CONTROL DE MANTENIMIENTO

Existen básicamente tres tipos de contrato de mantenimiento. El contrato de mantenimiento total, que incluye el mantenimiento correctivo y preventivo, el cual a su vez puede dividirse en aquel que incluye las partes dentro del contrato y el que no incluye. El contrato que incluye refacciones es propiamente como un seguro, ya que en caso de descompostura el proveedor debe proporcionar las partes sin costo alguno. Este tipo de contrato es normalmente el más, pero se deja al proveedor la responsabilidad total del mantenimiento a excepción de daños por negligencia en la utilización de los equipos. (Este tipo de mantenimiento normalmente se emplea en equipos grandes).

El segundo tipo de mantenimiento es “por llamada”, en el cual se llama al proveedor en caso de descompostura y éste cobra de acuerdo a una tarifa y al tiempo que se requiera para componerla (casi todos los proveedores incluyen en la cotización de compostura el tiempo de traslado de su oficina a donde se encuentre el equipo y viceversa). Este tipo de mantenimiento no incluye refacciones.

El tercer tipo de mantenimiento es el que se conoce como “en banco”, y es aquel en el cual el cliente lleva a las oficinas del proveedor el equipo, y éste hace una cotización del acuerdo con el tiempo necesario para su compostura, más las refacciones (este tipo de mantenimiento puede ser el adecuado para computadoras personales).

Al evaluar el mantenimiento debemos primero analizar cuál de los tres tipos es el más conveniente, y en segundo lugar pedir los contratos y revisar con detalle que las cláusulas estén perfectamente definidas, que no exista que no existe subjetividad y que haya penalización en caso de incumplimiento, para evitar contratos que sean parciales con el proveedor.

Para poder exigir el cumplimiento del contrato se debe tener un estricto control sobre las fallas, la frecuencia y el tiempo de reparación.

Para evaluar el control que se tiene sobre el mantenimiento y las fallas se pueden utilizar los siguientes cuestionarios:

1. Especifique el tipo de contrato de mantenimiento que se tienen (solicitar copia de contrato).

2. ¿Existe un programa de mantenimiento preventivo para cada dispositivo del sistema de cómputo?

3. ¿Se lleva a cabo el programa?

SI NO

4. ¿Existen tiempos de respuesta y de compostura estipulados en los contratos?

SI NO

5. Si los tiempos de reparación son superiores a los estipulados en el contrato, ¿Que acciones correctivas se toman para ajustarlos a lo convenido?

6. Solicite el plan de mantenimiento preventivo, que debe ser proporcionado por el proveedor.

SI NO

7. ¿Existe algún tipo de mantenimiento preventivo que pueda dar el operador autorizado por el proveedor?

SI NO

8. ¿Cuál?

¿Cómo se notifican las fallas?

¿Cómo se les da el seguimiento?

Control xx xxxxxx

1. ¿Se mantienen registros actualizados de las fallas de los dispositivos del sistema de cómputo y servicios auxiliares (aire acondicionado, sistemas de energía interrumpida, etc.)?

SI NO

(Solicitar el registro de los últimos seis meses.)

2. ¿Es posible identificar por medio de estos registros los problemas más recurrentes o las fallas mayores que afectan en forma determinante el funcionamiento de la sala de máquinas?

SI NO

¿Cómo se identifican?

3. Tiempo de respuesta promedio de que se ha tenido con el contrato de mantenimiento (tiempo de respuesta es el periodo de la notificación o aviso de la existencia de un programa y la llegada del personal técnico que realizó las reparaciones del equipo).

4. ¿Cuáles son las actitudes de los ingenieros de servicio que mantienen sus equipos?

5. ¿Cuál considera que es la competencia técnica de los ingenieros de servicio que dan mantenimiento a sus equipos? ¿Por qué?

6. ¿Cuál es el tiempo promedio que toma investigar y resolver el problema?

7. ¿Cuál es la disponibilidad de refacciones necesarias para dar mantenimiento a sus equipos?

8. ¿Cuál es la efectividad del proveedor para resolver sus problemas de mantenimiento?

9. ¿Cuáles son las medidas de mantenimiento preventivo realizadas al dar servicio a su equipo?

10. ¿Cuál es en general la calidad de los servicios ofrecidos bajo su "Contrato de mantenimiento"?

Análisis de archivos

FUNCIÓN

NOMBRE DEL ARCHIVO TIPO DE ARCHIVO DESCRIPCIÓN

LOCALIZACIÓN VOLUMEN DE ARCHIVOS VOLUMEN DE ACTUALIZACIÓN FRECUENCIA EN VIGOR DESDE CLASIFICADO POR DOCUMENTOS O INFORMES A QUE DA ORIGEN

OTROS

USUARIO	USO	FRECUENCIA

CONTENIDO DEL ARCHIVO

FECHA
	RECOPILO	REVISÓ
			PÁGINA DE

Evaluación del mantenimiento

Cuando se evalúa la capacidad de los equipos, no se debe olvidar que la capacidad bruta disponible se deberá disminuir por las actividades de mantenimiento preventivo, fallas internas y externas no previstas, y mantenimiento e instalación de nuevos sistemas.

