CONVENIO MARCO DE FUNCIONAMIENTO NO. ____ CELEBRADO ENTRE EL FONDO ESPECIAL PARA CUENTAS ABANDONADAS Y LA INSTITUCIÓN FINANCIERA XXXXXXX, DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO 2.1.17.1.12 DEL DECRETO 953 DE 2016.

CONVENIO MARCO DE FUNCIONAMIENTO NO. ____ CELEBRADO ENTRE EL FONDO ESPECIAL PARA CUENTAS ABANDONADAS Y LA INSTITUCIÓN FINANCIERA XXXXXXX, DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO 2.1.17.1.12 DEL DECRETO 953 DE 2016.

Entre los suscritos, a saber, XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX XXXXXX mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. 79.517.500 expedida en Bogotá D.C., actuando en su calidad de Presidente y Representante Legal del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior – ICETEX, Institución Financiera de naturaleza especial, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, creada por el Decreto Ley 2586 de 1950, reorganizada por el Decreto Ley No. 3155 de 1968, transformada mediante la Ley 1002 de 2005 y el Decreto 380 de 2007, identificada con NIT N°899.999.035-7 (en adelante el “Icetex”), en su calidad de vocero y administrador del FONDO ESPECIAL PARA CUENTAS ABANDONADAS (en adelante el “Fondo” o “Fondo Especial”), y XXXXXXXXXX mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. XXXXXXX expedida en XXXXXX , actuando en su calidad de Representante Legal de XXXXXXXXX., (Sociedad Comercial Anónima de Carácter Privado), autorizada como establecimiento bancario mediante Resolución XXXX No. XXX del XXX de XXX de XXXX, con domicilio principal en la ciudad de XXXXX e identificada con NIT N° XXXXXXXX (en adelante la “Institución Financiera”), han acordado celebrar el presente convenio marco de funcionamiento (en adelante el “Convenio”) el cual se regirá por las siguientes cláusulas, la Ley 1777 de 2016, el Decreto 953 del 15 xx xxxxx de 2016 (el “Decreto Reglamentario”), y todas sus modificaciones y/o adiciones, los instructivos que al respecto expida el Icetex, y la legislación civil y comercial aplicables, previas las siguientes.

CONSIDERACIONES

Primera. Que, la Ley 1777 de 2016 en su artículo segundo definió el concepto de “cuentas abandonadas”, y señaló que los recursos de dichas cuentas serán utilizados para ser invertidos en la creación de un fondo especial administrado por el Icetex que permita el otorgamiento de créditos de estudio y de fomento a la calidad de las Instituciones de Educación Superior.

Segunda. Que, mediante el Decreto Reglamentario, se adicionó el Título 17 del Libro 1 de la Parte 2 del Decreto 2555 de 2010 en relación con la operatividad necesaria para el traslado, reintegro e inversión de los recursos de las cuentas abandonadas de las que trata la Ley 1777 de 2016.

Tercera. Que para los efectos del manejo de los recursos de cuentas abandonadas, el Icetex ha constituido el Fondo Especial como un fondo independiente y separado por completo de los demás recursos de propiedad del Icetex o administrados por éste, al igual que de los demás derechos y obligaciones del ICETEX, estando afecto única y exclusivamente a las finalidades señaladas en la Ley 1777 de 2016, en el Decreto Reglamentario y conforme a lo aprobado en sesión Junta Directiva de Icetex celebrada el 12 de julio de 2016.

Cuarta. Que, con ocasión de las operaciones de mutuo de las que trata la Ley 1777 de 2016 y según lo establecido en el Artículo 2.1.17.1.12 del Decreto 2555 de 2010, el Icetex, en representación del Fondo Especial, suscribirá con cada una de las instituciones financieras autorizadas para captar depósitos que puedan ser cobijados por la categoría de “cuentas abandonadas”, un convenio marco de funcionamiento en el que consten, entre otros aspectos, los costos, los mecanismos de información y su periodicidad y los demás aspectos relacionados con los procesos de traslado, retiro y reintegro de los saldos de las cuentas abandonadas, así como las posibles diferencias que surjan en relación con dichos procesos.

Quinta. Que la Institución Financiera está autorizada para realizar operaciones activas y pasivas de crédito, y el Icetex, por su parte, está legalmente autorizado para la administración de fondos según lo indicado en el literal f del artículo 2 del Decreto 3155 de 1968, en concordancia con el artículo 4 de la Ley 1002 de 2005.

Sexta. Que, en su condición de entidades financieras, tanto Icetex como la Institución Financiera, están sujetas a la regulación financiera contenida en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en el Decreto 2555 de 2010 y en las demás disposiciones concordantes o complementarias con éstas, y que en esa medida, ambas están legalmente obligadas a la suscripción, ejecución y cumplimiento del presente Convenio.

Séptima. Que, en su calidad de institución financiera de carácter especial, el Icetex tiene un manual de contratación, elaborado de manera consistente con los principios de la Función Administrativa y de la Gestión Fiscal, previstos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, en el artículo 3° de la Ley 489 de 1998 y en los artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007, así como en la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005 y en los estatutos internos establecidos en el Acuerdo Nº 013 del 21 de febrero del 2007 y el Decreto 380 de 2007. En virtud de la naturaleza del presente Xxxxxxxx, el mismo puede suscribirse mediante el mecanismo de contratación directa.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, las Partes han acordado celebrar el presente Convenio de conformidad con las siguientes

CLÁUSULAS

1. OBJETO.

1. Objeto

El objeto del presente Xxxxxxxx es regular los aspectos necesarios para regir las relaciones entre Icetex como administrador del Fondo Especial y la Institución Financiera, de manera que se establezcan las bases para la transmisión de información entre las Partes, incluyendo pero sin limitarse a los mecanismos de información y periodicidad, y aspectos relacionados con la relación entre las Partes en lo que tiene que ver con el funcionamiento del Fondo Especial, particularmente los procesos de traslado, retiro, reintegro de los saldos de las cuentas abandonadas, así como las posibles diferencias que surjan en relación con dichos procesos.

2. Operatividad del Fondo Especial.

Las Partes acuerdan que para todos los efectos, se entienden integradas al presente Convenio las disposiciones del Decreto Reglamentario, y las demás normas que lo modifiquen o sustituyan de tiempo en tiempo, las cuales tendrán aplicación prevalente sobre cualquier disposición de este Convenio.

Adicionalmente, las partes han acordado incluir como anexos del presente Convenio los formatos de intercambio de información, los mecanismos de comunicación y un anexo técnico en el cual se detallan los principales aspectos operativos del funcionamiento del Fondo Especial que involucran a la Institución Financiera, los cuales podrán modificarse, según se vaya requiriendo para garantizar la operación eficiente del Fondo Especial. En dichos eventos Icetex comunicará a la Institución Financiera las modificaciones adoptadas, en un término razonable según las condiciones específicas, y las Partes harán sus mejores esfuerzos para implementar dichos cambios garantizando la operatividad del Fondo.

2. ENTREGA DE LA INFORMACIÓN.

1. Información a ser presentada a Icetex.

1. Información: En las oportunidades contempladas en el Decreto Reglamentario, y con el fin de permitirle al Icetex contar con la información operativa necesaria para cada traslado de recursos, la Institución Financiera deberá remitir, a través de los mecanismos que aquí se contemplan, los listados en donde se discriminen las cuentas abandonadas, la tasa de interés remuneratorio reconocida por la Institución financiera a cada cuentahabiente y los saldos objeto de traslado al Fondo Especial. El formato de los mencionados listados de traslado de cuentas abandonadas con toda la información que deben contener, se detalla en el ANEXO 1.

2. Fecha de remisión y corte de los listados: los listados serán remitidos con la periodicidad y en las fechas que establece el Decreto Reglamentario. En consecuencia, luego del primer envío de listados que, conforme lo establece el Decreto Reglamentario, deberá hacerse con corte al 15 de julio de 2016, en lo sucesivo los listados serán cortados trimestralmente según lo indicado en el Decreto Reglamentario en los meses de octubre, enero, abril y julio de cada año.

