revocar el acto de apertura.
Salvo en lo que se refiere a los casos de contratación directa, los estudios y documentos previos se publicarán de manera simultánea con el proyecto xx xxxxxx de condiciones y deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos:
2.3.1.1. LA DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ALCALDÍA PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN.
Es el fundamento o xxxxx sobre el cual se inicia la actividades Administrativa de la contratación, la cual es una expresión escrita y detallada de las razones que justifican el qué, el por qué y el para qué de la contratación. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la administración es reglada, es decir, la celebración de un contrato implica la habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas en el ordenamiento jurídico.
En este punto se debe consignar la necesidad de lo que se pretende contratar y lo esperado con la contratación a celebrar, con la finalidad de justificar y soportar la inversión de los recursos del Estado, como evidencia de la debida planeación. Xxxx describirse la necesidad de realizar el proyecto y la contratación de servicios, obras y bienes, haciendo especial énfasis en los aspectos más relevantes, que expliquen de manera clara el entorno de la situación y enumeren los problemas, dificultades
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y complicaciones que se estén presentando o que podrían llegar a presentarse en caso de no llevarse a cabo la contratación.
En este análisis deben concretarse los siguientes aspectos:
La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.
Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de adquisiciones de la entidad o inclusión de esta a través del ajuste respectivo.
Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.
2.3.1.2. LA DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES, LAS AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDAS PARA SU EJECUCIÓN, Y CUANDO EL CONTRATO INCLUYE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN, LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO.
El principal objetivo de contratar un bien o servicio debe corresponder con exactitud a la definición de la necesidad que cada entidad tenga; para su elaboración se recomienda tener en cuenta: identificar el tipo de contrato y los propósitos que se buscan con el proceso contractual, sin incluir cantidades, fechas o lugares específicos.
Especificaciones esenciales: corresponde a los elementos que componen el objeto; como son especificaciones técnicas y de calidad; características de sus componentes; cantidad y condiciones de medición; en sí, toda la información relevante para la plena identificación del objeto a contratar, sea que se trate de la adquisición, de la contratación de una obra o la prestación de un servicio. Esta información es indispensable para posteriormente valorar el cumplimiento del contratista.
La definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte, así como las condiciones del contrato a celebrar, deberán analizarse en el estudio técnico, estableciendo con claridad, entre otros, los siguientes aspectos: posibilidades
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futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.
Compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, que serán verificados por la Entidad como requisito habilitante, DE CUMPLE o NO CUMPLE, durante el periodo de evaluación de las ofertas.
Servicios conexos: son aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte. Ect.
Cuando se trate de un proceso para la selección de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la ficha deberá contener, como mínimo:
a. Denominación de bien o servicio.
b. La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el clasificador de bienes y servicios.
c. La identificación adicional requerida.
d. La unidad de medida.
e. La calidad mínima.
f. Los patrones de desempeño mínimos.
2.3.1.3. AUTORIZACIONES, PERMISOS, LICENCIAS Y DOCUMENTOS TÉCNICOS
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En esta etapa se deja constancia de los requisitos que se deben reunir tanto por la entidad contratante como por el proponente adjudicatario para la ejecución del contrato.
Cuando el contrato incluye diseño y construcción se deben adjuntar los respectivos documentos técnicos, ejemplo: cálculos, planos entre otros.
2.3.1.4. CODIFICACION DEL BIEN, OBRA O SERVICIO SEGÚN LAS NACIONES UNIDAS- UNSPSC
Definidos los bienes obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la guía para la codificación de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron plenamente identificados en el Plan Anual de adquisiciones.
Se debe tener en cuenta que en un único proceso contractual puede incluir la compra de múltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relación directa en la forma en que las Entidades del Estado definen sus objetos contractuales y aquella en la que adquieren sus productos. Si es posible incluir diferentes bienes y/o servicios en un mismo proceso de contratación, se deben incluir todos los códigos en un mismo renglón en el plan anual de adquisiciones. De otro modo, los bienes y/o servicios deben ser adquiridos en procesos independientes puesto que las modalidades de adquisición son diferentes.
Siempre se debe analizar que entre más códigos se incluyan en un mismo proceso de contratación, existe la posibilidad de que menos proveedores ofrezcan de manera integral todos los bienes y/o servicios involucrados en el proceso particular. Por lo tanto, la forma de codificar tiene un impacto directo sobre la competencia y la optimización de los recursos públicos.
Ver guía para la Codificación de Bienes y Servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, publicado por Colombia Compra Eficiente en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx
2.3.1.5. LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.
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En los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, todo proceso contractual debe indicar las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican la selección del contratista, y tener en cuenta la modalidad de selección.
Es de vital importancia determinar la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía, determinara la manera en que deba seleccionarse el contratista.
En este espacio se explica la modalidad de contratación que aplica para el proceso de contratación y las normas que lo fundamentan (para el efecto este numeral deberá ser justificado por el servidor público que desempeña el rol jurídico).
Para el caso de contratación directa se debe justificar las razones que soportan dicha modalidad, en virtud del principio de selección objetiva, lo cual servirá de fundamento para la expedición del acto administrativo que justifica la contratación directa en los casos que aplique.
La Secretaria de Despacho Correspondiente, incluirá dentro del estudio previo, los fundamentos jurídicos que determinan la modalidad de selección a través de la cual se escogerá al contratista.
2.3.1.6. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO, INDICANDO LAS VARIABLES UTILIZADAS PARA CALCULAR EL PRESUPUESTO DE LA CONTRATACIÓN Y LOS RUBROS QUE LO COMPONEN.
La ley exhorta en la necesidad de realizar durante la fase previa lo imperioso para que la Alcaldía Municipal obtenga de manera confiable el valor aproximado del contrato. Los estudios, diseños, planos, etc. deben servir para estimar con exactitud ese costo; de lo anterior es preciso recordar que los precios que se encuentran registrados en el Acuerdo Marco de Precios no son obligatorios para las entidades estatales en cuanto que tienen que contratar por esos valores, sino que han de considerarse como elementos de ayuda por establecer las condiciones aproximadas xxx xxxxxxx que sin duda sirven de base para la identificación del precio contractual.
En el análisis técnico y económico, deberá indicarse con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como
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su monto y el de los costos para la Alcaldía asociados a la realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato.
En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la Alcaldía deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.
En el caso del concurso de méritos no será necesario publicar el detalle de dicho análisis técnico y económico.
En conclusión, corresponde al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que deberán constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.
Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercados se debe tener en cuenta:
- ANALISIS DEL SECTOR: La Entidad Estatal debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgos, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratación. Para dicho análisis, la entidad tendrá en cuenta lo establecido por la agencia Nacional de Contratación Colombiana Compra eficiente, en la guía para la elaboración de estudios del sector.
- CONDICIONES COMERCIALES: Incluye la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del producto ofrecido, Además si es necesario se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalaciones de los bienes.
- FORMA DE PAGO: Es de vital importancia este ítem pues en el mismo se precisa si se hará o no entrega del anticipo, pago anticipado, se definirá los
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porcentajes y determinara cómo se efectuaran los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, bimensual entre otros).
Acorde con el Estatuto de Contratación y siempre y cuando la Oficina de Tesorería cuente con los recursos líquidos disponibles, en los contratos o convenios que celebre el Municipio se podrá pactar la entrega de anticipos y de pagos anticipados y su monto no podrá exceder el 50% del valor del contrato respectivo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
Todos los convenios y contratos que estipulen en desembolso de anticipo, contemplaran también la forma como este debe amortizarse.