El enfoque de esta sección se orienta a evaluar, mediante los controles que se tengan en la dirección, la utilización del sistema de cómputo. Un control adecuado permitirá sustentar sólidamente cualquier solicitud de expansión de la configuración presente. Se debe tener control de las fallas y del mantenimiento no sólo del equipo central, sino del total de los equipos, incluyendo computadoras personales, impresoras, equipo de comunicación y periféricos.

1. Indique los registros que se llevan de la utilización del sistema de cómputo

(especifique la periodicidad)

2. Anote los siguientes datos:

Tiempo promedio de operaciones por día. hrs.

Tiempo promedio de respuesta para programas de producción. hrs. Número promedio al día que se consideran como horas de producción.

Número promedio de trabajos en cola de espera de ejecución en horas pico.

Número promedio de trabajo en cola de espera de impresión en horas pico.

Número promedio de trabajo de ejecución en horas pico.

El siguiente cuestionario sirve para evaluar el mantenimiento:

Tiempo de prueba de programas.	( )
Tiempo dedicado a producción.	( )
Tiempo dedicado al mantenimiento correctivo del sistema operativo.	( )
Tiempo dedicado a mantenimiento preventivo.	( )
Tiempo a fallas de los dispositivos del sistema de cómputo.	( )
Tiempo de uso de cada unidad de cinta.	( )
Tiempo ocioso.	( )
Tiempo de uso de la impresora.	( )
Tiempo de reproceso.	( )
Tiempo de la computadora utilizado en demostraciones.	( )
Tiempo xx xxxxx por servicios auxiliares.	( )

3. Evalúe la relación de uso de impresoras respecto a la mezcla de trabajo. Determine si se debe:

Incrementar el número de impresoras. ( )

Restaurar las cargas de trabajo. ( ) Utilizar otro tipo de salidas (diferentes a impresoras). ( ) Utilizar impresoras de mayor velocidad. ( )

¿Es excesivo el volumen de impresión? SÍ NO En caso de contestar sí, señale las causas:

Reportes muy largos. ( )

Reportes no utilizados. ( )

Procesos en lote que deben de estar en línea. ( )

Otros (especificar cuáles). ( )

• Especificar si existen procesos que deben cambiarse de batch a línea o viceversa.

4. Evalúe la utilización del sistema de cómputo a través de las siguientes relaciones:

Si el tiempo excede el 35%.

El equipo instalado puede estar sobrado de capacidad para la carga de trabajo actual. Si el tiempo de mantenimiento al equipo sobre pasa al 5%.

Se deberá exigir al proveedor que mejore la calidad de soporte de mantenimiento. Si el tiempo xx xxxxx del sistema de cómputo es mayor al 5%.

Se le deberá exigir la reparación y disminución de los tiempos xx xxxxx al proveedor.

NOTA: Éstos son solamente ejemplos de factores que pueden obtenerse, los cuales pueden ser ampliados, y los porcentajes dependerán del tipo de equipo y la experiencia que se tenga.

(Esta sección está orientada a revisar las acciones que realiza la dirección de informática para evaluar, mantener y auditar los sistemas implantados).

5. Indique qué tipo de evaluación se realiza a los sistemas implantados:

Ninguna.	( ) De objetivos.	( )
Económica.	( ) De oportunidad.	( )
De beneficios.	( ) De operación.	( )
Otros.	( )

6. Indique qué instructivos se elaboran:

Interno de sistema (help).	( ) De capacitación.	( )
De usuario.	( ) De operación.	( )
Otros (especificar).	( )

7. ¿Qué porcentaje de personal de programación se indica a dar mantenimiento a los sistemas existentes?

8. ¿El responsable del área de producción formula las estadísticas de utilización de equipos, mostrando la frecuencia xx xxxxxx de los mismos y las estadísticas de producción por aplicación? (Especifique cómo se realiza y dé un ejemplo).

SÍ NO

9. ¿En qué porcentaje se cumple los calendarios de producción?

10. Existen:

Programadores que utilizan el equipo o el tiempo para aplicaciones ajenas a la organización.

Personal que utiliza la computadora para trabajos personales, trabajos no autorizados o juegos.

Programas que, por estar mal elaborados (generalmente cuando se usan grandes archivos), degradan la máquina.

Degradación del equipo por fallas en equipos periféricos. La computadora puede considerarse como un proceso en línea el cual, al fallar alguna de las unidades principales (memoria, unidad central), no permite la utilización del resto del equipo. Pero existen unidades secundarias (cintas, impresoras, terminales, discos) que al fallar provocan que se vea reducida la posibilidad de utilización del equipo.

Si tenemos una impresora y se descompone, un alto porcentaje de utilización se ve disminuida, aunque el proveedor considere que sólo una unidad secundaria fue dañada. Lo mismo sucede si se tienen dos unidades se disco y se descompone una (en caso de tener sólo una unidad de discos, la falla es total).