Cronograma: Antes del inicio de cada año de operación del Fondo Especial, Icetex preparará un cronograma anual en el que, con fundamento en la Ley 1777 de 2016 y en el Decreto Reglamentario, y en consideración al calendario de fines de semana y festivos de ese año, se indicarán las fechas exactas xx xxxxx de información, de remisión de los listados, de realización de las subastas y de los traslados de fondos de las cuentas abandonadas al Fondo Especial para el respectivo período anual (el “Cronograma”). Sin perjuicio de la primera publicación en el año 2016, el Cronograma será publicado a más tardar dentro de los primeros quince (15) días calendario del mes xx xxxxx del correspondiente año, en el portal de Icetex para que pueda ser consultado permanentemente por la Institución Financiera. Teniendo en cuenta que el Cronograma se ajustará a los parámetros de la Ley 1777 de 2016 y del Decreto Reglamentario, será responsabilidad exclusiva de la Institución Financiera consultar el Cronograma con sus respectivas actualizaciones, y ajustarse a lo que en él se establezca.

2. Mecanismo de comunicación.

Para los efectos de la transmisión y seguimiento de información entre Icetex y la Institución Financiera, y sin perjuicio de aquella que sea publicada en el portal de internet de Icetex, las Partes aceptan el mecanismo de comunicación indicado en el ANEXO 2, y los demás que defina el Icetex, según se contempla en la CLÁUSULA III siguiente.

Sin perjuicio de lo anterior, para los efectos de todo lo relacionado con el primer traslado de fondos que deberá llevarse a cabo el 1 xx xxxxxx de 2016, y en aquellos casos en que por cualquier razón no sea posible emplear el mecanismo ordinario de comunicación, se utilizarán los mecanismos de comunicación temporal y para contingencias que se describen en la sección 5.2 del ANEXO 2.

Cualquier intercambio de información entre el Icetex y la Institución Financiera para el cual no se haya dispuesto un mecanismo específico de comunicación, deberá hacerse por intermedio de los contactos establecidos por la Institución Financiera y el Icetex.

3. Información que se debe entregar al Icetex.

Con el fin de que el Icetex, como administrador del Fondo Especial, pueda presupuestar adecuadamente el valor de los intereses a ser reconocidos sobre los dineros trasladados al Fondo Especial, la Institución Financiera deberá certificar al Icetex, al momento de transmitir la información referida en la Cláusula 2.1. (a) del presente Convenio, la tasa de interés específica que viene reconociéndole a cada cuenta abandonada.

Adicionalmente, la Institución Financiera deberá reportar mensualmente, con corte al último día de cada mes y en las fechas establecidas en el Cronograma, todas las actualizaciones o novedades en las tasas u otras condiciones de la cuenta abandonada, de conformidad con lo estipulado en el ANEXO 3 del presente Convenio. Cuando no exista ninguna modificación o actualización que deba ser reportada, la Institución Financiera deberá enviar el reporte del ANEXO 3 reflejando exactamente la misma información reportada en el traslado inicial, o en la última actualización, a partir de la cual no se presentan novedades.

4. Liquidación de intereses.

Sobre todos los saldos que Icetex reciba provenientes de cuentas abandonadas, se reconocerán intereses liquidados sobre el saldo recibido desde la fecha de traslado de los recursos al Fondo Especial hasta la fecha de reclamación por parte del cuentahabiente. Para efectos de lo anterior, la Institución Financiera deberá llevar las cuentas correspondientes a los intereses que genere cada una de las cuentas abandonadas cuyos saldos hayan sido transferidos al Fondo Especial, y reportará mensualmente la valoración de cada cuenta, por efecto del reconocimiento de intereses remuneratorios. El formato de los listados de la valoración de las cuentas junto con toda la información que deben contener, se detalla en el Anexo 3.

5. Información para la solicitud de reintegro.

La Institución Financiera solicitará al Fondo Especial, el reintegro de los recursos de aquellas cuentas abandonadas que hayan sido reclamadas por parte del cuentahabiente en los términos que establece el Decreto Reglamentario, con una periodicidad trimestral, de acuerdo al cronograma que Icetex preparará anualmente y pondrá a disposición de la Institución Financiera. Para ello, la Institución Financiera deberá presentar al Icetex la información detallada de la liquidación de la remuneración de la cuenta abandonada objeto del reintegro. Los recursos a reintegrar corresponderán a la suma del saldo inicialmente trasladado al Fondo Especial más los intereses generados por la cuenta respectiva desde la fecha de traslado de los recursos hasta la fecha de reclamación por parte de cuentahabiente.

La Institución Financiera será la responsable de liquidar los intereses a reconocer por parte del Fondo Especial. El mecanismo de solicitud de reintegro de recursos de estas cuentas abandonadas, se realizará de conformidad con el ANEXO 4, en el cual se detallan los formatos y la información que ésta debe remitir.

En consecuencia, es entendido por las Partes que el traslado de los recursos al Fondo Especial no generará interés remuneratorio alguno a favor de la Institución Financiera.

6. Auditoria por parte del Icetex.

Sin perjuicio de lo establecido en las cláusulas anteriores, el Icetex tendrá en todo momento, incluyendo pero sin limitarse a aquel en que se solicite el reintegro de una cuenta abandonada, derecho a solicitar para su revisión la información que sustente el cálculo de los intereses que la Institución Financiera le esté reconociendo a las cuentas abandonadas que hayan sido objeto de traslado al Fondo Especial y sobre las cuales el Icetex esté efectuando la revisión. La Institución Financiera deberá enviar al Icetex la información requerida dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud por parte del Icetex.

7. Trámite de las objeciones por parte del Icetex.

En caso de que el Icetex tenga, en cualquier momento, alguna objeción en relación con el valor del capital de una cuenta abandonada transferida al Fondo Especial, el valor de la tasa de interés o el cálculo de los intereses de una cuenta abandonada, el valor del reintegro liquidado por la Entidad Financiera o sobre cualquier otro asunto relacionado con la información que haya sido objeto de su auditoría en los términos de la Cláusula 2.6, se procederá de la siguiente manera:

1. La Institución Financiera e Icetex deberán designar, cada uno, a una persona que se encargará de conciliar las objeciones, quienes se entenderán designados en forma permanente hasta que el Icetex o la Institución Financiera no manifiesten algo en contrario respecto de su propio designado. Si por cualquier razón no hubiere ningún designado en funciones de alguna de las partes, la designación se hará y se comunicará a la otra parte en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles a partir de la fecha en que se presente una objeción determinada. Los delegados así designados, tendrán un plazo xxxxxx xx xxxx (10) días hábiles a partir de la fecha de la objeción, o de la designación del último delegado, para proceder a conciliar las objeciones presentadas en tiempo.

2. Si en el término mencionado no se alcanzare un acuerdo por cualquier causa (incluida la no disponibilidad o renuencia del delegado de cualquiera de las partes), o si no hay definición sobre el punto al momento del reintegro por parte del Icetex, las partes se someterán, para efectos de poder cumplir con los plazos de reintegro señalados en el Decreto Reglamentario, a la liquidación que haga Icetex, sin perjuicio de que cualquiera de ellas pueda luego acudir a los mecanismos legalmente disponibles para la solución de controversias.

3. Únicamente podrán ser objeto de retención por cualquiera de las Partes los montos o la porción del capital de una cuenta abandonada o los intereses liquidados sobre los cuales haya una objeción que no se haya resuelto. En ningún caso podrá verse afectada la transferencia de nuevos fondos o la porción de los montos de capital o intereses liquidados que no sean objeto de desacuerdo entre las partes.

3. SUBASTAS.

1. Mecánica y operatividad.

Los procedimientos relacionados con la mecánica y operatividad de las subastas a las que se refiere el artículo 2.1.17.1.9. del Decreto Reglamentario, serán definidos por el Icetex o quien éste designe para tales efectos, y serán puestos a disposición de la Institución Financiera mediante publicación en el portal de internet de Icetex y los demás canales que éste disponga.

2. Envío de Información y publicidad.

La información necesaria para el desarrollo de las subastas (las “Condiciones de Participación para la Subasta”) deberá ser puesta a disposición de la Institución Financiera, para lo cual el Icetex deberá publicar toda la información relativa a la subasta, así como la Información adicional, complementaria o sustitutiva de ésta, en su página web, así como en cualquier otro lugar que considere pertinente.

La comunicación mediante la cual el Icetex remita las Condiciones de Participación para la Subasta directamente a la Institución Financiera, será enviada únicamente una vez y en relación con la primera subasta que se lleve a cabo.