Si el convenio o contrato se encuentra parcialmente financiado con vigencias futuras, el valor del anticipo más los impuestos y las retenciones a que hubiere lugar, no podrán ser igual al 100% de la apropiación de la vigencia, debido a la dinámica contable y sus efectos técnicos.
Para la constitución de anticipos deberá tenerse en cuenta las siguientes directrices:
1. El anticipo solo puede ser pactado en los contratos de tracto sucesivo.
2. En los contratos, que se realicen por licitación pública, el contratista deberá suscribir un contrato xx xxxxxxx mercantil para crear un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con una sociedad fiduciaria autorizada para ese fin por la Súper Intendencia Financiera.
3. Para los demás contratos no contemplados en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, los desembolsos del anticipo se harán a una cuenta bancaria separada no conjunta, a nombre del contrato suscrito.
2.3.1.7. ASPECTOS TRIBUTARIOS, FINANCIEROS, CONTABLES Y PRESUPUESTALES.
Los servidores que elaboran los estudios previos y en cada una de las etapas del proceso de contratación, cuando aplique, deben tener en cuenta las disposiciones tanto externas como internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable, de manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y aduanas nacionales (DIAN) , se realicen los análisis del
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mercado adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecución del contrato y se registre y clasifique la información contable.
2.4. LOS CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.
Los factores de selección deberán ser diseñados de acuerdo con lo establecido en los artículos 5º de la Ley 1150 y del Decreto 1510 de 2013, según los cuales es objetiva la selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable para la Alcaldía y para los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva.
En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberá establecer criterios que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios no podrán determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario público, sin acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del articulo5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta lo dicho por la Agencia nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, en el manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que deberá atenderse a la relación entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.
Para ello se deben indicar los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes y su forma de acreditación, teniendo en cuenta: a. El Riesgo del proceso de contratación; b. El valor del contrato objeto del presente proceso de contratación; c. el análisis del sector económico respectivo; d. el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.
Dentro de los criterios de calificación de las propuestas se debe otorgar un puntaje a los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional. Para ello se debe tener en cuenta que el puntaje otorgado debe estar comprendido entre el diez (10) y el veinte (20%), para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales. Tratándose de bienes o servicios extranjeros, la
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entidad contratante establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince (15) por ciento, para incentivar la corporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos.
Este incentivo no es aplicable para la contratación directa ni en los procesos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
2.4.1.1. EL ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO.
La teoría de ecuación contractual no está instituida para proteger la utilidad del contratista frente a cualquier alteración, por ello la Ley garantiza una utilidad en cuanto el contrato cumpla con los cometidos estatales y el alea que lo afecta sea anormal.
La Administración Municipal deberá hacer una estimación de los posibles riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato en su ejecución, para ello en las licitaciones públicas, los pliegos de condiciones de la Alcaldía deberán señalar el momento en el que, con anterioridad a la presentación de las ofertas, los oferentes y la Alcaldía revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva. (Artículo 4º. de la Ley 1150 de 2008).
El análisis de riesgos previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación (sin excepción alguna), teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del contrato, justificando su existencia o no para el caso. Para ello, la Entidad Estatal debe evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.
En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en el proceso de contratación, con el fin de cuantificarlos y señalar el sujeto contractual que soportara, total o parcialmente, la ocurrencia de las circunstancias previstas en caso presentarse, o la forma en que se recobrara el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.
Los riesgos previsibles que no asuman directamente las entidades estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribución del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitirá a las
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entidades estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al éxito del proyecto. Así, para hacer un adecuado análisis de riesgos es imperativo que las entidades estatales examinen en el pasado que tropiezos o dificultades han tenido en la ejecución de los contratos, incluso en la ejecución de contratos en el sector privado.
De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos.
El análisis de riesgos se hará por todos los integrantes del comité evaluador, sin embargo el técnico, según el conocimiento y la experiencia, es quien debe identificar los riegos.
Por lo anterior se invita a visualizar el manual para la identificación y cobertura del riesgo, publicado por Colombia compra eficiente, la cual se puede consultar en el link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx.
2.4.1.2. LAS GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.
La Alcaldía Municipal de Alpujarra - Tolima, deberá estipular las razones por las cuales considera que se hace necesaria la exigencia de un determinado mecanismo de cobertura que garantizará las obligaciones y los riesgos surgidos con ocasión del proceso de selección y del contrato que resultare de éste.
Estimado los riesgos previsibles, deberá establecerse como mitigar tales riesgos, de acuerdo con los términos previstos en el artículo 110 y siguientes del Capítulo I, Título III del Decreto 1510 de 2013 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
En aquellos eventos donde no se exija garantía igualmente deberán justificarse las razones.
No serán obligatorias en:
- Los contratos de empréstitos.
- Los contratos interadministrativos.
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- Los contratos de seguros.
- Los contratos que se celebren con grandes superficies.
- Los contratos celebrados por contratación directa.
- Los contratos celebrados por el procedimiento de mínima cuantía.
2.5. LA INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTA COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL.
En el marco de la globalización y la internacionalización de los mercados, las entidades públicas deberán indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas. Ver manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en procesos de contratación, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx.
Se debe verificar:
- Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas.
- Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas.
- Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas.
Se encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de contratación directa estipulados en la ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican las obligaciones de los Acuerdos Comerciales, y por lo tanto no se requiere establecer si están o no cubiertos por los mismos.
La entidad para efectos de la contratación respectiva y en caso que la misma este cobijada por alguno de los acuerdos comerciales vigentes suscritos por Colombia, en materia de compras estatales, dará aplicación en todo el proceso contractual los principios y deberes comunes que constituyen el núcleo de las obligaciones internacionales de Colombia en este tema:
- Trato Nacional y no discriminación.
- Plazo para la presentación de ofertas.
- Publicación xxx xxxxxx de condiciones en internet – Accesibilidad.
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- Especificaciones técnicas claras y necesarias.
- Condiciones de participación esenciales.
- Experiencia previa que no discrimine la participación de los proponentes en procesos de selección.
- Conservación de registros.
- Reglas de origen.
- Transparencia.
- Compensaciones.
- Revisión nacional de impugnaciones.
En este ítem de los estudios previos se debe tener en cuenta además, los países con los cuales se tenga la obligación de trato nacional con fundamento en el principio de reciprocidad de conformidad con los artículos 20 y 21 de la Ley 80 de 1993.
Adicionalmente, el Artículo 150 del Decreto 1510 de 2013, indica que el trato nacional se concederá: a. Los oferentes, bienes y servicios provenientes de estados con los cuales Colombia tenga acuerdos comerciales, en los términos establecidos en tales acuerdos comerciales; b. a los bienes y servicios provenientes de estados con los cuales no exista un acuerdo comercial pero respecto de los cuales el Gobierno Nacional haya certificado que los oferentes de bienes y servicios nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho estado. En este caso el certificado es expedido por el Ministerio de relaciones Exteriores y puede ser consultado en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxx-xxxxxxxx-xxx reciprocidad; c. a los servicios prestados por oferentes miembros de la comunidad andina de naciones teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia, los cuales pueden ser consultados en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/Xxxxxxx.xxxx.
2.6. CONVOCATORIA LIMITADA A MIPYME
El Decreto 1510 de 2013 artículo 152, hace relación a las convocatorias de las Mi PYME y estipula que en la licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitara a mi pyme cuando:
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1. Cuando el valor del proceso de contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los estados Unidos de América (US$125.00), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
2. La Entidad Estatal ha recibido solicitudes por lo menos tres (3) Mipyme nacionales para la limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La Entidad Estatal debe recibir estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la Apertura del Proceso de contratación.