Para controlar este tipo de degradación se puede tener un reporte que contenga:

o Dispositivo que integra la configuración del equipo (por ejemplo, cinta, disco, impresora).

o Número del dispositivo; si tenemos por ejemplo 2 cintas, se anota 1 y 2, dependiendo de cuál fue la que falló.

o Tipo xx xxxxx. Se anotará una buena descripción del tipo xx xxxxx, para lo cual se puede elaborar un catálogo.

o Porcentaje de degradación. Este dato deberá ser anotado por los responsables de la dirección de informática basándose en la experiencia y en las aplicaciones que tenga en el sistema total (por ejemplo, si se tienen 2 unidades de disco la degradación es del 50%, si se descomponen las dos es el 100% y si se tiene solo una, también el 100%; ene l caso de la impresora si se tiene sólo una puede ser el 66.6%, etc.).

o Número de horas que duró la falla, desde el momento de las descomposición hasta el momento en que la estregue reparada el proveedor.

ORDEN EN EL CENTRO DE CÓMPUTO

Una dirección de informática bien administrada debe tener y observar reglas relativas al orden y cuidados de la sala de máquinas. Los dispositivos del sistema de cómputo y los archivos magnéticos pueden ser dañados si se manejan en forma inadecuada, lo que puede traducirse en pérdidas irreparables de información o en costos muy elevados en la reconstrucción de archivos, Por ello, se deben revisar las disposiciones y reglamentos que coadyuven al mantenimiento del orden de la sala de máquinas.

El siguiente cuestionario ayuda a evaluar el orden que existe en la sala de máquinas.

1. Indique la periodicidad con que se hace la limpieza de la sala de máquinas y de la

cámara de aire que se encuentra abajo del piso falso y los ductos de aire:

Semanalmente

Mensualmente No hay problema

( )

Quincenalmente

Bimestralmente Otro (especifique)

( )

2. ¿Existe un lugar asignado a las cintas y los discos magnéticos?

3. ¿Se tiene asignado un lugar específico para papelería y utensilios de trabajo?

SI NO

4. ¿Son funcionales los muebles asignados para la cintoteca y discoteca?

SI NO

5. ¿Se tienen disposiciones para que se acomoden en su lugar correspondiente, después de su uso, las cintas, los discos magnéticos, la papelería, etcétera?

SI NO

6. Indique la periodicidad con que se limpian las unidades de cinta:

Al cambio de turno

Cada día

( )

Cada semana

Otra (especifique)

( )

¿Existen prohibiciones para fumar, tomar alimentos y refrescos en la sala de

máquinas?

¿Se cuenta con carteles en lugares visibles que recuerden dicha prohibición?

9. ¿Se tiene restringida la operación del sistema de cómputo únicamente al personal

especializado de la dirección de informática?

SI NO

10. Mencione los casos en que el personal ajeno al departamento de operación opera el sistema de cómputo

11. Evalúe los niveles de iluminación y ruido y señales cuando estén fuera del rango estipulado en los estándares.

EVALUACIÓN DE LA CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE CÓMPUTO

Los objetivos son evaluara la configuración actual, tomando en consideración las aplicaciones y el nivel de uso del sistema, evaluar el grado de eficiencia con el cual el sistema operativo satisface las necesidades de la instalación y revisar las políticas seguidas por la unidad de informática en la conservación de su programoteca.

Esta sección está orientada a:

Evaluar posibles cambios en el hardware a fin de nivelar el sistema de cómputo (computadoras, unidades periféricas, redes, sistemas de comunicación) con la carga de trabajo actual, o de comparar la capacidad instalada con los planes de desarrollo a mediano y largo plazos.

Evaluar las posibilidades de modificar el equipo para reducir el costo o bien el tiempo de proceso.

Evaluar la utilización de los diferentes dispositivos periféricos.

1. De acuerdo con los tiempos de utilización de cada dispositivo del sistema de

cómputo, ¿existe equipo:

2. ¿El equipo mencionado en el inciso anterior puede reemplazarse por otro más rápido

y de menor costo? SÍ NO

3. ¿El sistema de cómputo tiene capacidad de red?

SÍ

4. ¿Se utiliza la capacidad de red?

SÍ

5. En caso negativo, exponga los motivos por los cuales no se utiliza la red.

6. Especifique qué sistema de comunicación se tiene.

Ofrecemos el siguiente cuestionario, que sirve para hacer esas evaluaciones:

Con poco uso?

SÍ

Ocioso?

SÍ

Capacidad superior a la necesaria?

Describa cuál es:

SÍ

7. ¿Cuántas terminales, computadoras personales, periféricas, se tienen conectadas al

sistema de cómputo?

¿Se ha investigado si el tiempo de respuesta satisface a los usuarios?

SÍ

Indique si existen políticas para aplicaciones soportadas en red:

Tamaño máximo de programas. SÍ NO

Número de archivos SÍ NO

Tamaño máximo para cada archivo SÍ NO

Nivel de acceso SÍ NO

10. ¿El almacenamiento máximo del sistema de cómputo es suficiente para atender el proceso por lotes y en línea? SÍ NO

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