En adelante, en el evento de existir modificaciones a las Condiciones de Participación para la Subasta, las mismas serán publicadas en el portal de internet de Icetex o por los medios que se definan para ello, según le sean informados a la Institución Financiera, y las partes se someterán a dichas modificaciones siendo vinculantes desde su publicación.

3. Fecha de realización de las Subastas.

Las subastas se realizarán trimestralmente en la fecha exacta señalada por el Icetex en el Cronograma. Sin perjuicio de lo anterior, la subasta de la reserva de liquidez deberá coincidir una vez al año con la subasta del portafolio de inversión.

En cumplimiento de lo establecido en el Decreto Reglamentario, la primera subasta se realizará el día 29 de julio de 2016.

4. TRASLADO DE FONDOS.

1. Mecanismo de Traslado.

La Institución Financiera deberá remitir los saldos de las cuentas abandonadas, a la(s) cuenta(s) que le indique Icetex, de donde éstos serán distribuidos de acuerdo con el resultado de la subasta informado según lo indicado en la Cláusula 3.2 anterior.

2. Fechas de Traslado.

La Institución Financiera deberá hacer el traslado de los recursos de las cuentas abandonadas a la(s) cuenta(s) receptora(s) designada(s) por el Icetex, en una única operación de transferencia que consolide el saldo de las cuentas abandonadas a trasladar, a más tardar a las 11AM del día hábil siguiente a la fecha de la realización de cada una de las subastas referidas en el Decreto Reglamentario y en el presente Convenio.

De conformidad con lo establecido en el Decreto Reglamentario, el primer traslado deberá hacerse el día 1 xx xxxxxx de 2016.

3. Diferencias en el Traslado.

En el evento de que la suma final trasladada por la Institución Financiera a la cuenta designada por el Icetex sea menor que el valor total reflejado en los listados indicados en la Cláusula 2.1, el Icetex informará de esta situación a la Institución Financiera, y ésta deberá realizar de manera inmediata los traslados que sean necesarios para completar el valor faltante. Dicha transferencia deberá realizarse a más tardar a las 2 pm del mismo día en que se hubiere realizado el traslado incompleto de recursos. El Icetex se reserva la posibilidad de devolver los traslados que no sean completados en tiempo, sin perjuicio de las demás atribuciones que le correspondan bajo la ley o el presente Convenio.

En el evento en que la suma trasladada por la Institución Financiera a la cuenta designada por el Icetex sea mayor que el valor total indicado en los listados a los que hace referencia la Cláusula 2.1, el Icetex deberá devolver a la Institución Financiera el saldo excedente a más tardar dentro de los 3 días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en que cualquiera de las partes haya puesto de presente el error frente a la otra con los respectivos soportes. La Institución Financiera deberá informar al Icetex el número de cuenta al que debe hacer el reembolso, a fin de que éste pueda hacer la devolución dentro del término anteriormente indicado para ello.

El Icetex también procederá a devolver los fondos transferidos por la Institución Financiera cuando ésta no haya enviado los listados e información correspondiente a dichos fondos dentro del término indicado para ello en el Decreto Reglamentario y según lo establecido en la sección 2.1 anterior.

5. REINTEGROS.

1. Solicitudes de Reintegro.

Las solicitudes de reintegro que realice la Institución Financiera al Icetex, como consecuencia de la reactivación o cancelación de las cuentas abandonadas, cuando las mismas dejen de tener la condición de abandonadas, o como consecuencia de una orden judicial, serán atendidas por el Icetex en los términos y con la periodicidad establecidas en el Decreto Reglamentario.

Las solicitudes de reintegro deberán ser remitidas por la Institución Financiera, empleando los mecanismos de comunicación definidos en el ANEXO 2 y el formato que para tales efectos se incluye en el ANEXO 4 del presente Convenio y deberán estar acompañadas de la información a la que se hace referencia en la Cláusula 2.5.

2. Restitución.

Los fondos correspondientes a una solicitud de reintegro, serán transferidos por el Icetex a la Institución Financiera por medio del Sistema Sebra del Banco de la Republica, en una única operación de transferencia que consolide el saldo de todas las cuentas objeto de la solicitud. El número de la cuenta CUD en el Banco de la República del Fondo Especial será publicado en el portal de internet del Icetex.

En el evento de que la suma final trasladada por el Icetex a la Institución Financiera por concepto de una solicitud de reintegro sea mayor que el valor total objeto del correspondiente reintegro, la Institución Financiera deberá realizar los traslados que sean necesarios para devolver el excedente al Icetex. Dicha transferencia deberá realizarse a más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha en que cualquiera de las partes identifique y reporte a la otra la existencia de una diferencia en el valor reintegrado.

En el evento de que la suma final trasladada por el Icetex a la Institución Financiera por concepto de una solicitud de reintegro sea menor que el valor total objeto del correspondiente reintegro, el Icetex deberá realizar los traslados que sean necesarios para devolver la diferencia a la Institución Financiera. Dicha transferencia deberá realizarse a más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha en que cualquiera de las partes identifique y reporte a la otra la existencia de una diferencia en el valor reintegrado.

6. COSTOS.

1. Costos de implementación.

Cada Parte asumirá los costos en que en cualquier tiempo incurra a efectos de la implementación y del cumplimiento del presente Convenio, y de las obligaciones establecidas en la Ley 1777 de 2016 y el Decreto Reglamentario.

2. Otros costos.

Cada Parte asumirá los costos en que en cualquier tiempo incurra, con ocasión de las normas de regulación prudencial, y demás normatividad aplicable a las actividades que realice.

Sin perjuicio de lo anterior, las Partes acuerdan que: (i) los costos originados en el traslado de recursos al Fondo Especial, serán asumidos por la Institución Financiera; (ii) los costos relativos al manejo de las cuentas, los reintegros, y en general la operatividad del Fondo Especial, y el valor del GMF aplicable al reintegro de los valores a la Institución Financiera, serán asumidos con cargo a los rendimientos que genere el Fondo Especial en adición a los rendimientos que deban reconocerse por los saldos de las cuentas abandonadas, yen el evento de que dichos rendimientos no sean suficientes para asumir los costos mencionados, la diferencia será asumida por el Icetex; (iii) los costos que se originen como consecuencia de un error o diferencia en los valores de los traslados y reintegros, serán asumidos exclusivamente por la parte que haya originado dicho error o diferencia; y (iv) los costos para la participación en la subasta, correrán por cuenta exclusiva del proponente y a riesgo de éste, razón por la cual el Fondo Especial no reconocerá suma alguna, ni efectuará rembolso de ninguna naturaleza por tal concepto.

7. INCUMPLIMIENTO.

El incumplimiento de lo establecido en el presente Convenio, la Ley 1777 de 2016 o el Decreto Reglamentario, deberá ser reparado de manera inmediata por la Parte incumplida.

Lo anterior, sin perjuicio de que ello configure un incumplimiento de la Ley, lo cual podrá ser reportado por la Parte cumplida a las autoridades competentes, y de las medidas que pueda adoptar la Parte cumplida para el adecuado cumplimiento de este Convenio. En cualquier caso, se entiende que la falta de adopción de alguna de estas medidas no excusa ni sanea un eventual incumplimiento de la Parte Incumplida.

8. VIGENCIA.

1. Vigencia.

El presente Convenio cubre todas las operaciones que deben tener lugar entre las Partes de conformidad con el Decreto Reglamentario, y en consecuencia, se aplica a las actividades desarrolladas bajo la vigencia de la mentada normativa legal y reglamentaria. Lo anterior, sin perjuicio de la publicación del presente Convenio en los términos de la Cláusula 9.3.

2. Terminación.

El presente Xxxxxxxx se celebra con ocasión de expreso mandato legal. En consecuencia, el mismo se mantendrá vigente siempre que:

1. Continúe vigente la existencia del Fondo Especial, según lo indicado en la Ley 1777 de 2016 y demás normas que la modifiquen, sustituyan o complementen. En el evento que por virtud de mandato legal se ordene la terminación del Fondo Especial y el reintegro de las sumas de las cuentas abandonadas a la Institución Financiera, las partes seguirán el procedimiento que establezca la autoridad competente y en su defecto lo establecido en el presente Convenio.