La Entidad puede realizar convocatorias limitadas a mipyme nacionales domiciliadas en el Departamento o Municipios en donde se va a ejecutar el contrato.
2.7. LOS DEMÁS ASPECTOS DERIVADOS DE LA COMPLEJIDAD DEL OBJETO CONTRACTUAL QUE SOPORTEN LOS REQUERIMIENTOS QUE SE INCLUYEN EN EL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES.
En los pliegos de condiciones es necesario incluir las condiciones del contrato, aspectos que son fundamentales para la elaboración y trámite del mismo, tales como:
Cantidad y calidad de bienes o servicios a adquirir.
Especificaciones técnicas
Condiciones de entrega y/o instalación
Tiempo de entrega
Garantías
Forma de pago sugerida
Personal requerido
Actividades específicas a realizar
Obligaciones del contratista
Supervisión
2.8. PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA CONVENIENCIA.
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De vital importancia resulta dentro del proceso Contractual la identificación del objeto, por lo que la Ley no admite pronunciamientos durante el desarrollo del proceso de selección, especialmente en su etapa final, para justificar una decisión de no escogencia. Entraña absoluta falta de seriedad el que se abran procesos y se ocasionen gastos para los participantes para que en la etapa al final criterios de conveniencia, diferentes a los que emanan de la aplicación de los criterios de selección, dejen sin piso el respectivo proceso.
Previendo tan ominosa práctica, la Ley reclama que la conveniencia o la inconveniencia del contrato sean discutidas antes de la apertura del proceso. Sin duda, los estudios de factibilidad, aspectos presupuestales, los planes anuales de inversión y de compras, entre otros, son indispensables para que las autoridades se pronuncien sobre la conveniencia del contrato. Una vez acepte el objeto como necesario, podrá abrirse el proceso, claro bajo el entendido de haberse cumplido las otras exigencias, simboliza el acto de apertura o la celebración del contrato, según el caso, que el objeto contratado resulta conveniente para la Alcaldía, por lo mismo, no pueden plantearse motivos de conveniencia con posterioridad a la iniciación del proceso de selección, particularmente para motivar una declaratoria de desierta.
2.9. JUSTIFICACION Y CONVENIENCIA DE LA CONTRATACION
ESTUDIOS PREVIOS
ENTIDAD | ALCALDIA MUNICIPAL DE ALPUJARRA |
DEPENDENCIA QUE PROYECTA | SECRETARIA |
FECHA | |
1. FUNDAMENTOS JURIDICOS | |
En atención a los postulados de la Constitución Política de Colombia Art. 2, Art. 209, Art. 315, Ley 80 de 1993, Articulo 2 de la Ley 1150 de 2007, Articulo 20 del Decreto 1510 del 17 de Julio de 2013 y demás normas que complementen o modifiquen las anteriores. | ||||||
2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD (Artículo 20, numeral 1 del Decreto 1510 de 2013) | ||||||
3. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR. (Numeral 2 Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013) | ||||||
3.1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES Y LA IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR | ||||||
3.1.1. Objeto: 3.1.2. Alcance: | ||||||
4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA, VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y JUSTIFICACION DEL MISMO (Artículo 20, Numeral 3 y 4 Decreto 1510 de 2013 | ||||||
4.2.1. Tipo de Contrato: 4.2.2. Plazo de Ejecución: 4.2.3. Lugar de Ejecución: 4.2.4. Valor estimado del contrato: 4.2.5. Forma de pago: 4.2.6. ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO (Numeral 4 Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013) | ||||||
ITEM | DESCRIPCIÓN | UND | CAN | V. UNITARIO | V. TOT | |
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1 | ||||||
TOTAL | ||||||
4.2.7. Obligaciones generales del contratista: EL CONTRATISTA, se obliga para con EL MUNICIPIO DE ALPUJARRA cumplir cabalmente con el objeto del presente contrato a la luz de las disposiciones vigentes y en especial a: | ||||||
5. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE (Numeral 5 Artículo20 del Decreto 1510 de 2013) | ||||||
6. ANALISIS DE RIESGOS Y LA FORMA DE MITIGARLO (Numeral 6 Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013) | ||||||
De acuerdo con lo señalado en el artículo 4 de la ley 1150 de 2007, en la etapa de publicación, en los estudios previos y en el pliego de condiciones, los interesados deberán pronunciarse sobre la estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles con el fin de ser revisados y establecer su distribución definitiva, en la respectiva audiencia pública prevista para el evento. Con base en lo anterior se establece dentro del presente estudio el soporte del análisis de riesgos, para lo cual es necesario que los futuros oferentes conozcan lo que a continuación se señala: Xxxxxx previsible: Son aquellos hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato son de posible ocurrencia. Riesgo imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias que no se pueden prever, tales como los desastres naturales que afectan la ejecución del contrato. Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que se puedan presentar en la ejecución del contrato. | ||||||
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Asignación del riesgo: Es la distribución que se hace del riesgo y la manera en que se debe asumir el costo, por parte del contratista y la entidad contratante. Calificación del Riesgo: Es un análisis que se realiza del riesgo frente a la probabilidad de que ocurra o no y el impacto que este puede generar. Para realizar la estimación del riesgo se deberá tener en cuenta el soporte anexo que se presenta respecto de la calificación del riesgo. | |
7. ANALISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTIAS (Numeral 7 Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013) | |
. | |
8. INDICACION DE QUE EL PROCESO DE CONTRATACION ESTA COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL (Numeral 8 Articulo 20 del Decreto 1510 de 2013) | |
Los acuerdos comerciales son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado Colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos. SI NO | |
9. RECOMENDACIONES, OBSERVACIONES Y CONCLUSIONES | |
10. ANEXOS | |
Documentos técnicos o de soporte: Proyecto viabilizado | |
11. RESPONSABLES | |
NOMBRE: CARGO: | FIRMA : |
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2.10. PLAN DE COMPRAS.
La Secretaria o dependencia solicitante verificará que el proyecto se encuentre ajustado al Plan de Compras y así lo manifestará dentro del documento de estudios previos.
Para todos los fines, el Plan Anual de Compras hace referencia a la adquisición de bienes muebles (compra de equipo, vehículos y equipo de transporte, equipo de comunicaciones, equipo de sistemas, equipo de aseo y cafetería, equipo y máquinas de oficina, mobiliario, enseres, audiovisuales entre otros), y materiales y suministros (dotaciones, aceites y combustibles, papelería y útiles de escritorio, elementos de aseo y cafetería, repuestos y herramientas, entre otros) destinados a apoyar el desarrollo de las funciones de la Alcaldía Municipal de Alpujarra.
Para la elaboración del Plan de Compras será necesaria la intervención activa de las diferentes Secretarias de la planta de la administración Municipal en coordinación con las dependencias que requieran los bienes y servicios si es el caso. Este Plan durante la vigencia fiscal de su ejecución, podrá ser objeto de modificaciones por parte de la Administración Municipal, teniendo en cuenta para ello los recursos presupuestales y las prioridades de compra definidas por la Alcaldía municipal de Alpujarra.
Estará a cargo la Secretaria General y de Gobierno impartir las orientaciones necesarias a las demás secretarías y dependencias del Municipio para la correcta elaboración y aplicación del plan de compras de bienes y servicios.
Las compras que se realicen se sujetarán a lo estipulado al plan de compras, para lo cual la oficina de Tesorería, deberá solicitar a las diferentes dependencias el listado de los consumos para determinar las necesidades reales durante la respectiva vigencia fiscal.