2. La Institución Financiera continúe autorizada para ofrecer los servicios de cuenta de ahorro o cuenta corriente, o por las causas previstas bajo las leyes vigentes se ordene o autorice la cesión de las cuentas a otra institución financiera. En tales eventos, el presente Xxxxxxxx terminará, o será cedido a la institución financiera a la que se encargue el manejo de esas cuentas, y en el evento de cesión de las cuentas, las Partes aplicarán lo previsto en el ANEXO 5.

3. El Icetex continúe siendo el administrador del Fondo Especial. En caso de que se ordene el cambio de administrador del Fondo Especial, el presente Xxxxxxxx terminará o será cedido al nuevo administrador, según el procedimiento que para tal efecto disponga la autoridad competente.

Parágrafo. En todos los eventos de terminación del presente Convenio, las partes tendrán un término máximo de 90 días para proceder con la liquidación del Convenio, dejando constancia mediante acta del cumplimiento adecuado las obligaciones aquí contenidas.

9. MISCELÁNEOS.

1. Cesión.

El presente Xxxxxxxx no podrá ser cedido, sino en los eventos de que tratan los literales b) y c) de la Cláusula 8.2, y siempre que se garanticen los derechos de los depositarios.

2. Modificaciones.

Salvo por lo establecido en la Cláusula 1.2, el presente Convenio no podrá ser modificado sino mediando acuerdo escrito entre las Partes.

3. Publicidad.

Icetex publicará toda la información referente a las subastas mencionadas en el presente Convenio en su página Web.

En constancia de lo anterior, el presente Convenio se firma a los [__] días del mes de julio de 2016.

POR EL ICETEX,


XXXXXX XXXXXXX XXXXXXX PLAZAS Cargo: Presidente POR LA INSTITUCIÓN FINANCIERA,


XXXXXXXXXXXXX Cargo:

1. FORMATO TRASLADO DE SALDOS CUENTAS ABANDONADAS.

El nombre del archivo debe cumplir con la siguiente nomenclatura:

Numero de Caracteres	Concepto	Observación
2	Entrega Cuentas Abandonadas	Sigla Fija = EA, igual para todos los archivos de traslado de saldos de cuentas abandonadas.
2	Tipo de Entidad Financiera	Código SUPERFINANCIERA del tipo de entidad que reporta.
3	Código de la Entidad Financiera	Código SUPERFINANCIERA de la entidad que reporta.
5	Numero de Secuencia de traslado de cuentas Abandonadas aceptado por ICETEX.	Consecutivo que denota el archivo a reportar. Coincide con el Registro Encabezado "Consecutivo Traslado"

Registro ENCABEZADO (Datos generales de la información enviada por una entidad financiera).

Campo	Posición		Longitud			Tipo	Descripción	Observaciones
	Inicial	Final	Enteros	Separador Decimal	Decimal
1	1	8	8			Fecha	Fecha de cargue	Corresponde a la fecha de transmisión o entrega del archivo al ICETEX.
2	9	10	2			Núm.	Tipo de entidad financiera	Corresponde al código del tipo de entidad financiera definido por la SUPERFINANCIERA.
3	11	13	3			Núm.	Entidad financiera	Es el código de la entidad financiera definido por la SUPERFINANCIERA.
4	14	21	8			Fecha	Fecha inicial	Corresponde a la fecha xx xxxxx de la información reportada.
5	22	29	8			Fecha	Fecha traslado	Es la fecha en que la entidad financiera trasladará los recursos de las cuentas abandonadas al ICETEX.
6	30	52	20	1	2	Núm.	Total traslados	Es la sumatoria del campo "saldo" del registro detalle.
7	53	61	9			Núm.	Total cuentas	Es el contador de cuentas del registro detalle.
8	62	70	2	1	6	Núm.	Tasa ponderada	Corresponde a la tasa promedio ponderada de remuneración en términos efectivos anuales, del total de cuentas reportadas.
9	71	75	5			Núm.	Consecutivo traslado	Es un número consecutivo de envío de información de traslados de cuentas abandonadas, aceptado por el ICETEX. Empieza en 1 y adiciona 1 cada vez que se envíe exitosamente un nuevo archivo de traslados.

Registro DETALLE (Información detallada de cada una de las cuentas que se trasladaran).

Campo	Posición		Longitud			Tipo	Descripción	Observaciones
	Inicial	Final	Enteros	Separador Decimal	Decimal
1	1	20	20			Alfanumérico	Número de cuenta	Corresponde al número de cuenta abandonada.
2	21	21	1			Núm.	Tipo de cuenta	1 = cuenta corriente en pesos, 2=cuenta corriente en UVR, 3 = cuenta de ahorros en pesos, 4= cuenta de ahorros en UVR (Si existe otro tipo de cuenta favor informar al ICETEX con la debida anticipación para asignar nuevo código).
3	22	36	12	1	2	Núm.	Saldo	Corresponde al saldo total en pesos de la cuenta a la fecha xx xxxxx (fecha del campo 4 del registro encabezado) .Para el caso de la cuentas en UVR realizar conversión con la UVR vigente a la fecha xx xxxxx (fecha del campo 4 del registro encabezado).
4	37	45	2	1	6	Núm.	Tasa	Valor porcentual expresado en términos efectivos anuales. Es la tasa efectiva anual, que reconoce la entidad financiera a la cuenta abandonada. Para las cuentas sin remuneración reportar campo en cero.

Especificaciones generales

-El formato para los campos Fecha es “DDMMAAAA”.

-El formato para los campos de separador de decimales es una coma “,”.

-Ningún campo debe de contener caracteres especiales.

-Los campos numéricos se alinean a la derecha y se justifican con ceros a la izquierda.

-Los campos con valores en moneda corresponden a pesos colombianos (COP).

-La periodicidad de reporte de este archivo es trimestral.

Validaciones automáticas

-Nombre del archivo plano: Se debe validar que el nombre del archivo cumpla con la nomenclatura definida.

-Estructura del archivo: Todos los campos tanto de encabezado como de detalle deben cumplir con las características de longitud, posición y tipología descritas en el archivo.

-El valor del campo "Total traslados" en el encabezado debe ser igual a la sumatoria de todos los registros del campo "Saldo" del detalle.

-El valor del campo "Total cuentas" en el encabezado debe ser igual al número de registros del campo "Numero de cuenta" del detalle.

-El valor del campo "Consecutivo traslado" en el encabezado es un número consecutivo, empieza en uno (1) y adiciona uno (1) cada vez que se envíe un nuevo archivo exitosamente al ICETEX. Dos archivos no deben tener el mismo número consecutivo.

-Dos registros del campo "Numero de cuenta" en el detalle no pueden ser iguales.

2. MECANISMO DE COMUNICACIÓN.

1. Objetivo

Definir la guía de Intercambio de información para el procedimiento de Cuentas Abandonadas entre el ICETEX y las Entidades Financieras.

Objetivos Específicos:

• Suministrar el mecanismo de comunicación en operación normal.

• Suministrar el mecanismo de intercambio de información ante fallas en la comunicación vía web, por parte de cualquiera de las Entidades Financieras o el ICETEX y definición de la aplicación del Régimen Transitorio para el primer traslado recursos por concepto de cuentas abandonadas.

En este anexo se contempla todo lo relacionado con el Intercambio de información que se genera entre la Institución Financiera y el Icetex, a partir de la aplicación del decreto reglamentario.

Específicamente se definen los mecanismos de comunicación en operación normal, en situaciones de contingencia y un régimen transitorio para el primer traslado.

2. Alcance

El alcance definido para el mecanismo de comunicación implica dos situaciones:

• Operación normal: Inicia con el suministro de información de contacto por parte de la Institución Financiera y finaliza con la recepción exitosa de los archivos enviados por las Instituciones Financieras.

• Situación de Contingencia: Inicia con la identificación de un incidente xx xxxxx en el intercambio de información por cualquiera de las partes y finaliza con la recepción de los archivos enviados por las Instituciones Financieras.

3. Definiciones

Régimen Transitorio: Es el mecanismo de comunicación establecido por el Icetex, para aplicar en el primer traslado previsto de las Instituciones Financieras.

SFTP: Protocolo de transferencia de archivos que utiliza SSH para asegurar los comandos y los datos que se transfieren entre el cliente y el servidor.

Situación de Contingencia: Es el evento derivado xx xxxxxx técnicas, humanas, fenómenos naturales que se presente de manera imprevista para alguna de las partes y que no permita la transmisión de información de manera normal.

4. Contactos y Registro de Información

El ICETEX dispondrá de los siguientes canales para recibir comunicaciones relacionadas con la operación de cuentas abandonadas:

Soporte Operativo para transmisión de información:

Correo Electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx

Recepción Física de Documentos: Carrera 3 No. 18-32 ICETEX

Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología Coordinación de Conciliaciones.

Cumplimiento Financiero (Traslado y Reintegro de Recursos)

Correo Electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx

Recepción Física de Documentos: Carrera 3 No. 18-32 ICETEX

Vicepresidencia Financiera

Dirección de Tesorería.

Cada Institución financiera deberá efectuar un registro de Información ante el Icetex, diligenciando un formato en Excel denominado “Registro Instituciones Financieras”, el cual deberá ser remitido al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx, anexando una comunicación suscrita por el Representante Legal, antes del 15 de julio del 2016.

Cada vez que se requiera reportar una novedad o actualización sobre la información previamente registrada en Icetex, La Instituciones Financiera deberá remitir el formato en las condiciones señaladas anteriormente, diligenciando de nuevo todos los campos contenidos en el formato.

5. Canales de Intercambio de Información

Se tiene contemplado un período de pruebas para la transmisión de la información prevista en este documento, el cual será establecido en el cronograma anual que establezca Icetex.

En caso de presentarse una situación de contingencia por parte de Icetex, esta será informada en la página web de la entidad. Si esta situación se presenta para la Institución Financiera, deberá reportarla al correo xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx para establecer contacto y definir el mecanismo de contingencia a aplicar.

Cuando se requiera, la encriptación archivos se debe realizar mediante el programa PGP.

El procedimiento de cargue de información, estará disponible para consulta, el Manual de Usuario que se publicará en la página web del Icetex, en la sección Cuentas Abandonadas.

5. Canal de Intercambio – Operación Normal

Una vez se cuente con la información reportada por cada Institución mediante el formato “Registro Instituciones Financieras”, ICETEX procederá con la creación y habilitación del Usuario en la plataforma donde cada Institución efectuará el cargue de los archivos. El usuario y contraseña asignados, serán remitidos al correo electrónico del contacto autorizado por la Institución.

El acceso a la plataforma para el cargue de información estará disponible, ingresando al portal de Icetex www.icetex.gov.co.Lo primero que deberá registrar para acceder, es el nombre de usuario y la contraseña asignada, entregados por Icetex al contacto autorizado.

A partir del ingreso, cada Institución procederá con el cargue de información requerido, de acuerdo con las opciones previstas en el Manual del Usuario.

La plataforma de Cuentas Abandonadas contara con un pre-validador de la información, el cual contará con una validación de estructura y cifras de control. El proceso de validación, puede tardar un tiempo según el tamaño de los archivos, por esta razón, en la misma opción de cargue, se visualizarán los estados de la validación: En progreso, Validación Exitosa, Validación Fallida.

En caso que el resultado final sea Validación Fallida, se habilitará la opción para descargar el detalle de los errores de la validación. De igual forma, el sistema marca los archivos y el contenido como RECHAZADO. En caso contrario, se marcará como CORRECTO.

La plataforma de cuentas abandonadas contempla la opción de confirmación para el cargue definitivo de los archivos.

Una vez los archivos queden cargados exitosamente, se van a generar unas cifras de control, que indican al usuario el número total de registros cargados, los montos totales y solicita una re-confirmación por parte del usuario.

La información cargada, deberá ser ratificada mediante firma digital del representante legal habilitado para el efecto, al momento de realizar la confirmación del cargue.

2. Canal de Intercambio – Operación en Contingencia

El intercambio de información, en situaciones de contingencia siempre debe ser cifrado.

La llave pública de cifrado así como las características del mecanismo de encripción, serán establecidas con cada entidad. La encriptación archivos se debe realizar mediante el programa PGP.

Se tiene previsto dos (2) canales de operación, para situaciones de contingencia:

1. Transmisión de información por canal SFTP

La dirección de acceso así como la configuración de Ingreso al SFTP, será definido con cada entidad. Una vez establecido el canal, se procederá de la siguiente manera:

• Ingresa a la herramienta SFTP con su respectivo usuario y contraseña.

• Realiza el cargue de los archivos planos.

• Espera confirmación vía correo electrónico del estado de cargue del archivo

El proceso de cargue, pre-validación y recepción definitiva del archivo, se realizará por esta vía. El usuario podrá cargar y validar los archivos, el número de veces que requiera, hasta que se valide la transmisión exitosa, dentro de los plazos establecidos para la transmisión del archivo.

Una vez la Institución recibe la confirmación de la validación exitosa del archivo por correo electrónico, la Entidad Financiera deberá ratificar esta información enviando dentro de los plazos del cronograma, carta del Representante Legal con información certificada por el Revisor Fiscal. Este documento debe contar con cifras de control, como mínimo con el nombre del archivo, el total de los registros, el total de las cuentas y suma de los saldos.

La comunicación referida en el punto anterior, deberá ser remitida al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx y en físico a los datos de contacto de Soporte Operativo para transmisión de información, referidos en el Numeral 4.3. de este documento.

2. Transmisión de información por medio magnético.

El proceso de cargue y pre-validación del archivo, se realizará por correo electrónico, esta información deberá ser remitida a xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx Una vez el archivo quede validado exitosamente, el Icetex confirmará al usuario autorizado, todo dentro de los plazos establecidos para la transmisión del archivo.

Para que esta información quede en firme ante Icetex, la Institución deberá remitir un cd que contenga la misma información validada por correo electrónico, junto con una comunicación firmada por el Representante Legal y certificada por Revisor Fiscal. Este documento debe contar con cifras de control, como mínimo con el nombre del archivo, el total de los registros, el total de las cuentas y suma de los saldos.

La comunicación referida en el punto anterior, deberá ser remitida al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx y en físico a los datos de contacto de Soporte Operativo para transmisión de información, referidos en este anexo Numeral 4.

3. Régimen Transitorio de Comunicación para el primer envió de información.

Para el inicio de la operación del procedimiento de Cuentas Abandonadas se tiene definido un Régimen Transitorio de envío de información, que es el contemplado en el numeral 5.2.2. de este anexo.

4. Retorno a la Operación Normal

ICETEX o la Entidad Financiera informará mediante correo electrónico a los contactos autorizados, la finalización de la contingencia.

3. FORMATO DE VALORACIÓN CUENTAS ABANDONADAS

El nombre del archivo debe cumplir con la siguiente nomenclatura:

Número de Caracteres	Concepto	Observación
2	Valoración Cuentas Abandonadas	Sigla Fija = VA, igual para todos los archivos de Valoración de Cuentas Abandonadas.
2	Tipo de Entidad Financiera	Código SUPERFINANCIERA del tipo de entidad que reporta.
3	Código de la Entidad Financiera	Código SUPERFINANCIERA de la entidad que reporta.
5	Numero de Secuencia de Valoración de cuentas Abandonadas aceptado por ICETEX	Consecutivo que denota el archivo a reportar. Coincide con el Registro Encabezado "Consecutivo Valoración.

Registro ENCABEZADO (Datos generales de la información de valoración remitida por las Instituciones Financieras)

Campo	Posición		Longitud			Tipo	Descripción	Observaciones
	Inicial	Final	Enteros	Separador Decimal	Decimal
1	1	2	2			Núm.	Tipo de entidad financiera	Corresponde al código del tipo de entidad financiera definido por la SUPERFINANCIERA.
2	3	5	3			Núm.	Entidad financiera	Es el código de la entidad financiera definido por la SUPERFINANCIERA.
3	6	13	8			Fecha	Fecha Inicial	Corresponde al primer día del mes del reporte de valoración.
4	14	21	8			Fecha	Fecha Final	Es el último día del mes del reporte de valoración.
5	22	30	2	1	6	Núm.	Tasa ponderada	Corresponde a la tasa promedio ponderada de remuneración de todas las cuentas objeto de reporte, en términos efectivos anuales a la "fecha final" del Encabezado.
6	31	53	20	1	2	Núm.	Total Saldo Inicial	Es la sumatoria del campo "Saldo Inicial" del detalle.
7	54	76	20	1	2	Núm.	Total remuneración periodo	Es la sumatoria del campo “Remuneración periodo” del detalle.
8	77	99	20	1	2	Núm.	Total Remuneración acumulada	Es la sumatoria del campo "Remuneración acumulada" del detalle.
9	100	108	9			Núm.	Total cuentas	Es el contador de cuentas del registro detalle.
10	109	113	5			Núm.	Consecutivo Valoración	Es un número consecutivo de envío de información de valoración de cuentas abandonadas, aceptado por el ICETEX. Empieza en 1 y adiciona 1 cada vez que se envíe exitosamente un nuevo archivo de traslados.