De acuerdo con lo anterior, previo el inicio de los procesos de contratación (por convocatoria pública) o de la celebración de contratos de mínima cuantía o de contratación directa, deberá solicitarse a la Secretaria de Hacienda o Tesorería, la certificación sobre la inclusión de los bienes y o servicios que se requieran contratar en el plan de compras de la Alcaldía, certificación que obrará, como un soporte más en el expediente del contrato.
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La contratación de los mencionados bienes y servicios se sujetará a dicha programación y a sus modificaciones y será adelantada a través de la Secretaría de Hacienda o Tesoreria y en coordinación con cada una de las secretarías que requiera el bien o servicio, quienes deberán remitir a esta dependencia todos los documentos soportes del proceso a saber:
Certificado de inscripción del proyecto en el Banco de programas y Proyectos de la oficina de Planeación Municipal.
Certificado de inclusión en el Plan de Compras.
Certificado de disponibilidad presupuestal
Estudio previo de conveniencia y oportunidad.
Ficha técnica de los bienes y servicios a adquirir cuando la modalidad de selección así lo exija.
2.11. EL PROYECTO.
Para satisfacer las necesidades que tanto la Alcaldía Municipal por iniciativa propia o a petición de la comunidad, buscara dar cumplimiento y sufragar las peticiones más sentidas para acatar los fines del Estado, por consiguiente su ejecución deberá estar precedida por una etapa de planeación, que se surtirá de acuerdo a los términos establecidos en el Decreto (verificar en donde está reglamentado el Banco de proyectos, ficha), para aquellos proyectos de inversión que aspiren a obtener recursos del Municipio.
La oficina de Planeación se encargará a solicitud xxx Xxxxxxx o del Secretario de Despacho pertinente, de elaborar el proyecto respectivo, para lo cual deberán allegar lo siguiente documentos:
Estimativo de la población que será beneficiada
Definición y justificación de la necesidad señalando el uso o destino que tendrá el bien, obra o servicio.
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La definición técnica de la forma en que el Municipio puede satisfacer la necesidad.
Descripción clara del bien, obra o servicio requerido
2.12. APROPIACIÓN PRESUPUESTAL.
El Secretario de Despacho u oficina interesada deberá solicitar y obtener el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que dará fe de la existencia de recursos dentro del presupuesto para avalar la ejecución del contrato.
Es de resaltar, que el valor de dicha disponibilidad deberá provenir de estudios serios y confiables acerca del costo estimado de la obra, suministro o servicio que se requiere y guardará relación con el presupuesto obtenido de la consulta de precios xxx xxxxxxx.
2.13. PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES.
Una vez realizado la etapa de elaboración y ajuste del respectivo Proyecto, la dependencia responsable del mismo deberá concentrar sus esfuerzos en elaborar los proyectos de pliegos de condiciones con base en los estudios realizados de los cuales se tomaran las especificaciones técnicas, los cuales deberán ser radicados con todos los documentos soporte de la etapa previa en la Secretaria General y de Gobierno, para iniciar el proceso, en especiales casos, previa consideración del comité de contratación.
Para la correspondiente elaboración de los pliegos de condiciones se deberán tener en cuenta los exigidos en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013, el cual deberá contener como mínimo los siguientes requisitos:
1. La descripción técnica detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel de Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.
2. La modalidad del proceso de selección y su justificación.
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3. Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ellos haya lugar.
4. Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.
5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato.
6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.
7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.
8. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del riesgo entre las partes contratantes.
9. Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones.
10. La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Xxxxxxx Xxxxxxxxx.
00. Los términos, condiciones y minuta del contrato.
12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.
13. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas.
14. El cronograma.
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Es de anotar que al pliego de condiciones se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios.
CAPITULO III ETAPA PRECONTRACTUAL
La presente etapa del procedimiento Contractual empieza con la apertura del proceso de selección y culmina cuando se resuelve mediante Acto Administrativo donde se compromete la Administración con el (los) proponentes a través de la adjudicación para el efecto de suscribir posteriormente el respectivo contrato y/o con la declaratoria de desierto el proceso.
3.1 MODALIDADES DE SELECCIÓN.
El municipio de Alpujarra Tolima asumirá las modalidades de selección estipulas en la disposiciones legales que regulan la materia de la contratación estatal con el fin de escoger la oferta más favorable a sus intereses y garantizar así el cumplimiento del Plan de Desarrollo teniendo como fundamento el principio de la selección objetiva.
Para tal fin, La Alcaldía Municipal de Xxxxxxxxx Xxxxxx deberá justificar de manera previa a la apertura del proceso de selección de que se trate, los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección que se propone adelantar (Parágrafo 1 del artículo 2º. de la Ley 1150 de 2007) . Para tal efecto, la Secretaria General y de Gobierno de manera expresa dentro del proyecto xx xxxxxx de condiciones lo señalará.
Los procesos de selección para la celebración de contratos en la Alcaldía, según su modalidad y conforme lo establece la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, son los siguientes:
3.2 LICITACION PÚBLICA
Para todos los efectos se entiende por licitación pública y de conformidad con el parágrafo del Articulo 30 de la Ley 80 de 1993, como el procedimiento mediante el cual la Alcaldía, formula públicamente una convocatoria para que en igualdad de
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oportunidades los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.
La Licitación Publica procede, por regla general para la adjudicación de todos los contratos cuya selección del contratista no deba realizarse por las modalidades de selección abreviada (Ej: Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización), contratación de menor cuantía, concurso de méritos (contratación de consultores o interventores), o la contratación directa.
La mentada modalidad de contratación se encuentra encuadrada en la selección objetiva de los contratistas que la administración municipal deberá adelantar como regla general, mientras que las otras modalidades de selección como la selección abreviada, el concurso de méritos y la contratación directa se aplican como excepción.
Esta modalidad de selección de la oferta más favorable a la entidad es muy rigurosa en función de elementos tales como la cuantía y el tipo o naturaleza del contrato o el objeto de los bienes y servicios requeridos.
A talante de ilustración la Administración Municipal de Alpujarra podrá adelantar procesos de Licitación Pública, en los siguientes casos:
Contrato de concesión.
Cuando el objeto sea obra pública de mayor cuantía.
Cuando el objeto a contratar incluya además de servicios de consultoría otras prestaciones como por ejemplo, en el caso de ejecución de proyectos que comprenden diseños y construcción de obra.
Cuando el objeto tenga un carácter complejo de mayor cuantía.
La Licitación Pública debe aplicarse cuando no exista una causal expresamente señalada en la ley que permita el uso de las modalidades de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa.
Por naturaleza, el proceso de Licitación Pública es especial ya que la presentación de ofertas por parte de las personas interesadas en celebrar contratos de concesión para diseño, construcción, operación y mantenimiento de una obra pública; los cuales son considerados como oferta de iniciativa privada (Parágrafo 2
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del Art. 32 de la ley 80 de 1993) se adelantan por medio de este tipo de modalidad de Contratación.
Según los requerimientos y necesidades que la Administración Municipal requiera para el cumplimiento de su finalidad, La Licitación Pública puede darse mediante dos procedimientos, así:
Licitación Pública.
Licitación Pública con conformación dinámica de la oferta mediante subasta inversa. Este caso solo aplica cuando se aplique la alternativa de evaluación de la mejor relación de COSTO-BENEFICIO.
CUADRO DE REFERENCIA
ETAPA | TRAMITES NECESARIOS | TERMINOS | RESPONSABLE |
1 | - Estudios y documentos previos - Diseños y proyectos de factibilidad y pre factibilidad, cuando sea procedente. | - Discrecional- | - Secretaría de Despacho donde se genera la necesidad. |
- Certificado de Disponibilidad Presupuestal Establecer por dependencia quien hace este tramite | - Secretaria de Hacienda o Tesorería. | ||
2 | Avisos en la página | Dentro de los 10 a 20 | Comité Evaluador |
web y en el Secop: Articulo 30 numeral 3 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 224 del decreto 019 de 2012. | días calendario anteriores a la apertura de la licitación, se publicaran hasta 3 avisos de convocatoria con intervalos entre 2 y 5 días calendario, según los exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato en la página WEB de la Entidad y el SECOP. | ||
3 | - Aviso de convocatoria: El cual además de publicarse en el SECOP debe publicarse en la página Web de la Entidad. Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013. | A más tardar con la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones. | Comité Evaluador |
4 | - Proyecto Pliego de Condiciones. - Observaciones al proyecto pliego de condiciones: Durante la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones. (Artículo 23 del Decreto 1510 de 2013). | El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publicara por lo menos con 10 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso. | Comité Evaluador. |
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5 | - Acto Administrativo de Apertura: Deberá contener la información a que alude el artículo 24 del Decreto 1510 de 2013. | El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijara en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. | - Ordenador del Gasto y/o delegataria de funciones, mediante acto administrativo motivado. - Comité Evaluador. | |
- Pliego de condiciones definitivo: (Conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el artículo 22 del Decreto 1510 de 2013 | ||||
6 | - Visita | técnica | - Preferiblemente | Comité Evaluador. |
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no obligatoria al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar a ello. | antes de audiencia asignación riesgos. | la de de | ||
7 | - Audiencia de Asignación de riesgos. (Artículo 39 del Decreto 1510 de 2013). | - Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas. | Comité Evaluador. | |
Si a solicitud de un interesado es necesario celebrar una audiencia para precisar el contenido y el alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratara en la audiencia de riesgos. | Articulo 30 numeral 4 Ley 80 de 1993, modificado por el articulo 220 Decreto 019 de 2012. | |||
Como resultado de lo debatido en las audiencias y cuando resulte conveniente, el jefe o representante de la Entidad expedirá las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogara, si fuere necesario, el plazo de la licitación hasta por seis (6) días hábiles | ||||
8 | - Plazo de la Licitación. Es el momento a | - El término fijara en cronograma | se el de | Comité Evaluador. |
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partir del cual se pueden presentar propuestas, hasta el cierre de la licitación (Articulo 30, numeral 5 de la Ley 80 de 1993). | acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar | ||
El plazo para la presentación de propuestas debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. | |||
9 | - Modificación xxx Xxxxxx de Condiciones definitivo: A través de Adendas. (Artículo 3 y 25 del Decreto 1510 de 2013). | - De acuerdo con el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011, que modifica el inciso 2º, numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, “(…) no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni si quiera para extender el | Comité Evaluador Ordenador del Gasto o delegatario de funciones. |
La Entidad señalara en el pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. |
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Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el termino para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. La publicación de estas Adendas solo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a.m. y las 6:00 p.m. | término del mismo”. | ||
10 | - Presentación de observaciones y sugerencias al pliego de condiciones. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupara aquellas de naturaleza común. | - | |
11 | - Respuestas y | - Hasta un día | Comité Evaluador. |
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publicación en el SECOP sobre las consideracione s de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas. | antes del cierre de la recepción de propuestas, siempre y cuando no implique modificaciones al pliego de condiciones | ||
12 | - Cierre del proceso Licitatorio. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Puede ser ampliado por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, cuando lo estime conveniente la entidad o a solicitud de un número plural de posibles oferentes. (Numeral 5 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011). | - Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. | Comité Evaluador |
Una vez operado el cierre del proceso, se |
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procederá a la apertura de propuestas, en presencia de los proponentes y/o equipo de la Administración que se encuentre, dejando constancia mediante acta. | |||
13 | - Evaluación de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. | - El plazo para la evaluación será estipulado por la dependencia encargada de la licitación, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma. | Comité Evaluador |
El ofrecimiento más favorable para la entidad se determinara de acuerdo con las reglas del artículo 26 del Decreto 1510 de 2013 y con las señaladas en el pliego de condiciones definitivo. |
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El Comité asesor evaluador verificara si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comité recomendara la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del art. 28 del Decreto 1510 de 2013 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso | |||
14 | - Publicidad del Informe de Evaluación: Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. | - Mínimo 5 días hábiles (Articulo 30 numeral 8 de la Ley 80 de 1993). | Comité Evaluador |
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15 | - Respuestas a las Observaciones presentadas en la evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP | - El plazo será determinado en el pliego de condiciones y en todo caso deberá darse respuesta a más tardar en la audiencia de adjudicación. | Comité Evaluador. |
16 | - Comité Interno de Contratación: Vencido el termino de traslado del informe de evaluación, el proceso es llevado al Comité para que el Ordenador del Gasto apruebe o no, según el caso, la recomendació n del Comité asesor y evaluador. | - Con anterioridad a la audiencia de adjudicación de acuerdo con las sesiones del comité. | Comité Evaluador. Ordenador del Gasto |
17 | - Audiencia Pública de Adjudicación o Declaratoria de Desierta: La adjudicación se efectúa en audiencia pública mediante resolución | - De acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones | Comité Evaluador. Ordenador del Gasto. |
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motivada, la que se entiende notificada al proponente favorecido en dicha audiencia (Articulo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993, y articulo 9 de la Ley 1150 de 2007). Los interesados pueden pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación (Art. 9 Ley 1150 de 2007, Art. 39 del Decreto 1510 de 2013) ver guía para el desarrollo de la audiencia de Adjudicación, Resolución. La declaratoria de desierta deberá hacerse mediante acto motivado. | |||
18 | - Suscripción del Contrato: Debe elaborarse con | - Durante el termino establecido en el Pliego de | Secretaria General y de Gobierno. Ordenador del Gasto. |
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base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. | Condiciones. | ||
19 | - Registro Presupuestal de Compromiso: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestale s pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la adjudicación, mediante los módulos del sistema SAP | - Posteriormente a la Adjudicación | Oficina de presupuesto |
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3.3. SELECCIÓN ABREVIADA.
La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
La presente modalidad de selección se encuentra desarrollada en el artículo 2º numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, y en los artículo 40 al 65 del Decreto 1510 de
2013.
Será utilizada la modalidad de selección abreviada en los siguientes casos:
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a) La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes.
b) La contratación de menor cuantía.
c) prestación de servicios de salud.
d) La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto
e) La enajenación de bienes del Estado, con excepción de aquellos a que se refiere la Ley 226 de 1995.
f) Productos de origen o destinación agropecuarios
g) Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta, con excepción de los contratos que a título enunciativo identifica el artículo 32 de la Ley 80 de 1993;
h) Los contratos de las entidades, a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de personas
i) La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.
De conformidad con lo establecido en el parágrafo 2º. Del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, El procedimiento aplicable para la ejecución de cada una de las causales deberá observar los principios de transparencia, economía, responsabilidad y además las siguientes reglas:
1. Se dará publicidad a todos los procedimientos y actos.
2. Para la selección a la que se refiere el literal b) del numeral 2° del presente artículo, será principio general la convocatoria pública y se podrán utilizar mecanismos de sorteo en audiencia pública, para definir el número de participantes en el proceso de selección correspondiente cuando el número de manifestaciones de interés sea superior a diez (10). Será responsabilidad del representante legal de la Alcaldía, adoptar las medidas necesarias con el propósito de garantizar la pulcritud del respectivo sorteo.