Registro DETALLE (Información detallada de cada una de las cuentas a valorar)

Campo	Posición		Longitud			Tipo	Descripción	Observaciones
	Inicial	Final	Enteros	Separador Decimal	Decimal
1	1	20	20			Alfanumérico	Número de cuenta	Corresponde al número de cuenta abandonada.
2	21	21	1			Núm.	Tipo de cuenta	1 = cuenta corriente en pesos, 2=cuentas corrientes en UVR, 3 = cuenta de ahorros en pesos, 4= cuenta de ahorros en UVR.
3	22	36	12	1	2	Núm.	Saldo Inicial	Es el valor del saldo inicial de la cuenta abandonada trasladado al fondo especial.
4	37	51	12	1	2	Núm.	Remuneración periodo	Es el valor que la cuenta abandonada, ha generado por efecto de intereses en el mes objeto de reporte, desde la "fecha inicial" hasta la "fecha final" del registro encabezado.
5	52	66	12	1	2	Núm.	Remuneración acumulada	Corresponde al valor de la remuneración acumulada generada desde el traslado de los recursos al Fondo, hasta la fecha descrita en el campo "fecha final" del registro encabezado.
6	67	75	2	1	6	Núm.	Tasa	Valor porcentual expresado en términos efectivos anuales. Es la tasa vigente efectiva anual, que reconoce la entidad financiera a la cuenta abandonada a la "fecha final" del encabezado.

Especificaciones generales

-El formato para los campos Fecha es “DDMMAAAA”.

-El formato para los campos de separador de decimales es una coma “,”.

-Ningún campo debe de contener caracteres especiales.

-Los campos numéricos se alinean a la derecha y se justifican con ceros a la izquierda.

-Los campos con valores en moneda corresponden a pesos colombianos (COP).

-La periodicidad de reporte de este archivo es mensual.

Validaciones automáticas

-Nombre del archivo plano: Se debe validar que el nombre del archivo cumpla con la nomenclatura definida.

-Estructura del archivo: Todos los campos tanto de encabezado como de detalle deben cumplir con las características de longitud, posición y tipología descritas en el formato.

-El valor del campo "Total Saldo Inicial" en el encabezado debe ser igual a la sumatoria de todos los registros del campo "Saldo Inicial" del detalle.

-El valor del campo "Total Remuneración periodo" en el encabezado debe ser igual a la sumatoria de todos los registros del campo "Remuneración Periodo" del detalle.

-El valor del campo "Total Remuneración acumulada" en el encabezado debe ser igual a la sumatoria de todos los registros del campo "Remuneración acumulada" del detalle.

-El valor del campo "Total cuentas" en el encabezado debe ser igual al número de registros del campo "Numero de cuenta" del detalle.

-El valor del campo "Consecutivo Valoración" en el encabezado es un número consecutivo, empieza en uno (1) y adiciona uno (1) cada vez que se envíe un nuevo archivo exitosamente al ICETEX. Dos archivos no deben tener el mismo número consecutivo.

-Dos registros del campo "Numero de cuenta" en el detalle no pueden ser iguales.

4. Formato de Solicitud de Reintegro Cuentas Abandonadas

El nombre del archivo debe cumplir con la siguiente nomenclatura:

Numero de Caracteres	Concepto	Observación
2	Reintegros Cuentas Abandonadas	Sigla Fija = RE, igual para todos los archivos de Reintegro de Cuentas Abandonadas.
2	Tipo de Entidad Financiera	Código SUPERFINANCIERA del tipo de entidad que reporta.
3	Código de la Entidad Financiera	Código SUPERFINANCIERA de la entidad que reporta.
5	Numero de Secuencia de Reintegros de cuentas Abandonadas aceptado por ICETEX	Consecutivo que denota el archivo a reportar. Coincide con el Registro Encabezado "Consecutivo Reintegros".

Registro ENCABEZADO (Datos generales de la información enviada por la Institución Financiera).

Campo	Posición		Longitud			Tipo	Descripción	Observaciones
	Inicial	Final	Enteros	Separador Decimal	Decimal
1	1	8	8			Fecha	Fecha de cargue	Corresponde a la fecha de cargue o entrega del archivo al ICETEX.
2	9	10	2			Núm.	Tipo de entidad financiera	Corresponde al código del tipo de entidad financiera definido por la SUPERFINANCIERA.
3	11	13	3			Núm.	Entidad financiera	Es el código de la entidad financiera definido por la SUPERFINANCIERA.
4	14	36	20	1	2	Núm.	Total Saldo Inicial	Es la sumatoria del campo "Saldo Inicial" del registro detalle.
5	37	59	20	1	2	Núm.	Total remuneración	Es la sumatoria del campo "Remuneración" del registro detalle.
6	60	68	9			Núm.	Total cuentas	Es el contador de cuentas del registro detalle.
7	69	73	5			Núm.	Consecutivo reintegros	Numero consecutivo de reintegros solicitados por la entidad financiera, aceptado por el ICETEX. Empieza en 1 y adiciona 1 cada vez que se envíe exitosamente un nuevo archivo de reintegros.

Registro DETALLE (Información detallada de cada una de las cuentas solicitadas para reintegro).

Campo	Posición		Longitud			Tipo	Descripción	Observaciones
	Inicial	Final	Enteros	Separador Decimal	Decimal
1	1	20	20			Alfanumérico	Número de cuenta	Corresponde al número de cuenta a reintegrar.
2	21	21	1			Núm.	Tipo de cuenta	1 = cuenta corriente en pesos, 2=cuenta corriente en UVR, 3 = cuenta de ahorros en pesos, 4= cuenta de ahorros en UVR.
3	22	29	8			Fecha	Fecha traslado	Es la fecha en que la entidad financiera trasladó los recursos de la cuenta abandonada al ICETEX.
4	30	37	8			Fecha	Fecha final	Es la fecha de solicitud de trámite del cuentahabiente o tercero autorizado o autoridad competente ante la entidad financiera mediante la cual la cuenta pierde su calidad de abandonada, en los términos previstos por la ley.
5	38	52	12	1	2	Núm.	Saldo Inicial	Corresponde al saldo de la cuenta reportado en el archivo "Traslado de Saldos Cuentas Abandonadas" campo 3 del Detalle.
6	53	67	12	1	2	Núm.	Remuneración	Es el valor en pesos que la cuenta solicitada para reintegro, ha generado por efecto de intereses, desde la fecha de traslado de los recursos al ICETEX, hasta la fecha del campo "Fecha Final" del registro detalle de este archivo.

Especificaciones generales

-El formato para los campos Fecha es “DDMMAAAA”.

-El formato para los campos de separador de decimales es una coma “,”.

-Ningún campo debe de contener caracteres especiales.

-Los campos numéricos se alinean a la derecha y se justifican con ceros a la izquierda.

-Los campos con valores en moneda corresponden a pesos colombianos (COP).

-La periodicidad de reporte de este archivo es trimestral.

Validaciones automáticas

-Nombre del archivo plano: Se debe validar que el nombre del archivo cumpla con la nomenclatura definida.

-Estructura del archivo: Todos los campos tanto de encabezado como de detalle deben cumplir con las características de longitud, posición y tipología descritas en el archivo.

-El valor del campo "Total Saldo Inicial" en el encabezado debe ser igual a la sumatoria de todos los registros del campo "Saldo Inicial" del detalle.

-El valor del campo "Total Remuneración" en el encabezado debe ser igual a la sumatoria de todos los registros del campo "Remuneración" del detalle.

-El valor del campo "Total cuentas" en el encabezado debe ser igual al número de registros del campo "Numero de cuenta" del detalle.

-El valor del campo "Consecutivo Reintegros" en el encabezado es un número consecutivo, empieza en uno (1) y adiciona uno (1) cada vez que se envíe un nuevo archivo exitosamente al ICETEX. Dos archivos no deben tener el mismo número consecutivo.

-Dos registros del campo "Numero de cuenta" en el detalle no pueden ser iguales.