3. Sin excepción, las ofertas presentadas dentro de cada uno de los procesos de selección, deberán ser evaluadas de manera objetiva, aplicando en forma exclusiva las reglas contenidas en los pliegos de condiciones o sus equivalentes.
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NOTA: El sorteo dentro de los procesos de menor cuantía que adelante la Alcaldía se hará en audiencia pública, mediante el sistema xx xxxxxx y conforme las exigencias y requisitos establecidos en los pliegos de condiciones.
El Decreto 1510 de 2013 reglamenta cada una de las causales de selección Abreviada, sin embargo, para efectos del presente manual, se detallaran las causales más utilizadas al interior de la Administración Municipal, y que de acuerdo con lo reglamentado tienen diferentes procedimientos:
3.3.1. LA ADQUISICION O SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERISTICAS TECNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACION.
De acuerdo con el literal a) del numeral 2 del Artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, y el inciso 6 del Artículo 3 del Decreto 1510 de 2013, se entiende por características técnicas uniformes aquellos bienes y servicios “que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos”.
Para que se aplique la característica técnica uniforme, se quiere, que se trate de un bien o servicio que preste la misma utilidad para la administración y satisfaga idéntica necesidad de la misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial del bien o servicio ofertado o de su forma de presentación, es decir, que el elemento fundamental son las características intrínsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia física.
La adquisición de estos bienes y servicios puede hacerse a través de tres (3) procedimientos:
3.3.2. SUBASTA INVERSA
Por Política Institucional, la Administración Municipal de Alpujarra, adoptara para los procesos que se adelanten con ocasión de este tipo de modalidad de contratación, realizar de las dos maneras (presencial o electrónica) estipuladas por los lineamientos legales del estatuto general de contratación; sin embargo, en principio se dará prelación a realizarse por medios electrónicos para que se realice de acuerdo a los principios de celeridad y eficiencia y se deberá utilizar una plataforma informática. Así mismo, cuando exista imposibilidad de conectividad o que los medios tecnológicos no se encuentren disponibles, la Secretaria General y
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de Gobierno deberá expedir certificación de que no se cuenta con los medios o mecanismos para realizarla el proceso por medios electrónicos y deberá hacerse presencial de acuerdo al procedimiento establecido en el presente manual.
ETAPA | TRAMITES NECESARIOS | TERMINOS | RESPONSABLES |
1 | ACTO ADMINISTRATIVO DE CONFORMACION DEL COMITÉ EVALUADOR: (Articulo 27 del Decreto 1510 de 2013). | Discrecional | Comité Evaluador Ordenador del Gasto. |
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS. | |||
FICHA TECNICA DE LOS BIENES Y SERVICIOS A ADQUIRIR | |||
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. | |||
2 | AVISO DE CONVOCATORIA: El cual además de publicarse en el SECOP por política de la Administración Municipal debe publicarse en la página web de la entidad. Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013. PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES. | El proyecto de pliegos de condiciones se publicara por lo menos con 5 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso (art. 23 del Decreto 1510 de 2013). | Comité Evaluador |
OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX |
DE CONDICIONES: Durante este proceso deberán publicarse todas las observaciones presentadas a los proyectos de pliegos y las respuestas a las observaciones. (Art. 23 del Decreto 1510 de 2013). | |||
3 | ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA: Deberá contener la información a que alude el Art. 24 del Decreto 1510 de 2013. PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO: (Conforme al Art. 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones hechas por los futuros proponentes interesados en participar en el proceso de selección durante la etapa del proyecto de pliegos, o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el artículo 22 y el artículo 40 del Decreto 1510 de 2013. | El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijara en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. | Ordenador del Gasto. Comité Evaluador. |
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4 | PLAZO: Es el momento a partir del cual se pueden presentar propuestas, hasta el cierre (Art. 30, numeral 5, de la Ley 80 de 1993). | El término se fijara en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. | Comité Evaluador. |
El plazo para la presentación de propuestas debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. | |||
5 | MODIFICACION XXX XXXXXX DE CONDICIONES DEFINITIVO: A través de Adendas (Articulo 3y 25 del Decreto 1510 de 2013). La Entidad señalara en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. | A más tardar el día hábil anterior al cierre. En todo caso deberá otorgarse un término prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas si fuere necesario. | Comité Evaluador. Ordenador del Gasto. |
Si se modifica el Cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el termino para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. |
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La publicación de estas adendas solo se podrán realizar en días hábiles entre las 7.30 a.m. – 12:00 m – 2:00 p.m. – 6:00 p.m. | |||
6 | PRESENTACION DE OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS AL PLIEGO DE CONDICIONES. La Aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupara aquellas de naturaleza común. | Las observaciones al pliego de condiciones deben ser presentadas durante el término establecido en el cronograma. | Comité Evaluador. |
Como Política de la Administración deberá celebrarse audiencia de aclaraciones y de asignación de riesgos. | |||
7 | REPUESTAS Y PUBLICACION EN EL SECOP, sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas. | Hasta un día antes del cierre de la recepción de propuestas siempre y cuando no implique modificaciones al pliego de condiciones | Comité Evaluador |
8 | CIERRE DEL PROCESO DE SUBASTA INVERSA: Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas técnicas en presencia del Comité evaluador y/o los proponentes, | Xxxx ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de | Comité Evaluador. |
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dejando constancia en acta de dicha apertura (la propuesta económica inicial será abierta al momento de inicio de la puja). | ofertas. | |||||
9 | VERIFICACION DE LOS REQUISITOS HABILITANTES: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y conforme las reglas de subsanabilidad señaladas en el Art. 5 Ley 1150 de 2007. El ofrecimiento más favorable para la entidad en la selección abreviada a través de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización será aquel con el menor precio. (Numeral 3 del Art. 5 de la Ley 1150 de 2007). | El plazo para la evaluación será estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma. | Comité Evaluador. | |||
10 | PUBLICACION DEL INFORME DE VERIFICACION: Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. | Se pondrán a disposición por un término no inferior a 3 días hábiles. | Comité evaluador. | |||
11 | RESPUESTAS OBSERVACIONES AL INFORME | A | LAS HECHAS | El plazo determinado el Pliego condiciones. | será en de | Comité evaluador. |
12 | De quedar habilitado solamente un oferente, la entidad adjudicara el contrato al proponente habilitado, siempre que su propuesta sea igual o | El plazo determinado el pliego condiciones | será en de | Comité Evaluador. Ordenador del Gasto. | ||
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inferior al presupuesto oficial para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta. Si no se presentare ningún proponente para participar en la subasta, el proceso se declarara desierto y podrá iniciarse un nuevo proceso de contratación | |||
13 | PROCEDIMIENTO DE SUBASTA INVERSA: En el evento de resultar 2 o más proponentes habilitados, la subasta podrá hacerse en forma presencial o electrónica para lo cual se observara el procedimiento señalado entre los artículos 40 al 45 del Decreto 1510 de 2013 y lo establecido en el Pliego de Condiciones. | Una vez publicadas las respuestas a observaciones, según el cronograma previsto en el pliego | Comité evaluador. |
La subasta se podrá realizar mediante lotes o ítems, siempre y cuando la naturaleza del objeto a contratar lo justifique, o el análisis sectorial permita concluir que dicha forma de subasta está acorde con las variables económicas del sector del bien o servicio de características uniformes. | |||
14 | EL COMITÉ EVALUADOR VERIFICARA SI EL MENOR PRECIO OFERTADO ES O NO ARTIFICIALMENTE BAJO: En caso de ser procedente, el Comité recomendara la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las | Con posterioridad al procedimiento de subasta inversa. | Comité Evaluador. |
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razones que sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 28 del Decreto 1510 de 2013 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso. | ||||
15 | DISCRIMINACION FINAL DE PRECIOS: En el caso de que la subasta inversa verse sobre varios ítems que estén contratando a precio global, se deberá hacer la discriminación final de precios de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones o invitación pública. | De acuerdo con el plazo señalado en el pliego de condiciones | Comité Evaluador | |
16 | Comité evaluador: El proceso es llevado a dicho comité para que el ordenador del gasto apruebe o no, según el caso, la recomendación realizada por el mismo. | Con anterioridad a la audiencia de adjudicación de acuerdo con las sesiones realizadas | Comité evaluador Ordenador del Gasto. | |
17 | RESOLUCION DE ADJUDICACION: La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada, la cual deberá ser notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los demás proponentes. | En la fecha señalada en el pliego de condiciones definitivos | Comité Evaluador Ordenador del Gasto. | |
La declaratoria de desierta deberá hacerse mediante acto motivado. | ||||
18 | SUSCRIPCION DEL CONTRATO: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones | Durante el término establecido en el pliego de condiciones | Secretaria general y de Gobierno. | |
19 | REGISTRO PRESUPUESTAL DE COMPROMISO: Deben efectuarse las apropiaciones | Posteriormente a la adjudicación del contrato y | Secretaria Hacienda Tesorería. | de y |
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presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor, de la adjudicación. | suscripción del mismo |
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PROCEDIMIENTO PARA LA SUBASTA INVERSA PRESENCIAL.
3.3.3. METODOLOGIA.
La Subasta inversa presencial es definida como una puja dinámica efectuada presencialmente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el pliego de condiciones.
La Ley precisa que el procedimiento para realizar la subasta inversa presencial, será mediante una puja dinámica efectuada presencialmente, en la cual se presentaran las propuestas económicas que deberán estar contenidas en sobres y una vez abiertos, la Administración Municipal verificara y realizara las correcciones de errores aritméticos si hay lugar a ello y dará a conocer el menor precio ofrecido entre las ofertas iniciales de precio.
Una vez terminada la audiencia antes descrita, el proponente favorecido con la adjudicación deberá ajustar su propuesta respecto de la oferta final realizada en el certamen de subasta.
3.3.3.1. CONDICIONES PARA LA REALIACION DE LA SUBASTA INVERSA
MINIMO DE PROPONENTES HABILITADOS.
Para que la subasta pueda llevarse a cabo en los termino xxx xxxxxx de condiciones, deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes.
Si solo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la Administración Municipal puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.
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TIEMPO ASIGNADO PARA REALIZAR LANCES DE MEJORA.
La Administración Municipal, otorgara un término común de “X” minutos para recibir por parte de todos los proponentes sus lances, usando el formulario previsto para ello, contados a partir de la entrega de los sobres con los formularios.
MARGEN MINIMO DE MEJORA
Para este efecto, se deberá respetar en cada lance el margen mínimo de mejora de ofertas, establecido en el pliego de condiciones.
En el caso que los lances no superen el margen mínimo de mejora serán inválidos, lo que inhabilitará al proponente para continuar la puja.
REPRESENTACION EN EL CERTAMEN
Para todos los efectos de esta modalidad, el proponente autorizado para realizar la subasta inversa será el representante legal o su delegado, debidamente autorizado conforme a la Ley.
ERRORES EN EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO PROPUESTA DE PRECIO.
El oferente no podrá continuar participando del certamen de subasta cuando:
Se presenta cifras ilegibles.
Si el lance no es válido por estar por debajo del margen mínimo de mejora establecido.
Si presenta el formulario para lances en blanco.
Si entrega el sobre sin formulario para lances.
Si consigna anotaciones adicionales en el formulario para lances, diferentes al valor de la puja.
LANCES SIN MEJORA DE PRECIOS.
El oferente que decida no hacer más lances de mejora, deberá manifestarlo en el formulario para lances, consignando una “X” al frente del siguiente enunciado:
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“NO REALIZAR MAS LANCES EN ESTA SUBASTA”. Como consecuencia no podrá continuar participando en el certamen de subasta y el valor del último lance valido que haya efectuado se tendrá como el valor definitivo de su oferta.
Atañe a la Alcaldía Municipal de Alpujarra, garantizar que el formulario por lances, contenga la expresión clara e inequívoca, que indique que el oferente desiste de continuar en el certamen.
OFERTA CON VALOR ARTIFICIALMENTE BAJO
Consonante con el artículo 28 del Decreto 1510 de 2013, la entidad deberá requerir al oferente que haga la propuesta artificialmente baja, para que sustente las razones que sustentan el valor ofrecido. Analizado las explicaciones, el comité evaluador o quien haga la evaluación, recomendar rechazar la oferta o continuar con el análisis de la misma en la evaluación de las ofertas.
3.4. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE LA SUBASTA INVERSA PRESENCIAL.
LUGAR Y FECHA
Estos ítems se indicaran en el cronograma del proceso, para lo cual la Administración Municipal elaborara el acta correspondiente de lo sucedido en el certamen, adjuntando la correspondiente planilla de asistencia.
El certamen de subasta inversa presencial se realizara una vez se haya cumplido con lo precisado por el artículo 41 del Decreto Reglamentario 1510 de 2013, en lo referente a los términos de la pluralidad de oferentes.
La Alcaldía Municipal de Alpujarra Tolima, avisara oportunamente a los proponentes habilitados sobre la fecha del certamen.
INTRODUCCION A LA SUBASTA INVERSA Y SUSCRIPCION DEL ACTA DE ASISTENCIA.
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Antes de dar inicio al certamen se pondrá a disposición de los participantes la planilla de asistencia.
El acta señalara que los proponentes conocen y aceptan las obligaciones y derechos contenidos en los Pliegos de Condiciones y sus anexos.
APERTURA DE LOS SOBRES CON LA PRESENTACION DE LA OFERTA INICIAL DE PRECIO
El servidor (a) que dirige la subasta abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y dará a conocer cuál de ellas es la menor.
LANCES ES SOBRES CERRADOS.
A. Los sobres y formularios contendrán los lances y el proponente deberá consignar únicamente el precio ofertado o la expresión clara e inequívoca de que no hará ningún lance de mejora de precios en el campo destinado para el efecto.
B. Los proponentes harán su lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio utilizando los sobres y los formularios suministrados dentro del término común (número de minutos) señalado.
C. Un servidor (a) recogerá los sobres cerrados de todos los participantes.
X. Xx registrarán los lances válidos y se ordenarán descendentemente. Con base en este orden, se dará a conocer únicamente el menor precio ofertado.
E. Los proponentes que no presentaron un lance valido no podrán seguir presentándolos durante la subasta.
F. La Entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.
G. Cuando no se reciban más lances, la entidad informará el último lance valido y la identidad del proponente.
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Para los efectos de este numeral una ronda empieza desde el momento en que se reciben simultáneamente los lances en sobre cerrado y termina cuando se da a conocer el menor precio ofertado en la ronda.
3.5. CRITERIOS DE DESEMPATE
En caso de existir empate se adjudicara el contrato al oferente que presento la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatara por medio de sorteo.
3.6. COMPRA POR ACUERDO XXXXX DE PRECIOS.
El procedimiento está reglamentado en el Decreto 1510 de 2013 en los artículos 46 al 49 para los bienes y servicios de características técnicas uniformes que adquieran las entidades estatales de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, sin que sea obligatoria su aplicación para las entidades territoriales como la Alcaldía Municipal de Alpujarra, sin embargo, están facultadas para hacerlo en los términos que defina el reglamento.