5. Formato Cesión de Cuentas.

El nombre del archivo debe cumplir con la siguiente nomenclatura:

Numero de Caracteres	Concepto	Observación
2	Cesión Cuentas Abandonadas	Sigla Fija = CE, igual para todos los archivos de Cesión de Cuentas Abandonadas.
2	Tipo de Entidad Financiera	Código SUPERFINANCIERA del tipo de entidad que reporta.
3	Código de la Entidad Financiera	Código SUPERFINANCIERA de la entidad que reporta.
5	Numero de Secuencia de Cesión de cuentas Abandonadas aceptado por ICETEX	Consecutivo que denota el archivo a reportar. Coincide con el Registro Encabezado "Consecutivo Cesión".

Registro ENCABEZADO (Datos generales de la información enviada por una entidad financiera).

Campo	Posición		Longitud			Tipo	Descripción	Observaciones
	Inicial	Final	Enteros	Separador Decimal	Decimal
1	1	2	2			Núm.	Tipo de entidad financiera que cede	Corresponde al código del tipo de entidad financiera que cede las cuentas abandonadas, definido por la SUPERFINANCIERA.
2	3	5	3			Núm.	Entidad financiera que cede	Es el código de la entidad financiera que cede las cuentas abandonadas, definido por la SUPERFINANCIERA.
3	6	7	2			Núm.	Tipo de entidad financiera que recibe	Corresponde al código del tipo de entidad financiera que recibirá las cuentas abandonadas, definido por la SUPERFINANCIERA.
4	8	10	3			Núm.	Entidad financiera que recibe	Es el código de la entidad financiera que recibe las cuentas abandonadas, definido por la SUPERFINANCIERA.
5	11	18	8			Fecha	Fecha Cesión	Corresponde a la fecha en la cual se debe aplicar la cesión de la cuenta abandonada.
6	19	41	20	1	2	Núm.	Total Saldo Inicial	Es la sumatoria del campo "Saldo Inicial" del detalle.
7	42	64	20	1	2	Núm.	Total Remuneración	Es la sumatoria del campo "Remuneración" del detalle.
8	65	73	9			Núm.	Total Cuentas	Es el contador de cuentas del registro detalle.
9	74	78	5			Núm.	Consecutivo Cesión	Numero consecutivo de cesión solicitada por la entidad financiera, aceptado por el ICETEX. Empieza en 1 y adiciona 1 cada vez que se envíe un nuevo archivo de cesión.

Registro DETALLE (Información detallada de cada una de las cuentas objeto de cesión por parte de la entidad financiera)

Campo	Posición		Longitud			Tipo	Descripción	Observaciones
	Inicial	Final	Enteros	Separador Decimal	Decimal
1	1	16	20			Alfanumérico	Número de cuenta	Corresponde al número de cuenta sobre la que aplica la cesión
2	17	17	1			Núm.	Tipo de cuenta	1 = cuenta corriente en pesos, 2=cuenta corriente en UVR, 3 = cuenta de ahorros en pesos, 4= cuenta de ahorros en UVR.
3	18	32	12	1	2	Núm.	Saldo Inicial	Es el saldo trasladado al ICETEX, corresponde al campo 3 "saldo" que reporto en el archivo "Traslados de saldos cuentas abandonadas" en el registro detalle.
4	33	47	12	1	2	Num	Remuneración	Es el valor que la cuenta en cesión, ha generado por efecto de intereses, desde la fecha de traslado de los recursos al ICETEX, hasta la fecha del campo "Fecha cesión" del registro detalle de este archivo.

Especificaciones generales

-El formato para los campos Fecha es “DDMMAAAA”.

-El formato para los campos de separador de decimales es una coma “,”.

-Ningún campo debe de contener caracteres especiales.

-Los campos numéricos se alinean a la derecha y se justifican con ceros a la izquierda.

-Los campos con valores en moneda corresponden a pesos colombianos (COP).

Validaciones automáticas

-Nombre del archivo plano: Se debe validar que el nombre del archivo cumpla con la nomenclatura definida.

-Estructura del archivo: Todos los campos tanto de encabezado como de detalle deben cumplir con las características de longitud, posición y tipología descritas en el archivo.

-El valor del campo "Total Saldo Inicial" en el encabezado debe ser igual a la sumatoria de todos los registros del campo "Saldo Inicial" del detalle.

-El valor del campo "Total Remuneración" en el encabezado debe ser igual a la sumatoria de todos los registros del campo "Remuneración" del detalle.

-El valor del campo "Total cuentas" en el encabezado debe ser igual al número de registros del campo "Numero de cuenta" del detalle.

-El valor del campo "Consecutivo Cesión" en el encabezado es un número consecutivo, empieza en uno (1) y adiciona uno (1) cada vez que se envíe un nuevo archivo exitosamente al ICETEX. Dos archivos no deben tener el mismo número consecutivo.

-Dos registros del campo "Numero de cuenta" en el detalle no pueden ser iguales.

6. ANEXO TÉCNICO Y OPERATIVO

El intercambio de información relacionada con el desarrollo del presente Convenio Xxxxx de Funcionamiento está sujeto a todas disposiciones descritas en el ANEXO 2.

En consecuencia, el ICETEX gestionara la herramienta tecnológica necesaria para garantizar el cumplimiento de esta operación. Dicha herramienta contempla, la recepción de información de los saldos trasladados, el seguimiento, y actualización xx xxxxxxxxx (remuneración, cambios de tasa de remuneración, cesión de cuentas) y reintegros de cada una de las cuentas abandonadas.

Los recursos que se reciban producto del traslado de saldos de cuentas abandonadas, serán invertidos conforme al mecanismo de subasta contemplado en el artículo 2.1.17.1.7 del decreto reglamentario 953 de 2016.

En consideración a que liquidación de intereses a reconocer será la liquidada y reportada por la entidad financiera de acuerdo con lo señalado en presente convenio, la información remitida deberá ser suscrita con la firma del Representante legal y certificada por el Revisor Fiscal.

Teniendo en cuenta las diversas actividades y fases del proceso en cuanto al manejo operativo, a continuación se detallan aspectos relevantes que se deben cumplir para el traslado de recurso, valoración de las cuentas y solicitud de reintegro por parte de la institución financiera:

1. Traslado De Recursos Cuentas Abandonadas.

Todas las Instituciones Financieras que estén autorizadas por la Superintendencia Financiera para la captación de recursos por medio de cuentas de ahorros o corrientes, están obligados a trasladar al Fondo Especial administrado por el ICETEX, con corte trimestral, los saldos de las cuentas clasificadas como abandonadas de acuerdo a la definición establecida en la Ley 1777 de 2016.En el evento en que la Institución Financiera no tenga cuentas en la categoría de abandonadas para las fechas xx xxxxx establecidas en el cronograma, no estará obligada a remitir información del que trata el ANEXO 1. No obstante, esta situación debe ser informada al ICETEX, mediante comunicación firmada por el Representante Legal y certificada por el Revisor Fiscal.

Todas las diferencias que se presenten en el traslado de recursos por concepto de cuentas abandonadas entre la Institución financiera y el ICETEX, serán atendidas en conformidad con la cláusula 4.3 del presente documento.

La Institución Financiera deberá hacer el traslado de los recursos de las cuentas abandonadas a la cuenta receptora designada por el Icetex, en una única operación de transferencia que consolide el saldo a trasladar, a más tardar a las 11AM del día hábil siguiente a la fecha de la subasta referida en el Decreto Reglamentario.

De conformidad con lo establecido en el Decreto Reglamentario, el primer traslado deberá hacerse el día 1 xx xxxxxx de 2016. Para la transmisión de información del primer traslado, se procederá conforme a lo dispuesto a las indicaciones establecidas en el Numeral 5.2.3. del ANEXO 2 del presente documento.

El Decreto establece que el traslado de recursos se realizará mediante abono a cuenta del Fondo Especial. El Icetex ha dispuesto para tal fin, que dichos traslados sean realizados a la cuenta CUD del Fondo Especial en el Banco de la Republica. Los datos requeridos para el traslado, tales como número de cuenta y portafolio, serán oportunamente comunicados a los funcionarios autorizados para confirmar operaciones de cumplimiento financiero registrados por la Institución Financiera, y así mismo, esta información será publicada en la página web del ICETEX, en la sección de cuentas abandonadas que se dispondrá para tal fin.