El Municipio de Alpujarrra Tolima podrá adquirir los bienes y servicios de características técnicas uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios que suscriba la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, previo análisis que permita identificar las ventajas de contratar bajo este Acuerdo frente a otros procedimientos de selección.
3.7. ADQUISICIÒN A TRAVES DE BOLSA DE PRODUCTOS.
ETAPA | TRAMITES NECESARIOS | TERMINOS | RESPONSABLE |
1 | ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS: En adición al contenido de los elementos mínimos contendrá los siguientes: 1. El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá | Discrecional | Ordenador del Gasto, o Delegatario de Funciones. |
Comité evaluador |
los bienes y/o servicios a través de bolsa. 2. El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa. FICHA TECNICA DE LOS BIENES Y SERVICIOS A ADQUIRIR. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Artículo 54 del Decreto 1510 de 2013. Además del contrato de comisión, se deberá tener en cuenta el de la operación que celebrará el comisionista a través de la bolsa, los pagos que deban hacerse por causa o con ocasión de aquella, las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa correspondiente. | |||
2 | SELECCIONAR OBJETIVAMENTE UN COMISIONISTA DEBIDAMENTE ACREDITADO: Conforme al artículo 53 del Decreto 1510 de 2013. Esta selección se realiza, mediante un procedimiento competitivo, realizado de conformidad con los reglamentos internos de la bolsa. Las normas y procedimientos aplicables a la selección de los comisionistas | Debe tenerse en cuenta los requisitos habilitantes para hacer una selección objetiva. El procedimiento será el señalado por la respectiva | Comité Evaluador. |
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serán los contenidos en los artículos 52 y siguientes del decreto 1510 de 2013 y en la reglamentación que las bolsas expidan en su desarrollo. La Entidad puede exigir al comisionista el cumplimiento de requisitos adicionales a su condición, siempre y cuando estos sean adecuados y proporcionales al objeto a contratar y a su valor. | Bolsa. | ||
3 | COMITÉ EVALUADOR: El proceso es llevado al Comité para que el Ordenador del Gasto o su delegatario apruebe o no, según el caso, la recomendación realizado por dicho comité. | Con anterioridad a la celebración del contrato y de acuerdo con las sesiones del comité. | Comité evaluador. Ordenador del Gasto, o delegatario de funciones. |
4 | SUSCRIPCION DEL CONTRATO. | Ordenador del gasto o Delegatario de Funciones. | |
REGISTRO PRESUPUESTAL DE COMPROMISO: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicación | Una vez suscrito el contrato | Secretaria de Hacienda y Tesorería. |
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3.8. CONTRATACION DE MENOR CUANTIA
Si el contrato a celebrar no se encuentra entre las demás causales de selección abreviada, concurso de méritos, y contratación directa, y no supera los doscientos ochenta salarios mínimos mensuales vigentes (280 SMMLV), el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la selección Abreviada de Menor Cuantía estipulado en el artículo 2 literal b numeral 5º de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 59 del Decreto 1510 de 2013.
ETAPA | TRAMITES NECESARIOS | TERMINOS | RESPONSABLE |
1 | ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS DISEÑOS Y PROYECTOS DE FACTIBILIDAD Y PREFACTIBILIDAD. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. | Discrecional | Comité Evaluador. Secretaria u dependencia encarga. |
2 | AVISO DE CONVOCATORIA: El cual debe publicarse en el SECOP. Artículo 21 del Decreto 1510 de 2013. PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES. Durante el proceso deberán publicarse todas las observaciones y sugerencias presentadas al proyecto de pliegos. | El proyecto xx Xxxxxx de condiciones se publicará por lo menos con 5 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso | Comité Evaluador. |
3 | ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA: Deberá contener la información que alude el artículo 24 del Decreto 1510 de 2013. PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO: (Conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o | El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. | Ordenador del Gasto y/o delegatario de Funciones. Comité Evaluador. |
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las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el artículo 22 del Decreto 1510 de 2013. | |||
4 | VISITA TECNICA NO OBLIGATORIA: Al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar a ello. | De acuerdo con el cronograma establecido en el Pliego | Comité Evaluador |
5 | PRESENTACION DE OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS AL PLIEGO DE CONDICIONES. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la Entidad agrupara aquellas de naturaleza común. Como política de la Administración Municipal deberá celebrarse audiencia de aclaración y asignación de riesgos. | De acuerdo con lo determinado en el pliego de condiciones. | Comité Evaluador |
6 | REPUESTA Y PUBLICACION EN EL SECOP SOBRE LAS CONSIDERACIONES DE LA ENTIDAD A LAS OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS PRESENTADAS. | Hasta un día antes del cierre de la recepción de propuestas. | Comité evaluador. |
7 | CONFORMACION DE LA LISTA DE POSIBLES OFERENTES: La manifestación de interés es requisito habilitante para presentar propuestas, por tanto, en caso | Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al Acto de apertura (Artículo 59 del | Comité Evaluador. |
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de no presentarse ninguna en el proceso se declara desierto. Si no se presentan manifestaciones de interés el proceso se declara desierto y podrá iniciarse un nuevo proceso de contratación. | Decreto 1510 de 2013). | ||
8 | SORTEO: En caso de que el número de posibles oferentes sea superior a 10, la Entidad podrá hacer sorteo, para seleccionar máximo diez interesados con quienes continuara el proceso de contratación. | De conformidad con el cronograma establecido en el pliego de condiciones. | Comité Evaluador. |
En los pliegos de condiciones se determinará si hay lugar a sorteo y la forma en la que se hará. | |||
Si el número de oferentes interesados es inferior a 10 se adelantara el proceso con todos los interesados. El plazo para presentar propuestas empieza a contar a partir del día siguiente a la fecha en la cual la entidad informe a los interesados el resultado del sorteo. | |||
9 | Modificaciones a través de adendas (Artículo 3 y 25 del Decreto 1510 de 2013). La Entidad señalara en el pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. | Deberá regularse en el Pliego de condiciones el plazo máximo dentro del cual pueden expedirse adendas o falta de tal previsión, | Comité Evaluador. Ordenador del Gasto y/o Delegatario de Funciones. |
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Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el termino para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. | a más tardar el día hábil anterior al cierre. En todo caso deberá otorgarse un término prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas, si fuere necesario. | ||
La publicación de estas adendas solo se podrá realizar entre las 7:30 a.m. – 12:00 m – 2:00 p.m. – 6:00 p.m. | |||
10 | CIERRE DEL PLAZO PARA PRESENTAR PROPUESTAS: Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas en presencia al Comité Asesor Evaluador y/o los proponentes que se encuentren, dejando constancia mediante acta de la apertura. | Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. | Comité Asesor Evaluador. |
11 | EVALUACION DE PROPUESTAS: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el artículo 5 Ley 1150 de 2007. | El plazo para la evaluación será estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma. | Comité Evaluador. |
El ofrecimiento más favorable para la entidad en la selección abreviada de menor cuantía, |
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será aquel que resulte de aplicar alguna de las alternativas señaladas en el artículo 26 del Decreto 1510 de 2013. El comité Evaluador verificara si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; En caso de ser procedente, el Comité recomendara la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 28 del Decreto 1510 de 2013 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso. | |||
12 | PUBLICACION DEL INFORME DE EVALUACION: Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. Numeral 4 del artículo 59 del Decreto 1510 de 2013. | Durante por lo menos tres (3) días hábiles. | Comité Evaluador. |
13 | RESPUESTAS A LA OBSERVACIONES: Presentadas a la evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP. | El plazo será determinado en el pliego de condiciones y en todo caso deberá darse respuesta a más tardar con el acto de adjudicación. | Comité Evaluador. |
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