En el caso de que la fecha límite de envío de listados sea un día no hábil, ésta se extenderá hasta el siguiente día hábil. Anualmente, el ICETEX establecerá un cronograma que publicará oportunamente con las fechas de intercambio de información y de realización de las subastas.

La información del detalle de las cuentas abandonadas cuyos saldos serán trasladados al Fondo Especial, se debe reportar en un archivo plano con la estructura que se detalla en el ANEXO 1. Este archivo está compuesto por dos tipos de registro (Encabezado y detalle), cuyas estructuras se detallan con cada formato. Los mecanismos de intercambio de información de ICETEX con la entidad financiera se detallan en el ANEXO 2. La recepción exitosa de esta información por parte de ICETEX, está condicionada a su envió oportuno, así como al cumplimiento de la nomenclatura, estructura, condiciones y validación descritas en el ANEXO 1.

2. Valoración y Liquidación de intereses cuentas abandonadas

Sobre los saldos de todas las cuentas trasladadas al Fondo Especial administrado por el ICETEX, se reconocerán intereses liquidados sobre el saldo recibido desde la fecha de traslado de los recursos al Fondo Especial hasta la fecha en la cual la cuenta pierde la condición de abandonada. Para efectos de lo anterior, la Institución Financiera deberá llevar la cuenta correspondiente a los intereses que genere cada una de las cuentas abandonadas cuyos saldos hayan sido transferidos al Fondo Especial, y reportará mensualmente la valoración de cada cuenta, por efecto del reconocimiento de intereses remuneratorios.

Lo anterior, se estipula en consideración a lo señalado en el parágrafo 4 del Artículo 3 de la Ley 1777 de 2016, donde establece que el Icetex deberá garantizar de acuerdo con la normatividad vigente, que el rendimiento de la cuenta que haya sido declarada en abandono, sea equivalente al que tendría el mismo tipo de cuenta en la entidad financiera respectiva. Para dar cumplimiento a esta disposición, el Icetex contabilizará mensualmente los intereses que sean reportados por la entidad financiera de las cuentas abandonadas que hubiesen sido trasladas al Fondo Especial. Los intereses a registrar serán los reportados por la entidad financiera para cada fecha xx xxxxx.

El saldo y la tasa de interés remuneratorio reconocida por la Institución financiera a cada cuentahabiente, tal como lo señala el Artículo 2.1.17.1.3 Numeral 1., deberá ser reportada en el momento del traslado, en el archivo dispuesto para tal fin, ANEXO 1 de este documento.

Así mismo y con el fin de registrar las novedades de la tasa de interés remuneratorio, tal como señala el decreto reglamentario en el Artículo 2.1.17.1.3 Numeral 3, la Institución Financiera deberán reportar mensualmente la tasa de interés remuneratorio actualizada para cada cuenta abandonada que hubiese sido trasladada al Icetex.

Las fechas de cumplimiento para la valoración por efecto de intereses de las cuentas abandonadas, se establecen en el cronograma del que trata la cláusula 2.1. Literal C del Convenio Marco.En el caso de que la fecha límite de envió de listados sea un día no hábil, ésta se extenderá hasta el siguiente día hábil. La información con el detalle de la valoración de las cuentas abandonadas cuyos saldos han sido trasladados al Fondo Especial, se debe reportar con las indicaciones que se detallan a continuación:

Mensualmente se deben reconocer y contabilizar el incremento de cada una de las cuentas abandonadas, por efecto de la remuneración reconocida por la Institución Financiera, para tal fin, se debe reportar en un archivo plano con la estructura que se detalla en el ANEXO 3. Este archivo está compuesto por dos tipos de registro (Encabezado y detalle), cuyas estructuras se detallan con cada formato. Las condiciones de entrega de esta información al ICETEX por parte de la entidad financiera se detallan en el ANEXO 2. La recepción exitosa de esta información por parte de ICETEX, está condicionada a su envió oportuno, así como al cumplimiento de la nomenclatura, estructura, condiciones y validación descritas en el ANEXO 3.

En este formato debe ser reportada la valoración de las cuentas abandonadas cuyo saldo no haya sido reintegrado a la entidad financiera. Sin embargo y considerando que el Icetex, va a contabilizar los intereses de las cuentas abandonadas que hubiesen sido trasladadas al Fondo Especial, con la información que mensualmente remita la entidad financiera, es necesario que en el reporte del mes en el cual se solicite el reintegro de una cuenta abandonada, la entidad financiera incluya los intereses liquidados de todas las cuentas abandonadas que hayan generado intereses remuneratorios en ese mes, así estén en trámite de reintegro a la entidad financiera.

3. Reintegro de Recursos Cuentas Abandonadas

Conforme al parágrafo 4 del Artículo 3 de la Ley 1777 de 2016, el Icetex deberá garantizar de acuerdo con la normatividad vigente, que el rendimiento de la cuenta que haya sido declarada en abandono, sea equivalente al que tendría el mismo tipo de cuenta en la entidad financiera respectiva. Para dar cumplimiento a esta disposición, el Icetex reconocerá los intereses que sean liquidados por la entidad financiera para cada una de las cuentas abandonadas que hubiesen sido trasladas al Fondo Especial.

Las fechas de cumplimiento de las actividades para la ejecución efectiva del proceso de reintegro, se establecen en el cronograma del que trata la cláusula 2.1.Literal C. del presente documento.En el caso de que la fecha límite de envió de listados sea un día no hábil, ésta se extenderá hasta el siguiente día hábil.

El Icetex transferirá a la Institución Financiera por medio del sistema CUD del Banco de la Republica los valores de reintegro solicitados. Las condiciones para efectuar el reintegro, tales como número de cuenta, portafolio, deberán ser reportadas oportunamente al Icetex por parte de los funcionarios autorizados por la Institución Financiera.

El Icetex cruzará el valor inicialmente trasladado como saldo inicial de cada una de las cuentas, frente a la solicitud en cada reintegro, validando el número de cuenta y el saldo.

Los intereses remuneratorios a reconocer como ya se señaló anteriormente, serán los liquidados y solicitados por la entidad financiera, no obstante en cualquier momento el Icetex podrá solicitar las condiciones de valoración de una o varias cuentas para constatar esta información y realizar alguna objeción en caso de que sea requerido.

Así mismo, los intereses reclamados por la entidad financiera, deberán guardar coherencia, congruencia y consistencia con los intereses reportados mensualmente para la valoración de cada cuenta, así como con la tasa de intereses remuneratorio registrada para cada una de las cuentas. La Institución Financiera será la responsable de liquidar los intereses a reconocer por parte del Fondo Especial.

La solicitud reintegro de recursos por parte de la Institución Financiera debe ser realizada mediante él envió de la información detallada de las cuentas abandonadas susceptibles de reintegro para el respectivo periodo. Los valores a reintegrar corresponden al saldo trasladado de la cuenta y los respectivos intereses liquidados. Esta información se debe reportar en un archivo plano con la estructura que se detalla en el ANEXO 4. Este archivo está compuesto por dos tipos de registro (Encabezado y detalle), cuyas estructuras se detallan con cada formato. Las condiciones de entrega de esta información al ICETEX por parte de la entidad financiera se detallan en el ANEXO 2. La recepción exitosa de esta información por parte de ICETEX, está condicionada a su envió oportuno, así como al cumplimiento de la nomenclatura, estructura, condiciones y validación descritas en el ANEXO 4.

4. Cesión de Cuentas Abandonadas

Para los eventos de cesión de una entidad financiera a otra, descritos en la cláusula 9.1 del convenio marco, la Institución Financiera dará aviso al ICETEX de esta novedad al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx y mediante este mismo canal, el Icetex indicara a la entidad los documentos que debe adjuntar para la cesión de las cuentas abandonadas.

Este trámite debe complementarse con un reporte de las cuentas abandonadas objetos de cesión. Esta información se debe reportar en un archivo plano con la estructura que se detalla en el ANEXO 5. Este archivo está compuesto por dos tipos de registro (Encabezado y detalle), cuyas estructuras se detallan con cada formato. Las condiciones de entrega de esta información al ICETEX por parte de la entidad financiera se detallan en el ANEXO 2. La recepción exitosa de esta información por parte de ICETEX, está condicionada a su envió oportuno, así como al cumplimiento de la nomenclatura, estructura, condiciones y validación descritas en el ANEXO 5.

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